Номенклатура дел организации

Новая страница 1

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Цели формирования номенклатуры дел:

-               распределения исполненных документов в дела;

-               систематизации дел;

-               закрепления индексов дел;

-               установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

-               служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

-               используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

-               является основой для составления актов на уничтожение дел;

-               может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

 

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

 

Составление и оформление номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание

и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.

По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»  – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа – « Примечания»  – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

·              о заведении дел;

·              о переходящих делах;

·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

·              о выделении дел к уничтожению;

·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

 

Н.М. Березина

www.profiz.ru

Лекция 11. Номенклатура дел, формирование и оформление дел Номенклатура дел в организации

Номенклатура дел –систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях классификации документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется для построения информационно-поисковой системы. Составляются номенклатура дел организации в целом и номенклатуры дел каждого структурного подразделения.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по ха­рактеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает единую систему индексации и обязательный состав дел, с указанием сроков их хранения, и представляет собой список типовых наи­ме­но­ваний дел. В нее включаются наиболее важные документы с ука­за­нием сроков их хранения, в том числе все дела постоянного хранения.

Типовые номенклатуры дел имеют обязательный характер, при­мерные – рекомендательный. Типовые и примерные номен­кла­туры дел после утверждения являются основой для составления дел кон­кретных организаций и их структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за документацию, с привлечением ведущих специалистов, утверждается руководителем структурного подраз­де­ления.

Номенклатуры дел структурных подразделений, общественных организаций, комиссий и т.д. сводятся службой документации в номенклатуру дел организации, которая согласовывается с архивным органом (организацией) и утверждается руководителем организации.

Классификационная схема номенклатуры дел должна соот­ветствовать структуре и направлениям деятельности органи­за­ции.

Первым разделом номенклатуры дел помещается служба доку­мен­тации. Отдельными разделами включаются в номенклатуру дел дела общественных организаций.

Номенклатура дел организации составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документации, второй –остается в архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, третий –находится в качестве учетного документа в ведомствен­ном архиве, четвертый –используется службой документации в ка­честве рабочего.

Номенклатура дел организации составляется на календарный год и вводится в действие с 1января.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел в графу "Примечание" вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, об изменении сроков хранения, переходящих делах и т.д. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5лет. При отсутствии таких изменений она ежегодно перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем организации.

В номенклатуру дел организации включаются все документы, в том числе номенклатура дел, справочные и контрольные картотеки, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. В номенклатуру дел организации включаются незаконченные дела,

Организации, не сдающие документы на госхранение, согласовывают свои номенклатуры дел с экспертной комиссией вышестоящей организации, поступившие из другой организации для продолжения, а также дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является данная организация. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими". Их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе без изменения. Например, индекс дела 02–18,где 02 – индекс структурного подразделения, 18 –номер дела.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не предусмотренные номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы, для чего каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы. Внутри каждого раздела дела помещают по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются дела- постоянного хранения, затем временного (свыше 10лет) и временного (до 10лет).

В номенклатуру дел сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, протоколы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др.

При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться действующими Типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовой или примерной номенклатурой дел.

При включении в номенклатуру дел документов, не предусмотренных перечнями, срок их хранения согласовывается с архивом и ЭК (ЦЭК) организации и утверждается ЭПК государственной архивной службы.

studfiles.net

Номенклатура дел в организации: образец составления

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

В конце года туда отправляются

  • личные дела сотрудников, которые были уволены,
  • приказы и распоряжения,
  • бухгалтерская документация,
  • выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Поэтому без утвержденного классификатора, который будет един для организации и ее отделов здесь не обойтись

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.


Приказ№ 273 номенклатуры товаров и услуг.
Индексы цен и дефлятор ВВП: для чего рассчитываются?

Функциональное назначение номенклатуры дел


Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

  1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
  2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.
  3. Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.

  4. Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
  5. Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.

Составление номенклатуры дел: образец заполнения


В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».


IRR – норма доходности – что это за показатель?
Утеря трудовой книжки – как нужно действовать бухгалтеру?
Оплачиваемый отпуск: порядок предоставления: https://buhguru.com/buhgalteria/poryadok-predostavleniya-ezhegodnykh-op.html

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

В конце календарного года ее следует корректировать: вводить по необходимости новые дела или исключать старые

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел — это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Примерный вариант номенклатуры дел организации

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Образец номенклатуры дел организации

01. Канцелярия

01-01

Устав общества и учредительные документ

Постоянно

ст. 50 а,

51-53

Перечень типовых управленческих архивных документов…

(М., 2010)

01-02

Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)

Постоянно

ст. 57 а

Переходящее с 2010 г.

01-03

Штатные расписания и изменения в них

Постоянно

ст. 71 а

Переходящее с 2010 г.

01-04

Положения о структурных подразделениях

Постоянно

ст. 55 а

Переходящее с 2010 г.

01-05

Приказы директора, касающиеся основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

01-06

Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов

5 лет

ст. 19 в

01-07

Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним

Постоянно1

ст. 18 и

1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК

01-08

Инструкция по делопроизводству

Постоянно

ст. 27 а

Переходящее с 2010 г.

01-09

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200 а

01-10

Переписка по вопросам основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 35, 256

01-11

Резервный номер

01-12

База данных для регистрации входящих документов

5 лет

ст. 258 г

В электронной форме

01-13

База данных для регистрации исходящих документов

5 лет

ст. 258 г

В электронной форме

02. Отдел кадров

02-01

Должностные инструкции сотрудников

75 лет

ст. 77 а

02-02

Штатные расписания и изменения в них. Копии

3 года

ст. 71 б

Подлинники в деле 01-03

02-03

Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии

До минования надобности

ст. 19 а

Подлинники в канцелярии в деле 01-05

02-04

Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

ст. 19 б

02-05

Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

ст. 19 б

delo-pro.ru

Номенклатура дел организации образец и бланк

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

  • по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
  • в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
  • как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
  • как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
  • как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

  • самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
  • поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Составление

Образец составления

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

  • ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
  • подписывается начальником службы делопроизводства;
  • экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
  • передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
  • утверждается руководителем предприятия.

Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся:

  • в государственном архиве;
  • в службе делопроизводства;
  • рабочий экземпляр;
  • в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.

В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.

  Скачать бланк номенклатуры дел (Размер: 65,5 KiB | Скачиваний: 9 130)

  Скачать бланк итоговой записи (Размер: 34,0 KiB | Скачиваний: 3 894)

Отличная статья 0

mirblankov.ru