Обязательные кадровые документы на предприятии

Подборка наиболее важных документов по запросу Обязательные кадровые документы на предприятии (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Обязательные кадровые документы на предприятии Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Научно-справочный аппарат к документам по личному составу и его использование в государственных и муниципальных архивах
(Герасимова Е.С.)
(“Делопроизводство”, 2020, N 2)Кроме нее, имеются еще картотеки-указатели к фондам архива, содержащие сведения по личному составу. Они позволяют быстро установить наличие материалов по личному составу в определенном фонде и при отсутствии их дать тут же отрицательный ответ, не направляя заявление в справочную группу архива. На карточку выносятся следующие данные: номер и название учреждения, предприятия, организации, крайние даты материалов. Карточки расположены в соответствии с административно-территориальным делением, внутри – по отраслям. Наличие подобных картотек и картотек-указателей позволяет в минимальные сроки находить необходимые справочные сведения, точно определить местонахождение документов нужного учреждения, предприятия, организации, независимо от того, функционирует оно или ликвидировано, что ускоряет исполнение запросов. Картотеки документов по личному составу предназначены, как правило, для служебного пользования.

Нормативные акты: Обязательные кадровые документы на предприятии Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
“Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”
(утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37)
(ред. от 27.03.2018)Должностные обязанности. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
“РД-03112178-1083-01. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих предприятий городского электрического транспорта”
(утв. Минтрансом России 21.12.2001)Должностные обязанности. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия городского электрического транспорта и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Обязательные кадровые документы

Каждый кадровый работник сталкивается с большим количеством документов на работе. Компании имеют разный штат и полный перечень бумаг, свидетельств, не одинаков в каждом отдельном случае. Знать все обязательные кадровые документы сотрудникам необходимо, так же, как заполнять каждый из них. В этом разделе вы найдете полезную информацию о том, как правильно составлять приказы, карточки работников, свидетельства и другие документы. Найдете наглядные примеры.

Документы кадрового делопроизводства законодательно регулируют отношения с персоналом. В них хранятся такие данные, как должность сотрудника, его обязанности, график и др.

Документы кадровой службы должны быть представлены компетентным органам по первому требованию. Работники отдела кадров должны быть всегда готовы к разным проверкам, так как они случаются внезапно, без предупреждения. Именно поэтому, вести документацию нужно верно и не нарушать закон, иначе ликвидация предприятия на 90 дней.

Форма кадровых документов различная. Если оформлено большое количество нормативных актов, они регулируют состав всей документации, то проблем с юридическим оформлением, созданием и обработкой документов не возникнет. Рассмотрим документацию и ее оформление.

Кадровые документы организации разнообразны. В компании они представлены, так скажем в ассортименте. Есть основные акты, которые в отличие от остальных бумаг обязательно должны присутствовать на предприятии, перечислим их в статье.

Кадровые документы – это обязательные бумаги, которые требуются для ведения кадрового делопроизводства. Прием на работу, увольнение, все передвижения внутри организации должны быть зафиксированы, регламентированы. Узнаем, какие документы обязаны быть в любой компании.

Обязательные документы компаний

Обязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей.

 

Какие организационные документы считаются обязательными?

 

К числу обязательных организационных относятся следующие бумаги:

 

 

1. Положения – нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица. Типичный вариант положения – документ, регламентирующий деятельность филиала, определяющий его внутреннюю структуру, ключевые функции, порядок реорганизации и упразднения.

 

2. Устав – перечень правил, регулирующих взаимоотношения организации с другими юридическими образованиями, частными лицами и государством. Устав составляется учредителями организации и обязательно регистрируется.

 

Этот документ включает такие данные, как:

 

– название, вид, местонахождение фирмы;
– цель функционирования;
– порядок образования имущества и распределения прибыли между акционерами;
– сведения о внутренней структуре.

 

Также есть конкретные требования к отдельным категориям организаций: например, акционерные общества обязаны прописывать условия приобретения акций и доли участников.

 

3. Штатная численность и штатное расписание. Штатная численность устанавливает названия должностей и количество кадровых единиц для каждой должности. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы и визируется главным бухгалтером.

 

Штатное расписание устанавливает численный состав сотрудников, а также общий фонд заработной платы. Его составляет главный бухгалтер.

 

4. Должностные инструкции устанавливают права и обязанности сотрудников организации. Создаются инструкции кадровым специалистом, подписываются руководителем фирмы и юридическим консультантом. Срок хранения должностных инструкций – 3 года.

 

5. Договор – правовой документ, регулирующий хозяйственные отношения между субъектами экономической деятельности. Договор имеет обязательные реквизиты – к ним относятся подписи, печати, юридические адреса и банковские реквизиты участников сделки.

 

Обязательные кадровые документы

 

К числу обязательных кадровых документов относятся такие бумаги, как:

 

1. Положение о защите личных (персональных) данных работников дается работнику под подпись при найме и хранится постоянно.

 

2. Трудовые книжки хранятся вплоть до увольнения работника (невостребованные хранятся постоянно). Исключение – совместители: от них трудовая не требуется.

 

3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ постоянно заполняется и содержится в отделе кадров в течение 50-ти лет. При упразднении фирмы документ должен быть перемещен в городской архив – там срок его хранения достигает 75 лет.

 

4. Приказы по кадровому составу. К этой категории документов относятся приказы о трудоустройстве, об увольнении, о командировках и перемещениях сотрудников на другие должности. Приказы хранятся 75 лет.

 

5. Приказы по отпускам издаются по письменному заявлению сотрудников и оформляются минимум за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск. Срок хранения приказов – 5 лет. К этому блоку еще можно отнести график отпусков, который оформляется за две недели до наступления нового календарного года. График сохраняется в течение 12 месяцев, после чего утрачивает актуальность.

 

6. Положения об оплате труда, а также ТУРВы. Положения содержат схему премирования персонала, информируют о доле окладной части при сдельно-премиальной системе. ТУРВ (табель учета рабочего времени) позволяет судить, сколько дней фактически отработал сотрудник за определенный период.

 

Охрана труда: обязательные документы

 

Обязательными являются такие документы по охране труда:

 

1. Инструкция по охране труда (обязательна по Трудовому Кодексу – статья 212).

 

2. Листы ознакомления, подтверждающие, что сотрудники знают требования охраны труда, определенные нормативными актами.

 

3. Сами регулирующие нормативные акты.

 

4. Журналы инструктажей по технике безопасности.

 

5. Перечень должностей, которые освобождены от инструктажей, потому как не связаны с эксплуатацией потенциально опасных объектов.

 

6. Документы, удостоверяющие, что работник прошел инструктаж.

 

7. Приказ о делегации полномочий, если руководитель передал ответственность за охрану труда штатному специалисту.

Архивное хранение кадровых документов организации

Хранение и ведение кадровой документации в организации является очень серьезным и важным процессом. Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ.

Что относится к кадровым документам?

Чтобы ответить на вопрос о том, как хранить кадровые документы, нужно понять, что к ним относится. Согласно ФЗ, в группу кадровых документов входят: личные дела, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, ведомости по начислению заработной платы или лицевые счета, трудовые соглашения (договоры), табели учета рабочего времени.

К кадровым документам, помимо перечисленного, также относят следующее:

• документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
• документы по аттестации и установлению квалификации;
• документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
• списки работников, имеющих право на льготы;
• документы о награждении работников;
• документы по оформлению служебных поездок и командировок;
• документы по воинскому учету.

