Содержание

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

см.также Приказ Росархива от 20.12.2019 №237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Разделы сайта, связанные с этим документом:

Разъяснения Росархива "По внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

РАЗЪЯСНЕНИЯ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ

В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ

МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ С УКАЗАНИЕМ

СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень), а также Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция), разъясняем следующее:

1. В соответствии с пунктом 12 Указа Президента Российской Федерации "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" от 23 мая 1996 г. N 763 нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Приказы Росархива об утверждении Перечня и Инструкции были опубликованы на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www. pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года.

Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива N 236 приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения" был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. N 1964.

2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 N 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20. 12.2019 N 236.

3. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

изменились сроки хранения документов — Государственный архив Хабаровского края

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. № 57449). Исполнение требований Перечня 2019 г. в части состава документов и определения сроков их хранения обязательно для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности. Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, с указанием сроков хранения.

Отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступила в действие 25.02.2020.

Перечень включает 657 статей, 154 из них определяют для документов постоянный срок хранения. Появились новые разделы: «Противодействие коррупции», «Обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций» и другие. В новый перечень не вошли документы, отражающие деятельность первичных профсоюзных организаций и иных общественных организаций; по организации досуга.

Документ также предусматривает изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Срок хранения документов, отражающих трудовую деятельность, теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2013 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет, т.е. сроки хранения документов по личному составу длительного хранения в новом Перечне приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.

Организациям необходимо опираться на приведенный в Перечне видовой состав документов и применять установленные Перечнем сроки их хранения не только при подготовке номенклатур дел, но и согласно Инструкции по применению Перечня, при составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Работниками Государственного архива Хабаровского края подготовлен учебно-методический материал, который позволит специалистам делопроизводственных служб более детально ознакомиться с Перечнем, правильно составить номенклатуру дел и определить сроки хранения документов.

Для получения материалов и методической литературы необходимо оформить заявку в произвольной форме и отправить ее по e-mall [email protected]
Телефон для уточнения информации: 21-00-42, Федоряка Жанетта Николаевна, заведующий сектором научно-методической и образовательной работы.


Вступает в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 №236, актуализирующий перечень типовых управленческих архивных документов, а также сроки их хранения.

С 18.02.2020г. вступает в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Приказом актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения документов (действующий Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 с 18.02.2020 утрачивает силу) .

По многим документам сроки хранения изменены. Так, например, договор аренды недвижимого имущества, согласно новому перечню, подлежит хранению в течение 10 лет (за некоторыми изъятиями), тогда как до 18.02.2020 был документом постоянного хранения. Срок хранения предписаний, в частности Банка России, по новому перечню – 5 лет, до 18.02.2020 – документы постоянного хранения. В новый перечень включены документы, отсутствующие в «старом» перечне Минкультуры. Например, установлен срок хранения Правил внутреннего контроля по предотвращению, выявлению и пресечению неправомерного использования инсайдерской информации и (или) манипулирования рынком (5 лет).

Обращаем внимание, что Приказ Росархива не содержит исчерпывающий перечень документов, которые могут образовываться в процессе деятельности управляющей компании, осуществляющей доверительное управление инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами. В нашем распоряжении имеется ответ Банка России на частный запрос о сроках хранения документов, образующихся в деятельности управляющей компании, из которого следует, что

при отсутствии специального регулирования сроков хранения таких документов, в том числе косвенно вытекающих из обязанностей по их хранению, необходимо руководствоваться общими нормами законодательства.

Рекомендуем некредитным финансовым организациям изучить какие виды документов образуются в их деятельности, сроки хранения документов, что важно для понимания, в частности, возможности исполнения запросов Банка России о представлении документов за длительный период. При необходимости, издать локальный нормативный акт.

РОСАРХИВ утвердил новые сроки хранения архивных документов

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает о том, что с 18 февраля 2020 года установлены новые сроки архивного хранения организациями документов, образующимися в процессе их деятельности.

Так, с этой даты утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения[1]. Ранее действовавший Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558[2] утратил силу[3].

В целях разъяснения правил применения перечня Росархив утвердил соответствующую инструкцию[4], которая вступила в силу 25 февраля 2020 г.

Сроки архивного хранения документов имеют важную практическую ценность для компаний как операторов персональных данных. На них следует ориентироваться для определения, когда и какие документы нужно уничтожать, что проверяется Роскомнадзором (в части сроков хранения персональных данных).

Сроки хранения некоторых видов документов изменены как в большую, так и в меньшую сторону. Особое внимание стоит уделить уменьшенным срокам хранения, так как законодательством ограничено хранение документов, содержащих персональные данные, и хранение таких документов сверх установленных сроков может быть признано нарушением.

Так, срок архивного хранения согласий на обработку персональных данных работников теперь составляет три года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором. Ранее продолжительность архивного хранения таких согласий составляла 75 лет.

С учетом сокращения срока хранения некоторых документов, мы не исключаем возможные претензии Роскомнадзора, в частности, если он обнаружит хранимые более трех лет формы согласий уволенных работников (в том случае, если срок в них определялся сроком действия трудового договора).

О чем подумать, что сделать

Рекомендуем компаниям провести проверку соблюдения требований российского законодательства об архивном хранении документов, в том числе содержащих персональные данные, в рамках которой:

  • учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
  • принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
  • провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.

Помощь консультантов

Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают большим опытом работы по вопросам применения законодательства о персональных данных и готовы оказать комплексное правовое и техническое содействие в проверке соблюдения требований законодательства о персональных и устранении выявленных нарушений, а также представлять интересы организации и ее сотрудников при проведении контрольных мероприятий и в спорах с административными органами.



[1] Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

[2] Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

[3] Приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964 «О признании утратившими силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и внесенного в него изменения».

[4] Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Установлены сроки хранения управленческих документов в любой организации

Актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций

Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" 
КонсультантПлюс  


Также
Приказ Минкультуры России от 17.12.2019 N 1964 "О признании утратившими силу Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и внесенного в него изменения"

Утратившим силу признан утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с внесенными в него изменениями

Приказом Росархива от 20. 12.2019 N 236 (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Указанный перечень подготовлен с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Разъяснения Росархива "По внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения" - последняя редакция

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

РАЗЪЯСНЕНИЯ

ПО ВНЕДРЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень), а также Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция), разъясняем следующее:

1. В соответствии с пунктом 12 Указа Президента Российской Федерации "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" от 23 мая 1996 г. N 763 нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Приказы Росархива об утверждении Перечня и Инструкции были опубликованы на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www. pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года.

Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива N 236 приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения" был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. N 1964.

2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 N 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20. 12.2019 N 236.

3. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и возможностей, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Многие малые и средние предприятия, такие как юридические фирмы, творческие фирмы, средства массовой информации и издательские организации, стремятся отказаться от бумажных документов и ищут для этого подходящий инструмент. В любом случае предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы DM является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для предприятий малого и среднего бизнеса эффективная система DM может улучшить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина - наличие места для хранения и систематизации документов. Управление версиями, рабочие процессы, разрешения доступа, резервное копирование и защита данных также могут осуществляться с помощью решения DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классифицировать данные - это еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ, которым ваша организация отображает свои рабочие процессы.При всей этой мощи неудивительно, что проекты по мировому доходу для систем DM и управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно растут, как показано на диаграмме ниже, предоставленной исследовательской фирмой Statista.

