Табель учета рабочего времени обязательно ли вести: выбор формы, ведение

Табель учета рабочего времени обязательно ли вести: выбор формы, ведение — Контур.Бухгалтерия

Содержание

Обязательно ли вести табель учета рабочего времени?

Всю документацию по трудовым отношениям между работодателем и работником оформляет и ведет работодатель. Речь идет о кадровых и бухгалтерских документах, связанных с исполнением трудовых договоров.

Одним из основных документов после заключения трудовых договоров и оформления кадровых приказов является табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени является обязательным для ежедневного отражения отработанного времени штатными работниками с которыми заключены трудовые договора.

Если человек работает на основании не трудового, а по гражданско-правовому договору (подряда и так далее), то ведение табеля учета рабочего времени не требуется.

Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

■ Обязательной формы табеля учета рабочего времени на сегодняшний день не предусмотрено, но есть рекомендованные формы, утвержденные давным-давно Госкомстатом.

Поэтому для ведения табеля учета рабочего времени можно использовать как рекомендованные формы, так и самостоятельно разработанные. В последнем случае для самостоятельной разработки формы (бланка) табеля нам нужно ориентироваться на необходимость включения в нашу форму всех обязательных реквизитов, установленных законом для первичного документа.

Табель учета рабочего времени — это первичный документ. Его значение и правовой статус равносильно акту приемки работ или товарной накладной. Табель учета рабочего времени документально подтверждает выполнение работником своих трудовых обязанностей по трудовому договору. А труд любого работника по трудовому договору измеряется рабочими часами и/или днями.

Задача работодателя по трудовому законодательству — обеспечить точный учет отработанного времени работника и, как следствие, начисление вознаграждения по трудовому договору в соответствии с его условиями и требованиями трудового законодательства.

На основании табеля учета рабочего времени производятся все начисления заработной платы работнику. К табелю могут прикладываться больничные листы, заявления работников на отпуск, в том числе без сохранения заработной платы, записки-расчеты на оплачиваемый отпуск, на выплату денежной компенсации, внутренние акты, наряды, копии приказов и так далее при необходимости.

Даже если в микропредприятии работает один наемный работник — ведение табеля все равно строго обязательно.

Учет рабочего времени отражается в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Некоторые работодатели используют специальные программы для ведения учета рабочего времени работников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д. Однако подавляющее большинство работодателей до сих пор занполняют табель учета рабочего времени вручную.

В заполнении табеля учета рабочего времени есть множество нюансов, описать которые невозможно в одной заметке, но помнить о них обо всех работодателю необходимо.

Самое главное — это то, что табель заполняется при помощи условных обозначений, которые могут быть буквенными или цифровыми: кому как удобнее.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Я владелец микропредприятия, должен ли я вести график работы сотрудников, табель учета рабочего времени и т

Организация или ИП, являющиеся микропредприятиями, могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), содержащих нормы трудового права. При этом вопросы, которые регулировались бы этими актами, следует включить в трудовой договор с работником (ст. 309. 2 ТК РФ). Отметим, что частичный или полный отказ микропредприятия от локальных актов является добровольным. Поэтому, если у работодателя есть статус микропредприятия, после вступления комментируемого закона в силу он не обязан отменять уже утвержденные локальные нормативные акты и вносить изменения в трудовые договоры.

У работодателей — субъектов малого предпринимательства (включая работодателей — индивидуальных предпринимателей), которые в соответствии с федеральным законом отнесены к микропредприятиям (далее — работодатели — субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям), регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если работодатель перестал быть субъектом малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и в сведения о нем в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства внесены соответствующие изменения, не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя должно осуществляться в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, без учета особенностей, установленных настоящей главой.

Обязан ли ип вести табель учета рабочего времени 2019

А они, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации. Документы же, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов. Несмотря на широкое использование понятия «хозяйственная операция», данный термин не является законодательно установленным.

Наиболее часто приводимое в бизнес-словарях определение звучи так: «хозяйственная операция — событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и источниках его образования. Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц. При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Частные случаиТабель учета рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости.

Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк формы Т-13. xlsСкачать образец заполнения формы Т-13. xlsСкачать бланк и образец формы Т-13 в архиве. zipСкачать пустой бланк по форме Т-12. docСкачать образец заполнения формы Т-12. doc Кто заполняет табель учета рабочего времени Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства «несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

2000 — обычный рабочий день,
2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Я — рабочий день,
Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Нужно ли предоставлять работнику копии локальных актов предприятия?

8 цифр для юрлиц;
10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.
Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

Шаг 4 — отчетный период Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае. Шаг 5 — информация о работнике Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

контролировать время выполнения производственных обязанностей;
учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как вести учет ненормированного рабочего времени

Формы учета

Учитывать рабочее время сотрудников работодателя обязывает статья 91 Трудового кодекса РФ. Для этих целей Госкомстатом разработаны и утверждены соответствующие формы документа:

1. Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
2. Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Обе формы имеют единое назначение:

учет фактически отработанного работником времени;
учет пропущенного работником времени;
контроль соблюдения работником режима работы, установленного трудовым договором;
формирование данных об отработанном времени;
формирование данных для расчета оплаты труда;
получение данных для составления статистической отчетности по труду.

Рассмотрим основные отличия.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12

Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.

Основная таблица табеля Т-12 состоит из 55 позиций. В документе максимально учитываются детали рабочего периода для точного расчета зарплаты.

Табель учета рабочего времени Т-13

Этот документ имеет электронный формат и заполняется автоматически. Табель Т-13 имеет упрощенную структуру. В отличие от Т-12 он состоит из одного раздела. По умолчанию предполагается, что для расчета зарплаты на основании данных бухгалтерия будет использовать дополнительные программы. Таблица имеет всего 13 позиций для внесения информации. Заполненный табель необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица.

Табели Т-12 и Т-13 предназначены для учета рабочего времени при стандартном режиме работы.

Журнал учета ненормированного рабочего времени

В настоящее время официальной унифицированной формы табеля учета внеурочных часов не существует. Поэтому руководителям организаций для этих целей рекомендуется разработать свой формат документа. Это может быть табель на основе Т-12 или Т-13, или журнал с необходимыми графами для заполнения, соответствующий специфике ненормированной работы. Он также должен заполняться вручную и подписываться ответственным лицом для передачи в бухгалтерию.

Электронный формат учета рабочего времени

Табель или журнал учета рабочего времени относятся к первичным бухгалтерским учетным документам. Формат их ведения прописан в Законе «О бухгалтерском учете». Из положений Закона следует, что документ может формироваться как в бумажном виде, так и в электронном.

Документ, на котором отсутствует подпись не может быть юридически значимым. Поэтому, если предприятие или организация выбирает электронный формат документа, то для его заверения потребуется электронная подпись. Регулирует работу цифрового атрибута Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

О видах электронной подписи, ее назначении и возможности приобретения можно узнать в этом разделе.

В настоящее время принято вести учет в двух форматах: в электронном и бумажном.

Период учета

Частота или периодичность подачи учетных документов в бухгалтерию законодательными актами не установлена. Но статья 136 Трудового кодекса РФ гласит:

«Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена».

Это значит, что бухгалтер рассчитывает оплату работы сотрудников каждые полмесяца. Поэтому сведения об отработанном работниками времени или неявках и их причинах должны поступать в бухгалтерию с такой же периодичностью — каждые 15 дней.

Отчетным периодом для учета рабочего времени установлен один календарный месяц. Соответственно, табель закрывается и передается в бухгалтерию в последнее число месяца.

Простой в табеле учета рабочего времени

Простой – это приостановка рабочего процесса по вине работодателя, работников или из-за независящих от них обстоятельств. Объявление простоя в период кризиса для владельцев бизнеса является одним из способов сохранить производство и рабочий персонал. Простой в табеле учета рабочего времени обозначается по-разному, в зависимости от того, что именно стало причиной его возникновения.

Табель учета рабочего времени: по какой форме необходимо оформлять документ?

Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01.2004 № 1 утверждены две формы табеля: № Т-12 и № Т-13. Данный документ необходим кадровой службе и бухгалтерии организации, он используется для следующих целей:

учет времени, отработанного сотрудниками;
контроль соблюдения персоналом графика рабочего времени;
начисление заработной платы персоналу.

Отметим, что не обязательно вести табель именно с использованием форм № Т-12 и Т-13. Организации имеют право самостоятельно разрабатывать бланк данного документа. Но вести учет фактически отработанных часов нужно в обязательном порядке (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

За оформление табеля несет ответственность уполномоченное руководством организации лицо (сотрудник отдела кадров или иной работник). Документ должен подписать руководитель подразделения и сотрудник кадровой службы, затем его передают в бухгалтерию организации.

