Содержание

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу — СКБ Контур

Проверка документов

До того как вы подпишете с потенциальным сотрудником трудовой договор, заведете личную карточку и заполните его трудовую книжку, вы должны принять у него документы. Их перечень законодательно ограничен, включить в него что-то дополнительно работодатель не может. В список требуемых документов входят:

  1. Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это, конечно же, паспорт гражданина РФ. Однако будущий работник может предъявить вам воинское удостоверение, временное удостоверение личности или даже заграничный паспорт. Отказать такому соискателю в приеме на работу вы не вправе.
  2. Трудовая книжка. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан обеспечить будущего работника бланком трудовой. Если трудовая книжка уже есть, внимательно проверьте ее на наличие ошибок и несовпадения личных данных. После того как вы внесете туда запись о приеме на работу, исправлять ошибки будет гораздо сложнее.
    Об этом мы подробно писали в статье «Ошибиться может каждый».
  3. СНИЛС. Сегодня страховое свидетельство есть уже практически у всех, его получают даже для маленьких детей. Если у вашего работника все же нет такого документа, оформить его ― ваша обязанность.
  4. Документ воинского учета (для военнообязанных).
  5. Документ об образовании. Если работа требует специальных знаний и умений, соискатель должен представить документ, который подтверждает достаточный уровень подготовки, например диплом вуза, удостоверение о повышении квалификации или свидетельство об обучении.
  6. Справка об отсутствии судимости. Согласно ст. 65 ТК РФ соискатель обязан представить данный документ, если устраивается на работу в сфере образования и воспитания несовершеннолетних, организации их досуга, медицинского обслуживания и социальной защиты, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства. Данное требование появилось относительно недавно, оно прописано в ФЗ № 387 от 23.12.2010.
  7. Вид на жительство, разрешение на работу, патент и пр. ― дополнительные документы, которые представляют иностранцы или лица без гражданства при устройстве на работу на территории России. Требования к оформлению таких работников выделены в отдельную статью ТК РФ в конце 2014 года.

Знакомство продолжается

Вы проверили документы будущего коллеги, самое время раскрыть свои карты, т. е. представить все нормативные локальные акты, которые будут касаться его деятельности. Это позволит ему максимально полно оценить будущие условия работы, режимные моменты, систему оплаты труда.

В перечень нормативных локальных актов могут войти положение о премировании, положение о командировках, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка ― их количество определяет сам работодатель, исходя из своих потребностей. Закон здесь носит лишь рекомендательный характер. Единственное требование ― эти документы не должны ухудшать условия труда работника по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст.

 8 ТК РФ).

Важно, чтобы будущий работник обязательно документально подтвердил тот факт, что он с локальными актами ознакомился. Это может быть расписка или подпись в специальном журнале, за каждый акт отдельно или за все сразу ― на выбор работодателя. Главное, чтобы это было сделано до заключения трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Подписываем и заполняем

Следующий шаг ― познакомить работника с содержанием трудового договора. Помните, что трудовой договор ― это «соглашение», а значит, все его условия должны удовлетворять не только работодателя, но и работника. Нежелание идти навстречу будущему сотруднику может обернуться для компании потерей нужного специалиста.

Содержание документа регламентирует ст. 57 ТК РФ, она содержит минимальный перечень сведений о нанимающей стороне и о нанимаемом работнике, а также обязательные и дополнительные условия. Подробно о тонкостях составления трудового договора мы будем говорить в одном из следующих материалов. Здесь лишь напомним, что документ должен быть составлен в двух экземплярах. Непременно возьмите с работника расписку о получении его экземпляра на руки. И помните: от того, как составлен трудовой договор, во многом зависят ваши последующие отношения с работником.

Сразу после того, как трудовой договор подписан, оформите приказ о приеме на работу. Унифицированные образцы документов отменили в 2013 году, поэтому вы можете составить свою форму, главное, чтобы ее содержание соответствовало трудовому договору. В течение трех дней с момента выхода нового сотрудника на работу вы обязаны ознакомить его с приказом. Он со своей стороны должен оставить подпись, подтвердив, что все данные ему понятны и вопросов не вызывают.

Ведите кадровый учет в Контур-Персонале. Программа позволяет оформлять любые виды приказов, составлять трудовые договоры и личные карточки, рассчитывать занятые ставки и вакансии.

Узнать больше

Один из последних этапов ― запись в трудовую книжку. Она вносится в течение первых пяти дней фактической работы нового сотрудника. Если человек не приступил к своим обязанностям, не появился на своем месте, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор. Запись в трудовую ни о приеме, ни об увольнении делать в таком случае не нужно.

С этого момента вам остается только заполнить личную карточку работника. Придерживаться унифицированной формы тоже не обязательно, но работодатели редко придумывают оригинальные бланки. В личную карточку вносятся основные данные работника на основе представленных им документов: фамилия-имя-отчество, дата и место рождения, образование и полученная специальность и пр. 

Читайте также:

Прием работников на работу. Пошаговая инструкция по трудоустройству граждан

Прием на работу представляет собой определенные процедуры. Проведение собеседования, содержание трудового договора, необходимость медицинского осмотра — вот лишь некоторые из условий, с которыми нужно ознакомиться.

Прием работника на работу: пошаговая процедура

Оформлению приема на работу предшествовать могут некоторые этапы, которые предусмотрены законом. Это избрание на должность, это медицинское обследование это избрание по конкурсу и многое другое.

Что касается медицинского обследования работника при приеме на новую работу, то согласно Трудовому кодексу РФ ст. 69 обязательному предварительному осмотру медицинскому (иначе обследованию) при заключении любого трудового договора подлежат следующие лица.

  • это лица, которые еще не достигли возраста восемнадцати лет.
  • это иные лица в случаях, которые предусмотрены Трудовым кодексом России.
  • это иные лица в случаях, которые предусмотрены также федеральными законами.

Для того чтобы отправить работника на медицинский осмотр ему необходимо выдать бланк письма-направления на обязательный медицинский осмотр. Кроме того, работодателю сообщаются и другие обязательные сведения.

Так, к примеру, согласно Трудовому кодексу РФ статья 64.1 граждане, которые замещали должности, перечень которых устанавливается уже нормативными правовыми актами России, после увольнения с любой государственной или же муниципальной службы в течение пары лет обязаны при заключении новых трудовых договоров сообщать своему новому работодателю сведения об их последнем месте службы.

При приеме на работу, сотрудник предъявляет ряд документов, которые просит работодатель. Эти документы работодатель внимательным образом рассматривает и принимает окончательное решение о приёме представленного работника на работу.

Шаги при оформлении работника на новое место работы

Шаг 1. Получение от потенциального работника заявления с просьбой о приеме на работу. Этот шаг не является для большинства организаций обязательным, потому как Трудовой кодекс совсем не предусматривает подачи работником данного заявления.

Впрочем, подача заявления обязательна, если работник поступает на государственную или же муниципальную службу.  Если заявление с просьбой о приёме на работу определенным работником всё же было подано и принято работодателем, значит, его регистрируют у работодателя в установленном порядке.

Шаг 2. Ознакомление работника со всеми локальными нормативными актами. В соответствии со ТК РФ ст. 68 при приеме на новое место работы работодатель в обязательном порядке ознакомить своего нового работника под роспись с основной должностной инструкцией, основными правилами внутреннего трудового распорядка, с иными нормативными локальными актами, связаны которые непосредственно с трудовой деятельностью данного работника, с коллективным договором.

Шаг 3. Заключение с новым работником трудового договора, а также при наличии оснований еще договора о материальной ответственности. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах обязательно в письменной форме. Он подписывается двумя сторонами. Заключение же договора о материальной ответственности не является обязательным шагом, если на это нет оснований.

Шаг 4. Регистрация трудового договора, а также договора о материальной ответственности. Например, трудовой договор регистрироваться может в Книге (либо журнале) регистрации таких трудовых договоров.

Шаг 5. Вручение работнику одного экземпляра трудового договора. Один экземпляр договора трудового в обязательном порядке передается данному работнику, другой же хранится у работодателя. Получение новым работником экземпляра трудового договора обязательно должно подтверждаться подписью данного работника на экземпляре договора, который хранится у работодателя.

Шаг 6. Издание приказа (иначе распоряжения) о приеме нового работника на работу. Приказ (иначе распоряжение) о приеме работника на работу имеет строго унифицированную форму – № Т-1 (о приеме одного работника) либо № Т-1а (о приеме нескольких работников).

Шаг 7. Регистрация приказа (иначе распоряжения) о приеме нового работника на работу заносится в Журнал регистрации приказов.

Шаг 8. Ознакомление вновь принятого работника с приказом (иначе распоряжением) о приеме нового работника на работу под роспись.

Приказ (иначе распоряжение) работодателя о приеме нового работника на работу объявляется данному работнику под роспись со дня фактического начала его работы в трехдневный срок.

