А так же Вы можете оформить подписку (или перейти на тариф выше) сейчас или запросить Демо-доступ.

Документы (отчёт) на проживание в командировке

Чтобы у бухгалтерии не было вопросов к авансовому отчету по командировке, необходимо правильно оформить отчетные документы. В нашей статье вы узнаете, какими документами подтвердить расходы на проживание в командировке.

Также смотрите:

Командировочные расходы

Основные расходы, которые работодатель обязан оплачивать сотруднику, направляемому в командировку, это:

• суточные;
• расходы на проезд в командировку и обратно;
• расходы на оплату жилого помещения.

Размер суточных компания устанавливает самостоятельно в своих локальных нормативных актах. Расходы на проезд работодатель тоже компенсирует исходя из норм, установленных во внутреннем документе. Например, в Положении о командировках может быть установлен лимит расходов по найму жилого помещения. Все это прописано в ст. 168 ТК РФ.

Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.

НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.

Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).

При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Отчетные документы за проживание в квартире

Какие отчетные документы за проживание в квартире привезет командированный из своей поездки?

Если работник в командировке жил в арендованной квартире, подтвердить свои расходы он может договором аренды и документом об оплате проживания (письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Если работник предоставил договор аренды и документ оплаты (например, выписку с банковской карты или онлайн-чек), данные расходы можно учитывать для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы с данных сумм начислять не нужно в соответствии с п. 1 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Если работник не смог предоставить оправдательные документы расходов на проживание в квартире (гостинице), например, по причине утери, работодатель может возместить ему данные затраты. Однако при налогообложении прибыли данные расходы принимать нельзя.

Отчетные документы при заказе услуг работодателем

В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.

Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.

Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.

Итоги

Оплату проживания в гостинице в командировке работник подтверждает счетами, БСО и/или чеком от гостиницы. Также работник может проживать в арендованной квартире. В этом случае он должен предоставить договор и документ оплаты.

Если проживание в командировке организовано со стороны работодателя (например, он сам арендует служебную квартиру), то дополнительных документов с работника не спрашивают.

Отчетные документы за проживание в гостинице

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности. В процессе командировки сотрудник несет определенные расходы, которые работодатель оплачивает при наличии необходимых подтверждающих документов. Наша статья расскажет, какие отчетные документы за проживание в командировке предоставляются работником для подтверждения и возмещения его расходов.

Отчетные документы по командировке

Организация самостоятельно определяет порядок возмещения командировочных расходов своим сотрудникам, прописывая его в локальном акте, но на основании действующего законодательства РФ (ст. 168 ТК РФ). Это относится и к требованиям по документальному подтверждению затрат на проживание командированных сотрудников.

Перед командировкой сотрудник получает авансом в кассе предприятия необходимую для поездки сумму денежных средств – командировочные расходы. Они включают: оплату проезда к месту командировки и обратно, стоимость жилья для командированного сотрудника, суточные, а также это могут быть любые другие расходы, дополнительно согласованные с работодателем.

Выполнив задание и вернувшись обратно, сотрудник в течение 3-х рабочих дней должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые отчетные документы для командировочных, подтверждающие проживание в месте командировки, проезд и прочие расходы, понесенные в связи с производственной поездкой (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В авансовом отчете, в том числе, указывается: Ф.И.О. сотрудника, дата выдачи и сумма полученного им аванса на командировку, сумма средств, фактически потраченных сотрудником, перечень всех документов, подтверждающих произведенные в период командировки расходы.

С 2015 года не требуется оформление командировочных удостоверений. Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта. Если билеты по какой-либо причине отсутствуют (например, утеряны), то период нахождения сотрудника в командировке рассчитывается на основе документов, подтверждающих наем жилья в месте ее проведения (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отчетные документы за проживание в гостинице

Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Кроме этого, в качестве отчетного документа за проживание в гостинице, необходимо приложить договор об оказании гостиничных услуг, заключенный сотрудником. В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:

• наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
• данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
• сведения о гостиничном номере и его стоимость,
• период проживания сотрудника в гостинице,
• подписи сторон.

Отчетные документы за проживание в квартире

С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?

В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.

В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Что касается порядка подтверждения расходов на проживание в командировке «бюджетников», то в целом он аналогичен вышеуказанному. Такие организации ведут деятельность, как правило, некоммерческого характера, получая финансирование из бюджетов разных уровней, поэтому нюансом в данном случае будет лишь указание источника финансирования в приказе о направлении сотрудника в командировку. 

Подача претензии / отчета о командировочных расходах

Согласно ICSUAM и Процедурам командировок CSU, форма / отчет о командировочных расходах должны быть представлены для возмещения в течение 60 дней после окончания поездки. Для претензий на командировочные расходы, поданных за последние 60 дней после окончания поездки, потребуется одобрение исключения со стороны вице-президента соответствующего подразделения путешественника. Будут приложены все усилия для обработки возмещения в течение десяти (10) рабочих дней с момента получения заполненного требования / отчета о расходах в счетах к оплате.В случае, если от путешественника требуется дополнительная документация для заполнения претензии / отчета о расходах, обработка возмещения может превышать стандартные десять (10) рабочих дней.

Отправьте претензию на командировочные расходы в отдел расчетов с поставщиками, , используя текущий бумажный процесс , в следующем порядке:

• Утвержденное разрешение на поездку – для всех типов поездок (F-2963)
• Заявление о возмещении путевых расходов (STD 262)
• Оригиналы детализированных квитанций требуются для всех расходов, связанных с деловыми поездками, на сумму 75 долларов и более.Квитанции должны иметь четкую пометку «оплачено» или показывать нулевой баланс. Способ оплаты должен быть четко указан в детализированной квитанции. Подтверждающая документация может включать, но не ограничивается:
  • Авиа-квитанция
  • Квитанция о предоставлении жилья
  • Квитанции о коммерческих расходах (например, копировальные услуги, плата за Интернет, регистрация, расходные материалы и т. Д.)
  • Программа конференции
• Отдельные квитанции должны быть прикреплены (не скреплены) к чистому белому листу бумаги в указанном порядке дат и включены в Заявление о расходах.Скотчите все стороны квитанции, так как документация сканируется для целей аудита.
• Надлежащее одобрение должно быть задокументировано в заявлении о разрешении на командировки и командировочных расходах, основанном на деталях деловой поездки (например, внутренние или международные поездки и т. Д.).

Отправьте отчет о командировочных расходах в отдел расчетов с поставщиками, через Concur :

• Утвержденный запрос на командировку должен быть связан с вашим отчетом о расходах в Concur.
• Оригиналы детализированных квитанций должны быть загружены для всех связанных с командировкой расходов на сумму 75 долларов и более. Квитанции должны иметь четкую пометку «оплачено» или показывать нулевой баланс. Способ оплаты должен быть четко указан в детализированной квитанции. Подтверждающая документация может включать, но не ограничивается:
  • Авиа-квитанция
  • Квитанция о предоставлении жилья
  • Квитанции о коммерческих расходах (например, копировальные услуги, плата за Интернет, регистрация, расходные материалы и т. Д.)
  • Программа конференции
• Надлежащая маршрутизация утверждения командировочного запроса и отчета о расходах будет осуществляться в Concur через рабочий процесс утверждения, запрограммированный в системе.Утверждение будет направлено на основании сведений о деловой поездке, введенных в Заявке на командировку и отчете о расходах (например, внутренние или международные поездки и т. Д.).

Отсутствующие квитанции

Необходимо приложить все усилия, чтобы получить детализированные квитанции на все связанные с бизнесом расходы на сумму 75 долларов и более. Если все усилия для получения дубликата детализированной квитанции были исчерпаны, необходимо предоставить заявление, объясняющее, почему такие квитанции не представлены вместе с заявлением / отчетом о командировочных расходах.Заявление должно включать подтверждение того, что указанная сумма является фактически уплаченной суммой и что путешественник не запрашивал и не будет требовать возмещения из какого-либо другого источника.

Форма аффидевита об отсутствии квитанции может использоваться для подтверждения квитанции, которая не предоставлена, и может быть приложена к форме требования о возмещении расходов в качестве подтверждения покупки.

Надлежащее одобрение должно быть получено в Форме / отчете о расходах. В случае отсутствия удовлетворительного объяснения или одобрения администратора соответствующая сумма будет возмещена в размере , а не .

Исключения из правил проезда

Университет ожидает, что путешественники будут разумно использовать государственные средства, понимать и соблюдать Процедуры командировок и своевременно представлять отчеты о расходах, чтобы гарантировать соблюдение Университетом всех применимых требований. Исключения из процедур поездки будут рассматриваться в индивидуальном порядке; с полномочиями утверждать исключения, делегированные Президентом следующим образом:

Внутренние рейсы

• Аппарат Президента: Руководитель Аппарата
• Отдел по академическим вопросам: декан колледжа и исполнительный директор по академическим исследованиям и ресурсам для лиц, не связанных с конкретным колледжем
• Отдел административных дел: Вице-президент
• Отдел повышения квалификации: Вице-президент
• Отдел информационных технологий: Вице-президент
• Отдел по работе со студентами: Вице-президент

Международные путешествия

• Проректор / Вице-президент каждого подразделения

Форма запроса на исключение из процедуры командировки должна быть заполнена и отправлена ​​вместе с заявлением о расходах / отчетом для подтверждения утверждения или отклонения запроса. Примечание. Исключения из ограничения на ночлег будут утверждены после подачи заявки на поездку.

И. Решение:

Автор По решению Генерального секретаря, следующие руководящие принципы политики установлены для официальных поездок из штаб-квартиры:

1. Официальные и установленные законом поездки сотрудников и их иждивенцев запрещены. регулируется главой VIII Правил о персонале.

2. Все поездки должны быть разрешены заранее и в письменной форме. Чтобы для того, чтобы сотрудник мог путешествовать по служебным делам, Заказ на поездку должен быть инициирован в Системе управленческой информации («MIS»). Заказ на поездку будет включать информацию о маршруте, даты поездки, ориентировочная стоимость, цель поездки и счет, на который начисляется обязательство по поездке. Кроме того, комиссия за обработку в размере 5 долларов США должна быть включена в разные категории в сводной стоимости. Этот сбор представляет собой две услуги, одна из которых составляет 2 доллара США для авансовых платежей. (см. пункт 6 ниже), другой – 3 доллара США, за просмотр и запись. услуги по обработке (см. пункт 8 ниже). Плата за услуги взимается каждый раз при административном действии. требуется для. Количество сборы будут периодически обновляться Департаментом финансов. Услуги.

