Изменились сроки хранения документов по охране труда в 2021 году

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.

Какие изменения учесть

Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:

• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
• для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте	45 лет
Результаты СОУТ (п.407)	45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия	5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работ	после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья	75 лет, если закончены до 01. 01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда	5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее)	от 3 до 5 лет
Заключения к договорам	5 лет

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Каневской ЦЗН

Сроки хранения документов по охране труда в школе – Все статьи – Каталог статей

7. 3. Охрана труда
Номер статьи[1]	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
602	Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда[2]	45 лет. (1) ЭПК	(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
603	Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 лет. ЭПК
604	Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий	Постоянно
605	Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий	5 лет. ЭПК
606	Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Постоянно
607	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет. ЭПК
608	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 лет.
609	Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда	5 лет. ЭПК
610	Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков	5 лет. ЭПК
611	Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
	а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
	б) в других организациях	До замены новым
612	Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
	а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
	б) в других организациях	До замены новым
613	Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	75 лет.
614	Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов	Постоянно <**>[3]
615	Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий	75 лет.
616	Правила по охране труда работающих инвалидов:
	а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
	б) в других организациях	До замены новыми
617	Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда	75 лет. ЭПК
618	Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций	5 лет. ЭПК
619	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	До замены новыми
620	Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
	а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
	б) в других организациях	До замены новыми
621	Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций	5 лет. ЭПК
622	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	75 лет. ЭПК
623	Договоры страхования работников от несчастных случаев	5 лет. (1)	(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
624	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности	5 лет.
625	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет.
626	Журналы, книги учета:
	а) профилактических работ по технике безопасности	10 лет.
	б) инструктажа по технике безопасности	10 лет.
	в) проведения аттестации по технике безопасности	5 лет.
627	Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности	5 лет. ЭПК
628	Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев	5 лет.
629	Сведения об авариях и несчастных случаях	5 лет. (1) ЭПК	(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – Постоянно <**>
630	Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно <**>
631	Переписка об авариях и несчастных случаях	5 лет. ЭПК
632	Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:		(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно <**>
	а) по месту происшествия	75 лет. (1) ЭПК
	б) в других организациях	5 лет.
633	Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях	75 лет. ЭПК
634	Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях	10 лет. ЭПК
635	Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению	5 лет. ЭПК
636	Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	75 лет. ЭПК
637	Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием	3 года. (1)	(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л.
638	Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:		(1) После замены новыми
	а) по месту составления и утверждения	Постоянно
	б) в других организациях	3 года. (1)
639	Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания	1 год.
640	Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	5 лет. ЭПК
641	Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации	5 лет. ЭПК
642	Журналы учета исполнения постановлений о штрафах	3 года. (1)	(1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
643	Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил	3 года.
644	Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий	3 года.
645	Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:
	а) по месту разработки и утверждения	Постоянно
	б) в других организациях	До замены новыми
646	Переписка о проведении медицинских осмотров работников	5 лет.
647	Анкеты обследования условий труда работников	5 лет. ЭПК

Сроки хранения документов по охране труда и пожарной безопасности

В связи с тем, что документы по вопросам охраны труда и пожарной безопасности содержат информацию, которая имеет разную практическую и историческую ценность, для них устанавливаются разные сроки хранения.

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании экспертизы ценности документов, что предполагает всестороннее изучение документов и информации в них, на основе определенных принципов и критериев.
Некоторые документы могут представлять интерес для ученых и практиков, служить источником изучения состояния таких важных направлений деятельности предприятий как охрана труда, промышленная санитария, пожарная безопасность. А потому, если во время деятельности предприятий образуются документы НАФ, для этих документов устанавливается постоянный срок хранения. Такими документами, например, являются докладные записки и справки, содержащие обобщающую информацию по улучшению на предприятии (или в отрасли) условий труда, состояния охраны труда, по вопросам аттестации рабочих мест по условиям труда.
После окончания установленного срока хранения на предприятии эти документы передают на постоянное хранение в соответствующей государственной архивного учреждения – государственного архива, архивного отдела городской администрации или городского совета.
На предприятиях, в деятельности которых не образуются документы НАФ, документы хранятся до ликвидации самого предприятия.
Для дел, сформированных из копий документов, устанавливается срок хранения «пока не пройдет потребность» независимо от срока хранения оригиналов документов (в т.ч. и для документов с постоянным сроком хранения).
Для документов, которые имеют преимущественно информационное значение, что не выходит за пределы узкопрактичних и краткосрочных целей, на всех предприятиях устанавливают временные сроки хранения – от 1 до 10 лет.
Документы, имеющие значение для защиты социальных и трудовых прав работников, имеющих более длительные (свыше 10 лет) сроки хранения. К таким документам, в первую очередь, относятся протоколы, акты расследований несчастных случаев, профессиональных заболеваний и отравлений, журналы регистрации несчастных случаев и тому подобное.

Сколько хранится журнал по охране труда

Ознакомление сотрудников с правилами безопасного поведения на производстве является главной задачей для любого работодателя, поскольку об этом указано в ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Планомерное информирование работников о том, какие факторы при выполнении трудовых обязанностей потенциально опасны для их здоровья и жизни, предотвращает возникновение чрезвычайных происшествий. Следовательно, всем организациям необходимо создать систему нормативной документации и правильный порядок их использования.

Общая информация

Организация безопасного поведения на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.

Они необходимы для фиксации инструктажей, проводимых для сотрудников предприятия.

Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.

Хранить документацию необходимо на протяжении сроков, указанных в нормативном акте Минкультуры.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Существует много форм журналов, которые применяются для ОТ. Это обусловлено многочисленным количеством разного рода инструкций для сотрудников.

Независимо от направления деятельности предприятия и профессий, для всех сотрудников требуется проводить обязательные инструктажи.

К ним относятся:

• ознакомление с инструкциями по ТБ при трудоустройстве нового работника на рабочее место;
• периодические обучения трудящихся правилам противопожарной безопасности и охраны труда.

Факт проведения каждого работника фиксируют в журналах по охране труда.

Для чего нужны?

Каким образом работодатель может подтвердить факт информирования или обучения своих работников правилам техники безопасности? Конечно же, только имеющимися журналами, в которых стоят даты и подписи сотрудников, проинструктированные инженером по ОТ.

Если вдруг на предприятии произойдет чрезвычайное происшествие, то обязательно проводится расследование его обстоятельств. Проверяющие лица изучают имеющуюся в администрации документацию по ТБ.

Если в организации четко придерживаются порядка проведения инструктажей и обучения правилам по ОТ, то журналы будут являться основным доказательством того, что руководство постоянно заботиться о безопасности во время работы трудящихся. В таком случае вина с руководства снимается.

Список и описание

Перечислить все виды журналов нужных для фиксации инструктажей трудно, поскольку на разных предприятиях в силу специфики производства должны быть заведены документы под конкретные профессии. Поэтому существуют их обязательные и дополнительные формы в зависимости от направления деятельности производства.

Давайте более подробно ознакомимся с разными видами таких документов и узнаем, сколько журналов должно быть на предприятии.

Виды

Формы журналов по охране труда можно разделить на несколько категорий, в зависимости от проводимого инструктажа:

• вводного;
• противопожарного;
• на рабочем месте;
• повторного;
• при выдаче наряда — допуска и т.  д.

В свою очередь их можно объединить в 2 группы: обязательные и дополнительные.

Какие должны быть в организации обязательно?

Для всех предприятий необходимо иметь в наличии такой набор журналов по ОТ:

• о проведении вводных инструктажей;
• для регистрации обучаемых инструктажей непосредственно на рабочем месте для ИТР и отдельно для рабочих;
• о получении инструктажа по ППБ;
• по учету инструкций в сфере ТБ;
• о выдаче инструкций;
• для регистрационного учета несчастных случаев;
• по проверочным испытаниям такелажного оборудования;
• для учета не электротехнических сотрудников, которым присваивается 1 группа по электробезопасности.

Для большинства предприятий помимо приведенного здесь списка обязательных учетных книг часто требуются еще и дополнительные журналы по охране труда для профессий, связанных с высоким риском при исполнении производственных обязанностей.

Необязательные документы

Есть и дополнительные журналы, которые требуется для некоторых организаций.

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

Пример:

Требуется выполнить врезку дополнительной трубы в газопровод, по которому поставляется природный газ среднего давления. Перед началом сварки на трубопроводе инженер по ОТ и начальник технического отдела заранее рассказывают сварщику Иванову И.П. о том, как ему нужно выполнить работу, чтобы избежать взрыва. Для выполнения работ в службе главного инженера оформляется наряд-допуск на Иванова И.П. Затем в отдельном специальном журнале производится регистрация его выдачи и получения инструктажа, о чем работник ставит роспись в соответствующей графе.

Форму протокола проверки знаний по охране труда вы найдете тут.

Общие правила оформления журналов по охране труда

Чтобы правильно оформлять и заполнять журналы по ТБ, необходимо соблюдать общепринятый порядок их ведения.

Каждый документ необходимо прошить, пронумеровать страницы и указать даты начала и окончания внесения регистрационных записей.

Порядок и специфика заполнения

В каждом журнале должны быть внесены такие сведения:

• порядковый номер записи;
• дата проведения инструктажа;
• личные данные инструктируемого и его подпись;
• персональная информация об инструкторе и его виза.

Даже если проводится общий инструктаж для всех работников одновременно записи нужно сделать отдельно с обязательной росписью сотрудника.

Кто отвечает за ведение?

В приказном порядке руководитель назначает сотрудника из числа ИТР, который будет ответственным за проведение инструктажей по ТБ. На них возлагается обязанность по заполнению и хранению подотчетных им журналов.

Как правильно вести такую регистрационную книгу?

В подразделениях вести журнал инструктажей на рабочих местах поручается начальникам отделов.

Прежде всего, они обязаны их правильно оформить:

• выполнить карандашом нумерацию страниц;
• прошнуровать все листы в журнале;
• заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
• указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
• указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Если книга полностью заполнена, то она передается на хранение специалисту по ОТ.

Во время внесения записей в журнал нельзя допускать следующее:

• пропуск незаполненных страниц или строк;
• исправлять внесенные данные;
• закрашивать ошибки корректором.

Если во время регистрации была допущена ошибка, то неверная запись берется в скобки. Затем под ней, не пропуская пустой строчки, необходимо заново вписать данные о проведении инструктажа.

Как правильно прошить?

Не все знают, как правильно сшивать такие регистрационные книги.

В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.

Обязательно документ на титульном листе должен содержать название организации, подразделения, дату начала и окончания ведения.

Нумерация

Листы в журналах должны быть пронумерованы.

Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то отсчет начинают с первого до последнего прошитого листа.

Записывают все цифры простым карандашом, потому что практически все регистрационные журналы и книги учета являются согласно Номенклатуре дел отдельными делами.

Кто визирует?

Визировать пронумерованный и сшитый журнал может руководитель организации или ответственное лицо за ОТ и ТБ.

На подпись нужно поставить печать предприятия таким образом, чтобы она только частично захватывала росчерк, а не полностью покрывала его. Фамилия и Инициалы должны быть записаны разборчивым почерком.

Сколько и где хранятся?

Хранение журналов по ТБ возлагается на ответственное лицо за охрану труда.

Сроки хранения их указаны в таблице.

Образцы журналов можно скачать бесплатно здесь:

Журнал учета инструкций по ОТ

Журнал учета обучения по ОТ

Журнал учета инструктажей по ПБ

Бланк журнала учета СИЗ

Журнал учета выдачи инструкций по ОТ

Журнал первичного инструктажа на рабочем месте

Журнал регистрации вводного инструктажа

Насколько обоснован аутсорсинг в области охраны труда? Узнайте тут.

Каковы права уполномоченного по охране труда? Информация — здесь.

