Перечень типовых архивных документов: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Содержание

Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения

Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

“Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Cроки хранения указаны для документов на бумажных и электронных носителях.

Перечень состоит из 12 разделов, содержащих перечни типовых архивных документы:

1 документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

2 – 4. документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

5. документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

6 документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

7. документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

8. документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

9. документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

10. документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

11. документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

12. содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Полный текст перечня (494 Кб, pdf).

Законодательство

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа*	Примечания
1	2	3	4
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
648	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Пост.
649	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК
650	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
651	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.
652	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК
653	Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год	Пост.
654	Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
655	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:		(1) После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г. (1)
656	Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):		(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
	а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания	Пост. **
	б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих	75 л. ЭПК
657	Трудовые договоры(служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
658	Личные карточки работников, в т.ч., временных работников	75 л. ЭПК
659	Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом	75 л.
660	Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
661	Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел	5 л. ЭПК
662	Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников	75 л. ЭПК
663	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу	3 г.
664	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные –75 л.
665	Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 л.
666	Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных	75 л. ЭПК
667	Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу	75 л.
668	Командировочные удостоверения	5 л.(1)	(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
669	Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников	5 л. ЭПК (1)	(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
670	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним	Пост.
671	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 л. ЭПК
672	Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей	3 г. (1)	(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
673	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.
674	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭПК
675	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажаработников	5 л. ЭПК
676	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 л. (1)	(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
677	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 л.
678	Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов	Пост.
679	Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов	5 л. (1) ЭПК	(1) После урегулирования конфликта
680	Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	Пост.
681	Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л. ЭПК
682	Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
683	Журналы регистрации:
	а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 л.
	б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л.
	в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
	г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	5 л.
684	Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Пост. (1)	(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
685	Списки:		(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Пост. **
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Пост. **
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Пост. **
	г) работников	75 л.
	д) прошедших аттестацию	5 л.
	е) подлежащих воинскому учету	3 г.
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)
	и) обучающихся без отрыва от производства	5 л.
	к) работников, ушедших на пенсию	5 л.
	л) лиц, выезжающих за границу	5 л.
686	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
687	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
688	Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации	5 л.
689	Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз	5 л.
690	Переписка по воинскому учету работников	3 г.
691	Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 л.
692	Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 л.
693	Графики предоставления отпусков	1 г.
694	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.
695	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л.
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 л.
	б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений	75 л.
	в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л.
	г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 л.
	д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 л.
	е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 г. (1)
	ж) отпусков	3 г.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л.(2)
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.
	к) выдачи командировочных удостоверений	5 л.
	л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 л.
8.2. Установление квалификации работников
696	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	15 л. (1) ЭПК	(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
697	Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
698	Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
699	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 л. ЭПК
700	Квалификационные требования:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
701	Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
702	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.
703	Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий	5 л.
704	Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала	75 л. ЭПК
705	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.
706	Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории	5 л.
707	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.
8.3. Повышение квалификации работников
708	Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5 л. ЭПК
709	Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации	5 л.
710	Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
711	Учебные планы, программы, задания:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
712	Учебно-методические пособия:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
713	Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 л. ЭПК
714	Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов	1 г. (1)	(1) После замены новыми
715	Стенограммы лекций преподавателей	10 л. ЭПК
716	Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
717	Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
718	Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами	3 г.
719	Планы повышения квалификации работников:
	а) по месту составления и утверждения	5 л.
	б) в других организациях	До минования надобности
720	Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников	5 л.
721	Договоры о повышении квалификации работников	5 л. (1)	(1) После истечения срока действия договора
722	Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
723	Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
724	Книги учета контрольных работ	3 г.
725	Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
726	Ведомости учета часов работы преподавателей	5 л. (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
727	Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов	3 г. (1)	(1) После замены новыми
728	Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов	1 г.
729	Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам	5 л.
730	Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей	5 л. ЭПК
731	Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий	1 г.
732	Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л. (1)	(1) После окончания обучения
733	Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
734	Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
8.4. Награждение
735	Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в представляющих организациях	75 л. ЭПК
736	Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
737	Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными	До востребования (1)	(1) Невостребованные – 75 л.
738	Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями	Пост.
739	Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций	75 л. ЭПК
740	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в других организациях	75 л. ЭПК
741	Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	Пост.
742	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК
743	Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
744	Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
745	Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград	Пост.
746	Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
747	Книга Почета организации	Пост. **

Сколько хранить управленческие документы

Новые сроки хранения документов организации действуют с 18 февраля 2020 года. Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу.

Новые сроки хранения установлены для следующих документов: срок хранения графиков отпусков увеличился с одного года до трех лет, а приказов о дисциплинарных взысканиях, наоборот, уменьшился – с пяти до трех лет. Кроме этого, новый перечень установил отдельные сроки хранения для заявлений работников о выдаче документов, которые связаны с их работой, а также уведомлений и предупреждений работников. Теперь компания обязана хранить: заявления работников о выдаче документов – один год, уведомления и предупреждения работников – три года.

Для удобства все изменения, которые касаются работы кадровика, представим в таблице:

Вид документов	Прежние сроки	Новые сроки с 2020 г.
Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения	5 лет	3 года
Заявки о потребности в иностранных сотрудниках	5 лет	1 год
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	постоянно	5 лет
Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве	постоянно	45 лет
Графики отпусков	1 год	3 года

Обращаем внимание: в перечне учли положения закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле и закрепили, что трудовые договоры и документы по личному составу, делопроизводство по которым закончилось до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а по которым делопроизводство закончилось после 1 января 2003 года – 50 лет.

Новый перечень типовых управленческих архивных документов

В 2019 году ожидается введение нового Перечня типовых управленческих архивных документов, который будет обязателен для применения и в государственных, и в коммерческих организациях. Перечень устанавливает сроки хранения документов. По мнению специалистов Государственного архива Санкт-Петербурга, новый Перечень может быть введен с 1 июля 2019 года.

Что изменит новый Перечень?

Возрастет роль ЭПК (экспертно-проверочной комиссии). Многие дела, срок хранения которых был «постоянно», теперь нужно будет хранить всего 5 лет, но только после решения ЭПК. Именно эта комиссия будет решать судьбу документов организации. Все помнят, что мы создаем ЭПК в любой организации и она заседает минимум 2 раза в год, а руководитель организации не может быть председателем ЭПК.
Изменяются сроки хранения кадровых документов;
Документы по личному составу, не вошедшие в личные дела работников и подлежащие ранее хранению 5 лет, теперь мы обязаны хранить 50 лет. В частности: справки, заявления, всевозможные копии
Согласие на обработку персональных данных, которое сейчас подлежит хранению 50 лет, получает новый срок хранения – 1 год. То есть, у кадровых работников прибавится работа и они ежегодно будут вынуждены получать согласие на обработку персональных данных.

Радует, что перечень сократился почти вдвое и с ним станет легче работать. Произошло это, в основном, за счет того, что вся переписка будет формироваться в единое дело. Ни для кого не секрет, что в Санкт-Петербурге и других городах России активно проверяют архивы организаций. Бюджет пополняется активно за счет того, что многие не знают как формировать архив, какие документы обязаны хранить, какие сроки устанавливать.

Плановые ведомственные проверки по делопроизводству (соответствие документов ГОСТу) проходят в организациях, которые являются источниками комплектования Архивов СПб. И это не только государственные организации. Внеплановым проверкам подлежат любые организации.

Мы приглашаем Вас на курс повышения квалификации «Архив организации», который поможет Вам привести документы в соответствие с актуальными стандартами!

Эксперты разъяснят множество тонкостей документооборота и архивного хранения, на которые не всегда обращает внимание даже опытный, давно работающий специалист.

Курс проводит ведущий специалист Государственного архива Санкт-Петербурга, который проверяет организации Санкт-Петербурга.

Поделиться в социальных сетях:

Росархивом предложен новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов и организаций

Проект Приказа Росархива
“Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”

Росархивом предложен новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов и организаций

Проект перечня включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, и устанавливает сроки их хранения (всего 655 наименований документов).

Действующий перечень, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, включает 1003 наименования документов.

Проект Приказа Росархива
“Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”

Росархивом предложена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов и организаций

Инструкция предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб госорганов, органов местного самоуправления, организаций, а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, при проведении экспертизы ценности документов в целях определения сроков хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе их деятельности, их отбора для включения в состав Архивного фонда РФ.

Проектом устанавливается структура перечня типовых управленческих архивных документов, определяются сроки хранения документов, регламентируется порядок применения перечня.

Предусматривается, что сроки хранения документов, определенные проектом, распространяются на документы, созданные после вступления в силу приказа об утверждении перечня, с указанием сроков их хранения.

Источник:

http://www.consultant.ru

Серия общих архивов

– библиотеки UWM

Что отправлять в архив?

Архивы UWM стремятся сохранить и поддерживать точные и полные исторические записи Университета Висконсин-Милуоки. Практически каждый офис и отдел в университетском городке создают записи исторической важности, определяемые здесь как любые записи, которые документируют процесс принятия решений, устанавливают или интерпретируют политику или предоставляют доказательства основной деятельности.

Приведенный ниже список, основанный на общих графиках записи для UWM, предназначен для того, чтобы предоставить офисам кампуса представление о том, какие виды записей наиболее интересны для архивов.Это не должно быть всеобъемлющим. Если у вас есть серия записей, которую, по вашему мнению, следует сохранить постоянно, сообщите нам об этом.

Тематические файлы: В этой серии документов, известных как «программные файлы», «офисные файлы» или «ведомственные файлы», документируется деятельность академических отделов в кампусе, включая внутреннюю разработку программ и их обзоры, специальные мероприятия и конференции. спонсируемые отделом, информационно-пропагандистские программы, а также политики и процедуры для операций отдела.Эти файлы могут включать корреспонденцию, отчеты, меморандумы и заметки, публикации, объявления, фотографии, вырезки из газет и другие материалы, относящиеся к определенным темам, проектам или корреспондентам.

Поскольку подразделения создают тематические файлы в ходе связанной с бизнесом деятельности, файлы естественным образом отражают внутреннюю разработку и работу офисных или ведомственных программ. Тематические файлы составляют большую часть коллекций в архивах UWM и, как правило, являются самой богатой серией записей с точки зрения исследователя.Обратите внимание, что Архивы обычно НЕ интересуются черновиками или «рабочими документами», если они не отражают существенные изменения в направлении отчета или проекта.

Протокол заседания: Эта серия включает протоколы и связанные с ними материалы (включая приложения) от специальных, постоянных, ведомственных и целевых комитетов, а также от руководящих органов, таких как Сенат факультета и Сенат академического персонала.

Minutes – отличный ресурс для исследователей, которые хотят отслеживать дискуссии, касающиеся законодательства, отчетов, бюджетов, планирования программ и учебных программ, а также других ключевых аспектов жизни университетского городка.

Публикации: В эту серию входят программы, информационные бюллетени, буклеты, газеты, каталоги, программы, плакаты, брошюры и буклеты, бюллетени и пресс-релизы, выпускаемые Университетом и его связанными офисами и отделами.

Эти публикации дают важный взгляд на то, как рекламировались мероприятия и программы в кампусе, и часто создают одни из самых ярких и захватывающих архивных материалов.

Файлы аккредитации: Эти записи по своей природе создают моментальный снимок состояния факультета или программы, включая информацию о разработке учебных планов, исследованиях преподавателей, учебных программах, а также качественные и количественные оценки программы в целом.Ценность файлов аккредитации как для исследователей, так и для отделов, готовящихся к следующему циклу аккредитации, невозможно переоценить.

Файлы штатных преподавателей: Эти записи документируют преподавательскую и исследовательскую карьеру (обычно) постоянных преподавателей в UWM. Хотя в целом эти файлы закрыты для общих исследований, школы, колледжи и факультеты считают их полезными для изучения истории факультета с целью признания или получения льгот. Эти файлы хранятся в офисах в течение 30 лет в соответствии с Графиком учета кадров UW, но, поскольку они запланированы на постоянное хранение, Архивы примут их в любое время после выхода преподавателей на пенсию.

Заключительные отчеты по гранту: Эти записи предоставляют доказательства исследовательской деятельности отдела, центра, института или отдельного преподавателя и часто содержат информацию или данные, представляющие интерес для исследователей, не найденные в каких-либо публикациях, которые могут быть получены из оригинального исследования. продукт. В частности, если отчеты создаются в электронном виде, передача копии в Архив помогает гарантировать, что Университет имеет полную запись о типе проводимого исследования.

Документация по планированию: Стратегическое планирование позволяет взглянуть на видение и цели отдела или программы, независимо от того, были ли реализованы действия в плане. Эти документы имеют решающее значение для помощи исследователям в понимании ведущей философии отдела.

