• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность
• Материальная ответственность
• Медосмотры
• Обучение и переподготовка
• Оплата труда

clubtk.ru

Новый гост для оформления документов — новости в Т—Ж

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник:

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Екатерина Мирошкина

экономист

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Как расположить реквизиты на бланках

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

Как выбрать название для бизнеса

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

1. 19.10.2018;
2. 19 октября 2018 г.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа

Приказ

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Пример

Приказываю

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Вид документа

Протокол

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра. Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Письмо, которое вас обчистит

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как оформлять разные надписи на документах по госту

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

10 самых интересных требований госта для интернет-магазинов

journal.tinkoff.ru

➤ Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019

Уже полгода организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам. Расскажем, что изменилось, после вступления нового ГОСТ по делопроизводству.

Какие реквизиты добавили в соответствии с ГОСТ делопроизводство 2019

В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Их наличие является подтверждением юридической силы документов. По сравнению с подобным перечнем, приведенном в действовавшем ранее ГОСТ Р 6.30-2003, были добавлены 4 новые реквизита:

1. Гриф, устанавливающий ограничение доступа к документу

Проставляется на документах, которые содержат конфиденциальные сведения ограниченного доступа, составляющие коммерческую или служебную тайну. Место расположения – в правом верхнем углу, по границе верхнего поля.

2. Наименование структурного подразделения-разработчика документа

Место расположения — сразу под наименованием организации, представительства, филиала. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «СЛУЖБА ПЕРСОНАЛА», «ПЛАНОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ».

3. Должность лица, разработавшего документ

Место расположения — под наименованием организации, подразделения на бланках, используемых должностными лицами, руководителями органов власти субъектов РФ, муниципальных образований. Рекомендуется использовать прописные буквы, например: «ДИРЕКТОР»;

4. Отметка о наличии электронной подписи

Место расположения — поле, предусмотренное для собственноручной подписи, проставляемой на бумажном варианте делового письма. Допускается включение эмблемы, товарного знака организации, выдавшей сертификат. 

Состав реквизита:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер, присвоенный сертификату ключа электронной подписи;
• полные фамилия, имя и отчество владельца электронной подписи;
• срок действия сертификата (дата начала — дата окончания). 

Новый ГОСТ по делопроизводству. Пример заполнения новых реквизитов

Эксперты журнала «Справочник секретаря» расскажут, как использовать полезные инструменты Word и упростите свою работу, скачав пример нового ГОСТа по делопроизводству с навигацией

ГОСТ делопроизводство 2019: какие реквизиты объединили, исключили и уточнили

В новом ГОСТ по документообороту 2019 поменялся состав реквизитов — некоторые из них объединили, некоторые — разделили, некоторые исключили совсем. Теперь коды, присваиваемые организации, в том числе ОГРН, ИНН/КПП, включены в реквизиты 08 «Справочные данные об организации». Реквизит, обозначаемый в старом ГОСТ под номером 30 как «Идентификатор электронной копии документа» больше не используют и по новому ГОСТу его указывать не нужно. 

Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты были объединены и исключены

В стандарте, действующем до 2018 года, эмблема или товарный знак организации были объединены в один реквизит, а герб РФ и субъекта — в два. В новом стандарте гербы отображают единым реквизитом, а эмблему и товарный знак — двумя. 

Новый ГОСТ по делопроизводству. Какие реквизиты были объединены и разъединены

Изменились коды и наименования некоторых реквизитов. Так, «оттиск печати» теперь именуется «Печать», и код этого реквизита с «25» поменялся на «24». 

Новый ГОСТ по делопроизводству. Изменение наименований и кодов реквизитов

Таблица. Все изменения, введенные в действие новым стандартом

Скачать таблицу полностью

Внимание! Наименования и коды некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ совпадают. Это реквизиты с кодами 15 – «адресат»,16 – «гриф утверждения», 22 – «подпись» и 26 – «отметка о заверении копии».

