Понимание того, как рассчитывать налоги на заработную плату, является важной частью ведения бизнеса.Налоги на заработную плату – это один из видов налога на занятость, который требуется в соответствии с федеральным законом. Типы налогов на заработную плату включают налоги на самозанятость и налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA). По закону работодатели обязаны удерживать налоги FICA из валовой заработной платы своих сотрудников.

Самозанятые обязаны платить налог на самозанятость. Однако это может зависеть от структуры вашего бизнеса. Любой самозанятый владелец бизнеса, который не получает регулярную зарплату, по закону обязан платить налоги на самозанятость.

Другие распространенные типы налогов на занятость могут включать федеральные подоходные налоги, федеральные налоги на безработицу, местные подоходные налоги, подоходные налоги штата и налоги штата по безработице.

Когда вы рассчитываете налоги, которые необходимо удержать, важно, чтобы у вас была правильная информация, большую часть которой можно найти в последней форме W-4 вашего сотрудника, которую они заполнили сами.

В дополнение к форме W-4 есть еще несколько частей информации, которые вам понадобятся для проведения расчетов. Эта информация включает:

• Валовая заработная плата каждого сотрудника за текущий платежный период.
• Таблицы удержания подоходного налога за текущий финансовый год, которые можно найти в Публикации IRS 15-A.
• Текущие проценты удержания налога FICA.
• Максимальная удерживаемая сумма социального обеспечения за текущий год.

После того, как вы соберете эту информацию, вы легко сможете рассчитать налоги на заработную плату.

Сумма налогов, которая должна быть удержана из зарплаты сотрудника, будет варьироваться от сотрудника к сотруднику.Факторы, которые могут повлиять на удерживаемые налоги, включают:

• Период начисления заработной платы: раз в две недели, еженедельно, раз в полмесяца или ежемесячно.
• Статус взаимоотношений сотрудника.
• Сколько налоговых льгот заявил работник.
• Валовая заработная плата работника в текущем периоде оплаты труда.
• Сколько налоговых льгот используется.
• Любая другая сумма, удерживаемая вашим сотрудником.

Для расчета налогов на заработную плату вашей компании необходимо выполнить несколько шагов.Для начала вам понадобится рабочий лист из Публикации IRS 15-A: Дополнительное налоговое руководство для работодателя. Шаги для расчета налога на заработную плату следующие:

1. Найдите таблицу, соответствующую периоду расчета заработной платы, используемому вашей компанией.
2. Найдите правильный столбец для семейного положения вашего сотрудника.
3. В единственном разделе найдите количество припусков.
4. Найдите раздел заработной платы брутто. Разделы заработной платы помечены как «больше» одной суммы заработной платы, но не «превышают» другую сумму заработной платы.Например, если двухнедельная заработная плата вашего сотрудника составляет 600 долларов, это будет более 599 долларов, но не более 1691 доллара.
5. Продолжайте смотреть по строке категорий, пока не найдете нужное количество удерживаемых пособий. После того, как вы нашли этот раздел, вам нужно будет выполнить два расчета.
6. Возьмите сумму в столбце C и вычтите ее из заработной платы брутто. Затем возьмите эту сумму и умножьте ее на процент в столбце D. Результатом этого расчета будет ваша удерживаемая сумма.
7. Если ваш сотрудник запросил дополнительные удержания, вы добавите их к сумме удержания, чтобы найти общую сумму удержания.

Как работодатель, вы обязаны удерживать как местный, так и государственный подоходный налог из валовой заработной платы вашего сотрудника. Если ваш бизнес расположен в штате, где нет подоходного налога, например во Флориде, вам не придется удерживать эти налоги.

Расчет удерживаемой суммы подоходного налога штата осуществляется так же, как и федерального подоходного налога.

При расчете налогов на самозанятость или FICA вы будете использовать стандартный процент.FICA отличается от других удерживаемых налогов, поскольку это налог одновременно и работодателя, и налогоплательщика. Это означает, что и вы, и ваш сотрудник будете платить одинаковую сумму налогов FICA.

В настоящее время из общей заработной платы ваших сотрудников будет удерживаться 7,65 процента, и вы будете платить дополнительно 7,65 процента за каждого из ваших сотрудников. Стандартный процент FICA делится между налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Процент, который вы должны будете платить, может меняться из года в год.

Ставка налога на социальное обеспечение на 2017 год составляет 6.2 процента. Этот процент необходимо удерживать из заработной платы каждого из ваших сотрудников. Работодатели должны удерживать и вносить эту налоговую часть в размере до 128 400 долларов дохода. Если работник зарабатывает больше этого предела заработной платы брутто, он должен облагаться налогом только в размере 128 400 долларов США.

В настоящее время ставка налога Medicare на заработную плату сотрудников составляет 1,45 процента. Подобно другим видам налогов на заработную плату, работодатели обязаны уплачивать налог в размере 1,45 процента по программе Medicare.Тем не менее, нет предела заработной платы по налогам на Medicare.