Образцы заполнения 2019

Заполнять журнал учета инструкций нужно следующим образом:

Пример регистрации вводного инструктажа в журнале при приеме на работу нового сотрудника:

Учет инструктажей на рабочем месте в книге может выглядеть так:

КТПО ГМПР – РОСАРХИВ УТВЕРДИЛ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020 года. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включён указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
ДЛЯ КАКИХ ДОКУМЕНТОВ УВЕЛИЧИЛИ СРОК ХРАНЕНИЯ
Несколько кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:
· график отпусков – три года, а не год;
· книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков – пять лет вместо трёх.
Для каких документов уменьшили срок хранения
Меньше, чем сейчас, потребуется хранить такие документы:
· документы о дисциплинарных взысканиях – три года вместо пяти лет;
· документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – пять лет, а не постоянно;
· книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий, журналы инструктажей – 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после – 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. 
Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступила в действие 25.02.2020 года.
Особый интерес для специалистов по охране труда представляет Раздел 7.3. «Охрана труда» приказа № 236, а именно 24 пункта (с п. 407 по п. 430).
Сюда включены документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и многие другие.  Стоит отметить, что хранению подлежат также докладные записки и отдельным пунктом указана «Переписка по вопросам охраны труда», срок хранения которой должен составлять 5 лет.
Так что определяйтесь, уважаемые специалисты по охране труда, какую именно переписку и в каком виде теперь вы будете хранить.
«Охрана труда в России»

Сколько хранятся документы по охране труда. Срок хранения приказов по охране труда

В любой компании или на предприятии, организующее для своих сотрудников условия труда в соответствии с трудовым законодательством, образуются архивы с локальными нормативными актами. Приказы по охране труда относятся к категории документов, подлежащих определенному сроку хранения.

В этой статье подробнее о таких факторах:

• сроки хранения документов по охране труда;
• архивирование приказов по охране труда;
• сроки хранения приказов по охране труда.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Все виды документов и локальных нормативных актов (кадровые, бухгалтерские, налоговые) подлежат хранению на различные сроки. Приказы по охране труда относятся к локальным нормативным актам, подлежащим хранению.

Сроки хранения документов по охране труда

В связи с тем, что в последние годы повысились требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах, в кадровых отделах формируется достаточно большое количество документации по охране труда. Все виды локальных нормативных актов, связанные с процессом обеспечения охраны труда на предприятии (в компании или организации), должны сохраняться в надлежащем виде в течение определенного срока.

Самый продолжительный период хранения документов по охране труда равен 75 годам. Есть категория документов, которые хранятся постоянно (журналы несчастных случаев, планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий). Однако далеко не все документы должны сохраняться столь долгий период времени. Сроки хранения документов по охране труда отражены в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, который утвержден Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25. 08. 2010.

Хранению подлежат приказы, должностные и иные инструкции, распоряжения и акты, относящиеся к обеспечению нормальных условий труда, контролю за рабочими местами, выявлению или устранению вредных факторов. В какой форме созданы данные документы – унифицированной или произвольной, для хранения значения не имеет.

Архивирование приказов по охране труда

Общие положения и основные нормативы хранения документов регламентируются Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. В главе 4 этого нормативного акта указано, что все организации и предприятия, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны обеспечить условия для сохранности архивных документов в соответствии с установленным законодательством перечнем и требованиям по срокам хранения.

Учет и организация хранения архивных документов в большой степени зависит от количества работников, работающих в конкретной организации. Если предприятие большое, то под архив необходимо отвести отдельное помещение и укомплектовать штат сотрудников для его обслуживания. В архив, как правило передаются документы, имеющие срок хранения от 10 лет. Документы с меньшим сроком хранения могут сохраняться в кадровом отделе организации в специальных папках, ввиду того, что они могут понадобиться в процессе работы предприятия.

Передача документов из кадрового отдела организации в архив осуществляется в порядке очередности в соответствии с графиком архивации, утвержденным руководителем. Как уже отмечалось, документы в архиве могут храниться от 1 года до 75 лет.

Локальные нормативные документы по охране труда при архивировании подвергаются стандартной процедуре, которая состоит из нескольких этапов:

• Подготовка и оформление дел;
• Экспертиза и оценка ценности документов;
• Составление акта с перечнем документов, которые подлежат уничтожению;
• Описание каждого документа, передающегося на хранение.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, в который входят квалифицированные специалисты различных подразделений организации под руководством председателя и с участием работника архива. Комиссия собирается два раза в год для проведения инспекции документов, часть из которых передается на хранение, другая часть может быть уничтожена по акту.

Документы, передаваемые в архив, заносятся в специальную опись. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут передаваться в архив без описи. При передаче документов в архив их необходимо классифицировать на группы – временного (до 10 лет) и постоянного хранения (75 лет).

Сроки хранения приказов по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда определяются их ценностью. Для примера можно привести следующий перечень:

1. Инструкции о правах и обязанностях руководителей и специалистов по охране труда, нормативные акты с требованиями по охране труда сохраняются лишь на период их действия.
2. Срок хранения приказов по охране труда, распоряжения работодателя, текущие документы органов госнадзора и контроля, нормы выдачи средств индивидуальной защиты, переписка между структурными подразделениями предприятия по вопросам охраны труда, протоколы заседаний комиссий по проверке знаний требований охраны труда – 3 года.
3. Акты госинспекции труда и других органов контроля охраны труда – 5 лет.
4. Коллективные договора – 10 лет.
5. Документы по аттестации рабочих мест и условий труда – 45 лет.

Вложенные файлы

• Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда (образец).doc
• Положение о службе охраны труда (образец).doc

Доступно только подписчикам

• Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда (бланк).doc
• Положение о службе охраны труда (бланк).doc

Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы – кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. – подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются законом.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала .

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи .

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 558, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение 1 года надлежит хранить списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• 3-летний период хранения отведен для журналов учета исполнения постановлений о штрафах, регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил, докладных записок и иной переписки об обеспечении работников спецодеждой.
• 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: акты предписания по ТБ, планы мероприятий по улучшению условий труда, сведения (акты, отчеты) о причинах заболеваемости сотрудников и др.
• Целое десятилетие невозможно будет уничтожить журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ, доклады о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профзаболеваниях и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения положений, протоколов, связанных с аттестацией рабочих мест по условиям труда.
• 75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены – их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны.

Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие – от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 25.09.2010г. № 558

1.Документы (положения, протоколы,решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест,обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда – 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников – 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда – 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков – 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми,вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов – Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда – 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций – 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций – До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций – 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний – 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев – 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности – 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности – 5 л .
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности – 10 л. б) инструктажа по технике безопасности – 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности – 5 л.
26.Документы (условия, программы,протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности – 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев – 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – пост. ;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий – Пост. ;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия – 75 л. ЭПК б) в других организациях – 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. ;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных,опасных условиях производства,травматизме и профессиональных заболеваниях – 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению – 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием – 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты,заключения – 75 л .
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения – Пост. б) в других организациях –3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания – 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации – 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах – 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г .
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л. ЭПК

Как и любые другие локальные акты предприятий, инструкции по охране труда имеют свои особенности хранения и учета. Стандартный срок хранения инструкций по охране труда устанавливается действующими нормами трудового законодательства.

Из этой статьи вы узнаете:

• сроки хранения инструкций по охране труда;
• особенности хранения инструкций по охране труда;
• правила оформления журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

В широкий спектр обязанностей работодателя вне зависимости от организационной и правовой структуры предприятия входит обеспечение эффективной охраны труда. Важнейшей задачей такой охраны считаются подготовка и хранение нормативно-правовой базы.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Кроме общепринятых актов с государственными требованиями к охране труда, в эту базу включаются локальные нормативные акты, основным из которых является инструкция по безопасности и охране труда.

Сроки хранения инструкций по охране труда

Как и любого другого официального документа, у локальных актов предприятия имеется конкретный период действия. Представим основные особенности и сроки хранения инструкций по охране труда:

• срок использования разрабатываемых инструкций по охране труда составляет 5 лет. Как только документ теряет свою актуальность, проводится его пересмотр с внесением необходимых правок;
• досрочный пересмотр инструкций допускается при изменениях отраслевых/межотраслевых стандартов, корректировке типовых инструкций по ОТ, внедрении новых технологий и оборудования, изменении условий труда персонала предприятия и в ряде других установленных законодательством случаев;
• при отсутствии необходимости менять инструкцию работодатель должен оформить приказ о продлении срока действия. Соответствующая пометка делается на первом листе документа;
• все обязанности по своевременной проверке, разработке, пересмотру, утверждению инструкций включаются в перечень должностных обязанностей специалиста по охране труда или другого ответственного за ОТ лица.

Особенности хранения инструкций по охране труда

Хранение инструкций по охране труда – важная задача, заниматься которой должны опытные и ответственные сотрудники предприятия. В соответствии с действующими законодательными нормами:

• место для хранения инструкций по ОТ определяется руководителем подразделения. Главными принципами в данном случае являются обеспечение удобства и доступности документов для ознакомления с ними;
• действующие на предприятии инструкции по ОТ запрашиваются работниками в случае необходимости у начальника подразделения;
• допускается выдача инструкций сотрудникам для изучения при проведении первичного инструктажа;

• для учета таких документов ведутся специальные журналы;
• если действующих инструкций не слишком много, ответственным за их хранение и учет может быть назначен инженер по ОТ;
• ознакомление работников с инструкциями проводится под роспись;
• инструктаж по правилам инструкций охраны труда организуется как при приеме сотрудника на работу, так и в случаях перевода работника на другую должность, повышении квалификации, получении предписаний уполномоченных должностных органов и др.

Правила оформления журнала учета выдачи инструкций по охране труда

Как уже было сказано, любое получение сотрудником для ознакомления инструкции по охране труда обязательно фиксируется в специальном журнале учета выдачи. Ответственные за хранение и учет инструкций по ОТ сотрудники должны следить, чтобы все журналы были надлежащим образом прошнурованы и пронумерованы. Обязательными атрибутами таких учетных документов являются подпись ответственного за их ведение лица и проставленная печать организации.

Типовая форма журнала учета включает таблицы, в которых указаны номера по порядку, даты выдачи, номера, наименования инструкций. Кроме того, специалист по охране труда отмечает количество выданных экземпляров, должность и ФИО получившего инструкцию работника. Каждый факт выдачи подтверждается проставленной подписью получателя.

Таким образом, хранение и учет инструкций по охране осуществляется по четко установленным правилам. В прямые обязанности специалиста по охране труда включаются ведение журналов учета и выдачи инструкций, предоставление документов с правилами по охране труда для ознакомления, контроль своевременного пересмотра и продления инструкций. Главными принципами, на основании которых организуется хранение инструкций по ОТ, являются обеспечение максимальной доступности документов для работников предприятия.

Вложенные файлы

• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (бланк).doc
• Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда (бланк).doc
• Программа мероприятий по охране труда (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Положение о порядке обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда (образец).doc
• Программа мероприятий по охране труда (образец).doc

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 01.01.2001г. № 000

1.Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда – 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности ; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников – 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда – 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков – 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов – Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда – 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций – 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций – До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций – 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний – 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев – 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности – 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности – 5 л .
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности – 10 л. б) инструктажа по технике безопасности – 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности – 5 л.
26.Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности – 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев – 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – пост. ;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий – Пост. ;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия – 75 л. ЭПК б) в других организациях – 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. ;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению – 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием – 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л .
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения – Пост. б) в других организациях –3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания – 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации – 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах – 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г .
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения – Пост. б) в других организациях – До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л. ЭПК.

Pinkbook | Хранение вакцин и обращение с ними | Эпидемиология УИ

Версия для печати pdf icon [16 страниц]

В этой главе представлен обзор передовых методов хранения вакцин и обращения с ними. Набор инструментов для хранения и обращения с вакцинами CDC содержит подробную информацию о передовых методах и рекомендациях. Участники программы «Вакцины для детей» (VFC) или поставщики вакцин, приобретенных на государственные средства, должны проконсультироваться с программой иммунизации своего штата или местного региона, чтобы обеспечить соблюдение всех государственных требований к хранению и обращению, поскольку могут быть требования, специфичные для данной вакцины или адаптированные к ней. юрисдикция.

Холодовая цепь вакцины

Холодовая цепь – это цепочка поставок с контролируемой температурой, которая включает все оборудование и процедуры, связанные с вакцинами. Холодовая цепь начинается с холодильной камеры на заводе-изготовителе, продолжается транспортировкой и доставкой вакцины и надлежащим хранением на объекте поставщика и заканчивается введением вакцины пациенту.

Производители, дистрибьюторы, персонал общественного здравоохранения и поставщики медицинских услуг разделяют ответственность за обеспечение поддержания холодовой цепи вакцины с момента производства вакцин до их введения.