Мировая выручка ECM, 2017-2027 гг. (Млрд долл. США)

В дополнение к новой эффективности, DM-системы могут также выступать в качестве инструментов для совместной работы, которые сочетают в себе новые способы коммуникации с равным вниманием к законным нормативным потребностям. Во-первых, традиционное файловое хранилище затрудняет управление и поддержание безопасности.Хотя существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро ухудшены или полностью отменены, просто перемещая файлы из одной папки в другую. Отслеживание изменений документа, хранящегося в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка контрольного журнала. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного файлового хранилища.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре, мы сосредотачиваемся на системах DM, которые могут предложить управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение и иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранилище. и страхование. Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших облачных хранилищ и поставщиков файлов для обмена.

Хранение и совместная работа

Даже в самом простом виде система DM должна быть способна хранить документы в самых разных типах файлов, хотя вам следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой ранее. к покупке.Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые может поддерживать не каждая система DM.

Помимо этого, система DM должна также предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям пользователя, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в форме функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения выпало из корпоративной памяти.Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, лежащих в основе ваших документов, но также повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, например Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Однако вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение - самая простая часть.Для большинства организаций это не самый важный фактор при оценке системы DM. Совместные усилия, такие как совместное использование документов, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступная как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), - это те возможности, которые улучшат вашу работу. эффективность команд.

Другой распространенный сценарий - интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями. Поскольку они обрабатывают документы, которые часто являются центральными для многих бизнес-процессов, системы DM могут выступать в качестве опоры для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции другим приложениям. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другой распространенный сценарий - интеграция внешнего решения DM с другим или настроенным сервером, решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса.Это может быть сделано просто потому, что в этом репозитории находятся другие данные компании, или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточить внимание на любых готовых интеграциях, которые предлагает потенциальный поставщик, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) - или на том, есть ли он у него вообще. Как всегда, если вы можете попробовать перед покупкой, то это лучший способ.Большинство этих поставщиков предлагают как минимум 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают уровень бесплатного пользования, хотя обычно он предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может помешать оценке системы.

Утверждения, совместное использование и подписи

Существуют сценарии, в которых компания создает документ только для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и обычно часто используются. Таким образом, в центре внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для работы с такими файлами.Как минимум, эти возможности существуют, чтобы упростить эту коммуникацию и повысить отдачу либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти средства связи также поддерживают отслеживание сообщений и составление отчетов о них с течением времени; это функция, которая может быть особенно критичной для документов, имеющих юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса, возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности.Еще одна хорошая функция - визуализация документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях, не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между внутренним персоналом. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника.Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас определения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы тоже важны. Наличие опции регистрации и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться полезным средством для сохранения здравомыслия. История версий - отличный способ отследить, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл будет поврежден или возникнут ошибки.Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текста и публикации документов для той же цели.

Соответствие и безопасность

Безопасность - это причина для беспокойства в любом бизнесе, и она часто является приоритетом при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть немедленной потребности в соблюдении нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать заранее. Преимущество будет иметь системы, которые могут расти вместе с потребностями компании, включая базовые разрешения, а также функции контроля версий. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь защитить ваш бизнес в будущем.

Компании, у которых есть вопросы по соблюдению нормативных требований или правовые вопросы, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские практики и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности как на главном критерии.Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, являются менее полезной функцией и должны даже в некоторых случаях считается обязательным.

Сохранение файлов - еще одна связанная с безопасностью область, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах. Многие компании должны по закону вести записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале он предлагал бы вам архивное решение для облегчения правильной идентификации устаревших файлов без ущерба для вас с юридической точки зрения.

Соображения о соответствии должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или когда действуют другие факторы соответствия, следует очень осторожно управлять функциями совместной работы.Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online выходит на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные к соблюдению конкретных законов и правил, основанных на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как средства управления доступом, установленные на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных.Но, хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ, которым его конкуренты могут их доставить.

Между тем, такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соответствие таким нормативным актам, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA), который защищает записи об образовании учащихся.

Обязательно спросите, как перспективная система DM может предоставлять расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них будут реализовывать их с помощью любых поддерживаемых ими ОС, а другие будут интегрироваться с другими серверными бизнес-платформами для тех же возможностей. После того, как вы определились с тем, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не нравится инструмент, если его единственная цель - просто поддерживать соответствие и обеспечивать надзор за руководством. Следовательно, в идеале ваша система DM также сделает задачи, связанные с DM, проще и эффективнее. Инструменты автоматизации - это одна из областей, в которой система DM может облегчить вам жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-своему.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачных хранилищ, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже принимать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

У большинства этих служб также есть мобильные приложения, которые предлагают ограниченную или почти полную функциональность.В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от их устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также совместное использование файлов. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но также версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах, и даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями.Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. В Adobe Document Cloud Standard есть мобильные приложения для планшетов и телефонов Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже фотографировать формы, а затем заполнять их на своем устройстве. В Document Cloud Standard Adobe добавила возможность редактировать PDF-файлы с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции упрощают эту функцию. В PDF-файлах пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также вращать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы могут также захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям когда-либо удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить пользователю доступ к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность менять владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка - очень важный элемент, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают помощь в режиме реального времени в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для решения несрочных вопросов или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок со службой поддержки, чтобы вам не приходилось ждать в режиме ожидания. Для небольших проблем или когда вы все еще учитесь использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видео-демонстрации еще лучше.Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями своего бизнеса, тогда имеет смысл защитить эти вложения только путем оценки вариантов поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Для систем, предназначенных для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуется соглашение о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами. В любом случае вам следует учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, важна совместимость. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не объединяете их с настольным программным обеспечением, не о чем беспокоиться по сравнению с тем, когда вы используете другие типы программного обеспечения. Однако совместимость браузера, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса используются несколько веб-приложений.Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и уделите особое внимание файлам, создаваемым любым настраиваемым программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Если у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединить их в более стандартные форматы файлов, такие как Microsoft Office DOCX и Adobe PDF. Эти форматы являются стандартами де-факто, и вы можете избавить себя от головной боли, полагаясь на них.Если вы застряли в использовании проприетарного формата, не упускайте его из виду. Убедитесь, что любая будущая система может обрабатывать эти файлы не только с точки зрения хранения или маршрутизации, но и как часть расширенных функций, таких как электронные подписи и особенно безопасность.

- EJCDC - Комитет по совместной контрактной документации инженеров

Добро пожаловать на официальный сайт EJCDC®. Документы, опубликованные Объединенным комитетом по контрактной документации инженеров (EJCDC®), представляют собой стандартные документы высочайшего качества, специально написанные для инфраструктурных проектов в США.Документы EJCDC®, представленные в удобном для пользователя формате MSWord, представляют собой экономичное решение, которое можно настроить в соответствии с вашим проектом.

Узнайте больше о документах EJCDC® в нашей брошюре, онлайн или распечатайте по запросу.

НОВИНКА! EJCDC® только что выпустил версию 2020 года Соглашения E-505 между владельцем и инженером о профессиональных услугах, Task Order Edition. Прочтите пресс-релиз здесь. Прочтите сводку изменений по сравнению с предыдущим выпуском здесь.

Министерство сельского хозяйства США предварительно одобрило использование избранной группы стандартных документов серии EJCDC® по проектированию и строительству для использования в проектах, финансируемых в рамках программы RUS Water and Waste Disposal, как описано в бюллетене RUS 1780-26.Обратите внимание, что Бюллетень 1780-26 был обновлен 20.06.2020, чтобы предварительно одобрить использование группы документов серии C из издания 2018 г. и использование издания E-500 за 2014 г.

