Содержание

Каков срок хранения должностных инструкций?

Каков срок хранения должностных инструкций?
 
Должностные инструкции работников (индивидуальные) хранятся в организации 50/75 лет, а типовые – 3 года после их замены новыми.
Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Юридические лица независимо от формы собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.

10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон N 125-ФЗ)).
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003 – 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. По истечении указанных сроков документы подлежат уничтожению (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ; п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Однако указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых специальными перечнями архивных документов установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Индивидуальные должностные инструкции (регламенты) работников хранятся в организации 50/75 лет, а типовые – 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
 

Ю.В. Страховой
Федеральная служба
по труду и занятости
 
 
См. также:
Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации?
Обязательно ли нумеровать должностные инструкции и существуют ли требования к такой нумерации?
Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?

Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность?

Должностная инструкция: пережиток прошлого или эффективный инструмент | Юридические услуги в Москве

В быстро развивающемся и постоянно меняющемся мире бизнеса должностные инструкции стали восприниматься как устаревшие и бюрократические элементы, работодатели не хотят тратить время на написание инструкций, аргументируя это тем, что в данных компаниях каждый сотрудник и так знает, что нужно делать.

Давайте рассмотрим, чем обусловлена необходимость разработки и утверждения должностных инструкций, и почему мы все же рекомендуем своим клиентам их утверждать?

Во-первых, проверяющие органы всегда запрашивают для проверки должностные инструкции.

Хотя Трудовой кодекс не содержит требований по разработке и утверждению должностных инструкций, но если проверка касается кадровых документов, будь то проверка трудовой, налоговой инспекции, ПФР, ФСС и др., то в перечне запрашиваемых документов обязательно будут должностные инструкции работников.

Специалисты Роструда описывают должностную инструкцию как важный документ и неотъемлемый инструмент регулирования трудовых отношений, поэтому многие специалисты, в том числе и проверяющие органы считают необходимым наличие должностных инструкций (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 “О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников”, письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Работодателю важно знать, что само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Ответственность может возникнуть за нарушение ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая указывает, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Очень часто, в рамках проведения кадрового аудита у клиентов нашей компании и проверки трудовых договоров, мы выявляем следующее: в трудовом договоре прописано, что работник принят на должность, например, менеджера по продажам, а его трудовые обязанности определяются должностной инструкцией.

Когда мы запрашиваем инструкцию, оказывается, что ее пока не разработали. Такие действия являются грубым нарушением, если какие-либо документы (трудовой договор, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и др.) имеют ссылку на должностную инструкцию.

В таком случае эти инструкции становятся обязательными, а за их отсутствие компанию могут оштрафовать. Если у организации нет желания или возможности разрабатывать должностные инструкции, трудовую функцию работника можно указать в трудовом договоре. Например, работник принимается на должность специалиста по персоналу для ведения кадрового делопроизводства, поиска и подбора персонала.

Такой формулировки будет достаточно, чтобы исполнить требование ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Во-вторых, должностные инструкции являются хорошим инструментом адаптации новых сотрудников.

Грамотно составленная должностная инструкция может стать полезным инструментом адаптации и обучения нового сотрудника.

С психологической точки зрения сотруднику необходимо понимать, чего от него ожидают? В противном случае у него не будет должной уверенности в себе и он не сможет адекватно действовать.
Другими словами, если люди не знают, чего от них ожидают, они будут чувствовать себя неуверенно. Пойди туда, не знаю, куда, принеси то, не знаю, что.

Должностная инструкция может служить планом для обучения нового сотрудника.

В-третьих, должностные инструкции являются важнейшим инструментом борьбы с недобросовестными работниками.

Уволить работника за непрохождение испытательного срока, за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за несоответствие занимаемой должности возможно, если есть документ, в котором прописаны, какие именно обязанности работник должен выполнять.

Ошибкой большинства компаний является то, что они должностные инструкции утверждают для проверяющих. А то, чем работник фактически занимается, явно отличается от того, что написано в его должностной инструкции.
Такие инструкции будут «пустыми».
Работники неохотно подписывают их.

Представьте, к вам на работу выходит новый сотрудник, он прошел три этапа собеседования, ему описывали определенные должностные обязанности, а в первый рабочий день ему дают должностную инструкцию, где описаны совсем другие функции.

На вопрос, почему так, ему отвечают: «Не обращай внимание на данный документ, фактически ты будешь выполнять те обязанности, которые были озвучены на собеседовании».

Такая ситуация, как минимум, вызовет негодование сотрудников, а многие и вовсе откажутся подписывать такие должностные инструкции и еще раз обдумают, хотят ли они работать в компании, где обещания и официальные документы не соответствуют друг другу.

А есть и такие сотрудники, которые злоупотребляют подобными ошибками работодателей. Это ситуации, когда работодатель увольняет сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей, и работник заявляет, что согласно его должностной инструкции это не входит в его обязанности. В случае спора суд встанет на сторону работника и восстановит его на работе.

Поэтому должностные инструкции должны описывать перечень процедур, которые выполняет работник в рамках своей работы. Только в этом случае это будет не «бумажка ради бумажки», а действенный инструмент регулирования трудовых отношений с работниками.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания имеет право самостоятельного решения применять или нет должностные инструкции.

На данное решение также могут оказать влияние следующие данные: сколько сотрудников трудятся в компании, сколько лет компания существует, специфика деятельности компании, должность, которую занимает работник и др.

Не остается сомнения, что должностные инструкции – это прекрасный инструмент для описания задач и обязанностей работника, которые раскрывают требования и ожидания от работников, позволяют легче влиться в процесс работы и, таким образом, регламентируют трудовые отношения.

Правила составления должностных инструкций

Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций.

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

  • указывается трудовая функция работника;
  • определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:
  • система подчинения;
  • взаимодействие с работниками других структурных подразделений;
  • ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31. 10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:

  • слова «С инструкцией ознакомлен»;
  • личную подпись работника;
  • инициалы и фамилию;
  • дату ознакомления.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

  • название структурного подразделения;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

  • доступ работника к определенной информации;
  • принятие решений;
  • получение данных, необходимых в работе;
  • право визирования определенных видов документов;
  • право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:

  • изменение организационной структуры;
  • пересмотр штатного расписания;
  • появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
  • внедрение новых технологий, меняющих характер работы.