Архивное описание | Библиотекари и архивисты | Библиотека Конгресса

Поиск помощи

Архивные репозитории, такие как Библиотека Конгресса, обычно создают подробные реестры, реестры, указатели и руководства для описания своих коллекций первичных исходных материалов.Эти вспомогательные средства поиска предоставляют исчерпывающий обзор объема и содержания коллекции. Они определяют условия, при которых можно получить доступ к коллекции или скопировать ее, объясняют ее происхождение и содержат истории лиц и организаций, связанных с коллекцией. Описания архивных коллекций Библиотеки Конгресса также можно найти в онлайн-каталоге Библиотеки Конгресса. Многие архивные коллекции Библиотеки Конгресса описаны с помощью средств поиска печатных изданий, доступных только в отдельных читальных залах.

Стандарты размещения и описания

Закодированное архивное описание (EAD)

Этот международный стандарт кодирования средств поиска в архивах поддерживается Библиотекой Конгресса в сотрудничестве с Обществом американских архивистов (SAA).

Перейти на официальный сайт EAD

Дополнительные стандарты SAA

Описание архивов: стандарт содержания (DACS) Не зависящий от результатов набор правил для описания архивов, личных документов и коллекций рукописей, который может применяться ко всем типам материалов, DACS представляет собой единое целое.S. реализация международных стандартов (например, ISAD [G] и ISAAR [CPF] [PDF, 1,21 MB]) для описания архивных материалов и их создателей.
Закодированный архивный контекст – Корпоративные органы, лица и семьи (EAC-CPF) Схема EAC-CPF, поддерживаемая SAA в партнерстве с Берлинской государственной библиотекой, является стандартом для кодирования контекстной информации о лицах, юридических лицах и семьях. для архивирования материалов с помощью Extensible Markup Language (XML).

Кроме того, другие стандарты каталогизации редких материалов поддерживаются Комитетом по библиографическим стандартам Секции редких книг и рукописей Ассоциации колледжей и исследовательских библиотек , подразделения Американской библиотечной ассоциации.

Контролируемые словари и авторизованные формы для имени, предмета и жанра / формы можно найти в Файле виртуальных международных органов (VIAF), в Службе связанных данных Библиотеки Конгресса, в органах LC, в Тезаурусе графических материалов (TGM), Тезаурус по искусству и архитектуре (AAT) и этнографический тезаурус (ET) и другие.

Национальный союзный каталог коллекций рукописей (NUCMC)

Бесплатная программа совместной каталогизации, осуществляемая Библиотекой Конгресса, NUCMC создает онлайн-записи в OCLC WorldCat от имени правомочных архивных репозиториев на всей территории Соединенных Штатов и их территорий. Миссия программы также реализуется путем обеспечения бесплатного поиска через шлюзы NUCMC по архивной каталогизации и каталогизации рукописей.

Подробнее о NUCMC

Руководство по уходу за коллекциями | Раздел 1: Архивное хранение бумаги

Введение

Выбор материалов для хранения

Стандарты материалов

Подготовка коллекций

Выбор мебели для хранения

Среда хранения

Примеры из практики

Документы, рукописи, гравюры, рисунки, брошюры, периодические издания, газеты, открытки и однодневки обычно изготавливается из бумаги – органического вещества, которое со временем подвержено порче.

Вся бумага испортится при неправильном обращении или хранении. Некоторые типы бумаги особенно уязвимы для Например, кислая древесно-целлюлозная бумага, которая производилась на протяжении большей части 19 и 20 веков. В отличие от более ранняя бумага, которая была сделана из волокон более высокого качества (обычно называемая тряпичной бумагой), целлюлозная бумага содержала естественные примеси и побочные продукты производственного процесса, которые распадаются с образованием кислот в присутствии тепло, свет и влажность в воздухе.Загрязняющие вещества в воздухе и / или прямой контакт с некачественным хранилищем вложения также вызывают обесцвечивание и хрупкость бумаги.

Существует ряд шагов, которые можно предпринять для сохранения уязвимых бумажных коллекций. К ним относятся предоставление прохладная, сухая, чистая, темная и стабильная среда; защита коллекций от стихийных бедствий; обработка коллекций осторожно; выбор подходящей мебели для хранения вещей; и использование защитных ограждений для хранения. Шкафы для хранения вещей уменьшают влияние колебаний температуры и влажности и обеспечивают защиту от истирания и обработки, но они должны быть прочными, долговечными и химически стабильными, чтобы не повредить материалы, которые они приложить.

Цель этого раздела – предоставить справочную информацию, необходимую для выбора наиболее подходящего системы хранения плоской бумаги (хранение фотографий рассматривается в следующем разделе этой публикации). Это ориентирована на коллекционеров, художников, архивистов и библиотекарей, которые плохо знакомы с областью сохранения. Нет введение, однако, может дать все ответы. Если ваши коллекции обширны, в плохом состоянии или включать произведения искусства, желательно проконсультироваться с профессиональным консерватором.Американский институт «Сохранение исторических и художественных произведений» (AIC) предоставляет онлайн-доступ Инструмент “Консерватор”, который предоставляет имена консерваторов в вашем регионе.

Информация в этом разделе отражает наше текущее понимание требований к хранению бумаги. Так и будет пересматриваться по мере появления новой информации и продуктов.

Для обеспечения долговременной защиты контейнеры для хранения и ограждения должны быть изготовлены из прочных материалов, прочный и химически стабильный.Корпуса и коробки должны быть адаптированы к размеру, состоянию и предполагаемому использование ограждаемых предметов.

ТЕРМИНОЛОГИЯ

Термины «архивный» и «архивное качество» часто используются для описания продуктов для хранения, но это нетехнические термины, которые сами по себе не передают каких-либо подробностей о пригодности этих продукты для использования в консервации. Важно оценить конкретные характеристики каждого продукта и выбрать подходящий тип продукта для хранения.Для хранения материалов из бумаги и / или доска, эти характеристики включают (но не ограничиваются ими) кислотность, щелочность, присутствие лигнин, тип волокна и используемые клеи. Обратите внимание, что пластиковые материалы для хранения имеют разные характеристики, которые будут рассмотрены отдельно ниже.

Кислотность и щелочность измеряются по pH с использованием логарифмической шкалы от 0 до 14. PH материалов для хранения из бумаги и картона в идеале должно быть 7–8.5 диапазон.

Бумага, используемая для складских помещений, должна быть бескислотной. Бескислотные складские материалы имеют pH 7,0 или выше. Важно понимать, что хотя бескислотные материалы не являются кислотными, когда они произведенные, они могут со временем стать кислыми. Это может быть связано с внутренними примесями, внесенными при производстве. или с внешними примесями, такими как загрязнители, которые разлагаются с образованием кислот.

По этой причине щелочной резерв или буфер часто добавляют в бумагу или картон во время производство для нейтрализации кислот, которые могут образовываться с течением времени.Этот щелочной резерв обычно составляет 2-3% кальция или карбонат магния. Большинство бумажных коллекций потребуют вложений с буфером. В то время как щелочной буфер в вложения для хранения, как правило, желательны, есть несколько типов коллекций, которые чувствительны к щелочные материалы, поэтому их следует хранить в шкафах с нейтральным pH, а не в щелочных. Сюда входят чертежи и диазопродукции, произведения искусства с пигментами, реагирующими на высокий pH, альбомы и коллажи с компоненты из шерсти или шелка, а также другие предметы, содержащие животные белки.Некоторые фотографии и текстиль также могут быть чувствительный к щелочам; см. последующие разделы этой публикации для получения дополнительной информации об этих материалах.

Материалы для хранения бумажных предметов также не должны содержать лигнина. Лигнин – натуральный компонент клеточные стенки растений и деревьев. Если его не удалить во время производства, он может реагировать со светом и теплом на производят кислоты и затемняют бумагу. Без лигнина на самом деле означает низкий лигнин; материалы, не содержащие лигнина, обычно имеют максимум 1% лигнина.

Другие компоненты оболочек из бумаги или картона, которые следует учитывать при определении их пригодности для долгосрочное хранение включает тип волокна и клеи, используемые в корпусах. В то время как хлопковое волокно делает наиболее химически стойкие бумага и картон, из древесной массы можно производить качественную бумагу и картон путем с использованием химического процесса, который удаляет примеси (получившуюся целлюлозу обычно называют химической древесиной целлюлоза или целлюлоза очищенная ). Целлюлоза из древесной массы (также известная как древесная масса ), с другой стороны, всегда имеет низкое качество и не может быть использована для изготовления подходящие корпуса. Кроме того, клеи, используемые в корпусах, не должны обесцвечиваться, портиться или выходить из строя, и они не должен обесцветить или повредить соседние материалы.

ВИДЫ КОРПУСОВ

Ящики: Картон, используемый для большинства ящиков для документов, имеет толщину 60 мил или пунктов (пунктов) (есть 1000 точек на дюйм, поэтому 60 баллов.толщиной 0,060 дюйма). Ложа более легкого веса (40 пунктов) иногда используется для маленькие коробки. Ящики, подходящие для длительного хранения бумажных изделий, доступны в нескольких типах картона, все из которые не содержат кислоты, лигнина и забуферены с pH 8,0-9,0. Коробки также доступны с полиэстером. пленочное ламинатное покрытие (Gaylord Archival® DocuDry ™) для защиты от повреждения водой. Все коробки должны быть прочными достаточно, чтобы удерживать содержимое, и иметь усиленные углы и плотно прилегающие крышки, предотвращающие попадание почвы и загрязняющих веществ. вход.

Папка на складе: Бескислотные папки различные размеры доступны как в буферизованном, так и в небуферированном виде. Типичный вес – 10 пунктов. с 7-пт. доступно для легких предметов и 20 пунктов. для крупногабаритных карт и распечаток.

Чередующийся материал: Чередующиеся листы иногда используются для защиты бумажных объектов в место хранения. Для этого можно использовать салфетки, пергамин, различные виды бумаги и прозрачную полиэфирную пленку.Бескислотные салфетки доступны с щелочным буфером или без него, как и бумага. Глассин – гладкий полупрозрачный бумага, которая не является абразивной и обычно может использоваться с рыхлыми (т.е. легко крошащимися) материалами, такими как пастель или древесный уголь, но он не очень устойчив. Глассин не содержит кислоты и не содержит буферов, поэтому его следует периодически заменять. если используется. Если для прокладки используется полиэфирная пленка, она должна соответствовать критериям безопасности, указанным ниже, и не следует использовать для предметов с рыхлой средой из-за ее электростатического заряда.

Матовая доска: При матировании и обрамлении произведений искусства на бумаге, консервационном монтажном / матирующем картоне (либо плита из 100% хлопковой тряпки, либо плита из очищенной древесной массы) должны использоваться как для щита, так и для подоконник. Для большинства материалов матовый картон должен быть бескислотным, щелочным и не содержащим лигнина. за исключением упомянутых ранее материалов, чувствительных к щелочам. Для этих материалов используется небуферизованный 100% хлопок. тряпичная доска имеется.Матовый картон бывает двух-, четырех- и восьмислойной толщины. Более тяжелые веса рекомендуется для негабаритных документов, требующих дополнительной поддержки. Петли, используемые для крепления произведений искусства к задник, японская бумага (легкая, не содержащая лигнина и длинноволокнистая) и паста на основе крахмала рекомендуемые.

Пластик: Прозрачные пластиковые корпуса особенно полезны для объектов, которые постоянно подвергаются , слишком хрупкие, чтобы обращаться с ними без защиты, или как открытки, для просмотра изображений необходимо просматривать их.В качестве Как отмечалось выше, произведения искусства с использованием рыхлых материалов, таких как уголь или пастель, никогда не следует помещать в пластик, потому что статическое электричество может поднять изображение с опоры. Помните, что пластиковые корпуса не обеспечивают защиты от света. Все предметы в прозрачных пластиковых корпусах следует помещать в ящики для длительного хранения.

Полиэстер, полипропилен и полиэтилен – это три типа пластика, которые подходят для хранения бумажных предметов.Они не должны иметь покрытия и добавок. Немелованный архив рекомендуется полиэстер, потому что он очень стабилен. Он используется для различных типов конвертов, рукавов и папки. Полиэстер также поставляется в рулонах или предварительно нарезанных листах толщиной от 1 до 5 мил; 2–3 mil используется для документов среднего размера, в то время как негабаритные отпечатки и карты требуют дополнительной поддержки 4–5 мил. Полипропилен обычно используется для изготовления контейнеров. Полиэтилен очень гибкий, но не такой прозрачный; это используется для рукавов и сумок.Корпуса из поливинилхлорида (ПВХ), иногда называемые виниловыми, не принимаются. для использования, потому что они очень нестабильны.

Документы также могут быть заключены между листами полиэстера с помощью двустороннего скотча с полем 1/4 дюйма. между документом и лентой. Однако текущие исследования показывают, что кислая бумага портится больше. быстро, если запечатать в полиэстере. Перед документами рекомендуется положить листы буферной бумаги позади документов. положить их в полиэстер или проконсультироваться с консерватором по поводу их раскисления.Альтернатива Инкапсуляция, особенно подходящая для негабаритных документов, представляет собой папку с полиэфирной обложкой.