Если одинокий сотрудник зарабатывает более 200 000 долларов, будет взиматься дополнительный налог на Medicare в размере 0,9%. Этот же процент должен применяться к состоящим в браке сотрудникам, подающим вместе, которые зарабатывают более 250 000 долларов, и к состоящим в браке сотрудникам, подающим отдельно, которые зарабатывают более 125 000 долларов. Дополнительные налоги Medicare оплачиваются исключительно работником.

В случае налогов на самозанятость работодатели и работники не несут совместной ответственности. Владелец бизнеса, занимающийся индивидуальной трудовой деятельностью, должен уплатить полную сумму налогов на Медикэр и Социальное обеспечение.

Другое название налога на самозанятость – это налог согласно Закону о взносах на самозанятость (SECA). Ставка налога на самозанятость в 2018 году составляет 15,3 процента, из которых 12,4 процента выплачиваются в систему социального обеспечения, а 2,9 процента – в Medicare. 2,9 процента, причитающиеся налогам на Medicare, вступают в силу, когда вы зарабатываете более 128 400 долларов США. Дополнительный налог в размере 0,9% от Medicare будет взиматься, если ваша валовая заработная плата превысит определенную сумму на основании вашего статуса регистрации.

Работодателям разрешено предоставлять своим сотрудникам льготы, финансируемые за счет вычетов из заработной платы до вычета налогов, в том числе:

• Взносы в пенсионный план. Это может включать план 401 (k).
• 403 (b) плановые взносы для некоммерческих или государственных служащих.
• Взносы по счету гибких расходов – добровольная программа, обеспечивающая возмещение медицинских расходов.
• Взносы на счет сбережений здравоохранения, которые аналогичны счетам с гибкими расходами.Разница в том, что деньги на счете не переносятся между финансовыми годами.

Если вам нужна помощь в определении того, как рассчитать налоги на заработную плату, вы можете опубликовать свои юридические потребности на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

Руководство для владельца по налогам на заработную плату

В большинстве случаев работодатели обязаны вносить налоги на заработную плату и сообщать об этих налогах ежеквартально. Налоги на занятость включают удержание из зарплаты сотрудников для покрытия подоходных налогов – федеральных и, если применимо, штата и местных – а также долю сотрудников в налогах на социальное обеспечение и медицинское обслуживание (FICA). Они также включают долю работодателей в FICA, а также федеральные налоги и налоги штата по безработице. Неспособность должным образом удерживать и депонировать налоги может привести к значительным штрафам для работодателей.

Налоги на занятость – это федеральные налоги и налоги штата, относящиеся к налогооблагаемой компенсации работника. В их числе:

• Удержание подоходного налога на основании информации, предоставленной сотрудниками в форме W-4. Этот налог платят исключительно сотрудники.
• FICA. Он состоит из налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание и оплачивается в равной степени работодателями и работниками. Часть социального обеспечения называется страхованием по старости, в связи с потерей кормильца и инвалидности, или OASDI, и предоставляет льготы пенсионерам, супругам и бывшим супругам, а также в некоторых случаях детям-иждивенцам и инвалидам до пенсионного возраста. Часть Medicare позволяет лицам в возрасте 65 лет и старше (плюс некоторым другим лицам) претендовать на участие в программе Medicare по Части A без дополнительных затрат, плюс покрытие по Частям B, C и D за дополнительную плату.
• FUTA – федеральный налог по безработице, уплачиваемый исключительно работодателями.
• Государственный налог по безработице уплачивается работодателями, хотя в некоторых штатах взимаются определенные взносы с работников.

У работодателей есть несколько обязательных задач по уплате налогов на заработную плату:

• Диаграмма удерживаемого подоходного налога и других налогов на трудоустройство.
• Депозит все налоги на трудоустройство в соответствии с установленным графиком депозитов (за исключением очень небольшого работодателя).
• Ежеквартально сообщать о своих налогах на трудоустройство, включая удержание подоходного налога и FICA (с годовым отчетом для небольшого работодателя), и ежегодно отчитываться перед сотрудниками и Управлением социального обеспечения о налоговых выплатах сотрудников. У них также есть годовая отчетность FUTA. И есть отчетность на государственном уровне.

Примечание: От работодателя также может потребоваться удержание других сумм из зарплаты сотрудников, таких как суммы выборочных отсрочек заработной платы для взносов сотрудников в планы 401 (k) и гибкие счета расходов или для выплаты средств на содержание ребенка.Эти дополнительные удерживаемые суммы не учитываются в налогах на трудоустройство; это просто дополнительная ответственность работодателя.

Налоги на заработную плату должны взиматься работодателями, которые могут быть оштрафованы, если не будут выполнены должным образом. Существуют различные налоги на фонд заработной платы, некоторые из которых уплачиваются работодателями, некоторые – работниками, а некоторые – обоими. Но в любом случае их вносят на счет работодателя.