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

Редакция журнала «Зарплата»

Должностные инструкции

 

Положение о должностных инструкциях

 

1.      Общие положения

 

1. 1. Настоящее Положение о должностной инструкции работников (далее Положение) Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 3 комбинированного вида с татарским языком воспитания и обучения» Советского района г. Казани (далее- МБДОУ) разработано в целях регулирования взаимоотношений между работником и работодателем.

1.2. Настоящее Положение определяет основные требования к структуре и содержанию должностной инструкции работников МБДОУ, а также к процедуре разработки должностных инструкций, порядку их принятия, утверждения, внесения в них дополнений и изменений.

 

                                              2. Понятие должностной инструкции

 

2.1. Должностная инструкция работника МБДОУ (далее- Должностная инструкция) – основанный на нормах законодательства официальной правовой документ, регламентирующий организационно- правовое положение работника МБДОУ, его обязанности, права, ответственность, обеспечивающий условия для его эффективной работы при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

2.2. Должностная инструкция является нормативным локальным актом МБДОУ, регулирующим отношения в рамках МБДОУ, содержащим общеобязательные правила поведения для всех или некоторых участников образовательных отношений, рассчитанным на неоднократное применение, утвержденным приказом заведующего МБДОУ.

2.3. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности МБДОУ и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

2.4. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка МБДОУ, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно- правовых актов.

 

2.5. Основой для разработки должностных инструкций являются «Квалификационные характеристики должностей работников образования» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010г. №761н.

 

3. Требования, предъявляемые к структуре и содержанию должностной                инструкции.

                   

3.1. Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

   – Общие положения

   – Должностные обязанности

   – Права

   – Ответственность.

3.2. В разделе «Общие положения»:

  – устанавливается сфера деятельности данного специалиста;

  – устанавливается порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности;

– устанавливается замещение по должности во время отсутствия;

  – определяются квалификационные требования (требования, предъявляемые к образованию и стажу работы), подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит;

  – перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

3.4. Раздел «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица, а также указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.)

3.5. Раздел «Права» содержит перечень прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

3.6. В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неисполнение предоставленных ему прав.

3.7. Раздел «Взаимоотношения. Связи по должности» содержит перечень должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обеспечивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

3.8. Обязательными реквизитами Должностной инструкции являются:

  – полное наименование МБДОУ;

  – заголовок к тексту;

   – Визы согласования;

   – подпись, гриф утверждения.

 

 

4. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной  инструкции.

 

4.1 Должностная инструкция разрабатывается заведующим МБДОУ либо лицом, уполномоченным заведующим МБДОУ. В случае, если Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным заведующим МБДОУ, то она подписывается разработчиком.

4.2. Должностная инструкция после разработки передается в профсоюзный комитет первичной профсоюзной организации, представляющий интересы большинства работников МБДОУ (далее- профсоюзный комитет). Профсоюзный комитет в срок не позднее десяти рабочих дней со дня получения Должностной инструкции осуществляет согласование Должностной инструкции. В случае, если профсоюзный комитет не согласен с текстом Должностной инструкции либо вносит предложения по его совершенствованию, то заведующему МБДОУ направляется мотивированное мнение. Заведующий МБДОУ может согласиться с ним либо обязан в течение пяти дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзным комитетом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего заведующий МБДОУ имеет право утвердить Должностную инструкцию.

 

 

                

5. Утверждение Должностной инструкции

5.1. Заведующий МБДОУ утверждает Должностную инструкцию путем издания соответствующего приказа.

5.2. В приказе в обязательном порядке указываются:

– дата введения Должностной инструкции в действие;

– указание об ознакомлении работников с Должностной инструкцией и сроки для этого;

– фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение Должностной инструкции;

– иные условия.

5.3.Утвержденные Должностные инструкции подлежат обязательной регистрации в соответствии с требованиями делопроизводства в МБДОУ с присвоением  им порядкового номера.

 

6. Ознакомление работников с Должностной инструкцией.

6.1. Ознакомление работника МБДОУ с Должностной инструкцией в обязательном порядке осуществляется при поступлении на работу в МБДОУ. Ознакомление осуществляет заведующий МБДОУ. После ознакомления работник проставляет на Должностной инструкции ознакомительную визу- с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

6.2. Ознакомление работника МБДОУ с Должностной инструкцией в обязательном порядке осуществляется при переводе работника на другую должность или временном переводе на другую работу. Ознакомление осуществляет заведующий МБДОУ. После ознакомления работник проставляет на Должностной инструкции ознакомительную визу – с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

6.3. Требования, установленные в Должностной инструкции, действительны с того момента, когда работник был с ней ознакомлен.

6.4. В случае если работник МБДОУ отказывается расписаться в ознакомлении или получении Должностной инструкции, данный отказ фиксируется путем составления акта в присутствии незаинтересованных свидетелей. В акте также фиксируется факт ознакомления работника  с содержанием Должностной инструкции в иной форме (Должностная инструкция зачитывается вслух заведующим МБДОУ).

6.5. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику МБДОУ, работающему в данной должности.

 

7. Внесение изменений в Должностную инструкцию.

 

7.1. Внесение изменений в Должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

7.1.1. в связи с изменением обязательных условий трудового договора. Указанная процедура проводится в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (работник должен быть не позднее, чем за 2 месяца до предполагаемого изменения письменно уведомлен. После получения работником соглашения на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в Должностную инструкцию).

7.1.2. при изменении организационных условий труда, без изменения трудовой функции работника.

7.2. Заведующий МБДОУ или лицо, уполномоченное им, составляет Должностную инструкцию в новой редакции, которая согласовывается и утверждается в соответствии с требованиями, установленными разделами 4 и 5 настоящего Положения. Ознакомление работника с Должностной инструкцией осуществляется в соответствии с требованиями, установленными разделом 6 настоящего Положения.

                                       8. Хранение должностных инструкций.

 

8.1. Должностные инструкции хранятся в соответствии с правилами, установленными в Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным приказом Минкультуры России от 25. 08.2010 №558.

8.2. Должностные инструкции работников МБДОУ подлежат постоянному хранению в МБДОУ в течение трех лет после их замены новыми.

Правила составления должностных инструкций

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

  • указывается трудовая функция работника;
  • определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:
  • система подчинения;
  • взаимодействие с работниками других структурных подразделений;
  • ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:

  • слова «С инструкцией ознакомлен»;
  • личную подпись работника;
  • инициалы и фамилию;
  • дату ознакомления.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

  • название структурного подразделения;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

  • доступ работника к определенной информации;
  • принятие решений;
  • получение данных, необходимых в работе;
  • право визирования определенных видов документов;
  • право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:

  • изменение организационной структуры;
  • пересмотр штатного расписания;
  • появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
  • внедрение новых технологий, меняющих характер работы.