EJCDC® только что выпущен редакции 2020 г. Соглашения E-500 между владельцем и инженером о профессиональном обслуживании и Соглашения E-570 между инженером и субконсультантом по профессиональному обслуживанию. Прочтите пресс-релизы здесь.

EJCDC® опубликовал C-001 Комментарий к Серии строительных документов 2018. C-001 Комментарий к документам серии строительных работ 2018 года содержит подробные описания каждого из 25 документов серии и объясняет их использование. Он включает определения терминов, перекрестные ссылки и сокращения, а также подробное обсуждение условий. C-001 объясняет, как использовать каждый документ в процессе строительства. Также обсуждается контракт на строительство небольшого объекта.

EJCDC® недавно выпустил серию документов по закупкам EJCDC® за 2019 год.Новое издание Серии закупок включает 10 документов для использования при закупке материалов и оборудования для инженерного проектирования и строительства. Прочтите пресс-релиз Документов серии закупок 2019 здесь.

EJCDC® опубликовал выпуск документов серии Construction Series за 2018 год. Новая редакция документов серии Construction Series включает изменения, которые приводят их в соответствие с текущей деловой практикой, с которыми вы можете ознакомиться в Сводке изменений в документах C 2018 года. Прочтите пресс-релиз из строительной серии 2018 года. НОВИНКА! Ознакомьтесь с подробной презентацией строительных документов, представленной на веб-семинаре ABA Construction Forum в июне 2019 года.

EJCDC® выпустила долгожданное издание семейства документов EJCDC® Design-Build 2016 года. Издание 2016 года представляет собой существенную переработку семейства Design-Build.

Добавление девяти совершенно новых документов, включая соглашение о прогрессивном дизайне, запрос квалификации и запрос предложений, выводит семью на передовые позиции в деловой практике двадцать первого века.Подробнее читайте в пресс-релизе семейства документов Design-Build за 2016 год. . Купите документы в магазине EJCDC®. Лучшая цена - полный набор за половину единовременной цены.

Недавно выпущенные, обновленные редакции Инженерной серии: E-560-564-568-530 представляют собой консалтинговые соглашения между Инженером и его специализированными консультантами. Все они следуют выпуску EJCDC ® E-570 от 2014 г. настолько точно, насколько позволяет уникальный характер каждой специализированной услуги.Обновления этих документов можно найти здесь: Сводка изменений E-530,560,564,568.

EJCDC® недавно выпустил новый документ, издание 2014 года P3-508, Соглашение о государственно-частном партнерстве. Как новаторский документ в Соединенных Штатах, EJCDC® P3-508 был разработан после анализа десятков уже используемых соглашений P3 и с учетом рекомендаций владельцев, юристов, финансистов, разработчиков, подрядчиков и специалистов по дизайну, имеющих опыт работы с P3. в США и за рубежом.

Новинка !! Обратите внимание: по состоянию на 14 апреля 2014 года Служба сельских коммунальных служб (RUS) Министерства сельского хозяйства США (USDA) предварительно одобрила избранную группу Строительных документов EJCDC 2013 года для использования в проектах, финансируемых в рамках программы RUS Water and Waste Disposal, как описано в RUS_2014_Bulletin_1780-26. Выбор предварительно утвержденных документов RUS доступен в интернет-магазине в категории Предварительно утвержденные документы USDA Rural Utility Service.

EJCDC ® Документы:

  • Созданы и рецензируются опытными отраслевыми экспертами
  • Уменьшают количество конфликтов и судебных разбирательств
  • Содержат сбалансированные и справедливые положения
  • Публикуются в удобном для пользователя формате MS Word и легко настраиваются
  • Доступны наиболее подробные и хорошо организованные стандартные документы

Каждый контрактный документ EJCDC ® систематически готовится, проверяется и анализируется комитетами опытных специалистов по инженерному проектированию и строительству, собственников, подрядчиков, профессиональных обязательств и эксперты по управлению рисками, с участием и консультациями юрисконсульта.На протяжении более 40 лет EJCDC ® разрабатывает и одобряет контрактные документы по качеству и поощряет их использование посредством обучения и продвижения.

Комитет инженеров по совместной контрактной документации (EJCDC®) - это коалиция заинтересованных сторон в процессе реализации проекта, которые разрабатывают и утверждают контрактные документы по качеству. EJCDC ® - совместное предприятие трех основных организаций профессиональных инженеров, включая:

  • Американский совет инженерных компаний (ACEC)
  • Национальное общество профессиональных инженеров (NSPE)
  • Американское общество инженеров-строителей - Строительный институт (ASCE)

EJCDC ® существует с 1975 года для разработки и обновления справедливых и объективных стандартных документов, которые представляют собой новейшие и лучшие идеи в договорных отношениях между всеми сторонами, участвующими в инженерном проектировании и строительных проектах.EJCDC ® представляет собой основную часть профессиональных групп, занимающихся предоставлением инженерных и строительных услуг для проектов, построенных инженерами, и включает в себя участие более 15 других профессиональных инженерных проектировщиков, строительных, владельцев, юридических, и организации по управлению рисками.

EJCDC ® поощряет использование своих стандартных контрактных документов в интересах всех сторон, участвующих в инженерном проектировании и строительных проектах.Любые изменения или модификации языка документа должны быть рассмотрены юрисконсультом перед использованием. Пользователи также должны знать, что изменение в одном документе может повлиять на связанные документы и должно быть согласовано, чтобы избежать путаницы или противоречивых формулировок.

ISO - Список стандартов систем менеджмента

РС

IWA 31: 2020

Управление рисками - Руководство по использованию ISO 31000 в системах менеджмента

РС

ISO / TR 4450: 2020

Системы менеджмента качества - Руководство по применению ISO 19443: 2018

B HLS
А
А HLS

ISO / TS 9002: 2016

Системы менеджмента качества - Руководство по применению ISO 9001: 2015

B HLS

ISO 9004: 2018

Управление качеством - Качество организации - Руководство по достижению устойчивого успеха

B

ISO 10004: 2018

Управление качеством - Удовлетворенность клиентов - Рекомендации по мониторингу и измерению

B

ISO 10006: 2017

Управление качеством - Руководство по управлению качеством в проектах

B

ISO 10012: 2003

Системы менеджмента измерений - Требования к измерительным процессам и измерительному оборудованию

А
B
B

ISO 13485: 2016

Медицинские изделия. Системы менеджмента качества. Требования для целей регулирования.

А

ISO 14001: 2015

Системы экологического менеджмента - Требования и руководство по применению

А HLS

ISO 14002-1: 2019

Системы экологического менеджмента - Руководство по использованию ISO 14001 для решения экологических аспектов и условий в рамках экологической тематической области - Часть 1: Общие

B

ISO / CD 14002-2 [[В разработке]]

Системы экологического менеджмента - Руководство по использованию ISO 14001 для решения экологических аспектов и условий в рамках экологической тематической области - Часть 2: Вода

B

ISO 14004: 2016

Системы экологического менеджмента - Общие руководящие принципы внедрения

B HLS

ISO 14005: 2019

Системы экологического менеджмента - Руководство по гибкому подходу к поэтапному внедрению

B

ISO 14006: 2020

Системы экологического менеджмента - Руководство по внедрению экодизайна

B

ISO 14009: 2020

Системы экологического менеджмента - Руководство по включению циркуляции материалов в проектирование и разработку

B HLS

ISO 14298: 2021

Графические технологии - Управление процессами защищенной печати

А HLS

ISO 15378: 2017

Первичные упаковочные материалы для лекарственных средств - Частные требования по применению ISO 9001: 2015 со ссылкой на надлежащую производственную практику (GMP)

А HLS
А HLS

ISO 16106: 2020

Транспортные упаковки для опасных грузов - Тара для опасных грузов, контейнеры средней грузоподъемности для массовых грузов (IBC) и крупногабаритная тара - Руководство по применению ISO 9001

B

ISO 18091: 2019

Системы менеджмента качества - Руководство по применению ISO 9001 в органах местного самоуправления

B HLS

ISO 18788: 2015

Система управления частными охранными операциями - Требования с руководством по использованию

А HLS
B

ISO 19443: 2018

Системы менеджмента качества - Особые требования к применению ISO 9001: 2015 организациями в цепочке поставок сектора ядерной энергетики, поставляющими продукцию и услуги, важные для ядерной безопасности (ITNS)

А HLS

ИСО / МЭК 19770-1: 2017

Информационные технологии. Управление ИТ-активами. Часть 1. Системы управления ИТ-активами. Требования.