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подскажут, как с помощью инструкции по делопроизводству внедрить новый ГОСТ за пять шагов 

Делопроизводство 2019: новые требования к оформлению реквизитов

Изменились правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ 2019 в отношении следующих двенадцати реквизитов:

1. Дата документа. Если дату указываете в словесно-цифровом формате, дни месяца с первого по девятый пишите без нуля, например: 7 марта 2019 г. В случае, когда для обозначения даты используются только цифры, ноль нужно проставлять, например: 07.03.2019.
2. Адресат. По старым правилам оформления инициалы адресата — физического лица проставляли перед фамилией. Если адресатом было юридическое лицо — индивидуальный предприниматель, инициалы указывались после фамилии. Теперь во всех случаях инициалы указывайте после фамилии, независимо от того, физическим или юридическим лицом является адресат. Например: Иванову А.Н., ИП Петрову Е.Г.
3. Гриф утверждения документа. Согласно требованиям к оформлению документов 2019, в случае, когда документ утвержден протоколом заседания коллегиального органа, сначала укажите наименование этого органа, а после него, в скобках, укажите реквизиты документа, который подтверждает утверждение: наименование, дату и номер протокола или письма.
4. Заголовок к тексту. На документах, разработанных органами власти, заголовок к тексту проставляется центру рабочего поля. Для организаций и учреждений, не относящихся к органам власти, правила оформления заголовков к тексту остались прежними: для заголовка выделено место над текстом, сразу от границы левого поля.
5. Отметка о приложении. В случае, когда приложение к документу размещено на электронном носителе (компакт-диске, usb-флеш-накопителе и пр.), под текстом документа укажите: «Приложение: CD в 1 экз.». Носитель поместите в конверт или специальный вкладыш, но котором укажите имена файлов и наименования документов, которые содержат эти файлы.

   В тексте, когда приложение упоминается впервые, укажите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Допускается ставить знак номера перед указанием номера приложения (приложение № 2). В прикладываемом документе, на первой странице в правом верхнем углу укажите: Приложение 1 или Приложение № 1.

   В случае, когда к распорядительному документу в качестве приложения оформляют нормативный или другой документ, утверждаемый распорядительным документом, отметку о приложении проставьте на первом листе. Ссылку на распорядительный документ давать не нужно. В грифе утверждения укажите реквизиты распорядительного документа.

6. Гриф согласования документа. Корректировки, внесенные в правила оформления этого реквизита, аналогичны тем, которые касаются реквизита «Гриф утверждения документа». В случае. Когда документ согласовывается решением коллегиального органа, в грифе сначала укажите наименование этого органа, а затем реквизиты документа, которым фиксируется факт согласования.
7. Подпись. Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении. Если подпись ставит замещающее лицо, не допускается проставлять косую черту или предлог «за» перед наименованием должности и фамилии руководителя.
8. Печать. Правилами оформления, устанавливаемыми старым ГОСТом, не предусматривалось конкретное место, где проставлять оттиск печати. Теперь для оттиска в документах должно быть предусмотрено специальное поле, обозначаемое буквами «М.п» (место печати). Оттиск ставится в это поле, а если его нет — рядом с подписью так, чтобы не перекрывать саму подпись.
9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.
10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.
11. Отметка о направлении документа в дело. Заполните реквизит, сделав отметку «В дело». После этих слов, укажите индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, проставьте год. Отметку заверьте подписью с расшифровкой и указанием даты подписания. Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, о трех ошибках в номенклатуре дел, которые допускают 80% секретарей  

Стандарт по делопроизводству 2019. Что изменилось в оформлении реквизитов, таблица

Скачать таблицу полностью

12. Двенадцатый реквизит, правила заполнения которого изменились — «Текст документа». Рассмотрим подробнее. 

Правила оформления текстовых документов по ГОСТ 2019

Когда документ не является инициативным и подготовлен на основании другого документа, укажите в тексте реквизиты документа-основания:

• наименование,
• наименование организации-разработчика,
• дату, регистрационный номер,
• название вида документа или его заголовок,
• наименование организации или лица, утвердившего документ, дату утверждения.

Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна включать требования, ограничивающие глубину рубрикации текстовых документов четырьмя уровнями. Например: Глава 1. Раздел 1. 1. 1.1. Это требование распространяется и на оформление писем по делопроизводству 2019.

При указании в тексте фамилии, инициалы пишите после нее. Указывать инициалы перед фамилией разрешается только при заполнении реквизитов «Подпись», «Гриф согласования документа» или «Гриф утверждения документа».