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

Работа, которую стоит выполнить: описание обновления

Джилл Бидвелл, специалист по персоналу, старший специалист по персоналу компании Sauer-Danfoss, производящей гидравлическое оборудование, в Эймсе, штат Айова, говорит, что ее коллеги в шутку называют ее «королевой должностных инструкций».

«Я испытываю к ним страсть», – признается она. «Я проповедую всем нашим менеджерам и персоналу отдела кадров, что должностная инструкция является матерью всех процессов управления персоналом. Все, от приема на работу и обучения до аттестации и вознаграждения, все проистекает из этого документа.Как только они понимают все аспекты жизненного цикла занятости, которых затрагивает описание должности, они воспринимают его гораздо серьезнее и больше обдумывают его. Это не просто упражнение на комплаенс.

«В идеале, то, что указано в описании должности, может создать объявление о вакансии и цели производительности. Он входит в план развития необходимых вам тренировок. С точки зрения вознаграждения это помогает нам сравнивать другие вакансии », – говорит Бидвелл. На предприятии в Эймсе она поддерживает 1 000 из 6 500 сотрудников Sauer-Danfoss по всему миру.

Джанет Флэвеллинг, директор по работе с персоналом Insperity, поставщика кадровых услуг со штаб-квартирой в Хьюстоне, соглашается: «Должностные инструкции могут иметь огромную ценность при регулярном и правильном использовании. Если у вас есть обновленное описание должности, вы можете использовать его для набора персонала, управления производительностью и компенсацией ».

Несмотря на важность должностных инструкций, очень немногие специалисты по персоналу имеют регулярную политику обновления их, говорит Майкл Р. Каннисто, доктор философии, SPHR, директор по управлению талантами и привлечению персонала в JLG Industries Inc.в Хагерстауне, штат Мэриленд, и председатель рабочей группы, разрабатывающей добровольный стандарт для описания должностных обязанностей.

Обновление описаний иногда «последнее, что нужно решать в списке, потому что существует множество других вопросов, требующих времени и внимания HR», – говорит Кэти Мэддокс, SPHR, HR-координатор в Lincoln Surgical Hospital в Линкольне, штат Небраска. описания «очень важны, особенно когда вы нанимаете людей», – добавляет Мэддокс.

Риски

К сожалению, должностные инструкции часто не рассматриваются как живые документы.После завершения они могут быть отправлены в пыльные папки с тремя кольцами или долго не открываемые текстовые документы. Эксперты считают это ошибкой.

Например: «Если вы не обновляете его и у вас есть иск о приеме на работу, то необновленное описание должности может нанести такой же вред, как и хорошее, может принести вам пользу. Это может помочь в вашей защите, а может помочь работнику, подающему жалобу, – говорит Флюеллинг.

Каннисто добавляет: «В условиях соблюдения нормативных требований и юридических последствий ставки намного выше, чтобы описания должностей были кристально ясными и содержали основные обязанности.Если у вас есть показатель эффективности, который не указан в описании должности, и против вас возбуждено уголовное дело, в зависимости от [вовлеченного] агентства, может быть предусмотрено наказание », – поясняет он.

Если не считать юридических последствий, «вы не ведете свой бизнес с максимальной эффективностью», если не обновляете должностные инструкции, – говорит Каннисто. «Должностные инструкции помогают в планировании трудовых ресурсов. Вы можете увидеть, как таланты проходят через организацию и в целом, как все это сочетается друг с другом.

«Плохая должностная инструкция хуже, чем ее отсутствие», – утверждает Трейси Маккарти, старший вице-президент по персоналу SilkRoad, организации по управлению талантами со штаб-квартирой в Чикаго.

Время

Как часто следует пересматривать и обновлять должностные инструкции? Эксперты говорят, что не реже одного раза в год. Но обстоятельства могут потребовать более частых обновлений.

Если в течение года не происходит ничего значительного, «один раз в год, чтобы совпасть с процессом проверки эффективности, это прекрасное время для обновления», – советует Флюеллинг.

Вот что происходит в Sauer-Danfoss. «У нас есть отзывы сотрудников за календарный год. После завершения обзоров мы ставим цели и задачи на следующий период проверки. В это время мы обновляем описания должностей », – поясняет Бидвелл.

«Если вы растущая или меняющаяся организация, скорее всего, вам придется делать это чаще», – говорит Маккарти. Поскольку SilkRoad «постоянно развивается», например, он обновлял описания примерно три раза в течение 2011 года. Прекрасная возможность для обновления – это когда вы нанимаете на должность, добавляет Флюеллинг.

Если есть изменения в работе, не ждите ежегодного обзора, чтобы внести изменения. Обновление должностных инструкций «должно быть постоянным процессом в любое время, когда что-то существенное меняется», – говорит Линдси А. Нинхузер Бартон, SPHR, директор по кадрам производителя промышленных взрывчатых веществ Dyno Nobel Inc., Шайенн, штат Вайоминг.

Даже если работа и действующий сотрудник сотрудники не менялись, или даже если в описание ежегодно вносятся постепенные изменения, специалисты по персоналу все же могут время от времени рассматривать полное пересмотр описания должностных обязанностей.Когда Каннисто и его целевая группа прошли процесс создания стандартов описания должностей в сфере управления персоналом, они изучили описания должностей с 1800-х годов до наших дней. Он говорит, что стало ясно, какие из них были написаны в какое десятилетие.

«Элемент культуры и слова, которые вы используете, очевидны десять лет спустя», – говорит Каннисто. Он сравнил это с просмотром фильма о Второй мировой войне, снятого в 1960-х годах: несмотря на то, что фильм о 1940-х годах, качество пленки, цвета, прически и другие мелкие детали датируют фильм.Он отмечает, что если вы прочтете описание должности давнего сотрудника, оно будет казаться устаревшим, если его корректировка проводится только ежегодно.

У каждого есть роль

В составлении и поддержании должностных инструкций должны участвовать сотрудники, менеджеры и HR. У каждого человека своя роль, часто с перекрывающимися обязанностями.

сотрудников. «Очевидно, что человек, выполняющий работу, лучше всего представляет объем и размер работы», – говорит Каннисто.

«Сотрудники могут поручиться за то, что они на самом деле делают, и должны вносить свой вклад в свои описания», – соглашается Маккарти. «Однако менеджер также должен быть частью этого процесса, чтобы гарантировать, что обязанности и требования соответствуют фактической деятельности».

