Вкладыш в трудовую книжку: как оформить

В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Правила заполнения вкладыша (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При внесении записей во вкладыши трудовых книжек, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется аналогично заполнению трудовой книжки. Однако рассмотрим вопросы оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков:

1. Вкладыш заполняется тем работодателем во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения трудовой книжки.
3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т.д.).
4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено. 

После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). 

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

• штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем
• вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп
• подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.  

Что недопустимо при ведении вкладышей в  трудовых книжках? 

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша). 

Поэтому, рекомендуется, сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку; иначе данные в трудовой придется исправлять.

Категорически запрещается:

• вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой
• подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы
• вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе» 

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно.

То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или
   «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
4. Подпись работника.
5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло

изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

• старая фамилия зачеркивается;
• новая фамилия указывается рядом;
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
• тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. 

Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

   Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

1. В графе 1 указывается номер записи.
2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

• о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
• о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
• о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Заполнение вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку

   В течение трудовой деятельности некоторых работников наступает период, когда становится некуда вносить изменения в разделе «Сведения о работе». Что делать, когда страницы трудовой книжки заполнены полностью?
В этом случае для избежания в будущем проблем с оформлением пенсии запрещается:
     • зачеркивать в наименование раздела «Сведения о награждении» на «о работе» и продолжать вносить в переименованный раздел сведения о работе;
     • вклеивать и вшивать чистые листы;
     • использовать бланки пустых трудовых книжек в качестве вкладышей.
   Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, утвержденной формы.
   Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
   Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.
При окончании одного из разделов трудовой книжки специалист кадровой службы организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.
   При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью “Выдан вкладыш” с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).
   Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша в трудовую книжку.
   В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.
   Следует заполнить сам вкладыш прежде чем ставить штамп на титульном листе трудовой книжки, например: «Выдан вкладыш ВТ № 0595527».
Бывает, что при заполнении вкладыша случается ошибка, тогда неправильно заполненный бланк вкладыша придется уничтожить по акту. Испорченный вкладыш не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки.
Приходится вновь ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места.
   Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.
За бланк вкладыша работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение.
   В случае неправильного первичного заполнения вкладыша в трудовую книжку, а также в случае его порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
   Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.
   Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем по основному месту работы по тем же правилам и в том же порядке, что и трудовая книжка.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке или вкладыше исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
   Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.
В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
   Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.
В разделах “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях” трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: “Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)”, и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Таким образом может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке или вкладыше запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения.
Бланк вкладыша в трудовую книжку:
Формат 88х125 мм. Обложка – картон. Объем 46 внутренних страниц. Имеют элементы защиты.

Рекомендуется для хранения трудовых книжек “Лоток для трудовых книжек” (горизонт.)

Размер – 177х360х140 мм.
Изготовлен из жесткого пластика серого цвета.
В комплекте:
– 2 пластиковых разделителя
– 2 прозрачных индексных окна
Вместимость: около 70 трудовых книжек>

Трудовая книжка | Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь. Официальный сайт

Оформление трудовой книжки работнику, являющемуся иностранным гражданином

В соответствии со статьей 3 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) Трудовой кодекс применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь.

Частью первой статьи 26 Трудового кодекса установлено, что при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей.

Согласно статье 50 Трудового кодекса трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 40).

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.

Из изложенного следует, что на территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации, на Украине и др., является недействительной и применяться не может.

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.

Например, если у гражданина Российской Федерации имеется трудовая книжка образца 1938 или 1973 годов, то оформление трудовой книжки образца трудовой книжки, установленной Постановлением № 40, не требуется.

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек Российской Федерации определен законодательством Российской Федерации, которое на территории Республики Беларусь не применяется.

В этой связи, нанимателю в Республике Беларусь для работника, имеющего трудовую книжку Российской Федерации, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного Постановлением № 40 образца трудовой книжки с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен.

Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, утвержденного, например, в Российской Федерации, на Украине, может храниться у нанимателя для учета его стажа предыдущей работы (работы по специальности).

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке в трудовые книжки работников образцов 1938, 1973 годов отметим, что указанные сведения вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке, предусмотренном пунктом 50 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной Постановлением № 40.

Запись в трудовую книжку индивидуальному предпринимателю

Согласно статье 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения.

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.

При увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Согласно пункту 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках», в трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности.

Невнесение указанных записей в трудовую книжку работника обусловлено следующим.

Предпринимательская деятельность – это самостоятельная деятельность юридических и физических лиц, осуществляемая ими в гражданском обороте от своего имени, на свой риск и под свою имущественную ответственность и направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи вещей, произведенных, переработанных или приобретенных указанными лицами для продажи, а также от выполнения работ или оказания услуг, если эти работы или услуги предназначаются для реализации другим лицам и не используются для собственного потребления (статья 1 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Следовательно, индивидуальный предприниматель при осуществлении своей индивидуальной трудовой деятельности не состоит в трудовых отношениях с нанимателем и не является работником. В этой связи действие норм Трудового кодекса на такую категорию лиц не распространяется.

Трудовая книжка колхозника

Трудовые книжки колхозника заводились членам колхоза и должны были содержать сведения о выполнении установленного для данного колхоза минимума трудового участия в общественном хозяйстве за каждый календарный год работы в колхозе.

Трудовые книжки работника оформляются и заполняются с целью отражения трудовой деятельности работника, с которым заключен трудовой договор. Трудовые книжки работника и трудовые книжки колхозника являлись и являются самостоятельными документами и не могут взаимозаменять друг друга.

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяется трудовая книжка работника, образец которой утвержден в 2014 году.

Лицу, трудоустроенному на работу на основании трудового договора, заполняется трудовая книжка в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция). При наличии у работника трудовой книжки старого образца (имеется в виду трудовая книжка работника, но не трудовая книжка колхозника) он предъявляет ее при трудоустройстве, куда наниматель вносит все необходимые сведения о работе. Если ранее трудовая книжка работника не выдавалась, то наниматель заполняет трудовую книжку утвержденного образца республиканской трудовой книжки 2014 года.

С учетом изложенного продолжение заполнения и ведения трудовой книжки колхозника при заключении трудового договора с работником оснований не имеется.

Следует помнить, что в соответствии с пунктом 11 Примерного устава колхоза (сельскохозяйственного производственного кооператива», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 2 февраля 2001 г. № 49, с лицом, принятым в члены колхоза, заключается трудовой договор (контракт) о приеме на работу.

На каждого члена колхоза ведется членская книжка и трудовая книжка установленного образца. Правление колхоза обязано выдать бывшему члену колхоза его членскую книжку в день прекращения членства в колхозе и в установленном в колхозе порядке произвести расчет.

При прекращении трудового договора трудовая книжка выдается члену колхоза в день увольнения (в последний день работы).

Образцы трудовых книжек

Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках».

Кроме того, в настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.

Трудовая книжка руководителя организации

Понятие нанимателя для целей законодательства о труде раскрыто в статье 1 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс), согласно которой наниматель – юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

В соответствии с законодательством о труде в качестве нанимателей – физических лиц имеют право выступать два вида физических лиц (граждан): индивидуальные предприниматели, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица и зарегистрированные в качестве таковых на основании статьи 22 Гражданского кодекса Республики Беларусь, и граждане, нанимающие домашних работников (статья 308 Трудового кодекса).

В соответствии с частью 1 статьи 254 Трудового кодекса трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон.

Таким образом, в отношении руководителя организации в главе 18 Трудового кодекса установлены особенности по регулированию трудовых отношений с указанной категорией работников.

Следовательно, для руководителя организации нанимателем выступает собственник имущества организации или уполномоченный им орган, который от имени юридического лица заключает трудовой договор (контракт) с руководителем организации.

В статье 254 Трудового кодекса не оговорены особенности заключения трудовых договоров (контрактов) с руководителями государственных организаций.

Вместе с тем, в соответствии с подпунктом 1.4 пункта 1 постановления Совета Министров республики Беларусь от 15 мая 2007 № 604 «О заключении контрактов с руководителями государственных организаций» (далее – постановление) контракты с руководителями республиканских унитарных предприятий, имущество которых находится в республиканской собственности (далее – РУП), а также основанных на праве хозяйственного ведения, заключаются (продлеваются) государственными органами, в подчинении которых находятся (в состав которых входят) эти республиканские унитарные предприятия.

Так, из норм постановления следует, что в отношении руководителей государственных организаций нанимателем выступает уполномоченный орган или уполномоченное должностное лицо, учредители.

Следует обратить внимание на то, что вне зависимости от организационно-правовой формы организации руководитель организации по своему статусу является работником организации, выполняющим управленческие функции. В этой связи, в отношении руководителя организации, как работника, действуют общие нормы законодательства о труде с учетом главы 18 Трудового кодекса.

В частности, статьей 52 Трудового кодекса определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемым Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения. Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др.

Определение понятия «документы по личному составу» содержится статье 2 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» – документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Поскольку руководитель РУП является работником РУП и входит в штатную численность предприятия, то ведение документов по личному составу в отношении всех работников РУП, в том числе и руководителя, следует осуществлять на предприятии.

Таким образом, трудовая книжка руководителя РУП ведется и хранится, также как и личное дело, в РУП. Изданию приказов о предоставлении отпусков, командировании руководителя и др. может предшествовать процедура согласования с органом, заключившим контракт.

Выплату заработной платы, среднего заработка за время трудового отпуска, предоставление гарантий, связанных с направлением в служебную командировку, в отношении руководителя РУП осуществляет РУП.

Трудовая книжка при выполнении работ по гражданско-правовым договорам

Согласно статье 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то нормы Трудового кодекса, в т.ч. по заведению, оформлению и заполнению трудовой книжки в отношении такой категории лиц не применяются. Следовательно, трудовая книжка в таком случае не выдается и не заполняется.

Согласно пункту 11 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках», в трудовую книжку, в частности, не вносятся записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности.

Выдача трудовой книжки в день увольнения

Частью седьмой статьи 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс) установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).

Глава 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), определяет порядок выдачи трудовой книжки в период работы и при увольнении работника.

Пунктом 72 Инструкции определено, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Нормы части седьмой статьи 50 Трудового кодекса и пункта 72 Инструкции являются императивными, следовательно, обязанность по выдаче трудовой книжки работнику лежит на нанимателе.

Таким образом, в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки.

За задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения законодательством о труде предусмотрена ответственность нанимателя.

Так, в соответствии со статьей 79 Трудового кодекса за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Пунктом 73 Инструкции также предусмотрено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном частью первой пункта 56 Инструкции.

Согласно пункту 73 Инструкции в случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки нанимателем в этот же день направляется заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

В случае отказа работника от получения трудовой книжки нанимателем оформляется акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

При наличии в организации филиалов, представительств, иных структурных подразделений организации, расположенных в другой местности по отношению к месту нахождения юридического лица, наниматель обязан организовать в день увольнения возможность выдачи уполномоченным должностным лицом нанимателя трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке и получения ее работником.

Вкладыш в трудовую книжку

Порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем регламентированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция).

Пунктами 60 и 61 Инструкции установлено, что в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием серии и номера вкладыша.

В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 года, которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этой связи нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (глава 23 Инструкции).

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Главой 11 Инструкции о трудовых книжках, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), предусмотрен порядок их хранения и учета.

Согласно пункту 79 Инструкции нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) по форме согласно приложению к Инструкции.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть 7 пункта 79 Инструкции).

С учетом вышеизложенного все трудовые книжки, принимаемые нанимателями на хранение с 14 сентября 2014 г., должны регистрироваться в книге учета по новой форме. В книге учета старого образца можно сделать отметку о заведении с 14 сентября 2014 г. другой книги учета установленного образца.

Вместе с тем, полагаем возможным продолжить ведение книги учета старого образца, утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников», при условии дополнения ее новой графой «Подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку».

8 самых важных правил ведения трудовых книжек

Трудовая книжка, несмотря на разговоры о ее отмене в ближайшем будущем, остается одним из самых сложных в оформлении документов, с которым приходится работать работодателю.

В настоящее время на территории нашей страны действуют следующие бланки трудовых книжек:
• трудовые книжки образца 1938 года;
• трудовые книжки колхозников;
• бланки 1974 года и вкладыши в них;
• двуязычные трудовые книжки;
• современные бланки трудовых книжек (форма бланка трудовой книжки, утвержденная в 2003 году, введена в действие с 1 января 2004 года).

Давайте вспомним самые важные правила ведения трудовых книжек, без знания которых нельзя обойтись.

Правило первое. Трудовая книжка установленного образца должна быть на каждого работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Правило второе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей должны быть 2 книги:
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, заведенные работодателем.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник должен поставить свою подпись и дату в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правило третье. В организации должно быть назначено приказом работодателя лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Данная обязанность предусмотрена п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

Правило четвертое. Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения. Это следует из п. 24 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». В случае выявления записей, не соответствующих законодательству, данные периоды не включаются в страховой стаж и должны быть подтверждены соответствующими документами.

