classifikators.ru

ОКУД: расшифровка и использование

Стандартные бланки документов уже содержат код ОКУД. Вам не нужно специально находить и указывать классификатор. В статье рассказывается, какую информацию можно извлечь из кода и как узнать коды используемых в организации документов.

Из статьи вы узнаете:

Когда секретарь составляет документ по стандартной форме, например, приказ о назначении отпуска или приказ об увольнении, он видит графу «Код ОКУД». Как правило, этот код уже прописан в форме, и добавлять ничего не нужно. Но если вы хотите знать, что такое ОКУД, где его взять и что скрывается за цифрами кода, то эта статья ответит на ваши вопросы.

Как расшифровывается аббревиатура «ОКУД»

ОКУД — это общероссийский классификатор управленческой документации. Все формы документов, которые используются в процессе управления предприятием, в 1993 году были систематизированы. Каждому из них присвоили свой уникальный код ОКУД.

В 2017 году ОКУД издали в новой редакции. Она действует с 01.06.2017 г.

В 2018 году применяют ОКУД 011-93 с изменением № 97 от 4.05.2017 г.

Читайте по теме в электронном журнале

Для чего нужен ОКУД?

Коды ОКУД используют в работе организации всех форм собственности и юридического статуса.

Функции классификатора:

• помогает сократить количество бланков, которые использовались ранее;
• приводит поток информации в систему;
• регулирует учет документов, созданных по стандартным формам;
• обеспечивает надзор за составом бланков и устраняет возможность дублирования данных в сфере ДОУ;
• помогает контролировать использование стандартных форм бланков.

Код разрабатывают специалисты по унифицированным системам документации, после чего его утверждают на уровне министерств и ведомств Российской Федерации.

Где взять код ОКУД?

Секретарь использует в своей работе стандартные формы документов. Бланки деловых бумаг разрабатываются таким образом, чтобы процесс формирования информации и ее учет происходили по определенной схеме.

Справка

Классификатор документа

Коды ОКУД уже есть на каждом бланке. Секретарю не нужно специально находить и указывать классификатор документа.

Какие ошибки оказывают серьезное влияние на документ и судебные решения, вы узнаете в статье «Существенные ошибки в документах».

Как узнать код ОКУД?

Если вы хотите узнать, по каким кодам происходит учет информации и документов в вашей фирме, обратитесь в орган статистики.

Когда предприниматель или организация начинают свою деятельность, этот орган присваивает им различные коды. В числе этих кодов есть и ОКУД.

ОКУД определяют по ИНН фирмы. Вы можете узнать классификаторы не только для своей компании, но и для любого предприятия, с которым ведете хозяйственную деятельность.

Способы получения информации о коде ОКУД

1. Сделать запрос в орган государственной статистики по месту регистрации компании.
2. Прибегнуть к услугам посреднической юридической компании.
3. Самостоятельно найти нужную информацию в интернете на сайте Госкомстата РФ. Для этого вам нужно знать, где была зарегистрирована компания.

Получение информации в первых двух вариантах займет какое-то время. Через интернет вы получите нужные сведения мгновенно.

Обратите внимание, что сайт Госкомстата по выходным дням бывает недоступен.

Как правильно оформить документы, вы узнаете из статьи «Оформление реквизитов и бланков документов в государственных органах».

Что обозначают цифры в коде ОКУД?

Для каждого процесса ДОУ утверждена стандартная унифицированная форма. Каждой форме присвоен восьмизначный код — семь цифр несут информацию о классе, подклассе и номере документа, а восьмая — контрольное число.

• Первые две цифры — это класс формы. Например, 09 — это вся документация, относящаяся к Пенсионному фонду.
• Следующие две цифры — подкласс формы, направление ее использования. Например, 01 — документация по распределению средств и их учету.
• Последние три цифры — порядковый номер документа, который выдают при регистрации. Например, 004 — расчетная ведомость по страховых взносам.
• Последняя цифра — контрольная число.