Менеджеры. В Sauer-Danfoss менеджеры используют шаблон для написания или обновления должностных инструкций, которые проверяются отделом кадров, говорит Бидвелл. Менеджер отвечает за поддержание актуальности описаний, когда кто-то уходит, и в рамках процесса управления эффективностью.

В Lincoln Surgical Hospital «HR никогда не предполагают, что они знают о должности больше, чем человек, который на самом деле выполняет работу или руководит ею. У менеджера просят его мнение. Затем HR поместит информацию в стандартизованный формат и отправит ее обратно менеджеру для утверждения или внесения предложений по дальнейшим изменениям », – говорит Мэддокс.

HR специалистов. «HR отвечает за обучение и содействие процессу обновления», – говорит Бартон.

Вполне естественно, что HR «владеют» должностными инструкциями, говорит Каннисто, потому что «должностные инструкции затрагивают очень многие части организации – подбор персонала, планирование преемственности, обучение, юридические вопросы, соблюдение нормативных требований. HR – единственный, кто может нести за это ответственность ».

Хотя специалисты по персоналу могут не знать основных функций каждой должности, они имеют уникальную возможность увидеть, как каждая должностная инструкция соответствует более крупной организации и ее юридическим обязательствам.

Например, HR может «искать согласованность между отделами, сравнивать аналогичные должности, чтобы установить согласованные формулировки и уровни ответственности», – говорит Флювеллинг.Кроме того, «HR несет ответственность за поддержание [должностных инструкций] и их использование в процессе набора и повышения эффективности». Она отмечает, что HR также отвечает за соответствие должностных инструкций Закону о справедливых трудовых стандартах и ​​Закону об американцах с ограниченными возможностями.

В Sauer-Danfoss «роль отдела кадров состоит в том, чтобы просмотреть описание должности и выяснить, имеет ли оно смысл с точки зрения непрофессионала», – говорит Бидвелл. «Поскольку мы производственная компания, у нас работает много инженеров, которые любят говорить технически.Мы хотим изучить конкретные наборы навыков и понять причины, по которым они существуют ».

Потенциальные проблемы

Александра ЛеБланк, ведущий специалист по подбору персонала в Seven Step RPO, аутсорсинговой фирме по найму в Бостоне, рассматривает ведение описания должностных обязанностей в более широком контексте. «Поддерживайте открытую связь с сотрудниками, чтобы знать о постепенных изменениях по мере их появления. Обновление должностных инструкций – это не просто переопределение роли. Это также касается понимания того, как и почему меняются должностные функции, и предвидения любых возможных обновлений должностных инструкций, отражающих эти изменения.

Что делать, если должностные обязанности сотрудника не совпадают с ежедневными задачами? Эксперты говорят, что сотрудников следует побуждать обращаться в HR с просьбой пересмотреть должностные обязанности, если есть несоответствия между тем, что в описании должности говорится, и тем, что они делают. Однако к этим ситуациям нужно обращаться осторожно и с участием менеджера.

В Sauer-Danfoss «когда мы получаем запросы от сотрудников на пересмотр описания должности, мы направляем их обратно через их руководителя», – говорит Бидвелл. «Мы просим руководителя прийти в HR, чтобы проработать вопрос.Если кто-то считает, что его не признают за дополнительную работу, которую он выполняет, или объем его работы расширился, мы можем поговорить с руководителем, чтобы подтвердить это и, при необходимости, обновить описание. В то время мы можем соответствующим образом скорректировать компенсацию ».

Бидвелл добавляет, что важно пересматривать описание должности, а не просто сопоставлять описание с человеком, который в настоящее время выполняет эту работу.

Каннисто соглашается, предупреждая: «Вы не должны строить описание должности вокруг отдельного человека.Если сотрудник привносит в работу расширенный набор навыков, это не означает, что эти особые навыки необходимо прописать в описании должности или увеличить компенсацию, если только вы не решите, что это ключевой элемент работы ».

Если после проверки описание должности окажется точным, есть возможность обсудить, тратит ли сотрудник время на то, что не является частью работы, говорит Флюеллинг. Если сотрудник утверждает, что его или ее квалификация намного выше, чем указано в должностной инструкции, «пришло время обсудить, как сотрудник может продвинуться по службе в организации, чтобы лучше использовать свои навыки или образование.

Точно так же, говорит ЛеБлан, «HR должен знать о любых несоответствиях с распределением рабочей нагрузки и соответствующим образом поднимать вопрос. Если есть один сотрудник, выполняющий работу многих, или сотрудники, которые не могут или не хотят выполнять то, что от них просят, необходимо серьезное обсуждение описания каждой должности, функции и того, как они соответствуют бизнес-целям ».

Флюеллинг заключает: «Если вы регулярно используете описание должности, а не просто храните его, у вас больше шансов поддерживать его в актуальном состоянии.Если вы будете извлекать описание должности каждый раз, когда работаете над анализом производительности, планированием компенсации, планированием преемственности, обучением и развитием, у вас гораздо больше шансов сохранить его ».

Автор – внештатный писатель, бывший специалист по персоналу и тренер в Уиксоме, штат Мичиган.

Описание вашей работы: у кого есть доступ?

Это также стандартная процедура для менеджеров и руководителей, чтобы получить доступ к описаниям своих подчиненных.Однако, помимо этого, среди большинства работодателей существует тенденция держать свои программы описания относительно «закрытыми».

Организации, которые используют описания в основном для администрирования заработной платы, как правило, реже предоставляют всем сотрудникам свободный доступ к ним, чем компании, которые используют их для других целей. Очень необычно позволять канцелярским и производственным работникам изучать управленческие описания, если у них нет законной необходимости в этом.

Отложите эту клавиатуру в сторону! Ваши должностные инструкции уже написаны.Узнайте, почему все в восторге от BLR Job Description Manager .

Рекомендации по доступу

Основываясь на общепринятой практике работы с персоналом, следующие рекомендации подходят для большинства случаев. Хотя конкретные потребности вашей компании могут потребовать некоторого отклонения от этих рекомендаций, их можно использовать в качестве отправной точки для разработки политики компании:

1. Сотрудники должны иметь доступ к собственному описанию и желательно его копию.

2. Руководители, менеджеры и руководители должны иметь доступ к описаниям своих подчиненных.

3. Неуправленческие сотрудники не должны иметь доступа к управленческим описаниям.

Более 2400 наименований должностей у вас под рукой – все они настраиваются в соответствии с вашими конкретными требованиями.