Правило пятое. В трудовую книжку должны быть внесены сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Правило шестое. При заполнении титульного листа трудовой книжки необходимо учитывать следующее.

Сведения на титульном листе должны соответствовать данным паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Фамилия, имя и отчество, а также дата рождения должны совпадать побуквенно, в противном случае работодатель не может принять такую трудовую книжку, так как она не принадлежит принимаемому работнику. Дата заполнения должна быть указана арабскими цифрами, без буквенно-цифрового заполнения, за исключением трудовых книжек образца 1938 г.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год (кроме образца трудовой книжки 1938 г.). При этом даты во всех разделах трудовых книжек вносятся арабскими цифрами (кроме образца трудовой книжки 1938 г.).

Дата заполнения трудовой книжки не должна совпадать с датой начала работы, т.к. работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки должна быть подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации (диплома, аттестата).

Внесенные на титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

При внесении изменений (например, в фамилии, имени, дате рождения) одной чертой зачеркивается фамилия или имя и рядом указывается новая. Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Правило седьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся периоды работы сотрудника. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, – с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется. Порядковый номер записи в трудовой книжке проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации. Обратите внимание, что штамп не должен выходить за поля графы 3.

Число, месяц и год (арабскими цифрами) указываются, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 года дата записывалась следующим образом: «1965.05.01», а в трудовых книжках образца 1974 года и 2003 года: «05.01.2002».

Сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на четко определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность) вносятся в соответствии с точной формулировкой трудового договора и приказа о приеме на работу.

В четвертом разделе записывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера (сначала указывать дату, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др.

В период работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся сведения о:
• переводах,
• переименовании организации,
• присвоении разрядов,
• прекращении трудового договора.

При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса РФ или другого федерального закона, часть и пункт статьи и ее точная расшифровка (пункт, подпункт). Такой порядок определен статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

После внесения сведений об увольнении указывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Внесенные записи заверяются печатью работодателя (юридического лица) при ее наличии.

Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Правило восьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о награждении» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся сведения о награждениях работника за период работы у конкретного работодателя.

При внесении записи о награждении сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, — с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется, как и при приеме на работу. Далее указывается порядковый номер записи, дата награждения работника, после чего следует информация о награждении за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в записи о награждениях не вносятся.

Эти 8 правил помогут не допускать ошибок при заполнении трудовых книжек, снизить риски при инспекционных проверках, а работнику — получить заслуженную пенсию.

Материал подготовлен Марией Финатовой, Институт профессионального кадровика, специально для портала Superjob.

Последствия отсутствия на титульном листе трудовой книжки печати работодателя.

Последствия отсутствия на титульном листе трудовой книжки печати работодателя.

добрый день! У меня возникли некоторые вопросы по трудовой книжки. Мой первый работодатель, при открытии трудовой книжки на титульный лист, где пишется мои ФИО, не поставил печать. Но все записи о принятии и увольнении оформлены правильно. Организации этой нет уже лет 8. Сейчас я устраиваюсь на новую работу, но мою трудовую книжку работадатель отказывается принимать ссылаясь на то, что трудовая моя не действительна из-за отсутствия печати на титульном листе. Они мне предлагают открыть новую трудовую книжку. Скажите по! жалуйста, на сколько законно это предложение, скажется ли наличие второй книжки при начислении пенсии и в случае временной нетрудоспособности как будет производится расчет, с учетом моего стажа или нет? Другие работодатели предупреждали о возможных проблемах при начислении пенсии, но трудовую принимали…

Ответ

Здравствуйте, Наталья.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». Указанным постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее-Правила). Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек, установлен Инструкцией по заполнения трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее-Инструкция)

Пунктом 8 Правил предусмотрено, что принятому впервые на работу работнику трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема работника на работу.  В соответствии с п.2.2 титульный лист трудовой книжки подписывается работником, а также лицом, ответственным за выдачу трудовой книжки, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

То есть в данном случае действительно имеет место неправильное заполнение титульного листа трудовой книжки.

Как поступить в данном случае? Полагаю, что при разрешении данного вопроса необходимо руководствоваться разъяснениями Роструда РФ, изложенными в Письме от 28.08.2008 № 0807-1. В указанном письме Роструд РФ приходит к выводу о том, что отсутствие на титульном листе печати работодателя не является основанием для признания трудовой книжки недействительной. В случае если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение).

В последующем, при обращении в Пенсионный фонд РФ для назначения пенсии, вам необходимо будет на основании выданного архивом документов о работе подтвердить трудовой стаж.

Для большей ясности консультации рекомендую ознакомиться с Письмом Роструда РФ от 28.08.2008 № 0807-1.

Всего доброго.

 

для чего он нужен и как его оформить?

Рано или поздно у гражданина, ведущего активную рабочую деятельность и изменившего на всем ее протяжении несколько мест работы, заканчиваются страницы в трудовой книжке. Кроме трудоустройств в разных компаниях, к этому может привести и карьерный рост, т.к. каждый раз при переводе на другую должность в данный документ вносятся изменения. Если в трудовой книжке уже не осталось чистых страниц или недостаточное количество строк, в отделе кадров оформляется вкладыш, имеющий специальную защиту от подделок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен?

Если трудовая книжка заполнена, это не означает, что ее владелец теперь не может устроиться на другую работу, получить другую должность или должен завести новую. В этом случае сотрудники отдела кадров должны заполнить вкладыш. Правила его оформления установлены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Несмотря на то, что вкладыши оформляются по аналогии с ними, есть несколько немаловажных нюансов:

• Заполнением вкладыша должны заниматься кадровики той компании, во время трудовой деятельности в которой закончились чистые поля в книжке.
• В бланк вкладыша в трудовую книжку необходимо вносить сведения о ее владельце, действительные на момент оформления. Например, они могли измениться в процессе трудовой деятельности, если работник менял фамилию или имя, получал дополнительное образование и т.д.
• Особое внимание нужно уделить правильности заполнения титульного листа: в нем указывается фактическая дата внесения сведений во вкладыш, а не число оформления самой трудовой книжки. Если заканчивается место в самом вкладыше, необходимо создавать другой: их допустимое количество законодательством не ограничено.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Обязательная форма вкладыша регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, и должна полностью ей соответствовать. Если документ будет заполнен неправильно, его придется полностью переделывать. Перед тем, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, образец стоит тщательно изучить во избежание ошибок.

Подробная инструкция по заполнению вкладышей выглядит следующим образом:

• Как только заканчиваются свободные поля в трудовой книжке, работник отдела кадров заполняет вкладыш и приступает к оформлению титульного листа. В нем указывается Ф.И.О владельца, дата его рождения, специальность, образование, дата внесения информации. После всего ставятся две подписи: самого сотрудника и лица, ответственного за ведение книжек. Если во время работы вышеуказанные сведения поменялись, их нужно указать, зачеркнув старую информацию.
• Когда титульный лист заполнен, следует подшить его к трудовой книжке, и на ее первом листе поставить штамп «Выдан вкладыш», содержащий его серию, номер и дату выдачи.
• Форма вкладыша является полной копией трудовой книжки, поэтому заполняется по аналогии: ставится порядковый номер (если вписываются новые сведения сначала), дата, сведения о переводах, увольнении или приеме на работу, а также наименование, серия и номер документа, на основании которого вносится запись. Например, приказ о приеме или увольнении.
• Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку должна производиться в том же порядке, т.к. она не начинается сначала. Например, если последний порядковый номер был «10», вкладыш начинается с цифры «11». Если же в трудовую книжку вместилась только часть записи, ее также можно продолжить во вкладыше.

Важно! Законодательством не установлены правила постановки штампа о выдаче вкладыша, однако ими лучше воспользоваться:

• Он должен быть читаемым и не «закрывать» другие записи.
• Вместо штампа можно сделать отметку вручную, но нежелательно.
• Подшивать вкладыш рекомендуется перед обложкой в конце книжки.

Стоит отметить, что приобретение вкладыша – это обязанность работодателя, поэтому самому работнику нет необходимости его покупать. Для того, чтобы приобрести данный документ, руководитель может попросить своего подчиненного его приобрести, но потом выплатить его стоимость по накладной, или же купить вкладыш самостоятельно, но вычесть деньги из зарплаты, предварительно заручившись заявлением на предоставление вкладыша от сотрудника.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках?

Обычно заполнение вкладышей не вызывает каких-либо сложностей, однако есть отдельные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Если при оформлении вкладыша были допущены ошибки, бланк необходимо утилизировать, т.к. исправления недопустимы. Кроме того, перед подшивкой данного документа в трудовую книжку рекомендуется его сначала заполнить, в противном случае в случае внесения некорректных сведений придется исправлять и данные в трудовой.
• Вкладыш нельзя просто так выбросить: нужно заполнить акт утилизации, а также внести сведения в журнал учета движения трудовых книжек.
• Нельзя вместо оформления вкладыша покупать новую трудовую.
• Если трудовая книжка закончилась, подшивка чистых листов в нее недопустима.
• В книжке «сведения о работе» и «сведения о награждениях» – две самостоятельные части, поэтому нельзя вычеркивать слово «награждениях» и менять его на «о работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на всю простоту оформления вкладышей, все же есть несколько моментов, о которых должен знать каждый кадровик, впервые столкнувшийся с заполнением этого документа:

• Вкладыш заполняется так же, как и трудовая книжка: между ними лишь несколько минимальных различий в титульных листах.
• Нельзя прерывать нумерацию, начатую в трудовой, а если при внесении сведений нее закончились поля, продолжить можно во вкладыше.
• Если во время работы на предприятии сотрудник меняет фамилию или получает другое образование, это должно быть отражено во вкладыше и в трудовой: старые сведения попросту перечеркиваются и над ними указываются новые.
• Если гражданин устроился на новое место и было обнаружено, что в отделе кадров на предыдущей работе не поставили печать, он должен обратиться туда, где был заведен вкладыш.

Теперь о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку:

• Сначала необходимо раскрыть трудовую между обложкой и последним листом, затем развернуть вкладыш посередине.
• Далее нужно сделать по два отверстия толстой иглой или шилом между обложкой и последним листом в книжке, а также в середине вкладыша.
• Пользуясь иголкой и толстыми нитками черного или белого цвета, вкладыш необходимо пришить к книжке.
• Концы нити должны оставаться внутри вкладыша, а не снаружи трудовой, а в завершение нитку нужно завязать на несколько узлов.

После таких манипуляций можно поставить штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку. Образец его содержания обозначен в п. 39 Постановления Правительства РФ №225: в нем достаточно отразить серию и номер документа, а саму печать можно заказать в любой уполномоченной организации.

Многих людей интересует, как оформить второй вкладыш в трудовую книжку. Правила заполнения идентичны с инструкцией по внесению сведений о первом, однако законодательством определено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой необходимо ставить соответствующий штамп. Если в ней уже нет пространства для постановки штампа на титульном листе в правом верхнем углу, это можно сделать в любом другом месте на этой же странице, или же указать информацию о серии и номере вкладыша от руки.

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Обязательной регистрации в журнале учета подлежат все трудовые книжки и вкладыши. Это делается для того, чтобы с его помощью можно было быстро найти нужную информацию о документах каждого из сотрудников компании. Данный документ заполняется следующим образом:

• Вносится порядковый номер, при этом не имеет значения, что регистрируется – книжка или вкладыш.
• Во 2,3 и 4 графах указывается дата оформления сотрудника на работу. В законодательстве есть разногласия: книжка или вкладыш оформляются не позднее 7 дней после приема на должность, но при этом сотрудник должен отработать не менее 5 дней в организации. Чтобы не было разногласий в датах, лучше всего указать именно число, когда работник был трудоустроен.
• В 5 графе полностью вписывается Ф.И.О. работника, сокращения недопустимы.
• В 6 – обозначается серия и номер книжки или вкладыша.
• В 7 должна быть указана должность, а в 8 – наименование организации.
• В 9 графе пишется дата и номер приказа о приеме на работу или увольнении, далее сотрудник отдела кадров ставит свою подпись.
• в 11 должна быть указана сумма, которую сотрудник потратил на приобретение бланка вкладыша.
• В 12 вписывается дата выдачи трудовой или вкладыша.
• В 13 графе сам работник ставит свою подпись.

Если при заполнении журнала были допущены ошибки, можно поступить так:

• Исправить неверные данные и написать «исправленному верить», затем указать Ф.И.О. и должность сотрудника, внесшего изменения.
• Не зачеркивать некорректную информацию, а ниже написать «запись недействительна» и внести верные данные.

Внесение сведений в журнал обычно не вызывает сложностей, а после того, как и в нем не останется чистых листов, он должен быть помещен в архив. Срок хранения в архиве составляет 50 лет.

