Формы первичных учетных документов

Оформление самых разных первичных учетных документов – составная часть ежедневной деловой практики любого предприятия. Первичные учетные документы используются в кадровой и финансовой деятельности. В настоящей статье речь пойдет об оформлении и хранении этих документов.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные формы первичных учетных документов

Первичные документы содержат учетные сведения, на основании которых осуществляется подтверждение выполнения действий по управлению или хозяйственных операций. В хозяйственной и организационной деятельности фирмы такие бумаги используются очень широко.

В самом общем виде документооборот любой организации можно классифицировать на три большие группы:

• Управленческие документы. Посредством деловых бумаг данной группы осуществляется прием и передача административных управленческих решений. К ним же можно отнести бумаги, в которых содержится информация, используемая для составления различных отчетов. В свою очередь, на основании этих отчетов и принимаются управленческие решения;
   
• Кадровые документы. Данные бумаги содержат сведения о кадровом составе предприятия, данные по учету кадров, а также об организации работы с персоналом. Сюда же относятся сведения о ротации кадров, данные об изменении должностей, увольнении работников. Сведения о поощрениях и наказаниях также входят в состав данной группы. Наконец, графики отпусков, штатное расписание и все первичные бумаги по учету кадров – еще один вид кадровых документов.
   
• Бухгалтерские и финансовые документы. Эти бумаги содержат сведения о хозяйственной и производственной деятельности предприятия. В эту группу включается плановая, бухгалтерская, аналитическая и финансовая отчетность, различные договоры, нормативно-правовые акты и все первичные документы бухгалтерского учета.

Типовые формы первичных учетных документов

В 2017 году разные формы первичных документов существуют как в кадровом, так и в бухгалтерском делопроизводстве. Сюда же относятся оправдательные и подтверждающие документы, содержащие исходные сведения о разных видах организационной и хозяйственной деятельности организации. В виду того что, первичные документы, которые были оформлены согласно установленным правилам, обладают юридической значимостью, то эти бумаги становятся подтверждением факта производства организационного действия или факта выполнения некоторой хозяйственной операции и заполнение их осуществляется непосредственно после того, как данный факт произошел.

Читайте по теме в электронном журнале

Перечень форм первичных учетных документов

Кадровый и бухгалтерский учет ведется на основании типовых форм первичных документов. Таким образом, данные деловые бумаги делятся соответственно на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.

Например, к первичным бумагам кадрового учета относятся личная карточка работника, приказ о представлении отпуска или приказ о переводе сотрудника, штатное расписание, график отпусков, приказ об увольнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, если оно продолжает использоваться организацией в 2017 году, приказы о поощрении и наказании сотрудников.

Виды бухгалтерских первичных документов гораздо разнообразнее.  Например, к ним относятся ведомости по учету рабочего времен, расчеты с работниками по поводу оплаты труда, свидетельства кассовых и торговых операций, кассовые чеки, полученные в результате расчетов с физическим лицами при свершении сделок, расчетные и платежные документы, ведомости учета основных средств и нематериальных активов и многое другое.

Следует иметь в виду, что первичные документы по своему происхождению могут быть разделены на внешние и внутренние. Внешние, т.е. входящие из внешних источников, представляют собой различные платежные поручение, платежные требования, требования-поручения и счета фактуры. Внутренние, т.е созданные внутри компании,   бывают четырех видов: распорядительные, бухгалтерские, исполнительные и комбинированные.

Читайте также:

Хранение первичных документов

В 2017 году основным документом, на основании которого осуществляется создание архивов организаций и хранение первичных документов всех рассмотренных выше типов, остается Федеральный закон от 22 октября 2004 №125 ФЗ. Как следует из этого законодательного акта, сроки хранения деловой документации определяются не только федеральными, но другими нормативным актами.

Справка

Применение форм первичных учетных документов

С введением несколько лет назад нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» стали не обязательными к применению формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В связи с этим перед работникам кадровой службы, бухгалтерии и ДОУ встал закономерный вопрос – нужно ли разрабатывать свои собственные формы или продолжать пользоваться старыми, которые были утверждены Госкомстатом?

Применение старых форм

Для того, чтобы разработать собственные варианты бланков форм первичной учетной документации, работникам указанных подразделений необходимы специальные знания и опыт. Принимая решение о разработке собственных форм, нужно четко оценить целесообразность этого шага.

Существующие унифицированные формы продолжают оставаться актуальными и выполнять свою учетную функцию. Более того, если они адекватны деловым процессам в организации, то смысла в переходе на новые формы нет.

Следует также иметь в виду, что работники контролирующих органов более снисходительны к старым формам и с предубеждением относятся к новым. Трудовой спор, если таковой возникнет, будет легче выиграть, если вы используете старые формы первичной документации.

