Содержание

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Срок хранения личных дел уволенных: сколько

Работодатели постоянно накапливают определенный объем кадровой информации в личных делах о каждом работающем. При этом после окончания сотрудничества все данные о бывшем работнике остаются в организации. Рассмотрим, какие установлены минимальные сроки хранения личных дел уволенных работников на предприятии: сколько это лет.

Также смотрите:

Назначение и цели личных дел

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел

не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

В личное дело включают документы:

  • предоставленные работающим во время трудоустройства;
  • издаваемые в компании в период его деятельности.

Полученная информация нужна работодателю для:

  • оформления трудовых отношений;
  • организации последующего обучения работника;
  • разработки планов карьерного роста;
  • обеспечения безопасности;
  • контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату его рождения;
  • дату начала ведения личного дела;
  • дату трудоустройства в компанию;
  • регистрационный номер личного дела.

ВАЖНО!

Личное дело может быть сформировано не только в традиционном – бумажном виде – но и в виде электронного архива копий всех документов. Его хранят на защищенном от несанкционированного доступа сервере компании.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.

ВАЖНО!

Запрещено запрашивать при трудоустройстве иные документы, кроме поименованных в ст. 65 ТК РФ. Поэтому, если в состав личного дела будет входить более широкий перечень документов, возможность предоставления их работником следует предусмотреть в локальных актах организации.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Для текущего хранения личных дел во время работы сотрудника используют несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

Нельзя оставлять папки без присмотра на столе. Следует убирать их в место хранения сразу после добавления необходимых записей или документов.

При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему – последние документы, подшиваемые в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передают в архив.

Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

  • прошивку, переплет всех документов;
  • нумерацию всех листов;
  • оформление листа-заверителя.
  • оформление внутренней описи содержания папки.

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возложена ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

  • для дел, завершенных до 01.01.2003 – 75 лет;
  • для дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет;

ВАЖНО!

Исчислять сроки хранения личных дел уволенных работников нужно с 1 января года, следующего за годом их закрытия.

Закрытые документы должны быть переданы в архив не позднее чем через 3 года после их завершения (п. 4.1 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). До сдачи на хранение дела окончательно оформляют и заносят в опись.

Дела передают в архив личных дел уволенных работников на хранение по описи и с обязательным присутствием сотрудника ответственного за их ведение отдела и представителя архива компании. Принимающий работник расписывается за полученные папки, а в случае выявления расхождений по количеству об этом делают пометки в столбце «Примечание» описи. На каждом листе описи прописывают итоговое количество принятых дел, дату передачи и подписи сдавшего и принявшего работника.

По окончании срока хранения личное дело может быть уничтожено.

Личные дела сотрудников — какие документы необходимы в 2021 году

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета;
  • копия паспорта;
  • копии актов гражданского состояния;
  • копии документов воинского учета;
  • копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

  • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
  • каждый лист нумеруется;
  • документы подшиваются в хронологическом порядке;
  • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т. д.;
  • максимальное количество листов в одном томе — 250;
  • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Правовые документы

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? Личное дело сотрудника содержит все документы  о Человеке, приказы о принятие на должность, награждениях, порицаниях, увольнение,  трудовой договор итд.

В числе таких документов:

  • анкета, или личный листок по учету кадров;
  • копии документов, подтверждающих личность работника, копии ИНН и страхового свидетельства;
  • копии документов, подтверждающих образование и квалификацию сотрудника;
  • автобиография сотрудника;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • все документы о повышении квалификации и прохождении аттестации;
  • копии документов о вступлении в брак и смене фамилии, если это произошло во время работы на предприятии.

Для учета документов, входящих в личное дело, составляется  внутренняя опись, прикрепляемая первой в папку. В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника.

Архивация

Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии. Если предприятие не имеет собственных площадей для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно сдать на депозитарное хранение.

На личные дела уволенных сотрудников должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников систематизируются по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет 50-75 лет. В зависимости от даты увольнения.

Документы надо обрабатывать

Становится понятным, что для обработки архива отдела кадров на предприятии и подготовку личных дел уволенных сотрудников для сдачи в архив потребуются дополнительные сотрудники. Одним из способов экономии фонда заработной платы в подобных случаях является аутсорсинг работников архива, который можно заказать в компании «Архивный Эксперт».

Мы осуществляем систематизацию и архивную обработку документов. Наш опыт работы в этой сфере позволяет не только предоставить клиентам самые выгодные цены, но и обеспечить выполнение любого объема работ.

Сроки хранения личных дел в свете последних изменений закона об архивном деле

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ­части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Сколько хранятся личные дела и трудовые договора уволенных сотрудников

Сотрудники уволены, но хранение документов, отражающих специфику их работы на предприятии, на этом этапе только начинается. Ведь закон предписывает  организовать хранение бумаг в разрезе номенклатурных дел. Как именно собрать архив мы расскажем в нашей статье.

Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и  отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.

Архив личных дел уволенных работников

Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

ВАЖНО: все документы, являющиеся приложениями к приказам со сроком хранения 75 лет, должны храниться на протяжении этого же периода.

Все документы должны подразделятся при архивации с учетом регламентированных сроков их хранения. По окончании каждого года требуется сшить все приказы, заархивировать личные карточки уволенных (форма Т 2), опечатать документы и передать архивариусу. Если у вас нет специального архива, заприте папки в несгораемый шкаф.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: нужно хранить отдельно документы работающих и личное дело уволенного сотрудника.

Правила оформления личных дел работников

Порядок организации хранения личных дел

Хранить документы нужно в подлинниках. Копии допустимы как приложения к приказам на прием/увольнение/перемещение. Процедура хранения требует следования таким правилам:

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель. Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года. Правила формирования архивного фонда не распространяются на бумаги с несущественным сроком хранения 10 и менее лет.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников можно показать в таблице. Она сформирована с учетом требований статей Перечня типовых управленческих документов от 6 окт. 2000 г.

Номер статьиНаименование операцииРегламентированный срок хранения
333Переписка о приеме/перемещении5 лет
336-340Трудовые договоры, личные дела работников, личные карточки, характеристики75 лет
341Анкеты, автобиографии1 год
344Протоколы заседания комиссииПостоянно
345Выписки из отчетов/трудовых книжек/протоколов75 лет
346, 347Переписка об избрании, заявления на замещения3 года
348Протоколы определения трудовых стажей для надбавок15 лет
350Списки работников75 лет
350Информация о ставках/окладах10 лет
351Акты учета трудовых книжек3 года

Рекомендации по хранению документации

Эта статья была обновлена ​​13 сентября 2018 г.

