Архивное хранение кадровых документов – ОСГ Россия

Хранение кадровых документов

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа. Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные (до 50 лет) и постоянные сроки хранения.

Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.

Архивное хранение кадровых документов обычно производится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве. Архивное хранение кадровых документов, правила и нормативы регулирует трудовое законодательство. Сделать запрос стоимости сейчас

Ответственность за сохранность кадровых документов, а также правильную организацию хранения кадровых документов несёт руководитель организации. Кадровые документы — документы, содержащие персональные данные сотрудников, к организации учёта, хранения и уничтожения которых государство предъявляет особенные требования. ОСГ Рекордз Менеджмент – архивная компания, которая обеспечивает архивное хранение кадровых документов организациям малого, среднего и крупного бизнеса по всей России. Архивное хранение кадровых документов осуществляется в профессиональных архивах документов, которые ОСГ оборудовала в соответствии с Правилами работы архивов организаций, международными стандартами организации высококлассных архивов.

Доверьте и вы архивное хранение кадровых документов своей организации ОСГ Рекордз Менеджмент и мы сохраним ваши документы в соответствии с требованиями архивного законодательства, трудового кодекса и закона о персональных данных Российской Федерации.

Организация текущего хранения – Компания «АПИ»

Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, так как служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. О том, как осуществляется организация текущего хранения кадровых документов в организации, читайте в представленном материале.

 

Главными задачами хранения кадровой документации в организации являются ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективный поиск необходимой информации.

Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

• личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
• обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
• текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
• личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел — номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. На это же указывают положения Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов, является следующим:

• проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;
• хранение документов;
• для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;
• для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

«Кадровое делопроизводство» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019) {КонсультантПлюс}

Глава 6 Хранение документов по кадровому учету. Кадровая служба без кадровика

Глава 6

Хранение документов по кадровому учету

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности – либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень». Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:

раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Сроки хранения документов, указанные в Перечне распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.  е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы постоянного срока хранения по настоящему Перечню, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:

личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

список (штатно-списочный состав) работников списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Необходимо также отметить, что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации.

Таблица 1

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.  

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации 

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

• передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
• организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
• поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации. 

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми. 

Сколько хранятся наиболее распространенные кадровые документы в организации (с учетом изменений)

В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:

1. Раздел 1.3, куда включены штатное расписание и положение о структурных подразделениях (хранятся постоянно), штатные расстановки (хранятся 50/75 лет), номенклатура должностей (хранится 5 лет) и др.
2. Раздел 7.1, где нашли отражение перечни профессий, коллективные договоры (хранятся постоянно), правила внутреннего распорядка (хранятся 1 год) и др.
3. Раздел 7.2 «Нормирование и оплата труда», где описаны нормы выработки (хранятся 1 год), журналы учета рабочего времени, документы о премировании (хранятся 5 лет) и др.
4. Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы о проведении СОУТ (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 50/75 лет), сведения об авариях (хранятся 45 лет) и др.
5. Раздел 8.1 где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 50/75 лет) и др.
6. Раздел 8.2 «Противодействие коррупции», где перечислены различные документы, связанные с исполнением закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (большинство документов хранится 5 лет).
7. Раздел 8.3 «Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации»: аттестационные заключения (хранятся 10 лет), документы о повышении квалификации (хранятся 5 лет) и др.
8. Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся постоянно) и др. 

Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа, установленный на уровне закона, отличается от срока в Перечне, применяются нормы закона. 

Кто принимает решение о сохранении документов 

Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.

Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:

Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.

В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.  

Где и сколько хранятся кадровые документы после закрытия организации 

Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.

Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).

Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.  

ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота. 

При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.

Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «Кадровые документы».

Правила хранения кадровых документов | Требования Федерального закона

Государство возлагает обязанность на всех работодателей организовать правильное сохранение архивной документации. Не исключением являются и кадровые документы, занимающие важное место в общем объеме делового документооборота. Если в компании числится несколько сотен сотрудников, количество кадровых бумаг превышает тысячи единиц. И все они подлежат обязательному хранению в течение установленных законодательством сроков.

Примечание: с 18 февраля 2020 года для отдельных кадровых документов предусмотрены новые сроки хранения. С указанной даты вступил в силу новый Перечень управленческих документов.

Хранение кадровых документов

Как демонстрирует практика, далеко не каждый работник кадрового отдела организации знает, что делать с накопившимися документами. Причем с данной проблемой сталкиваются не только кадровики. Некоторые сотрудники в течение многих лет хранят документацию в непредусмотренных для этого местах: под столом или в шкафах.

Федеральный закон закрепляет требование о хранении документов по личному составу отдельно от других бумаг. Оптимальным вариантом является создание в компании собственного архива для кадровой документации.

Отсутствие архивного помещения может повлечь за собой массу негативных последствий. Прежде всего, есть риск, что аудиторы из головного офиса оставят отрицательное заключение вследствие несоблюдения правил хранения бумаг. При возникновении конфликтной ситуации с работником у работодателя не будет возможности быстрого поиска личного дела. Возникнут сложности с отслеживанием движения документов, поскольку не будет вестись учет.

Если у компании нет возможности организовать архив, личные дела сотрудников подлежат хранению в сейфе, металлическом шкафу или другом обособленном месте. Это обязательная мера, поскольку кадровая документация имеет конфиденциальный характер и защищена законом «О персональных данных».

Кадровые документы, вышедшие из документооборота, подлежат передаче в архив, а бумаги с истекшим сроком хранения – уничтожению. Определение сроков хранения документации и отбор бумаг к уничтожению проводится путем создания экспертной комиссии.

Требования к архивному хранилищу

Хранение кадровых документов – серьезный и ответственный процесс, требующий особой подготовки. Все материалы должны быть правильно подшиты в дела в соответствии с требованиями Росархива.

Хранятся бумаги в специально обустроенных помещениях с соблюдением оптимального температурного режима и уровня влажности. Хранилище должно иметь достаточное количество места, быть оборудованным надежной противопожарной и охранной системой.

Преимущества аутсорсинга

Опыта и квалификации сотрудников предприятия не всегда хватает для проведения грамотной подготовки кадровой документации для передачи в архив и обеспечения предусмотренных государством условий сохранения материалов. Поэтому многие руководители предпочитают делегировать часть обязанностей специалистам сторонней компании, имеющим обширный опыт работы в данной сфере.

Архивная компания Bizarch предлагает выгодное решение для любого бизнеса:

• Квалифицированная подготовка кадровых бумаг к государственному архивному хранению.
• Опытные специалисты, владеющие тонкостями действующего кадрового и архивного законодательства.
• Обеспечение безопасного хранения и обслуживания кадровой документации в соответствии с федеральным законодательством.