Шаг 9. Внесение записи о приеме в трудовую книжку. Работодатель ведет трудовые книжки каждого своего работника, проработал который у него больше, чем пять дней. Когда у работника трудовой книжки нет, то работодатель должен ее оформить.

Шаг 10. Внесение сведений в обязательную Книгу учета движения всех трудовых книжек, а также вкладышей к ним. Все сведения вносятся в обязательную Книгу учета движения всех трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Шаг 11. Оформление личной карточки работника. Работника под роспись знакомят с записью в личной карточке, а также записью, которая внесена в трудовую книжку.

Шаг 12. Оформление личного дела на работника, когда в отношении его должности его работодателем установлена обязательность ведения такого личного дела. Для очень многих работодателей ведение личных дел вовсе не является обязанностью.

Шаг 13. Сообщение бывшему работодателю информации о заключении с работником трудового договора, когда принятый работник является бывшим служащим государства или бывшим муниципальным служащим.

© Анна, BBF.RU

основные условия трудоустройства и пошаговая инструкция

Что потребуется от сотрудника

При приёме на работу сотрудник должен предоставить: паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку, страховое свидетельство пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных), документы об образовании. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель должен оформить ему трудовую книжку и пенсионное свидетельство.

Это основные документы, в отдельных случаях требуются

дополнительные бумаги. Например, при поступлении на работу, к которой предъявляются специальные требования, сотрудник предоставляет некоторые дополнительные документы: медкнижка, загранпаспорт, справка о наличии (отсутствии) судимости.

Заявление о приёме на работу не обязательно, однако на практике его оформляют. Например, на нём руководитель может проставить резолюцию, сделать какие-то служебные пометки. Формы бланка нет. Содержание документа самое простое: «Прошу принять на работу… должность… структурное подразделение». Если вам необходимы какие-то дополнительные сведения в заявлении, Вы, конечно, можете попросить их указать. Самое удобное – использовать шаблон заявления о приёме, куда сотрудник просто впишет свои данные.

Дополнительно сотрудник предоставляет: ИНН, справку 2-НДФЛ, справку о зарплате за текущий год и два предшествующих года (эта справка нужна для расчета больничных и детских пособий).

Свои требования при оформлении иностранного работника. В частности, он должен предъявить документ, связанный со статусом его пребывания (разрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство).

Трудовой договор

Трудовой договор должен быть подписан с работником в течение трех рабочих дней с момента, когда он приступил к выполнению своих обязанностей.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах (один передаётся работнику). Унифицированной формы нет, существует перечень обязательных условий договора, в частности: место работы, должность, дата начала работы, оклад, режим рабочего времени и отдыха и др.

Если при заключении договора какие-либо сведения в него не внесли, в дальнейшем не обязательно расторгать или изменять трудовой договор. Достаточно составить дополнительное соглашение и тем самым внести недостающие сведения или условия в первоначальный трудовой договор.

Составить трудовой договор в целом несложно, достаточно следовать нормам Трудового кодекса (ст. 57 ТК РФ). Но гораздо проще воспользоваться готовыми шаблонами. В базе интернет-бухгалтерии «Моё дело» содержатся десятки шаблонов договоров для различных ситуаций и профессий. Эксперты проработали каждый пункт и там уже есть все обязательные пункты, вам остается только внести недостающие сведения, следуя подробным подсказкам и примерам.

Оформление работника на постоянную работу: пошаговая инструкция

С одной стороны процесс приёма в штат нового работника может показаться простым и очевидным. Но на самом деле это далеко не так, потому что процедура оформления на постоянную работу предполагает множество действий, которые должны быть выполнены для того, чтобы не нарушить предписания трудового законодательства. Более того, в государственных структурах приём нового сотрудника усложняется ввиду дополнительных нормативных требований. В данной статье рассматриваются все необходимые шаги, которые нужно предпринять, чтобы правильно оформить работника на постоянную работу.

Приём работника по ТК РФ

При приёме работника на постоянную работу необходимо учесть следующие законодательные акты:

  • главы 10—11 ТК РФ, которые регламентируют правила заключения трудового соглашения;
  • ст. 65 ТК, где перечисляются документы, которые может затребовать работодатель;
  • ст. 66 ТК, в которой содержатся общие требования касательно трудовых книжек;
  • Постановления №225 от 16.04.2003 и №69 от 19.05.2008, где подробно излагаются порядок ведения и хранения трудовых книжек;
  • Постановление N1 от 05.01.04, в котором представлены основные формы документации, которые необходимо использовать для учёта труда, включая приказ о принятии работника в штат организации.

Необходимые документы для оформления

Работодатель вправе запросить следующие документы у лица, претендующего быть оформленным на постоянную работу:

  • паспорт;
  • трудовую книжку;
  • документы, подтверждающие постановку на воинский учёт;
  • документы, свидетельствующие о наличии образования либо требуемой квалификации.
К сведению

В соответствии с Трудовым кодексом (ст. 65) при поступлении на государственную службу у кандидата могут запрашиваться дополнительные документы, перечень которых предусмотрен отдельными правительственными либо президентскими указами.

Пошаговая инструкция приёма работника

При оформлении работника на постоянную работу выполняются следующие действия:

  1. принимаются необходимые документы;
  2. проводится вводный инструктаж, включая ознакомление работника с внутренними нормативными актами;
  3. заключается трудовое соглашение;
  4. оформляется приказ о приёме;
  5. вносится запись в трудовую книжку.

Оформление трудовой

Согласно статье 66 трудовая книжка заполняется тогда, когда работник проработал в компании более 5-ти дней при условии, что данная работа является основной. В противном случае запись вносить необязательно.

Дополнительная информация

Если гражданин трудоустраивается впервые, на него должна быть заведена трудовая книжка не позднее 7-дневного срока, отсчёт которого начинается со дня приёма в должность.

В том или ином случае, когда документ находится в распоряжении работодателя, о данном факте должна быть сделана отметка в специальном журнале, предназначенном для учёта движения трудовых книжек. Форма книги приводится в Постановлении N69 (Прил. 3).

Образец оформления работника на постоянную работу

Приём на постоянную работу осуществляется на основании изданного приказа только после подписания договора (ст. 68). Такой порядок установлен для того, чтобы защитить права работника, которые наряду с обязанностями прописываются в трудовом соглашении. Таким образом, только после достижения согласия между соискателем и нанимателем появляется целесообразность в издании приказа. Главное требование – приказ не должен противоречить условиям заключенного договора.

Дополнительная информация

Распоряжение либо приказ передаётся работнику для ознакомления и подписания не позднее третьего дня с даты, когда он фактически приступил к своим обязанностям. По необходимости работник имеет право запросить копию этого документа, которая должна быть заверена надлежащим образом. Данное требование может выражаться как в письменной, так и устной форме.

Приём на постоянную работу после испытательного срока

Учитывая, что на принятие решения о долгосрочном сотрудничестве с новым работником влияет множество факторов, при заключении трудового соглашения в большинстве случаев устанавливается определённый испытательный срок. Таким образом, даже если сотрудника полностью устраивают предложенные условия и характер работы, это совсем не означает, что по истечении оговоренного срока он продолжит свою трудовую деятельность в организации.

В большинстве случаев работнику назначается 3-месячный испытательный срок. По соглашению сторон он может быть меньше, но никак не больше. Исключение составляют должности высоких категорий с большой степенью ответственности, такие как:

  • главный бухгалтер;
  • наёмный руководитель компании либо её подразделения;
  • заместитель директора.

Для вышеперечисленных специалистов может быть установлен 6-месячный испытательный срок.

На госслужбе для отдельных специальностей такой срок может составлять до 1-го года.

Несмотря на возможную вероятность прекращения трудовых отношений по окончании стадии испытания, права работника в течение пробного периода не должны нарушаться. Это означает, что зарплата должна соответствовать ставке, предусмотренной для данной должности в штатном расписании. В противном случае компания нарушает трудовое законодательство в связи с применением дискриминационной политики в отношении работников. Неправомерным также считается и полное отсутствие оплаты во время срока до оформления на постоянную работу.

К сведению

К сожалению, несмотря на то что трудовое право предусматривает равенство прав как работников, находящихся на испытательном сроке, так и тех, кто его уже прошёл, злоупотребления со стороны работодателей всё же имеют место быть. Например, некоторые из них специально занижают ставку в штатном расписании на время пробного периода либо немного меняют наименование должности (например: «младший специалист…»).

Нюансы

В пошаговой инструкции оформления работника на постоянную работу, возможны дополнительные действия, которые осуществляются в некоторых организациях:

  • Заведение личного дела на сотрудника. Необходимо отметить, что в большинстве случаев работодатели не обязаны вести такие дела. По закону это должны делать только некоторые государственные учреждения (прокуратура, таможня и т. д.).
  • Информирование бывшего работодателя о приёме работника на постоянную работу в организацию – в случае если гражданин является бывшим госслужащим.
  • Передача сведений о сотруднике в военкомат – в случае если гражданин подлежит воинскому учёту.