Как правильно оформить простой в табеле рабочего времени

Если в расчетном месяце имели место простои, в табеле учета рабочего времени они должны быть учтены, иначе бухгалтерия не сможет корректно произвести начисление зарплаты. Простой по вине работника не оплачивается лицу, виновному в остановке работы, а остальным начисляется не менее 2/3 от их оклада (тарифной ставки) пропорционально времени простоя. Таким же образом начисляют зарплату при простое по независящим от сторон причинам. Если в простое виноват работодатель, зарплата работникам в этот период начисляется исходя из 2/3 от их среднего заработка за 12 месяцев работы перед простоем (ст. 157 ТК РФ).

Когда субъект хозяйствования использует унифицированную форму № Т-12 или № Т-13, коды для условного обозначения простоев необходимо подбирать в соответствии с указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата № 1.

Буквенные и цифровые коды, применяемые для простоев, а также их расшифровка приведены на бланке формы № Т-12:

«РП» (или «31») – простой по вине работодателя;
«НП» (или «32») – если осуществление трудовой функции сотрудником невозможно по независящим от него и от работодателя причинам;
«ВП» (или «33») – в возникновении простоя виноват сотрудник.

В ситуации с коронавирусом ставим НП. Если в организации используется собственная форма табеля, для обозначения простоев можно использовать приведенные выше коды или разработать их самостоятельно. Буквенные и числовые обозначения должны быть указаны в бланке документа (к примеру, на титульной стороне) или приложении к нему. Данные необходимо вносить отдельно по каждому сотруднику.

Строка, в которой отражаются сведения о рабочем времени или простоях, в унифицированных формах № Т-12 и Т-13 разделена на две части. В верхней части ставят кодовую отметку, а в нижней – количество часов.

У ответственных должностных лиц нередко возникают вопросы по поводу того, как правильно отражать простои в табеле учета рабочего времени, если работа не велась в течение длительного времени, в которое входили и выходные дни. В таком случае в табеле следует ставить отметку о простое возле тех дней, когда сотрудники должны были работать, а выходные, выпавшие на период простоя, помечают шифром «В» или «26», как обычный выходной день.

При оформлении простоя работодатель должен издать приказ, в котором указывает, должны ли работники оставаться в этот период на своих рабочих местах, или же им разрешено во время простоя отсутствовать на работе. Соответственно, в табеле учета рабочего времени такие простои не следует считать как неявки.

Как заполнить табель учета рабочего времени: ошибки при заполнении

Табель рабочего времени – первичный документ кадрового учета, необходимый бухгалтеру как для начисления заработной платы за месяц, так и для определения размера поощрительных выплат (если их начисление связано с учетом рабочего времени).

Содержание статьи:

1. Для чего нужен табель

2. Правила заполнения табеля рабочего времени

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

5. Автоматизированный табель рабочего времени в Excel

1. Для чего нужен табель

Итак, основные причины использования табеля рабочего времени:

Начисление заработной платы, в том числе поощрительных выплат.
Контроль соблюдения трудовой дисциплины, трудового договора работником.
Контроль соблюдения трудового законодательства работодателем. Прежде всего, контролируются установленные Трудовым кодексом (ТК РФ) ограничения на использования труда работников сверх норм.
Контроль со стороны фискальных органов за правильностью начисления по трудовым договорам.
2. Правила заполнения табеля рабочего времени

Перед тем, как ответить на вопрос: «как заполнить табель рабочего времени», сначала напомним, что:

табель рабочего времени заполняются все организации и ИП, имеющие работников (статья 91 ТК РФ),
табель заполняется только на работников организации – физических лиц, с которыми заключен трудовой договор. Лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ, например, договор подряда, в табель не включаются.
если с работником заключено соглашение об исполнении в основное рабочее время обязанностей по другой должности, либо есть приказ на замещение временно отсутствующего работника, данные об исполнении таких обязанностей в табеле никак не фиксируются.
табель заполняется отдельно на каждое подразделение организации. Табельный номер присваивается работнику один раз. Табельный номер после увольнения работника можно вновь присваивать новому работнику только по истечении нескольких лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80).

Оформлять табель нужно по одной из унифицированных форм: Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05. 01.2004 № 1. Мнение, что работодатель может заполнять табель по самостоятельно разработанной форме, на наш взгляд, не совсем верно. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 2013 года применять унифицированные формы учетных документов не обязательно. Но речь идет именно о бухгалтерских учетных документах (тех, которым соответствуют бухгалтерские проводки), табель же является документом кадрового учета, необходимость ведения его установлена ТК РФ. В отношении таких документов правила долгое время уже не менялись. Тем не менее, есть письмо Роструда, позволяющее вести табель в произвольной форме (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В примерах нашей статьи мы будем использовать буквенные коды для обозначения явок и неявок на работу. Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата № 1 можно использовать и цифровые коды.

Важно учитывать, что табель может заполняться как сплошным методом (регистрация всех явок и неявок), так и путем фиксации лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в организации. Применяемый подход необходимо отразить в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

К сожалению, не все ситуации, которые возникают в деятельности организации, предусмотрены инструкцией по заполнению табеля. Рассмотрим, как заполнять табель в часто встречающихся случаях.

3.1. Работа сверхурочно

Предположим, в один из дней месяца работник проработал 11 часов при восьмичасовом рабочем дне.

Вариант 1

Для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».

В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 3 часа (рис. 1):

8,00

3,00

Рис. 1

Вариант 2

Дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/3» (рис. 2):

Я/C

8,00

8,00/3,00

8,00

Рис. 2

Вариант 3

Вместо кодов «Я» и «С» использовать код «Ф» — фактически отработанное время (рис. 3):

8,00

11,00

8,00

Рис. 3

Основанием такого заполнения можно считать формулировку статьи 91 ТК РФ – «Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработал каждый сотрудник независимо от режима его работы».

3.2. Переработка при ненормированном рабочем дне

При ненормируемом рабочем дне переработка не оплачивается, но предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Количество дней (часов) переработки, дающих право на такой отпуск, законодательно не установлено (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), поэтому время переработки можно и не указывать в табеле.

Если же ЛНА организации установлено правило вести учет времени переработки таких сотрудников, то можно добавить в табель дополнительный код, например «НРД» (ненормируемый рабочий день) и для этого кода отражать количество часов переработки в день.

3.3. Работа в выходной день во время командировки

Иногда сотрудники в связи с производственной необходимостью вынуждены работать в командировке в свой выходной день. Либо они уезжают или возвращаются из командировки в выходной день.

Согласно решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, оплата работнику за такие дни должна осуществлять по правилам статьи 153 ТК РФ (общие правила оплаты работы в выходные и праздничные дни).

В табеле в таком случае рекомендовано указывать двойной код «К/РВ», где «К»- командировка «РВ» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Причем необходимо указать и время работы в выходной или праздник. Так как при коде «К» рабочие часы не поставляются, на наш взгляд, в этом случае допустимо обозначение часов в виде «_/4» — для обозначения, например, работы в выходной день, приходящийся на командировку, если продолжительность работы составила 4 часа.

Об оплате труда в такие дни можно посмотреть Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/B-921, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и другие.

Если сотруднику по его желанию за работу в выходной день (в том числе в командировке) будет предоставлен дополнительный день отдыха, его нужно будет отметить кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)) без указания количества рабочих часов в этот день.

3.4. Работа по основному месту в дни командировки

Это ситуация, когда сотрудник в день выезда в командировку или в день приезда из командировки работает и по основному рабочему месту полный или неполный рабочий день.

Делать это работник не обязан, но по согласованию с работодателем (за дополнительную оплату) такая ситуация может иметь место.

В табеле, аналогично предыдущему случаю, можно либо ввести дополнительные графы, либо проставить двойной код «К/Я» и рабочие часы, например, — «_/4».

3.5. Как заполнять табель, если пришлось работать в дни болезни

Если сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу, дни работы ему должны быть оплачены. В табеле в дни выхода проставляется код «Я», в дни болезни, которые работник не работал – код «Б». Но работник сам должен выбрать, что он хочет получить – оплату по больничному, либо заработную плату. В этом случае следует попросить его написать соответствующее заявление.

Пример

Как заполнить табель рабочего времени, если в первый день болезни работник отработал весь день, а затем отправился в поликлинику и получил больничный лист. Если за первый день он выбирает выплату зарплаты, а не пособия, то период в 3 дня, который оплачивается из средств работодателя, может быть сдвинут. В таком случае работодатель оплачивает 2-4 дни больничного (п. 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

3.6. Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может выйти на работу на неполный рабочий день без потери пособия. В таком случае можно указать код «ОЖ/Я», рабочие часы «_/4» (если работница трудится 4 часа в день), либо ввести дополнительные строки, в которых и заполнить данные по явкам.

3. 7. Если рабочая смена попадает сразу на две даты

Например, работник трудится согласно графику с 20.00 одного дня до 6.00 другого дня.