Данные документы образуют группу кадровых документов по личному составу.

Ознакомиться с полным перечнем документов можно в методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных совместно Росархивом и ВНИИДАДом и согласованных ЦЭПК при Росархиве 23 декабря 2014 г. 

Срок хранения кадровых документов

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 

• документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
• документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Как хранить кадровые документы в организации?

В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».

Как правильно хранить кадровые документы и копии документов сотрудников, нужно знать также на случай ликвидации организации. В таком случае документы передаются правопреемнику, в вышестоящий орган или в государственный архив. Бывают ситуации, когда документы принимает на «хранение» организация, где юридическая связь с ликвидированным предприятием не установлена. В данном случае исполнение социально-правовых решений на основании этих документов будет проводиться в незаконном порядке.

Полезные материалы

Кадровые документы. Обязательные и не очень

Документы отдела кадров определяют правильное оформление документов во всей организации. Мы должны быть уверены в том, что нам будет верно начислена зарплата, рассчитан отпуск, внесены записи в трудовую книжку.

Небрежное ведение кадрового делопроизводства может привести к конфликтам, судебным разбирательствам и потере ценных сотрудников.

Наименование документа	Основание	Условие	Форма и требования к составлению
Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации
Правила внутреннего трудового распорядка	Статьи 189, 190 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Статьи 85,86,87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение по организации работ по охране труда	Пункты 4. 2, 5.7 ГОСТ Р 12.0.006–2002	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Инструкция по охране труда	Статьи 212,217 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Должностные инструкции	Статьи 85,86,87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Единый тарифно- квалификационный справочник	Обязателен	Произвольная
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Статьи 135 ТК РФ	Обязателен в том случае, если в трудовом договоре не расписана система оплаты труда и материального стимулирования	Произвольная
Положение об охране коммерческой тайны	Статья 57 ТК РФ	Обязателен, если в трудовом договоре закреплена обязанность работника сохранять коммерческую тайну	Произвольная
Коллективный договор	Статья 22 ТК РФ	Обязателен, если есть соответствующее соглашение между работодателем и работниками	Произвольная
Положение о структурном подразделении	Нет	Необязателен	Произвольная
Документы по учету кадров и рабочего времени
Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Штатное расписание	Статьи 15, 57 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05. 01.2004 N 1)
График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Личная карточка Т-2	Нет	Обязателен	Форма Т-2 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказы по личному составу	Статьи 68,72 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-9, Т-11, Т-8 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказ о привлечении работников к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Письменное согласие работника на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная
Табель учета рабочего времени	Статья 91 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-12 и Т-13 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05. 01.2004 N 1)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Статья 101 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть такая категория работников	Произвольная
График сменности	Статья 103 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть персонал, работающий по сменному графику	Произвольная
Договор о коллективной материальной ответственности	Статья 245 ТК РФ	Обязателен, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность	Типовая форма, установленная в Приложении 4 к Постановлению Минтруда России от 31. 12.2002 N 85
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Статьи 243, 244 ТК РФ	Обязателен, если есть материально ответственные сотрудники	Типовая форма, установленная в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»	Обязателен	Типовая форма, установленная в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69, должны быть соблюдены требования по оформлению
Журнал учета мероприятий по контролю проверяющими органами	Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда	Статьи 212,217 ТК РФ	Обязателен	Согласно формам, рекомендуемым в Приложениях 4 и 6 к ГОСТ 12.0.004–90, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации ознакомления работников с внутренними локальными актами	Статья 68 ТК РФ	Необязателен в том случае, если факт ознакомления можно подтвердить другим документом	Согласно установленным образцам должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации приказов по личному составу	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации трудовых договоров	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП,  то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима.

Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.

Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы  — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС.  Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги,  проч. расходы).

Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».

Полный список кадровых документов

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.  Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Таблица.1  Перечень кадровых документов

№ п/п	Наименование кадрового документа	Ссылка на законодательство	В каких случаях оформляется
1	2	3	4
1	Правила внутреннего распорядка	Статья 189 Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно
2	Штатное расписание	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
3	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69	Во всех случаях – обязательно
4	Должностные   инструкции    по каждой должности	Единый  тарифно-квалификационный справочник	Обязательны,   если    должностные обязанности  не  отрегулированы  в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
5	Положение    о    защите персональных данных работников	Статья 86 Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно
6	Положение об оплате труда премировании  работников	Раздел VI Трудового кодекса РФ	Обязательно, если  вопросы  оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
7	Положение    об  аттестации работников	Статья 81 Трудового кодекса РФ	Обязательно, если эта процедура проводится
8	Инструкции по охране труда  по должностям (профессиям)	Раздел X Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно
9	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел X Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно (с  лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)
10	График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Во всех случаях – обязательно
11	Положение о коммерческой тайне	ФЗ «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
12	Трудовой договор	Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ	Во всех случаях – обязательно
13	Приказы директора по личному составу	ТК РФ,  Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
14	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
15	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ	Обязательна, если работник оформлен  по основному месту работы
16	Договор о полной материальной ответственности	Приложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85	Обязательны при установлении полной материальной ответственности
17	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
18	График сменности (при наличии сменной работы)	Статья 103 ТК РФ	Обязательно – при наличии сменной работы
19	Коллективный договор		Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16. 04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).  Такие документы служат основанием для начисления зарплаты,  и в этом случае уже можно говорить об  их обязательности.

Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации:

• приказов по личному составу,
• трудовых договоров,
• личных дел,
• выдачи командировочных удостоверений,
• справок и т.д.

Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях.  К  таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:

• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников  не нормирован).
• Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
• Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru

Личное дело

Как федеральный закон, так и закон штата Калифорния требуют от работодателей ведения определенных записей в отношении каждого отдельного сотрудника. В схеме ниже показаны некоторые типы записей, которые ваш работодатель обычно обязан хранить, и как долго он должен их хранить:

• Ваше имя, номер социального страхования и адрес, 4 года
• Ваш пол и дата рождения, 3 года
• Ваша должностная инструкция и классификация, 1 год
• Ваши даты найма и увольнения, 4 года
• Сведения о заработной плате, показывающие количество отработанных часов и выплаченную заработную плату за 3 года
• Любые специальные выплаты, подарки или бонусы, которые вы получили, и периоды службы, за которые они были предоставлены, 4 года
• Записи, используемые при управлении вашей пенсией или пенсионными планами, 6 лет
• Суммы и даты государственного и федерального подоходного налога, удержанного из вашей заработной платы, за 4 года
• Записи о каждом решении о продвижении по службе, понижении в должности, переводе, увольнении или выборе обучения, которое вас затронуло, за 1 год
• Ваши дисциплинарные и выписные книжки, 1 год
• Журнал работодателей о производственных травмах и профессиональных заболеваниях и отчеты о них в OSHA, 5 лет
• Журнал профессиональных заболеваний или травм, лечение которых превысило оказание первой помощи или из-за которых вы потеряли работу, продолжительность вашей работы плюс 30 лет
• Материалы дел по требованиям о компенсации работникам, по крайней мере через 5 лет после последней даты обращения
• Медицинские записи, продолжительность вашей работы плюс 30 лет

В дополнение к записям, которые они обязаны вести по закону, многие работодатели также добровольно ведут индивидуальные личные дела. Эти файлы могут содержать такие записи, как: заявления о приеме на работу, обзоры производительности и записи о посещаемости.

