Справка о непривлечении к ответственности за употребление наркотических средств

Справка об отсутствии привлечения к административной ответственности за употребление наркотических средств — это документ, необходимый при устройстве на работу на определенные должности, на которые не допускается прием работников, имеющих наказания за подобные правонарушения.

С 2017 года работодатель в определенных случаях обязан требовать у гражданина при приеме на работу такой документ, как справка об отсутствии административного наказания за употребление наркотических и психотропных средств. Она подтверждает, что гражданин не привлекался к административной ответственности за употребление таких веществ без назначения врача. Соответствующее изменение внесено в (Трудовой кодекс Статья Трудовой кодекс).

Нормативная база

По сути, справка — это подтверждение того факта, что у гражданина нет действующего административного взыскания за ряд соответствующих правонарушений, а именно — употребление:

• наркотических препаратов и средств;
• психотропных веществ;
• новых потенциально опасных психоактивных средств и веществ.

Статья 6.9 КоАП РФ, предусматривающая наказание за это правонарушение, указывает на существенный признак объективной стороны: отсутствует назначение врача. Лицо признается подвергнутым наказанию на период его действия. Таким образом, нельзя принимать на работу лицо только в период действия санкции.

Указание на этот документ содержится в Трудовом кодексе РФ, в ст. 65 он перечислен в списке документов, которые кандидат на должность предоставляет администрации предприятия, куда поступает на работу. Это обязательное требование с 01.01.2017 (для ряда должностей), введенное Федеральным законом № 230-ФЗ от 13.07.2015 (вступили в силу поправка с первого дня 2017 года). В некоторых случаях требуется и справка об отсутствии судимости за наркотики, но в этой статье речь идет о документе, который подтверждает непривлечение к административной ответственности.

В каких случаях требуется

В ст. 65 ТК РФ указано, что документ о непривлечении к ответственности за употребление наркотических или психотропных средств требуется при поступлении на должности или работу, которая связана с деятельностью, несовместимой, в соответствии с законодательством, с наличием у гражданина действующего наказания за подобные правонарушения. То есть лица, подвергнутые наказанию по ст. 6.9 КоАП РФ, к такой деятельности просто не допускаются в течение срока этого наказания.

При приеме на работу справка об отсутствии наркотических средств (так в обиходе называют обсуждаемый документ) потребуется:

Где получить и сколько стоит

Такой документ, как справка об отсутствии употребления наркотических веществ, выдается бесплатно подразделениями МВД РФ. Заявление по форме, утвержденной в Административном регламенте по предоставлению услуги по выдаче этого документа, утвержденном Приказом МВД России от 24.10.2016 № 665.

Заявление подают через портал «Госуслуги» или многофункциональные центры. В заявлении указываются основные данные о заявителе: Ф.И.О., дата и место рождения, полностью паспортные данные. Приложить необходимо общегражданский паспорт. Срок рассмотрения обращения — 30 рабочих дней.

Срок действия

Срок, в течение которого справка об отсутствии наркомании (все тот же документ о непривлечении к ответственности за потребление) является действующей, законом не определен.

---

Скачать справку об отсутствии административной ответственности за употребление наркотических средств

Скачать шаблон заявления на получение справки

Правовые документы

Новости

09.04.2021 В Рязани опубликованы первые приказы о зачислении малышей в детские сады на 2021-2022 учебный год Уважаемые рязанцы!
Информируем вас, что на образовательном портале города Рязани – опубликован приказ о направлении в группы муниципальных дошкольных образовательных  учреждений города Рязани на 2021-2022 учебный год для детей в возрасте от 3 до 4 лет.

09.04.2021 На портале «Госуслуги» можно получить сертификат о прохождении вакцинации от COVID-19 на английском языке 7 апреля 2021 на портале «Госуслуги» запущено автоматическое формирование сертификатов о вакцинации от COVID-19 на английском языке.

09.04.2021 Подтверждение основного вида экономической деятельности завершится 15 апреля! Для подтверждения основного вида экономической деятельности (ОВЭД) по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на 2021 год, организациям необходимо представить в Рязанское региональное отделение ФСС РФ документы не позднее 15 апреля текущего года.

08.04.2021 Отключение электроэнергии в Александро-Невском территориальном отделе ГБУ РО «МФЦ Рязанской области» Уважаемые заявители!
С 12 апреля 2021 года по 16 апреля 2021 года с 9:00 до 16:00 в связи с проведением АО «РОЭК» плановых ремонтных работ будет произведено отключение электроэнергии в Александро-Невском территориальном отделе ГБУ РО «МФЦ Рязанской области».

06.04.2021 Бесплатные семинары по Госуслугам в апреле 2021г. в МФЦ Уважаемые граждане!
ГБУ РО «МФЦ Рязанской области» приглашает Вас посетить бесплатные семинары по основам работы на портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации.

Новости 1 – 5 из 792
Начало | Пред. | 1 2 3 4 5 | След. | Конец

Справка о привлечении к административной ответственности за потребление наркотиков

С 1 января 2017 года граждане имеют право получить государственную услугу по выдаче справок о том, подвергалось или не подвергалось лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

Напомним,” что в связи с внесением изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации для заключения трудового договора по ряду профессий гражданам необходимо в обязательном порядке предоставлять вышеуказанную справку. В частности, это относится к частным детективам и охранникам, лицам, чья работа связана с авиацией, железной дорогой, работой на судах, а также военнослужащим по контракту. Также данная справка понадобится соискателям на оформление разрешения на оружие.

В справке отражается информация 

о наличии (отсутствии) сведений о привлечении лица к административной ответственности по ст. 6.9 КоАП РФ (потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врачалибо новых потенциально опасных психоактивных веществ) и частям 2 и 3 ст. 20.20 КоАП РФ (потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача, новых потенциально опасных психоактивных веществ или одурманивающих веществ на улицах, стадионах, в скверах, парках, в транспортном средстве общего пользования, а также в других общественных местах либо невыполнение законного требования уполномоченного должностного лица о прохождении медицинского освидетельствования).

В справке также указано назначенное административное наказание или размер штрафа или срок административного ареста.

Отражению подлежат сведения, актуальные на дату подачи заявления в соответствие со ст. 4.6 КоАП РФ (срок, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию).

Если эти граждане в текущем году обратятся за предоставлением государственной, услуги по выдаче справки о привлечении (не привлечении) лица к административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, полная информация о привлечении их к ответственности будет отражена в документе.

Граждане, привлекавшиеся к административной ответственности по указанным выше статьям КоАП РФ, не смогут трудоустроиться по ряду специальностей до момента истечения срока давности погашения административного наказания, т. е. в течение года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания (а не с даты вынесения постановления о привлечении к административной ответственности).

Список документов, необходимых для получения данной госуслуги, размещен на официальном сайте Управление МВД России по Камчатскому краю: 41.мвд.рф.

Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней с даты регистрации.

Заявления подаются в информационный центр (ИЦ) Управление МВД России по Камчатскому краю. Кроме того, данную госуслугу граждане могут получить, обратившись в многофункциональные центры (МФЦ).

Полную информацию по предоставлению госу слуг можно найти на сайтах Камчатской полиции (41.мвд.рф) и МФЦ Камчатского края (portalmfc.kamgov.ru).

Добавим, что по данным Управления МВД России по Камчатскому краю в 2016 году за совершение правонарушений, предусмотренных ст. 6.9 КоАП РФ «Потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача» в спецприемник Управления МВД России по Камчатскому края было доставлено 89 граждан, из них 33 были арестованы, остальные уплатили штрафы.

Прокурор города
старший советник юстиции  А.И. Янин

МВД вводит новые справки о судимости, защищенные от подделок — Российская газета

Документ был зарегистрирован в Министерстве юстиции 29 января 2020 года.

По словам официального представителя МВД России Ирины Волк, теперь выдача справок о судимости будет осуществляться на бланках нового образца. Она пояснила, что новые справки будут изготавливаться типографским способом и содержать элементы защиты от подделок – двухстороннюю фоновую защитную сетку на подложке, фоновое изображение герба МВД России и микротекст “МВД России”.

Отмечается, что круг органов, требующих от граждан справки о наличии (отсутствии) судимости, постоянно расширяется. “Подобный документ предоставляется в различные организации, в том числе при трудоустройстве на работу в государственные и частные учреждения в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних, в военные комиссариаты при оформлении службы по контракту и другие органы”, – перечислили в пресс-центре МВД России.

Изображение справки нового образца можно посмотреть на официальном интернет-портале МВД России.

По данным полицейских, в 2019 году за получением справок о судимости обратились более 6 миллионов граждан.

Из изменений еще – положение об обязательном документировании факта выдачи справки в имеющихся журналах, в том числе о лицах ее выдавших и получивших данную справку.

“При этом у граждан остается возможность получить справку в режиме “одного окна” – через многофункциональные центры оказания госуслуг соответствующих территориальных образований (МФЦ), а также удаленно – через федеральную государственную информационную систему “Единый портал государственных и муниципальных услуг” в своем “личном кабинете””, – уточнили в МВД России.

В МВД пояснили, что юридическая значимость справки о судимости в электронной форме и на бумажном носителе одинакова. Кроме того, возможно отправить из “личного кабинета” гражданина справку на адрес электронной почты работодателя. Отмечается, что на Едином портале государственных и муниципальных услуг реализованы механизмы проверки подлинности электронного документа и действительности его подписи. И данная госуслуга предоставляется МВД бесплатно.

“МВД России планирует в перспективе предоставить работодателю возможность проверки подлинности справки о наличии (отсутствии) судимости посредством специального приложения для считывания QR-кода, установленного в мобильном телефоне. Данный механизм позволит за секунды в режиме реального времени получить из специального реестра МВД достоверную информацию по каждой выданной справке”, – заключила Ирина Волк.

Мнение

Дмитрий Краснов, эксперт движения “Сильная Россия” по правовым вопросам, адвокат:

– В настоящее время практически повсеместно вводится требование о предоставлении при трудоустройстве справки об отсутствии судимости. Безусловно, так как расширяется количество организаций, которые будут требовать эту справку, необходимость получения этой справки будет расти. Спрос же рождает предложение, поэтому на рынке появляется, как в истории с липовыми трудовыми и медицинскими книжками, большое количество мошенников, которые начинают подделывать эти справки. Потому что большое количество людей, тем более осужденных, или которые привлекались к уголовной ответственности, что не позволяет им занимать определенные должности, захотят воспользоваться услугами таких мошенников. Люди, которые ранее хотели устроиться на работу, могли пользоваться поддельными справками, и перепроверить это было достаточно сложно. Организация не могла самостоятельно запросить у МВД и узнать, был ли человек судим или нет. Следственные органы, суд мог запросить, другие силовые ведомства. У частных организаций это было недоступно. Новые требования, которые позволят ввести более строгие бланки отчетности, которые будут защищены водяными знаками, определенными реквизитами, которые будет сложно подделать, я думаю, сократят этот черный рынок поддельных документов в этой части. Не думаю, что они убьют его, но сократят серьезно. Второе, они позволят организациям, которые будут брать на работу людей, более серьезно отслеживать их историю, прошлое, и выяснять, лицо было судимо или нет, можно ему доверять ту или иную должность и рассчитывать на них, как на тех лиц, которые соблюдали закон всегда, или нет. Думаю, этот приказ МВД совершенно логичен и своевременен.

18.7. Выдача справки о наличии (отсутствии) исполнительных листов и (или) иных требований о взыскании с заявителя задолженности по налогам, другим неисполненным обязательствам перед Республикой Беларусь, ее административно-территориальными единицами, юридическими и физическими лицами для решения вопроса о выходе из гражданства Республики Беларусь

б) доходы по трудовым договорам (контрактам) от резидентов Парка высоких технологий, Китайско-Белорусского индустриального парка «Индустриальный парк «Великий камень», а также иные доходы, облагаемые по ставке в размере 9 процентов

б) доходы по трудовым договорам (контрактам) от резидентов Парка высоких технологий, Китайско-Белорусского индустриального парка «Великий камень», а также иные доходы, облагаемые по ставке в размере 9 процентов

б) доходы, полученные по трудовым договорам (контрактам) от резидентов ПВТ, Китайско-Белорусского индустриального парка «Великий камень», иные доходы, облагаемые по ставке 9%

б) доходы, полученные по трудовым договорам (контрактам) от резидентов ПВТ, Китайско-Белорусского индустриального парка «Великий камень»

Порядок получения справки об отсутствии штрафов ГИБДД

Хотя бы раз в жизни любой автовладелец сталкивался с необходимостью осуществления разнообразных юридических процедур. Необязательно касающихся автомобилей. А значит, многим знакома ситуация, когда в ряде государственных учреждений при обращении от гражданина может потребоваться справка об отсутствии административных правонарушений, связанных с ПДД. Однако подобные требования порой оказываются неправомерными.

На чьей стороне закон

Справка из ГИБДД стала для многих автомобилистов камнем преткновения во взаимоотношениях с властными структурами. Еще совсем недавно ее могли потребовать при сдаче экзаменов на права, регистрации автомобиля, замене любых документов, касающихся авто.

Однако после волны жалоб и протестов, прокатившихся по российским автомобильным интернет-порталов, Департамент ОБДД МВД РФ был вынужден издать специальное указание (№ 13/5 — 77). В нем сотрудникам МВД были даны разъяснения о недопустимости требования от граждан документов, если это не предусмотрено законом. Правда, как показывает практика, подобное указание на местах выполняется далеко не всегда. Но в данной ситуации автовладельцы могут подать жалобу на действия сотрудников Госавтоинспекции.

Однако в некоторых ситуациях справка об отсутствии штрафов ГИБДД может действительно понадобиться.

• В случаях, когда гражданину необходимо выехать за рубеж, но он значится в качестве должника в базе судебных приставов. В такой ситуации необходимо как можно скорее предоставить справку в Федеральную службу судебных приставов (ФССП), чтобы был снят запрет на выезд.
• При слушании дел об административных правонарушениях, связанных с ПДД, подобная справка может быть дополнительным козырем в защите автолюбителя.

В любых других ситуациях требования о предоставлении справки об отсутствии штрафов ГИБДД являются незаконными, т.к. не регулируются ни одним законодательным и подзаконным актом.

Читаем также:
Стоимость штрафстоянки за сутки
Штраф за несвоевременную постановку на учет

Получение информации о наличии штрафов

Как ни странно, но проверка штрафов ГИБДД в первую очередь нужна самому автовладельцу. Ситуации бывают разные, случаи ошибочной выписки штрафа нередки. И чтобы подобные неожиданности не застали врасплох, лучше периодически устраивать подобную проверку. Тем более что в настоящее время способов осуществить ее немало.

• Во-первых, можно прийти непосредственно в отделение ГИБДД и подать заявление с просьбой предоставить интересующую информацию. Этот способ, конечно, самый проверенный, но не самый удобный из-за очередей в отделении и ограничений по часам приема.
• Во-вторых, автовладельцы могут зайти на сайт местного отделения ГИБДД, где также публикуется информация по выписываемым штрафам.
• Также для проверки можно воспользоваться сайтом ФССП. Но тут следует учитывать, что информация в их базу данных поступает не сразу.
• Возможность проверки штрафа ГИБДД предоставляет и сайт Госуслуг. Данные этого портала считаются самыми точными, т.к. сведения на него поступают сразу из нескольких официальных источников.
• С этой же целью был создан и сервис Яндекс штрафы. Плюс его в том, взыскания (при их наличии) можно оплатить сразу через эту же систему.

А теперь стоит разобраться, где получить справку об отсутствии административных правонарушений, если она все-таки понадобилась, а также что для этого необходимо.

Процесс оформления документа

Собственно, чтобы получить справку об отсутствии штрафов ГИБДД, следует воспользоваться услугами перечисленных сервисов по проверке информации. Правда, в ФССП такой документ выписывать не будут.

Как получить справку об отсутствии штрафов в ГИБДД? Для этого надлежит прийти непосредственно в отделение и подать заявление с просьбой предоставить нужный документ. Заявление может быть оформлено и в электронном виде на сайте ГИБДД. Затребовать справку имеет право любой автолюбитель при предоставлении определенных сведений о себе и своем транспортном средстве. Сама справка регламентированной формы не имеет, срок действия ее ограничен. И лучше такой документ не получать заблаговременно.

