Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени

    Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

   В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

  • Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;
  • Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени  в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации.

Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить  код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

- за первую половину месяца - не позднее 12 числа текущего месяца;

- за весь календарный месяц - не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

Кто должен вести табель учёта рабочего времени? | наш труд

Вопрос с кадрового форума:

«Здравствуйте, дорогие коллеги.

.. снова я за советом... столкнулась с претензиями, не знаю как бороться...я одна отдел кадров, а организация у нас около 100 человек, я просто не в состоянии следить за посещаемостью каждого сотрудника, сегодня рабочий не вышел на работу, а мне высказали, что мол я должна была знать...как???? А как происходит у вас? Я веду табель первый раз. Вернее, иду в бухгалтерию они распечатывают мне его, я проверяю по своим приказам и подписываю. И как быть, если в конце месяца я его подпишу, а окажется что кто-то не работал?..»

Отвечает Татьяна Самородских:

Кто должен вести табель учёта рабочего времени в организации? Тот, в чьи должностные обязанности это входит 😊

И это – не удивляйтесь! – не всегда специалист кадровой службы. Всё зависит от масштаба организации, от её организационной структуры, от состава должностей и от того, каким образом распределены обязанности между этими должностями.

Возможно, у вас маленькая организация, нет даже специалиста по кадрам, и тогда табель учёта рабочего времени (далее – ТУРВ) ведёт секретарь.

А, возможно, бухгалтер по зарплате. А, может, такая обязанность возложена на каждого руководителя структурного подразделения: они ведут табель на своих подчинённых и сдают его в бухгалтерию.

На крупных промышленных предприятиях ТУРВ могут вести цеховые специалисты – табельщики, экономисты по труду, инженеры по организации и нормированию труда, мастера и т.д.

В общем, если вы решили навести порядок в вопросе учёта рабочего времени, вам сначала нужно продумать схему документооборота: «от низов к верхам» 😊 Кто будет вести учёт РВ каждого конкретного работника, куда и в какие сроки это должностное лицо будет передавать ТУРВ и т.д.

Продумав схему, возможно даже нарисовав её на бумаге 😊, вам нужно её описать в локальном нормативном акте, который может называться Положение о трудовой дисциплине, Положение о порядке учёта рабочего времени, Положение о табельном учёте и т.д.

В этом документе рекомендую отразить следующие моменты:

· кто осуществляет контроль за трудовой дисциплиной;

· контрольные временные точки: когда проверяется дисциплина – например, явка на работу, уход на обед, приход с обеда, уход с работы;

· каким образом производится контроль: путём обхода рабочих мест, путём обзвона работников, путём проверки пропусков и т. д.;

· порядок действий в случае опоздания, необходимости уйти раньше и т.д.

· какие документы заполняются в процессе контроля: возможно, кроме ТУРВ вы введёте другие документы, например, на крупных предприятиях используются так называемые «увольнительные», чтобы работник смог пройти проходную в неурочное время;

· категории работников с разной степенью «свободы»: если у вас проходная, для некоторых категорий работников устанавливается особый пропускной режим, так как в силу должностных обязанностей им необходимо часто покидать территорию предприятия,

другие вопросы.

Помните: обязанности по контролю и учёту рабочего времени, ведению ТУРВ и других документов должны быть отражены в должностных инструкциях либо трудовых договорах работников.

Что делать, если такие обязанности отсутствуют, а вы хотите вменить их уже работающим сотрудникам?

1. Вы можете поговорить с работником (мягко или жёстко – это уже вопрос вашего умения работать с персоналом😊) и, если он согласен на расширение своих обязанностей, внести в его должностную инструкцию либо трудовой договор дополнения. В этом случае такая работа становится обязательной для работника.

2. Если работник не согласен на расширение своих обязанностей (а он имеет на это право), можете предложить ему выполнять дополнительную работу в порядке совмещения должностей. В этом случае действуете в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ.

3. Если работник не согласен ни на расширение своих обязанностей (то есть выполнять ещё и эту работу за ту же зарплату), ни на выполнение дополнительной работы, вам остаётся поискать другую кандидатуру. Ведь в соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

©Татьяна Самородских, 2018

Читайте также:

Можно ли уволить за опоздание?

"Скользящий" перерыв на обед

Как табелировать праздничный день во время отпуска

Продолжительность работы в предпраздничный день

Табель учёта рабочего времени

Если предприятие позиционирует себя в качестве добросовестного работодателя, то оно обязано вести кадровый учёт. В любом случае, вне зависимости от того, сколько людей официально трудоустроено в этой фирме, табель учёта рабочего времени обязан быть.

Этот документ необходим для того, чтобы фиксировать точное количество часов, дней и недель, которое отработал той или иной работник в течение конкретного месяца. Это позволяет собрать актуальные сведения для начисления заработной платы и других выплат.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что данный документ имеет двойное назначение. А именно:

  • получение сведений о фактически отработанном времени в течение календарного месяца;
  • получение о сведения о неявках сотрудников на работу по уважительным и неуважительным причинам.

Кому необходим данный документ и для чего? Сведения предоставлены в виде таблицы:

Кому необходим

Для чего необходим

бухгалтеру

Расчёт заработной платы, отпускных, выплат по больничному листу, командировочных и прочих

ФНС

Проверка преднамеренного занижения налоговой базы по подоходному налогу и иным налогам

ФСС

Проверка правильного начисления пособий, которые проходят через ФСС. Например, выплат по больничному листу или по уходу за ребёнком

Инспектору по труду

Проверка отсутствия или наличия нарушений трудовых прав работников

Росстат

Для формирования сведений в табеле по форме П-4

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Для этого на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчёту заработной платы. Если предприятие большое, и на нём работает несколько тысяч человек, то такой табель будет вести помощник бухгалтера или же он сам.

Если же предприятие маленькое, и официально работает лишь один – два десятка человек, то нет смысла нанимать отдельного человека. Эти обязанности будут возложены на бухгалтера, который либо ответственен за расчёт зарплаты и иных выплат, либо ведёт весь учёт полностью. Ответственность на работника возлагается его должностными обязанностями. Поэтому отдел кадров должен проследить, чтобы должностная инструкция ответственного работника была составлена верно.

Учёт ведётся на основании приказов относительно кадрового перемещения. А приказы составляются на основании заявлений от работников или распоряжений от начальства.

Форма Т-13. Особенности формы

Согласно ст. 91 ТК РФ, учёт рабочего времени обязан вести каждый работодатель. Для этого он может использовать унифицированную форму или же разработать свою.

Существует 2 унифицированных формы табеля учёта рабочего времени. Обе они утверждены Госкомстатом. Это:

  • форма Т-12;
  • форма Т-13.

Форма Т-13 используется тогда, когда на предприятии ведётся автоматизированный учёт. То есть на входе и на выходе работник отмечает своё присутствие с помощью специального пропуска, который он прикладывает к считывающему устройству. Это устройство отмечает время прихода на работу и время ухода.

Заполняет табель ответственный человек, в обязанности которого это входит. В зависимости от специфики деятельности фирмы, заполнение может иметь свои нюансы. Поэтому их целесообразно прописать в соответствующем локальном акте. Также необходимо учесть и отразить следующие моменты:

  • назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля;
  • необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям;
  • утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу;
  • утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы;
  • определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Исходя из этих нюансов, строится порядок заполнения данного документа.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В табель нужно заносить данные о присутствии / отсутствии на рабочем месте всех сотрудников. Используется принцип «одна должность – одна позиция». То есть если работник является внутренним совместителем, то для него предусмотрено две позиции.

В табеле не ведётся учёт следующих работников:

  • работающих неофициально;
  • имеющих внешнее совместительство;
  • работающих не по трудовому, а по гражданско-правовому договору.

Заполнение происходит в следующем порядке:

  • титульный лист;
  • табличная часть.

При заполнении титульного листа необходимо внести следующие данные:

  • название компании. Можно использовать сокращённое название. Например, ООО «Бутон»;
  • коды по ОКУД и ОКПО;
  • нумерация по порядку. Как правило, именно так поступают в компаниях, чтобы не путаться. В течение каждого календарного года своя нумерация;
  • отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа;
  • под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Это выглядит следующим образом:

Переходим к заполнению табличной части. Это делается так:

  • графа 1 – номер работника по порядку;
  • графа 2 – ФИО работника, его должность;
  • графа 3 – табельный номер этого работника.
  • графа 4. Здесь указываются календарные даты текущего месяца, а также ставятся отметки о присутствии / отсутствии этого сотрудника на рабочем месте.
  • графа 5 – количество дней и часов и за первую половину месяца
  • графа 6 – те же сведения, но за полный месяц.

При заполнении формы Т-12 остальные графы не заполняются.

Форма Т-12

Эта форма заполняется тогда, когда учёт рабочего времени ведётся на предприятии вручную. Титульный лист заполняется точно так же, как и у формы Т-12, а вот в табличной части есть некие дополнения. Необходимо заполнить сведения о заработной плате, которые указываются в графах 7 – 13. Делается это так:

  • в графах 7-9 фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе;
  • если работник отсутствовал в какой-либо день (причина отсутствия роли не играет), эта информация прописывается в графах 10, 11, 12 и 13;
  • в 14 графе проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Данные указываются в часах и днях;
  • графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу;
  • в 17 графе указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

По итогам заполнения документ должен быть подписан уполномоченными лицами:

  • сотрудником, который отвечает за ведение данного табеля;
  • представителем отдела кадров;
  • начальником подразделения, для которого этот табель составлялся.

При подписании нужно указать:

  • должность;
  • фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
  • подпись;
  • дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Заполнение табличной части табеля происходит определёнными числовыми и буквенными выражениями. При этом и число, и буквенный код имеют одинаковое значение.

Например, явка сотрудника на работу может быть обозначена в виде «Я» или числом «01». Полный перечень числовых и буквенных кодов приведён в таблице ниже:

Обозначение

Коды

Буквенный

Числовой

Присутствие на рабочем месте в дневное время

Я

01

Присутствие на рабочем месте в ночное время

Н

02

Присутствие на рабочем месте в выходные и праздничные дни

РВ

03

Сверхурочная работа

С

04

Работа вахтовым методом

ВМ

05

Служебная командировка

К

06

Прохождение курсов повышения квалификации с отрывом от рабочего процесса

ПК

07

Прохождение курсов повышения квалификации с отрывом от рабочего процесса в другой местности

ПМ

08

Нахождение в ежегодном основном оплачиваемом отпуске

ОТ

09

Нахождение в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске

ОД

10

Нахождение в учебном отпуске

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

12

Нахождение в дополнительном отпуске в связи с обучением, но без сохранения зарплаты

УД

13

Нахождение в отпуске по беременности и родам

Р

14

Нахождение в отпуске по уходу за ребёнком пока ему не исполнится 3 года

ОЖ

15

Нахождение в отпуске без сохранения зарплаты, с разрешения работодателя

ДО

16

Нахождение в отпуске без сохранения зарплаты, на основании закона

ОЗ

17

Нахождение в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты

ДБ

18

Временная нетрудоспособность

Б

19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия

Т

20

Сокращённая продолжительность рабочего времени

ЛЧ

21

Вынужденный прогул

ПВ

22

Отсутствие на работе по причине выполнения государственных или общественных обязанностей

Г

23

Прогул

ПР

24

Неполное рабочее время по инициативе работодателя

НС

25

Выходные и праздничные дни

В

26

Дополнительные оплачиваемые выходные

ОВ

27

Дополнительные неоплачиваемые выходные

НВ

28

Забастовка

ЗБ

29

Неявка на работу без уважительной причины

НН

30

Простой по вине работодателя

РП

31

 Простой по причинам, не зависящим от сторон

НП

32

Простой по вине работника

ВП

33

Отстранение от работы с оплатой

НО

34

Отстранение от работы без оплаты

НБ

35

Приостановка трудовой деятельности в связи с задержкой зарплаты

НЗ

36

У ответственного работника нередко возникает вопрос, когда нужно ставить код НН, то есть неявка сотрудника на работу без уважительной причины. Делать это нужно в те дни, когда работник не предупредил о том, что он будет отсутствовать.