Таким образом, при соблюдении правил заполнения и регистрации вкладышей не должно возникать каких-либо трудностей, ведь в Постановлении Правительства РФ №225 дается четкая информация о том, как производится оформление, выдача и учет данных документов работодателем.

4. Управление рабочими листами и рабочими тетрадями

Пока вы узнали, как создать базовый рабочий лист с таблица данных. Это здорово для начала, но как опытные пользователи, профессиональные бухгалтеры и другие жокеи Excel быстро учатся, некоторые из наиболее веские причины использовать Excel включают несколько таблиц, которые разделяют информации и взаимодействовать друг с другом.

Например, вы хотите отслеживать производительность вашей компании: вы создаете одну таблицу подводя итоги годовых продаж вашей фирмы, еще один перечисляя расходы, а третий анализирует прибыльность и прогнозирование наступающий год. Если вы создадите эти таблицы в разные файлы электронных таблиц, тогда вам нужно скопировать обмен информацией из одного места в другое, все, не пропуская номер или не делая ошибка.И что еще хуже, когда данные разбросаны по несколько мест, вы упускаете шанс использовать одни из лучших графических и аналитических инструментов Excel инструменты. Точно так же, если вы попробуете набить кучу таблицы на ту же страницу рабочего листа, тогда вы можете быстро создавать форматирование и управление ячейками проблемы.

К счастью, существует лучшее решение. Excel позволяет создавать таблицы с несколькими страницами данных, каждая из которых может удобно обмениваться информацией с другими страниц. Каждая страница называется рабочим листом, а набор из одного или нескольких листов называется рабочая тетрадь (которая также иногда называется таблицей файл ).В этой главе вы узнаете как работать с листами в книге. Ты будешь также взгляните на еще два универсальных Excel особенности: Найти и заменить (инструмент для рытья через рабочие листы в поисках конкретных данных) и проверка орфографии.

Многие рабочие тетради содержат более одной таблицы информации.Для например, у вас может быть список вашего банка остатки на счетах и ​​список возвращенных вещей из вашего дома в том же финансовом планировании электронная таблица. Вам может показаться немного сложным чтобы расположить эти разные таблицы. Вы можете складывать их (Рисунок 4-1) или поместите их рядом (Фигура 4-2), но ни одно из решений не идеально.

Рисунок 4-1. Ставить столы друг на друга – это обычно плохая идея. Если вам нужно добавить больше данных к первой таблице, то вам нужно переместить вторая таблица. У вас тоже будут проблемы изменение размера или форматирования столбцов, потому что каждый столбец содержит данные из двух разных таблиц.

Рисунок 4-2. Тебе несколько лучше столы ставить рядом, разделенные пустым столбцом, чем вы складываете их, но этот метод может создать проблемы, если вам нужно добавить больше столбцов в первая таблица. Это также делает много боковая прокрутка.

Большинство мастеров Excel согласны с тем, что лучший способ оформить отдельные информационные таблицы – значит используйте отдельные рабочие листы для каждой таблицы. Когда ты создать новую книгу, Excel автоматически заполнит это с тремя пустыми листами с именем Sheet1, Лист2 и Лист3.Часто вы будете работать исключительно с первым листом (Sheet1), и даже не поймите, что у вас есть еще два пустых листа для играть с… не говоря уже о возможности добавить много более.

Чтобы перейти от одного рабочего листа к другому, вы есть несколько вариантов:

• Щелкните вкладки рабочего листа в нижней части Окно сетки Excel (прямо над строкой состояния), как показано на рисунке 4-3.

• Нажмите Ctrl + Page Down, чтобы перейти к следующему рабочий лист. Например, если вы сейчас в Sheet1, эта последовательность клавиш переместит вас к Лист2.

• Нажмите Ctrl + Page Up, чтобы перейти к предыдущему рабочий лист. Например, если вы сейчас в Sheet2, эта последовательность клавиш возвращает вас к Лист1.

Рисунок 4-3. Рабочие листы – хороший способ организовать несколько таблиц данных. Чтобы перейти от одного лист на другой, щелкните соответствующий Вкладка рабочего листа внизу сетки. Каждый рабочий лист содержит новую сетку ячеек – от A1 вплоть до XFD1048576.

Excel отслеживает активные ячейку на каждом листе. Это означает, что если вы в ячейку B9 на листе Sheet1, а затем перейдите на Sheet2, когда вы вернетесь к Sheet1, вы автоматически вернитесь в ячейку B9.

Наконечник

Excel включает в себя интересный просмотр функции, позволяющие взглянуть на два разных рабочие листы одновременно, даже если эти рабочие листы находятся в одной книге.Вы узнаете подробнее о пользовательских представлениях в главе 7.

Добавление, удаление и скрытие Рабочие листы

Когда вы открываете новую книгу в Excel, вы автоматически получить в нем три пустых листа.Вы можете легко добавить больше листов. Просто нажмите на Кнопка “Вставить лист”, которая появляется сразу справа от последней вкладки рабочего листа (рис. 4-4). Вы также можете использовать Главная → Ячейки → Вставить → Вставить лист, которая работает таким же образом, но сразу же вставляет новый лист до осталось текущего рабочий лист.(Не паникуйте; Раздел 4.1.2 показывает, как можно переставить листы постфактум.)

Рисунок 4-4. Каждый раз, когда вы нажимаете на лист вставки кнопка, Excel вставит новый лист после вашего существующие рабочие листы и присваивает им новое имя. Для Например, если вы начнете со стандартного Sheet1, Sheet2 и Sheet3 и щелкните Вставить лист кнопку, затем Excel добавит новый рабочий лист с именем – вы догадались – Sheet4.

Если вы продолжите добавлять рабочие листы, в конечном итоге вы обнаружите, что все вкладки листа не помещается в нижней части окна книги. Если вам не хватает места, вам нужно использовать кнопки прокрутки (которые находятся сразу слева от вкладок рабочего листа) для прокрутки списка листов.Фигура 4-5 показаны кнопки прокрутки.

Рисунок 4-5. Используя кнопки прокрутки, вы можете перемещаться между листами по одному или прыгать прямо к первой или последней вкладке. Эти свитки кнопки управляют только тем, какие вкладки вы видите – вы по-прежнему необходимо щелкнуть соответствующую вкладку, чтобы перейти к лист, над которым вы хотите работать.

Совет

Если у вас огромное количество рабочих листов и они не все помещаются в полосу рабочего листа вкладки, есть более простой способ перемещаться. Щелкните правой кнопкой мыши кнопки прокрутки, чтобы открыть список. со всеми вашими листами. Затем вы можете перейти к нужному листу с помощью щелкнув по нему в списке.

Удаление рабочий лист так же просто, как добавить его. Просто перейдите к листу, от которого хотите избавиться, и затем выберите Главная → Ячейки → Удалить → Удалить лист (вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите Удалить).Excel не пожалуется, если вы его спросите чтобы удалить пустой лист, но если вы попытаетесь удалить лист, содержащий какие-либо данные, он представляет предупреждающее сообщение с запросом вашего подтверждения. Кроме того, если у вас остался последний рабочий лист, Excel не позволю вам удалить его.Это создаст трудная экзистенциальная дилемма для Excel – рабочая тетрадь не содержит рабочих листов, поэтому программа предотвращает вы не сделали этот шаг.

Предупреждение

Будьте осторожны при удалении рабочих листов, так как вы не можете использовать Отменить (Ctrl + Z), чтобы отменить это изменение! Отменить также не удается перевернуть только что вставленный лист.

Excel начинает вас с трех рабочих листов для каждой книги, но изменив этот параметр легкий. Вы можете настроить Excel, чтобы начать с меньшего количества рабочие листы (всего один) или многие другие (до 255). Выберите кнопку Office → Параметры Excel и затем выберите раздел “Популярные”.Под заголовком «При создании новых книг» измените номер в поле «Включить столько листов» и нажмите ОК. Этот параметр вступит в силу в следующий раз, когда вы создать новую книгу.

Примечание

Хотя вы ограничены 255 листами в новая книга, Excel не ограничивает количество рабочие листы вы можете добавить после вы создали книгу.Единственный фактор, который в конечном итоге ограничивает количество рабочих листов, которые вы книга может вместить память вашего компьютера. Однако современные ПК могут легко справиться даже с самый смехотворно большой, забитый листами рабочая тетрадь.

Удаление листов – не единственный способ привести в порядок рабочую тетрадь или избавиться от информации, которую вы не хочу.Вы также можете выбрать скрыть рабочий лист временно.

Когда вы скрываете рабочий лист, его вкладка исчезает, но сам рабочий лист остается частью вашей электронной таблицы, доступной всякий раз, когда вы решите показать это. Скрытый рабочие листы также не появляются на распечатках.Чтобы скрыть рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите Скрыть. (Или, для более длинного подхода, выберите Главная → Ячейки → Формат → Скрыть и показать → Скрыть лист.)

Чтобы повторно отобразить скрытый рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку рабочего листа и выберите Показать.Unhide диалоговое окно появляется вместе со списком всех скрытых листы, как показано на рисунке 4-6. Затем вы можете выбрать лист из список и нажмите ОК, чтобы отобразить его. (И снова лента может открыть вам такое же окно – просто укажите на главную → Ячейки → Форматировать → Скрыть & Показать → Показать лист.)

Рисунок 4-6. Эта книга содержит два скрытых рабочие листы. Чтобы восстановить один, просто выберите его из список, а затем нажмите ОК. К сожалению, если вы хотите показать несколько скрытых листов, вы должны используйте команду «Показать лист» несколько раз. Excel не имеет ярлыка для отображения нескольких листов на однажды.

Присвоение имен и перестановка листов

Стандартные имена Excel назначает новые листы – Лист1, Лист2, Sheet3 и т. Д. Не очень полезны для определение того, что они содержат. И они становятся еще менее полезно, если вы начнете добавлять новые рабочие листы, поскольку новые номера листов не обязательно указать положение листов, просто порядок, в котором вы их создали.

Например, если вы находитесь на Листе 3 и вы добавить новый рабочий лист (выбрав Главная → Ячейки → Вставить → Вставить лист), затем вкладки рабочего листа читать: Sheet1, Sheet2, Sheet4, Sheet3. (Это потому что команда “Вставить лист” вставляет новый лист непосредственно перед текущим листом.) Excel не ожидает, что вы будете придерживаться этих автоматически сгенерированные имена. Вместо этого вы можете переименовать их щелкнув правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выбрав Переименуйте или просто дважды щелкните имя листа. В любом случае Excel выделяет вкладку рабочего листа, и вы можете ввести новое имя прямо на вкладке.Фигура 4-7 показаны вкладки рабочего листа с лучшими имена.

Note

Excel имеет небольшой набор зарезервированных имен, которые вы никогда не сможете использовать. Чтобы увидеть эту проблему, попробуйте создайте рабочий лист с именем History. Excel не позволить вам, потому что он использует лист истории как часть его функций отслеживания изменений (раздел 23.3). Используйте эту странность Excel, чтобы произвести впечатление твои друзья.

Иногда Excel отказывается вставлять новые рабочие листы именно там, где они вам нужны. К счастью, вы легко можете переставить любой из ваших листы, просто перетаскивая их вкладки с одного переместите в другое, как показано на рисунке 4-8.

Рисунок 4-7. Имена рабочих листов могут быть до 31. длинные символы и могут включать буквы, цифры, некоторые символы и пробелы. Однако помните, что чем длиннее имя листа, тем меньше листа вкладки, которые вы сможете увидеть сразу, и тем более вам нужно будет полагаться на кнопки прокрутки до слева от вкладок рабочего листа.Для удобства ради, постарайтесь, чтобы ваши имена были краткими, используя заголовки например, “Продажи04”, “Покупки” и “Пробег на самолетах”.

Рисунок 4-8. Когда вы перетаскиваете вкладку рабочего листа, крошечная страница появляется под курсором со стрелкой. Когда вы перемещаете наведите указатель мыши на черный треугольник, указав, где окажется лист, когда вы отпустить кнопку мыши.

Наконечник

Вы можете использовать аналогичную технику для создания копий рабочего листа. Нажмите вкладку рабочего листа и начните перетаскивать, как вы переместить лист. Однако раньше отпуская кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl (появится знак плюса [+]).Когда ты позволишь go, Excel создает копию рабочего листа в Новое место. Исходный лист остается в его первоначальное местоположение. Excel дает новый на листе имя с числом в скобках. Для Например, копия Sheet1 называется Sheet1 (2).В виде с любой другой вкладкой рабочего листа, вы можете изменить это название.

Как ты мы видели в предыдущих главах, Excel позволяет вам работать с более чем одним столбцом, строкой или ячейкой одновременно. То же самое и с листами.Вы можете выбрать несколько листов и выполнить операция на всех сразу. Этот процесс выбор нескольких листов называется группировка , и это полезно, если вам нужно скрыть или отформатировать несколько листов (например, если вы хотите убедитесь, что все ваши рабочие листы начинаются с яркого желтый первый ряд), и вам не нужно беспокоиться выбора их по одному.Группировка листы не позволяют вам делать то, что вы не могли сделать обычно – это просто отличная экономия времени.