Решение о увольнении может быть сложным. Когда, почему и как увольняется сотрудник, зависит от бизнеса, а также от федерального, государственного и местного законодательства, но во всех случаях необходима хорошая система для документирования и хранения записей уволенных сотрудников.

Вот лучшие методы ведения учета сотрудников:

Надлежащая документация

Если сотрудник находится под угрозой увольнения, вы, вероятно, знаете о причинах; история конфликтов с коллегами, проблемы с посещаемостью или предупреждения о производительности.Вы и ваше контактное лицо в отделе кадров должны тщательно документировать любые действия, ведущие к увольнению, и должным образом надежно хранить эти записи в конфиденциальном файле сотрудника. Эта практика помогает защитить интересы организации, если сотрудник позже оспорит решение об увольнении.

Записи о регулярных встречах между руководителями и сотрудниками и дисциплинарных встречах должны храниться в файле. После завершения проверки сотрудники должны подписаться на формах проверки эффективности.Затем предоставьте одну копию сотруднику и сохраните оригинал в файле независимо от того, совершил ли сотрудник преступление, которое может быть прекращено, или был разлучен по другой причине.

В случаях, когда в отношении сотрудника проводится расследование по жалобе на сексуальные домогательства или издевательства, вы или ваш директор по персоналу должны осторожно допросить истца, сотрудника и названных свидетелей. Храните подробные датированные записи в отдельном досье для расследования, поскольку они, скорее всего, послужат основанием для дисциплинарного взыскания и / или увольнения, если это будет оправдано.

Как долго хранить информацию о сотрудниках: формы I-9 и льготы по выбору

Для обеспечения наилучших практик ведения кадрового учета и обеспечения соблюдения нормативных требований храните как бумажные, так и цифровые копии записей уволенных сотрудников в течение нескольких лет, в зависимости от типа документа и применимых федеральных законов и законов штата о хранении записей. Согласно руководящим принципам FLSA, ведомость заработной платы должна храниться в течение трех лет; записи, связанные с расчетом заработной платы за два года. Кроме того, в некоторых штатах могут быть более длительные периоды хранения данных о заработной плате и ведомостях по заработной плате.

Кроме того, по данным Службы гражданства и иммиграции США, федеральный закон требует от предприятий хранить формы I-9 в течение одного года после увольнения или трех лет с даты найма сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Согласно IRS, платежная ведомость и налоговая отчетность остаются в файле в течение четырех лет после увольнения. См. Правила ERISA относительно сохранения общей информации о льготах в файле в течение шести лет после принятия решения по плану. Требования по времени для получения определенных медицинских льгот могут варьироваться в зависимости от U.С. Правительственное издательство. Храните все записи о сотрудниках в безопасном месте, например, в запертом картотеке, доступном только вам или вашему директору по персоналу, или в зашифрованном виде в цифровом формате.

Уничтожение документов сотрудников с истекшим сроком действия

Многие штаты требуют, чтобы компании уничтожали определенные записи о сотрудниках или иным образом делали их неразборчивыми, то есть их нельзя было прочитать, восстановить или использовать для идентификации личности по истечении требуемого срока хранения.Обязательно соблюдайте законы своего штата.

Теги: Риск и соответствие Политика компании FLSA Средний бизнес Исследования и выводы Статьи HR

Меня только что уволили? Что теперь? 6 вещей, которые нужно сделать, если вы потеряли работу.

1. Знайте свой статус занятости.

Ваша занятость, а также другие законные права и возможные варианты действий будут зависеть от вашего статуса занятости. Большинство сотрудников считаются «произвольными», что означает, что вас могут уволить по любой причине или без причины, , если это не является незаконной причиной . Остальные принимаются на работу по трудовому договору. Трудовой договор – это договор между вами и вашим работодателем, который регулирует права и обязанности, которые есть у вас и вашего работодателя.Третьи – члены профсоюзной организации или профсоюза. Как член профсоюза, ваши трудовые права регулируются коллективным договором или контрактом. Поэтому важно знать свой статус занятости, чтобы понимать свои права.

2. Запросите копию вашего личного дела.

В соответствии с Законом о праве сотрудников на информацию Булларда-Плавецки штата Мичиган работодатели обязаны разрешать сотрудникам периодически просматривать свои кадровые файлы и предоставлять сотрудникам полную копию своего кадрового файла по письменному запросу.Независимо от причины вашего увольнения, запросите копию вашего личного дела, чтобы просмотреть и сохранить ее. Проверьте правильность своего личного дела и сохраните его вместе с другими документами, которые могут быть связаны с вашей работой, для возможного использования в будущем.

3. Ничего не подписывайте без консультации с поверенным.

После вашего увольнения или увольнения некоторые работодатели предложат выходное пособие или другую форму компенсации.Это почти всегда будет заключаться в форме расторжения или мирового соглашения (контракта), которое потребует от вас согласия с определенными условиями, включая отказ от любых возможных требований о приеме на работу. Если вы получили предложение о выходном пособии или представили какое-либо соглашение, не подписывайте его немедленно. Дайте понять своему работодателю, что вы хотели бы иметь время, чтобы обсудить это с юрисконсультом – на что вы имеете право – и подтвердить дату, к которой вы должны принять решение.Если вам 40 лет или больше, в соответствии с федеральным законом о дискриминации по возрасту при найме на работу работодатель должен предоставить вам не менее 21 дня для рассмотрения любого предлагаемого соглашения о расторжении брака, в соответствии с которым вы отказываетесь от ваших прав на подачу иска о дискриминации по возрасту. Затем обратитесь к адвокату по трудоустройству, чтобы обсудить с вами предлагаемое соглашение. Адвокат может порекомендовать вам подписать его как есть или может предложить изменения вашему работодателю. Тем не менее, если адвокат по трудоустройству рассмотрит соглашение перед подписанием, вы убедитесь, что вы полностью понимаете, что вы получаете и от чего отказываетесь взамен.