Удержание подоходного налога из зарплаты сотрудников предназначено для покрытия того, что они будут должны по федеральному подоходному налогу за год. Сюда входят подоходный налог с сотрудников, а также налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание. Для некоторых сотрудников он также включает дополнительный налог на Medicare (поясняется позже).

Все штаты, кроме Аляски, Флориды, Невады, Южной Дакоты, Техаса, Вашингтона и Вайоминга, в которых нет подоходного налога, и штатов Нью-Гэмпшир и Теннесси (до 2020 г.), которые не облагают налогом заработную плату, требуют, чтобы работодатели удерживали подоходный налог штата с сотрудников зарплаты. В некоторых городах, в том числе в Нью-Йорке и Филадельфии, также есть подоходный налог, что означает дополнительное удержание заработной платы.

В нескольких местах требуется другое удержание для покрытия:

• Кратковременная нетрудоспособность
• Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам
• Пособия по безработице

Налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, составляющие FICA, взимаются как с работодателей, так и с работников для оплаты пособий по социальному обеспечению и льгот по программе Medicare. Сотрудники и работодатели выплачивают по 6,2% компенсации в пределах годового предела базовой заработной платы (137 700 долларов США в 2020 году) для части социального обеспечения плюс 1.45% всей компенсации за часть Medicare.

Федеральное правительство не выплачивает пособия по безработице, но помогает штатам выплачивать их сотрудникам, которые были вынужденно уволены с работы. Для финансирования этой помощи штатам существует FUTA – налог, установленный Федеральным законом о налоге на безработицу. Налог распространяется только на первые 7000 долларов заработной платы каждого работника. Базовая ставка FUTA составляет 6%, но работодатели могут получить кредит на уплату государственного налога по безработице в размере до 5%.4%, в результате чего чистая федеральная ставка снизилась до 0,6%, или максимальный размер выплаты FUTA в размере 42 долларов США на сотрудника.

Однако размер кредита уменьшается, если штат берет у федерального правительства заем для покрытия своих обязательств по пособию по безработице и не возвращает средства. Затем такое состояние становится «состоянием сокращения кредита», и уменьшение кредита (указанное в Приложении A формы 940) означает, что работодатель платит больше FUTA, чем обычно.

Государства несут ответственность за выплату пособий по безработице имеющим на это право работникам, которые были уволены недобровольно (уволенным за исключением случаев грубого проступка или уволенным в отпуск).Чтобы финансировать это обязательство, штаты облагают работодателей налогом по безработице. Этот налог больше похож на страхование, потому что размер налога, который платят работодатели, основан на их опыте выплаты страховых возмещений. Чем больше претензий предъявляют бывшие сотрудники, тем выше ставка налога для таких работодателей. Каждый год государство сообщает работодателю о своей налоговой ставке, которая никогда не может быть ниже минимальной суммы.

Если компенсация работника от работодателя превышает 200 000 долларов, работодатель должен удержать дополнительную сумму для дополнительного налога на Medicare. Этот налог составляет 0,9% от заработанного дохода сверх пороговой суммы (250 000 долларов для лиц, подающих совместную декларацию, 200 000 долларов для одиноких и 125 000 долларов для состоящих в браке лиц, подающих раздельную регистрацию). Этот налог оплачивает исключительно работник; работодатель просто обязан удержать его. Порог удержания в размере 200 000 долларов США применяется независимо от семейного или налогового статуса сотрудника.

Обязанности работодателя по налогу на заработную плату обширны.Они включают в себя расчет удерживаемого подоходного налога (федерального и, если применимо, штата и местного), внесение налогов на заработную плату и заполнение различных деклараций, которые будут объяснены позже, для отчета о платежной деятельности.

Налоги на заработную плату рассчитываются в соответствии с формой W-4 сотрудника. Эта форма сообщает работодателю о семейном положении работника и о том, следует ли производить дополнительный удержание для покрытия определенных личных налогов, на которые работник может иметь право, которые уменьшают его или ее подоходный налог.Если W-4 не предоставляется, то работодатель удерживает, как если бы работник был холостым без каких-либо других корректировок.

Работодатели, полагающиеся на внешних поставщиков услуг по начислению заработной платы, таких как Paychex, могут оставить расчеты на их усмотрение. Некоторые работодатели, которые проводят расчет заработной платы внутри компании, используют программное обеспечение или полагаются на таблицы, предоставленные IRS в Циркуляре E, для расчета налогов на заработную плату.

Специальных форм для расчета налогов на заработную плату не существует.И никаких специальных форм при зачислении налога на заработную плату не требуется. Однако необходимо заполнить обязательные формы, в которых сообщается об этой деятельности.

