Содержание

4.3. Налогообложение / КонсультантПлюс

4.3. Налогообложение

Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним

(1) После снятия задолженности

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства Российской Федерации

Реестры для расчета земельного налога

Расчеты по страховым взносам:

б) квартальные

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 50/75 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

(1) Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно - 75 лет

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 50/75 лет

Справка о доходах и суммах налога физического лица

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 50/75 лет

(2) В налоговых органах не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

Счета-фактуры

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) сумм доходов и налога на доходы работников;

б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

4.

2. Учет оплаты труда / КонсультантПлюс

4.2. Учет оплаты труда

Утвержденные фонды заработной платы:

а) по месту утверждения;

б) в других организациях

До минования надобности

Положения об оплате труда и премировании работников:

(1) После замены новыми

а) по месту утверждения;

б) в других организациях

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

(1) При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

Переписка о выплате заработной платы

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы

(1) После исполнения

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы

Перечень типовых управленческих архивных документов,

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций утвержден Приказом Росархива от 20. 12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449, опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 07.02.2020. Приказ вступил в силу с 18.02.2020.

Ранее действовавший приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» утратил силу.
Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Указанный перечень подготовлен с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Перечень типовых управленческих архивных документов содержит четыре раздела:

  •  Номер статьи,
  • Вид документа,
  •  Срок хранения документа,
  • Примечания

Какие направления деятельности организации включает Перечень?

Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:

  1. Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
  2.  Планирование деятельности
    (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
  3. Финансирование, кредитование деятельности
  4. Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
  5. Международное сотрудничество
  6. Информационная деятельность
  7. Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
  8. Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
  9.  Материально-техническое обеспечение деятельности
  10.  Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
  11.  Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
  12.  Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)

Основные отличия нового Перечня от предыдущего

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций отличается от предыдущего тем, что:

  • Появились новые разделы: противодействие коррупции; обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций и другие.
  • В новый перечень не вошли разделы, которые были в предыдущем перечне: деятельность первичных профсоюзных организаций и иных общественных организаций; организация досуга и другие.
  • В новом Перечне для удобства пользования, составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.
  • В новом перечне, в отличие от предыдущего произошли существенные изменения внутри разделов. Например: раздел 7.3 «Охрана труда». В предыдущем Перечне в разделе было 46 позиций, в новом Перечне раздел «Охрана труда» сократился почти в два раза и составил 24 позиции. В новом Перечне одна ст.430 Переписка по вопросам охраны труда. В старом Перечне было несколько статей о переписке по охране труда: ст. 605 переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий труда; ст. 607 переписка о состоянии и мерах по улучшению…; ст. 618 переписка о предупредительных мероприятиях…; ст. 631 переписка об авариях и несчастных случаях; ст. 635 переписка о профессиональных заболеваниях; ст.640 переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными условиями труда; ст.644 переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий; ст. 646 переписка о проведении медицинских осмотров работников.

Поэтому рекомендую организациям, предприятиям, учреждениям принять новую номенклатуру дел.

Скачать Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Скачать Приказ Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. N 1964 «О признании утратившим силу Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и внесения в него изменения»

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Источник: Блог Ольга Софронова

Еще статьи:

Отпуск: как правильно оформить документы и предоставить отпуск?

Профессиональный стандарт «Специалист в области организации здравоохранения и общественного здоровья» утвержден

Срочный трудовой договор: основания заключения

Служебные командировки: особенности направления работников

Вступила в силу Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Вступила в силу Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

 

18 февраля 2020 года вступил в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года №236 (далее – Перечень).

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Перечень претерпел большие изменения по сравнению с утратившим силу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558. Сокращено число статей, но, вместе с тем, включены новые виды документов, отсутствовавшие с предшествующем. Претерпели изменение и сроки хранения документов.

Согласно разъяснениям Росархива, опубликованным на официальном сайте, сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20. 12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

Обращаем внимание, что Перечень обязателен к применению всеми организациями независимо от формы собственности и того, являются ли они источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.

Документы, которые вы ДОЛЖНЫ создать для любого проекта

Если вы часто застреваете при настройке проекта, эта статья вам поможет. Я покажу вам подход, основанный на документах, для подготовки и создания новых проектов. Любой проект.

Следуя моему подходу - и выполняя домашнюю работу (в основном проясняя цель проекта) - вы больше не застрянете во время запуска проекта.

От подавленности к ясности

Мы застреваем, когда уделяем слишком много внимания одновременно:

  • Разбираемся, как поступить со своим проектом
  • Получение оценок от членов команды
  • Привлечение заинтересованных сторон
  • Настройка бюджета
  • Настройка общего доступа к документам
  • Как заставить новый ноутбук работать
  • .. ДОБАВИТЬ 100 ДРУГИХ ВЕЩЕЙ, КОТОРЫЕ БУДУТ ЗАБОТАТЬСЯ

Происходит то, что вы полностью подавлены и не двигаетесь вперед.

И я не хочу, чтобы это случилось с тобой.

Вот как можно избежать перегруженности новыми проектами:

Задайте себе этот вопрос

Вместо того, чтобы начинать с пустой страницы, задайте себе вопрос:

Какие документы мне нужны для подготовки моего нового проекта?

Так ваша работа станет намного проще.

Почему нужно начинать с документов

Когда вы сосредотачиваетесь на документах, которые необходимо создать, у вас есть пошаговый процесс настройки проекта. Создание проекта похоже на рисование по номерам.

И даже нарисовать Мона Лизу можно, когда все, что вам нужно сделать, это заполнить узор.

Посмотрите на это:

Я не говорю все станет легко. Ведение проекта остается тяжелой работой.Но, по крайней мере, теперь у вас есть путь, который приведет вас к полному и последовательному плану действий.

И все, что вам нужно сделать, это заполнить документы один за другим, пока ваш проект не будет полностью спланирован.

Таким образом можно организовать свой календарь.

Например:

  • Сегодня вы пишете устав проекта
  • На следующий день вы создаете расписание
  • Снова на следующий день вы планируете бюджет
  • и т. Д.

После 2-3 недель работы в Word и Excel ваш проект готов к работе!

Письмо думает

Вы знаете, что я нашел наиболее полезным в этом процессе?

Изложение ваших идей на бумаге заставляет вас обдумать свою идею и проверить, действительно ли она имеет смысл. Вот как ваш первоначальный дрянной план в конце становится прочным.

Просто записав, подумав и уточнив.

Необходимые документы для любого проекта

Вот минимальный набор документов:

документ цель
средство отслеживания действий и проблем отслеживание незавершенных действий и открытых проблем
устав проекта своего рода договор между заказчиком и подрядчиком
проектная организация обзор людей и ролей в проекте
роли и обязанности в проекте описание ролей и обязанностей
план проекта мероприятия и сроки
бюджет проекта стоимость проекта (плановая и фактическая)
матрица заинтересованных сторон список заинтересованных сторон, участвующих в проекте
журнал рисков критические риски
план коммуникаций проекта структурирует коммуникации и встречи в проекте
изложение области применения / спецификация требований описание требований заказчика
трекер запросов на изменение отслеживание изменений в объеме проекта

Описание документов

Узнайте, для чего предназначен каждый документ. Я добавил свои шаблоны.

1. Система отслеживания действий и проблем

Запишите все действия и проблемы в простой файл Excel. Вот трекер действий, который я использую:

Скачать мой трекер действий для Excel

2. Устав проекта

Устав проекта подобен контракту между вами и клиентом. Он содержит важную информацию о проекте, такую ​​как основные этапы, бюджет, график и общий объем работ в обобщенной форме.

Узнайте, как заполнить устав проекта и скачать шаблон (по той же ссылке).

Устав проекта обычно создается в тесном сотрудничестве с вашим клиентом. Вы сидите вместе и обсуждаете ожидания, обязанности, важные вехи и другие вещи. Затем вы документируете все в уставе проекта и вносите поправки с учетом отзывов клиентов.

3. Проектная организация

Простая организационная схема всей проектной организации. Он показывает, кто работает в проекте.

Вы уже видели такие организационные диаграммы:

Нужен шаблон? Получите мой шаблон организационной диаграммы проекта здесь.

4. Роли и обязанности в проекте

Людям нужна ясность в том, что от них ожидается. В противном случае члены команды будут бегать, как цыплята без головы, и проект не продвинется.

Создайте простой PowerPoint с ключевыми ролями и обязанностями. Я рекомендую прочитать мою статью об определении ролей и обязанностей.

После того, как вы определили роли и обязанности, поделитесь информацией на собрании группы или в начале проекта.Недостаточно того, что вы, , знаете, что должны делать члены команды. Вы должны объяснить это своим людям!

5. План проекта

План проекта показывает всем, что и когда нужно делать. Вы можете использовать мой шаблон плана проекта для Excel.

Если вы регулярно составляете план проекта, я рекомендую использовать такой инструмент, как Tom’s Planner - он значительно упрощает построение диаграмм Ганта.

Tom’s Planner - отличный инструмент для создания диаграмм Ганта.

6. Бюджет проекта

Очевидно, нужно где-то поставить стоимость. Если вы еще не скачали мой шаблон бюджета проекта для Excel, вы можете сделать это здесь.

Файл позволяет вам планировать сметные усилия и затраты , а до отслеживать фактические затраты на ежемесячной основе.

Если вы впервые настраиваете бюджет проекта, прочтите мое практическое руководство по составлению бюджета проекта. В статье показано, как оценить и рассчитать стоимость проекта для каждой категории, от личных усилий до материальных и сервисных сборов и капитальных затрат.

7. Матрица заинтересованных сторон

Я рекомендую вам также создать матрицу заинтересованных сторон. Это обзор всех заинтересованных сторон проекта или, другими словами, список людей (или организационных единиц), на которых может повлиять ваш проект.

Почему создание обзора - хорошая идея? Вы не хотите упустить в своем проекте никого, кто мог бы сказать в нем свое слово. Кроме того, вы хотите как можно раньше пообщаться с людьми, на которых может повлиять масштаб проекта.

Помните, что заинтересованные стороны могут быть как внутренними, так и внешними (например, правительственные агентства).

Составление матрицы заинтересованных сторон требует времени и небольшой «детективной работы». Вот почему я предлагаю вам следовать моему руководству по проведению анализа заинтересованных сторон.

8. Реестр рисков

Преимущества документально-ориентированного подхода к планированию проектов становятся очевидными, когда мы говорим о создании реестра рисков.

Реестр рисков (или журнал рисков) - это место, где вы записываете наиболее важные риски, с которыми может столкнуться ваш проект.Он не только определяет эти риски, но также требует от вас думать о действиях по их снижению. Действия, которые либо уменьшают негативное влияние риска, либо альтернативные шаги, которые вы могли бы предпринять в случае неудачи вашего первоначального плана (ваш план «Б»).

Следует ли вам вести журнал рисков? Абсолютно! Если у вас еще нет шаблона, получите мой шаблон реестра рисков.

9. Информационный план проекта

Как часто собирается команда проекта? Когда вы рассылаете руководству по электронной почте обновления? Что происходит в процессе эскалации?

Это то, что вы определяете в документе плана коммуникаций по проекту (включая шаблон).