Стандартные рабочие процедуры (СОП) хранения вакцин и обращения с ними

Производственные объекты должны разрабатывать и поддерживать четко написанные, подробные и актуальные стандартные операционные процедуры (СОП) хранения и обращения с ними. СОП должны пересматриваться всем персоналом и обновляться координатором вакцины ежегодно.

СОП должны содержать планы и информацию по трем основным направлениям:

• Общая информация – включает контактную информацию производителей вакцин, поставщиков оборудования и важного персонала учреждения, а также должностные инструкции, регулярно используемые формы и требования к обучению персонала.
• Регулярное хранение и обращение – включает информацию по всем аспектам управления запасами вакцин, от заказа до мониторинга условий хранения.
• Экстренное хранение, обращение и транспортировка вакцины – краткое описание действий, которые необходимо предпринять в случае неисправности оборудования, сбоев питания, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, которые могут нарушить условия хранения вакцины.

Поставщики услуг VFC или те, у кого вакцины приобретены на государственные средства, должны обратиться в свою программу иммунизации для получения рекомендаций относительно стандартных и неотложных СОП.

Обучение персонала

Все сотрудники, которые принимают роды или работают с вакцинами, должны быть обучены правильному хранению и обращению, как описано в СОП учреждения. СОП следует хранить рядом с хранилищами вакцин, и персонал должен знать, где их найти.

Необходимо пройти обучение хранению и обращению:

• В рамках ориентации на новых сотрудников
• Ежегодно в качестве повышения квалификации для всего персонала, занимающегося иммунизацией
• При добавлении новых вакцин в инвентарь
• При обновлении рекомендаций по вакцинам

Координатор по вакцинам

Координатор первичной вакцины должен нести ответственность за обеспечение правильного хранения и обращения со всеми вакцинами, с назначением альтернативного координатора, который может работать в отсутствие главного координатора.Эти люди должны быть полностью обучены повседневным и чрезвычайным политикам и процедурам. Обязанности координатора могут быть выполнены координатором или делегированы соответствующему персоналу. Координатор должен убедиться, что делегат прошел задокументированное обучение, демонстрирующее его компетенцию для конкретных поставленных задач, и должен подтвердить, что задачи выполнены.

Некоторые обязанности координатора включают:

• Заказ вакцины
• Контроль за приемом и хранением поставок вакцины
• Документирование инвентарной информации о вакцинах
• Организация и мониторинг вакцин в хранилищах, включая ротацию запасов и удаление просроченных вакцин
• Настройка устройств контроля температуры (TMD) и запись суточных температур
• Реагирование на скачки температуры (выходящие за допустимые пределы) и отказы оборудования
• Контроль за транспортировкой вакцины (при необходимости)
• Наблюдение за подготовкой к чрезвычайным ситуациям
• Создание и обновление хранилищ и обработка СОПов

Оборудование для хранения вакцин и контроля температуры

Для предприятия важно иметь надлежащее оборудование для хранения и мониторинга, которое правильно настроено, надлежащим образом обслуживается и ремонтируется по мере необходимости.Это оборудование защищает пациентов от случайного получения скомпрометированной вакцины и защищает учреждения от затрат на ревакцинацию пациентов, замену дорогих вакцин и потерю доверия пациентов.

Холодильники и морозильники

CDC рекомендует следующие типы холодильников и морозильников:

• Специализированные или фармацевтические установки, предназначенные для охлаждения или замораживания биопрепаратов, включая вакцины, являются предпочтительными. Эти устройства могут быть компактными, встраиваемыми под прилавок или большими.
• Если специализированная установка или установка фармацевтического класса недоступна, автономная установка бытового назначения может быть приемлемым вариантом в некоторых условиях практики. Следует использовать только холодильную камеру бытового комбинированного холодильно-морозильного агрегата. Морозильное отделение этого типа агрегата не рекомендуется для хранения вакцин, и в холодильном отделении могут быть участки, которые также не следует использовать. Эти устройства имеют холодные точки и колебания температуры, а воздух, циркулирующий из морозильной камеры, может подвергнуть охлажденные вакцины воздействию отрицательных температур.Отдельная морозильная камера необходима для хранения замороженных вакцин.

На всех блоках должно быть достаточно места для хранения самых больших запасов, ожидаемых в самый загруженный период года (например, сезон гриппа), без скопления людей.

Никогда не храните вакцину в комбинированном блоке общежития или бара. Эти агрегаты часто имеют единственную внешнюю дверь и испарительную пластину / охлаждающий змеевик, обычно расположенный в отделении льдогенератора / морозильного отделения. Эти устройства представляют значительный риск замораживания вакцин, даже когда они используются для временного хранения.

Устройства контроля температуры (TMD)

Каждая единица хранения вакцины должна иметь надежную TMD. CDC рекомендует (а VFC требует) использовать устройство непрерывного мониторинга и записи, называемое «цифровым регистратором данных» (DDL), которое устанавливается с интервалами записи не реже, чем каждые 30 минут. Многие DDL используют буферный датчик температуры. Температуры, измеренные с помощью забуференного зонда, больше соответствуют температуре вакцины, чем температуры, измеренные стандартными термометрами, которые, как правило, отражают температуру воздуха.DDL предоставляют подробную информацию о том, как долго устройство работает за пределами рекомендованного диапазона температур (температурный скачок). Каждый DDL должен иметь действующий и действующий Сертификат калибровочных испытаний (также известный как «Отчет о калибровке»), чтобы гарантировать точность устройства.

DDL должны иметь следующие характеристики:

• Съемный зонд, который лучше всего отражает температуру вакцины (например, зонд, забуференный гликолем, стеклянными шариками, песком или Teflon®)
• Аварийный сигнал о выходе температуры за пределы диапазона
• Индикатор разряда батареи
• Отображение текущей, минимальной и максимальной температуры
• Рекомендуемая неопределенность +/- 0.5 ° С (+/- 1 ° F)
• Интервал регистрации (или скорость считывания), который может быть запрограммирован пользователем для измерения и записи температуры не реже, чем каждые 30 минут

Температурные данные из DDL можно загрузить на компьютер с помощью специального программного обеспечения или получить с веб-сайта для просмотра пользователем, что имеет решающее значение для обеспечения безопасности вакцины. Программное обеспечение или веб-сайт также могут позволять пользователю устанавливать частоту измерения температуры.

На каждом предприятии должно быть рекомендовано TMD для:

• Каждая единица хранения вакцины
• Каждая единица аварийного транспорта
• Резервное копирование (с другим графиком калибровочных испытаний) на случай неисправности основного устройства или его отсутствия для калибровочного тестирования

Калибровочные испытания следует проводить каждые один-два года или в соответствии с графиком, рекомендованным производителем.CDC рекомендует, чтобы текущий и действующий Сертификат калибровочных испытаний DDL содержал:

• Модель / название устройства или номер
• Серийный номер
• Дата калибровки (отчет или дата выдачи)
• Подтверждение того, что прибор прошел испытания (или прибор в пределах допуска)
• Рекомендуемая погрешность +/- 0,5 ° C (+/- 1 ° F) или менее

Настройка единицы хранения

Блоки для хранения следует размещать в хорошо вентилируемом помещении, оставляя пространство между блоком, потолком и любой стеной.Ничто не должно закрывать крышку моторного отсека. Устройство должно быть твердым и ровным, нижняя часть должна быть выше пола. Дверца устройства должна открываться и закрываться плавно и плотно прилегать к корпусу устройства. Исследования показывают, что большинство устройств работают лучше всего, когда их размещают в помещении со стандартной комнатной температурой, которая обычно составляет от 20 ° C до 25 ° C (от 68 ° F до 77 ° F). Дополнительные сведения о размещении и расстоянии см. В руководстве пользователя, поставляемом производителем.

Стабилизирующие температуры

Для стабилизации температуры в только что установленном или отремонтированном холодильнике может потребоваться от двух до семи дней, а для стабилизации температуры в морозильной камере – от двух до трех дней.

Befoe, использующий устройство для хранения вакцин, следует проверять и записывать минимальную и максимальную температуру каждый рабочий день в течение двух-семи дней. Если значения температуры не могут быть записаны в цифровом виде, их следует проверять и записывать как минимум два раза в рабочий день. После того, как в течение двух дней подряд температура будет зафиксирована в пределах рекомендуемого диапазона, устройство станет стабильным и готовым к использованию.

Блок питания

Для защиты источника питания накопителя:

• Подключайте только один аккумулятор к розетке.
• Используйте вилку с предохранителем или крышку розетки, чтобы предотвратить отключение устройства от сети.
• Разместите предупреждающие знаки «НЕ ОТКЛЮЧАЙТЕ ОТ ПИТАНИЯ» на торговых точках и на хранилищах, чтобы предупредить персонал, смотрителей, электриков и других рабочих, чтобы они не отключили устройства от электросети.
• Обозначьте предохранители и автоматические выключатели, чтобы предупредить людей, чтобы они не отключали питание накопителей.
• Соблюдайте осторожность при использовании розеток, которые могут быть отключены или отключены, и избегайте использования встроенных выключателей цепи (которые могут иметь кнопки сброса), розеток, активируемых настенным выключателем, и разветвителей питания с несколькими розетками.

Техническое обслуживание оборудования

Блоки хранения и устройства контроля температуры нуждаются в регулярном техническом обслуживании для обеспечения надлежащей работы, поддержания требуемых температур и продления срока службы оборудования.

• Регулярно проверяйте уплотнители дверцы складского помещения на предмет износа.
• Проверьте дверные петли и отрегулируйте их так, чтобы дверца открывалась и закрывалась плавно и плотно прилегала к корпусу устройства. Если оставить дверцу открытой, термостат может среагировать на повышение температуры в помещении, и блок будет усерднее работать, чтобы поддерживать нужную температуру внутри.В некоторых частях устройства температура может быть очень низкой. Может оказаться полезным использование сигнализации открытой двери и самозакрывающейся двери.
• Очистите катушки агрегата и двигатель в соответствии с инструкциями производителя.
• Очистите внутренние части устройств, чтобы предотвратить рост бактерий и грибков. Очистка должна выполняться быстро, чтобы минимизировать риск выхода температуры за допустимые пределы.
• Разморозьте морозильники с ручным размораживанием, если мороз превышает 1 см или превышает рекомендованный производителем предел. Следуйте инструкциям производителя.Во время размораживания временно храните вакцины в другом помещении с подходящей температурой морозильной камеры.
• Устройства контроля температуры испытывают «дрейф» во времени, что влияет на точность. Если калибровочное испытание показывает, что точность устройства больше +/- 0,5 ° C (+/- 1 ° F), его следует заменить. Корректировка для правильной точности не рекомендуется.
• Со временем может потребоваться корректировка температуры блока хранения. Регулировку температуры должен производить только координатор вакцины, а не во время загруженного рабочего дня, когда дверь часто открывают.Координатор должен подтвердить, что нет другой проблемы (например, блок отключен от сети, дверь оставлена ​​открытой, сломан TMD и т. Д.), Прежде чем вносить какие-либо изменения в температуру.
• Если вы считаете, что может быть проблема с TMD, используйте резервную TMD, чтобы проверить температуру, прежде чем вносить какие-либо изменения.

Если используется резервный генератор, его следует проверять ежеквартально и ежегодно обслуживать в соответствии с указаниями производителя.

Организация и хранение вакцины в хранилище

Для получения самых последних рекомендаций по хранению и обращению с конкретными вакцинами и разбавителями следует обращаться к вкладышам производителей. .

