Сроки Хранения Документов по Кадрам с 2020 года

Сроки хранения Документов      Командировочные      Первичные Документы    

В помощь бухгалтеру

. .

 

Сроки хранения кадровых документов

Росархив подготовил перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Новый документ может прийти на смену действующему перечню.

Часть кадровых документов хранятся дольше, чем требуется сейчас.

Например, графики отпусков придется держать в компании три года вместо одного.

 

Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков нужно будет хранить пять лет, а не три года.

Для нескольких документов срок хранения планируют уменьшить.

Например, документы о дисциплинарных взысканиях понадобится хранить три года вместо пяти лет.

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников нужно будет держать на полке год, а не пять лет.

Установлены отдельные сроки хранения некоторых документов, например:

– заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий – хранить год;

– уведомления, предупреждения работников – хранить три года.

. . .

Сроки хранения документов с 2020 года

Кадровые документы

Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

75 лет

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

 

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года

На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет либо

50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года)

 

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет)

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года)

 

Сроки хранения Документов     Командировочные Расходы     Первичные Документы  

В помощь бухгалтеру

. .

nicolbuh.ru

3.7. Сроки хранения кадровой документации

3.7. Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень).

Данный Перечень составлен в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.), и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Итак, рассмотрим эти сроки.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет (ст. 262 Перечня)

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет (ст. 263 Перечня).

Переписка по вопросам трудоустройства – 5 лет.

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – 5 лет.

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет.

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год.

Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года.

Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников – 5 лет.

Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (ст. 351 Перечня).

В соответствии с п. «а» ст. 32 Перечня штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, а согласно ст. 34 Перечня штатные расстановки – 75 лет.

Должностные инструкции типовые (примерные) по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные (персональные) – 75 лет в составе личных дел (ст. 35 Перечня).

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 Перечня также 75 лет.

Графики предоставления отпусков хранятся – один год.

Необходимо также хранить журналы, книги, карточки учета:

1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

2) работников, направленных в командировки (срок начинает течь после увольнения работника) – 5 лет;

3) военнообязанных (после увольнения) – 3 г.;

4) отпусков – 3 г.;

5) личных дел, личных карто чек, трудовых договоров, трудовых соглашений – 75 лет;

6) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

7) выдачи справок о заработ ной плате, стаже, месте работы – 3 года;

8) выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

econ.wikireading.ru

Сроки хранения документов кадрового делопроизводства

ВИД ДОКУМЕНТА НОРМАТИВНЫЙ АКТ СРОК ХРАНЕНИЯ
Обязательные документы
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ 75 лет (ст. 657 ПТУАД*)
Договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности ст. 244 ТК РФ 5 лет (ст. 457 ПТУАД)
Ученический договор    
График отпусков ст. 123 ТК РФ 1 год (ст. 693 ПТУАД)
Трудовые книжки и книги по их учету  ст. 66 ТК РФ 1) до момента прекращения трудового договора (п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек)
2) до востребования в случае, если не была получена родственниками в результате смерти работника
3) невостребованные – 75 лет (ст. 664 ПТУАД)
Табель учета рабочего времени ст. 91 ТК РФ 1) 5 лет (ст. 586 ПТУАД)
2) 75 лет – при наличии вредных и опасных условий труда
Личная карточка работника п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек 75 лет (ст. 658 ПТУАД)
Штатное расписание  ст. ст. 15, 57 ТК РФ постоянно (ст. 71 ПТУАД)
Локальные нормативные акты работодателя:    
          а) правила внутреннего трудового распорядка ст. 189 ТК РФ 1 год после замены новым (ст. 773 ст. 189 ПТУАД)
          б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персонльных данных работников ст. 87 ТК РФ постоянно по месту их разработки и утверждения (ст. 655 ПТУАД)
          в) положение об оплате труда и премировании ст. 135 ТК РФ постоянно по месту их разработки и утверждения (ст. 411 ПТУАД)
          г) локальный нормативный акт (ЛНА) ст. ст. 57, 101 ТК РФ постоянно (ст. 570 ПТУАД)
          д) ЛНА, предусматривающий разделение рабочего дня на части ст. 105 ТК РФ  
          е) ЛНА, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения доп. Проф. Образования ч. 2 ст. 196 ТК РФ см. разд. 8.3. ПТУАД
Приказ об утверждении расчетного листка ч. 1 ст. 136 ТК РФ 75 лет (ст. 19 ПТУАД)
Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов ст. 20 ТК РФ 5 лет и постоянно (ст. 60, 61 ПТУАД)
Положение о филиале, представительстве п. 4 ст. 5 Закона N 14-ФЗ, п.4 ст.5 ФТ 208-ФЗ, п.4. ст.5. N 161-ФЗ постоянно (ст. 50 ПТУАД)
Положение о хранении коммерческой тайны НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ В НЕКОТОРЫХ СЛУЧАЯХ в силу положений ТК РФ постоянно (ст. 62 ПТУАД)
Документы по охране труда   см. раздел 7.3 ПТУАД
График сменности  ст. 103 ТК РФ 5 лет (ст. 586 ПТУАД)
75 лет – если условия труда являются тяжелыми
Документы, относящиеся к воинскому учету граждан п.7 ст. 8 ФЗ от 28.03.1998 N 53-ФЗ Переписка по воинскому учету работников – 3 года (ст. 690 ПТУАД)
Приказы (распоряжения) ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст.ст. 229, 402 ТК РФ) постоянно – приказы, распоряжения по основной (профильной) деятельности
75 лет – по личному составу (ст. 19 ПТУАД)
Иные документы   Различны. (ст. ст. 183, 665)
Рекомендуемые документы
Личное дело ст. 42 Закона N 79-ФЗ  
Коллективный договор ст. ст. 5, 8, 15 ТК РФ постоянно (ст. 576 ПТУАД)
Должностная инструкция    75 лет (ст. 77 ПТУАД)
Положение о порядке прохождения испытания   постоянно (ст. 50 ПТУАД)
Положение о структурном подразделении   постоянно (ст. 50 ПТУАД)
Журналы и книги учета
Книга учета движения трудовых книжек  вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков тр. Книжки и вкладыша в нее Обяззательна для ведения работодателя за ислючением работодателя – физ. Лица, не являющегося ИП (ст. 695 ПТУАД) 
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Обязательна (Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н) 5 лет (ст.695 ПТУАД)
Журнал учета проверок Обязательный
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Обязательный (ст.230.1 ТК РФ) 45 лет. Однако, согласно ст. 630 ПТУАД срок годности постоянный
Журнал ознакомления с ЛНА Не обязателен (ст.68 ТК РФ)
Журнал учета направлений на мед. Осмотр Обязательный (абз. 4 п.8 Порядка проведения обязательных предварительных и переодических медицинских осмотровработников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Срок хранения – постоянный (ст. 645 ПТУАД)
Журнал учета трудовых договоров Не обязательный 75 лет (ст. 695 ПТУАД)
Журнал учета приказов по личному составу Не обязательный  75 лет – прием, перевод, увольнение работников
3 года – отпуск (ст.695 ПТУАД)
Журнал учета личных дел Не обязательный 75 лет (ст.695 ПТУАД)
Журнал учета листков временной нетрудоспособности Не обязательный 5 лет (ст. 897 ПТУАД)
Журнал учета справок Не обязательный 5 лет (ст. ст. 252, 695 ПТУАД)
Журнал учета работников     

www.elantra-consult.ru

➤ Сроки хранения документов

В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов.

Вся информация об условиях хранения документов

 

Скачайте полезные документы:

Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации

То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:

  • законом «О бухгалтерском учете»;
  • законом «Об архивном деле»;
  • Налоговым кодексом РФ;
  • иными законодательными нормативными актами. 

Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558. Актуальные корректировки в этот документ вносили в 2016 году. 