А HLS

ИСО / МЭК 19796-3: 2009

Информационные технологии. Обучение, образование и подготовка. Управление качеством, обеспечение и показатели. Часть 3. Справочные методы и показатели.

РС

ISO / IEC 20000-1: 2018

Информационные технологии. Управление услугами. Часть 1. Требования к системе управления услугами.

А HLS

ISO / IEC 20000-2: 2019

Информационные технологии - Управление услугами - Часть 2: Руководство по применению систем управления услугами

B HLS

ISO 20121: 2012

Системы менеджмента устойчивости событий - Требования с руководством по применению

А HLS

ISO 21001: 2018

Образовательные организации. Системы менеджмента для образовательных организаций. Требования и руководство по применению.

А HLS
А

ISO 21101: 2014

Приключенческий туризм. Системы управления безопасностью. Требования.

А HLS

ISO 21401: 2018

Туризм и сопутствующие услуги. Система управления устойчивым развитием для гостиничных предприятий. Требования.

А HLS

ISO 22000: 2018

Системы менеджмента безопасности пищевых продуктов - Требования к любой организации в пищевой цепочке

А HLS

ISO 22006: 2009

Системы менеджмента качества - Руководство по применению ISO 9001: 2008 в растениеводстве

B

ISO / CD 22163 [[В разработке]]

Железнодорожные приложения - Система менеджмента качества - Требования к системе управления бизнесом для железнодорожных организаций: ISO 9001: 2015 и особые требования для применения в железнодорожном секторе

А HLS

ISO / TS 22163: 2017

Железнодорожные приложения - Система менеджмента качества - Требования к системе управления бизнесом для железнодорожных организаций: ISO 9001: 2015 и особые требования для применения в железнодорожном секторе

А HLS

ISO 22301: 2019

Безопасность и отказоустойчивость - Системы управления непрерывностью бизнеса - Требования

А HLS

ISO 22313: 2020

Безопасность и отказоустойчивость - Системы менеджмента непрерывности бизнеса - Руководство по использованию ISO 22301

B HLS

ISO 22367: 2020

Медицинские лаборатории - Применение управления рисками в медицинских лабораториях

РС
РС

ISO 24518: 2015

Деятельность, связанная с услугами питьевой воды и сточных вод - Антикризисное управление водными предприятиями

B HLS
РС

ISO / IEC 27001: 2013

Информационные технологии. Методы обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности.

А HLS

ISO / IEC 27001: 2013 / Cor 1: 2014

Информационные технологии. Методы безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Требования. Техническое исправление 1.

А

ISO / IEC 27001: 2013 / Cor 2: 2015

Информационные технологии. Методы безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Требования. Техническое исправление 2.

А

ISO / IEC 27003: 2017

Информационные технологии. Методы безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности.

B HLS

ISO / IEC 27005: 2018

Информационные технологии. Методы безопасности. Управление рисками информационной безопасности.

РС
РС

ИСО / МЭК 27010: 2015

Информационные технологии. Методы безопасности. Управление информационной безопасностью для межсекторальных и межорганизационных коммуникаций.

B HLS

ИСО / МЭК 27013: 2015

Информационные технологии. Методы безопасности. Руководство по интегрированному внедрению ISO / IEC 27001 и ISO / IEC 20000-1.

B
B

ИСО / МЭК 27014: 2020

Информационная безопасность, кибербезопасность и защита конфиденциальности - управление информационной безопасностью

B

ИСО / МЭК 27701: 2019

Методы безопасности - Расширение до ISO / IEC 27001 и ISO / IEC 27002 для управления информацией о конфиденциальности - Требования и руководящие принципы

А

ISO 28000: 2007

Спецификация систем управления безопасностью цепочки поставок

А
А

ISO 28001: 2007

Системы управления безопасностью цепочки поставок - Лучшие практики для обеспечения безопасности цепочки поставок, оценки и планы - Требования и рекомендации

А

ISO 28002: 2011

Системы управления безопасностью для цепочки поставок - Развитие устойчивости в цепочке поставок - Требования с руководством по применению

А

ISO 28004-1: 2007

Системы менеджмента безопасности для цепочки поставок - Руководство по внедрению ISO 28000 - Часть 1: Общие принципы

B

ISO 28004-2: 2014

Системы управления безопасностью цепочки поставок - Руководство по внедрению ISO 28000 - Часть 2: Руководство по принятию ISO 28000 для использования в средних и малых морских портах

B

ISO 28004-3: 2014

Системы управления безопасностью цепочки поставок - Руководство по внедрению ISO 28000 - Часть 3: Дополнительное конкретное руководство по принятию ISO 28000 для использования средними и малыми предприятиями (кроме морских портов)

B

ISO 28004-4: 2014

Системы менеджмента безопасности для цепочки поставок - Руководство по внедрению ISO 28000 - Часть 4: Дополнительное конкретное руководство по внедрению ISO 28000, если соответствие ISO 28001 является целью управления

B

ISO 28004-1: 2007 / Кор 1: 2012

Системы менеджмента безопасности для цепочки поставок - Руководство по внедрению ISO 28000 - Часть 1: Общие принципы - Техническое исправление 1

B

ISO 28007-1: 2015

Суда и морские технологии - Руководство для частных компаний морской безопасности (ЧВОК), предоставляющих нанятых по частным контрактам вооруженных охранников (PCASP) на борту судов (и предварительный контракт) - Часть 1: Общие

А

ISO 29001: 2020

Нефтяная, нефтехимическая и газовая промышленность. Отраслевые системы менеджмента качества. Требования к организациям, поставляющим продукцию и услуги.

А HLS

ISO 30000: 2009

Суда и морские технологии. Системы управления утилизацией судов. Спецификации систем управления для безопасных и экологически безопасных предприятий по утилизации судов.

А

ISO 30301: 2019

Информация и документация. Системы управления записями. Требования.

А HLS

ISO 30302: 2015

Информация и документация. Системы управления записями. Руководство по внедрению.

B
B
А HLS
РС
А HLS

ISO 34101-1: 2019

Устойчивое и отслеживаемое какао - Часть 1: Требования к системам управления устойчивостью какао

А HLS

ISO / TS 34700: 2016

Управление благополучием животных - Общие требования и руководство для организаций в цепочке поставок пищевых продуктов

А

ISO 35001: 2019

Управление биорисками для лабораторий и других связанных организаций

А HLS

ISO 37001: 2016

Системы управления противодействием взяточничеству - Требования и руководство по применению

А HLS
B HLS

ISO 37101: 2016

Устойчивое развитие в сообществах - Система управления для устойчивого развития - Требования с руководством по применению

А HLS

ISO 37301: 2021

Системы управления соответствием - Требования с руководством по применению

А HLS
РС
РС

ISO 39001: 2012

Системы управления безопасностью дорожного движения (БДД) - Требования и руководство по применению

А HLS

ISO / IEC 40180: 2017

Информационные технологии. Качество обучения, образования и профессиональной подготовки. Основы и справочная база.