4. Могут быть случаи, когда менеджеры или руководители (но обычно не руководители) должны иметь доступ к описаниям сотрудников, которые им не подчиняются.Это может быть целесообразно во время реорганизации, долгосрочного развития или других ситуаций. Кроме того, менеджерам может быть уместно просматривать должностные инструкции сотрудников из других отделов, претендующих на открытые должности в отделе менеджера.

5. Когда сотрудники подают заявку на внутренние переводы или продвижение по службе, им может быть целесообразно получить копии описания открытой вакансии. В случае злоупотребления этой процедурой доступ может быть ограничен просмотром только окончательных кандидатов на открытую вакансию.

6. Сотрудники отдела кадров должны иметь доступ по принципу служебной необходимости. Это означает, что вице-президент, директор или менеджер по персоналу обычно имеет неограниченный доступ к любому описанию. То же самое в целом справедливо для большинства профессиональных и управленческих компенсаций, занятости, отношений с сотрудниками, обучения и связанного с ним персонала. Другие сотрудники отдела кадров, такие как менеджеры по льготам, а также канцелярский и административный персонал, специально не назначенный для работы в области описания должностей, будут иметь более ограниченный доступ.

Должностные инструкции – это бесконечная битва для каждого менеджера по персоналу. Каковы ваши должностные инструкции? Полный? До настоящего времени? Если нет – или если вы их даже не писали – вы не одиноки. Тысячи компаний терпят неудачу в этой области.

Легко понять почему. Описания должностных обязанностей сделать непросто – как с обновлением, управлением и юридической проверкой, особенно в отношении требования Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA) об отделении основных функций от других функций в описании.Разве не было бы замечательно, если бы ваши должностные инструкции были доступны, уже написаны?

Вообще-то они есть. У нас есть более 2400 человек, готовых к работе, охватывающие все общие должности в любой организации, от администратора до президента. Они готовы использовать онлайн-инструмент BLR под названием Job Description Manager .

Менеджер описания работы Инструмент предоставляет вам:

  • Более 2400 наименований должностей – упрощают вашу работу
  • Настраиваемая программа, соответствующая вашим потребностям
  • Доступ 24/7 с любого компьютера в любой точке мира
  • Онлайн-хранилище описания вакансии для легкого доступа и обновления – ваша последняя копия находится под одним щелчком мыши.
  • Возможность легко загружать и распечатывать или даже отправлять по электронной почте описания вакансий

Всего за одним щелчком мыши можно составить стандартизированное подробное описание должности:

  • Включите соответствующих задач , поведения и физических требований для этой работы
  • Добавить , изменить , удалить или легко и быстро реорганизовать
  • Создайте свою собственную библиотеку описаний должностей
  • Просмотр данных о зарплате
  • Создание PDF-файлов и печатных версий одним щелчком мыши

Щелкните здесь, чтобы бесплатно или в обязательном порядке провести тест-драйв для менеджера по описанию вакансии .

Однажды попробовав, вы сможете навсегда исключить «написание должностных инструкций» из списка самых страшных задач.

Загрузите бесплатную копию 13 Должностной инструкции сегодня!

Строительные блоки организаций

В этой публикации обсуждается необходимость описания должностей, как их подготовить и как использовать их для более эффективного управления человеческими ресурсами. Кроме того, включены некоторые примеры должностных инструкций для должностей в доильном центре.Должностные инструкции никогда не должны считаться окончательными; они должны быть открыты для изменений и пересматриваться не реже одного раза в год как сотрудником, так и руководителем.

Причины для описания должностей

Есть много причин для использования хороших описаний должностей, некоторые из наиболее важных включают следующие:

  1. Организация. Описание должности помогает людям понять свои обязанности и то, как их работа способствует общей миссии бизнеса.
  2. Обучение. Он служит полезным инструментом для целей обучения, поскольку в нем перечислены конкретные задачи, из которых состоит работа.
  3. Набор персонала. Четкие описания должностных обязанностей способствуют взаимопониманию между работодателем и потенциальным сотрудником. У вас больше шансов нанять подходящего человека, если вы оба четко понимаете свою работу.
  4. Оценка. Работодатель и сотрудник могут сравнить фактическую производительность труда с ожиданиями, изложенными в должностной инструкции.Это поможет вам распознать хорошо выполненную работу, необходимость в переподготовке или дисциплине.
  5. Оборона. В том случае, если вам придется уволить сотрудника за плохую работу, описание должности дает вам основу для защиты своего решения.

Подготовка должностных инструкций

Должностные инструкции действительно несложно написать. Лучше всего начать с написания собственного. Это заставит вас задуматься о ваших обязанностях и о том, как вы вписываетесь в организацию.Это также поможет вам подготовиться к вопросам, которые могут возникнуть у ваших сотрудников. Затем найдите время, чтобы сесть со своими нынешними сотрудниками и помочь им начать писать описания их должностей. Обязательно объясните, почему вам нужно разрабатывать должностные инструкции и какую пользу вы ожидаете от сотрудников. У ваших сотрудников могут быть идеи о частях своей работы, которые вы, возможно, не подумали включить. Наконец, вам нужно будет просмотреть и внести изменения в должностные инструкции. Для новых вакансий вам нужно будет написать описание должности с нуля.

Как правило, описания должны быть краткими и по существу, но не упускать из виду важную информацию. Большинство описаний должностей должны легко умещаться на одной странице. Ваша цель – дать четкое представление о работе, чтобы вы и ваш сотрудник полностью понимали ожидания друг друга.

Хорошее описание должности должно включать следующее:

  1. Должность. Название должности должно точно описывать работу. Например, не называйте работу, которая включает только доение пастушьей должности.
  2. Резюме. Это краткое определение основных обязанностей рабочих мест, где и когда они выполняются. Вы можете использовать резюме при рекламе позиции.
  3. Квалификация. Описание любого опыта, подготовки или образования, необходимого для выполнения работы. Также любые физические характеристики, которые необходимы для выполнения работы, такие как способность поднимать и нести определенный вес. Обязательно избегайте заявлений, которые могут быть дискриминационными по признаку расы, пола, возраста или национального происхождения.Имейте в виду, что есть работа, на которую молодым людям не разрешается выполнять закон.
  4. Обязанности или задачи. Это список всех действий, которые человек будет выполнять. Количество различных обязанностей зависит от того, насколько специализированы рабочие роли на ферме. Большинство работодателей добавляют в конце списка «другие обязанности, назначенные руководителем», чтобы включить те виды деятельности, которые не являются рутинными. Может быть полезно указать примерный процент рабочего времени, который потребуется для выполнения каждой работы.