Без расшифровки в текстовой части можно использовать только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Так, аббревиатуру «РФ» или «м.о.» (муниципальный округ) допускается указывать без расшифровки. Те сокращения, которые приняты в отрасли или используются в организации, при первом упоминании необходимо расшифровать.

Новая инструкция по делопроизводству 2019 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Обратите внимание. Когда к адресату обращаются с указанием наименования его должности, ее пишут с прописной буквы, при обращении по фамилии инициалы указывать не надо. 

www.sekretariat.ru

ГОСТ 19 и 34 СЕРИИ при оформлении документации

26.04.2018г.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ГОСТ 19 и 34 СЕРИИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИИ В IT-ПРОЕКТАХ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТРУКТУР

Введение

Современный мир невозможно себе представить без средств автоматизации, которые со стремительной скоростью повсеместно внедряются в коммерческих и государственных структурах, что обеспечивает более эффективную работу бизнеса и государственного сектора.  Внедрение тех или иных средств автоматизации как правило, предполагает разработку документации на различных стадиях, таких как: формирования требований к информационной системе; на стадии технического проекта; стадии разработки рабочей документации.

При этом, бывают ситуации, когда разработчики документации и заказчик не всегда имеют одинаковое представление о количестве, структуре и содержании разрабатываемых документов. Это приводит к тому, что результаты работ не устраивают заказчика, приходится дополнительно тратить ресурсы на доработку документов. Использование требований ГОСТ при разработке документации позволяет избежать подобных ситуаций, т.к. несмотря на бытующее мнение об отставании стандартов от современных технологий, ГОСТ предоставляет четкую структуру разрабатываемой документации, обладает свойствами полноты и непротиворечивости, а также снимает спорные вопросы между исполнителем и заказчиком к результатам работ. Тем более, что в большинстве государственных организаций разработка документации по ГОСТ является обязательным условием. Далее мы попробуем разобраться в тонкостях разработки документации по требованиям ГОСТ.

При разработке автоматизированных систем (АС) по ГОСТ 34 в IT-проектах для госструктур зачастую возникает вопрос: по каким ГОСТам оформлять документацию? В ГОСТ 34 нет явных указаний на то, по каким стандартам оформлять конкретные документы, разрабатываемые в рамках создания АС, кроме требований к оформлению ТЗ. Попробуем выяснить, какие ГОСТы используются при оформлении документов в случае отсутствия точных указаний в государственном контракте или конкурсном техническом задании (ТЗ). Данный материал в первую очередь, предназначен для IT-специалистов, желающих разобраться, как оформляются документы в IT-проектах по требованиям ГОСТ.

Определение стандартов оформления документации

Оформление документов в ГОСТ 34 зависит от вида документа (конструкторский или программный), и стадии создания АС, на которой готовится документ.

Перечень документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС приведен в ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». В нем приведены следующие требования:

• На стадии «Техническое задание» разрабатывают ТЗ на создание АС по ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
• Виды программных документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС определяются по ГОСТ 19.101-77 «Единая система программной документации. Виды программ и программных документов». К ним относятся различные руководства, например, руководство пользователя.
• Виды конструкторских документов, разрабатываемых на различных стадиях создания АС определяются по ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов». Например, к ним относятся ведомости эскизного и технического проекта, ведомость покупных изделий, пояснительные записки к эскизному, техническому проектам.

Теперь разберем подробнее, как определить стандарты оформления в различных проектах.

Оформление ТЗ

С ТЗ всё достаточно ясно: в ГОСТ 34.602-89 приведен стандарт его оформления: п.3.2. гласит, что «ТЗ на АС оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней».

Оформление программной документации

С программными документами, разрабатываемыми в рамках ИТ-проекта, также есть чёткое указание использовать ГОСТ 19 серии в части оформления: вышеприведённый ГОСТ 19.101-77 входит в серию ГОСТов 19-й серии «Единая система программной документации» (ЕСПД). ЕСПД — комплекс государственных стандартов Российской Федерации, устанавливающих взаимосвязанные правила разработки, оформления и обращения программ и программной документации.

Документация в ЕСПД оформляется по ГОСТ 19.104-78 «Единая система программной документации. Основные надписи», ГОСТ 19.105-78 «Единая система программной документации. Общие требования к программным документам», ГОСТ 19.106-78 «Единая система программной документации. Требования к программным документам, выполненным печатным способом».