Зачастую принятых на работу людей просят, чтобы они написали заявление о приёме на работу. Но такое требование установлено только при поступлении на госслужбу. В остальных случаях этот документ обязательным не является, так как в Трудовом кодексе о такой необходимости не упоминается.

Срочное приглашение в Россию

Получение Российской визы. Приглашение в Россию для иностранцев.

Приглашение на въезд в Россию

Оформленное в соответствии с действующими законами уполномоченным лицом является основание для въезда в Российскую Федерацию. Основания для получения визы в Россию Приглашение на въезд может быть оформлено несколькими способами, в зависимости от целей поездки.

Стоимость оформления туристического приглашения:

Срок оформления → 10-15 мин моментально
Тип оформления → в офисе онлайн
Однократная (один въезд / один выезд)
1 месяц 700 P 600 P

Стоимость оформления делового приглашения:

Стоимость оформления делового приглашения зависит от нескольких факторов. Во-первых, это вид приглашения: будет оно распечатано на специальном защищенном бланке в оригинале или будет отправлено телексом сразу в выбранное консульство России. Во-вторых, это срок и кратность визы, указанной в приглашении ( однократная на месяц, на три месяца, или многократная на год или на пять лет ). В-третьих, это срочность оформления приглашения: чем дольше оформление, тем дешевле приглашение.

Как оформить приглашение / Анкета на оформление приглашения: RU | EN / Как оплатить

Документы для получения визы в РФ

Перечень в первую очередь зависит от гражданства приглашаемого лица, типа запрашиваемой визы, планируемого срока пребывания. Некоторый перечень документов:
  • Приглашение в Россию выданное на имя и паспортные данные иностранного гражданина который представляется в Консульское учреждение для оформления визы;
  • Заграничный паспорт, который должен быть действителен еще минимум полгода после окончания срока действия визы и выезда иностранного гражданина из страны;
  • Консульская анкета, которая должна быть заполнена и подписана в двух экземплярах;
  • Фотографии.

Не стоит забывать, что фактическая цель въезда иностранного гражданина в Российскую Федерацию и вид текущего разрешения на въезд должны соответствовать друг другу. В противном случае, если есть подозрение, что цель поездки не соответствует заявленной, иммиграционный контроль, может запретить въезд иностранному гражданину. Чтобы не было недопонимания, лучше обратиться в компанию, способную содействовать в оформлении визы.

См. также:
Как лучше всего пригласить в Россию друга иностранца | Способы оплаты | Приглашаемое лицо | Цели поездки

Прием на работу несовершеннолетних (от 14 до 18 лет): пошаговая инструкция

Особенности регулирования труда молодежи связаны с ограничением видов работ, времени выполнения обязанностей по трудовому договору, некоторых форм ответственности. К тому же, есть нюансы в документальном оформлении приема на работу подростков. Предлагаем шпаргалку для кадровика, оформляющего в компанию работника от 14 до 18 лет.

Несовершеннолетние (не достигшие 18 лет) в трудовых правоотношениях приравниваются в правах к совершеннолетним, а в области охраны труда, рабочего времени, отпусков и некоторых других условий труда пользуются гарантиями, установленными ТК, иными актами законодательства, коллективными договорами, соглашениями.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет.

С письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителей) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим 14 лет, для выполнения легкой работы или занятия профессиональным спортом.

 

Действия нанимателя

1. Установить, можно ли принять на работу несовершеннолетнего.

Для этого придется изучить ряд ограничительных норм.

1) Запрещено привлекать лиц моложе 18 лет к тяжелым работам, с вредными и (или) опасными условиями труда, подземным и горным работам1.

Выделяются 4 группы видов работ, запрещенных для молодежи до 18 лет2:

– выполняемые независимо от вида экономической деятельности;

– выполняемые рабочими всех профессий, в производствах;

– работы в организациях здравоохранения, уч­реждениях образования, иных организациях, которым в соответствии с законодательством предоставлено. ..

Автор публикации:

Алексей ШТЕЙНЕР, юрист, специалист по трудовому законодательству

Как правильно принять на работу бывшего сотрудника в программе ЗУП 3.1

Пример подготовлен на демо-базе фирмы 1С релиз 3.1.15.96

При приеме на работу ранее уволенного сотрудника работодатель должен заключить новый трудовой договор с сотрудником, также необходимо завести новую личную карточку сотрудника и указать там все необходимые данные.

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника необходимо обратить внимание на корректный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.

Для верного отражение всех операций в справочник Физические лица новый элемент вводить не нужно. Новый элемент необходимо создать только в справочнике Сотрудники. Дублирование физических лиц приведет к неверному расчету налогов и взносов, а также к неверному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и повторно принято в течении одного года в одну организацию, включаются все выплаты, которые были начислены в течении этого года в данной организации.

Рассмотрим на примере прием на работу бывшего сотрудника в программе 1С ЗУП 3.1

Для того, чтобы корректно принять на работу бывшего сотрудника, необходимо зайти в справочник Сотрудники (Кадры – Сотрудники) и создать новый элемент с помощью кнопки Создать.

Рисунок 1 – Справочник Сотрудники

Далее в появившейся карточке сотрудника указываем организацию (или ее обособленное подразделение), в которую принимается.

Также в поле Полное имя указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. В нашем примере, так как это бывший сотрудник, в справочнике Физические лица (раздел Кадры – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф. И.О.). Программа автоматически предложит использовать данные этого физического лица, в появившемся окне Найден человек с похожим именем, подтверждаем, что этот тот человек, который нам нужен нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен.

Рисунок 2 – Окно для подтверждения «Найден человек с похожим именем»

После того, как мы подтвердили, что это нужное нам физическое лицо, карточка сотрудника будет заполнена основными данными сотрудника автоматически. При необходимости карточку сотрудника можно заполнить недостающими данными.

После этого, приступаем к оформлению Приема на работу сотрудника, для этого можно использовать два варианта:

  1. нажимаем на ссылку Принять на работу;
  2. Оформить документ – Прием на работу.

Рисунок 3 – Оформить документ «Прием на работу»

После этого, информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?), необходимо нажать на кнопку Да.

Далее заполняем документ Прием на работу.

Рисунок 4 – Закладка Главное в документе Прием на работу

Рисунок 5 – Закладка Оплата труда в документе Прием на работу

После проведения документа Прием на работу в справочнике Сотрудники появятся два одинаковых сотрудника, но с различными состояниям (Работа и Увольнение).

Рисунок 6 – Справочник Сотрудники

Проверим справочник Физические лица и убедимся, что там останется одно физическое лицо (Кадры – Физические лица).

Рисунок 7 – Справочник Физические лица

Найм 101: Как нанимать сотрудников

Знание того, как эффективно нанимать сотрудников, может быть одним из самых сильных активов бизнеса. Поскольку экономика медленно восстанавливается после проблем прошлого года, наем квалифицированных сотрудников будет для многих главным приоритетом. Вот почему для работодателей жизненно важно вооружиться навыками и знаниями, необходимыми для привлечения новых сотрудников.

Этапы найма сотрудника: руководство по найму сотрудников

При найме сотрудника невозможно переоценить важность подготовки.В подавляющем большинстве случаев существует четыре основных этапа процесса найма, подготовка к которым является ключевой:

  • Оценка потребностей бизнеса – разработка должностных инструкций
  • Вербовка
  • Интервью
  • Адаптация

Знание шагов по найму сотрудника может помочь сократить ненужные расходы ресурсов или возможность дублирования усилий внутри бизнеса.

Вот несколько ключевых шагов, которые необходимо выполнить при найме новых сотрудников.

Оценка потребностей бизнеса

Трудно сосредоточиться на найме сотрудников, если вам неясны потребности бизнеса или сама должность. Работодатели должны определить, где есть пробелы и потребности в работнике.

Анализ работы может помочь определить навыки, знания, образование, способности и опыт, которыми должен обладать потенциальный кандидат для выполнения конкретной работы. Ваша задача состоит в том, чтобы определить необходимый уровень опыта работы, а также соответствующие уровни образования, подготовки и/или необходимость сертификации.Один совет: по возможности оценивайте знания, навыки и способности людей, которые успешно выполняли эту работу в прошлом, и учитывайте эти критерии при анализе работы.