В табеле в этом случае отражается количество часов, отработанных за каждый день с кодом «Я».

Кроме того, дополнительно время работы с 22.00 до 6.00 помечается и кодом «Н» (ночное время) с указанием количества часов работы.

В случаях, когда работник в соответствии с трудовым договором трудится только в ночное время с 22.00 до 6.00, использовать код «Я» не нужно, достаточно указать код «Н» и отработанное время.

3.8. Если сотрудник является и внутренним совместителем

В табеле по такому сотруднику заполняется две строки. Неурегулированным законодательно остается вопрос присвоения второго табельного номера при оформлении совместительства. Так как порядок присвоения табельного номера трудовым законодательством не установлен, можно рекомендовать прописать правила присвоения табельных номеров в ЛНА организации.

Вариант 1

Можно присвоить второй табельный номер, так как совместительство оформляется заключением нового трудового договора.

Вариант 2

Новый табельный номер не присваивать. В табеле заполнять две строки, но для строки, в которой отражаются часы работы внутреннего совместителя табельный номер или вообще не указывать (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), либо указывать основной табельный номер. С одной стороны такой подход позволяет избежать ошибок при исчислении НДФЛ и взносов, с другой – возможно, используемая вами учетная система не позволит сделать запись с тем же самым табельным номером, либо вообще без номера.

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

Ошибки в табеле учета рабочего времени чаще всего возникают в случаях, которые мы уже рассмотрели выше. Но есть и некоторые другие. Отметим основные из них.

Ошибка 1

В табеле не указаны часы работы сотрудника сверх норм при ненормированном рабочем дне.

Такие ошибки никак не сказываются на начислении зарплаты, но согласно требованиям ТК РФ работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (статья 91 ТК РФ).

Ошибка 2

Выходные дни, приходящиеся на дни отпуска, в табеле отметили кодом «В».

Это ошибка, так как оплата отпуска идет за календарные дни, которые отмечаются кодом «ОТ» (в том числе и выходные). Исключение – праздничные нерабочие дни, которые пришлись на время отпуска. Например, 8 марта, 9 мая. Вот их необходимо отметить в табеле отпускника кодом «В».

Ошибка 3

День возврата из командировки в выходной отметили только кодом «К»

День приезда из командировки приходится на выходной день. Например, субботу. В табеле его отметили только кодом «К». Да, это день командировки, за него положено оплатить суточные. Но не только. Раз он пришелся на выходной, работник имеет право на оплату в такой день в двойном размере. Или может получить по своему желанию оплату в одинарном размере плюс отгул.

Поэтом важно в табеле указать кроме кода «К» еще и код «РВ» (работа в выходные) и количество часов, когда командированный находился в пути. Сделать это можно по проездным документам.

Ошибка 4

Сотрудника, находящегося на больничном, вызвали на работу и отправили в срочную командировку

Вызов из больничного – противозаконное действие. Он чревато как для работодателя, так и для работника. Работодатель может быть наказан за несоблюдение ТК РФ. Работник может лишиться оплаты листка нетрудоспособности.

Например, если в табеле у этого сотрудника сначала стоял код «Б», затем код «К» и снова «Б» — ФСС не будет компенсировать / оплачивать такой больничный. Либо пересчитает обязательства (отразив оплату больничного подлежащей возврату и, скорее всего, добавив штраф) в случае последующей проверки.

Ошибка 5

Сотруднику, с которым заключен дополнительный договор на внутреннее совместительство, в табеле заполняется одна строка.

Такое заполнение не позволяет контролировать соблюдения ТК РФ в части количество часов, которые может отработать внутренний совместитель.

Ошибка 6

Сотруднику, работающему неполный рабочий день, в табеле в предпраздничный день ставится продолжительность его обычного дня.

Исключений для сотрудников, работающим неполный рабочий день ТК РФ не содержит. Ему, как и всем другим сотрудникам, работа в предпраздничный день должна быть сокращена на 1 час (статья 95 ТК РФ).

Ошибка 7

По сотруднику, уволившемуся до окончания месяца, не заполнен табель на дату увольнения.

Эта ошибка не связана непосредственно с заполнением табеля. Мы лишь хотим напомнить, что сотруднику бухгалтерии, осуществляющему окончательный расчет с работником, одного приказа не достаточно. Ведь расчет заработной платы согласно ТК РФ производится на основании табеля учета рабочего времени. Поэтому заполнить табель по увольняющемуся сотруднику необходимо не в конце месяца, а на дату увольнения.

Табель рабочего времени можно исправлять и корректировать. Обычно это делают путем заполнения нового, исправленного табеля. Но допускается ввести и дополнительные графы, например, «Номер и дата корректировки».

5. Автоматизированный табель учета рабочего времени в Excel

К счастью, высокие технологии не стоят на месте и способствуют развитию кадрового учета. Одним из наиболее эффективных решений является использование автоматизированного табеля учета рабочего времени в формате Excel, который имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с ведением учета на бумажном носителе:

минимум возможных ошибок заполнения,
широкий спектр опций, которые помогут точечно настроить учет согласно особенностям работы Вашего бизнеса,
автоматизированный процесс формирования бланка шаблона на любой месяц и год,
дополнительные функции учета рабочих активностей (больничный, отгул, прогул, отпуск, командировка, декретный отпуск и т. д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.

Скачать табель, а также изучить инструкцию по его ведению Вы можете в отдельной статье по данной ссылке

Мы с вами ответили на важный вопрос – «как заполнить табель рабочего времени» и рассмотрели типичные ошибки в табеле учета, которые лучше не допускать в работе. Если в вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.

Нужно освоить учет заработной платы и программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С ЗУП 8 ред. 3.1?

Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате

Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

Бесплатно;
Просто;

“На коленочках”;
Нет автоматизации;
Только для мелких организаций;
Не отражают качество отработанного времени;
Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

Бухгалтерам и кадровикам удобно;
Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
Готовые табели для начисления заработной платы;

Не отражают качества отработанного времени;
Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

Показывает кто во сколько на работу пришел;
Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
Помогают контролировать безопасность;

Учет рабочего времени ведется в программах;
Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но “забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

Время работы фиксируется автоматически;
Выгрузка в специальные формы отчета;
Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;

Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
Реальной картины может не отражать;
Вопросов дисциплины не решает;
Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т. д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

Просто в использовании;
Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;

Карты часто теряются, воруются;
Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;

По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

Формируют общую картину рабочего дня;
Делают снимки с экрана;
Помогает анализировать потраченное время;
Законность;
Для установки не нужно разрешение;
Информационная безопасность;
Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;

Общую безопасность не обеспечивает;
Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
Отсутствие приказов на выплаты;
Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Табель учета рабочего времени должен отражать фактические опоздания на работу

Эксперты Роструда разъяснили, вправе ли работодатель ставить в табель учета рабочего времени работнику вместо восьми семь часов, если он опоздал на работу на 5-10 минут.

В ведомстве отмечают, что такое уменьшение будет незаконным. Ответственное лицо обязано вести учет фактически отработанного рабочего времени, каждым работником.

В подобном случае уменьшения фактически отработанного времени на 1 час не происходит, а значит, работодатель не вправе ставить в табель учета рабочего времени работнику вместо восьми семь часов.

Эксперты также поясняют, что формы табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В табеле предусмотрена возможность вести учет рабочего времени как в часовом исчислении, так в часовом и минутном.

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей.

БУХПРОСВЕТ

Под рабочим понимается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять свои трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Продолжительность рабочего дня или смены, предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

Накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не может превышать 5 часов. Продолжительность работы в ночное время сокращается на 1 час без последующей отработки. Ночным признается время с 22 часов до 6 часов. Не сокращается продолжительность работы в ночное время для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 96 ТК РФ).

Работодатель обязан устанавливать неполное рабочее время по просьбе беременных женщин, одного из родителей, имеющего ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) и лиц, осуществляющих уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. В этих случаях оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
получать данные об отработанном времени;
рассчитывать зарплату;
составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность – табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы – Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется “учет использования рабочего времени”. Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить “К”. А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится “в”, а в нижней – нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам (“НН”).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Источник: Кадровое дело

Автор: Валентина Митрофанова

Может ли работодатель изменить расписание рабочего дня

Ваш сотрудник забывает войти в систему или звонит по болезни. Нет проблем, такие вещи случаются. Вы решаете скорректировать их табель учета рабочего времени, чтобы отразить это.

И затем вы делаете паузу.

Это законно? Разрешено ли работодателям вносить коррективы в часы работы своих сотрудников? Что, если член команды записал неправильное общее количество часов – можете ли вы это исправить?

Хотя фальсификация табеля рабочего времени сотрудника может быть серьезным правонарушением, для руководителя или работодателя не является незаконным изменение табеля рабочего времени сотрудника, если оно отражает правильные оплачиваемые часы, которые были отработаны, и вы уведомляете сотрудника о том, что вы меняем еженедельное расписание.