Да. Раздел 1198.5 Трудового кодекса штата Калифорния разрешает большинству частных и государственных служащих просматривать свои личные дела. А сотрудники частного сектора, уволившиеся, находящиеся в отпуске или уволенные или уволенные, имеют те же права на проверку, что и нынешние сотрудники. Однако в 1198 г.5 не распространяется на сотрудников органов общественной безопасности, сотрудников государственных учреждений или работников государственных школ. Их доступ к кадровым записям регулируется рядом других государственных, федеральных и отраслевых законов, большинство из которых предоставляет сотрудникам права на проверку, аналогичные тем, которые предусмотрены статьей 1198.5.

Вы имеете право проверить:

• Любое личное дело, которое используется для определения вашей квалификации для трудоустройства, продвижения по службе и повышения, и
• Любое личное дело, содержащее информацию, ведущую к дисциплинарным взысканиям (включая увольнение).
• Любые медицинские документы, хранящиеся у вашего работодателя (включая результаты анализов на наркотики), которые были составлены поставщиком медицинских услуг после того, как вы начали работать. (Примечание: ни работодатель, ни поставщик медицинских услуг не обязаны раскрывать результаты любого медицинского осмотра перед приемом на работу). Медицинскому работнику разрешается просто подготовить резюме вместо того, чтобы предоставлять всю запись для проверки.

Вы не имеете права проверять:

• Любые записи, относящиеся к расследованию вашим работодателем возможного уголовного преступления, или
• Любые рекомендательные письма или другие документы, составленные вашим работодателем до того, как вы начали там работать.

Вы имеете право на получение копии любого документа, связанного с трудоустройством, который вы подписали. (Калифорнийский трудовой кодекс, раздел 432). Ваш работодатель должен разрешить вам просматривать неподписанные документы и делать о них заметки, но не обязан предоставлять вам копию. (Калифорнийский трудовой кодекс, раздел 1198.5).

Вы должны попросить своего работодателя показать ваше дело. Работодатели должны хранить копии ваших личных дел в том месте, куда вы приходите на работу, или, по крайней мере, предоставлять вам эти записи там, где вы работаете, в течение разумного времени после того, как вы попросите их показать.Если ваш работодатель не хранит записи на вашем рабочем месте или по какой-либо причине не делает записи доступными на вашем рабочем месте, ваш работодатель должен разрешить вам без потери заработной платы проверять такие записи, где бы они ни хранились.

Во-первых, вы должны сообщить своему работодателю о вашем законном праве в соответствии с Трудовым кодексом на просмотр вашего дела. Если это не сработает, вы можете подать иск против своего работодателя в Департамент трудовых отношений штата Калифорния, Отдел обеспечения соблюдения трудовых норм (обычно называемый «Уполномоченный по вопросам труда»).Вы также можете подать иск прямо в суд.

Этот информационный бюллетень предназначен для предоставления точной общей информации о законных правах, связанных с трудоустройством в Калифорнии. Тем не менее, поскольку законы и юридические процедуры подвержены частым изменениям и различным толкованиям, Юридическая помощь на работе не может гарантировать актуальность информации в этом информационном бюллетене и не несет ответственности за любое ее использование. Не полагайтесь на эту информацию без консультации с адвокатом или соответствующим агентством о ваших правах в вашей конкретной ситуации.

Что следует хранить в личном деле сотрудника?

Что должно быть в личном деле сотрудника? Какова цель личного дела сотрудника?

Ведение личных дел сотрудников преследует двоякую цель: документировать то, что нужно вашей компании для собственных целей, и хранить документацию в соответствии с требованиями закона. Многие компании ведут один файл для своих целей, включая такие элементы, как достижения, уведомления о дисциплинарных взысканиях, трудовую книжку и другие документы, относящиеся к конкретному офису, и дополнительный файл с документами, требуемыми по закону. Другие компании ведут множество официальных личных дел, каждое из которых предназначено для определенной цели. Независимо от количества файлов, которые хранит компания, цифровое личное дело является более безопасным и легкодоступным вариантом, чем хранение бумажных файлов.

Важность личных дел сотрудников для передовой практики

Большинство работодателей хранят папку с документами, требуемыми по закону, но они часто упускают из виду папку из соображений передовой практики. Содержимое файла необходимо, чтобы дать вашей компании точное представление о официальной истории каждого сотрудника.Содержащаяся в нем информация может понадобиться в случае, если ваша компания является ответчиком в судебном процессе — при условии, что вы правильно сохраните информацию. Цифровая документация сотрудников — это самый простой способ обеспечить легкий доступ к информации в надежном и безопасном месте.

Инструкции для любого типа личного дела сотрудника

Информация, хранящаяся в каждом личном деле сотрудника , и способ ее хранения зависят от назначения личного дела.

• Вы можете хранить личное дело по-другому, если оно содержит информацию, к которой вам нужен регулярный доступ, или если это информация, которая вам нужна для справки в будущем, но к которой вы не будете регулярно обращаться.
• Доступ к безопасности файлов зависит от того, что содержится в файле сотрудника.
• Сотрудники должны иметь доступ к своим личным файлам (и во многих случаях компании по закону обязаны предоставлять доступ отдельным лицам к своим собственным файлам), но каждая компания должна найти правильный способ разрешить доступ.
• Всегда помните, что независимо от того, кто имеет к ней доступ, отдел кадров любой компании является владельцем файлов своих сотрудников. Как официальные сотрудники над файлами сотрудников, они несут 100% ответственность за безопасность указанных файлов.

Личный кабинет сотрудника: что в нем содержится?

Личное дело сотрудника — это основное дело, которое работодатель ведет на каждого сотрудника. Он содержит все, что связано с историей работы сотрудника в этой компании.

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных файлов:

• Трудовая книжка: Заявление, резюме, контактная информация для экстренных случаев, трудовая книжка, подтверждение образования, рекомендации и т. д.
• Эффективность и развитие сотрудников: Аттестации, файлы по привлечению талантов, планы повышения квалификации, отчеты о посещаемости, самооценка, оценка компетенций, информация об обучении и т. д.
• Записи об увольнении: Письмо об увольнении, информация COBRA, обзор вознаграждения, собеседование при увольнении и т. д.

Медицинская карта: Основы

Каждому сотруднику также необходима зарегистрированная медицинская информация. Некоторые компании предпочитают иметь отдельный цифровой персональный файл для медицинской информации.

Это Medical File обычно включает в себя следующее:

• Формы медицинского страхования
• ER Формы
• Информация о страховании жизни
• Информация о страховании жизни
• Заявки для других работников
• Запросы на оплату и / или медицинские листья
• Отчеты и документы FMLA
• Кадровые расследования
• Письма-контракты
• Медицинские отговорки
• Отчеты о несчастных случаях и травмах в соответствии с требованиями OSHA

Опять же, самый простой способ сохранить эту конфиденциальную информацию в безопасности — в цифровом формате, предпочтительно через система программного обеспечения для управления файлами сотрудников.

Содержимое файла I-9

Существует несколько государственных учреждений, которые могут запросить доступ к форме проверки I-9 сотрудника. В результате многие компании хранят отдельный файл, чтобы обеспечить простой и безопасный доступ. Обратите внимание, что форма проверки I-9 требуется Министерством внутренней безопасности для каждого сотрудника и штатного персонала в США, нанятого после 6 ноября 1986 года. работодателю, чтобы убедиться, что это сделано и хранится должным образом.Работодатель также должен проверить подтверждающие документы работника и заполнить Раздел 2, который требует от него изучения и проверки двух оригиналов документов, подтверждающих право на участие в программе с неистекшим сроком действия. Сделать это нужно в течение 3 дней после первого приема на работу.

