Содержание

Сколько нужно хранить табель рабочего времени

Срок хранения табеля учета рабочего времени установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 от 20.12.2019 (далее — Перечень). Где и как долго должен храниться табель, читайте в нашей статье.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Перечень стали применять с февраля 2020 года. До него работодатели руководствовались Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Но с введением нового прежний утратил силу.

В части сроков хранения табеля ничего не поменялось. Строка 402 нового Перечня устанавливает, что табели (графики) и журналы учета рабочего времени должны храниться в течение 5 лет. Однако если на предприятии вредные или опасные условия труда, то сроки значительно продлеваются. Для документов, законченных делопроизводством (ст.

22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):

  • до 01.01.2003 — 75 лет;
  • после 01.01.2003 — 50 лет.

При этом срок хранения начинают считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу (ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). К примеру, табель учета за апрель 2020 года нужно хранить до 31 декабря 2025 года, потому как отсчет хранения начнется с 1 января 2021 года.

Помимо табеля учета, организация должна хранить и другие документы по личному составу.

Наименование Сроки хранения Строка в Перечне
Расчетные платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы 6 лет, при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет 295
Лицевые счета, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет 296
Приказы о приеме, перемещении, увольнении, оплате, аттестации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения заработка 50/75 лет 434
Приказы о ежегодных отпусках или в связи с обучением, дежурствах, служебных проверках, командировках 5 лет 434
Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 года 434
Трудовые договоры, соглашения об их изменениях или расторжении 50/75 лет 435
Личные дела 50/75 лет 445

Где и как хранить табель учета рабочего времени

Работодатель обязан обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Обычно табели сроком хранения 5 лет лежат в бухгалтерии п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Однако если численность на предприятии большая, то их лучше сдавать в архив, чтобы экономить место. Бланки, которые должны храниться 50 или 75 лет, сразу сдаются в архив.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Нормативно не определено, в каком отделе вы должны хранить табель учета рабочего времени. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров — копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Подходящее для вас место хранения табеля можете прописать, например, в положении о табельном учете рабочего времени (читать далее…).

Под архив выделяется отдельное помещение, которое должно быть специально оборудовано. Документы защищаются от прямых солнечных лучей и влажности. Не рекомендуется использовать электрические приборы, которые могут привести к возгоранию, например, обогреватели.

В архив не должны попадать посторонние лица, поэтому нужно установить пропускную систему или нанять сотрудника, который будет контролировать хранение бумаг и по надобности выдавать документацию.

Документы можно хранить и в электронном виде, но они должны быть заверены квалифицированной подписью. Для сохранности их размещают сразу на нескольких устройствах. Доступ и просмотр электронных бумаг должен быть ограничен для посторонних лиц.

Порядок хранения документов утверждается учетной политикой предприятия. При этом для хранения информации о работнике важно взять его согласие на обработку персональных данных (ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Подводим итоги

  • Табель учета рабочего времени следует хранить 5 лет, а если на предприятии сложное или вредное производство, то 50 или 75 лет.
  • Документ можно хранить в электронном виде, но сразу на нескольких устройствах и в закрытом доступе.

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;

а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01. 01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно:

  • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
  • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
  • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц. Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.
По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.

Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Источники: Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Сколько нужно хранить табель учета рабочего времени?

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Такой перечень утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

В нем закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 402 значится, что он хранится 5 лет. А если учет ведется на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет:

  • 50 лет, если делопроизводство нему закончено после 01.01.2003;
  • 75 лет, если делопроизводство нему закончено до 01.01.2003т.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора. 

Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 50/75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «График и учет рабочего времени».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы отразить фактическое время, отработанное или неотработанное сотрудником для цели начисления заработной платы, социальных выплат и т. д. Подтверждением (отражением) факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить.

Нормативное регулирование в отношении табеля

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к ведению первичной документации

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 разработаны формы первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н определяет форму табеля для государственных организаций

Статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ определяет сроки хранения документов по личному составу

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 определяет сроки хранения архивных документов организации

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Читайте также статью: → Форма Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы).

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам:

Реквизит По табелю отражается
наименование табель учета рабочего времени
дата должна быть проставлена дата последнего дня для расчета или аванса
наименование организации полное или сокращенное
содержание факта деятельности организации отметки о явках и неявках на работу по конкретным датам месяца
величина измерения факта с указанием единиц измерения часы, дни
наименование должностей (подписывающих табель) ответственное за составление табеля, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов, для идентификации этих лиц подписывает соответствующее лицо

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

  • отчетный период
  • ФИО, его должность
  • табельный номер
  • число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
  • итого часов и дней, отработанных за отчетный период
  • корреспондирующий счет для оплаты труда
  • количество и причины неявок на работу
  • количество выходных и праздничных дней

Сроки хранения табеля

Табель учета, с одной стороны, относится к группе документов организации труда в составе документов по личному составу. В целом, все такие  документы должны храниться:

  1. 75 лет до 1 января 2003 года
  2. 50 лет, если оформлены после 1 января 2003 года

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Е. Лазукова

Пример оформления ответственного лица за архивирование документов по личному составу