Проще всего в настоящее время оформить справку об отсутствии штрафов ГИБДД через онлайн-сервисы. Во-первых, это значительно быстрее, а во-вторых, при обнаружении задолженности ее можно тут же оплатить через интернет.

Читаем также:
Штраф за сбитого лося

Удобней всего получить справку об отсутствии штрафов через портал Госуслуг, где нужно быть зарегистрированным. Процедура занимает несколько минут. Информация после запроса выдается в электронном виде, полученный документ можно распечатать.

Кассация просит судей не горячиться с возвращением административных протоколов

Мурманский областной суд представил на своем сайте справку по результатам обобщения судебной практики применения норм КоАП РФ о возвращении протокола в орган, должностному лицу, его составившему.

Целью обобщения является выявление ошибок, допускаемых при вынесении судьей определения о возвращении протокола об административном правонарушении, а также выявление вопросов, требующих разъяснений.

В частности, Мурманский облсуд отмечает, что, проводя подготовку к рассмотрению дела об административном правонарушении, судья должен проверять полноту представленных материалов не только с точки зрения их соответствия процессуальным требованиям, но и их достаточности для рассмотрения дела по существу с учетом требования статьи 24.1 КоАП РФ о всестороннем, полном, объективном и своевременном выяснении обстоятельств каждого дела, разрешении его в соответствии с законом, обеспечении исполнения вынесенного постановления, а также выявление причин и условий, способствовавших совершению административных правонарушений.

Под неполнотой представленных материалов в статье 29.4 КоАП следует понимать отсутствие в материалах дела доказательств, имеющих значение для характеристики элементов состава административного правонарушения, с учетом требований статьи 26.1 КоАП, устанавливающей круг обстоятельств, подлежащих выяснению по делу об административном правонарушении.  Так, например, если протокол об административном правонарушении составлен по статье КоАП, предусматривающей лишение права управления транспортными средствами (ч. 1 ст. 12.8, ч. 3 ст. 12.27 КоАП и др.), то в материалах дела, направляемых в суд, должны содержаться сведения о наличии у лица, в отношении которого возбуждено дело, водительского удостоверения, поскольку отсутствие таких сведений может вызвать затруднение при последующем рассмотрении дела и квалификации содеянного.

Вместе с тем понятие “достаточности” должно определяться применительно к каждому отдельному случаю. Так, если протокол не имеет существенных изъянов, материалы отвечают требованиям полноты и всесторонности, но судья полагает, что в данном случае, например, нет события или состава конкретного правонарушения, недостаточно сведений о привлекаемом лице для избрания санкции, определение о возвращении протокола не может быть вынесено.

Между тем в практике мировых судей Мурманской области имеются случаи возвращения протокола в связи со следующими обстоятельствами: отсутствие справки о привлечении лица к административной ответственности; отсутствие сведений о наличии у юридического лица, находящегося в стадии ликвидации, возможности для исполнения предписания; отсутствие доказательства неуплаты штрафа; отсутствие сведений о возможности назначения административного наказания в виде ареста; отсутствие реквизитов для перечисления административного штрафа; отсутствие заключения эксперта.

Отсутствие этих сведений нельзя признать недостатком протокола об административном правонарушении.

Для примера областной суд приводит следующие дела. Определением от мирового судьи судебного участка № 3 Октябрьского судебного района в Министерство природных ресурсов и экологии Мурманской области возвращен протокол о правонарушении, предусмотренном частью 1 статьи 20.25 КоАП РФ, в отношении П.

Как следует из протокола, П. не уплатил в установленный законом срок – до /Дата/ административный штраф, назначенный государственным охотничьим инспектором, сведения об отсутствии оплаты проверены в государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах /Дата/ и в день составления протокола /Дата/.

В качестве основания для возвращения протокола судьей указано на отсутствие доказательств неуплаты штрафа в установленный срок.

В то же время, учитывая, что на должностном лице лежит обязанность зафиксировать факт правонарушения по имеющимся у органа административной юрисдикции данным, а проверка и сопоставление доказательств входит в компетенцию судьи на стадии рассмотрения дела, возвращение протокола по указанному основанию нельзя признать правильным.

Определением мирового судьи судебного участка № 2 Североморского судебного района в ГИТ Мурманской области возвращен протокол о правонарушении, предусмотренном частью 23 статьи 19.5 КоАП РФ, в отношении ОАО “***”.

Из материалов дела видно, что общество на дату совершения правонарушения находилось в процессе ликвидации.

Возвращая протокол, мировой судья со ссылкой на часть 2 статьи 2.1 КоАП РФ указал, что материалы дела не содержат сведений о том, что у юридического лица имелась возможность для исполнения предписания и какие меры не были приняты обществом для исполнения предписания.

Между тем подобный вопрос мог быть предметом исследования при рассмотрении дела по существу.

С полным текстом справки Мурманского областного суда по результатам обобщения судебной практики применения норм КоАП РФ о возвращении протокола в орган, должностному лицу, его составившему, можно ознакомиться здесь.

Информационный бюллетень

– Варианты для сотрудников, имеющих право на удаленную работу, с обязанностями по уходу

Варианты для сотрудников, имеющих право на удаленную работу, с обязанностями по уходу

OPM и OMB получили многочисленные вопросы относительно обстоятельств , с которыми сталкиваются сотрудники, имеющие право на удаленную работу, которые несут обязанности по уходу из-за закрытия школ и / или недоступности поставщиков медицинских услуг в результате местных мер предосторожности в отношении COVID-19.Какие варианты есть у агентств для работы с сотрудниками в этих обстоятельствах?

Как пояснила компания OPM в своем руководстве от 7 февраля 2020 г. , использование отпуска по погодным условиям и безопасности, как правило, не подходит для таких сотрудников, поскольку им ничто не мешает безопасно работать дома. (См. Приложение к CPM 2020-02 по адресу https://chcoc.gov/content/human-resources-flexabilities-available-federal-employees-impaked-2019-novel-coronavirus.)

ГИБКИЙ ГРАФИК РАБОТЫ. В качестве одного из способов помочь сотрудникам удовлетворить двойные требования, связанные с работой и уходом в настоящее время, агентствам рекомендуется устанавливать гибкие графики работы (FWS), которые обеспечивают расширенные зоны времени, в течение которых сотрудники могут выполнять удаленную работу, чтобы облегчить выполнение работы, несмотря на обязанности по уходу .FWS позволяет сотруднику выполнять свои 80-часовые двухнедельные базовые рабочие требования, определяя свой собственный график работы в пределах, установленных агентством. FWS состоит из рабочих дней с основным и гибким графиком. Основные часы – это установленный период дня, когда сотрудники должны присутствовать на работе (включая удаленную работу). Гибкие часы – это часть рабочего дня, когда сотрудники могут (в пределах или «диапазонах») выбирать время прибытия и убытия, а также периоды перерыва (т.е., время начала и окончания работы). В рамках FWS maxiflex сотрудник может работать менее 10 рабочих дней два раза в неделю из-за отсутствия основных часов в один (или несколько) обычных рабочих дней. В то же время, в рамках FWS maxiflex, сотрудник мог выбрать более короткий рабочий день и работать более 10 рабочих дней раз в две недели (например, работать в субботу). FWS может помочь сотруднику сбалансировать обязанности по работе и уходу.

ОТСУТСТВИЕ ОТСУТСТВИЯ ОТВЕТСТВЕННОСТИ / АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОТПУСК. В то время как агентства имеют широкие управленческие полномочия по предоставлению оплачиваемых отсутствий по уважительной причине (иногда называемых «административным отпуском») до 5 U.S.C. 301-302, администрация рекомендует не использовать это право для предоставления оплачиваемого отпуска на продолжительные периоды времени для решения проблемы с опекуном. Агентства должны сокращать время на отсутствие по уважительной причине и только на короткие периоды времени.

ОРГАН ПО ОПЛАТЕ ЭВАКУАЦИИ. Агентство может применять правила оплаты эвакуации в ситуации пандемии, когда оно издает устный или письменный (в том числе передаваемый в электронном виде) приказ об эвакуации, требующий, чтобы определенные категории сотрудников не явились на свое обычное место работы в Соединенных Штатах – со своим домом или другой альтернативной работой. место как назначенное «убежище».(См. 5 CFR 550.409.)

В соответствии с правилами оплаты эвакуации OPM, агентство, издавшее приказ об эвакуации, имеет право определять, какую работу и в каком объеме должны выполнять эвакуированные сотрудники: «Эвакуированные сотрудники в безопасных убежищах могут быть назначены для выполнения работы, которая считается необходимой или обязательной для выполнения. выполняться в период эвакуации »(5 CFR 550.406 (a)). Эти полномочия по назначению рабочих мест позволяют агентству предоставлять освобождение от работы по уважительной причине.Использование агентством этих полномочий во время эвакуации не ограничивается правилами OPM, которые регулируют погодные условия и безопасный отпуск. Кроме того, он не полагается на широкие полномочия агентства предоставлять оправданное отсутствие в соответствии с 5 USC. 301-302.

Когда сотрудник эвакуируется в его или ее дом в ситуации пандемии, администрация ожидает, что агентства максимально увеличат эффективность удаленной работы для поддержки миссий агентства. В то же время при определенных обстоятельствах может быть уместным предоставить ограниченное количество уважительных причин.Администрация советует агентствам следовать указаниям в этом разделе часто задаваемых вопросов и экономно сообщать о любом таком уважительном отсутствии.

Что касается предоставления по уважительной причине отсутствия на рабочем месте в соответствии с полномочиями по оплате эвакуации лиц, имеющих право на удаленную работу и не имеющих права на отпуск по погодным условиям и безопасности, Администрация уделяет особое внимание следующим особым обстоятельствам:

• У сотрудника есть ребенок или дети, которые посещают начальную или среднюю школу, закрытую из-за пандемии COVID-19.
• У сотрудника есть младший ребенок или дети, не достигшие школьного возраста, и обычные меры по уходу за детьми не действуют из-за пандемии.
• У сотрудника есть другие члены семьи (например, взрослый ребенок или пожилой родитель с особыми потребностями) в доме, которым требуется уход и присмотр, и другие лица, обеспечивающие уход, недоступны из-за пандемии.

При определении необходимости отсутствия сотрудников по уважительной причине в описанных выше обстоятельствах агентства должны учитывать следующие факторы:

• возраст и потребности ребенка или детей сотрудника в уходе;
• потребности любого взрослого в доме, нуждающегося в заботе со стороны работника;
• количество детей или других лиц в доме, нуждающихся в уходе / присмотре;
• наличие в доме других здоровых взрослых лиц, осуществляющих уход;
• способность работника выполнять работу в периоды, когда прямой уход / присмотр за ребенком или другим лицом не требуется (например,g., пока ребенок спит), после предоставления соответствующих гибких возможностей планирования работы; и
• работник также не получает субсидию по уходу за ребенком за тот же период.

Отсутствие по уважительной причине в соответствии с полномочиями по выплате пособий по эвакуации не заменяет обычный отпуск по болезни в тех случаях, когда федеральный служащий в противном случае надлежащим образом использовал бы отпуск по болезни. Это право на отсутствие по уважительной причине применяется в ситуациях, когда отпуск по болезни недоступен для устранения обстоятельств.

Агентства должны проконсультироваться с отделами кадров и главным юрисконсультом, чтобы определить соответствующие обязательства по трудовым отношениям. Если агентство желает быстро изменить условия FWS и / или использовать этот вариант оправданного отсутствия в связи с обстоятельствами текущей чрезвычайной ситуации, агентству настоятельно рекомендуется как можно скорее начать общение с соответствующими представителями профсоюзов и иным образом удовлетворить любые применимые коллективные переговоры. обязательства по закону при первой возможности.

ПРИМЕЧАНИЕ: Раздел E Закона о реагировании на семейный первый коронавирус (HR 6201, Public Law 116-127, 18 марта 2020 г.) предусматривает до 2 недель (до 80 часов) оплачиваемого отпуска по болезни в экстренных случаях для всех сотрудников федеральной государственной службы в указанные обстоятельства, связанные с COVID-19. Отпуск доступен с 1 апреля 2020 года по 31 декабря 2020 года. В зависимости от обстоятельств отпуск по болезни оплачивается по обычной ставке заработной платы на основе FLSA или по двум третям этой ставки (с учетом установленных законом ограничений на ежедневную оплату). и совокупная денежная стоимость оплачиваемого отпуска).Одно из покрываемых обстоятельств, для которых применяется ставка в две трети, – это когда сотрудник уходит в отпуск по уходу за своим сыном или дочерью, чья школа или место опеки закрыты или чей поставщик услуг по уходу за детьми недоступен по причинам, связанным с COVID-19. Этот закон об оплачиваемых отпусках по болезни находится в ведении Министерства труда, которое публикует информацию и рекомендации по положениям Закона об отпусках по адресу https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic. Агентства должны проконсультироваться со своими советниками по кадрам и генеральным консультантом о том, как применять эти требования.

прототипов административных форм | Услуги по карьере и непрерывному образованию для взрослых

Не заполняйте никаких форм до тех пор, пока вы не подадите формальное заявление на получение школьной лицензии, заполнив заявление на получение школьной лицензии и заполнив необходимую плату.

Введение

Закон об образовании штата Нью-Йорк и Постановления Уполномоченного по вопросам образования предписывают использование различных форм для руководства административными обязанностями и ведением документации в школе

Этот веб-сайт содержит прототипы административных форм, одобренных для использования в частных профессиональных учебных заведениях, не имеющих лицензии. Они должны использоваться в качестве шаблона для форм, которые необходимо создать при подаче заявки на школьную лицензию. Каждый из прототипов содержит необходимую информацию и должен использоваться регулярно, если это практически возможно. Департамент образования штата рекомендует внимательно изучить каждую форму, чтобы полностью понять ее цель и полезность в управлении школой. Обязательно укажите название и предлагаемый адрес школы в каждой форме. Вы также можете определить, изменив форму, она будет лучше соответствовать требованиям вашей школы.Такие изменения приветствуются при условии, что они по-прежнему соответствуют всем требованиям, изложенным в законах и правилах.

Если вы используете формы, созданные другой школой, в качестве шаблона для ваших собственных форм, например для вашего каталога, вы должны раскрыть этот факт и показать письмо от владельца другой школы, позволяющее вам это сделать.

Многие образцы форм содержат параграф или несколько описаний формы и ее назначения. Некоторые разделы также содержат контрольные списки необходимой информации, которая должна быть включена в конкретную форму.

Департамент образования надеется, что эта информация поможет вам в ваших усилиях стать лицензированным / зарегистрированным владельцем / директором школы.

Образцы форм доступны в формате PDF, для которых требуется, чтобы на компьютере была установлена ​​бесплатная программа Adobe Acrobat. Хотя формы PDF нельзя редактировать, их можно распечатать без потери форматирования. Или, если пользователь предпочитает, их можно преобразовать в Microsoft Word или Apache OpenOffice Writer, бесплатное приложение с открытым исходным кодом, для редактирования.

Прототипы административных форм

Руководство по обучению и контролю операторов

Запись о посещаемости

Каталог

План консультирования (возможность пользоваться услугами школы)

Описание того, как школа обеспечивает хорошую посещаемость

Соглашение о зачислении

Форма пропуска

Мастер-преподаватель / Форма расписания занятий

Свидетельство об окончании программы

или диплом

Форма отчета о ходе работ

Форма расчета возмещения

Правила возврата средств

Квитанции для студентов

Брошюра о раскрытии информации для учащихся (права учащихся)

Карточка студенческой книги

Академическая справка

Формы оценки учителей

Политика

| Семья и медицина

Как только становится ясно, что лицо, отвечающее критериям FMLA, отсутствует по причине, соответствующей критериям FMLA, его следует отправить в отпуск по FMLA, и ответственный администратор / руководитель должен предоставить университетскую форму 1516 FMLA: Уведомление о правомочности и правах и обязанностях соответствующему лицу вместе с любые запрошенные формы сертификации, касающиеся отпуска, отвечающего требованиям FMLA. Запросить дополнительную документацию и / или медицинское свидетельство об отсутствии – на усмотрение подразделения.