Не существует единого стандарта, конкретно регулирующего материалы для хранения бумажных предметов. Фотографическая деятельность Тест (PAT) – это стандартизированный тест, который используется для определения того, безопасны ли материалы корпуса для использования с серебряные изображения фотографии. Это обсуждается далее в разделе о хранении фотографий.

Ответственность за соблюдение стандартов лежит на поставщиках.Продукция Gaylord Archival производится для самые последние национальные стандарты консервации. Компания закупает или производит материалы в соответствии со стандартами. опубликовано Американским национальным институтом стандартов (ANSI), Национальным институтом информационных стандартов (NISO) и Международной организации по стандартизации (ISO), если таковая имеется, или для всей отрасли стандарты, установленные национальными учреждениями, такими как Национальное управление архивов и документации и Управление по сохранению Библиотеки Конгресса.Информация о спецификациях доступна в Gaylord Archival на запрос.

После того, как вы выбрали подходящие складские материалы, необходимо подготовить документы и другие бумажные изделия. для хранения. Всегда соблюдайте надлежащие процедуры обращения при работе с коллекциями. Использование белых хлопчатобумажных перчаток защитит вещи от грязи и масел на руках. Не ешьте и не пейте рядом с коллекциями. При перемещении бумаги документы или произведения искусства, особенно хрупкие, аккуратно поддерживайте их снизу.

Удалите посторонние материалы — скрепки, резинки, оберточный материал, старые папки. и любые другие материалы, не относящиеся к делу. Если посторонние предметы (например, спрессованные цветы) необходимо сохранить как артефактное свидетельство, поместите его в отдельный вольер.
По возможности разворачивайте и разглаживайте бумагу, не повреждая складки. Удалить письма из конвертов. Если бумага хрупкая или негибкая, возможно, ее необходимо увлажнить перед разворачиваясь.Проконсультируйтесь с консерватором для правильных процедур. Отпечатки, рисунки и очень хрупкие или ценные предметы должны обрабатываться консерватором. После того, как материалы будут развернуты, удалите поверхностный грунт мягкой щетка.
Изолируйте газетную бумагу, так как она очень кислая и оставляет пятна на соседней бумаге. Газета вырезки можно заменить фотокопиями на щелочной бумаге или поместить в отдельный конверт. Копии факсов так же нестабильны и должны быть воспроизведены или изолированы.
Отметьте все сильно поврежденные предметы, поместите их в отдельные папки и отложите для профессиональное консервационное лечение. Не предпринимайте «первую помощь», если вы не получили обучены и имеют соответствующую квалификацию.
Если необходимо разместить идентифицирующую информацию на самом объекте, используйте № 2 карандашом и напишите на оборотной стороне или в правом нижнем поле. Повторите идентификацию на складе папки и конверты карандашом или наклеиванием этикеток.Никогда не используйте шариковые ручки или фломастеры, которые могут испачкать или кровоточить. Никогда не наклеивайте ярлыки непосредственно на документ или произведение искусства; этикетки предназначены для ящиков, папок и другие вольеры.
По возможности храните вместе предметы одинакового размера и веса. Если тяжелый или громоздкие предметы храните вместе с более легкими, могут возникнуть повреждения из-за неравномерного давления.
Наклейте на коробки соответствующую информацию об их содержимом. В этом сокращении нет необходимости просмотр и перелистывание документов.

После того, как бумажные предметы были помещены в корпуса и коробки, их необходимо хранить в неповрежденной мебели. Древесина мебель для хранения не рекомендуется, так как она может выделять кислоты и другие вредные вещества. Возможно используйте герметик на деревянной мебели, но полной защиты он не обеспечит, да и сам герметик может выделять вредные пары.Даже если деревянные полки и ящики были запломбированы, они должны быть облицованы барьерным материалом, например, Marvelseal®, для дополнительной защиты.

Металлическая мебель с покрытием из обожженной эмали допускается для целей консервации, но сталь с порошковым покрытием или анодированная алюминиевая мебель предпочтительнее. Как и в случае с корпусами, выбор мебели будет зависеть от бюджета. и типы материалов в коллекции.

Независимо от типа мебели, она должна соответствовать типам коллекций, которые будут в ней храниться.Открытые стеллажи лучше всего подходят для циркуляции воздуха, хотя закрытые шкафы иногда необходимы в целях безопасности. Полки должны быть регулируемыми, а коллекции не должны выступать за полки или скучиваться вместе. В нижняя полка должна находиться на высоте 4–6 дюймов от пола, чтобы снизить вероятность повреждения в результате затопления. Специализированный мебель, которая позволит хранить крупногабаритные предметы на плоской поверхности (например, шкафы для карт или стеллажи для крупногабаритных коробок) должен быть использован.

Прохладная, сухая и стабильная среда хранения имеет решающее значение для длительного хранения бумажных коллекций.Нагревать и влага ускоряют химические реакции, вызывающие порчу бумаги, а высокий уровень влажности может привести к росту плесени. Исследования показали, что более низкие температуры и более низкая относительная влажность значительно улучшают продлить срок службы бумажных коллекций.

Поддержание стабильной окружающей среды также очень важно. В то время как ящики и шкафы для хранения могут обеспечить некоторые защита от кратковременных колебаний окружающей среды, они не защитят коллекции от долговременных изменение условий окружающей среды.Со временем из-за колебаний климата бумага может расширяться и сжиматься, что приводит к искажению и ослаблению бумаги. Исследования показали, что большие и частые колебания, такие как как те, которые происходят ночью и в выходные дни, если системы климат-контроля отключены или изменены настройки, значительно ускоряют порчу бумаги.

Нет национального стандарта для условий окружающей среды, но Национальная организация информационных стандартов (NISO) выпустила технический отчет под названием Environmental Guidelines for the Storage of Paper Records , в котором приведены рекомендуемые значения температуры и относительной влажности для хранения бумажные записи в библиотеках и архивах.В этом отчете рекомендуется температура не выше 70 ° F и относительная влажность где-то между 30% и 50%, которую можно поддерживать постоянно.

Некоторые практические советы по поддержанию умеренной и стабильной окружающей среды включают: использование переносных осушителей воздуха. и кондиционеры летом для понижения влажности; снижение уровня тепла зимой, чтобы предотвратить влажность становится крайне низким; и избегать хранения коллекций в подвалах или на чердаках, где обычно наблюдаются экстремальные климатические условия. происходить.

Рекомендуется контролировать климат в складских помещениях, чтобы он оставался умеренным и стабильным. Инструменты для мониторинга, начиная от карт индикаторов влажности и заканчивая гигротермографами и регистраторами данных, доступны. доступный. См. Публикацию NEDCC для получения дополнительной информации о выборе подходящего монитора и реализации программа экологического мониторинга.

Выбор конкретных корпусов и коробок требует тщательного рассмотрения.Физическое состояние, размер коллекции, предполагаемое использование и бюджет – все это играет роль в окончательном выборе. Вторая половина этого раздела представит несколько тематических исследований, показывающих, как продукты, доступные в Gaylord Archival, могут быть использованы для решения задач хранения бумажных сборников.

ПРИМЕР I: ДОКУМЕНТЫ

Объем: Документы, рукописи и бумаги (размер письма или юридического размера)

А.Выберите соответствующие первичные корпуса, которые защитят содержимое и позволят удалить их на использовать без повреждений. Размер должен быть больше развернутых листов, чтобы края не выступали и быть поврежденным.

Прочные, гибкие бумаги аналогичного размера можно помещать прямо в бескислотные папки. г. количество элементов в папке зависит от толщины бумаги, состояния бумаги и характер документа.Например, в одной папке можно разместить один ценный отпечаток, 10–15 старые рукописи или 50 современных офисных документов. Обеспечение надлежащей защиты является первоочередной задачей. Папки поставляются с усиленными язычками и без них, в размерах Letter и Legal, с полными, половинными, третьими или пятыми выступами.
Кислая, хрупкая, хрупкая или рваная бумага требует дополнительной поддержки и защиты перед размещением. их в папках. Варианты защиты включают:
(a) Вставки или стропы папок с файлами – Вставьте элемент. в бумажную папку (также известную как вкладыш в папку с файлами) или перевязку конверта перед тем, как поместить его в папку.Бумага папки также можно использовать для группировки бумаг вместо использования скоб или канцелярских скрепок, которые могут быть повреждены.
Индивидуальные корпуса из полиэстера – обеспечивают защиту хрупких или мелких предметов от переноски. при сохранении видимости.
Чередование с 20-фунтовой буферизованной бумагой – защищает документы от прилегающего материала и обеспечивает поддержка при обращении, особенно с негабаритными документами. Объекты могут быть удалены из папок с помощью поднимая более крупные промежуточные листы под ними.Используйте чередующуюся бумагу, конверты или папки для отделяйте ценные документы от очень кислых материалов, таких как газетная бумага, или замените газету вырезки с фотокопиями на щелочной бумаге.
Бумажные конверты также можно использовать для организации коллекций. Открывающиеся по короткой или длинной стороне конверты можно поместите группы бумаг или тонкие брошюры на плотной бумаге. Конверты должны быть достаточно большими, чтобы в них можно было легко вставляется и снимается без истирания краев.Если хрупкие бумаги или брошюры должны храниться в конверт, их сначала нужно поместить в бумажную папку или петлю для конвертов.

Имейте в виду, что конверты, содержащие бумажные коллекции, не должны вставляться вместе с книжными коллекциями, потому что конверты не обеспечивают достаточной опоры для предметов, хранящихся внутри. Если брошюры или группы документов должны быть размещены на полках с книгами, а не в коробках, предметы должны быть помещены в папки для брошюр (см. Пример IV).

Группы предметов можно размещать в больших вольерах, в зависимости от размера коллекции, где он будет храниться и как будет использоваться. Расширяющиеся папки удобны для временного хранения быстрорастущие коллекции, например, детские рисунки или активная переписка.

B. Поместите папки и конверты в прочные коробки. Ящики для хранения должны быть прочными, армированными. углы, и соответствовать размеру вольеров.По возможности храните предметы одинакового размера и веса. вместе. Тяжелые или громоздкие предметы могут повредить более легкие предметы, хранящиеся в одной коробке.

Вертикальное хранение в ящиках для документов обычно рекомендуется для архивных коллекций. Все папки в коробка должна быть одного размера, и они должны соответствовать размеру коробки. Папки должны иметь соответствующую поддержку чтобы документы не провисали и не искажались.
Если папок недостаточно для заполнения коробки, используйте регулируемая распорка для удерживания папок в вертикальном положении и предотвращения их соскальзывания или провисания.
Плоское хранение в откидных ящиках для хранения иногда уместно, но также имеет некоторые недостатки. Он обеспечивает общую поддержку, предотвращает сползание повреждений и защищает края хрупких документов, но документы в нижней части коробки могут исказиться под давлением вышеперечисленных предметов, особенно если предметы в коробке разные размеры и вес. Если используются плоские ящики, они должны иметь откидную конструкцию. чтобы упростить безопасное удаление папок.Их следует штабелировать не более двух в высоту.
Другой приемлемой альтернативой хранения бумажных документов является хранение в картотеке с подвесом. папки. Доступны подвесные папки с буфером, не содержащим кислоты и лигнина. В зависимости от того, сколько предметов в каждой папке одна или несколько папок могут быть помещены в каждую подвесную папку.

C. Большие коллекции офисных документов следует хранить в картонных коробках для хранения документов. Это Доступны платы с буферизацией и без буферизации. Картонные коробки без буферизации следует использовать только для краткосрочного хранения. Картонные коробки должны быть прочными и удобными для транспортировки.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР II: ДОКУМЕНТЫ БОЛЬШЕГО РАЗМЕРА

Объем: Документы, бумаги, карты, плакаты и однодневки (больше, чем разрешенный размер)

A. Выберите основные корпуса, обеспечивающие надлежащую поддержку. Папки доступны в больших размерах и должен быть плотнее 10 или 20 пунктов.папка (вместо 7 или 10 пунктов). Аналогично, полиэфирная пленка толщиной 4 мил. или комбинация 2–3 мил для переднего листа и 5 мил для заднего листа должна использоваться, если размер больше документы должны быть инкапсулированы.

Листы по возможности следует отсортировать и сгруппировать по размеру. Поместите в папку не более 10–12 листов. См. Стр. 4 для получения советов по чередованию, которое рекомендуется для поддержки хрупких крупногабаритных предметов. Помни это некоторые типы негабаритных документов (например,g., чертежи и диазопродукции) потребуются бескислотные, а не буферные папки из-за их чувствительности к щелочности. Если вы покупаете оба типа папок, убедитесь, что они четко обозначены, и персонал знает, когда использовать каждый тип.

Папки для хранения / демонстрации с обложками из полиэстера позволяют просматривать содержимое без повреждений и обеспечивают основа из буферного материала. Это дороже, но стоит вложения, если негабаритные предметы хрупкие, ценные или часто используемые.Однако помните, что их нельзя использовать для художественных работ с хрупкие материалы, которые могут быть сняты с опоры пластиком.