Справка

Расчетная ведомость по страховым взносам

Рассмотренный в примере ОКУД будет иметь вид 09010046 и обозначать Расчетную ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Классификатор ОКУД

Любой документ принадлежит к конкретному классу подчиненности. С определенной периодичностью документ подлежит учету согласно классификатору ОКУД. Этот учет необходим для регулярного обновления информации и регистрации документов в органах статистики.

Согласно классификатору любой документ относится либо к группе официальных, либо к группе частных деловых бумаг. Существует еще один вид бумаг, для которых разработана собственная система кодов. Это документация Вооруженных Сил России. Коды этих документов не входят в общий классификатор и регулируются внутренним регламентом.

Классификация официальных документов основана на сфере их применения:

• Документы сферы управления.
• Научно-технические или конструкторские.
• Документы сферы производства.
• Технологические и другие.

Ведущую роль в группе официальных документов занимают управленческие документы. Они являются ядром всего документооборота предприятия, поскольку управляют процессом издания и утверждения документов остальных сфер.

О том, какие сведения являются основными реквизитами документа и каким образом они должны быть расположены на стандартном листе, читайте в статье «Основные реквизиты документов».

Примеры ОКУД

Классификатор, начинающийся с цифр 02, кодирует всю организационно-распорядительную документацию предприятия. После цифр 02 возможно еще тринадцать уточняющих кодов, которые обозначают различные подклассы документов. Сюда относятся бумаги, связанные с созданием, ликвидацией и реорганизаций компаний; приемом, увольнением и переводом сотрудников; назначением премий и наложением взысканий; оформлением отпусков и т. д.

Классификатор, начинающийся с цифр 03, кодирует всю документацию для учета. После цифр 03 возможно еще одиннадцать уточняющих кодов, обозначающих различные подклассы документов. Сюда относятся бумаги, связанные с бухгалтерскими учетом, оплатой труда, контролем материалов, работами по строительству и ремонту, использованию техники (автомобильной и строительной), выполнению кассовой дисциплины и т. д.

Классификатор, начинающийся с цифр 04, кодирует всю банковскую документацию. После цифр 04 возможно еще восемь уточняющих кодов, обозначающих различные подклассы документов. Сюда относятся бланки по бухучету, движению денег, квитовке, учету депозитов, документы по контролю расчетов с авизо и движению валюты.

Классификатор, начинающийся с цифр 05, кодирует всю документацию, относящуюся к сфере бюджета и финансов компании. После цифр 05 возможно еще пять уточняющих кодов. К ним относятся финансовые бланки, отчеты по бюджету, сведения, предоставляемые в Счетную палату и Правительство РФ.

Классификатор, начинающийся с цифр 06 включает разъяснительную документацию. После цифр 06 возможно еще восемнадцать кодов, обозначающих различные подклассы. К ним относятся бумаги по демографии и доходам населения, документы, связанные с розничной и оптовой торговлей, сельским хозяйством, инвестициями и строительством. В эту же группу входят отчеты о преступности.

Классификатор, начинающийся с цифр 07 включает деловые бумаги хозяйствующих субъектов. После цифр 07 возможно всего пять подклассов — документы строгой отчетности, регистры бухучета, первичная документация, туристические путевки и отчетная бухгалтерская документация.

Классификатор, начинающийся с цифр 08 включает документы по труду. После цифр 08 возможно еще шесть уточняющих подклассов. К ним относятся бумаги по рынкам и охране труда, заявления в инспекции по труду и другие документы, связанные с трудовыми отношениями.

Классификатор, начинающийся с цифр 09 включает все документы, относящийся к Пенсионному фонду. После цифр 09 возможно три уточняющих подкласса — разного рода бланки по ведению учета и распределению средств.

Классификатор, начинающийся с цифр 10, кодирует деловые бумаги, связанные с внешнеторговой деятельностью. После цифр 10 возможно еще семь уточняющих подклассов.

Вывод

Код ОКУД предназначен для систематизации деловой документации. Секретарю нет необходимости указывать этот код в документе, поскольку в стандартных бланках он уже прописан. Информацию об используемых в организации кодах ОКУД можно найти на сайте Госкомстата.

Возможно, вам будет интересно узнать:

www.sekretariat.ru