Лицо, отвечающее критериям

Все типы преподавателей, сотрудников, аспирантов и студентов университета имеют право на отпуск по закону FMLA, если они соответствуют обоим из следующих условий.

• Они проработали в университете не менее 12 месяцев. Эти 12 месяцев не обязательно должны быть подряд; однако, если у подходящего человека был перерыв в работе в университете более семи лет, предыдущие периоды работы не будут учитываться с учетом определенных исключений, установленных федеральным законом.
• Они отработали не менее 1 250 часов в течение 12 месяцев до начала отпуска.

Все оплаченное время должно быть засчитано для определения права на участие.

Соответствующие критериям лица, представленные профсоюзом, сначала подпадают под действие закона FMLA, как указано в их соответствующих коллективных договорах. Представляемые профсоюзом правомочные лица и администраторы подразделений должны в первую очередь обращаться к положениям этих соглашений при оформлении отпуска по FMLA или его администрировании.

Защита отпуска по закону FMLA

Лицо, имеющее право на работу, возвращающееся на работу после отпуска по закону FMLA, может вернуться на ту же или аналогичную должность. Правомочному лицу не гарантируется фактическая должность, которую он занимал до отпуска. «Эквивалентная должность» означает работу, которая практически идентична исходной с точки зрения оплаты, льгот и других условий найма.

Использование оплачиваемого отпуска

Если не указано иное, все правомочные лица обязаны использовать одновременно с отпуском по закону FMLA следующие оплачиваемые отпуска в указанном порядке:

1. По всем квалификационным причинам, кроме рождения ребенка или помещения ребенка на усыновление:
   1. отпуск по болезни или продление заработной платы (включая академическую нетрудоспособность), доступный для использования в соответствии с определением контракта, правила или политики, определяющих причину отпуска;
   2. начисленного компенсационного времени при наличии; и
   3. накопленных отпусков продолжительностью более 10 дней, на которые имеет право Соответствующее лицо.
2. Для отпуска FMLA, взятого в результате рождения или усыновления ребенка, лицо, имеющее право на участие в программе, должно использовать оплачиваемый отпуск, как указано в пункте A. выше, до тех пор, пока соответствующее лицо не выберет оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком Университета. В этот момент оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком имеет приоритет над другими видами доступного оплачиваемого отпуска на время периода отпуска, отвечающего критериям FMLA.

Если порядок, указанный выше, противоречит положениям коллективного договора, условия договора имеют преимущественную силу.

Если отпуск по закону FMLA оплачивается как компенсация за отсутствие работника, то лицо, имеющее на это право, не обязано использовать другие формы оплачиваемого отпуска.

Если у правомочного лица нет соответствующего оплачиваемого отпуска, оно должно взять неоплачиваемый отпуск по закону FMLA.

Соответствие ФЗ

Федеральный закон FMLA будет соблюдаться во всех отношениях в отношении запросов, предоставления и ведения записей для увольнений, соответствующих критериям FMLA. Обратите внимание, что FMLA предоставляет дополнительный отпуск военнослужащим.

Эта политика реализует Политику Попечительского совета в отношении трудовой жизни сотрудников и личных отпусков. Университет предоставляет отпуск по семейным и медицинским вопросам (FMLA) в соответствии с федеральными законами и постановлениями. FMLA предназначен для того, чтобы позволить лицам, имеющим право на участие в программе, сбалансировать свою работу и семейную жизнь, взяв разумный неоплачиваемый отпуск в связи с серьезным заболеванием, рождением или усыновлением ребенка, а также для ухода за ближайшим членом семьи, имеющим серьезное состояние здоровья или который призван на определенную действительную военную службу в Вооруженных Силах.Закон направлен на то, чтобы уравновесить требования на рабочем месте с потребностями семей, способствовать стабильности и экономической безопасности семей, а также продвигать национальные интересы в сохранении целостности семьи.

Отпуск по административным делам (SHRA) – UNC Human Resources

Для того, чтобы событие могло иметь право на административный отпуск по причине отсутствия, оно должно произойти в течение обычного рабочего графика сотрудника. Если в должностные обязанности сотрудника входит посещение мероприятия или мероприятия, то посещаемость будет считаться рабочим заданием и включаться в число отработанных часов для расчета сверхурочной работы для сотрудников, не освобождающих от ответственности в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах.

Руководство отдела предоставляет сотруднику оплачиваемый административный отпуск по причине отсутствия в любой из следующих целей:

• для работы в государственных комиссиях, советах, советах и ​​комитетах
• , чтобы найти и переехать в новое место жительства, когда перевод требуется агентством
• для выздоровления после вакцинации против оспы
• для помещения сотрудника в отпуск по расследованию с сохранением заработной платы (ILWP)
• – для получения дополнительной информации см. Политика дисциплинарных мер и связанных с разлучением сотрудников (SHRA)
• для участия в слушаниях по вопросам компенсации работникам – см. Компенсация работникам для получения дополнительной информации
• для участия в конференциях, которые тесно связаны с работой сотрудника, но не требуются в качестве рабочего задания

Служба государственных советов

Административный отпуск предоставляется сотрудникам для выполнения своих обязанностей в качестве членов советов, комиссий, советов и комитетов, учрежденных Генеральной Ассамблеей или другими органами, учрежденными Губернатором и Государственным советом.Если сотрудник обязан присутствовать на каком-либо собрании в рамках своих должностных обязанностей, это будет считаться рабочим заданием, а не увольнением. Сотрудники не могут принимать плату за обслуживание, если иное не предусмотрено законом; но они могут удержать возмещение понесенных расходов при условии, что они не возмещаются за те же расходы Университетом.

Перевод сотрудников

Когда сотрудник переезжает в новое место службы в 35 милях или более от его / ее текущего места жительства, руководство департамента имеет право по своему усмотрению возместить расходы на переезд, если сотрудник решит сменить место жительства в связи с новым местом службы.Административный отпуск может быть предоставлен максимум на три поездки по три дня каждая для поиска нового места жительства. Во время перемещения работником домашнего хозяйства и личных вещей из старого места жительства в новое может быть предоставлен административный отпуск продолжительностью до двух дней.

Вакцинация против оспы

Административный отпуск (до 480 часов) применяется, если у работника, получившего прививку от оспы, наблюдается неблагоприятная медицинская реакция на вакцинацию, или если работник постоянно или временно проживает в доме человека, который получил вакцинацию против оспы, и отсутствие у сотрудника вызвано неблагоприятной медицинской реакцией в результате контакта с вакцинированным лицом или необходимостью ухода за вакцинированным лицом, у которого была неблагоприятная медицинская реакция на вакцинацию.Руководство отдела может потребовать от работника получить справку от поставщика медицинских услуг, обосновывающую необходимость отпуска после первых 24 часов (трех дней) взятого отпуска.

Что такое медсестра-администратор? Требования к образованию и ролям

Медсестра-администратор управляет медперсоналом в медицинском учреждении. Медсестры-администраторы имеют лицензию, ученые степени и опыт работы.

Для надежной системы здравоохранения нужны чуткие и внимательные медсестры.Это также относится и к администраторам медсестер. В то время как медсестры и практикующие медсестры несут ответственность за первичную помощь пациентам, администратор медсестер наблюдает за работой других медсестер. У медсестры-администратора широкий и разнообразный круг обязанностей. Традиционно основным компонентом их работы является наблюдение за медперсоналом в своем медицинском учреждении, включая клиники, медицинские учреждения и другие учреждения.

Многие медсестры-администраторы начинают свою карьеру в качестве дипломированных медсестер, чтобы получить полное представление о повседневных задачах и проблемах медсестры.По мере накопления опыта они могут получить ученую степень и перейти к роли администратора, уделяя особое внимание стратегическому управлению персоналом, уходом за пациентами и ресурсами, а также поддерживая и поддерживая политику регулирования.

Роль медсестры-администратора часто бывает гибкой и обычно действует в двух основных областях. Во-первых, медсестры-администраторы контролируют работу и функционирование персонала, решают кадровые вопросы и решают любые проблемы, которые возникают у бригады. Во-вторых, они также являются частью административной группы своей организации, где они сосредоточены на областях финансов, людских ресурсов и соблюдения протоколов.

Рекламное объявление NursePractitionerSchools.com – это сайт с рекламной поддержкой. Рекомендуемые или проверенные партнерские программы, а также все результаты поиска, поиска или соответствия школ предназначены для школ, которые нам компенсируют. Эта компенсация не влияет на рейтинг наших школ, справочники по ресурсам или другую независимую от редакции информацию, опубликованную на этом сайте.

Избранные онлайн-программы

Найдите программу, которая отвечает вашим потребностям в доступности, гибкости и образовании, в аккредитованной онлайн-школе.

Обязанности медсестры-администратора

В зависимости от специальности повседневные задачи медсестры-администратора могут различаться.Как правило, в обязанности входит наблюдение за медперсоналом, мотивация их к тому, чтобы они хорошо выполняли свою работу, и наблюдение за помощниками администратора. Другие обязанности включают управление финансами, создание бюджетов, ведение учета услуг и ресурсов учреждения, выполнение нормативных требований учреждения, которое они обслуживают, и обеспечение того, чтобы все задачи выполнялись эффективно и с минимальными затратами. Администраторы медсестер также несут ответственность за выполнение необходимых сестринских процедур в медицинском учреждении.В их административные обязанности входит посещение собраний, проведение обзоров эффективности и разработка кадровых процедур. Их роль – управленческая и офисная.

Администраторы медсестер также должны гарантировать, что их отделения всегда соблюдают закон. Хотя они постоянно способствуют развитию персонала, они также должны вмешиваться в случае возникновения конфликта и при необходимости проводить консультации с сотрудниками.

Лучшие медсестры-администраторы увлечены своей работой и обеспечивают наилучший уход за персоналом в своем учреждении.Они не просто контролируют медперсонал; они также обеспечивают профессиональное и личностное развитие своих сотрудников. Они несут ответственность за набор нового медперсонала, консультирование сотрудников и увольнение в случае необходимости. Они выступают в качестве образцов для подражания и наставников для медсестер и следят за тем, чтобы каждый их персонал имел соответствующие лицензии, полномочия и сертификаты.

Навыки и личные качества медсестры-администратора

Идеальная медсестра-администратор должна демонстрировать сильные лидерские качества и навыки межличностного общения.Они должны быть готовы к переменам, быть готовыми работать сверхурочно и всегда быть на связи в экстренных случаях. Они должны уметь ладить с разными типами членов команды и эффективно общаться с ними. Они должны мотивировать своих сотрудников на позитивный настрой, демонстрируя при этом те же качества в себе.

Находясь на руководящей должности, медсестры-администраторы должны осознавать талант и ограничения своего персонала, предоставляя им достаточно места для расширения своих возможностей.Медсестер-администраторов часто называют ниндзя тайм-менеджмента, потому что они сами руководят своим расписанием и помогают другим лучше управлять своим временем.

Наряду с глубоким знанием принципов ведения бизнеса медсестры-администраторы также должны обладать организационными навыками и навыками управления ресурсами, а также навыками критического мышления и решения проблем. Высокая толерантность к стрессу, рассудительность и высокий эмоциональный интеллект также являются важными характеристиками медсестер-администраторов.

Медсестра-администратор Требования к образованию и опыту

Успешная медсестра-администратор должна сочетать знания и опытные деловые навыки. Как правило, они имеют значительное формальное образование, включая ученые степени. Обычно они получают степень бакалавра сестринского дела, а затем степень магистра сестринского дела. Программы магистратуры доступны как на территории кампуса, так и в Интернете.

Магистратура может быть завершена за 18–24 месяца.Однако некоторые ускоренные программы можно завершить раньше. После получения степени магистра медсестра-администратор должна пройти сертификацию в Американском центре сертификации медсестер.

Вот краткое пошаговое руководство о том, как стать успешным медсестрой-администратором:

1. Получите аккредитованную степень бакалавра медсестер (4 года).
   Медсестры-администраторы должны получить степень бакалавра наук по сестринскому делу (BSN) в аккредитованном учреждении, чтобы создать прочную основу для профессиональной сестринской практики.
2. Получите опыт работы дипломированной медсестрой (варьируется).
   Выпускники BSN должны будут сдать экзамен на получение лицензии Национального совета для зарегистрированных медсестер (NCLEX-RN), чтобы практиковать на законных основаниях. Большинство работодателей требуют, чтобы администраторы медсестер имели как минимум пятилетний опыт работы медсестрой и как минимум один год опыта работы на уровне управления.
3. Получите степень магистра или доктора в области сестринского дела (2–4 года).
   Медсестры-администраторы обычно имеют степень магистра сестринского дела (MSN) или доктора сестринской практики (DNP), специализирующуюся на администрировании.Программы по сестринскому делу сертифицированы либо Комиссией по университетскому сестринскому образованию (CCNE), либо Комиссией по аккредитации по образованию в области сестринского дела (ACEN).
4. Подать заявку на сертификацию в области сестринского дела (менее 1 года).
   Последний шаг к тому, чтобы стать администратором медсестер, – это получить соответствующий сертификат Американского центра сертификации медсестер (ANCC). Некоторые медсестры-администраторы предпочитают получать аттестат сертифицированного совета медсестер (NE-BC), предназначенный для демонстрации знаний и первоклассных навыков в управлении повседневной деятельностью сестринских отделений потенциальным работодателям.

   Для получения этого сертификата медсестры-кандидаты должны соответствовать всем требованиям и получить проходной балл на квалификационном экзамене. ANCC предлагает этот экзамен как компьютерный тест, и кандидаты должны сдать 3,5-часовой экзамен в течение 90-дневного окна в удобном месте в своем районе. Поскольку учетные данные действительны только в течение пяти лет, необходимо регулярно продлевать сертификат, продолжая обучение.

   Обратите внимание, что администратор, работающий в учреждении долгосрочного ухода, также должен иметь соответствующую государственную лицензию, руководство к которой можно получить в Национальной ассоциации административных советов по долгосрочному уходу.

Где работают медсестры-администраторы?

Медсестры-администраторы работают во всех медицинских учреждениях, включая больницы, дома престарелых, клиники и другие медицинские учреждения. Их роль заключается в работе в офисе или посещении собраний, и они часто не имеют прямого контакта с пациентами. Вместо этого они несут ответственность за руководство сестринской деятельностью в организации, а также за планирование и управление клиническими программами. Помимо должности администратора медсестры, другие должности включают менеджера медсестры, директора медсестры и главного медсестры.

Медсестры-администраторы могут управлять большой бригадой в большой городской больнице или они могут контролировать небольшую бригаду медсестер в учреждении сестринского ухода. Они также могут работать консультантами, предоставляя свой опыт одному или нескольким медицинским учреждениям. По мере расширения возможностей общего управления здравоохранением администраторы медсестер могут также взять на себя управление и надзор за всем медицинским учреждением.

В зависимости от учреждения, в котором они работают, администраторы медсестер могут иметь разные уровни ответственности.В то время как некоторые могут работать в качестве менеджеров первого уровня, напрямую координируя сестринские услуги, другие могут работать в качестве менеджеров среднего звена, контролируя сразу несколько медсестринских подразделений. Другие также могут быть назначены на руководящие должности в организации.

Медсестра-администратор Заработная плата

Медсестры-администраторы – одни из самых высокооплачиваемых медсестер в США. По мере развития здравоохранения и роста потребности в медсестрах-администраторах появляется множество прибыльных возможностей, которыми могут воспользоваться медсестры-администраторы.В зависимости от местоположения, образования, многолетнего опыта, типа работодателя, специализации и уровня ответственности заработная плата медсестры-администратора может варьироваться.

Медсестры-администраторы получают среднюю зарплату 81 962 доллара в год, согласно Payscale, хотя зарплата может варьироваться от 58 518 до 121 870 долларов в год. Согласно другому источнику, Бюро статистики труда (BLS 2018), средняя годовая зарплата на этой должности составляет 98 350 долларов США по стране. BLS также сообщил, что ожидается, что возможности трудоустройства для менеджеров в области медицины и здравоохранения вырастут на 20 процентов в национальном масштабе в период с 2016 по 2026 год, что почти в три раза превышает средний показатель для всех профессий.