B. Для небольших коллекций папки могут храниться в горизонтальных ящиках для хранения. Из-за их вес, ящики следует хранить не более двух высотой. Другой вариант – система хранения Экли, которая состоит из гофрокоробов, папок для файлов, L-образных рукавов и этикеток для ящиков и предназначен для горизонтального или вертикального хранение больших документов.

C. Большие коллекции крупногабаритных карт, плакатов и архитектурных чертежей лучше всего хранить внутри папки в металлических плоских файлах. Мелкие ящики глубиной 11/2 дюйма предпочтительнее, чтобы папки на днище не раздавлены. См. Стр. 6 для получения общей информации о мебели для хранения. Как и при хранении в ящиках, размер папок должен соответствовать размеру ящика, и все папки должны быть одинакового размера.

D. Используйте свернутое хранилище, когда элементы слишком велики для плоских файлов, если они достаточно гибкие. выдерживать раскатывание и раскатывание. Плоское хранение всегда предпочтительнее, но не всегда. возможный. Рулонное хранилище – лучшая альтернатива, чем создание карт сечений или складывание чертежей.

Используйте бескислотную трубку диаметром 3 дюйма или более и на несколько дюймов длиннее самого большого предмета. катится. В зависимости от размера и состояния 1–6 предметов можно обернуть снаружи трубка с чередованием отдельных предметов. Изображение должно быть обращено внутрь, чтобы не подвергаться воздействию свет.Свернутый документ следует обернуть снаружи бескислотной бумагой или полиэстером шире ширины документ и закреплен плоской небеленой хлопчатобумажной лентой (мин. 5⁄16 дюйма шириной). чертеж, оберточная бумага или салфетка не должны быть забуференными. Ящик для хранения рулонов обеспечит добавленную защита.

ПРИМЕР III: ИСКУССТВЕННЫЕ ПРОИЗВОДСТВА

Хранение отпечатков и рисунков выходит за рамки данной брошюры.Если в вашей коллекции есть такие работы, Ваши потребности в хранении должны быть рассмотрены консерватором. Тем временем разделите элементы и следуйте этим инструкциям. руководящие указания.

А. Магазин произведений искусства, квартира. Если возможно, поместите каждый элемент в отдельную папку или поместите чередование бумага между каждым произведением искусства, чтобы защитить поверхность. Помните, что произведения искусства с рыхлыми материалами, такими как уголь Ни в коем случае нельзя помещать пастель в пластик, потому что статическое электричество может оторвать изображение от опоры.Поместите папки в складные или открытые ящики для хранения.

B. Для длительного хранения гравюр и рисунков консерваторы рекомендуют подоконники. Эти должны храниться в плоских усиленных ящиках. Для описания процедур см. Брошюру AIC и Матирование и обрамление для произведений искусства и артефактов на бумаге и Как сделать собственное матирование и навешивание в публикации NEDCC.

C. Для матовых работ требуются прочные коробки, способные выдержать дополнительный вес циновок. Их внутренняя глубина должна быть только 11⁄2 или 2 дюйма, опять же, чтобы вес был управляемым.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР IV: БУКЛЕТЫ

Объем: Брошюры с единой подписью и небольшие буклеты

A. Папки для брошюр с четырьмя створками внутренней оболочки обеспечивают максимальную защиту от истирания, когда предметы вставляются и удаляются. Большинство папок для брошюр можно хранить в вертикальном положении при условии наличия соответствующих поддержка из смежных объемов.

B. Конверты также можно использовать для брошюр, но хрупкие брошюры требуют защиты бумаги. папку или перевязку конверта перед помещением в конверт. Выберите конверты достаточно большого размера чтобы можно было вставлять и вынимать брошюру без повреждений. Если предметы в конвертах нужно положить на полку книги, используйте папки для хранения конвертов или карманные папки для поддержки.

C. Если папки для хранения конвертов не используются, конверты следует хранить в коробках. Используйте регулируемая распорка для частично заполненных ящиков. Коробки для брошюр с откидным верхом (или коробки из крокодиловой кожи) обеспечивают вертикальное положение место хранения. Брошюры среднего размера также можно рассматривать как документы и помещать в папки с файлами в брошюрах. коробки. Такой подход обычно используется, когда брошюры входят в большую архивную коллекцию.

D. Открытые файлы брошюр подходят только для временного хранения. Они позволяют легко извлекать, но не обеспечивают адекватной механической поддержки для длительного хранения, а также не защищают предметы от света и колебания в окружающей среде.

ПРИМЕР V: ПЕРИОДИЧЕСКИЕ И ГАЗЕТЫ

Объем: Несвязанные периодические издания и газеты

A. Коллекции периодических изданий и газет из-за их размера следует хранить в прочных ящиках. и вес. Глубина коробки должна быть меньше для тяжелого содержимого. В хорошем состоянии, вопросы можно помещать прямо в ящики. Рукава из полиэстера доступны в больших форматах для газет. и обеспечит длительную защиту при хранении в квартире.Следует использовать регулируемые прокладки, чтобы избежать соскальзывания и провисание.

B. Отдельные выпуски среднего размера могут рассматриваться как брошюры .

C. Тонкие и хрупкие предметы требуют дополнительной защиты. Их надо вставлять в папки и конверты перед укладкой в коробки.

D. Полиэтиленовые мешки обеспечивают временную защиту, особенно когда предметы подвергаются чрезмерному умение обращаться. Коллекционеры и дилеры могут найти их особенно полезными.Однако, учитывая доказательства того, что кислотная бумага, кажется, портится быстрее при инкапсулировании, не рекомендуется использовать запечатанные пакеты для постоянное хранение кислых материалов. Если комиксы необходимо хранить так, чтобы их можно было просматривать, полиэтилен доступны конверты с забуференными досками жесткости.

E. Открытые файлы буклетов можно использовать для кратковременного хранения периодических изданий в хорошем состоянии. г. файлы позволяют легко извлекать их, но они не обеспечивают адекватной поддержки для длительного хранения и не защищают журналы без вложений от света и пыли.

ПРИМЕР VI: ЭФЕМЕРА

Коллекции бумажных однодневок представляют собой величайшую проблему из всех. Часто размер меняется, бумага плохая, и люди хотят видеть сам объект. Обычные эфемеры включают открытки, поздравительные открытки, брошюры и стерео просмотров.

A. Коллекции эфемеров могут храниться в соответствии с рекомендациями для архивных документов и брошюры (см. Примеры I и IV). Перед размещением в папках хрупкие или мелкие предметы следует помещаются в бумажные папки, на стропах для конвертов или в отдельные полиэфирные чехлы для защиты.Полиэстер вольеры полезны для любых предметов, которые будут часто обрабатываться. По возможности, однодневки следует отсортировать. и хранятся по типу и размеру, чтобы предотвратить повреждение из-за разного размера и веса.

B. Коллекции материалов в едином формате можно хранить в полиэфирных конвертах в подходящем размер коробки.

C. Альбомы и альбомы для вырезок из прочных материалов – еще одна альтернатива для коллекций эфемерных, специально для частных коллекционеров. Разнообразные альбомы на 3 кольца с пластиковыми альбомными страницами и альбомами для вырезок и страницы альбома для вырезок, сделанные из не повреждающих материалов, доступны.

Никогда не прикрепляйте одноразовые предметы с помощью липких лент, резинового клея или повреждающего клея. Отдельные предметы могут быть прикрепить к бескислотной или буферной монтажной бумаге с помощью уголков для фотографий.

Когда объекты прикреплены к страницам, они могут быть помещены в защитные пленки из полиэстера (запечатанные на одном стороны), карманы из полиэфирного листа (запечатанные с трех сторон) или протекторы из полипропиленового листа (запечатанные с трех сторон). стороны).В качестве альтернативы доступны полипропиленовые страницы с различными размерами индивидуальных карманов; эти предназначен для фотографий популярных размеров, но может также подходить и для небольших одноразовых фотографий. Если эфемера коллекция включает фотографии, помните, что любые приложения или страницы, которые будут использоваться с фотографиями, должны пройти тест на фотографическую активность.

ПРИМЕР VII: КНИГИ И ДРУГИЕ СВЯЗАННЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Объем: Ценные и хрупкие книги и другие переплетенные материалы, требующие защиты.

Книжные переплеты предназначены для защиты текстового блока, но иногда сами переплеты бывают настолько хрупкими или нестабильными. Ценно то, что сами книги требуют защитных ограждений. Примеры включают: редкие книги, которые нуждаются в дополнительная защита от загрязнения окружающей среды и света; хрупкие книги, которые не могут стоять на книжная полка без повреждений; ломкие книги с неплотными страницами; и поврежденные книги, которые нуждаются во временном защиты до тех пор, пока консерватор не рассмотрит их и не вылечит их.Поскольку все больше и больше библиотек полагаются на внешнее хранилище, также необходимы прочные корпуса для защиты предметов при транспортировке.

Ниже приведены несколько вариантов защиты книг и других материалов в переплете. В идеале вольеры должны быть Подгонка по индивидуальному заказу, чтобы предметы не были повреждены при столкновении с коробками. Если нестандартной коробки нет возможно, можно использовать не содержащую кислоту оберточную бумагу, чтобы заполнить коробку вокруг объема.

A. Ящики для раритетов нестандартного размера обеспечивают максимальную защиту. Gaylord предлагает широкий выбор от заранее подготовленных корпусов для папок для легких книг до наборов из бескислотного гофрированного картона, которые можно выиграл, чтобы создать коробки раритета, которые специально подходят для больших или более тяжелых книг. Третья альтернатива – это готовый ящик для хранения раритета раритета, который поставляется с запасом небуферизованной ткани для упаковки книги и золота метки заголовка для внешней стороны коробки.

B. Связывание и упаковка – менее дорогие варианты. Это краткосрочные решения для предметов, которые требуется ремонт или лечение у консерватора. Они также обеспечивают защиту менее ценных предметов, которые отправлено на внешнее хранение. Оберните книгу бескислотной тканью или оберточной бумагой и завяжите тканевыми застежками. тканевая обвязочная лента.

C. Фазовые ящики – традиционные контейнеры для хранения библиотечных книг. Архив Гейлорда предоставляет все материалы, необходимые для изготовления фазовых боксов, в том числе 60 пт.сине-серая доска, шайбы и заклепки.

D. Обложки книг обеспечивают эффективную защиту ценных или ценных книг. уязвимый. Примеры включают книги с современными суперобложками в частных коллекциях, переплеты, которые быть поврежденными отпечатками пальцев и поврежденными кожаными переплетами с «красной гнилью *», которая может распространиться на соседние книги. Для книг в твердом переплете из архивного полиэстера могут быть изготовлены полиэфирные куртки нестандартного размера. Не надо используйте клей, чтобы прикрепить обложку к книге.Если вы используете ленту для прикрепления обложек, наносите их от обложки к крышка. Не приклеивайте ленту к самому переплету.

* Красная гниль – это распад кожи на красный порошок. Gaylord Archival содержит продукт Cellugel который укрепляет гнилую кожу, так что с испорченной обложкой книги можно безопасно обращаться вдыхания рыхлой кожаной пыли или грязных рук и одежды. Однако рекомендуется проконсультироваться с профессиональным консерватором по вопросам правильного использования Cellugel.Тем временем накройте архивным полиэстером. обложка обложки обложки книги, как описано выше, или изолируйте книгу в отдельном ящике для хранения раритета.

Носители и форматы | Архивы и записи

Носители и форматы

Законы штата Орегон о публичных записях Пересмотренные законодательные акты штата Орегон 192.005 (5) определяют публичную запись как «документ, книгу, бумагу, фотографию, файл, звукозапись, машиночитаемую электронную запись или другой материал. независимо от физической формы “. Эта страница содержит информацию, инструкции и процедуры, относящиеся к различным носителям и форматам.

Фотографии (аналоговые фотографии, негативы, слайды), звукозаписи и видеозаписи (аудиокассеты и кассеты, видеокассеты и кассеты, компакт-диски, DVD)
Цифровые фотографии
Документы / цифровые изображения
Электронные записи (текстовые документы, графика , электронные публикации)
Электронная почта
Карты, плакаты и другие большие форматы
Микрография (микрофильмы, микрофиши)
Веб-страницы / Интернет-записи и публикации

Фотографии (аналоговые фотографии, негативы, слайды) и звук И видеозаписи (аудиокассеты и кассеты, видеокассеты и кассеты, компакт-диски, DVD)

Форматы: Архив принимает фотографии, звуковые и видеозаписи в различных форматах:

Аналоговые фотографии и негативы
Цифровые фотографии
Слайды
Видео- и аудиокассеты, кассеты и компакт-диски
Фильмы

Критерии отбора фотографий и звукозаписей / видеозаписей

Хорошее качество по содержанию, составу и производственной ценности.
Изображать действия, людей, здания, объекты или сцены, имеющие историческое, административное или юридическое значение.
Записывайте события, интервью, речи или другие действия, которые имеют историческое, административное или юридическое значение.