Помните : если вас вызывают на собрание по поводу вашей работы и вы уволены, сохраняйте спокойствие – задавайте вопросы, делайте заметки, пока вы слушаете, но сохраняйте спокойствие. Не соглашайтесь с указанными работодателем причинами – если таковые имеются – для увольнения вашей должности. Многие люди избегают конфликта и шокированы на увольнительном совещании и могут в конечном итоге тупо подчиняться заявленным начальником причинам увольнения, в то время как работодатель имеет то преимущество, что готов к тому, что обычно является эмоционально напряженным обсуждением.Вы не хотите, чтобы потом зацикливались на утверждениях, которые вы заслуживаете, если вы не думаете об этом, когда преобладают более холодные головы и / или когда у вас появляется больше информации. Помните, что очень маловероятно, что вам будет предоставлена ​​возможность или реальный шанс рассказать свою версию истории, и встреча по окончании, конечно же, не там, где это произойдет. Если вы не согласны с указанной причиной вашего увольнения, скажите об этом спокойно и твердо, но признайте, что сейчас не время вдаваться в подробности.Если вы являетесь государственным служащим или полагаете, что у вас может быть право на слушание по какой-либо причине, попросите о проведении слушания позже, после того как у вас будет время изучить проблемы и подготовиться к нему с справедливым уведомлением.

Если вы подозреваете, что вас могут уволить, по возможности заранее проконсультируйтесь с юристом по трудоустройству, чтобы узнать, как лучше всего справиться с ситуацией.

4. Запишитесь на работу по безработице.

Независимо от причины вашего увольнения, вы должны подавать заявление на пособие по безработице и быть уверенным, что у вас есть доступ ко всем ресурсам по безработице, на которые вы имеете право. В результате недавнего всплеска заявок на пособие по безработице и новых предлагаемых пособий по безработице Агентство по страхованию от безработицы штата Мичиган ввело график подачи заявлений на основе вашей фамилии через Интернет или по телефону:

Несмотря на график, задержки все же могут произойти. Будьте настойчивы и постарайтесь не расстраиваться. Даже если ваш бывший работодатель изначально возражает против вашего права на получение пособия по безработице, вы можете обжаловать это возражение и иметь право на слушание. Доступны бесплатные адвокаты, которые помогут вам сориентироваться в процессе безработицы и помогут вам на слушании.Щелкните здесь, чтобы узнать больше о бесплатной адвокации.

5. Делайте заметки.

Независимо от того, насколько травматичной или тяжелой является потеря работы, ваша память о деталях этого переживания неизбежно исчезнет. Однако эти детали могут оказаться важными в будущем. Пока это свежо в вашей памяти, делайте заметки или график всего, что вы помните о своем увольнении и о том, что к нему привело. Включите даты и содержание разговоров, которые у вас могли быть со своим начальником или сотрудником отдела кадров, что свидетели, возможно, сказали вам, что они видели или слышали, вашу собственную точку зрения на любые события, которые могли повлиять на решение, и т. Д.Одновременные записи о том, что произошло, могут помочь вам обработать и понять ситуацию и будут для вас важным ориентиром в будущем.

6. Если вы считаете, что вас могли уволить по незаконной причине или в нарушение трудового договора, обратитесь к адвокату раньше, чем позже.

Даже добровольные сотрудники не могут быть уволены по незаконным причинам, а законы штата и федеральные законы запрещают увольнение или иные неблагоприятные действия в отношении сотрудников по различным незаконным причинам, включая вашу расу, этническую принадлежность, пол, инвалидность, религию или возраст.Работодатель также не имеет права уволить вас из-за того, что вы беременны, или потому, что вы планируете взять отпуск по закону FMLA или в настоящее время используете его. Прямо сейчас требования к отпуску были расширены в связи с пандемией коронавируса, и у вас могут быть дополнительные права, в зависимости от вашей необходимости отсутствовать на работе. Также незаконно увольнять кого-либо, потому что он или она жаловались на предполагаемую дискриминацию или сообщали о предполагаемых незаконных действиях со стороны работодателя. Это лишь некоторые примеры заявлений о приеме на работу, которые у вас могут быть, и каждый из них (и другие) включает в себя различные сроки давности (сроки, в течение которых вы должны подать иск) и административные требования (например, сначала подача обвинения в Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве) .Некоторые сроки очень короткие. Например, в соответствии с Законом штата Мичиган о защите информаторов у сотрудников есть только 90 дней для подачи иска. Поэтому очень важно как можно скорее узнать, есть ли у вас юридический иск, что вам нужно сделать, чтобы его подать, и когда.

Если у вас есть основания полагать, что вы были уволены незаконно, или если вы недавно потеряли работу по какой-либо причине и у вас есть вопросы о своих правах, позвоните экспертам по трудовому праву в PSFK Law по телефону 616. 451.8496 или напишите нам по электронной почте.Мы рассмотрим вашу конкретную ситуацию и обсудим, какие варианты могут быть вам доступны.

Адвокаты по телефону Pinsky, Smith, Fayette & Kennedy работают полный рабочий день из наших удаленных / домашних офисов во время общегосударственного приказа «Оставайтесь дома, оставайтесь в безопасности» и всегда готовы помочь. Свяжитесь с нами.

Что должно быть в досье сотрудника?

Как работодатель, вы обязаны хранить записи в личном деле сотрудников.От документов о новом найме до информации о заработной плате – есть множество документов (и некоторая конфиденциальная информация), которые вам нужно надежно хранить и иметь под рукой. Итак, что должно быть в досье сотрудника?

Что должно быть в досье сотрудника?

Хранение документов сотрудников является обязательным условием, если вы хотите оставаться организованным, соответствовать требованиям законодательства и принимать решения (например, повышать ставки). Но по закону вы не можете объединить всех записей ваших сотрудников в один файл, даже если они относятся к одному и тому же сотруднику.Существуют некоторые требования к разделению информации по личному делу. Не говоря уже о том, что вам может потребоваться хранить одни записи дольше, чем другие.