3. Только Генеральный секретарь и помощник Генерального секретаря могут утверждать собственные заказы на поездку. Все другие заказы на командировки должны быть одобрены руководителем сотрудников, который должен быть на уровне директора департамента / офиса / секретариата или выше. Заказы на командировки для руководителей и помощников секретарей, исполнительные координаторы, директора и старшие советники Секретаря Общие утверждаются их непосредственными руководителями или по делегирование таких полномочий Генеральным секретарем, руководителем Сотрудники.

4. Путешественники должны получить предварительное разрешение своего руководителя на использование ежегодный отпуск в период путешествия. Любые изменения маршрута также должны быть предварительно согласованы с руководителями. письменное одобрение.

5. После утверждения заявки на поездку через MIS и бюджетных каналов, а организация поездок была завершена Подразделение командировок Департамента материальных ресурсов, Путешественник должен забрать и подписать проездные билеты и проездной документ OAS в Подразделение командировок в отделе материальных ресурсов.

6. Дорожные авансы на суточные и терминальные расходы (которые включают проезд в аэропорт и из аэропорта, сборы за багаж и налоги на вылет) передается Путешественникам Департаментом финансовых услуг. Это будет достигнуто путем внесения аванса сотрудникам. счета членов в Кредитном союзе ОАГ. Департамент финансовых услуг зафиксирует $ 2,00 расходы на эту комиссию за обслуживание Кредитного союза в отношении Распоряжения на поездку.

7. Генеральный секретарь, помощник генерального секретаря, исполнительный и помощников секретарей, начальников штабов генерального секретаря и помощник генерального секретаря, исполнительные координаторы и директора офисов или секретариатов, могут выбрать получение возмещения их фактических документально подтвержденные расходы по возвращении из служебной поездки вместо получение аванса. В таком случаях это должно быть указано в Заказе на поездку словами «НЕТ АВАНС, ФАКТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ РАСХОДЫ ПО ВОЗВРАТУ “, которые необходимо ввести в строчку «ЗАМЕЧАНИЯ» в Заказе на поездку. Этим путешественникам не будут выдаваться авансы на поездку, и фактическая стоимость обоснованных документально подтвержденных расходов им возмещается путем Департамент финансовых услуг при предъявлении заполненных ТИК с необходимой сопроводительной документацией. Путешественники проинструктированы получать квитанции обо всех расходах, связанных с поездкой, на которую будет запрошено возмещение.

8. В течение 15 дней после возвращения из официальной миссии сотрудники участники должны вернуть проездной документ OAS в Департамент по правам человека. Ресурсы.Отделение выдаст квитанцию ​​на проездной документ. Кроме того, все сотрудники должны подчиняться Департаменту Финансовые услуги по рассмотрению и архивированию претензии на командировочные расходы, OAS Форма 7, («ТЭК») – к которой должны быть приложены все оригиналы квитанции, корешки авиабилетов или других билетов, посадочные талоны, форма 343 OAS (реестр сотрудника, находящегося в служебной командировке), копия командировочного Заказ, квитанция на проездной документ из отдела кадров и другие подтверждающие расходы документы – подписанные Путешественником и утвержденные руководитель.В Департамент финансовых услуг должен зарегистрировать расходы в размере 3,00 долларов США против Заказ на поездку для этой услуги; комиссия не взимается в случае поездок, финансируемых из добровольных или специальных фондов. Инструкции по заполнению ТИК прилагаются к этому Административный меморандум. Отказ подать TEC в Департамент финансовых услуг в рамках требуемый период времени приведет к вычету аванса на поездку сумма от заработной платы сотрудника.

9. После того, как ТИК будет заполнен и утвержден супервайзером, любые неиспользованные, оставшиеся средства, обязанные в соответствии с первоначальным Заказом на поездку, должны быть освобождены от обязательств исходящей областью / отделом, так что средства могут быть перепрограммирован.

10. В случае официальных поездок (прием на работу, перевод, обучение проезд, отпуск на родину и репатриация), ТИК и подтверждающие документы должны быть представлены в Департамент человеческих ресурсов для проверки того, что предусмотренные законом поездки имели место; копии должны быть сохранены в исходном файлы отдела.В Департамент кадров впоследствии направит ТИК в Департамент финансовых услуг для обзора и архивирования, как в абзаце 8 выше.

11. Департамент финансовых услуг отвечает за проверку и запись всей документации, связанной с официальными поездками. Все неподдерживаемые расходы будут принадлежать Путешественникам или удостоверяющих должностных лиц и могут быть вычтены из их зарплаты.Департамент Финансовые службы несут ответственность за снятие обязательств с любых невыполненных обязательств. остатки, возникшие в результате более низких расходов, чем предполагалось, которые были не освобожден от обязательств согласно пункту 9 выше.

12. Если общие расходы Путешественников будут меньше суммы выдвинутый Генеральным секретариатом, Путешественник должен возместить Генеральный секретариат незамедлительно по возвращении и не позднее 15 дней после завершения путешествия.

13. Если Генеральный секретариат должен Путешественнику 200,00 долларов или больше, тогда необходимо подготовить поправку к Заказу на поездку для соответствующая сумма и отправлены вместе с ТИК и сопроводительной документацией, в Департамент финансовых услуг, как указано в пункте 8 выше. Если Путешественник если задолженность составляет менее 200 долларов США, то вносить поправки в приказ о поездке не нужно.

14. Если поездка отменена после аванса и / или проездных билетов и проездной документ выданы, их нужно вернуть. немедленно в Департамент финансовых услуг и Департамент Материальные ресурсы, соответственно, вместе с письменным объяснением отмена, которая должна содержать ссылку на номер заказа на поездку. В этом случае зона отправления несет ответственность за своевременное снятие обязательств с Распоряжения на поездку путем внесения изменений в MIS.

15. Надзорные органы несут ответственность за обеспечение предыдущей страны разрешение на поездку от соответствующего Постоянного Миссии, если требуются, до начала поездки.

16. Все сотрудники, совершающие официальные поездки из штаб-квартиры в государства-члены должны проинформировать Офис Генерального секретариата в соответствующее государство-член этой поездки заранее и должно зарегистрировать с Офисом по прибытии в страну. Выезжающие сотрудники заполняют форму 343 OAS (реестр сотрудник в служебном командировке), подписанный директором Офиса, для каждого офиса Генерального секретариата, посещенного во время поездки. Если Офис находится за пределами города, указанного в маршруте путешественника (например, Бразилиа и Рио) достаточно телефонной регистрации.

17. Каждый сотрудник, кроме Генерального секретаря, помощника Генеральный секретарь, а также исполнительный и помощники секретарей, которые выезжают по служебным делам за пределами штаб-квартиры (за исключением уставной поездки) должен представить отчет о командировке руководителю, который разрешил поездку не позднее, чем через 15 дней после возвращения. В отчете должны быть указаны цель поездки, контакты, достигнутый прогресс, возникшие проблемы и взятые на себя обязательства официальная миссия.

18. Исполнительные секретари, помощники секретарей, исполнительные Координаторы, руководители подразделений и директора департаментов и офисов («Наблюдатели») будут выпускать ежеквартально Официальных План путешествия документов. Каждый отчет должен содержать подробное описание запланированной официальной поездки, его обоснование в сроки целей Организации, примерная стоимость, вовлеченных лиц и ожидаемых результатов. Он должен быть представлен на рассмотрение Генеральному секретарю. и утверждение по крайней мере за месяц до начала рассматриваемого квартала. Once the Official Travel Plan одобрено, административные действия должны быть обработаны не менее пяти рабочие дни перед поездкой.

19. В дополнение к вышесказанному, надзорные органы должны подавать ежеквартальные Отчет о служебных поездках , который подробно описывает все поездки, осуществленные в течение трех месяцев, предшествующих отчет.В этом документе должна быть указана причина и стоимость поездки, вовлеченных сотрудников и достижений, достигнутых в официальная миссия.

20. Незапланированная поездка из-за непредвиденных обстоятельств потребует предварительное одобрение руководителя аппарата Генерального секретаря и административные процедуры должны быть инициированы не менее чем тремя рабочими дней до поездки. Такой дополнительные поездки указываются отдельно в Отчете . на официальную поездку и будет обоснован с точки зрения его вклада для выполнения целей Организации.

21. Оба официальных плана путешествия и Отчет об официальных поездках должны охватывать только поездки, связанные с официальной деятельностью района в вопрос. Установленные законом поездки не должны быть включены.

II. Распущенных:

Автор способ этого административного меморандума, все правила, положения, инструкции и практика Генерального секретариата, которые противоречат настоящие положения отменяются.

III. Вступление в силу:

Это административный меморандум вступает в силу с момента его подписания. подпись.

Дата: 12 сентября 1997 г.
Оригинал: английский

Джеймс Р. Хардинг
Помощник секретаря по управлению

ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ OAS 7
ПРЕТЕНЗИЯ НА ДОРОЖНЫЕ РАСХОДЫ, “ТЭК”

Все сотрудники, которые путешествуют по служебным делам Генерального секретариата должен заполнить претензию на командировочные расходы или «TEC» по возвращении из их поездки.Сотрудники члены, путешествующие по закону, также должны заполнить TEC по возвращении. Заполненный ТИК вместе со всей сопроводительной документацией (все оригиналы квитанций, корешки авиабилетов или других билетов, посадочные талоны, форма OAS 343, копия путевого листа, квитанция на проездной документ от Человеческие ресурсы и другие подтверждающие расходы документы) должны быть поданы в Департамент финансовых услуг не позднее 15 дней после завершения путешествия.Отказ подать TEC в Департамент финансовых услуг в рамках требуемый период времени приведет к вычету аванса на поездку сумма от заработной платы сотрудника. В случае установленных законом поездок, ТИК должна быть представлена ​​в Департамент человеческих ресурсов в течение того же срока, что и разрешено выше.

Как для заполнения формы ТИК :

Вкл. страницы 6, 7 и 8 настоящего Административного меморандума представляют собой уменьшенную копию Форма TEC в качестве руководства.В на странице есть стрелки, указывающие на части формы ТИК, которые указывают, где информация должна быть введена в форму.

1) ТИК форма должна содержать соответствующий номер заказа на поездку в верхнем правый угол формы, по п.1 формы.