Порядок отправки фотографий и аудио- и видеозаписей в архив

Проконсультируйтесь с архивариусом о том, могут ли архивы принимать определенный формат.
Материалы в не бумажных форматах должны быть упакованы отдельно от бумажных документов при передаче в архив.
Материалы в не бумажных форматах должны быть указаны в Форме передачи / списке содержимого со следующей информацией:
Описательное название / имя
Тема фотографии или записи (имя человека, место, отдел, вид деятельности)
Дата деятельности
Технические данные в электронном формате
Создатель (фотограф, видеооператор, магнитофон)

Цифровые фотографии

Цифровые изображения – Born Digital: Архивы принимают цифровые фотографии, сделанные цифровой камерой .Если существуют печатные копии цифровых фотографий, эти копии могут быть переданы в Архив вместе с цифровыми изображениями.

Цифровые изображения – отсканированные: Архивы также принимают цифровые фотографии, которые были отсканированы с существующей фотографии. Оригинал аналоговой фотографии и ее негатив также необходимо отправить в архив. Архивы могут сохранять цифровые / отсканированные изображения вместе с аналоговой мастер-копией / оригиналом для выставок, исследований и доступа.

Критерии и рекомендации по отбору, съемке и сохранению цифровых фотографий

Цифровые фотографии должны быть сняты в формате JPEG или TIFF (степень сжатия 75 или выше).
Изображения должны быть сняты с разрешением от среднего до высокого (150 пикселей / дюйм или выше).
Цифровые фотографии следует хранить в стороннем формате.
Цифровые фотографии следует передавать в Архив на качественных компакт-дисках, дискетах или в виде вложений по электронной почте.
Цифровые фотографии подлежат стандартам архивной оценки и процедурам отбора. Цифровые фотографии должны быть хорошего качества с точки зрения содержания и композиции.
Компакт-диски или диски должны иметь маркировку и последовательную нумерацию.
Цифровые фотографии должны сопровождаться описью, в которой указывается следующая информация для каждого изображения:
Описание файла или фотографии Название / имя
Предмет фотографии (имя человека, место, отдел или вид деятельности)
Дата деятельности / когда была сделана фотография (не дата копирования, сохранения или последнего открытия)
Формат (JPEG или TIFF)
Размер (количество байтов)

Электронные записи

Законы о публичных записях и управление записями практика распространяется на все публичные записи, независимо от формата.

Закон штата Орегон включает электронную информацию и форматы записей в определение публичных записей – ORS 192.005 (5).
Правила хранения записей и доступ к информации, содержащейся в электронных форматах, регулируются теми же положениями, что и бумажные записи.
Целью электронного хранения является сохранение цифровых материалов в удобном и экономичном виде.

Сохранение и доступность

Электронные записи должны храниться и быть доступными до тех пор, пока это предусмотрено графиком хранения записей.
Электронные записи требуют регулярного резервного копирования системы.
Электронные записи требуют периодического копирования или перехода на новое оборудование и программное обеспечение, а также на носители и форматы.

Критерии выбора электронных записей

Электронный формат должен быть официальной копией записей.
Электронный формат должен обеспечивать простой доступ и возможности поиска.
Бумажная копия записей недоступна.
Записи имеют формат, приемлемый для архивов.

Административные системы и базы данных

График хранения записей и законы о публичных записях применяются к информации и записям, хранящимся в крупных административных и учебных системах и базах данных (включая Banner). Эти системы не управляются Архивом. Обратитесь в Информационные Технологии за помощью в хранении, сохранении и доступе к информации и записям, хранящимся в этих больших системах.

Электронные форматы – Архивы будут принимать записи в электронных форматах, например:

текстовые документы (файлы текстовых редакторов и настольных издательских систем)
графики (цифровые фотографии и изображения)
электронные публикации
веб-записи

Процедуры передачи электронных записей в архивы

Проконсультируйтесь с архивистом, чтобы убедиться, что электронные записи соответствуют необходимым критериям и приемлемы для архивов.
Электронные записи могут быть переданы в архив на компакт-дисках, DVD-дисках или в виде вложений в электронную почту.
Компакт-диски или DVD должны иметь надлежащую маркировку и последовательный номер.
Электронные записи должны сопровождаться Формой передачи / списком содержимого, который включает:
Информация о файле
Тип (например, MS Word 2002)
Даты
Размер (в КБ)
Автор или создатель
Номер и тип носителя (компакт-диски, дискеты)
Информация о содержимом
Название отдела
Название серии
Даты
Полный список имен файлов

Уничтожение конфиденциальных электронных записей

Электронные записи, содержащие конфиденциальную информацию, должны быть утилизированы или уничтожены способами, обеспечивающими конфиденциальность.
Дискеты следует уничтожить. Переформатирование, удаление или стирание файлов, хранящихся на дисках, не гарантирует полного уничтожения информации.
Жесткие диски следует переформатировать или уничтожить, чтобы конфиденциальная информация была полностью стерта.
Обратитесь в компьютерную службу или к архивисту колледжа за советом относительно уничтожения конфиденциальных электронных записей.

Визуализация документов / Цифровая обработка изображений

Системы обработки документов или цифровых изображений, в которых хранятся общедоступные оцифрованные записи, могут быть отличным решением для управления информацией, для хранения и сохранения записей, а также для обеспечения доступа к записям.Природа технологий цифровой обработки изображений и быстрые технологические изменения создают проблемы для управления записями.

Государственный архив Орегона издал правила, регулирующие создание цифровых изображений (OAR 166-017).

Ожидаемый срок службы системы цифровой обработки изображений не должен превышать срок хранения записей, которые она хранит.
Доступ к оцифрованным записям должен поддерживаться в течение всего срока хранения.
Все документы в системе обработки цифровых изображений должны быть индексированы и доступны для поиска.
Любая система цифровой обработки изображений, оборудование или программное обеспечение, используемые для хранения или поиска публичных записей, должны надлежащим образом обеспечивать права общественности на доступ и копирование публичных записей.
Общедоступные записи с запланированным сроком хранения менее 100 лет могут храниться на оптических дисках, а исходная запись может быть удалена, если изображения копируются на новые оптические диски не позднее, чем через десять лет; изображения, хранящиеся на оптических дисках, необходимо копировать до тех пор, пока не будет соблюден срок хранения исходной общедоступной записи.
Общедоступные записи с запланированным периодом хранения более 100 лет могут храниться на оптических дисках при условии, что исходные записи хранятся в бумажном виде или на микрофильмах в течение всего запланированного периода хранения.

Электронная почта

Электронная почта может быть общедоступной.
Хранение зависит от содержимого, а не от формата.
Хранение основывается на информации, содержащейся в сообщении или его вложении, а не на его электронном формате.
Срок хранения определяется соответствующими инструкциями по графику хранения записей.

Управление электронной почтой – Решения:

Что это?
Содержание
Значение
Официальная копия
Приложение
Как долго следует хранить?
См. График хранения записей
Кто должен его сохранять?
Как его хранить / консервировать?
Печатная копия?
Распечатайте и храните вместе с другой офисной корреспонденцией или административными файлами.
Электронная копия?
Не храните и не храните его в Gmail.
Сохраните его в соответствующей системе электронного документооборота.

Карты, плакаты, архитектурные чертежи и другие большие форматы

Архивы принимают записи в больших форматах бумаги, такие как карты, чертежи, архитектурные чертежи и плакаты.
Свяжитесь с архивистом для получения подробной информации и совета по сохранению этих типов записей и их передаче в архив.

Микрография

Микрография – эффективное средство для долгосрочного хранения публичных записей. Микрография дает ряд преимуществ, включая безопасность хранения; легкое восстановление и возврат в случае потери, кражи или повреждения; целостность файла, исключающая неправильное заполнение или изменение информации; экономия и экономия затрат на хранение; недорогое копирование и распространение; и быстрый и точный поиск информации.Государственный архив Орегона издал правила и стандарты (OAR 166-025) в отношении микрографических изображений, которые «обеспечивают защиту информационного содержания публичных архивов на протяжении всего срока их хранения». Обратитесь к архивисту за советом относительно необходимости микрофильмирования записей.
Обратитесь к специалисту по микрографии по вопросам микрофильмирования записей.

Веб-сайты / Веб-записи и публикации

Архив поддерживает веб-архивы для сохранения веб-сайтов, содержащих официальные записи и публикации колледжа.

Определения

Сетевые записи: Это записи, которые традиционно создавались и сохранялись в бумажном формате и которые перечислены в графиках хранения записей с постоянным или долгосрочным хранением. Эти типы записей в настоящее время часто размещаются на веб-сайтах, и веб-запись может считаться официальной копией этой записи. Примерами таких записей являются аудиты, бюджеты, протоколы и отчеты комитетов, а также заявления о политике и процедурах.
Публикации в Интернете: Электронные версии опубликованной информации, которые размещаются на веб-сайтах. Примерами этих типов публикаций являются годовые отчеты, каталоги, брошюры, информационные бюллетени, каталоги колледжей, расписания занятий и учебные планы.

Критерии выбора веб-сайтов для сохранения

Веб-сайты содержат записи, имеющие административную, юридическую, финансовую или историческую ценность. Веб-записи имеют долгосрочное хранение, как указано в Графике хранения записей.Веб-сайты содержат записи или публикации, которые являются официальными копиями этих записей. Веб-сайты содержат записи или публикации, которые не фиксируются и не сохраняются традиционными системами учета. Записи и публикации на веб-сайте могут быть полезны для удовлетворения текущих или будущих информационных потребностей колледжа. Записи и публикации на веб-сайте могут быть лучшим источником или предпочтительным форматом для этих записей, поскольку они доступны для поиска и обеспечивают эффективный доступ к этой информации.
Если запись или официальная копия записей или публикаций доступна и доступна в бумажном формате, бумажный формат становится официальной копией в целях сохранения, а веб-версия не сохраняется.

Порядок сохранения веб-сайтов

При разработке веб-сайтов веб-дизайнеры должны учитывать последствия сохранения своих веб-сайтов. Менеджеры веб-контента, веб-мастера колледжей и архивисты консультируются по выбору веб-сайтов для сохранения.Захват веб-сайтов на CD-R (золотая отражающая поверхность, не сжатый) и передача в архив. Управление веб-сайтами, выбранными для сохранения, передается в веб-архивы и находится в ведении архивов.
Передача в архив документируется журналом, который содержит историю управления, контент и технические данные о веб-сайтах. Свяжитесь с архивариусом для получения подробной информации о журнале.

Архивы и хранилище записей | WBDG

Обзор

Архивы и здания для хранения документации – это помещения, которые обеспечивают надлежащую среду для хранения записей и материалов, требующих постоянной защиты для исторического и пожизненного хранения, содержания и сохранения.Здания архивов и хранилищ записей должны быть высокопроизводительными с системами, рассчитанными на постоянную работу на очень высоком уровне с нулевой устойчивостью к сбоям. Часто незаменимый характер материалов, которые должны постоянно храниться и сохраняться в этом типе здания, требует анализа жизненного цикла и подхода к его проектированию и строительству с большим резервированием в его строительных системах.

Этот тип здания должен быть спроектирован таким образом, чтобы выдерживать нагрузки хранимых материалов; чувствительные экологические потребности различных материалов, которые необходимо постоянно хранить и сохранять; функциональная эффективность, безопасность и комфорт посещающего населения и обслуживающего персонала; и защита архивных материалов от огня, воды и антропогенных угроз.

Чтобы выполнить эту сложную миссию, эти здания извлекают выгоду из всеобъемлющего, целостного, интегрированного или целостного подхода к проектированию здания, который оптимизирует и уравновешивает различные цели проектирования для достижения желаемого высокопроизводительного здания. В этом процессе участвуют все заинтересованные стороны в строительстве и профессионалы в области дизайна с самого начала и на всех этапах проекта. См. WBDG Включение процесса интегрированного проектирования.