Для каждого сотрудника необходимо хранить множество различных документов. И в зависимости от типа файла и от того, является ли он конфиденциальным, вам может потребоваться хранить его отдельно от других файлов. Вот что обычно следует хранить в досье каждого сотрудника:

  • Основной файл
    • Информация перед приемом на работу
    • Личная информация
    • Формы для бизнеса
    • Записи об исполнении служебных обязанностей
    • Информация о прекращении / увольнении, если применимо
  • Конфиденциальная информация
    • Заработная плата
    • Информация о льготах
    • Медицинская карта
    • Форма I-9
    • Информация о прямом депозите

Личное дело главного сотрудника

Вести досье на каждого сотрудника, включая уволенных сотрудников. В основном досье сотрудника должно быть , а не , которое должно содержать какую-либо конфиденциальную информацию или формы, такие как номер социального страхования сотрудника или форма I-9. Вместо этого они помещаются в отдельные файлы (о которых мы поговорим позже).

Главный файл сотрудника должен содержать основную информацию, такую ​​как предварительная информация о приеме на работу и подписанные формы подтверждения. Посмотрите, что нужно включить в основной файл сотрудника ниже.

Информация перед приемом на работу

Когда вы нанимаете сотрудника, лучше всего хранить определенную информацию перед наймом для каждого сотрудника.Таким образом, вы можете вернуться к нему при необходимости. Когда вы проходите собеседование и процесс приема на работу кандидата, вы обычно получаете от него следующую информацию:

  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Примечания к интервью
  • Ссылки
  • Рекомендательные письма

Когда вы нанимаете сотрудника, храните указанную выше информацию в надежном месте в его личном деле. Кроме того, храните другие документы о приеме на работу (например, письмо с предложением) и храните их отдельно от информации перед приемом на работу.И имейте в виду, что некоторые формы приема на работу и информация должны оставаться конфиденциальными (например, форма I-9).

Личная информация

Хотя вы не должны хранить личную информацию, такую ​​как SSN сотрудника, в личном деле сотрудника, вы должны хранить некоторую личную информацию в легкодоступном месте.

Пара фрагментов личной информации, которую вы можете сохранить в файле персонала, включают:

  • Контактная информация сотрудника (имя, адрес и номер телефона)
  • Контактная информация для экстренных случаев
Формы для бизнеса

В зависимости от вашего бизнеса вы можете потребовать от сотрудников подписать определенные формы подтверждения, когда они начнут работать на вас.Эти подписанные документы следует хранить в личном деле каждого сотрудника для надежного хранения.

Вот несколько форм подтверждения, которые вам, возможно, потребуется собрать и сохранить:

Производительность

Раздел файла вашего сотрудника должен включать информацию об их работе. Чтобы оценить эффективность работы ваших сотрудников, ведите следующие записи для каждого сотрудника:

  • Должностная инструкция
  • Оценка и проверка работы
  • Записи посещаемости
  • Смена места работы и повышение по службе
  • Информация об обучении
  • Предупреждения и / или другие дисциплинарные меры, если применимо
Информация о прекращении службы / увольнении

Если вы увольняете сотрудника или сотрудник увольняется из вашей компании, обязательно сохраните это в личном деле сотрудника.Если вы и ваш сотрудник расходитесь, сохраните в его записи следующую информацию:

  • Собеседование при увольнении
  • Информация о увольнении (например, причина, по которой сотрудник уволился или был уволен)
  • Последний день работы
  • Заявление об увольнении сотрудника, если применимо
  • Прочие документы о выходе

Конфиденциальная информация

Опять же, некоторые файлы сотрудников являются конфиденциальными и должны храниться отдельно от основных файлов. В соответствии с федеральными законами не храните конфиденциальную информацию о сотруднике в основном файле сотрудника.Вместо этого храните записи в отдельном и безопасном месте. Таким образом, они не попадут в чужие руки.

Записи, которые следует хранить конфиденциальными, включают:

  • Заработная плата
  • Информация о пособиях
  • Медицинская документация
  • Форма I-9
  • Прочая разная конфиденциальная документация
Заработная плата

Записи о заработной плате сотрудников включают все, что связано с оплатой труда сотрудника. Это может включать:

  • Ставка заработной платы
  • Сверхурочная работа
  • Дополнительная заработная плата, такая как премии и комиссионные
  • Корешки заработной платы
  • Формы удерживаемого налога (например,g., форма W-4 и форма W-4)
  • Информация о возмещении расходов
  • Поднимите документацию
  • Сроки выплаты заработной платы
  • История заработной платы
  • Пополнение заработной платы
  • Временные карты
  • Отработанное время
  • Оставшееся время off

Поскольку платежные ведомости переполнены личной информацией, храните их отдельно от других файлов сотрудников.

Информация о льготах

Если вы предлагаете льготы сотрудникам на своем предприятии, вам необходимо хранить записи в конфиденциальном файле.И вам необходимо хранить их отдельно от других файлов (например, ведомостей заработной платы).

Если вы предлагаете льготы своим сотрудникам, сохраните в записи каждого сотрудника следующую информацию:

  • Информация о льготах (например, здоровье, зрение, стоматология и т. Д.)
  • Формы регистрации для получения льгот
  • Формы отказа от льгот
Медицинские записи

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников были отделены от других записей сотрудников.Храните медицинские записи каждого сотрудника как часть их основного дела, в том числе:

  • Формы и запросы Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA)
  • Выписки врача
  • Медицинские осмотры
  • Отпуска
  • Заявления о компенсации работникам
  • Заявления о нетрудоспособности
  • Заявки на размещение
  • Результаты анализов на наркотики
Справки о травмах
Форма I-9

Форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» – это форма, подтверждающая, что вашим сотрудникам разрешено работать в США по закону. Когда вы нанимаете сотрудника, вы собираете эту форму вместе с другими документами о приеме на работу, такими как Форма W-4.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует хранить Формы I-9 отдельно от основного файла и конфиденциального файла. Храните формы I-9 всех ваших сотрудников в одном файле, чтобы у вас был легкий доступ ко всем из них в случае проверки.

Разные конфиденциальные записи

Помимо хранения вышеуказанных файлов отдельно от другой документации, вам может потребоваться конфиденциальное хранение других записей сотрудников, например:

  • Формы прямого депозита и банковская информация
  • Проверка данных
  • Записи расследований
  • Записи о равных возможностях сотрудников (EEO) (e.г., бланки самоидентификации)

Зачем нужно вести учет сотрудников?

Так что же такого особенного в ведении учета сотрудников? Что ж, в некоторых случаях этого требует закон. А в других случаях может быть хорошо, если информация будет у вас под рукой. Взгляните на несколько причин, по которым поддержание порядка в файлах сотрудников так важно.