Хранение вакцины

Для подтверждения правильного хранения вакцин и сведения к минимуму риска ошибок введения:

• Храните вакцины в их оригинальной упаковке с закрытыми крышками в отдельных контейнерах до тех пор, пока они не будут готовы к введению, чтобы защитить их от света и обеспечить дополнительную термостабильность / защиту. Никогда не храните незакрепленные флаконы или шприцы, заполненные производителем, вне их упаковки. Это увеличивает риск ошибок администрирования, делает вакцину доступной для света и затрудняет отслеживание сроков годности и управление запасами.Для некоторых специализированных единиц рекомендуется хранить вакцину вне упаковки. В этом случае следуйте инструкциям производителя по хранению вакцины.
• Поместите вакцины и разбавители с самым ранним сроком годности перед вакцинами с более поздним сроком годности.
• Храните вакцины и разбавители с аналогичными упаковками или названиями или с составами для детей и взрослых на разных полках.
• По возможности храните разбавитель с соответствующей охлажденной вакциной.Никогда не храните разбавитель в морозильной камере.
• Разместите вакцины и разбавители на расстоянии двух-трех дюймов от стен, потолка, пола и двери установки.
• Разложите вакцины и разбавители рядами и оставьте между ними свободное пространство для циркуляции воздуха.
• При использовании бытовой установки избегайте хранения вакцин и разбавителей в любой части установки, которая может не обеспечивать стабильную температуру или достаточный поток воздуха, например, непосредственно под вентиляционными отверстиями; в ящиках для деликатесов, фруктов или овощей; или на полках дверцы холодильника.
• Установите бутылки с водой на верхнюю полку, пол и в дверные полки бытовой техники. Помещение бутылок с водой в устройство может помочь поддерживать стабильную температуру. (Бутылки для воды не рекомендуются для использования с некоторыми устройствами фармацевтического класса, следуйте инструкциям производителя.)
• Избегайте размещения и хранения каких-либо предметов, кроме вакцин, разбавителей и бутылок с водой, внутри единиц хранения. Если другие лекарственные препараты и биологические продукты должны храниться в той же единице, что и вакцины, они должны быть четко маркированы и храниться в контейнерах или контейнерах, отличных от вакцин.Потенциально зараженные предметы (например, кровь, моча, стул) следует надлежащим образом удерживать и хранить под вакцинами, чтобы избежать заражения из-за капель или утечек.
• Поместите TMD в центре блока, окружив его вакцинами. DDL следует настроить на измерение температуры не реже, чем каждые 30 минут.

Температурные диапазоны

Холодильники должны поддерживать температуру от 2 ° C до 8 ° C (от 36 ° F до 46 ° F). Морозильные камеры должны поддерживать температуру от -50 ° C до -15 ° C (от -58 ° F до + 5 ° F).Термостаты холодильника или морозильной камеры должны быть установлены на заводскую или среднюю температуру, что снизит вероятность скачков температуры.

Термостаты имеют различные обозначения и, как правило, показывают уровень холода, а не температуру. Единственный способ узнать температуру, в которой хранятся вакцины, – это измерить и контролировать ее с помощью TMD.

Мониторинг температуры вакцины

Для обеспечения безопасности вакцин минимальную и максимальную температуру хранилища следует проверять и записывать в начале каждого рабочего дня.Если используется TMD, который не отображает минимальную и максимальную температуры, то текущую температуру следует проверять и записывать как минимум два раза (в начале и в конце рабочего дня).

Журнал контроля температуры должен быть помещен на двери каждой единицы хранения (или поблизости), и должна быть записана следующая информация:

• Минимальная / максимальная температура (или текущая температура при использовании устройства, которое не регистрирует минимальную / максимальную температуру)
• Дата
• Время
• Имя лица, проверившего и зафиксировавшего температуру
• Любые действия, предпринятые в случае резкого скачка температуры

Если чтение пропущено, оставьте пустую запись в журнале.Такие записи следует отличать от записей, в которых TMD не смог отобразить показания.

Проверяйте дверцы агрегата в течение дня и всегда в конце дня, чтобы убедиться, что они плотно закрыты.

Еженедельно проверяйте показания температуры хранилища на предмет изменений в тенденциях температуры, которые могут потребовать действий (корректировка температуры хранилища или ремонт / замена оборудования для хранения или контроля температуры). Данные о температуре должны храниться в течение трех лет (если законы или правила штата не требуют более длительного периода).

Температурные отклонения (температуры вне диапазона)

Любое значение температуры, выходящее за пределы диапазона, рекомендованного на вкладыше к упаковке производителей вакцин, считается отклонением от температуры и требует немедленных действий:

1. Немедленно сообщите об этом основному или альтернативному координатору вакцинации или сообщите о проблеме руководителю.
2. Пометьте вакцины, подвергшиеся воздействию, «НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ» и поместите их в отдельный контейнер отдельно от других вакцин в блоке для хранения (не выбрасывайте эти вакцины).
3. Координатор вакцины или руководитель должны начать документировать подробности события.
4. Внедрите СОП вашего предприятия для температурных отклонений, обязательно проверяя размещение устройства контроля температуры или регулируя температуру агрегата по мере необходимости.
5. Обратитесь в свою программу иммунизации и / или к производителю (-ам) вакцины в соответствии с вашими СОП для получения рекомендаций.
6. Полная документация по событию, включая предпринятые действия и результаты.

Вакцины никогда не должны оставаться в неработающем отделении в течение длительного периода.Если есть подозрение, что какое-то устройство вышло из строя, следует начать выполнение аварийных СОП.

Управление инвентаризацией вакцин

Важно удостовериться, что вакцины распакованы и хранятся правильно, и учитывать каждую полученную и используемую дозу, независимо от того, введена ли она, потрачена впустую, скомпрометирована, просрочена или передана.

Поставки

Планирование и получение поставок

Координатора вакцины или его заместителя следует немедленно уведомить о прибытии вакцины.Вакцины следует распаковать и немедленно хранить. Доставка вакцины должна быть запланирована только по датам и в то время, когда будет присутствовать персонал. Контейнер для доставки вакцины никогда не следует оставлять без присмотра.

Распаковка поставок

Вакцины и разбавители следует распаковать и незамедлительно хранить при рекомендуемых температурах. Их нельзя хранить в закрытой транспортировочной коробке.

• Осмотрите транспортную тару и ее содержимое на предмет повреждений.
• Сравните содержимое с упаковочным листом.Для замороженных вакцин в упаковочном листе может быть указано максимальное время, в течение которого вакцины могут находиться в пути, исходя из даты отгрузки.
• Убедитесь, что лиофилизированные вакцины поставляются с правильным типом и количеством разбавителей.
• Проверьте срок годности вакцины и разбавителя, чтобы убедиться в отсутствии продуктов с истекшим сроком годности или продуктов с истекшим сроком годности.
• Если имеется, проверьте монитор холодовой цепи (CCM) на предмет изменения температуры во время транспортировки. Примечание. СКК предназначены для одноразового использования, и после проверки их следует выбросить.

Если есть несоответствия между содержимым и упаковочным листом или есть другие опасения по поводу содержимого (включая отклонение температуры), следует немедленно уведомить производителя вакцины. Если есть подозрение на изменение температуры, вакцины должны иметь маркировку «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ» и храниться в соответствующем хранилище вакцин отдельно от других вакцин до тех пор, пока не будет определена жизнеспособность вакцины. По поводу любых вакцин VFC или других вакцин, приобретенных на государственные средства, следует обращаться в государственную или местную программу иммунизации.

Товарный учет

Проводите инвентаризацию вакцины не реже одного раза в месяц и перед размещением заказов на вакцины, чтобы обеспечить наличие адекватных вакцин и разбавителей. Определяющими факторами для заказа являются прогнозируемый спрос, вместимость складских помещений и текущие поставки вакцин. Многие государственные и местные информационные системы по иммунизации (IIS) имеют функции учета инвентаризации вакцин, и от поставщиков VFC может потребоваться использование IIS для отслеживания инвентаризации.

Вращение и удаление заготовки

Запас вакцины следует обновлять и регулярно проверять на предмет отсутствия доз с истекшим сроком годности.Любые вакцины и разбавители с истекшим сроком годности должны быть немедленно удалены, чтобы избежать их случайного применения.

Сведения о сроках действия

Определение срока годности вакцины или разбавителя является важным шагом в правильном хранении вакцины и обращении с ней. Введение вакцины с истекшим сроком годности остается одной из основных ошибок при хранении вакцины и обращении с ней, поэтому персоналу крайне важно понимать, как читать даты истечения срока годности, чтобы предотвратить получение пациентами недействительных доз вакцины.

Когда срок годности составляет только месяц и год, продукт можно использовать до последнего дня этого месяца включительно.Если день указан вместе с месяцем и годом, продукт можно использовать только до конца этого дня. Продукты, которые были загрязнены или скомпрометированы, не должны использоваться независимо от срока годности.

В некоторых случаях, например, когда производитель указывает дату истечения срока годности (BUD), вакцины необходимо использовать до истечения срока годности, указанного на этикетке.

BUD рассчитывается на основе даты первого прокола флакона и информации о хранении во вкладыше к упаковке.Если вакцина не содержит BUD, вакцину следует использовать до истечения срока годности, указанного производителем.

BUD заменяет срок годности и должен быть отмечен на этикетке вместе с инициалами человека, производящего расчет. Примеры включают:

• Восстановленные вакцины имеют ограниченный срок использования после смешивания вакцины с разбавителем. Например, если на листке-вкладыше указано, что восстановленную вакцину необходимо использовать в течение 30 минут, ее необходимо выбросить, если она не была использована к тому времени.Эти временные рамки могут применяться только до тех пор, пока восстановленная вакцина все еще находится во флаконе, а не после того, как она набрана в шприц, поэтому следует тщательно проверить вкладыш в упаковке.
• Многодозовые флаконы (MDV) могут иметь определенные временные рамки для использования после того, как они были введены с помощью иглы. Например, на листке-вкладыше может быть указано, что вакцину необходимо выбросить через 28 дней после ее введения. Если флакон введен 1 июня 2020 г., BUD будет 29 июня 2020 г.
• Сокращенные производителем даты истечения срока годности могут применяться, когда вакцина подвергается воздействию несоответствующих условий хранения.Производитель может решить, что вакцину можно использовать, но срок ее действия истечет раньше, чем дата на этикетке.

В дополнение к BUD, некоторые MDV имеют определенное количество доз, которые могут быть отменены. После удаления максимального количества доз флакон следует выбросить, даже если во флаконе остается остаточная вакцина.

Утилизация вакцины и оборудования

Иногда неиспользованные дозы вакцины и разбавителя, неоткрытые флаконы, флаконы с истекшим сроком годности и потенциально испорченная вакцина могут быть возвращены в кредит, даже если они должны быть выброшены.Государственная или местная программа иммунизации или производитель вакцины могут предоставить информацию о вакцине.

Открытые и сломанные флаконы и шприцы, заполненные производителем шприцы, которые были активированы, и вакцины, предварительно набранные поставщиками, не могут быть возвращены и должны быть утилизированы в соответствии с требованиями штата.

Сразу после использования все шприцы / иглы должны быть помещены в контейнеры для биологически опасных материалов, которые должны быть закрываемыми, устойчивыми к проколам, герметичными по бокам и дну и снабжены этикетками или цветовыми кодами.Эта практика помогает предотвратить случайные уколы иглой и повторное использование. Использованные иглы не следует закрывать, разрезать или отсоединять от шприцев перед утилизацией.

Пустые, просроченные или испорченные флаконы с вакцинами обычно не считаются опасными или фармацевтическими отходами и не требуют утилизации в контейнере для биомедицинских отходов. Однако следует соблюдать государственные требования по утилизации. Требования по утилизации медицинских отходов устанавливаются государственными агентствами по охране окружающей среды.

Предварительный поиск вакцин

Вакцины следует оформлять только во время введения.Шприцы общего назначения предназначены для немедленного введения, а не для хранения. В шприцах с предварительно набранной вакциной, не содержащей консервантов, может произойти заражение и рост микроорганизмов. Кроме того, компоненты вакцины могут со временем взаимодействовать с полимерами в пластиковом шприце, потенциально снижая эффективность вакцины. Предварительный сбор вакцин также может привести к отходам вакцины.

Производители вакцин не рекомендуют предварительно разрабатывать вакцины даже для поликлиник, находящихся за пределами клиники. В качестве альтернативы CDC рекомендует использовать шприцы, заполненные производителем (MFS), для крупных клиник вакцинации.

Если необходимо предварительно получить вакцины:

• Установите отдельную станцию ​​введения для каждого типа вакцины, чтобы предотвратить ошибки при приеме лекарств.
• Оформляйте вакцины только после прибытия в поликлинику или массовую вакцинацию.
• Каждый человек, вводящий вакцины, должен выписать не более одной MDV или 10 доз за один раз.
• Следите за потоком пациентов, чтобы избежать ненужных доз.
• Predraw восстановленную вакцину в шприц только тогда, когда она готова к введению.
• Если предварительно набранная вакцина не используется в течение 30 минут после восстановления, следуйте инструкциям производителя по условиям хранения и срокам.