Причина, по которой план коммуникации так важен: как я подчеркивал и в других своих статьях, хорошее общение абсолютно необходимо для успеха вашего проекта:

  • Хорошая коммуникация означает, что новости и обновления регулярно передаются команде и заинтересованным сторонам. Таким образом люди узнают, где находится проект. И они знают, какие действия или проблемы еще открыты и требуют их внимания.
  • Хорошее общение также означает развитие сотрудничества в команде.То есть собрать участвующих членов команды за одним столом для работы над общими задачами или для мозгового штурма потенциальных решений проблем, с которыми сталкивается проект.

План коммуникации определяет тип и частоту встреч и обновлений по электронной почте и, таким образом, обеспечивает надлежащее сотрудничество и общение в рамках проекта.

10. Содержание (техническое задание)

Этот документ должен включать подробное описание содержания проекта и требований заказчика (что подразумевается под содержанием проекта?).

Например, если вы создаете новую машину для клиента, в описании области действия необходимо подробно указать, что машина должна делать и как она будет использоваться.

Если вы настраиваете новую ИТ-систему, описание объема (или спецификация требований) должно включать подробное описание системных функций и интерфейсов с другими системами.

Документ о содержании определяет график и бюджет проекта, поэтому его нужно составлять с большой осторожностью. Часто это может быть долгим процессом, но стоит потратить время, пока у вас не будет утвержденного и точного документа с объемом работ.

11. Счетчик запросов на изменение

По мере реализации проекта в первоначально согласованный объем будут вноситься изменения.Это совершенно нормально, и полностью избежать этого невозможно.

Примеры:

  • Ваш клиент может решить, что он предпочел бы мраморный пол в своем новом доме.
  • При развертывании ИТ-системы заказчик понимает, что систему необходимо подключить к другой внешней системе, которая изначально не рассматривалась.

Оба примера представляют собой так называемые изменения (или запросы на изменение) к исходному объему проекта. Оба они повлияют на стоимость проекта и, возможно, также на сроки.Другими словами: на проект может потребоваться больше времени.

Рекомендуется отслеживать такие изменения в простом трекере изменений . Даже если они маленькие. Это позволяет вам установить формальный и хорошо организованный процесс, в котором каждое изменение проверяется, оценивается (за дополнительную плату) и утверждается.

Никакие изменения не будут забыты, и никто не может винить вас, когда бюджет проекта увеличивается из-за того, что изменение было реализовано. Так что это тоже способ защитить себя.

Так выглядит простой трекер изменений.

Для больших изменений я рекомендую вам создать специальную форму запроса на изменение.Это просто подробная спецификация нового требования.

В моей статье о масштабах проекта вы найдете средство отслеживания изменений Excel, а также мою форму запроса на изменение.

Еще несколько проектных документов, которые я здесь не перечислял

Есть несколько проектных документов, которые я не включил в обзор. Это потому, что я не считаю их важными для успешного проекта. Однако вы можете использовать тот или иной вариант, если этого требуют внутренние правила проекта или если вы просто считаете их полезными.

  • Экономическое обоснование: Вы создаете экономическое обоснование, чтобы показать, что ваш проект имеет экономические и стратегические преимущества. Для многих проектов это имеет смысл. С другой стороны, многие проекты запускаются без учета экономической выгоды. Они просто запускаются, потому что их нужно завершить. Примером может служить обновление устаревшего ПК или сетевой инфраструктуры компании.
  • Отчет о статусе проекта: Каждый использует свой собственный шаблон для сообщения статуса проекта.Я не хотел ограничивать вас в этом отношении. Если вы ищете проверенный шаблон, получите мой шаблон статуса проекта.
  • Документ об извлеченных уроках: Это отличная практика - проводить семинар по извлеченным урокам после завершения проекта. Это делает любой будущий проект лучше, потому что вы учитесь на том, что сработало (или что не сработало). Но для самого вашего проекта документ об извлеченных уроках не требуется.

У вас есть вопросы по проектной документации?

Рад помочь вам.Просто разместите свой вопрос в комментариях ниже и ответьте.

Адриан Ноймайер

Привет! Я Адриан, основатель Tactical Project Manager. Я создал сайт, чтобы помочь вам довести ваши проекты до успеха. В прошлом я работал менеджером ИТ-проектов 10 лет.

Другие сообщения

Не пропустите эти другие статьи

Полный список из 42 бесплатных шаблонов управления проектами

Каждому менеджеру проекта нужен хороший набор шаблонов управления проектами.Эти шаблоны PM помогут вам быстро создать все необходимые проектные документы.

Быть менеджером проекта - значит создавать массу проектной документации.

От уставов проектов и планов проектов до структурной разбивки работ - вы будете по колено в Word и Excel, создавая бесчисленные документы.

Чтобы сэкономить ваше время, мы составили огромный список документов по управлению проектами. Загрузите их, добавьте свои собственные настройки и используйте их при необходимости.

Используйте этот раздел, чтобы быстро перейти к необходимому шаблону управления проектами:


Чтобы получить все эти шаблоны в одном источнике, загрузите нашу эксклюзивную электронную таблицу ниже:

Как использовать шаблоны управления проектами?

Неудивительно, что большинство шаблонов PM сделано в MS Excel. Некоторые из них используют MS Word. Чтобы использовать эти шаблоны, просто загрузите их по ссылкам ниже. Особо отмечены прямые ссылки на файлы. В некоторых случаях вам придется отказаться от своего адреса электронной почты в обмен на файл (помеченный как « Электронная почта / Требуется регистрация »).

После загрузки отредактируйте их с вашими собственными данными и экспортируйте в выбранном вами формате.

Если у вас нет Excel или Word, вы можете использовать LibreOffice в качестве альтернативы с открытым исходным кодом.

Или загрузите файл в свою учетную запись Google MyDrive.

Google конвертирует файл, и вы можете открыть его в Google Таблицах (для файлов XLS) или Google Docs (для файлов .Doc).

Чтобы упростить процесс поиска, я разбил шаблоны по различным категориям ниже.

Шаблоны устава проекта

Как мы указывали ранее, первым шагом в разработке комплексного плана проекта является создание устава проекта.

Это важный документ, в котором излагаются объем, цели и заинтересованные стороны, вовлеченные в проект.Он документирует все, что нужно проекту, и его ожидаемые результаты.

Устав проекта также служит документом бизнес-обоснования. Если вам нужно убедить заинтересованные стороны в важности проекта или обозначить цели для вашей команды, вы обратитесь к уставу проекта.

Независимо от того, используете ли вы один из представленных ниже шаблонов устава проекта или создаете его с нуля, вы всегда должны включать несколько элементов:

  • Название проекта: Начните с названия.Убедитесь, что он достаточно конкретный, чтобы упростить идентификацию. Хороший шаблон для подражания - «[Тип проекта] - [Цель проекта] для [Клиент проекта / Продукт]». Например, «Кампания по входящему маркетингу для увеличения числа квалифицированных потенциальных клиентов для Apple Corporation».
  • Краткое содержание: Включите краткое изложение проекта, его цели и заинтересованных сторон.
  • Цели проекта: Более подробно объяснить «почему» цели. Будьте очень конкретны в отношении желаемых результатов.Рекомендуется включать конкретные числа или хотя бы диапазон. Не говорите «увеличить посещаемость»; говорят «увеличить посещаемость сайта на 200% за 6 месяцев».
  • Бизнес-цели: Используйте этот раздел, чтобы описать, как проект вписывается в более широкие стратегические цели бизнеса. Например, если вы проводите кампанию по увеличению трафика на веб-сайт, опишите, как более высокий трафик поможет бизнесу в достижении его целей.
  • Требования к проекту : Объясните требования проекта с точки зрения ресурсов - как материальных, так и нематериальных - на высоком уровне.
  • Объем проекта: Используйте этот раздел, чтобы ответить на вопрос: «Что должен выполнить проект?» Сосредоточьтесь как на долгосрочных, так и на краткосрочных целях и задачах, но кратко.
  • Ключевые результаты: Кратко перечислите ключевые результаты на различных этапах.
  • График проекта: Дайте общий обзор предполагаемого графика проекта. Необязательно быть точным до дня, но подробное объяснение ключевых этапов поможет.
  • Бюджет проекта: Дайте высокоуровневое описание бюджета проекта. Вы можете разбить это по потребностям в ресурсах, если хотите более подробно.

Помимо вышеперечисленного, вы также можете включить список участников проекта, ролей, этапов, рисков и критериев завершения / успеха проекта.

Имейте в виду, что этот список ни в коем случае не является исчерпывающим. Вы можете расширить или уменьшить чартер в зависимости от ваших потребностей. Однако для большинства проектов будет достаточно одного и того же.

Шаблоны устава проекта

Вот несколько шаблонов устава проекта, основанных на приведенных выше рекомендациях:

1. Шаблон устава проекта CDC

Вы можете удивиться, узнав об этом, но CDC предлагает ряд высококачественных шаблонов управления проектами бесплатно. Они не особо хорошо выглядят, но в них есть поля для всех необходимых данных. Этот шаблон устава проекта также включает подробные инструкции по его использованию.

Загрузить: CDC.gov (Прямая ссылка, Word )

2. Шаблон устава проекта NYU

Более простой, но более привлекательный шаблон устава проекта от школы менеджмента Нью-Йоркского университета.

Загрузить: NYU.edu (Прямой файл, Word )

3. Шаблон устава проекта общего назначения

Шаблон устава проекта общего назначения от Solarity, консалтинговой компании по управлению проектами. Этот довольно подробный и с нейтральным дизайном, который можно быстро развернуть.

Загрузить: Solarity.com (прямой файл, Word )


4. Устав проекта агентства / шаблон бизнес-предложения

Этот шаблон устава проекта разработан специально для использования руководителями проектов в настройках агентства. Его также можно использовать как бизнес-предложение, учитывая его направленность и глубину.

Загрузить: MyPMLLC.com ( Word , PDF )

Вместо использования сложных шаблонов вы также можете использовать программное обеспечение для управления проектами, такое как Workamajig, для создания уставов проектов и организации всех ваших документов.Узнайте больше о возможностях PM Workamajig здесь.

Шаблоны планов проекта

Не существует фиксированного «рецепта» для составления плана проекта. Вы можете быть настолько подробными или поверхностными, насколько вам нужно. В отличие от устава проекта, который предназначен для заинтересованных сторон по обе стороны стола, план проекта в основном направлен на то, чтобы познакомить вас и вашу команду с проектом и его целями.

Думайте об этом как об упрощенной, дистиллированной форме устава проекта, но менее формальной.

Имейте в виду, что это живой документ. Вы можете изменять его по мере продвижения проекта и изучения нового. Он не должен быть исчерпывающим; он просто должен сказать вам и вашей команде, чего им нужно достичь.

Вот некоторые вещи, которые вы можете включить в план проекта:

  • Идентификация проекта: Включите подробную информацию о проекте, включая его название, описание, идентификатор, клиента и имя менеджера проекта.
  • Даты проекта: Укажите дату начала и предполагаемую дату окончания проекта.Вы также можете включить счетчик, показывающий количество дней, оставшихся до даты окончания.
  • Прогресс: Укажите, какая часть проекта уже завершена с точки зрения достигнутых вех.
  • Задачи / действия / результаты: Вы можете включить широкий обзор ключевых задач, действий или результатов, в зависимости от уровня детализации. Например, в сложных проектах вы можете сосредоточиться на результатах, в то время как в небольших проектах вы можете указать точные задачи, необходимые для получения указанных результатов.
  • Сведения о задаче: Включите сведения о датах начала и завершения каждой задачи, о группе или человеке, ответственных за нее, и о статусе задачи.
  • Временная шкала или диаграмма Ганта: Вы также можете включить временную шкалу или диаграмму Ганта, показывающую зависимости и прогресс для каждой задачи.