1. Помогает в принятии решений

Работодатели должны принимать решения, например, о повышении, повышении и понижении в должности.Наличие записей сотрудников, таких как обзоры производительности, учет рабочего времени и посещаемости, и аналогичная информация, помогает облегчить принятие этих решений.

2. Обеспечивает соблюдение федеральных, государственных и местных законов.

Как владелец бизнеса вы обязаны соблюдать определенные федеральные, государственные и местные нормативные акты. Например, IRS и FLSA требуют, чтобы вы хранили информацию о заработной плате в течение определенного периода времени.

Чтобы соответствовать законам, держите под рукой такую ​​информацию, как удержание налогов, информацию о заработной плате и другие соответствующие формы.

3. Организует ваши записи

Вообще говоря, вы должны вести учет сотрудников, чтобы оставаться организованным. Ваши сотрудники подписывают множество различных форм во время процесса адаптации и открытой регистрации.

Если вы потеряете эти записи, у вас больше не будет доказательств того, что ваши сотрудники признали соглашения. Если будет судебный процесс или аудит IRS, вам могут грозить штрафы, штрафы и судебные сборы без подтверждения признаний сотрудников.

Хранение записей сотрудников помогает сохранить все эти документы аккуратными и организованными на тот случай, если они вам понадобятся позже.

Как организовать личное дело сотрудников

Для систематизации и хранения кадровых записей сотрудников вы можете хранить бумажные файлы или вести безбумажные записи. Независимо от того, как вы храните свои записи, убедитесь, что они в безопасности (особенно конфиденциальные записи).

Храните бумажные файлы в надежном месте, например в запертом шкафу для хранения документов, и ограничьте доступ к бумажным копиям. Убедитесь, что у каждого сотрудника есть собственный файл, чтобы не перепутать записи. И, конечно же, отделите основные файлы сотрудников от конфиденциальных файлов.

Если вам не нравится хранить бумажные документы, вы можете выбрать безбумажный путь. Сохраняйте безбумажные файлы сотрудников, сканируя и загружая бумажные документы на устройство, например компьютер. Если вы используете программное обеспечение для управления персоналом, вы можете безопасно хранить файлы своих сотрудников в облаке и иметь автоматическое резервное копирование файлов.

Что бы вы ни делали, убедитесь, что у вас есть способ резервного копирования файлов на случай, если они будут повреждены или потеряны (например, наводнение или сбой вашего компьютера).

Могут ли сотрудники получить доступ к своим файлам?

В какой-то момент вашим сотрудникам может потребоваться доступ к файлам своих сотрудников. В большинстве штатов есть особые законы, касающиеся законных прав сотрудников на доступ к своим файлам и изготовление копий документов.

По большей части сотрудникам разрешен доступ к своим файлам, если они сделают запрос. Обратитесь в департамент труда вашего штата, чтобы узнать о ваших требованиях и конкретных правилах.

Как долго вам нужно хранить файлы сотрудников?

По закону вы обязаны хранить файлы сотрудников в течение определенного времени.Продолжительность может варьироваться в зависимости от типа записи и требований к ведению документации в вашем штате. Вот как долго вам обычно нужно хранить файлы сотрудников:

  • Предварительные записи о приеме на работу : Федеральным стандартом является один год после того, как вы наняли кого-то (включая кандидатов, которых вы не нанимаете). Во многих штатах от вас требуется хранить документацию перед приемом на работу не менее трех лет
  • Информация о проверке биографических данных : один год
  • Заработная плата (например,, выплаченная заработная плата) : Три года
  • Таблицы рабочего времени и графики работы : Два года
  • Информация о производительности : Один год после увольнения сотрудника из компании
  • Медицинская карта : Три года после увольнения сотрудника компания
  • Отчет о выплате пособий : три года после увольнения сотрудника из компании
  • Форма I-9 : три года после приема на работу или один год после окончания его трудовой деятельности, в зависимости от того, что наступит позже
  • Занятость налоговые документы (например,g. , формы W-4) : Четыре года
  • Записи о несчастных случаях и травмах : Пять лет
  • Записи о прекращении службы / прекращении службы : Один год

Вы можете хранить записи дольше необходимого времени. В конце концов, нельзя быть слишком осторожным. Например, вы должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Но вы можете хранить их еще дольше, если хотите.

Имейте в виду, что некоторые из вышеуказанных временных рамок могут быть длиннее или короче в зависимости от требований вашего штата.Уточняйте у своего штата, как долго хранить файлы сотрудников.

Ищете простой и безопасный способ хранения файлов ваших сотрудников? Программное обеспечение Patriot HR , дополнение к нашей онлайн-ведомости , является идеальным решением. С помощью Patriot’s HR вы можете безопасно хранить все записи и документы своих сотрудников в Интернете. И мы упоминали, что он интегрируется с нашим программным обеспечением для расчета заработной платы? Попробуйте оба бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 25 ноября 2015 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Незаконное увольнение – FindLaw

Хотя многие лица, уволенные с работы, считают, что их увольнение было «неправомерным», особенно если это было сделано без причины, юридическое определение противоправного увольнения весьма специфично. Незаконное увольнение означает увольнение по незаконной причине, которая может включать нарушение федеральных антидискриминационных законов или нарушение условий контракта.Например, сотрудника нельзя уволить на основании его расы, пола, этнического происхождения, религии или инвалидности. Также незаконно увольнять служащего, потому что он подал юридическую жалобу на работодателя или потому что служащий сообщил о правонарушении работодателя в качестве осведомителя. Такие неблагоприятные действия считаются «возмездием» и являются незаконными. В разделе «Незаконное увольнение» FindLaw разъясняется значение термина «трудоустройство по желанию», как определить, есть ли у вас подразумеваемый трудовой договор, элементы незаконного увольнения и как подать иск против работодателя.

Работа по желанию

Работа считается “произвольной” и поэтому не гарантируется во всех штатах, кроме Монтаны. Это означает, что ваш работодатель вправе уволить вас в любое время, по любой причине или без какой-либо особой причины. Исключение составляют случаи увольнения сотрудника по незаконным причинам (например, дискриминация или преследование) или в нарушение трудового договора. Если вы сможете доказать, что ваше увольнение было вызвано, например, расовой нетерпимостью или культурой сексизма, то у вас может быть иск о незаконном увольнении.

Есть ли у вас трудовой договор?