Вот некоторые операции – все они подробно объяснено ниже, что вы можете одновременно выполнять на листах которые сгруппированы вместе:

• Перемещение, копирование, удаление или скрытие рабочих листов.

• Применить форматирование к отдельным ячейкам, столбцы, строки или даже целые листы.

• Введите новый текст, измените текст или очистите клетки.

• Вырезайте, копируйте и вставляйте ячейки.

• Настройте некоторые параметры макета страницы, например, бумагу. ориентация (на вкладке «Макет страницы»).

• Настройте некоторые параметры просмотра, например линии сетки и уровень масштабирования (на вкладке «Просмотр»).

Чтобы сгруппировать листы, удерживайте Ctrl, пока щелкнув несколько вкладок рабочего листа. Когда ты завершив выбор, отпустите Ctrl ключ. На рис. 4-9 показан пример.

Рисунок 4-9. В этом примере Sheet2 и Sheet3 сгруппированы. Когда листы сгруппированы, их вкладка цвета меняются с серого на белый.Также в книги с группами, заголовок Excel окно включает слово [Группа] в конце имя файла.

Совет

В качестве ярлыка вы можете выбрать все листы в книге, щелкнув правой кнопкой мыши любую вкладку и выбрав Выбрать все листы.

Чтобы разгруппировать листы, щелкните правой кнопкой мыши один из вкладки рабочего листа и выберите Разгруппировать листы или просто нажмите на одну из вкладок рабочего листа, которой нет в ваша группа. Вы также можете удалить один лист из группы, щелкнув ее, удерживая Ctrl.Однако этот метод работает только в том случае, если лист, который вы хотите удалить из группы, не активный в данный момент рабочий лист.

Перемещение, копирование, удаление или скрытие сгруппированных листов

Как ваша рабочая тетрадь растет, вам часто понадобятся более эффективные способы управления сборник рабочих листов вы накопили.Например, вы можете захотеть временно скрыть несколько листов, или переместите менее важную партию листов спереди (то есть с левой стороны) лист держателя табулятора до конца (правая сторона). А если в книге слишком много листов, вы даже можете захотеть переместить несколько листов в новую рабочую тетрадь.

Легко выполнить действие над группой листов. Для Например, когда у вас есть группа листов выбраны, вы можете перетащить их скопом из одного расположение к другому в держателе вкладки рабочего листа. Чтобы удалить или скрыть группу листов, просто щелкните правой кнопкой мыши одну из вкладок рабочего листа в вашем группу, а затем выберите Удалить или Скрыть.Тогда Excel удаляет или скрывает все выбранные листы (при условии, что действие будет оставьте хотя бы один видимый лист в вашем рабочая тетрадь).

Форматирование ячеек, столбцы и строки в сгруппированных листах

Когда вы форматируете ячейки внутри одна сгруппированы лист, он вызывает те же изменения в ячейки в других сгруппированы рабочие листы.Итак, у вас есть еще один инструмент, который вы можете использовать применять согласованное форматирование над пакетом листов. В основном это полезно когда все ваши рабочие листы структурированы в так же.

Например, представьте, что вы создал рабочую тетрадь с 10 рабочими листами, каждый представляющий другой заказ клиента.если ты сгруппируйте все 10 листов вместе, а затем отформатируйте только первый, Excel форматирует все рабочие листы точно так же. Или скажи ты сгруппируйте Sheet1 и Sheet2, а затем измените шрифт столбца B на Листе 2 – Excel автоматически изменяет шрифт в столбце B на листе Sheet1 тоже.То же самое истина, если вы измените форматирование отдельных ячеек или всего листа – Excel реплицирует эти изменения по всей группе. (К изменить шрифт в выбранных в данный момент ячейках, просто выберите столбец и в Home → Font в разделе ленты выберите новый шрифт из список шрифтов.Вы узнаете гораздо больше о разные типы форматирования вы можете применить к ячейкам в главе 5.)

Примечание

Не имеет значения, какой лист вы изменяете. в группе. Например, если Sheet1 и Sheet2 сгруппированы, вы можете изменить форматирование в любом рабочий лист.Excel автоматически применяет изменения на другой лист.

Ввод данных или изменение ячеек в сгруппированных рабочие листы

С участием сгруппированные рабочие листы, вы также можете изменить содержимое отдельных ячеек, в том числе входящие или изменение текста и очистка содержимого ячеек.Для Например, если вы введете новое значение в ячейку B4 в Sheet2, Excel вводит то же значение в ячейку B4 в сгруппированном Sheet1. Еще интереснее, если вы изменяете значение в ячейке Sheet2, то же самое значение отображается в той же ячейке на листе Sheet1, даже если Sheet1 ранее не имел значения в этом клетка.Аналогичное поведение происходит при удалении клетки.

Редактирование группы рабочих листов сразу не так полезно, как перемещение и форматирование их, но в нем есть свои моменты. Еще раз, это имеет смысл, когда все листы имеют такую ​​же структуру.Например, вы могли используйте эту технику, чтобы поставить то же авторское сообщение в ячейке A1 на каждом листе; или добавить одинаковые заголовки столбцов для нескольких таблиц (при условии, что они устроены в точно так же ).

Предупреждение

Будьте осторожны, помните увеличенную силу ваши нажатия клавиш сохраняются, когда вы работаете сгруппированы рабочие листы.Например, представьте, что вы переезжаете в ячейка A3 на листе Sheet1, который оказался пустым. Если вы нажимаете Удалить, вы не видите изменений. Однако если ячейка A3 содержит данные о других листах, которые сгруппированы, эти ячейки теперь пусты. Морской окунь остерегаться.

Резка, копирование, и вставка ячеек в сгруппированные листы

Вырезать и вставить операции работают так же, как ввод или изменение сгруппированных ячеек.Какое бы действие вы ни делали выполнять на одном сгруппированном листе, Excel также выполняет на других сгруппированных листах. Например, рассмотрим что произойдет, если вы сгруппировали Sheet1 и Sheet2, и вы скопируете ячейку A1 в A2 на Sheet1. В то же действие происходит в Sheet2 – другими словами, содержимое ячейки A1 (в Sheet2) копируется в ячейка A2 (также на Листе 2).Очевидно, Sheet1 и Sheet2 может иметь разное содержимое в ячейке A1 и А2 – группировка просто означает, что все, что было в ячейке A1, теперь будет также находиться в ячейке A2.

Настройка параметров печати и отображения в сгруппированные листы

Excel сохраняет отслеживание настроек печати и отображения на на основе листа.Другими словами, когда вы устанавливаете процент масштабирования (Раздел 7.1.1) до 50% на одном листе, чтобы вы могли увидеть больше данных, это не влияет на увеличение другой лист. Однако когда вы делаете сдача для группы из рабочие листы, они все затронуты одним и тем же способ.

Перенос листов из одной книги в Другой

Однажды ты научитесь создавать разные рабочие листы для различные типы информации, ваши файлы Excel может быстро заполниться большим количеством простыней, чем постельное белье хранить.Что произойдет, если вы захотите переместить часть эти листы вокруг? Например, вы можете хотите переместить (или скопировать) лист из одного Excel файл в другой. Вот как это сделать:

1. Открыть обе таблицы файлы в формате Excel .

   Файл, содержащий рабочий лист, который вы хотите переместить или скопировать называется исходный файл; другой файл (куда вы хотите переместить или скопировать лист) известен как пункт назначения файл.

2. Перейти к источнику рабочая тетрадь .

   Помните, вы можете переходить из одного окна в другое. другой с помощью панели задач Windows или выбрав имя файла на ленте в меню «Просмотр» → «Окна» → Переключить список Windows.

3. Щелкните лист правой кнопкой мыши вы хотите перенести, а затем из ярлыка в появившемся меню выберите Переместить или Скопируйте .

   При желании можно передать несколько рабочие листы сразу. Просто удерживайте клавишу Ctrl, и выберите все листы, которые хотите переместить, или копировать. Excel выделяет все листы, которые вы выберите (и сгруппируйте их вместе). Щелкните правой кнопкой мыши выделение, а затем выберите «Переместить» или «Копировать».

   При выборе «Переместить» или «Копировать» появляется сообщение «Переместить или Откроется диалоговое окно «Копировать» (как показано на рис. 4-10).

   Рисунок 4-10. Здесь выбранный рабочий лист будет перемещен в книгу SimpleExpenses.xlsx. (В исходная книга не отображается.) рабочая книга уже содержит три листа (названные Лист1, Лист2 и Лист3).Excel вставляет новый рабочий лист непосредственно перед первым листом. Поскольку Флажок «Создать копию» не включен, Excel удаляет лист из исходной книги когда он завершит передачу.

4. Выберите пункт назначения файл из списка «В книгу» .

   В раскрывающемся списке «Для бронирования» отображаются все открытые в настоящее время книги (включая исходный рабочая тетрадь).

   Совет

   Excel также позволяет перемещать рабочие листы в новую книгу, которую он автоматически создает для ты. Чтобы переместить их, выберите пункт «(новая книга)» в список «Для бронирования».В новой книге не будет стандартные три листа. Вместо этого у него будет только листы, которые вы передали.

5. Укажите позицию, где вы хотите вставить рабочий лист .

   Выберите целевой рабочий лист из Список «Перед листом».Excel помещает скопированный рабочие листы только до лист, который вы выбираете. Если вы хотите разместить рабочие листы в конце целевой книги, выберите «(перейти в конец)». Конечно вы всегда можете переупорядочивайте листы после их передачи, так что вам не нужно слишком беспокоиться о том, чтобы получить идеальное размещение.

6. Если вы хотите скопировать лист, установите флажок «Создать копию» на нижняя часть окна .

   Если этот параметр не включен, Excel копирует лист в целевую книгу и удалите его из текущей книги.если ты сделать включить эту опцию, вы получите копию книги в обоих места.

7. Нажмите ОК .

   Этот последний шаг закрывает «Переместить или скопировать» диалоговое окно и передает рабочий лист (или рабочие листы).

Примечание

Если есть конфликты имен рабочих листов, Excel добавляет число в скобках после перемещенного имя листа. Например, если вы попытаетесь скопировать лист с именем Sheet1 в книгу, которая уже имеет Sheet1, Excel называет скопированный рабочий лист Лист1 (2).

Когда вы имеете дело с огромным количеством информации, вы можете трудное время выискивать крупицы данных, которые вы нужно. К счастью, в Excel есть отличная функция поиска. для помощи в поиске чисел или текста, даже если они похоронены в огромных тетрадях с десятки листов.И если вам нужно сделать меняется на кучу идентичных предметов, вариант поиска и замены может быть настоящим экономит время.

Функция «Найти и заменить» включает в себя как простые и расширенные варианты. В базовой версии Вы находитесь на расстоянии всего нескольких нажатий клавиш от слово или число, которое вы знаете , – это скрывается где-то в вашей куче данных.С включены расширенные параметры, вы можете делать такие вещи, как поиск ячеек с определенным форматированием характеристики и применить изменения автоматически. В следующих нескольких разделах мы рассмотрим эти Особенности.

Функция поиска Excel – это немного похож на инструмент “Перейти к”, описанный в главе 1, что позволяет вам перемещаться по большому пространству ячеек в одну границу.Разница в том, что Go Чтобы переехать в известное местоположение , используя указанный вами адрес ячейки. Находка функция, с другой стороны, ищет каждую ячейку пока он не найдет контент, который вы просили Excel Ищу. Поиск в Excel работает аналогично функция поиска в Microsoft Word, но она того стоит помня о некоторых дополнительных деталях:

• Поиск в Excel путем сравнения содержимого, которое вы введите содержимое каждой ячейки.Например, если вы искали слово Дата , Excel идентифицирует как сопоставить ячейку, содержащую фразу Дата Куплено .

• При поиске ячеек, содержащих числовые или информация о дате, Excel всегда ищет отображать текст .(Для получения дополнительной информации о различиях между способ отображения числового значения в Excel – базовое значение Excel на самом деле магазина – см. Раздел 2.1.)

  Например, в ячейке отображаются даты с использованием формат день-месяц-год, например 2 декабря 2005 г. .Вы можете найти это конкретную ячейку, выполнив поиск любой части отображаемая дата (с использованием таких строк поиска, как декабря или 2 декабря 2005 г. ). Но если ты используйте строку поиска 12/2/2005 , вы не найдете совпадают, потому что строка поиска и отображение текст разные.Аналогичное поведение происходит с числа. Например, поисковые строки $ 3 и 3.00 соответствует стоимости валюты 3,00 $ . Однако поиск строка 3.000 не появится ничего, потому что Excel не сможет создать полное текстовое совпадение.

• Excel выполняет поиск по одной ячейке за раз, начиная с слева направо. Когда доходит до конца ряда, он перемещается в первый столбец следующего строка.

Для поиска операции, выполните следующие действия:

1. Переместитесь в ячейку, в которой вы хочу начать поиск .