В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные — 50 лет. 

Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций», одобренными решением Росархива от 06.02.2002. 

Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству. 

Узнайте, как правильно составить инструкцию по делопроизводству 

Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг. Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ». 

Памятка: сроки хранения архивных документов

Скачать памятку полностью

От чего зависят сроки хранения документов

Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников — 75 лет. 

Еще один пример — табели учета рабочего времени. В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет. 

Сроки хранения документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение. 

Шпаргалка от экспертов «Системы Кадры»: сроки хранения кадровых документов в компании

Скачать шпаргалку полностью

Сроки хранения документов в подразделениях организации

Организация вправе сама устанавливать сроки хранения документов, нормативный документы, которым оно регламентируется — Инструкция или Положение о делопроизводстве. Как правило, срок текущего хранения ограничивается одним годом, с учетом, что передают бумаги в архив раз в год. За это время основная часть документов теряет актуальность и справочно-информативную ценность, поэтому с ними перестают работать.

Когда календарный год заканчивается, документы, которые находятся на текущем хранении в подразделениях, формируют и подшивают в дела, согласно с утвержденной на предприятии номенклатурой. Каждое дело — это папка, в которой хранятся документы одного типа или относящиеся к одному вопросу, направлению деятельности компании. Каждая такая папка содержит опись дела — перечень документов, подшитых в нее.

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря»

Скачать таблицу

Дела формируют и с учетом сроков хранения документов. В отдельные папки подшивают бумаги кратковременного срока хранения, до пяти лет, и те, которые хранят долго и постоянно. 

Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком. 

Сроки хранения архивных документов в организации

Завершенные дела, которые находятся на текущем хранении, передают в архив в соответствии с графиком. Как правило, это делают один раз в начале календарного года. Сроки хранения документов в архиве указывают в номенклатуре дел и определяют в соответствии с архивным законодательством и Положением о делопроизводстве предприятия. Срок хранения документов в архиве организации относится к обязательным реквизитам, которые указывают на обложке каждого дела. 

Образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»: обложка дела, переданного на архивное хранение 

Скачать образец

Коммерческие предприятия обязаны до момента ликвидации держать в архивах документы с постоянным сроком хранения. Те бумаги, в отношении которых установлен конечный срок хранения, утилизируют по акту об уничтожении после того, как специальная комиссия проведет экспертизу их ценности. 

Итог

Участвующие в документообороте предприятия деловые бумаги имеют разные сроки хранения. Длительность хранения зависит от важности содержимого и определяется в соответствии с архивным законодательством