Шаблоны планов проекта

Вот несколько шаблонов планов проекта, основанных на приведенных выше рекомендациях:

1. Шаблон плана целевого проекта

Этот шаблон плана проекта фокусируется на задачах, а не на результатах или этапах.Он включает диаграмму Ганта для визуализации хода выполнения проекта. Используйте его для небольших проектов с небольшим количеством задач и зависимостей.

Загрузить: AnalysisTab.com ( Excel )

2. Шаблон плана проекта, ориентированного на график

Этот шаблон расписания проекта разделяет весь проект на несколько этапов. Каждый этап далее разделен на несколько мероприятий, чтобы вы могли получить общее представление о ходе выполнения проекта.

Загрузить: Vertex24.com ( Excel )

3. Шаблон плана проекта, ориентированного на временную шкалу

График - один из самых важных элементов в любом плане проекта. Этот шаблон избегает длинного списка задач, чтобы сосредоточиться на нескольких общих действиях и датах их завершения. Используйте его, чтобы держать свою команду в курсе событий или делать презентации для заинтересованных сторон.

Загрузить: OfficeTimeline.com ( PowerPoint )

4. План проекта, сфокусированный на диаграмме Ганта

Этот шаблон включает подробный список действий и связанных с ними задач, визуализированных в виде диаграммы Ганта.Вы можете использовать это практически для любого проекта, хотя вы можете создать отдельные диаграммы Ганта для более сложных проектов.

Загрузить: TemplateTab.com - шаблон планирования проекта № 15 ( Excel )

5. График проекта

Как продвигается проект? Собираетесь ли вы уложиться в сроки? Этот шаблон временной шкалы проекта поможет вам ответить на эти вопросы. Используйте его, чтобы отслеживать ключевые этапы и следить за своим прогрессом.

Загрузить: Office.com ( Excel )

Создавайте подробные планы проекта и отслеживайте ход выполнения проекта с помощью Workamajig. Кликните сюда, чтобы узнать больше.

Шаблоны отчетов о статусе проекта

Создание отчетов о состоянии проекта - это основа работы любого менеджера проекта. Вам придется создавать еженедельные, ежемесячные и даже ежедневные отчеты, чтобы предупреждать заинтересованные стороны о состоянии проекта.Создание эффективных отчетов - это искусство; вы должны быть подробными, но краткими.

Итак, что вы должны включить в отчет о статусе проекта?

Для начала убедитесь, что на нем есть следующее:

  • Ход выполнения задачи : четко определите все задачи, которые были выполнены с момента последнего отчетного периода, над чем вы работаете в настоящее время и что будет происходить в следующем отчетном периоде.
  • Проблемы, риски и запросы на изменение: Перечислите все текущие проблемы и их статус (открытые, закрытые, ожидающие рассмотрения).Также перечислите запросы на изменение и их историю. Ваша цель должна состоять в том, чтобы предупреждать заинтересованные стороны о любых проблемах, требующих их немедленного внимания.
  • Основные этапы и результат: Определите все этапы, завершенные с последнего отчетного периода. Также определите предстоящие вехи и результаты, а также даты их начала и окончания.

Из этой статьи вы узнаете, как создать отчет о статусе творческого проекта.

Если вы предпочитаете готовое блюдо, воспользуйтесь приведенными ниже шаблонами.

Шаблоны отчетов о статусе проекта

Вот несколько шаблонов отчетов о состоянии проекта, которые вы можете использовать для создания отчетов:

1. Шаблон краткого отчета о статусе проекта

Этот шаблон из библиотеки шаблонов Office короткий и по существу. В нем есть поля для обобщения статуса проекта, обзора основных задач, бюджета и проблем проекта.

Загрузить: Office.com ( Word )

2.Шаблон ежемесячного отчета о статусе проекта

Этот подробный шаблон от Университета Манитобы поставляется с четкими инструкциями по его использованию. У вас будет достаточно места, чтобы перечислить ваши ключевые достижения за последний месяц, важные KPI и финансовое состояние проекта. В нем также есть отдельный раздел для добавления примечаний и показателей для внутреннего использования.

Загрузить: UManitoba. ca (Прямой файл - Word )

3. Шаблон подробного отчета о статусе проекта

В этом шаблоне от MyPM есть поля для отчета о ключевых достижениях, графике проекта, отклонениях от графика, деталях бюджета, рисках и проблемах.Используйте его, если вам нужны более подробные отчеты.

Загрузить: MyPMLLC.com ( Word / PDF )

4. Шаблон отчета о статусе исполнительного проекта

Необходимо представить краткое изложение проекта основным заинтересованным сторонам? Тогда этот шаблон для вас. В этом отчете, созданном CDC, устранены все поверхностные области, и он сосредоточен на ключевых этапах, проблемах и общем обзоре проекта. Что наиболее важно, здесь также есть место для исполнительных запросов.

Загрузить: CDC.gov (Прямой файл, Word )

Создавайте подробные отчеты о статусе проекта за считанные минуты с помощью Workamajig. Узнайте больше о возможностях Workamajig по управлению проектами здесь.

Мы делаем Workamajig, универсальный пакет для управления проектами, созданный для творческих команд
  • Все в одном месте
  • Управление проектами
  • Ресурсы и планирование
  • Управление задачами и учет времени
  • Пользовательские панели мониторинга
  • Business Insights

Шаблоны графиков работы

Как менеджер проекта, одна из ваших основных обязанностей - это управление расписанием вашей команды.Над какой задачей должен работать каждый сотрудник, в какие дни и сколько часов необходимо вести проект без сбоев.

Большинство менеджеров используют еженедельные, двухнедельные или ежемесячные графики работы для управления деятельностью своей команды. Эти расписания обычно состоят из следующих компонентов:

  • Заголовок, определяющий тип расписания (еженедельно, раз в две недели и т. Д.)
  • Запланированная дата или период
  • ФИО сотрудника
  • Работа закреплена за сотрудником
  • Количество часов, отведенных на выполнение каждой задачи в каждый день недели

Что касается документации по управлению проектами, то графики работы довольно просты. Давайте посмотрим на несколько шаблонов ниже.

Шаблоны графиков работы

Вот несколько шаблонов для создания графиков работы вашей команды:

1. Еженедельный график работы сотрудника
Этот подробный шаблон еженедельного графика рабочего времени включает поля для добавления почасовых ставок оплаты, общей оплаты и ежедневных действий для каждого сотрудника. Хотя он предназначен для сменных рабочих, вы также можете использовать его в агентствах.

Загрузить: FindMyShift.com ( Excel )

2.Шаблон графика работы сотрудника раз в две недели

Возможно, вам потребуется создать подробные ежедневные расписания для некоторых ресурсов, например для дизайнеров, работающих над несколькими проектами одновременно. В таких случаях вам пригодится этот шаблон.

Загрузить: Vertex24.com (Excel )

3. Шаблон суточного графика работы

Этот подробный ежедневный график работы идеально подходит для почасового управления ежедневной деятельностью ваших ресурсов. Он также включает в себя список мероприятий на неделю и место для добавления заметок.

Загрузить: Office.com (Excel)

Вместо использования шаблонов сэкономьте время, используя программное обеспечение для управления ресурсами и трафиком для управления своей командой. Узнайте больше о возможностях Workamajig по управлению ресурсами здесь.

Шаблоны структурной декомпозиции работ (WBS)

Иерархическая структура работ - один из наиболее важных документов, которые вы создадите в процессе управления проектом.

Как мы отметили ранее, иерархическая структура работ включает разбиение результатов на более мелкие, более управляемые части.

Таким образом, вы можете разбить велосипед на «колеса, рама, ручка» и колеса на «обода, спицы, шины».

Структура декомпозиции работ может иметь столько уровней, сколько необходимо, но для большинства проектов вам не нужно выходить за пределы 4-5 уровней декомпозиции. Если вам нужно использовать глаголы для дальнейшей разбивки результатов (т.е. вы описываете деятельность), вы что-то делаете не так.

Результаты на последнем уровне любой WBS называются «рабочим пакетом». Рабочий пакет описывает всю работу, необходимую для создания единого конечного результата. Таким образом, проект - это набор рабочих пакетов.

Создание иерархической структуры работ требует четкого понимания того, что на самом деле включает в себя WBS. Вам также необходимо понять масштаб проекта, составить список результатов и определить рабочие пакеты.

Чтобы узнать больше, следуйте советам в этой статье о структурах декомпозиции работ.

Шаблоны декомпозиции работ

Вместо того, чтобы делать все с нуля, используйте эти шаблоны для создания иерархической структуры работ для вашего проекта:

1. Табличный шаблон иерархической структуры работ

В этом шаблоне используется табличный формат для организации результатов по различным уровням. Он также включает в себя место для добавления заметок для каждого результата. Обратной стороной является отсутствие четкой визуальной иерархии между результатами на разных уровнях.

Загрузить: Vertex24.com (Excel )

2. Шаблон структурной декомпозиции работы блок-схемы

В этом шаблоне используется знакомый формат блок-схемы для определения результатов на разных уровнях. Вы можете добавить свои результаты в электронную таблицу, и Excel автоматически отсортирует их в блок-схему. Отлично подходит для визуального определения иерархий.

Загрузить: DemandMetric.com ( Excel ) - требуется регистрация

3.Шаблон Word WBS
Нужен простой шаблон WBS без всех сложностей Excel? Тогда этот шаблон для вас. Сделано в Word, вы можете просто редактировать текст, чтобы добавить свои собственные результаты. Единственным недостатком является то, что он поддерживает только три уровня результатов.

Загрузить: MyWordTemplates.org (Word)

Создавайте рабочие графики за считанные минуты с помощью Workamajig. Узнайте больше здесь.

Расписания

Еще одна из ваших обязанностей как менеджера проекта - отслеживать и составлять отчеты о том, как ваша команда проводит свое время.Это понадобится вам не только для отслеживания производительности, но и для создания отчетов для клиентов.

Автоматизированное решение для учета рабочего времени, встроенное в ваше программное обеспечение для управления проектами, идеально подходит для этой цели. Такие инструменты, как Workamajig, могут отслеживать, чем занимается ваша команда, и создавать подробные отчеты для клиентов.

Однако, если у вас нет доступа к инструменту учета рабочего времени, вы также можете использовать табели учета рабочего времени и заполнять их вручную.

Вы захотите включить в свои расписания следующие данные:

  • Количество оплачиваемых часов, отработанных заданием
  • Количество оплачиваемых часов, отработанных клиентом
  • Сведения о члене команды (имя, должность, контактные данные и т. Д.))

Шаблоны расписания

Вот несколько шаблонов табелей учета рабочего времени для быстрого ведения журнала действий вашей команды:

1. Шаблон еженедельного расписания, сделанный клиентом

Этот шаблон предназначен для отслеживания активности конкретного сотрудника в течение всей недели. В нем есть место для включения сведений о клиенте, проекте, оплачиваемых часах и ставке на каждый день.