Хранение этой формы проверки I-9 отдельно служит нескольким целям. Как упоминалось выше, государственным органам может потребоваться проверка этих форм по разным причинам. Вам необходимо предоставить информацию, которую они запрашивают, но вы не хотите предоставлять им доступ к не относящейся к делу конфиденциальной информации вашего сотрудника. Чтобы обеспечить ограниченный доступ к личным делам вашего сотрудника, держите их отдельно.

Простое решение для обеспечения безопасности и легкого доступа к цифровым персональным файлам

Ваша компания хочет соблюдать нормативные требования, инструкции по работе с файлами и оставаться организованной. eFileCabinet упрощает все это. Вы можете легко разделить информацию о сотрудниках на несколько файлов, чтобы легко получить доступ именно к той информации, которая вам нужна. Файлы хранятся в безопасности, конфиденциальны и организованы.Сотрудникам может быть предоставлен доступ с помощью пароля для просмотра их собственных файлов без ущерба для конфиденциальности личных файлов других сотрудников. Короче говоря, это самый простой и безопасный способ вести цифровое личное дело на каждого сотрудника.

документов, которые должен иметь каждый работодатель

Владельцы бизнеса имеют веские причины хранить несколько личных дел — некоторые юридические, а некоторые — для наилучшей практики трудоустройства. Надлежащая документация необходима для составления точного представления о трудовой деятельности сотрудника, поддержки любых решений, которые могут быть приняты в отношении статуса сотрудника, и, при надлежащем сохранении, может помочь защитить бизнес в случае судебного иска сотрудника.

Почему важно вести личное дело?

Наличие всей важной информации о сотруднике, хранящейся в одном месте, означает, что легко найти любые важные сведения об их роли и обязанностях, а также позволяет компаниям настроить систему обработки документации сотрудников и может предотвратить потерю или неуместное размещение документов.

Это также означает, что любые необходимые записи или документы могут быть легко привлечены к уголовной ответственности в случае угрозы или фактического судебного разбирательства (их становится все больше).Это подчеркивает важность поддержания файлов и записей в актуальном состоянии. Это гарантирует наличие всех соответствующих документов, которые пригодятся в случае возникновения спора между сотрудниками, поэтому есть легкодоступная запись, в которой подробно описывается производительность и обращение с сотрудниками.

8 обязательных документов в личных делах сотрудников:

Считайте, что это восемь кадровых документов, связанных с работниками, которые должны содержаться в каждом личном деле, включая юридические записи о занятости, такие как формы налога на заработную плату, а также соглашения между работником и работодателем:

• Основная информация о сотруднике (имя, адрес и номер телефона) и контактные данные для экстренной связи
• Формы удержания налога IRS
• Информация о заработной плате и компенсациях, включая любые данные о зарплате или платежной карте
• Контракты или соглашения между работником и работодателем, такие как соглашение о неконкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся имущества, предоставленного компанией
• Формы, касающиеся вознаграждений работникам, такие как регистрационные формы и бенефициары
• Алименты/украшения и/или юридические или судебные документы (при наличии)
• Требования компенсации работникам (если есть)
• Документы об увольнении, такие как причины, по которым работник ушел или был уволен, документы о безработице, формы продления страховки и т. д.

Рекомендуемые документы для включения в личные дела сотрудников

Следующие документы не обязательно являются обязательными, но часто включаются в личное дело сотрудника. Доступ к ним может потребоваться руководителю сотрудника, клерку по расчету заработной платы или самому сотруднику. Они включают в себя файлы, связанные с работой и работодателем, такие как заявление о приеме на работу, обзоры производительности и записи об отгулах сотрудников. Удобнее и лучше система управления, чтобы отслеживать и эти документы в файле: 

• Подписанное письмо-предложение
• Квитанция о получении или подписанное подтверждение справочника для сотрудников
• Должностная инструкция на должность
• Заявление о приеме на работу (если оно использовалось)
• Резюме (если оно было предоставлено)
• Оценки эффективности, включая награды или благодарности за работу
• Предупреждения и/или другие дисциплинарные меры, включая резюме отзывов клиентов или сотрудников и примечания о посещаемости
• Ссылки
• Учет отпусков и отпусков

Что не следует хранить в личном деле сотрудника?

Ваши личные дела не должны быть вместилищем для каждого документа, заметки или мысли о сотруднике. Работодатели обычно имеют «конфиденциальный» или «другой» файл, который содержит большинство этих записей. Вот некоторые области, с которыми следует быть осторожными:

• Медицинские записи
  • Не помещать медицинские записи в личное дело. Если у вашего работника есть инвалидность, вы по закону обязаны хранить все медицинские записи работника в отдельном файле и предоставлять доступ только нескольким людям. Даже для работников, не являющихся инвалидами, у вас может быть юридическое обязательство хранить медицинские записи в тайне (и в любом случае это хорошая идея).
• Результаты проверки биографических данных, тестов на наркотики или аналогичная информация
  • Это слишком конфиденциально, вы не хотите, чтобы эта информация была так же легкодоступна, как обычная информация личного дела.
• Информационные или служебные документы, связанные с наложением ареста на заработную плату работника.
• Форма I-9с.
  • Не помещайте формы I-9 в личные дела ваших сотрудников. Вы должны поместить все формы I-9 в одну папку для USCIS. Правительство имеет право проверять эти формы, и если они это сделают, вы не хотите, чтобы агенты одновременно просматривали информацию об остальном персонале сотрудника и личную информацию.Это не только поставит под угрозу конфиденциальность ваших сотрудников, но также может открыть ваш бизнес для дополнительных вопросов и расследований.
• Неосторожные записи, которые не имеют прямого отношения к производительности труда и квалификации работника
  • Примерами могут быть ссылки на частную жизнь или политические убеждения сотрудника, необоснованная критика или комментарии о расе, поле или религии сотрудника будут преследовать вас; у вас их вообще не должно быть, но если они есть, держите их подальше от личного дела.

Кто имеет право просматривать ваши личные дела?

Никакие федеральные законы не регулируют доступ сотрудников к персональным файлам, поэтому он в основном регулируется штатами. Компании должны быть осведомлены о том, кто имеет право на личные записи и, в частности, какую информацию можно просмотреть. Например, в Вирджинии сотрудники имеют право просматривать определенные документы в своем личном деле, но не все свое личное дело.

Работодатели должны разработать внутренние политики и процедуры для рассмотрения и ответа на запросы личных дел.

 

Есть вопросы о личных делах, политиках или процедурах; или юридические и консультационные услуги в целом? Свяжитесь с нами по телефону , чтобы записаться на бесплатную консультацию.

 

 

 

новых документов сотрудников | Portland State University

Ниже приводится краткий перечень документов, необходимых для начала работы в PSU. Ознакомьтесь с Контрольным списком для новых сотрудников, чтобы сделать ваш стартап в PSU положительным.

Обязательно посетите нас в Отделе кадров в первый день работы или накануне, чтобы заполнить все необходимые документы для трудоустройства и начисления заработной платы. Если вы не можете этого сделать, позвоните нашим сотрудникам по телефону 503.725.4926, чтобы обсудить, как заполнить необходимую документацию. Если вы не заполните необходимые документы, это приведет к задержке вашей зарплаты, регистрации льгот, доступа к электронной почте PSU и другим системным инструментам. В следующей таблице перечислены требования к документам и документам для нового найма:

.