Если вы подписали контракт, в котором излагаются обязанности, ответственность и льготы при найме на работу, то работодатель должен соблюдать эти условия. Письменный контракт, который предполагает определенный уровень гарантии занятости, например, может быть истолкован как означающий, что работа не выполняется «по желанию». И если в контракте указано, что сотрудник может быть уволен только за невыполнение определенных критериев, то сотрудник не может быть уволен по другим причинам. Если у вас нет письменного трудового договора, у вашего работодателя все же могут быть определенные обязательства из устных обещаний.

Дискриминация и потеря работы

Большинство случаев незаконного увольнения связано с дискриминацией по признаку расы, цвета кожи, национального происхождения, пола, религии, инвалидности, беременности или возраста. Сотрудники с такими характеристиками защищены как федеральными, так и государственными законами, некоторые из которых также включают сексуальную ориентацию и гендерную идентичность. Если, например, сотрудника в Калифорнии увольняют из-за того, что он трансгендер, этот человек может подать иск о незаконном увольнении против работодателя, поскольку ЛГБТ-работники защищены государством.

Если вы были уволены и считаете, что это было сделано по дискриминационным причинам (и вы можете доказать это посредством доказательств), вам следует подать жалобу в Федеральную комиссию по равным возможностям трудоустройства в установленные сроки.

Возмездие

Работодатель не имеет права увольнять (иным образом наказывать) работника за участие в определенных защищенных видах деятельности, таких как информирование работодателя о сексуальных домогательствах или стремление создать профсоюз.Это называется преследованием – действием, которое может привести к судебному преследованию работодателя за незаконное увольнение. Другие защищенные виды деятельности включают в себя отпуск по болезни, участие в заседаниях присяжных, службу в армии, перерыв для голосования или участие в официальном расследовании действий работодателя.

Федеральный закон и законы большинства штатов запрещают работодателям принимать ответные меры против сотрудников, сообщающих о предполагаемых нарушениях закона, с помощью так называемых мер защиты «осведомителей». Например, служащая, которая сообщает Агентству по охране окружающей среды, что ее работодатель сбрасывает токсичные отходы в местный водосбор, защищена законами о разоблачающих нарушениях (по крайней мере, на федеральном уровне).

Узнайте больше о неправомерном расторжении договора, щелкнув по одной из ссылок ниже.

законов штата Кентукки, требующих сохранения записей о сотрудниках – Финансовое управление / контролер

Закон о детском труде

Требования: Работодатели должны хранить разрешения на работу для каждого сотрудника в возрасте до 18 лет. Кроме того, они должны вести реестр, отдельный от любой другой ведомости заработной платы, с именами, возрастом и адресами всех сотрудников моложе возраста. из 18.

Образец цитирования: Статья о пересмотренных законах штата Кентукки 339.400

Дискриминация – KY Комиссия по правам человека

Требования: Работодатели должны вести записи, которые могут иметь отношение к тому, были ли совершены или совершаются незаконные действия, включая заявки, резюме, записи о найме, записи, связанные с повышением в должности, понижением в должности, увольнением или увольнением, определения ставок заработной платы или другие условия компенсации или льгот, а также отбор для обучения и ученичества.

Срок хранения: Учетные записи персонала должны храниться в течение одного года с даты создания записей или соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что наступит позже. В случае увольнения сотрудника его или ее кадровые записи должны храниться не менее 6 месяцев после даты увольнения. Если была подана жалоба на дискриминацию, записи о сотрудниках, находящихся в аналогичном положении, а также о неудачных кандидатах, должны храниться до тех пор, пока жалоба не будет разрешена.Записи поступающих на программы производственного обучения и запросы на разумное приспособление лиц с ограниченными возможностями должны храниться в течение двух лет.

Цитирования: Раздел 344.250 пересмотренных штатов Кентукки; Административные правила штата Кентукки Глава 104 Раздел 1.020

Здоровье и безопасность

Требования: Работодатели должны вести записи о любых выполняемых ими мероприятиях по охране труда и технике безопасности, которые предписаны нормативными актами. Запись должна включать деятельность, дату и задействованных сотрудников.

Образец цитирования: Пересмотренный закон штата Кентукки Раздел 338.161

Налог на прибыль

Требования: Работодатели должны хранить свидетельства об освобождении сотрудников от удержания и записи, показывающие количество людей, занятых в течение года, чья заработная плата подлежит удержанию, периоды занятости, а также суммы и дату выплаты.

Срок хранения: Записи должны храниться не менее четырех лет с даты подачи налоговой декларации или уплаты удержанного работодателем налога в налоговые органы, в зависимости от того, что наступит позже.

Ссылки: Статья 131.130 пересмотренного законодательства штата Кентукки; Административные правила штата Кентукки Глава 103 Раздел 18.090.

Подрядчики и субподрядчики с государственными контрактами

Требования: Работодатели должны вести учет имени, часов и заработной платы, выплачиваемой каждому работнику, занятому на общественных работах.

Срок хранения: Документы должны храниться не менее одного года после завершения проекта.

Образец цитирования: Статья 337 пересмотренных законов штата Кентукки.530

Компенсация по безработице

Требования: Работодатели должны для каждого периода оплаты записывать даты начала и окончания работы каждого сотрудника, общую сумму выплаченной заработной платы, а также максимальное количество работников в любой день каждой календарной недели. Имя каждого сотрудника, номер социального страхования, заработная плата и дата выплаты за период оплаты, общая сумма заработной платы, подлежащая выплате за каждый календарный квартал, даты приема на работу и повторного найма, возвращения к работе или увольнения должны быть записаны. Работодатели должны регистрировать размер заработной платы, полученной каждым сотрудником за семидневный период или за календарную неделю, количество отработанных часов, количество доступных дополнительных часов и размер оплаты за дополнительные часы.

Срок хранения: Записи, относящиеся к каждому периоду, должны храниться не менее двух лет. Записи с указанием имени сотрудника, номера социального страхования и т. Д. Должны храниться не менее шести лет.

Образец цитирования: Статья 341.190 пересмотренного законодательства штата Кентукки.