РС

ISO 41001: 2018

Управление объектами - Системы менеджмента - Требования с руководством по применению

А HLS
А HLS

ISO 44001: 2017

Системы управления совместными деловыми отношениями - Требования и структура

А HLS

ISO 44002: 2019

Системы управления совместными деловыми отношениями - Руководство по внедрению ISO 44001

B HLS

ISO 45001: 2018

Системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности - Требования с руководством по применению

А HLS
B

ISO 46001: 2019

Системы управления эффективностью водопользования - Требования с руководством по применению

А HLS

ISO 50001: 2018

Системы энергоменеджмента - Требования с руководством по применению

А HLS

ISO 50004: 2020

Системы энергоменеджмента - Руководство по внедрению, поддержанию и совершенствованию системы энергоменеджмента ISO 50001

B
B

ISO 50009: 2021

Системы энергоменеджмента - Руководство по внедрению общей системы энергоменеджмента в нескольких организациях

B

ISO / TS 54001: 2019

Системы менеджмента качества - Частные требования по применению ISO 9001: 2015 для избирательных организаций на всех уровнях государственного управления.

А HLS

ISO 55001: 2014

Управление активами - Системы управления - Требования

А HLS
А

ISO 55002: 2018

Управление активами - Системы менеджмента - Руководство по применению ISO 55001

B HLS
А

ISO 56002: 2019

Управление инновациями - Система управления инновациями - Руководство

B HLS

ИСО / МЭК 80079-34: 2018

Взрывоопасные среды - Часть 34: Применение систем менеджмента качества для производства взрывоопасных продуктов.

А HLS

ISO / IEC / IEEE : 2018

Программная инженерия - Руководство по применению ISO 9001: 2015 к компьютерному программному обеспечению

B HLS

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2021 года

Несмотря на то, что все системы управления документами оцифровывают и систематизируют документы, облегчая их извлечение или редактирование для пользователей с разрешением, многие другие функции могут быть встроены в ваше программное обеспечение для управления документами.Вот некоторые инструменты и аспекты, которые вы, возможно, захотите учесть при выборе системы управления документами.

Удобство использования

Одним из важнейших элементов любого программного обеспечения является удобство использования. Он может предлагать все функции в мире, но они не принесут вам никакой пользы, если система не удобна для пользователя. Многие системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют протестировать их перед покупкой. Если возможно, позвольте вашей команде опробовать программное обеспечение в течение бесплатного пробного периода и поделитесь своими отзывами о том, что им нравится и что не нравится в нем.

Обмен документами и совместная работа

В то время как основная функция системы управления документами заключается в оцифровке и организации файлов, большинство современного программного обеспечения также позволяет пользователям обмениваться файлами друг с другом и совместно редактировать их. Некоторые программы для управления документами позволяют пользователям редактировать документ одновременно, в то время как другие полагаются на функцию регистрации / возврата, которая гарантирует, что только один пользователь может работать с документом одновременно. Другие предлагают оба варианта.

Контроль версий

Контроль версий, иногда называемый «управлением версиями», является важной функцией программного обеспечения для управления документами, позволяющей отслеживать изменения в документе.Лучшее программное обеспечение для управления документами даже поддерживает архив старых версий, позволяя вам увидеть, как документы менялись с течением времени, и при необходимости вернуться к старой версии.

Сканирование изображений и OCR

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов - полезные функции для предприятий, у которых есть много бумажных документов, которые они хотели бы оцифровать. Сканирование - это первый шаг - превращение бумажной записи в цифровой файл, который можно импортировать в программу. OCR - это более продвинутая функция, но она необходима для оптимизации крупных проектов по оцифровке.OCR считывает текст изображения и делает его доступным для поиска. Лучшие системы управления документами используют OCR для автоматического заполнения метаданных и упрощения поиска документа в дальнейшем.

Электронные подписи

Программное обеспечение для управления документами часто содержит файлы, требующие подписи менеджера, например заказы на поставку. Многие системы управления документами интегрируются с инструментом электронной подписи, таким как DocuSign, что позволяет использовать электронные подписи.Часто вы можете отправить документ получателю с запросом на его подпись через программное обеспечение.

Автоматизация рабочего процесса

Функции автоматизации рабочего процесса перемещают задачи автоматически. Возьмем в качестве примера приведенный выше заказ на покупку: вы можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы после создания заказа на покупку он автоматически отправлялся соответствующему менеджеру для подписи. Менеджер получит уведомление, а когда задача будет завершена, будет уведомлен следующий соответствующий член команды (например, кто-то из бухгалтерии или руководитель менеджера).Если необходимы дополнительные действия, вы также можете встроить их в автоматизированный рабочий процесс. Лучшие системы управления документами позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с тем, как ваши команды работают вместе.

Разрешения пользователя

Важным элементом программного обеспечения для управления документами является возможность администраторов устанавливать индивидуальные права пользователя. Разрешения позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать файлы, в то время как другим можно запретить даже просмотр этих документов в системе.Это не только полезно для повышения эффективности, но и является важной мерой безопасности. Лучшее программное обеспечение для управления документами позволяет администраторам устанавливать разрешения для определенных групп, а также изменять разрешения на лету, если вам нужно сделать исключение, сохраняя при этом настройки разрешений по умолчанию.

Мобильные функции

В сегодняшней деловой среде доступ с мобильных устройств имеет важное значение. Многие системы управления документами имеют специальное мобильное приложение.Другие полагаются на веб-браузеры или онлайн-порталы. Убедитесь, что мобильная версия любого программного обеспечения для управления документами, которое вы рассматриваете, действительно удобна для мобильных устройств. Даже если вы лично не используете его на мобильных устройствах, скорее всего, это сделают другие члены вашей команды.

Не каждая система управления документами устанавливает все эти флажки, в то время как другие предлагают все и многое другое. Выбирая программное обеспечение для управления документами, подумайте, какие инструменты и функции будут наиболее полезны для вашего бизнеса. Важно соблюдать баланс между полнотой и удобством использования; например, некоторые системы могут делать все это, но в них сложно ориентироваться (не говоря уже о более дорогих, чем более простое программное обеспечение).

Безопасность данных

Безопасность данных - важная часть любой системы управления документами. В 2019 году, как сообщает TechRepublic, количество взломов увеличилось на 54%, 89% из которых были внешними.

По мере того, как все больше компаний переходят на цифровые технологии, все больше клиентов доверяют конфиденциальную личную информацию компаниям, с которыми они ведут бизнес. Ваша организация несет ответственность за обеспечение безопасности данных клиентов и их защиты от взлома. Ищите службы управления документами, которые предлагают инструменты шифрования и соответствия, автоматические обновления, избыточность данных и резервное копирование.

Что представляет собой проект? Определение, примеры и многое другое

Проекты создают конечные результаты, которые являются просто результатами проекта или процессов в проекте. Это означает, что конечный результат может быть таким же большим, как цель самого проекта или отчет, являющийся частью более крупного проекта.