Все сотрудники – необходимые документы
Письмо-предложение Информационная форма сотрудника Форма разрешения на работу I-9 и сопроводительные документы	Заполните эти формы и принесите их в отдел кадров вместе с необходимыми документами, удостоверяющими личность, как указано в форме I-9.Для удаленных сотрудников, которые не могут посетить отдел кадров, чтобы пройти проверку I-9, следуйте инструкциям в форме подтверждения удаленного найма I-9. Общие вопросы о форме I-9
Иностранцы-резиденты – дополнительные необходимые документы
Карта постоянного жителя	Карта постоянного резидента требуется для иностранцев-резидентов, и ее необходимо принести в отдел кадров вместе с заполненными обязательными формами.
Иностранные граждане – дополнительные необходимые документы
Письмо о разрешении на работу (студенты F-1 и J-1 PSU) Документ о разрешении на работу CO-NRA (Форма удержания налога для иностранцев-нерезидентов)	Если вам требуется спонсорство со стороны PSU (например, статус J-1, H-1B или TN), вам и вашему отделу найма необходимо тесно сотрудничать с Управлением по международным делам уже за 3–6 месяцев до даты начала работы. сделать это возможным. В первый день работы в PSU вам нужно будет продемонстрировать, что вы имеете право работать в США . Налоговые соглашения с иностранцами-нерезидентами. Если ваша страна заключила соглашение с Соединенными Штатами и вы хотели бы претендовать на налоговые льготы, следуйте инструкциям в разделе Налоговые соглашения и правила для иностранцев-нерезидентов.

Нужно ли хранить личное дело сотрудника? Вот ответ.

Для многих крупных компаний это означает много бумажной работы, когда дело доходит до файла сотрудников в физической форме , поскольку количество сотрудников невероятно огромно, и на каждого из них приходится много бумажной работы.Хотя в некоторых случаях это необходимо, вы можете изучить другие способы организации этих файлов.

В этой статье вы узнаете все, что вам нужно знать о ведении файла сотрудника и причинах, по которым необходимо поддерживать его в физической форме в некоторых конкретных случаях. Вы также узнаете несколько советов по организации и систематизации записей о сотрудниках, которые помогут вам поддерживать порядок. Давайте посмотрим:

1. Что такое личное дело сотрудника и что оно должно содержать?

2.Обязательно ли хранить файл сотрудника в физической форме?

3. Следует ли вам использовать бумагу или оцифровку для организации файлов ваших сотрудников?

4. Передовые методы работы с файлами сотрудников и советы по организации файлов.

5. Как Connect Resources может помочь вам получить больше информации о ведении файлов сотрудников?

1. Что такое личное дело сотрудника и что оно должно содержать?

Файл сотрудников представляет собой сумму всех записей, которые есть у каждого из ваших сотрудников, включая все, что связано с историей их профессиональной карьеры и жизни. Эти файлы обязательно должны быть внутри каждой компании, независимо от страны, в которой они расположены или учреждены.

Если вам нужно разработать организованную систему, в которой вы сможете лучше классифицировать свои файлы и упростить поиск чего-либо в ней, мы дадим вам несколько рекомендаций по ее созданию и повышению эффективности системы файлов сотрудников вашей компании. Организованность ваших вещей можно рассматривать как часть общих правил работы для идеального работодателя.

1.1. Зачем нужно вести файлы сотрудников?

Важность этих документов заключается в том, что они помогают работодателям находить и регистрировать соответствующую информацию о своих сотрудниках, включая их опыт, навыки, роли, обязанности и многое другое. Файл сотрудника также служит свидетельством его поведения на предыдущих местах работы и на текущем, которое вы можете использовать в любом случае, который посчитаете нужным.

Кроме того, эти записи помогают вам защитить и защитить себя в случае, если ваши сотрудники предъявят вам претензии. Это связано с тем, что файл служит регистратором всех соответствующих действий каждого сотрудника, включая то, что они делали и как к ним относились в компании. Этот факт также помогает, когда дело доходит до принятия деловых решений с сотрудником.

Еще одна причина, по которой вам необходимо вести файл сотрудника , заключается в том, чтобы помочь вашим сотрудникам обновить свою профессиональную информацию, которая поможет им получить новую работу в случае, если они покинут компанию. Вы сможете добавлять отзывы и комментарии о своей работе во время пребывания в вашем бизнесе.

Документация, связанная с работой, также поможет вам во время собеседований и других процедур, прежде чем приветствовать новых кандидатов. Во время собеседований, независимо от того, являются ли они удаленными собеседованиями или нет, вы можете принять к сведению соответствующую информацию и начать создавать файл сотрудника . Теперь пришло время посмотреть, какой элемент вы должны включить при создании этих документов.

1.2. Какие элементы вам нужно включить в этот тип файла?

Вам может понадобиться дополнительная информация об элементах, которые следует включить при написании нового файла сотрудника .Вам нужна конкретная информация о работнике, начиная с основной личной информации: имя, возраст, национальность, должность или профессия, семейное положение, место жительства, дата трудоустройства, заработная плата, наложенные взыскания, профессиональные травмы или заболевания и другие сведения. .

Потребуется другая важная информация, такая как заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо. Давайте посмотрим , что хранить в личных делах сотрудников :

• Информация об образовании и предыдущей работе.
• Письмо с предложением работы и трудовой договор.
• Соответствующие записи о тренировках.
• Документация интервью.
• Квитанция или расписка в справочнике сотрудника.
• Описание главной роли.
• Информация о заработной плате и льготах без банковских реквизитов.
• Контактная информация для экстренных случаев.
• Формы оценки эффективности и обзоры.
• Отчеты о предупреждениях и дисциплинарных взысканиях.
• Заявление об увольнении сотрудника.
• Документы об увольнении работника с предприятия.

Если есть какая-либо другая важная информация о занятости, будет полезно добавить ее в эти файлы, особенно когда речь идет о ключевых аспектах работника. Учтите, что наблюдения могут быть актуальны в файле сотрудника . Нерелевантная информация или ненужные материалы (например, сведения об этнической принадлежности или инвалидности) могут быть удалены из файлов.

2. Обязательно ли хранить личное дело сотрудника?

Как мы упоминали ранее, файл сотрудника — это ресурс, который содержит информацию о каждом работнике компании, включая личную информацию и другие записи, связанные с их профессиональной деятельностью в компании. Если вы владеете крупной компанией, вполне вероятно, что для хранения этих записей в физической форме потребуется много документов и места для их хранения.

В Объединенных Арабских Эмиратах трудовое законодательство устанавливает обязательность ведения личных дел сотрудников, хотя в нем ничего не упоминается о ведении физической формы. Несмотря на эту деталь, большинство компаний считают, что физические файлы должны храниться вместе с цифровыми, что представляет собой наилучший способ выполнения этой задачи.

Если вам нужно представить эти файлы инспектору по труду, вы можете сначала представить цифровую форму и распечатать ее, если это необходимо или если инспектор требует этого. С помощью этой простой практики вам не придется беспокоиться о том, чтобы хранить тонны бессмысленных документов в своих офисах, занимающих много места.

Стоит отметить, что в законе не указано место, где должны храниться эти документы, а это значит, что вы можете получить их и хранить в удаленном месте. Однако лучше, чтобы они были рядом. Это облегчит доступ к ним, когда это необходимо.

3. Следует ли вам использовать бумагу или оцифровку для организации файлов ваших сотрудников?