Несоблюдение предприятием или организацией предусмотренных законодательством условий хранения документации является административным нарушением. В качестве взыскания за подобные нарушения может применяться штраф. Своевременное обращение в аутсорсинговую компанию позволит избежать недоразумений с государственными органами и предотвратить привлечение к административной ответственности.

Грамотный подход к ведению кадрового документооборота является залогом нормального функционирования предприятия. Организация хранения документов – ключевое направление кадрового делопроизводства, обеспечение которого должно возлагаться на высококвалифицированных и опытных специалистов.

Уничтожение кадровых документов: когда это можно делать?

Кадровые документы в большинстве своём должны храниться 50 или 75 лет, и до истечения срока хранения такие документы уничтожать нельзя — их передают в архив. Однако есть документы, срок хранения которых составляет 3 или 5 лет, по истечении которого документы подлежат уничтожению.

Положения трудового кодекса

Правила хранения кадровой документации регламентируются отдельными положениями трудового кодекса. Работодатель, согласно 87 ст., должен обеспечить сохранность личного дела работника — персональных данных, необходимых в связи со вступлением в трудовые отношения, то есть защитить документы от утраты и незаконного использования. Сроки хранения кадровых документов могут быть временными и постоянными, при этом на срок не влияет тип носителя документа и сократить предписанные законом сроки хранения нельзя. Продление срока хранения кадровых документов в определённых случаях допускается.

Уничтожение кадровых документов возможно только по истечении следующих сроков:

75 лет — для приказов по личному составу, трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам, ведомостей о тарификации, табелей и графиков работы при опасных и вредных условиях труда, личных карточек, невостребованные личные документы работников в подлинниках. Всё это касается документов, созданных до 2003 года.

Документы созданные после 2003 года

Созданные после 2003 года кадровые документы должны храниться только 50 лет (основание — Федеральный закон №43-ФЗ, вступивший в силу 13 марта 2016 года).
3 года хранятся заявления и анкеты не принятых на работу лиц. 5 лет — срок хранения приказов о командировках, ежегодных отпусках и взысканиях дисциплинарного характера.

По истечении сроков производится уничтожение документов

Заметим, что вписать дело в акт на уничтожение можно только в том случае, если его срок хранения истёк к 1 января текущего года. В акте на уничтожение указываются данные отобранных дел и номер статьи, указывающей на срок хранения согласно перечню документов. Утилизацию документов проводят или самостоятельно, или при помощи специальных архивных организаций. Обязательно составляется акт об уничтожении. Получите квалифицированную помощь по ведению архива организации и любым вопросам хранения и уничтожения кадровых документов прямо сейчас на нашем сайте.

Архивное оформление кадровых документов – Юридическая консультация

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов. В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок формирования дел – Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Архивное дело

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях источниках комплектования по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

В пункте 1. Сроки хранения документов, данные в пункте 2. Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения договоры , то есть источниками комплектования архивов. Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.

Определенные документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций пункт 2. Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки штатно-списочный состав работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и или длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и или необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет пункт 2.

Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов. С учетом пункта 2. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в году, начинается с 1 января года. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:.

Основные положения. Особенности хранения кадровых документов. Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов.

Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью особенно документы, содержащие персональные данные , так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации. В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим оперативным. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:. Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников если они ведутся. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел – номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов сейфов для хранения документов. Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.

В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать.

Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина.

Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них. Основанием последующего архивного хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив. В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения до 10 лет включительно.

Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения свыше 10 лет и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем. При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя. Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:.

Н оменклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. В соответствии с пунктом 3. Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: , где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.

Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

Журнал учета приказов по личному составу Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню Перечень типовых управленческих документов , а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел томов , по разделам постоянного и временного хранения: свыше 10 лет и до 10 лет включительно.

Далее приведена примерная форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение. В том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива.

Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив. Согласно пункту 3. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Как кадровику подготовить документы для архивного хранения. Как работнику получить документы о стаже работы. Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы. Организация хранения кадровых документов. Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Любая организация, коммерческая или государственная, неизбежно имеет дело с кадровой документацией. Ведь все, что связано с профессиональной деятельностью гражданина является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека. Существуют нормативные правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами, обеспечение их сохранности и использование. Предусмотрена ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях источниках комплектования по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами. В пункте 1. Сроки хранения документов, данные в пункте 2. Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному.

Архивирование кадровых документов

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье. По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации ч.

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций. В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

.

.

Хранение кадровых документов

.

Хранение кадровой документации. Организация хранения кадровых документов Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является.

.

.

.

.

.

.

4 Правила ведения учета

Соблюдение требований к трудовой книжке – это лишь одна из многих трудоемких (и запутанных) областей, которые уводят вас от ведения вашего бизнеса. Законы и постановления постоянно меняются, и в дополнение к этому федеральные, государственные и местные агентства имеют отдельные полномочия по управлению вашими записями о занятости. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при ведении учета.

ПОДРОБНЕЕ: Что такое CPEO?

СОЗДАТЬ ПОЛИТИКУ ЗАПИСИ ЗАНЯТОСТИ

Храните и уничтожайте записи о сотрудниках в соответствии с политикой хранения документации вашей компании, а также федеральными законами и законами штата, регулирующими хранение документации.Если у вас нет системы, важно проконсультироваться с вашим юрисконсультом и налоговым консультантом по вопросам, связанным с вашим бизнесом.

Как правило, ваша политика записи должна включать определение типов записей, график хранения, место хранения, правила безопасности и конфиденциальности, а также процедуры уничтожения и аудита. Общество профессионалов человеческих ресурсов (SHRM) предоставляет основу для создания здесь политики ведения учета.

Типы записей для хранения

Вы должны вести трудовую книжку для каждого сотрудника, включая записи о потенциальных кандидатах.Сохраните следующую информацию по каждому сотруднику:

Документы перед приемом на работу. Сюда входят резюме, заявления о приеме на работу, описания должностей, письма с предложениями и подтверждения получения справочника для сотрудников вашей компании.

Документы о трудоустройстве. Примеры включают записи, связанные с производительностью работы, обзорами, продвижением по службе, компенсациями, записями посещаемости, предупреждениями и трудовыми договорами.

Разделение документов о трудоустройстве. Это может включать собеседование при выходе, заявления об увольнении и документы о безработице.

РАЗРАБОТАТЬ ГРАФИК ХРАНЕНИЯ УЧЕТА

Как долго нужно хранить трудовую книжку? Есть много различных федеральных законов и законов штата, которые регулируют записи о занятости. Работодатели должны обеспечить хранение всех документов на бумажном носителе или в электронном виде в течение следующих рекомендуемых периодов:

3 года. Сохраняйте комиссионные с продаж, отчеты о расходах и отчеты о новом найме по штатам.
4 года. Вести учет налогов на трудоустройство не менее четырех лет после подачи заявки.Включите заработную плату, аннуитет и пенсионные выплаты, сообщенные чаевые, записи о выплатах в период отсутствия по болезни или травме, формы W-4, налоговые депозиты и поданные декларации.