2) Путешественники необходимо указать свое имя, класс, номер сотрудника, добавочный номер телефона, номер их офиса и строительный код.

3) Путешествие здесь вводится информация о маршруте. Маршрут каждого члена семьи, путешествовавшего отдельно, должен также быть включенным.

4) Права являются следующими:

a) Суточные:

– Полные суточные для сотрудника за каждого полный день путешествия.

– Половина суточных за полный рабочий день каждого иждивенца путешествовать.

б) Терминальные расходы:

– Установленная ставка для сотрудника

– Для подходящих иждивенцев: 3 доллара США за официальную остановку, то есть 6 долларов США за набор, перевод или репатриацию и 12 долларов за покинуть дом.

– Сборы при отправлении включены в конечные расходы и не должны включаться отдельно.

5) Все квитанции за проезд в такси должны сопровождать форму. Стоимость проезда в такси не возмещается за проезд по закону. Любые расходы, не подтвержденные квитанцией, будут оплачены Собственный счет путешественника.

6) Позиция 6, Прочие расходы, ограничивается сборами и расходами за сверхнормативный багаж. связанные с продлением паспорта.В в случае официальных поездок, разные расходы, утвержденные до поездки Департамента кадров также могут быть включены.

7) Итого по всем поддерживаемым расходам вводится в поле справа сторона формы по п.7.

8) Меньше пункт 8, Путешественники должны указать сумму аванса, который они получен до поездки, а также должен указывать место службы в за который был получен аванс.

9) Путешественник должен рассчитать пункт 9, Расчет. В этом элементе разница между суммой, введенной в поле в пункте 7 и сумме, указанной в пункте 8. Если в результате этого вычитания получается положительный баланс, то путешественник должен поставить отметку в маленьком квадрате в пункте 9, “Дорожный чек будет выдан вам “и введите сумму расчета в поле в правой части формы.Если отрицательный баланс получается из этого вычитания, то путешественник должен отметьте галочку в пункте 9, «OAS – Чек прилагается», следует введите сумму расчета в поле справа от форму и должен приложить чек, подлежащий оплате Генеральному секретариату Организации американских государств на соответствующую сумму.

10) Шт. 10 также содержит дополнительные инструкции по заполнению формы. как место для ввода дат любого ежегодного отпуска, взятого во время поездки.

11) Шт. 11 – это сертификат, выданный как путешественником, так и руководителем путешественника. что информация, которую отправляет путешественник, является точной и правильной. Предоставленная информация была заведомо ложной или вводящей в заблуждение приведет к дисциплинарным мерам, принятым против обеих сторон, подписавших форма. Обратная сторона TEC содержит место для ввода информации в разделе «Примечания».

Требования для получения шенгенской визы – Документы, необходимые для получения визы в Европу

При подаче заявления на визу в Европу вам необходимо будет предоставить некоторые необходимые документы в рамках процесса подачи заявления на получение шенгенской визы.

Страны Шенгенского соглашения создали список необходимых документов для каждой цели въезда на эту территорию, и эти требования примерно одинаковы для пребывания на каждой из них.

В этой статье вы можете найти контрольный список обычно необходимых документов для получения шенгенской визы, а также конкретные необходимые документы для каждого типа визы. Кроме того, вы также найдете краткое описание каждого требования и его спецификаций.

Какие документы необходимы при подаче заявления на шенгенскую визу?

Следующий список документов необходим для подачи заявления на получение краткосрочной шенгенской визы:

• Визовая анкета .Полностью заполнено и подписано.
• Необходимо прикрепить две недавно сделанные фотографии. Обе фотографии должны быть сделаны в течение последних трех месяцев в соответствии с требованиями к фотографии для получения визы.
• Действующий паспорт. Не старше 10 лет, и он должен быть действителен как минимум еще три месяца после даты, когда вы планируете покинуть Шенгенскую зону. Старые паспорта с визами (если есть).
• Бронирование поездки туда и обратно или маршрут . Он должен включать даты и номера рейсов с указанием въезда и выезда из Шенгенской зоны.Вы можете воспользоваться услугами визовой консультации , подобной этой. Эти ребята могут обработать большинство ваших визовых требований, таких как маршруты полетов, бронирование гостиниц, а также бесплатная консультация по электронной почте.
• Полис страхования путешествий . Документ, подтверждающий, что у вас есть туристическая медицинская страховка на всю территорию Шенгенского соглашения с минимальным покрытием в размере 30 000 евро на случай любой неотложной медицинской помощи, такой как болезни, несчастные случаи и даже репатриация в случае смерти. Страховой полис можно легко приобрести онлайн в AXA Schengen или Europ Assistance .
• Доказательство проживания . Документ, указывающий, где вы будете проживать на протяжении всего вашего пребывания в Шенгенской зоне. Это может быть одно из следующих значений:
  • Бронирование гостиницы / хостела.
  • Договор аренды.
  • Приглашение от хозяина, в доме которого вы остановитесь.
• Подтверждение наличия финансовых средств . Доказательство того, что у вас достаточно денег, чтобы обеспечить себя финансово на протяжении всего пребывания в Шенгенской зоне.Это может быть одно из следующих значений:
  • Выписка с банковского счета – показывает, что на вашем счете достаточно денег для поездки. Справка должна быть не старше 3 месяцев.
  • Спонсорское письмо – от другого лица, подтверждающего, что они будут оказывать финансовую поддержку вашей поездке в Шенген. Чтобы это письмо было действительным, оно должно сопровождаться выпиской из банковского счета спонсора не старше трех месяцев.
  • Комбинация выписки из вашего банковского счета и спонсорского письма.
• Подтверждение уплаты визового сбора . 80 евро для взрослых и 45 евро для детей от 6 до 12 лет.

ПОЛУЧИТЕ МАРШРУТ И БРОНИРОВАНИЕ В ОТЕЛЕ ДЛЯ ЛЮБОЙ ВИЗЫ. БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ.

Наряду с вышеупомянутыми обычно необходимыми документами, посольства Шенгенской зоны по всему миру требуют от кандидатов на получение визы некоторые определенные документы в зависимости от их статуса занятости, а также несколько дополнительных документов в зависимости от типа заявленной шенгенской визы.

Требования к шенгенской визе в соответствии со статусом заявителя

Конкретные необходимые документы, основанные на статусе работы заявителя на визу, следующие:

• Для сотрудников:
  • Трудовой договор.
  • Текущая выписка из банка за последние 6 месяцев.
  • Оставьте разрешение от работодателя.
  • Форма декларации о подоходном налоге (ITR) или справка о подоходном налоге, удерживаемом у источника заработной платы.
• Для самозанятых:
  • Копия лицензии на ведение бизнеса.
  • Выписка из банковского счета компании за последние 6 месяцев.
  • Налоговая декларация о доходах (ITR).
• Для студентов:
• Для пенсионеров:
  • Выписка о пенсии за последние 6 месяцев.
• Если безработный и состоит в браке с гражданином ЕС:
  • Письмо с подтверждением трудоустройства от работодателя супруга / супруги не старше трех месяцев с указанием занимаемой должности в компании и даты начала работы.
  • Действующий паспорт супруга.
  • Официальное свидетельство о браке.

Какие документы необходимы для получения шенгенской визы для несовершеннолетних?

Родители / законные опекуны несовершеннолетних, подающих заявление на шенгенскую визу, должны предоставить дополнительные документы для несовершеннолетнего заявителя:

• Свидетельство о рождении несовершеннолетнего.
• Заявление, подписанное обоими родителями.
• Решение суда по семейным делам – в случаях, когда только один из родителей имеет полную опеку над ребенком.
• Заверенные копии удостоверений личности / паспорта обоих родителей.
• Нотариально заверенное разрешение родителей, подписанное обоими родителями / опекунами, если несовершеннолетний будет путешествовать один.

Особые документы, необходимые в соответствии с типом шенгенской визы

Помимо всех вышеупомянутых документов, в зависимости от типа шенгенской визы, на которую вы подаете заявление, необходимо также подать несколько дополнительных документов.

Ниже вы найдете информацию обо всех дополнительных документах, необходимых для любого типа шенгенской визы отдельно.

Документы, необходимые для подачи заявления на получение транзитной визы в аэропорт

Дополнительные документы, необходимые для получения транзитной визы в аэропорт Шенгенского соглашения:

• Действующая виза (при необходимости) для последней страны, по которой вы летите на
• Билет на самолет для последняя страна, в которую вы путешествуете

Документы, необходимые для подачи заявления на визу для посещения родственников или друзей

Дополнительные необходимые документы для получения шенгенской визы для посещения родственников / друзей:

• Affidavit of Support. В случае, если у кого-то нет банковского счета или у него недостаточно средств, чтобы покрыть свои расходы во время этой поездки, он должен попросить посещающих друзей или родственников подписать «официальное заявление о поддержке» в соответствующем офисе в его офисе. / ее место жительства. При подаче заявления на визу убедитесь, что у вас есть оригинал документа.
• Маршрут путешествия. Описание заявителем своей поездки, цель поездки, временные рамки и все личные даты, записанные в письме.
• Средства существования. Если заявитель заявляет, что он / она будет покрывать все дорожные расходы, требуется подтверждение своего финансового положения, в противном случае, если родственник / друг должен покрывать расходы заявителя, официальный документ, выданный компетентными органами жителю Страна Шенгенского соглашения (в данном случае друг / родственник) должна быть представлена.
• Письмо-приглашение. От родственника / друга, проживающего в стране Шенгенской зоны. Если заявитель будет покрывать расходы самостоятельно, достаточно указать имена, адреса и копии паспортов родственников / друзей.В случае, если друг / родственник не является гражданином этой страны Шенгенского соглашения, также потребуется копия вида на жительство.

Документы, необходимые для подачи заявления на туристическую визу

Дополнительные необходимые документы для получения шенгенской визы в туристических целях:

• Выписка из банка. Желательно последние 6 месяцев.
• Аффидевит о поддержке. В случае, если у кого-то нет банковского счета или у него недостаточно средств, чтобы покрыть свои расходы во время этой поездки, он должен попросить посещающих друзей или родственников подписать «официальное заявление о поддержке» в соответствующем офисе в его офисе. / ее место жительства.При подаче заявления на визу убедитесь, что у вас есть оригинал документа.
• Маршрут путешествия. Описание заявителем своей поездки, цель поездки, временные рамки и все личные даты, записанные в письме, а также бронирование гостиниц или официальное пригласительное письмо от резидента страны Шенгенского соглашения.