Другими словами, в любом проекте есть входы и выходы. Это то, что вы вкладываете в проект, например, данные, ресурсы и т. Д., а затем то, что выходит, каковы результаты. Опять же, эти результаты могут быть продуктом или услугой, а также это может быть документация, которая является частью закрытия проекта, чтобы показать, что проект завершен и все было подписано.

Проект и результаты продукта

Существует различие между конечными результатами проекта и продукта. Результатами проекта являются такие результаты, как планы проекта, отчеты по проекту и даже протоколы встреч. С другой стороны, конечными продуктами могут быть оборудование, программное обеспечение, мобильные приложения, контракты или даже результаты оценки тестирования.

Конечный результат, которого клиенты и заинтересованные стороны ожидают в конце проекта, - это, конечно, продукт или услуга, но, как уже отмечалось, есть еще и документы. Эти документы, когда они завершены, представляют собой результаты, необходимые клиентам и заинтересованным сторонам для оценки прогресса или завершения проекта.

Этот документ может включать:

  • Подписанные контракты
  • Окончательные отчеты о расходах
  • Другие типы отчетов по проекту, которые показывают, как продвигается работа, в сравнении с оценками плана проекта

Результаты могут варьироваться в зависимости от спецификаций проекта и требований заинтересованных сторон. Но все клиенты и заинтересованные стороны хотят, чтобы результаты были полностью завершены по проекту при его закрытии и позволяли сравнивать производительность с ожиданиями на протяжении всего проекта.

Как представить результаты заинтересованным сторонам

Отчеты менеджеров проектов - это средство, с помощью которого эти типы результатов предоставляются клиентам и заинтересованным сторонам. У разных заинтересованных сторон разные потребности, поэтому гибкость и индивидуальная настройка важны для эффективной отчетности. Чтобы удовлетворить их потребности, программное обеспечение для управления проектами должно уметь фильтровать множество входных данных для получения правильного результата.

Инструменты управления проектами могут облегчить презентации заинтересованных сторон. ProjectManager предоставляет отчеты в один клик, которые собирают данные об отклонениях от проекта, времени, стоимости и многом другом. Эти отчеты могут быть предоставлены в виде вложений в формате PDF или распечатаны в зависимости от предпочтений заинтересованных сторон. Более того, каждый отчет можно отфильтровать, чтобы отображать только те данные, которые хотят видеть заинтересованные стороны. Не забывайте, что с нашим облачным программным обеспечением эти отчеты отражают данные в реальном времени. Если они хотят получить общее представление, поделитесь с ними панелью мониторинга в реальном времени.В отличие от наших конкурентов, он уже настроен в инструменте, поэтому вы можете использовать его сразу. Почему бы не использовать его сегодня, воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.

Получите мгновенный отчет о состоянии ваших результатов с помощью панели управления ProjectManager в режиме реального времени.

ProjectManager помогает создавать результаты проекта

С помощью этих отчетов легко создавать результаты для заинтересованных сторон:

Составление отчетов о состоянии проекта - отличный способ:

  1. Покажите заинтересованным сторонам, как продвигается работа
  2. Покажите, какие члены бригады несут самые тяжелые грузы и нужно ли вносить коррективы
  3. Обозначьте возможности для улучшения по мере продвижения проекта или закрытия

Отчет о состоянии

Наши отчеты о статусе проекта обладают широкими возможностями настройки, с возможностью выбора большого количества столбцов и наборов данных для получения именно той информации, которую вы ищете о статусе проекта.

Ниже приведен пример отчета о статусе проекта, который может быть создан с несколькими переменными, включая иерархическую структуру работ (WBS), запланированные даты начала и окончания, запланированные часы, процент завершения, назначения задач, даты начала и фактические часы:

Отчет о отклонениях

Отчеты об отклонениях можно настроить так, чтобы они включали только сводные задачи, процент завершения и сравнение фактического прогресса проекта с прогнозируемым прогрессом:

В итоговом отчете показано параллельное сравнение прогнозируемых дат начала и окончания, прогнозируемых часов с фактическими затраченными часами и этой разницы, а также разницы в прогнозируемой продолжительности проекта и фактическом времени, затраченном на текущую дату:

Табель учета рабочего времени

Отчеты

расписания позволяют видеть часы работы каждого человека с высоты птичьего полета над проектом.

Еще показывают:

  • Распределение задач между членами команды и важность этих задач
  • почасовая оплата каждого человека и
  • Многие другие факторы, связанные с ресурсами, временем и стоимостью

В расписании указано время, дата подачи заявки, количество индивидуальных часов, которые они проработали в течение выбранного периода времени, их WBS и сколько часов у них осталось в выбранном временном интервале:

Пример расписания для одного человека, работающего над несколькими проектами в течение одного периода времени.

Последовательное использование этих трех отчетов помогает вашей команде вовремя, в рамках бюджета и в рамках. Библиотеки извлеченных уроков также могут быть отличным инструментом, который поможет развить успех и избежать повторения ошибок в будущих проектах.

Библиотеки извлеченных уроков

Создание библиотеки извлеченных уроков - отличный способ обобщить выводы из проектов. Это центральное место, где можно увидеть работы, которые превзошли ожидания, а также работы, которые могли бы быть лучше. Когда начинается новый проект, менеджеры проектов используют этот ресурс для планирования известных препятствий.

ProjectManager действует как онлайн-центр для всех ваших проектных документов, обеспечивая вам организованность и все под рукой, будь то в офисе, в поле или дома. Используйте наш список, чтобы собрать все отчеты о результатах. Это больше, чем просто список дел, вы можете назначать, комментировать и отслеживать прогресс по каждому пункту. Сохраняйте старые проекты для исторических данных при планировании новых. Наши настраиваемые теги позволяют легко каталогизировать свою работу, чтобы ее всегда было легко найти.

Собирайте отчеты о результатах и ​​всех проектных документах в виде списка в ProjectManager.- Попробовать бесплатно!

Ожидаемые результаты проекта до закрытия

Разработка результатов не происходит просто во время закрытия проекта. Спонсоры проекта также ожидают результатов на этапах инициации, планирования и выполнения проекта. Давайте подробнее рассмотрим типы результатов, создаваемых на этих этапах.

Окончательные результаты отражают весь объем работ по проекту, в то время как результаты, созданные на более ранних этапах проекта, основаны на краткосрочных снимках проектной деятельности.

Результаты этапа инициации могут включать в себя устав проекта или бизнес-обоснование. Доступ к библиотеке извлеченных уроков осуществляется в самом начале этапа планирования, поэтому информацию из предыдущих проектов можно использовать для лучшего информирования при планировании следующего проекта. План коммуникаций, план управления рисками и проблемами, план управления изменениями, планы закупок и общий график проекта также создаются на этапе планирования. К каждому из этих планов прилагаются документы, которые информируют заинтересованные стороны и клиентов по мере разработки плана.

Ссылка на план проекта - наиболее частая операция во время выполнения проекта. Вся деятельность по проекту управляется согласно плану проекта.

Слежение за исполнением проекта включает:

  1. Отчеты о производительности для измерения того, как идет работа и как работают члены команды
  2. журналы рисков и проблем для отслеживания проблем, которые необходимо решить, и
  3. Изменить журналы, в которых указаны изменения, внесенные в план проекта, и их влияние на проект

Заинтересованные стороны и клиенты могут требовать отчеты и журналы в любой момент.Всегда будь готовым - вот мораль этой истории.