www.sekretariat.ru

Сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации

Сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации

---T--------------------------------------------------T-------------------¬
¦ N¦             Наименование документа               ¦   Срок хранения   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦1 ¦Журналы учета работников, совмещающих профессии   ¦До минования       ¦
¦  ¦                                                  ¦надобности         ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦2 ¦Коллективный договор                              ¦Постоянно          ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦3 ¦Табели (графики), журналы учета рабочего времени  ¦1 год              ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦4 ¦Документы (акты, сообщения информации,            ¦3 года             ¦
¦  ¦характеристики, докладные записки, справки,       ¦                   ¦
¦  ¦переписка) о трудовой дисциплине                  ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦5 ¦Акты, предписания по технике безопасности;        ¦5 лет              ¦
¦  ¦документы (справки, докладные записки, отчеты)    ¦                   ¦
¦  ¦об их выполнении                                  ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦6 ¦Переписка о состоянии и мерах по улучшению        ¦5 лет              ¦
¦  ¦условий и охраны труда, техники безопасности      ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦7 ¦Документы (программы, записки, переписка)         ¦5 лет              ¦
¦  ¦об обучении работников по технике безопасности    ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦8 ¦Протоколы аттестации по технике безопасности      ¦5 лет              ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦9 ¦Журналы, книги учета:                             ¦                   ¦
¦  ¦а) профилактических работ по технике безопасности;¦10 лет             ¦
¦  ¦б) инструктажа по технике безопасности;           ¦10 лет             ¦
¦  ¦в) проведения аттестации по технике безопасности  ¦5 лет              ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦10¦Личные дела (заявления, автобиографии, копии      ¦                   ¦
¦  ¦приказов и выписки из них, копии личных           ¦                   ¦
¦  ¦документов, характеристики, листки по учету       ¦                   ¦
¦  ¦кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):      ¦                   ¦
¦  ¦а) руководителя организации; членов руководящих,  ¦Постоянно          ¦
¦  ¦исполнительных, контрольных органов организации;  ¦                   ¦
¦  ¦работников, имеющих государственные и иные звания,¦                   ¦
¦  ¦премии, награды, ученые степени и звания;         ¦                   ¦
¦  ¦б) работников                                     ¦75 лет             ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦11¦Трудовые договоры (контракты), трудовые           ¦75 лет             ¦
¦  ¦соглашения, не вошедшие в состав личных дел       ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦12¦Личные карточки работников (в том числе временных ¦75 лет             ¦
¦  ¦работников)                                       ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦13¦Характеристики работников, не имеющих личных дел  ¦75 лет             ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦14¦Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету ¦1 год              ¦
¦  ¦кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме¦                   ¦
¦  ¦и др.) лиц, не принятых на работу                 ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦15¦Подлинные личные документы                        ¦До востребования   ¦
¦  ¦Невостребованные трудовые книжки, дипломы,        ¦50 лет             ¦
¦  ¦аттестаты, удостоверения, свидетельства           ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦16¦Документы (справки, докладные и объяснительные    ¦5 лет              ¦
¦  ¦записки, копии приказов, выписки из приказов,     ¦                   ¦
¦  ¦заявления, командировочные удостоверения и др.),  ¦                   ¦
¦  ¦не вошедшие в состав личных дел                   ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦17¦Документы (отчеты, акты, сведения) об учете       ¦3 года             ¦
¦  ¦трудовых книжек и вкладышей к ним                 ¦                   ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦18¦Переписка об оформлении командировок              ¦5 лет              ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦19¦Графики предоставления отпусков                   ¦1 год              ¦
L--+--------------------------------------------------+--------------------

dogovor-obrazets.ru

Определение сроков хранения кадровых документов: изменения в законодательстве

Перечень-2006 является логическим продолжением Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4 (далее — Перечень-2001).

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями страны независимо от форм собственности. Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы независимо от видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др.).

Перечень-2006 будет востребован в работе практически всеми структурными подразделениями организаций и, прежде всего, кадровыми. До утверждения Перечня-2006 организации страны наряду с Перечнем-2001 руководствовались Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее — Перечень-1988). В этом Перечне имелся раздел «Работа с кадрами», в который были включены документы со сроками хранения по подразделам: «Прием, распределение, перемещение и учет кадров», «Подготовка кадров, повышение их квалификации», «Проведение аттестации и установление квалификации», «Награждение, присвоение почетных званий», «Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней».

Все указанные выше подразделы, устанавливавшие сроки хранения кадровой документации, в переработанном виде вошли в состав Перечня-2006 в качестве самостоятельных глав. С его принятием часть I Перечня-1988 «Документы, образующиеся в управленческой деятельности» полностью утратила свою силу.  В то же время часть II Перечня-1988 «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности» по-прежнему будет применяться в работе организаций.

Перечень-2006 не содержит, в отличие от предыдущих перечней, обобщающих разделов. Документы, образующиеся в результате  деятельности организаций по различным направлениям, сгруппированы в 35 самостоятельных глав. Отличием Перечня-2006 от предыдущих является также то, что виды и названия документов, включенные в него, обозначаются термином «пункт»,  а не «статья», что обусловлено действующими правилами нормотворческой техники.

Работникам отделов кадров следует обратить особое внимание на главы 1, 3–12, 28, 33, 34 Перечня-2006.