Документы, необходимые для подачи заявления на получение бизнес-визы

По следующей ссылке вы можете найти список необходимых документов для получения бизнес-шенгенской визы.

Документы, необходимые для подачи заявления на получение учебной визы

Дополнительные необходимые документы для получения шенгенской учебной визы:

• Свидетельство о зачислении. В учебном заведении, имеющем право на участие в курсах, один будет посещать страну Шенгенского соглашения.
• Письмо без возражений. НОК учебного заведения, в котором в настоящее время зарегистрирован заявитель на визу (если применимо)

Документы, необходимые для подачи заявления на медицинскую визу

Дополнительные необходимые документы для получения Шенгенской медицинской визы:

• Письмо от врача / клиника / больница в стране проживания кандидата на визу, где ему требуется медицинское лечение.
• Официальное подтверждение лечения / записи принимающим медицинским учреждением (больницей / клиникой) в ЕС.
• Подтверждение наличия финансовых средств. Доказательство того, что заявитель имеет достаточные финансовые средства для оплаты медицинских и других сопутствующих расходов на протяжении всего лечения. Это может быть одно из следующих значений:
  • Выписки из банка.
  • Спонсорское письмо + банковские выписки спонсора.
  • Подтверждение авансовых платежей за лечение + выписка из банка по другим сопутствующим расходам.
  • Устная записка из Министерства здравоохранения страны проживания заявителя, в которой должна быть заявлена ​​готовность соответствующего правительства страны проживания заявителя покрыть его расходы на лечение (для покрываемого лечения правительством страны происхождения заявителя) .

Другие цели поездки

Если цель вашей визы отличается от любой из перечисленных выше, вам следует собрать дополнительные документы, перечисленные ниже, в соответствии с вашей целью поездки в Европу.

Документы, необходимые для поездки в Европу с целью учебы

Дополнительные необходимые документы для получения Шенгенской студенческой визы:

• Две формы заявления вместо одной.
• Письмо о зачислении в университет / колледж / школу ЕС.
• Подтверждение наличия финансовых средств. Документы, подтверждающие, что человек может проживать и содержать себя в финансовом отношении во время пребывания в Шенгенской зоне.

Документы, необходимые для поездки в Европу с целью трудоустройства

Дополнительные необходимые документы для получения Шенгенской рабочей визы:

• Две формы заявления вместо одной.
• Трудовой договор. Контракт между заявителем и будущим работодателем, проживающим на территории Шенгенской зоны.

Документы, необходимые для поездки с целью присоединения к супругу, проживающему в ЕС

Дополнительные необходимые документы для получения шенгенской визы для присоединения к супругу, проживающему в ЕС:

• Две формы заявления вместо одной.
• Оригинал заверенной копии свидетельства о браке.
• Копия паспорта супруга, если он / она является гражданином ЕС.Если супруг (а) не является гражданином ЕС, но проживает только в стране Шенгенского соглашения, также необходимо предоставить копию его / ее вида на жительство.

Документы, необходимые для поездки с целью участия в культурных, спортивных или религиозных мероприятиях в Европе

Дополнительные необходимые документы для получения шенгенской визы для культурных, спортивных или религиозных мероприятий:

• Информация о мероприятии. Т.е. пригласительные письма, входные билеты, условия зачисления, подробная программа и другие документы, содержащие актуальную информацию о мероприятии.
• Доказательство предыдущей работы. Участие в предыдущих фестивалях и церемониях (культурных, религиозных), спортивных соревнованиях, сертификаты победителей, подтверждение мирового / международного рейтинга (спорт).

Требования к европейской визе для:

Советы:

Возмещение командировочных, развлекательных и деловых расходов | Управление по этике, соответствию и конфиденциальности

Университет понесет или возместит следующие расходы:

1. Актуально и необходимо;
2. Для университетских деловых целей;
3. Задокументировано, утверждено и представлено надлежащим образом; и
4. Соответствует бизнес-целям университета.

Эта политика применяется ко всем расходам, понесенным для университетских целей, независимо от счета, на который эти расходы закладываются или регистрируются, от типа финансирования, поддерживающего такие расходы, или от того, понесены ли они на месте или во время командировок в университет. Частные лица должны проявлять хорошее руководство, неся деловые расходы от имени университета. Лица, представляющие деловые расходы от имени университета. Лица, представляющие коммерческие расходы на возмещение, несут ответственность за соблюдение положений политики.Каждый утверждающий несет ответственность за соблюдение и соблюдение этой политики.

Причина политики

Целью данной политики является предоставление общих руководящих принципов по несению и возмещению расходов, связанных с университетским бизнесом, в соответствии с применимыми правилами и разумной деловой практикой. Эта политика регулирует расходы, понесенные во время поездок в университет, а также расходы, понесенные на месте в связи с университетским бизнесом.

Кто регулируется этой Политикой

Руководство по разрешенным расходам

Университет понесет или возместит следующие расходы:

1. Актуально и необходимо;
2. Для университетских деловых целей;
3. Задокументировано, утверждено и представлено надлежащим образом; и
4. Соответствует бизнес-целям университета.

Эта политика применяется ко всем расходам, понесенным для университетских целей, независимо от счета, на который эти расходы закладываются или регистрируются, от типа финансирования, поддерживающего такие расходы, или от того, понесены ли они на месте или во время командировок в университет. Понесенные расходы должны быть своевременно представлены на возмещение, как указано ниже, во избежание требований к налоговой отчетности.

Закупочная карта (P-Card) является предпочтительным способом оплаты командировочных расходов для часто путешествующих сотрудников GW с учетом ограничений и требований Политики закупочной карты (P-Card).

Дополнительные требования университета и руководство по конкретным типам деловых и командировочных расходов, а также процедуры подачи заявки на возмещение можно найти в Руководстве GW по командировкам, развлечениям и возмещению расходов, доступном на веб-сайте Финансов. Требования в этом документе включены посредством ссылки и имеют такой же вес, что и информация в этой политике. Если у сотрудников GW есть какие-либо сомнения в обоснованности предполагаемых расходов и применении этой политики, им следует проконсультироваться со своим непосредственным руководителем, финансовым директором и / или финансовым отделом до того, как понести расходы.Информацию о предполагаемых расходах, которые будут отнесены на спонсируемые награды, см. В дополнительных требованиях и ограничениях по расходам спонсируемых проектов, изложенных на веб-сайте Офиса вице-президента по исследованиям (OVPR).

Любые исключения из этой политики должны быть заранее одобрены соответствующим вице-президентом и приложены к отчету о расходах при запросе возмещения. Любые недопустимые или избыточные расходы и / или дорожные авансы являются обязанностью сотрудника GW и должны быть возмещены в течение 60 дней, если первоначально были оплачены из средств университета.

Необходимая документация, подтверждение и представление расходов

1. Детализация

Все расходы, покрываемые этой политикой, превышающие 35,00 долларов США за транзакцию, должны быть детализированы и подтверждены квитанцией с указанием даты покупки, имени поставщика, детализированного списка и цены за единицу приобретенных товаров, а также общей уплаченной суммы. Подтверждающая документация для отчетов о расходах сотрудников должна быть загружена и прикреплена к транзакции в системе GW iBuy + Expense Reporting.Оригинал подтверждающей документации должен храниться у сотрудника до тех пор, пока отчет о расходах не будет полностью обработан и / или оплачен в случае возникновения вопросов или в случае неразборчивости изображения, прикрепленного к транзакции.

Утерянная квитанция должна быть редкой и необычной, поскольку квитанции можно перепечатать или легко запросить (например, гостиницы, кейтеринг, рестораны, если указана дата), и, как правило, они должны быть на небольшие суммы в долларах. Если детализированная квитанция не может быть получена, сотрудник GW, запрашивающий возмещение, должен либо заполнить Аффидевит об отсутствии квитанции одновременно, либо приложить заполненную и утвержденную форму подтверждения и подтверждения недостающей квитанции к соответствующей транзакции в своем отчете о расходах.

2. Допуск

Супервайзер, финансово ответственный за организационное подразделение, на которое будут возложены расходы, несет основную ответственность за рассмотрение и утверждение всех таких расходов, так что только соответствующие расходы оплачиваются из средств университета в соответствии с этой политикой. Никто не может разрешить возмещение собственных расходов или одобрить расходы сотрудников GW, перед которыми они отчитываются.

Утверждающие лица должны обеспечивать соблюдение политики и нести следующие обязанности в связи с утверждением возмещения расходов или покупки P-Card:

1. Требование от лиц, несущих расходы от имени Университета, следовать руководящей политике.
2. Проверка цели и обоснованности расходов.
3. Проверка квитанций и подтверждение того, что понесенные расходы являются фактическими коммерческими расходами; не личные расходы, которые должен нести сотрудник.
4. Проверка того, что любое исключение из соблюдения политики сопровождается предварительным одобрением соответствующего вице-президента и прилагается к транзакции.
5. Отклонение расходов, не соответствующих политике.

Определенные расходы, относящиеся к спонсируемой исследовательской программе, должны быть одобрены OVPR в соответствии с требованиями данной политики и применимыми условиями и положениями гранта.

Подача сотрудников

Отчеты о расходах сотрудников вместе с подтверждающей документацией должны быть представлены в системе GW iBuy + Expense Reporting. Оригинал подтверждающей документации должен храниться у сотрудника до тех пор, пока отчет о расходах не будет полностью обработан и / или оплачен в случае возникновения вопросов или в случае неразборчивости изображения, прикрепленного к транзакции.

Сотрудники, представляющие отчет о расходах, должны знать и соблюдать политики и процедуры, изложенные в политическом документе.В обязанности сотрудников также входит:

1. Осуществление разумного руководства при несении деловых расходов от имени университета.
2. Подтверждение того, что все расходы, представленные на возмещение, необходимы и понесены в ходе ведения бизнеса для университета.
3. Правильное использование университетской P-Card.
4. Сдача отчетов о расходах не реже одного раза в месяц.
5. Прикрепление четких и читаемых детализированных квитанций, которые полностью подтверждают понесенные расходы, к каждому представленному отчету.
6. Сохранение и хранение всех квитанций до обработки окончательного утверждения.
7. Получение предварительного письменного разрешения на любые исключения из этой политики от соответствующего вице-президента или декана и прикрепление указанного утверждения к отчету о расходах.