Связанные часто задаваемые вопросы

Продвинутые программы медсестер

Похожие сообщения

Надвигающаяся нехватка поставщиков первичной медицинской помощи: Средний Запад

Отсутствие доступа к первичной медико-санитарной помощи в Соединенных Штатах – одна из основных причин, по которой Фонд Содружества оценивает США как худшую систему здравоохранения в богатых странах. Заглядывая в будущее, можно сказать, что надвигающаяся нехватка поставщиков первичной медико-санитарной помощи указывает на то, что эта проблема будет только усиливаться, особенно на Юге и Среднем Западе.

НП Оклахомы: борьба за полный авторитет

Учитывая неопровержимые доказательства того, что НП предоставляют рентабельную и безопасную медицинскую помощь своим пациентам, для Оклахомы пора избавиться от ненужных ограничений практики, чтобы НП могли помочь уменьшить надвигающуюся нехватку поставщиков первичной медико-санитарной помощи.

Надвигающаяся нехватка поставщиков первичной медицинской помощи на северо-западе

Доказано, что первичная медико-санитарная помощь, когда она доступна и освещается в общинах, уменьшает неравенство в отношении здоровья между социальными классами.Будущее здравоохранения на Северо-Западе и во всей стране зависит, среди прочего, от реформирования систем страхования, политики и образования.

Руководство по управлению бизнесом | Офис контролера

Это руководство предназначено для предоставления руководителям отделов и финансовым представителям сводного обзора их финансовых и административных обязанностей. Он не содержит подробных процедур или инструкций по заполнению форм или конкретных финансовых операций.Вместо этого он предоставляет краткие инструкции о рациональных методах ведения бизнеса и внутреннем контроле, необходимых для обеспечения надлежащего управления ресурсами, выделенными вашему отделу.

О руководстве по ведению бизнеса в отделе

Как крупное, комплексное учреждение, поддерживаемое штатом, Университет штата Флорида должен основывать свою политику и процедуры на применимых государственных и федеральных законах и постановлениях.В этом руководстве упоминаются наиболее важные налогово-бюджетные политики. Кроме того, отдельные факультеты могут разрабатывать политику и процедуры в дополнение к общей политике университета. Как руководитель отдела вы должны знать, как эти политики, законы и постановления могут ограничивать или иным образом влиять на ваши решения и действия.

В этом руководстве представлены минимальные требования к управлению административными обязанностями вашего отдела. Вы также будете нести ответственность за разработку подробных письменных процедур для административных обязанностей и задач для вашего отдела, чтобы вы могли эффективно сообщать шаги, необходимые для выполнения этих функций.Эти процедуры также сделают возможным более эффективный переход в случае текучести кадров или их отсутствия.

Руководство по управлению бизнесом в подразделении – Внутренний контроль и предотвращение мошенничества

Цели внутреннего контроля

Внутренний контроль – это методы и процедуры, разработанные руководством для обеспечения разумной уверенности в достижении следующего:

• Эффективные и эффективные операции
• Надежная финансовая и операционная отчетность
• Соответствие применимым нормам, законам и постановлениям
• Защита ресурсов от потерь из-за растраты, злоупотребления, бесхозяйственности, ошибок и мошенничества

Проще говоря, система внутреннего контроля – это, по сути, система сдержек и противовесов.

Роль подразделения во внутреннем контроле

1. Установите «тон наверху» и продвигайте этическую бизнес-среду, обеспечивая структуру, обратную связь и дисциплину.

2. Оцените риски, характерные для вашей деятельности, и разработайте систему контроля для устранения рисков, которые могут помешать достижению поставленных целей.

3. Создание и поддержание контрольных мероприятий, таких как выверка, согласование и анализ операционной деятельности.

4.Обеспечьте надлежащий доступ к университетской информации и системам и их использование.

5. Мониторинг системы контроля и действий для своевременного выявления и устранения неисправностей.

Виды внутреннего контроля и единой контрольной деятельности

Превентивный и детективный – это два основных типа контроля.

Превентивные меры контроля – Предназначены для предотвращения ошибок или нарушений и, таким образом, избежания затрат на исправления.Примеры общепринятых профилактических мероприятий включают:

• Разделение обязанностей
• Надлежащая авторизация для предотвращения ненадлежащего использования организационных ресурсов
• Стандартизированные формы
• Физический контроль над активами
• Компьютерные пароли
• Компьютеризированные методы, такие как лимиты транзакций и системные изменения

Детективный контроль – Предназначен для измерения эффективности превентивного контроля и обнаружения ошибок или нарушений в случае их возникновения.Эти меры менее эффективны и более дороги, чем превентивные меры, поскольку они происходят в конце процесса. Примеры общих действий детективного контроля включают:

• Проверки эффективности и гарантии качества
• Сверки
• Денежные счета
• Инвентаризационный подсчет и сравнение с инвентарными записями

Цели процесса внутреннего контроля

Хорошо спроектированный процесс с надлежащим внутренним контролем должен соответствовать большинству, если не всем целям контроля системы.Систему внутреннего контроля можно оценить, оценив ее способность достигать семи общепринятых целей контроля:

1. Авторизация – Все транзакции предварительно одобряются ответственным персоналом.
2. Полнота – Все действительные операции включаются в бухгалтерские записи.
3. Точность – Все действительные транзакции точны, согласуются с данными исходной транзакции, а информация записывается своевременно.
4. Срок действия – Все зарегистрированные операции достоверно отражают экономические события, которые действительно произошли, носят законный характер и были выполнены в соответствии с общим разрешением руководства.
5. Физические гарантии и безопасность – Доступ к физическим активам и информационным системам контролируется и должным образом ограничивается уполномоченным персоналом.
6. Обработка ошибок – Ошибки, обнаруженные на любом этапе обработки, получают немедленные корректирующие действия и сообщаются соответствующему уровню управления.
7. Разделение обязанностей – Обязанности назначаются отдельным лицам таким образом, чтобы никто не мог контролировать как функцию записи, так и процедуры, связанные с обработкой транзакции.

Компоненты внутреннего контроля

Внутренний контроль состоит из пяти взаимосвязанных компонентов: контрольная среда , оценка рисков, контрольные действия, информация и коммуникации, а также мониторинг .Каждый из этих компонентов является неотъемлемой частью процесса управления и играет определенную роль в процедурах внутреннего контроля департамента.

Контрольная среда – Отношение к внутреннему контролю и добросовестному управлению (т.е. «тон наверху»). Факторы контрольной среды включают честность, этические ценности и компетентность сотрудников организации, философию и стиль работы руководства, а также то, как руководство распределяет полномочия и ответственность, а также организует и развивает свои человеческие ресурсы.

Оценка рисков – Выявление рисков, которые могут помешать эффективному и результативному достижению целей и задач организации. Важным первым шагом в этом компоненте внутреннего контроля является постановка четких и последовательных целей. Кроме того, следует разработать подход к управлению рисками, чтобы гарантировать, что эти риски надлежащим образом снижены.

Контрольные мероприятия – Политики, процедуры, методы и механизмы, внедренные руководством для обеспечения выполнения указаний руководства для достижения целей организации.Контрольные действия происходят во всей организации, на всех уровнях и во всех функциях. Каждый отдел уникален, и в политике и процедурах университета конкретно изложены только самые основные меры контроля. Таким образом, менеджеры несут ответственность за определение других подходящих контрольных мероприятий, чтобы должным образом снизить уникальные риски своих подразделений.

Информация и коммуникация – Система, которая идентифицирует, фиксирует и передает соответствующую информацию своевременно и эффективно, позволяя людям выполнять свои обязанности.Эффективная коммуникация должна течь вниз, через и вверх по организационной структуре. Департамент также должен эффективно взаимодействовать с внешними сторонами, такими как студенты, спонсоры исследований, выпускники и административные отделы. Административные отделы призваны помочь отделам в достижении операционных целей без нарушения действующих законов, постановлений или политик университета.

Мониторинг – Оценка качества работы с течением времени, чтобы гарантировать, что результаты аудитов и других проверок будут оперативно решены и что внутренний контроль продолжает работать эффективно.Эта оценка должна включать обеспечение того, чтобы руководители знали свои обязанности по внутреннему контролю и мониторингу. Он также должен включать выполнение отдельных оценок внутреннего контроля центральными подразделениями, аудиторскими службами и / или другими независимыми сторонами.

Обнаружение и предотвращение мошенничества

Независимо от того, насколько хорошо разработан внутренний контроль, он может обеспечить только разумную уверенность в том, что цели будут достигнуты. В частности, нельзя разрабатывать системы внутреннего контроля с расчетом на то, что они обнаружат все случаи мошенничества.Однако эффективный внутренний контроль чрезвычайно полезен для защиты Университета не только от мошенничества, но и от растраты, злоупотребления и неправильного использования ресурсов.

Университет категорически не приемлет мошеннических, неэтичных и других нечестных действий. Если ожидается или обнаружено мошенничество, в соответствии с политикой университета сотрудники обязаны немедленно уведомить своего руководителя, который, в свою очередь, должен уведомить Управление аудиторских служб (OAS), или, если действия выглядят преступными, руководитель должен уведомить университет. Полицейское управление.Если у вас есть основания подозревать, что ваш руководитель может быть причастен к мошенничеству, вы должны немедленно уведомить OAS или полицию бывшего Советского Союза, если это необходимо.

Важно помнить, что сотрудники, которые добросовестно сообщают о подобных противоправных действиях, защищены от репрессалий политикой университета и, в некоторых случаях, Законом Флориды об информаторах (раздел 112.3187 статута Флориды). Закон также предусматривает сохранение конфиденциальности вашей личности.

Контрольный список внутреннего контроля – инструмент оценки

Доступен обширный контрольный список внутреннего контроля , который охватывает вопросы контроля в следующих областях:

• Контрольная среда
• Составление бюджета, бухгалтерский учет и финансовая отчетность
• Взыскание, зачисление и возврат денежных средств
• Учет имущества
• Удобства
• Заработная плата
• Управление человеческими ресурсами
• Закупки и выплаты
• Путешествие
• Управление исследованиями и поддержка
• Информационные технологии

Руководители должны заполнять эту анкету ежегодно, чтобы обеспечить механизм для оценки осведомленности о требованиях, связанных с адекватными стандартами внутреннего контроля, и оценки деловой практики вашей организации относительно этих требований.

ресурсов

Руководство по управлению бизнесом в департаменте – Имущество и оборудование

Обзор

Материальная личная собственность, часто называемая мебелью и / или оборудованием (F&E), представляет собой предмет мебели, оборудования или другого материального актива, который не является частью несущей конструкции здания или постоянно прикреплен к нему. F&E, постоянно прикрепленная к зданию, называется стационарным оборудованием и капитализируется за счет ремонта здания или затрат на строительство.

единиц F&E стоимостью 5000 долларов и более и сроком полезного использования более одного года капитализируются и регистрируются в системе управления активами Университета. Канцелярия Контролера проверяет закупки на сумму 5000 долларов и более, чтобы убедиться в соблюдении критериев оприходования, и принимает окончательное решение при определении того, капитализировать ли предмет или списать его на расходы.

Президент несет полную ответственность за всю собственность Университета, причем эта ответственность возлагается на вице-президентов и деканов / директоров или их представителей.

F&E нельзя утилизировать (продать, списать, разобрать, пожертвовать или бросить), удалить с территории кампуса, физически передать, одолжить или обменять каким-либо отделом без надлежащих разрешений. Департаменты несут ответственность за сохранность всего оборудования и других активов, закрепленных за их организацией, включая предметы, которые больше не нужны, до тех пор, пока F&E не будет надлежащим образом утилизирован в соответствии с политикой университета.

Руководство университета

Офис контролера несет ответственность за:

• Установление политик и процедур, которые помогают обеспечить подотчетность и охрану имущества Университета
• Обеспечение соблюдения применимых законов, правил и внутренних политик и процедур в отношении собственности университета
• Координация ежегодной инвентаризации
• Учет приобретения, передачи и отчуждения основного имущества
• Поддержание амортизации основного имущества в течение надлежащего расчетного срока полезного использования
• Ведение учета собственности в системе OMNI

(Политика OP-D-2-F – свойство )

Внутренний контроль

• Обеспечьте надлежащее разделение обязанностей.Лицо, которому назначена роль составителя инвентаризации, не должно также быть управляющим имуществом или хранителем имущества.
• Обеспечить надлежащее разрешение на приобретение, отчуждение, передачу, обмен, удаление или изменение местонахождения физического имущества.
• Проверить полноту, точность и достоверность учетных записей собственности путем проведения ежегодной инвентаризации основных средств подразделения.
• Обеспечивать физическую защиту и безопасность имущества ведомства, обеспечивая его разумную защиту от кражи и вандализма.
• Обеспечьте меры безопасности для защиты конфиденциальных данных. Надлежащим образом своевременно уведомлять офис контролера и университетскую полицию обо всех пропавших вещах.

Обязанности отдела

• Эффективное управление и защита собственности вашего отдела. Это включает контроль над расходными материалами (стоимостью менее 5000 долларов США), которые легко можно использовать в личных целях; например, компьютеры, фотоаппараты и другие электронные устройства.
• Выполнение оценки рисков (как финансовых, так и операционных) в отношении имущества ведомства для выявления тех предметов, которые особенно подвержены риску или уязвимы к потере.
• Обеспечение маркировки основных средств Университета в соответствии с применимыми политиками и процедурами ( OP-D-2-F Property | D6 ).
• Обеспечение выполнения ежегодной инвентаризации основных средств, находящихся на вашем хранении.
• Назначение сотруднику каждой из следующих ролей, если это применимо (по возможности, одному и тому же сотруднику не следует назначать более одной роли):
  • Управляющий недвижимостью – Разрешает любую передачу или отчуждение активов ведомства
  • Хранитель имущества – определяет и маркирует имущество университета, ведет учет имущества департамента и обеспечивает надлежащее обслуживание имущества департамента
  • Инвентарь – Выполняет ежегодную инвентаризацию имущества ведомства
• Своевременное предоставление информации, не связанной с бухгалтерским учетом, в офис контролера, например, перевод основных средств между объектами или уведомление о новом управляющем имуществом / хранителю имущества.
• Обеспечение успешного завершения обучения управляющего недвижимостью и хранителя недвижимого имущества (BTPT01). Другой персонал отдела с обязанностями, связанными с недвижимостью (например, составитель инвентаризации), также настоятельно рекомендуется пройти это обучение.
• Ведение журналов технического обслуживания имущества, приобретенного по федеральным фондам.

Ресурсы

Руководство по ведению бизнеса в департаменте – Учет объектов и строительства

Обзор

Департамент объектов отвечает за надзор и управление всеми аспектами проектирования и строительства всех объектов Университета, в том числе:

• Выбор архитекторов / инженеров и подрядчиков
• Ведение переговоров и подготовка всех договоров
• Контроль, координация и интеграция процесса проектирования
• Внутреннее проектирование и техническая поддержка небольших проектов
• Осуществление строительного надзора и контроля качества на местах
• Утверждение счетов и отслеживание расходов и хода проекта

Офис контролера, Служба бухгалтерского учета и отчетности , отвечает за:

• Установление руководящих принципов бухгалтерского учета для всех проектов строительства, реконструкции и ремонта университета, соответствующих общепринятым принципам бухгалтерского учета
• Ведение подробных записей по всем проектам капитальных вложений, осуществляемым Университетом
• Координация трансфертов на строительные проекты
• Обработка платежей поставщикам по строительным объектам

Руководство университета

В соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета в Университете насчитывается:

1. Все новые строительные объекты, которые увеличивают площадь зданий университета.
2. Реконструкция и ремонт материалов.
   • В целом, существенность для проектов реконструкции и ремонта будет определяться как те, общая стоимость которых составляет 100 000 долларов США или больше.
   • Общая стоимость будет включать все профессиональные гонорары, непредвиденные расходы, материалы и т. Д., Связанные с проектом, но не включают материальную личную собственность (ОСО).

Как правило, проекты по техническому обслуживанию, ремонту, реконструкции и ремонту стоимостью менее 100 000 долларов США не капитализируются.Офис Контролера может превысить порог в 100 000 долл. США, если будет принято решение о том, что завершение проекта существенно продлит срок полезного использования объекта.