А вот что незаконно – это фальсификация данных табеля рабочего времени сотрудника. Например, работодатели никогда не должны сокращать рабочее время работника, чтобы не платить сверхурочные. Вам необходимо быть точным и прозрачным, когда вы отслеживаете время и сообщаете почасовые ставки, не забывая при этом о колебаниях общих факторов, таких как перерывы на обед, отпуск по болезни или свободное время.

Имея это в виду, давайте рассмотрим ситуации, в которых табель рабочего времени может быть изменен на законных основаниях, и лучшие методы внесения изменений в соответствии с FLSA.

Когда можно изменить табели учета рабочего времени?

В то время как многие компании могут иметь своих сотрудников для отслеживания своего рабочего времени, FLSA утверждает, что конечная ответственность за учет рабочего времени ложится на работодателя. Благодаря этому работодатели могут изменять учет рабочего времени своих сотрудников, если они точно отражают количество отработанного времени.

Табели учета рабочего времени никогда не будут изменены, чтобы сократить количество часов, которые сотрудник действительно потратил на работу.Например, некоторые работодатели изменяют табели учета рабочего времени, пытаясь сократить или исключить сверхурочные часы.

В других случаях работодатель может попытаться заставить сотрудника предоставить фальшивые табели учета рабочего времени, в которых не учитываются сверхурочные. Оба эти случая нарушают закон. Более 70% работодателей нарушают FLSA, поэтому судебные иски о заработной плате и часах являются одними из самых распространенных исков как для малых предприятий, так и для предприятий. Перед расчетом заработной платы важно убедиться, что все изменения в табелях учета рабочего времени являются точными.

Однако бывают случаи, когда необходимо изменить табель рабочего времени сотрудника. Например, если сотрудник забывает приходить на работу, работодатель может вручную изменить табель, чтобы обеспечить оплату работнику. Если сотрудник звонит по болезни, работодатель также может скорректировать табель учета рабочего времени, чтобы отразить это.

Как изменить табели учета рабочего времени

Закон FLSA не требует, чтобы работодатели уведомляли своих сотрудников или получали их согласие на внесение изменений в их ежедневные табели учета рабочего времени.Однако работодатели не могут просто редактировать табель рабочего времени сотрудников, когда они того пожелают, или избежать оплаты сверхурочных, изменив время выхода из работы.

У работодателя должна быть законная причина для внесения изменений – например, сотрудник забыл отметить время своего окончания или у него есть достаточные доказательства того, что сотрудник не работал – например, доказательства с камеры. Согласно FLSA, изменения в онлайн-расписаниях должны включать точную информацию о данных, а также об отработанных часах и заработной плате за период оплаты.

Вот несколько способов, которыми вы можете изменить данные табеля, пока вы открыты – и заранее со своими сотрудниками.

Документация – Перед внесением изменений в табели учета рабочего времени вы должны убедиться, что у вас есть надлежащая документация, подтверждающая ваше решение об изменениях (и сделать резервные копии этих документов). В отношении тех областей на табеле учета рабочего времени, которые, по вашему мнению, могут быть ошибочными, всегда рекомендуется проконсультироваться с вашим сотрудником, прежде чем вносить какие-либо изменения.

Pre-Approva l – Как работодатель, вы можете рассмотреть вопрос о том, чтобы запретить начальникам вносить изменения в табель рабочего времени, если вы предварительно не одобрили это в установленный график.Распространенным вариантом для этого является составление расписания каждые две недели, хотя другой вариант – делать это ежемесячно. В любом случае вы хотите запланировать его, чтобы у вас было достаточно свободного времени, чтобы в режиме реального времени проверить правильность любых внесенных изменений.

Записано – Наконец, рекомендуется сделать копию табеля перед редактированием. Сохранение неотредактированной версии может быть полезно в том случае, если ваш сотрудник не согласен с вашими корректировками.

При внесении изменений в табель учета рабочего времени всегда рекомендуется сохранять как исходную запись, так и измененную копию.Или покажите линию через ошибку в исходной записи вместе с исправлением, а также подписями вас и вашего сотрудника и дату рядом с исправлением. Вы всегда хотите учесть неточности и защитить себя от судебного процесса.

Если вы работаете в такой программе, как Microsoft Excel, существует множество шаблонов расписаний Excel и двухнедельных калькуляторов расписаний, которые упрощают отслеживание ваших сотрудников и упрощают создание нескольких необходимых копий.

Тем не менее, многие современные программы для отслеживания рабочего времени включают в себя автоматизированные инструменты, которые отслеживают не только время сотрудников, но и любые изменения, которые вносятся в данные карты учета рабочего времени, а также лицо, которое их внесло. Такое программное обеспечение расписания часто можно настроить для получения подтверждения как от вас, так и от сотрудника, если возникнет необходимость в каких-либо изменениях.

Помните: хронометраж – это ваша ответственность. Независимо от того, хотите ли вы, чтобы ваши сотрудники отслеживали свое время вручную или вы отслеживаете их, важно вести четкий и точный учет, чтобы гарантировать соблюдение закона.

Хотя приведенная выше информация предназначена для информирования и просвещения – ее не следует воспринимать в качестве юридического советника. Пожалуйста, проконсультируйтесь с юристом для получения дополнительной информации о правилах занятости и законах FLSA.

Что делать, если сотрудник забывает отправить свое расписание

В идеальном мире расчет заработной платы для вашего бизнеса должен идти как можно более гладко.

Каждый из ваших сотрудников будет помнить о своевременном представлении своего расписания.Все часы были бы правильными и полностью заполненными. Вы быстро и легко рассчитаете фонд заработной платы, а затем перейдете к другим вещам.

Но, конечно, это не идеальный мир.

Сотрудники – всего лишь люди и иногда делают ошибки. Они забывают приходить на работу в начале смены или забывают выходить на работу в конце. Они неправильно заполняют табель учета рабочего времени. Или они вообще забывают отправить его.

Когда ваш сотрудник забывает отправить свой табель учета рабочего времени, это может вызвать огромные хлопоты и потерять много времени.Итак, что вы делаете, чтобы разрешить ситуацию – и не допустить ее повторения в будущем?

Должен ли я им платить?

Да, это так. Закон о справедливых трудовых стандартах гласит, что все сотрудники должны получать оплату за отработанное время. Это означает, что вы не можете закрепить их заработную плату, даже если ваш сотрудник забыл предоставить свой табель учета рабочего времени. Кроме того, незаконно удерживать их зарплату или задерживать ее каким-либо образом в качестве дисциплинарной меры.

Вы должны платить своим сотрудникам за отработанные часы, в противном случае они будут иметь право связаться с Министерством труда и подать жалобу.

Согласно закону FLSA, вы как работодатель обязаны вести учет часов, отработанных сотрудниками. Таким образом, даже если ваши сотрудники должны отправлять свои табели учета рабочего времени, в конечном итоге это ваша ответственность.

Ваш сотрудник забывает отправить свое расписание – что теперь?

Первый шаг – выяснить, сколько они работали, чтобы вы могли приложить все усилия, чтобы правильно им заплатить. Проще всего заплатить сотруднику за часы, которые он отработал по графику.Если вам или их руководителю известно о каких-либо дополнительных часах, вы также можете добавить их.

Вы также можете попросить сотрудника предоставить вам устное подтверждение количества отработанных часов. Он не на 100% точен, но это лучшее, что вы можете сделать в данной ситуации, и поможет избежать потенциального штрафа.

(Совет от профессионала – Boomr имеет удобную функцию сменного копирования, которая сэкономит вам немного времени, если ваш сотрудник забудет отправить свой табель учета рабочего времени.Допустим, Дэниел забывал приходить и уходить всю неделю, но вы знаете, что он работал с 8:00 до 16:00 каждый день. Вы можете просто ввести эти часы в понедельник, а затем скопировать их на оставшуюся часть недели. Это избавит вас от необходимости вводить часы в каждый день.)

Следующий шаг – подумать, как этого не допустить в будущем. К счастью, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы снизить вероятность того, что сотрудник забудет свое расписание.

Как избежать забытых расписаний

Установите четкую политику

Могут ли ваши пропущенные табели учета рабочего времени быть результатом того, что сотрудники не понимают, как и когда их отправлять?

Убедитесь, что в вашем справочнике для сотрудников четко указано, когда и как следует отправлять табели учета рабочего времени.Они должны подаваться в один и тот же день каждую неделю или месяц и всегда должны подаваться одинаково. Хорошая идея – помочь новым сотрудникам заполнить первый табель учета рабочего времени, чтобы убедиться, что они все поняли.