Работодатели несут ответственность за подачу налоговых деклараций, связанных с трудоустройством, и внесение депозита по налогам на трудоустройство в установленные сроки. Если они этого не сделают, они могут не подать документы и не уплатить штрафы. Более того, «ответственные лица» в компании, которые не вносят налоги в трастовый фонд – суммы, удерживаемые из зарплаты сотрудников, – могут нести 100% личную ответственность.Штраф за возмещение целевого фонда применяется, когда лицо, имеющее полномочия принимать решения о платежах, умышленно не вносит налоги. Возможность этих штрафов означает, что работодатели должны все делать правильно.

Работодатели должны подавать различные налоговые декларации, связанные с налогами на трудоустройство. На федеральном уровне к ним относятся:

• Форма 940, представляющая собой годовую налоговую декларацию FUTA работодателя.
• Форма 941, которая представляет собой квартальную налоговую декларацию работодателя для удержания налоговых деклараций и долю работодателя в FICA.На 2020 год он также используется для получения кредита на налоги на занятость для покрытия выплат малыми и средними предприятиями обязательного отпуска по болезни и обязательного отпуска по семейным обстоятельствам из-за пандемии COVID-19. Если налогов на трудоустройство недостаточно для покрытия этих требуемых выплат работникам, работодатели могут подать форму 7200 для получения авансового кредита по налогам на трудоустройство.
• Форма 943 – это годовой отчет работодателя для сельскохозяйственных работников.
• Форма 944 для мелких работодателей, имеющих право ежегодно платить налоги на занятость, а не вносить их по графику.
• Форма 945 – это декларация по федеральному подоходному налогу, используемая для отчета о выплатах, не связанных с заработной платой, включая пенсионные выплаты.

Работодатели также должны сообщать об удержании налогов сотрудникам и Управлению социального обеспечения. Для этого они должны подать:

• Форма W-2 с сотрудниками.
• Форма W-3 Управления социального обеспечения. Это форма передачи, которая суммирует все W-2; копии всех W-2 включены в W-3.

Все налоги на заработную плату должны быть своевременно депонированы в правительство.IRS устанавливает крайний срок уплаты налогов для работодателей. Эти сроки зависят от суммы депозита:

• Полунедельные графики предназначены для крупнейших работодателей.
• Ежемесячные графики используются большинством работодателей.

Некоторые платежи могут производиться либо с помощью формы 941, либо с помощью формы 944, в зависимости от определенных критериев. Обратитесь к страницам 25-26, Депонирование налогов в Публикации 15 IRS, для получения дополнительной информации.

Примечание: Из-за пандемии COVID-19 работодатели могут отложить внесение депозита и уплату доли работодателя в налогах на социальное обеспечение, которые в противном случае были бы внесены в период с 27 марта 2020 года по 31 декабря 2020 года. .Если это так, то 50% отсроченной суммы должны быть внесены не позднее 31 декабря 2021 года, а остальные 50% – до 31 декабря 2022 года. Если депозиты вносятся до этих дат, они рассматриваются как своевременные и без штрафа за просрочку платежа. Результаты.

Работодатели должны подавать отчеты в установленные сроки (поясняется ниже). Обычно налоговые декларации работодателя подаются в электронном виде через авторизованного поставщика электронных файлов или через программное обеспечение, которое вы приобретаете для этой цели.

Большинство работодателей подает отчеты ежегодно. Однако федеральная декларация работодателя (форма 941) подается ежеквартально.

Государства имеют свои собственные графики подачи деклараций. Проконсультируйтесь с налоговым / налоговым / финансовым отделом вашего штата.

Работодатель должен определить правильную сумму удержания на основе формы W-4 сотрудника. Пересмотренная форма W-4 вступила в силу в 2020 году, но существующие сотрудники не обязаны подавать новые формы; Работодатели могут рассчитать удержание на основе старых версий, хранящихся у них.

Все сотрудники должны заполнить форму W-4, Свидетельство сотрудника об удержании налогов , чтобы предоставить работодателю информацию, необходимую для расчета удержания.

Для новых сотрудников работодатели должны потребовать, чтобы они заполнили форму I-9, чтобы подтвердить, что они имеют законное право работать в США. Также работодателям рекомендуется, чтобы сотрудники заполняли форму 8850, которая является формой, которую работодатели должны предоставлять работникам штата. агентство, чтобы определить, входит ли новый сотрудник в целевую группу, которая дает работодателю право на налоговый кредит за возможность работы.

Налоги на заработную плату необходимо перечислять в электронном виде через Федеральную систему электронных налоговых платежей (EFTPS). Мелкие работодатели, которым разрешено платить налог на заработную плату при подаче ежегодной налоговой декларации работодателя, могут выбрать использование EFTPS.

Что касается государственного налога на занятость, узнайте в своем штате, как вносить налог на заработную плату.