Как только он явится на работу и предоставит руководству, а затем и в отдел кадров, оправдательный документ, тогда код НН может быть заменён на другой. Например, сотрудник заболел или попал в стационар, а возможности предупредить руководство у него не было. Кадровик ставит НН до те пор, пока сотрудник не принесёт больничный лист. Тогда код НН может быть исправлен на код Б.

Учёт рабочего времени в Т-12

Форма табеля учёта рабочего времени Т-12 заполняется тогда, когда лицо, ответственное за это, заполняет форму вручную. То есть на входе на предприятие не стоят специальные считыватели времени прихода и ухода работников. Если работодатель решит, он может сам разработать форму табеля, но она должна содержать в себе все те пункты, которые предусмотрены в форме Т-12, которая утверждена Госкомстатом.

Дата и подписи ответственных лиц

В конце каждого месяца табель должен быть подписан. Это делают:

  • сотрудник, который отвечает за ведение данного табеля;
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения, для которого этот табель составлялся.

При подписании нужно указать:

  • должность;
  • фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
  • подпись;
  • дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.

Итоги

Табель учёта рабочего времени должен быть на каждом предприятии. Ведётся он:

  • по форме Т-12, если учёт осуществляется вручную;
  • по форме Т-13, если учёт автоматизирован;
  • по самостоятельно разработанной форме, которая утверждается руководством фирмы и закрепляется в соответствующем положении.

Табель ведёт:

  • бухгалтер по заработной плате или его помощник;
  • иное ответственное лицо, назначенное приказом по предприятию.

В конце каждого месяца табель подписывается ответственными лицами. Должно быть минимум 2 подписи:

  • ответственного лица;
  • руководителя подразделения, на которое табель оформляется.

Все табели хранятся в архиве организации, так как они могут потребоваться для проверки:

  • инспекторам ФНС;
  • инспекторам ФИТ;
  • представителям Росстата.

При заполнении документа используются буквенные или числовые коды.

Табель учёта рабочего времени на 2021 год. Форма Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

способы формирования, примеры и автоматизация в 2021 году

Табель учета рабочего времени представляет собой перечень сотрудников организации, в котором проставлены отметки о фактически отработанном времени за каждый день отчетного периода (обычно - календарного месяца). Способы создания табеля могут быть различны. Традиционно он заполнялся вручную по рекомендованным формам Т-12 и Т-13, однако развитие компьютеризации и технической оснащенности предприятий позволяет формировать его автоматически.

Автоматизация формирования табеля может выражаться в учете данных турникета или электронной пропускной системы, используемой на предприятии. Для сотрудников, работающих за ПК, еще более информативным будет применение автоматизированной системы учета рабочего времени. Это позволит учесть не только время прибытия и убытия сотрудника на территорию предприятия, но и возможные простои в течение дня.


Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.

Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных. Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами Т-12 и Т-13 (отличие последней - в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы - их допускается модифицировать под собственные нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

  • Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
  • Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
  • Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
  • Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
  • Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
  • Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
  • Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

  • Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).
  • Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения могут быть намеренно или ненамеренно искажены.
  • В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель. Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает, что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности. Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля. ,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем "играл в танчики", и напротив - не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики. ,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени - это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, "Я" - явка, "ОТ" - отпуск, "К" - командировка, "РВ" - работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Вторая часть - собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица - это перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса) и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.

Третья часть табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (которая в форме Т-13 отсутствует) - это финансовая информация о начислениях по заработной плате для каждого из сотрудников, указанных в табеле (оклад, сумма дополнительных начислений в связи со сверхурочной работой, суммы дисциплинарных удержаний, командировочных и так далее). Она также заверяется подписями ответственных лиц и печатью организации. В строки унифицированной формы, которые по каким-то причинам не заполняются сведениями об организации, должны быть внесены прочерки.

Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).,

Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.

При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.

Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.

Документальное оформление учета рабочего времени | Учет труда и заработной платы

Справедливая система оплаты труда строится на основе точного учета рабочего времени. Важно не только подсчитать, сколько часов сотрудник посвятил профессиональной деятельности, но и зафиксировать в документах. Документальное оформление учета рабочего времени служит основой для начисления заработной платы, а в случае возникновения споров именно верное оформление документов поможет компании защитить свои позиции перед трудовой инспекцией или в суде.

Требования к документам, например, табелю учета рабочего времени и методике заполнения, закреплены в законодательстве. На практике бумажные формы документов уже почти не заполняются, а кадровый документооборот ведется в специальных программах.


Основные особенности в учете рабочего времени описаны здесь. 


Нормативно-правовая база

Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала – обязанность работодателя. Кодекс предусматривает две формы учета:

  • нормальный, дневной или недельный, когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков – 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда – 26 часов;
  • суммированный, когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.

Формы и порядок заполнения документов, а также частные вопросы регулируются нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. За соблюдением установленного порядка следит Федеральная служба по труду и занятости. В случаях грубого нарушения требований документального оформления учета использованного рабочего времени надзорную функцию выполняет прокуратура, которая вправе вынести предписание в адрес работодателя. Вопросы, которые не нашли отражения в нормативных документах, могут решаться в судебном порядке.

Организация труда и заработной платы

Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.

В терминах закона заработная плата – это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.

Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.

После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.

Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».

Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.

Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.

Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде – достаточное основание для замечания при проверке.

Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.

Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.

Понятие рабочего времени

Рабочее время – это период, который определяется как отрезок между начальным и конечным моментами, установленными трудовым распорядком. Работник обязан выполнять рабочие функции в течение рабочего времени с перерывом на обед. Законодательство не позволяет сокращать период рабочего времени, установленный договором и правилами внутреннего распорядка, на любые промежутки, когда работник отсутствует на рабочем месте, например, перекуры, посещение врача, присутствие на собраниях трудового коллектива.

У работодателя нет законных оснований, чтобы отражать подобные перерывы в табеле учета рабочего времени и на этом основании уменьшать оплату труда. Законодательство устанавливает стабильную 40-часовую рабочую неделю, которую нельзя произвольно сокращать. Исключения допустимы, если в компания применяет суммированный учет рабочего времени, или в случае, когда нормальная продолжительность увеличивается (не более чем до 40 часов в неделю) с выплатой работнику денежной компенсации, устанавливаемой отдельным приказом руководства. Порядок изменения продолжительности рабочего времени закрепляется отраслевыми соглашениями и коллективными договорами. Письменное согласие работника – обязательно условие.

Суммированный учет рабочего времени

Если работник систематически перерабатывает или трудовой ритм нельзя четко распределить на рабочую неделю или на количество смен, Трудовой кодекс разрешает вводить суммированный режим учета рабочего времени.


Важно учитывать не только количество отработанных часов, но и количество выполненных задач. С функцией контроля за продуктивностью сотрудников справится «КИБ СёрчИнформ». DLP-система отслеживает, что и как долго сотрудник делал за рабочим компьютером или ноутбуком.   


Эта система применяется, например, для врачей, которым устанавливается 36-часовая рабочая неделя в связи с тяжелыми или вредными условиями труда. Если норма часов будет отработана за две смены, привлекать к работе в дальнейшем сотрудников будет невозможно. Для учета переработок необходимо устанавливать определенный период, в течение которого в табеле работника отмечается фактическое время, проведенное на дежурстве. Как правило, в качестве периода расчета используется месяц. Стандартным периодом для учета является неделя, за которую допускается отработать максимум 40 часов. Для специалистов, которые работают в условиях повышенной сложности и тяжелых условий труда, устанавливается сокращенная рабочая неделя.

Применение суммирования рабочего времени позволяет устанавливать для отдельных сотрудников «льготные» режимы учета. Период учета желательно согласовать с трудовым коллективом. Если существует практика заключения коллективных договоров, то выбранный период учета должен быть указан в договоре с учетом мнения представительного органа трудового коллектива. Введение суммарного учета практикуется редко, поскольку немного предприятий работают в ритме, который предполагает регулярные переработки сверх установленного для смены времени.

Существует несколько правил, определяющих возможность использования механизма суммированного учета в компаниях и организациях, которые в целях соблюдения законодательства сочли это необходимым:

  • Суммированный учет рабочего времени может вводиться для коллектива и отдельных сотрудников при условии, что доказана целесообразность введения.
  • Вводить суммированный учет рабочего времени допускается только в том случае, если режим работы сотрудников не предполагает стабильного соблюдения недельного количества отработанных часов.
  • Условие об использовании суммированного учета обязательно должно быть отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
  • Работников необходимо под подпись знакомить с приказами руководства компании о применении суммированного учета рабочего времени.
  • В течение смены или недельного периода учета рабочего времени переработки в совокупности не должны превышать 4 часов; годовая норма переработок не должна превышать 120 часов общего времени, проведенного на работе сверх положенного по Трудовому кодексу.

Введение суммированного учета использования рабочего времени обязывает работодателя оплачивать переработки. Отказ платить сверхурочные противоречит действующему законодательству. Притом важно оформлять согласие с сотрудника и документировать каждый час переработки. Иначе, если переработки будут зафиксированы другими способами, это может быть расценено как нарушение статьи 99 Трудового кодекса.

Документальное оформление суммированного учета рабочего времени

Для документирования фактически отработанных часов в режиме суммированного учета использованного рабочего времени необходимо применять график учета, формы которого есть в бухгалтерских и кадровых программах. При составлении графика сотрудники кадровых служб должны учитывать два важных обстоятельства:

  • вне зависимости от продолжительности смены для сотрудника должен быть предусмотрен обеденный перерыв, продолжительность которого может варьироваться в промежутке от получаса до двух часов;
  • превышение количества часов за учетный период возможно только в случае оформления переработки как работы за пределами нормального рабочего времени, с условием письменного согласия работника и издания соответствующего приказа работодателя.

Сверхурочная работа и требования к ее документированию

Согласно статье 99 Трудового кодекса, сверхурочной считается работа за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени определяется как работа сверх установленного количества рабочих часов за учетный период.

Закон разрешает сверхурочную работу в несколько ситуация:

  • если существует угроза порчи имущества, причинение ущерба жизни или здоровью людей;
  • если необходимо восстановить механизмы, нерабочее состояние которых приведет к простоям значительных групп работников;
  • если требуется продолжить работу при неявке сменщика в случаях, когда рабочий процесс не может прерываться и работодатель должен принять незамедлительные меры по замене работника.

Обязательным требованием при привлечении работника к сверхурочным работам является оформление его письменного согласия. Без оформления письменного согласия разрешается привлечение к сверхурочной работе только для устранения последствий катастроф.

Сверхурочная работа должна быть отражена в табелях учета рабочего времени. При системе оплаты труда, когда часы, отработанные за пределами рабочего времени, учитываются в мотивационной части, время необходимо фиксировать в табелях.