Создание осмысленных должностных инструкций

Привлечение квалифицированных кандидатов часто зависит от тщательно составленного описания работы. Чтобы определить детали, которые будут формировать описание вашей работы, ответьте на такие вопросы, как:

  • Какие конкретные обязанности и основные функции будет включать в себя эта роль?
  • Какие навыки, образование или опыт потребуются человеку, чтобы преуспеть в этой роли и повысить ценность вашего бизнеса?
  • Где человек будет работать и в какие часы? Будут ли они удаленными?
  • Какие инструменты, программное обеспечение или технологические ресурсы будут предоставлены сотруднику для выполнения работы?
  • Нужен ли проезд?
  • Есть ли возможность продвижения?
  • Каким будет общий компенсационный пакет?

Также обратите особое внимание на:

  • Должность.  Убедитесь, что название должности соответствует аналогичным позициям на рынке. Название должности не должно ссылаться или подразумевать дискриминацию по какому-либо защищенному признаку (например, по полу или возрасту).
  • Основные обязанности, навыки и квалификация.  Краткий, но достаточно подробный перечень основных и второстепенных функций дает кандидатам лучшее представление о том, что влечет за собой должность.
  • Форматирование . Держитесь подальше от длинных, бессвязных предложений и делайте формулировку легко просматриваемой и понятной.Используйте маркеры и глаголы в настоящем времени.

В общем, чем подробнее ваше описание работы, тем лучше вы сможете поддерживать параметры, касающиеся типов навыков или опыта, которые вы считаете минимальным требованием, чтобы вы могли быстро отсеять кандидатов, которым не хватает необходимых навыков. Чем более подробным вы будете в своем описании, тем больше вероятность того, что вы привлечете соискателей, которые квалифицированы, готовы и рады помочь вашему бизнесу добиться успеха.

Набор сотрудников
Поиск квалифицированных кандидатов

Вы точно знаете, в чем заключается работа, но где найти квалифицированных кандидатов на эту должность? Лучшие решения по найму включают комплексную стратегию по привлечению подходящих соискателей из различных источников, включая, помимо прочего:

  • Рекомендации сотрудников.  Кого из ваших нынешних сотрудников могут удовлетворить эти требования?
  • Онлайн-объявления о вакансиях.  Используйте самые популярные онлайн-сайты по трудоустройству, чтобы рекламировать вакансию.
  • Из уст в уста.  Обратитесь к своей профессиональной сети, попросив друзей и коллег предложить подходящих кандидатов.
  • Реклама на сайте вашей компании.  Рассмотрите возможность создания убедительного заявления на странице «Присоединяйтесь к нашей команде», «продающего» потенциальным сотрудникам видение, миссию и ценности вашей компании. Сообщите соискателям, что отличает ваш бизнес от других и почему это такое привлекательное место для работы. И максимально упростите для заинтересованных кандидатов подачу заявки.

Выполнение некоторых или всех этих шагов может иметь огромное значение с точки зрения времени и ресурсов, которые вы тратите на поиск отличного кандидата на работу.

Инвестиции во входящий рекрутинг

Рассмотрите возможность входящего рекрутинга — онлайн-стратегии, позволяющей компаниям привлекать наиболее квалифицированных кандидатов.Тактика включает в себя:

  • Развитие присутствия в социальных сетях.  Это включает регулярную публикацию свежего актуального контента, чтобы привлечь внимание соискателей. Это может быть отличным способом наладить отношения с людьми, которых вы в конечном итоге захотите нанять.
  • Оптимизация вашего сайта.  Теперь Google оценивает веб-сайты частично на основе их оптимизации для просмотра на мобильных устройствах, что является одной из многих причин, по которым ваш сайт должен загружаться быстро и легко для кандидатов на работу в пути.
  • Превратите страницу вакансий в захватывающее место для посещения.  Попросить соискателя посетить вашу страницу вакансий — это только первый шаг. Оказавшись там, крайне важно, чтобы потенциальный кандидат нашел актуальную подборку списков вакансий и полезную информацию о том, как подать заявку. Вы также можете рассмотреть возможность включения прямой ссылки на живого сотрудника отдела кадров, чтобы дать кандидатам возможность действовать и оставаться на связи.

Чем больше вы сможете распространять информацию о вакансиях, тем выше вероятность того, что вы привлечете квалифицированных и квалифицированных кандидатов, которых вы хотите.

Использование системы отслеживания кандидатов

Если вы успешно воспользовались упомянутыми выше решениями по найму, вы должны получить значительное количество заявлений о приеме на работу. Как их отслеживать и, что более важно, выявлять наиболее перспективных кандидатов?

Технологии изменили процесс найма. Системы отслеживания кандидатов, состоящие из компьютерных алгоритмов, теперь могут анализировать большие объемы данных о кандидатах на работу с гораздо большей скоростью, чем люди, для выявления моделей поведения, квалификации кандидатов и даже ключевых слов, которые могут повысить наглядность объявлений о вакансиях.Они также могут помочь получить представление о показателях открытых вакансий, количестве дней, которые потребовались для заполнения вакансии, а также о количестве полученных заявок, проведенных собеседований и предложенных вакансий, что позволит вашей компании упростить и оптимизировать каждый этап процесса найма.

Имея систему безбумажного рекрутинга и отслеживания кандидатов, ваш бизнес может сэкономить время и потенциально сократить расходы, упростив менеджерам по персоналу и другим лицам, участвующим в процессе найма, анализ информации, которую они получают от соискателей, и, в конечном итоге, выявление достойных кандидатов. более эффективно.

Стратегия интервью

После того, как вы определите кандидатов на эту должность, хорошо спланированный процесс собеседования может помочь многое узнать о них. При разработке процесса собеседования рассмотрите следующие шаги:

  • Первоначальная подача.  Это может быть простое сопроводительное письмо или список ответов на несколько заданных вопросов. Это требование поможет отсеять кандидатов, которые хотят отправить одно и то же резюме на как можно больше открытых вакансий, и поможет выявить тех, кто готов приложить усилия для получения подходящей работы.
  • Подробное интервью.  Это собеседование должно включать в себя ряд вопросов, предназначенных для оценки навыков кандидата, а также определения его потенциального соответствия культуре компании.
  • Последующее задание.  Для наиболее квалифицированных кандидатов рассмотрите возможность попросить их выполнить дополнительную задачу или образец работы, который соответствует требованиям вакансии, прежде чем принимать окончательное решение о найме. Вы можете проявить творческий подход к этому шагу! Эта задача может быть проектом или письменной оценкой, связанной с рабочими задачами, встречей и приветствием с вашими текущими клиентами или опытом слежения за работой. Интерактивное задание может дать вам всестороннее представление о способностях каждого кандидата или предоставить дополнительную информацию, на которой основывается ваш выбор.

Хотя вы можете надеяться найти своего идеального кандидата и заставить его работать быстро, ускорение процесса собеседования может привести к тому, что ваша компания не подойдет, кандидат не полностью понимает требования работы или потеря времени и заработной платы. необходимость замены неквалифицированного работника.

Проведение проверок биографических данных и отзывов

Когда вы остановились на своем лучшем кандидате, который может показаться идеально подходящим для открытой должности, найдите время, чтобы провести тщательную проверку биографических данных после того, как сделаете условное предложение.Это может включать проверку определенной информации, которую кандидат указал в своем резюме, такой как документы об образовании и предыдущий опыт работы. Также рекомендуется обращаться ко всем рекомендациям, которые предоставил кандидат.

Цена неудачного найма может быть ошеломляющей, как с точки зрения потерянных денег, так и с точки зрения деморализующего эффекта на рабочем месте. Избегайте типичных ошибок при найме, таких как игнорирование потенциала внутренних кандидатов или пропуска проверки биографических данных, тесно сотрудничая со своим отделом кадров.

Оформление документов для приема на работу

Самая успешная стратегия найма подчеркивает ценность комплексного процесса адаптации сотрудников. Чем раньше вы поможете новому сотруднику стать частью вашей организации, тем выше ваши шансы на то, что он останется с вашим бизнесом на долгие годы. Выполните следующие важные шаги по адаптации:

Подготовьте документы для регистрации

При приеме на работу вашего первого сотрудника вы хотите сделать все, что в ваших силах, чтобы он чувствовал себя как дома в вашем бизнесе.Эффективная адаптация сотрудников — единственный наиболее важный элемент в обеспечении ориентации и комфорта нового сотрудника, а также в обеспечении того, чтобы новый сотрудник оставался в вашей компании в обозримом будущем.

Документы по адаптации нового сотрудника включают:

  • Форма I-9 — Подтверждение права на трудоустройство:   Это подтверждает право сотрудника на работу в США. Чтобы убедиться, что вы используете самую последнюю форму I-9, посетите веб-сайт USCIS..
  • Форма W-4:  – свидетельство работника об удержании налогов.В нем указывается сумма налога, подлежащая удержанию из заработной платы. Найдите самую последнюю версию этой формы на веб-сайте IRS.
  • Формы удержания государственного налога . Их также может потребоваться заполнить в зависимости от штата. Проверьте веб-сайт правительства вашего штата, чтобы найти правильные версии налоговых форм.