Независимые подрядчики и индивидуальные предприниматели не являются сотрудниками.Однако работодатели должны проверять статус работника, чтобы гарантировать, что данное лицо должным образом классифицировано как независимый подрядчик. Предприятия, которые их привлекают, не несут ответственности за какие-либо налоги на оплату труда с произведенных им платежей. Эти работники платят налог на самозанятость (SE) со своих чистых доходов от самозанятости (их прибыль от своей коммерческой деятельности), которая, по сути, является долей наемных работников и работодателей в FICA. Если самозанятый человек также получает заработную плату по месту работы, заработная плата согласовывается с налогом SE, чтобы можно было правильно применить потолок базовой заработной платы.

Если общая сумма выплат такому работнику в течение года составляет 600 долларов США или более, предприятие должно подавать годовой информационный отчет – форму 1099-NEC – чтобы сообщить о выплатах работнику и в IRS.

Обязанности работодателя по заработной плате могут показаться непосильными. Правила постоянно меняются, о чем свидетельствует форма W-4 в 2020 году, более высокий базовый предел заработной платы для налогов на социальное обеспечение, обязательные выплаты определенных пособий, компенсируемые налогами на трудоустройство, и возможность отсрочки депозита.Чтобы убедиться, что вы все делаете правильно, подумайте о передаче расчета заработной платы на аутсорсинг поставщику услуг по расчету заработной платы, например Paychex.

6 Популярные вопросы о том, как рассчитать налоги на заработную плату

Вы наняли поставщика платежных ведомостей, который позаботится о вашей заработной плате и налогах. Но как насчет вашей обязанности платить налоги как работодателя? Какие налоги на заработную плату несет работник? Как вы рассчитываете налоги на заработную плату?

Хотите передать расчет заработной платы на аутсорсинг?

PrimePay повышает эффективность бизнеса за счет сочетания наших решений для расчета заработной платы, налогов, управления персоналом, учета рабочего времени и расчетов сотрудников.

Узнать больше

Налоги различаются по ответственности как для работодателей, так и для сотрудников. Здесь мы расскажем вам об основах.

1. Что такое налог на заработную плату?

Если в вашей компании есть сотрудники, вы должны удерживать налоги на заработную плату из зарплаты сотрудников и платить любые применимые федеральные, государственные и местные налоги.

Федеральные налоги включают следующее:

• Федеральный закон о страховых взносах (FICA) – Половина оплачивается работодателем, половина – работником.
• Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA) – полностью оплачивается работодателем.
• Федеральный подоходный налог – оплачивается работником.

На уровне штата ответственность за уплату государственных налогов по безработице несет в основном работодатель. Однако в некоторых штатах, таких как Пенсильвания и Огайо, налоги на государственное страхование по безработице (SUI) являются обязанностью как работодателя, так и работника.

Всегда проверяйте свои местные правила, так как существуют определенные налоги на заработную плату, которые зависят от того, в каком муниципалитете или поселке вы работаете.

2. Какие работники облагаются налогом?

Прежде, чем вы приступите ко всем этим подсчетам, вы должны определить количество нанимаемых вами налогооблагаемых работников. Это может показаться очевидным шагом, но можно легко упустить из виду налоговые обязанности сотрудника по сравнению с независимым подрядчиком. Сотрудники облагаются налогом на заработную плату, в то время как независимые подрядчики несут ответственность за уплату собственных налогов.

У IRS есть исчерпывающее руководство по определению разницы, но вот краткий набор вопросов, которые могут помочь.

1. Контролирует ли компания или имеет ли право контролировать то, что делает работник и как он или она выполняет свою работу?
2. Контролирует ли плательщик бизнес-аспекты работы? (Например, возмещены ли расходы?)
3. Существуют ли письменные контракты или льготы для сотрудников? (Например, отпускные или страховка). Будут ли отношения продолжаться и является ли работа ключевым аспектом бизнеса?

Подробнее о классификации ваших сотрудников читайте здесь.

Чтобы рассчитать налог на заработную плату, вы должны знать текущие ставки.Имейте в виду, что информация, которую сотрудник помещает в свою форму W-4, повлияет на размер или минимальный размер налога.

Вот некоторые федеральные номера:

Ставка налога на социальное обеспечение для сотрудников составляет 6,2 процента от валовой заработной платы работника. (Как работодатель вы соответствуете тому, что платит сотрудник, то есть ваша ставка будет 12,4 процента).

Уровень безработицы в штате варьируется в широких пределах в зависимости от того, какой у вас бизнес и в каком штате вы находитесь.

Налогооблагаемая заработная плата в системе социального обеспечения составляет 137 200 долларов.

Налоговая ставка Medicare составляет 1,45 процента от валовой заработной платы работника.

Ставка налога FUTA составляет 6,0% от первых 7000 долларов, выплачиваемых в качестве заработной платы работнику.