5 лет. Планы и записи позитивных действий, отчеты VETS-4212 и формы OSHA 300 / 300A (дата публикации плюс пять лет).

6 лет. Форма 5500.

30 лет. Обязательные медицинские осмотры и записи о воздействии (OSHA).

Хранить постоянно. EEO-1 Отчеты, отчеты об отпусках USERRA и учебные пособия.

Вы можете найти полный список и подробную информацию на сайте IRS здесь.

ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПИСИ О РАСТОРЖЕНИИ

Прекращение действия + 3 года. Вести записи о трудоустройстве, такие как должностные инструкции, объявления и объявления о приеме на работу, заявки и резюме, оценка собеседований, результаты оценки, проверка биографических данных, проверка рекомендаций, письма с предложениями, трудовые договоры, форма I-9, формы данных EEO, дисциплинарные записи, заработная плата история, обзоры производительности, соглашение о переезде, заявление об увольнении и формы увольнения.Также ведите записи о состоянии здоровья и льготах, такие как формы бенефициаров, выборы плана медицинского страхования, результаты тестов на наркотики, записи помощи в образовании, отчеты об отпусках по закону FMLA и записи о разумных приспособлениях.

Прекращение действия + 4 года. Записи о прямых вкладах, записи о внесении средств, окончательный контрольный список вычетов из заработной платы и отчеты о заявках на пособие по безработице.

БЕЗОПАСНОЕ УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ НА РАБОТУ

Уничтожьте бумажные и электронные записи о персонале и конфиденциальные данные сотрудников по истечении крайних сроков хранения.Поскольку записи о занятости содержат конфиденциальную и конфиденциальную информацию, работодатели должны установить определенные правила и процедуры для безопасного удаления записей. Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует уничтожать или стирать электронные файлы, измельчать бумажные документы или нанимать сертифицированного подрядчика.

ЗАПИСЬ Ведение кадрового учета

– это лишь одна из многих областей, отнимающих много времени, которые отвлекают вас от ведения бизнеса. Освобождение от сложных административных задач является одной из основных причин, по которой многие компании передают свои задачи, связанные с кадрами, на аутсорсинг в сертифицированную IRS профессиональную организацию работодателей (PEO), такую ​​как Propel HR.Эта сертификация обеспечивает предприятиям еще один уровень дополнительной защиты. Если что-то пойдет не так, ответственность несет сертифицированный PEO, а не бизнес.

Законодательство о ведении документации и анализ соответствия требованиям персонала

Представленная здесь информация подчеркивает некоторые из наиболее важных требований к ведению документации, которые применяются к большинству работодателей, независимо от отрасли.

Работодатели должны помнить, что требования к хранению записей, изложенные в различных законах, являются минимальными.Поскольку эти записи имеют решающее значение для работодателя, если его соответствие федеральному законодательству или закону штата ставится под сомнение или если он должен защищаться от судебных тяжб, связанных с трудоустройством, работодатели могут пожелать хранить записи, связанные с трудоустройством, в течение гораздо более длительных периодов времени. Полная и точная документация часто является лучшей защитой работодателя от судебных тяжб, связанных с трудоустройством, и жалоб по заработной плате и часам.

Кроме того, в некоторых штатах действуют особые законы, относящиеся к ведению личных дел и других документов, для которых может потребоваться более длительный период хранения.

Safe Harbor Retention Periods В течение ограниченного времени получите БЕСПЛАТНЫЙ отчет HR по «Критически важному кадровому учету». Этот эксклюзивный специальный отчет охватывает записи о найме, трудовые отношения, записи о прекращении трудовых отношений, вопросы судебных споров, проблемы с электронной информацией, советы по лучшему ведению учета, и список юридических требований Загрузить сейчас

В зависимости от юридических полномочий и типа записи, установленные законом требования к хранению могут варьироваться от 1 года до 30 лет после увольнения.Соблюдение этих индивидуальных требований и создание работоспособной системы «щекотки» для определения того, когда и какие записи могут быть безопасно уничтожены, может быть обременительным даже для небольших рабочих мест.

Следовательно, если доступность безопасного места для хранения файлов не является проблемой, соблюдение следующих общих периодов хранения в безопасной гавани может быть предпочтительнее изучения применимого государственного или федерального законодательства и расчета уникального срока хранения, необходимого для каждого отдельного закона, типа записи , и рассматриваемый сотрудник.

• Кадровый учет: 7 лет после увольнения.

• Медицинские записи и сведения о льготах: 6 лет при отсутствии токсического воздействия.

• Записи проверки занятости (I-9): 3 года после …

Кадровые файлы – Закон штата – Адвокатское бюро Лори Д. Экер

Ни один федеральный закон не предоставляет сотрудникам право проверять свое личное дело. Однако в каждом штате действуют свои законы, касающиеся возможности сотрудника получать доступ к личным файлам; только перечисленные ниже штаты гарантируют сотрудникам право доступа к их личным файлам.Работодатели также могут иметь свои собственные политики, регулирующие доступ сотрудников к файлам персонала. Обычно сотрудники могут, по крайней мере, просматривать свои личные дела и делать записи о документах, содержащихся в этом файле.

Ниже перечислены законы штата, касающиеся доступа к файлам персонала и того, что работодатель обязан предоставлять сотрудникам, запрашивающим доступ.

Аляска
Калифорния
Коннектикут
Делавэр
Флорида
Иллинойс
Айова
Луизиана
Мэн
Массачусетс
Мичиган

0

10 Миннесота Мичиган

0

Невада Миннесота
Нью-Йорк Миннесота Каролина
Огайо
Орегон
Пенсильвания
Род-Айленд
Южная Каролина
Вашингтон
Висконсин

Аляска

В штате Аляска всем служащим разрешено проверять и дублировать кадровые документы служащих, которые ведет их работодатель.Сотрудникам и бывшим сотрудникам разрешается просматривать и копировать файлы персонала, а сотрудники могут просматривать записи в обычное рабочее время в соответствии с разумными правилами. По запросу работодателя работник оплачивает копии записей.

Калифорния

В штате Калифорния каждый нынешний сотрудник или его или ее представитель имеет право проверять и получать копию своей кадровой документации, которая ведется их работодателем. После письменного запроса сотрудника или его агента работодатель имеет до 30 дней для представления документов, если запрашивающая сторона не согласовала более поздний срок.Все работодатели подчиняются закону о государственных кадрах. Сотрудники имеют право проверять свои файлы через разумные промежутки времени и проверять любые кадровые записи, касающиеся работы или рассмотрения жалоб. Сотрудники могут просматривать записи во время перерыва или в нерабочее время. Если записи хранятся за пределами предприятия или работодатель не делает их доступными на рабочем месте, сотруднику должно быть разрешено просматривать их на месте хранения без потери заработной платы. Сотрудники имеют право копировать любые документы, подписанные сотрудниками.Работодатель может потребовать от работника оплатить разумную стоимость копирования.