Расходы должны регистрироваться в той валюте, в которой они были понесены. Это будет эквивалентно валюте квитанции. Функциональные возможности системы iBuy + Expense Reporting компании GW предоставляют обменные курсы для конвертации иностранных валют в доллары США.Следовательно, ручная конвертация иностранной валюты в доллары США не требуется и не должна выполняться.

Система отчетов о расходах GW iBuy + должна использоваться для всех распределений P-Card сотрудникам GW, запросов на возмещение личных расходов, а также запросов на получение аванса и выверки. Операции по P-Card следует отправлять как минимум ежемесячно. Личные расходы должны быть представлены не позднее, чем через 60 дней с даты, когда такие расходы были понесены, или через 60 дней после завершения поездки, чтобы иметь право на возмещение.Непредставление расходов P-Card в течение 60 дней с даты их возникновения или выплаты может привести к тому, что расходы будут добавлены к налогооблагаемому доходу сотрудника GW и отражены в W-2 сотрудника GW в соответствии с правилами Налоговой службы.

Компенсации лицам, не являющимся сотрудниками

Для возмещения студентам и другим лицам, не являющимся сотрудниками (например, получателям гонораров), бизнес-расходов университета в соответствии с политикой университета, форма запроса на оплату, одобренная ответственным персоналом университета, должна быть отправлена ​​в отдел расчетов с поставщиками вместе с подтверждающими квитанциями, требуемыми этой политикой ( см. раздел Детализация выше), используя онлайн-форму отправки счета.

В отношении дорожных расходов, оплачиваемых студентам или от имени студентов, также обратитесь к руководству на веб-сайте налогового департамента, чтобы различать возмещение деловых расходов и налогооблагаемые стипендии.

Формы

Отсутствие квитанции о подтверждении и форме утверждения

Форма платежного запроса

Связанная информация

Программа фрахтования транспортных услуг

Соблюдение законодательства при ведении университетской деятельности за рубежом

Политика в отношении конфликтов интересов и обязательств преподавателей и следователей

Политика в отношении конфликта интересов для внештатных сотрудников

GW Руководство по возмещению командировок, развлечений и расходов

iBuy + Система отчетности о расходах

Политика выявления и учета недопустимых затрат по спонсируемым проектам

Политика утверждения международных поездок

Политика закупочной карточки (P-Card)

Гранты и компенсация на поездки для студентов

U.S. Таможенный и пограничный контроль

Веб-сайт вице-президента по исследованиям (OVPR)

Контакты

Ответственный сотрудник университета: Контролер
Ответственный офис: Службы закупок и поездок

Последняя редакция: 29 марта 2018 г.

О несоблюдении этой политики можно сообщить через этот веб-сайт.

Командировочные расходы | Политика университета

ТЕКСТ ПОЛИТИКИ
Многие преподаватели, сотрудники и студенты университета вынуждены выезжать за город по делам университета.Сюда входят поездки на конференции, поездки для встреч с фирмами или частными лицами, ведущими дела с университетом, и поездки для проведения исследований. В таких случаях Университет возместит путешественнику необходимые и разумные расходы, понесенные во время путешествия.

Путешествие следует бронировать по минимальной логической стоимости и с как можно более предварительным уведомлением. В оставшейся части этого раздела путешественник расскажет, какие расходы могут быть возмещены.

Из-за бюджетных ограничений некоторые факультеты университета ввели более строгие правила возмещения расходов. В случаях расхождения между этой политикой и политикой департамента, грантополучателя или донора, применяется более строгая политика.

Роли и обязанности

Роли для возмещения расходов включают:

Путешественник

Лицо, несущее командировочные расходы, должно быть знакомо с политикой департамента и этой политикой университета, чтобы обеспечить соблюдение и разумное расходование средств университета.Путешественники, чьи расходы будут отнесены на спонсируемый проект, также должны быть знакомы с конкретными ограничениями расходов этого проекта. Путешественник также несет ответственность за получение всех необходимых документов по каждому расходу. Как правило, эта документация представляет собой квитанцию, в которой указаны расходы и отражено подтверждение оплаты расходов. Конкретная информация о приемлемой форме документации по расходам указана в этой политике. Путешественник также несет ответственность за документирование деловой цели или обоснования каждого расхода.Это помогает документально подтвердить, почему расходы подлежат возмещению и не должны рассматриваться как налогооблагаемый доход.

Путешественник должен запросить возмещение в течение 10 рабочих дней с даты окончания поездки и должен запросить возмещение не позднее, чем через 120 дней после даты расходов. Опоздание может быть возмещено только с одобрения департамента. Необходимо предоставить подтверждающую документацию, чтобы описать обстоятельства, приведшие к поздней подаче, чтобы оценить, является ли это налогооблагаемым событием.Если описанные обстоятельства не помешали путешественнику подать заявку в надлежащие сроки (120 дней), возмещение этих расходов считается налогооблагаемым доходом.

Путешественник несет ответственность за согласованное заполнение отчета о расходах в соответствии с политикой и процедурами Университета. Если человек, не являющийся туристом, готовит отчет о расходах, он несет ответственность за предоставление составителю соответствующей информации для заполнения отчета о расходах для обеспечения точности всей информации.

Делегат-подготовитель

В некоторых отделах человек может готовить отчеты о расходах от имени других сотрудников в своей области. В этих случаях Делегат-подготовитель несет ответственность за подтверждение:

• характер каждой статьи расходов и бизнес-цель возмещения университету
• Полнота документации и достоверность бухгалтерского учета
• Полнота и достоверность необходимой информации в отчете о расходах.
• Распределение и разделение расходов на соответствующие счета Университета и / или проект.

Роли утверждающего

Утверждающий должен быть сотрудником старшего звена в организации, чтобы иметь право утверждать авансы на командировки и возмещение расходов преподавателям и персоналу в школе / административном подразделении. Утверждающим лицом может быть руководитель, утверждающий по финансовым вопросам или старший коммерческий директор. Если Получатель не имеет супервизора в Concur, Получатель должен выбрать Первоначального проверяющего, назначенного административному отделу.Первоначальный проверяющий получит отчеты и запросы о командировочных и деловых расходах (предварительные и командировочные / денежный аванс) для первоначального утверждения.

Лица с полномочиями по утверждению старшего бизнес-директора во всех случаях несут полную ответственность за решение об утверждении, относящееся к исключениям из политики.

Отвечает за отчет о расходах и запрос на аванс на командировку, которые они одобряют, подтверждая путем утверждения, что поездка составляет:

• соответствующие
• действующий
• соответствует политике
• в рамках бюджета

Все запросы на возмещение расходов должны быть одобрены лицом, имеющим «Утверждающий орган» своего отдела (отделов).Утверждение отчета о расходах в Concur подтверждает, что расходы соответствуют политике университета и представляют собой надлежащее использование средств ведомства или гранта.

Независимо от полномочий утверждающего, физическое лицо ни при каких обстоятельствах не может утверждать свой отчет. Отчеты деканов и вице-президентов должны быть подписаны соответствующим утверждающим лицом. Если Финансовый утверждающий подотчетен получателю платежа, Финансовый утверждающий должен указать утверждающего лица ADHOC, такого как DAF или SBO.

Если для самого старшего сотрудника нецелесообразно или нецелесообразно оплачивать общие расходы, необходимо предпринять два шага для обеспечения соответствия политике университета:

1. Общие расходы должны быть представлены в отдельном отчете о расходах.
2. Самый старший сотрудник, присутствовавший на мероприятии, должен проверить расходы, чтобы убедиться в их обоснованности.

После подтверждения расходов сотрудник может попросить своего непосредственного руководителя утвердить отчет о расходах в Concur.

Ключевые вопросы соответствия
IRS и федеральные правила требуют соблюдения определенных стандартов при документировании, регистрации и представлении возмещаемых расходов. К ним относятся:

• Предоставление возмещения расходов в разумные сроки.
• Документирование конкретной деловой цели расхода.
• Предоставление квитанций и подтверждения оплаты.
• Выделение недопустимых или чрезмерных расходов.

Срок представления возмещения
IRS требует, чтобы сотрудники о возмещении командировочных расходов сообщали в течение разумного периода времени. Определение разумного периода времени будет зависеть от фактов и обстоятельств, но обычно считается не позднее, чем через 120 дней после даты оплаты.Кроме того, чтобы придерживаться общепринятых принципов бухгалтерского учета, путешественник должен помнить об окончании финансового года Университета 30 июня, и все расходы за этот год следует сообщать до конца года, чтобы убедиться, что расходы надлежащим образом отражены в отчете. финансовую отчетность и бюджет отдела за соответствующий финансовый период. Отчеты о расходах необходимо предоставить в отдел в течение 10 рабочих дней после возвращения из командировки. Отчеты о расходах необходимо подавать в отдел НЕ ПОЗЖЕ 120 дней после даты окончания поездки.Для возмещения, представленного более чем через 120 дней после даты окончания поездки, требуется обоснование получателя и финансовое одобрение.

Если отчет о расходах представлен более чем через 120 дней после даты окончания командировки, сотрудник должен предоставить обоснование для позднего представления, и для этого потребуется подтверждение финансового утверждающего лица. Приемлемые причины оправдания, позволяющие избежать вмененного дохода, включают, помимо прочего, невозможность представить отчет по медицинским причинам или пребывание за пределами страны в течение длительного периода времени без доступа к Интернету.Исполнительный директор AP рассмотрит и определит, применяется ли вмененный доход.

должны быть представлены в течение одного года (365 дней) с даты окончания поездки для покрытия командировочных расходов. Непредставление в течение 365 дней приведет к невозмещению расходов.

Заметка студента:

Студенты также должны представить свои возмещения не позднее, чем через 120 дней, однако они не получат условно начисленный доход, если возмещения будут поданы по истечении 120 дней.

Деловые цели

Все расходы должны производиться с обоснованной деловой целью, необходимой и разумной для ведения университетской деятельности. Деловая цель должна быть задокументирована для всех расходов, которые путешественник согласовывает или запрашивает возмещение.

Бизнес-цель должна быть конкретной. «Поездка в Бостон, штат Массачусетс, чтобы выступить на конференции Accounts Payable Network» – это надлежащим образом задокументированная бизнес-цель.«Поездка в Бостон на конференцию» – нет. Деловая цель расходов может быть очевидна для путешественника, но не для стороннего рецензента.