Загрузить: Office.com ( Excel )

2.Шаблон учета рабочего времени сотрудника

Этот настраиваемый шаблон может быть изменен для охвата любого отчетного периода. По умолчанию он включает поля для определения даты, идентификатора проекта, идентификатора задачи, отработанных часов и оплачиваемых ставок. Вы можете изменить его, чтобы охватить определенный период и отслеживать еженедельный прогресс.

Загрузить: Vertex24.com ( Excel )

3.
Шаблон ежемесячного расписания Вам нужен более широкий ежемесячный обзор деятельности сотрудника? Тогда этот шаблон ежемесячного табеля для вас.Используйте его, чтобы отслеживать, сколько часов сотрудник потратил на определенные действия по проекту каждый день недели.

Загрузить: Vertex24.com (Excel )

Используйте возможности Workamajig по управлению ресурсами для автоматического отслеживания действий сотрудников и создания подробных отчетов.

Коммуникационные планы

Как любят говорить менеджеры проектов, общение составляет около 90% их работы.

От делегирования задач и решения проблем до информирования заинтересованных сторон о том, что, почему и когда в проекте, вы потратите большую часть своего времени на общение.

Продуманный план коммуникации значительно упростит вашу работу.

Коммуникационные планы

помогают вам общаться быстрее, предугадывать потребности клиентов, предупреждать вашу команду о проблемах до того, как они возникнут, и стандартизировать коммуникацию во всей вашей организации.

Любой хорошо продуманный план коммуникации должен включать следующее:

  • Список заинтересованных лиц по обе стороны стола
  • Заинтересованность, влияние и цели каждой заинтересованной стороны
  • Коммуникационные предпочтения каждой заинтересованной стороны с точки зрения частоты, тона, формата и результатов
  • План коммуникации для конкретного мероприятия для управления как разовыми, так и повторяющимися встречами
  • План связи в чрезвычайных ситуациях на случай непредвиденных обстоятельств

Подробнее о создании плана коммуникации можно прочитать здесь.

Для более широкого понимания коммуникации в управлении проектами, обратитесь к этой статье о 5 важнейших элементах коммуникационных планов.

Используйте эту статью, чтобы установить цели для вашего коммуникационного плана.

Шаблоны коммуникационного плана

Создание подробных коммуникационных планов с нуля требует больших усилий. Используйте эти шаблоны, чтобы упростить себе работу:

1. Шаблон плана коммуникации CDC
Как и большинство шаблонов, предлагаемых CDC, этот также очень подробный с четкими инструкциями по его использованию.Он включает в себя раздел для анализа заинтересованных сторон, контроля версий и матрицу связи. Хотя это не самые красивые шаблоны, он достаточно подробный для большинства проектов.

Загрузить: CDC.gov (Прямой файл, Word )

2. Шаблон коммуникационного плана проекта

Этот шаблон из библиотеки MS Office предназначен для маркетинговых команд, но может использоваться в любом агентстве. Он включает несколько разделов для оптимизации коммуникации, включая положения о плане управления рисками, управлении изменениями и структуре команды.

Загрузить: Office.com ( Word )

3. Шаблон плана коммуникации НАСА
Это один из наиболее подробных онлайн-шаблонов плана коммуникации. Помимо обычных разделов, он включает в себя «интересы заинтересованных сторон / энергосистему» ​​для сопоставления важности и интересов каждой заинтересованной стороны. Он также включает раздел, в котором перечислены ваши принципы общения, чтобы обеспечить единообразие всех сообщений.

Загрузить: NASA.gov (Прямой файл, Word )

4. Шаблон плана управления коммуникациями по проекту

Созданный Марком Арнеке, PMP, этот настраиваемый шаблон управления проектами можно использовать практически в любом проекте. Он включает подробные планы управления встречами, анализа заинтересованных сторон и разработки принципов коммуникации.

Загрузить: Magt.biz ( Word / PDF )

Используйте Workamajig для отслеживания всех проектных документов, включая планы коммуникации, чтобы оптимизировать операции вашего агентства.Узнайте больше здесь.

Шаблоны планов управления рисками

В каждом проекте есть проблемы, которые могут повлиять на его успех. Предвидение этих проблем и разработка стратегий их решения осуществляется с помощью плана управления рисками.

План управления рисками по существу документирует пять вещей:

  • Риски: Список потенциальных рисков для проекта и их влияние на результат. Риски часто делятся на разные категории в зависимости от того, на что они повлияют - на бюджет, график или желаемую цель
  • Вероятность риска: Какова вероятность того, что риск действительно произойдет? Руководители проектов обычно обращаются к историческим данным, отраслевым контрольным показателям и известным проблемам, чтобы оценить вероятность каждого риска.
  • Влияние риска: Какое влияние оказывает риск на проект? Обычно сначала вы указываете субъективное влияние риска и даете ему объективную оценку по шкале от 1 до 5 (1 = наименьшее воздействие, 5 = срыв проекта).
  • Приоритет риска: Исходя из вероятности риска и воздействия, вы можете рассчитать его приоритет. Высокая вероятность и высокий риск столкновения будут иметь высший приоритет.
  • Реагирование на риск: Как вы стремитесь снизить риск? План управления рисками должен содержать четкие первые шаги реагирования на случай, если риск действительно произойдет.

Шаблоны планов управления рисками

Вот несколько шаблонов планов управления рисками, которые соответствуют приведенным выше рекомендациям:

1. Шаблон подробного плана управления рисками

Этот подробный шаблон был создан штатом Джорджия для всех своих внутренних проектов. Он включает разделы для качественного и количественного анализа рисков, снижения рисков и передовых методов. Вы также можете найти подробные инструкции о том, как использовать его в своих проектах.

Загрузить: GTA.Georgia.gov (Прямой файл, Word )

2. Шаблон плана управления рисками проекта

Созданный Марком Арнеке, PMP, этот гибкий шаблон плана управления рисками можно использовать практически в любом проекте. В нем есть место для объяснения вашего подхода, методологии и ключевых ролей к управлению рисками. Он также включает матрицу вероятности / воздействия для количественной оценки важности каждого риска.

Загрузить: Magt.biz ( PDF / Word )

3. Общий план управления рисками
Шаблон плана управления рисками

UTDallas короткий и простой, в нем есть место для документирования рисков, их приоритетов и шагов по снижению рисков. Используйте его в простых проектах, где риски достаточно очевидны и легко идентифицировать.

Загрузить: UTDallas.edu (Прямой файл, Word )

Подробнее: Как спланировать риск в своем творческом проекте

Следите за всеми текущими и предыдущими рисками, возникающими в проектах с использованием Workamajig

.

Диаграммы Ганта

Диаграммы

Ганта, как мы узнали ранее, являются одним из самых известных методов построения диаграмм в управлении проектами. Хотя диаграммам Ганта почти сто лет, они все еще находят применение в различных отраслях в проектах различной сложности.

Как руководитель проекта вы будете широко использовать диаграммы Ганта. Все, что можно разбить на составные задачи, можно представить на диаграмме Ганта. Это не только помогает визуализировать крайние сроки, но также помогает понять зависимости задач.

Обратитесь к этой статье, чтобы узнать больше о диаграммах Ганта, их преимуществах / недостатках и о том, как их использовать.

Хотя вы можете создавать свои собственные диаграммы с нуля в Excel, вы сэкономите много времени, используя шаблоны диаграмм Ганта.

Для еще более простого решения рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления проектами со встроенными диаграммами Ганта, такого как Workamajig.

Шаблоны диаграмм Ганта

Вот несколько шаблонов диаграмм Ганта, которые можно использовать для быстрого создания диаграмм:

1.График проекта Шаблон диаграммы Ганта
Этот шаблон включает в себя подробный список задач, даты их начала и окончания, текущий прогресс и, конечно же, диаграмму Ганта для визуализации всего. Вы можете использовать это практически в любом проекте.

Загрузить: Vertex24.com ( Excel )

2. Шаблон простой диаграммы Ганта

Если вам нужна простая диаграмма Ганта, которую можно быстро использовать в любом проекте, этот шаблон для вас. Этот шаблон, доступный из библиотеки шаблонов MS Office, достаточно гибкий и может использоваться для небольших и средних проектов.

Загрузить: Office.com ( Excel )

3. Шаблон планировщика проектов диаграммы Ганта

Нужна диаграмма Ганта, которая также может служить планом проекта? Тогда это шаблон для вас. Вместо подробных обзоров задач здесь основное внимание уделяется широким действиям и их срокам. Используйте его как план проекта или разверните, чтобы создать более подробную схему всех задач проекта.

Загрузить: Office.com (Excel )

4.Шаблон диаграммы Ганта для PowerPoint
Диаграммы

Ганта полезны не только для управления деятельностью проекта; их также можно использовать для визуализации прогресса проекта для клиентов. Этот шаблон PowerPoint может помочь вам показать клиентам и заинтересованным сторонам, как будет развиваться проект.

Загрузить: TemplateTab.com - шаблон Grantt Chart № 31 ( PowerPoint )

5. Шаблон диаграммы Ганта для проекта
Нужен шаблон диаграммы Ганта, специально разработанный для руководителей проектов, ведущих сложные проекты? Это поможет.Этот шаблон с подробными списками задач и нейтральным дизайном идеально подходит, если вам нужно управлять большим проектом с длинным списком действий.

Загрузить: Spreadsheet123.com ( Excel )

6. Диаграмма Ганта в JavaScript

Нужна диаграмма Ганта, в которой не используется какое-либо проприетарное программное обеспечение, и с которой можно работать в браузере? Тогда этот шаблон для вас. Этот шаблон, созданный с использованием JavaScript, действует как полнофункциональный инструмент для редактирования диаграмм Ганта прямо в вашем браузере.Вы можете составить список задач и четко визуализировать их зависимости без использования какого-либо дополнительного программного обеспечения.

Скачать: dhtmlx.com ( Zip файл ) - Стандартная версия бесплатна; доплата за версию PRO.

7. Диаграмма Ганта HubSpot

Этот простой в использовании шаблон диаграммы Ганта является частью серии шаблонов управления проектами HubSpot, которая также включает шаблоны для памяток по проекту, бюджетов и контрольных списков. На страницах загрузки также есть инструкции по использованию шаблона.

Загрузить: HubSpot.com ( Excel файл )

Создавайте диаграммы Ганта за считанные минуты для всех проектов с помощью платформы управления проектами Workamajig. Нажмите здесь, чтобы узнать больше

Еще больше шаблонов управления проектами

Помимо вышеперечисленного, вот несколько дополнительных шаблонов для создания реестров рисков и планов бюджета проекта:

Шаблоны реестра рисков

Реестр рисков определяет все потенциальные риски для проекта на основе текущих предположений и прошлых результатов.Это живой документ, который будет обновляться на протяжении всего проекта по мере появления новых рисков.