Коннектикут

Сотрудники имеют право просматривать файлы в течение семи дней после подачи запроса, но не чаще двух раз в год. Бывший сотрудник имеет право ознакомиться с личным делом в течение 10 рабочих дней после подачи запроса. Требуется письменный запрос на проверку файлов. Работодатели должны хранить файлы бывших сотрудников не менее одного года после увольнения. Сотрудники могут просматривать записи в обычные рабочие часы на рабочем месте или рядом с ним.Работодатели могут потребовать, чтобы файлы просматривались в присутствии назначенного работодателем должностного лица. Работодатели должны предоставить копии в разумные сроки после получения письменного запроса сотрудника. В запросе должны быть указаны материалы, которые сотрудник хочет скопировать. Работодатель может взимать плату, которая зависит от стоимости подачи документов. Сотрудники имеют право получить копию любого дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника в течение 1 рабочего дня после его наложения. Если сотрудник не согласен с информацией в файлах и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление.Опровержение должно сохраняться как часть файла.

Делавэр

В штате Делавэр все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Текущие сотрудники, уволенные, имеющие право на повторное трудоустройство или находящиеся в отпуске, могут проверять кадровую документацию. Агент сотрудника не имеет права доступа к записям, если для этого нет разумной причины. Работодатель может ограничить доступ до одного раза в год. Письменный запрос требуется только по усмотрению работодателя.Записи можно просматривать в обычные рабочие часы работодателя. Работодатель может потребовать, чтобы сотрудники просматривали файлы в свободное время, а также может потребовать, чтобы файлы просматривались на месте и в присутствии назначенного должностного лица. Работодатели не обязаны разрешать сотрудникам копировать записи, однако сотрудники могут делать записи. Если сотрудники не согласны с информацией, содержащейся в файле, и не могут прийти к соглашению с работодателем об ее удалении или исправлении, работник может подать пояснительное письменное заявление.Опровержение должно сохраняться как часть файла.

Флорида

В штате Флорида нынешние и бывшие сотрудники или их представители имеют право на доступ к медицинской карте, касающейся их воздействия токсичных веществ. Работодатели могут взимать разумную плату за дублирование записей,

.

Иллинойс

В штате Иллинойс работодатели с 5 и более сотрудниками подчиняются закону штата о персонале. Действующим или бывшим сотрудникам, уволенным в прошлом году, разрешается проверять записи дважды в год через разумные промежутки времени, если иное не предусмотрено коллективным договором.Сотрудник, вовлеченный в текущую жалобу, может назначить представителя профсоюза или подразделения по ведению коллективных переговоров или другого агента для проверки кадровой документации, которая может иметь отношение к разрешению жалобы. Работодатель должен сделать записи доступными в течение 7 рабочих дней после того, как работник сделает запрос. Работодатели могут потребовать письменный запрос некоторых кадровых файлов. Записи можно просматривать в обычные рабочие часы на рабочем месте или рядом с ним или, по усмотрению работодателя, в нерабочее время в другом месте, если это более удобно для сотрудника.После просмотра репродукций сотрудник может получить копию, а работодатель может взимать плату только за фактическую стоимость копирования. Если сотрудник не согласен с какой-либо информацией в личном деле и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении его, сотрудник может подать пояснительное заявление. Опровержение должно оставаться в файле без дополнительных комментариев со стороны работодателя. Однако работодатели могут удерживать медицинские записи, рекомендательные письма, тестовые документы, материалы по планированию персонала, информацию о человеке, не являющемся работником, записи, подлежащие судебному разбирательству, или любые записи, предполагающие преступную деятельность

Айова

В штате Айова все работодатели с наемными работниками или продавцами подпадают под действие закона штата о кадровых делах.Сотрудники могут иметь доступ к кадровым файлам во время, согласованное между работодателями и сотрудниками. Может присутствовать представитель работодателя. Работодатели могут взимать плату за копирование за каждую страницу, которая соответствует плате за коммерческое копирование.

Луизиана

В штате Луизиана сотрудники имеют право на доступ к записям, относящимся к результатам соответствующей сертификации, проверки или приостановки / отмены процедур сертификации. Кроме того, любой нынешний или бывший сотрудник имеет право на доступ к записям, свидетельствующим о воздействии на него токсичных материалов или вредных агентов.

Мэн

В штате Мэн все работодатели подчиняются закону штата о кадрах. Сотрудники могут получить доступ к записям через десять дней после отправки запроса. К ним относятся сотрудники, бывшие сотрудники или уполномоченные представители, которые все могут просматривать и копировать файлы персонала. Запрос должен быть в письменной форме. Сотрудники могут просматривать записи в обычные рабочие часы в том месте, где хранятся файлы, если только работодатель по своему усмотрению не назначит более удобное для сотрудника время и место.Если файлы находятся в электронном или другом формате, не предназначенном для печати, работодатель должен предоставить оборудование для просмотра и копирования. Сотрудники имеют право на получение одной бесплатной копии файлов в течение каждого календарного года, включая любые материалы, добавленные в файл в течение этого года. Сотрудник должен оплатить любые дополнительные копии.

Массачусетс

В штате Массачусетс все работодатели с двадцатью или более сотрудниками должны вести кадровый учет в течение трех лет после увольнения. Сотрудники или бывшие сотрудники должны иметь возможность просматривать файлы персонала в течение пяти рабочих дней с момента подачи запроса.Закон не распространяется на штатных или постоянных сотрудников в частных колледжах и университетах. Сотрудники могут просматривать свои записи на рабочем месте в обычные рабочие часы, и им должна быть предоставлена ​​копия своих записей в течение пяти рабочих дней после подачи письменного запроса. Запрос должен быть в письменной форме. Работодатель должен уведомить сотрудника в течение 10 дней с момента помещения в личный кабинет сотрудника любой информации в той степени, в которой эта информация была, использовалась или может быть использована, чтобы отрицательно повлиять на квалификацию сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации или возможность привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление. Опровержения становятся частью дела

Мичиган

В штате Мичиган работодатели с четырьмя и более сотрудниками подчиняются закону штата о личных делах. Текущие или бывшие сотрудники имеют право проверять кадровую документацию через разумные промежутки времени, как правило, не чаще двух раз в год, если иное не предусмотрено коллективным договором.Сотрудники должны описать записи, которые они просят просмотреть, в письменной форме. Они могут просматривать эти записи в обычные рабочие часы либо на рабочем месте, либо поблизости от него. Если эти часы потребуют от сотрудников перерыва в работе, работодатель должен предоставить другое разумное время для проверки. Сотрудники могут копировать файлы, а работодатели могут взимать только фактическую стоимость копирования. Если работник не может просматривать файлы на рабочем месте, работодатель, получив письменный запрос, должен отправить копию работнику по почте.Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может прийти к соглашению с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Это может быть не более 5 страниц 8,5 x 11 дюймов.