Здание Национального архива в Вашингтоне, округ Колумбия, было спроектировано известным архитектором Джоном Расселом Поупом как храм истории и было завершено в 1935 году.Поуп хотел, чтобы архитектура Национального архива отражала важность, безопасность и постоянство хранящихся в нем записей.
Фото предоставлено: Национальный архивный музей

Величественный куполообразный потолок Ротонды, возвышающийся на 70 футов над полом, и бронзовые двери высотой 40 футов вносят вклад в чувство трепета и благоговения, испытываемые посетителями этого великолепного места. Для получения дополнительной информации об истории постройки щелкните здесь.
Фото предоставлено: Национальный архивный музей

Строительные атрибуты

В здании архивов и хранилищ документации должна быть рабочая среда, которая должна быть безопасной, надежной, здоровой, удобной, долговечной, эстетичной и доступной.Должны быть предусмотрены административные офисные помещения, офисные помещения для архивов и консервации, а также постоянные складские помещения для хранимых архивных и регистрационных материалов. Важные вопросы проектирования архивов и хранилищ документов:

Хранение архивных материалов для максимальной эффективности использования кубического пространства здания
Гибкость для изменения миссии, новых материалов для хранения и архивных технологий
Возможность расширения архивов по вертикали и горизонтали
Защита архивных материалов является основным условием проектирования для этого типа здания.
Разделение складских помещений на отдельные участки для ограничения зоны катастрофических потерь в случае пожара или отказа системы
Противопожарная защита хранимых материалов
Безопасность персонала и посетителей
Требования к температуре и влажности, которые могут различаться для разных типов материалов, хранящихся в архивных помещениях и в помещениях архивных / консервационных офисов
Дневное освещение для удобства сотрудников, но не для того, чтобы повредить архивные материалы или неблагоприятно повлиять на чувствительные условия окружающей среды в помещении
Контролируемый доступ к областям хранения архивов
Надежная и безопасная зона погрузки и приема
Безопасный и контролируемый доступ общественности / исследователей

Типы и атрибуты пространств

Здание архива и хранения документации включает в себя несколько типов помещений для удовлетворения потребностей персонала и посетителей.Эти пространства и их атрибуты могут включать:

Офисы

Административные помещения : акустически и / или визуально могут быть частными и / или получастными.
Зоны архивного офиса : Могут потребоваться экологически отдельные помещения для консервации и кураторских операций с различными материалами, может потребоваться специальная мебель и оборудование, все защищенные от несанкционированного доступа публики / посетителей
Коридор безопасного доступа : Обеспечивает от архивных офисных помещений до архивных помещений
Охраняемые офисы для посетителей / исследователей : Для просмотра архивных материалов: рассмотрите несколько точек зрения безопасности, т.е.е., смотровое стекло на стойке регистрации офиса и из близлежащих административных помещений и / или камеры видеонаблюдения
Хранилище архивных материалов : Для материалов, используемых персоналом для операций по хранению и сохранению материалов. Могут потребоваться особые / раздельные условия окружающей среды для различных обрабатываемых материалов
Санитарный персонал

Помещения для обслуживания посетителей

Вестибюль : Обеспечьте центральное место для входа в здание, содержащее каталог, расписания и общую информацию.Рассмотрите возможность включения розничного магазина для поддержки будущих выставок, общественных программ и образовательных инициатив. См. Рекомендации по отображению ниже.
Охрана : Обеспечьте у входа достаточно места для следственного участка. Рассмотрите шкафчики для личных пакетов / сумок посетителей.
Рассмотрите отдельные пути распространения и доступа для посетителей / туристов, которым не нужно будет видеть архивные материалы, по сравнению с учеными / исследователями, которым это будет нужно.
Доступ ученого / исследователя : Обеспечьте охраняемое место в офисе.
Архивная витрина или галерея : демонстрация избранных архивных предметов для посетителей. Рассмотрим витрины или галерею в зависимости от количества / частоты посетителей.
Санитарно-бытовые помещения для посетителей

Вспомогательные помещения для сотрудников

Вход для сотрудников с парковки или с улицы : Рассмотрите возможность использования отдельных входов для сотрудников и общественных входов.
Зона обеденного зала кафетерия или торговые автоматы : Установите, чтобы предотвратить попадание продуктов питания, жидкостей, влаги, химикатов и пищевых отходов в архивы и помещения архивного офиса.
Санитарно-технические средства персонала
Выход : Обеспечьте доступ к внешним парковочным местам, закрытой парковке или общественному транспорту, если применимо.

Архивное хранилище

Коридор (ы) доступа к архивам

Связь архивного офиса со всеми разделенными архивными помещениями.
Обеспечивает необходимый аварийный выход из всех архивных помещений.
Обдумайте стратегии дизайна для достижения дневного света и вида в коридоре (ах) – окнах, мансардных окнах и оконных проемах.
Рассмотрите возможность проведения механических и электрических служб в потолках / пленумах коридоров для обслуживания архивных помещений и устранения проемов в стенах между архивными помещениями.
Ссылка на охраняемую зону приема / погрузки, минуя другие пространства.
Обеспечьте ширину коридора и двери, достаточную для проезда двух тележек друг через друга или для хранения самых крупных предметов.

Помещения для эксплуатации и обслуживания

Подсобные помещения
Помещения для механического и электрического оборудования : расположите вдали от архивных складских помещений и архивных офисов, где может быть чувствительное измерительное оборудование
Общие офисные кладовые : Предоставление канцелярских принадлежностей, оргтехники и учебных материалов
Компьютеры / комнаты связи
Туалеты для техобслуживания с мойками для уборщиков
Защищенная зона приема / погрузки : в зависимости от требуемого уровня безопасности рассмотрите возможность создания отдельной комнаты для проверки посылок.

Важные соображения при проектировании

Типичные особенности зданий Архива и Хранилища записей включают список применимых элементов проектных целей, как показано ниже. Чтобы получить полный список и определения целей проектирования в контексте всего проекта здания, щелкните заголовки ниже.

Доступно

Эстетика

Проектирование складских зданий является сложной задачей, поскольку они, как правило, представляют собой большие массивные конструкции с обширными пространствами невыразительных поверхностей стен.Эстетика может быть сосредоточена на нескольких аспектах:

Степень публичности и посещаемости
Необходимость создания положительного имиджа организации
Эстетическое выражение, если хранящиеся архивные материалы имеют символическое значение и / или историческое значение
Важность окружающей среды и контекста – как искусственных, так и природных
Необходимость обеспечения контролируемого естественного освещения во внутренних рабочих помещениях
Необходимость разрушения крупных или массивных зданий складского типа.Подумайте об использовании различных архитектурных массивов, материалов и ландшафтных элементов, таких как деревья и земляные валы в дизайне.
Необходимость предоставить стимулирующее и интересное внутреннее пространство (а) для сотрудников и посетителей
Процессия от внешнего к внутреннему пространству.

Рентабельность

Высокопроизводительное здание Архивов и Хранилища записей следует оценивать с использованием экономических моделей и моделей оценки материалов на протяжении всего жизненного цикла. Миссия этого типа здания – хранить ценные материалы и записи в течение длительного времени.Проектирование и строительство такого здания необходимы для выполнения миссии и экономии на долгосрочной эксплуатации и техническом обслуживании.

Процесс проектирования должен включать анализ рентабельности и компромиссов между различными системами и методами хранения, конструктивными нагрузками, количеством построенной площади и будущими потребностями в расширении. См. Также WBDG Functional / Operational.
Для достижения оптимальной производительности для инвестиций в объект, стоимостной инжиниринг предоставляет средства для оценки производительности по сравнению со стоимостью каждого элемента конструкции и компонента здания.На этапе проектирования строительства при правильном применении стоимостного инжиниринга рассматриваются альтернативные проектные решения для оптимизации ожидаемого соотношения стоимости и стоимости проектов по завершении. Ценностная инженерия выявляет идеи о способах поддержания или улучшения результатов при одновременном сокращении затрат на жизненный цикл. См. WBDG «Рентабельность – использование затрат и оптимизации затрат на протяжении всего жизненного цикла проекта».
Поскольку методы хранения могут сильно повлиять на проектирование здания и затраты, команда проектировщиков должна включать специалистов по системам хранения и работе с архивными материалами.Такой опыт также должен быть включен в команду стоимостного инжиниринга на этапе проектирования.

Функциональные / Операционные

Архивы и хранилища документации должны иметь гибкие условия хранения для размещения растущих коллекций материалов с различными требованиями к хранению и окружающей среде. Полы могут быть рассчитаны на временную нагрузку 150 фунтов на квадратный фут (psf), чтобы можно было разместить стандартные полки во всю высоту в любом месте библиотеки.Поскольку в будущем может потребоваться перемещение стеллажей, расчетная нагрузка 150 фунтов на квадратный фут позволит разместить стандартные полки в полную высоту в любом месте, не беспокоясь о возможном повреждении конструкции из-за чрезмерных точечных нагрузок, вызванных перегруженными полками. Однако увеличение расчетной нагрузки до 300 фунтов на квадратный фут позволяет размещать компактные стеллажи высокой плотности в отличие от стандартных стеллажей где угодно. Компактные стеллажи вмещают большее количество носителей, чем стандартные стеллажи.
Процесс проектирования должен включать анализ рентабельности и компромиссов между различными системами и методами хранения, конструктивными нагрузками, количеством построенной площади и будущими потребностями в расширении.См. Также WBDG Functional / Operational.
Перемещение между областями архива должно быть удобным, логичным и эффективным. Стены и колонны должны быть расположены рационально и спроектированы таким образом, чтобы облегчить расширение в будущем. В программе проектирования с самого начала следует учитывать будущий рост и расширение. См. Также WBDG «Функциональные / операционные – учет функциональных потребностей, продуктивность – дизайн для меняющегося рабочего места, доступность – помимо доступности универсального дизайна».
Учитывайте высокие потолки для размещения вертикальных хранилищ с высокой плотностью размещения, чтобы компенсировать увеличение занимаемой площади здания и облегчить будущее вертикальное расширение. По мере роста коллекций пространство для хранения / стеллажа уменьшается. В результате компактные стеллажи должны быть включены в любую конструкцию. Хранение периодических изданий или правительственных документов на компактных стеллажах стало обычной практикой.
В программу должно быть включено достаточное пространство для хранения, сохранения и ремонта электронной информации и мультимедийных систем.См. Также WBDG Productive – интеграция технологических инструментов.
Включите помещения для сотрудников и исследователей, использующих электронные технологии. Пространство, необходимое для рабочих станций, имитирует то, что требуется для размещения офисных рабочих станций площадью от 30 до 50 квадратных футов каждая. См. Также WBDG Productive.
Если архивы хранятся более чем на одном этаже, выровняйте по вертикали механические и электрические служебные пространства, чтобы исключить горизонтальные пробеги через пространства архивов.
Проектирование вертикальных стояков с достаточным пространством для будущего расширения и внедрения будущих технологий.

Производственный

Удовлетворенность, здоровье и комфорт работников : Безусловно, наибольшие затраты на жизненный цикл здания – это заработная плата и льготы работающих сотрудников, которые обычно превышают затраты на аренду и электроэнергию объекта в десять раз. квадратный фут. По этой причине здоровье, безопасность и комфорт сотрудников в высокопроизводительном здании имеют первостепенное значение.

Используйте такие стратегии, как увеличение скорости естественной вентиляции, определение нетоксичных и мало загрязняющих материалов и систем, а также мониторинг качества воздуха в помещениях.Рассмотрите отдельно исчерпываемое или отдельное пространство для загрязняющих воздух материалов, используемых в любом процессе архивного хранения.
Желателен индивидуальный климат-контроль в офисных помещениях, который позволяет пользователям устанавливать свою собственную локальную температуру, интенсивность вентиляции и предпочтения движения воздуха. Однако критические требования к архивным материалам могут потребовать постоянной среды.
Несмотря на то, что это трудно измерить количественно, широко распространено мнение, что удовлетворенность работников и их производительность повышаются, когда офисным работникам предоставляется стимулирующая, динамичная рабочая среда.Доступ к окнам и видам, возможности для взаимодействия и контроль своего непосредственного окружения – вот некоторые из факторов, которые способствуют повышению удовлетворенности на рабочем месте. См. Также WBDG «Психосоциальная ценность пространства».
Акустическая среда офиса должна быть спроектирована и интегрирована с другими архитектурными системами и мебелью офиса. Особое внимание следует уделять контролю шума в офисах открытого типа с использованием поглощающих материалов отделки, маскировки белого шума и достаточного разделения людей.
Учитывайте эргономичность и безопасность работников с учетом частоты необходимости доступа к определенным архивным материалам и используемых методов хранения. Системы хранения должны препятствовать использованию лестниц и подъема тяжелых грузов.

Технические возможности подключения

Технология стала незаменимым инструментом для организации операций и безопасности. Учитывая, что технологии приводят к разнообразным изменениям в организационных и архитектурных формах зданий, при внедрении технологий, в частности информационных технологий (ИТ), в здание необходимо учитывать следующие вопросы:

Планируйте новые здания так, чтобы они имели распределенную, надежную и гибкую ИТ-инфраструктуру, которая обеспечила бы технологический доступ практически во всех помещениях.Ограничьте проникновение кабелепровода по периметру защищенных от пожара архивных хранилищ.
На этапе планирования определите все необходимые технологические системы (например, голосовые / кабельные / информационные системы, такие как аудиовизуальные системы, сенсорные системы и системы сигнализации, акустические системы, доступ в Интернет и локальные сети [LAN] / глобальные сети). [WAN] / Wireless Fidelity [WI-FI]) и обеспечьте для них соответствующие аппаратные и кабельные каналы.
При необходимости учитывайте и адаптируйте беспроводные технологии.
Что касается существующих зданий, подумайте об улучшении ИТ-инфраструктуры и доступа для обеспечения гибкости в будущем по мере проведения ремонтных работ. См. WBDG Productive – Design for the Changing Workplace and Productive – Integrate Technological Tools для получения дополнительной информации о включении ИТ в проектирование помещений.