Оформление конструкторской документации

Теперь рассмотрим ГОСТ 2.102-2013. Этот стандарт входит в серию ГОСТов 2-й серии «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД). ЕСКД — межгосударственный комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные нормы и правила по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проектировании, изготовлении, эксплуатации, ремонте и др.)

Документация в ЕСКД оформляется по нескольким стандартам. Наиболее часто используемыми из них (применительно к ИТ-сфере) являются ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» и ГОСТ 2.106-96 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы».

На первый взгляд из ГОСТ 34 серии непонятно, как оформлять документацию на АС. Нередко в рамках ИТ-проекта, особенно для государственных заказчиков, в ТЗ бывают требования по оформлению документации согласно ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96. Но следует ли оформлять документы по этим ГОСТам в случае, если в явном виде требования к оформлению отсутствуют?

Как правильно оформить?

В ГОСТ 2-й серии приведены требования к назначению каждого стандарта и обозначена отрасль его применения: ГОСТ 2.102-2013 – стандарт устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.

Если ГОСТ 2.102-2013 распространяется на изделия всех отраслей, в том числе и ИТ-сферу, давайте разберёмся, а что является конструкторским документом?

Согласно ГОСТ 2.001-2013 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие положения»:

А) «3.1.2 конструкторский документ: Документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи»

Б) «3.1.5 конструкторская документация: Совокупность конструкторских документов, содержащих данные, необходимые для проектирования (разработки), изготовления, контроля, приемки, поставки, эксплуатации, ремонта, модернизации, утилизации изделия»

На этом можно было бы и остановиться, логически сопоставив требования к составу документов нашего ИТ-проекта с положениями, приведенными выше, и определив, относится ли каждый из документов к конструкторским или нет и выполнив оформление по стандартам ГОСТ 2-й серии.

Основные ГОСТы 2-й серии для ИТ-проекта в части оформления

Теперь посмотрим на основные ГОСТы 2-й серии, наиболее часто применяемые для оформления документов в ИТ-проекте. Как правило, в части оформления используют:

ГОСТ 2.105-95 – стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства;

ГОСТ 2.106-96 – стандарт устанавливает формы и правила выполнения конструкторских документов изделий машиностроения и приборостроения.

У читателя может возникнуть вопрос, можем ли мы применять эти ГОСТы для АС, если они предназначены для изделий машиностроения и приборостроения?

Согласно определению «Большой Советской энциклопедии», «Приборостроение -отрасль машиностроения, выпускающая средства измерения, анализа, обработки и представления информации, устройства регулирования, автоматические и автоматизированные системы управления; область науки и техники, разрабатывающая средства автоматизации и системы управления», то есть всё, что нужно по нашей теме современных информационных технологий.

Кроме этого, если заглянуть в ГОСТ 34.003-90 «Автоматизированные системы. Термины и определения», этот стандарт определяет АС как «систему, состоящую из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующую информационную технологию выполнения установленных функций».

Таким образом, АС относится к отрасли приборостроения и, следовательно, конструкторские документы АС оформляются по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96.

Теперь давайте рассмотрим основные моменты оформления проектной документации по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96.

Основные моменты при оформлении по ГОСТ 2. 105

Рассмотрим основные параметры оформления по ГОСТ 2-й серии.

Согласно ГОСТ 2.105-95 расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк должно быть не менее 3 мм. Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм. Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 – 17 мм).

В ГОСТ 2.105-95 не определены параметры для оформления текста в электронном виде: название шрифта, высота шрифта, межстрочный интервал. Поэтому параметры оформления документов в электронном виде это, как правило, предмет договоренности с заказчиком.

В начале работы по оформлению в электронном виде определяются параметры для форматирования:

• Формат абзацев текста – используемый шрифт, высота шрифта, размер межстрочного интервала;
• Формат для каждого заголовка по уровням (1, 2, 3) – используемый шрифт, высота шрифта, отступ в см, размер межстрочного интервала;

Таблица — используемый шрифт текста, межстрочный интервал, толщина границ таблицы, ширина таблицы, отступ в ячейке, название размещается над таблицей. Форматирование названия Таблицы выполняется таким же образом, как у основного текста документа. По ГОСТ 2.105-95 высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм. Высота шрифта строк таблицы также может быть согласована с заказчиком.