Миннесота

В штате Миннесота все работодатели, у которых есть двадцать или более сотрудников, подпадают под действие закона штата о кадрах. Текущие сотрудники могут просматривать файлы один раз в шесть месяцев; бывшие сотрудники могут иметь доступ к записям только один раз в течение первого года после увольнения.Работодатели должны выполнить письменный запрос сотрудника в течение семи рабочих дней (четырнадцати рабочих дней, если кадровая документация ведется за пределами штата). Работодатель не имеет права принимать ответные меры против сотрудников, которые отстаивают свои права в соответствии с этими законами. Текущие сотрудники могут просматривать записи в обычное рабочее время либо на рабочем месте, либо поблизости от него. Просмотр файлов не обязательно должен происходить в рабочее время сотрудника. Работодатели или представители могут присутствовать, но это не обязательно. Работодатели должны предоставлять копии бесплатно.Текущие сотрудники должны сначала просмотреть записи, а затем подать письменный запрос на копии. Бывшие сотрудники должны подать письменный запрос. Предоставление бывшим работодателям копии является выполнением обязательства работодателя по предоставлению доступа к записям. Если сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в файле, и не может прийти к соглашению с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление, в котором указывается оспариваемая информация и разъясняется его или ее позиция. Это заявление не может быть длиннее 5 страниц и должно храниться в записях до тех пор, пока оно сохраняется.

Невада

В штате Невада все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Любому сотруднику, проработавшему не менее 60 дней, и бывшему сотруднику в течение 60 дней после увольнения должна быть предоставлена ​​разумная возможность проверить кадровую документацию. Сотрудники могут просматривать записи в обычные рабочие часы работодателя. Работодатели могут взимать только фактическую стоимость предоставления доступа и копий. Сотрудники могут предоставить разумное письменное объяснение в прямом ответе на любую запись в личном деле.Эти заявления должны быть разумной длины, и работодатель может указать формат. Работодатели также должны сохранять заявление в кадровом учете.

Нью-Гэмпшир

В штате Нью-Гэмпшир все работодатели подчиняются закону штата о персонале. Работодатели должны предоставлять сотрудникам разумную возможность для проверки кадровой документации и могут взимать плату, разумно связанную со стоимостью предоставления копий. Если сотрудник не согласен с информацией в файле и не может прийти к соглашению с работодателем об удалении или исправлении ее, он может подать пояснительное письменное заявление вместе с подтверждающими доказательствами.Эти отчеты должны храниться как часть личного дела.

Северная Каролина

В штате Северная Каролина нынешние и бывшие сотрудники имеют право на доступ к личным записям, указывающим на воздействие токсичных или других вредных материалов. За исключением рекомендательного письма и определенной медицинской информации, государственным служащим также разрешается ознакомиться со своим личным делом.

Огайо

В штате Огайо сотрудники имеют право доступа к любой медицинской карте, полученной в результате обследования, требуемого работодателем в качестве условия приема на работу.Записи могут быть получены после письменного запроса сотрудника.

Орегон

В штате Орегон все работодатели подчиняются закону штата о персонале. В течение 45 дней после получения запроса работодатели должны предоставить сотрудникам разумную возможность проверить кадровую документацию, используемую для определения квалификации для приема на работу, продвижения по службе или дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер. Сотрудник может просматривать записи на рабочем месте или по месту работы.Работодатели должны хранить записи в течение 60 дней после увольнения сотрудника. Сотрудники могут просматривать записи на рабочем месте или по месту работы. Работодатели должны предоставить сотрудникам в течение 45 дней после получения запроса заверенную копию запрошенной записи текущим сотрудникам. Бывшие сотрудники, если запрос сделан в течение 60 дней после увольнения, могут иметь заверенные копии запрошенных записей.

Если работник делает запрос через 60 дней после увольнения, работодатели должны предоставить заверенную копию запрошенных записей, если у работодателя есть записи на момент запроса.Работодатель может взимать разумно рассчитанную сумму для возмещения фактических затрат на предоставление копии.

Пенсильвания

В штате Пенсильвания все работодатели подчиняются закону штата о персонале.

Работодатель должен разрешить работнику проверять кадровую документацию в разумные сроки. Агент сотрудника или сотрудник, уволенный с правом повторного трудоустройства или находящийся в отпуске, также должен получить доступ. Если нет разумной причины, работодатели могут ограничить проверку одним разом в год сотрудником и одним раз в год агентом сотрудника.Письменный запрос требуется по усмотрению работодателя, и записи могут быть просмотрены в обычные рабочие часы в офисе, где хранятся записи. Для агента сотрудника сотрудник должен предоставить подписанного уполномоченного агента; разрешение должно быть на конкретную дату и указывать причину проверки или части записи, которые агент уполномочен проверять. Сотрудник может просматривать записи в обычные рабочие часы в офисе, где хранятся записи, когда у сотрудника есть достаточно времени для завершения проверки.Работодатель может потребовать, чтобы сотрудники или агенты просматривали записи в свободное время, а также может потребовать, чтобы проверка проводилась на территории и в присутствии назначенного работодателем должностного лица. Работодатели не обязаны разрешать копирование; однако сотрудник может делать записи. Бюро трудовых стандартов может разрешить сотрудникам помещать встречное заявление в файл после слушания ходатайства.

Род-Айленд

В штате Род-Айленд все работодатели подчиняются закону штата о персонале.Сотрудники должны уведомить работодателей за семь дней о доступе к записям, за исключением выходных и праздничных дней. Работодатели могут ограничивать доступ не более трех раз в год. Сотрудники могут просматривать записи в любое разумное время, кроме рабочего времени сотрудника. Эта проверка должна проводиться в присутствии работодателя или представителя работодателя. Сотрудник не может делать копии или удалять какие-либо файлы с места проверки, а работодатель может взимать плату, разумно связанную с предоставлением копий.

Южная Каролина

В штате Южная Каролина нынешние и бывшие сотрудники имеют право на доступ к личным записям, указывающим на воздействие токсичных или других вредных материалов.