(Политика 4-OP-D-2-A – Капитализация учета строительства )

Внутренний контроль

Обеспечьте надлежащее разрешение для всех строительных проектов.

Обязанности отдела

• Обращение к производственным объектам для начала строительства или ремонта.
• Обращение в службу бухгалтерского учета и недвижимости для получения бухгалтерской информации, связанной со строительными проектами.

ресурсов

Обзор

Дебиторская задолженность – это суммы, причитающиеся Университету за товары или услуги, которые были предоставлены, но платеж не получен. Примеры включают оплачиваемые предметы, связанные с оплатой за обучение, спонсируемые проекты, библиотечные штрафы, штрафы за парковку, комиссионные, арендную плату и возвращенные чеки.Предпочтительно, чтобы факультеты университета принимали оплату до или после доставки товара или услуги. Однако, когда это невозможно или непрактично, может возникнуть необходимость предоставить товар или услугу до оплаты.

Руководство университета

Руководители отделов и менеджеры подразделений, занимающихся обработкой счетов и дебиторской задолженностью, несут ответственность за обеспечение наличия адекватных процедур контроля для управления этой деятельностью. Пожалуйста, ознакомьтесь с Политикой дебиторской задолженности Университета , чтобы получить подробные инструкции.

Внутренний контроль

• Сотрудники, отвечающие за ведение счетов и выставление счетов к получению, не должны нести ответственности за сбор платежей или внесение депозитов.
• Обеспечить правильность и полноту дебиторской задолженности. Подробный список дебиторской задолженности необходимо вести и сверять ежемесячно.
• Убедитесь, что доступ к системам и данным дебиторской задолженности разрешен только уполномоченному персоналу.
• Сотрудники, занимающиеся записями о дебиторской задолженности, должны быть обучены и понимать Политику управления денежными средствами Университета и Политику Счета к получению .
• Обеспечить контроль и безопасность всех инкассо.

Обязанности отдела

• Сдавать дебиторскую задолженность в офис контролера не реже одного раза в год.
• Вести ведомственные письменные процедуры для установления, регистрации, корректировки и выверки операций с дебиторской задолженностью.
• Убедитесь, что сотрудники, на которых возложены обязанности по работе с дебиторской задолженностью, заслуживают доверия и имеют соответствующую подготовку.
• Обеспечение точной и своевременной сверки начислений и платежей по дебиторской задолженности.
• Убедитесь, что исправления, особенно операции корректировки начислений, должным образом санкционированы и обрабатываются соответствующим персоналом.
• Убедитесь, что счета аккуратно подготовлены и доставлены вовремя.
• Вести статус выставления счетов и график устаревания для всей дебиторской задолженности.
• Поддерживайте письменные процедуры для периодической проверки кредитовых остатков и определения основной причины. Ошибки должны быть исправлены своевременно, а покупателям должен быть предоставлен возврат средств, когда это необходимо.
• Документируйте усилия по сбору платежей, связанных с просроченной дебиторской задолженностью, и убедитесь, что эти усилия проводятся в соответствии с Федеральным законом о справедливой практике взыскания задолженности.
• Направлять любые уведомления о банкротстве в Офис контролера.
• Подавать любые запросы на списание в офис Контролера.

Ресурсы

Обзор

Финансовые сверки и проверки – это процедуры внутреннего контроля, предназначенные для проверки точности и надежности данных бухгалтерского учета и другой управленческой информации.Администраторы, руководители отделов и директора должны обеспечить своевременное завершение всех необходимых и рекомендуемых проверок и согласований, как подробно описано в разделе «Обязанности департаментов» ниже.

Руководство университета

Для разумного финансового управления необходимо, чтобы менеджеры проводили регулярную проверку финансовых операций. Эти сверки и обзоры предоставляют руководству, аудиторам и другим пользователям возможность обосновывать сальдо, обнаруживать ошибки и обеспечивать согласованность и точность между внутренними записями отделов и финансовыми отчетами Университета.

Внутренний контроль

• Обеспечьте надлежащее разделение обязанностей между лицом (лицами), регистрирующим финансовые операции, лицом, выполняющим сверку этих операций, и сотрудником, проверяющим сверку.
• Сверки и обзоры должны выполняться своевременно в соответствии с политиками и рекомендованными процедурами Университета.
• Сверки и проверки должны гарантировать, что транзакции полны, точны, действительны и были одобрены ответственным персоналом.
• Вопросы согласования должны быть выявлены и решены своевременно.

Обязанности отдела

• Бюджетные менеджеры несут ответственность за:
  • Ежемесячное сравнение внутренних записей с отчетами ведомственной книги OMNI, чтобы гарантировать, что в бухгалтерскую книгу были записаны только соответствующие транзакции.
  • Выявление и решение любых вопросов выверки в ведомственных регистрах OMNI как можно скорее, но не позднее конца третьего следующего месяца
Представители отдела
• по рабочим дням и отпускам несут ответственность за проверку всех отчетов о заработной плате и отпусках на предмет заполнения, математической точности и соответствующей подтверждающей документации в соответствии с Графиком заработной платы университета .
Прокси-серверы
• P-Card отвечают за выверку квитанций о платежах по карте покупок с соответствующими банковскими сборами в соответствии с процедурами, изложенными в памятке о ежемесячной выверке P-Card.
• Координаторы безопасности отделов отвечают за регулярную проверку нестандартных ролей безопасности OMNI для пользователей в своих отделах с помощью запросов FSU_DPT_VERIFY_SECURITY_ROLES в OMNI Financials и OMNI HR.

ресурсов

Обзор

Установление внутреннего контроля за инкассированием денежных средств необходимо для предотвращения нецелевого использования средств и защиты от потерь.Внутренний контроль также предназначен для защиты сотрудников путем определения ответственности в процессе обработки наличных денег. К наличным деньгам относятся валюта, чеки, денежные переводы, а также кредитные и дебетовые карты.

Руководство университета

Начальники отделов и менеджеры подразделений, занимающихся сбором средств университетов, несут ответственность за обеспечение наличия надлежащих процедур контроля для обеспечения сбора денежных средств. Департаменты, мероприятия, клубы или другие организации, которые собирают более 5000 долларов в год, за исключением тех, сборы которых происходят нечасто и предназначены для возмещения расходов, таких как копии, факсы и т. Д., должен быть авторизован Управлением контролера университета в качестве пункта приема наличных. Субъекты, действующие в качестве пунктов приема наличных без получения разрешения, рискуют потерять бюджетные полномочия на собранные средства.

( Политика 4-OP-D-2-B – Управление денежными средствами )

Внутренний контроль

• Обеспечьте надлежащее разделение обязанностей. Лицо, собирающее денежные средства, не может иметь никаких других обязанностей, связанных с обращением с денежными средствами, включая обновление / запись в главную бухгалтерскую книгу или записи о дебиторской задолженности.Лицо, готовящее депозит, не может заниматься получением наличных или вскрытием почты. Лицо, занимающееся выверкой кассовых сборов, не может выполнять другие обязанности по работе с денежными средствами.
• Обеспечьте меры безопасности для обеспечения физической безопасности при обработке и хранении денежных поступлений. У каждого человека, собирающего наличные, должен быть свой кассовый ящик. Во время использования денежный ящик должен быть защищен, а доступ к нему ограничен.
• Обеспечьте меры безопасности для защиты конфиденциальных данных. Системы, содержащие конфиденциальные данные, должны контролироваться и ограничиваться только уполномоченным персоналом.Сотрудники, работающие с конфиденциальными данными, должны быть надлежащим образом обучены и понимать университетские правила конфиденциальности.
• Обеспечьте точный и своевременный учет и внесение денежных поступлений. Как правило, депозиты следует вносить ежедневно. Платежи по дебетовым и кредитным картам должны производиться ежедневно.

Обязанности отдела

• Заполнение и подача заявления о выдаче наличных не менее чем за четыре недели до начала инкассации.
• Подача обновленной заявки в Пункте выдачи наличных при изменении порядка обработки наличных денег. Как минимум, каждые три года отправляйте обновленное заявление о пунктах выдачи наличных.
• Обеспечение того, чтобы сотрудники, отвечающие за обработку наличных денег, прочитали и поняли требования Университета по работе с денежными средствами и связанные с ними политики.
• Разработка и поддержание письменных процедур для защиты коллекций и данных.
• Проведение ежегодной проверки процедур обращения с наличными деньгами.
• Обеспечение своевременной и точной выверки и проверки.
• Обеспечение соответствия политике Университета в отношении проверки биографических данных сотрудников .
• Обеспечение того, чтобы сотрудники, работающие с конфиденциальной информацией, прочитали и подписали Заявление о конфиденциальности сотрудников .

ресурсов

Обзор

Фонд мелкой наличности – это временный или постоянный денежный аванс от университета начальнику отдела или официальному хранителю, назначенному руководителем отдела.Как правило, мелкие наличные деньги используются в качестве обменного фонда для кассовых операций или для покупки мелких товаров, необходимых для ведения делопроизводства.

Руководство университета

Фонд мелкой кассы может быть учрежден, увеличен или уменьшен путем направления письменного запроса в офис контролера университета. Мелкие денежные средства не должны использоваться для индивидуальных покупок на сумму более 500 долларов США, оборудования, подписок, периодических изданий, регистрационных сборов, почтовых расходов, продуктов питания / обедов или платежей другим государственным учреждениям, если иное не указано в руководящих принципах исследовательского проекта или если не получено предварительное одобрение Контролера. Офис.

Внутренний контроль

Обеспечьте наличие надлежащих средств и процедур для защиты мелких денежных активов от кражи или незаконного присвоения. Как минимум, это будет включать следующие меры предосторожности:

• Предоставление помещений для хранения, соответствующих размеру фонда.
• Ограничение доступа к фонду минимальным количеством сотрудников.
• Требование частой выверки фонда кем-либо, кроме хранителя.
• Хранение мелких денежных средств отдельно от других фондов.

Обязанности отдела

• Определение наличия фонда мелкой наличности.
• Запрос фонда мелкой наличности в Управлении контролера и любое увеличение или уменьшение фонда.
• Назначение хранителя фонда.
• Обеспечение надлежащей подготовки хранителя для управления фондом в соответствии с политикой университета.
• Рассмотрение и утверждение каждой формы запроса на возмещение, которая удостоверяет, что платеж произведен и что:
  • Приобретаемые товары и услуги приемлемы и разрешены политикой университета.
  • Счет для списания (и другая информация) верен.
  • Денежные средства доступны к оплате.
• Уведомление Контролера об изменении распоряжения фондом.
• Незамедлительно сообщать о недостаче или краже в отдел внутреннего аудита, полицию кампуса и в офис контролера.

ресурсов

Обзор

В университете используются многочисленные информационные системы для финансовых процессов, управления человеческими ресурсами, студенческих процессов и отчетности.Чтобы поддерживать эффективный контроль над этими системами, доступ к ним должен контролироваться и отслеживаться. Администрирование этих систем осуществляется различными организациями и различными методами, в зависимости от информационной системы.

• Студенческий центр – Доступ к Студенческому центру предоставляется с активным идентификатором FSUID и паролем. Конкретные роли и функции в Student Central можно получить, заполнив систему онлайн-запросов на роль (e-ORR) в OMNI.Полное руководство по этому процессу можно найти в справочнике e-ORR на сайте OMNI Training; кроме того, доступно обучение , которое охватывает определенные функции и модули в Студенческом центре

Руководство университета

Политика университета 4-OP-H-5 гласит, что руководитель, менеджер по информационной безопасности отдела (ISM) и владельцы данных несут ответственность за обеспечение того, чтобы доступ к информационным системам был предоставлен только тем сотрудникам, которые должны использовать конкретную информацию. содержащиеся в этих системах при ведении университетской деятельности.Департаменты должны назначить менеджера по информационной безопасности (ISM) для оказания помощи в коммуникации и координации доступа к информационным системам для сотрудников своих отделов.

Внутренний контроль

• Убедитесь, что информационные системы контролируются и должным образом ограничиваются уполномоченным персоналом.
• Регулярно проверяйте роли сотрудников в области безопасности и доступ к системе, чтобы убедиться, что доступ к информационным системам должным образом ограничен только уполномоченным персоналом, и предпринимайте быстрые действия для удаления любого несанкционированного и / или неправильного доступа.
• Обеспечьте надлежащее разделение обязанностей между персоналом, утверждающим безопасный доступ, и лицами, выполняющими проверки безопасности.
• Регулярно проверяйте доступ сотрудников отдела ко всем информационным системам, чтобы гарантировать, что лица, которые обрабатывают и / или согласовывают финансовые транзакции, также не имеют возможности записывать и / или утверждать эти транзакции в информационных системах Университета.

Обязанности отдела

• Обеспечение понимания ISM отдела своих обязанностей.
• Убедить сотрудников в необходимости сохранения конфиденциальности данных Университета и обеспечить подписание всеми сотрудниками Заявления сотрудника о взаимопонимании в отношении конфиденциальности. .
• Ограничение доступа к информационным системам для тех сотрудников, у которых есть должностные обязанности, требующие такого доступа.
• Периодический мониторинг доступа к информационным системам персонала (не реже одного раза в квартал), чтобы убедиться, что сотрудникам не был предоставлен доступ по ошибке, а доступ сотрудникам, покинувшим ваш отдел (увольнением или переводом), был закрыт.Роли OMNI можно проверить с помощью отчета о безопасности OMNI в OBI.
• Поощрение персонала к периодической смене паролей.

ресурсов

Обзор

Хорошая деловая практика требует, чтобы Университет защищал личную финансовую информацию наших клиентов и запрещал раскрытие этой информации неаффилированным третьим лицам. Это означает, что вся информация о платежной карте должна быть защищена от несанкционированного доступа.Ответственность за установление стандартов административных, технических и физических мер защиты записей и информации о клиентах лежит на кафедрах университета.

В результате взломов платежных карт и связанного с этим недоверия клиентов к использованию платежных карт в качестве способа оплаты, индустрия платежных карт сформировала глобальный форум под названием Совет по стандартам безопасности индустрии платежных карт (PCI SSC), в который входят Visa, MasterCard, American Express, JCB и Discover. PCI SSC разработал Стандарты безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS), которые были установлены, чтобы дать продавцам необходимые руководящие принципы, чтобы гарантировать потребителям, что их платежные карты обрабатываются безопасно и надежно.Эти стандарты, установленные отраслью в качестве требования для обработки платежных карт, включают средства управления обработкой и ограничением информации о платежных картах, компьютерную безопасность и безопасность в Интернете, а также сообщение о нарушении данных платежных карт. В случае нарушения безопасности; Продавцы, не соблюдающие PCI DSS, рискуют потерять право принимать платежные карты, столкнуться с возможными штрафами, реституцией и судебными издержками.

Если вы хотите создать новый университетский торговый счет для приема платежей с помощью кредитной карты, пожалуйста, свяжитесь с Куртом Кайто по телефону 644-9475 или CCaito @ fsu.edu

Руководство университета

Политика Университета в отношении платежных карт (Политика 4-OP-D-2-G – Платежные карты ) требует, чтобы все руководители отделов и менеджеры подразделений, которые обрабатывают, передают или хранят конфиденциальную информацию о держателях карт, знали о Платежах и соблюдали их. Стандарты безопасности данных карточной индустрии (PCI DSS). Эти стандарты можно найти на веб-сайте PCI SSC .

(Политика 4-OP-D-2-G – Платежные карты )

Внутренний контроль

• Убедитесь, что для всех сайтов, которые обрабатывают, передают или хранят информацию о держателях карт, была предоставлена ​​надлежащая авторизация в качестве пункта выдачи наличных и продавца платежных карт.
• Убедитесь, что физический и электронный доступ к данным держателей карт контролируется и должным образом ограничивается уполномоченным персоналом.
• Своевременно сообщайте об инцидентах безопасности руководителю факультета и в отдел информационной безопасности университета .
• Установите соответствующее разделение обязанностей между персоналом, занимающимся обработкой кредитных карт, обработкой возвратов и функцией сверки.