  5. Трудовые отношения. Все работники должны знать свое место в организации. Раздел рабочих отношений должен четко определять, кто является руководителем работника и как положение работника соотносится с другими должностями. Убедитесь, что на каждой должности есть только один руководитель. Должностные инструкции относятся к организационной структуре персонала – каждая должность, которая появляется в организационной диаграмме, должна иметь связанную с ней должностную инструкцию.

    Следующие две категории не являются обязательными.Если вы их используете, не будьте настолько конкретны, чтобы в будущем нельзя было вносить никаких изменений.

  6. Компенсации и льготы. Включите в этот раздел всю предлагаемую компенсацию. Следует четко указать диапазон почасовой оплаты труда, страхование, отпуск, больничный и т. Д. Жилье, использование сельскохозяйственных продуктов, таких как молоко или мясо, использование оборудования и т. Д., Являются законными формами компенсации и должны оцениваться по справедливой рыночной стоимости. Вы также должны указать, в каком объеме можно использовать эти неденежные льготы, чтобы снизить вероятность злоупотреблений.
  7. График работы. Максимально определите рабочее время. Определите политику сверхурочной работы, если она применима. Если часы работы меняются в зависимости от сезона, укажите это в описании.

Использование должностных инструкций

Должностные инструкции являются важной частью процесса найма сотрудников. На сегодняшнем конкурентном рынке труда молочные фермы должны демонстрировать образ хорошо управляемого и организованного бизнеса. Хорошо составленные должностные инструкции показывают, что руководство осведомлено о конкретных потребностях в рабочей силе, а также о квалификации и навыках, которыми будет обладать успешный кандидат.В должностных инструкциях прописаны конкретные обязанности, которые предъявляются к сотрудникам, и они помогают кандидатам решить, подходит ли им эта работа.

Должностные инструкции помогают менеджеру молочного завода делать эффективный выбор. Обладая необходимой квалификацией и обязанностями, четко указанными в описании должности, менеджеры могут более объективно отбирать кандидатов, основываясь на их потенциале к успеху в работе, а не на личностных качествах. После того, как кандидат выбран, описание должности служит руководством к навыкам и знаниям, которые потребуются новому сотруднику для выполнения работы.Те навыки, которыми сотрудник уже обладает, следует усовершенствовать и применить на новой должности, в то время как навыки или знания, которых у сотрудника не хватает, могут быть приобретены путем обучения.

Образцы должностных инструкций

Образцы 1

Clarity Farms
RD3 Box 123
Qualitymilk, PA 12345
814-555-5555
[email protected]

Должностные инструкции

Должность

02
Оператор салона

Оператор доильного зала подготавливает доильное оборудование и резервуар для сыпучих материалов, доит коров и чистит оборудование и помещения.Он / она отвечает за основное обслуживание доильного оборудования и ведение документации. Также требуется последующий уход за животными в соответствии с предписаниями пастуха.

Квалификация
  • Стоять и ходить до 6 часов
  • Поднимать до 50 фунтов
  • Точно следовать указаниям
  • Осторожно и терпеливо обращаться с коровами
Обязанности
  • Подготовить доильное оборудование
  • Очистить и продезинфицировать доильное оборудование
  • Очистить доильный зал и молочный корпус
  • Сменить накачивание доильного аппарата
  • Выявить мастит или ненормальное молоко
  • Выполнить последующее лечение в соответствии с указаниями пастуха
  • Прочие обязанности в соответствии с назначением
Взаимоотношения под контролем
9 менеджер доильного зала.Тесно работает и поддерживает связь с менеджером доильного зала, другими операторами доильного зала и пастухом.

Часы

Операторы доильного зала, работающие полный рабочий день, работают от 45 до 55 часов в неделю. Продолжительность доильных смен обычно составляет 6 часов. Заведующий доильным залом ведет график дояров.

Компенсация

Операторы доильных залов начинают с __.__ долларов в час в течение испытательного срока / периода обучения продолжительностью 60 календарных дней. После 60-дневного испытательного срока / периода обучения базовая заработная плата квалифицированных операторов доильных залов увеличивается до __ долларов.__ в час, а медицинское страхование распространяется на работника и членов его семей. Заведующий доильным залом определяет, соответствует ли дояр установленным стандартам качества и эффективности работы, установленным в программе поощрения. Квалифицированные операторы доильных залов, прошедшие перекрестное обучение, чтобы получить квалификацию для работы в других сферах бизнеса, имеют право на повышение заработной платы.

Образец 2

Clarity Farms
RD3 Box 123
Qualitymilk, PA 12345
814-555-5555
clearityfarms @ netnet.net

Описание работы

Должность

Менеджер доильного зала

Резюме

Менеджер доильного зала обучает, контролирует и составляет график работы операторов доильного зала. Он / она отвечает за техническое обслуживание всего доильного оборудования. Кроме того, ожидается, что менеджер доильного зала станет важной частью управленческой команды и внесет свой вклад в общий успех и постоянное улучшение бизнеса.

Квалификация
  • Читать, говорить и писать по-английски.Знание испанского – бонус
  • Управляйте компьютером с программным обеспечением для управления стадом
  • B.S. степень в сельском хозяйстве или 4-летний опыт работы в области, связанной с доением
  • Опыт супервизии или классы / непрерывное образование в области супервизии
Обязанности
  • Обучать, контролировать и обеспечивать обратную связь с операторами доильных залов
  • Помогать генеральному директору в принятии решений по персоналу доильного зала
  • График работы персонала доильного зала
  • График текущего обслуживания доильного зала
  • Обеспечение правильной работы всех систем доильного зала и проведение любого необходимого ремонта
  • Координирует действия по управлению с пастухом и менеджером по кормлению
  • Постоянно расширяет знания о физиологии доения, профилактике заболеваний и т. Д. технологии
  • Выполнять все обязанности операторов доильного зала
  • Дополнительные обязанности в соответствии с назначением
Взаимоотношения

Под контролем генерального директора.Тесно работает и поддерживает связь с операторами доильных залов, пастухом и менеджером по кормам.

Часы

Полная занятость от 45 до 55 часов в неделю. Молоко не чаще 5 раз в неделю.

Компенсация

Начальник доильного зала начинает с __.__ долларов в час в течение испытательного срока / учебного периода продолжительностью 60 календарных дней. После 60-дневного испытательного срока / периода обучения базовая заработная плата увеличивается до __.__ долларов в час, а медицинское страхование распространяется на работника и иждивенцев.Квалифицированные менеджеры доильных залов, прошедшие перекрестное обучение, чтобы получить квалификацию для работы в других сферах бизнеса, имеют право на повышение заработной платы.

Образец 3

[Название компании]
[Адрес 1]
[Адрес 2]
[Номер телефона]
[Адрес электронной почты]

Описание должности

Должность

________________

Резюме

________________

Квалификация

________________

Любые дополнительные элементы

________________

Обязанности

________________

Любые дополнительные элементы

________________

Взаимоотношения

________________

Часов

07

Ступ, штат Пенсильвания,

Описание работы: передовой опыт

Должностные инструкции: передовой опыт

Сонал Шах, JD, старший советник по трудовому праву
Опубликовано 11 июля 2017 г.

Хотя это и не требуется по закону, для работодателей рекомендуется сохранять должностные инструкции для всех сотрудников.Если все сделано правильно, должностные инструкции являются важным инструментом для правильного управления сотрудниками и защиты организации в случае судебных исков. При составлении должностной инструкции работодатели должны:

Проанализируйте задание. Соберите информацию о точных обязанностях и ответственности, выполняемых сотрудниками на рабочем месте. Это можно сделать с помощью:

  • наблюдение за работой сотрудников;
  • интервьюирование сотрудников и их руководителей; и / или
  • со ссылкой на внешние источники, такие как Справочник по профессиональным перспективам (см. U.С. Бюро статистики труда: справочник по профессиональным перспективам).

Опишите работу, включая основные функции. В письменном описании должности точно опишите должность:

  • пошлины;
  • обязанности;
  • квалификации; и
  • навыков.

Включите соответствующие подробности. Убедитесь, что описание должности включает соответствующие сведения о должности, например:

  • должность;
  • , является ли должность освобожденной или не освобождаемой;
  • требует ли работа командировок, и если да, то сколько;
  • физических требований работы;
  • , требует ли работа физического присутствия в офисе или позволяет работать на дому;
  • рабочая среда, например, будь то офис или склад; и
  • – дата составления или последней редакции описания должности.

Включите отказ от ответственности. Вы можете добавить в описание должности заявление об отказе от ответственности, указав, что:

  • описанные обязанности и ответственность не являются исчерпывающим списком, и что дополнительные задачи могут быть назначены сотруднику время от времени; или
  • объем работы может изменяться в зависимости от требований бизнеса.

Учитывайте любые коллективные договоры. Проверьте, есть ли у работодателя коллективный договор (CBA), который может применяться к любой из анализируемых должностей, чтобы гарантировать, что описания должностей согласуются с тем, как рабочие места идентифицируются или описываются в CBA.

Поручите сотруднику, занимающему должность, и руководителю сотрудника проверить описание должности. Проект должностной инструкции должен быть рассмотрен сотрудником, выполняющим работу, для подтверждения или уточнения любых обязанностей и ответственности. Начальник сотрудника также должен изучить проект, чтобы убедиться, что он содержит точное изложение должностных обязанностей, ответственности, квалификации и навыков.

Проводите периодические проверки. Письменные описания должностных обязанностей должны пересматриваться на регулярной основе, как правило, не реже одного раза в год, чтобы гарантировать, что они продолжают точно описывать фактические рабочие места по мере их выполнения.

При необходимости обновите описание задания. Некоторые изменения в должности настолько значительны, что описание должности следует обновлять до времени ежегодной проверки. Если объем работы изменяется, любые обязанности или ответственность, которые больше не применимы, должны быть удалены и обновлены по мере того, как происходит изменение.

Нужен образец описания должности? Члены Ассоциации менеджеров могут начать с наших онлайн-образцов или связаться с нашим отделом компенсационных услуг по горячей линии по телефону 800-448-4584.Хотите узнать больше о том, как составить хорошее описание должности? Зарегистрируйтесь для участия в нашей предстоящей программе обучения.

Зачем нужны должностные инструкции

Составление должностных инструкций – важный шаг в планировании ваших кадровых программ. Они образуют основу для многих важных процессов, таких как размещение вакансий, набор, отбор, установление ожиданий, компенсация, обучение и управление производительностью. Должностные инструкции должны содержать краткий обзор роли, ее отношения к видению вашей компании, список основных обязанностей, требований и квалификаций.

ВРЕМЯ НА РАЗРАБОТКУ ОПИСАНИЯ РАБОТЫ ИМЕЕТ НЕСКОЛЬКО ВЫПЛАТЫ:

  • Должностные инструкции помогают убедиться, что ваши обязанности сотрудников соответствуют видению вашей компании
  • Они позволяют вам принимать информированные решения о приеме на работу, разрабатывая стратегии найма, четко описывающие соискателям их роль и обязанности
  • При проведении собеседований должностные инструкции должны лечь в основу разработки вопросов для собеседований
  • Должностные инструкции также могут использоваться для определения областей, нуждающихся в обучении и развитии, когда ожидания или требования не выполняются
  • Наличие четких должностных инструкций также позволяет создать основу для разработки планов компенсации, обеспечивающих компенсацию рабочих мест таким образом, чтобы они отражали их уровень ответственности и квалификацию в организации
  • Наконец, при использовании в качестве средства сообщения ожиданий, должностные инструкции также могут использоваться в качестве основы для управления производительностью.Четкое описание должностных обязанностей позволяет сотруднику понимать обязанности и обязанности, которые от него требуются и ожидаются

ОПИСАНИЯ ЗАДАНИЙ ТИПИЧНО ИМЕЮТ СЛЕДУЮЩИЕ РАЗДЕЛЫ:

  • Краткое изложение основных обязанностей
  • Определение ценностей, которые должен демонстрировать весь персонал
  • Подробный перечень обязанностей
  • Описание необходимого опыта, знаний, навыков и умений
  • Список особых условий работы или минимальных физических требований – e.грамм. должен быть в состоянии поднять 20 фунтов

Реклама


Каждая задача, функция или ответственность должны начинаться с глагола действия, который описывает деятельность таким образом, чтобы четко указать, что ожидается.

НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ ДЕЙСТВИЯ ГЛАГОЛЫ:

  • элементы управления
  • координаты
  • развивает
  • оценивает
  • входов
  • поддерживает
  • работает
  • графики
  • курирует
  • поезда и так далее

Имея список обновленных должностных инструкций для всех ваших должностей, вы получите основу для разработки многих ключевых кадровых программ, которые будут способствовать успеху вашего бизнеса.

Эта статья может быть переиздана в некоммерческих целях в соответствии с положениями Соглашения об использовании веб-сайта. Чтобы переиздать эту статью, вы должны включить следующее уведомление вместе со статьей: «Copyright © 2020 go2 Tourism HR Society. Все права защищены. Переиздано по лицензии».

Работа и описания должностей | MIT Human Resources

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это общие, ориентированные на действия документы, находящиеся под управлением Compensation, в которых четко и кратко излагаются основные выполняемые обязанности, выполняемые обязанности и требования к конкретной работе.

Каталог описаний должностей, доступный только администраторам отдела кадров, представляет собой онлайн-инструмент, который содержит общие описания должностей для административного, административного и вспомогательного персонала SRS. Сегодня в каталоге около 700 типовых описаний должностей. Чтобы помочь HR-администраторам легче находить описания должностей, описания организованы по семействам должностей и, где это применимо, по подсемействам. Кроме того, должностные инструкции разбиты на категории по типу ролей: поддержка, индивидуальный вкладчик и / или руководство.

Каталог вакансий

Доступ к каталогу имеют только администраторы отдела кадров. Если вы считаете, что у вас должен быть доступ, напишите нам по адресу [email protected].

Технические вакансии на спонсируемые исследования

Руководства по уровням вакансий (загрузите их в разделе «Рекомендации» ниже) были созданы для подмножества технических вакансий при спонсируемых исследованиях. Общие описания должностей в этих руководствах по уровням должностей охватывают значительный объем работы, выполняемой каждой ролью, однако они не охватывают все обязанности, которые кто-то может выполнять.Общие описания должностей в руководствах по уровням должностей могут быть изменены, чтобы отразить более конкретные обязанности и ответственность для конкретной должности в DLC.

Описание должностей

Описание должностей – это конкретные, более подробные ориентированные на действия документы, управляемые DLC, в которых четко и кратко излагаются основные выполняемые обязанности, выполняемые обязанности и требования конкретной роли.

Как создать описание должности?

Укажите вакансии в каталоге вакансий как основу для создания описаний должностей для административных, SRS административных и вспомогательных должностей.Кроме того, со временем, по мере того, как вы просматриваете / исправляете существующие описания должностей, убедитесь, что они соответствуют описаниям должностей в каталоге вакансий.

Шаблон описания должности (см. Нижеприведенные формы) следует использовать при подготовке описаний вакансий в области спонсируемых исследований и медицинских работников.

Связанная информация

Как и когда проводить обзор описания работы

Quick! Когда в последний раз кто-нибудь в вашей компании проверял все должностные инструкции? Так долго, да?

Должностные инструкции – это скучный, но базовый инструмент управления персоналом.Когда они написаны хорошо и регулярно обновляются, они помогают всем, от кандидатов до сотрудников и кадровых ресурсов, знать, где они находятся. Они создают эталон для анализа производительности и переговоров о компенсации, они помогают определить рабочий день для членов команды и руководителей групп, и, наконец, они помогают выявить пробелы в вашей рабочей силе.

Ага, они есть! Должностные инструкции – это не просто список обязанностей конкретного сотрудника, это ключевой документ для повседневного управления, соблюдения нормативных требований, бренда работодателя и набора персонала.Руководители используют должностные инструкции, чтобы определить, какие задачи они могут назначить каким сотрудникам, и сравнить свои ожидания с ожиданиями сотрудников. Рекрутеры используют описания должностей для написания информированных и точных объявлений о вакансиях и объявлений, а также для построения кампаний по найму на основе того, что действительно нужно компании. Сотрудники используют должностные инструкции, чтобы понять свое место в компании, а также в качестве ориентира в разговорах о вознаграждении и продвижении по службе. В должностных инструкциях кодифицируются ожидания и взаимоотношения – они являются основой для построения обзоров производительности, понимания того, какие показатели наиболее важны для управления персоналом вашей компании, создания справедливой шкалы оплаты труда и просто документа, который помогает предотвратить недоразумения и злоупотребления.

Как часто мне следует просматривать наши должностные инструкции?

Должностные инструкции должны пересматриваться, когда ваша компания создает новые должности, вносит существенные изменения в существующие должности, когда ваша компания претерпевает серьезные организационные (или технологические) изменения и периодически по установленному графику.

Некоторые организации пересматривают должностные инструкции каждые несколько месяцев. Другие пересматривают их каждые пять лет. Частота проведения выборочной или полной проверки зависит от того, насколько быстро меняются условия в вашем бизнесе.Стартапам, возможно, придется чаще пересматривать описание своих должностей – к счастью для них, у них, как правило, меньше сотрудников, поэтому проверка пройдет быстрее. Крупные, устоявшиеся организации могут позволить себе реже пересматривать должностные инструкции, поскольку в компании с тысячами сотрудников не всегда происходят частые и быстрые изменения. Запланируйте общий обзор каждого описания должности с интервалом, который имеет смысл для вашей организации и находится в пределах ваших возможностей, но обязательно запланируйте его. Выборочная проверка ролей, которые были добавлены или изменены, важна, но без полной проверки вещи будут упущены.

На этот вопрос нет однозначного ответа, потому что размер и тип организаций сильно различаются. Но хорошее практическое правило состоит в том, что в дополнение к регулярному пересмотру всех должностных инструкций, всякий раз, когда компенсируемые факторы или требования существенно меняются, следует проводить обзор.

Как точно пересмотреть описание работы?

Хорошо, наконец-то вы это сделаете. Вы пересмотрите все свои должностные инструкции – отлично! Но что именно это означает? Просмотр описания должности – это именно то, на что это похоже: проверка описания на точность.Соответствует ли описание требованиям роли? Правильно ли классифицирована работа? Точно ли описаны компенсируемые факторы, которые важны для переговоров по заработной плате и соблюдения требований?

Не руководствуйтесь своим инстинктом. Сравните описание с вашей организационной схемой, если она у вас есть, и недавними самооценками членов команды и оценками менеджеров. Это ценная перекрестная проверка, потому что, если сотрудники самостоятельно сообщают, что тратят большую часть своего времени на работу, которая не просто отсутствует в их должностных инструкциях, но и исключается им (например, если это выходит за рамки их диапазона или диапазона оплаты), тогда у вас есть потенциальная проблема.Если описание необходимо скорректировать, перепишите его, используя шаблон описания должности, и убедитесь, что оно подписано ключевыми заинтересованными сторонами.

Дополнительные ресурсы:

.