Табели, хранящиеся 5 лет не подлежат передаче в архив, но также являются конфиденциальной информацией, поэтому важно назначить ответственное лицо, несущее ответственность за сохранность документов. Приведем пример формулировки в приказе о назначении ответственного лица:

Возложить на директора по персоналу Давлетову И.В. ответственность за архивное хранение и обеспечение безопасной сохранности документов по личному составу.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

  1. подшивка (переплет)
  2. нумерация страниц
  3. лист-заверитель
  4. внутренняя опись документов
  5. внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

  • не проводится систематизация документов
  • не нумеровать листы
  • не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Пример проведения экспертизы табелей с 5-летним сроком хранения

Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Хранение документов при электронном документообороте

В случае электронного документооборота в организации к условиям хранения электронных документов относятся:

  • 2 экземпляра – в архиве на разных устройствах
  • наличие средств и ПО чтения и контроля их состояния
  • обеспечение хранения
  • передаются электронные документы в архив – в формате PDF/A.
  • для обеспечения хранения необходимо производить перезапись документов на новые носители и форматы
  • при хранении таких документов в архиве 1 раз в 5 лет нужно производить контроль

Ошибка при хранении табеля учета рабочего времени

Табель относится к документам по личному составу работников организации и в то же время являются основой для проведения расчетов с работниками. В каком отделе должны храниться эти документы? Такие документы (временного хранения до 10 лет) должны храниться в отделе кадров, а по истечении 5 лет уничтожаются на основании экспертизы.

Ошибка при определении сроков хранения табелей

Сроки хранения табелей, как документов по кадрам необходимо считать с 1 января года окончания делопроизводства по ним. Например, в течение 2017 года в структурном подразделении составлено 12 табелей и 5-летний срок их хранения начинается с 1 января 2021 года (за весь год).

Читайте также статью: → Как отразить увольнения в табеле учета рабочего времени.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Какой документ подтвердит факт того, что табели хранились 5 лет?

Ответ: Экспертная комиссия ежегодно организует экспертизу ценности документов и составляет типовой акт, который отражает дела организации с истекшем сроком хранения на 1 января года проведения экспертизы и акты утверждаются директором. Передаются документы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной.

Вопрос №2: Есть ли необходимость соблюдать порядок текущего хранения документов, которые еще находятся в делопроизводственном цикле?

Ответ: Хранение документов, находящихся в работе осуществляется в шкафах или сейфах в кадровой службе (на усмотрение руководства можно на основании локальных документов организации их хранить в бухгалтерии). Эти документы содержат конфиденциальные данные работников, поэтому нужно обеспечить их защиту.

Сколько хранить табель учета рабочего времени?

Среди разнообразия кадровой документации особое место принадлежит табелю учета рабочего времени (ТУРВ). При этом для каждого кадровика (или другого ответственного лица) важно не только правильно вести этот документ, но и обеспечивать его надлежащее хранение. Из нашего материала вы узнаете, сколько должен храниться ТУРВ. Если же у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или дополнительные вопросы по учету рабочего времени, всегда можно обратиться за помощью к юристу.

Нет времени читать статью?

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании! По этой услуге подключено 211 компаний Начать подбор в несколько кликов >

Что такое табель учета рабочего времени и зачем его нужно хранить?

ТУРВ представляет собой документ, в котором отражается количество отработанных каждым сотрудником часов, а также количество пропущенных дней (если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по каким-либо причинам).

Главное назначение табеля — это аккумулирование сведений о фактическом времени, которое было отработано (или не отработано) сотрудником, для начисления заработной платы и других выплат.

С этой целью в ТУРВ обязательно содержится информация по каждому работнику (ФИО; должность; число часов, отработанных за каждый день; общее число часов и дней, отработанных за отчетный период и др.).

Хранение табеля на протяжении установленного срока — это обоснованное требование. На практике могут возникать различные ситуации, в которых документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника, оказывается необходим. В частности, ТУРВ может потребоваться:

  • бухгалтерской службе компании — для уточнения размера заработной платы, расчета отпускных выплат и других пособий;
  • налоговым органам — в ходе различных проверочных мероприятий;
  • Фонду социального страхования — при осуществлении проверок правильности поданных сведений;
  • трудовой инспекции — в процессе проверки соблюдения трудовых прав работников.

Для того чтобы обеспечить сохранность ТУРВ, руководитель компании своим приказом должен назначать ответственное за выполнение этой задачи лицо. До сдачи в архив за табель отвечают сотрудники кадровой службы и бухгалтерии (в каждой компании должен существовать график документооборота).

Сколько времени нужно хранить табель?

Теперь переходим к самому главному — срокам хранения табеля, учитывающего рабочее время сотрудников. Необходимо сразу отметить, что единого срока нет: его отсутствие объясняется различными условиями труда. По действующим правилам ТУРВ в зависимости от условий, в которых работают сотрудники, хранится:

Стандартное время хранения — 5 лет: этот срок действует в большинстве компаний. Когда же придется хранить документ на протяжении нескольких десятилетий? Срок в 75 лет установлен для тех организаций, в которых сотрудники трудятся в опасных или вредных условиях.