   Если вы начнете с середины листа, например, поиск охватывает ячейки из до конца рабочего листа, а затем «петли больше »и начинается с ячейки A1. Если вы выберете группу ячеек, Excel ограничивает поиск только теми клетки.Вы можете искать по набору столбцов, строки или даже несмежную группу клетки.

2. Выберите «Домой» → «Редактирование» → Найти и выбрать → Найти или нажмите Ctrl + F .

   «Найти и заменить» появится окно с выбранной вкладкой «Найти».

   Примечание

   Чтобы облегчить частый поиск, Excel позволяет вам держать окно “Найти и заменить” (вместо того, чтобы заставлять вас использовать его или закрывать, как так обстоит дело со многими другими диалоговыми окнами). Ты можешь продолжайте переходить от ячейки к ячейке и редактировать свой данные на листе, даже если функция «Найти и заменить» окно остается видимым.

3. В комбо «Найди что» поле введите слово, фразу или число, которое вы ищу .

   Если вы недавно выполняли другие поисковые запросы, вы можете повторно использовать эти условия поиска. Просто выберите соответствующий поисковый текст из раздела “Найди что” выпадающий список.

4. Нажмите “Найти” Далее .

   Excel переходит к следующей совпадающей ячейке, которая становится активной ячейкой. Однако Excel не выделить совпавший текст или каким-либо образом указать , почему было решено, что ячейка матч.(Это облом, если у вас, скажем, 200 слова забиты в ячейку.) Если он не находит соответствующая ячейка, Excel отображает окно сообщения говорит вам, что не смог найти запрошенный содержание.

   Если первое совпадение не то, что вы ищете для, вы можете продолжить поиск, нажав “Найти далее” снова, чтобы перейти к следующему матчу.Продолжайте нажимать Найдите «Далее», чтобы перемещаться по листу. Когда ты до конца, Excel возобновляет поиск с начало вашего рабочего листа, потенциально принося вы вернетесь к уже просмотренному матчу. Когда вы закончили поиск, нажмите “Закрыть”, чтобы избавиться от окна «Найти и заменить».

Одна из проблем с поиском в Excel вы никогда не будете убедитесь, сколько совпадений на листе. Конечно, нажав «Найти далее», вы перейдете из одной ячейки в следующий, но разве Excel не будет проще дайте вам знать сразу, сколько совпадает нашел?

Войдите в функцию «Найти все».С помощью Find All, Excel выполняет поиск по всему листу за один раз и составляет список совпадений, как показано на рисунке 4-11.

Рисунок 4-11. В показанном здесь примере поиск «Цена» соответствует трем ячейкам на листе. В список показывает вам полный текст в соответствующем ячейка и ссылка на ячейку (например, $ C $ 1, которая является ссылкой на ячейку C1).

Кнопка «Найти все» не позволяет пройти через лист, как функция поиска. Работает вам выбрать один из результатов в списке, в этот момент Excel автоматически переместит вас в соответствующая ячейка.

Список “Найти все” не отображается автоматически. само обновление: после того, как вы запустите Найти все поиск, если вы добавляете новых данных на свой рабочий лист, вам нужно запустить новый поиск, чтобы найти новые добавленные термины.Однако Excel делает сохраните текст и числа в списке найденных предметов синхронизируется с любыми изменениями, внесенными вами в рабочий лист. Например, если вы измените ячейку D5 на Общая цена, изменение отображается в значении столбец в списке найденных предметов автоматически .Этот инструмент отлично подходит для редактирования рабочего листа, потому что вы можете сохранить отслеживать несколько изменений за один взглянуть мельком.

Наконец, функция «Найти все» – это самое главное. еще один замечательный трюк гуру Excel: он дает вам еще один способ изменить сразу несколько ячеек.Выполнив поиск “Найти все”, выберите все записи, которые вы хотите изменить из списка щелкая их, удерживая нажатой клавишу Ctrl (это трюк позволяет выбрать сразу несколько). Нажмите в строке формул, а затем начните вводить новый значение.Когда вы закончите, нажмите Ctrl + Enter, чтобы применить ваши изменения к каждой выбранной ячейке. Вуаля – это как «Найти и заменить», но все под контролем!

Обычный поиск подойдет, если все, что вам нужно находка бросается в глаза уникальная фраза или число ( Pet Snail Имена или 10 987 654 321 ).Но Excel функция расширенного поиска дает вам множество способов точнее настроить поиск или даже искать больше, чем один рабочий лист. Чтобы провести расширенный поиск, начните с нажатия кнопки «Найти и заменить» Параметры окна кнопку, как показано на рисунке 4-12.

Рисунок 4-12. В стандартном окне «Найти и заменить» (вверху), когда вы нажимаете “Параметры”, Excel дает вам множество дополнительных настроек (внизу), чтобы вы могли настроить такие вещи, как направление поиска, регистр чувствительность и соответствие формата.

Вы можете установить любое или все из следующих варианты:

• Если вы хотите, чтобы ваш поиск охватывал несколько листы, перейдите в поле Внутри и выберите Рабочая тетрадь.Стандартный вариант “Лист” выполняет поиск по всем ячейки в текущем активном листе. Если вы хотите продолжить поиск в другом рабочие листы в своей книге, выберите Рабочая книга. Excel проверяет листы слева направо. Когда он закончит поиск последнего лист, он возвращается и начинает исследовать первый рабочий лист.

• Во всплывающем меню поиска можно выбрать направление, в котором вы хотите искать. Стандартный вариант, По строкам, полный поиск каждой строки перед переходя к следующему. Это означает, что если вы начать с ячейки B2, Excel ищет C2, D2, E2 и скоро.Как только он пройдет через все столбцы в второй ряд, он переходит на третий ряд и поиск слева направо.

  С другой стороны, если вы выберете По столбцам, Excel ищет все строки в текущем столбце перед переходом к следующему столбцу. Это означает, что если вы начнете с ячейки B2, Excel выполнит поиск B3, B4, и так далее, пока не достигнет нижней части столбец, а затем начинается сверху следующего столбец (столбец C).

  Примечание

  Направление поиска определяет, какой путь Excel следует за поиском. Тем не менее поиск по-прежнему будет проходить каждую ячейку на вашем листе (или текущем выбор).

• Опция «Match case» позволяет указать, нужно ли использовать заглавные буквы важный.Если вы выберете «Учитывать регистр», Excel находит только слова или фразы, заглавные буквы которых совпадают. Таким образом, поиск Дата совпадений значение ячейки Дата , но не дата .

• Опция «Соответствовать всему содержимому ячейки» позволяет вы ограничиваете поиск по всему содержанию ячейки.Обычно Excel проверяет, поисковый запрос содержится в любом месте внутри ячейки. Так, если вы укажете слово Цена , Excel находит ячейки содержащий текст типа Current Цена и даже Переоценка Пункты .Точно так же числа вроде 32 соответствуют значения ячеек, такие как 3253, 10032 и 1,321. Превращение на опции «Соответствовать всему содержимому ячейки» заставляет Excel, если быть точным.

Примечание

Помните, Excel ищет числа как они отображаются (в отличие от посмотреть на базовые значения, которые Excel используется для внутреннего хранения чисел).Это означает, что если вы ищете число, отформатированное с помощью формат доллара США (например, 32 доллара США), и вы включили “Соответствовать всей ячейке содержимое », вам нужно будет ввести номер точно такой, как он отображается на листе.Таким образом, 32 доллара будут работать, но 32 сами по себе не помогут. ты.

Программа Excel «Найти и заменить» – это инструмент поиска равных возможностей: ему все равно как выглядит содержимое ячейки. А вдруг вы знаете, например, что данные, которые вы поиск выделен полужирным шрифтом или что это число, использующее формат валюты? Ты можешь использовать эти детали форматирования для помогите Excel найти нужные данные и игнорировать ячейки которые не имеют отношения к делу.

Чтобы использовать детали форматирования как часть вашего критерии поиска, выполните следующие действия:

1. Запуск поиска инструмент .

   Выберите «Домой» → «Редактирование» → «Найти и выделить» → Найдите или нажмите Ctrl + F. Убедитесь, что “Найти и заменить” окно показывает расширенные параметры (по нажав кнопку Параметры).

2. Щелкните кнопку Форматировать рядом с поиском «Найди что» ящик .

   Появится диалоговое окно «Найти формат» (рис. 4-13). Он содержит те же параметры, что и Диалоговое окно “Формат ячеек” обсуждается в разделе 5.1.

   Рисунок 4-13. В диалоговом окне “Найти формат” Excel не используйте любой параметр форматирования, пустой или серый как часть критериев поиска. Например, здесь Excel не выполняет поиск по выравниванию. Флажки немного сложнее. В некоторых версиях Windows, похоже, что чекбокс заполнен со сплошным квадратом (как в случае «Объединить ячейки» настройки в этом примере).В других версиях Windows, похоже, что флажок недоступен и проверил заодно. В любом случае, этот визуальный cue указывает, что Excel не будет использовать этот параметр как часть его поиска.

3. Укажите формат настройки, которые вы хотите найти .

   Используя диалоговое окно «Найти формат», вы можете укажите любую комбинацию числового формата, выравнивание, шрифт, образец заливки, границы и форматирование. Глава 5 объясняет все это форматирование настройки подробно. Вы также можете искать защищенные и запертые камеры, которые описаны в Глава 16.

4. Когда вы закончите, нажмите ОК, чтобы вернуться к «Найти и заменить» окно .

   Рядом с полем поиска «Найти» появится предварительный просмотр, указывающий на форматирование ячейку, которую вы будете искать, как показано на Фигура 4-14.

   Чтобы снять эти ограничения форматирования, щелкните всплывающее меню справа от формата кнопку, а затем выберите Очистить поиск.

Наконечник

Вместо того, чтобы указывать весь формат настройки вручную, вы можете скопировать их из другого клетка. Просто нажмите Выбрать формат из ячейки кнопка в нижней части диалогового окна “Найти формат” коробка.Указатель изменится на знак плюса с пипетка рядом с ней. Затем щелкните любую ячейку, которая имеет форматирование, которое вы хотите сопоставить. Иметь ввиду что при использовании этого подхода вы копируете все формат настройки.

Рисунок 4-14.Формат поиска диалоговое окно показывает базовый предварительный просмотр вашего варианты форматирования. В этом примере поиск найдет ячейки, содержащие слово «цена», которое также используйте белые буквы, черный фон и шрифт Баухаус.

Поиск и замена значений

Вы можете использовать поисковые мускулы Excel, чтобы найти не только интересующая вас информация, но и также для быстрой и простой модификации ячеек.Excel позволяет вносить два типа изменений, используя свой заменить инструмент:

• Вы можете автоматически изменить содержимое ячейки . Например, вы можно заменить слово Цвет с Цвет или номер 400 $ с 40 долларов США .

• Вы можете автоматически изменить форматирование ячеек . Например, вы можете искать каждую ячейку, содержащую слово Цена или номер 400 $ и поменять заливку цвет.Или вы можете искать каждую ячейку, которая использует конкретный шрифт и измените эти ячейки, чтобы они используйте новый шрифт.

Вот как выполнить операцию замены. В поле ниже приведены некоторые сверхудобные приемы, которые вы можете делать с этим процессом.

1. Переместитесь в ячейку, в которой поиск должен начаться .

   Помните, если вы не хотите искать вся таблица, просто выберите диапазон ячеек вы хотите искать.

2. Выберите «Домой» → «Редактирование» → Найти и выбрать → Заменить или нажать Ctrl + H .

   Появится окно «Найти и заменить» с выбрана вкладка “Заменить”, как показано на рисунке. 4-15.

   Рисунок 4-15. Вкладка “Заменить” очень похожа на вкладку “Заменить”. Найдите вкладку. Даже расширенные параметры такие же. Единственная разница в том, что вам также необходимо укажите текст, который хотите использовать в качестве замены по поисковым запросам, которые вы найдете.

3. В поле «Найти» введите свой поисковый запрос.В поле “Заменить на” введите текст замены .

   Введите текст для замены точно так же, как вы хочу, чтобы это появилось. Если вы хотите установить какие-либо дополнительные параметров, нажмите кнопку Параметры (см. ранее разделы «Расширенный поиск» и «Поиск Форматированные ячейки »для получения дополнительных сведений о вашем выборе).

4. Выполните поиск .

   У вас есть четыре различных варианта. Заменить Все немедленно изменяет все совпадения, которые определяет ваш поиск. Replace меняет только первый совпавший элемент (затем можно нажать “Заменить” снова, чтобы перейти к последующим матчам или выберите любой из трех других вариантов). Найти все работает так же, как та же функция, что описана в рамке в разделе 4.2.5. Найти следующие ходов до следующего матча, где вы можете нажать Заменить, чтобы примените указанное изменение или щелкните любой из другие три кнопки.Варианты замены хороши если вы уверены, что хотите что-то изменить; в варианты поиска работают хорошо, если вы сначала хотите увидеть какие изменения вы собираетесь внести (хотя вы можно отменить любой вариант, используя Ctrl + Z, чтобы выключить команду Отменить).