Еще одни аргумент в пользу прежних форм – если вы ведете учет документации с помощью программных средств, то продолжение использования унифицированных форм не потребует внесения изменений в существующие системы.

Для некоторых компаний, прежде всего, совместных предприятий или филиалов иностранных фирм в России переход на новые формы может быть очень актуален. Дело в том, что им приходится одновременно вести учет по законам своей страны, и по российскому законодательству. Разработка своих собственных форм, которые учтут все реквизиты, необходимые по законодательству обеих стран, поможет им избежать двойного составления документов.

Следует иметь в виду, что даже если вы примете решение сохранить делопроизводство

с использованием старых форм, вам придется внести в них некоторые коррективы. Например, удалить коды ОКУД и ОКПО, убрать ссылку на Постановление Госкомстата, выделить место для расшифровки подписи лица, подписывающего документ (фамилии и инициалов) и т.д.

Применение новых форм

Первым этапом разработки новых форм должно стать определение исполнителя этого задания. По закону ответственность за разработку таких форм лежит на лице, занимающемся ведением бухгалтерского учета. Проблема в том, что к первичным документам относятся не только бухгалтерские бумаги, но и кадровые. Работник бухгалтерии может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства. Следовательно, к разработке новых форм нужно подключить сотрудника отдела кадров.

Наша рекомендация по созданию унифицированных форм для предприятия заключается в том, что шаблонную часть бланка необходимо формулировать очень кратко, избегая возможности двойного толкования текста. Желательно использовать шаблоны, трафареты, стандартные фразы и выражения: «Контроль за исполнением (название документа) возложить на (должность и фамилия), «В связи с….», «Принимая во внимание…», «На основании…».

Не спешите отказываться от тех форм, которые часто используются – табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание – можно создать новые формы на их основе. Если старые формы кажутся вам излишне перегруженными данными, вы можете их упростить и удалить некоторые строки, графы или избыточную информацию.

Приведем пример. Существует стандартная форма № Т-3 «Штатное расписание». В ней есть графы 6, 7 и 8, предназначенные для фиксирования надбавок, которые установлены работнику. Если нет необходимости в этих графах, их можно удалить.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Итоги

 

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов – какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ».

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

• личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• штатное расписание;

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

• график отпусков;

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

2. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:

• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

См. «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец», «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» и «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)».

• лицевой счет и др.

См. «Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет».

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

• приходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер».

• расходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

• кассовая книга и т. п.

См. «Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

39. Первичные учетные документы по учету личного состава организации.

Движение работников орг-ии м.включать в себя след.этапы: 1) прием на работу 2) перевод на др.работу 3) нахождение в отпуске, командировке 4) увольнения с работы.

Документальное оформление раб-ков на работу принимается в соот-ии с: 1. Т1 Приказ о приеме работника на работу. 2) Т2 Личная карточка раб-ка 3) Т3 Штатное расписание 4) Т5 Приказ о переводе на др.работу 5) Приказ о предоставлении отпуска работников и др. Приказ о приеме работника на работу применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Личная карточка работника заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу используются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы.

40. Первичные док-ты по учету раб.Вр. И расчетов с перс. По оплате труда.

Д/учета раб.вр. установлены след.формы первич.документации: 1) Т-12 Табель учета раб.времени и расчета оплаты труда 2) Т-13 Табель учета раб.времени 3) Т-49 Расчетно-платежная ведомость. 4) Т-51 Расчетная ведомость 5) Т-53 Платежная ведомость 6) Лицевой счет и др. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда и табель учета рабочего времени применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины

и составления статистической отчетности по труду. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени. Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

В расчетной ведомости (Т-51) содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость (Т53) используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости (Т-49) или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц. В организации на каждого работника открывают лицевые

счета (форма № Т-54), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и дкументов на разные виды оплат.

studfiles.net

Первичны учетные документы по учету работников организации

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение работника.

Документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

 

№ формы	Наименование формы
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Т-1 а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2	Личная карточка работника
Т-3	Штатное расписание
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7	График отпусков
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (увольнении)
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работниками (увольнении)
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10	Командировочное удостоверение
Т-10а	Служебное задание дня направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Как правило, всё указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию органи­зации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т. д.

Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, све­дения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № 9 Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1 а) применяются для оформления и учета лиц, вновь принимаемых на работу по трудовому договору (контрак­ту). Эти формы составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

При оформлении данных форм указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия) работника, испытательный срок (если работ­нику устанавливается испытание при приеме на работу).