Публичная библиотека Милтона в Милтоне, Онтарио, присоединилась к Открытым библиотекам и передала в дар Интернет-архиву 30 000 книг в ответ на пандемию в 2020 году, чтобы сделать материалы более доступными для общественности.
Фото предоставлено: Блог Интернет-архивов

Безопасный / Сейф

Природные и техногенные угрозы последнего десятилетия сосредоточили внимание на защите людей и имущества. Посредством комплексной оценки угроз, оценки уязвимости и анализа рисков определяются требования безопасности для отдельных зданий и определяются соответствующие разумные проектные меры для интеграции в проект здания.

Учитывая предназначение этого типа здания, защита людей, имущества и содержимого здания имеет первостепенное значение.Защита ценных архивных материалов от огня и дыма, воды и ненадлежащих условий окружающей среды потребует прочного проектирования зданий и систем, а также надежных, долговечных и интегрированных системных датчиков, мониторов, сигнализаций и защитных устройств. Кроме того, для обеспечения безопасности от техногенных угроз требуются системы контролируемого доступа и наблюдения.

Учитывайте входы, которые не выходят на неконтролируемые точки обзора с прямой видимостью и подъездными путями к входу.
Используйте барьеры на объекте и отступное расстояние, барьеры по периметру и сопротивление взрывам, контроль доступа и обнаружение вторжений, досмотр на входе, досмотр и контроль упаковки, открытые зоны, которые позволяют легко визуально обнаруживать жильцов, и минимизированное открытое остекление. См. WBDG Secure / Safe – Безопасность для людей и имущества в зданиях.
Основные схемы циркуляции должны быть понятны и логичны. У новых посетителей могут возникнуть проблемы с навигацией по самому безопасному пути выхода из здания.Рассмотрите возможность использования увеличенных указателей и / или предоставления информации о безопасности и каталога зданий в приветственных брошюрах или на веб-сайте учреждения. Кроме того, регулярно пересматривайте и оценивайте планы безопасности. См. WBDG Безопасность / Безопасность – Противопожарная защита и Безопасность / Безопасность – Безопасность и здоровье людей.
Конструкция системы противопожарной защиты становится критическим элементом конструкции, включая обширную огнестойкую конструкцию и подачу воды под давлением в спринклерные системы или системы водяного тумана. По возможности размещайте водопроводные магистрали за пределами архивного хранилища.Системы противопожарной защиты должны быть спроектированы таким образом, чтобы тушить пожар как можно быстрее с минимальным сопутствующим повреждением конструкции и содержимого.
Также включает возможность быстрого отвода тепла и дыма от огня. Этого может быть трудно достичь для архивов и хранилищ документов, расположенных в подвалах и подземных пещерах.
Если программа требует многоэтажного архивного хранилища, подумайте о том, как пожарные могут получить доступ к огню и отводить тепло и дым с верхних этажей.
Обеспечьте резервные системы для всех критически важных функций здания для обеспечения безопасности людей и сохранения архивного содержимого.
Рассмотрите возможность синергии между устойчивыми стратегиями экономии энергии и оптимизацией систем безопасности и аварийного резервного копирования. См. WBDG. Обеспечение баланса между безопасностью и безопасностью и целями устойчивого развития.

Устойчивое развитие

Устойчивый дизайн зависит от размера здания, местного климата, профиля использования, тарифов на коммунальные услуги и скидок, а также многих других факторов.Стратегии проектирования для достижения устойчивости могут включать:

Снижение энергетической нагрузки за счет интеграции здания с участком; регулировка ориентации здания и оконности; оптимизация оболочки здания (уменьшение инфильтрации, повышение изоляции) и т. д.
Правильный расчет, оптимизация и ввод в эксплуатацию систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха
Установка высокоэффективного оборудования, включая механическое, электрическое, водопроводное и осветительное.
Внедрение принципов Low Impact Development Technologies в дизайн сайта.
Установка водосберегающих приспособлений внутри и снаружи для сокращения общего расхода воды.
Обеспечение здорового качества окружающей среды в помещении
Обеспечение естественного дневного света и вид на природу, когда это возможно
Включая нетоксичные материалы, мебель и отделку с низким содержанием ЛОС или без них

Учитывая большие площади крыши и пола, типичные для этого типа здания, следует рассмотреть дизайн зеленой или прохладной крыши, применение альтернативных или возобновляемых энергетических систем, таких как интегрированные в здание фотоэлектрические системы для выработки электроэнергии, солнечные тепловые системы для производства горячая вода для бытового горячего водоснабжения (ГВС) или кондиционирования помещений, или геотермальные тепловые насосы для повышения производительности системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.

Дополнительное внимание следует уделить применению других распределенных источников энергии, включая микротурбины, топливные элементы и т. Д., Которые обеспечивают надежность (аварийная и критически важная мощность) и независимость от сети, а также снижают зависимость от электросети на ископаемом топливе.

Национальный архив II в Колледж-Парке, штат Мэриленд, является крупнейшим и наиболее технически совершенным архивным зданием в мире. Разработанный архитекторами HOK и инженерами Ellerbe Becket, 1.8-миллионное здание SF включает в себя области обработки и хранения документов (стеки), пятиуровневый исследовательский центр, лаборатории консервации и специальных средств массовой информации, офисы, конференц-залы и учебные помещения, аудиторию, кафетерий, детский сад и тренажерный зал. . В центре внимания проекта Archives II было создание здания с самыми современными системами и средами, которые соответствовали бы строгим условиям, необходимым для долгосрочной защиты записей. Особое внимание было уделено проектированию и конструкции среды хранения документации, мобильной стеллажной системе, противопожарной защите и безопасности.Кроме того, отделка и материалы, использованные при строительстве штабелей, были тщательно изучены и отобраны, чтобы свести к минимуму воздействие на записи вредных загрязнителей.
Фото: Archives.gov

Новые проблемы

Учитывая долгосрочную перспективу, необходимую для архивного объекта, здание должно будет приспособиться к изменяющимся технологиям хранения и обращения с архивными материалами, изменению природы самих хранимых материалов, изменениям в строительных системах и материалах с течением времени и, возможно, изменение или переопределение миссии.См. WBDG «Продуктивный» – дизайн для меняющегося рабочего места и продуктивный – «Интегрируйте технологические инструменты».

Электронные носители —Программа должна обеспечить достаточное пространство для размещения и использования цифровых материалов, поскольку в настоящее время сохраняется больше хранилищ записей в электронной форме. Магнитные материалы и оптические носители информации требуют специального хранилища для консервации. Архивные коллекции должны подвергаться особому обращению и обращению, и для их хранения и хранения требуются специальные условия температуры и влажности.

Образовательная / обучающая функция – Рассмотрение потребностей программы во внешнем групповом образовательном и учебном пространстве (ах), а также в обучении персонала и образовательном пространстве (ах) внутри учреждения. Такие учебные центры должны иметь доступ к электронным информационным ресурсам, аппаратным средствам и соответствующему программному обеспечению для повышения производительности. Рассмотрите возможность внедрения технологий беспроводной связи, которые позволят архивному персоналу классифицировать и находить архивные материалы с помощью технологии штрих-кода, не привязываясь к столу.

Ввод в эксплуатацию — В связи с улучшенными и сложными технологиями строительства и средствами контроля крайне важно, чтобы высокопроизводительные здания были правильно введены в эксплуатацию в рамках всеобъемлющего плана обеспечения качества. Процесс ввода в эксплуатацию на протяжении всего жизненного цикла здания показал свою эффективность. Федеральные агентства и частные учреждения агрессивно продвигаются в направлении введения обязательного ввода в эксплуатацию всех высокопроизводительных структур в своих портфелях.

Модернизация — Обширный перечень старых архивов и хранилищ записей представляет собой серьезные проблемы модернизации.Ключевые области, вызывающие озабоченность, включают: модернизацию внешнего покрытия, механических систем, телекоммуникационной инфраструктуры, безопасности и внутренней отделки. Повышение качества рабочего места, энергоэффективности, безопасности, гибкости с учетом текучести арендаторов, накладных расходов на техническое обслуживание и ожидаемого срока жизненного цикла являются важными целями модернизации этих объектов. Надлежащая консервация зданий в историческом реестре или имеющих право быть включенными в него является частью усилий по модернизации.

Критерии унифицированных технических средств Министерства обороны
Международный кодекс Совета
Национальная ассоциация противопожарной защиты
NFPA 232 Стандарт защиты документации
NFPA 232A Руководство по противопожарной защите архивов и архивных центров
NFPA 750 Стандарт по системам противопожарной защиты водяным туманом
NFPA 13 Стандарт для установки спринклерных систем
NFPA 72 Национальный код пожарной сигнализации и сигнализации
NFPA 101, Life Safety Code®
NFPA 1, Кодекс пожарной безопасности
NFPA также публикует несколько кодексов и стандартов, которые охватывают конкретные аспекты противопожарной защиты и связанные с пожарами опасности.
Совет доступа США

Другое

Дополнительные ресурсы

WBDG

Типы зданий

Библиотеки, Академическая библиотека, Президентская библиотека, Офисное здание, Парковочные места, Склад

Типы пространств

Атриум, Аудитория, Автоматическая обработка данных: мэйнфрейм, Автоматическая обработка данных: система ПК, Конференция / Класс, Питание, Общее хранилище, Библиотека, Лобби, Почтовый центр, Офис, Парковка: Снаружи / Структурированная, Парковка: Наземная, Физическая подготовка ( Тренажерный зал), отдельный туалет, склад

Задачи проектирования

Эстетика, рентабельность, функциональность / эксплуатация, сохранение исторического наследия, продуктивность, надежность / безопасность, устойчивость

Ввод здания в эксплуатацию

Ввод здания в эксплуатацию, определение требований к реализации проекта, соответствие и приемка документов ввода в эксплуатацию, роль и обязанности владельца в процессе ввода в эксплуатацию

Организации и ассоциации

Ссылки

Национальное управление архивов и документации
Архивы II Использование технологий для защиты архивных записей Технический информационный документ № 13

Это архивная работа в полном объеме. уровень идентификации, классификации и каталогизации записей и документов для хранение в муниципальном архиве.Старшие операторы готовят описания и истории записывающих органов как необходимая часть обработки. В сотрудники помогают историкам, академическим и другим исследователям в дополнение к широкая общественность, объясняя характер хранимой информации и ее применение к их исследованиям. Работы выполняются под общим контролем города. Архивист.

Проверяет и анализирует записи о терминалах представлены действующими и прошлыми городскими агентствами и государственными органами; определяет происхождение всех записей и документов путем поиска организации, функции и история генерирующих агентств; консультируется с прошлыми постановлениями, уставами, историей и газетные статьи с целью установления происхождения; делает архивный классификации, основанные на таких выводах; готовит письменные описания подробное описание истории создания агентств и отношения записей к их.

Проверяет записи на уникальность и информативная ценность; сравнивает записи из одного генерирующего тела в другой, чтобы определять частичное совпадение содержащейся информации; хранит записи собрания присутствующих и ожидаемые требования со стороны общественности и ученых; готовит записи в каталоге описание содержимого серии записей; вводит новую архивную информацию или обновления существующая информация в компьютер; сортировка, подборка, указатели и полки записи наиболее выгодным способом; готовит список полок и файлы перекрестного индекса; определяет методы сохранения устаревших или поврежденных документов и определяет соответствующие меры, необходимые для минимизации или устранения ущерба; ведет запись файлы и электронные файлы по мере необходимости.

МИНИМАЛЬНАЯ ДОПУСТИМАЯ ОБУЧЕНИЕ И ОПЫТ (Следующее утверждение представляет минимальную подготовку и стандарты опыта, которые будут использоваться для приема или отклонения кандидатов на тесты.Заявки, поданные кандидатами на этот курс, будут рассмотрены. на основании требований к обучению и опыту, утвержденных 15.12.)

ПРИМЕЧАНИЕ : Это Примечание не распространяется на продвижение по службе или повышение по должности. Завершение магистратуры по истории, архивному управлению, библиотеке естествознание, информатика или смежная область, или пост-бакалаврская сертификация в качестве специалиста по архивам в аккредитованном колледже или университете мая заменить общий опыт.