Важное примечание в отношении форм и документов: в некоторых штатах могут быть свои собственные требования к найму, включая, помимо прочего, уведомление об оплачиваемом отпуске по болезни, предупреждение о краже заработной платы и уведомление о безработице, сексуальные домогательства и брошюры о компенсации работникам.

Дополнительные соображения при найме сотрудников

Прежде чем возвращать или нанимать новых сотрудников, особенно важно пересмотреть свои правила вместе с отделом кадров или юрисконсультом, включая отпуск по болезни и оплачиваемый отпуск, чтобы убедиться, что они соблюдают федеральные, региональные и местные законы и правила. .

Если вы подали заявку или получили кредит в рамках Программы защиты зарплаты, проконсультируйтесь со своим юрисконсультом или специалистом по кадрам, чтобы оценить, как новые сотрудники или изменения в штате, которые вы вносите, могут повлиять на прощение кредита.

Если вы сомневаетесь, сообщите об этом

Не забывайте, что общение имеет ключевое значение, особенно сейчас.

В ближайшие дни многие компании, скорее всего, будут полагаться на гибкий график работы и механизмы удаленной работы, когда они вернутся к работе. В связи с изменчивым графиком и введением новых политик, связанных с трудоустройством, четкое информирование об изменениях новых (и повторно нанятых) сотрудников будет иметь решающее значение для вашей стратегии возвращения на работу.

Кроме того, убедитесь, что вы сообщаете о любых новых протоколах безопасности на рабочем месте, таких как методы уборки или меры по социальному дистанцированию, чтобы уменьшить любые потенциальные опасения сотрудников по поводу прихода на рабочее место.

В течение этого времени также может потребоваться разъяснение новых сотрудников нынешнему персоналу. Почему вы, например, набираете новых сотрудников, когда другие ранее занимаемые должности остаются незаполненными? Заблаговременное информирование сотрудников о возникающих бизнес-потребностях и ролях может помочь им поддержать ваши решения о найме.

Для получения дополнительной информации о возобновлении работы вашего бизнеса, в том числе о передовых методах, ответах на распространенные вопросы о возвращении к работе и решениях по найму и возвращению сотрудников, посетите нашу новую страницу ресурса «Возвращение к работе: возвращение к работе».

Как услуги по найму могут помочь

Ищете дополнительные рекомендации по улучшению процесса найма? Существуют службы найма, которые могут предоставить надежные и действенные советы, которые помогут вам набрать лучших кандидатов на вашу должность, раскрыть важную информацию о потенциальных сотрудниках и эффективно приветствовать новых сотрудников таким образом, чтобы это оказало влияние. Услуги по найму Paychex также предоставляют вам доступ к специализированным специалистам по персоналу, которые также могут помочь вам в разработке должностных инструкций, опросе лучших практик и многом другом.

Ищете дополнительную поддержку отдела кадров? Решение PEO может быть полным решением для аутсорсинга персонала, предлагая еще более широкий спектр услуг, от найма до планирования выхода на пенсию, включая групповое медицинское страхование, 401 (k) и страхование ответственности.

Как нанять сотрудника

В любой экономике знание того, как нанять сотрудника с необходимыми навыками и опытом, означает умение справиться с головной болью. Процесс найма, как правило, является дорогостоящим, иногда разочаровывающим и часто отнимает много времени.Даже когда последствия пандемии начинают медленно отступать, тот же самый процесс найма может быть совершенно пугающим.

Даже несмотря на то, что безработица постепенно снижается, привлекательные объявления о вакансиях, скорее всего, приведут к большому количеству резюме, которые нужно будет отсортировать. После того, как вы определитесь с лучшими кандидатами — а это может занять несколько часов или даже дней — вам предстоит пройти серию телефонных проверок, видеособеседований, проверки навыков и проверки рекомендаций. И все это в то время, когда вы уже завалены работой и решаете задачи управления удаленной командой.

И не нагромождать, а очень надо правильно разобраться. Плохой найм означает больше сбоев для вашей команды, а также пустую трату еще более ценного времени и денег. В недавнем опросе, проведенном Робертом Халфом, почти две трети (64%) опрошенных руководителей высшего звена заявили, что негативные последствия найма неподходящего кандидата сегодня сильнее, чем незадолго до начала пандемии.

Итак, как нанять сотрудника, если вы заняты, находитесь в состоянии стресса, отвлекаетесь и просто хотите, чтобы кто-то был хорошим на эту роль прямо сейчас? Рад, что вы спросили.У нас есть пять полезных советов и один совет «Лучшее на шоу», чтобы привлечь и нанять таланты, которые могут принести максимальную пользу вашей организации.

1. Сосредоточьтесь на описании работы

Распространение COVID-19 подорвало экономику, и его последствия различны в разных частях страны, даже когда пандемия начинает ослабевать. Каким бы ни было состояние вашего рынка найма и на какую бы должность вы ни претендовали, написание подробного и убедительного описания работы имеет решающее значение для вашего успеха в привлечении лучших специалистов.

Если это новая должность, которую вы пытаетесь занять, тщательно продумайте задачи, которые вы хотите, чтобы сотрудник взял на себя как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, а также уровни образования и опыта, которыми должен обладать ваш идеальный кандидат. Если вам нужно нанять сотрудника на освободившуюся должность, воспользуйтесь возможностью, чтобы оценить, хотите ли вы внести изменения в должность. Скорее всего, вы захотите добавить или переложить некоторые обязанности, особенно если описание работы давно не обновлялось.

При составлении должностной инструкции помните, что не все таланты будут лучшими. Включите достаточно информации, чтобы привлечь соискателей, которые хорошо подходят для этой должности, но не будьте слишком длинными или слишком конкретными. Но также дайте достаточно подробностей, чтобы обескуражить недостаточно квалифицированных. Перечислите навыки, опыт и сертификаты, которые вам абсолютно необходимы, и кратко скажите, как успех будет измеряться для успешного найма. Вы не хотите тратить время на просмотр десятков резюме, которые даже близко не соответствуют вашим потребностям, и ни один соискатель не хочет тратить время на то, чтобы подавать заявку на должность, на которую он даже близко не рассмотрит.

2. Забрасывать широкую сеть

Когда вы будете готовы приступить к набору кандидатов, закиньте свою сеть поглубже и пошире. Конечно, вы хотите опубликовать вакансию на своем веб-сайте и на досках объявлений, которые обслуживают отрасль вашей компании. Но вы также должны поделиться объявлением о вакансии в аккаунтах вашей компании в социальных сетях.

Вы также можете попросить членов вашей команды, а также доверенных лиц в вашей профессиональной сети дать рекомендации. Они часто могут быть отличным источником многообещающих потенциальных клиентов, включая профессионалов, которые могут не искать активно новую работу, но могут быть открыты для рассмотрения новой возможности.

НАНИМАЕТ? МЫ МОЖЕМ ПОМОЧЬ!

3. Не обсчитывайте резюме

Оценка резюме и других материалов заявки — утомительная и трудоемкая часть процесса найма. Но тщательный анализ — важный шаг в определении того, соответствует ли квалификация кандидата критериям доступной должности.

Во время обзора ищите ключевые слова и фразы, которые совпадают с теми, что указаны в описании вакансии. Это покажет, изучил ли кандидат вашу публикацию и приложил ли усилия, чтобы прямо говорить о ваших потребностях.Внимательно изучите технические навыки кандидатов, но также ищите доказательства их навыков межличностного общения, будь то ясность их письма (как показано в их резюме и сопроводительном письме) или подробности их профессиональной истории (опыт выступления на собраниях команды). , например, или в сотрудничестве между отделами).

Наконец, подумайте, насколько влиятельным был соискатель на своей нынешней или прошлой должности. Четко ли они объясняют добавленную стоимость, которую они принесли, и то, как они помогли достичь целей компании? Не обманывайте себя здесь.Вы хотите нанять сотрудника, который сможет занять вашу открытую должность и изменить ситуацию с самого начала.

4. Углубитесь в интервью

Как и при просмотре резюме, сосредоточьтесь как на технических ноу-хау, так и на межличностных качествах во время собеседования. Открытые и гипотетические вопросы на собеседовании позволяют кандидату обсудить свой опыт и навыки, а вам дают возможность оценить его аналитические и вербальные навыки, тактичность (например, как они говорят о нынешнем или прошлом работодателе), дипломатичность (как они описывают взаимодействия с другими командами) и другие soft skills.Оставайтесь дружелюбными, оставайтесь вовлеченными и задавайте дополнительные вопросы, когда это необходимо.

Обратите также внимание на то, насколько хорошо кандидат подготовился к собеседованию, проверив его знания о вашей компании и отрасли. Вы не можете ожидать, что они прочитают ваш годовой отчет или будут знать всю историю вашей компании, но они должны понимать и ценить миссию и продукт фирмы. Стремитесь нанять сотрудника, который любит компанию, а не только работу и зарплату.