Большинству работодателей не нравится заниматься бумажной работой сотрудников, особенно когда она не организована. Если вы считаете, что не в состоянии привести в порядок эти документы, мы можем показать некоторые способы, с помощью которых вы можете сделать более организованную систему, в которой вы храните файлы своих сотрудников в безопасности и доступны в любое время.

Оцифровка каждого файла — это лучший способ сохранить порядок в ваших документах, а если вам нужны физические формы, вы можете просто распечатать то, что вам нужно, и использовать его.Оцифровка ваших файлов принесет вам много преимуществ, и главным из них будет свободное пространство в ваших офисах. Как и многие другие ресурсы, цифровизация является одним из технологических ресурсов, который повлиял на процесс найма в лучшую сторону.

Вы также сможете сэкономить, так как Вам не придется тратить много денег на бумажный материал. Растущие предприятия не тратят место и деньги на физические файлы сотрудников, особенно в настоящее время, когда большинство процедур можно выполнить в Интернете.Еще одна веская причина для оцифровки ваших файлов заключается в том, что к ним будет легче получить доступ.

В настоящее время в связи с чрезвычайной ситуацией во всем мире, известной как пандемия COVID-19, цифровизация стала наиболее полезным ресурсом для поддержки работодателей во время этого кризиса, точно так же, как она была полезна для многих других целей, включая удаленную работу, собеседования и многие другие. выдающиеся аспекты. Тем не менее, вам решать, предпочитаете ли вы оцифровку или бумагу, хотя при желании вы можете иметь и то, и другое.

4. Передовые методы работы с файлами сотрудников и советы по лучшей организации ваших файлов.

Упорядочивание файлов ваших сотрудников входит в число передовых методов работы с файлами сотрудников , которые вы можете применить. Поиск конкретного дела сотрудника при систематическом методе организации не потребует особых усилий, и здесь мы дадим вам несколько советов и рекомендаций, которые помогут вам выполнить эту важную задачу.

Начнем с основ, которые будут включать право доступа к личному делу.Конфиденциальность необходима, когда речь идет о личных делах, и никто, кроме руководителя и сотрудников отдела кадров, не должен иметь доступа к этим документам. И, конечно же, каждый сотрудник может видеть свои файлы, если менеджер и сотрудники отдела кадров согласны.

Создание стандартных форм и подходящего метода организации — важные практики, которые вам необходимо выполнять. Когда вы пишете об отзывах и наблюдениях своих сотрудников, вы можете использовать стандартные формы, чтобы обеспечить точность и последовательность, а также помочь вам обращаться с вашими сотрудниками справедливо и без каких-либо актов дискриминации.Со временем вы сможете развить эти навыки.

Другие полезные советы, которым вы можете следовать, чтобы обеспечить эффективную систему организации файлов сотрудников, мы могли бы упомянуть следующие:

• Независимо от того, храните ли вы их физически или в цифровом виде, вы можете организовать их в хронологическом порядке. Эта практика поможет вам найти нужные файлы за короткое время и без особых усилий. Если вы используете бумажную систему хранения документов, этот метод будет еще более полезен для вас и вашей компании.
• В зависимости от размера и стиля вашей компании вы можете выбрать любой из ранее упомянутых методов. Бумажная работа или цифровые документы удобны, но это будет зависеть от этих двух деталей. Если ваша компания небольшая, бумажной волокиты будет достаточно, чтобы упорядочить документы. Но если ваша компания крупная и имеет сотни или тысячи сотрудников, оптимальным вариантом станет цифровизация.
• Не храните файлы сотрудников слишком долго, иначе они со временем займут дополнительное место.Однако вы не можете просто удалить данные своих сотрудников после того, как они покинут компанию, вместо этого вы должны хранить их дольше, чтобы обеспечить защиту как компании, так и сотрудников. Кроме того, обязательно хранить эти данные пару лет сразу после их отъезда. Некоторая информация, которую вам необходимо сохранить, может включать данные о заработной плате, рабочем времени, записи об обучении и многое другое.
• Не занимайте больше места, чем необходимо, ненужной информацией. Как мы упоминали ранее, есть некоторые элементы, которые вам не нужно хранить в файлах сотрудников.Некоторыми из этих элементов могут быть медицинские записи, конфиденциальный контент (комментарии, обзоры или любой другой контент, касающийся личной информации). Помните, что такие элементы, как раса, пол, религиозные убеждения, генетический состав, сексуальная ориентация или любая другая соответствующая информация, не должны храниться в личных делах.
• Постановка целей, обратная связь или надзорная документация должны храниться в другом личном файле. Эта информация предназначена для наблюдения за работой сотрудников, и доступ к этому файлу должен иметь только менеджер или супервайзер.Держать его отдельно от сотрудника — это хорошая практика, которую каждый работодатель должен постоянно делать в своем бизнесе, чтобы обеспечить конфиденциальность.

5. Как Connect Resources может помочь вам получить больше информации о ведении файлов сотрудников?

Хранение файлов ваших сотрудников в порядке является важным вопросом, который вы, как идеальный работодатель, должны учитывать. Команда Connect Resources может протянуть вам руку помощи, если вам понадобится дополнительная информация и профессиональный совет по этому и многим другим вопросам, связанным с ростом вашей компании.

Помимо получения дополнительной информации и рекомендаций по эффективному и организованному ведению файлов сотрудников, мы также можем предоставить вам различные полезные услуги для улучшения вашей системы файлов сотрудников и отдела кадров вашей компании, включая консультационные услуги по персоналу и многие другие. которые вы, вероятно, хотели бы попробовать.

Имейте в виду, что помощь экспертов поможет вам значительно улучшить свой бизнес, в том числе усовершенствовать свои методы и процессы, чтобы сделать все более эффективным и простым для всех.Свяжитесь с Connect Resources, чтобы получить более подробную информацию о наших полезных бизнес-услугах.

Хотите связаться с Connect Resources, чтобы получить дополнительную информацию о ведении файлов сотрудников и профессиональные советы по улучшению ваших методов ?  Вы можете позвонить по телефону +971 433 166 88 или отправить электронное письмо по адресу contact@connectresources. ae , и вы поговорите с одним из их представителей, который с удовольствием ответит на все ваши вопросы.

Официальные дела военного персонала (OMPF), запросы на архивные записи

Обратите внимание: следующая информация, касающаяся доступа, относится только к записям ветеранов, уволившихся со службы до 1958 года. (См. Записи ветеранов, уволившихся со службы после 1958 года.)

Как запросить копии записей?

Необходима определенная базовая информация, чтобы найти записи о военной службе. Эта информация включает: полное имя ветерана, используемое на службе; сервисный номер; Отделение предоставления услуг; Дата и место рождения; даты службы.Для записей, пострадавших от пожара 1973 года, дополнительная информация, такая как место сброса; последний назначенный юнит; и место поступления на службу может оказаться полезным.

Чтобы получить копию архивного документа (за ОПЛАТУ КОПИРОВАНИЯ), запрашивающий может:

Если вы предпочитаете отправить запрос по почте или по факсу, используйте Стандартную форму (SF) 180, Запрос, относящийся к военным документам. Хотя это и не обязательно, рекомендуется использовать SF 180 для отправки запроса на информацию о военной службе.Эта форма содержит всю необходимую информацию для поиска записи. Обратите внимание , подпись ветерана или его ближайшего родственника не требуется при запросе на получение копий архивных документов.