Примечание

Одна ячейка может содержать более одного матча.В этом случае, нажав Заменить заменяет все вхождения этого текста в вся ячейка.

Заклинание чекер в Excel? Это должно быть для люди, которые не могут правильно написать 138? Дело в том что все больше и больше людей набивают текст – столбец заголовки, блоки комментариев, списки избранных комбинации злаков – в их электронные таблицы.А также Дизайнеры Excel любезно ответили предоставляя ту же самую проверку правописания, что и вы вероятно, используется с Microsoft Word. Как вы могли бы ожидайте, проверка орфографии Excel проверяет только текст пока он пробирается через электронную таблицу.

Примечание

Одна и та же проверка орфографии работает почти во всех Офисное приложение, включая Word, PowerPoint, и Outlook.

Чтобы запустить проверку орфографии, выполните следующие действия. простые шаги:

1. Двигайтесь туда, куда хотите запустить проверку орфографии .

   Если вы хотите проверить весь рабочий лист от начала до конца перейти к первой ячейке. В противном случае перейдите в то место, где вы хотите начать проверку.Или, если вы хотите проверить порцию листа, выберите ячейки, которые вы хотите проверять.

   В отличие от функции «Найти и заменить», Проверка орфографии Excel может проверить только один лист вовремя.

2. Выберите Просмотр → Проверка → Правописание или нажмите F7 .

   Программа проверки орфографии Excel начинает работать сразу, начиная с текущей ячейки и двигаясь вправо, переходя от столбца к столбцу. После того, как он закончит последний столбец текущего строка, проверка продолжается с первого столбца следующий ряд.

   Если вы не начнете с первой ячейки (A1) в ваш рабочий лист, Excel спросит вас, когда он достигнет конец рабочего листа, следует ли продолжать проверка с начала листа. если ты сказать да, он проверяет оставшиеся ячейки и останавливается когда он достигнет вашей отправной точки (сделав пройти через все ваши клетки).

Когда проверка орфографии завершится, появится диалоговое окно сообщает вам, что все ячейки были проверены. Если ваши ячейки проходят проверку орфографии, это диалоговое окно это единственный отзыв, который вы получите. С другой рука, если Excel обнаружит какое-либо возможное правописание ошибок во время его проверки, он отображает орфографию окно, как показано на рисунке 4-16, показывая оскорбительное слово и список предложений.

Окно проверки орфографии предлагает широкий выбор выбор. Если вы хотите использовать список предложения по исправлению, у вас есть три варианта:

• Щелкните одно из слов в списке предложения, а затем нажмите “Изменить”, чтобы заменить ваш текст с правильным написанием.Дважды щелкнув значок слово имеет тот же эффект.

  Рисунок 4-16. Когда Excel встречает слово, которое, по его мнению, написано с ошибкой, отображает окно проверки орфографии. Ячейка, содержащая слово – но не само слово – получает выделен черной рамкой.Excel не позволяет вы редактируете файл, пока открыто окно “Правописание”. активный. Вам нужно либо щелкнуть одну из варианты в окне Правописание или отменить заклинание проверять.

• Щелкните одно из слов в списке предложения и нажмите “Заменить все”, чтобы заменить ваш текст с правильным написанием.Если Excel найдет та же ошибка в другом месте на листе, это автоматически повторяет изменение.

• Щелкните одно из слов в списке предложения и нажмите Автозамена. Excel делает изменение для этой ячейки, и для любой другой слова с похожими ошибками.Кроме того, Excel добавляет исправление в свой список автозамены (описано в разделе 2.2.2). Это означает, что если вы наберете то же самое нераспознанное слово в другую ячейку (или даже другая книга) Excel автоматически исправляет ваша запись.Эта опция полезна, если вы обнаружил ошибку, которую вы часто делать.

Наконечник

Если Excel обнаруживает ошибку, но не выдает вы правильное написание в своем списке предложения, просто введите исправление в «Не в словаре» и нажмите Enter.Excel вставляет ваше исправление в соответствующий клетка.

С другой стороны, если Excel предупреждает вас о слове, которое не означает ошибки (например, название вашей компании или какой-либо специальный термин), вы можете нажать одну из следующих кнопок:

• Игнорировать Как только пропускает слово и продолжает проверка орфографии.Если то же слово встречается в другом месте вашу электронную таблицу, Excel снова предложит вам сделать исправление.

• Игнорировать все пропускает текущее слово и все другие экземпляры это слово по всей вашей таблице. Ты можешь используйте “Игнорировать все”, чтобы заставить Excel игнорировать что-то, что вы не хотите исправлять, например имя человека.В «Игнорировать все» хорошо то, что что Excel больше не запрашивает, если обнаружит то же имя, но он снова спросит вас, если он находит другое написание (например, если вы неправильно написала имя).

• Добавлять в словарь добавляет слово в Excel собственный словарь.Добавление слова – отличный вариант, если вы планируете продолжать использовать слово, которого нет в словаре Excel. (Для Например, название компании является хорошим дополнением к пользовательский словарь.) Не только Excel игнорирует любые вхождения этого слова, но если он найдет похожий, но немного другой вариант этого слово, он предоставляет настраиваемое слово в своем списке предложения.Более того, Excel использует настраиваемый словарь в каждой книге, которую вы пишете проверять.

• Отмена остановки операция в целом. Затем вы можете исправить ячейку вручную (или ничего не делать) и возобновить заклинание проверю позже.

Excel позволяет настроить работу проверки орфографии позволив вам изменить несколько основных параметров, которые контролировать такие вещи, как используемый язык и какие, если есть, пользовательские словари проверяет Excel. Установить эти варианты (или просто взглянуть на них), выберите кнопку Office → Параметры Excel, а затем выберите раздел Proofing (рис. 4-17).

Вы также можете получить доступ к этим параметрам, нажав кнопка “Параметры” в окне “Правописание” во время произнесения заклинания проверка ведется.

Рисунок 4-17. Проверка орфографии параметры позволяют указать язык и несколько других разных настроек. Эта фигура показывает стандартные настройки, которые Excel использует при вы сначала устанавливаете его.

Самая важная настройка проверки орфографии – язык (внизу окна), на котором определяет какой словарь Excel использует файлы. В зависимости от версии Excel, которая вы используете, и выбор, который вы сделали, пока устанавливая программное обеспечение, вы можете использовать один или больше языков во время проверки орфографии операция.

Некоторые другие варианты написания, которые вы можете набор включает:

• Игнорировать слова в ПЕРСОНАЛ . Если вы выберете этот вариант, Excel не будет проверять ни одно слово, написанное на все заглавные буквы (что полезно, когда ваш текст содержит много сокращений).

• Игнорировать слова, содержащие номера . Если вы выберете этот вариант, Excel не проверяет слова, содержащие числа символы, например Sales43 или h4ll0 . Если ты не выберешь этот параметр, тогда Excel помечает эти записи как ошибки, если вы специально не добавили их в собственный словарь.

• Игнорировать Интернет и файл адреса . Если вы выберете этот вариант, Excel игнорирует слова, которые кажутся путями к файлам (например, C: \ Documents и Настройки ) или адреса веб-сайтов (например, http: // FreeSweatSocks.com).

• Флаг повторяется слова . Если вы выберете этот вариант, Excel обрабатывает слова, которые появляются последовательно («the») как ошибка.

• Предлагать с главной словарь только .Если вы выберете это вариант, заклинание чекер не предлагает слова из пользовательского Словарь. Тем не менее, это все еще принимает слово, которое соответствует одна из настраиваемых словарных статей.

Вы также можете выбрать файл, который Excel будет использовать для хранить собственные слова – нераспознанные слова, которые вы добавить в словарь при проверке орфографии в процессе.Excel автоматически создает файл с именем custom.dic для вас, но вы можете захотеть использовать другой файл, если вы делитесь чужим Словарь. (Вы можете использовать более одного пользовательского словарь за раз. Если вы это сделаете, Excel объединит их всех, чтобы получить один список пользовательских слов.) Или ты может захотеть отредактировать список слов, если вы по ошибке добавил то, чего не должно быть там.

Для выполнения любой из этих задач щелкните значок Кнопка “Пользовательские словари”, открывающая Диалоговое окно «Словари» (рис. 4-18).В этом диалоговом окне вы можете удалить свой собственный словарь, измените его или добавьте новый один.

Рисунок 4-18. Excel начинает с индивидуального словарь с именем custom.dic (показан здесь). Добавить существующий пользовательский словарь, нажмите Добавить и перейдите к файлу.Или нажмите «Создать», чтобы создать новый, пустой настраиваемый словарь. Вы также можете редактировать список слов, содержащихся в словаре (выберите его и щелкните Изменить список слов). Фигура 4-19 показан пример словаря редактирование.

Рисунок 4-19. Этот нестандартный словарь довольно скромен.Это содержит три имени и необычное слово. Excel перечисляет слова в алфавитном порядке. Можете добавить новое слово прямо из этого окна (введите текст и нажмите Добавить), удалите один (выделите его и нажмите Удалить), или пойти ядерным путем и удалить их все (нажмите Удалить все).

Примечание

Все пользовательские словари являются обычными текстовыми файлы с расширением .dic. Если ты не скажешь это в противном случае Excel предполагает, что пользовательские словари находятся в приложении Папка Data \ Microsoft \ UProof в папке папка, которую Windows использует для пользовательских настроек.Например, если вы вошли в систему под пользователем аккаунт Brad_Pitt, вы найдете пользовательский словарь в C: \ Documents и Настройки \ Brad_Pitt \ Application Папка Data \ Microsoft \ UProof .

Функция

ЛИСТОВ – служба поддержки Office

В этой статье описаны синтаксис формулы и использование ЛИСТОВ. функция в Microsoft Excel.

Описание

Возвращает количество листов в ссылке.

Синтаксис

ЛИСТЫ (справочные)

Аргументы функции ЛИСТЫ описаны ниже.

• Ссылка Необязательно. Ссылка – это ссылка, для которой вы хотите узнать количество листов, которые она содержит. Если Ссылка опущена, ЛИСТЫ возвращает количество листов в книге, содержащей функцию.

Замечания

• ЛИСТЫ включает все рабочие листы (видимые, скрытые или очень скрытые) в дополнение ко всем другим типам листов (макро, диаграммы или диалоговые листы).

• Если ссылка не является допустимым значением, ЛИСТЫ возвращает # ССЫЛКА! значение ошибки.

• SHEETS недоступен в объектной модели (OM), поскольку объектная модель уже включает аналогичные функции.

Пример

Скопируйте данные примера из следующей таблицы и вставьте их в ячейку A1 нового листа Excel. Чтобы формулы отображали результаты, выберите их, нажмите F2, а затем нажмите Enter. При необходимости вы можете настроить ширину столбца, чтобы увидеть все данные.

Формула	Описание	Результат
= ЛИСТЫ ()	Поскольку не указан аргумент Ссылка, возвращается общее количество листов в книге (3).	3
= ЛИСТЫ (My3DRef)	Возвращает количество листов в 3D-ссылке с заданным именем My3DRef, которое включает Sheet2 и Sheet3 (2).	2

Верх страницы

Excel 2016: Работа с несколькими листами

Урок 9: Работа с несколькими листами

/ ru / excel2016 / понимание-числовые-форматы / содержание /

Введение

Каждая рабочая книга содержит по крайней мере один рабочий лист по умолчанию.При работе с большим объемом данных вы можете создать несколько листов , чтобы упорядочить книгу и упростить поиск содержимого. Вы также можете сгруппировать рабочих листов , чтобы быстро добавлять информацию на несколько рабочих листов одновременно.

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об использовании нескольких листов.

Чтобы вставить новый рабочий лист:

1. Найдите и нажмите кнопку Новый лист в правом нижнем углу окна Excel.
2. Появится новый пустой рабочий лист .

По умолчанию любая новая книга, которую вы создаете в Excel, будет содержать один рабочий лист с именем Sheet1 . Чтобы изменить номер по умолчанию для рабочих листов , перейдите к представлению Backstage , щелкните Параметры , затем выберите желаемое количество рабочих листов для включения в каждую новую книгу.

Чтобы скопировать рабочий лист:

Если вам нужно скопировать содержимое одного рабочего листа на другой, Excel позволяет скопировать существующий рабочий лист.

1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист, который хотите скопировать, затем выберите Переместить или Копировать в меню рабочего листа.
2. Появится диалоговое окно Переместить или скопировать . Выберите, где будет отображаться лист в поле До листа: . В нашем примере мы выберем (перейти в конец) , чтобы разместить рабочий лист справа от существующего.
3. Установите флажок рядом с Создайте копию , затем нажмите ОК .
4. Рабочий лист будет скопирован . Он будет иметь то же название, что и исходный рабочий лист, а также номер версии . В нашем примере мы скопировали рабочий лист ноябрь , поэтому наш новый рабочий лист назван ноябрь (2) . Все содержимое ноябрьского рабочего листа также было скопировано на новый рабочий лист.