Заинтересованные стороны и клиенты могут запросить результаты в любой момент. Для того, чтобы работать на лету и производить то, что хочет ваш клиент, требуется мощный инструмент управления проектами, чтобы все было организовано и постоянно обновлялось. ProjectManager находится в режиме онлайн, поэтому члены команды могут совместно работать над конечными результатами и быстро готовить наилучшие возможные результаты. Попробуйте наше отмеченное наградами программное обеспечение с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Топ-40 терминов и концепций управления проектами на 2021 год

В каждой области во всем мире есть свой особый жаргон и особый словарный запас, который продолжает развиваться с течением времени.То же самое и с управлением проектами. С годами, как и сама дисциплина, на жаргоне были выработаны уникальные термины управления проектами, которые следует знать.

Ниже приведены некоторые из наиболее часто используемых концепций управления проектами и ключевых терминов, которые принесут вам пользу, даже если вы опытный профессионал. Идите вперед и увеличьте свой словарный запас, которого он заслуживает.

Общие условия управления проектом

1.План проекта

План проекта - это один из ключевых официальных документов, создаваемых перед началом любого проекта. Документ обычно состоит из утвержденной стоимости, графика и содержания проекта. Он направляет выполнение проекта от начала до закрытия проекта. План проекта также закладывает основу для всех видов коммуникации между заинтересованными сторонами.

Найдите лучшие инструменты для планирования проекта здесь:

19 лучших инструментов планирования проектов на 2021 год

2.Иерархическая структура работ (WBS)

Структурная декомпозиция работ полностью разделяет результаты проекта на управляемые разделы. Такая иерархическая организация работы команды помогает каждому лучше понять характер работы и эффективно выполнять цели проекта.

3. Метод критического пути (CPM)

CPM - это алгоритм, особенно используемый для планирования деятельности по проекту. Он используется для определения пошаговой последовательности действий, которая, в свою очередь, определяет общее время проекта.Эти действия должны быть выполнены в соответствии с установленной последовательностью для достижения целей проекта.

4. Руководитель проекта

Лицо, ответственное за обработку каждого аспекта проекта с момента его запуска до его закрытия, называется менеджером проекта. Обязанности менеджера проекта обычно влекут за собой эффективное планирование, разумное использование ресурсов и управление масштабом проекта.

5. Заинтересованная сторона проекта

Любое лицо, которое прямо или косвенно заинтересовано в проекте, известно как заинтересованное лицо проекта.Обычно они влияют или зависят от проектных решений, принимаемых в течение жизненного цикла проекта. Заинтересованным лицом может быть кто угодно из команды проекта, руководителей, спонсоров, клиентов или конечных пользователей.

6. Управление портфелем проектов

Управление портфелем проектов (PPM) включает коллективное управление серией проектов для достижения целей организации. Это позволяет командам визуализировать общую картину всех проектов и максимизировать отдачу от инвестиций.

7. Сотрудничество

Процесс активного вовлечения каждого члена команды в деятельность проекта называется сотрудничеством. Вся концепция требует развития взаимосвязанной сети, через которую люди обмениваются информацией и контролируют выполнение проекта.

8. Гибкое управление проектами

Гибкое управление проектами - это итеративный и поэтапный подход к реализации проектов. Подход направлен на разбиение проекта на небольшие циклы, известные как «итерации».'Эти итерации затем получают приоритет с точки зрения срочности или важности. Существует несколько фреймворков, связанных с гибкой реализацией, и Scrum является одной из самых популярных.

9. Водопад Модель

Модель

Waterfall - это традиционный подход к управлению жизненным циклом проекта. Модель работает по аналогичной схеме, как «водопад». Развитие проекта происходит систематически, от фазы к фазе по нисходящей. Каждый этап должен быть завершен, прежде чем переходить к следующему этапу, и здесь нет перекрытия этапов, что затрудняет внесение каких-либо поправок.

10. Бюджет проекта

Бюджет проекта - это официально утвержденный документ с исчерпывающим списком финансовых ресурсов, включая проектные расходы, необходимых для завершения проекта.

11. График проекта

На временной шкале проекта показаны события проекта в порядке их появления. Он точно фиксирует, что необходимо сделать в течение жизненного цикла проекта и как это будет сделано.


Условия управления проектом Ганта

Диаграмма Ганта в nTask

Проще говоря, диаграммы Ганта используются для визуализации графика проекта в виде графика.На диаграмме показано, что необходимо сделать в определенный период времени в течение жизненного цикла проекта. Ключевые термины, связанные с диаграммами Ганта:

12. Веха

Веха представляет собой важное событие в жизненном цикле проекта. Он используется в качестве ориентира для измерения прогресса проекта. Вехи, обычно представленные в виде ромбов, очень помогают при планировании и мониторинге проекта.

13. Зависимости

Зависимости определяют взаимосвязь между действиями проекта и порядком, в котором они должны выполняться.Есть 4 вида зависимостей:

  1. Start-to-start - Задача-предшественник должна начаться до того, как последователь сможет запустить
  2. Finish-to-start - Предшественник должен закончить, прежде чем преемник сможет начать
  3. От начала до конца - Предшественник должен начать работу до того, как преемник сможет закончить
  4. Finish-to-finish - Предшественник должен закончить, прежде чем преемник сможет завершить

Также читают:

30 лучших программ для построения диаграмм Ганта для управления проектами в 2021 году


Условия управления проектом Канбан

Канбан, популярная методология управления проектами, использует подход виртуальной доски для реализации проектов.Использование подвижных карточек для отображения прогресса проекта в сверхурочное время - это, по сути, то, что составляет систему Канбан. При обсуждении Канбан наиболее часто используются следующие термины управления проектами:

.

14. Работа в процессе (WIP)

В любой момент в ходе проекта количество элементов задачи, над которыми в настоящее время работает команда, называется незавершенной работой. Он указывает на мощность рабочего процесса команды в любой момент.

15. Лимит незавершенных работ

Ограничение

WIP ограничивает максимальный объем работы, которая может существовать на разных этапах рабочего процесса.Ограничение незавершенной работы позволяет командам быстрее выявлять узкие места и лучше сосредотачиваться на отдельных рабочих элементах.

16. Узкое место

Узкое место - это этап работы, на котором приток рабочей нагрузки превышает возможности системы, что препятствует плавному прохождению сверхурочной работы.

17. Схватка

Scrum - это популярный фреймворк, используемый для успешного внедрения гибкой разработки. Структура использует итеративный метод реализации проектов и основана на непрерывном систематическом сотрудничестве между членами команды в промежутках между проектными циклами.

18. Спринт

Спринт - это фиксированная единица времени, в течение которой должны быть выполнены определенные задачи. Обычно продолжительность спринта определяется Скрам-мастером (фасилитатором команды). Во время спринта проводятся ежедневные стендапы, чтобы отслеживать прогресс в достижении целей спринта.


Соблюдение условий управления проектом

Профессиональные встречи команды - ключевой компонент любого проекта, но существует множество терминологии встреч, о которой многие из нас не знают.Вот некоторые из этих часто используемых терминов управления проектами:

19. Стартовое совещание

Стартовая встреча - это обычно первая встреча, которая происходит между командой проекта и их клиентом. Эта встреча обычно происходит после того, как основные детали проекта были окончательно согласованы, но основная работа над проектом еще не началась. Он служит для анализа ожиданий от проекта и для согласования всех участников проекта.

20.Повестка дня

Повестка дня собрания - это просто список всех тем, которые будут обсуждаться во время собрания. Он может включать подробные описания тем, их последовательность и ожидаемые результаты по каждой теме.

21. Протокол заседания

Протокол собрания - это письменные заметки обо всем, что обсуждается во время собрания. Эти протоколы можно разослать участникам собрания после собрания, чтобы получить ценную информацию и предпринять соответствующие действия.