Обратите внимание:   Записи лиц, покинувших службу менее 62 лет назад, не подлежат архивированию и остаются на законных основаниях в Министерстве обороны (дополнительную информацию о доступе см. в Программе Центра записей). Доступ к этим записям ограничен законами о конфиденциальности (см. Закон о свободе информации (FOIA).

Если ваш запрос является срочным (например, предстоящая операция, похороны и т. д.) и для вашего запроса установлен крайний срок, укажите эту информацию в разделе «Комментарии» eVetrecs или в разделе «Цель» часть SF-180 и отправить по факсу в нашу службу поддержки клиентов по телефону (314) 801-0764. Наша цель – выполнить все срочные запросы в течение двух рабочих дней. Пожалуйста, свяжитесь с нашим персоналом по обслуживанию клиентов по телефону (314) 801-0800, если у вас есть вопросы.Из-за большого количества звонков, которые мы получаем на этот номер, время удержания часто бывает долгим. Однако, как только вы свяжетесь с техническим специалистом, они будут рады помочь вам с аварийной службой.

Если ваш запрос на захоронение включает в себя захоронение на национальном кладбище Департамента по делам ветеранов, обратитесь в Национальное бюро планирования кладбищ по телефону (800) 535-1117 или посетите их веб-сайт. Мы работаем напрямую с сотрудниками Управления по делам ветеранов, чтобы получить документы, подтверждающие получение пособий на погребение. Если ветерана не собираются хоронить на национальном кладбище, запрашивающий может отправить по факсу форму SF-180 или страницу с подписью из eVetRecs (включая подпись ближайших родственников и свидетельство о смерти) в службу поддержки клиентов по телефону (314) 801. -0764.

ПРИМЕЧАНИЕ:  Пожар 1973 года в Национальном центре кадровой документации повредил или уничтожил 16–18 миллионов документов армии и ВВС, в которых задокументирована история службы бывших военнослужащих, уволенных с 1912 по 1964 год. Хотя информация во многих из этих записей из первоисточников была либо сильно повреждена, либо полностью уничтожена, часто можно использовать альтернативные источники записей для восстановления службы ветеранов, пострадавших от пожара. Иногда мы можем быстро реконструировать службу, используя альтернативные записи, которые находятся в наших фондах, но в других случаях мы должны запрашивать информацию у других внешних агентств для использования в реконструкции записей.Поэтому в некоторых случаях выполнение запросов, связанных с восстановлением, может занять от нескольких недель до месяца.

Стоимость копирования:

Архивные OMPF подпадают под действие тарифного плана NARA, который разрешает Агентству взимать плату с населения за копии архивных документов (44 USC 2116c и 44 USC 2307).

Онлайн, отправленные по почте и факсу запросы:

Для таких запросов необходимо приобрести ПОЛНУЮ фотокопию OMPF.

• Выдающиеся лица (PEP) OMPF: $.80 центов за страницу (минимум 20 долларов США)
   
• Стандартный OMPF из 5 страниц или менее: фиксированная плата в размере 25 долларов США
   
• Стандартный OMPF из 6 и более страниц: фиксированная плата в размере 70 долларов США (большинство OMPF попадают в эту категорию)

Посетители кабинета архивных исследований NPRC:

Плата за запрос и просмотр архивных записей в кабинете архивных исследований не взимается. Точно так же любое количество страниц может быть скопировано за отдельную плату.

• Копия с бумаги на бумагу, сделанная оператором: $ .80 на странице
   
• Копии для самообслуживания стоят 0,25 доллара за копию с бумаги на бумагу

Если вы или назначенный вами представитель решите просмотреть записи, сообщите нам об этом заранее, чтобы мы могли принять необходимые меры. Вам нужно будет поговорить с дежурным по телефону 314-801-0850, чтобы назначить встречу для посещения нашей Комнаты архивных исследований.

Время ответа и проверка статуса запроса:

Время ответа для записей, запрошенных у NPRC, сильно различается в зависимости от характера запроса.В то время как NPRC активно работает над своевременным ответом на каждый запрос по почте или факсу, Центр получает примерно 4000-5000 запросов в день.

Особое примечание о звонках по телефону:  

Если вы уже отправили запрос и хотите узнать его статус, вы можете поговорить с представителем службы поддержки клиентов. Персонал готов ответить на ваш звонок с 7:00 утра по центральному стандартному времени и до 17:00 по центральному стандартному времени. Пиковое время для звонков — будние дни с 10:00 CST до 15:00 CST:

.

Телефон: (314) 801-0800

Телефон (бесплатный) 1-866-272-6272

 

Проверка статуса вашего запроса: После того, как вы дадите нам достаточно времени для получения и обработки вашего запроса (около 10 дней), вы можете проверить статус вашего запроса, используя онлайн-форму запроса на обновление статуса.
 

Формы для новых сотрудников: основные адаптационные документы для малого бизнеса

Прием на работу нового сотрудника – это волнительное событие для малого бизнеса. Тем не менее, это требует большого количества документов.

Процесс адаптации требует от новых сотрудников просмотра и подписания нескольких документов. Эти документы варьируются от государственных форм до записей, относящихся к вашему бизнесу. Независимо от их цели, важно убедиться, что новые сотрудники обращаются к этим документам вскоре после того, как они присоединятся к вашей компании.Давайте разберем различные документы, необходимые для адаптации нового сотрудника.

Различные типы новых форм и документов о найме

Вступительные документы имеют множество различных функций. Некоторые нужны для сбора важной информации от нового сотрудника. Другие предназначены для того, чтобы должным образом информировать новых сотрудников об определенных практиках и давать им возможность подписаться на определенные преимущества. Основные документы по адаптации разбиты на несколько разных групп.

• Документы о первоначальном найме
• Квалификационные формы сотрудников
• Налоговые формы
• Общие деловые документы

Независимо от их намерений, лучше, чтобы сотрудники просмотрели и подписали эти документы в первый рабочий день, если это возможно.Хотя бумажная работа может быть не такой уж захватывающей, лучше всего заранее избавиться от этих шагов и создать хорошую основу для новых сотрудников.

Документы о первоначальном найме

Процесс адаптации начинается с предложения работы. Есть несколько документов, которые новые сотрудники должны будут подписать, чтобы получить работу и убедиться, что они подходят для компании. Таким образом, все потенциальные сотрудники должны заполнить следующие документы, чтобы начать процесс адаптации.

Форма заявления о приеме на работу

Форма заявления о приеме на работу — это самый первый официальный документ, необходимый для приема на работу новых сотрудников. Хотя эта форма может показаться очевидной, очень важно иметь ее в файле, чтобы у вас была доступная информация, такая как история работы, образование и личные данные, на случай возникновения каких-либо проблем в будущем. В некоторых штатах есть требования по включению конкретных заявлений в формы заявлений о приеме на работу, поэтому наличие этого документа может помочь вам доказать, что вы выполнили какие-либо юридические обязательства.

Новые сотрудники должны подписать этот документ, чтобы проверить всю информацию и дать согласие на проверку биографических данных. Также важно отметить, что эта форма должна быть включена, даже если соискатель уже отправил резюме. Затем вы можете хранить этот документ в течение всего года вместе с любыми примечаниями или другими деталями, задокументированными в процессе найма.

Письмо-предложение и/или трудовой договор

Письмо с предложением является еще одной стандартной частью добавления нового сотрудника.Тем не менее, важно не только предоставить сотрудникам письмо-предложение и трудовой договор, но и приложить копию к личному делу сотрудника. Это включение просто даст компаниям еще один документ, на который можно ссылаться, если в будущем возникнут какие-либо проблемы, связанные с этим контрактом или деталями предложения.