Квитанции

Ожидается, что путешественник получит квитанции обо всех расходах, которые он планирует возместить. Квитанция может иметь разные формы (например, кассовый чек, копия

формы заказа, веб-квитанции или подтверждения).В квитанции необходимо указать:

• дата покупки
• наименование продавца
• подробный перечень и цена за единицу закупаемой продукции
• на общую сумму

Если путешественник не может получить квитанцию, содержащую всю необходимую информацию, необходимо предоставить документацию, чтобы продемонстрировать как можно больше требуемых предметов. Копия выписки по кредитной или дебетовой карте путешественника с указанием даты, места и суммы расходов или договора аренды может быть предоставлена ​​вместе с описанием покупки с указанием суммы любых расходов, подлежащих разделению (например,грамм. алкоголь).

Квитанции должны быть предоставлены на все расходы на самолет, поезд, проживание и аренду автомобиля. Для всех других типов расходов необходимо предоставить квитанции, если расходы равны или превышают 50 долларов США. В противном случае требуется обоснование получателя платежа и финансовое утверждение, а также необходимо заполнить аффидевит об отсутствии квитанции.

Подтверждение платежа

Ожидается, что путешественник получит подтверждение оплаты любых расходов на , требующих получения квитанций (как указано в нашей политике).Подтверждение платежа может иметь множество форм, но должно демонстрировать, что платеж был произведен, и должно указывать средства, с помощью которых платеж был произведен путешественником. Часто это часть квитанции. Примеры этого могут включать обозначение:

• «Выдача наличных»
• «Платный»
• Нулевой остаток к уплате
• Оплата дебетовой / кредитной картой (тип карты, последние четыре цифры карты и / или подпись)

Если в этой форме нет подтверждения оплаты, также может быть предоставлена ​​выписка по дебетовой или кредитной карте.Пожалуйста, закройте любую личную или не относящуюся к делу информацию.

Раздельные расходы
Федеральное правительство не будет возмещать определенные расходы, называемые «недопустимыми», и установило правила, запрещающие относить эти расходы прямо или косвенно к федеральным грантам и контрактам. Сюда входят расходы на алкоголь, развлечения, цветы или подарки или чрезмерные расходы, такие как проезд первым или бизнес-классом, проживание или питание сверх установленных университетских порогов.Чтобы гарантировать, что Университет непреднамеренно не отнесет какие-либо из этих расходов к грантам и контрактам, «недопустимые» расходы были отнесены на соответствующий счет.

Термины «недопустимый» или «сегрегированный» не означают, что расходы не подлежат возмещению, скорее, они должны быть отнесены на отдельный счет.

Организация поездки
При бронировании любым другим способом и без списания средств со Счета деловых поездок или Корпоративной карты командировок и расходов путешественнику будет возмещена стоимость проезда, а также любые сборы и налоги агентства за бронирование на основе самая низкая логическая плата за проезд.

Сотрудникам рекомендуется бронировать поездки через Университетскую компанию по управлению поездками (TMC). Использование агентства, предпочитаемого университетом, дает множество преимуществ, включая централизованную оплату авиаперелетов и поездов, так что путешественнику не придется оплачивать эти расходы самостоятельно. TMC знаком с политикой университетских поездок и руководящими принципами возмещения расходов и поможет выбрать авиаперевозчиков и отели, которые соответствуют этой политике, что ускоряет возмещение расходов. Кроме того, TMC часто имеет доступ к скидкам и льготным ставкам, согласованным университетом.Наконец, TMC может помочь получить доступ и вести соответствующую документацию о расходах. Все туристические агентства взимают комиссию за каждую транзакцию при оформлении билетов.

Если вы едете на групповое собрание или конференцию, проинформируйте TMC обо всех доступных скидках на авиабилеты и тарифы на проживание, предлагаемые конференцией или собранием ассоциации. Если TMC ограничено в бронировании по специальной ставке скидки, агент проинформирует путешественника, как сделать заказ.

Личные поездки нельзя забронировать через Concur или через команду консультантов по деловым поездкам Колумбии в World Travel.Личное бронирование аренды автомобилей и отелей по договорным ценам может быть сделано через Columbia Visitors & Personal Travel Portal.

Страхование отмены поездки

В особых обстоятельствах может быть целесообразно приобрести страховку на случай отмены бронирования. Перед приобретением страховки на случай отмены путешествия путешественник вместе с финансовым директором должен определить, является ли покупка оправданной.Должна быть предоставлена ​​соответствующая подтверждающая документация.

Статус освобождения от налогов

Университет является организацией, освобожденной от налогов, и физические лица должны требовать, чтобы налог не взимался. К сожалению, туристическая индустрия (например, авиалинии, железные дороги, отели, аренда автомобилей и т. Д.) Часто не признает этот статус и настаивает на уплате налогов.В этих случаях работнику будут возмещены уплаченные налоги. Если поставщик запрашивает свидетельство об освобождении от уплаты налогов, его можно получить в Центре финансового обслуживания.

Авиаперелеты

Внутренние путешествия включают в себя поездки в пределах Соединенных Штатов и их территорий, а все другие направления считаются международными путешествиями.

При бронировании внутреннего или международного авиаперелета разрешается использование эконом-класса / туристического класса на борту регулярного коммерческого перевозчика.Путешествие должно быть забронировано с использованием наименьшего логического тарифа (LLF), который является наименее дорогим невозмещаемым тарифом для беспосадочных перелетов во время полета, которое позволяет путешественнику достичь своей деловой цели, не продлевая поездку. Например, если есть стыковочный рейс, который имеет менее дорогой тариф, но требует более длительного времени в пути, он не будет считаться LLF. Однако, если есть два беспосадочных рейса, которые вылетают из города отправления примерно в одно и то же время и прибывают в город назначения примерно в одно и то же время, вариант с более низкой стоимостью полета будет считаться LLF.Несмотря на то, что могут применяться некоторые ограничения или штрафы, бронирование следует делать не менее чем за 14 дней до поездки, чтобы обеспечить самые низкие тарифы. Для всех поездок (за исключением поездок по государственной субсидии) на выбор перевозчика должна влиять цена (а не принадлежность путешественника к часто летающим пассажирам или другие личные соображения).

При бронировании международных поездок использование американского авиаперевозчика является предпочтительным, но не обязательным, за исключением случаев, когда путешествие осуществляется на спонсируемые фонды или государственную субсидию, поскольку путешественники также должны соблюдать Закон Федерального правительства о полетах Америки.Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с политикой авиакомпании Columbia в отношении Fly America.

, спонсируемые государством, требуют, чтобы путешественник летал авиакомпанией, принадлежащей США (Закон о Fly America), или код-шеринговым номером рейса, назначенным американской авиакомпанией (это рейс, выполняемый совместно американской и иностранной авиакомпаниями). Политика перевозчиков под флагом США доступна на веб-сайте Управления исследований по адресу http://research.columbia.edu/usflag-carrier-policy. Исключения из этого требования перечислены в политике.Если поездка не осуществлялась авиакомпанией-перевозчиком США, путешественник должен заполнить форму исключения Fly America и приложить ее к отчету о расходах. Финансовый утверждающий в Concur должен будет подтвердить причину исключения Fly America.

Путешествие первым или бизнес-классом

должно быть забронировано с использованием минимального логического тарифа (LLF) , который является наименее дорогим невозмещаемым тарифом, когда он доступен для беспосадочных перелетов во время полета, которое позволяет путешественнику достичь своей деловой цели, не продлевая поездку.Например, если есть стыковочный рейс, который имеет менее дорогой тариф, но требует более длительного времени в пути, он не будет считаться LLF. Однако, если есть два беспосадочных рейса, которые вылетают из города отправления примерно в одно и то же время и прибывают в город назначения примерно в одно и то же время, вариант с более низкой стоимостью полета будет считаться LLF. Бизнес-класс может использоваться для путешествий, если финансовый утверждающий вашего факультета или учебного заведения подтвердит наличие необходимых средств (до покупки) и при соблюдении любого из следующих условий:

• Любой сегмент полета, на котором время полета * по расписанию превышает пять часов.(Стыковочные рейсы, включающие хотя бы один полетный сегмент с запланированным временем полета более пяти часов, также могут быть забронированы в бизнес-классе).
• Задокументированное заболевание, требующее разумного приспособления, одобренного отделом управления отпусками Университета.
• Если рейс соответствует критериям бизнес-класса, но бизнес-класс не предлагается (например, двухклассный самолет), передний салон будет считаться бизнес-классом, даже если билет может быть оформлен в первом классе.Путешественник несет ответственность за документирование этого исключения в отчете о расходах.

* Время в эфире означает количество времени, в течение которого путешественник непрерывно находится в воздухе на одном рейсе / участке.

Если путешественник выбирает полет бизнес-классом или первым классом на рейс продолжительностью менее пяти (5) часов, не выполнил вышеупомянутые условия и не получил необходимого финансового разрешения, ему будет возмещена только определенная сумма. эквивалентно стоимости авиабилета эконом-классом / туристическим автобусом.

Во всех случаях требуется сегрегация стоимости авиабилетов по сравнению с тарифами эконом-класса / автобусов. Стоимость авиабилета первым или бизнес-классом может быть начислена за счет государственного субсидии только в тех случаях, когда субсидия прямо разрешает такие расходы. Важно отметить, что при покупке тарифа бизнес-класса / первого класса путешественник должен получить информацию о наименьшей логической доступной стоимости авиабилета эконом-класса / туристического автобуса во время первоначальной покупки.

Сумма, превышающая тариф эконом-класса / междугородного автобуса, должна быть разделена на соответствующий тип расходов, должно быть предоставлено сравнение стоимости авиабилетов на автобусный / экономический и бизнес / первый класс, а также требуется обоснование получателя платежа.

Прочие авиаперелеты
Путешествие некоммерческими средствами (например, корпоративные самолеты, вертолет) не допускаются.

Необходимая документация
Пассажирский билет / квитанция, посадочный талон, электронный билет или выписка или подтверждение на веб-сайте, или маршрут, выданный туристическим агентом, должны включать:

• даты и пункты отправления и прибытия
• туристический «класс» (если в авиакомпании нет только одного класса, например Southwest)
• общая сумма рейса
• подтверждение платежа

Путешественнику могут быть возмещены расходы на авиабилет до полета, если рейс не был забронирован через Concur / World Travel с использованием централизованного механизма оплаты.Чтобы запросить возмещение до поездки, путешественник должен приобрести билет не менее чем за 14 дней до утвержденной поездки и предоставить подтверждение оплаты, копию билета или маршрута вместе с действительной деловой причиной. Дата «окончания поездки» в отчете о расходах должна отражать дату возвращения из поездки.