Оформление простоев

Простой, как достаточно частое явление в кризисные периоды, требует особенно тщательного документального оформления. Это позволяет избежать конфликтов, связанных с отказом работодателя оплачивать время простоя, которое оплачивается в размере минимум 2/3 установленной заработной платы или тарифной ставки. Проблема в том, что действующее трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформлению простоев, что приводит к частым ошибкам при составлении документов.

Перечень причин простоя строго ограничен и включает переоборудование цеха, установку оборудования, катастрофы и ряд других. Однако отсутствие заказов, например, не может служить основанием для объявления простоя. В любом случае причины должны быть оформлены приказами руководства компании и другими документами, позволяющими установить обоснованность простоя. В документах необходимо указать причины и период простоя, а также должности и фамилии сотрудников, в отношении которых объявлен простой. Только тогда работодатель получает законное право оплачивать вынужденно нерабочий период по пониженной ставке.

Программные решения для учета рабочего времени

Иногда табельного учета рабочего времени недостаточно. Например, при проектной деятельности важно, сколько конкретно времени сотрудник посвящает работе над определенными проектами. Некоторые системы мотивации построены на раздельном учете. В подобных ситуациях предприятия устанавливают программные продукты с возможностью учитывать временные отрезки по различным параметрам и генерировать необходимые отчеты.

Модули, предназначенные для ведения табеля учета рабочего времени, встроены в основные бухгалтерские программы. Существуют отдельные платные и условно бесплатные программные решения, в том числе набирающие популярность облачные сервисы. Преимуществом программы или сервиса будет предустановленный стандартный набор документации, необходимый для учета рабочего времени.

Для подсчета рабочих часов подойдет любая из нескольких десятков простых приложений, которые регистрируют время, проведенное за компьютером. Определять время, затраченное на конкретные проекты, на достижение конкретного результата, способны более сложные системы, например, CRM-системы или системы контроля персонала.

Учет рабочего времени является гибким механизмом мотивации работника, и использование современных программных продуктов делает инструмент более удобным и эффективным.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Контроль и надзор за соблюдением законодательства о труде

Кто должен вести учет отработанных сверхурочных часов — отдел кадров или отдел труда и заработной платы? Кто отвечает за неверные оперативные сведения в табеле учета рабочего времени, если обязанность предоставления таких сведений приказом возложена на руководителя подразделения?

Согласно требованиям ст. 122 Трудового кодекса Республики Беларусь наниматель обязан вести точный учет сверхурочных работ, выполняемых каждым работником. Сверхурочная работа должна отражаться в табелях учета рабочего времени установленной формы (ст. 133 ТК). Как следует из п. 3 ст. 19 ТК при заключении трудового договора с работником в качестве обязательного условия  в трудовом договоре указывается трудовая функция работника (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией).  Наименования профессий, должностей, специальностей, которые указаны в трудовых договорах, должны соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь.

В Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» содержится должность «табельщик». Согласно квалификационным требованиям табельщик ведет учет фактического времени пребывания работников в организации, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах, в установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы и т.д.

В квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для каждой должности виды работ. Конкретный перечень должностных обязанностей служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность устанавливаются в должностных инструкциях, которые разрабатываются и утверждаются нанимателем в установленном порядке.

 При разработке должностных инструкций следует иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 марта 2004 г. № 32, с последующими изменениями и дополнениями).

Таким образом, если в штатном расписании не предусмотрена должность табельщика в силу немногочисленности работников и отсутствия необходимости вводить самостоятельную должность, то наниматель вправе определить должностное лицо, которое будет отвечать за вопросы своевременности и правильности составления табеля учета рабочего времени. Соответственно, данная обязанность должна быть отражена в должностной инструкции работника, с которой он ознакамливается под роспись при приеме на работу.

С согласия работника в процессе работы возложение дополнительных обязанностей  возможно путем издания приказа (распоряжения). При решении вопроса об ответственности работников следует руководствоваться ст. 197 ТК, согласно которой работники несут ответственность за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок).  

Работник совершил длительный прогул с 25 мая по 5 июня. Затем он вышел на работу, написал объяснительную, но никаких оправдательных документов не предоставил. Наниматель принимает решение об увольнении работника, о чем его уведомляет. Отработав неделю, работник опять не появился на работе. Последний рабочий день приходится на пятницу. С какого дня наниматель имеет право уволить работника, какую дату указывать в трудовой книжке? 

Прогул является грубым нарушением законодательства о труде и даже за однократное совершение прогула без уважительных причин, в том числе отсут­ствие на работе  более трех часов в течение рабочего дня, возможно увольнение работника по п. 5 ст. 42 ТК.

Работник, допустивший длительный прогул без уважительных причин и не приступивший к работе, должен быть уволен с первого дня прогула. Если же после совершения длительного прогула работник приступил к работе и до момента его выхода не был издан приказ об увольнении, то в данном случае работник не может быть уволен с первого дня прогула. В этом случае увольнение производится в срок, определенный нанимателем при соблюдении сроков применения дисциплинарных взысканий, установленных ст. 200 ТК. А именно: дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

Месячный срок со дня обнаружения проступка в случаях совершения работником длящихся прогулов следует исчислять не с первого дня прогула, а с последнего.

Из вопроса следует, что работник первоначально совершил прогулы без уважительных причин, однако затем приступил к работе. У нанимателя возникло право на увольнение работника по п. 5 ст. 42 ТК. Однако приказ об увольнении до совершения работником повторных прогулов нанимателем не был издан. Совершенные работником периоды прогулов являются основанием для увольнения работника. При сложившихся обстоятель­ствах полагаем, что если наниматель принял решение о прекращении с работником трудовых отношений по п. 5 ст. 42 ТК, то увольнение следует произвести  с первого дня второго периода прогула, что и должно быть отражено в приказе. На основании приказа вносится запись в трудовую книжку работника.

У работника истекает срок контракта. Он написал заявление об увольнении в связи с истечением срока договора, а за два дня до прекращения срока ушел на больничный по уходу за ребенком. Есть ли препятствие для увольнения данного работника?

В соответствии с законодательством контракт является разновидностью срочного трудового договора (ч. 2 ст. 17 ТК). Таким образом, по истечении установленного срока контракт может быть расторгнут по п. 2 ст. 35 ТК. При этом увольнение должно быть произведено именно в последний день указанного срока. Не допускается увольнение работника по инициативе нанимателя в период временной нетрудоспособности (кроме увольнения по п. 6 ст. 42 ТК) и в период пребывания работника в отпуске, за исключением случаев ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (ст. 43 ТК).

Увольнение работника в связи с истечением срока трудового договора (контракта) по п. 2 ст. 35 ТК не относится к основаниям расторжения трудового договора по инициативе нанимателя. Соответственно, листок временной нетрудоспособности не препятствует увольнению работника по данному основанию.

Возможно ли предоставлять дополнительный трудовой отпуск за работу с вредными условиями труда совместителям и работникам, работающим на 0,5 ставки?

Работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условия­ми труда, на основании аттестации рабочих мест по условиям труда предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

Порядок, условия предоставления указанных дополнительных отпусков и их продолжительность, а также порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда утверждаются Правительством Республики Беларусь по согласованию с Президентом Республики Беларусь (ст. 157 ТК).

С 26 января 2008 г. порядок и условия предоставления дополнительных отпусков работникам за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19 января 2008 г. № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы». Так, условием предоставления отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда следует считать занятость работника в этих условиях полный рабочий день. Эти дни включаются в рабочий год, за который предоставляется отпуск.

В силу нормы ст. 118 ТК неполный рабочий день предполагает  уменьшение нормы продолжительности ежедневной работы, установленной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работы у нанимателя. Соответственно, выполнение работы на условиях неполного рабочего времени, в том числе по совместительству, лишает работника права на получение дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда. 

При предоставлении работнику дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда за 2007–2008 рабочий год и предыдущие рабочие годы до 31 декабря 2008 г. следует руководствоваться:

Списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени и дополнительный отпуск, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 29 июля 1994 г. № 89, с последующими изменениями и дополнениями;

Порядком применения данного Списка, который утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 20 марта 1995 г. № 28, с последующими изменениями и дополнениями.

Пунктом 6 данного Порядка предусмотрено, что в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с  вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, засчитываются дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня. Указание в Списке «постоянно занятый» или «постоянно работающий» означает, что в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, засчитываются дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях полный рабочий день, установленный для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Под полным рабочим днем понимается выполнение работы в условиях, предусмотренных Списком, не менее 80 % рабочего времени.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 10 (93), октябрь 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Могут ли менеджеры менять расписания сотрудников?

Да. В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести определенные записи для сотрудников, не освобожденных от налогов, включая количество отработанных часов каждый день и общее количество часов, отработанных за каждую рабочую неделю. Работодатели могут использовать любой метод учета рабочего времени по своему выбору, включая письменные табели учета рабочего времени, таймеры или автоматизированные системы учета рабочего времени. Работодатели могут разрешить руководителям вести учет рабочего времени своих сотрудников, попросить сотрудников отслеживать свое собственное время или разрешить сочетание этих двух методов.Однако в соответствии с FLSA работодатели, а не сотрудники, несут полную ответственность за ведение этих записей. По этой причине работодатели имеют возможность изменять записи рабочего времени сотрудников, но должны гарантировать, что записи точно отражают фактически отработанное время.

Есть только определенные моменты, когда работодатели должны изменять учет рабочего времени сотрудников. Например, если сотрудник забывает записать время своего начала в табель учета рабочего времени или забывает ввести часы, работодатель может ввести время сотрудника в любой записи, чтобы обеспечить правильную оплату труда.Другой пример - когда сотрудник заболел. Работодатель может изменить учет рабочего времени для отражения оплачиваемого больничного дня вместо отработанного времени. Однако работодатель не может изменять учет рабочего времени, чтобы показать количество часов, которое меньше фактически отработанного. Например, работодатель не может изменить учет рабочего времени сотрудника с 48 часов до 40 часов в рабочей неделе, чтобы избежать оплаты сверхурочных, даже если сотрудник согласился на это изменение.

Обычно подается иск, в котором работник утверждает, что работодатель не заплатил ему или ей за все отработанные часы или за сверхурочную работу.От работодателей, признанных ответственными, могут потребовать возмещения убытков, включая задолженность, гонорары адвокатам, а также гражданские или уголовные санкции в соответствии с федеральными законами и законами штата. Работодатели также могут нести личную ответственность в соответствии с FLSA. FLSA определяет работодателя как «любое лицо, действующее прямо или косвенно в интересах работодателя по отношению к работнику».

Меры по минимизации изменений записей рабочего времени включают следующее:

  • Требовать от всех сотрудников вести учет и ведение собственных записей рабочего времени.
  • Попросите руководителей вести учет рабочего времени своих подчиненных или внимательно следить за ним.
  • Привлечь сотрудников к ответственности за соблюдение политик и процедур учета рабочего времени.
  • Разработайте политики, запрещающие работу в нерабочее время.
  • Обеспечить освобождение сотрудников от всех обязанностей в периоды неоплачиваемого питания.
  • Попросите сотрудников подписать и поставить дату в своих записях рабочего времени.
  • Требовать от сотрудников и руководителей подтверждать внесение изменений во временную запись.

При изменении учета рабочего времени работодатель может пожелать сохранить исходную запись и создать новую запись, или он может пожелать вычеркнуть ошибку в исходной записи рабочего времени, внести исправление и попросить менеджера и сотрудника подпишите и поставьте дату изменения.Должна быть создана документация с указанием причин любых изменений. Автоматизированные системы хронометража обычно имеют функции для записи истории изменений и того, кто их сделал, а также могут быть настроены для получения подтверждения как сотрудника, так и работодателя, когда происходят изменения.