Обязанности отдела

• Заполнение и подача заявки Пункта выдачи наличных и Заявления для продавцов платежных карт не менее чем за 90 дней до предполагаемой целевой даты начала обработки платежных карт.
• Сообщение о любых предлагаемых изменениях в утвержденном бизнес-плане департамента, а также об изменениях в способе обработки платежных карт, путем заполнения нового Заявления для Продавцов платежных карт и его отправки в Студенческий бизнес-сервис.
• Уведомление студенческих бизнес-служб всякий раз, когда добавляется терминал или веб-доступ, чтобы гарантировать, что сканирование уязвимостей выполняется на всех вычислительных устройствах платежных карт отдела.
• Заполнение анкеты самооценки PCI на ежегодной основе.
• Разработка и поддержание письменных процедур для защиты информации о держателях карт, включая хранение данных и уничтожение процедур конфиденциальных данных.
• Обеспечение того, чтобы сотрудники, выполняющие обязанности, связанные с платежными картами, прочитали и поняли требования Платежных карт Университета и связанных с ними политик.
• Обеспечение проведения соответствующих проверок биографических данных всех сотрудников, имеющих доступ к системам, сетям или данным о держателях карт.
• Обеспечение того, чтобы сотрудники, которые обрабатывают, передают или хранят данные о держателях карт, прошли надлежащее обучение, ежегодно проводят обучение по вопросам безопасности, а также прочитали и подписали Заявление о конфиденциальности сотрудников .

ресурсов

Обзор

Payroll Services отвечает за точную и своевременную обработку расходов на заработную плату Университета и за надлежащий учет начислений заработной платы в OMNI. Тесное сотрудничество между факультетами университета и Службой расчета заработной платы необходимо для обеспечения соблюдения федеральных законов и законов штата о заработной плате.

Руководство университета

Деканы, директора и руководители департаментов несут ответственность за точность и надежность ведомостей заработной платы своих отделов.Хотя большая часть ответственности за подготовку платежной ведомости делегируется сотрудникам, руководители отделов должны быть знакомы с системой. Руководители отделов должны обеспечить своевременную и точную оплату всем сотрудникам Университета.

Сотрудники несут ответственность за учет своего рабочего времени в системе OMNI HR или в отчете о времени и отпусках (табель учета рабочего времени или карточка), в зависимости от обстоятельств, в соответствии с политикой университета. В конечном итоге все оплачиваемое время должно быть внесено и утверждено в OMNI HR, который служит официальной записью об оплате и отпусках Университета.При возникновении ошибок сотрудники должны немедленно связаться с представителем своего отдела для получения совета о соответствующих корректирующих действиях.

(Политика 4-OP-D-2-E – Расчет заработной платы )

Внутренний контроль

• Убедитесь, что все действия по начислению заработной платы, включая время и отпуск, компенсационное время и выплаты отпусков, санкционированы должным образом.
• Просмотрите время и оставьте записи на точность.
• Своевременно уведомлять Службу расчета заработной платы обо всех обнаруженных ошибках и обеспечивать их быстрое устранение.
• Обеспечить разделение обязанностей между регистрацией и утверждением отработанного времени.
• Обеспечить безопасность данных о заработной плате и доступ к ним только с авторизованного лица.

Обязанности отдела

• Руководители отделов должны обеспечить:
  • Представители департаментов, обрабатывающие новые приемы на работу и вносящие изменения в записи о сотрудниках, прошли надлежащее обучение.
  • Сотрудники, обрабатывающие время для себя или для сотрудников отдела, прошли обучение своей роли в использовании модуля OMNI Time & Labor.
  • Новые сотрудники зачислены на прямой депозит.
  • Отчетное время вводится и утверждается в соответствии с установленным графиком заработной платы .
  • Сотрудники, выполняющие обязанности по начислению заработной платы, соблюдают процедуры расчета заработной платы Университета.
• Сотрудники, уполномоченные утверждать отчетное время в OMNI или подписывать отчеты о заработной плате и увольнениях, поскольку руководитель или удостоверяющее должностное лицо должны:
  • Убедитесь, что персонал заполнил соответствующие документы для внесения в фонд заработной платы.
  • Убедитесь, что действия персонала выполнены до даты вступления в силу.
  • Проинструктируйте сотрудников по правильному учету рабочего времени в OMNI или ведению и заполнению отчетов о заработной плате и отпусках.
  • Просмотрите время, указанное в OMNI или Отчетах о зарплате и отпуске, на предмет ошибок и убедитесь в правильности заполнения.
  • Своевременно подписывайте и пересылайте все отчеты о заработной плате и отпусках представителю службы учета рабочего времени и отпуска.
• Time and Leave Представители должны:
  • Ведите список всех подписей должностных лиц, утверждающих время / отпуск и удостоверяющих личность.
  • Просмотрите все отчеты о заработной плате и отпусках на предмет полноты, математической точности и наличия соответствующей подтверждающей документации.
  • Введите правильно заполненные отчеты о заработной плате и отпуске в OMNI.
  • Убедитесь, что все отчеты о заработной плате и увольнениях подписаны, утверждены и введены для всех сотрудников.
  • Предоставить сотруднику по сертификации заработной платы все отчеты о заработной плате и увольнениях для проверки на соответствие сертификатам.
  • Вести все отчеты о заработной плате и отпусках и табели учета рабочего времени до тех пор, пока они не будут одобрены для уничтожения сотрудником по связям с делопроизводством Университета (см. Политику управления записями 4-OP-F-3 ).

ресурсов

Обзор

Университет может оплачивать или возмещать расходы, связанные с развлечениями, если целью является сбор средств, найм, продвижение Университета или развлечение для гостей Университета назначенными должностными лицами Университета. К назначенным должностным лицам университета относятся деканы, вице-президенты, сотрудники по развитию, старшие администраторы и другие сотрудники, которых попросили выступить в качестве принимающей стороны.Примеры расходов на развлечения включают еду, напитки, входные билеты, цветы, сувениры и другие разные расходы. Расходы на развлечения должны быть разумными, разумными, соответствующими случаю и миссией Университета.

Руководство университета

Расходы на развлечения, как правило, оплачиваются только из средств Организации прямой поддержки (например, Фонда) или из источников финансирования вспомогательных мероприятий (при необходимости), студенческой деятельности, торговли или спорта.Фонды на образование и общие расходы не могут быть использованы на питание, прохладительные напитки или другие развлечения.

Внутренний контроль

• Обеспечьте надлежащее разрешение расходов на развлечения начальником отдела, деканом или назначенным лицом.
• Убедитесь, что все необходимые квитанции составлены по статьям и сопровождаются заявлением, объясняющим цель функции, список лиц, пользующихся услугами, и количество участников.

Обязанности отдела

• Обеспечение возмещения только соответствующих расходов на развлечения.
• Обеспечение поставки всей необходимой документации с запросом на возмещение.
• Обеспечение использования только допустимых средств для покрытия расходов на развлечения.

ресурсов

Обзор

Фонд FSU Foundation – это некоммерческая корпорация, отвечающая за получение, инвестирование и управление благотворительными подарками, предоставляемыми в поддержку академического видения и приоритетов Университета.Фонд является организацией прямой поддержки (DSO) университета и обслуживает доноров, сотрудников университета и студентов.

Многие факультеты университета имеют фонды Фонда, которые могут включать в себя фонды общего развития и / или фонды по усмотрению.

Руководство университета

Фонд несет фидуциарную ответственность перед донорами за обеспечение использования средств в соответствии с условиями их пожертвований, что является основным ограничением на расходование средств Фонда.Как правило, средства фонда не могут быть потрачены на деятельность или цели, которые:

• Подрывает статус фонда как благотворительной организации, как это определено в разделе 501 (c) (3) Налогового кодекса США
.
• Выгодно для кампании любого кандидата на государственные должности
• Предназначен для оказания влияния на государственное законодательство, за исключением указаний президента университета.
• Для личной выгоды физического лица
• Может повлечь за собой или создать риск ответственности для Университета
• Не поддерживает университет напрямую
• Не считаются обычными или разумными расходами, понесенными при ведении университетской деятельности.
• Несоблюдение стандартов справедливости и обычной осмотрительности при управлении имуществом другого лица

Все расходы средств Фонда требуют одобрения Уполномоченного лица, подписывающего, которому ответственная сторона или DDDHC делегировали эти полномочия.

( Политика и процедуры Фонда бывшего СССР )

Внутренний контроль

• Убедитесь, что все расходы фонда предварительно одобрены Ответственной стороной или назначенным лицом, а также любым необходимым вторичным утверждающим лицом.
• Обеспечить, чтобы расходование средств Фонда осуществлялось в соответствии с условиями фонда, изложенными в соглашении о дарении донора или других установленных руководящих принципах, и чтобы расходы соответствовали политике и процедурам Фонда.
• Обеспечить надлежащее разделение обязанностей между сотрудником (сотрудниками), запрашивающим, утверждающим, получающим и согласовывающим средства Фонда.

Обязанности отдела

• Обеспечение того, чтобы все запросы на выплаты использовали электронную форму запроса на оплату (ePRF) в OMNI и включали всю необходимую документацию, а также подтверждение того, что расходы имеют коммерческую цель, приносят пользу университету, а также соответствуют цели фонда.
• Получение одобрения надзорного органа на выплату любых средств Фонда сотруднику Университета, когда характер расходов может быть истолкован как обеспечение личной выгоды сотруднику.
• Получение одобрения уполномоченного лица, подписывающего все расходы фонда Фонда.
• Получение дополнительных разрешений на любые расходы фонда фонда, превышающие 10 000 долларов США.
• При принятии решений о расходах проявлять благоразумие, рассудительность, осмотрительность и высокое чувство этики.
• Подача платежных требований в бухгалтерию Фонда в течение 90 дней с момента транзакции. Запросы, поданные более чем через шесть (6) месяцев после транзакции, требуют обоснования причины задержки и не могут быть возмещены.
• Обеспечение предоставления всей необходимой информации, как подробно описано в Политике и процедурах фонда , для конкретного типа запрашиваемых средств.

ресурсов

Обзор

Служба закупок облегчает закупку большинства товаров и услуг, необходимых факультетам университета.Это содействие осуществляется экономически эффективным образом, в разумные сроки, при одновременном поощрении и поддержании справедливой и открытой конкуренции в процессе государственных закупок и в соответствии с федеральными законами и законами и правилами штата. Служба закупок также стремится уменьшить вероятность и возможность фаворитизма и сохранить целостность и репутацию Университета в отношении закупок и заключения контрактов.

Руководство университета

Все действия по закупке товаров или услуг по контрактам из источников за пределами Университета, независимо от источника финансирования, должны обрабатываться через Службу закупок с использованием системы OMNI Financials, если только не делегированы полномочия на совершение покупок в соответствии с правилами Университета или исключены политикой Университета.

Любые покупки, сделанные в рамках спонсируемого исследовательского проекта на сумму, превышающую 1000 долларов США, должны быть одобрены Бухгалтерской службой спонсируемых исследований до их подачи в Службу закупок, кредиторской задолженности и выплат. Кроме того, реквизиция определенных товаров требует одобрения отдельных факультетов университета.

(Политика 4-OP-A-6 – Закупка товаров и контрактных услуг из источников за пределами университета)

Внутренний контроль

• Обеспечьте разделение обязанностей между сотрудниками, которые заказывают, получают и утверждают товары.
• Убедитесь, что заявки на закупку инициируются и утверждаются только сотрудниками, специально уполномоченными на выполнение этой задачи, и что счета-фактуры получают одобрение уполномоченного утверждающего / подписывающего лица перед оплатой.
• Обеспечьте подотчетность при авторизации, проверке и утверждении покупок на основе подписанных соглашений, условий контрактов и заказов на закупку.
• Убедитесь, что приобретенные товары хранятся в надежном месте, учитываются и периодически инвентаризируются, а также сравниваются с ведомственными записями.
• Убедитесь, что карточки закупок (P-Cards) не выдаются без одобрения декана, директора или главы отдела.
• Убедитесь, что все транзакции P-Card санкционированы утверждающим лицом и подписаны держателем карты.
• Обеспечьте физическую безопасность P-Cards и защитите номер счета.
• Убедитесь, что расходы, зарегистрированные в ведомственных бухгалтерских книгах, представляют собой действительные покупки.

Обязанности отдела

• Обеспечение ознакомления всего персонала с Законом штата о конфликте интересов и осведомленности о том, что сотрудники не могут лично извлечь выгоду из своего служебного положения или решений.
• Обеспечение того, чтобы весь персонал, ответственный за обязанности, связанные с заявками / закупками, был знаком с соответствующими политиками и процедурами Университета.
• Обеспечение осведомленности всего персонала о том, что заказы на поставку требуются до того, как товары или услуги могут быть заказаны или получены, чтобы не было подтвержденных (постфактум) заказов.
• Обеспечение того, чтобы все контракты (в частности, $ 10 000 и выше) проходили рассмотрение и одобрение Службой закупок до подписания, и те, кто имеет право подписи, должны подписывать только с указанным лимитом в доверенности.
• Обеспечение ознакомления всего персонала, ответственного за получение контрактных услуг, с политикой и процедурами Университета в отношении контрактных услуг и независимых подрядчиков, гонораров, конфликта интересов и взаимоотношений между сотрудником и работодателем.
• Обеспечение того, чтобы весь персонал, ответственный за подачу заявок, прошел рекомендованную подготовку по использованию университетской системы OMNI Financial, P-card и Emarket.
• Тщательное изучение руководства по расходам университета перед принятием решения о покупке.
• Обеспечение того, чтобы весь персонал, ответственный за обязанности, связанные с заявками / закупками, был знаком с политикой Университета в отношении аренды помещений за пределами университетского городка, помещений и аренды.
• Обеспечение утверждения всех договоров аренды всеми соответствующими сторонами до даты вступления договора аренды в силу.
• Обеспечение того, чтобы весь персонал, ответственный за обязанности, связанные с заявками / закупками, был знаком с политикой университета в отношении внутренних разрешений на определенные товары и услуги по контрактам.
• Обеспечение того, чтобы весь персонал, ответственный за обязанности, связанные с заявками / закупками, был знаком с требованиями контрактов и грантов, связанных с их покупками, и понимал правила, связанные с различными типами фондов (ассигнования на ЭиП, гранты, агентства, вспомогательные, организации прямой поддержки и т. ).
• Подготовка ежемесячной сверки между квитанциями о платежах держателя карты P-Card и платежами, сообщенными Bank of America.
• Периодически проверяет владельцев карт P-Card и их лимиты.
• Обеспечение того, чтобы руководство отдела периодически проверяло список держателей карточек отдела и их лимиты, чтобы определить, нужно ли вносить изменения.
• Обеспечение своевременного рассмотрения счетов-фактур, упаковочных листов и заказов на поставку. Это включает в себя проверку того, что приобретенные товары / услуги были получены, подсчитаны и проверены на предмет повреждений сразу после получения, а также указание любых поврежденных предметов. Это также включает проверку счетов-фактур поставщика на полноту, точность, соответствие правилам университета и согласие с подтверждающей документацией. до утверждения к оплате.
• Обеспечение контроля счетов-фактур поставщиков и возмещения расходов, не связанных с поездками, таким образом, чтобы предотвратить дублирование платежей.
• Установление политик и процедур и консультации со Службой закупок для обеспечения наилучшего сочетания качества, общей цены и доставки оцениваются при подготовке к заказу товаров или услуг.
• Обеспечение того, чтобы заявки на товары и услуги не разделялись на отдельные операции, чтобы избежать требования конкуренции.
• Контроль за возвращенными покупками, чтобы гарантировать получение отделом кредита или возмещения.
• Обеспечение использования правильных кодов категорий, чтобы заказанные товары и услуги получали все внутренние разрешения Университета, а статьи расходов на оборотный капитал (OCO) получали бирку актива для целей инвентаризации.
• Обеспечение осведомленности всего персонала о политике и процедурах заказа на изменение, включая необходимость обеспечения утверждения поставщиком любых исправленных или отмененных заказов на покупку.
• Обеспечение надлежащего соблюдения применимых процедур по охране окружающей среды и безопасности при покупке опасных материалов и лабораторных животных.
• Получение необходимых условий для таких предметов, как защитная обувь, защитные очки и униформа.
• Получение разрешения отдела кадров перед оплатой любых переездов домохозяйства.
• Обеспечение использования, когда это возможно, заключенных Университетом на конкурсной основе контрактов и предпочтительных поставщиков (см. Руководство по закупкам ).
• Использование университетского электронного рынка по возможности для покупки товаров и услуг.
• Обеспечение периодического пересмотра соглашений о техническом обслуживании, особенно перед их продлением, чтобы гарантировать, что оборудование, на которое распространяется соглашение о техническом обслуживании, по-прежнему принадлежит и используется отделом, и что в интересах отдела продолжать техническое обслуживание. покрытие.
• Обеспечение того, чтобы весь нанимающий персонал ознакомился с Инициативами Университета по обеспечению разнообразия поставщиков

ресурсов

Обзор

Программа университетских карточек покупок (P-Card) создана, чтобы предоставить отделам более эффективную и экономичную альтернативу для приобретения товаров и услуг на определенные суммы для деловых целей. P-Card – это специальная кредитная карта Visa, на которой выбито имя Держателя карты и указано название университета.Карта работает так же, как и личная кредитная карта, за исключением того, что совокупные платежи по всем картам выставляются непосредственно университету, а оплата инициируется Управлением контролера.