Поездка на поезде / автобусе
Билеты на поезд или автобус следует покупать по самому низкому логически доступному коммерческому / экономичному тарифу.Университет ожидает, что билеты будут приобретены по самой низкой логически доступной цене. Несмотря на то, что могут применяться некоторые ограничения или штрафы, бронирование следует делать не менее чем за 14 дней до поездки, чтобы обеспечить самые низкие тарифы. Если путешественник путешествует внутри страны первым классом, он должен предоставить обоснование вместе с финансовым одобрением. Путешественник должен разделить и предоставить сравнение стоимости для суммы, превышающей экономический класс, если путешествует внутри страны первым или бизнес-классом (не включая Acela).Международные железнодорожные перевозки не требуют разделения независимо от выбранного класса обслуживания.

Требуемая документация

В билете, квитанции или квитанции об оплате проезда должны быть указаны:

• даты и пункты отправления и прибытия
• класс
• общая сумма тарифа
• подтверждение платежа

Наземный транспорт
Во время путешествия может потребоваться несколько способов передвижения по земле.Сюда входят автомобили напрокат, такси, частные автосервисы или личные автомобили. Во всех случаях путешественник должен действовать разумно и либо использовать предпочтительного поставщика Университета, либо выбрать наиболее экономичный вариант наземного путешествия. Путешественники могут пользоваться другими услугами, такими как Lyft и Uber, при условии, что общая стоимость таких услуг сопоставима с другими вариантами наземного транспорта. Путешественникам необходимо знать, что при использовании таких услуг нет гарантии безопасности.

Прокат автомобилей

Арендуйте автомобили только тогда, когда нет более дешевого сопоставимого транспорта.Компенсация за аренду автомобиля может быть для категорий субкомпактных, компактных или средних / средних размеров для индивидуальных путешественников. Если автомобиль арендуется по цене, превышающей ставку для компактного автомобиля или автомобиля среднего / среднего размера, укажите в Отчете о расходах коммерческую цель, которая потребовала модернизации автомобиля. Все авторизованные водители должны быть указаны в договоре аренды автомобиля во время аренды. Компенсация будет производиться за более крупные транспортные средства в исключительных случаях (например, несколько пассажиров в одной машине, перевозимое оборудование и т. Д.), что должно быть задокументировано. Путешественникам будет возмещена покупка бензина для арендованных автомобилей при наличии соответствующей подтверждающей документации. Расходы на устройства GPS (Global Positioning Mapping) при аренде автомобиля возмещаются в служебных целях. Компании по каршерингу, то есть платформы бронирования, которые позволяют арендовать автомобили у других владельцев, не могут быть использованы, а аренда, забронированная через компанию по каршерингу, не будет возмещена.

Внутренняя аренда автомобилей

При аренде автомобиля у Hertz, предпочтительного поставщика автомобилей Университета в континентальной части США, включая Аляску, Гавайи и округ Колумбия, не приобретает Loss Damage Waiver (LDW) и / или страхование ответственности, поскольку университет согласовал включение страховки от убытков и убытков (LDW) и страхования ответственности при аренде предприятий, связанных с университетом.Путешественникам не будут возмещены эти расходы , если они арендуют автомобиль у Hertz, предпочитаемого университетом поставщика услуг по аренде автомобилей.

Если выбранный университетом поставщик услуг по аренде автомобилей недоступен, можно использовать другие компании по аренде автомобилей. Тем не менее, страхование возмещения убытков и страхование ответственности за тонн можно приобрести при аренде у других поставщиков проката автомобилей. Примечание. Путешественники из университетов, которым Bank of America выдал корпоративную карту Visa, имеют право на возмещение убытков в случае аварии при аренде автомобиля, когда вся аренда оплачивается корпоративной картой. Корпоративная карта Visa не включает страхование гражданской ответственности, которое должно быть приобретено арендатором. Важную информацию о страховом покрытии ущерба в случае аварии при аренде автомобиля Visa, а также о включениях и исключениях можно найти в Руководстве по льготам для держателей карт Visa.

Международный прокат автомобилей :

При аренде у назначенного университетского поставщика автомобилей по аренде Hertz или ЛЮБОЙ компании по аренде автомобилей в международном регионе только , необходимо приобрести Страхование ответственности за ущерб и убытки .

Компенсация за аренду автомобиля может быть для категорий субкомпактных, компактных или средних / средних для индивидуальных путешественников. Компенсация будет производиться за более крупные транспортные средства в исключительных случаях (например, несколько пассажиров в одной машине, перевозимое оборудование и т. Д.), Которые должны быть задокументированы. Если автомобиль арендуется по цене, превышающей ставку для компактного автомобиля или автомобиля среднего / среднего размера, укажите в Отчете о расходах коммерческую цель, которая потребовала модернизации автомобиля.

Требуемая документация

Путешественник должен получить и предоставить квитанцию ​​от агентства по аренде автомобилей, которая включает:

• даты и точки проката
• класс
• общая сумма аренды
• подтверждение платежа

Путешествие на личном автомобиле
Во время деловых поездок можно использовать личный автомобиль, чтобы сэкономить время, транспортное оборудование, сократить расходы, когда несколько человек путешествуют вместе или путешествуют в места, находящиеся на разумном расстоянии езды.Если личный автомобиль используется в первую очередь для удобства путешественника и разрешенная поездка предполагает поездку в место, находящееся на расстоянии более 500 миль от пункта отправления, возмещение не будет превышать меньшее из следующего: 1) стоимость возмещения за милю плюс дорожные сборы; или 2) авиабилет туда и обратно между ближайшим коммерческим аэропортом, обслуживающим города отправления и города назначения, плюс стоимость трансфера в аэропорт и из аэропорта.

За использование личного автомобиля в служебных целях путешественнику будет возмещена ставка, основанная на утвержденных Федеральным налоговым управлением США указаниях по пробегу на автомагистралях.Возмещение миль покрывает расходы на топливо, техническое обслуживание / ремонт, страховку, транспортировку и эксплуатационные расходы, поэтому они не будут возмещаться отдельно. Путешественнику не возмещаются расходы на покупку или аренду автомобиля.

В дополнение к надбавке за пробег могут быть возмещены дорожные сборы и необходимые парковочные сборы.

Университет не несет ответственности за ущерб, нанесенный личным автомобилям, используемым в деятельности Университета, и не несет ответственности за франшизы или любые другие незастрахованные убытки, нанесенные транспортному средству.Затраты на ремонт автомобиля не возмещаются. Ни при каких обстоятельствах Университет не возмещает штрафы за парковку и нарушение правил передвижения личного транспорта

Следующие прочие расходы не подлежат возмещению. Политика университета рассматривает эти расходы как личные, ненужные или предотвратимые расходы, понесенные во время путешествия.В результате в случае возмещения для путешественников могут возникнуть налоговые последствия. Эти невозмещаемые расходы включают (но не ограничиваются):

• Членские взносы авиакомпании или VIP-клуба или однодневные вступительные взносы
• Использование телефона
• Услуги няни
• Парикмахеры и парикмахеры
• Предметы одежды или туалетных принадлежностей
• Стоимость интернета дома
• Расходы на провоз сверхнормативного багажа, связанные с личным имуществом
• Расходы, связанные с отпуском или личными днями до, во время или после командировки
• Миль для часто летающих пассажиров (Путешественникам не будет возмещаться стоимость приобретенных, частично купленных авиабилетов, а также проживания и повышения класса обслуживания, полученных с использованием миль для часто летающих пассажиров)
• Путешественникам не будут возвращены кредиты, выданные авиакомпанией в связи с личными поездками, использованными для покупки авиабилетов для деловых поездок
• Кредитная карта и программа Airline Rewards / баллы
• Подарочные карты в качестве платежного механизма не должны использоваться для покрытия командировочных и деловых расходов, так как они не подлежат возмещению
• Вертолетные услуги для местных поездок / развлечений
• Расходы на стирку или уборку в поездках продолжительностью пять (5) дней или менее, если не подтверждены чрезвычайные обстоятельства
• Утеря или кража авансовых денег или авиабилетов
• Утрата или кража личных средств или имущества
• Утерянный багаж
• Чемоданы и портфели
• Журналы, газеты, материалы для личного чтения
• Медицинские расходы во время путешествия
• Мини-бар безалкогольные напитки
• Фильмы
• Тарифы «Неявка» за гостиницу или автосервис
• Сайтов Интернет-аукционов
• Персональные развлечения
• Уход за домашними животными
• Рекреационные расходы
• Сауны, массажи, посещения спа
• Чистка обуви
• Сувениры или личные подарки
• Закуски
• Чаевые свыше 20 процентов

Если для любой из этих покупок существует коммерческая причина, исключение из политики должно получить соответствующие разрешения.Могут быть рассмотрены некоторые исключения; однако такие возмещения должны соответствовать плану подотчетности IRS и должны включать одобрение старшего коммерческого директора (SBO). Счета к оплате будет полагаться на одобрение от лица, назначенного «SBO», чтобы разрешить исключение. Лицо, запрашивающее исключение, должно задокументировать обстоятельства, связанные с отклонением от политики, и предоставить департаменту достаточные объяснения, чтобы старший коммерческий директор мог оценить ситуацию.Счета к оплате также принимает одобрение исключений от старшего коммерческого директора по электронной почте, приложенной к сопроводительной документации ваучера, или в качестве специального утверждающего лица в системе, как SBO.

Возмещение командировочных расходов: Политика в отношении командировок: Политики: Политика университета: Университет Индианы

Процедуры

Сертификат путешественника: Подавая документы о возмещении и / или дополняя документы через систему поездок IU, путешественник соглашается со следующим:

Возмещение документация, включенная в документы проездной системы, верна и справедлива во всех отношениях;

• , что оплата заявленных сумм не была и не будет возмещена туристу из каких-либо других источников;
• , что поездка, в отношении которой запрашивается возмещение, была осуществлена ​​путешественником по командировке университета и что не включены претензии в отношении расходов личного или политического характера или любых других расходов, не санкционированных Университетом Индианы;
• И что путешественник фактически понес или оплатил эксплуатационные расходы транспортных средств, по которым требуется возмещение.