г.
Глоссарий терминов по управлению записями
Просмотрите термины:
A | B | C | D | E | F | G | H | Я | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | Т | U | V | W | X | Y | Z
А
активная запись
Запись, необходимая для выполнения текущих операций или текущих деловых вопросов.К нему часто обращаются, и он должен быть легко доступен для немедленной справки вручную или через компьютерную систему.
административные критерии хранения
Стандарты или правила, касающиеся доступности записей для долгосрочной административной согласованности и непрерывности, а также для повседневных операций отдельных программных подразделений.
приемлемость
Юридический термин, обозначающий условия, при которых доказательства, включая записи и информацию, могут быть представлены в ходе судебного разбирательства.Чтобы быть допустимой в качестве доказательства, запись должна удовлетворять двум основным требованиям: (1) ее содержание должно иметь отношение к рассматриваемому вопросу; и (2) его подлинность должна быть твердо установлена.
архивный орган
Агентство или программа, ответственная за выбор и сохранение архивов, предоставление к ним доступа и одобрение уничтожения других записей.
архивные данные
Информация обычно хранится на вторичных автономных носителях и не доступна напрямую пользователям компьютерной системы, но, тем не менее, требуется для хранения.
архивы
Документы, созданные или полученные и накопленные физическим или юридическим лицом в ходе ведения дел и сохраненные ввиду их непреходящей ценности; здание или часть здания, в которых архивы хранятся и доступны для консультаций, и / или агентство или программа, отвечающие за выбор, приобретение, сохранение и предоставление архивов.
аудит
Независимый анализ и проверка записей и действий для проверки на соответствие установленным политикам или стандартам, часто с рекомендациями по изменениям в средствах контроля или процедурах.
подлинность (записи)
Попытки установить, является ли запись тем, чем она задумывается, и что она не была подделана или иным образом повреждена с момента ее создания; то есть его надежность может быть продемонстрирована на различных этапах его жизненного цикла.
К
сертификат об уничтожении
Форма, используемая для документирования уничтожения определенных серий записей на основе графика хранения записей. Обычно включает заголовок серии записей, даты, указанные в серии, организацию / агентство, владелец подразделения серии записей, том или количество уничтоженных ящиков, имя лица, разрешившего уничтожение, метод уничтожения и дату уничтожения.
конфиденциальная запись
Любая деловая запись, содержащая конфиденциальную информацию. Такие записи обычно регулируются особыми правилами и политиками в отношении их доступа, использования и раскрытия.
удобных копий
Дубликат (ы) исходной записи, часто используемый для доступа или справки.
Д
архивирование данных
Процесс переноса электронных записей с сетевых запоминающих устройств, таких как жесткие диски, на съемные носители записи, такие как магнитная лента или оптические диски, для автономного хранения.В большинстве случаев заархивированные данные относительно неактивны и не должны быть доступны онлайн.
миграция данных
Процесс перемещения данных из одной информационной системы или носителя данных в другую; процесс преобразования электронных записей в новые форматы файлов или носители для сохранения их пригодности к использованию с течением времени.
хранилище данных
Большая структура базы данных для поддержки принятия решений.
база данных
Файл, содержащий записи, организованные в один или несколько элементов данных, называемых полями, в которых хранятся определенные категории информации.
уничтожение
Окончательное стирание записи без возможности восстановления. Методы могут включать измельчение или сжигание бумажных записей, или выполнение безопасного удаления данных, или очистку диска и памяти для электронных записей. См. Datamgmt.iu.edu для получения инструкций по уничтожению институциональных данных.
блокировка уничтожения
Блокировка запланированного уничтожения документации в связи с предсказуемым или незавершенным судебным разбирательством, правительственным расследованием, аудитом или особыми организационными требованиями.Также называется юридическим удержанием, уведомлением о замораживании, приказом о сохранении, приказом о приостановке или уведомлением о приостановке.
изображений цифровых документов
Изображения, являющиеся точными копиями документов, из которых они были созданы. Истинная копия – это копия, которая точно воспроизводит исходный документ.
системы отображения цифровых документов
Системы представления изображений с растровым отображением, которые могут дополнять, дополнять или заменять бумажные системы хранения и микрофильмы.
каталог
Оглавление электронного носителя информации.
удаление
Окончательное административное действие, принятое в отношении документации, включая уничтожение, передачу другому лицу или постоянное хранение. Примеры могут включать уничтожение (см. Определение, указанное выше), передачу в архив университета или в централизованный офис.
управление документами
Методы, используемые для регулирования создания, использования и обслуживания документов в соответствии с установленными политиками и процедурами. См. Также: управление корпоративным контентом.
определение типа документа (DTD)
Набор правил, которые определяют структуру документа и теги, используемые для определения этой структуры, и которые могут использоваться для проверки правильности формирования документа.
E
электронная запись
Запись, которая содержит машиночитаемую, а не читаемую человеком информацию.
электронная подпись
Любой электронный способ подписания записи, обрабатываемой компьютером.
управление корпоративным контентом
Технологии, инструменты и методы, используемые для создания, сбора, обработки, хранения, доставки и сохранения информационного содержимого, особенно неструктурированного, на предприятии. См. Также: управление документами
расположение на основе событий
Концепция, в которой после возникновения зарегистрированного события запускается расписание размещения. Связано: триггерное событие.
код события
Уникальный идентификатор конкретного события, с которого начинается период обращения; часто сокращение фразы или слова.Пример: код «конец календарного года» может быть CYE.
Факс
FERPA
Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR Part 99). Федеральный закон, защищающий конфиденциальность записей об образовании учащихся. Закон распространяется на все школы, получающие средства в рамках действующей программы Министерства образования США.
поле
Элемент данных в записи базы данных.
план файла
Схема классификации, описывающая различные типы файлов, хранящихся в офисе, как они идентифицируются, где они должны храниться и как они должны индексироваться для поиска, а также ссылка на утвержденное расположение для каждого файла .
г
график общих записей
График записей, регулирующий определенные серии записей, общих для нескольких или всех агентств или административных единиц корпорации, которые иногда называют функциональными графиками хранения.
Общепринятые принципы ведения документации (GARP)
Руководящее положение по управлению информацией, основанное на восьми принципах ведения документации, опубликованных ARMA International: подотчетность, целостность, защита, соответствие, доступность, хранение, удаление и прозрачность.
H
HIPAA
Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования 1996 года. Набор национальных стандартов для защиты определенной медицинской информации.
историческая запись
Материал в любом формате (бумажный, электронный, аудиовизуальный и т. Д.), Созданный или собранный подразделением или представителем Университета Индианы, который сохраняется из-за непреходящей административной, юридической, налоговой, доказательной или исторической ценности или в силу того, что свидетельство о функциях и обязанностях подразделения или отдельного лица.”
Я
неактивная запись
Запись больше не требуется для ведения текущей деятельности, но сохраняется до истечения срока хранения.
жизненный цикл информации
Отдельные фазы существования информации, от создания до окончательного размещения.
инвентарь
См. Инвентарный учет.
К
ключевое поле
Поле, выбранное для индексации в записях, содержащихся в базе данных.
М
метаданные
Структурированная информация, которая описывает, объясняет, определяет местонахождение или иным образом упрощает получение, использование или управление информационным ресурсом.
миграция
Процесс перемещения данных из одной информационной системы или носителя данных в другую. Примечание. Миграция выполняется для обеспечения постоянного доступа к информации по мере того, как система или носитель заменяются, устаревают или ухудшаются со временем.
O
офис записи
Офис, назначенный для ведения записи или официальной копии конкретной записи в организации.
служебное хранение
Период времени, в течение которого серия записей должна храниться в активном хранилище для регулярного использования.
автономная информация
Информация, хранящаяся отдельно от устройства, на котором она будет извлечена или воспроизведена.
онлайн-информация
Информация немедленно и постоянно доступна для компьютера.
п.
постоянная запись
Запись, которая была определена как имеющая достаточную историческую, административную, юридическую, финансовую или иную ценность, чтобы гарантировать постоянное сохранение.
инвентаризация
Процесс идентификации всех материальных записей организации.
сохранение
Процесс и операция, обеспечивающие техническое и интеллектуальное сохранение подлинных записей во времени.
привилегированная запись
Запись, содержащая информацию, доступную только тем, кто имеет право ее просматривать.

рэнд
резервное копирование в реальном времени
Метод аварийного восстановления, использующий одновременную или почти одновременную запись информации на нескольких компьютерах.
запись (и)
Информация в любой форме, созданная, полученная или поддерживаемая Университетом Индианы, его сотрудниками или агентами в соответствии с юридическими обязательствами или во исполнение миссии Университета.
копия записи
Копия записи, предназначенная для удовлетворения требований организации к хранению информации, которая существует в нескольких копиях; также известна как официальная копия.
серия записей
Группа логически связанных записей, которые поддерживают конкретную деловую или административную деятельность, e.ж., личное дело, состоящее из заявления, рекомендательных писем, бланков пособий и т. д.
код серии записей
Уникальный идентификатор серии записей; часто состоит из буквенно-цифровых цифр.
инвентаризационные записи
Подробный список, который может включать типы, местоположения, даты, объемы, оборудование, системы классификации и данные об использовании записей организации; анализ каждой записи для сбора всей соответствующей информации о записи, которая будет использоваться при ее оценке.
управление записями
Область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и хранения свидетельств и информации о деловой деятельности в форме записей.
график хранения записей
Список серий записей, поддерживаемых всей или частью организации, вместе с периодом времени, в течение которого должна храниться каждая серия.
Обследование записей
Общий обзор количества и типов записей в организации, который обычно выполняется до подробной инвентаризации.
хранение
Аспект управления записями, который определяет, как долго записи должны храниться.
срок хранения
Срок хранения записи в соответствии с административными, налоговыми, юридическими или историческими требованиями.
график хранения
Исчерпывающий список серий записей с указанием для каждого периода времени, в течение которого они должны храниться, и их размещения.
ю.
охранных копий
Дополнительные регистрационные копии, созданные в качестве защитной меры; также известны как резервные копии.
исходных документов
Бумажные документы, содержащие информацию, которая должна быть преобразована в электронные записи.
Студенческая запись
Записи, которые имеют прямое отношение к студенту и ведутся образовательным агентством или учреждением или частью, действующей от агентства или учреждения, при соблюдении определенных условий.
т
тегирование
Определенная часть метаданных – ключевое слово или фраза – которая назначается объекту контента для использования при просмотре или поиске. Процесс маркировки обычно относится к способности пользователей совместно добавлять свои собственные описательные теги к информации.
общее хранение
Время, в течение которого серия записей должна храниться в активном и неактивном хранилище.
триггерное событие
Что-то, что должно произойти до начала периода хранения.Связано: Распределение на основе событий .
U
График удержания для конкретного подразделения
График удержания для конкретного подразделения, подготовленный специально для подразделения в организации. В нем перечислены только те серии записей, которые поддерживает данная единица, с однозначным указанием срока хранения для каждой.
В
записи актов гражданского состояния
Записи, которые имеют основополагающее значение для функционирования организации и необходимы для безотлагательного продолжения операций в ненормальных обстоятельствах.
Программа записи актов гражданского состояния
Набор политик и процедур для систематического, всестороннего и экономичного контроля потерь, связанных с записями актов гражданского состояния.
Определения были собраны из ряда источников, в том числе
ISO 15489-1: 2001
Франкс, П.

Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения

Законодательство

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Повышение квалификации работников

8.4. Награждение

Сколько хранить управленческие документы

Новый перечень типовых управленческих архивных документов

Росархивом предложен новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов и организаций

– библиотеки UWM

Что отправлять в архив?

Архивное описание | Библиотекари и архивисты | Библиотека Конгресса

Поиск помощи

Стандарты размещения и описания

Закодированное архивное описание (EAD)

Дополнительные стандарты SAA

Национальный союзный каталог коллекций рукописей (NUCMC)

Руководство по уходу за коллекциями | Раздел 1: Архивное хранение бумаги

ТЕРМИНОЛОГИЯ

ВИДЫ КОРПУСОВ

ПРИМЕР I: ДОКУМЕНТЫ

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР II: ДОКУМЕНТЫ БОЛЬШЕГО РАЗМЕРА

ПРИМЕР III: ИСКУССТВЕННЫЕ ПРОИЗВОДСТВА

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР IV: БУКЛЕТЫ

ПРИМЕР V: ПЕРИОДИЧЕСКИЕ И ГАЗЕТЫ

ПРИМЕР VI: ЭФЕМЕРА

ПРИМЕР VII: КНИГИ И ДРУГИЕ СВЯЗАННЫЕ МАТЕРИАЛЫ

Носители и форматы | Архивы и записи

Носители и форматы

Фотографии (аналоговые фотографии, негативы, слайды) и звук И видеозаписи (аудиокассеты и кассеты, видеокассеты и кассеты, компакт-диски, DVD)

Цифровые фотографии

Электронные записи

Визуализация документов / Цифровая обработка изображений

Электронная почта

Карты, плакаты, архитектурные чертежи и другие большие форматы

Микрография

Веб-сайты / Веб-записи и публикации

Архивы и хранилище записей | WBDG

Обзор

Строительные атрибуты

Типы и атрибуты пространств

Офисы

Помещения для обслуживания посетителей

Вспомогательные помещения для сотрудников

Архивное хранилище

Коридор (ы) доступа к архивам

Помещения для эксплуатации и обслуживания

Важные соображения при проектировании

Доступно

Эстетика

Рентабельность

Функциональные / Операционные

Производственный

Безопасный / Сейф

Устойчивое развитие

Новые проблемы

Другое

Дополнительные ресурсы

WBDG

Типы зданий

Типы пространств

Задачи проектирования

Ввод здания в эксплуатацию

Организации и ассоциации

Ссылки

Прочие

Архивист 2

Добавить комментарий Отменить ответ