Вашингтон

В штате Вашингтон все работодатели подчиняются закону штата о кадрах. Сотрудники могут иметь доступ к кадровым файлам хотя бы один раз в разумные сроки после подачи запроса. Сотрудники также могут ежегодно ходатайствовать о том, чтобы работодатель проверял всю информацию в личном деле сотрудника и удалял всю не относящуюся к делу или неверную информацию.Если в файле есть не относящаяся к делу или неверная информация, работодатель должен удалить ее. Если работник не согласен с обзором работодателя, он может оставить заявление об опровержении или исправлении в файле. Бывший сотрудник имеет право на опровержение в течение двух лет после увольнения.

Висконсин

В штате Висконсин все работодатели, которые ведут кадровый учет, подпадают под действие закона штата о кадровых файлах. Сотрудники или бывшие сотрудники должны иметь возможность просматривать файлы персонала в течение семи рабочих дней с момента подачи запроса.Доступ будет разрешен дважды в календарный год, если иное не предусмотрено коллективным договором. Сотрудник, вовлеченный в текущую жалобу, может назначить представителя профсоюза или подразделения по ведению коллективных переговоров или другого агента для проверки записей, которые могут иметь отношение к разрешению жалобы. Работодатель вправе по своему усмотрению потребовать письменный запрос. Текущие сотрудники могут просматривать записи в обычные рабочие часы, либо на рабочем месте, либо в разумных пределах поблизости от рабочего места. Право сотрудника на проверку включает право делать или получать копии.Если работодатель предоставляет копии, он может взимать только фактическую стоимость воспроизведения. В случае, если работник не согласен с информацией в файле и не может договориться с работодателем об удалении или исправлении ее, работник может подать пояснительное письменное заявление. Работодатель должен приложить заявление к спорной части кадрового учета.

Государства без положений:

Миссисипи, Миссури, Нью-Джерси, Нью-Мексико и Западная Вирджиния.

Государства с положениями о предоставлении прав определенным государственным служащим:

Алабама, Аризона, Арканзас, Колорадо, Округ Колумбия, Джорджия, Гавайи, Айдахо, Индиана, Канзас, Кентукки, Мэриленд, Небраска (только округ государственных школ), Нью-Йорк, Северная Дакота, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Юта, Вермонт, Вирджиния, Вайоминг.

и копия 2021 Справедливость на рабочем месте

Как регулируются электронные кадровые документы?

Если вы планируете работать в отделе кадров, очень важно изучить все тонкости электронных кадровых документов.Поскольку практически все компании сейчас используют компьютерные системы для хранения личной и конфиденциальной информации о своих сотрудниках, это тема, на которую должны потратить время все специалисты по персоналу. Вам нужно не только узнать о различных типах программ управления взаимоотношениями и о том, как вы перемещаетесь по ним, вам также необходимо узнать, как хранение кадровых документов в цифровом формате регулируется местными, государственными и федеральными правительственными учреждениями.

Прочтите и узнайте о юридических нормах, которым необходимо следовать, когда компания перестает использовать бумагу.

Требования к хранению документов

Электронное хранение записей сотрудников разрешено федеральным законодательством о занятости. Хотя использование безбумажных документов допустимо, тем, кто решит использовать системы управления персоналом с электронным хранилищем, необходимо знать о сроках хранения документов, которые они должны соблюдать, независимо от того, как хранятся информация и документы.

Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) отвечает за установление и обеспечение соблюдения законов о занятости. Многие из принятых законов призваны защитить сотрудников от дискриминации на рабочем месте.Вот почему требуется, чтобы все работодатели в частном секторе хранили кадровые документы и записи не менее одного года с даты создания или регистрации документа. Если действие предпринято после того, как запись была помещена в файл, документ должен быть доступен в течение одного года с даты действия.

Документы, относящиеся к прекращению действия

Когда компания увольняет сотрудника, вполне возможно, что недовольный сотрудник может заявить о длинном списке нарушений.Чтобы этого не произошло, работодатели не могут просто удалить файл уволенного сотрудника, как только он упаковывает свой рабочий стол и сдаёт свой бейдж. Вместо этого компания должна хранить документы, связанные с расторжением контракта, чтобы защитить себя и упростить расследование неправомерных претензий о расторжении контракта в EEOC.

В случае увольнения сотрудника частная компания должна вести электронный учет всех кадровых документов сотрудника в течение как минимум года после даты увольнения.Если это государственный работодатель, требование составляет 2 года, если это было принудительное увольнение. Некоторые типы документов, которые необходимо хранить, включают: дисциплинарные записи, отчеты о посещаемости, оценки, рецензии, справочник доказательств получения, резюме, заявление о приеме на работу и многое другое. Имейте в виду, что статутные законы и законы для компаний с обязательством позитивных действий могут отличаться.

Требования к системам хранения информации о налоговых файлах

Служба гражданства и иммиграции США отвечает за установление правил для систем, в которых хранятся налоговые файлы или данные I-9.Вся документация, хранящаяся для этой цели, должна храниться в системе с надежным контролем, обеспечивающим точность. Также требуется, чтобы система предотвращала несанкционированный доступ и имела индексированную поисковую систему для облегчения проверки и контроля качества.

Компании несут юридическую обязанность вести учет персонала и предоставлять его по запросу в связи с судебным разбирательством. Ваш долг в отделе кадров – знать законы на федеральном уровне и уровне штата. Узнайте обо всех законах, касающихся хранения электронных кадровых документов, и тогда вы сможете надлежащим образом вести записи.

Ведение учета сотрудников: все, что вам нужно знать

Здесь, в BambooHR, мы любим говорить, что человеческие ресурсы – это работа людей, а не бумажная работа. При этом ведение точного, актуального и безопасного учета сотрудников является важной частью роли HR. Без организованного и чистого учета некогда сосредоточиваться на работе с людьми.

Для ведения учета сотрудников требуется больше, чем картотечный шкаф и цветные папки. Для каждого сотрудника нужно отслеживать и управлять огромным объемом информации, и чем больше людей вы нанимаете, тем сложнее становится это делать.Кроме того, вам необходимо знать несколько правил и положений, например, как долго работодатели должны хранить записи о сотрудниках после увольнения.

Мы рассмотрим все это и многое другое в нашем руководстве здесь. Так что, если вы готовы вести учет сотрудников в своей организации, читайте дальше.

Как долго компании должны вести учет сотрудников?

Законы о том, как долго хранить записи о сотрудниках, различаются в зависимости от типа записи, и они также могут отличаться в зависимости от штата.Важно проконсультироваться со своим юридическим отделом или консультантом, чтобы убедиться, что вы понимаете правила, применимые к вашей организации и вашему местоположению. Вот несколько хороших практических правил для начала:

Записи о найме

Храните записи о приеме на работу, включая записи собеседований, резюме, результаты тестов на наркотики и любые другие документы, связанные с решением о приеме на работу, в течение как минимум одного года после принятия на работу. Обратите внимание, что этот годичный таймер не запускается, пока ваше решение о приеме на работу не будет официальным (письмо с предложением отправлено и принято).Ведение записей о сотрудниках хотя бы в течение этого времени поможет вашей организации показать, что ваш процесс приема на работу является справедливым и беспристрастным (при условии, что это и то, и другое), если в будущем возникнут вопросы.