Процесс должен быть максимально простым. Устраните как можно больше ручных операций и постарайтесь сделать учет времени как можно более автоматическим. Если у сотрудников есть какие-либо вопросы о политике отправки табелей учета рабочего времени, сообщите им, что они должны задать вам вопрос задолго до установленного срока.

Настроить напоминание

Иногда проблему забытых табелей можно решить с помощью простого напоминания. Boomr имеет функцию автоматического напоминания о расписании, которая избавила многие компании от неприятностей и головной боли.

Вы можете настроить его так, чтобы ваши сотрудники получали push-уведомления на свои мобильные устройства, которые напоминали им приходить и уходить. Эти уведомления можно отправлять в начале и конце смен, а также во время запланированных перерывов.

Также можно установить напоминания, чтобы они были связаны с местоположением GPS. Ваши сотрудники получат уведомление о необходимости приходить на работу, когда они прибывают на место работы, и напоминание об уходе, когда они уходят.

Простое уведомление может действительно помочь напомнить вашим сотрудникам, особенно если у них много дел и они отвлекаются. Иногда это все, что нужно для решения проблемы, когда сотрудник забывает отправить свой табель учета рабочего времени.

Вознаграждайте тех, кто все делает правильно

Творческие стимулы также могут быть эффективными для поощрения ваших сотрудников к отправке расписаний. Например, вы можете ежемесячно выдавать вознаграждения или льготы всем сотрудникам, которые представили свои часы точно и вовремя.

Или сообщите своим сотрудникам, что если все сдадут свое недельное расписание к определенному времени в пятницу, вы закажете пиццу и пиво для офиса, чтобы отпраздновать это событие.Никто не хочет быть тем, кто забывает и подводит команду!

Может потребоваться дисциплина

Нельзя наказать сотрудника, который забывает сдать табель учета рабочего времени, не платя ему. Однако вы можете применять справедливую и соответствующую дисциплину, если она применяется без дискриминации.

У вас должна быть политика прогрессивной дисциплины на рабочем месте. Это может включать устные предупреждения, затем переходить к письменным предупреждениям, приостановке и, в конечном итоге, прекращению.Если отказ от отправки расписаний становится проблемой, вы можете выполнить эти дисциплинарные меры так же, как и в случае любого другого нарушения политики на рабочем месте.

Конечно, хотя ваши сотрудники могут потерять работу из-за забытого расписания, они все равно не могут потерять зарплату из-за этого. По-прежнему важно платить им за все отработанные часы – на протяжении всего дисциплинарного процесса.

С помощью этих советов (и полезных функций в программном решении для учета рабочего времени, таком как Boomr) вы можете снизить вероятность того, что табели будут забыты, и максимально упростить учет рабочего времени.

Этот материал был подготовлен только для информационных целей, не предназначен для предоставления юридических или налоговых консультаций, и на них нельзя полагаться. Если у вас есть какие-либо юридические или налоговые вопросы относительно этого контента или связанных с ним вопросов, вам следует проконсультироваться со своим профессиональным юрисконсультом или налоговым консультантом.

Заработная плата: табели учета рабочего времени и неиспользованные сотрудники

Федеральные и государственные законы о заработной плате

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работодатели вели определенное время и регистрировали заработную плату для сотрудников, не освобожденных от налогов.Эти сотрудники имеют право на сверхурочную работу в соответствии с положениями Закона о справедливых трудовых стандартах и должны заполнять ежемесячные табели учета рабочего времени, чтобы отслеживать все отработанные часы и отпуск, взятые в течение периода ежемесячной оплаты.

В штате Орегон Бюро труда и промышленности (BOLI) отвечает за исполнение законов штата Орегон о заработной плате и рабочих часах.

Руководители и сотрудники

Университет требует, чтобы и руководитель, и сотрудник подписывали табели учета рабочего времени и ставили дату. Подписи подтверждают точность и достоверность содержания документа.Табель учета рабочего времени может служить доказательством в случае будущего спора по поводу требований о заработной плате или производственной травме. Табели учета рабочего времени являются юридическими документами.
Средства с ограничениями (например, гранты и работа-учеба) требуют подписи главного исследователя или кого-то, кто непосредственно знает уровень усилий, затраченных на выполнение проекта, чтобы поставить свою подпись в табеле учета рабочего времени.
Все табели должны быть заполнены синими или черными чернилами.
Все подписи должны быть оригинальными.Подписные штампы руководителей не допускаются.
При внесении исправлений в ранее подписанный табель учета рабочего времени сотрудник должен зачеркнуть ошибку и написать правильную цифру сверху, снизу или сбоку. Белые или корректирующие ленты не допускаются . Сотрудник и руководитель должны повторно заверить все исправления, используя инициалы.
В отсутствие начальника сотрудника другой руководитель в подразделении, который знает о ежедневной посещаемости сотрудника, должен подтвердить часы работы сотрудника.Назначенное лицо, которое может выполнять функции подписи в табеле учета рабочего времени, должно быть официально названо в отсутствие руководителя. Это обозначение должно быть написано.
Если сотрудник не доступен для подписи к крайнему сроку расчета заработной платы, отправьте табель учета рабочего времени с оригинальной подписью руководителя координатору расчета заработной платы вашего отдела для обработки и напишите в строке подписи сотрудника «недоступен для подписи». По возвращении работника попросите его подписать и поставить дату в табеле учета рабочего времени.
Если должны быть оплачены дополнительные часы или если есть корректировки для отпуска, о которых сообщалось ранее, сделайте копию исходного табеля. Напишите «Исправленная копия» вверху и попросите сотрудника и руководителя подписать любые изменения. И сотрудник, и руководитель должны будут повторно подписать измененный табель в блоке подписи перед отправкой координатору расчета заработной платы отдела.

Координаторы по заработной плате

Расписания должны доставляться руководителем непосредственно координатору отдела заработной платы; никогда сотрудником.Расписания никогда не следует оставлять в открытых прорезях для почтовых ящиков или на стульях.
Координаторы расчета заработной платы должны проверить подпись руководителя. Если подпись выглядит сомнительной, время не следует указывать до тех пор, пока проблема с подписью не будет решена. Если координатор заработной платы не может решить проблему до истечения крайнего срока выплаты заработной платы, вопрос следует передать руководителю координатора заработной платы или главе отдела для решения.
Координаторы расчета заработной платы никогда не должны ничего менять в расписании.Все изменения должны быть внесены и подписаны сотрудником и руководителем сотрудника.
Во избежание конфликта интересов координаторы по заработной плате не должны оформлять отпуск или платить родственникам, работающим в их отделе.
Самостоятельный ввод времени координатором расчета заработной платы в небольших отделах:
- Когда координаторы расчета заработной платы вводят свое собственное время и оставляют записи, их непосредственные руководители должны проверять точность ввода в баннерную запись, сравнивая отчеты о расходах на заработную плату по лицам.См. Раздел «Разделение обязанностей» для обзора и форму авторизации PHAHOUR для самостоятельного входа.
- Этот обзор должен выполняться ежемесячно после закрытия временного окна. Затем руководитель должен подписать отчет и поставить дату. Копия этого отчета должна храниться в файлах факультета вместе с табелями учета рабочего времени факультета в соответствии с правилами хранения документации университета.
После завершения ввода данных координаторы по расчету заработной платы должны запустить следующие отчеты для проверки на наличие ошибок или упущений: Отчет о введенных часах и отчет об остатках.Эти отчеты должны храниться в центральных ведомственных картах учета рабочего времени и посещаемости.
Оригиналы табелей учета рабочего времени должны храниться в соответствии с политикой хранения документации университета. Сюда входят все резервные документы, такие как запросы на сверхурочную работу и отпуска.
Каждый месяц копию отчета о расходах на заработную плату следует передавать на рассмотрение как начальнику отдела, так и руководителю отдела бюджета. Руководитель отдела несет полную ответственность за надзор за расходами на заработную плату и никогда не должен полностью делегировать эту роль подчиненным сотрудникам.

Электронные или сетевые системы учета времени

Департаменты, использующие электронные или сетевые системы хронометража, могут полагаться на отметку времени в качестве свидетельства сотрудника. Руководители должны проверять и утверждать сводку рабочего времени сотрудников своего подразделения, которые им подчиняются. Это может быть выполнено путем онлайн-просмотра и утверждения. И сотрудник, и руководитель должны повторно заверить все исправления.
Banner – это официальная система учета рабочего времени и отчетов о отпусках.Запрещается ведение информации об остатках официальных отпусков и заработной плате во вспомогательных системах, но не на Banner. Систему учета рабочего времени и посещаемости отдела необходимо согласовывать с Banner ежемесячно.
Ожидается, что департаменты с автоматизированными системами учета рабочего времени и посещаемости будут соблюдать опубликованные правила ведения учета для сохранения учетных записей рабочего времени.

Утверждение расписаний сотрудников – Когда я работаю Справочный центр

Утверждение расписания

помогает отслеживать, какие расписания сотрудников были проверены на точность, прежде чем закрывать период выплаты заработной платы.

Утверждение расписания

может быть особенно полезно для рабочих мест, где руководители должны проверять расписания конкретных сотрудников до того, как период оплаты будет закрыт и экспортирован.

Администратор и пользователи с правами доступа Manager или Supervisor могут утверждать табели учета рабочего времени.
Утверждение табелей учета рабочего времени – это необязательный шаг при подготовке часов вашего платежного периода к обработке.
Сотрудники по-прежнему могут приходить и уходить на смену, когда их расписание утверждено.
Табель становится неутвержденной, когда в нее вносятся изменения.

Утвердите табель, чтобы сообщить, что табель проверена на точность.

Наведите указатель мыши на Посещаемость , затем выберите Табель рабочего времени Табель рабочего времени .
В списке Pay Periods выберите платежный период, который вы хотите просмотреть.
Щелкните имя сотрудника под Таблицы учета рабочего времени слева. Появится табель рабочего времени сотрудника.
Просмотрите и / или отредактируйте табель учета рабочего времени.
Щелкните Утвердить в правом верхнем углу. Если есть запланированная смена, для которой не введено время начала и окончания, пропущенные записи времени выделяются красным цветом.
Заполните недостающее время входа и выхода или проигнорируйте отсутствующие записи расписания, затем снова утвердите расписание.
1. Игнорировать один пропущенный вход.
  1. Щелкните «Календарь» в столбце «Подробности» расписания.
  2. Щелкните Утвердить.
2. Игнорировать все пропущенные записи.
  1. Щелкните Подтвердите недостающие записи в верхнем углу.
После одобрения над фотографией профиля сотрудника в разделе Расписания появляется галочка.

Система учета рабочего времени и отсутствия – Отдел расчета заработной платы

Вы установили свое сетевое имя пользователя и пароль?
Для доступа к системе учета времени и отсутствия в HCM PeopleSoft через центральную аутентификацию Service (CAS), вы будете использовать свое сетевое имя пользователя и пароль.Если у вас есть вопросы по поводу информации для входа в CAS, пожалуйста, свяжитесь со Службой поддержки по телефону (803) 777-1800, отправьте заявку на самообслуживание или посетите одну из страниц справки ниже.

Ваши документы о приеме на работу обработаны и актуальны?
Вы не сможете получить доступ к системе учета рабочего времени и отсутствия, если в ваших документах нет обработка завершена, ваши документы обновляются или срок вашей должности истек.Подтвердите со своим руководителем.

Развернуть всеКогда следует сдавать табели учета рабочего времени?

Все еженедельные расписания должны быть представлены и утверждены к полудню понедельника, для за предыдущую неделю, если не указано иное.

Должен ли я вводить свои часы каждый день?

Это будет зависеть от политики вашего отдела.Сотрудники могут указать часы каждый день и сохраните свое расписание, или подождите до конца недели, чтобы создать свой табель. Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, по закону обязаны сообщать время еженедельно.

Мой табель не пересылается моему руководителю.

Если вы являетесь штатным сотрудником, не освобожденным от уплаты налогов, который каждую неделю заполняет табель учета рабочего времени, часы в вашем табеле должны, по крайней мере, равняться вашим запланированным часам или вашему табелю. не пересылать на утверждение.

Во-первых, убедитесь, что часы вашего расписания соответствуют вашему расписанию.
Если вы взяли отпуск без сохранения заработной платы, используйте временной код LWOP-Persnl для ввода этих часов.
Если ваша должность начинается или заканчивается в течение недели, а документы не актуальны, Ваш менеджер или утверждающий должен будет получить ваше расписание, а затем утвердить его.

Мой руководитель не может утвердить мое расписание.

Если ваш непосредственный руководитель находится в отъезде, утверждающий TL / ABS для вашего отдела будет иметь доступ для утверждения расписания.

Могу ли я изменить свое расписание после того, как отправлю его на утверждение?

Да, у вас есть до 30 дней для корректировки расписания после его отправки.Когда После внесения корректировок он будет отправлен на утверждение вашему руководителю.

Может ли мой руководитель утвердить мое расписание без моей пересылки?

Да. Супервайзеры и утверждающие TL / ABS могут получить ваше расписание из Time and Рабочий центр отсутствия в системе времени и отсутствия.

Могу ли я заполнить свой табель заранее?

Да. Система учета рабочего времени и отсутствия позволяет получить доступ к расписанию до 30 дней и экономьте свои часы. Любые введенные часы отпуска будут отображаться в вашем расписании только для просмотра. ряд.

Что делать, если я нахожусь в отпуске, когда должен быть оформлен мой табель учета рабочего времени?

Если вы не ввели и не отправили расписание заранее, ваш руководитель или TL / ABS Утверждающий отдел может заполнить табель от вашего имени.

Что, если я забуду заполнить свой табель учета рабочего времени?

Сотрудники с почасовой оплатой не будут получать зарплату, если их табели учета рабочего времени не будут утверждены и обработаны. Менеджер несет ответственность за то, чтобы все сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, заполняют свои табели учета рабочего времени.Если вы не можете заполнить табель, ваш руководитель или утверждающий TL / ABS сможет помочь.

Что, если мой руководитель не утвердит мое расписание?

Важно помнить, что неутвержденные табели учета рабочего времени не могут быть обработаны для оплаты. Если ваш руководитель недоступен, утверждающий отдел TL / ABS может утвердить ваш табель учета рабочего времени с использованием системы учета рабочего времени и отсутствия в HCM PeopleSoft.

Как я узнаю, что мой табель утвержден?

Когда ваше расписание будет утверждено, вы получите уведомление по электронной почте. Утверждение Значок также будет отображаться в расписании в самообслуживании сотрудников.

Я утверждаю TL / ABS для своего отдела.Когда я нажимаю кнопку “Получить сотрудников” в в центр по обеспечению рабочего времени и отсутствия, некоторые сотрудники службы безопасности моего отдела не появляться. Утверждающие лица

TL / ABS назначаются в зависимости от их отдела данных о работе. Сотрудник назначен отдел определяет, какие утверждающие могут получить доступ к их расписанию. Если есть активные сотрудники вашего отдела, к которым вы не можете получить доступ через Центр учета рабочего времени и отсутствия, вы можете проверить правильность назначенного им отдела.Эта информация должна быть в их документах о приеме на работу и всегда совпадает с их отделом финансирования.

Что мне нужно сделать в расписании оплачиваемого отпуска UofSC?

Если сотрудник, имеющий право на отпуск, не работал и соблюдал Праздник UofSC:

Поле ввода времени в табель учета рабочего времени должно оставаться пустым в этот день
Праздник не будет отображаться в расписании, как это было раньше в ITAMS
Отпуск будет отображаться в сводке оплачиваемого времени после завершения процесса администрирования времени. работает в праздничные дни, независимо от утверждения расписания (показано ниже)

Если сотрудник, имеющий право на отпуск, работал в UofSC Holiday:

Заработная плата без налогов
- Введите отработанные часы в табель учета рабочего времени, используя отчетный код REGHR-Regular time
- Получит компенсационное время отпуска по часам за почасовую ставку за все отработанные часы на празднике
- Оплата за регулярные выходные будет показана в сводке по срокам выплаты
- Праздничные часы не будут отображаться в расписании, как это было раньше в ITAMS

Заработная плата не облагается
- Введите отработанные часы в табель учета рабочего времени с помощью отчета HOLEX-Worked a Holiday time. код
- Получит компенсационное время отпуска по часам за почасовую ставку за все отработанные часы до среднего рабочего дня
- Праздник будет отображаться в сводке сроков оплаты после обработки
- Праздничные часы не будут отображаться в расписании, как это было раньше в ITAMS

Я пытаюсь добавить обычные часы в свой табель, но строка кода отчета о времени неактивен, что мне делать?

Строка, выделенная серым цветом, скорее всего, связана с запросами на отсутствие, перенесенными в табель учета рабочего времени в виде строки, предназначенной только для просмотра, для получения комбинированной и полной картины. рабочего времени и часов отпуска за определенный период времени.Чтобы добавить обычные часы, прокрутите все путь вправо и нажмите кнопку + плюс. Это даст вам новую строку где вы можете выбрать отчетный код REGHR-Regular Hours и ввести обычный часы.

Могу ли я запросить отсутствие в расписании?

Учитываются и / или вводятся только заработанное компенсационное время и компенсационное время отпуска. прямо в расписании.Все остальные виды отпусков должны инициироваться через запрос. процесс отсутствия и не может быть введен непосредственно в табель учета рабочего времени.

Как мне указать сверхурочные часы в моем расписании?