Ставка налога в соответствии с Законом о взносах на самозанятость (SECA) составляет 15,3 процента. Это означает, что если вы работаете не по найму, вы оплачиваете как себя как работодателя, так и себя как работника.

Номера для конкретных штатов см. В нашем Кратком руководстве по заработной плате и налогам.Мы обновляем этот ресурс каждый год.

4. Какая заработная плата облагается налогом?

На самом базовом уровне налогооблагаемая заработная плата представляет собой компенсацию за выполненные услуги. Это будет включать зарплату, бонусы или подарки. Другие формы компенсации, которые вы можете предоставить, например, возмещение деловых расходов, не квалифицируются как налогооблагаемая заработная плата. Чтобы расходы не облагались налогом, они должны быть необходимыми, разумными и связанными с бизнесом, и сотрудники должны подтверждать их с помощью квитанций или отчетов о расходах.

5. Удержание – каковы обязанности как работника, так и работодателя?

При приеме на работу каждый сотрудник должен заполнить форму W-4. Федеральные, государственные и местные налоги (если применимо) рассчитываются на основе этой формы. Ваш сотрудник предоставит свой статус регистрации и количество надбавок, которые они имеют право принимать, и это используется для расчета суммы, удерживаемой из заработной платы брутто.

Федеральные удержания по налогу на заработную плату уплачиваются с использованием форм 940 и 941.

Оба – FICA

FICA – это федеральный закон, который требует от работодателей удерживать налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание из заработной платы сотрудников. Он требует, чтобы и работодатель, и работник платили по половине налога FICA.

FICA не влияет количество освобождений от удержания, заявленных работником. Для расчета вы умножаете выплату брутто заработной платы работника на применимую ставку налога, чтобы определить, сколько удерживать и сколько вы должны заплатить как работодатель.

Отчисления, ориентированные на сотрудников

Предлагаете ли вы льготы, которые финансируются за счет удержаний из заработной платы? Некоторые из них производятся до налогообложения, что снижает размер налогооблагаемой суммы.

Примеры таких вычетов, которые необходимо учитывать:

• Взносы в определенные типы пенсионных планов.
• Если вы некоммерческая организация, ваши сотрудники могут участвовать в плане 403 (b).
• Счет гибких расходов на здравоохранение (FSA) или счет сбережений здравоохранения (HSA).

Работодатель – FUTA

Этот налог оплачивает работодатель. Вы обязаны уплатить этот налог, если применимо одно из следующих условий:

• Вы платите заработную плату не менее 1500 долларов в квартал.
• У вас есть хотя бы один сотрудник в любой день в течение 20 недель в календарном году (независимо от того, идут ли эти недели подряд).

6. Где я могу найти ресурсы?

Эта разбивка лишь поверхностно описывает, как рассчитывать налоги на заработную плату.Как видите, это может быть очень сложно. Если вы хотите провести собственные расчеты, посетите вкладку ресурсов на PrimePay.com и выберите калькуляторы. Здесь вы найдете такие опции, как расчет заработной платы, начисление чаевых FICA, калькуляторы валовых расчетов и многое другое. Эти калькуляторы полезны как для вас, так и для ваших сотрудников.

Все еще ищете дополнительную помощь? Заполните форму ниже и начните свой бизнес с правильного решения для расчета заработной платы.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован 29 сентября 2017 г. и 24 октября 2018 г. и был обновлен для обеспечения свежести, точности и полноты.

Как рассчитать обязательства по налогу на заработную плату – AccountingTools

Обязательства по налогу на заработную плату состоят из налога на социальное обеспечение, налога на бесплатную медицинскую помощь и различных удержаний подоходного налога. Обязательство включает налоги, которые платят работники, и налоги, которые платит работодатель. Работодатель удерживает те налоги, которые платят работники, и перечисляет их соответствующим государственным органам вместе с налогами, которые уплачивает компания. Таким образом, работодатель действует как агент правительства, собирая налоги на заработную плату с работников и перечисляя их правительству.Обязательства по налогу на заработную плату состоят из обеих групп налогов, поскольку работодатель несет ответственность за перечисление всех налогов в бюджет. Сотрудник не несет ответственности за уплату налогов, непосредственно связанных с получением зарплаты.

Налоги на заработную плату, уплачиваемые сотрудниками

Обязательства по налогу на заработную плату, которые оплачиваются сотрудниками:

• Налог на социальное обеспечение. Он установлен на уровне 6,2% от заработной платы работника и ограничен суммой заработной платы человека с поправкой на инфляцию (которая увеличивается каждый год).

• Налоговая ставка Medicare. Установлен в размере 1,45% от заработной платы работника. Он применяется ко всем уровням заработной платы, поскольку для него нет верхнего предела.

• Удержание государственного и местного подоходного налога . Технически это не налог, а, скорее, авансовый платеж государству по подоходному налогу, который сотрудники будут рассчитывать по окончании налогового года.