Руководство университета

P-Card можно использовать только в официальных целях, связанных с университетом, и покупки должны осуществляться в соответствии с соответствующими политиками и инструкциями бывшего СССР и производиться с разумной оценкой. Карту нельзя использовать для предметов личного характера, путевых расходов и связанных с развлечениями расходов, денежных авансов или определенных запрещенных покупок .

Использование P-Card ограничено Держателем карты, карту нельзя давать взаймы другому лицу, а также нельзя сообщать номер карты ни при каких обстоятельствах. Владелец карты несет ответственность за обеспечение использования P-Card в соответствии с Руководством пользователя карты для покупок . Университет может аннулировать P-Card в любое время, если есть основания полагать, что P-Card не используется для заявленных разрешенных целей.

Вопросы, связанные с программой P-Card и Политиками и процедурами, следует направлять администратору карты закупок из бывшего Советского Союза (закупки).

Внутренний контроль

• Убедитесь, что менеджер по бюджету или руководитель отдела осуществляет надлежащий надзор за использованием P-Card в своем отделе. Это включает разработку внутреннего контроля, обеспечивающего тщательный анализ транзакций P-Card департамента и уверенность в том, что каждая транзакция предназначена для официальных государственных дел. Это подтверждается подписанием ежемесячной сверки P-Card.
• Обеспечьте безопасность карты, номера счета и соответствующих записей.Записи должны храниться в безопасном месте, доступ к которому имеют только уполномоченные лица.
• Обеспечить разделение обязанностей:
  • Ни один владелец карты не может покупать, утверждать и согласовывать платежи P-Card по своей собственной карте.
  • Все платежи по P-Card держателя карты утверждаются и проверяются обученным доверенным лицом.
  • Рекомендуется, чтобы назначенные доверенные лица не подчинялись держателю карты, за исключением случаев, когда существует третий уровень проверки непосредственным руководителем или другим сотрудником, который не зависит от обязанностей держателя карты и доверенного лица.

Обязанности отдела

КАРТОДЕРЖАТЕЛЬСКИЕ ОБЯЗАННОСТИ

Картхолдер –

• Успешно завершил обучение по программе «Карта покупателя университета».
• Подписывает форму соглашения с держателем карты, чтобы подтвердить свои обязанности.
• Гарантирует, что карта не используется другим лицом или номер является общим.
• Хранит P-Card в безопасном месте и защищает номер счета.
• Уведомляет администратора карты закупок (закупки) при изменении статуса занятости (перевод в другой отдел / кампус, отделение от университета).
• Уведомляет Банк Америки и Службу закупок, если карта утеряна или украдена.
• Инициирует все транзакции P-Card в соответствии с соответствующими политиками и процедурами Университета, в том числе Руководством пользователя Purchasing Card User’s Manual и Руководством по расходам Университета штата Флорида , а также с любыми внутренними политиками и / или процессами конкретного отдела.
• Понимает, для каких покупок требуются котировки, ставки или предложения на конкурсной основе, и какие поставщики заключили контракты с бывшим Советским Союзом и / или штатом Флорида.Этих поставщиков следует использовать в первую очередь при покупке товаров, и только если они не могут предоставить товары или сопоставимые товары, владелец карты может выйти за рамки контракта.
• Гарантирует, что никакие расходы не были разделены для обхода дневных или транзакционных лимитов расходов P-Card.
• Обеспечивает соблюдение всех требований к квитанции.
• Гарантирует, что с карты покупателя не начисляются государственные налоги с продаж и налоги за использование. Владелец карты должен проинформировать продавца о том, что покупка не облагается налогом, до совершения платежа и проверить квитанцию.
• Обращается к поставщикам для урегулирования любых неправильных списаний с карты.
  • Если проблема не может быть решена, необходимо заполнить форму «Заявление держателя карты о спорных позициях» и отправить ее в Bank of America, а затем копию формы и лист подтверждения по факсу отправить администратору P-Card (покупка) и Прокси / Рецензент.
  • Если по карте взимается комиссия у любого поставщика, с которым владелец карты никогда не контактировал и не вел дела, он должен подать жалобу на мошенничество.Позвоните администратору P-Card (Покупка), чтобы уведомить его о мошенничестве и предпринять соответствующие действия, чтобы отменить P-карту и получить новую карту.
  • Ни при каких обстоятельствах владелец карты не может получить наличные деньги за возврат.
• Получает, подписывает и пересылает квитанции и любую необходимую и / или соответствующую документацию своему доверенному лицу / рецензенту в течение трех (3) рабочих дней с момента покупки.
• Подписывает и датирует Таблицу выверки выписок P-Card после проверки доверенным лицом / рецензентом.

PROXY DUTIES (Базовый обзор)

Обязанности доверенного лица

лучше всего выполнять лицом на уровне супервизора или выше, который полностью знаком с Руководством пользователя карты закупок FSU и имеет право ставить под сомнение транзакции других лиц. Рецензент не может действовать в этом качестве для своей собственной выписки по P-Card.

Прокси –

• Успешно завершил обучение доверенному лицу с университетской картой покупателя.
• Ведет контрольный список всех Держателей карт в зоне, за которую они несут ответственность «Прокси-карта P-Card».
• Знает о политиках и процедурах P-Card и подтверждает, что все транзакции правильны.
• Уведомляет администратора (контролера) карты закупок, когда они и их резервные копии отсутствуют или не могут обрабатывать платежи по карте по какой-либо причине. Карту нельзя использовать во время отсутствия обоих Прокси.
• Сохраняет позицию, независимую от держателя карты.
• Получает подтверждение получения товаров от держателей карт до подтверждения оплаты.
• Утверждает еженедельные списания с карты p-card.
• Отслеживает любые спорные / мошеннические обвинения, ожидающие кредитов или помещенные в статус «Подтверждено».
• Вводит соответствующий код счета (используя Короткий список счетов расходов ), вводит точные и полные описания приобретенных товаров и проверяет информацию о бюджете для всех обрабатываемых ими расходов до статуса «Утверждено».
• Проверяет каждый ежемесячный лист согласования выписок по P-Card, чтобы убедиться, что к каждой покупке прилагается соответствующая подтверждающая документация.
• Запрашивает дополнительную документацию для любой транзакции, которая носит личный характер и не полностью объяснена в предоставленной документации.
• Уведомляет последнего проверяющего и / или администратора программы P-Card (закупки), когда с карты списываются необычные или ограниченные транзакции.
• Подписывает и датирует каждый лист согласования выписок P-Card, означающий их проверку.
• Получает подпись (-и) и дату (-и) держателя карты на листе выверки выписок по P-карте.
• Пересылает подписанный лист согласования выписок P-Card с подтверждающей документацией на следующий уровень проверки (декан / директор / руководитель отдела, супервайзер или уполномоченное лицо, подписывающее).
• Поддерживает контроль над всеми выписками по P-Card и сопроводительной документацией в течение как минимум семи лет. Уточняйте требования к хранению карт, связанных с учетной записью спонсируемого проекта, в Службе поддержки спонсируемых исследований.
• Предоставляет копии запрошенных отчетов и / или поддержку подразделениям, проводящим проверки (Управление контролера или Департамент закупок) или ревизий ( Управление общего инспектора бывшего СССР или Управление Генерального аудитора штата Флорида ).
• Если Держатель карты не может надлежащим образом подтвердить или объяснить сомнительную транзакцию:
  • Прокси-сервер обращается к соответствующему администратору за инструкциями по дальнейшим действиям. Как минимум, это должен быть деканат или кабинет директора.
  • Покупки, которые не могут быть полностью задокументированы как имеющие действительную коммерческую цель в странах бывшего Советского Союза, должны быть немедленно и полностью возмещены держателем карты на счет, связанный с P-Card, по которым были произведены расходы. Документация о возмещении (включая кассовую квитанцию ​​от Student Business Services) должна быть подана вместе с Таблицей выверки выписок P-Card, в которой указаны первоначальные расходы, которые подлежат возмещению. Примечание. Расходы, не связанные с коммерческой деятельностью в странах бывшего Советского Союза, не могут быть возмещены за счет средств на депозите в Фонде бывшего Советского Союза или любой другой аффилированной организации из бывшего Советского Союза.
  • О повторных случаях личного использования держателем карты необходимо сообщать администратору P-карты (покупка), и это может привести к аннулированию P-карты держателя карты. Важно помнить, что ответственность за соблюдение политик и процедур лежит не только на держателе карты, но и на уполномоченном доверенном лице. Если произошли несоответствующие и / или личные транзакции, которые не были обнаружены и о которых не было сообщено в ходе регулярного выполнения обязанностей доверенного лица, тогда и доверенное лицо, и держатель карты могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям.

ДЕКАН, ДИРЕКТОР, РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА, НЕМЕДЛЕННЫЙ НАБЛЮДАТЕЛЬ ИЛИ ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА БЮДЖЕТНОГО СЧЕТА (окончательная проверка)

Последний рецензент –

• Рекомендует потенциальных держателей карт, доверенных лиц и соответствующие резервные копии.
• Гарантирует, что потенциальным держателям карт не назначены доверенные лица, связанные с ними.
• Подписывает форму заявки на получение карты покупателя .
• Подписывает форму заявки на доверенность .
• Пересылает заполненные формы администратору карты закупок (отдел закупок).
• Гарантирует, что сотрудники, которым будет выдана p-карта или которым будут делегированы обязанности в рамках системы p-card, соответствуют требованиям P-Card и имеют обязанности или ответственность, соразмерные установленным лимитам расходов.
• Уведомляет администратора карты закупок (закупка) об изменениях в статусе держателя карты или доверенного лица.
• Для Держателей карт, которые прекращают работу или переводятся в Университет, гарантирует, что:
  • Держатель карты прекращает использование P-Card сразу после уведомления о прекращении действия или переводе
  • Проверяет все невыполненные транзакции P-Card с соответствующим доверенным лицом до прекращения или передачи.
  • Собирает P-карту (-и) держателя карты, прерывающего / передающего карту, во время собеседования на выезде, разрезает карту (-и) пополам и отправляет карту (-ы) администратору карты закупок (закупки) вместе с формой прекращения действия держателя карты .
• Периодически просматривает список держателей карт отдела, отслеживая запрос OMNI FSU_DPT_PCARD_HOLDERS, чтобы оценить постоянную потребность в каждой карте покупки.
• Гарантирует, что каждый владелец карты получил подписанную копию Соглашения с держателем карты покупки и прошел обучение по надлежащему использованию закупочного органа.
• Обеспечивает соответствующее разделение обязанностей внутри отдела.
• Обеспечивает сотрудничество сотрудников с операциями / кабинетными проверками, банковскими расследованиями подозрений в мошенничестве и / или университетскими расследованиями предполагаемых ненадлежащих действий.
• Сообщает о подозрениях в ненадлежащих действиях в Управление генерального инспектора по обслуживанию и администратору карты закупок (закупки).
• Проверяет политику ответственности и подотчетности внутреннего контроля 4-OP-A-9 .

Ресурсы

Обзор

Travel Services несет ответственность за точную и своевременную проверку и обработку командировочных расходов Университета, понесенных уполномоченными лицами. Тесное сотрудничество между отделами университета и туристическими службами необходимо для обеспечения соблюдения политики университета и законов штата о поездках.

Руководство университета

Путевые расходы могут включать авансы, проживание, питание, транспорт и непредвиденные расходы.

Для любой поездки требуется утвержденный запрос на поездку, введенный в Concur до отъезда. Запрос на поездку должен включать цель поездки, конкретные названия мероприятий, которые необходимо посетить, и четкое заявление о том, какую пользу поездка принесет университету.

Авторизованные университетские путешественники включают в себя как штатных, так и неполных сотрудников университета, университетских консультантов / советников, кандидатов на руководящие или профессиональные должности в университете, а также студентов университетов, путешествующих для участия в разрешенных спортивных соревнованиях или в качестве представителя Ассоциации студенческого правительства.

Приглашенные путешественники – это сотрудники, не являющиеся сотрудниками Университета штата Флорида. Сюда входят будущие студенты университетов, в том числе те студенты, которые проводят исследования, связанные с заданиями в классе. Всем гостевым путешественникам потребуется оформить гостевое проездное удостоверение, если они намереваются получить компенсацию от Университета. Идентификатор должен быть создан до того, как поездка будет обработана в системе Concur от их имени.

Пользователи должны создавать отчеты о расходах, чтобы получить компенсацию за личные расходы, понесенные во время путешествия, и для расчета транзакций по карте Travel Card (T-Card).Concur требует утвержденного запроса на командировку, прежде чем можно будет отправить отчет о расходах. Сборы и расходы T-Card могут быть добавлены в Отчет о расходах, как только начисления начнут появляться в ваших доступных расходах. Отчеты о расходах, содержащие только статьи расходов, не относящиеся к командировочным, не требуют командировочного запроса.

Внутренний контроль

• Убедитесь, что заявки на командировки предварительно одобрены руководителем сотрудника, менеджером по бюджету отдела и менеджером проекта (если применимо).
• Убедитесь, что запросы на возмещение командировочных расходов содержат соответствующую документацию.
• Обеспечить контроль возмещения командировочных расходов таким образом, чтобы избежать дублирования платежей.

Обязанности отдела

• Убедитесь, что сотрудники, занимающиеся командировками, знакомы с соответствующими политиками и процедурами Университета.

• Убедитесь, что сотрудники, отправляющиеся в командировки для себя или сотрудников отдела, обучены использованию Concur.

• Поощряйте сотрудников использовать самые экономичные из доступных средств передвижения.

• Убедиться, что заявки на командировку служат целям университета.

• Убедитесь, что авансовые платежи используются для покрытия соответствующих дорожных расходов и представлены на утверждение предоплаты как минимум за 5 дней до даты начала поездки.

• Обеспечьте отправку отчетов о командировочных расходах на утверждение в течение 10 рабочих дней после возвращения из поездки.

• Убедитесь, что действительные платежи по T-Card внесены в отчеты о расходах в течение четырех рабочих дней с момента уведомления о платежах в разделе «Доступные расходы Concur».

• Немедленно уведомляйте Travel Services о любых спорных расходах по T-Card.

• Работайте с продавцом и поставщиком карт для получения необходимых кредитов и обработки транзакций.

• Сравните запросы на командировку с балансом бюджета путешественника, чтобы убедиться, что он находится в пределах своего бюджета.

• Убедитесь, что авансы на командировки, возмещение и связанные с ними расходы подаются и утверждаются через Concur.

ресурсов

Обзор

Налоговая администрация Университета Отделение Контролера отвечает за своевременную подачу в штат ежемесячных налоговых деклараций Университета по налогу с продаж и использованию (налог с продаж).Штат Флорида налагает налог с продаж в размере 6% на облагаемые налогом покупки товаров и определенных услуг внутри штата. Округам разрешено местным референдумом взимать дополнительный налог на местные опционы в размере до 2% с этих же продаж. Штатные и местные налоги с продаж, взимаемые университетом в течение одного месяца, должны быть переведены в Департамент доходов Флориды не позднее 20-го числа следующего месяца. В связи с ежегодным объемом облагаемых налогом продаж и собранных налогов Университет должен подавать консолидированную налоговую декларацию (форма DR-15CS), в которой указывается сумма валовых, освобожденных и облагаемых налогами с продаж и налогов, взимаемых департаментами на агрегатная основа.