Любую оставшуюся вакцину в предварительно набранных шприцах следует выбросить в конце рабочего дня. Предварительно собранную восстановленную вакцину никогда не следует переносить обратно во флакон для хранения.

Транспортировка вакцин

Для защиты запасов вакцины вакцину следует доставлять непосредственно на предприятие, где она будет использоваться.Однако иногда вакцину необходимо доставить в удаленное или вспомогательное учреждение на такое мероприятие, как местная клиника вакцинации. Транспорт также может потребоваться во время чрезвычайных ситуаций, таких как длительное отключение электроэнергии, наводнение или другие стихийные бедствия, которые могут поставить под угрозу поставки вакцины. В этих случаях необходимо предпринять определенные действия для защиты запасов вакцины.

Транспортировка вакцины на удаленные или вспомогательные объекты отличается как от транспортировки, так и от транспортировки в экстренных случаях.Доставка обычно предполагает наличие профессионального перевозчика и перевозку вакцин между местами на большое расстояние и в определенные сроки. Транспортировка предполагает перемещение вакцины в короткие сроки и на расстояние между поставщиками. В зависимости от ситуации рекомендации по транспортировке могут отличаться. СОП организации должны четко определять процедуры транспортировки для всех возможных сценариев и должны использоваться обученным персоналом для любой транспортировки вакцины.

Подготовка вакцины для транспортировки

На предприятии должен быть запас материалов, необходимых для перевозки крупнейшего ежегодного запаса вакцин.

Рекомендации по транспортной системе

Описание контейнера	Аварийный транспорт	Транспортировка в клинику или вспомогательное учреждение, находящееся за пределами площадки, или для перемещения запасов
Портативный холодильник или морозильник для вакцин	Есть	Есть
Соответствующий контейнер и упаковка	Есть	Есть
Система транспортировки бутылок с кондиционированной водой pdf icon [2 страницы]	Есть	№
Оригинальный транспортный контейнер производителя	Да (только в крайнем случае)	№
Охладители продуктов питания и напитков	№	№

Допускаются контейнеры с мягкими стенками, специально разработанные для перевозки вакцины (и могут быть частью квалифицированной системы контейнеров и упаковок).Не следует использовать имеющиеся в продаже охладители для пищевых продуктов или напитков с мягкими стенками, поскольку большинство из них плохо изолированы и на них могут повлиять комнатные или наружные температуры.

TMD для каждого транспортного контейнера следует использовать во время транспортировки, а также соответствующие охлаждающие жидкости и транспортные материалы в соответствии с конкретной используемой транспортной системой (ами).

Те же транспортные контейнеры, в которых изначально были отправлены вакцины, могут использоваться для экстренной транспортировки только в крайнем случае.

Частично использованные флаконы не могут передаваться между поставщиками или через государственные границы.

Транспортировка охлажденных вакцин на внешние или вспомогательные объекты

Передовой опыт в области транспорта включает:

• Общее время на транспортировку в одиночку или транспортировку плюс рабочий день в клинике должно составлять максимум 8 часов.
• Транспортируйте разбавители с соответствующими вакцинами, чтобы всегда иметь в наличии равные количества вакцин и разбавителей для восстановления.
• Перевозите только количество вакцины, необходимое для рабочего дня.
• Если необходимо использовать некоммерческое транспортное средство, размещайте транспортные контейнеры в салоне автомобиля, а не в багажнике.

Транспортировка вакцин в чрезвычайных ситуациях

В дополнение к действиям, указанным выше, в чрезвычайной ситуации:

• Свяжитесь с альтернативным хранилищем вакцин перед упаковкой любой вакцины, чтобы убедиться, что она может принимать вакцины на хранение.
• Обратите внимание на любые защитные меры, принятые во время события (бутылки с водой, TMD с батарейным питанием, транспортировка на альтернативный объект и т. Д.).
• Открывайте дверцу хранилища вакцины только тогда, когда вы готовы упаковать вакцину в транспортные контейнеры или когда было восстановлено электричество.

Если можно предвидеть чрезвычайную ситуацию (например, погодное явление), приостановите мероприятия по иммунизации до наступления чрезвычайной ситуации, чтобы дать достаточно времени для упаковки и транспортировки.

Хранение вакцин в месте назначения

Сразу по прибытии на место за пределами учреждения вакцины должны храниться в соответствующем хранилище с TMD.Следуйте рекомендованным инструкциям по мониторингу и регистрации температуры блока хранения:

• Если прибор показывает минимальную / максимальную температуру, эту информацию необходимо проверить и записать.
• Если устройство не отображает минимальную / максимальную температуру, то текущую температуру следует проверить и записать как минимум два раза (в начале и в конце рабочего дня).

Если вакцины нельзя хранить в месте для хранения на месте, их следует хранить в переносном контейнере для хранения вакцин, руководствуясь следующими указаниями:

• Поместите TMD (предпочтительно с зондом в термобуфер) как можно ближе к вакцинам, а также ежечасно проверяйте и записывайте температуру.
• Держите емкость максимально закрытой.

Благодарности

Редакция выражает признательность Дженнифер Хамборски, Бет Хиббс, Джинджер Редмон, Донне Уивер, А. Патриции Води и Скипу Вулфу за их вклад в эту главу.

Избранные источники

CDC. Общие рекомендации по передовой практике иммунизации: Руководство Консультативного комитета по передовой практике по методам иммунизации (ACIP) pdf icon [193 страницы].По состоянию на 27 декабря 2019 г. и 12 августа 2020 г.

CDC. Рекомендации и указания: хранение и обращение.

CDC. Набор инструментов для хранения и обращения с вакцинами pdf icon [65 страниц] .

Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA). Вакцины, лицензированные для использования в Соединенных Штатах (внешний значок).

Коалиция действий по иммунизации. Ресурсы клиники: значок “Хранение и обращение”.

Политики хранения и блокировки политик хранения | Облачное хранилище

Перейти к примерам

На этой странице обсуждается функция Bucket Lock, которая позволяет настроить политика хранения данных для корзины Cloud Storage, которая определяет, как долго предметы в ведре должны быть сохранены.Эта функция также позволяет заблокировать политика хранения данных, постоянно препятствующая сокращению политики или удаленный.

Эта функция может обеспечить неизменяемое хранилище в облачном хранилище. В сочетании с подробным режимом ведения журнала аудита, который регистрирует Детали запроса и ответа Cloud Storage, Bucket Lock может помочь с нормативными и нормативными требованиями, такими как связаны с FINRA, SEC и CFTC. Bucket Lock также может помочь вам решить определенные правила удержания в отрасли здравоохранения.

Обзор

• Вы можете добавить политику хранения в корзину, чтобы указать период хранения .

  • Если для сегмента нет политики хранения, вы можете удалить или заменить предметы в ведре в любое время.

  • Если для корзины задана политика хранения, объекты в ней могут быть только удаляются или заменяются, когда их возраст превышает срок хранения период.

  • Политика хранения ретроактивно применяется к существующим объектам в корзине а также новые объекты добавлены в ведро.

• Вы можете заблокировать политику хранения для навсегда установить ее в сегменте.

  • После блокировки политики хранения ее нельзя удалить или уменьшить срок хранения.

  • Вы не можете удалить корзину с заблокированной политикой хранения, если объект в корзине имеет срок хранения.

  • Вы можете увеличить срок хранения заблокированной политики хранения.

  • Блокировка политики хранения может помочь вашим данным соблюдать правила хранения записей.

  Внимание! Блокировка политики хранения является необратимым действием. После блокировки вы должны удалить всю корзину, чтобы «удалить» Политика удержания. Однако, прежде чем вы сможете удалить ведро, вы должны быть возможность удалить все объекты в ведре, что само по себе возможно только если все объекты достигли срока хранения, установленного хранением политика.Дополнительные сведения см. В разделе Блокировки политик хранения.

Политика хранения

Вы можете включить политику хранения при создании нового сегмента или добавить политику хранения в существующий сегмент. Размещение политики хранения на ведро гарантирует, что все текущие и будущие объекты в ведре не могут быть удалены или заменены до тех пор, пока они не достигнут возраста, который вы укажете при хранении политика. Попытки удалить или заменить объекты, возраст которых меньше сбой периода хранения с ошибкой 403 - retentionPolicyNotMet .

Например, предположим, что у вас есть ведро с двумя объектами: Объект A, который вы добавили. месяц назад, и объект B, который вы добавили два года назад. Если вы примените удержание политики к вашей корзине со сроком хранения 1 год, вы не можете удалить или замените Объект A еще на 11 месяцев: в настоящее время ему 1 месяц, но для удаления или замены должно быть не менее 1 года. Объект B, напротив, может быть удален или заменен немедленно, так как его возраст больше, чем срок хранения. Если вы решили заменить Объект B, эта новая версия Объект B имеет возраст, который перезапускается с 0 лет.

Чтобы помочь отследить, когда отдельные объекты подлежат удалению, объекты в каждая корзина с политикой хранения имеет срок хранения метаданных . Этот фрагмент метаданных показывает дату и время, когда объект выполняет срок хранения.

Общие положения

При работе с политиками хранения помните следующее:

• Если политика хранения не заблокирована, вы можете увеличить, уменьшить или удалить политику хранения из корзины.

• Изменение политики хранения считается одной операцией класса A, независимо от количества затронутых объектов.

• Редактируемые метаданные объекта не подпадают под действие политики хранения и могут быть изменены, даже если сам объект не может быть изменен.

• Политика хранения содержит эффективного времени , время, по истечении которого все объекты в ведре гарантированно соответствуют срокам хранения период.

• Чтобы увидеть самую раннюю дату, когда данный объект имеет право на удаление в корзина с политикой хранения, просмотрите дату истечения срока хранения часть метаданных объекта.

Особенности других функций

Ниже приведены способы взаимодействия политик хранения с другие функции облачного хранилища:

• Политики хранения и управление версиями объектов являются взаимоисключающими функциями в облачном хранилище: для данного сегмента только один из них может быть включены одновременно. Любые версионные объекты, оставшиеся в корзине, когда вы применить политику хранения также защищены политикой хранения.

• Вы можете использовать Object Lifecycle Management для автоматического удаления объектов в ведре, в том числе в ведре с заблокированной политикой.Правило жизненного цикла не удаляет объект до тех пор, пока объект не будет выполняет политику хранения.

• Не следует выполнять параллельную композитную загрузку, если ваш сегмент имеет политику хранения, потому что компоненты не могут быть удалены до тех пор, пока каждый из них не достигнет минимального срока хранения корзины.

• Попытка завершить многостраничную загрузку XML API не удалась если полученный объект перезапишет объект, который еще не истек срок хранения.

• Вы можете использовать ограничение политики хранения в своем политики организации, чтобы требовать, чтобы политики хранения с определенными периоды хранения должны быть включены как часть создания новой корзины или как часть добавление / обновление политики хранения в существующем сегменте.

Срок хранения

Периоды хранения измеряются в секундах; однако некоторые инструменты, такие как Google Cloud Console и gsutil позволяют устанавливать и просматривать срок хранения. периоды с другими единицами времени для удобства. Следующие преобразования применяется в таких случаях:

• Днем считается 86 400 секунд.
• Месяцем считается 31 день, что составляет 2 678 400 секунд.
• Год считается 365,25 дня, что составляет 31 557 600 секунд.

Вы можете установить максимальный срок хранения 3 155 760 000 секунд (100 лет).

Для gsutil при указании срока хранения вы указываете целое число и единица измерения, где единица измерения может быть s , d , m или y для обозначения секунд, дней, месяцев или лет соответственно. В команде может использоваться только одна единица времени. Например, можно использовать 86400s или 1d , но нельзя использовать 1d30s .

Замки политики хранения

Когда вы блокируете политику хранения в сегменте, вы предотвращаете когда-либо удаляются или срок хранения никогда не сокращается (хотя вы все равно можете увеличить срок хранения). Если вы попытаетесь удалить или уменьшить длительность политики заблокированного ведра, вы получите 400 BadRequestException ошибка. После того, как политика хранения заблокирована, вы не сможете удалить корзину, пока срок хранения каждого объекта в корзине истек.