Система автоматически оплатит сверхурочную работу за все часы, отработанные свыше 40 в рабочая неделя FLSA, никаких действий не требуется, кроме одобрения менеджера или утверждающего TL / ABS расписание.Если в вашем районе есть внутренние процедуры в отношении компенсационного времени, сотрудник должны добавить индикатор времени компании в свое расписание (менеджер или утверждающий TL / ABS можно добавить в процессе утверждения). Обратите внимание, что вы должны прокрутить до крайнего правого угла расписание, чтобы добавить индикатор времени компиляции в поле рядом с часами субботы, как показано ниже. Вот пособие для наемных сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, чтобы они могли зарабатывать время на табеле учета рабочего времени.

На что указывают различные значки, которые появляются в расписании?

В этом справочном руководстве по значкам расписания представлена подробная информация о каждом значке, который вы можете видеть в расписаниях. вместе с описанием цветных баннеров в верхней части расписания каждого дня.Дни в табелях учета рабочего времени, отмеченные зеленым кружком с белой галочкой, являются полностью одобрен.

Примечание: Если у сотрудника есть запрос на отсутствие в обработке / утвержденный , он будет отображаться только в виде представления в расписании, обозначенном значком чемодана на дн., обратите внимание, что значок не указывает на статус утверждения.Статус утверждения для Отсутствие может быть замечено сотрудником, менеджером и лицом, утверждающим TL / ABS, посетив « просмотреть запросы на отсутствие » либо в самообслуживании, либо в Центре учета рабочего времени и отсутствия.

Что означает появление красного треугольника в поле ввода времени в табеле учета рабочего времени?

Этот красный треугольник указывает на сообщение об ошибке.Значок исключения появляется, когда вы введите время, которое система определяет как исключение и помечает как потенциальную проблему. Наиболее частые исключения:

Недействительный статус сотрудника – сотрудник вводит отработанные часы в табель учета рабочего времени для уволенная работа.Не забудьте указать часы, отработанные на активной работе.
Количество не может быть равно нулю – в табель учета рабочего времени нельзя ввести 0 нулевых часов. Если там не отработано часов в конкретный день, оставьте поле ввода пустым.
Сообщается о более чем 24 часах – нельзя указать более 24 часов, отработанных для одного день
Отсутствует номер заказа на выполнение работ – применимо только к объектам и жилым помещениям
Частичное отсутствие по болезни (LOAS – запланированная рабочая неделя) – выберите LOAS, если они болеют в течение полная запланированная рабочая неделя , применима только к временным льготам на окладе
Personal Leave Validation (LOAP – полный запланированный день) – выберите LOAP, если они запрашивают личный отпуск на полных дней по расписанию, применимый только к оплачиваемым льготным временным сотрудникам
HOLEX только в отпуске – выбор кода отчета времени HOLEX-Worked a Holiday и ввод часов, отработанных в день, который не является утвержденным UofSC выходным.

Обратите особое внимание на сообщения об ошибках и внесите соответствующие изменения.Если вы не знаете, что делать, обратитесь к своему менеджеру или утверждающему TL / ABS, чтобы узнать о следующем шаги.

Как мне ввести время с точностью до минуты в табеле учета рабочего времени?

При вводе времени с точностью до минуты в расписании важно помнить десятичную дробь. место – это не количество отработанных минут, а расчет отработанных минут старше 60 лет.Например, 3 часа 34 минуты будут внесены в табель учета рабочего времени как 3,57 (34 минуты / 60 минут = 0,57).

Утверждение почасовых расписаний через BannerWeb

Ниже приведена надлежащая процедура проверки и утверждения расписаний сотрудников на сайте BannerWeb.

Перейти в MyAU.Щелкните значок BannerWeb в правом верхнем углу. (Наведите указатель мыши на значки, чтобы увидеть, что куда идет.)
Теперь вы попадете на страницу «Университет Альфреда», нажмите Войти в безопасную зону
Введите свой идентификатор пользователя и PIN-код. Ваш USER ID – это 9-значный номер вашего баннера, который начинается с буквы A, или вы можете ввести свой номер социального страхования. При первом входе в систему вашим ПИН-кодом будет ваш день рождения – двухзначный месяц, двухзначный день, двухзначный формат года (т. Е. Кто-то, родившийся 5 сентября 1958 г., введет 0), нажмите кнопку «ВХОД» или.Также при первоначальном входе в BannerWeb вам будет предложено ввести новый PIN-код, и вас могут попросить ввести простой вопрос и ответ, которые будут использоваться в случае, если вы забудете свой PIN-код.
Вы попадете в «Главное меню», нажмите Сотрудник вверху или в списке. Щелкните Табель учета рабочего времени ; Откроется страница «Выбор отчета по времени».
Установите переключатель рядом с полем «Утвердить» или «Подтвердить время». Для повседневных операций всегда входите в качестве утверждающего (время утверждения, изменение времени или возврат для исправления).Если вы являетесь доверенным лицом для утверждающего, вы должны выбрать утверждающего из списка. Только если вам нужно использовать возможности суперпользователя, установите флажок суперпользователя (извлеките незапущенные табели учета рабочего времени или отправьте текущие табели учета рабочего времени от имени сотрудника). Нажмите Выбрать; Откроется страница «Выбор утверждающего».
Выберите отдел и описание, которое вы хотите утвердить. Используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать правильный период оплаты для утверждения. В разделе «Порядок сортировки» используйте переключатель, чтобы выбрать способ отображения расписаний, нажмите «Выбрать»; Появится страница «Сводка по отделу».(Если отсортировано по статусу, а затем по имени, табели, представленные на ваше утверждение, отображаются вверху. При сортировке по имени сотрудники отображаются в алфавитном порядке, независимо от статуса табеля.)
Появляются табели учета рабочего времени сотрудников. Все названия рабочих исследований начинаются с WS, Non Work Study – с NW, должности выпускников начинаются с GR или GE. Летние вакансии всегда начинаются с буквы S. Сотрудники сгруппированы по статусам:
В ожидании – сотрудник отправил табель учета рабочего времени, он ожидает вашего одобрения
Выполняется – табель открыт сотрудником, часы могут быть введены или нет, но не были отправлены вам
Утверждено – вы утвердили табель учета рабочего времени, и он готов для расчета заработной платы для обработки
Ошибка – отправка расписания с 0 часами приводит к ошибке
Возврат для исправления – вы вернули расписание обратно сотруднику для исправления; Сотрудник должен внести исправления и повторно отправить вам
Не начато – сотрудник еще не начал вводить часы в свой табель учета рабочего времени
Заполнено – табель учтена в ЗП
Выберите имя сотрудника , которого вы хотите просмотреть.Кнопка Далее позволяет перейти к табелю рабочего времени следующего сотрудника. Предыдущий вернет вас к предыдущему табелю учета рабочего времени. После просмотра табелей нажмите Предыдущее меню , чтобы вернуться на страницу «Сводка по отделу».
Вы можете утвердить табели учета рабочего времени одним из следующих способов:
При просмотре каждого табеля вы можете нажать кнопку Утвердить , затем «Далее», чтобы перейти к следующему табелю, или Предыдущее меню , чтобы вернуться на страницу «Сводка».
На странице «Сводка» вы можете утвердить незавершенное табель рабочего времени отдельных лиц, установив флажок под столбцом Утверждение FYI , а затем Сохранить
На странице «Сводка» вы можете утвердить все незавершенные табели учета рабочего времени в отделе, нажав кнопку «Выбрать все», «Утвердить» или «К вашему сведению» , а затем Сохранить
Если вам нужно внести исправление в табель, щелкните Изменить запись времени на странице «Сводка» или Изменить запись на странице табеля.Внесите необходимые изменения, перейдя в соответствующий столбец и введя правильную информацию. Не забудьте нажать Сохранить . Вы должны проинформировать сотрудника о любых изменениях, которые вы вносите в его табель рабочего времени, выбрав Комментарии , указав причину любых изменений, нажав Сохранить , а затем Предыдущее меню . Когда вы внесете все изменения, Утвердите табель учета рабочего времени, используя один из методов, перечисленных выше.
При желании вы можете отправить табель обратно сотруднику для внесения необходимых исправлений.При просмотре табеля выберите Вернуть для исправления , чтобы отправить его обратно. Обязательно включите комментариев и , чтобы сотрудник знал, почему вы возвращаете табель. Помните, что вам нужно будет вернуться и Утвердить табель учета рабочего времени после того, как сотрудник внесет исправления и повторно отправит его вам.
Используйте свои возможности суперпользователя только в том случае, если для сотрудника истек срок подачи заявок, и вам необходимо отправить заявку от его имени. Вы можете указать часы для сотрудника, а затем утвердить их в качестве утверждающего.Вы можете извлекать незанятые табели учета рабочего времени и вводить часы, отправлять и утверждать. НИКОГДА не извлекайте табель рабочего времени сотрудника, если он находится в состоянии «Выполняется» с 0 часами. Это приведет к статусу ошибки, когда вы не сможете ввести или изменить часы. Все, что вы делаете как суперпользователь, будет задокументировано как ПЕРЕЗАПИСАНО, что означает, что вы что-то сделали от имени Сотрудника.
Если вы утверждаете расписание по ошибке, нажмите кнопку Время возврата , и статус расписания вернется к Ожидание .В этом статусе вы сможете вносить изменения в расписание, и после этого вы сможете Утвердить . По истечении крайнего срока утверждающего вы не сможете получить доступ к расписанию для утверждения, и сотруднику не будут платить.