Иллюстрации в документе следует располагать по центру. Название размещается непосредственно под иллюстрацией. Форматирование названия – как у текста документа.

Правила оформления таблиц

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией. Например: «Таблица 1».

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: «Таблица В.1».

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Например, в разделе 4 номер будет «Таблица 4.3».

Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название состоит из слова «Таблица», номера таблицы и текста. В ГОСТ 2.105-95 не определено использование в названии таблицы дефиса или тире. На практике может использоваться тире, по аналогии использования в названии рисунка тире. Например, «Таблица 5 – Выполняемые работы, содержание и сроки». Точка в конце названия не ставится. Название размещают над таблицей слева.

В ГОСТ 2.105-95 в п.п 4.4.3 приведено следущее требование: «На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера». На практике слово «таблица» склоняется в тексте по правилам русского языка. Например: «Краткое описание назначения и основных характеристик подсистем ИС МП второй очереди представлено в таблице 1».

Если таблица размещается на нескольких страницах, следует отобразить ее заголовок в начале каждой страницы.

В ГОСТ 2.105-95 есть необязательное требование в п.4.4.7: «если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, допускается не проводить.». На практике нижнюю горизонтальную линию, проводят, так ее отсутствие ухудшает восприятие таблицы пользователем.

Правила оформления иллюстраций

К иллюстрациям относятся графические изображения (схемы, графики, фотографии, рисунки).

Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, нумеруются арабскими цифрами, при этом нумерация сквозная. Например: «Рисунок 3».

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например: «Рисунок В.6».

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, в разделе 5 номер будет «Рисунок 5.2».

Допускается не нумеровать мелкие иллюстрации (мелкие рисунки), размещенные непосредственно в тексте и на которые в дальнейшем по тексту нет ссылок.

Требования ГОСТ 2.105-95 к расположению: «иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его».

В ГОСТ 2.105-95 в п. 4.3.1 указано следующее: «при ссылках на иллюстрации следует писать “… в соответствии с рисунком 2” при сквозной нумерации и “… в соответствии с рисунком 1.2” при нумерации в пределах раздела».

Название пишется под иллюстрацией в формате «Рисунок 1 – Детали прибора».

Интересный факт: если ошибку в бумажном документе замазать и поверх написать исправление черными чернилами, это будет по ГОСТу. ГОСТ 2.105-95 допускает исправления документов в бумажном виде. Об этом гласит п.3.7: «Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом. Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются».

То есть, если вы что-то распечатали и нашли ошибку, то её можно исправить вручную приведенным выше способом.

Оформление по ГОСТ 2. 106-96

ГОСТ 2.106-96 устанавливает формы и правила выполнения конструкторских документов. Для каждого типа документа в ГОСТ 2.106-96 приведен шаблон оформления рамок документа.

ГОСТ 2.106-96 определяет не только форму рамок, но и основную надпись в рамке. Пример из ГОСТ 2.106-96: «ПЗ составляют на формах 9 и 9а приложения А, а необходимые схемы, таблицы и чертежи в бумажной форме допускается выполнять на листах любых форматов, установленных ГОСТ 2.301, при этом основную надпись и дополнительные графы к ней выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.104 (форма 2а)».

Резюме

В дополнение к вышесказанному можно сказать, что при разработке АС по ГОСТ 34 в IT-проектах для государственных структур в случае отсутствия точных указаний в государственном контракте или конкурсном ТЗ программная и конструкторская документация должна оформляться по следующим ГОСТам:

• Программные документы, разрабатываемые на различных стадиях создания АС оформляются по ГОСТ 19.104-78, ГОСТ 19.105-78, ГОСТ 19.106-78;
• Конструкторские документы, разрабатываемые на различных стадиях создания АС оформляются по ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ 2.106-96. При этом требования к содержанию регламентируются РД 50.34-698-90.

Необходимо проверять ГОСТы на актуальность и использовать последнюю редакцию стандартов, поскольку они, хотя и редко, но всё же обновляются. Надеюсь, статья поможет вам лучше ориентироваться в требованиях ГОСТ, а в случае необходимости вы всегда можете обратиться к специалистам.

www.bazt.ru