Заработная плата и часы работы

Требования: Работодатели должны вести учет заработной платы, выплачиваемой сотрудникам, и ежедневных и еженедельных часов каждого сотрудника в каждый период оплаты.Запись должна включать полное имя сотрудника, номер социального страхования, адрес (включая почтовый индекс), дату рождения, если младше 18 лет, пол, род занятий, время суток и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника, отработанное время. каждый рабочий день и рабочую неделю, обычная ставка заработной платы и общая сумма заработной платы, выплачиваемая за сверхурочную работу за рабочую неделю, а также общие прибавления к заработной плате или удержания из нее за каждый период выплаты заработной платы.

Срок хранения: Документы должны храниться не менее одного года.

Цитаты: Статья 337.320 пересмотренных законов штата Кентукки; Кентукки Административные правила Глава 830 Раздел 1.066

Компенсация рабочим

Требования: Работодатели должны вести учет всех несчастных случаев, повлекших за собой нетрудоспособность более суток. Протокол должен быть отправлен в Совет по компенсациям рабочим в течение одной недели после того, как работодатель узнал о травме. Отчет должен содержать название, характер и местонахождение бизнеса работодателя, имя, возраст, пол, заработную плату и род занятий сотрудника, дату и час несчастного случая, повлекшего травму, а также характер и причину травмы. .

Ссылка: Пересмотренный Закон Кентукки Раздел 342.038

Доступ сотрудников к кадровой документации

По письменному запросу любой государственный служащий или заявитель может изучить свое дело и скопировать любую его часть, кроме экзаменационных материалов. Если сотруднику сделали выговор или наложили дисциплинарное взыскание, руководитель должен подробно задокументировать действие и предоставить работнику копию. Сотрудник может подготовить письменный ответ на любое действие или комментарий, и ответ будет помещен в файл.

Образец цитирования: Пересмотренный закон штата Кентукки, раздел 18A.020

Досье и записи персонала

Начиная с 1 января 2013 года, закон Калифорнии предусматривает, что нынешние и бывшие сотрудники (или представитель) имеют право проверять и получать копии кадровых файлов и записей, относящихся к работе сотрудника или к любым жалобам, касающимся сотрудника. Раздел 1198.5 Трудового кодекса. Проверки должны разрешаться в разумные сроки и через разумные промежутки времени, но не позднее 30 календарных дней с даты получения работодателем письменного запроса.По письменному запросу нынешнего или бывшего сотрудника или представителя работодатель должен предоставить копию кадрового учета за плату, не превышающую фактических затрат на воспроизведение, не менее чем за 30 календарных дней с даты получения работодателем запрос.

Для облегчения проверки работодатели должны делать все следующее: (1) хранить копию кадрового учета каждого сотрудника в течение не менее трех лет после увольнения, (2) предоставлять доступ к кадровому учету текущего сотрудника для осмотр и, по запросу сотрудника или представителя, предоставить копию в том месте, где сотрудник отчитывается на работу, или в другом месте, согласованном с работодателем и лицом, подавшим запрос.Если от сотрудника требуется осмотреть или получить копию в другом месте, а не в том месте, где он или она явился на работу, потеря компенсации работнику не допускается, (3) предоставить доступ к кадровой документации бывшего сотрудника для проверки, и по запросу сотрудника или представителя предоставить копию в том месте, где работодатель хранит записи, если стороны не договорятся о другом месте в письменной форме.

Работодатель не обязан предоставлять эти кадровые записи или их копию в то время, когда работник фактически обязан оказывать услуги работодателю, если запрашивающий является работником. Работодатель обязан выполнять только один запрос в год бывшего сотрудника на проверку или получение копии его или ее кадровой документации. Бывший сотрудник может получить копию по почте, если он или она возмещают работодателю фактические почтовые расходы. От работодателя не требуется выполнять более 50 запросов на проверку и получение копии кадрового учета, поданного представителем или представителями сотрудников в течение одного календарного месяца. Работодатель может предпринять разумные шаги для проверки личности нынешнего или бывшего сотрудника или уполномоченного представителя.Перед тем, как сделать записи доступными для проверки или предоставить копию этих записей, работодатель может изменить имя любого сотрудника, не осуществляющего надзор.

Если бывший сотрудник, пытавшийся проверить свой кадровый архив, был уволен за нарушение закона или политики в отношении занятости, включая домогательства или насилие на рабочем месте, работодатель может выполнить запрос, выполнив одно из следующих действий: (1 ) предоставление доступа к кадровым записям бывшему сотруднику для проверки в месте, отличном от рабочего места, которое находится на разумном расстоянии езды от места жительства бывшего сотрудника, (2) предоставление копии кадрового учета по почте.

Если работодатель не разрешает текущему сотруднику, бывшему сотруднику или представителю проверять или копировать записи о персонале в указанные сроки или сроки, согласованные по взаимному соглашению, текущий сотрудник, бывший сотрудник или комиссар по вопросам труда могут взыскать штраф 750,00 долларов США от работодателя. Текущий или бывший сотрудник может также подать иск о судебном запрете для обеспечения соблюдения требований и может взыскать расходы и разумные гонорары адвоката в таком иске в судебном порядке.

Право на ознакомление с личными делами и записями не распространяется на записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма, рейтинги, отчеты или записи, которые (а) были получены до приема на работу сотрудника, (б) были подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или (c) получены в связи с рекламным экзаменом.

Право на проверку кадрового досье не распространяется на сотрудника, на которого распространяется действующий коллективный договор, если соглашение прямо предусматривает все следующее: (1) заработная плата, часы работы и условия труда сотрудников, (2) порядок проверки и копирования кадрового учета, (3) надбавки к заработной плате за все сверхурочные часы, (4) обычная ставка заработной платы, которая не менее чем на 30 процентов превышает установленную государством минимальную ставку заработной платы.

Работодатели должны предоставить сотруднику или соискателю по запросу копию любого документа, подписанного сотрудником или соискателем в отношении получения или сохранения работы. Статья 432 Трудового кодекса.