Глава 1 «Оперативный и статистический учет и отчетность» устанавливает сроки хранения статистической документации. В нее включены, например, статистические отчеты и таблицы по основным и вспомогательным направлениям и видам деятельности, оперативные статистические сводки и др.

В главе 3 «Трудоустройство, использование трудовых ресурсов» можно найти сроки хранения таких документов, как переписка по вопросам трудоустройства, списки сокращенных работников и др.

Глава 4 «Организация труда, коллективные трудовые отношения» включает в себя документы о совершенствовании процессов труда и структуры аппарата управления, перечни и классификаторы профессий рабочих и должностей служащих, документы об организации труда при совмещении профессий, графики производственных процессов и рабочего времени, документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю, табели учета (использования) рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договоры, генеральные, отраслевые и местные соглашения и др.

Глава 5 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда» содержит сведения о сроках хранения норм выработки и расценок, переписки об образовании и использовании фондов материального поощрения, документов о премировании работников и др.

Положения главы 6 «Охрана труда» будут востребованы при определении сроков хранения перечней производств, профессий и должностей с вредными условиями труда; документов об условиях применения труда женщин и подростков; списков, табелей и нарядов работающих на производстве с вредными условиями труда; актов расследования несчастных случаев на производстве; ведомостей на выдачу средств индивидуальной защиты и др.

Глава 7 «Социальная защита» включает в себя сроки хранения документов по персонифицированному учету застрахованных лиц, анкеты застрахованных лиц, ведомости выдачи документов персонифицированного учета, отчеты по персонифицированному учету работников и др.

В главе 8 «Прием, перевод, увольнение работников» наряду со сроками хранения традиционных кадровых документов (личные дела, личные карточки работников, трудовые книжки и др.) впервые определены сроки хранения документов по работе с резервом руководящих кадров: списков лиц, состоящих в резерве кадров, перечней должностей руководителей и специалистов, для замещения которых создается кадровый резерв, кадровых реестров. Также впервые в перечне установлены сроки хранения трудовых договоров (контрактов) — «3 года после истечения срока действия трудового договора, контракта». Такой ограниченный срок хранения трудовых договоров обусловлен тем, что они не могут использоваться для подтверждения социально-значимой для граждан информации (о стаже работы, размере заработной платы и пр.), а сроки исковой давности при решении трудовых споров между нанимателем и работниками законодательством ограничены.

При работе с указанной главой следует обратить внимание на сроки хранения личных дел работающих по совместительству (п. 216). В Перечне-2006 этот срок определен в 5 лет и заимствован из ст. 500б Перечня-1988 г., в которой соответствующий срок был установлен для хранения личных дел «работников, имеющих полный должностной оклад (ставку) по основному месту работы». Такой подход представляется не совсем оправданным. Личные дела совместителей могут быть востребованы в работе кадровых и других служб организаций и по истечении указанного срока. Например, в случае утери соответствующих приказов (иных распорядительных документов), лицевых счетов, они могут быть востребованы для выдачи справок о подтверждении стажа работы по специальности (в отрасли), подтверждении самого факта работы по совместительству и, соответственно, начисления заработной платы[1] (отчисления в фонд социального страхования для лиц, работающих по совместительству, являются обязательными и применяются при расчете размера пенсии по возрасту, ряда иных социальных пособий и выплат).

Поэтому для личных дел работающих по совместительству, на наш взгляд, целесообразно устанавливать 75-летний срок хранения. Именно этот срок хранения (с оговоркой о возрасте работника — «–В») был зафиксирован в ст. 500а Перечня-1988 для личных дел «работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий». Аналогичный подход заложен в Перечне-2006 (п. 217) при установлении срока хранения личных карточек работников[2] — 75 лет без оговорки о сокращенных сроках хранения личных карточек работающих по совместительству.

[1] Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2, в состав личного дела включаются заверенные копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, присвоении квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

[2] Имеются в виду личные карточки формы Т-2 и Т-4 (последняя заполняется вместо формы Т-2 на научных работников).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 4 (75), апрель 2007 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

otdelkadrov.by