Используйте эти три шаблона для создания реестра рисков для проекта:

Шаблон бюджета проекта

Определение бюджета проекта и того, как он будет расходоваться, важно для успешной реализации проектов. Используйте эти шаблоны, чтобы создать бюджет для вашего проекта:

Жонглирование десятками шаблонов может довольно быстро стать довольно сложной задачей. Гораздо более быстрый способ запускать проекты - использовать программное обеспечение для управления проектами, которое может автоматически создавать для вас отчеты о состоянии, диаграммы Ганта, расписания проектов и структурные декомпозиции работ.

Workamajig может помочь вам создать все эти и многие другие отчеты. Проверьте это, щелкнув ссылку ниже.

9 основных проектных документов (с шаблонами) • Руководство для девочек по управлению проектами

(Этот пост содержит партнерские ссылки. Прочтите мое полное раскрытие.)

Не так давно я взял проект у кого-то другого и уже три месяца руководил им, прежде чем понял, что устава проекта не существует.

Было много других документов, которые все частично совпадали с уставом, но не действительным уставом. Это означало, что некоторые ключевые вещи отсутствовали в документации по проекту, и самое важное - это , которые собирались заплатить за это .

Ой.

Разобраться с этим было немного головной болью.

Управление проектами может потребовать много бумажной работы, и это не всегда то, что вам нужно или нужно. В этой статье мы определим, что вам действительно нужно и как это использовать.

Итак, о какой документации мы на самом деле говорим? Давайте определимся.

Документы по управлению проектом: определение

Мы можем определить проектные документы как:

Документация, созданная менеджером проекта для адекватного управления, контроля и реализации проекта.

Какие проектные документы вам нужны?

Если вы посмотрите стандарты и методы управления проектами , вы найдете множество упомянутой документации, но действительно ли вам все это нужно? Честно говоря, для большинства проектов нет.

Если вы строите огромный олимпийский парк или военный линкор, то существуют более высокие стандарты документации, но для большинства проектов, выполняемых в офисной среде малыми, средними и даже крупными фирмами, ваше время будет лучше всего потрачено на получение правильных основ.

Итак, давайте поговорим о самом главном.

Вот девять документов, без которых не должен обходиться ни один уважающий себя проект при попытке управлять проектом. Я организовал документы по управлению проектами по этапам, чтобы вы могли видеть порядок, в котором они обычно создаются.

Получите копии всех этих шаблонов документов проекта в одном удобном пакете с примечаниями и инструкциями. Этот набор шаблонов документов проекта, созданный менеджерами проектов для руководителей проектов, поможет вам успешно управлять своими проектами.

1. Бизнес-пример

На этапе «Концепция» или «Идея» кому-то приходит в голову яркая идея. Это записывается в официальное проектное предложение или бизнес-модель.

Бизнес-модель проекта - это документ, с которого начинается весь проект.Он написан, чтобы объяснить, почему проект должен быть реализован, и резюмирует проблему, которую проект собирается решить.

Но вот где мое определение проектной документации терпит неудачу: бизнес-модель обычно пишется кем-то, кроме менеджера проекта.

Так кто пишет экономическое обоснование?

По моему опыту, бизнес-кейсы собирает владелец бизнеса, который хочет изменений - человек, который в конечном итоге становится спонсором проекта.

Однако гораздо проще управлять проектом, если вы принимали участие на этапе бизнес-обоснования, потому что вы лучше понимаете движущие силы и цели.

Экономическое обоснование должно быть исчерпывающим и убедительным с достаточной детализацией, чтобы оправдать инвестиции, необходимые для проекта.

Сказав это, экономическое обоснование может быть таким же простым, как электронное письмо руководителю с просьбой разрешить продвигаться вперед с инициативой. Если бы вы строили олимпийский стадион, такого уровня неформальности было бы недостаточно.

Будьте разумны и прагматичны - на этом этапе нет смысла создавать избыточную документацию. Это просто заставит людей опасаться того, какой админ придет.

После утверждения бизнес-модели вы можете перейти к фазе инициации проекта.

2. Устав проекта

Самым важным документом на этапе инициирования проекта является устав проекта.

Вам это нужно: это дает вам право действовать в качестве менеджера проекта.Ваш мандат - запустить проект, и это документ, который превращает проект из идеи в реальную программу работы с назначенными владельцами (и соглашением о финансировании).

Без устава проекта ваш проект не существует формально!

Наш выбор

Шаблоны электронных писем для начала проекта Шаблоны

, которые помогут вам установить ожидания, получить информацию, запросить обновления и решить проблемы.Предназначен для бизнес-аналитиков, но легко настраивается для всех ролей в проекте.

Выучить больше

Мы получаем комиссию, если вы переходите по этой ссылке и совершаете покупку без каких-либо дополнительных затрат с вашей стороны #ad

Устав проекта может быть кратким или содержательным. Я предпочитаю использовать полностью завершенную версию, которую в нашей терминологии мы называем «Документ инициирования проекта ». Включает в себя все, что вам нужно знать о том, с чего вы начинаете.

Как только вы получите ясность в отношении того, что будет делать проект, и контекста, в котором он будет работать, пора переходить к этапу планирования.

3. План управления проектом

На этапе планирования создаются два документа планирования проекта. Первый - это план управления проектом.

Это огромный документ. Фактически, это, вероятно, не один документ (хотя я собрал его вместе в шаблоне плана управления проектом, который вы можете найти здесь).

Раньше я всегда обрабатывал его как отдельные документы, но вместе они составляют «План».

Совсем недавно мои проекты работали в рамках формальной структуры PMO, и многое из того, что входит в план управления проектом, в основном повторяет формальные процессы.

Примечание: создавайте документ планирования только в том случае, если он вам нужен

Нет смысла создавать документ с планом просто для того, чтобы сказать: «Мы делаем это так, как требует PMO, как и любой другой проект в этой компании.«В этом случае у меня есть один всеобъемлющий документ с планом управления проектом, в котором содержатся ссылки на корпоративные стандарты.

План охватывает все, что вам нужно знать и делать для управления проектом, включая такие вещи, как управление допусками проекта, отклонениями, подходом к управлению изменениями, способами оценки качества и т. Д.

4. График проекта

Второй документ планирования проекта, который важен на этапе планирования, - это график проекта.

Откровенно говоря, большинство людей говорят «план проекта», когда имеют в виду «график проекта».

В расписании проекта указаны все задачи, кто их будет выполнять и когда они будут выполнены. Он также отслеживает зависимости между задачами.

Вы можете использовать программное обеспечение, чтобы организовать график проекта за вас. Существуют сотни различных инструментов для планирования проектов - у большинства организаций что-то есть. Проблема в том, что он может не подходить для того, для чего вы хотите его использовать.

Я создаю расписания проектов в Microsoft Project, Teamwork и Excel, потому что использую их для разных целей.

Для передачи вех верхнего уровня я создаю версию расписания в Microsoft PowerPoint с помощью подключаемого модуля Office Timeline.

Как бы вы ни выбрали документирование графика проекта, важно поддерживать его в актуальном состоянии.

5. Журнал Project RAID

Сейчас мы переходим к четвертому этапу проекта, этапу выполнения. На данный момент у вас есть ряд важных проектных документов. Первое, что мы рассмотрим на этом этапе, - это журнал RAID.

RAID означает:

  • Риски
  • Действия (и / или предположения)
  • Проблемы
  • Зависимости (и / или решения).

Я использую термин «журнал RAID» для обозначения всех различных журналов, относящихся к проекту. Это включает в себя все элементы в списке выше, а также изменения. А вот RAAIDDC сказать сложнее.

Имеется реестр всех этих предметов. Журнал RAID вашего проекта - важный документ, который позволяет вам отслеживать все.

Читать далее: все, что вам нужно знать о RAID в управлении проектами.

Создать проще, чем вы ожидаете, поскольку вам действительно нужно всего несколько важных полей:

  • Идентификатор предмета, чтобы вы знали, о какой строке вы говорите, когда обсуждаете контент со своей командой
  • Название предмета
  • Описание предмета
  • Требуется действие
  • Владелец: не забывайте об этом, иначе никто не возьмет на себя ответственность для того, чтобы что-то сделать с этим
  • Дата последнего обновления.

Вы можете в значительной степени использовать этот формат для всех различных листов и трекеров в вашем журнале RAID.

Журнал RAID может быть частью вашего программного обеспечения для управления проектами, или вы можете делать то, что я делаю, и вести электронную таблицу рабочей книги проекта, которая включает RAID и многое другое.

6. Отчеты о статусе проекта

Отчеты о статусе проекта - еще один важный документ на этапе выполнения. Вы заняты работой, поэтому вам нужно рассказать людям, что вы делаете.Они также помогают отслеживать, что происходит.

Отчеты о состоянии проекта охватывают ряд различных сценариев. У вас:

  • Официальные отчеты совета проекта
  • Еженедельные обновления информационных групп
  • Официальные отчеты в PMO
  • Специальные отчеты всякий раз, когда заинтересованная сторона о чем-то просит.

И так далее. Руководители проектов тратят много времени на отчеты.

Хорошо, это набор документов, а не один документ.Но они действительно важны, потому что это механизм, который вы используете для регулярного предоставления информации заинтересованным сторонам.

Это официальный письменный отчет о проделанной работе. И если они хороши, ваши заинтересованные стороны должны принять меры, прочитав их.

Если вам нужна помощь в создании более качественных отчетов о статусе проектов, получите мою электронную книгу и курс по отчетности по проектам здесь.

7. Счетчик бюджета проекта

Наконец, для этапа «Выполнение» у вас есть средство отслеживания бюджета проекта, еще один важный документ для планирования и контроля проекта.

Бюджет вашего проекта - это другой документ - он включает меньше текста и намного больше цифр.

Тем не менее, полезно иметь текстовый документ для расчетов, в котором содержится информация о контрактах, закупках и финансовых процессах, которым вы должны следовать. Вы можете включить это в свой план управления проектом.

Счетчик бюджета должен показать вам, что вы прогнозируете потратить, то есть «бюджет», и то, что вы фактически потратили.Затем вы можете заставить электронную таблицу сделать тяжелую работу и вычислить отклонение.

Разница - это разница между тем, что вы прогнозировали, и вашими фактическими расходами.

Если вы перерасходовали, вы можете определить позиции, по которым это произошло. Если вы соответствуете своему прогнозу, у вас может быть некоторая гибкость, чтобы добавить больше элементов в сферу охвата.

Или вам придется вернуть деньги - разные финансовые отделы и спонсоры проектов будут иметь разные приоритеты!

8.Обзор извлеченных уроков

По мере того, как мы продолжаем анализ документов по управлению проектом по этапам, мы подходим к заключительной фазе вашего проекта: закрытие. На данном этапе важны два документа о закрытии проекта; первая - это документация по извлеченным урокам.

Документы об извлеченных уроках на самом деле могут не быть документами. Вы можете сохранить полученные уроки в базе данных, такой как CornerThought или wiki, или в каком-либо другом доступном для поиска формате.

Читать далее: Все, что вам нужно знать об уроках, извлеченных из управления проектами.

Тем не менее, я все еще составляю официальные документы об извлеченных уроках по окончании проекта, а затем копирую ключевые уроки в любую другую систему, которая требует их.

Документы об извлеченных уроках являются частью работы по закрытию вашего проекта. Он станет полезным справочником только в том случае, если вы поделитесь им с людьми в этой команде, чтобы у них было что-то, что систематизирует уроки, которые они извлекли во время работы с вами.