Налоги на заработную плату, уплачиваемые работодателями

Обязательства по налогу на заработную плату, которые оплачиваются работодателем:

• Налог на социальное обеспечение. Эта сумма соответствует тому, что заплатили сотрудники.

• Налоговая ставка Medicare. Эта сумма соответствует тому, что заплатили сотрудники.

• Налог на безработицу . Этот налог может быть значительным в зависимости от истории увольнений компании. История увольнений большого числа сотрудников в недавнем прошлом может привести к значительному государственному налогу. Часть налога на безработицу уплачивается правительству штата, а меньшая сумма – федеральному правительству.

Кроме того, город или округ, в котором расположена компания или проживает сотрудник, может взимать другие налоги. Например, город может взимать налог на душу населения с каждого человека, работающего в пределах города.

Платежи по налогу на заработную плату при аутсорсинге

Когда расчет заработной платы передается на аутсорсинг, поставщик платежных ведомостей рассчитывает все эти налоги и перечисляет их от имени работодателя, тем самым эффективно устраняя нагрузку на работодателя по расчету налоговых обязательств по заработной плате.

Изменения в налогах на заработную плату с течением времени

Совокупная налоговая ставка, которую платит работодатель, имеет тенденцию к некоторому снижению в течение календарного года, поскольку некоторые налоги ограничены определенной суммой заработной платы работника и не применяются к какой-либо компенсации заработал сверх установленного лимита. Таким образом, сотрудники с более высокой компенсацией, как правило, платят несколько более низкую ставку налога на свой заработок в конце года, что отражается в соответствующих налогах, которые платит работодатель.

Сопутствующие курсы

Как проводить аудит заработной платы
Оптимальный учет заработной платы
Управление заработной платой

Налоги на заработную плату для малого бизнеса

Рассмотрим этот сценарий – ваш бизнес запущен, и вы думаете о следующем шаге – росте и найме сотрудников.Хотя поиск подходящих талантов для вашей команды важен, вам также необходимо выяснить расчет заработной платы и то, как обращаться с налогами на заработную плату. Конечно, расчет заработной платы – это нечто большее, чем просто выписка чека – это может потребовать много времени и усилий.

В этом посте мы ответим: «Что такое налоги на заработную плату?» и «как рассчитываются налоги на заработную плату?» чтобы вы лучше понимали эти концепции по мере развития вашего бизнеса (с помощью ваших новых «рук помощи»).

Что такое налоги на заработную плату?

Налоги на заработную плату основаны на окладах, заработной плате и чаевых.Налог на заработную плату удерживается из компенсации работника работодателем, который также платит от имени работника. Федеральные налоги на заработную плату вычитаются из заработной платы сотрудника и отправляются в IRS.

Что входит в фонд налога на заработную плату? По сути, это касается программ Администрации социального обеспечения, таких как Medicare и Social Security. Эти налоги также называются налогами Федерального закона о страховых взносах или налогами FICA. Сотрудник будет видеть налоги на заработную плату в виде этих строк в своих платежных ведомостях:

• Налог на социальное обеспечение (иногда сокращенно OASDI) и
• налог на Medicare (иногда сокращенно Med или MedFICA)

Оба вычета финансируют федеральные социальные программы – налог на социальное обеспечение обеспечивает пенсионные выплаты и пособия по инвалидности.Налог на Medicare предоставляет медицинские льготы людям в возрасте 65 лет и старше, некоторым более молодым людям с ограниченными возможностями и некоторым людям с постоянной почечной недостаточностью.

Что еще нужно знать?

• Работодатели также платят налог по безработице за каждого работника.
• Штаты, округа и города могут вводить дополнительные подоходные налоги, которые снимаются (и указываются) с зарплаты сотрудника.

Сколько стоит налог на заработную плату

Работодатели несут ответственность за удержание налога на заработную плату из заработной платы сотрудников.Удержание состоит из федерального подоходного налога, доли работника в FICA (налог на социальное обеспечение и медицинское обслуживание) и, возможно, налоги штата и местные налоги. Ставки налога на заработную плату для удержания федерального подоходного налога и подоходного налога штата зависят от заработной платы, частоты выплат и информации W-4. Ставка налога на заработную плату для доли работника в FICA обычно составляет 7,65%.

Информация о ставке налога на заработную плату

Работодатели также несут ответственность за перевод удержанных налогов на заработную плату вместе с долей работодателя в FICA (также обычно равной 7.65%), а также федеральные налоги и налоги штата по безработице (обычно в сумме 6%), поступающие в IRS и налоговые органы штата. Вместе эти налоги называются налогами на занятость.

Хотите рассчитать заработную плату самостоятельно или получить помощь?

Хотя сотрудники могут не исследовать, что означает каждая статья в квитанции о заработной плате, владельцам малого бизнеса следует найти время, чтобы понять их. Если у вас есть сотрудники W-2, вам необходимо убедиться, что налоги на заработную плату рассчитываются с их заработной платы.