Хотя ваши разговоры, естественно, будут проходить по-разному, не забудьте задать всем кандидатам одни и те же общие вопросы, чтобы сохранить равные условия игры.И объясните, что делает вашу компанию и ее корпоративную культуру особенной. Помните, что собеседования — это улица с двусторонним движением: вы хотите найти наиболее квалифицированного человека для этой работы, но кандидат в равной степени будет рад присоединиться к команде.

5. Определите правильный диапазон заработной платы

В любой бизнес-среде предложение конкурентоспособного компенсационного пакета является ключом к привлечению лучших специалистов. Консультируясь с такими ресурсами, как ежегодные справочники по зарплате Роберта Халфа, вы можете убедиться, что ваши начальные диапазоны заработной платы соответствуют или даже лучше, чем у ваших конкурентов.Вы также можете использовать наш Калькулятор заработной платы, чтобы легко скорректировать средние диапазоны заработной платы по стране для вашего рынка.

Даже в условиях экономического кризиса кандидату потребуется день или два, чтобы рассмотреть предложение о работе. Также могут быть некоторые переговоры взад и вперед, особенно если вы пытаетесь найти высококвалифицированного и опытного специалиста или укомплектовать специализированную должность. Будьте терпеливы и справедливы: вы не хотите нанимать сотрудника, который будет рад начать свой первый рабочий день.Как только кандидат примет предложение, дайте понять, что окончательное предложение зависит от рекомендаций или проверки биографических данных, которые вам необходимо выполнить.

6. Совет «Лучшее из шоу» о том, как нанять сотрудника

Процесс найма все еще выглядит устрашающе? Если вы думаете: «Ну да!», то знайте, что вы в хорошей компании.

Очевидно, что для успешного найма требуется много времени и энергии, особенно если вы делаете это в одиночку. Вот почему многие менеджеры по найму обращаются за помощью в специализированную кадровую фирму.В Robert Half у нас есть многолетний опыт размещения кандидатов с клиентами на финансовые, административные, ИТ, юридические, творческие и маркетинговые должности. Наши рекрутеры также помогают компаниям нанимать удаленных сотрудников, что является критически важной потребностью бизнеса, поскольку пандемия удерживает большую часть рабочей силы дома.

Процесс найма не должен быть еще одной проблемой. Позвольте нам помочь вам найти таланты, необходимые для того, чтобы ваша организация смогла преодолеть эту напряженную бизнес-среду. Мы действуем быстро, потому что понимаем, что потребность срочная.

Независимо от того, нужен ли вам один человек или целая проектная группа, и независимо от того, нужны ли вам краткосрочные или полные рабочие дни, мы можем помочь вам нанять квалифицированных специалистов уже сегодня!

Нанимает вашего первого сотрудника? Вот как это сделать

Технологии упростили ведение успешного бизнеса в одиночку. Но для тех владельцев малого бизнеса, которые надеются развивать свои компании, в какой-то момент вам, вероятно, придется подумать о найме своего первого сотрудника.

Но как узнать, что пришло время, и как сделать это, когда придет время? Вот вопросы, которые вам нужно задать себе, и шаги, которые необходимо предпринять для найма вашего первого сотрудника.

Вопросы, которые необходимо задать перед приемом на работу первого сотрудника

Вы достаточно заняты?

Если в вашем бизнесе много взлетов и падений с точки зрения денежного потока — например, если вы владеете сезонным бизнесом — вероятно, бывают моменты, когда вы полностью забиты, а иногда — когда вы складываете пальцы. В часы пик у вас может возникнуть соблазн нанять сотрудников. Не так быстро!

Прежде чем нанять первого сотрудника, у вас должно быть достаточно стабильной работы, чтобы он был занят даже в трудные времена.В противном случае вам придется отпустить сотрудника, что неприятно вам обоим. Кроме того, убедитесь, что постоянную работу вы готовы делегировать и можете обучить этому кого-то другого.

Если у вас нет подходящей работы для сотрудника на постоянной основе, найм временных сотрудников, аутсорсинг независимому подрядчику или привлечение стажера — лучшее решение для тех случаев, когда вам нужна дополнительная помощь.

С другой стороны, если вы постоянно заняты и часто у вас больше работы, чем вы можете выполнить — например, если вам действительно приходилось отказывать клиентам или направлять их в другие компании — тогда вы, вероятно, готовы прокат.

Вам нужен сотрудник, чтобы вывести свой бизнес в новое русло?

По мере того, как ваш бизнес выходит за рамки начальной стадии, вам захочется расшириться в новые области — возможно, в том числе в области, в которых вам не хватает опыта, времени или навыков для эффективного решения.

Например, дизайнер ювелирных украшений, который продает свои товары через Интернет, может решить, что они также хотят продавать их в розничных магазинах по всей стране. Если они плохо разбираются в продажах или не могут реально путешествовать по стране с звонками по продажам, сохраняя при этом остальную часть бизнеса, найм сотрудника, который возьмет на себя ответственность за продажи, может быть лучшим способом достижения этих целей расширения.

Готовы ли вы финансово?

Нанять первого сотрудника недешево. Во-первых, это затраты на рекламу вакансии, возможно, на проверку биографических данных и стоимость времени, потраченного на просмотр резюме и собеседование с кандидатами.

Как только сотрудник приходит на работу, его почасовая оплата не является единственными расходами, с которыми вам придется иметь дело. Возможно, вам придется купить новое оборудование для человека, например, компьютер и рабочую станцию. Вам также придется платить налоги на социальное обеспечение, налоги Medicare, налоги на заработную плату и налоги штата по безработице.Если вы планируете предлагать льготы для сотрудников, такие как медицинское страхование или план 401 (k), знайте, что льготы могут стоить 20% от заработной платы сотрудника или больше. Наконец, вам может понадобиться купить страховку компенсации работникам.

Денежный поток вашего бизнеса является решающим фактором в том, готовы ли вы принять на работу. У вас должно быть достаточно денег на ваших счетах в день зарплаты, чтобы покрыть заработную плату — вы не можете просить сотрудников подождать пару дополнительных дней, чтобы получить зарплату, потому что ваши клиенты еще не заплатили вам.(Если вы когда-нибудь обнаружите, что у вас нет достаточного количества денег для выплаты заработной платы, краткосрочный кредит может помочь вам преодолеть горб, но это не то решение, к которому вы должны обращаться на постоянной основе.)

Готовы ли вы к разобраться с бюрократией?

Как только вы начнете процесс найма, вы должны будете соблюдать законы штата и федеральные законы о недискриминации в сфере занятости при размещении объявлений о вакансии, собеседовании с кандидатами, их тестировании и предоставлении своего предложения. Бюрократия становится еще более запутанной, как только ваш первый сотрудник приходит на борт:

  •      Вы должны будете платить своим сотрудникам минимальную заработную плату (либо федеральную минимальную заработную плату, либо минимальную заработную плату, установленную вашим штатом, в зависимости от того, что выше).

  •      Вы должны вести учет рабочего времени сотрудников, выплаченной заработной платы и сверхурочных.

  •      Вы должны будете соблюдать правила техники безопасности на рабочем месте, и вам может потребоваться приобрести компенсационное страхование работников.

  •      Наконец, любые льготы для сотрудников, которые вы предлагаете, также должны соответствовать федеральным нормам.

Если вы предпочитаете более простое решение ваших потребностей в трудоустройстве, вам может подойти аутсорсинг независимым подрядчикам.Посетите веб-сайт департамента труда штата, чтобы получить дополнительную информацию о законах штата о занятости; см. веб-сайт Министерства труда, чтобы ознакомиться с федеральными законами о труде.

Наем вашего первого сотрудника: шаги, которые нужно предпринять

Прежде чем нанять вашего первого сотрудника, вы должны изучить некоторые основы. Вот шаги, которые вам необходимо предпринять:

1. Получите свой EIN

Возможно, у вас уже есть идентификационный номер работодателя, но если у вас его нет, это абсолютный первый шаг, который вам нужно сделать, прежде чем нанимать вашего первого наемный рабочий.

2. Приведите свои налоги в порядок

После того, как вы наймете своего первого сотрудника, вы будете нести ответственность за удержание части его зарплаты, налоговых платежей Medicare и Social Security и отправку этой суммы в IRS.

Как работодатель вы должны вести налоговую отчетность не менее четырех лет. Вам также необходимо убедиться, что вы готовы платить правильные налоги после найма сотрудников. Вам нужно будет оформить удержание федерального налога, федеральную заработную плату и налоговую ведомость, а также налоги штата.

3. Оформите страховку

Перед тем, как нанять первого сотрудника, убедитесь, что ваша бизнес-страховка включает компенсационное страхование работников. Это важно для всех предприятий, особенно для предприятий, где сотрудники будут выполнять ручной труд.