Чтобы свести к минимуму ответственность, хронометраж должен вестись таким образом, чтобы третья сторона, например аудитор из Министерства труда, могла сказать, что записи, включая любые изменения, являются подлинными и отражают фактически отработанное время. .


35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы на них

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ

01. Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени - это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.

Таблицы учета рабочего времени

обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании - в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание сотрудника.

02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?

Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, - это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.

Имиджевый кредит: Petecollier [CC BY-SA 3.0]

Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди - фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .

Интересно, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию почасовой зарядки по часам и предпочитали заряжать по месту работы.

03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?

Формы расписания

обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.

Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.

Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.

В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.

04. Какие бывают табели учета рабочего времени?

Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.

  • Ежемесячные табели учета рабочего времени
  • Табель учета рабочего времени за полмесяца
  • Еженедельные расписания
  • Расписание на две недели
  • Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
  • Распорядок дня для руководителей
  • Расписания по проекту

Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени

05. Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:

  • Они помогут вам более точно выставить счет
  • Они помогают отслеживать стоимость проекта
  • Они помогают измерить производительность сотрудников
  • Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
  • Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта

И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу - табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.

06. Табель учета рабочего времени - это табель учета рабочего времени?

Расписания и табели рабочего времени часто используются как синонимы - в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, затраченных на работу.

Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле:

  1. Временная карта - это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника - это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
  2. Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, расписание также записывает время, когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.

07. Что такое приложение для расписания?

Приложение расписания - это электронное решение для добавления времени в расписание - вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.

Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.

08. Что такое соблюдение расписания?

Соблюдение расписания

связано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).

Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и нормы, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:

  • Количество отработанных часов в неделю
  • Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
  • Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время

Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соблюдать DCAA - в их обязанности входит:

  • Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
  • Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
  • Составление регулярных и исчерпывающих отчетов

Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.

09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?

По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего бизнеса.

Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:

  • Легко и правильно выставлять счета клиентам
  • Платите своей команде правильно
  • Контролировать стоимость проекта
  • Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
  • Максимизируйте время, затрачиваемое на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень

Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа - такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.

10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?

Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.

Некоторые из этих преимуществ включают:

Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания - попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем.

Тем не менее, программное обеспечение для расписания - это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.

ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ

11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?

Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени - расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:

  1. Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
  2. Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
  3. Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)

Еще раз, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.

12. Что такое аттестация табелей учета рабочего времени?

Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация табеля учета рабочего времени помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и нормам в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.

Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания - при этом вам необходимо:

  • Решите, что сотрудники должны подтвердить, и затем четко укажите это в своем пункте
  • Определить процессы, необходимые для реализации политики - это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
  • Убедитесь, что документация согласована.
  • Определить дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
  • Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
  • Обучите своих менеджеров и руководителей следовать политике аттестации и исследовать ее.

13.Как рассчитать заработок на основе расписания?

Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания - например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы заработали на конкретном проекте:

  1. Определите почасовую ставку для этого проекта
  2. Укажите все время, которое вы потратили на этот проект

После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку - итоговые числа - это ваши доходы от этого проекта.

14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?

Выберите простое в использовании программное обеспечение для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.

Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую ​​как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.

После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.

ЮРИДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

15.Табель учета рабочего времени - это юридический документ?

Согласно политике табелей учета рабочего времени, табели учета рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.

Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.

16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?

Это зависит от вашей компании - как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.

В любом случае, лучше всего заполнять расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.

17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?

Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в ​​заполнении табелей учета рабочего времени - строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.

Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете минимизировать его в будущем:

  • Создание четких политик расписания - с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
  • Использование электронных табелей учета рабочего времени - чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
  • Определение правил внутреннего контроля и управленческой отчетности - для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе

Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей - как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.

18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?

Короче - да и нет.

Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день - отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.

Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.

Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.

19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?

Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.

Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.

Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Break Time» в разделе «Проекты» приложения - каждый раз, когда вы уходите в перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в " Перерыв ».Таким образом, вы будете оставаться прозрачными, когда дело доходит до вашего времени, потраченного на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.

FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный перерыв на обед, как правило, не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в табель учета рабочего времени из соображений соблюдения нормативных требований.

20. Может ли работодатель изменить расписание?

В сущности - да.

Закон FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от налогов, но он не требует, чтобы сотрудники создавали свои записи, и возлагает на работодателя ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников.

Из-за этого работодатели по своему усмотрению могут изменять учет рабочего времени своих сотрудников - однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени работы сотрудников.

На практике в основном сотрудники вводят свои расписания в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.

Однако такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника - сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налога, во избежание выплаты им сверхурочной работы.

21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?

Это зависит от информации, содержащейся в расписании.

Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то обычно он подпадает под действие Закона о публичных записях - такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.

Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личная (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.

22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени - как я могу восстановить недостающую заработную плату?

Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:

  • Минимальная заработная плата невыплаченная
  • Не оплачиваются все отработанные часы
  • Ошибочная классификация сотрудников
  • Сверхурочные не оплачиваются должным образом

Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными - в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем предъявлять прямые обвинения.

23. Сотрудник существенно лжет в расписании - как защитить меня после увольнения?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:

  • Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе - если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно.
  • Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с аналогичными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
  • Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории - возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
  • Выберите и выполните корректирующее действие - если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, ​​вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям - даже к прекращению действия
  • .

Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению - и решать им, если до этого дойдет.

24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?

Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:

  • Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
  • Назначение задач непосредственно членам вашей команды, а затем их просят оценить время выполнения задач
  • Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дежурных встреч

Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут в долгосрочной перспективе нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.

25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?

Короче говоря - да, это так.

Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений - если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.

Однако, если возникает проблема и ваши расписания не являются достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем, даже если вы правы.

Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вы даже можете быть оштрафованы. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.

26. Я соврал в расписании и меня поймали - как это исправить?

Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.

Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 - вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.

Лучшее решение - избегать подобных ошибок в суждениях - если вы прибываете в 7:20, зная, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.

27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?

Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш руководитель заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.

Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания - если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.

28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени - как я могу их получить?

По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время - более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до трехкратного размера вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.

Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.

29. Как избежать того, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?

Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности - вы можете сделать это с помощью Clockify:

  • Вы можете заблокировать табели учета рабочего времени до определенного периода времени
  • Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете установить автоматическую блокировку, чтобы вступить в действие в среду, и заблокировать редактирование записей времени за предыдущие две недели) - отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную

ПРАЗДНИКИ

30.Когда отмечаются государственные праздники?

Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.

Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:

  • Новый год (1 января)
  • День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
  • День памяти (последний понедельник мая)
  • День Независимости (4 июля)
  • День труда (первый понедельник сентября)
  • День ветеранов (11 ноября)
  • День благодарения (четвертый четверг ноября)
  • Черная пятница (День после Дня благодарения)
  • Рождество (25 декабря)

Федеральные законы, законы штата и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни - на практике независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.

В этом отношении правила расписания также различаются - если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.

31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой - это 0 часов в праздничной неделе в расписании, или это относится к общему времени вашего проекта?

Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают - например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.

Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании - к общему времени вашего проекта или как выходной?

Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту - некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать их. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.

РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ

32. Как составить расписание?

Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.

В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.

33. Какое расписание для перерывов в туалете?

Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы - как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.

В соответствии с этим некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалетах или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу - работникам не платят за это время.

Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными - против одной компании из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить из дома во время перерывов в туалете.

Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях - один из вариантов - использовать таймер Pomodoro для вашей работы и разделить свой рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.

34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?

Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.

Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.

35. Как добавить сверхурочную работу в табель учета рабочего времени?

Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю - фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.

Наемные сотрудники, как правило, освобождаются от правил и положений FLSA и, таким образом, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.

Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора тайм-карт. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы и рассчитывать сверхурочные часы автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАСПИСАНИЙ

36. Как создать простой табель учета рабочего времени в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?

Если вы хотите создавать свои собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.

37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах компании?

Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания - таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.

Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени - вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.

38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?

Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.

39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?

Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.

Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.

На странице расписания в приложении вы сможете:

  • Определите почасовую оплату
  • Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
  • Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
  • Все время, которое вы добавляете в табель, рассчитывается автоматически - ваш доход рассчитывается на основе ваших почасовых ставок, а затем отображается в разделе «Отчеты» приложения.
  • Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
  • Создавайте шаблоны табелей учета рабочего времени, которые можно использовать в любое время.
  • Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»

Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.

Что такое расписание - использование и преимущества расписания

Хотите знать, что табели учета рабочего времени могут сделать для вашего бизнеса? Вот все, что вам нужно знать, чтобы начать работу.

Что такое запись времени?

Любая компания или организация должны точно учитывать время, которое ее сотрудники тратят на задачи и проекты. Ввод времени включает в себя ввод сотрудниками времени начала и окончания работы над задачей или проектом в табеле учета рабочего времени.Эти данные затем используются для выставления счетов клиентам, а также для расчета заработной платы.

Почему бизнес должен использовать табели учета рабочего времени?

Бизнес может уложиться в сроки, сохранить свой бюджет и добиться успеха, если эффективно использует время. Для этого вам необходимо вести точный учет. Это делает табели учета рабочего времени незаменимыми для любого успешного бизнеса.

Приложения табелей учета рабочего времени


  • Расчет заработной платы

    Таблицы учета рабочего времени

    помогают работодателям отслеживать рабочее время, отпуска, начисления и корректировки для обработки платежных ведомостей.Системы программного обеспечения для учета рабочего времени также предоставляют работодателям отслеживаемый рабочий процесс для утверждения заработной платы. Неточный ввод данных - основная причина ошибок в начислении заработной платы. Системы программного обеспечения для учета рабочего времени сокращают эти ошибки ввода данных, чтобы обеспечить бесперебойную обработку платежных ведомостей.

  • Управленческий учет

    Табели учета рабочего времени - ценный инструмент в управленческом учете.Они помогают менеджерам записывать время начала и окончания задач. Это удобно, когда менеджерам нужно знать, какие задачи требуют больше времени, и определять области, которые задерживают завершение работы.

  • Сфера услуг

  • Таблицы учета рабочего времени юридического бюро

    Для юридических фирм важно вести актуальный учет часов работы клиентов и подробные сведения об услугах, которые они предлагают своим клиентам.Табели учета рабочего времени помогают юридическим фирмам отслеживать счета в зависимости от часов обслуживания клиентов.

  • Расписания для фрилансеров

    Время - деньги для фрилансеров. Многие фрилансеры взимают с клиентов почасовую оплату, поэтому точное отслеживание времени является главным приоритетом. Для тех, кто работает в другом месте, чем их клиенты, становится сложно узнать, сколько времени затрачивается на проекты.Используя систему учета рабочего времени, фрилансер может точно измерять затраченное время и делиться записями с клиентами. Это помогает клиентам видеть, куда уходят их деньги, а также предоставляет фрилансерам точные записи.

  • Табели учета рабочего времени для бухгалтеров

    Прибыль бухгалтерского бизнеса зависит от того, насколько эффективно работники проводят время с клиентами.Высокая загрузка и высокая платежеспособность означают высокую прибыль. Расписания и программное обеспечение для учета рабочего времени могут помочь бухгалтерским предприятиям отслеживать как свои счета, так и свое время. Таким образом, выбор подходящего программного обеспечения является критически важным решением для бухгалтерского бизнеса.