Блокировка политики хранения необратима , и вы должны быть знакомы с последствия этого до использования этой функции. Когда вы используете разблокирована политика хранения , у вас есть возможность удалить политику, позволяя вам по-прежнему удалять объекты при желании. Когда вы блокируете , удержание policy, вы должны удалить весь сегмент, чтобы «удалить» политику. Однако вы не можете удалить ведро, если в нем есть объекты, которые не выполнили срок их хранения.Таким образом, чтобы «удалить» заблокированную политику хранения, вам нужно подождать, пока каждый объект в ведре не будет удерживаться период, после чего вы можете удалить корзину.

Кроме того, когда вы блокируете политику хранения, облачное хранилище автоматически применяет право удержания к проектам. удалить разрешение для проекта, который содержит ведро. Находясь на месте, залог препятствует тому, чтобы проект удалено. Чтобы удалить проект, вы должны сначала удалить все такие залоговые права. Обратите внимание, что для удаления залога требуется менеджер ресурсов .projects.updateLiens разрешение, которое является частью ролей / владелец и ролей / resourcemanager.lienModifier ролей.

Для получения информации о том, как блокировка политики хранения может помочь вашим данным соответствовать требованиям с правилами хранения записей, см. страницу соответствия.

Важно: Чтобы поддерживать политики хранения и удержания объектов, вы должны поддерживать активную и хорошую репутацию текущей учетной записи Google Cloud. До прекращая работу с учетной записью, вы должны передать свои данные другому совместимому сервис для поддержания соответствия.Любой человек, которому поручено удалить залоговое право проекта, связанное с заблокированным ведром, должно быть кем-то с юридическим или подотчетность за соблюдение нормативных требований и за пределами ответственности вашего ИТ-отдела цепь. Дополнительные сведения см. В разделе «Облачное хранилище» Особые условия обслуживания.

Что дальше

Как долго я должен хранить данные о сотрудниках?

В соответствии с Общим регламентом защиты данных (GDPR) ограничение хранения является одним из наиболее важных принципов, с которыми должны справиться все организации.В нем говорится, что личные данные должны храниться «не дольше, чем это необходимо» для целей, для которых они были созданы или получены. В отношении данных сотрудников следует проявлять особую осторожность при применении этого принципа ограничения хранения на практике.

С одной стороны, когда дело доходит до таких областей, как расчет заработной платы, копирование медицинской информации и дисциплинарных записей, эти данные имеют тенденцию быть конфиденциальными по своей природе и, следовательно, требуют особого внимания для обеспечения защиты прав и интересов людей.

В то же время редко бывает целесообразным иметь правило ограничения хранения «один размер для всех», охватывающее все содержимое файла сотрудника. Что хранить, как хранить и как долго зависит от множества факторов, начиная от конкретных требований HMRC и заканчивая защитой вашего бизнеса от любых судебных исков, предъявленных предыдущими сотрудниками.
В этом руководстве объясняется, как составить политику хранения записей ваших сотрудников, что поможет вам защитить свой бизнес, уважать права ваших сотрудников и соблюдать GDPR.

Записи о сотрудниках: зачем нужна политика хранения, соответствующая GDPR

Для всех типов персональных данных, которые вы обрабатываете, в вашей компании должен быть набор внутренних правил, определяющих, как долго данные должны храниться, в зависимости от категории, к которой они принадлежат. Взятые вместе, эти правила формируют вашу политику хранения личных данных.

Ограничение хранения – один из основополагающих принципов GDPR; одно из «золотых правил», которое необходимо учитывать при обработке личной информации физических лиц, в том числе ваших сотрудников.Вы можете узнать больше о реализации всех семи принципов GDPR здесь.

GDPR также включает дополнительные, более подробные требования, в которых принцип ограничения хранения становится применимым напрямую. К ним относятся следующие:

Конфиденциальность по умолчанию

Это становится особенно актуальным при внесении изменений в существующие процессы или внедрении технологий (например, нового онлайн-портала управления персоналом). Вам необходимо показать, что вы приняли меры для обеспечения обработки только данных, «необходимых для каждой конкретной цели обработки».Это включает сокращение сроков хранения до минимума.

Информация, которую вы должны предоставить сотрудникам

Персональные данные персонала, как правило, делятся на три категории: данные, предоставленные вам сотрудником (например, банковские и контактные данные), данные, предоставленные третьими сторонами (ссылки работодателей и информация от компании по предоставлению студенческих ссуд) и данные, созданные вами (обучение и вести записи). Во всех трех случаях GDPR требует, чтобы вы предоставляли сотрудникам информацию о том, что у вас есть, его цель и как долго вы это будете хранить.

Если ваши правила хранения кажутся произвольными и не имеющими реального оправдания, регулирующий орган может расценить вас как нарушившего свои обязанности по обращению с сотрудниками «справедливо и прозрачно».

Право на забвение

В нашем руководстве по удалению более подробно рассказывается об этом важном новом аспекте GDPR. В случае запросов от бывших сотрудников с просьбой удалить хранящиеся у вас записи, тщательная политика хранения позволит вам отреагировать соответствующим образом.В частности, это предотвращает непреднамеренное удаление данных, которые вы обязаны хранить (например, для целей налогообложения).

Сбор и хранение данных журнала

После настройки основных источников событий сборщик автоматически начинает нормализовать и анализировать данные по мере их поступления. Ваши данные заполняют различные страницы, информационные панели, виджеты и ключевые показатели эффективности (KPI) после обработки событий. InsightIDR не принимает и не анализирует исторические данные из источников событий.

При завершении аудита среды и подготовке к развертыванию InsightIDR в вашей среде имейте в виду следующее:

Хранение данных журнала

InsightIDR хранит ваши журналы в течение 13 месяцев, чтобы они были доступны для поиска, визуализации и исследований в журналах. По умолчанию у вас есть 3 месяца «горячего» хранения и 10 месяцев «холодного» хранения. Данные горячего хранения сразу же доступны при поиске по журналу. К данным холодного хранилища обращаются реже, поэтому для отображения результатов поиска может потребоваться больше времени.Время ожидания при поиске данных холодного хранилища зависит от возраста данных и объема запрашиваемых журналов. См. Нашу документацию по журналам холодного хранения, чтобы узнать, как импортировать журналы из холодного хранилища.

Rapid7 не хранит ваши данные по истечении 13-месячного срока хранения. Если вы не обновите свой план хранения данных, данные журнала станут недоступны. Если вам требуется более длительный срок хранения, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами, чтобы разработать план для вашего бизнеса и требований соответствия.Вы также можете включить архивирование S3 в InsightIDR, чтобы хранить данные журналов в собственном частном ведре AWS S3. InsightIDR не имеет других ограничений на объем данных, которые вы можете хранить. Узнайте больше о хранилище данных здесь: https://www.rapid7.com/globalassets/_pdfs/product-and-service-briefs/rapid7-insightidr-log-storage-and-retention-brief.pdf/

Импортировать журналы из Холодное хранилище перед изменением плана хранения данных

Если вы увеличиваете срок хранения данных в горячем хранилище и хотите переместить данные холодного хранилища в новый план горячего хранения, вы должны импортировать данные из холодного хранилища, прежде чем изменять свой план хранения .Если вы сначала увеличите свой тарифный план, вам может потребоваться обратиться в службу поддержки Rapid7 за помощью в импорте данных из холодного хранилища. Инструкции по импорту журналов из холодного хранилища см. В документации по журналам холодного хранилища.

Обработка необработанных данных

Прежде чем InsightIDR проанализирует и нормализует данные для атрибуции пользователей, он заполняет KPI обработки событий на вашей домашней странице. Вы можете щелкнуть эти ключевые показатели эффективности, чтобы просмотреть более подробные данные и запросить собранные данные журнала.

Затем сырые данные анализируются и нормализуются в данные атрибуции пользователя.

Хранилище учетных данных

Учетные данные не хранятся в AWS. Сборщик удаляет необработанные журналы, которые не нужны вашей среде, и удаляет из них конфиденциальные данные. InsightIDR не сохраняет такую ​​информацию, как личная информация, медицинские записи, названия сотрудников, организаций или активов.

Нормализовать журналы

InsightIDR преобразует или нормализует необработанные данные в JSON, чтобы предоставить дополнительный контекст вокруг поведения пользователя, скомпрометированных учетных данных и других потенциально вредоносных действий.

Нормализация преобразует данные журнала из нескольких источников в общий формат JSON и извлекает стандартную информацию, такую ​​как имена хостов, временные метки, уровни ошибок и многое другое. Он также позволяет выполнять расширенные запросы в журналах конечных точек и улучшать визуализацию данных. См. Поиск по журналу для получения дополнительной информации.

После нормализации InsightIDR сопоставляет данные между одним активом и пользователем в процессе, называемом «Атрибуция пользователя».

Неанализируемые журналы

При отправке данных из вашей среды в InsightIDR вы можете отправить неанализируемые журналы, которые включают всю доступную информацию и не пропускают ненужную информацию.По умолчанию InsightIDR применяет фильтр к журналам брандмауэра, сохраняя только события, связанные с атрибуцией пользователя, и отбрасывая остальные.

Для получения дополнительной информации см. «Источники фильтрованных событий».

Чтобы удалить этот фильтр, установите флажок «Неанализируемые журналы» при настройке источника событий. Обратите внимание, что отправка неанализируемых журналов увеличит объем данных, которые вы отправляете в InsightIDR.

Подготовка к сбору журналов

Поскольку большинство приложений-источников событий отправляют данные в виде системного журнала, необходимо настроить каждое устройство для отправки данных в сборщик через уникальный порт TCP или UDP.

См. Требования к коллектору для получения информации о конкретном порте коллектора. В противном случае см. Порты, используемые InsightIDR.

Часовые пояса

При настройке источника событий важно выбрать время, соответствующее часовому поясу приложения, отправляющего данные, которое часто совпадает с физическим расположением приложения или установлено на UTC.

Если часовые пояса не совпадают, InsightIDR может применить неправильную метку времени, которая будет отображаться как журналы с неправильной маркировкой при поиске по журналам или в предупреждениях.

Чтобы проверить временную метку ваших журналов:

1. Выберите страницу Сбор данных в левом меню и выберите вкладку Источники событий .
2. Найдите источник события и щелкните ссылку Просмотреть необработанный журнал .

3. Если вам нужно исправить часовой пояс или обнаружить, что в ваших журналах нет часового пояса, щелкните ссылку Изменить в текущем источнике событий.
4. Выберите правильный часовой пояс в раскрывающемся списке «Часовой пояс».
5. Нажмите кнопку Сохранить .

Журналы без метки времени

Если вы обнаружите, что в ваших журналах нет метки времени, вам следует перенастроить приложение для отправки журналов в формате, включающем метку времени, например syslog.

S3 Archiving

S3 Archiving отправляет ваш журнал InsightIDR в архив AWS S3. Это гарантирует, что записи журнала будут сохранены в качестве резервной копии.

Для получения дополнительной информации см. Архивирование S3.