Точно так же его следует передать другим менеджерам проектов, иначе они не получат выгоды от того, что сработало, а что не сработало.

9. Документ о закрытии проекта

Наконец, на этапе закрытия вы должны подготовить официальный документ закрытия проекта.

В этом документе резюмируется:

  • Что принес проект
  • Каким образом проект выполнялся с учетом сроков, затрат, качества и объема, т.е. были ли вы опоздали, превышали бюджет или изо всех сил пытались получить качественный результат?
  • Любые неурегулированные риски, проблемы и действия на момент закрытия.
  • Расположение файлов проекта.
  • Все остальное, что необходимо знать лицу, принимающему передачу.

Из всех документов это самый важный, который нужно официально подписать и утвердить. Без согласия спонсора проекта на закрытие, проект не закрывается.

В конечном итоге вам придется месяцами заниматься разовой работой и поддержкой. (Не спрашивайте, откуда я знаю.)

Выберите документы, которые подходят для вашего проекта

Самое важное, что нужно помнить, это то, что это руководство. Адаптируйте необходимую проектную документацию, чтобы вы могли наилучшим образом управлять своим проектом.

Вам нужен подробный план закупок? Сделать один. Вам не нужен счетчик бюджета, так как нет внешних расходов? Не создавайте его и оставляйте пустым; это пустая трата времени.

Не зацикливайтесь на том, что вам нужно - просто используйте приведенное выше как руководство к тому, что есть в большинстве проектов, ориентированных на большие, маленькие, но не гигантские.

Меньше времени администратора, затрачиваемого на создание документов, которые не добавляют ценности, означает, что вы можете высвободить больше времени для руководства своей командой. Более важно, чтобы вы выполняли работу над проектом.Обременительная бумажная работа никому не доставляет удовольствия.

Возьмите шаблоны документов для этих девяти проектных документов, и вы сможете управлять своим проектом без излишней бюрократии.

Значок для дальнейшего чтения:

6 основных документов для успешного управления проектом

Вот шесть ключевых документов, на которые полагаются руководители проектов и их команды для успешного руководства и выполнения проектов.

Изображение: iStock / NicoElNino

Тщательное планирование и выполнение проекта зависит от наличия талантливых менеджеров проектов и правильных методов и инструментов.Есть также несколько ключевых документов, которые позволяют спонсорам, менеджерам проектов, командам и заинтересованным сторонам тщательно и точно управлять необходимыми действиями по проекту. Ниже приведен список этих документов, их роль и причины, по которым каждый из них необходим для управления деятельностью проекта и обеспечения необходимых результатов.

1. Устав проекта

В начале проекта инициатор или спонсор проекта разрабатывает документ, называемый уставом проекта.Это документ, который определяет потребность в проекте, формально предоставляет авторизацию для проекта и дает полномочия менеджеру проекта запрашивать ресурсы и проводить мероприятия по проекту. Устав проекта содержит:

  • Описание работ по проекту, в котором указаны бизнес-потребности, объем продукта / услуги и стратегический план
  • Экономическое обоснование проекта с подробным описанием спроса, запросов клиентов, технологий, юридических и социальных требований
  • Любые необходимые соглашения, определяющие цели или намерения проекта
  • Факторы среды предприятия
  • Активы организационного процесса
СМОТРЕТЬ: Контрольный список для переезда офиса (Tech Pro Research)

2.План управления проектом

На этапе планирования план управления проектом разрабатывается менеджером проекта в сотрудничестве со спонсором или инициатором проекта на основе информации, предоставленной в уставе проекта. Этот важный документ направляет весь проект и детализирует планы управления, которые включают следующее:

  • Связь
  • затраты
  • человеческие ресурсы
  • закупки
  • улучшения процесса
  • качество результатов
  • бизнес-требования
  • риски
  • графики
  • Объем проекта
  • заинтересованных сторон
  • Обновления проекта

    3.Иерархическая структура работ (WBS)

    Этот важный документ представляет собой декомпозицию всего проекта, которая определяет всю работу, которую должна выполнить проектная группа для достижения целей проекта и успешного предоставления продукта или услуги клиенту. В WBS все результаты (продукт или услуга) разбиты на наименьшие единицы. Информация, которая попадает в WBS, поступает из плана управления содержанием, описания содержания проекта, любой документации с требованиями, а также из выявленных факторов среды предприятия и активов организационных процессов.

    SEE: Как поддерживать мотивацию и заинтересованность ваших сотрудников (бесплатный PDF) (TechRepublic)

    4. План управления рисками

    Как эффективно бороться с потенциальными рисками всегда имеет большое значение для любого менеджера проекта и его команды . План управления рисками определяет любые потенциальные риски для успеха проекта и документирует способы устранения этих рисков. Входные данные для этого плана будут поступать из плана управления проектом и устава проекта, реестра заинтересованных сторон, факторов окружающей среды предприятия и активов организации.

      5. Журнал запросов на изменение

      Этот важный документ может избавить организации, менеджеров проектов и их команды, спонсоров и заинтересованных лиц от серьезных проблем. Он идентифицирует все запрошенные изменения, в том числе, кто сделал запрос и кто санкционировал его применение. Этот документ имеет решающее значение, поскольку на весь объем проекта может негативно повлиять то, что может показаться небольшим изменением.

      SEE: Калькулятор затрат / выгод ИТ-проекта (Tech Pro Research)

        6.Отчеты о ходе реализации

        Отчеты о ходе выполнения также жизненно важны для того, чтобы все заинтересованные стороны были в курсе того, как продвигается проект, и идет ли он вовремя, в рамках бюджета, соответствия необходимым спецификациям качества и, прежде всего, соблюдению запланированных цели и ожидаемые результаты.

        В дополнение к этим шести жизненно важным документам по управлению проектом, конечно же, есть другие документы, необходимые для успешного выполнения проекта. Эти шесть документов помогут вам более точно и эффективно определять, планировать, отслеживать, контролировать, выполнять и направлять ваши проекты.

        Информационный бюллетень для руководителей

        Раскройте секреты успеха ИТ-лидерства с помощью этих советов по управлению проектами, бюджетам и решению повседневных задач. Доставка по вторникам и четвергам

        Зарегистрироваться Сегодня

        См. Также:

        Список документации по управлению проектом

        0

        Неотъемлемой частью любого проекта является письменная документация, лежащая в основе его утверждения, обмена информацией и управления.Этот список документации по управлению проектами содержит все бесплатные шаблоны, необходимые для управления вашим проектом от начала до завершения. Важно, чтобы идеи и действия были точно объяснены всем участникам на каждом этапе проекта. Это гарантирует, что все участники знают, чего от них ждут, что произошло, какое влияние или риск существует, а также желаемый результат.

        Это означает, что ваши письменные коммуникативные навыки имеют решающее значение на каждом этапе вашего проекта, потому что успех зависит от вашего бизнес-кейса, четко выражающего, насколько ваш проект соответствует ожиданиям заинтересованных сторон.Наши шаблоны управления проектами и контрольные списки помогут вам подготовить качественную документацию на каждом этапе вашего проекта.

        Список документации по управлению проектом

        Атрибут деятельности
        Оценка заинтересованности заинтересованных сторон
        Журнал допущений
        План управления изменениями
        Форма запроса на изменение
        Реестр запросов на изменение
        План управления коммуникациями
        План управления конфигурацией
        План управления затратами
        Отчет о затратах
        План управления человеческими ресурсами
        Анализ воздействия
        Журнал проблем
        Контрольный отчет
        Организационная структура
        Анализ после внедрения
        План управления закупками
        Отчет об аудите проекта
        Бизнес-модель проекта
        Устав проекта
        Технико-экономическое обоснование проекта
        План управления проектом

        Процесс управления проектом
        Отчет PIR проекта
        План качества проекта
        Реестр рисков проекта
        Отчет о статусе проекта
        План управления требованиями
        Матрица назначения ответственности
        Иерархическая структура рисков
        Журнал рисков
        План управления рисками
        Анализ основных причин
        План управления расписанием
        Управление объемом План
        План управления содержанием
        План управления заинтересованными сторонами
        Реестр заинтересованных сторон
        Отчет о работе
        Отчет об испытаниях
        Словарь WBS
        Отчет WBS
        Иерархическая структура работ (WBS)

        Есть четыре простых шага, которые позволят вам создавать и поддерживать четко определенную документацию по управлению проектом на протяжении всего проекта.

        Четкая верстка и формат

        Упрощение поиска важной информации в любом письменном документе значительно улучшено за счет использования четкого макета. Использование пробелов, маркеров и полужирного или подчеркнутого текста позволяет представить ваше сообщение в понятной форме. Любой, кто читает ваше сообщение, может быстро найти или увидеть все важные аспекты вашего сообщения.

        Будьте осторожны, чтобы не злоупотреблять доступными вам параметрами форматирования, например жирный текст, подчеркнутый текст, цветной текст, размер текста, потому что слишком большое количество вариантов приведет к путанице.Используйте параметры макета и текста, чтобы улучшить свое сообщение, чтобы важность и приоритет его содержания были легко различимы.

        Он также дает вам возможность установить стиль и формат всех ваших сообщений по проекту, указав, что все письменные сообщения во время проекта должны соответствовать этому формату. Вы можете использовать некоторые из бесплатных шаблонов управления проектами, которые мы предлагаем для вашей отчетности, например, отчет о состоянии проекта , чтобы каждый, кто участвует в этом типе отчета, представлял свою информацию в общем формате.

        Сохраняйте простоту

        Важно, чтобы язык, используемый в вашем письменном общении, полностью понимал любой, кто его читает. Этого можно добиться, оставив язык «простым». Это означает, что необходимо объяснять любой жаргон, аббревиатуры или отраслевую терминологию, чтобы ваш смысл был полностью понятен. Объем таких объяснений будет зависеть от вашей аудитории и их глубины знаний в области проекта.

        Например, если вы выполняете национальный проект в области здравоохранения, вам нужно четко определить использование аббревиатуры «МРТ», потому что это может означать «Магнитно-резонансная томография» или «Институт психических исследований».Без четкого объяснения использование МРТ может означать разные вещи для разных членов вашей аудитории.

        Недоразумений можно избежать, например, разными способами; следуя термину с определением в скобках или создавая глоссарий терминов, который сопровождает каждое письменное сообщение. Это особенно важно, когда вы вместе разрабатываете экономическое обоснование своего проекта, поскольку оно, вероятно, будет рассмотрено людьми, не имеющими специальных знаний или знакомых с вашим сектором рынка.

        Будьте позитивными

        Сохранение мотивации команды людей на протяжении всего проекта - сложная задача для любого руководителя проекта. Любая подготовленная письменная документация играет важную роль в поддержании энтузиазма и приверженности команды.

        Использование позитивного языка позволяет вам представить пример того, что может быть достигнуто, а не заявить о том, чего нельзя сделать. Вы можете использовать пассивный голос, чтобы сказать «возникла проблема, которая имеет последствия…» , вместо того, чтобы активно называть человека или отдел в качестве причины проблемы «проблема возникла из-за сбоя администратора…» .

        Возможно, вам будет выгоднее использовать активный голос для личного общения », так как вы сможете различить истинный ответ получателя. Это также позволяет убедиться, что ваше сообщение было правильно получено и понято.