Вы также можете скопировать рабочий лист в совершенно другую книгу . Вы можете выбрать любую открытую книгу в раскрывающемся меню В книгу: .

Чтобы переименовать лист:

1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист , который вы хотите переименовать, затем выберите Переименовать в меню рабочего листа.
2. Введите желаемое имя для рабочего листа.
3. Щелкните в любом месте за пределами вкладки рабочего листа или нажмите Введите на клавиатуре. Рабочий лист будет переименован в .

Чтобы переместить лист:

1. Щелкните и перетащите лист, который хотите переместить, пока маленькая черная стрелка не появится над нужным местом.
2. Отпустите мышь. Рабочий лист будет перемещен.

Чтобы изменить цвет вкладки рабочего листа:

1. Щелкните правой кнопкой мыши нужную вкладку рабочего листа и наведите указатель мыши на Цвет вкладки . Появится меню Color .
2. Выберите нужный цвет .
3. Цвет вкладки рабочего листа будет изменен .

Цвет вкладки рабочего листа значительно на менее заметен , когда рабочий лист выбран.Выберите другой лист, чтобы увидеть, как будет выглядеть цвет, если лист не выбран.

Чтобы удалить рабочий лист:

1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист , который вы хотите удалить, затем выберите Удалить из меню рабочего листа .
2. Рабочий лист будет удален из книги .

Если вы хотите предотвратить редактирование или удаление определенных рабочих листов, вы можете защитить их , щелкнув правой кнопкой мыши нужный рабочий лист и выбрав Защитить лист в меню рабочего листа.

Переключение между листами

Если вы хотите просмотреть другой рабочий лист, вы можете просто щелкнуть вкладку , чтобы переключиться на этот рабочий лист. Однако для больших книг это иногда может стать утомительным, так как может потребоваться прокрутка всех вкладок, чтобы найти нужную. Вместо этого вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши стрелки прокрутки в нижнем левом углу, как показано ниже.

Появится диалоговое окно со списком всех листов в вашей книге.Затем вы можете дважды щелкнуть лист, на который хотите перейти.

Посмотрите видео ниже, чтобы увидеть этот ярлык в действии.

Группировка и разгруппировка рабочих листов

Вы можете работать с каждым листом индивидуально, , или вы можете работать с несколькими листами одновременно. Рабочие листы можно объединить в группу . Любые изменения, внесенные в один рабочий лист в группе, будут внесены в на каждый рабочий лист в группе.

Для группировки листов:

1. Выберите первый рабочий лист , который вы хотите включить в группу рабочих листов .
2. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре. Выберите следующий рабочий лист , который вы хотите в группе.
3. Продолжайте выбирать листы, пока не будут выбраны все листы, которые вы хотите сгруппировать, затем отпустите клавишу Ctrl . Рабочие листы теперь сгруппированы .

Пока рабочие листы сгруппированы, вы можете перейти к любому рабочему листу в группе.Любые изменения , внесенные в один рабочий лист, будут отображаться на на каждом рабочем листе в группе. Однако, если вы выберете рабочий лист, которого нет в группе, все ваши рабочие листы станут без группировки .

Чтобы разгруппировать листы:

1. Щелкните правой кнопкой мыши рабочий лист в группе, затем выберите Разгруппировать Листы в меню рабочего листа .
2. Рабочие листы будут разгруппированы . Кроме того, вы можете просто щелкнуть любой рабочий лист, не включенный в группу, чтобы разгруппировать все рабочие листы .

Вызов!

1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
2. Вставьте новый рабочий лист и переименуйте в it Сводка за первый квартал .
3. Переместите рабочий лист Сводка расходов в крайнее правое положение, затем переместите рабочий лист Сводка за 1 квартал так, чтобы он находился между марта и апреля года.
4. Создайте копию рабочего листа «Сводка расходов», щелкнув вкладку правой кнопкой мыши. Не просто копируйте и вставляйте содержимое рабочего листа в новый рабочий лист.
5. Измените цвет вкладки «Январь» на синий и цвет вкладки «Февраль» на красный .
6. Сгруппируйте рабочие листы сентябрь , октябрь и ноябрь .
7. Когда вы закончите, ваша рабочая тетрадь должна выглядеть примерно так:

/ ru / excel2016 / using-find-replace / content /

Как использовать функции ЛИСТОВ и ЛИСТОВ Excel

Функции ЛИСТ и ЛИСТЫ были добавлены в Excel 2013.Функция ЛИСТЫ подсчитывает все листы в ссылке, а Функция ЛИСТ возвращает номер листа для справки.

Введение в SHEET и ЛИСТЫ Функции

Среди новых функций в Excel 2013 – ЛИСТ и ЛИСТЫ.

• ЛИСТОВ функция подсчитывает все листы в ссылке
Функция
• ЛИСТ возвращает номер листа для ссылки

Чтобы узнать, как можно использовать новые функции ЛИСТ и ЛИСТЫ в Excel 2013, пожалуйста, посмотрите этот короткий видеоурок.

Или смотрите на ютубе

Использование функций

Вы можете использовать формулы ЛИСТ и ЛИСТЫ для устранения неполадок. в рабочей тетради.

ЛИСТОВ

• Проверить отсутствующие значения
• Обратите внимание, что листы скрыты

ЛИСТ

• Показать номер листа в списке листов, чтобы найти недостающие номера
• Рассчитать номер листа вверху каждого листа, чтобы определить пробелы. для скрытых листов

ЛИСТЫ Функция

Получить количество листов

Функция ЛИСТЫ сообщает вам, сколько листов находится в ссылке.На снимке экрана ниже эта формула:

= ЛИСТЫ (Dept01: Dept03! I $ 4)

вернет 3 в качестве количества листов в этой трехмерной ссылке.

Проверить отсутствие значений

В приведенной выше формуле функция ЛИСТЫ сообщила нам, сколько листов были в ссылке. Мы могли бы использовать функцию СЧЁТ или СЧЁТ, чтобы посмотрите, есть ли значение на каждом листе.

= COUNTA (Dept01: Dept03! I $ 4)

Затем вычтите количество листов из количества листов, чтобы увидеть, есть ли любые отсутствующие значения.

На листе, показанном выше, есть ссылка на 3 листа, но всего 2 записи. Вы можете проверить листы, чтобы найти недостающие значение.

Уведомление о скрытых листах

В функции ЛИСТЫ, если вы опустите ссылку, она расскажет вам, как в книге много листов – видимых, скрытых или очень скрытых листы.

= ЛИСТЫ ()

На снимке экрана ниже результат 8, но вы видите только 4 вкладки листа.

Если результат ЛИСТЫ не совпадает с количеством видимых вкладок, вы узнаете, что пора искать скрытые листы.

ЛИСТЫ Ограничения

К сожалению, функция ЛИСТ не работает с несколькими ссылками, например:

= ЛИСТЫ (Лист1! B3, Лист2! B3, Лист4! B3)

И вы не можете использовать КОСВЕННЫЙ для создания ссылки на основе имен листов в ячейке, потому что КОСВЕННО не поддерживает 3D-ссылки.

ЛИСТ Функция

Проверьте номер листа

Функция ЛИСТ сообщает вам номер листа для справки. В на снимке экрана ниже эта формула:

= ЛИСТ (Dept02! I6)

возвращает 3 в качестве числа для листа Dept02.

Это вкладка 3-го листа, поэтому вы можете сказать, что ни один из листов до это скрыто.

Функция ЛИСТ может также возвращать номер листа для именованного диапазона. или именованная таблица Excel

См. Номер активного листа

В функции ЛИСТ, если вы опустите ссылку, она сообщит вам номер активного листа.

= ЛИСТ ()

На снимке экрана ниже результат 5, но вкладка 3-го листа активен. Это означает, что перед активным простынь.

Показать номера листов в списке

Функция ЛИСТ принимает обычную ссылку, а не трехмерную ссылку. как функция ЛИСТЫ. Итак, вы можете использовать INDIRECT с SHEET, чтобы показать номера листов в списке имен листов.

На снимке экрана ниже показан лист меню со всеми именами листов. в трудовой книжке. В соседнем столбце эта формула вычисляет имя листа.

= ЛИСТ (КОСВЕННЫЙ (“‘” & $ B3 & “‘! A1”))

Теперь я могу отсортировать список в алфавитном или числовом порядке, и проверьте наличие скрытых листов.

ЛИСТ Ограничения

Функция ЛИСТ, как и было обещано, но было бы неплохо иметь функцию который позволяет получить информацию о листе по его номеру. Или, возможно, мы могли бы использовать номер листа для создания ссылки, просто так как мы можем использовать номер строки и номер столбца.

Таким образом, мы могли бы ссылаться на лист, который находится на -1 или +1 от активный лист.

Загрузить образец файла

Скачать заархивированный образец Файл функций SHEET и SHEETS. В книге также используется FORMULATEXT функция, чтобы показать формулы в примерах ячеек. Эти функции работает только в Excel 2013 или более поздней версии, поэтому вы увидите ошибки, если откроете файл в более ранней версии.

7 советов по работе с несколькими листами в Excel

Работать с MS Excel достаточно сложно, так как с одним листом. Но когда вы работаете с более чем одним листом, сложность работы с этими данными возрастает в десять раз с каждым добавляемым листом.

В помощь, вот несколько основных советов, удобных приемов и информативных руководств, которые упростят вам работу с несколькими листами в Excel в десять раз.

1. Одновременный просмотр нескольких листов

Простой совет для начала – настройка представления.Можно легко потерять представление о том, над каким листом вы работаете, особенно когда вам нужно иметь дело с несколькими листами. Чтобы разместить листы по центру,

а) Откройте книгу в Excel.

b) Нажмите кнопку Новое окно для каждого рабочего листа, который вы хотите просмотреть в этой книге.

c) В каждом новом окне щелкайте вкладку рабочего листа, который хотите просмотреть.

d) После отображения рабочих листов нажмите кнопку Упорядочить все в окне просмотра

e) В следующем диалоговом окне выберите вид компоновки.Убедитесь, что вы поставили галочку в Windows активной книги.

Оттуда вы сможете увидеть с высоты птичьего полета все рабочие листы в рабочей тетради, которые вам нужны.

2. Просмотр дополнительных вкладок рабочего листа

Это еще один простой совет, который может остаться незамеченным. Поскольку полоса прокрутки внизу занимает все пространство в нижней части окна, количество видимых вкладок рабочего листа ограничено. Раздражение, когда у вас больше трех листов.

Чтобы увидеть больше, просто наведите указатель мыши на 3 точки слева от полосы прокрутки. Затем щелкните и перетащите его вправо. Вы сразу же увидите больше вкладок на листе.

3. Объединение рабочих листов в группы

В Excel работа с листами как с одной группой – это более быстрый способ применения формул и форматирования к листам с одинаковым форматированием. Например, предположим, что вам нужно изменить ежемесячную арендную плату и регулярные счета.Если вы переезжаете в сентябре и вам нужно обновить листы бюджета, их группировка позволит вам ввести данные один раз, чтобы обновить всю группу.

a) Щелкните первую вкладку рабочего листа, который вы хотите отредактировать.

б) Затем нажмите + CTRL (для несмежных вкладок листа) или нажмите + Shift (для соседних листов) на других вкладках листа, чтобы добавить его в группу.

c) При необходимости измените ячейку. Нажмите “Ввод”.

Чтобы разгруппировать листы, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию Разгруппировать листы .Это может показаться простым советом, но он очень полезен!

4. Копирование формул между листами

Один удобный совет при работе с данными на листах – копирование формул, требующих повторяющихся вычислений. Мы уже обсуждали этот совет в нашей публикации «Работайте с данными Excel как профессионал с помощью 9 простых советов», но это отличный совет, о котором стоит упомянуть еще раз:

a) Открыв рабочий лист, содержащий формулу, которую вы хотите скопировать, нажмите CTRL + щелкните на вкладке рабочего листа, в который вы хотите скопировать форму.

б) Щелкните или перейдите к ячейке с нужной формулой или данными (на открытом листе).

c) Нажмите F2 , чтобы активировать ячейку.

d) Нажмите Enter. Это повторно введет формулу или данные, а также введет их в ту же соответствующую ячейку на другом выбранном листе.

5. Использование формул для связывания листов

Несмотря на то, что вы думаете, данные на нескольких листах могут быть более эффективными.Когда вам нужно добавить значения ячеек из разных листов, можно создать и использовать формулу, которая может извлекать данные из других листов, которые находятся в той же книге и отформатированы аналогичным образом.

Это руководство от ExcelFormulas дает вам прочное и легкое для понимания объяснение того, как этот трюк может облегчить вашу задачу. Он делает все возможное и даже показывает вам, как одни и те же методы могут быть применены к нескольким книгам.