Собираемые данные по категориям источников событий

InsightIDR использует несколько источников событий для сбора данных, необходимых для защиты вашей среды и помощи в быстром обнаружении злонамеренных действий в вашей сети и реагировании на них.В следующей таблице показано, какая категориальная информация собирается конкретными источниками событий:

Собранные данные	Источник (и) событий
Сведения о пользователе	Microsoft Active Directory, Microsoft Active Directory, Microsoft Active Directory, журналы сервера, Rapid7 Metasploit, сканер вирусов, VPN и Endpoint Monitor
Сведения об активах	Журналы безопасности Microsoft Active Directory и журналы DHCP-сервера, Nexpose и Endpoint Monitor
IP-адрес История	Журналы безопасности Microsoft Active Directory, журналы DHCP-сервера
Местоположение	Журналы VPN-сервера, например, облачные сервисы, облачные сервисы (e.грамм. AWS, Box.com) и Microsoft ActiveSync
Services	Журналы DNS-сервера, брандмауэр, веб-прокси, облачный сервис – Box.com, Okta, Salesforce и серверы Microsoft ActiveSync
Инциденты	Журналы безопасности Microsoft Active Directory, журналы DHCP-сервера, монитор конечных точек, VPN-серверы (диапазоны IP-адресов), журналы DNS-сервера, брандмауэр и веб-прокси
Угрозы	DNS журналы сервера, брандмауэр и веб-прокси

Active Directory

Сборщик извлекает следующие поля из источников событий Active Directory:

• Временная метка
• Действие
• Исходный пользователь
• Исходная учетная запись
• Целевой пользователь
• Целевая учетная запись
• Группа
• Область действия группы
• Домен группы

Расширенный Malwar e Обнаружение

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий Advanced Malware Detection:

• Отметка времени
• Актив
• Вторичный актив
• Пользователь назначения
• Пользователь источника
• Адрес источника
• Адрес назначения
• Имя оповещения
• Порт источника
• Порт назначения
• Адрес устройства
• Протокол
• Имя подписи
• Уровень важности
• Организация GEOIP
• Код страны GEOIP
• Название страны GEOIP
• Город GEOIP
• Регион GEOIP

Аутентификация активов

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий аутентификации активов:

• Отметка времени
• Исходный актив
• Целевой актив
• Исходный адрес актива
• Целевой адрес актива
• Целевой пользователь
• Целевой аккаунт
90 021 Домен назначения
• SID учетной записи назначения
• Тип входа
• Результат
• Новая аутентификация
• Аутентификация нового источника
• Новый источник учетной записи
• Служба

Действия администратора облачной службы

Коллектор извлекает следующие поля из облака Источники событий действия администратора службы:

• Метка времени
• Служба
• Действие
• Исходный пользователь
• Исходная учетная запись
• Целевой пользователь
• Целевая учетная запись

DNS

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий DNS:

• Временная метка
• Актив
• Пользователь
• Адрес источника
• Запрос
• Открытый суффикс
• Верхний частный домен

Действия доступа к файлам

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий Действия доступа к файлам:

• Временная метка
• Пользователь
• Учетная запись
• Домен учетной записи
• Исходный адрес
• Служба
• Целевой адрес
• Путь к файлу
• Имя файла
• Расширение файла
• Общий доступ к файлу
• Тип доступа

Активность межсетевого экрана

Сборщик извлекает следующие поля из источников событий активности межсетевого экрана:

• Отметка времени
• Актив
• Пользователь
• Адрес источника
• Порт источника
• Адрес назначения
• Порт назначения
• Состояние подключения
• Направление
• Организация GEOIP
• Код страны GEOIP
• Название страны GEOIP
• Город GEOIP
• Регион GEOIP

Наблюдения от узла к IP

Коллектор извлекает следующие поля от узла к источникам событий наблюдения IP:

• Временная метка
• Действие
9002 1 HostID
• IP
• Статус наблюдения

IDS Alerts

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий IDS Alert:

• Timestamp
• Asset
• User
• Signature
• Source IP
• Destination
• Описание
• Уровень важности
• Протокол
• Идентификатор генератора
• Порт источника
• Порт назначения

Входная аутентификация (OWA / ActiveSync)

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий входящей аутентификации (OWA / ActiveSync):

• Timestamp
• User
• Account
• Result
• Source IP
• Service
• GEOIP Organization
• GEOIP Country Code
• GEOIP Country Name
• GEOIP City
• GEOIP Region

Raw Logs (Generic Syslog and Windows). Журнал событий)

The Co llector извлекает следующие поля из источников событий Raw Log (Generic Syslog и Windows Event Log):

• Отметка времени
• Имя хоста
• Код события
• Описание
• Имя пакета
• Имя целевого пользователя
• Рабочая станция
• Статус

Аутентификация SSO

Коллектор извлекает следующие поля из источников событий аутентификации SSO:

• Отметка времени
• Пользователь
• Учетная запись
• IP-адрес источника
• Служба
• SSO Provider
• Организация GEOIP
• Код страны GEOIP
• Название страны GEOIP
• Город GEOIP
• Регион GEOIP

Оповещение о вирусе

Сборщик извлекает следующие поля из источников событий оповещения о вирусе:

• Временная метка
• Актив
• Пользователь
• Домен учетной записи
• Риск
• Действие

Принцип le (e): Ограничение по хранению | ICO

Кратко

• Вы не должны хранить личные данные дольше, чем это необходимо.

• Вам нужно подумать и уметь обосновать, как долго вы храните личные данные. Это будет зависеть от ваших целей хранения данных.

• Вам нужна политика, устанавливающая стандартные сроки хранения, где это возможно, чтобы соответствовать требованиям документации.

• Вам также следует периодически просматривать данные, которые вы храните, и стирать или анонимизировать их, когда они вам больше не нужны.

• Вы должны внимательно рассмотреть любые проблемы, связанные с хранением данных.Физические лица имеют право на удаление, если вам больше не нужны данные.

• Вы можете хранить личные данные дольше, если храните их только для архивирования общественных интересов, научных или исторических исследований или статистических целей.

Контрольный список

☐ Мы знаем, какие личные данные мы храним и зачем они нам нужны.

☐ Мы внимательно рассматриваем и можем обосновать, как долго мы храним личные данные.

☐ У нас есть политика со стандартными сроками хранения, где это возможно, в соответствии с обязательствами по документации.

☐ Мы регулярно проверяем нашу информацию и удаляем или анонимизируем личные данные, когда они нам больше не нужны.

☐ У нас есть соответствующие процессы для удовлетворения запросов отдельных лиц об удалении в соответствии с «правом на забвение».

☐ Мы четко определяем любые личные данные, которые нам необходимо хранить для архивирования общественных интересов, научных или исторических исследований или статистических целей.

Вкратце

Каков принцип ограничения хранения?

Статья 5 (1) (e) гласит:

“ 1.Персональные данные:

(e) хранится в форме, позволяющей идентифицировать субъекты данных, не дольше, чем это необходимо для целей, для которых обрабатываются персональные данные; Персональные данные могут храниться в течение более длительных периодов времени, поскольку персональные данные будут обрабатываться исключительно для целей архивирования в общественных интересах, в целях научных или исторических исследований или в статистических целях в соответствии со Статьей 89 (1) при условии выполнения соответствующих технических и организационных меры, требуемые настоящим Регламентом для защиты прав и свобод субъекта данных («ограничение хранения») »

Таким образом, даже если вы собираете и используете личные данные честно и законно, вы не можете хранить их дольше, чем они вам действительно нужны.

Здесь есть тесные связи с принципами минимизации данных и точности.

GDPR Великобритании не устанавливает конкретных сроков для разных типов данных. Это зависит от вас и зависит от того, как долго вам понадобятся данные для ваших указанных целей.

Почему важно ограничение хранения?

Если вы удалите или анонимизируете личные данные, когда они вам больше не нужны, это снизит риск того, что они станут неактуальными, чрезмерными, неточными или устаревшими.Помимо помощи в соблюдении принципов минимизации и точности данных, это также снижает риск того, что вы будете использовать такие данные по ошибке – в ущерб всем заинтересованным сторонам.

Личные данные, хранящиеся слишком долго, по определению не нужны. У вас вряд ли будет законное основание для удержания.

С практической точки зрения неэффективно хранить больше личных данных, чем вам нужно, и могут возникнуть ненужные расходы, связанные с хранением и безопасностью.

Помните, что вы также должны отвечать на запросы о доступе к любым личным данным, которые вы храните. Это может быть труднее, если вы храните старые данные дольше, чем вам нужно.

Хорошая практика в отношении ограничения хранилища – с четкими политиками в отношении сроков хранения и стирания – также, вероятно, снизит нагрузку на обработку запросов о сроках хранения и индивидуальных запросов на стирание.

Нужна ли нам политика хранения?

В политиках хранения

или расписаниях хранения перечислены типы записей или информации, которые вы храните, для чего вы их используете и как долго вы собираетесь хранить.Они помогут вам установить и задокументировать стандартные сроки хранения для различных категорий персональных данных.

График хранения может быть частью более широкого «реестра информационных активов» (IAR) или вашей общей документации по обработке.

Чтобы соответствовать требованиям к документации, вам необходимо установить и задокументировать стандартные сроки хранения для различных категорий информации, которую вы храните, где это возможно. Также желательно иметь систему для обеспечения того, чтобы ваша организация соблюдала эти периоды хранения на практике, и для проверки срока хранения через соответствующие промежутки времени.Ваша политика также должна быть достаточно гибкой, чтобы при необходимости можно было выполнить досрочное удаление. Например, если вы на самом деле не используете запись, вам следует пересмотреть, нужно ли вам ее сохранять.

Если вы небольшая организация, периодически выполняющая обработку с низким уровнем риска, вам может не понадобиться документированная политика хранения.

Однако, если у вас нет политики хранения (или если она не охватывает все личные данные, которые вы храните), вы все равно должны регулярно просматривать данные, которые вы храните, и удалять или анонимизировать все, что вам больше не нужно.

Как установить сроки хранения?

GDPR Великобритании не определяет, как долго вы должны хранить личные данные. Вы должны обосновать это, исходя из ваших целей обработки. Вы можете лучше всего судить о том, как долго вам это нужно.

Вы также должны иметь возможность обосновать, почему вам необходимо хранить личные данные в форме, позволяющей идентифицировать людей. Если вам не нужно идентифицировать людей, вы должны анонимизировать данные, чтобы идентификация была невозможна.

Например:

• Вы должны учитывать заявленные вами цели обработки персональных данных. Вы можете хранить их до тех пор, пока применима одна из этих целей, но вы не должны хранить данные бесконечно «на всякий случай» или если существует лишь небольшая вероятность того, что вы будете их использовать.

Пример

Банк хранит персональные данные о своих клиентах. Сюда входят сведения об адресе, дате рождения и девичьей фамилии матери каждого клиента.Банк использует эту информацию в рамках своих процедур безопасности. Банку целесообразно хранить эти данные до тех пор, пока у клиента есть счет в банке. Даже после закрытия счета банку может потребоваться сохранить часть этой информации по юридическим или оперативным причинам в течение дополнительного установленного времени.

Пример

Банку может потребоваться сохранить изображения из системы видеонаблюдения, установленной для предотвращения мошенничества в банкомате, в течение нескольких недель, поскольку подозрительная транзакция может не обнаружиться, пока жертва не получит выписку из банка.Напротив, пабу может потребоваться сохранить изображения из своей системы видеонаблюдения только в течение короткого периода времени, потому что инциденты будут обнаруживаться очень быстро. Однако, если о преступлении будет сообщено в полицию, пабу необходимо будет хранить изображения, пока полиция не успеет их забрать.

Пример

Агентство по розыску хранит личные данные о должнике, чтобы оно могло найти это лицо от имени кредитора. После того, как оно нашло физическое лицо и сообщило кредитору, может отпадать необходимость в сохранении информации о должнике – агентство должно удалить ее из своих систем, если нет веских причин для ее сохранения.Например, если агентство также попросили взыскать долг от имени кредитора.

• Вам следует подумать, нужно ли вам вести учет отношений с отдельным лицом после их окончания. Возможно, вам не потребуется удалять все личные данные по окончании отношений. Возможно, вам потребуется сохранить некоторую информацию, чтобы вы могли подтвердить, что отношения существовали и что они закончились, а также некоторые их детали.

Пример

Компании может потребоваться сохранить некоторые личные данные о предыдущем клиенте, чтобы иметь возможность разбираться с любыми жалобами клиента на предоставленные услуги.

Пример

Работодатель должен проверить свои личные данные о сотруднике, когда они увольняются с работы в организации. Потребуется хранить достаточно данных, чтобы организация могла иметь дело, например, с предоставлением справок или пенсионными соглашениями. Тем не менее, он должен удалить из своих записей личные данные, которые вряд ли понадобятся ему снова, например, контактные данные сотрудника в чрезвычайных ситуациях, предыдущие адреса или данные получателя помощи в случае смерти на службе.

Пример

Компания получает уведомление от бывшего клиента с требованием прекратить обработку персональных данных клиента для прямого маркетинга. Для бизнеса целесообразно хранить достаточно информации о бывшем клиенте, чтобы прекратить включать этого человека в будущую деятельность по прямому маркетингу.

• Вам следует подумать, нужно ли вам хранить информацию для защиты возможных будущих судебных исков. Однако вы все равно можете удалить информацию, которая не может иметь отношения к такой претензии.Если нет другой причины для их хранения, личные данные должны быть удалены, когда такая претензия больше не может возникать.