Преимущества табелей учета рабочего времени


  • Сокращение потерь времени

    Таблицы учета рабочего времени

    помогут вам понять, на что вы зря тратите труд.Они помогают отсеять задачи, которые занимают больше времени, чем необходимо, и помогают вам принимать решения о том, как вы можете оптимизировать свои задачи.

  • Билл точно

    Таблицы учета рабочего времени

    помогут вам в точном выставлении счетов. Это способ сообщить вашим клиентам, что вы эффективно справляетесь с их проектами и их деньги не пропадут даром. С расписаниями вашим клиентам не нужно беспокоиться о постоянной проверке статуса своих проектов.Они позволяют им увидеть, сколько времени вы им уделяете, и служат доказательством того, насколько точен ваш биллинг.


  • Автоматизация выставления счетов

    Организации, которые предоставляют услуги клиентам на основе оплачиваемых часов, используют табели учета рабочего времени для выставления счетов. Это может снизить ваши расходы за счет автоматизации выставления счетов и выставления счетов. Автоматизированный биллинг также может увеличить доход.

  • Улучшение управления проектами

    Таблицы учета рабочего времени

    являются на удивление важными инструментами для управления проектами в следующих аспектах:

    • Отслеживая время, затрачиваемое на проект, они помогают квалифицировать сотрудника для нового проекта, роли или работы в зависимости от производительности.

    • Анализируя использование времени, вы можете определить навыки человека в конкретной области и использовать их в тех частях проекта, для которых они лучше подходят.

    • Они помогают определить области, в которых работник тратит больше времени, чем выделено, и нуждается в дополнительном обучении.

    • Они помогают измерить общую эффективность вашего проекта.

    • Они помогают определить доступность сотрудников, назначенных для проекта, что упрощает распределение рабочей нагрузки между членами группы.

    • Они позволяют менеджерам проектов отслеживать прогресс и предупреждать задержки.

    • Они помогают руководителям проектов оценить ожидаемые затраты и сравнить их с реальной стоимостью проекта во время выполнения.

  • Экономьте деньги для вашей компании

    Расписания позволяют вам точно знать, над чем работают ваши сотрудники. Они отслеживают эффективность сотрудников, сравнивая количество времени, которое они работают, с результатами, которые они производят.Расписания помогают выявлять сотрудников, которые работают плохо и стоят денег вашей компании. Сообщая вам, кто продуктивен, а кто нет, табели учета рабочего времени помогают сэкономить много денег для вашей компании.

Обязательные особенности программного обеспечения для расписания


  • Совместимость системы

    Сотрудники часто могут использовать разные операционные системы в рамках одной компании. Таким образом, выбранное вами программное обеспечение для учета рабочего времени должно быть совместимо с различными операционными системами, включая iOS, Mac OS, Windows и Linux.

  • Упрощенное представление информации

    Ваше программное обеспечение для расписания должно предоставлять различные фильтры для вашей информации в виде ежедневных расписаний, еженедельных расписаний, ежемесячных расписаний, расписаний отделов и любых других визуализаций, которые могут вам понадобиться.

  • Утверждать табели учета рабочего времени и запросы на отгулы

    Когда сотрудник отправляет подробные расписания, менеджеры должны получать обновления статуса в реальном времени.Сотрудники должны иметь возможность запрашивать отгул, а менеджеры должны иметь возможность одобрить или отклонить запрос.

  • Способы ввода данных

    Программное обеспечение расписания, которое вы используете, должно быть достаточно гибким, чтобы позволять регистрировать время с

  • Техническая поддержка

    Программное обеспечение для расписания, которое вы выберете, должно сопровождаться круглосуточной помощью и поддержкой, независимо от местонахождения вашего предприятия.У клиентов должна быть возможность связаться со службой поддержки по телефону, в чате или по электронной почте.

  • Интеграция с другими приложениями

    У вас должна быть возможность экспортировать записи времени в другие системы, чтобы упростить интеграцию расписаний с другими бизнес-приложениями.

Поскольку технологии развиваются быстрее, чем когда-либо, а время становится самым важным ресурсом для бизнеса, учет времени имеет жизненно важное значение для успеха.Хорошее программное обеспечение для расписания позволяет вам выставлять счета клиентам, лучше управлять проектами и улучшать расчет заработной платы. С качественным программным обеспечением улучшается управление временем, которое может помочь вашему бизнесу добиться успеха. Попрощайтесь с бумагой и таблицами. Поздоровайтесь с полностью онлайн-решением для учета рабочего времени. Поприветствуйте Zoho Invoice.

рабочих плохо заполняют табели учета рабочего времени, а это стоит миллиарды долларов в день

Вы, вероятно, тратите огромное количество своего времени на работу с электронной почтой - большинство из нас это делает.И мы хорошо понимаем, за что приходится платить: отвлечение, вторжение в нашу личную жизнь и так далее. Но для консультантов, юристов и других специалистов, работающих в сфере профессиональных услуг, часто возникают другие, более прямые издержки: потеря оплачиваемых часов.

К такому выводу пришли результаты недавнего исследования AffinityLive, компании, специализирующейся на автоматизации профессиональных услуг. Прошлым летом компания опросила 500 сотрудников и подсчитала, что каждый из них теряет 50 000 долларов в год из-за недостаточного отслеживания электронных писем с клиентами и другими людьми.В целом, «почти 40% респондентов сообщили, что никогда не отслеживали время, потраченное на чтение и ответы на электронную почту», и только 33% респондентов сказали, что они «всегда» или «часто» делают это. Примите во внимание эти цифры, когда поймете, что «более половины респондентов указали, что их работодатель напрямую использует табели учета рабочего времени для почасового выставления счетов клиентам или определения суммы аванса».

Принимая во внимание размер сектора профессиональных услуг, по оценкам компании, экономика США теряет 50 миллионов часов, или 7 долларов.4 миллиарда в день по производительности.

Исследование и план AffinityLive по предоставлению автоматизированных решений для отслеживания, основанный на разговорах, которые генеральный директор Джефф Маккуин вел с другими представителями индустрии профессиональных услуг (в то время он руководил таким бизнесом). «У них были те же проблемы», - говорит он. «Они будут работать усерднее и дольше и узнают, насколько это оправдано с финансовой точки зрения, только через пару недель после окончания месяца». И хотя иногда было легко определить на раннем этапе проекты, которые были крупными победителями или крупными бедствиями, все в середине было мутным.«Мы действительно не знали, что, черт возьми, происходит», - сказал МакКуин.

Частично эти трудности возникают из-за того, что то, как мы сейчас работаем, усложняет точное отслеживание того, сколько времени мы тратим на проекты. Маккуин отмечает, что до отправки по электронной почте корреспонденция обычно приходила по почте или факсу. «Вы бы потратили 15 или 20 минут, читая это письмо и размышляя о том, что вы собираетесь делать», - говорит он. «Затем вы можете составить черновик ответа, что может занять от 45 минут до часа.По сути, вы имеете дело со временем в оба конца, равным часу. Если вам потребовалось, скажем, две минуты, чтобы отслеживать это, вы в основном имеете дело с 3% накладных расходов, чтобы отслеживать проделанную вами работу ».

Эта модель полностью изменилась благодаря электронной почте, утверждает Маккуин. Люди часто имеют дело с парой сотен электронных писем в день, при этом большая часть взаимодействия занимает от 20 до 30 секунд, а иногда более длительные ответы - около пяти минут. «Если затем вам потребуется три минуты, чтобы войти в программу расписания и записать время, значит, вы перешли от 3% рабочего времени на административные накладные расходы к 60% накладных расходов.«Не говоря уже о том, что совершенно непрактично регистрировать активность по крупицам каждый раз, когда вы отвечаете на электронное письмо. Это, как говорится в отчете AffintyLive, «бессвязная запоздалая мысль, и не является частью каких-либо других систем, которые люди используют для выполнения своей работы».

Маккуин говорит, что многие люди справляются с этим, проводя после обеда пятницу, пытаясь вспомнить, что они делали в течение недели, чтобы заполнить свои табели учета рабочего времени. Очевидно, это не очень точный метод. Данные, собранные AffinityLive, показывают, что люди, заполняющие табели учета рабочего времени один раз в день, сообщают, что ведут более точный учет, чем те, кто заполняет их один раз в неделю или реже.(А люди, которые сказали, что не отслеживают свое время? Они должны предоставлять табели учета рабочего времени своей компанией, но по сути предполагают, что они делали в тот день или неделю.)

По словам Сэнфорда ДеВоу, доцента кафедры организационного поведения и управления персоналом в Школе менеджмента Ротмана, особенно трудно вспомнить время, потраченное на электронную почту, по нескольким причинам. «Электронная почта занимает это предельное пространство между задачами, и нам очень больно, что мы часто пишем и получаем личные электронные письма, когда читаем или составляем ответ клиенту.Эта интеграция между личным и профессиональным создает впечатление, что это не та задача, за которой вы должны следить », - говорит он. «Если мы тратим время на написание внутренней заметки, нам становится намного яснее, что мы тратим определенное количество времени на выполнение рабочей задачи».

Когда дело доходит до того, почему мы застряли между новым способом работы и старым способом записи, Маккуин возлагает большую вину на сектор технологий и, в частности, на недружелюбное отношение к корпоративному программному обеспечению.Неудивительно, что он указывает на программное обеспечение своей компании как на потенциальное решение. Он в основном автоматизирует ввод данных для вас в зависимости от того, что находится в вашем календаре и кому вы пишете, используя эти сигналы для создания записи о работе человека в течение дня. В будущем он представляет себе возможность определять, является ли номер ячейки клиентом или вы встречаетесь с клиентом, исходя из вашего географического положения. Затем программа автоматически регистрирует количество минут, в течение которых вы разговариваете по телефону или в офисе клиента.

Если это кажется далеко идущим, когда дело доходит до конфиденциальности сотрудников, он говорит, что программа учитывает только то, что вы делаете, используя свою рабочую учетную запись электронной почты и с рабочими контактами. И побочным эффектом этого является разоблачение людей, которые «действительно хорошо умеют убеждать свою организацию в том, что они работают, хотя на самом деле это не так».

Но есть ли подводные камни в этом типе отслеживания мелких деталей? Возможно, если вы не подойдете к задаче вдумчиво и с использованием правильных технологий.«Самая большая опасность в том, что менеджеры или сотрудники слишком много внимания уделяют тому, как они проводят свое время, заключается в том, что деятельность, за которую не взимается оплата, отводится на второй план», - говорит ДеВо. «Существует обширная академическая литература, подтверждающая важность гражданского поведения в организации - всего того, что технически не является частью вашей работы, но, тем не менее, является ключом к успеху организации».

Кроме того, слишком внимательно относиться к тому, как сотрудники проводят свое время, может быть психологически проблематичным, - объясняет ДеВо.«Когда люди оплачивают свое время по высокой цене, лабораторные эксперименты, которые я провел, показывают, что мы становимся более нетерпеливыми по отношению к нашему времени. Это, очевидно, имеет отрицательные стороны с точки зрения увеличения временного стресса, но возбуждение нетерпения может иметь последующие последствия в широком спектре областей, например, делать людей более недальновидными в финансовом отношении ».

Наконец, это может повлиять на вашу личную жизнь и мировоззрение. «Своевременное получение такой денежной оценки может сделать вас более скупым на свободное время, с меньшей вероятностью останавливаться и понюхать розы и с большей вероятностью сосредоточиться на экономических факторах при оценке своей общей удовлетворенности жизнью», - говорит он.