6.Объединение данных из нескольких листов

Если вам нужно объединить данные из разных листов, это руководство от Tuts + Computer Skills покажет вам шаг за шагом, как объединить данные из нескольких листов в одну сводную таблицу.

Это идеальный вариант, если вы отслеживаете разные типы информации, которые связаны, но разделены на отдельных листах. Вы можете динамически объединять их в один рабочий лист, чтобы обновлять их все сразу.Обратите внимание, что в этом руководстве используется Excel 2013, но он практически не отличается от Excel 2016.

7. Импорт нескольких листов Excel из нескольких книг Excel

Следующий трюк от ExcellsFun немного более продвинутый, но он полезен для переноса данных Excel из разных листов и книг в отдельный рабочий лист с помощью PowerQuery.

Используя пример контрольных листов, используемых для анализа работы торгового представителя, это руководство также ссылается на ресурс, где вы можете получить доступ к этим файлам практики, чтобы получить хороший практический опыт для овладения этим навыком.

Какие у вас есть советы по работе с несколькими листами Excel?

рабочих листов и рабочих тетрадей в Excel

Рабочий лист или лист – это отдельная страница в файле, созданном с помощью программы электронных таблиц, такой как Microsoft Excel или Google Sheets. Книга – это имя файла Excel, содержащее один или несколько листов. Когда вы открываете программу для работы с электронными таблицами, она загружает пустой файл книги, состоящий из одного или нескольких пустых листов, которые вы можете использовать.

Инструкции в этой статье относятся к Excel для Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 и 2010; Excel для Mac, Excel Online и Google Таблицы.

Детали рабочего листа

Вы используете рабочие листы для хранения, обработки и отображения данных.

Основным блоком хранения данных на листе является ячейка прямоугольной формы, расположенная в виде сетки на каждом листе. Отдельные ячейки данных идентифицируются и упорядочиваются с помощью букв вертикального столбца и номеров горизонтальных строк рабочего листа, которые создают ссылку на ячейку, например A1, D15 или Z467.

Технические характеристики рабочих листов для текущих версий Excel включают:

• 1 048 576 строк на лист
• 16 384 столбца на лист
• 17 179 869 184 ячейки на лист
• Ограниченное количество листов в файле в зависимости от объема памяти, доступной на компьютере

Для Google Таблиц:

• 256 столбцов на листе
• 400 000 ячеек для всех листов в файле
• 200 листов на файл таблицы

Имена рабочих листов

И в Microsoft Excel, и в Google Таблицах у каждого листа есть имя.По умолчанию рабочие листы называются Sheet1, Sheet2, Sheet3 и т. Д., Но вы можете изменить эти имена.

Сведения о книге

В Excel используйте следующие сочетания клавиш для переключения между листами:

• Ctrl + PgUp (страница вверх): перейти вправо
• Ctrl + PgDn (страница вниз): перейти влево

В Google Таблицах для переключения между листами используются следующие сочетания клавиш:

• Ctrl + Shift + PgUp : перейти вправо
• Ctrl + Shift + PgDn : перемещение влево

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой Недостаточно подробностей Сложно понять

Основы рабочих тетрадей и листов

Рабочая книга состоит из рабочих листов, которые разделены на строки и столбцы, образующие матрицу ячеек.В ячейки можно вводить данные или формулы. Активная ячейка выделяется прямоугольной рамкой, вы можете переместить активную ячейку, щелкнув другую ячейку мышью или используя клавиши курсора (стрелки).

ВКЛАДКИ

Вкладки похожи на вкладки, которые торчат в картотеке, чтобы помочь вам идентифицировать папку и перейти к ней. StatsDirect использует вкладки в верхней части главного окна StatsDirect для идентификации книг. Если вы щелкнете по одной из этих вкладок, то книга, которую он определяет, будет выбрана в качестве активной книги.Вкладка активной книги показывает полужирный текст на заднем фоне, тогда как вкладка неактивной книги имеет серый фон. При наведении указателя мыши на вкладку книги, которая была сохранена на диск, будут отображаться путь и имя файла книги.

Книги

также используют вкладки внутри себя, на этот раз в нижней части книги. Вкладки книги определяют и позволяют выбирать листы в книгах. Если вы дважды щелкните вкладку рабочего листа, вы можете переименовать его.

ВЫБОР РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Обычно вы делаете большую часть своей работы на одном листе за раз. Это называется активным листом. Когда у вас есть несколько листов в книге, вы можете использовать мышь, чтобы щелкнуть вкладку листа, чтобы сделать его активным. Вкладка выделяется и перемещается поверх других вкладок.

Вы можете сэкономить время и силы, выполняя некоторые задачи сразу на нескольких листах.Например, если вы хотите, чтобы все три листа в вашей книге имели одинаковую информацию о заголовках, вы можете выбрать все три листа и ввести заголовки на активном листе. Заголовки автоматически вводятся в соответствующие ячейки и на других выбранных листах.

Чтобы выбрать несколько листов в конструкторе книг, используйте одну из следующих комбинаций клавиш / мыши, в зависимости от того, хотите ли вы выбрать соседние или несмежные листы:

• CTRL + Щелкните вкладку листа. Выбирает или отменяет выбор несмежных листов.Любые другие выбранные листы остаются выбранными.
• SHIFT + Щелчок на вкладке листа. Выбирает все смежные рабочие листы между активным листом и листом, на котором вы щелкнули. Все остальные листы не выбраны.

ВСТАВКА РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Вы можете вставить один или несколько листов за раз и в любое место в списке вкладок листов. Количество и положение вставленных листов зависит от количества и положения выбранных листов в книге.

1. Выберите рабочий лист справа от того места, куда вы хотите вставить новые рабочие листы.
2. Выберите столько листов справа от этого листа, сколько листов вы хотите вставить. Например, чтобы вставить два листа, выберите два листа.
3. Выберите пункт меню Insert_Sheet.

УДАЛЕНИЕ РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Вы можете удалить один или несколько листов из списка указателя листов, выбрав лист (ы), которые вы хотите удалить, а затем выбрав пункт меню Edit_Delete Sheet.

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ РАБОЧИХ ЛИСТОВ И РАБОТНИКОВ

StatsDirect предоставляет имя по умолчанию для каждого рабочего листа (Лист 1, 2 и т. Д.). Вы можете изменить эти имена, чтобы более полно описать содержимое листов. Например, имена листов на следующем рисунке более наглядны, чем имена листов по умолчанию. Чтобы дать листу имя, дважды щелкните вкладку этого листа или выберите этот лист, а затем выберите поле «Имя» с помощью пункта меню «Параметры формата_листа».Всю книгу можно переименовать, щелкнув правой кнопкой мыши на ее верхней вкладке и используя диалоговое окно именования.

НАСТРОЙКА ОПЦИЙ ДИСПЛЕЯ ДЛЯ РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Вы можете отображать или скрывать различные части рабочих листов. Вы можете скрыть заголовки столбцов и строк, а также линии сетки. Вы можете отобразить рабочий лист в обычном размере, уменьшить или увеличить. Вы также можете выбрать, сколько строк и столбцов вы хотите отображать.По умолчанию отображается максимальное количество строк и столбцов (65 536 строк на 256 столбцов). Вы можете отображать меньше. Строки и столбцы, выходящие за указанные вами пределы отображения, не будут видны, но они могут содержать данные и формулы. Наконец, вы можете указать, как вы хотите отображать формулы. Обратите внимание, что StatsDirect не позволяет скрывать нулевые значения.

Когда отображаются формулы, рабочий лист автоматически удваивает ширину столбцов, чтобы разместить более широкий текст.Если позже параметр «Формулы» не выбран, ширина столбцов возвращается к исходным значениям.

Чтобы изменить параметры отображения рабочих листов:

1. Выберите рабочие листы, параметры отображения которых вы хотите изменить.
2. Выберите пункт меню «Формат_таблицы» и перейдите на вкладку «Просмотр».
3. Выберите нужные параметры просмотра рабочего листа и данных, выбрав или отменив выбор параметров.

НАВИГАЦИЯ С ПОМОЩЬЮ РАБОЧИХ ЛИСТОВ

Вы можете перемещаться по отдельным листам, используя действия мыши или команды клавиатуры.

• Щелчок левой кнопкой мыши перемещает активную ячейку в положение указателя.
• Щелчок правой кнопкой мыши на листе вызывает описательную статистику для столбца, на котором щелкнули.
• Щелчок колесиком или средний щелчок вызывает или отменяет режим прокрутки, который позволяет выполнять прокрутку, перемещая указатель мыши по рабочему листу.
• Щелчок левой кнопкой мыши в заголовках строк или столбцов выделяет всю строку или столбец.
• Щелчок левой кнопкой мыши в верхнем левом углу выделяет весь лист.
• Двойной щелчок левой кнопкой мыши в верхнем левом углу, заголовках строк, заголовках столбцов или вкладках рабочего листа отображает диалоговое окно, которое позволяет вам ввести метку для верхнего левого угла или заголовка столбца или строки, или новое имя для рабочего листа, который был дважды нажат.
• Щелчок левой кнопкой мыши и перетаскивание выбирает диапазон.Если выбраны другие диапазоны, ранее выбранные диапазоны не выбираются.
• CTRL + щелчок левой кнопкой мыши и перетаскивание выделяет диапазон. Если выбраны другие диапазоны, они остаются выбранными.
• SHIFT + щелчок левой кнопкой мыши и перетаскивание Расширяет текущий выбор.
• CTRL + SHIFT. Щелкните заголовки строк, заголовки столбцов или верхний левый угол, чтобы выбрать заголовки строк, заголовки столбцов или верхний левый угол листа.
• Перетаскивание маркера копирования выделенного фрагмента копирует выделение во вновь выбранную область.
• Перетащить границу выделения перемещает выделение в новое место.
• ENTER принимает текущую запись. Когда выбран диапазон и если в параметрах Format_Sheet установлен флажок Enter Moves Down, enter принимает текущую запись и перемещает активную ячейку по вертикали к следующей выбранной ячейке.
• SHIFT + ENTER принимает текущую запись. Когда выбран диапазон и если в параметрах Format_Sheet установлен флажок Enter Moves Down, enter принимает текущую запись и перемещает активную ячейку по вертикали в предыдущую выделенную ячейку.
• TAB принимает текущую запись и перемещает активную ячейку по горизонтали вправо.
• SHIFT + TAB принимает текущую запись и перемещает активную ячейку по горизонтали влево.
• F9 пересчитывает книгу.
• DEL может очистить текущий выбор в зависимости от настройки Разрешить удаление в настройках Format_Sheet.
• Escape отменяет текущую операцию ввода или редактирования данных.
• Стрелка вверх перемещает активную ячейку на одну строку вверх.
• Стрелка вниз перемещает активную ячейку на одну строку вниз.
• Стрелка влево перемещает активную ячейку на один столбец влево.
• Стрелка вправо перемещает активную ячейку на один столбец вправо.
• CTRL Вверх / Вниз / Влево / Вправо перемещает к следующему диапазону ячеек, содержащих данные. Если в направлении, в котором вы движетесь, нет дополнительных данных, перемещается к краю листа.
• Page Up перемещает на один экран вверх.
• Page Down перемещается на один экран вниз.
• CTRL Page Up активирует предыдущий рабочий лист в текущей книге.
• CTRL Page Down активирует следующий рабочий лист в текущей книге.
• Домой переходит в первый столбец текущей строки.
• Конец переходит в последний столбец текущей строки, содержащей данные.
• CTRL Home переходит в строку 1, столбец 1.
• CTRL End переходит к последней строке и столбцу, содержащим данные.
• Блокировка прокрутки заставляет окно просмотра прокручиваться без изменения текущего выбора со всеми клавишами перемещения, кроме Home, End, CTRL Home и CTRL End.
• SHIFT плюс любая клавиша перемещения расширяет текущий выбор.
• ВЫБОР ЯЧЕЕК, СТРОК И СТОЛБЦОВ
  Многие операции требуют выбора одной или нескольких ячеек.Есть три типа выбора: одна ячейка, диапазон ячеек и несколько диапазонов ячеек (несмежные). Курсор рабочего листа всегда находится в ячейке. Ячейка, на которой находится курсор рабочего листа, называется активной ячейкой. Активная ячейка также является выделением или частью выделения. Любые вводимые вами данные всегда помещаются в активную ячейку.
• Чтобы выбрать диапазон ячеек, нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и проведите пальцем по диапазону, который хотите выделить.Когда диапазон выбран, он выделяется.
• Чтобы выбрать несколько диапазонов, нажмите клавишу CTRL, выбирая диапазон с помощью мыши. Любые ранее выбранные диапазоны остаются выбранными.
• После выбора диапазона вы можете переместить активную ячейку в пределах диапазона с помощью клавиш ENTER, SHIFT + ENTER, TAB и SHIFT + TAB. Когда вы используете эти клавиши для перемещения активной ячейки, диапазон остается выбранным.
• Целые строки и столбцы можно выбирать на листе с помощью мыши.