Пример

Работодатель получает несколько заявлений о приеме на работу. Если для этого нет четкой деловой причины, работодатель не должен вести записи о приеме на работу неудачных кандидатов сверх установленного законом периода, в течение которого может быть подана претензия, вытекающая из процесса приема на работу.

• Вам следует учитывать любые законодательные или нормативные требования.Существуют различные юридические требования и профессиональные инструкции по ведению определенных видов записей, таких как информация, необходимая для целей налогообложения и аудита, или информация по аспектам здоровья и безопасности. Если вы храните личные данные в соответствии с таким требованием, вы не будете считаться хранящими информацию дольше, чем это необходимо.

• Вам следует принять во внимание любые соответствующие отраслевые стандарты или руководства. Например, мы договорились, что кредитным агентствам разрешено хранить данные о потребительских кредитах в течение шести лет.Отраслевые руководящие принципы являются хорошей отправной точкой для стандартных сроков хранения и, вероятно, предполагают продуманный подход. Однако они не гарантируют соблюдения. Вы все равно должны уметь объяснять, почему эти периоды оправданы, и держать их в поле зрения.

Вы должны не забывать применять соразмерный подход, уравновешивая свои потребности с влиянием удержания на конфиденциальность отдельных лиц. Не забывайте, что хранение ваших данных всегда должно быть справедливым и законным.

Когда следует проверять удержание?

Вам следует проверить, нужны ли вам личные данные в конце любого стандартного периода хранения, и стереть или обезличить их, если нет четкого обоснования для их более длительного хранения.Автоматизированные системы могут помечать записи для просмотра или удалять информацию по истечении заранее определенного периода. Это особенно полезно, если у вас много записей одного типа.

Также рекомендуется регулярно проверять хранение ваших личных данных перед этим, особенно если стандартный период хранения является длительным или существует потенциальная возможность значительного воздействия на людей.

Если у вас нет установленного срока хранения личных данных, вы должны регулярно проверять, нужны ли они вам.

Однако не существует твердого правила о том, насколько регулярными должны быть эти проверки. Ваши ресурсы могут быть здесь важным фактором наряду с риском для конфиденциальности для отдельных лиц. Важно помнить, что вы должны иметь возможность обосновать свое удержание и то, как часто вы его просматриваете.

Вы также должны проверить, нужны ли вам все еще личные данные, если об этом попросит физическое лицо. Физические лица имеют абсолютное право на удаление личных данных, которые вам больше не нужны для указанных вами целей.

Что нам делать с личными данными, которые нам больше не нужны?

Вы можете стереть (удалить) его или сделать его анонимным.

Вы должны помнить, что существует значительная разница между окончательным удалением личных данных и их отключением. Если личные данные хранятся в автономном режиме, это должно снизить их доступность и снизить риск неправильного использования или ошибки. Однако вы по-прежнему обрабатываете личные данные. Вы должны хранить его в автономном режиме (а не удалять), только если вы все еще можете оправдать его хранение.Вы должны быть готовы отвечать на запросы тематического доступа к персональным данным, хранящимся в автономном режиме, и при этом соблюдать все остальные принципы и права.

Слово «удаление» может означать разные вещи в отношении электронных данных, и мы понимаем, что не всегда можно удалить или стереть все следы данных. Ключевой вопрос заключается в том, чтобы гарантировать, что данные не будут использоваться. Если уместно удалить личные данные из действующей системы, вы также должны удалить их из любой резервной копии информации в этой системе.

Дополнительная литература

Мы подготовили подробное руководство по вопросам, связанным с удалением в соответствии с Законом 1998 года. Со временем он будет обновлен для GDPR Великобритании, но тем временем по-прежнему предлагает полезные рекомендации по практическим вопросам, связанным с удалением:

Удаление личных данных

В качестве альтернативы вы можете анонимизировать данные, чтобы они больше не были «в форме, позволяющей идентифицировать субъектов данных».

Псевдонимизированные персональные данные – например, с ключом – обычно позволяют идентифицировать личность.Псевдонимизация может быть полезным инструментом для соблюдения других принципов, таких как минимизация данных и безопасность, но принцип ограничения хранилища по-прежнему применяется.

Как долго мы можем хранить личные данные для архивных, исследовательских или статистических целей?

Вы можете хранить личные данные на неопределенный срок, если вы держите их только для:

• для целей архивирования в общественных интересах;
• научные или исторические исследовательские цели; или
• статистических целей.

Хотя общее правило заключается в том, что вы не можете хранить личные данные бесконечно «на всякий случай», они могут быть полезны в будущем, существует встроенное исключение, если вы храните их для этих архивных, исследовательских или статистических целей.

У вас должны быть соответствующие меры безопасности для защиты людей. Например, в некоторых случаях может быть уместна псевдонимизация.

Это должно быть вашей единственной целью. Если вы оправдываете бессрочное хранение на этом основании, вы не можете впоследствии использовать эти данные для других целей – в частности, для любых решений, затрагивающих конкретных лиц.Это не мешает другим организациям получать доступ к публичным архивам, но они должны гарантировать, что их собственный сбор и использование личных данных соответствует принципам.

Как это применимо к обмену данными?

Если вы делитесь личными данными с другими организациями, вы должны согласовать между собой, что произойдет, когда вам больше не нужно будет делиться этими данными. В некоторых случаях может быть лучше вернуть общие данные в организацию, которая их предоставила, без сохранения копии. В других случаях все вовлеченные организации должны удалить свои копии личных данных.

Пример

Персональные данные о клиентах компании A передаются компании B, которая ведет переговоры о покупке бизнеса компании A. Компании принимают меры к тому, чтобы Компания Б сохраняла конфиденциальность информации и использовала ее только в связи с предполагаемой транзакцией. Продажа не проводится, и Компания B возвращает информацию о клиенте компании A без сохранения копии.

Каждой организации, участвующей в инициативе по обмену информацией, может потребоваться установить свои собственные периоды хранения, поскольку у некоторых могут быть веские причины для хранения личных данных дольше, чем у других.Однако, если вы все храните данные только для целей инициативы по обмену данными и они больше не нужны для этой инициативы, то все организации, у которых есть копии информации, должны удалить их.

Как долго вы должны хранить данные о ваших сотрудниках в соответствии с GDPR?

Команда Matheson обсуждает передовые методы хранения данных в соответствии с GDPR.

GDPR не определяет сроки хранения персональных данных. Вместо этого в нем говорится, что личные данные могут храниться только в форме, позволяющей идентифицировать личность, не дольше, чем это необходимо для целей, для которых они были обработаны.

Таким образом, при принятии решения о том, как долго хранить личные данные, работодатели будут принимать свое решение на основании установленных законом сроков хранения, сроков исковой давности, индивидуальных потребностей бизнеса и принципов качества данных.

Ниже приведена таблица для работодателей, в которой указаны их обязательства по сохранению данных о занятости в соответствии с определенными законами о занятости. Мы рекомендуем работодателям использовать эти установленные законом сроки хранения в качестве ориентира для минимального периода времени, в течение которого должны храниться соответствующие данные о сотрудниках.

В большинстве случаев наиболее подходящим критерием будет то, как долго записи могут потребоваться для защиты от любых потенциальных претензий.

Претензии по телесным повреждениям

Например, в случае потенциального иска о возмещении телесных повреждений соответствующие записи для защиты такого иска в идеале должны быть доступны за трехлетний период. Потенциальное нарушение условий контракта потребует хранения соответствующих записей в течение семи лет с даты нарушения.

Если претензия находится под угрозой или выдана, работодатель может хранить записи дольше, если это необходимо.

Пример данных сотрудника	Срок хранения по закону
Расчетные ведомости и записи о заработной плате	3 года
График работы в неделю, имя и адрес сотрудника, номера PPS и должностные обязанности	3 года
Записи о сотрудниках младше 18 лет	3 года
Записи, относящиеся к коллективному сокращению	3 года
Записи об отпуске по уходу за ребенком	8 лет
Налоговая отчетность	6 лет
Записи о несчастных случаях на рабочем месте	10 лет
Записи о разрешении на работу	5 лет или стаж

На практике мы обнаруживаем, что большинство работодателей удаляют данные о бывших сотрудниках в какой-то момент после окончания минимально необходимого установленного законом периода, но задолго до истечения семилетнего периода (шесть лет – это период, в течение которого сотрудник могут подать иск о нарушении контракта плюс один год на период времени, в течение которого им разрешено уведомить об этом работодателя).

Не существует точной науки в отношении определения срока хранения, подходящего для отдельной организации, так как он включает балансировку риска защиты данных (т. Е. Несоблюдения срока хранения данных) с риском предъявления иска сотруднику до предъявления иска. истечение соответствующего срока исковой давности.

Таким образом, наш рекомендуемый подход для удовлетворения требований ирландского трудового законодательства и требований GDPR будет заключаться в сохранении данных в течение установленного законом минимально необходимого периода.В обстоятельствах, когда в конце этого периода работодатель все еще обеспокоен тем, что конкретный сотрудник подает претензию, мы рекомендуем продлить этот срок (до семи лет). Однако, по нашему опыту, если сотрудник не инициировал судебное разбирательство в течение установленного законом минимального срока для предъявления претензии (обычно шесть месяцев), вероятность претензии не очень высока.

Исключение составляют иски о производственных травмах. Мы ожидаем, что работодатели разработают практику проверки данных о сотрудниках, например, на регулярной или ежегодной основе, и, если нет веских причин для хранения таких данных, такая информация или любой ненужный ее элемент будет регулярно удаляться.

Определение подходящих сроков хранения

Надеюсь, к этому моменту ваша организация либо определила, либо находится в процессе определения причин, по которым она хранит данные о сотрудниках. К настоящему времени ваша организация также должна иметь возможность определять юридически приемлемые периоды хранения для этих данных о сотрудниках и какова будет ваша политика хранения данных.

В соответствии с требованиями к прозрачности GDPR и для того, чтобы иметь возможность продемонстрировать соответствие, жизненно важно, чтобы работодатели сообщали сотрудникам, среди прочего, их причины для хранения данных о сотрудниках и соответствующие применимые сроки хранения.

Брайан Данн, партнер Matheson (в соавторстве со старшим юристом Эйслингом Паркинсон и солиситором Тиной О’Салливан из Matheson)

Версия этой статьи изначально появилась на веб-сайте Мэтисона.

Что такое политика хранения данных? Определения и связанные с ними часто задаваемые вопросы

В стандартном примере политики хранения данных сначала будут изложены ее цели по хранению информации, определены пользователи, которых она касается, и пояснена область ее применения.Затем он будет ссылаться на соответствующие справочные документы, законы и постановления. Затем обычно обсуждаются подробные требования к хранению данных, такие как общий график хранения, правила защиты данных во время хранения, рекомендации по уничтожению данных, а также правила для нарушения, обеспечения соблюдения и соблюдения.

При рассмотрении политики хранения личных данных вы должны тщательно проверять все собранные данные, чтобы убедиться, что ваша политика хранения данных учитывает все личные данные, которые хранит ваша организация.Данные, хранящиеся в базах данных, документах, электронной почте, финансовых данных, изображениях, производственных данных, информации о состоянии системы и видео, могут иметь важное значение для вашей политики хранения личных данных.

Затем рассмотрим местонахождение субъекта данных. В некоторых случаях данные, расположенные в разных местах, могут требовать уникальных политик хранения данных. Отчасти это связано с тем, что различные бизнес-требования и юридические требования могут контролировать различные базы данных, серверы, оборудование и другие места.

Любые руководящие принципы политики хранения данных должны касаться частоты резервного копирования.Соответствующие вопросы включают:

• Есть ли риск потери данных? Если да, то насколько серьезен этот риск?
• Следует ли делать резервные копии данных чаще, чем один раз в день? Если да, то как часто?
• Как долго мы должны хранить данные и меняются ли они в зависимости от типа данных?

Это пример графика хранения, установленного в такой политике резервного копирования и хранения данных:

• Сохранять каждую ежедневную резервную копию в течение 7 дней
• Сохранять каждую еженедельную резервную копию в течение 4 недель
• Хранить каждую ежемесячную резервную копию в течение 12 месяцев
• Сохранять каждую годовую резервную копию в течение 7 лет

Наконец, убедитесь, что вы устранили все разрозненные данные или островки данных за пределами политики хранения данных резервного копирования, включая настольные компьютеры, ноутбуки и удаленные офисы.