Важная информация
Крайним сроком утверждения табелей рабочего времени обычно является полдень пятницы после окончания периода выплаты заработной платы. Однако в ситуациях с ранним сроком это может быть изменено. Текущий крайний срок всегда публикуется после статуса ввода времени периода оплаты, который находится на странице «Сводка отдела».Поскольку вы не сможете утвердить свои расписания после этого отсечения, крайне важно, чтобы вы получили одобрение до истечения крайнего срока. Как руководитель, вы можете установить свой собственный более ранний срок подачи заявок сотрудником, что даст вам больше времени для утверждения.

Если ваш сотрудник или вы опоздали в срок, необходимо заполнить бумажный табель учета рабочего времени; часы не переходят автоматически к следующему периоду оплаты. Вам нужно будет лично предоставить бумажный табель учета рабочего времени в расчетную кассу. Сотрудник не может предоставить бумажный табель учета рабочего времени; бумажные табели учета рабочего времени принимаются только непосредственно от вас, руководителя.Своевременное ведение табелей учета рабочего времени – лучший способ сохранить в неприкосновенности историю заработной платы и предотвратить ручные процессы для всех участников.

Щелкните комментарии, чтобы связаться со своим сотрудником. Сделав примечания, нажмите Сохранить и Предыдущее меню , чтобы вернуться в табель учета рабочего времени. Комментарии являются обязательными для всего затраченного времени по извинениям и болезни семьи , поэтому убедитесь, что сотрудник ввел комментарии при использовании этих кодов для затраченного времени.

Сотрудники должны указать свое ежедневное отработанное время.Поощряйте своих сотрудников подавать заявки, как только они завершили свое рабочее время в течение периода оплаты, чтобы у вас было время для утверждения. Мы создали автоматическое электронное письмо в дни недели, предшествующие крайнему сроку утверждения, чтобы напомнить вам об утверждении расписаний.

Если у вас есть какие-либо вопросы об утверждении времени, пожалуйста, свяжитесь с Payroll или (607-871-2962)

Примеры расписания

Примеры, перечисленные ниже, представляют собой различные ситуации, с которыми может столкнуться не освобожденный от уплаты налогов сотрудник в связи с записями в табеле учета рабочего времени.Не освобожденным от налога сотрудникам, работающим на постоянной или временной должности с полной или частичной занятостью, может быть выплачена компенсация за часы, отработанные более 40 часов.

Освобожденным от налогообложения сотрудникам не выплачивается компенсация за отработанное время свыше 40 часов или за поездки на другие места работы и обратно.

В этих примерах термин «Ставка надбавки» относится к ставке компенсации за часы, которые физически проработаны более 40 часов в одну и ту же оплачиваемую неделю. Премиум-ставка составляет полтора (1,50) часов физически отработанных часов старше 40 лет.

Пример A: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный, сотрудник, проработавший более 40 часов. Получит время работы за часы, физически отработанные более 40 лет. (2 x 1,5 = 3 часа рабочего времени)

Пример B: Постоянный сотрудник, работающий полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов, который в пятницу приехал на другое рабочее место и вернулся в тот же день (без ночевки). Получит расчетное время за часы, физически отработанные более 40 часов. (3 x 1,5 = 4,5 часа рабочего времени)

Пример C: Постоянный сотрудник с частичной занятостью, который обычно работает 20 часов в неделю.Этот сотрудник должен работать в субботу 7,5 часов. Несмотря на то, что нормальная рабочая неделя сотрудника составляет 20 часов, ему будут платить только 27,50 часов подряд. Сотруднику придется проработать более 40 часов, прежде чем он получит сверхурочную работу в полтора раза.

Пример D: Постоянный сотрудник, не освобожденный от уплаты налогов, который обычно работает 37,50 часов в неделю, уезжает за город на конференцию. Сотрудник будет ночевать в понедельник и вторник. Сотрудник уезжает в понедельник в 6:30 и приходит на работу в 7:30.Конференция заканчивается в 4:00 в среду, и сотрудник возвращается на свое обычное рабочее место, прибывая в 5:00. Поскольку сотрудник остается ночевать, ему / ей может быть выплачена компенсация только за их обычное рабочее время (8:00 – 4:30) во время путешествия. Таким образом, сотруднику не будет выплачиваться компенсация за время в пути с 6:30 до 7:30 в понедельник и с 4:30 до 5:00 в среду. Однако, пока сотрудник находится на новом месте работы, любое время, отработанное сверх обычного дневного графика и превышающее 40 часов в неделю, подлежит компенсации.Работник работал 12,50 часов в понедельник и вторник и 8 часов в среду. Затем сотрудник получит компенсационное время за отработанное более 40 часов по ставке надбавки (8 x 1,5 = 12,0 часов рабочего времени)

Пример E: Временный, полный рабочий день, не освобожденный, сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. В понедельник после обеда сотрудник отсутствовал по болезни и пропустил 3,5 часа работы. У этого сотрудника нет отпуска по болезни, поэтому ему будут оплачиваться только 34 часа подряд.

Пример F: Временный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов, сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Поскольку этот сотрудник находится во временном статусе и не может получить компенсационный отпуск, ему выплачивается компенсация за сверхурочную работу, превышающую 40 часов, по ставке надбавки (5 x 1,5 = 7,5 часов сверхурочной работы).

Пример G: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Сотрудник работал 7,5 часов в субботу и взял 3,5 часа отпуска по болезни в понедельник днем.Сотруднику будет выплачиваться компенсация в размере надбавки (1,5) за все часы, физически отработанные сверх 40 лет. Следовательно, работник получит компенсацию по ставке надбавки за 1,5 часа, проработанные физически (1,5 x 1,5 = 2,25 часа рабочего времени). Разница между 41,5 часами работы и общими 45 часами в неделю, что составляет 3,5 часа, будет выплачиваться сразу (3,5 x 1 = 3,5 часа). В целом сотруднику будет выплачено 37,50 часов и 5,75 часа рабочего времени (которое, по усмотрению отдела, может быть выплачено или начислено в отчет о совместном отпуске сотрудника).

Пример H: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Сотрудник работал 7,5 часов в субботу и получил 7,5 часов отпуска на Рождество. Поскольку работник физически не работал более 40 часов в неделю из-за выходных, часы в 37,50 часов будут оплачиваться сразу. (5 x 1 = 5 часов рабочего времени)

Пример I: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37.50 часов в неделю. Сотрудник должен был работать в Новый год в течение 7,5 часов, а также взял 7,5 часов отпуска по болезни в среду. Сотруднику будут выплачиваться 37,5 часов подряд, а также 7,5 часов компенсационного отпуска за работу в Новый год. С 1 января у сотрудника будет один год для использования этого компенсационного отпуска. Если эти 7,5 часов не используются, сотруднику будут выплачены эти 7,5 часов в конце однолетнего периода. Примечание: если сотрудник был освобожденным сотрудником и не использовал 7.Через 5 часов до конца года этому сотруднику не будет оплачиваться отпуск, и он будет вычтен из его записи об отпуске.

Пример J: Постоянный, неполный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 8 часов в понедельник, 6 часов в среду и 6 часов в пятницу, всего 20 часов в неделю. Поскольку выходной приходится на запланированный рабочий день (понедельник), работник получит 4 часа отпускных и должен будет использовать 4 часа ежегодного отпуска, чтобы компенсировать разницу между 8 часами, обычно отработанными в понедельник.Обратите внимание, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, должны получать такое же количество выходных, как и сотрудники, работающие полный рабочий день с понедельника по пятницу, но на пропорциональной основе. (20 часов в неделю / 5 дней = 4 часа в день) Таким образом, чтобы получить оплату за полные 8 часов в понедельник, сотрудник использовал бы 4 часа ежегодного отпуска и 4 часа отпуска, равные 8 часам.

Пример K: Этот табель предназначен для постоянного штатного сотрудника, не освобожденного от уплаты налогов, по гибкому графику. Этот сотрудник обычно работает скорректированным 37.50 часов в неделю, чтобы уходить с работы каждый день к 16:00. С этим сотрудником обращаются так же, как с сотрудником, который работает с 8:00 до 4:30.