        Во всех проектах случаются заминки и непредвиденные события. Ваш успех или неудача будут определяться тем, насколько хорошо вы управляете такими коммуникациями. Очень важно, чтобы команда была сосредоточена на достижении конечного результата и была мотивирована на достижение этого результата, и ваше письменное общение играет важную роль в достижении этого.

        Последовательность

        Последний шаг к хорошо написанной документации - последовательность. Ваша роль как менеджера - обеспечить соответствие формата и языка потребностям проекта. Вы с самого начала определите стиль и тон общения в ваших проектах, а это значит, что вам нужно решить, насколько формальным или случайным вы хотите, чтобы письменное общение было.

        Важным аспектом «согласованности» является то, что вы должны обеспечить, чтобы обоснование каждого решения и доказательства, подтверждающие каждое решение, сохранялись как часть общей проектной документации.Его не нужно распространять среди всех членов команды, но он должен быть доступен лицам, принимающим решения, чтобы помочь им в этом процессе.

        Документация - не самая любимая часть проекта. Часто бывает утомительно делать заметки и записывать каждый этап процесса, но, ведя точный письменный учет, вы сможете перенести любые извлеченные уроки в будущие проекты.

        Ключевые точки

        • Этот список документации по управлению проектом содержит все бесплатные шаблоны, необходимые для управления проектом от начала до завершения.
        • Навыки письменного общения имеют решающее значение на каждом этапе вашего проекта, потому что успех зависит от вашего бизнес-кейса, четко выражающего, насколько ваш проект соответствует ожиданиям заинтересованных сторон.
        • Использование позитивного языка позволяет вам представить пример того, что может быть достигнуто, а не заявить о том, чего нельзя сделать.
        • Вы должны убедиться, что обоснование каждого решения и доказательства, подтверждающие его, полностью задокументированы.

        Сегодняшние фавориты для наших читателей: рекомендовано

        Процедуры и процессы закрытия строительства

        Независимо от того, завершили ли вы строительство индивидуального дома площадью 25 000 кв.Завершенное и тщательное закрытие проекта подтверждает, что проект был выполнен в соответствии с контрактной документацией, все расходы были выставлены и оплачены, здание соответствует всем надлежащим законам и правилам, и владелец может законно занимать недвижимость, не опасаясь обременения. Это также гарантирует, что у клиента останутся знания и ресурсы, необходимые для обслуживания и эксплуатации своего нового или отремонтированного здания.

        Лучшие практики управления строительством включают внедрение процесса принудительного закрытия проекта в качестве стандартной рабочей процедуры для каждого проекта.Убедитесь, что ваша команда начала процесс сохранения копий соответствующих документов на ранней стадии проекта. Ключевые закрывающие документы, такие как гарантии и руководства по системному обучению, приходят в разных форматах из разных источников по мере завершения работы, а не только в конце проекта. Например, когда прибор доставляется, он может включать информацию о гарантии, которая должна быть передана владельцу, часто за много месяцев до завершения проекта. Постоянное внимание к документации закрытия со стороны вашей команды предотвратит скремблирование в последнюю минуту для документов из источников, которые могут быть больше не доступны.

        Закрытие проекта . Процесс закрытия проекта должен включать в себя сочетание локальных и административных задач. Закрытие объекта обычно координируется генеральным подрядчиком (ГК).

        Контрольный список закрытия проекта на месте должен включать следующие задачи:

        • Завершить все пункты перфокарта. Для большинства проектов типично, что генеральному директору приходится подталкивать субподрядчиков завершить свою работу на местах. Как правило, завершение перфорации проверяется архитектором проекта.
        • Демонтировать рабочие склады / трейлеры, временные помещения и оборудование всех подрядчиков, включая временные опоры электропередач и туалеты, с места проведения работ.
        • Доставить, организовать и хранить запасы чердаков (требуемые по контракту излишки материалов), такие как кровля, черепица, фильтры HVAC, потолочная плитка и т.д. то есть телефон, вода, электричество, газ и интернет отменены.
        • Убедитесь, что участок полностью чистый и готов к заселению.
        • Убедитесь, что обучение владельцев систем завершено.
        Ввод здания в эксплуатацию . Большинство крупных проектов предусматривают особые договорные требования для ввода систем в эксплуатацию. Согласно Wiki, ввод в эксплуатацию здания (Cx) - это процесс проверки в новом строительстве подсистем для механической (HVAC), водопроводной, электрической, пожарной / жизнеобеспечения, ограждающих конструкций здания, средств управления, безопасности здания и других систем для достижения требований проекта владельца. по проекту архитектора здания и инженеров.Объем ввода в эксплуатацию варьируется в зависимости от сложности систем и желания владельца контролировать качество и проверку. В крупных проектах становится стандартом назначать уполномоченного по вводу в эксплуатацию или агента (CxA), который часто является сторонним инженером, для наблюдения и подтверждения того, что системы были правильно откалиброваны, сбалансированы и протестированы, что производительность соответствует критериям проектирования и что владелец или его агенты были обучены правильному использованию. Таким образом, ввод в эксплуатацию в необходимом объеме является важным аспектом закрытия коммерческих или крупных жилых проектов.

        Завершение проекта . После получения запроса GC на подтверждение существенного завершения проекта архитектор и владелец должны провести обходной осмотр, чтобы определить список работ для окончательного завершения. Как правило, существенное завершение строительства достигается, когда здание можно использовать по назначению, все коммуникации функционируют, проект получил разрешение на использование или размещение и работы завершены более чем на 97,5%. В соответствии с типичными контрактами AIA существенное завершение строительства является важной вехой, с которой начинается гарантийный период.Руководитель строительства или архитектор обычно определяет этот этап путем выдачи Свидетельства о существенном завершении строительства.

        Окончательное завершение означает, что строительство завершено в соответствии с контрактной документацией. Это означает, что готовый список завершен, обычно заверенный архитектором проекта. Кроме того, все задачи на объекте были выполнены и административные документы, гарантии отказа от залогового права на строительство в Калифорнии, заключительная документация, руководства, строительные работы и т. Д., переданы владельцу и проверены на комплектность. Нажмите на ссылку, если вам интересно, что такое отказ от залогового права.

        В большинстве юрисдикций соответствующий орган выдает Свидетельство о заселении, удостоверяющее, что разрешение на строительство было подписано, и все проверки завершены, и это означает, что здание готово к использованию по назначению или заселению. Выплата владельцем подрядчику удержания оговаривается в контракте и связана с окончательным завершением, существенным завершением работ или иногда со свидетельством о заселении.

        Целью административных процедур закрытия и управления контрактами по проекту является подтверждение того, что все условия контракта были выполнены, документы по закрытию предоставлены, а платежи были произведены подрядчиком всем субподрядчикам и поставщикам материалов. Хотя результаты зависят от конкретных потребностей каждого владельца, цель состоит в том, чтобы обеспечить прозрачную и организованную передачу проекта владельцу, включая любую информацию или документы, которые могут потребоваться в будущем для справки.

        Ниже приведен контрольный список административных задач и документов, которые необходимо рассмотреть во время закрытия проекта :

        • Просмотрите все договорные требования и убедитесь, что все условия соблюдены.
        • Просмотрите все заказы на изменение, чтобы убедиться, что все они учтены и аннулированы, отклонены или выполнены.
        • Получите все непогашенные страховые и гарантийные обязательства в объеме, предусмотренном контрактом.
        • Убедитесь, что у вас есть карты окончательного разрешения, которые являются собственностью владельца, а также планы разрешений на строительство и любые другие документы от агентств, имеющих юрисдикцию.
        • Проверьте и убедитесь в полноте исполнительных чертежей.
        • Подтвердите, что все Руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию были предоставлены владельцу подрядчиком, что владелец прошел обучение и знает, кому и когда звонить.
        • Ознакомьтесь со всеми гарантиями, включая полную информацию о статусе гарантии, условиях и контактную информацию.
        • Получить безусловное окончательное освобождение от удержания от субподрядчиков и поставщиков - если они законно подали предварительное уведомление.Все остальные права удержания уже должны быть включены в ежемесячный учет.
        • Последующие меры, чтобы гарантировать, что все непогашенные депозиты, денежные облигации юрисдикции, гарантии исполнения и платежи и т. Д. Будут выпущены или возмещены, если применимо.
        • Подать Уведомление о завершении работ в соответствующий юрисдикционный орган в сроки, установленные законом штата.
        • Выполните окончательный учет, чтобы иметь полную запись всех расходов по проекту, с целью завершения записей о расходах и определения основы для определения стоимости собственности.
        Успешный процесс закрытия не завершается до тех пор, пока не будут произведены окончательные и полные платежи, окончательное удержание не будет освобождено, разрешения закрыты и все стороны не будут удовлетворены. Задержки являются обычным явлением в последнюю минуту во время процесса закрытия, когда необходимо отслеживать важные фрагменты информации или когда незавершенные или неполные распоряжения на изменение вызывают путаницу. Наличие хорошо разработанного процесса внесения изменений в конструкцию может уменьшить эту путаницу.

        Выдача документов . Либо генеральный подрядчик, либо руководитель строительства организует всю отчётную документацию в соответствии с требованиями проекта.Большинство клиентов предпочитают электронную рассылку большинства документов, хотя печатное руководство по проекту с гарантией и контактной информацией, как правило, очень полезно.

        Роль руководителя строительства при ликвидации . Для крупных проектов, особенно тех, которые требуют ввода в эксплуатацию, руководитель строительства должен контролировать процесс. Важно тщательно проверять все пакеты закрытия, чтобы убедиться, что оборудование и системы, используемые в их проекте, являются завершенными, и что владелец осведомлен о гарантии и необходимости текущего обслуживания для сохранения этих гарантий.Мы обращаем их внимание на список контактов и гарантируем, что владелец знает, кому и когда звонить. Для закрытия крупных проектов требуется много работы - убедитесь, что в вашей команде есть чемпион, который будет управлять этим процессом, а также всем процессом строительства.

        Сохранение проектной документации. В Калифорнии существует 10-летний срок давности на подачу исков, поэтому важно сохранить все документы в течение этого периода после существенного завершения.Архитекторы обычно хранят записи о проектах в течение более длительных периодов времени. Имейте в виду, что в случае обнаружения скрытого дефекта после завершения проекта, когда владелец подает иск или гражданский иск, любая документация, устанавливающая, что сторона выполнила свои договорные обязательства с должным усердием, будет хорошо служить им в их защите. .

        Преимущества полного закрытия проекта. Тщательная документация защищает от потенциальных рисков, связанных с будущими спорами по объему, контрактам, гарантиям или ожиданиям.Он проверяет выполнение всех требований проекта и устанавливает будущую ответственность за техническое обслуживание и гарантии. Полная и хорошо организованная документация подчеркивает авторитет команды проекта. Внедрение комплексного, пошагового подхода к процедурам закрытия строительных работ обеспечивает уверенную передачу завершенного проекта.

        18. Завершение проекта - Управление проектом

        Каждый проект должен завершиться, и именно это означает завершение проекта на последней стадии его жизненного цикла.Весь смысл проекта - выполнить то, что вы обещали. Выполняя все, что вы обещали, вы убедитесь, что все заинтересованные стороны удовлетворены и все критерии приемлемости соблюдены. Как только это произойдет, ваш проект может закончиться.