22. Stand-up Meeting

Стенд-ап встреча, также известная как ежедневный Scrum, - это ежедневная короткая встреча, проводимая для того, чтобы каждый член команды узнал о ходе своей работы. Обычно фуршетная встреча проводится каждый день в одно и то же время и в одном и том же месте.

23. Продолжение

Последующие действия за встречей включают в себя все действия, направленные на сбор отзывов от участников встречи после встречи.Иногда для достижения этой цели проводится специальная последующая встреча.

Связанная статья:

31 Лучшее программное обеспечение для управления совещаниями


Условия управления проектом по привлечению ресурсов

Одна из важнейших концепций управления проектами вращается вокруг термина «ресурс». Из множества терминологий, связанных с управлением ресурсами, можно выделить следующие:

24.Распределение ресурсов

Распределение ресурсов включает планирование и назначение ресурсов для проекта наиболее эффективным способом. Целью распределения ресурсов является максимальное использование доступных ресурсов для достижения конечных целей проекта.

25. Иерархическая структура ресурсов

Полный список ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Этот список обычно составляется в соответствии с функцией и типом ресурса, что облегчает планирование и контроль работы над проектом.

26. Повышение уровня ресурсов

Выравнивание ресурсов - это процесс корректировки расписания проекта таким образом, чтобы использование ресурсов не превышало установленного лимита. Это гарантирует, что ресурсу не придется работать сверхурочно. Выравнивание ресурсов влияет на критический путь проекта.

27. Доступность ресурсов

Доступность ресурса указывает, доступен ли конкретный ресурс в данное время или нет.

28.Календарь ресурсов

В календаре ресурсов указаны все рабочие и нерабочие дни, в которые будет доступен конкретный ресурс.

Также читают:

70 самых вдохновляющих цитат по управлению проектами 2021 года


Условия управления рисками проекта

Матрица рисков в nTask

Любое неопределенное событие или условие, которое имеет вероятность возникновения во время проекта, обычно известно как риск проекта.Риски обычно могут повлиять на общие цели проекта. Некоторые общие термины управления проектами, связанные с отслеживанием рисков проекта, включают:

29. Управление рисками

Вкратце, процесс выявления и оценки рисков для уменьшения их негативного воздействия на операции проекта называется управлением рисками. Во время процесса проверяется, что общие цели проекта никоим образом не затронуты.

30. Снижение риска

Стратегия, разработанная для уменьшения вероятности неблагоприятных последствий риска, известна как уменьшение риска.Успешная стратегия снижения рисков сосредоточена на разработке действий, которые уменьшают возможные угрозы для общих целей проекта.

31. Мониторинг и контроль рисков

Мониторинг и контроль рисков включает отслеживание того, как реагируют на риски по сравнению с исходным планом управления рисками.

32. Владелец риска

Лицо, ответственное за обеспечение надлежащего управления конкретным риском, является владельцем риска.Одна из основных обязанностей владельца риска - убедиться, что стратегия смягчения последствий реализуется эффективно. Он также может иногда участвовать в проведении качественного и количественного анализа рисков.


Условия управления проблемами и отслеживания ошибок

33. Управление проблемами

Комплексный процесс выявления, решения и отслеживания проблем, связанных с вашими проектами, находится в ведении управления проблемами. Цель управления проблемами - своевременно решать проблемы до того, как они перерастут в серьезную катастрофу.

34. Отслеживание проблем

Отслеживание проблем - это процесс выявления возможной ошибки в продукте, которая влияет на его оптимальную производительность. В большинстве случаев профессиональное программное обеспечение для отслеживания проблем остается на месте для эффективного отслеживания проблем.

35. Журнал ошибок

Полная запись всех проблем проекта (текущих и закрытых), а также лиц, ответственных за их решение, включается в журнал проблем.В документе также могут быть указаны статус каждой проблемы и сроки ее решения.

36. Типы проблем

Тип проблемы определяет конкретную категорию проблемы, с которой ваш проект может столкнуться в течение его жизненного цикла. Этот процесс упрощает назначение и отслеживание проблем для их своевременного решения.

Обычно существует три типа проблем, с которыми сталкивается ваш проект в течение всего срока службы:

  1. Ошибка - Любая проблема или проблема, которая влияет на функциональность вашего продукта
  2. Epic - Большой кусок работы, состоящий из нескольких вопросов, называется эпическим
  3. История - Также известная как «пользовательская история» - это короткие запросы функций с точки зрения конечного пользователя

Условия управления проектом по обеспечению качества

Качество проекта относится к четко определенному набору результатов заинтересованными сторонами.Что именно они хотят от проекта, обычно определяется с точки зрения качества проекта. Общие условия управления проектом QA включают:

37. Планирование качества

Планирование качества определяет ожидаемые стандарты качества, которые должны соблюдаться в ходе проекта, и создает системы, обеспечивающие эффективное соблюдение этих стандартов. При планировании качества определяется, насколько бдительной должна быть команда при соблюдении стандартов качества.

38.Гарантия качества

Обеспечение качества - это набор запланированных и систематических действий, осуществляемых для мониторинга процессов проекта таким образом, чтобы выполнялись требования к качеству проекта. Обеспечение качества осуществляется во время проекта и включает регулярные аудиты качества.

39. Контроль качества

Контроль качества включает использование стандартизированных практик для оценки того, соответствует ли конечный продукт проекта ожиданиям по качеству или нет. Этот процесс проводится после создания продукта для выявления любых изменений, которые могут потребоваться в процессе обеспечения качества.

40. План управления качеством

План управления качеством - это подробный план, состоящий из ожиданий заинтересованных сторон в отношении качества, обеспечения качества и политик контроля качества для успешного выполнения проекта. Этот план обычно является частью плана управления проектом.

Это знаменует конец нашей компиляции концепций управления проектами. Если вы хотите внести какие-либо исправления или дополнения в список, не стесняйтесь оставлять комментарии ниже.

Простое и безопасное управление проектами


Повышенная эффективность, повышенная производительность и более быстрая доставка
Попробуйте прямо сейчас!

% PDF-1.4 % 488 0 объект > эндобдж xref 488 86 0000000016 00000 н. 0000002677 00000 н. 0000002844 00000 н. 0000003146 ​​00000 п. 0000003373 00000 н. 0000003524 00000 н. 0000003675 00000 н. 0000003826 00000 н. 0000003977 00000 н. 0000004128 00000 н. 0000004278 00000 н. 0000004430 00000 н. 0000004582 00000 н. 0000004733 00000 н. 0000004885 00000 н. 0000005038 00000 н. 0000005191 00000 п. 0000005344 00000 п. 0000005497 00000 н. 0000005650 00000 н. 0000005803 00000 п. 0000005956 00000 п. 0000006110 00000 п. 0000006264 00000 н. 0000006417 00000 н. 0000006568 00000 н. 0000006720 00000 н. 0000006872 00000 н. 0000007024 00000 н. 0000007176 00000 н. 0000007328 00000 н. 0000007812 00000 н. 0000008190 00000 п. 0000008592 00000 н. 0000009147 00000 н. 0000009402 00000 п. 0000009981 00000 н. 0000010597 00000 п. 0000010853 00000 п. 0000011220 00000 н. 0000011483 00000 п. 0000011871 00000 п. 0000012120 00000 н. 0000013103 00000 п. 0000013279 00000 п. 0000014223 00000 п. 0000014722 00000 п. 0000015314 00000 п. 0000015884 00000 п. 0000016458 00000 п. 0000017009 00000 п.