Форма I-9

Ваша компания должна хранить форму I-9 сотрудника не менее одного года после увольнения или трех лет с даты приема на работу, в зависимости от того, какая дата наступит позже. Эти правила исходят от Службы гражданства и иммиграции США; на своем веб-сайте они предлагают удобный калькулятор, который поможет вам выяснить, как долго вам нужно хранить записи о своих сотрудниках.

Заработная плата и налоговая отчетность

Здесь ведение учета сотрудников может немного запутать. Существует так много документов, связанных с начислением заработной платы, и столько же нормативных актов (мы написали целую статью только о ведении учета заработной платы). Лучше всего на всякий случай ошибиться и поговорить со специалистом о том, как долго хранить записи о заработной плате сотрудников, но вот некоторые основные цифры.

Согласно Министерству труда, компании должны хранить следующие записи не менее трех лет:

• Заработная плата
• Коллективные договоры
• Записи о купле-продаже

Кроме того, они должны вести записи, связанные с расчетом заработной платы в течение как минимум двух лет, в том числе:

• Часы
• Сдельные рабочие билеты
• Таблицы заработной платы
• График работы и график
• Записи о прибавках и удержаниях из заработной платы

IRS также имеет свои собственные правила для налоговой отчетности.Работодатели должны вести налоговые записи сотрудников в течение четырех лет, и эти записи должны включать:

• Ваш EIN
• Суммы и даты всех выплат по заработной плате, аннуитетам и пенсиям
• Количество чаевых, которые вам сообщили ваши сотрудники
• Записи выделенных чаевых
• Справедливая рыночная стоимость выплаченной натуральной заработной платы
• Имена, адреса, SSN и занятия сотрудников и получателей
• Любые копии форм W-2 и W-2c для сотрудников, возвращенные вам как недоставленные
• Даты приема на работу на каждого сотрудника
• Периоды, за которые сотрудники и получатели получали зарплату в период их отсутствия по болезни или травме, а также сумма и еженедельная ставка выплат, которые вы или сторонние плательщики выплачивали им
• Копии свидетельств об удержании подоходного налога с сотрудников и получателей (формы W-4, W-4P, W-4 (SP), W-4S и W-4V)
• Даты и суммы внесенных вами налоговых депозитов, а также номера подтверждений депозитов, внесенных с помощью EFTPS
• Копии заполненных деклараций и номеров подтверждения
• Записи о дополнительных выплатах и ​​возмещении расходов, предоставленных вашим сотрудникам, включая обоснование

Преимущества

Закон о гарантированном пенсионном доходе сотрудников 1974 г. (ERISA) требует, чтобы организации вели учетные записи сотрудников, касающиеся пенсионных планов, такие как документы фидуциарного плана, контракты и соглашения, уведомления участников и нормативные документы, в течение «не менее шести лет с даты отчета. был подан.«Здесь вы можете найти больше подробностей, так как есть несколько правил, которые необходимо понять. Как советует один из юристов ERISA: «Вы советуете планировать спонсоров? Если сомневаетесь, сохраните его. Ведите политику хранения письменных документов и всегда консультируйтесь со своим юристом ERISA, прежде чем уничтожать какие-либо записи плана ».

Узнайте, что говорят эксперты о лучших льготах и ​​льготах для сотрудников.

В дополнение к этим положениям Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) также требует от работодателей «хранить в архиве любой план вознаграждения работника (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему трудового стажа или заслуг в течение всего периода действия плана или системы. действует и в течение не менее одного года после прекращения его действия.”

Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA)

Каждый раз, когда сотрудник запрашивает отпуск через FMLA, вы должны немедленно начать вести соответствующие записи, даже если ваша организация в конечном итоге отказывает этому сотруднику в просьбе. Правила FMLA гласят, что работодатели должны хранить все связанные записи не менее трех лет. Эти записи включают:

• Базовый расчет заработной платы и идентификационные данные сотрудников
• Даты отпуска по FMLA берут сотрудники, имеющие право на FMLA (отпуск должен быть обозначен в записях как отпуск по FMLA), включая часы отпуска, если отпуск по FMLA берется с шагом менее одного полного дня
• Копии уведомлений сотрудников об отпуске, предоставленных работодателю в соответствии с FMLA, если они составлены в письменной форме, и копии всех уведомлений о праве на получение отпуска, предоставленных сотрудникам в соответствии с требованиями FMLA
• Любые документы (включая письменные и электронные записи), описывающие вознаграждения работникам или политику и практику работодателя в отношении использования оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска
• Выплаты премий работникам
• Записи о любых спорах между работодателем и правомочным сотрудником относительно определения отпуска в качестве отпуска по закону FMLA, включая любое письменное заявление от работодателя или работника о причинах назначения и разногласий

Убедитесь, что все медицинские записи сотрудников или членов их семей, связанные с ЗОСПСО, конфиденциальны и отделены от их обычных трудовых книжек.Также стоит проконсультироваться со своим юридическим отделом, чтобы убедиться, что ведение вашей документации соответствует применимым законам, таким как Закон о недискриминации в отношении генетической информации и Закон об американцах с ограниченными возможностями.

Как вести учет сотрудников

Понятно? Теперь, когда вы знаете, какие записи о сотрудниках вам необходимо хранить и как долго, пришло время ответить на второй вопрос: как правильно вести записи о сотрудниках, чтобы они были организованными, точными и безопасными? Существует три метода ведения учета сотрудников, и мы дадим вам снимок каждого из них.

Физические записи

Если у вас небольшая организация с небольшим количеством сотрудников, физическая документация с бумажными формами и картотечными шкафами может подойти. Однако даже при небольшом количестве сотрудников бумажная работа может быстро накапливаться, учитывая, сколько записей вам нужно хранить в течение продолжительных периодов времени. Помимо требований к физическому пространству для этого типа ведения документации, бумажные записи также менее безопасны и их легче потерять (или даже случайно уничтожить).

Таблицы

Навигация по сравнению с физическими записями, таблицами и цифровыми документами на вашем компьютере может быть проще и быстрее, чем по стопке бумаги. Этот метод также может предложить другой уровень безопасности в зависимости от того, как настроен ваш компьютер и кто имеет доступ к файлам. Однако даже электронные таблицы имеют свои ограничения, и они могут стать более сложными, чем полезными, особенно по мере роста вашей организации.