По словам ДеВое, технологии

могут помочь, потому что они могут точно и ненавязчиво измерять вашу активность без многих психологических ловушек. В качестве передовой практики компаниям следует «явно учитывать денежную ценность, когда они принимают привычные или постоянные решения о том, как люди будут проводить свое время в организации, но избегать практик, которые постоянно напоминают им о денежной ценности их времени».

Другими словами, вам нужна правильная информация, которая поможет вам распределять время организации без ежедневного психологического бремени, связанного с ее сбором.

Лучшее программное обеспечение для расписания, которое вы можете использовать в 2021 году для учета рабочего времени

Независимо от того, работаете ли вы с клиентами на почасовой основе или в рамках проекта, учет рабочего времени повышает производительность труда и прибыльность. По этой причине программное обеспечение для расписания позволяет вам и вашим сотрудникам регистрировать записи рабочего времени для повышения производительности труда.

В первой половине этого руководства мы рассмотрим 5 лучших программ для расписания вместе с их основными функциями, а во второй половине мы подробно объясним, что такое расписания и как они могут помочь вашей команде и бизнесу.Пошли!

Paymo начиналось как отдельное приложение для учета рабочего времени и выставления счетов, которое постепенно превратилось в полноценное программное обеспечение для управления проектами.

Тем не менее, упор на отслеживание времени по-прежнему существует. Время регистрации как никогда просто. Щелкните и перетащите в любое место в области расписания, чтобы записать время в виде продолжительности или интервала. Просто упомяните проект и задачу, оставьте заметки, и все готово. Записи времени будут отображаться в виде записей времени, выделенных цветом в зависимости от проекта, чтобы вы могли лучше их различать.

Помимо добавления таких записей времени, вы также можете добавить их сразу для одного человека в течение недели. Говоря о неделях, расписание имеет несколько представлений. Активные таймеры позволяют одновременно видеть все запущенные таймеры, работающие параллельно. Идеально подходит для удаленной настройки, поскольку вам не нужно постоянно проверять свою команду. Остальные - это ежедневные / еженедельные / ежемесячные просмотры, а также повестка дня для фильтрации записей времени в электронной таблице.

Сама по себе область расписания легко настраивается.Если вы перейдете в Настройки, вы можете изменить интервал привязки в диапазоне от 5 до 30 минут и выбрать, следует ли сначала отображать имя задачи или проекта на карточке ввода времени. Есть даже свернутый или развернутый вид ваших записей времени для целей мониторинга, так что вы можете просматривать их без каких-либо свободных «временных окон» один за другим.


Расписания Paymo

Что касается отчетов, есть статические и живые отчеты, которые обновляются автоматически каждый раз, когда кто-то их открывает.Сверху вишня, они полностью настраиваемые. Выберите, какие параметры отображать в отчете и в каком порядке получить максимально подробную информацию. Когда закончите, поделитесь ими со своими клиентами или командой, экспортируйте как файл PDF / Excel / CSV или распечатайте в крайнем случае.

Помимо записи времени вручную, интуитивно понятный модуль учета рабочего времени Paymo предлагает несколько способов записи времени. В нижнем левом углу раскрывающегося меню есть встроенный в приложение секундомер. Виджет на рабочем столе с функцией определения времени простоя на тот случай, если вы были заблудились и забыли выйти из режима ожидания.Автоматический счетчик времени под названием Paymo Plus, который автоматически отслеживает время за вас. Просто оставьте его работать в фоновом режиме и соедините записи времени с соответствующими задачами в Paymo. И таймер мобильного приложения, который может оказаться полезным, если вы работаете в дороге. Также имеется встроенный таймер Pomodoro.

ПРИМЕЧАНИЕ : Для тех, кто хочет работать или учиться с шагом 25 минут, прочтите наши наиболее рекомендуемые приложения Pomodoro.

Paymo позволяет всего несколькими щелчками мыши превратить данные расписания в счет-фактуру и получать точную оплату благодаря модулю учета.Выбирайте между 85+ валютами при выставлении счетов своим клиентам и 15 языковыми шаблонами, которые можно персонализировать (с помощью CSS / HTML или конструктора WYSIWYG), чтобы лучше отразить ваш собственный бренд. В свою очередь, ваши клиенты могут отправлять вам деньги онлайн через PayPal, Stripe и Authorize.net. Заполните их оценками и расходами, и вы получите больше, чем надстройку для расписания.

Говоря об инструментах управления проектами, Paymo предоставляет модуль планирования ресурсов, который работает вместе с вашими расписаниями.Вы можете планировать сотрудников, просматривать их текущую рабочую нагрузку и управлять отпуском сотрудников по типу отпуска (отпуск по болезни, отпуск по беременности и родам / отцу, неоплачиваемый отпуск, творческий отпуск) вместе с их последующими (не) оплачиваемыми часами.

В целом Paymo отвечает всем критериям программного обеспечения для расписания. Отлично подойдет функция утверждения записи по времени, позволяющая отправлять записи, которые позже утверждаются менеджерами. Преимущество состоит в том, что меньше ошибок и лучше распределяется время. Другой способ минимизировать или избежать ошибочных или двойных записей - заблокировать записи времени, чего у Paymo пока нет.

Стоимость:

  • бесплатный тариф: до 10 пользователей
  • малый офис: 11,95 долл. США за пользователя в месяц
  • Business: 18,95 долларов США за пользователя в месяц

Платформы : Интернет, iOS, Android, macOS, Windows, Linux

ClickTime - это программное обеспечение для онлайн-расписания, которое помогает планировать и распределять время сотрудников, а также создавать отчеты и анализировать сотрудников.

ClickTime имеет три основных режима просмотра: день, неделя и расписание.Режимы просмотра дня и недели схожи по функциональности, что позволяет отслеживать время с помощью секундомера вручную или в автономном режиме. В некоторой степени похоже на добавление группового времени, Quick Day копирует записи времени с определенной даты, дублируя целые рабочие дни. Однако обратите внимание - после того, как вы нажмете Quick Day, вы все равно сможете отменить их, но если вы сохраните изменения, записи будут заблокированы. Единственный способ редактировать записи - переключиться на быструю неделю и вручную отредактировать / удалить их. Что касается Quick Week, вы не можете отменить свое действие, поэтому вы должны быть осторожны, чтобы не допустить ошибок при регистрации.

Что касается отчетов, функция ClickTime «Бизнес-аналитика и аналитика» предлагает более 80 отчетов для тенденций использования времени, аналитических данных и визуализаций. Если вас не устраивает то, что они предлагают, вы можете создавать свои собственные шаблоны с нуля. Возможность установить разрешение блокировки скрывает конфиденциальные данные от сотрудников (вы можете включить или исключить определенных сотрудников, а также предоставить им массовый доступ).

Когда дело доходит до составления расписания, ClickTime позволяет распределять ресурсы сотрудников, видеть их доступное рабочее время и составлять их график, чтобы максимизировать их продуктивность.Кроме того, сотрудники могут отслеживать оплачиваемые и не оплачиваемые часы. Они могут использовать встроенный счетчик времени или добавлять записи времени вручную.

Сказав это, с программным обеспечением онлайн-расписания возникает потребность в большей гибкости при исправлении прошлых данных (неправильная задача, часы или проект). Более того, записи времени слишком жесткие, и вы не можете легко ввести сверхурочную работу. Если вы попытаетесь ввести сверхурочную работу, она сообщит вам, что вы вошли в систему сверх максимального количества часов.

Суть в том, что ClickTime отлично работает в качестве программного обеспечения для расписания компании с расширенными инструментами для менеджеров и администраторов, а также с отчетами, которые можно экспортировать в различные форматы.Если вам нужна только функция аналитики, ClickTime - это программное обеспечение для вас. Тем не менее, его конкуренты предлагают отличные инструменты для выставления счетов и другие функции управления проектами примерно в том же ценовом диапазоне.

Стоимость:

  • бесплатный тариф: нет
  • для начинающих: 12 долларов за пользователя в месяц
  • Команда
  • : 16 долларов США за пользователя в месяц
  • premier: 28 долларов США за пользователя в месяц
  • предприятие: таможня

Платформы : Интернет, iOS, Android

Таблицы - Табель учета рабочего времени

TSheets (теперь QuickBooks Time) - это опция программного обеспечения для расписания, которая обеспечивает учет рабочего времени сотрудников и выставление счетов.TSheets хорошо подходят для предприятий, которым нужна надежная отчетность для контрольных журналов. В некотором смысле это цифровая версия программного обеспечения для традиционных отчетов по расписанию: отслеживание посещаемости, поскольку оно предлагает отслеживание местоположения по GPS, координацию в реальном времени и отслеживание времени в геозоне.

Один из способов убедиться, что ваши сотрудники будут приходить и уходить, - это использовать киоск Time Clock, который имеет биометрические функции, такие как распознавание лиц, для большей безопасности, если вы работаете вне офиса или работаете удаленно.Кроме того, он предлагает геозону, напоминая сотрудникам, что они должны приходить на рабочее место или выходить из него, или даже автоматически, когда они находятся на рабочем месте или выходят за его пределы. Если ваш бизнес состоит из реестров и смен, эта функция чрезвычайно полезна.

Определение времени простоя - очень необходимая функция. Почему? Во время тестирования TSheets для обзора, я, возможно, забыл об отсрочке. Ой! Итак, вы можете представить себе запись на несколько сотен часов. Разумеется, всплывающее окно запрашивало подтверждение ухода с работы, поскольку расписание превышало максимально допустимые 10 часов.

Когда дело доходит до мониторинга сотрудников, TSheets предлагает виджет Who’s Working , , который дает представление о том, кто и где работает, в режиме реального времени. Это обещает повышенную подотчетность, поскольку все больше сотрудников и команд работают удаленно, и им неудобно проверять связь со своим руководителем, что может нарушить их рабочий процесс.

Что касается планирования ресурсов, TSheets не позволяет вам планировать будущее время для себя или своих сотрудников, что проблематично, если вы хотите управлять будущими оценками проекта или предстоящими рабочими сменами.Модуль отчетности предлагает отличные функции, такие как опоздания, запланированные и отработанные, отчеты по периоду оплаты, по диапазону дат и т. Д. Все данные полезны для управления заработной платой и аудита, в чем сильны TSheets. Тем не менее, у него нет возможности выставления счетов, поэтому в зависимости от вашего бизнеса TSheets может подойти или не подойти.

Итак, TSheets - это отнюдь не простая программа для расписания. Он предлагает отличные функции, такие как отслеживание местоположения по GPS, координация в реальном времени и отслеживание времени в геозоне, по высокой цене.Если вам нужны менее инвазивные функции расписания, можно рассмотреть множество других программ для составления расписаний.

Цена: (с апреля 2021 года цены увеличатся)

  • бесплатный тариф: нет
  • самостоятельно занятый: 15 долларов США за одного пользователя в месяц
  • простой старт: 20 долларов за пользователя в месяц
  • Essentials: 35 долларов США за пользователя в месяц
  • plus: 50 долларов США за пользователя в месяц

Платформы : Интернет, iOS, Android

Урожай - расписание

Отличным вариантом программного обеспечения для расписания является Harvest, который предлагает множество интеграций и решений для расписания, таких как учет рабочего времени, отчеты о расходах и выставление счетов для нужд малого бизнеса.