Кроме того, налоговая администрация отвечает за помощь отделам во время налоговых проверок и отвечает на вопросы по налогам с продаж. Университет проверяется Департаментом доходов; обычно один раз в пять лет. Налоговые аудиторы посетят каждое зарегистрированное место налогообложения продаж для проверки ведомственных записей, подтверждающих сбор налогов и переводы

Руководство университета

Департаменты должны знать, что продажа определенных товаров или услуг может облагаться государственным налогом с продаж.Прежде чем отдел сможет собирать налоги с продаж, он должен быть официально зарегистрирован в Налоговом управлении. Департаменты должны связываться с налоговой администрацией перед любой продажей, чтобы убедиться, что они должным образом зарегистрированы и обучены.

( Политика 4-OP-D-2-B – Управление денежными средствами )

Налоговая администрация является официальным уполномоченным представителем для всех контактов между Университетом и Департаментом доходов. Департаменты должны своевременно пересылать / направлять все вопросы и корреспонденцию, касающуюся Департамента доходов, в налоговую администрацию.

Покупки, сделанные Университетом, освобождены от налога с продаж Флориды. Продавцы должны хранить копию свидетельства об освобождении потребителя Университета по форме DR-14) для своих записей, чтобы задокументировать это освобождение. Иногда поставщик запрашивает копию годового сертификата перепродажи отдела (форма DR-13), чтобы документально подтвердить продажу, освобожденную от налога. Эти формы выдает Департамент доходов только департаментам университета, зарегистрированным для сбора налога с продаж. Отдел, получивший такой запрос, может получить эту форму в налоговой администрации.

Внутренний контроль

• Убедитесь, что отдел должным образом уполномочен налоговым департаментом, прежде чем собирать налоги с продаж.
• Убедитесь, что все сотрудники, собирающие налоги с продаж, прошли надлежащее обучение в налоговой администрации.
• Убедитесь, что по всем действительным транзакциям взимается надлежащая ставка налога с продаж.
• Убедитесь, что все собранные налоги с продаж должным образом задокументированы и что точные записи сохраняются для целей аудита.

Обязанности отдела

Обязанности департаментов, перечисленные ниже, относятся к департаментам, официально зарегистрированным Департаментом доходов в качестве мест сбора налогов с продаж.

• Предоставление ежемесячной налоговой информации, запрашиваемой налоговой администрацией каждый год в январе или феврале в предоставленной таблице. Своевременное возвращение этой информации в налоговую администрацию является обязательным условием, чтобы избежать штрафов и начисления процентов всем отделам по сбору налогов с продаж.
• Обеспечение наличия или доступности налоговых записей с 1 июня 2007 г. для целей аудита.
• Обращение в налоговую администрацию в случае текучести кадров, занимающихся сбором или регистрацией налога с продаж.

ресурсов

Обзор

Каждый финансовый год Университет должен подавать налоговую декларацию о подоходном налоге с предприятий освобожденной от уплаты налога (форма 990-T) в Налоговую службу.В этой документации указывается любой несвязанный коммерческий доход (UBI), полученный в результате деятельности академических и вспомогательных подразделений Университета. В Налоговом кодексе говорится: «Обычно считается, что колледж или университет имеет UBI, если он получает доход от любой регулярно проводимой торговли или бизнеса, который не имеет существенного отношения к его освобожденным целям».

Налоговый отдел Контролера координирует подготовку декларации 990-T. Ежегодный анализ доходов департамента в фонды вспомогательного обслуживания, студенческой деятельности и спорта проводится для определения отчетной суммы UBI.Важно, чтобы вся несвязанная коммерческая деятельность Университета отражалась в федеральной налоговой декларации, чтобы избежать дорогостоящих штрафов и пени за недоплату налогов.

Руководство университета

Департаменты университета должны знать, что продажа определенных товаров или услуг может регулироваться UBIT.

( Политика 4-OP-D-2-B – Управление денежными средствами )

Все приносящие доход контракты, не входящие в компетенцию Отдела спонсируемых исследований, по которым Университет получит денежную выгоду в размере 10 000 долларов или более, должны быть рассмотрены главным юрисконсультом Университета и налоговым отделом Контролера.Помимо прочего, в этом обзоре будут рассмотрены потенциальные не связанные с этим вопросы налога на прибыль предприятий.

(Политика 4-OP-D-3 – приносящие доход договоры )

Кроме того, Университет оставляет за собой право требовать возмещения любого несвязанного подоходного налога с предприятий, взимаемого с факультетов.

Внутренний контроль

• Убедитесь, что все приносящие доход контракты на сумму 10 000 долларов и более одобрены генеральным юрисконсультом университета и налоговым отделом Контролера.
• Убедитесь, что обо всех несвязанных коммерческих доходах сообщается в налоговый отдел Контролера.
• Обеспечьте надлежащий учет всех доходов по определенным категориям и источникам.

Обязанности отдела

• Обеспечение периодической проверки любого нового или существующего коммерческого дохода для определения того, генерируется ли несвязанный коммерческий доход.
• Обеспечение того, чтобы сотрудники отдела, ответственные за отчетность о несвязанных коммерческих доходах, прошли обучение и знакомы с типами доходов, которые следует включать.

ресурсов

Помощник по административной поддержке | Отделение кадров ПГУ

Резюме

Категория работы:

Административные операции

Должность:

Помощник по административной поддержке

Определение категории должности:

Предоставляет разнообразную административную поддержку отдельным лицам, группам, проектам или программам.

Определение должности:

Помощник по административной поддержке поддерживает общие административные функции широкого спектра академических или административных подразделений, включая ответ на телефонные звонки, приветствие / направление / помощь посетителям, клиентам, персоналу и т. Д., Подготовку документов и отчетов, составление записей, планирование встреч, организацию и ведение информации, координация календарей, анализ данных, включая бюджетные расходы, и обеспечение общей офисной поддержки. Обязанности выполняются на различных уровнях в рамках определенного титула.

Условия работы:

Конкретные физические требования и усилия изложены в Рабочем листе должностных обязанностей (список основных должностных обязанностей и обязанностей, характерных для конкретной работы на уровне подразделения) в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями от 1990 года (ADA).

Прочие требования:

Уровни

Уровень 1

Сведения об уровне

Код вакансии	Диапазон окладов	Статус FLSA
ADOP0101	С	Не освобожден

Должности уровня 1 обычно демонстрируют базовые рабочие знания рутинных рабочих приложений; следовать стандартным принципам и системам и использовать соответствующую терминологию, связанную с определенной областью специализации; участвовать в качестве члена команды в коллективной среде в составе разнородной рабочей силы; активно способствовать достижению командных целей и поставленных задач; ясно передавать информацию, идеи или инструкции в устной и письменной форме; следовать рекомендованному подходу к порученной работе, чтобы способствовать достижению желаемых результатов; гарантировать, что безопасные методы и экологическая сознательность проявляются в решениях; обычно работают под прямым и частым контролем, выполняя рутинные обязанности в соответствии с установленными процедурами с подробными инструкциями.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 0 лет Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности

Служить в приемной или связующим на первой линии с внутренними и внешними контактами и обеспечивать общую офисную поддержку Приветствовать клиентов, отвечать на телефонные звонки, давать указания или информацию и решать обычные проблемы Предоставлять обычную и общую информацию персоналу, клиентам и / или общественности о стандартных услугах, процессах и процедурах, используя предписанные или установленные руководящие принципы Назначение / отмена встреч и встреч Создание и ведение офисных файлов и журналов активности Помощь в организации поездок Получать, обрабатывать и обеспечивать конфиденциальность конфиденциальной информации и материалов Ведение инвентаря оргтехники и принадлежностей Ведение и обновление списков рассылки; организовывать и проводить массовые рассылки Выполнить обычный ввод данных Проверьте документы и убедитесь в правильности формата Подготавливать, обрабатывать, обновлять и составлять стандартные документы, записи и отчеты Готовить обычную корреспонденцию, отчеты и другие документы Открытие, сортировка и рассылка почты Сортировка, сшивание и распространение дублированных материалов Доставить и / или забрать документы, оборудование или материалы Сбор / обработка сборов и платежей Обеспечить дополнительную поддержку по мере необходимости

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 2

Сведения об уровне

Код вакансии	Диапазон окладов	Статус FLSA
ADOP0102	D	Не освобожден

Должности уровня 2 обычно демонстрируют промежуточное знание концепций, практик и процедур в конкретной области специализации; выполнять промежуточные задачи в определенных областях навыков / приложений, постоянно опираясь на текущие профессиональные знания; поддерживать эффективные отношения с коллегами, поставщиками и другими людьми в разнообразной среде; поддерживать командные решения и выполнять командные обязанности; интерпретировать информацию, идеи и инструкции и общаться четко и точно как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; определять причины необычных происшествий и применять стандартные принципы и методы для определения и реализации решений; гарантировать, что безопасные методы и экологическая сознательность проявляются в решениях; обычно работают под общим руководством, выполняя разнообразные задания, которые могут быть несколько сложными по своему характеру, но обычно предполагают ограниченную ответственность.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 1 года Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности

Приветствовать клиентов / посетителей, предоставлять информацию и / или ссылаться в случае необходимости; направлять, просматривать, проверять и обрабатывать телефонные разговоры и почту; действовать по обычным запросам и / или направлять Планирование и ведение календаря встреч, встреч и маршрутов поездок; и расписание аудиторий или конференц-залов Собирать информацию из офисных документов в черновики электронных писем, служебных записок и других документов Создание и поддержка файлов и баз данных рабочих единиц Выполнить ввод данных; собирать, собирать и форматировать данные для создания простых отчетов Подготовить документы, материалы встреч и корреспонденцию Координировать поездки, бронировать места и обрабатывать компенсацию Сохранять конфиденциальную и / или конфиденциальную информацию и материалы Может создавать / поддерживать государственные секретные документы и файлы Обновлять и вносить регулярные изменения в веб-страницы Посещать собрания; записывать, расшифровывать и распространять протоколы собрания Составление письменных сообщений и корректировка документов на предмет грамматики, орфографии, пунктуации и базового форматирования Служить источником информации для других по различным вопросам, включая офисное оборудование, использование программного обеспечения и процедуры обработки информации Отслеживать и контролировать бюджет, собирать информацию и обрабатывать расходы на оплату, а также при необходимости готовить финансовые отчеты; может взаимодействовать с поставщиками по вопросам котировок и выставления счетов Ведение инвентаря и заказ / покупка канцелярских товаров; организовать обслуживание оборудования; оформить наряды на ремонт помещений / нужды Может помочь в организации специальных мероприятий Помощь в разработке, дизайне и выпуске публикаций Может помогать с функциями, связанными с учащимися

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 3

Сведения об уровне

Код вакансии	Диапазон окладов	Статус FLSA
ADOP0103	F	Не освобожден

Позиции уровня 3 обычно демонстрируют глубокие и всесторонние знания определенных областей навыков / приложений для интеграции фундаментальных элементов из других специальностей в рабочие задания; применять знания о принципах, практиках и процедурах конкретной области специализации для выполнения сложных заданий; продвигать культуру, которая способствует эффективным отношениям между различными членами команды; гарантировать, что безопасные методы и экологическая сознательность проявляются в решениях; может возглавить проектную команду, выполняющую сложные задания, требующие глубоких знаний в области специализации; ясно, точно и убедительно интерпретировать и передавать информацию, идеи и инструкции как в устной, так и в письменной форме, включая материалы, предназначенные для распространения; включать новые факты и идеи в групповые процессы и применять творческое мышление для разработки новых решений; обычно работают с минимальным контролем над сложными задачами, совещаясь с менеджером по необычным вопросам.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 2 лет Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности

Может быть офисным координатором рабочего подразделения; планировать и способствовать вспомогательной деятельности офиса или рабочего подразделения; координировать действия с другими для выполнения задач Может составлять, обрабатывать и проверять формы для ввода в систему расчета заработной платы / кадровых ресурсов Отвечать на обычные и умеренно сложные вопросы / вопросы, касающиеся политик, процессов и процедур подразделения / университета от внутренних и внешних контактов Создание и обслуживание файлов, баз данных и отчетов Мониторинг и ведение бюджета, отслеживание расходов, обработка изменений бюджета и помощь в подготовке бюджета и прогнозировании Создание, подготовка и ведение финансовых отчетов и таблиц, а также авторизация обработки платежей Содействовать в сборе и организации материалов для подготовки гранта / заявки Содействие с продвижением по службе и продвижением по службе Собирать и систематизировать информацию из разных источников для разработки повесток дня, материалов встреч и отчетов Организация встреч, координация специальных мероприятий, конференций и других мероприятий Помощь в планировании и координации проектов средней сложности Работает в различных комитетах; подготовить повестку дня, взять и составить протокол Дизайн и поддержка веб-страниц Разрабатывать, проектировать и выпускать публикации в соответствии с установленными политиками и правилами Университета Координатная резервная поддержка при необходимости Может оказывать помощь в надзоре и обучении студентов и назначенного вспомогательного персонала Служить источником информации для других по различным вопросам, включая офисное оборудование, использование программного обеспечения и процедуры обработки информации

Этот профиль предназначен для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей с данным названием должности, и не должен толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности любой конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его / ее контролем. Использование конкретного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не должно рассматриваться как исключающее другие не упомянутые обязанности, которые имеют аналогичный вид или уровень сложности.

Уровень 4

Сведения об уровне

Код вакансии	Диапазон окладов	Статус FLSA
ADOP0104	G	Не освобожден

Должности уровня 4 обычно демонстрируют глубокие знания принципов, практик и процедур в определенной области специализации и выполнение сложных заданий; интегрировать сложные элементы из других специальностей в рабочие задания; продемонстрировать твердую приверженность инклюзивным практикам, которые поддерживают разнообразие в университете; установить общее видение и взять на себя ответственность за достижение командных целей, а также указать направление для надлежащей реализации планов; излагать идеи, концепции и инструкции в ясной форме и использовать убеждение и переговоры для достижения консенсуса и сотрудничества; гарантировать, что безопасные методы и экологическая сознательность проявляются в решениях; разрабатывать новые методы, концепции, теории, программы или решения и применять их к сложным стратегическим операционным вопросам; обычно работают независимо над сложными рабочими заданиями, проверяют прогресс и оценивают результаты и при необходимости обновляют управление; может направлять и делегировать работу сотрудникам более низкого уровня.

Типичное образование и опыт

Опыт работы более 3 лет Диплом средней школы или выше Или эквивалентное сочетание образования и опыта

Стандартные рабочие обязанности

Планировать, организовывать, координировать и контролировать повседневную деятельность офиса Координировать рабочие задания сотрудников службы поддержки отдела / подразделения Составление писем, служебных записок и отчетов Изучите и составьте справочные материалы для встреч; разработать повестки дня и графики Разрешать сложные запросы и обеспечивать соблюдение политик и процедур рабочего подразделения и / или университета Помогать руководителю в разрешении проблем или конфликтов, исследуя проблемы и давая рекомендации Установить процедуры рабочего подразделения по работе с конфиденциальными материалами и их сохранению Наблюдать за файлами, записями, базами данных и отчетами рабочих единиц; обеспечить соблюдение университетских документов и правил хранения Проекты отчетов с выводами и рекомендациями по решению административных задач Анализировать административные операционные практики для создания новых систем или пересмотра установленных процедур Разработать новые процессы или процедуры, соответствующие потребностям офиса в поддержке Утверждение и обработка различных форм для ввода в систему расчета заработной платы / кадровой службы Помощь в составлении и контроле бюджетов; вести отчетность по расходам бюджета Рассматривать и / или составлять бюджетные отчеты; утверждать расходы и офисные расходы Наблюдать за координацией проектов, специальных мероприятий и / или программ Изучите и напишите проекты выступлений, проектов, отчетов и информационных бюллетеней Координировать сбор данных для годовых или периодических отчетов, грантов и т. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт