Содержание

Разделы должностной инструкции \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Разделы должностной инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Разделы должностной инструкции Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 12.1 “Ограничения и обязанности, налагаемые на лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности” Федерального закона “О противодействии коррупции””10 января 2020 г. был вынесен приказ о привлечении к ответственности К. В соответствии с приказом N… за совершение коррупционного правонарушения, выразившегося в нарушении требований части 1 статьи 8 и пункта 3 части 3 статьи 12.1 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ “О противодействии коррупции”, пунктов 9, 12 части 1 статьи 12, части 4 статьи 34 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ, пункта 1 раздела 3 должностного регламента (должностной инструкции), выразившихся в несоблюдении запретов, связанных со службой в органах внутренних дел, в части осуществления иной оплачиваемой деятельности, а также в представлении заведомо недостоверных или неполных сведений о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного за 2018 г. на полицейского… ОМВД России по Уфимскому району… полиции К. (N…), в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 82.1 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ наложено взыскание в виде увольнения со службы в органах внутренних дел в связи с утратой доверия.”

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Разделы должностной инструкции
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам.
Как принять на работуВ должностной инструкции указываются, в частности, содержание и объем должностных обязанностей, пределы ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (профессии, специальности). Такой вывод сделан с учетом положений Письма Роструда от 31.10.2007 N 4412-6.

Нормативные акты: Разделы должностной инструкции

Как правильно писать должностные инструкции

Сергей Мазурик

В этой относительно простой теме сразу возникает множество вопросов:

      – когда приниматься за написание;
      – что в них должно быть;
      – кто должен их писать;
      – и самое главное, как их правильно написать.

Наверное, могут быть и другие вопросы, но в статье будут рассмотрены только эти.

Итак:

 

1.       КОГДА НАЧИНАТЬ ПИСАТЬ

Как только лидер (основатель) отходит от прямого и непосредственного управления какими-то функциями в бизнесе, эти функции должны быть четко описаны и за кем-то закреплены.


Например, основатель перестал писать код, оставив за собой все остальные функции. В этом случае новому программисту должна передана подробная, насколько это возможно, инструкция. И так далее: любая новая должность в компании должна получать инструкцию.
А, вообще, должностные инструкции нужно писать всегда. Не в том смысле, что постоянно, а в том, что при любых изменениях в компании ДИ нужно корректировать. Возникает проблема если ДИ включена в трудовой договор: тогда без согласия работника и переподписания договора не обойтись, поэтому в трудовой договор, в большинстве случаев, включать должностную инструкцию не имеет смысла. Может только отдельные пункты, которые точно не будут меняться во время действия контракта.

2.       СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В общем случае должностные инструкции могут состоять из следующих разделов:

 

А. Общие положения

Здесь описываются требования к работнику, занимающему данную должность, профессиональными навыкам, перечисляются нормативные документы, которые сотрудник должен знать и использовать в своей работе. Может быть также описано место в организационной структуре и определена подчиненность, а также порядок замещения им других сотрудников.

Этот раздел является желательным если должностная инструкция является частью трудового договора. 

 

Б. Должностные обязанности

Обычно в должностных обязанностях указывают основную цель должности, зоны ответственности и перечень обязанностей.
Подробность описания должностных обязанностей зависит от того, насколько стабильной является эта функция. Если функция в какой-то ее части изменяется от случая к случаю, нужно использовать общие формулировки. Детальное и точное описание имеет смысл только для неизменных функций.

Если ДИ является частью трудового договора желательно включить сюда общие обязанности всех работников: соблюдать трудовое законодательство, правила внутреннего распорядка, техники безопасности, технологические карты процессов и т.д. и т.п.

 

В. Права сотрудника

Описываются права, которыми наделяется работник для выполнения работы. Могут быть указаны права, установленные нормативными актами: приостанавливать работу, отстранять от работы и т.д. Нужно понимать, что права – это возможное, а не обязательное поведение работника. Поэтому если нужно, например, обязательно останавливать работу в определенных ситуациях, это нужно писать в разделе обязанностей. Не использование своих прав – это решение работника, и он не несет ответственности за то, что он не воспользовался ими. Все, за что вы хотите в будущем привлекать сотрудника к ответственности должно быть указано в обязанностях.

 

Г. Ответственность

Здесь фиксируется сфера ответственности работника. Указываются меры дисциплинарной и административной ответственности в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Этот раздел также является желательным если ДИ включена в состав трудового договора. В других случаях зоны ответственности можно указать в разделе обязанностей, как в нижеприведенных примерах. А меры воздействия можно детально прописать в других общекорпоративных документах.

Д. Замещение отсутствующего

В этом разделе отражается кого и в каких случаях заменяет сотрудник. Какие ему передаются фунции, права, обязанности и зоны отвественности на время замещения. Здесь также описывается кому передаются дела в случае запланированного отсутствия: отпуск, командировка  и т.д.

 

Е. Действия в критических ситуациях

Описывают действия сотрудников при возникновении ситуаций чрезвычайного характера. Обычно в ДИ описываются обязанности только тех людей, которые принимают непосредственное участие в чрезвычайных ситуация. Действия остальных сотрудников могут быть описаны в общих инструкциях и положениях.
Определяется в течение какого времени сотрудник должен прибыть к месту ЧП, кого известить, что делать, какие ресурсы может задействовать, какие убытки может нанести без последующей компенсации и т.д.

3. КТО ДОЛЖЕН ПИСАТЬ

Безусловно, лучше всего поручить написание должностных инструкций опытному профессионалу. Но будем реалистами: в самом начале бизнеса это, зачастую, непозволительная роскошь. Поэтому, в начале деятельности – писать должен тот, кто передает их другой должности. И не важно, что передали уже давно, а инструкцию не написали.

Но как только бизнес-процессы стабилизируются, лучше заказать эту работу специалисту, который знает как это делается.
Поручать руководителям, HR-ам или самим работникам писать ДИ точно не стоит – обычно это заканчивается кое-какой адаптацией скачанных из интернета малопригодных образцов.

4. КАК ПРАВИЛЬНО

Перед написанием должностных обязанностей нужно составить общую схему бизнес-процессов и движения информации в компании. Делать это можно на большом листе бумаги или с помощью специализированных программ, это не важно. Главное, не пропустить ни одного процесса. 
Иногда эти документы бывают очень большими, но эта работа стоит того, потому что при ее составлении бизнес-процессы, как правило, оптимизируются.
Образец простой схемы бизнес-процессов приведен на рис. 1

Рис.1

Готовую схему бизнес-процессов желательно обсудить со всеми руководителями служб. А еще лучше, со всеми причастными сотрудниками. Гарантирую, узнаете очень много нового о вашей компании.

После этого можно идти одним из двух основных путей:

А. Составление функциональной матрицы

Теперь каждый бизнес-процесс нужно разложить на шаги процесса. Каждый шаг – это задача, которая должна быть за кем-то закреплена.
Упрощенный вариант части такой функциональной матрицы приведен на рис.2 для должности корпоративного юриста.

Рис.2

 

После того, как все задачи распределены, они группируются по зонам ответственности. Описывается цели и продукты должности. Некоторые руководители указывают в должностной инструкции KPI.

Образец должностных обязанностей, разработанных при помощи функциональной матрицы приведен на рис.3.

 Рис.3

 
После этого должностные обязанности дополняются другими разделами и должностная инструкция готова.


На самом деле, при достаточно большом количестве бизнес-процессов, это довольно объемная и сложная работа и ее зачастую целесообразно совместить со стандартизацией и оптимизацией бизнес-процессов. Но это имеет смысл только если бизнес-процессы в компании устоялись, и не планируется их радикальное изменение. 
Правило простое: стандартизировать можно только повторяющиеся процессы.


Б. Составление должностных инструкций на основе бизнес-процессов

Само по себе описание обязанностей ничем не отличается от описания из функциональной матрицы. Вся сложность, собственно, в стандартизации и оптимизации бизнес-процессов, но это отдельная большая тема. Написанные на основании стандартизированных и оптимизированных бизнес-процессов должностные обязанности отличаются точностью, зоны ответственности гарантированно не пересекаются и ни одна функция не упущена. Ведь, как известно, большинство проблем в управлении вызвано как раз пропусками и пересечениями в зонах ответственности.

Работа это большая, трудная и дорогая, но она стоит того: бывали случаи, что стандартизация и оптимизация бизнес-процессов давала до 30% экономии себестоимости продукта. А если еще автоматизировать и диспетчеризировать бизнес-процессы, то можно значительно снизить требования к персоналу и зависимость от компетенций конкретных людей. Для стандартизации бизнес-процессов можно использовать любое доступное ПО, но желательно, чтобы оно позволяло автоматизировать и диспетчеризировать процессы, готовить нужные отчеты в режиме on-line, автоматически учитывать объемы работ каждого сотрудника, считать KPI, контролировать документооборот и включала в себя CRM. Такие системы позволяют эффективно управлять бизнесом, не отвлекая сотрудников от повседневной деятельности. В любой момент времени руководитель видит над какой задачей работает сейчас любой сотрудник в компании, в регламенте он или что-то уже пошло не так. При наличии веб-сервиса управлять компанией можно с Канарских островов.
А уж писать должностные обязанности в такой системе одно удовольствие – что-то вроде дополнительного бонуса.
Образец такого бизнес-процесса в редакторе приведен на рис.4

Рис.4

 Образец должностных обязанностей подготовленных на основании автоматизированных бизнес-процессов приведен на рис.5

Рис.5

5. ИТОГИ

5.1. Должностные инструкции должны быть – они упорядочивают отношения компании и сотрудника и облегчают ему вхождение в должность;

5.2. Должностные инструкции должны появляться как только руководитель отходит от прямого управления бизнесом;

5.3. Включать должностные инструкции в состав трудового договора в большинстве случаев нецелесообразно – изменить ее в одностороннем порядке компания не сможет. В трудовом договоре имеет смысл отражать только требования к квалификации и императивные функции, типа, “приостановить работу…”, “отстранить от работы…” и т.д.;

5.4. Поручать составление должностных инструкций нужно сотруднику, который передает их в другую должность. Как только появляется такая возможность, нужно заказать эту работу профессионалам. Поручать эту работу самим сотрудникам или кадровым службам не имеет смысла – получится пустой, формальный документ, который никакой пользы не принесет.

5.5. Лучше всего составлять должностные инструкции на основании стандартизированных бизнес-процессов. Если же нет такой возможности, на основе функциональной матрицы. Описывать функции “из головы” очень непросто, а “из интернета” – бесполезно.

Надеюсь эта статья поможет вам в этом непростом деле. Если нужна дополнительная помощь – обращайтесь, наши координаты в шапке сайта.

В разделе функции должностной инструкции

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В разделе функции должностной инструкции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).

Конечно, приведенный перечень разделов — примерный. Должностные инструкции могут иметь другой состав разделов.

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики.

В-четвертых, должностная инструкция является основанием для отказа в трудоустройстве тем претендентам, профессиональные качества которых не отвечают предъявляемым квалификационным требованиям, установленным должностной инструкцией.

Под должностной инструкцией понимается ЛНПА, который определяет правовое положение служащего в организации, его трудовую функцию (обязанности), права и ответственность (части вторая – третья п. 10 Общих положений ЕКСД).
Во-вторых, должностная инструкция – основа для установления оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора (повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п.).

Разделы должностной инструкции

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Должностная инструкция – составная часть документально оформленных трудовых отношений; это документ, лаконично и доступно описывающий все необходимые и достаточные условия исполнения сторонами трудового договора в части использования умения, навыков и опыта работника с наибольшей пользой для каждой из сторон.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом.

Для каких целей используется должностная инструкция

Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности.

Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Хозяйственный отдел может быть структурирован по такому основанию, как хозяйство структурных подразделений организации, например, хозяйство инженерного корпуса, пр.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Зачастую “помощник” и “заместитель” рассматриваются как синонимы. Различия все же есть – уже при толковании слова “помощник” – (человек помогающий, содействующий) очерчивается круг обязанностей.

Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит «Подпись», который располагается в нижней части документа, после его текста.

Следует заметить, что типовые должностные инструкции содержат лишь общую информацию, а задача HR-специалиста и других заинтересованных лиц — переделать типовую должностную инструкцию на основании корпоративных стандартов своей компании.

Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит «Подпись», который располагается в нижней части документа, после его текста.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию?

В-третьих, должностная инструкция позволяет определить ответственность работника за выполняемую работу, особенно в конфликтных ситуациях, например, при применении мер дисциплинарного взыскания за выявленные нарушения или ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей, вытекающих из должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись.

Основные требования к оформлению должностной инструкции

Положения профстандартов являются критерием … объективности и правомерности вносимых в должностную инструкцию изменений. Ростовский областной суд … указал, что закрепленная новой должностной инструкцией функция по организации работы учреждения … , заключении трудовых договоров, разработке должностных инструкций и установлении систем оплаты труда … Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Пожалуй, различие между отделом документационного обеспечения и канцелярией состоит в том, что, как правило, в организации, где создан отдел, архив входит в его структуру, а при создании канцелярии – архив образуется как самостоятельное структурное подразделение.

Следует также отметить, что нормативно-правовые документы трудового законодательства содержат рекомендации по определению наименований должностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, которые в свою очередь содержат наименования должностей в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для чего пригодится должностная инструкция?

К данной группе относятся лица, обладающие специальными знаниями, навыками, опытом работы в определенной отрасли экономики, получившие специальность по высшему (специалисты высшего звена) или среднему образованию (специалисты среднего звена), подтвержденному присвоением лицу квалификации “дипломированный специалист”.

Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.

В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.

Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную.

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Должностная инструкция специалиста по охране труда — это локальный нормативный акт, определяющий права, обязанности и ответственность ответственного за организацию безопасных работ на предприятии. Разрабатывая этот документ необходимо принять во внимание требования профессионального стандарта, утвержденного приказом Минтруда России от 04.08.2014 N 524н.

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.
Должностные обязанности делопроизводителя — это управление документооборотом в компании, которое заключается в учете, регистрации, рассмотрении, обработке и сдаче в архив всей входящей корреспонденции и документов. Специалист занимается упорядочением документов в соответствии с нормативными актами и ГОСТами.

Как написать должностную инструкцию

Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными.

При разработке названных документов … организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников. 4. Права и обязанности … и навыками; исполнять обязанности, предусмотренные должностными инструкциями и положением о структурном подразделении …

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален. Некоторые работодатели умудряются вписать в должностные инструкции пункт о том, что за неиспользование своих прав работник несет ответственность, что совершенно необоснованно. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники


Похожие записи:

5 критических компонентов Каждая должностная инструкция должна содержать

В первой части этой статьи мы рассказали о том, что в письме о занятости штата Калифорния говорится о важности хорошей описания должности. Сегодня мы рассмотрим ключевые компоненты, которые должно содержать каждое должностное описание.

Письмо Калифорнийского закона о занятости (CELL) написано Марком И. Шикманом и Кэтлин С. Йонахара, юристами юридической фирмы Freeland Cooper & Foreman LLP. В Сан-Франциско.

Загрузите наше бесплатное руководство с 5 советами о том, как расширить свои возможности для поиска лучших сотрудников, понимая, как лучшие сотрудники тоже захотят прийти за вами.

Описание работы не обязательно должно учитывать каждую задачу, которая может быть когда-либо сделана, говорит CELL. Вот самые важные составляющие хорошего описания должности.

  1. Информация о заголовке. Это должно включать название должности, уровень или диапазон заработной платы, отношения отчетности (по должностям, а не отдельные лица), часы или смены, а также вероятность сверхурочной работы или работы в выходные дни.
  2. Краткая цель работы. Перечислите общие обязанности и описание ключевых задач и их целей, взаимоотношений с клиентами, коллегами и другими лицами, а также результатов, ожидаемых от действующих сотрудников.
  3. Квалификация. Укажите образование, опыт, подготовку и технические навыки, необходимые для поступления на эту работу.
  4. Особые требования. Это должно включать любые чрезвычайные условия, применимые к работе (например, поднятие тяжестей, воздействие экстремальных температур, длительное нахождение на ногах или перемещение).
  5. Должностные обязанности и ответственность. Важны только две особенности должностной ответственности: определение задач, которые составляют от 90 до 95 процентов выполненной работы, и перечисление задач в порядке затраченного времени (или, иногда, в порядке важности).
    • Первая задача в списке должна быть самой важной или трудоемкой и т. Д.
    • Работодатели могут покрыть от 90 до 95 или более процентов большинства задач и обязанностей в нескольких утверждениях.
    • Более важно перечислить, что должно быть выполнено и выполнено, чем как, если есть несколько способов сделать это. Слишком конкретная информация о том, как выполнять обязанности, может привести к проблемам с ADA, когда сотрудник просит жилье.

Итог

Создание и поддержание должностных инструкций несложно. Фактически, иногда компании используют разработку должностных инструкций как средство открытия новых каналов общения с сотрудниками. Сотрудники хотят, чтобы их слышали, и разработка должностных инструкций – прекрасная возможность повысить вовлеченность сотрудников.

Если работодатели подходят к процессу правильно, это может быть даже весело! Вознаграждение для руководства – это полезный инструмент, который помогает принимать многие важные решения о приеме на работу и служит важным соображением при защите от административных действий и судебных исков.

ключевых частей должностных инструкций | Работа

Должностные инструкции служат нескольким целям.Для сотрудника должностная инструкция четко объясняет основные функции, обязанности и ожидания сотрудника. Для работодателя описание должности часто используется в качестве инструмента приема на работу и руководителями для определения ожидаемой должности. Описание должности может использоваться для обозначения заработной платы или структуры отчетности, а также в качестве справочного материала при оценке работы.

Основные обязанности

Суть описания должности – это список должностных обязанностей. Этот раздел описания должности включает в себя краткое изложение задач, стоящих перед должностью, как правило, от наиболее важной или наиболее взвешенной ответственности до наименьшей или наименее взвешенной ответственности.В этом разделе должны быть четко описаны основные задачи, которые сотрудник с этой должностью будет выполнять изо дня в день. Каждая ключевая ответственность должна быть краткой – всего несколько предложений, которые лучше всего перечислить в виде абзацев или маркеров.

Требования к должности

Требования к должности являются ключевой частью описания должности. В некоторых должностных инструкциях могут быть отдельные разделы, посвященные требованиям к образованию, требованиям к физической работе, а также навыкам и знаниям. В каждом из этих разделов будут перечислены как минимальные требования для работы, так и предпочтительные требования для работы.Например, в нем может быть указано «минимум четыре года обучения в колледже, желательно степень магистра». Если работа физическая, требования могут включать такие минимумы, как способность поднимать или нести определенный вес. Наконец, все должностные инструкции должны включать в себя идеальные навыки и опыт, необходимые для этой должности.

Общая информация о вакансии

В верхней части описания вакансии вы можете найти безымянный раздел, содержащий основную информацию о вакансии. Эта область обычно включает важную информацию, такую ​​как официальное название должности, отдел, в котором она находится, где она находится, название должности, которой подчиняется должность, а иногда и зарплату должности, классификацию или оценку.Многие компании, использующие единообразные или стандартные должностные инструкции, будут вести одни и те же данные по каждой должностной инструкции своей компании.

Создание описания работы

Если вам нужно создать описание работы, начните с шаблона. Если ваша организация не использует шаблоны описания должностей, загрузите общий шаблон в Интернете. Шаблоны помогут сформировать необходимую информацию, необходимую для описания должности. Подумайте об элементах должности, включая название должности и структуру отчетности.Обдумайте цели должности и составьте список обязанностей и того, что нужно для их выполнения. Вы также можете указать процентное значение для каждой ответственности, представляющее время, потраченное на каждую функцию.

Ссылки

Автор биографии

Франсин Ричардс – лицензированный страховой агент, работающий в нескольких штатах, с многолетним опытом работы в сфере управления персоналом и страхованием. Ее работы появлялись на веб-сайтах Blue Cross Blue Shield и в информационных бюллетенях, Houston Chronicle и The Nest.Ричардс имеет степень бакалавра искусств в области коммуникаций Университета Мэриленда.

Каковы компоненты должностной инструкции? | Работа

Автор Andra Picincu Обновлено 20 мая 2020 г.

Качественное описание должности может облегчить привлечение лучших талантов и поиск наиболее подходящих для вашей компании. Компоненты описания должности практически одинаковы, независимо от должности, на которую вы нанимаете. По крайней мере, вы должны включить четкое название должности и резюме, а также необходимую квалификацию, обязанности и другую соответствующую информацию.

Обращайте внимание на мелкие детали, чтобы избежать недоразумений и произвести хорошее впечатление на потенциальных сотрудников.

Совет

Ключевые элементы описания должности включают четкое название, резюме, профессиональные и образовательные требования, навыки и условия работы. Работодатели могут также упомянуть диапазон заработной платы и любые льготы, предлагаемые компанией для поощрения или мотивации сотрудников.

Элементы описания вакансии

В среднем человек тратит менее 50 секунд на просмотр списка вакансий, когда он не подходит, сообщает Государственный университет Гранд-Вэлли.Если ваша должностная инструкция запутана или написана плохо, кандидаты могут отвернуться. Распространенные ошибки, такие как использование предвзятого языка, упущенная основная информация или расплывчатость, затруднят поиск подходящего человека для работы.

Перечислите ключевые элементы описания должности в логическом порядке, используя простой и понятный язык. Расплывчатые термины, такие как «копирайтер рок-звезды», «ниндзя данных» или «гуру», могут создать путаницу и помешать вам привлечь высококвалифицированных кандидатов. Как правило, описания должностей должны включать следующие разделы:

  • Должность
  • Резюме
  • Обязанности и ответственность
  • Требуемая квалификация
  • Опыт
  • Навыки и способности
  • Условия труда

Убедитесь, что название должности ясно и понятно. лаконичный.Кратко опишите, что будут делать потенциальные работодатели и уровень их ответственности в организации. Модные названия вакансий, такие как «Sales Ninja», не оптимизированы для поисковых систем и могут отпугнуть квалифицированных кандидатов от подачи заявки.

Написание должностных инструкций: передовой опыт

Начните с краткого описания роли. Если это не удаленная должность, укажите местонахождение вашей компании и укажите, позволяет ли эта должность работать удаленно. Резюме не должно быть длиннее двух-трех предложений.Используйте термины, относящиеся к конкретной вакансии, чтобы ваше объявление было легко найти.

Государственный университет Райта рекомендует перечислять должностные обязанности и ответственность в зависимости от их важности и / или частоты их выполнения. Перечислите от 5 до 15 ключевых обязанностей в виде маркера.

В зависимости от роли вы можете использовать один раздел для получения необходимого опыта и квалификации или создать два отдельных раздела. Список вакансий начального уровня может включать эти требования в том же разделе.С другой стороны, руководящая должность требует более подробного описания опыта и образования, необходимых для работы.

Аналогичным образом работодатели могут сгруппировать желаемые навыки и квалификацию. Опять же, важно четко выражать свои ожидания. Если вы планируете нанять SEO-специалиста с навыками маркетинга в социальных сетях, обязательно укажите эти навыки в описании должности.

Что касается условий работы, постарайтесь кратко описать рабочую среду и любые особые требования к работе.Например, если вы нанимаете водителя, обязательно укажите, требует ли эта работа физических усилий или поездки за границу.

Включите любую относящуюся к делу информацию

Другие компоненты описания должности могут включать в себя заработную плату и льготы, часы работы и информацию, необходимую для соблюдения нормативных требований. Общество управления человеческими ресурсами рекомендует добавить заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что описание должности не охватывает все виды деятельности и обязанности, связанные с должностью, на которую вы нанимаете.

Ваши ожидания могут измениться из-за непредвиденных обстоятельств или в периоды роста – и вашим сотрудникам придется адаптироваться и брать на себя новые роли. Если, скажем, вы в какой-то момент вынуждены сократить расходы, возможно, вы захотите возложить на своих сотрудников новые обязанности, а не нанимать персонал. Подумайте о долгосрочной перспективе при составлении списка вакансий и включите несколько полезных навыков, которые могут потребоваться в какой-то момент.

Если вы решили использовать шаблон описания должности, настройте его в соответствии с вашими потребностями.Например, вы можете включить раздел, в котором упоминается заработная плата и любые льготы, которые предлагает ваша компания, такие как гибкий график или постоянное обучение. Рассмотрите возможность добавления контактного лица для кандидатов, у которых есть вопросы или возникают технические проблемы при подаче заявки.

8 компонентов эффективного описания вакансии

Объявление о вакансии должно четко отображать моментальный снимок имеющейся должности и побуждать целевых кандидатов подавать заявки путем предоставления необходимой информации. Вот 8 компонентов эффективного описания должности, чтобы привлечь более квалифицированных соискателей на доступные должности.

1. Должность

При создании должности название должно точно отражать уровень опыта и обязанности, которые будет выполнять сотрудник. Название должно быть достаточно стандартным, чтобы соискатели могли найти его в поиске. Стандартизация также полезна для сравнения позиций паритета в компенсации и ответственности.

2.
Описание работы

После того, как название должности определено, напишите описание должности из 1–3 предложений, подчеркнув, как эта должность приносит пользу вашей организации.Это должно резюмировать наиболее важные аспекты работы. Подробности будут описаны в следующем разделе «Основные обязанности». Для некоторых примеров Monster предоставляет примеров должностных инструкций по названию должностей.

3.
Ключевые обязанности

Определите 5-15 основных обязанностей, которые сотрудник будет выполнять. Они должны быть краткими в формате маркера, а каждое обязательство должно начинаться с глагола действия в настоящем времени. Если вам нужны идеи глаголов, просмотрите этот список из замечательных глаголов действия .В каждом пункте следует указать действия, которые необходимо предпринять, с указанием цели их выполнения.

4.
Навыки и квалификации

Этот раздел включает в себя уровень образования, годы опыта, технические навыки и требования к сертификации. Этот раздел важен для эффективной фильтрации неквалифицированных соискателей. Обязательные навыки и квалификация должны быть четко отделены от предпочтительных. Если кандидаты абсолютно должны иметь учетные данные, чтобы их рассматривали, объясните, насколько они важны для профессиональных качеств.

5.
Руководитель и отдел

Важно указать подробные сведения о том, перед кем будет подчиняться сотрудник и в какое место в иерархии организации он попадет. Если работа ориентирована на команду, объясните, с кем сотрудник будет взаимодействовать на регулярной основе. Это помогает кандидатам понять линии полномочий и рабочие отношения, определенные в должности.

6.
Тип трудоустройства и льготы

Будьте прозрачны в отношении статуса должности, не освобожденной от уплаты налогов.Если это должность по контракту, укажите, является ли она временной или по контракту с наймом, и определите продолжительность занятости. Включите подробную информацию о том, где находится эта должность. Если должность требует командировок, укажите процент от суммы требуемых командировок (например,

7.
Обзор компании

Кандидаты должны иметь краткий обзор нанимающей компании, чтобы они понимали культуру и ландшафт компании. Включите информацию о корпоративной ценности, цели, географическое присутствие и рабочая среда.

8.
Контактная информация

Предоставьте контактную информацию в случае, если у заявителей есть вопросы или технические трудности при подаче заявки.

Глава 10. Наем и обучение ключевого персонала общественных организаций | Раздел 2. Подготовка должностных инструкций и критериев отбора | Основной раздел

Узнайте, как подготовить описание должности и выбрать критерии отбора, чтобы улучшить процесс найма и нанять нужного человека.

  • Почему важно тщательно разработать описание должности и критерии отбора, прежде чем рекламировать вакансию
  • Подготовка должностной инструкции
  • Разработка критериев отбора

Должностные инструкции и критерии отбора помогают организациям и соискателям понять, что ожидается от человека, занимающего определенную должность, и помогают определить, подходит ли кандидат на эту должность.В этом разделе представлены инструкции по подготовке должностных инструкций и критериев отбора, которые точно отражают потребности вашей организации в должности и привлекают на нее подходящего человека.

Почему важно тщательно разработать описание должности и критерии отбора, прежде чем рекламировать вакансию

Существует ряд причин, по которым необходимы четкие описания должностных обязанностей и критерии отбора.

  • Они определяют положение организации, потенциальных кандидатов и юридически. Если есть какие-либо вопросы о том, действительно ли сотрудник выполняет свою работу или его просят выполнять обязанности, которые не имеют ничего общего с ее должностью, описание должности должно прояснить ситуацию. Также должно быть ясно, кто несет полную ответственность за конкретные задачи или области.

Если кто-то не выполняет свою работу, описание должности может стать важным инструментом, помогающим ему стать лучше. Возможность сослаться на список конкретных обязанностей и ответственности помогает руководителю лучше понять, где и как сотрудник не соответствует стандартам, и обсудить, что он может сделать, чтобы изменить эту ситуацию.

Точно так же, если она вообще не отвечает, должностная инструкция дает организации стандарт, который можно использовать для документирования невыполнения сотрудником своих обязанностей и обязанностей, связанных с ее должностью, и, при необходимости, увольнения ее за неисполнение. -представление.

  • Они дают потенциальным соискателям представление о том, следует ли им подавать заявление о приеме на работу. Чем яснее вы сможете сформулировать требования, обязанности и ответственность на работе и какого человека вы ищете, и чем лучше вы сможете представить их в своей рекламе вакансии, тем меньше времени у вас будет на проводить за чтением заявок от неподходящих кандидатов.
  • Процесс разработки должностных инструкций и критериев отбора заставляет вас прояснить свое мнение о должности, о том, какого человека вы хотите на нее, и о самой организации. Организациям часто приходится включать описания должностей в предложения о новых программах или должностях. Иногда процесс составления описания должности меняет весь ход предложения, поскольку люди понимают, что они могут использовать должность способами, о которых они не задумывались, или что то, что они изначально задумывали, на самом деле было неработоспособным.Описание работы иногда может служить для определения всей программы.
  • Наличие четкого описания должности и критериев отбора поможет вам написать копию для рекламы должности, а также облегчит задачу интервьюеров. Если интервьюеры имеют четкое представление о задачах на должности, они могут гораздо яснее понять, как определить, может ли интервьюируемый выполнять эти задачи.
  • Самое главное, четкое описание должности и критерии отбора повышают вероятность того, что вы наймете лучшего человека для работы. Если вы точно знаете человека, которого ищете, и имеете четкое представление о том, что вы хотите, чтобы он сделал, у вас гораздо больше шансов найти ее, чем если бы вы просто надеялись, что появится кто-то хороший.

Подготовка должностной инструкции

Хотя описания должностей и критерии отбора тесно связаны, возможно, имеет смысл сначала поработать над описанием должностей, поскольку это поможет вам решить, какими должны быть хотя бы некоторые из ваших критериев отбора. Описание работы, включающее в себя медицинское обслуживание, вряд ли предлагает нанять кого-то, например, с опытом работы только в тяжелом строительстве.С другой стороны, могут быть критерии, которые важны для любой должности, которую вы нанимаете, – чувство юмора, уважение к целевой группе населения, приверженность социальным изменениям, – которые, заявленные или негласные, могут быть для вас столь же важны, как и конкретные навыки, которые понадобятся сотруднику. Мы обсудим этот вопрос позже в этом разделе.

Задача по подготовке должностной инструкции состоит из трех частей:

  1. Выбор должности.
  2. Составление списка, часто маркированного или пронумерованного, с конкретными обязанностями и обязанностями, которых требует должность.
  3. Составление краткого описания должности, включая то, что она предназначена для выполнения, требования, отличные от конкретных задач (например, количество часов в неделю и ожидаемый график, требуется ли работа в выходные или вечерние, необходимые командировки и т. Д.), И кто эта должность контролирует и подчиняется. Этот раздел также может включать информацию о заработной плате и льготах.

Выбор должности

Это может показаться мелочью, но на самом деле название, которое вы выбираете для должности, может быть очень важно по нескольким причинам.Во-первых, это может помочь четко определить работу как для сотрудника, так и для других, кто с ним работает. Выбор титула также может иметь прямое отношение к тому, как лицо, занимающее должность, рассматривается в обществе.

Директор по развитию может быть более эффективным в сообществе – получать ответы на телефонные звонки, назначать встречи, приглашаться в комитеты и правление – чем сборщик средств или грантрайтер, даже если все три названия могут относиться именно к та же работа.Точно так же младший или помощник директора может пользоваться большим уважением, чем директор по развитию, исполнительный директор – больше, чем директор. Восприятие, связанное с определенным титулом, распространяется и на человека, носящего этот титул.

Лучший титул – тот, который подразумевает большую ответственность или авторитет – может привлечь лучших кандидатов, даже если заработная плата может не отличаться от заработной платы на должности с «меньшим» титулом. Одна из причин этого заключается в том, что название должности может не только повысить самооценку, но также может быть полезно, когда человек подает заявку на следующую работу, облегчая получение более ответственной должности.

Название должности, таким образом, служит для определения должности и определения места ее владельца как в организации, так и в обществе. В результате его выбор требует серьезного размышления. В качестве примера давайте рассмотрим процесс разработки должностных инструкций для должности, которую мы решили назвать «Общественный санитарный педагог».

Составление списка конкретных обязанностей и обязанностей

На самом деле есть два шага для создания списка конкретных обязанностей и ответственности.Во-первых, необходимо определить основные элементы должности (т. Е. То, что вы на самом деле хотите, чтобы этот человек мог делать, знать или уметь хорошо выполнять свою работу. Второй – затем определить конкретные действия – все конкретные действия, – которые требуются для работы. Давайте возьмем нашу гипотетическую работу, Общественный санитарный педагог, и посмотрим на составление списка обязанностей и ответственности для нее.

Основные элементы позиции

Что вы хотите, чтобы этот человек делал, знал и уметь хорошо? Некоторые из этих вещей являются навыками, связанными с названием должности, которым можно научиться в процессе обучения и профессиональной подготовки или на основе опыта (возможно, на предыдущих должностях, возможно, в противном случае).Другие – это навыки, необходимые для работы, которые могут не подразумеваться в названии должности, а некоторые – личностные черты и характеристики – могут вообще не быть усвоены.

Конкретные навыки, приобретенные в ходе обучения и тренинга для общинного преподавателя здравоохранения, могут быть следующими:

  • Навыки преподавания и фасилитации, включая знание соответствующих учебных материалов для целевой группы
  • Навыки консультирования
  • Общие сведения о проблемах общественного здравоохранения
  • Понимание медицинских / научных причин и лечение конкретных проблем со здоровьем – СПИД, венерические заболевания, туберкулез, токсикомания, отсутствие дородовой помощи, недоедание, различные формы психических заболеваний, болезни, связанные с курением, и т. Д.
  • Знание родного языка целевой группы, не говорящей по-английски. В этом гипотетическом случае мы предположим, что испанский.

(Очевидно, что не все из них будут необходимы для каждой должности, а некоторым могут потребоваться навыки, которых нет в этом списке.)

Навыки, приобретенные в результате опыта, которые вы, возможно, захотите получить от общественного санитарного просвещения, включают:

  • Информационные навыки
  • Понимание сообщества
  • Понимание целевой группы
  • Знание работы бюрократии здравоохранения – ОПЗ, больниц, государственных и федеральных агентств – и способы ведения переговоров
  • Понимание социальных причин и потенциальных решений конкретных проблем со здоровьем
  • Знакомство с возможностями и процедурами направления

Наконец, существуют неспецифические навыки, черты и способности, некоторые из которых приобретены, а некоторые – врожденные, которые требуются для работы:

  • Канцелярские и организационные навыки – хранение, ведение документации, точное и своевременное оформление документов и т. Д.
  • Компьютерная грамотность
  • Хорошие письменные и устные коммуникативные навыки
  • Самопрезентация – умение действовать, одеваться и общаться с разными группами
  • Межличностные отношения – ладить с целевой группой населения, сообществом и коллегами и быть принятыми ими; хорошо справляться с конфликтом; и поддержание чувства юмора

Особые действия, необходимые для позиции

Теперь пришло время придумать все, что от человека в этой должности можно ожидать.Помните, что список должен включать абсолютно все, независимо от того, относится ли это непосредственно к должности или нет. Для нашего общественного преподавателя здоровья список может выглядеть так:

  • Разрабатывает и предлагает презентации на соответствующем языке (английском или испанском) и с использованием соответствующих материалов по общим и конкретным вопросам общественного здравоохранения, включая (но не обязательно ограничиваясь) ВИЧ / СПИД, заболевания, передаваемые половым путем, злоупотребление психоактивными веществами, стресс , питание, рак груди и другие виды рака, а также туберкулез – для целевой группы населения, групп населения, групп риска, других специалистов и широкой общественности.
  • Осуществляет работу с группами риска, особенно среди целевой группы населения.
  • Консультирует людей по вопросам лечения проблем со здоровьем и злоупотребления психоактивными веществами и дает соответствующие направления.
  • Распространяет и повторно поставляет письменную и / или аудиовизуальную информацию по вопросам общественного здравоохранения на все сайты организации, других агентств, предприятий и других очень заметных сайтов в сообществе.
  • Набирает, обучает и контролирует небольшие группы целевого населения в качестве поставщиков профилактического и другого санитарного просвещения в своих сообществах.
  • Свидетельствует на общественных и законодательных слушаниях о необходимости медицинской помощи, проблемах здоровья населения и других связанных с этим вопросах.
  • В июне проводит ежегодную ярмарку общественного здоровья.
  • Устанавливает и поддерживает контакты с местным сообществом специалистов в области здравоохранения и социального обеспечения.
  • Регулярно встречается с другими сотрудниками организации для разработки стратегий служения сообществу.
  • Тратит не менее 50 часов в год на деятельность по профессиональному развитию.
  • Ведение актуальной компьютерной базы данных контактов и презентаций, включая количество рабочих часов в неделю.
  • Выполняет все документы, необходимые для должности, в установленный срок.
  • Посещает еженедельные собрания персонала.
  • Посещает сеансы супервизии с директором программы раз в два месяца.
  • Работает в комитете Правления по общественному здравоохранению и по запросу принимает участие в заседаниях Правления в полном составе.
  • Отвечает на служебные телефоны два часа в неделю.
  • Выполняет любые другие обязанности в соответствии с требованиями Исполнительного директора.

Это длинный список, но помните, что это всех действий, которые, по вашему мнению, этот человек должен будет выполнить на этой должности. Она не может делать все одновременно. Год может пройти, а некоторые из них не будут выполнены, в зависимости от потребностей сообщества и организации, но все они являются частью ее работы, и ей, возможно, придется практиковать некоторые из них или все из них в определенный момент.

Некоторые из этих обязанностей – собрания персонала, наблюдение, ответ на служебные телефоны, возможно, обслуживание комитета – не являются уникальными для этой должности, но требуются от каждого в организации.Другие – информационно-пропагандистская деятельность, поддержание контактов в сообществе, распространение медицинской литературы, оформление документов – продолжаются и происходят в повседневной работе. И обратите внимание на последний: это все на тот случай, если произойдет что-то, о чем никто не подумал, или в случае, если организация каким-то образом изменится до того, как можно будет скорректировать должностные инструкции.

Написание описания капсулы

Теперь, когда у нас есть название должности и список действий и обязанностей, пора заняться описанием капсулы.Это будет описание работы, состоящей из двух или трех предложений, и ее цели, а также любых других основных обязанностей, которые она влечет за собой. Описание капсулы также включает некоторую мельчайшую информацию о должности (количество часов в неделю, требования к расписанию, гибкость или ее отсутствие, заработная плата или почасовая оплата, льготы и т. Д.) И указывает, кто ее контролирует. Таким образом, описание капсулы дает общее представление о позиции и дает понять, где она находится в организации и какова ее логистика.

Вот пример краткого описания нашей позиции общественного просвещения по вопросам здоровья.

Общественный санитарный педагог действует как мост между организацией и сообществом по вопросам, касающимся общественного и индивидуального здоровья. Он или она, помимо представления общественности о проблемах здоровья и просвещения различными способами, консультирует и направляет специалистов по вопросам индивидуального медицинского обслуживания, а также набирает и обучает членов сообщества действовать в качестве источников информации о здоровье.

Общественный санитарный педагог подчиняется директору программы. Это полная занятость (40 часов в неделю), включающая несколько вечерних и выходных часов. Планирование гибкое в определенных пределах. Конкурентоспособная заработная плата и льготный пакет.

Включать или не включать фактическую зарплату или заработную плату и льготы в описание должности – это решение каждой организации. Если есть официальный диапазон заработной платы для должности, он часто включается.Если зарплата особенно низкая или будет зависеть от того, кого нанимают, может и не быть. Определенный диапазон заработной платы может привлекать одних людей и отталкивать других. Высокая зарплата может указывать некоторым людям на то, что эта должность требует большей работы или ответственности, чем они хотят, или что организация слишком «авторитетная». С другой стороны, низкая зарплата может быть просто неприемлемой для людей с семьями или другими обязанностями. То, что вы выберете, будет зависеть от ваших обстоятельств.

Описание должности завершено, но остались еще несколько важных вопросов:

  • Имеет ли смысл это описание должности? Все ли функции этой позиции связаны вместе?
  • Описывает ли он работу, которую может хорошо выполнить один человек за то время, которое ему отведено для работы (т.е. есть ли необоснованные ожидания)?
  • Есть ли у организации ресурсы для поддержки должности (время других сотрудников, достаточно денег для выплаты заработной платы в соответствии с требованиями, материалы, площадь и т. Д.))?
  • График разумный?
  • Был ли выбран руководитель на эту должность по логическим причинам, основанным на том, как работает организация, а не просто для удобства или для того, чтобы потрогать чье-то эго?
  • Есть ли у супервайзера время и опыт, чтобы руководить этой должностью?
  • Будет ли позиция выполнять то, для чего она была создана?

Если вы можете спокойно ответить «да» на все эти вопросы, значит, вы проделали отличную работу и можете с уверенностью использовать описание своей должности как для набора кандидатов, так и для определения должности после того, как вы кого-то наняли.Если некоторые из ваших ответов – «нет» или «я не уверен», вернитесь и разберитесь с этими проблемами прямо сейчас, прежде чем начинать процесс приема на работу. Время, которое вы потратите сейчас, будет лишь крошечной частью того времени, которое вам обойдется позже, и даже не будет в той же вселенной, когда дело доходит до количества хлопот, которые вы сэкономите. Работайте с ним, пока не убедитесь, что это правильно – вы не пожалеете.

Разработка критериев отбора

Критерии отбора на должность обычно подразделяются на четыре категории: образование и другие формальные полномочия; профессиональные навыки и знания; навыки и знания, не связанные с работой; и личные качества и качества.И если у вас есть должностная инструкция, над которой можно работать, вам будет проще разработать критерии отбора, верно? Ну … да и нет. Во-первых, критерии отбора – это не совсем то же самое, что и квалификация.

Квалификация – это полномочия и опыт, которые заявлены как предпочтительные или требуемые для тех, кого вы нанимаете на эту должность. Как правило, они будут входить в вашу рекламу, чтобы потенциальные соискатели знали, имеют ли они право на работу или нет, и они являются стандартом, который вы будете использовать при проверке заявок.В некоторой степени, особенно если у вас есть государственное финансирование, вы юридически связаны с ними, и вам могут быть предъявлены обвинения или даже предъявить иск за дискриминацию, если вы наймете кого-то, у кого их нет, вместо кого-то, у кого есть. (Во многом это зависит от обстоятельств, и вы в достаточной степени в безопасности, если не дискриминируете и можете защитить свой выбор. Однако судебный процесс, даже если вы выиграете, стоит организации времени и денег, которые могут быть дефицит.)

Но критерии отбора могут не ограничиваться квалификацией.Вашей организации может понадобиться какой-то особый человек в качестве сотрудника – например, кто-то доброжелательный и обаятельный, или кто будет относиться к участникам и всем остальным с уважением, или кто просто кажется проницательным в определенных отношениях. Или вы можете предпочесть кого-то, кто выходит из определенного фона, или чья политика перекликается с политикой организации и ее сотрудников, или чей личный стиль соответствует стилю остального персонала.

Эти критерии даже не всегда осознаются…но они должны быть. Важно проанализировать и понять, каковы ваши невысказанные критерии, а также ваши устные критерии, чтобы вы могли четко понимать, почему вы нанимаете тех, кого нанимаете, вместо того, чтобы говорить о «догадках» или «чувствах», когда вы: повторно аргументирую свой выбор.

В развитии квалификаций есть два пути: вы можете быть как можно более конкретными, потому что вы чувствуете, что точно знаете, что человеку нужно, чтобы хорошо выполнять работу; или вы можете быть как можно более общим, надеясь привлечь кого-то, кто может выглядеть не совсем правильно на бумаге, но на самом деле будет совершенно прав, как только он займет позицию.У обоих подходов есть свои преимущества и недостатки, а также есть способ подстраховаться.

Квалификация может быть «обязательной» или «предпочтительной». Если они требуются, то никто без них не подаст заявку, и вы юридически связаны с ними, если вы работаете с такими ограничениями (государственное образование, многие государственные учреждения и другие финансируемые государством организации обычно подпадают под действие таких ограничений. нормативные документы). Если они предпочтительны, у вас есть большая свобода усмотрения в том, действительно ли они кому-то нужны или нет.Вы можете потребовать одних квалификаций и отдать предпочтение другим. Если вы используете «предпочтительный» по крайней мере для некоторых квалификаций, вам, возможно, придется прочитать больше приложений, но вы также можете найти драгоценный камень там, где меньше всего этого ожидаете.

Образование и другие формальные свидетельства

Насколько важны образовательные и другие формальные полномочия для выполнения обязанностей, указанных в данной должностной инструкции, или для статуса должности? Вы просто требуете, чтобы все ваши сотрудники имели высшее образование или ученые степени? Для некоторых должностей на такие вопросы есть очевидные ответы: если вы ищете врача, медсестру или юриста, ей потребуются не только определенные степени, но и другие сертификаты, например, сдача экзамена на адвоката. законно делать работу вообще.Психологу или социальному работнику необходимы определенные академические и другие свидетельства, чтобы страховые компании возместили его работу. Но как насчет учителя в общественной школе или образовательной программы для взрослых? Или консультантом по трудоустройству в агентстве по трудоустройству? Что на самом деле нужно этому человеку, и, возможно, вы лишаете свою организацию кого-то действительно замечательного, требуя определенных степеней? (Вот где «предпочтительный» может быть действительно полезен.)

С другой стороны, как этот человек будет рассматриваться в обществе? С кем ей придется иметь дело в качестве коллеги, советника или консультанта или руководителя? Для ее авторитета важно, чтобы ее академические достижения соответствовали или превосходили другие в сообществе или в ее области? Если да, то эти учетные данные должны быть обязательными.

Нашему общественному педагогу по санитарному просвещению, например, вероятно, потребуется степень в области образования, консультирования, общественного здравоохранения, социальной работы или чего-то подобного. Зачем ей это нужно? Ее просят дать показания перед законодательными комитетами, пообщаться с коллегами в сообществе, сделать презентации сообщества и другие презентации. Возможно, ей не нужна степень для того, чтобы хорошо выполнять эти задачи, но она определенно нужна ей для доверия в этих и других ситуациях. Наем кого-то без ученой степени в соответствующей области окажет этому человеку медвежью услугу в этом случае, потому что это поставит его в непосредственное невыгодное положение в ряде ситуаций.

Профессиональные навыки и знания

Это навыки и знания, непосредственно связанные с выполнением работы, на которую вы нанимаете. Врачу необходимо знать о различных заболеваниях и медицинских состояниях, анатомии, физиологии, фармакологии и т. Д., А также уметь зашивать рану, точно измерять артериальное давление и делать инъекции для лечения пациентов; Каменщик должен знать пропорции песка, воды и извести в различных смесях раствора, используемых для разных целей, и уметь проложить прямую и ровную линию из кирпича или камня, чтобы построить стену.Тот факт, что им обоим нужно уметь выполнять некоторые базовые математические операции, не является специфическим ни для одной из их профессий, даже если они не могли выполнять эту работу без нее.

Если вы выполнили свою работу , у вас есть описание должности, в котором вы должны знать, какие навыки и знания потребуются нанимаемому вами человеку. Давайте еще раз посмотрим на нашего общественного педагога по вопросам здоровья и определим, какие профессиональные навыки и знания ей необходимы.

Согласно списку обязанностей и ответственности, который мы разработали для этой должности, основная часть работы связана с обучением и консультированием, особенно по вопросам здоровья.Таким образом, идеальный кандидат, вероятно, должен иметь некоторый опыт преподавания, некоторый опыт консультирования и знание проблем со здоровьем в дополнение к ее степени в смежной области, если вы решили на это.

Итак, какой из этих критериев вам потребуется, какой вы предпочтете, а какой проигнорируете? К сожалению, обычно приходится сталкиваться с разницей между «идеальным» и «актуальным». Если вы можете найти человека со всеми этими качествами, и этот человек будет тем, кого вы хотите, это прекрасно.Но на самом деле более вероятно, что вы найдете человека, который вам действительно понравится, у которого есть только некоторые из этих конкретных полномочий.

Вопрос, который вы должны решить, – это самый важный для вас вопрос. Например, если у человека, которого вы хотите, нет опыта в области здоровья, готовы ли вы обучить его или обучить в этой области в обмен на другие достоинства – возможно, личностные черты, возможно, образцовые педагогические навыки, – которые он привносит в работу? Какие навыки или опыт вам абсолютно необходимы, независимо от того, насколько она вам нравится во всех остальных отношениях? Педагогический опыт? Приветливая личность? Знание работы системы здравоохранения? Это зависит от точки зрения вашей организации, от того, чему, по вашему мнению, можно легко научиться за относительно короткое время, и от того, что вы считаете наиболее важным для выполнения этим человеком.

Когда деньги на санитарное просвещение стали доступны по всему штату за счет налога на табачные изделия, программа повышения грамотности взрослых получила финансирование для проведения программы санитарного просвещения для своих студентов и общества. Координатор, выбранный для программы, уже был сотрудником организации. Хотя у нее не было прямого опыта в области санитарного просвещения, она была прекрасным учителем, имела большой личный интерес к здоровью и была хорошо организована. В течение шести месяцев она настолько хорошо разбиралась в вопросах, связанных со здоровьем, и настолько разбиралась в конкретных областях – отказ от курения, снижение стресса, рак груди и другие, – что местные медицинские работники обращались к ней за советом.Она создала программу, которая была признана одной из лучших в штате, несмотря на то, что у нее не было прямого опыта или образования в области здравоохранения.

Навыки и знания, не связанные с работой

Так же, как и врачу, и каменщику нужны базовые математические навыки, каждому нужны навыки и знания, которые не связаны с его должностью, но необходимы для выполнения работы.

Некоторые примеры из них включают …

  • Знакомство с целевым сообществом или аналогичными сообществами
  • Опыт работы в смежной, но не связанной напрямую сфере деятельности
  • Знание определенного языка
  • Понимание конкретных систем и способов их согласования – государственной бюрократии, частных фондов, системы здравоохранения, государственных школ – или систем в целом
  • Отличные навыки письма и / или публичных выступлений
  • Понимание определенной философии, которой следует ваша организация: юнгианская психология, совместное обучение, марксистская экономика и т. Д.
  • Знание о связях с общественностью
  • Знакомство с компьютерами или другими технологиями или с определенным программным обеспечением
  • Канцелярские навыки
  • Организационные навыки

Общественный санитарный педагог, например, должен обладать хорошими коммуникативными навыками (для публичных презентаций, свидетельских показаний, нетворкинга и информационно-пропагандистской работы), канцелярскими навыками, высокой степенью организованности (оформление документов, ведение записей, манипулирование множеством разных обязанности) и компьютерной грамотности (ведение базы данных).Ей также потребуется понимание государственной и / или местной бюрократии в области здравоохранения, знание целевой группы или аналогичных сообществ и, в соответствии с ее должностной инструкцией, свободное владение испанским языком.

Некоторые из этих навыков не могут быть включены в должностные инструкции или критерии отбора, поскольку предполагается, что ими будет обладать любой человек с определенным образовательным или профессиональным уровнем. Однако делать такие предположения опасно; Если вы не просите того, чего хотите, велика вероятность, что вы этого не получите.Скажите прямо, чего требует должность, и вы с большей вероятностью наймете того, кто сможет с этим справиться.

Личные качества и качества

Есть ряд характеристик, которые не усвоены и не приобретены опытом, но, тем не менее, важны для успеха на определенных должностях. Есть и другие, которых вы можете ожидать от кого-либо в вашей организации, которые отражают ваш организационный характер и то, во что вы верите. Некоторые из них могут не подпадать под квалификацию, но многие относятся.Сюда могут входить …

  • Инициатива: способность начать работу и работать самостоятельно, когда это необходимо, а также придумывать идеи и воплощать их в жизнь.
  • Способность ладить с широким кругом людей, включая других сотрудников и членов сообщества, и выражать уважение ко всем.
  • Чувство юмора.
  • Терпение.
  • Аккуратный и ухоженный вид. (В некоторых позициях это могло быть скорее отрицательным, чем положительным.)
  • Страсть к делу или проблеме организации.
  • Особенности рождения или телосложения. (Требуется ли положение подъема тяжестей? Танцевальная терапия?)
  • Особые расовые или этнические характеристики, пол или место жительства. Вы вряд ли наняли бы мужчину в качестве консультанта по сексуальному насилию, например, для женщин, подвергшихся побоям; или вы можете нанять кого-нибудь из сообщества, на которое вы нацелены, чтобы повысить авторитет вашей программы в этом сообществе.
  • Владение собственным транспортным средством и готовность использовать его в работе.
  • Готовность путешествовать, работать в нерабочее время и т. Д.

Квалификация нашего общественного педагога по вопросам здоровья, вероятно, будет включать инициативу – особенно если она должна начать программу с нуля – и способность ладить с людьми. Но именно в этой категории критериев вступают в игру негласные стандарты. Личность заявителя может иметь прямое отношение к тому, будет ли она принята на работу или нет, даже если об этом прямо не говорится. Может быть важно то, как она одевается – не беспорядочно, но и не слишком хорошо, чтобы она не отталкивала и не пугала малообеспеченных людей, с которыми работает.И есть та интуитивная вспышка, которую иногда получают люди или комитеты по найму, которая говорит: «наймите этого человека» или «не трогайте этого кандидата десятифутовым шестом». Вот почему важно осознавать все свои критерии.

Какие критерии вы должны использовать – как публично, так и конфиденциально – зависит от того, что для вас наиболее важно. Если необходимо чувство юмора, скажите об этом. Если было бы неплохо, но впереди уже длинный список, отпустите. Каковы реальные предпочтения организации?

  • Ценит ли организация определенные личные качества над знаниями и / или опытом?
  • Ценит ли он одни виды опыта больше, чем другие? (Некоторые организации сделают все возможное, чтобы нанять людей, которые были в Корпусе мира, например, потому что они чувствуют, что опыт дает людям навыки и отношения, которые приводят к большой компетентности в общественной работе.)
  • Предполагается ли, что один комплекс знаний – например, понимание причин и лечение конкретных состояний здоровья – может быть получен легче, чем другой – например, понимание малообеспеченных или этнических сообществ? Или наоборот?
  • Есть ли у него философская приверженность найму людей с определенным опытом или ограниченными возможностями или к разнообразию в целом?

Ответы на все эти вопросы повлияют на выбор и применение критериев отбора и оценку кандидатов на вакансию в процессе найма в организации.В конечном итоге критерии выбора должны …

  • Будьте управляемы: их не должно быть так много, чтобы они сильно ограничивали количество людей, которые могут подавать заявки, и так мало, чтобы они не оставляли вам возможности судить кандидатов.
  • Соблюдайте все юридические стандарты, которым вы подчиняетесь.
  • Похоже на профиль человека, который отлично справился бы с этой должностью и с кем бы вы хотели работать.

Резюме

Тщательная и осознанная подготовка описания должности и выбор критериев отбора – как устных, так и невысказанных – являются важными элементами при приеме на работу, особенно на новую должность.Работа, которую вы проделаете над этими предварительными задачами, поможет вам четко определить должность и упростит весь процесс найма. Но самое главное, это повысит вероятность того, что вы наймете на работу именно того человека, который вам нужен; и в этом весь смысл процесса найма.

Лучший веб-сайт по управлению персоналом – отличные инструменты для управления персоналом и слайды с презентациями по кадрам – HR ppt

Не существует «идеального» формата должностных инструкций, который работал бы в любой ситуации. Но наиболее широко используемые форматы содержат следующие пять разделов: (1) определение должности; (2) описание работы или цель; (3) должностные обязанности и ответственность; (4) ответственность; и (5) должностные инструкции.

Самое важное, что нужно помнить, – это то, что все описания должностных обязанностей в организации должны иметь один и тот же формат. Лица, ответственные за их написание, должны получить аналогичные инструкции и следовать тем же рекомендациям, чтобы можно было проводить достоверные сравнения между должностями.

Вы можете скачать набор из восьми совершенных HR-инструментов для HR-менеджеров ЗДЕСЬ.

ИДЕНТИФИКАЦИЯ РАБОТЫ

Это то, что почти все считают само собой разумеющимся.Обычно это выглядит примерно так:
Должность
Код вакансии
Завод / Отдел
Дивизион
Непосредственный руководитель (должность)

Самый важный элемент в этом разделе – название должности. Хорошая должность позволяет достичь следующих целей:
? Он должен в двух словах рассказать, из чего состоит работа.
? Он должен указывать на конкретную сферу деятельности должности, ее отношение к этой области и ее профессиональный статус.
? Он должен быть как можно более кратким, а если он состоит из более чем одного слова, он должен быть в естественном порядке (например, «Оператор компьютера», а не «Оператор, компьютер»), чтобы его можно было легко использовать в письменной или устная форма.
? Он должен указывать уровень квалификации или уровень надзора, если существуют действительные различия.
? Он должен быть похож или идентичен одному из названий, которые были у должности в прошлом, чтобы сотрудникам и руководителям не приходилось изучать совершенно новый словарный запас каждый раз, когда описание должности составляется или пересматривается.

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ

Второй раздел хорошего формата описания должности известен как «резюме должности». Это краткая описательная картина работы, которая подчеркивает ее общие характеристики. Краткое описание должности должно содержать достаточно информации, чтобы отличать основные функции и виды деятельности данной должности от других должностей.

Поскольку краткость, точность и объективность являются основными целями при написании резюме вакансии, разумно следовать этим трем основным правилам:

1.Краткое описание вакансии начинается со слова действия (глагола).
2. Объяснять требования к работе; другими словами, расскажите, что сделано.
3. При необходимости объясните, почему и как выполнялась работа? его цель. Если это необходимо или полезно, используйте пример.

РАБОЧИЕ ОБЯЗАННОСТИ

Этот раздел является общим для всех форматов описания должности. Он представляет собой краткое изложение обязанностей и ответственности, связанных с работой. Несмотря на то, что он не является всеобъемлющим, раздел должностных обязанностей должен охватывать те обязанности, которые связаны с основными требованиями к производительности.Информация может быть представлена ​​в виде схемы или абзаца. Вот несколько важных моментов, которые следует помнить при подготовке раздела должностных обязанностей:

1. Используйте короткие, по существу предложения или фразы.
2. Начинайте каждое предложение или фразу с глагола действия.
3. Используйте настоящее время.
4. Избегайте глаголов, которые конкретно не указывают на выполняемое действие. Например, «обрабатывает почту» может быть лучше выражено как «сортирует почту» или “раздает почту.”

ОТЧЕТНОСТЬ

После того, как цели работы были прояснены, а обязанности и обязанности были определены, должностное лицо отчитывается перед своим начальником за успех или неудачу в достижении этих целей. В разделе «Ответственность» не только описываются конечные результаты, достигаемые при удовлетворительном выполнении должностных обязанностей, но также упоминаются конкретные стандарты для измерения производительности. Поэтому он особенно полезен при подготовке к служебной аттестации.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

В должностных инструкциях описываются конкретные должностные требования с точки зрения «компенсируемых факторов». Эта поэтапная разбивка задания также дает достаточно подтверждающих данных для выбора определенного уровня или степени для каждого фактора. Во время оценки работы присваивается балльная оценка и соответственно устанавливается ставка или уровень заработной платы.

Вы можете скачать отличные слайды PowerPoint по управлению персоналом и стратегии человеческого капитала ЗДЕСЬ.

Поскольку спецификация должностей используется главным образом как основа для оценки должностей в процессе оценки должностей, выбранные факторы зависят от того, что компания обозначила как «компенсируемые факторы» для всех должностей в организации. Большинство из них подпадают под четыре широких раздела: навыки, усилия, ответственность и условия труда. Например, навыки можно разбить на образование, опыт, инициативу и изобретательность, необходимые для работы. Усилие можно подразделить на требуемые физические и умственные усилия.

Источник ссылки
Дерек Торрингтон и Лаура Холл, Управление человеческими ресурсами, Прентис Холл. Вы можете получить эту прекрасную книгу здесь

Описание работы и спецификация

Job Analysis – это основной инструмент для сбора данных, связанных с работой. В результате процесса собираются и регистрируются два набора данных, включая описание должности и спецификацию должности. Любая вакансия не может быть заполнена до тех пор, пока менеджер по персоналу не получит эти два набора данных.Их необходимо точно определить, чтобы нужный человек поместился в нужное место и в нужное время. Это помогает как работодателю, так и сотруднику понять, что именно нужно доставить и как.

И описание должности, и спецификация должности являются важными частями информации для анализа должностей. Их четкое и точное написание помогает организации и сотрудникам справляться со многими проблемами, находясь на борту.

Хотя подготовка должностных инструкций и должностных инструкций не является юридическим требованием, они играют жизненно важную роль в достижении желаемого результата.Эти наборы данных помогают определить необходимость, ценность и объем конкретной работы.

Описание работы

Описание должности включает в себя базовые данные, связанные с должностью, которые могут быть полезны для рекламы конкретной вакансии и привлечения группы талантов. Он включает в себя такую ​​информацию, как название должности, местонахождение работы, отчетность перед сотрудниками, краткое описание работы, характер и цели работы, задачи и обязанности, которые должны быть выполнены, условия труда, машины, инструменты и оборудование, которые будут использоваться потенциальным работником, и опасности, связанные с этим.

Цель должностной инструкции

  • Основная цель описания должности – сбор данных, связанных с работой, для рекламы конкретной вакансии. Это помогает в привлечении, нацеливании, найме и выборе подходящего кандидата на подходящую работу.
  • Это делается для того, чтобы определить, что необходимо выполнить при выполнении конкретной работы. В нем разъясняется, что должны делать сотрудники, если они выбраны для данной конкретной вакансии.
  • Это дает персоналу по набору персонала четкое представление о том, какой кандидат требуется конкретному отделу или отделу для выполнения конкретной задачи или работы.
  • Также уточняется, кто кому будет подчиняться.

Спецификация работы

Также известная как спецификация сотрудников, должностная спецификация представляет собой письменное заявление об образовательной квалификации, конкретных качествах, уровне опыта, физических, эмоциональных, технических и коммуникативных навыках, необходимых для выполнения работы, обязанностях, связанных с работой, и других необычных сенсорных требованиях. Сюда также входят общее состояние здоровья, психическое здоровье, интеллект, способности, память, суждения, лидерские качества, эмоциональные способности, адаптивность, гибкость, ценности и этика, манеры и творчество и т. Д.

Цель задания

  • Описанная на основе описания должности, спецификация вакансии помогает кандидатам проанализировать, имеют ли они право подавать заявку на конкретную вакансию или нет.
  • Помогает рекрутинговой команде организации понять, какой уровень квалификации, качеств и набор характеристик должен присутствовать у кандидата, чтобы он или она соответствовали требованиям к открытию вакансии.
  • Спецификация вакансии дает подробную информацию о любой работе, включая должностные обязанности, желаемые технические и физические навыки, разговорные способности и многое другое.
  • Помогает выбрать наиболее подходящего кандидата на конкретную работу.

Должностная инструкция и должностная спецификация – две неотъемлемые части анализа должностей. Они полностью определяют работу и направляют как работодателя, так и сотрудника, как проводить весь процесс найма и отбора. Оба набора данных чрезвычайно важны для создания правильного соответствия между работой и талантами, оценки производительности и анализа потребностей в обучении и измерения ценности конкретной работы.

Быстро изучайте концепции и навыки управления с помощью простых для понимания, богато иллюстрированных модулей для самостоятельного обучения и загружаемых презентаций в PowerPoint.

Загрузите ДЕМО-презентацию прямо сейчас !.

Как член премиум-класса вы получаете доступ к просмотру полного содержания курса в Интернете и загрузке презентаций PowerPoint для более чем 200 курсов в области управления и навыков.




Авторство / ссылки – Об авторе (ах)
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.