Кроме того, указываются условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения времен­но отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют принимаемым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным до­говором.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работ­ника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

С 1 января 2004 г. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 введены новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним, а также установлен порядок ведения и хранения трудовых книжек. При этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца остаются действительными и обмену не подлежат.

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и может применяться при дальнейшем заполнении трудовых книжек старого образца.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налого­вом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на осно­вании записей в трудовой книжке и/или иных подтверждающих соответствующий стаж до­кументов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответст­вующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Для учета научных и научно-педагогических работников научными, научно-исследова­тельскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениям и организация­ми, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии, помимо личной карточки заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Данная форма заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Во время работы в организации работник или работники могут быть переведены на другую работу, например из одного структурного подразделения в другое.

Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и/или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В соответствии со ст. 72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу в той же органи­зации по инициативе работодателя допускается с письменного согласия работника.

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть вре­менно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года.

В случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, до вы­хода этого работника на работу.

Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации.

Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия; для предотвращения несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), унич­тожения или порчи имущества.

При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

При таких переводах оплата труда работника производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Во всех случаях работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Для документального оформления перевода работников на другую работу в организа­ции используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем ор­ганизации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма № 2 Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и вносится запись в трудовую книжку.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с за­конодательством, коллективными договорами, локальными нормативными актами органи­зации и трудовыми договорами применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

Эти приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляют­ся работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и произво­дится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуска предоставляются работникам, как правило, в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № 8 Т-7 «График отпусков».

При составлении графика отпусков Должны учитываться действующее законодательст­во, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков визируется руководителями кадровой службы и структурных подраз­делений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утвер­ждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Для оформления и учета увольнения работников применяется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № 9 Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № 9 Т-8а).

Данные формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под распис­ку. На основании этих приказов делаются записи в личных карточках (форма № Т-2), лице­вых счетах (формы № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работ­ником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работником (увольнении)».

Для оформления и учета направления работников в командировки применяются приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № 9 Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), является командировочное удостоверение (форма № Т-10).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (формы № Т-9, № Т-9а).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведен­ные расходы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № 9 Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной за пе­риод командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Авансовый отчет должен составляться по унифицированной форме № 9 АО-1.

Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (в том числе на командировки), и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подот­четным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установлен­ным порядком и действующим законодательством РФ.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Для оформления и учета поощрений работникам за успехи в работе применяются приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряже­ние) о поощрении работников (форма № 8 Т-11а).

Указанные формы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работникам под распис­ку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

< Предыдущая		Следующая >

glavbuh-info.ru

Первичные документы по учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
(Унифицированная форма N Т-1)

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(Унифицированная форма N Т-1а)

Личная карточка работника
(Унифицированная форма N Т-2)

Штатное расписание
(Унифицированная форма N Т-3)

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(Унифицированная форма N Т-5)

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
(Унифицированная форма N Т-5а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(Унифицированная форма N Т-6)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
(Унифицированная форма N Т-6а)

График отпусков
(Унифицированная форма N Т-7)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
(Унифицированная форма N Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
(Унифицированная форма N Т-8а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(Унифицированная форма N Т-9)

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
(Унифицированная форма N Т-9а)

Командировочное удостоверение
(Унифицированная форма N Т-10)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
(Унифицированная форма N Т-10а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника
(Унифицированная форма N Т-11)

Приказ (распоряжение) о поощрении работников
(Унифицированная форма N Т-11а)

buh-ved.ru

Учетные кадровые документы. Состав и порядок оформления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЯ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет юриспруденции

УЧЕТНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СОСТАВ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Студентки III курса очного отделения

Преподаватель:

Москва 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Понятие и сущность учета кадровых документов

2. Состав и порядок оформления кадровых документов

Заключение

Список использованной литературы

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Основной задачей данной работы является изучение учета кадровых документов, определение его признаков.

При выполнении данной работы использовалась научная и учебная литература, монографии известных ученных, уголовное законодательство и иные правовые акты.

1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ УЧЕТА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее – ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство – это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала – одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

На работодателей – индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей – юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Кадровое делопроизводство – для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, – недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Так, ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 13 февраля 2003 года №А79-1462/02-СК1-1252 пришел к выводу, что доля инвалидов в общей численности работающих у истца составляла не менее 50 процентов, следовательно, истец правомерно воспользовался льготой по налогу на имущество организации. Доказательствами в данном деле явились копии трудовых книжек, табели учета рабочего времени и иные документы. Многочисленные примеры из арбитражной практики также подтверждают это: Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11 июля 2001 года №А11-6743/00-К2-Е-3073-142, Постановление ФАС Московского округа от 23 октября 2003 года №КА-А40/7999-03.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Особое внимание следует

mirznanii.com