        Завершение проекта часто является наиболее игнорируемым этапом жизненного цикла проекта. Когда проект завершен, легко упаковать вещи, бросить несколько файлов в ящик и сразу перейти к этапу инициации следующего проекта. Подожди.Вы еще не закончили.

        Ключевыми действиями при завершении проекта являются сбор документации по проекту; распространение информации для формализации принятия продукта, услуги или проекта; и выполнение закрытия проекта. Как руководитель проекта, вам нужно будет просмотреть проектную документацию, чтобы убедиться, что она актуальна. Например, возможно, были реализованы некоторые запросы на изменение объема, которые изменили некоторые характеристики конечного продукта. Информация о проекте, которую вы собираете на этом этапе, должна отражать характеристики и спецификации конечного продукта.Не забудьте также обновить назначения ресурсов. Некоторые члены команды приходили и уходили в ходе проекта. Вам необходимо перепроверить, что все ресурсы, их роли и обязанности указаны.

        После того, как результаты проекта будут задокументированы, вы запросите официальное одобрение у заинтересованных сторон или клиента. Им интересно знать, соответствует ли продукт или услуга проекта целям, которые он поставил перед собой. Если ваша документация актуальна, вы будете иметь под рукой результаты проекта, чтобы поделиться с ними.

        Контракты завершаются так же, как завершаются проекты. Закрытие контракта связано с завершением и согласованием условий контрактов по проекту. Он поддерживает процесс завершения проекта, поскольку процесс закрытия контракта определяет, была ли работа, описанная в контрактах, завершена точно и удовлетворительно. Имейте в виду, что не все проекты выполняются по контракту, поэтому не для всех проектов требуется процесс закрытия контракта. Очевидно, что этот процесс применяется только к тем фазам, результатам или частям проекта, которые были выполнены по контракту.

        Закрытие контракта обновляет записи проекта, детализируя окончательные результаты работы над проектом. Контракты могут иметь определенные условия для выполнения. Вы должны знать об этих условиях, чтобы завершение проекта не было отложено из-за того, что вы упустили важную деталь. Если вы администрируете контракт самостоятельно, обязательно спросите свой отдел закупок, есть ли какие-либо особые условия, о которых вам следует знать, чтобы ваша проектная группа случайно не задержала закрытие контрактного проекта.

        Одна из целей процесса закрытия контракта - предоставить продавцу официальное уведомление, обычно в письменной форме, о том, что результаты являются приемлемыми и удовлетворительными или были отклонены. Если продукт или услуга не соответствуют ожиданиям, поставщику необходимо исправить проблемы, прежде чем вы отправите официальное уведомление о принятии. Перед закрытием контракта любые незначительные элементы, которые необходимо отремонтировать или завершить, помещаются в перфоратор , который представляет собой список всех элементов, найденных клиентом, командой или менеджером, которые еще предстоит выполнить.Будем надеяться, что аудит качества был проведен в ходе проекта, и поставщику была предоставлена ​​возможность внести исправления раньше в процессе, чем на этапе закрытия. Не стоит ждать до самого конца проекта, а затем сразу переложить все проблемы и проблемы на поставщика. Гораздо эффективнее обсуждать проблемы с вашим поставщиком по мере продвижения проекта, потому что это дает возможность исправить их, когда возникнут проблемы.

        Затем команда проекта будет работать над всеми пунктами в списке работ, составляя небольшой график для завершения оставшейся работы.Если количество элементов в перфорированном списке слишком велико или объем работы значительный, команда проекта продолжает работу над проектом. Как только перфок-лист становится меньше, менеджер проекта начинает закрывать проект, поддерживая только достаточное количество персонала и оборудования для поддержки команды, которая работает над перфорированным списком.

        Если продукт или услуга действительно соответствуют ожиданиям проекта и являются приемлемыми, требуется официальное письменное уведомление продавца о том, что контракт выполнен.Это формальное принятие и закрытие контракта. Вы как руководитель проекта обязаны задокументировать официальное принятие контракта. Часто условия оформления акцепта и закрытия контракта прописаны в самом контракте.

        Если у вас есть отдел закупок, который занимается администрированием контракта, он будет ожидать, что вы проинформируете его о завершении контракта, и, в свою очередь, будет следовать формальным процедурам, чтобы сообщить продавцу, что контракт завершен.Однако вы все равно будете отмечать завершение контракта в своей копии записей проекта.

        Освобождение команды проекта

        Освобождение членов команды проекта не является официальным процессом. Однако следует отметить, что по завершении проекта вы освободите членов своей проектной группы, и они вернутся к своим функциональным менеджерам или будут назначены для нового проекта. По мере приближения к завершению проекта вы захотите держать их менеджеров или других менеджеров проектов в курсе, чтобы у них было время адекватно спланировать возвращение своих сотрудников.Сообщите им за несколько месяцев до времени, как выглядит график и как скоро они смогут спланировать использование своих сотрудников в новых проектах. Это дает другим менеджерам возможность начать планирование действий и календарных дат действий.

        Окончательные выплаты

        Последний платеж обычно больше, чем простой процент от работы, которую еще предстоит выполнить. Завершение проекта может включать в себя решение наиболее сложных проблем, решение которых непропорционально дорого, поэтому окончательный платеж должен быть достаточно большим, чтобы мотивировать поставщика уделять проекту высокий приоритет, чтобы проект мог быть завершен вовремя.

        Если поставщик выполнил все договорные обязательства, включая устранение проблем и выполнение ремонта, как указано в перечне работ, команда проекта подписывает договор и передает его в бухгалтерию для окончательного платежа. Поставщик уведомляется о том, что последний платеж является окончательным, и завершает контрактное соглашение с проектом.

        Оценка после завершения проекта

        Перед тем, как команда распускается и начинает сосредоточиваться на следующем проекте, проводится обзор, чтобы зафиксировать уроки, которые можно извлечь из этого проекта, часто называемое собранием извлеченных уроков или документом.Команда исследует, что прошло хорошо, и фиксирует процессы, чтобы понять, почему они прошли хорошо. Команда спрашивает, можно ли перенести этот процесс на другие проекты. Команда также исследует, что пошло не так, и что люди узнали из этого опыта. Процесс заключается не в том, чтобы найти вину, а в том, чтобы научиться.

        Управление качеством - это процесс постоянного улучшения, который включает извлечение уроков из прошлых проектов и внесение изменений для улучшения следующего проекта. Этот процесс документируется как свидетельство того, что методы управления качеством используются.В некоторых организациях есть формальные процессы для изменения рабочих процессов и интеграции уроков, извлеченных из проекта, чтобы другие проекты могли получить выгоду. Некоторые организации придерживаются менее формального подхода и ожидают, что люди извлекут уроки из этого опыта и воспользуются им в своем следующем проекте, а также поделятся полученным опытом с другими в неформальной обстановке. Какой бы тип подхода ни использовался, следующие элементы должны быть оценены, а результаты обобщены в отчетах для внешнего и внутреннего использования.

        Эффективность доверия и согласованности

        Руководство проекта анализирует влияние доверия - или его недостатка - на проект и эффективность согласованных встреч для построения доверия. Команда определяет, какие проблемы можно было предвидеть и смягчить, а какие нельзя было разумно предсказать. Какие сигналы, которые упустила команда, указывали на возникновение проблемы? Что могла бы сделать команда, чтобы лучше прогнозировать и предотвращать проблемы с доверием?

        График и управление бюджетом

        Исходный график мероприятий и схема сети сравниваются с фактическим графиком мероприятий.События, которые привели к изменениям в расписании, анализируются, чтобы увидеть, как использование резервов на случай непредвиденных обстоятельств и флотации смягчило сбои, вызванные этими событиями. Первоначальные оценки сроков непредвиденных обстоятельств проверяются, чтобы определить, были ли они адекватными, а также точными ли оценки продолжительности и плавучести. Эти действия необходимы команде проекта для накопления опыта в оценке элементов графика будущих проектов - они не используются для обвинения.

        Обзор бюджетной сметы стоимости запланированных работ сравнивается с фактическими затратами.Если оценки часто отличаются от фактических затрат, выбор метода оценки пересматривается.

        Снижение рисков

        После завершения проекта оценки риска можно просмотреть и сравнить с фактически имевшими место событиями. Произошли ли непредвиденные события? Какие подсказки могли позволить команде предсказать эти события? Достаточно ли непредвиденных расходов по проекту для покрытия непредвиденных рисков? Даже если в этом проекте ничего не пошло не так, это не является доказательством того, что снижение риска было пустой тратой денег, но полезно сравнить стоимость предотвращения риска со стоимостью непредвиденных событий, чтобы понять, сколько стоит избежать риска.

        Контракты на закупку

        Производительность поставщиков и продавцов проверяется, чтобы определить, следует ли их по-прежнему включать в список квалифицированных поставщиков или продавцов. Выбор контракта для каждого из них рассматривается, чтобы определить, было ли решение разделить риск оправданным и сработал ли выбор стимулов.

        Удовлетворенность клиентов

        Отношения с клиентом анализируются, и обсуждаются решения о включении клиента в проектные решения и согласовательные встречи.Клиенту предоставляется возможность выразить удовлетворение и определить области, в которых можно улучшить коммуникацию по проекту и другие факторы. Часто старший менеджер организации беседует с клиентом, чтобы получить отзывы о работе проектной группы.

        Общий отчет, содержащий обзор проекта, создается, чтобы предоставить заинтересованным сторонам краткое изложение проекта. Отчет включает исходные цели и задачи, а также утверждения, которые показывают, как проект достиг этих целей и задач.Подведены итоги выполнения графика и бюджета, а также дана оценка удовлетворенности клиентов. Версия этого отчета может быть предоставлена ​​клиенту как заинтересованной стороне и как еще одно средство для получения обратной связи.

        Высшее руководство

        Отчет для высшего руководства содержит всю информацию, предоставленную заинтересованным сторонам, в виде краткого резюме. В отчете указаны методы и процессы, которые можно улучшить, или извлеченные уроки, которые могут быть полезны для будущих проектов.

        Архивирование документа

        Документы, связанные с проектом, должны храниться в безопасном месте, где их можно будет найти для использования в будущем. Подписанные контракты или другие документы, которые могут быть использованы в налоговых проверках или судебных процессах, должны храниться. Организации будут иметь юридические политики хранения и поиска документов, которые применяются к проектным документам и должны соблюдаться. Некоторые проектные документы можно хранить в электронном виде.

        Следует проявлять осторожность, чтобы хранить документы в форме, которая может быть легко восстановлена.Если документы хранятся в электронном виде, следует использовать стандартные соглашения об именах, чтобы документы можно было сортировать и группировать по имени. Если документы хранятся в бумажной форме, необходимо определить срок годности документов, чтобы их можно было уничтожить в какой-то момент в будущем. Следующие документы обычно архивируются:

        • Уставные документы
        • Объем работ
        • Первоначальный бюджет
        • Документы изменений
        • Рейтинги DPCI
        • Резюме менеджера - извлеченные уроки
        • Окончательный рейтинг DPCI

        Текстовые ссылки

        Эта глава Управление проектами является производным от следующих текстов:

        .