Работодатели должны разрешать нынешним и бывшим сотрудникам проверять или копировать платежные ведомости, относящиеся к текущему или бывшему сотруднику. Раздел 226 (b) Трудового кодекса. Работодатель, который получает письменный или устный запрос от нынешнего или бывшего сотрудника на проверку или копирование его или ее ведомости заработной платы, должен выполнить запрос как можно скорее, но не позднее, чем через 21 календарный день с момента дата обращения.Неспособность работодателя разрешить нынешнему или бывшему сотруднику проверить или скопировать его или ее ведомость заработной платы в течение 21 календарного дня дает право нынешнему или бывшему сотруднику взыскать с работодателя штраф в гражданском иске в суде компетентной юрисдикции. Раздел 226 Трудового кодекса, разделы (c) и (f)

Работодатели обязаны вести точный учет заработной платы каждого сотрудника, и такие записи должны быть доступны для проверки сотрудником по обоснованному запросу. Кроме того, когда действует сдельная оплата или план поощрения, такой как план комиссионных, сотрудникам должны предоставляться сдельные расценки или объяснение формулы плана поощрения. Работодатель должен вести точный производственный учет. Приказы IWC с 1 по 15, Раздел 7, и Приказ IWC 16, Раздел 6,

Все работодатели должны предоставить сотрудникам или их представителям доступ к точным записям о воздействии на сотрудников потенциально токсичных материалов или вредных физических агентов.Раздел 6408 (d)

Трудового кодекса

Записи о трудоустройстве могут быть вызваны в суд у текущего или бывшего работодателя третьей стороной. Если трудовые книжки вызываются в суд, работник должен быть уведомлен и имеет право возражать против составления записей. Раздел 1985.6 (e) Гражданского процессуального кодекса

Удержание и хранение | USCIS

Работодатели должны иметь заполненную форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого человека, имеющего заработную плату (или получающего вознаграждение иным образом), которое должно заполнить форму. Работодатели также должны хранить заполненные формы I-9 в течение определенного времени после того, как их сотрудники перестают на них работать. Никогда не отправляйте формы I-9 в USCIS или иммиграционную и таможенную службу США.

Если работник больше не работает на работодателя, работодатель должен определить, сколько еще нужно хранить форму I-9 работника.

Чтобы рассчитать, как долго нужно хранить форму I-9 сотрудника, введите следующее:

1. Дата начала оплачиваемой работы сотрудника 1.________________________
A. Добавьте 3 года к дате в строке 1. А. ______________________
2. Дата увольнения 2. _______________________
B. Добавьте 1 год к дате в строке 2. Б. _____________________
3. Какая дата более поздняя; А или Б? 3. _______________________
С.Введите более позднюю дату. С. _____________________

Работодатель должен сохранять форму I-9 до даты, указанной в строке C.

Работодатель обязан сохранить страницу формы, на которой работодатель и работник ввели данные. Если копии документов, представленных вашими сотрудниками, были сделаны, их следует хранить вместе с соответствующей формой I-9.

Вы также можете сохранить инструкции и страницы со списками приемлемых документов. Формы I-9 могут храниться на бумаге, микрофильмах, микрофишах или в электронном виде.

Заполнение формы I-9 «Проверка права на трудоустройство» требует сбора личной информации о сотрудниках. Работодатели должны помнить об этом при определении того, как хранить и хранить заполненную форму I-9 и любую соответствующую документацию, чтобы личная информация не попала в чужие руки. Вам следует хранить заполненную форму I-9 и любую соответствующую документацию, такую ​​как копии документов, таким образом, чтобы это соответствовало потребностям вашего бизнеса и требованию предоставления формы I-9 для ознакомления. Не отправляйте формы I-9 в USCIS или иммиграционную и таможенную службу США.

Как хранить форму I-9:

  • На территории или на внешнем складе
  • В одном формате или в комбинации форматов, например:
    • бумага
    • микрофильм или микрофиша
    • электронный

Сотрудники Министерства внутренней безопасности, сотрудники Секции прав иммигрантов и сотрудников (IER) Министерства юстиции и сотрудники Министерства труда могут попросить ознакомиться с этими формами.

Независимо от того, как вы решите хранить форму I-9, вы должны иметь возможность предъявить ее государственным служащим для проверки в течение 3 рабочих дней с даты, когда формы были запрошены.

Форма I-9 содержит личную информацию о сотрудниках. При хранении этих форм (независимо от выбранного вами формата) USCIS рекомендует работодателям обеспечить адекватные меры безопасности для защиты информации о сотрудниках.

Хранение оригинальной бумажной формы I-9

Работодатели, которые предпочитают хранить бумажные копии документов, представленных их сотрудниками, могут хранить их вместе с формой I-9 сотрудника или с записями сотрудников. Однако USCIS рекомендует работодателям хранить форму I-9 отдельно от кадрового учета, чтобы облегчить запрос на проверку.

Хранение формы I-9 на микрофильме или микрофишах

Работодатели могут хранить копии оригинала подписанной формы I-9 на микрофильме или микрофиши. Выберите пленку, которая сохранит изображение и разрешит доступ к нему и его использование в течение всего периода хранения.

Микрофильм или микрофиша должны:

  • Обеспечивают высокую степень разборчивости и удобочитаемости при отображении на устройстве для чтения (просмотра) или воспроизведении на бумаге; и
  • Включите подробный указатель всех данных, чтобы можно было сразу получить доступ к любой конкретной записи.

Если должностное лицо уведомляет работодателя о проверке, работодатель должен предоставить микрофильм или микрофишу и считывающее устройство-принтер, которое:

  • Обеспечивает функции безопасности;
  • В чистом состоянии, в надлежащем состоянии и в хорошем рабочем состоянии; и
  • Может отображать и распечатывать полную страницу информации.

После сохранения формы I-9 на микрофильме или микрофиши работодатели могут уничтожить бумажные оригиналы.

Хранение формы I-9 в электронном виде

Работодатели могут использовать бумажную систему, электронную систему или комбинацию бумажной и электронной систем для хранения Формы I-9.Электронная система хранения должна:

  • Включите средства управления для обеспечения целостности, точности и надежности электронной системы хранения данных.
  • Включите средства управления для обнаружения и предотвращения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи сохраненной в электронном виде заполненной формы I-9, включая электронную подпись, если она используется.
  • Включите средства управления для обеспечения контрольного следа, чтобы любое изменение или изменение формы с момента ее создания сохранялось в электронном виде и могло быть доступно соответствующему правительственному учреждению, проверяющему формы.
  • Включите программу проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает электронную систему генерации или хранения и включает периодические проверки электронной формы I-9, включая электронную подпись, если она используется.
  • Включите подробный указатель всех данных, чтобы можно было сразу получить доступ к любой конкретной записи.
  • Обеспечивает высокую степень разборчивости и читаемости при отображении на видеотерминале или воспроизведении на бумаге.
.