Harvest хорош, когда дело касается расписания. Представления «День» и «Неделя» очень похожи по дизайну, единственное визуальное различие - количество строк (одно поле для ежедневного, семь для еженедельного). Кажется, что режим просмотра "Неделя" отлично подходит для массового добавления времени и быстрого просмотра вашей недели перед отправкой расписания на проверку. Оба представления позволяют копировать строки из вашего последнего расписания. Кроме того, он имеет автоматические напоминания, предлагающие вам и вашим сотрудникам записывать часы работы до определенной даты.

Замечательно, что в Harvest есть встроенный таймер, но найти его может быть сложно. Чтобы получить доступ к таймеру, необходимо переключить режим просмотра дня. Если вы, как и я, всегда используете Week View, вам придется потратить немало времени на то, чтобы выяснить, где находится таймер. Существует расширение для браузера, настольное приложение и мобильная версия, которые упрощают доступ к таймеру без необходимости доступа к веб-приложению.

Когда дело доходит до бухгалтерского учета, Harvest обладает широким набором функций. У вас есть возможность отправить гонорар или составить смету, чтобы ваши клиенты могли приблизительно оценить ваши услуги.Кроме того, существует несколько тарифов выставления счетов для каждого типа работы (фиксированная плата, почасовая оплата), поэтому вы можете создавать счета за оплачиваемые и не оплачиваемые часы. И опция автоматического выставления счетов, которая позволяет вам превращать оплачиваемое время в счета, а затем отправлять их своим клиентам по электронной почте. В свою очередь, вы можете видеть, когда клиенты просмотрели или оплатили счет.

Plus предлагает широкий выбор визуальных отчетов, которые позволят вам поддержать свою команду и обеспечить бесперебойную работу проектов.Вы можете ввести объем рабочей нагрузки для каждого члена команды в виде количества часов в день / неделю.

Одним из недостатков является отсутствие мониторинга сотрудников в режиме реального времени. Хотя вы можете следить за объемом рабочей нагрузки своей команды, в реальном времени нет мониторинга, чтобы увидеть, над чем все работают в это конкретное время. Для других функций управления проектами, таких как планирование, управление ресурсами и совместная работа в команде, вам понадобится родственное приложение Forecast. Это поможет вам лучше оценить рабочую нагрузку, но требует дополнительных затрат из вашего кармана.

Подводя итог, Harvest - это действительно крутое программное обеспечение для управления расписанием, если оно вам нужно только для расписания, выставления счетов и выставления счетов. Если у вас нет дополнительного бюджета для включения прогноза, подумайте о приобретении более надежного программного обеспечения для управления проектами.

Стоимость:

  • бесплатный тариф: один пользователь, два проекта
  • pro: 12 долларов США за пользователя в месяц

Платформы : Интернет, macOS, iOS, Android

Hourstack - Табель учета рабочего времени

Hourstack - это опция программного обеспечения для онлайн-расписания, которая предлагает базовые функции отслеживания времени и отчетности для отслеживания времени в нескольких рабочих областях.

Канбан-подобная панель инструментов

Hourstacks выделяется как ее главная особенность. Панель управления интуитивно понятна и удобна для пользователя, что позволяет создавать записи времени и отбрасывать их так же, как стикеры на канбан. Отличительной особенностью является то, что каждая запись имеет собственное «выделенное» и «фактическое» время. Почему это так ценно, так это то, что, постоянно регистрируя свои часы, вы лучше оцениваете, планируете и выполняете свои задачи. Кроме того, есть функция пролонгации (на следующий день, неделю или месяц), чтобы перенести ваши задачи на более позднюю дату, но вы должны обратить внимание, если вы используете ее задним числом - «Следующий день» относится к вашему текущему рабочему дню.Хотя вы не можете добавить время сразу, вы можете продублировать конкретную задачу, но только на тот же день.

Как и большинство веб-приложений для расписания, вы можете управлять несколькими рабочими пространствами, экспортировать данные и управлять группами. После того, как вы настроите группы и назначите роли пользователей, доступность и разрешения, Hourstack позволяет легко создавать настраиваемые отчеты, в которых выделяются выделенные часы по сравнению с фактическими часами, а также записи, метки и проекты. У вас есть возможность создавать отчеты о пользователях, командах, проектах, ярлыках или ни о чем из вышеперечисленного.

Несмотря на то, что функция добавления фактических часов по сравнению с выделенными часами прекрасна, секундомер можно было бы обновить. Для него нет специальной панели, поэтому найти его для быстрого доступа непросто. Вы можете приостановить его, кроме тех случаев, когда вы завершите свою задачу, и в конечном итоге он накапливается за один раз, независимо от того, сколько отвлекающих факторов или перерывов вы делаете. Некоторые сотрудники, такие как я, могут захотеть видеть подробный учет рабочего времени, чтобы улучшить свои рабочие привычки или производительность.

Hourstack - это ваш основной вариант программного обеспечения для расписания, если вам действительно не нужны расширенные инструменты для расписания.Хотя Hourstack - хороший вариант программного обеспечения для управления проектами, было бы здорово, если бы он предлагал больше функций для расчета заработной платы и бухгалтерского учета, таких как выставление счетов, оценки и расходы. Поскольку в нем отсутствуют большинство функций управления заработной платой, он обходится дорого для команды и корпоративного плана, если вы сравните его с конкурентами, которые уже предлагают сильные функции бухгалтерского учета.

Стоимость:

  • бесплатный тариф: нет
  • персональный: 7 долларов США за одного пользователя в месяц
  • professional: 15 долларов США за пользователя в месяц
  • предприятие: таможня

Платформы : Интернет, iOS, Android

Таблица сравнения программного обеспечения

Сказав все это, вот таблица сравнения программ с расписанием, в которой перечислены их лучшие функции.

Основные функции при поиске программного обеспечения для расписания

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени - это физический или виртуальный инструмент, который позволяет вам записывать и отслеживать ваше отработанное время. Это означает, что как работодатель вы сможете точно видеть, сколько часов проработал каждый сотрудник.

Табели учета рабочего времени ранее назывались табелями учета рабочего времени. Впервые они были использованы в 19 веке в виде бумажного листа, на котором были написаны задачи, рабочие дни и часы работы.Сотрудники штамповали их на часах каждый раз, когда приходили или уходили с работы. Они были важны для определения заработной платы рабочего.

Какова цель расписания?

В рабочей среде они в основном используются для расчета заработной платы, управления персоналом и бухгалтерского учета. Расписания работают как база данных, которая содержит все необходимые записи о времени, чтобы работодатели могли справедливо платить работникам. Они также служат доказательством вашей работы, если у вас еще нет другого аналогичного решения.

Вы также можете использовать табели учета рабочего времени в управлении проектами. Знание того, сколько времени ваша команда тратит на задачи, может помочь вам выявить проблемы с управлением временем и улучшить свой стиль работы. Учет рабочего времени - один из лучших методов точного учета рабочего времени, особенно при работе в команде.

В сочетании с другими методами и инструментами табели учета рабочего времени повышают прозрачность. Больше людей увидят, как долго вы работали, сколько у вас было перерывов и когда вы взяли выходной. В случае виртуальных табелей учета рабочего времени, таких как инструменты управления проектами или программное обеспечение для учета рабочего времени, менеджеры проектов могут видеть, над чем другие работали и как долго.

Подсчитав точное количество часов, затраченных на выполнение задач, вы также рассчитаете стоимость проекта, степень вовлеченности ваших сотрудников и количество ресурсов, которые вам понадобятся.

Онлайн-инструменты позволяют добавлять время в соответствии с конкретным проектом или задачей:

Начните с отслеживания расписания. Подпишитесь на бесплатную пробную версию Paymo.

Сотрудники могут даже использовать их для повышения своей производительности. Они смогут точно увидеть, сколько часов они потратили на задачу, и визуализировать, как они проводят время ежедневно.

Повышенная прозрачность и объективность данных могут помочь вам завоевать доверие ваших сотрудников. Они больше не будут сомневаться, работают ли другие так же много, как они, или менеджеры платят им меньше, чем они заслуживают.

Одним из наиболее важных преимуществ табелей учета рабочего времени и причиной их широкого использования является тот факт, что они позволяют всем работникам работать равное количество часов.

Для типичного 8-часового расписания все сотрудники должны будут обязательно добавлять дневные часы, соответствующие этому пороговому значению.В идеале каждый должен работать ровно столько же времени, что и другие члены команды.

Компании могут получить выгоду, потому что менеджеры не поймут, куда уходят их деньги и как они распределяют расходы. В результате они могут снизить затраты или перестать вкладывать деньги в области, где это не имеет экономического смысла, и перенаправить эти средства на более прибыльную деятельность.

Переходим к важности времени для расчета заработной платы и бухгалтерского учета. Если вам платят на основе оплачиваемых часов, табель учета рабочего времени станет вашим первым доказательством, которое вы можете предъявить для обоснования своих доходов.Фрилансеры и почасовые сотрудники могут использовать эти табели учета рабочего времени, чтобы сравнивать свои предыдущие записи о времени между собой или делать реалистичные оценки для будущих проектов.

Цифровые табели учета рабочего времени в сравнении с бумажными

По сравнению с бумажными табелями учета рабочего времени с облачными онлайн-инструментами вероятность потери данных ниже.

Накрыть себя всеми бумагами? Большинство из них надежно хранят ваши данные на серверах или в облаке на долгие годы и даже могут упростить поиск среди всего беспорядка.

Вы не поверите, но некоторые компании до сих пор используют бумажные табели учета рабочего времени. Это связано с тем, что физические табели учета рабочего времени имеют такие преимущества, как экономия затрат и упрощение всего процесса.

Однако недостатком является то, что сотрудники могут потерять эти табели учета рабочего времени и, таким образом, в конечном итоге не получат никаких доказательств своей работы, чтобы показать их руководству. Кроме того, выполнять поиск в архивных табелях учета рабочего времени намного сложнее, чем с помощью программного обеспечения. Последний сортирует все документы в соответствии с вашими предпочтениями, чтобы вы могли быстрее определить, что вам нужно.

Сочетание электронных табелей учета рабочего времени с расширенными инструментами управления проектами или выставления счетов может облегчить работу менеджеров. Они упрощают архивирование, составление отчетов и выставление счетов за счет автоматизированных инструментов и процессов.

Онлайн-табели учета рабочего времени также позволяют вам видеть часы вашего сотрудника в режиме реального времени, не дожидаясь, пока бумажные документы пройдут через отдел кадров, пока они, наконец, не дойдут до вас. Таким образом вы сократите много бесполезного времени, потраченного впустую, когда они переходят из одного отдела в другой.

Самым важным преимуществом цифровых табелей учета рабочего времени является то, что они обычно содержат решение для учета рабочего времени. Это позволяет сотрудникам отслеживать точное количество часов, которые они тратят на конкретные задачи или проекты, что упрощает весь процесс учета рабочего времени.

Некоторые инструменты автоматически преобразуют ваши отработанные часы в табели учета рабочего времени и отчеты. Это поможет вам сэкономить время на организационных задачах и уделить больше внимания тому, что важно для вашего проекта в долгосрочной перспективе.

Подобно другим инструментам, лучшее онлайн-программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников немедленно добавит журналы учета рабочего времени, отслеживаемые их секундомером, в ваш табель учета рабочего времени.Если вы боитесь, что забудете запустить и остановить часы, вы можете добавить время вручную или сразу. Однако эти два решения для хронометража не так точны, когда дело доходит до оценки отработанных часов, как отслеживание времени в реальном времени с помощью секундомера.