Принять на работу первого сотрудника нелегко. Задавая себе приведенные выше вопросы, вы можете сделать осознанный выбор, который поможет развитию вашего бизнеса.

4. Напишите описание вакансии и опубликуйте вакансию

После того, как у вас есть налоговые и страховые утки, пришло время для захватывающей части найма вашего первого сотрудника: получение отличных кандидатов через дверь!

Ваш первый шаг — написать описание работы.

Конечно, вы хотите, чтобы ваше описание работы было замечено, поэтому ваш следующий шаг — опубликовать описание на известных сайтах по поиску работы. В наши дни существует так много сайтов по трудоустройству. Важно убедиться, что тот, с кем вы работаете, может получить пользователей с тем фоном, который вы ищете.

Также подумайте о том, чтобы поделиться описанием вакансии со своей сетью, так как рекомендации могут стать отличным источником высококачественных кандидатов.

5. Собеседование и прием на работу

Во время собеседования убедитесь, что вы получаете всестороннее представление об этих кандидатах.Убедитесь, что вы также проводите честный процесс собеседования, задавая всем кандидатам одни и те же вопросы — это поможет вам сравнивать яблоки с яблоками, когда вам нужно будет сделать выбор. Вам также следует освежить в памяти вопросы, которые следует задавать, и вопросы, которые нельзя задавать в целях дискриминации.

Первоначально эта статья появилась на сайте JustBusiness, дочерней компании NerdWallet.

5 основных шагов для найма нового сотрудника

1.

Проявите должную осмотрительность

Вам следует обратиться по рекомендациям, предоставленным кандидатом, чтобы проверить его заявление о приеме на работу и то, что он сказал на собеседовании.Также запросите любую другую соответствующую информацию, в том числе свяжитесь с учебными заведениями для проверки учетных данных. Внимательно изучите все, что не имеет смысла, кажется непоследовательным или кажется упущенным. Если рекомендации не включают предыдущих работодателей, вы можете связаться с ними, чтобы изучить кандидата.

Другую полезную информацию можно получить, погуглив предполагаемого сотрудника и посмотрев онлайн-активность, такую ​​как его страницы в Facebook, Twitter и LinkedIn и сообщения в блогах.Вы также должны провести любые проверки биографических данных, подходящие для работы, такие как поиск судимостей и проверить, имеет ли человек разрешение на работу в Канаде.

2. Сделать предложение о работе

Вы должны представить письменное предложение о работе, в котором изложено следующее:

  • финансовая и иная компенсация
  • любой испытательный срок
  • условия отпусков и отпусков
  • рабочих часов
  • название должности и подробное описание задач
  • характер занятости (например, неполный или полный рабочий день, контракт или постоянная работа)
  • , кому человек сообщает на
  • как будет оцениваться их работа
  • любые требования дресс-кода
  • дата начала и, если договор заключен на определенный срок, дата окончания
  • процесс изменения и прекращения трудовых отношений
  • любое требование для подписания соглашений о неразглашении, неконкуренции, конфиденциальности или других соглашений
  • пункт о том, что предложение зависит от успешной проверки биографических данных
  • дата, до которой заявитель должен ответить

Для найма сотрудников более низкого уровня обычно используется подписанное письмо с предложением. Для более старших должностей письмо (после его принятия) обычно используется в качестве основы для более подробного трудового договора. Юристу полезно ознакомиться с вашим стандартным письмом-предложением и трудовым договором. Вы также должны быть в курсе государственных правил в отношении заработной платы, отпусков, праздников и рабочего времени, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.

3. Будьте изобретательны с компенсацией

Проявите творческий подход к методам вознаграждения и поощрения сотрудников в своем предложении о работе. Это может помочь вам привлечь лучших специалистов при одновременном снижении затрат.Примеры включают бонусы по результатам работы, участие в прибылях, выходные по личным делам, инновационные механизмы работы, такие как удаленная работа и гибкий график работы, а также льготы, такие как массаж, корпоративные скидки и абонементы в тренажерный зал.

4. Обсудить варианты трудоустройства

После того, как вы сделали предложение о работе, обсудите любые приспособления, которые сотрудник может запросить в связи с особыми потребностями, такими как инвалидность, религиозные обряды и обязанности по уходу. Проверьте правила вашей юрисдикции на наличие юридических требований по удовлетворению потребностей сотрудников.

5. Вести учет

Вы должны создать файл для основной информации о занятости работника, такой как заработок и отработанное время. Вам также потребуется получить их адрес, номер социального страхования и другую информацию для целей налогообложения заработной платы и ваших записей.

основных шагов для найма вашего первого сотрудника: документы и платежная ведомость

Переход от «индивидуального предпринимателя» к «владельцу бизнеса с наемными работниками» открывает возможности для роста — наряду с новыми проблемами.Вполне естественно испытывать страх перед перспективой найма сотрудников. Но не позволяйте этому помешать вам вывести свой бизнес на новый уровень успеха.

Итак, вы хотите стать боссом: пошаговое руководство по найму вашего первого сотрудника , Электронная книга, опубликованная ComplyRight в сотрудничестве с SCORE, проведет вас через процесс найма от начала до конца. Это удобное руководство содержит четкие и практические советы на каждом этапе пути: от создания описания вакансии и проверки кандидатов до подачи предложения и заполнения необходимых документов.

Давайте кратко рассмотрим, что описано в шагах 7 и 8, связанных с начислением заработной платы и связанными с ней документами.

Заполните необходимые документы

Да, наем новых сотрудников требует оформления документов. Половина успеха состоит в том, чтобы знать, какие формы вам нужно заполнить и что с ними делать. К счастью, это не сложно и не сложно.

  • Подтверждение права сотрудника
    В течение трех дней после найма сотрудника вы должны убедиться, что ему разрешено работать в США по закону.Федеральный закон требует, чтобы вы заполнили форму I-9 (Подтверждение права на трудоустройство), в которой вас просят изучить определенные документы, как указано в инструкциях I-9.

    Закон не требует, чтобы вы представляли форму I-9 правительству. Но вы должны хранить форму в течение трех лет после даты приема на работу сотрудника или в течение одного года после того, как сотрудник увольняется из вашей компании, в зависимости от того, что наступит позже. Лучше всего хранить все формы I-9 вместе в одном месте и отдельно от других форм и документов сотрудников.
     

  • Попросите работника заполнить справку об удержании пособия
    Чтобы определить, сколько удерживать из зарплаты работника для покрытия федеральных налогов, попросите работника заполнить форму W-4, в которой указано количество пособий, которые он или она хочет получить. Опять же, эта форма предназначена для справки, а не для подачи в IRS.

Настройка расчета заработной платы и удержания налогов

  • Создание системы начисления заработной платы
    Как работодатель вы обязаны удерживать часть заработной платы каждого работника на налоги, в том числе:
    • Федеральный подоходный налог
    • Налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь
    • Подоходный налог штата (некоторые штаты не взимают подоходный налог, поэтому проверьте этот список налоговых органов штата, чтобы узнать, какие правила применяются в вашем штате. )

Вам также необходимо отправить удержанную сумму в соответствующие налоговые органы. Вместо того, чтобы управлять этим самостоятельно, рассмотрите возможность использования службы расчета заработной платы или онлайн-приложения для расчета заработной платы. Это может упростить начисление заработной платы и удержание налогов, а также обеспечить правильное завершение процесса. Услуги по расчету заработной платы остаются в курсе изменений в налоговом законодательстве и автоматически удерживают надлежащие суммы налога из заработной платы сотрудников. Многие службы расчета заработной платы предлагают разумные ставки, поэтому их могут себе позволить даже самые маленькие предприятия.

Для получения более подробной информации о ваших обязанностях в отношении федеральных налогов на трудоустройство ознакомьтесь с Налоговым справочником работодателя, доступным на веб-сайте IRS.

  • Создание системы ведения учета
    Налоговое управление США требует от вас вести налоговую отчетность в течение как минимум четырех лет после уплаты налогов, поэтому создайте эффективную систему ведения учета налоговой информации ваших сотрудников.

    Помимо форм W-4, вам также может понадобиться вести учет заработной платы и чаевых.Законы штата о ведении документации различаются, поэтому обязательно изучите правила, применимые к вам.

Нужны дополнительные указания?

Оформление документов и начисление заработной платы являются важными этапами в процессе найма вашего первого сотрудника, но вам предстоит еще многому научиться. Загрузите наше полное руководство сегодня, чтобы не упустить ни одного важного соображения. А чтобы узнать, как разобраться во всех возможностях и проблемах, связанных с открытием малого бизнеса или управлением им, поговорите с наставником SCORE.