HRIS

По общему признанию, мы немного предвзято относимся к использованию HRIS для записей сотрудников (мы думаем, что наше собственное программное обеспечение довольно хорошее).Но есть причина, по которой так много специалистов по персоналу переходят на облачные базы данных сотрудников. Когда вы используете такую ​​платформу, как BambooHR, для записей ваших сотрудников, у вас есть доступ ко всему, что вам может понадобиться, в единой, безопасной (и безбумажной) базе данных. Сохранять организованность очень просто, для поиска нужного документа достаточно нажать несколько кнопок, и вы можете быть уверены, что ваши данные в безопасности в любое время.

Управляйте записями своих сотрудников

Поначалу задача ведения учета сотрудников со всеми соответствующими правилами и положениями может показаться довольно сложной.И по мере роста вашей компании эта задача будет становиться все более важной и сложной.

Хорошая новость в том, что вам не нужно управлять всем в одиночку. Получите помощь от отличной команды юристов или HR-подрядчика; выберите программную платформу HR с нужными функциями и безупречной командой поддержки. Эти и другие ресурсы могут упростить и упростить ведение учета сотрудников, чтобы вы могли вернуться к тому, что любите делать: помогать своим людям.

HR-аналитики доставлены на ваш почтовый ящик.

Будьте в курсе всех вопросов, касающихся HR. Не волнуйтесь, мы обещаем, что не будем спамить вам.

6 правил хранения документов, которым необходимо следовать

Каждая компания выигрывает от ответственного, безопасного и организованного управления своими записями. Полная программа управления документами защищает информацию и сводит к минимуму риск утечки данных. Это то, что обеспечивает бесперебойную работу их бизнеса. Вот наши пять рекомендаций по обеспечению бесперебойной работы хранилища документов.

1. Включите эффективное индексирование

Хорошая система управления документами использует процесс прикрепления описательной информации к цифровым записям на основе того, что содержат файлы. Он должен отслеживать регистрацию, определять, где документы находятся в их жизненном цикле, и показывать, являются ли документы активными, заархивированными или готовыми к удалению. Все это позволяет быстро и легко находить файлы и сводит к минимуму «потерянные файлы».

2. Используйте профессиональное хранилище записей

Независимо от формата документа (бумажный, электронный, аудио, видео) конфиденциальная информация должна надежно храниться.Лучший способ сделать это – работать с профессиональной компанией по управлению документами, сотрудники которой проверены и хорошо обучены.

3. Embrace Redundancy

Хранилище документов также должно предусматривать резервирование. Безопасный подход к сохранению ваших данных – это правило резервного копирования 3-2-1, которое предполагает хранение как минимум трех копий ваших данных: двух резервных копий на разных носителях и одной копии в хранилище данных.

4. Ограничить доступ

Эффективная система управления информацией обеспечивает защиту и блокировку всей конфиденциальной информации с контролем над доступом и совместным использованием сотрудников.Для цифровых документов используйте аутентификацию и защиту паролем, чтобы ограничить доступ для тех, кто может их просматривать. Для бумажных документов вы предоставите поставщику управления записями список сотрудников, которым разрешен доступ к вашим файлам в центре документации.

5. Очистите даты хранения и уничтожения

Срок службы всех документов определяется многими факторами, включая устаревание, требования компании к удержанию и особенно юридические требования к хранению. Файлы должны быть помечены, что они содержат и как долго они должны храниться.Они должны быть измельчены в конце их жизненного цикла. Использование для этого сторонней компании по измельчению – это разумное использование кадровых ресурсов.

6. Обучение персонала

Никогда не предполагайте, что сотрудники понимают и привержены принципам информационной безопасности и соблюдения нормативных требований. Постоянное обучение жизненно важно для того, чтобы все были в курсе ваших текущих политик и процедур управления документами. Регулярное обучение и оценки сократят разрыв в вопросах безопасности и ошибках.

Эффективное, действенное и безопасное управление документами – ключ к бесперебойной работе вашего бизнеса.Авторитетный провайдер управления записями сможет помочь вам с вашими потребностями в безопасном хранении файлов.

Docusafe предлагает услуги безопасного учета и управления информацией в Нью-Джерси, Нью-Йорке и Пенсильвании. Позвоните нам по телефону 888-264-7367 или заполните форму на этой странице.

Какие федеральные законы относятся к ведению делопроизводства сотрудников?

Краткий ответ

На самом деле нет короткого ответа, когда дело доходит до учета сотрудников, благодаря многочисленным федеральным законам, таким как Закон об американцах с ограниченными возможностями] (http: // www.ada.gov/), [Закон о справедливых трудовых стандартах] (http://www.dol.gov/whd/flsa/) и [Закон о семейном отпуске по болезни, и это лишь некоторые из них.

Общее правило

Как правило, вы должны вести учет за следующие годы:

• Кадровый учет за 7 лет после увольнения
• Медицинские услуги и льготы в течение 6 лет после даты плана
• Формы I-9 на 3 года после увольнения
• Записи о приеме на работу за 2 года после даты приема на работу

Исключения из сроков хранения, указанных выше

Если вы участвуете в каком-либо споре, связанном с трудоустройством, особенно с уволенным сотрудником, вы, очевидно, захотите сохранить все записи до тех пор, пока спор не будет урегулирован.

Вам также следует вести медицинские записи и записи о пособиях сотрудников, которые подвергались профессиональным опасностям или заболеваниям в течение 30 лет.

Государственные законы могут отличаться

В штатах

также могут быть требования, которым вы должны следовать. Например, закон штата Миссури требует, чтобы вы вели записи в течение как минимум 3 лет:

• Имя, адрес и род занятий
• Ставка заработной платы, сумма, выплачиваемая за каждый платежный период каждому сотруднику, количество отработанных часов каждый день и каждую рабочую неделю сотрудника, и
• Любые товары или услуги, предоставленные вами сотруднику вместо заработной платы

Возможно, вы захотите поискать в Интернете «Законы [вашего штата] о сотрудниках» о ведении документации », чтобы узнать о конкретных требованиях в вашем штате.

Заключительные подсказки

Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) имеет удобную таблицу, в которой точно указывается, какие записи должны быть сохранены в соответствии с действующим федеральным законом, и как долго каждая из них должна храниться.

Чтобы узнать о требованиях штата, посетите SHRM, чтобы ознакомиться с законами о ведении документации.

Полезные ссылки:

Информационный бюллетень о требованиях к ведению документации в соответствии с FLSA – DOL.gov – Министерство труда, в котором подробно описывается, какие записи должны вести работодатели.

Требования к ведению документации – EEOC.gov – Требования к ведению документации Комиссии США по обеспечению равных возможностей трудоустройства для работодателей

Доступ к информации о воздействии на сотрудников и медицинским записям – OSHA.gov – Требования Управления по охране труда и здоровья к доступу к медицинским записям после воздействия опасных веществ

Закладка ( 0 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет аккаунта? Зарегистрировать

Об авторе

Лорен Пералес

В качестве консультанта по персоналу в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением нормативных требований.