Выбор одного из вариантов зависит от того, насколько вы готовы инвестировать в цифровую систему или хотите ли вы просто придерживаться классического бумажного процесса. Примите во внимание потребности вашей команды и существующие системы управления персоналом. Для получения точных результатов протестируйте оба варианта в течение месяца, чтобы увидеть, какой из них подойдет вашей организации.

Подумайте, хотите ли вы простой табель для расчета заработной платы или комплексное решение для регистрации и отслеживания вашего времени. Прежде чем внедрять что-либо из этого, подумайте, будете ли вы использовать его для внутренних целей или будете отправлять расписания своим клиентам.

Характеристики вашей команды также важны. Некоторые из ваших сотрудников могут работать удаленно. Находясь вне офиса, у них не такой легкий доступ к вашим бумагам. Если вы не используете виртуальные табели учета рабочего времени, вам придется отправить их по почте или придумать отдельное решение для этих сотрудников.

С другой стороны, если ваша команда небольшая, вам может даже не понадобиться решение с большим количеством функций. Простой инструмент может сделать эту работу за вас. Однако по мере роста вашей компании вам придется пересмотреть использование расписаний и других инструментов. Это поможет вам работать более эффективно и справиться с возросшей нагрузкой.

Как работает табель учета рабочего времени?

Компании просят сотрудников использовать табели учета рабочего времени для отслеживания времени, которое они проводят на работе и вне ее. Работодатели могут утверждать табели учета рабочего времени или запрашивать доказательства, чтобы убедиться, что работник потратил добавленное время продуктивно.

Вся процедура очень проста. Сотрудники добавляют свое точное время работы, перерывы или выходные дни в соответствии с каждым днем ​​недели. Затем данные отправляются менеджерам по персоналу или регистрируются в системе в случае программных инструментов. Наконец, он будет добавлен в архив или получит одобрение руководителей сотрудников перед сохранением.

Большинство компаний сообщит вам, когда и как следует заполнять табель учета рабочего времени. Для этого они создают политики расписания.Эти документы содержат необходимую информацию, в том числе о том, какой инструмент вы должны использовать, как проверяется ваше время и когда вы должны отправлять табели учета рабочего времени. Например, ваша компания может попросить вас заполнять табель учета рабочего времени в конце каждого дня или в конце полной рабочей недели.

Обязанность добавлять рабочее время на регулярной основе повышает ответственность за работу. Сотрудники будут нести ответственность за добавление и мониторинг своего собственного времени. Это не дает людям тратить время зря, так как вы можете попросить их подтвердить работу, которую они утверждают, что закончили.Таким образом, они с меньшей вероятностью будут тратить время на непродуктивную деятельность.

Вот как может выглядеть еженедельное расписание члена команды цифрового маркетинга:

В нашем примере член команды работает как над краткосрочными, так и над долгосрочными задачами из трех разных проектов. Мы взяли классический случай обычного рабочего дня с 9 до 6 с часовым перерывом. Обратите внимание, как некоторые дни посвящены одному проекту, а в другие дни мероприятия делятся в соответствии с приоритетом или требованиями клиентов.

Теперь я знаю, что такое табели учета рабочего времени и какую выгоду я могу извлечь из них, но когда мне следует их использовать?

Если вы не знаете, как часто следует использовать табель учета рабочего времени, подумайте о потребностях вашей компании. Обычно организации используют табели учета рабочего времени для расчета заработной платы. Это означает, что они фактически нуждаются в табеле учета рабочего времени только один раз в месяц. Но сотрудники не смогут вспомнить, что они делали каждый день, по прошествии такого долгого времени. По этой причине есть примерно пять типов табелей, из которых вы можете выбрать:

  • Ежедневные табели учета рабочего времени - сотрудники регистрируют свое время в начале и в конце каждого рабочего дня
  • Еженедельные табели учета рабочего времени - сотрудники регистрируют свое время для всех пяти рабочих дней в конце каждой недели
  • Двухнедельные табели учета рабочего времени - рабочие присылают свое рабочее время каждые две недели в определенный день
  • Ежемесячные табели учета рабочего времени - сотрудники отправляют свои табели каждый месяц в выбранную вами дату
  • Таблицы учета рабочего времени один раз в месяц - рабочие могут отправлять ведомости дважды в месяц

Если вы не решаетесь использовать табели учета рабочего времени в своей организации, помните, что их использование не должно быть сложным. Онлайн-приложения упрощают добавление рабочего времени, если их интерфейс прост и они поставляются с инструкциями или видео. Переход от бумажных табелей учета рабочего времени к виртуальным не составит труда, если вы протестируете все инструменты, которые соответствуют вашим потребностям.

Заключение

Если вы не решаетесь использовать табели учета рабочего времени в своей организации, помните, что табели учета рабочего времени не должны быть сложными. Большинство программ для табелей учета рабочего времени поставляется с инструкциями или видео, которые упрощают добавление записей о времени и управление всем необходимым.

Переход от бумажных табелей учета рабочего времени к цифровым имеет решающее значение в наше время и в эпоху удаленной работы. Вы можете прочитать другие обзоры программного обеспечения расписания в Интернете или обратиться к списку 5 лучших программ расписания, приведенному в первой части статьи. Протестируйте их и посмотрите, какой из них лучше всего подходит для вас.

Нашли эту статью полезной? Пожалуйста, поделитесь знаниями и поделитесь ими со своими товарищами по команде и последователями.

Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания

Давайте поговорим о расписаниях

«Я люблю табели учета рабочего времени!» сказал никто никогда.Потому что их заполнение скучно, отнимает много времени и люди относятся к этому как к наказанию. Сложная часть состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.

Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/

Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой того, что сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени. Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям. Очень часто это нежелательная рабочая обязанность.Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания. Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.

Как сделать так, чтобы ваши сотрудники действительно чувствовали себя в своих табелях учета рабочего времени? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками.Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания. Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.

Как заполнять расписания с помощью TimeCamp

Хотя TimeCamp - это программа для отслеживания рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам автоматически заполнять табели учета рабочего времени до . Он отслеживает время, потраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью расписаний, с которыми сталкиваются сотрудники:

  • Отслеживание посещаемости - Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, - это включить TimeCamp.
  • Онлайн-учет рабочего времени - Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и предоставлять табели учета рабочего времени на основе их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение для браузера TimeCamp или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
  • Учет рабочего времени проекта - TimeCamp - это расширенное программное обеспечение для учета рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределить задачи между людьми в зависимости от графика работы.Сообщите вашим сотрудникам, сколько времени займет их следующая задача или проект.
  • Счетчик рабочего времени - Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
  • Автоматическое отслеживание рабочего времени - Расписания основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
  • Программное обеспечение для управления временем - Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам разумно и эффективно управлять своим временем.

Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:

Дневной табель

Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).

Табель учета рабочего времени

заполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей.Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.

График учета рабочего времени на неделю, интегрированный с календарем

Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня путем рисования (добавления) записей.

Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро понять рабочий процесс своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.

Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени

Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания. Они включают не только рабочее время, но также , сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Значит, это не ограничивается только посещаемостью.

Важно отметить, что все табели учета рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась.Существует также функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.

Учет времени в TimeCamp происходит в реальном времени.

У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный расписаниям.

Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?

Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Табели учета рабочего времени необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны в управлении расчетом заработной платы. И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактически выполняемым проектом, включая бюджет.

Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Будет лучше, если они будут делать это каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.

И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход выполнения проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.

Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс был гладким и безупречным, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!

Если такой человек внедрит еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.

И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о том, что вознаградит ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они охотнее выполняют свою работу.

Знак

Посмотрите видео, чтобы узнать, насколько просто автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!

Шаг 2. Сдайте табель учета рабочего времени

Таблицы учета рабочего времени

- это основа того, что вы, как член команды, делаете в Project Online.

Как мне заполнить свой табель учета рабочего времени?

  1. На панели быстрого запуска щелкните Расписание .

    Представление расписания состоит из двух сторон и разделителя в середине таблицы.

    В левой части перечислены ваши задачи, а также такие вещи, как больничный и отпуск.

    Справа вы вводите фактические часы, которые вы каждый день тратите на свои задачи.

  2. Теперь, когда вы находитесь в режиме просмотра расписания, вы можете сделать следующее:

  3. После того, как вы ввели часы в табель, следующим шагом будет его отправка на утверждение вашему руководителю.

    Щелкните вкладку Табель учета рабочего времени на ленте.

  4. Щелкните Отправить > Сдайте окончательное табель учета рабочего времени .

    Совет: Когда вы выбираете Сдать окончательное расписание , ваше расписание блокируется для редактирования. Если вы не готовы к этому, нажмите Отправить состояние для всех задач или Отправить состояние для выбранных задач .

Почему табели учета рабочего времени так важны?

Никто не любит заполнять табели учета рабочего времени. Если вы работаете над множеством разных задач одновременно, может быть сложно определить, сколько вашего дня было потрачено на каждую задачу. Иногда бывает сложно взять на себя обязательство проработать определенное количество часов. Может быть, вы чувствуете, что вам нужно работать больше, или, может быть, вы чувствуете, что работаете слишком много. В любом случае, возможно, вы не захотите обращать внимание на свое рабочее время.

Когда дело доходит до управления проектами, на самом деле в центре внимания не ваша трудовая этика, хотя, конечно, это все еще важно. Основное внимание уделяется тому, чтобы правильные дела делались вовремя и в рамках бюджета. Речь идет о том, чтобы обеспечить достаточное количество людей для выполнения работы, никого не выгорая и не обходя организации больше денег, чем планировалось.

Руководители проектов используют данные расписания, чтобы помочь им выяснить, сколько людей нужно назначить для выполнения аналогичных задач в будущих проектах.Ваш отдел кадров может использовать эти данные, чтобы убедиться, что у них есть соответствующая численность персонала, назначенная для определенных ролей. И да, табели учета рабочего времени могут быть переведены в доллары в вашем кармане, если вам платят почасово. Но важно помнить, что не все данные вашего расписания… есть более широкие преимущества для вашей организации, которые приводят к лучшему планированию и повышению эффективности в будущем.

И вы тоже увидите преимущества этого лучшего планирования и эффективности, потому что , вам не придется размещать лотов сверхурочных, пытаясь выполнить свою работу вовремя. У вашего менеджера проекта будет реалистичное представление о том, сколько времени займет работа или сколько людей действительно нужно для выполнения данной задачи, и вы можете в конечном итоге получить свои выходные обратно!

Как расписания работают в Project Online?

За кулисами администратор устанавливает периоды расписания для вашей организации. Например, для каждой недели может быть отдельный табель.

Когда ваш менеджер проекта назначает вам задачу, эта задача отображается в вашем расписании в тот период, когда она запланирована в плане проекта.

Вы указываете фактические часы, которые вы тратите на каждую задачу в течение периода расписания, а затем отправляете его.

Каждому сотруднику Project Online назначается менеджер расписания (иногда более одного). Ваш менеджер расписания может быть менеджером проекта или кем-то другим, например менеджером ресурсов, который отвечает за людей в вашей организации.

Ваш менеджер расписания получает расписание, которое вы сдали, и просматривает его.Если все в порядке, ваше расписание утверждено. Если все выглядит иначе, чем ожидалось, ваш менеджер расписания может отклонить его и добавить несколько комментариев о том, почему он отклоняется.

Если ваше расписание утверждено, время, которое вы отправили, засчитывается в общий объем работы, выполненной над задачей, а объем оставшейся работы по задаче уменьшается.