7 шагов к найму нового сотрудника

Хотите помочь с наймом? Это просто. Введите свою информацию ниже, и мы быстро свяжемся с вами, чтобы обсудить ваши потребности в найме.

Нужно сделать найм? Хотите быть уверенным, что делаете это правильно? Это краткое руководство даст вам краткий, но содержательный пошаговый обзор процесса найма:

Шаг 1. Выясните, что вам нужно от нового сотрудника

точно определите, что вы ищете в новом сотруднике.При необходимости получите информацию от своих коллег. Рассмотрите такие вопросы, как:

  1. Какими навыками должен обладать идеальный сотрудник?
  2. Каким будет их отношение?
  3. Каковы будут их обязанности?
  4. Сколько вы можете им заплатить?
  5. Сколько часов вы ожидаете, что они будут работать?
  6. Где они будут расположены?

Если вы потратите время на то, чтобы полностью понять, чего вы хотите от нового сотрудника, это предотвратит плохой найм в будущем и гарантирует, что вы не будете слишком долго принимать решения после того, как процесс собеседования уже начался.

Шаг 2: Поиск кандидатов

Этот шаг может оказаться непростым. Есть много способов сделать это, но мы рекомендуем написать описание работы на основе идеального сотрудника, описанного на первом этапе, и опубликовать его на соответствующей доске объявлений. Это простой и недорогой способ начать получать претендентов на вашу вакансию.

Шаг 3. Настройка собеседований

Когда у вас есть кандидаты, проверьте их, чтобы выяснить, какие из них соответствуют критериям, определенным на первом этапе.После того, как вы определили перспективных кандидатов, назначьте им собеседование.

Если вы используете программное обеспечение для облегчения процесса найма, вы можете настроить автоматические напоминания на собеседованиях, что всегда является хорошей идеей. Это уменьшит количество неявившихся кандидатов.

Шаг 4. Собеседование с кандидатами

Собеседование — это искусство. Как правило, хорошей идеей будет несколько раз поговорить с кандидатом и попросить нескольких человек взять у него интервью. Таким образом, вы, скорее всего, исключите предвзятость из процесса и сможете полагаться на мнение других, чтобы подтвердить, правильно ли ваше впечатление о кандидате.

Помните, что вы, скорее всего, будете работать с этим человеком довольно долго. Примите меры сейчас, чтобы получить полное представление о каждом заявителе. Это может изменить мир.

Шаг 5. Проверка биографических данных и рекомендаций

После того, как вы нашли перспективного кандидата, рекомендуется провести проверку рекомендаций. Говоря с рекомендациями кандидата, задавайте подробные вопросы. Не ограничивайтесь вопросом «Был ли этот человек хорошим сотрудником?» Поскольку каждый кандидат выбирает свои рекомендации вручную, они, вероятно, будут немного предвзяты в пользу кандидата.Углубление — это хороший способ получить представление о сильных сторонах и слабых сторонах кандидата.

В дополнение к проверке рекомендаций вы можете провести полную проверку криминального прошлого кандидата. Множество сервисов могут сделать это за вас. Поищите тот, который соответствует вашим потребностям.

Шаг 6. Расширьте предложение

После того, как вы выбрали идеального кандидата, вы готовы сделать предложение. Лучше всего начать с обсуждения вашего предложения по телефону, а затем отправить дополнительное письмо с предложением по электронной почте.Обязательно укажите всю необходимую информацию при написании письма с предложением. Это предотвратит недопонимание и недопонимание, а также повысит вероятность того, что кандидат будет принят.

Шаг 7. Переговоры 

Часто кандидаты хотят обсудить некоторые условия письма-предложения. Это совершенно нормально, и вы должны быть готовы к этому.

В Интернете можно найти ряд ресурсов о том, как вести переговоры с кандидатами. Один ключевой совет: сохраняйте уважение и выслушивайте опасения вашего кандидата.Вы не хотите нанимать сотрудника, который уходит с переговоров с неприятным привкусом во рту!

Готово!

И все! Вы только что наняли сотрудника!

Конечно, есть еще кое-что, например, оформление документов и обучение, но вы уже на пути к успешному и долгосрочному новому сотруднику!

Уилл Циммерман (Will Zimmerman) – контент-маркетолог компании Proven.

Контрольный список из семи шагов для найма первого сотрудника для вашего малого бизнеса

Ваш малый бизнес растет быстрее, чем вы можете справиться? Если это так, возможно, пришло время начать нанимать вашего первого штатного сотрудника.Это захватывающая веха, но она связана с множеством правовых норм и необходимых шагов.

Если вы новичок в процессе найма, эта статья для вас. Мы пройдем семь шагов, чтобы нанять вашего первого сотрудника, чтобы вы были готовы к дальнейшему развитию своего бизнеса.

Хотите советы по подбору подходящего сотрудника? Получите 11 простых стратегий в нашем руководстве!

1. Получите идентификационный номер работодателя (EIN)

Прежде чем вы сможете отправиться на охоту за своим первым сотрудником, вам необходимо зарегистрироваться в качестве работодателя.Это включает в себя получение идентификационного номера работодателя (EIN), также известного как налоговый идентификатор работодателя, путем заполнения формы IRS SS-4.

Рассматривайте свой EIN как номер социального страхования для вашего бизнеса. Вы будете использовать свой EIN в своих налоговых декларациях и других юридических документах, которые вы подаете в IRS.

2. Зарегистрируйтесь в агентстве по трудоустройству вашего штата

Далее вам необходимо зарегистрироваться в качестве работодателя на государственном уровне. Это в основном для целей налогообложения, поэтому вы можете сообщать и платить подоходный налог, если этого требует ваш штат.

Если в вашем штате есть подоходный налог, вы вычтете эти налоги из зарплаты ваших сотрудников, а затем отправите удержанные налоги в агентство вашего штата.

Вам также необходимо будет зарегистрировать новых сотрудников в новой системе уведомлений о приеме на работу в их штате. Регистрация в штате позволяет государству взимать налоги и выплаты на содержание детей с ваших сотрудников.

Все работодатели должны сообщать о новых сотрудниках в государственный каталог в течение 20 дней с даты их приема на работу. Вы можете увидеть процесс для каждого штата в Министерстве здравоохранения и социальных служб США.

3. Подтвердите право вашего нового сотрудника на работу в США

После того, как вы все зарегистрируетесь на федеральном уровне и уровне штата, вам нужно будет подтвердить, что сотрудник, которого вы хотите нанять, имеет право работать в США.

Это можно сделать, попросив их заполнить первый раздел Формы подтверждения соответствия требованиям сотрудников, также известной как Форма I-9. Они также должны будут показать вам действительные документы с их удостоверением личности и разрешением на работу, например, водительские права или карточку социального обеспечения.

В большинстве штатов это все, что вам нужно сделать, чтобы подтвердить соответствие требованиям сотрудников. Однако в некоторых случаях вам также необходимо зарегистрироваться в программе E-Verify. Обычно это относится только к более крупным работодателям, поэтому, скорее всего, у вас все будет готово после I-9.

4. Получите компенсационное страхование работников

Далее, в зависимости от штата, в котором вы находитесь, вам может потребоваться получить страховку компенсации работника. Это защитит вас от работников, которые получили травмы или заболели из-за воздействия на рабочем месте.

Вы можете получить компенсационное страхование работников несколькими способами:

5. Настройка расчета заработной платы

Следующим шагом является настройка метода начисления заработной платы, чтобы убедиться, что вы регулярно получаете зарплату новому сотруднику, а также позаботитесь об уплате налогов с заработной платы.

Большинство работодателей предпочитают производить расчет заработной платы через поставщика услуг по расчету заработной платы. Вы захотите выбрать тот, который охватывает все, от отслеживания часов вашего сотрудника, расчета налоговых удержаний и отправки чеков.

В зависимости от размера вашего бизнеса такие задачи, как уплата налогов на заработную плату и подача документов, могут выполняться ежемесячно или ежеквартально.

6. Развешивание объявлений с места работы

Как работодатель, вы по закону обязаны размещать в своем офисе или на рабочем месте плакаты, разъясняющие вашим сотрудникам их права и ваши обязанности в соответствии с трудовым законодательством. Вы можете получить более подробную информацию о том, какие плакаты необходимы в вашем регионе, в Министерстве труда США.

7. Планирование вознаграждений работникам

Наконец, вы захотите составить план предоставления вознаграждений работникам. Исследования, проведенные Обществом управления человеческими ресурсами, неизменно показывают, что самой востребованной льготой для сотрудников является здравоохранение.

Как мелкий работодатель, вы можете не думать, что у вас есть бюджет, чтобы предложить конкурентоспособный социальный пакет. К счастью, существует план медицинских пособий, специально разработанный для мелких работодателей — квалифицированное соглашение о возмещении расходов на медицинское обслуживание для мелких работодателей (QSEHRA), также известное как HRA для малого бизнеса.