Записи о тестировании на наркотики

Независимо от того, хочет ли компания проверить кандидата на наркотики заранее или проводить тесты во время работы, вам необходимо предоставить сотрудникам копию политики компании по тестированию на наркотики.Вы также должны хранить записи любых результатов испытаний в течение как минимум одного года, хотя некоторые правила могут увеличить минимальный срок хранения этих записей.

Бланки, подтверждающие право на работу

После того, как вы выбрали идеального кандидата, правительство требует от него подтвердить свое право на работу в Соединенных Штатах. Под этот раздел подпадает только один документ, но очень важный: форма I-9.

Форма I-9 требует, чтобы и новый сотрудник, и работодатель заполнили части документа.Новые сотрудники должны заполнить и подписать первый раздел формы I-9 в первый день работы. Затем работодатели должны просмотреть первый раздел для завершения.

Работодатели также должны заполнить второй раздел формы I-9 в течение трех рабочих дней с даты приема на работу. Этот шаг требует от новых сотрудников предоставления неистекших оригиналов документов, подтверждающих их личность и разрешение на работу. Эта документация может быть представлена ​​в различных формах, таких как паспорта, водительские права, карточки с номерами социального страхования и многое другое.Служба гражданства и иммиграции США предоставляет полный список приемлемых документов формы I-9 в Интернете.

Когда у работодателя есть необходимая информация, он может заполнить оставшуюся часть формы. Работодателям не нужно заполнять форму I-9, но они должны хранить ее в течение как минимум трех лет после первого дня работы сотрудника или в течение полного года после увольнения сотрудника. Это позволит работодателям представить форму, если уполномоченные представители правительства США посетят предприятие для проверки.

Налоговые формы

Право на трудоустройство — это только первый шаг к заполнению обязательных государственных документов для новых сотрудников. Сотрудники также должны заполнить форму W-4, чтобы вы могли правильно распоряжаться заработной платой в их бизнесе.

Форма

W-4 используется для того, чтобы сотрудники определяли федеральные подоходные налоги, которые их работодатели должны удерживать из зарплаты. Таким образом, новые сотрудники должны сразу же заполнить эту форму, чтобы работодатели могли применить информацию к своему первому платежному периоду.В некоторых штатах также есть собственная версия формы W-4 для удержания местного подоходного налога, в то время как в других просто используется федеральный документ.

Работодатели не обязаны регулярно подавать эти формы, но они должны хранить их в файле для справки и на случай, если IRS запросит копию для сравнения удержаний. Каждая форма W-4 должна храниться в файле не менее четырех лет после уплаты этих налогов.

Общие деловые документы

В то время как некоторые документы о приеме на работу требуются по закону, многие другие являются просто средством предоставления новым сотрудникам всей информации, которая им понадобится в их новой компании.Эти документы могут варьироваться от средств для сбора информации о заработной плате и льготах до простого предоставления людям более подробной информации об их ролях и других материалов компании.

Форма прямого депозита

 Прямой платеж – удобный способ как для работодателей, так и для сотрудников, но для настройки этого способа оплаты компаниям нужны некоторые данные. Новые сотрудники, которые будут получать прямой депозит, должны будут заполнить форму информации о банковском счете, чтобы убедиться, что их зарплата поступает в нужное место.Эти формы должны требовать от сотрудников включения:

• Их полное имя
• Номер банковского счета
• Тип счета (чековый или сберегательный)
• Название и маршрутный номер банка

 Бланки льгот

Если компания предлагает своим сотрудникам пакет льгот, эта компания должна предоставлять информацию об этих льготах новым сотрудникам и предлагать им участвовать в программах или отказываться от них. Эти программы могут включать:

• Медицинское страхование
• Страхование жизни
• Пенсионные планы
• Страхование по инвалидности
• Оздоровительные программы

Работодатели должны будут раздавать различные формы льгот для каждого предложения в своем плане.Эти формы должны содержать подробную информацию о каждом предложении и давать сотрудникам возможность выбрать их, если они имеют на это право. Даже если они отказываются, работодатели должны сохранить эти подписанные документы в качестве доказательства того, что они были проинформированы о вариантах льгот и решили не регистрироваться в них.

Миссия и стратегический план

Некоторые документы о приеме на работу предназначены просто для того, чтобы помочь новым сотрудникам привыкнуть к бизнесу. Заявление о миссии компании, стратегические планы или любые другие соответствующие документы помогут новым сотрудникам понять культуру и цели компании.Этот тип информации поможет им понять, как их роль соответствует видению организации и вписывается с первого дня.

Справочник сотрудника

Если в организации есть руководство для сотрудников, лучше всего сразу раздать его копию новым сотрудникам. В хорошем справочнике изложены все важные элементы о бизнесе — политика компании, процедуры и другие ключевые детали.

Раздача справочника новым сотрудникам позволяет им ознакомиться с этим документом по ключевым вопросам, которые могут у них возникнуть об организации.Справочник также служит заслуживающим внимания инструментом соблюдения требований, действуя как доказательство того, что сотрудники заранее знали о политике компании. Таким образом, вы также захотите, чтобы сотрудники подписали форму подтверждения получения и прочтения справочника.

Описание работы и план работы

Каждому сотруднику должно быть дано четкое указание, какую роль он должен выполнять и как его успех будет измеряться с течением времени. Работодатели должны предоставить новым сотрудникам документ, в котором излагаются обязанности, ожидания и возможные сроки того, что должно быть выполнено в течение первых нескольких месяцев. Подписание этого документа сотрудниками не только поможет им понять ожидания, но и предоставит работодателям письменные рекомендации, когда придет время оценивать производительность.

Контрольный список адаптации сотрудников

В первые несколько недель работы нужно успеть многое. Контрольный список адаптации — это подробный план действий, в котором задокументировано все обучение, задачи и другие ключевые элементы, которые произойдут в начале пребывания человека в организации.Четкий план поможет держать всех в курсе и дать новым сотрудникам чувство уверенности в том, что у их нового работодателя есть план и он ценит их позицию.

Знаки безопасности и парковки

Если работа требует особой безопасности или подробностей о парковке, работодатели должны выложить всю эту информацию и организовать специальные разрешения к первому рабочему дню нового сотрудника. Сотрудники должны получать любые формы, которые им необходимо подписать, а также ключевые элементы или информацию, связанную с парковкой, входом и т. д.Эти элементы могут включать парковочные пропуска, ключи и коды доступа. Документация по этим пунктам также должна включать подробные сведения о следующих шагах, если сотрудник покидает компанию или увольняется.

Контактная информация и планы на случай чрезвычайной ситуации

Все надеются, что избегут чрезвычайных ситуаций, но важно быть готовым на всякий случай. Новым сотрудникам должна быть предоставлена ​​соответствующая контактная информация для руководителей и других лиц на случай, если что-либо произойдет в нерабочее время. Сотрудники также должны предоставить компании экстренный контакт на случай, если с ними что-то случится на работе.Наконец, предоставьте новым сотрудникам любые планы готовности к стихийным бедствиям, если компания их разработала.

Настройте своих новых сотрудников на успех

В то время как новые сотрудники требуют большого количества документов, хороший процесс адаптации может облегчить переход в вашу компанию. Конечно, сбор всех этих документов — это только первый шаг в долгом процессе.