Если добавление платежной ведомости к вашему списку обязанностей кажется обременительным и обременительным, подумайте об услугах расчета заработной платы для малого бизнеса Block Advisors.Мы поможем вам соответствовать требованиям и своевременно получать зарплату вашим сотрудникам.

Вы также можете рассмотреть возможность управления им самостоятельно с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета Wave для малого бизнеса. В любом случае вы получите поддержку и сэкономите время, чтобы вернуться к любимому делу.

Как рассчитываются налоги на заработную плату

Работодатели малого бизнеса могут рассчитать налог на заработную плату, используя две цифры: общую заработную плату работника и различные удержания. Если вычесть эти два, вы получите чистую заработную плату сотрудника.

Вот шаги, которые необходимо предпринять для расчета налога на заработную плату:

1. Определить заработную плату работника с учетом налога на заработную плату . Как правило, это включает всю заработную плату, выплачиваемую сотруднику в денежной и других формах, а также налогооблагаемые дополнительные льготы. (Примечание. Медицинские пособия, выплачиваемые от имени сотрудника, обычно освобождаются от налога на заработную плату, если они не выплачиваются сотруднику корпорации S, который является держателем не менее 2% акций.)
2. Рассчитайте налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь .Они также известны как налоги FICA. Узнайте подробности о налоговой ставке и расчетах FICA.
3. Определите заработную плату сотрудника, облагаемую федеральным подоходным налогом (FIT), и рассчитайте удерживаемую сумму FIT . Вам нужно будет использовать информацию W-4 сотрудника. Чтобы убедиться, что вы правильно удерживаете, вам следует проверить ставки в штате и в IRS, поскольку они могут различаться. Получите дополнительную информацию о налогах FIT.
4. Вычтите налоги (доля сотрудника в FICA и FIT) и другие вычеты (например, страхование медицинского страхования сотрудников, взносы в пенсионный план и т. Д.)) из валового дохода сотрудников для получения чистой заработной платы.

Приведенный выше расчет поможет вам завершить расчет заработной платы, поскольку он связан с зарплатой ваших сотрудников. Но на вашей тарелке еще несколько обязанностей. В разные периоды года вам необходимо:

Рассчитайте Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA), удерживая каждый платежный период. Только вы, как работодатель, будете платить FUTA. Базовая заработная плата FUTA составляет 7000 долларов на сотрудника в год.Ставка налога FUTA составляет 6,0%, но работодатели могут получить кредит в размере до 5,4% от налога FUTA (чистый платеж в размере 0,6%) для выплат в государственные фонды по безработице.

Депозит FUTA ежеквартально. Проверьте свой штат на предмет применимых государственных налогов по безработице.

Перевести налоги в государственные и федеральные органы власти. Федеральные налоги на заработную плату (FICA и FIT) можно оплачивать онлайн через систему электронных федеральных налоговых платежей (EFTPS) ежемесячно (в зависимости от вашей ситуации могут применяться другие сроки оплаты).Работодатель создаст учетную запись, используя идентификационный номер работодателя (EIN).

Подавать ежеквартальную налоговую декларацию (форма 941 ). В этой форме указывается общая заработная плата, выплаченная в течение квартала, любые суммы, удержанные в течение квартала, а также рассчитывается налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь на заработную плату сотрудников. Подавайте квартальные и годовые налоговые формы на заработную плату в IRS, а также в налоговые органы штата и местные налоговые органы. (Примечание: очень мелкие работодатели, у которых общая сумма удерживаемого FICA и федерального подоходного налога составляет 1000 долларов США или меньше, могут подавать форму 944, Ежегодную федеральную налоговую декларацию работодателя и избегать ежеквартальной подачи формы 941.)

Подайте годовой отчет FUTA (форма 940). В январе вы заполните форму 940, чтобы сообщить в федеральное страхование по безработице о заработной плате вашего сотрудника за год.

Отправляйте формы W-2 ежегодно. Вам необходимо будет присылать формы W-2 своим сотрудникам каждый год до 31 января – это информационная декларация, которую они должны подавать вместе со своей налоговой декларацией. Вы также отправите копии в Управление социального обеспечения.

Получите помощь с расчетом налога на заработную плату

Как видите, здесь задействована самостоятельная методика расчета налогов на заработную плату.Этого не должно быть. Возьмите задачу Блокировать советников. Мы предлагаем набор услуг для малого бизнеса – налоги, бухгалтерский учет и начисление заработной платы – чтобы вы могли вернуться к тому, что любите. Имея 2,5 миллиона клиентов из числа малых предприятий, вы можете рассчитывать на то, что мы поможем вам в этих областях.

Узнайте больше о наших услугах по расчету заработной платы для малого бизнеса или запишитесь на прием прямо сейчас.