Даты поездки: Деловым путешественникам разрешается не более двух полных дней оплачиваемого времени на поездку до и от их официального места работы – один день до и один день после – независимо от способа поездки. Международным путешественникам может быть предоставлен второй день оплаченного времени в начале и в конце поездки, если пункт назначения не может быть достигнут за один день по прямому маршруту.

Жилье: Может быть возмещено в местах, находящихся за пределами радиуса пятидесяти (50) миль от официального рабочего места или места жительства сотрудника, в зависимости от того, что меньше.Претензии по размещению не могут превышать норму по размещению при одноместном размещении.

Per Diem: Первые и последние дни поездки будут оплачиваться в размере 75% от суточных. Подтверждение проживания требуется для получения суточных, если бронирование не было предоплачено через инструмент онлайн-бронирования туристической системы. Если путешественник останавливается с физическим лицом, а не в отеле, даты пребывания, имя и адрес лица, предоставившего жилье, должны быть указаны в документе о возмещении для целей обоснования в соответствии с требованиями IRS.Поездки продолжительностью менее 12 часов не оплачиваются. Поездки продолжительностью более 12 часов, но не на ночь, имеют право на получение 75% суточных суточных. Возмещение суточных, не связанных с ночевкой, облагается налогом.

Воздушный транспорт:

• Коммерческие авиабилеты : Компенсация ограничивается стоимостью авиабилета экономического класса в оба конца. Рейс должен отправляться из ближайшего к официальному месту назначения путешественника аэропорта, если перелет из другого аэропорта не является более экономичным.В этих случаях при бронировании авиабилета необходимо получить ценовые предложения, которые демонстрируют, что путешествие из аэропорта, отличного от ближайшего к рабочему месту пассажира, является более экономичным. Ценовые предложения должны включать стоимость авиабилетов и наземного транспорта до и из аэропорта, ближайшего к рабочему месту путешественника, и альтернативного аэропорта, и должны сопровождаться подтверждающей документацией документа о возмещении. Любое повышение класса эконом-класса должно оплачиваться за счет средств Фонда IU (если это не разрешено для определенных международных поездок или в соответствии с медицинскими исключениями, как указано ниже).

  Если личная поездка включена в деловую поездку и рейс содержит личный сегмент (-ы), при бронировании авиабилета необходимо получить ценовое предложение с указанием только стоимости деловой части поездки в оба конца. Путешественнику будет возмещена стоимость поездки туда и обратно в деловой пункт назначения и обратно, за исключением случаев, когда поездка, включающая личный сегмент, является более экономичной.

• Международные путешествия : Путешествие бизнес-классом может быть разрешено для международных рейсов, когда один сегмент полета в каждом направлении превышает восемь (8) часов непрерывного полета до пункта назначения за пределами прилегающих Соединенных Штатов.Федеральные гранты или другие внешние гранты могут не разрешать поездки бизнес-классом, поскольку они могут требовать поездки самого ограниченного класса. Если вы путешествуете по федеральному финансированию, путешественник обязан определить, разрешены ли поездки бизнес-классом, до бронирования рейса.
• Частный самолет: Путешествие на частном воздушном судне будет ограничено возмещением стоимости авиабилета экономического класса в оба конца за 30 дней и может подвергнуться дополнительным ограничениям, о которых сообщают Службы управления поездками и Офис Страхование, контроль убытков и претензии (INLOCC).
• Чартерное воздушное судно: При соблюдении следующих условий:
  • Чартерные поездки президента регулируются процессом Попечительского совета
  • Старшие администраторы, которые хотят использовать чартерный рейс из-за чрезвычайной ситуации, конфликтов во времени или расписании, или финансовой ответственности (более низкая стоимость, чем альтернативы), должны получить письменное разрешение из офиса Президента до использования чартерного рейса.
  • Спортивный директор или его представитель должны письменно утверждать все чартерные рейсы, оплачиваемые Университетом для спортивных команд и тренеров.
• Исключения из требований для авиаперелетов эконом-класса; Исключения могут быть разрешены по подтвержденным медицинским показаниям или по международной деловой поездке, как указано выше. Любое исключение, будь то медицинское путешествие или поездка международным бизнес-классом, требует письменного разрешения на исключение из стандартного бизнес-требования для использования поездки на автобусе эконом-класса и должно быть одобрено руководителем организации (определение ниже). Это разрешение должно быть приложено к подтверждающей документации к документу о возмещении.
• Компенсация за авиаперелеты при поддержке федерального гранта;
  • Путешествие по международным направлениям с использованием федерального финансирования должно соответствовать Закону о полетах по Америке и Закону об открытом небе, если поездка финансируется из федерального бюджета. Эти законы ограничивают выбор перевозчиков операторами из США или теми, которые находятся в странах, с которыми у США есть действующее соглашение.
  • Коммерческие авиаперелеты: Расходы на авиабилеты сверх базового наименее дорогого класса неограниченного проживания, предлагаемого коммерческими авиакомпаниями (эконом-класс), недопустимы, за исключением случаев, когда такая поездка была бы возможна;
    • Требуются окольные или чрезмерно длительные поездки;
    • Не соответствует медицинским потребностям путешественника.В этом случае путешественник должен обосновать и задокументировать условия в каждом конкретном случае, чтобы использование авиабилетов первым или бизнес-классом было допустимым.

Наземный транспорт –

• Арендованные автомобили: Возмещение ограничивается стоимостью транспортного средства экономичного размера, за исключением случаев, когда бизнес или медицинская необходимость в более крупном транспортном средстве существует. Обоснование для более крупного транспортного средства должно быть включено в документ о возмещении.Страхование арендованного автомобиля не возмещается при аренде внутри страны.
• Такси / маршрутное такси: Возмещение разрешается за проезд между аэропортом и официальным офисом университета, включая место проживания, если оно отличается от других официальных офисов. Стоимость такси до ближайшего аэропорта может быть возмещена с официального рабочего места путешественника (не дома), если его дом не находится ближе к аэропорту. Возмещение будет зависеть от установленных лимитов, как указано на веб-сайте Travel.
• Лимузин: Компенсация ограничена общей стоимостью поездки. Дополнительные расходы, связанные с услугами частного лимузина, не возмещаются IU.
• Личный транспорт: Компенсация будет основана на официальных картах автомагистралей штата, показывающих кратчайший и наиболее часто используемый маршрут от официального рабочего места путешественника до места его работы, если путь из дома не приближается. Возмещение затрат на пробег ограничивается стоимостью сопоставимого авиабилета экономического класса в оба конца с предварительной 30-дневной предварительной покупкой, если стоимость авиабилета более экономична, чем возмещение миль.Стоимость пробега до 500 миль возмещается по полной ставке, а пробег от 501 до 3000 миль возмещается в размере пятидесяти процентов от полной ставки. Возмещение стоимости миль ограничено 3000 милями.
• Поезд: Компенсация ограничена тарифом на проезд на автобусе и не превышает стоимости сопоставимого билета туда и обратно с предварительной 30-дневной предварительной покупкой.
• Парковка в аэропорту: Компенсация ограничена ставками за долгосрочную парковку.

Исключения из вышеперечисленного могут быть утверждены в соответствии с процедурами и требованиями документации, установленными Службой управления командировками, и с одобрения ведомства.

Вернуться к началу

Прочие допустимые расходы – командировочные

Ниже приводится список расходов, которые подлежат возмещению, если они являются частью командировочных расходов, связанных с университетской деятельностью:

• Сборы за багаж
  • Сборы за регистрацию багажа
  • Советы тем, кто работает с багажом, например водителям такси, маршрутных такси или бесплатного транспорта или персоналу отеля
  • Транспортные расходы на разрешенный сверхнормативный багаж при перевозке оборудования, необходимого для выполнения служебных обязанностей
  • Необходимые расходы (включая чаевые) за хранение, если такие материалы являются результатом служебной деятельности
  • Отправка багажа, образцов, демонстрационных материалов и / или принадлежностей к официальному месту работы и обратно к официальной станции
• Использование компьютеров, принтеров, факсов и сканеров при необходимости для выполнения служебных задач
• Плата за использование конференц-залов и оборудования при необходимости для выполнения официальной деловой миссии
• Официальные телефонные звонки / услуги, эл.грамм. факсы
• Возмещается налог с продаж за покупки, совершенные за пределами штата.
• Советы для водителей такси, маршрутных такси и бесплатного транспорта
• Стирка, чистка и глажка одежды только в том случае, если путешественник проводит не менее четырех ночей подряд по служебным делам университета
• Доплата за электроэнергию и оплату проживания, если такие сборы не являются факультативными
• Экстренная закупка материалов или услуг (например, аккумуляторов, ксерокопий), когда это необходимо для выполнения официальной деловой миссии
• E-Z Pass (или аналогичные программы платных дорог в других штатах) в арендованных автомобилях
• Сборы TSA PreCheck и Global Entry разрешены для путешественников, которые летают три или более раз в год.
• Налог с продаж на покупки, сделанные в Индиане, может быть возмещен, но необходимо предпринять добросовестные усилия для использования формы ST-105, свидетельства об освобождении от налога с общего налога с продаж Департамента доходов штата Индиана (PDF) и / или карты покупок Purdue (P-card )

Регистрации и членство

• Регистрационный взнос за участие в профессиональных встречах / конференциях может быть возмещен после предоставления детализированной квитанции.Если квитанции не предоставлены конференцией / семинаром, путешественник несет ответственность за получение приемлемого доказательства требования о возмещении, такого как подтверждение платежа (квитанция по кредитной карте) и подтверждающий документ с указанием регистрационной суммы конференции и любых предметов, включенных в плата.
  • Питание, предоставляемое как часть регистрационного взноса, должно быть вычтено из фиксированной суммы суточных, указанной в отчете о расходах.
  • Книги, публикации, компакт-диски и т. Д. С конференций подлежат возмещению, но затем становятся собственностью отдела.К позиции необходимо добавить комментарий.
• Индивидуальные членские взносы являются допустимыми расходами, если существует деловая цель и сумма взносов не превышает 500 долларов США. Оплата членских взносов через Concur должна сопровождаться регистрационным взносом в отчете о расходах.
  • Оплата ТОЛЬКО членских взносов не производится с помощью Travel card.