Важно! Внутренними документами компании могут устанавливаться и другие сроки хранения ТУРВ, но не меньше 5 и 75 лет (в зависимости от специфики деятельности). Как правило, увеличение продолжительности обусловлено потребностями самой организации.

Как хранить табель?

После закрытия табель направляется в бухгалтерию, которая затем (по истечении 1 года) передает документ в архив. В некоторых организациях табель хранится в бухгалтерии более продолжительный срок — 3 года (для того чтобы сотрудники бухгалтерской службы в любой момент могли проверить информацию о фактически отработанном рабочем времени всех работников).

Условия и порядок хранения табелей устанавливаются внутренними документами организации. Как правило, для тех ТУРВ, которые хранятся постоянно (75 лет), необходимо формировать дело.

К таким делам предъявляются особые требования: они должны иметь прошивку, лист-заверитель и внутреннюю опись. Кроме того, страницы дела обязательно нумеруются, а на обложке содержится вся необходимая информация о документации.

Для ТУВР, которые должны храниться 5 лет, формируются дела временного хранения. В этом случае не обязательно производить нумерацию страниц и составлять надписи заверения. После того как пятилетний период истечет, документацию можно уничтожить. Но перед уничтожением обязательно проводится экспертиза ценности документов.

Важно! Если в компании нет архива, табель может храниться в структурных подразделениях. Но, в любом случае, в задачи ответственных лиц входит обеспечение сохранности этого документа на протяжении всего установленного срока.

Какие требования предъявляются к хранению табеля при электронном документообороте?

Все большее число компаний переходит на электронный документооборот: это действительно более удобно и позволяет избавиться от массы бумаг.

По действующим правилам, табель, учитывающий рабочее время сотрудников, может храниться в электронном виде. Но в этом случае необходимо обеспечивать всестороннюю защиту электронной версии ТУРВ для предотвращения потери данных или искажения содержащихся в документе сведений.

Как известно, ТУРВ ведется в одном экземпляре. Если хранится только электронная версия, экземпляров должно быть два (по одному на различных устройствах).

На протяжении всего периода ответственным лицам при необходимости нужно производить перезапись документации, а также время от времени выполнять контроль.

Подведем итоги. Табель, учитывающий рабочее время сотрудников — обязательный документ для каждой организации, однако срок, на протяжении которого он должен храниться, может различаться. Вне зависимости от того, хранится документ 5 или 75 лет, на протяжении всего периода важно обеспечивать сохранность данных (в том числе, предотвращать доступ к ТУРВ посторонних лиц).

Если вы столкнулись с проблемами, связанными с ведением кадровой документации, разобраться во всех нюансах действующих правил поможет профессиональный юрист.

Также без квалифицированной поддержки специалиста не обойтись в тех случаях, когда возникла спорная ситуация (с контролирующими органами или сотрудниками).

Комплектование архивов архивными документами

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»

Есть еще вопросы?

  • Узнай решение у профильных компаний
  • Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно

По этой услуге подключено 211 компаний Подобрать компанию в несколько кликов >

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;

а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

  • «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)»;
  • «Простой бланк табеля учета рабочего времени — образец».

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно:

  • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
  • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
  • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Итоги

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Интересные темы:

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени в 2021 и 2021 году

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Содержание статьи

Сколько нужно хранить табель учета

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

  • «шапка» документа;
  • дата составления;
  • информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
  • ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
  • число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
  • лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив. Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию. Ответственность за сохранность и транспортировку уже будет нести архивариус. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия.

Что делать с электронной версией

Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия. Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи.

При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации.

При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных. При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде.

Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени (месяц, квартал, год), по подразделению (выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения), по сотруднику (выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени).

Пользуясь электронным вариантом табеля в положении о ведении табеля необходимо прописать ответственного человека за заполнение электронного документа, а также сроки внесения изменений, например, до 5-го числа следующего за отчетным. В этом случае предусмотреть отделом программистов, чтобы после этой даты доступ в программу был закрыт и любые внесения изменений были только на основании письменных заявлений.

Данное видео содержит немного дополнительной информации о том, как правильно вести табель учета рабочего времени, как хранить его вы уже знаете из статьи.

Сколько хранится табель учета рабочего времени

Размер аванса по прошествии половины месяца не может быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6). Это значит, что при выплате аванса необходимо учитывать фактическое присутствие сотрудников на рабочем месте, то есть ориентироваться на данные табеля. Законодательство обязанности оформлять отдельный табель для выплаты аванса не предусматривает. Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить порядок формирования табеля. На практике применяют два подхода:

  • составляют единый табель помесячно и согласовывают порядок передачи табеля в бухгалтерию два раза в месяц: для начисления аванса и по итогам месяца;
  • составляют отдельные табели на каждые полмесяца с указанием периода.

Где должны храниться табели учета рабочего времени?

Инфо

В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Cрок хранения табеля учета рабочего времени

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников.

И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

Важно

ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора. Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

О кадровой документации

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме N Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы. Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством Российской Федерации.
Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Внимание

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников. Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Сколько хранятся графики работы сотрудников


Сколько хранятся графики работы сотрудников

Forbidden

=== Скачать файл ===

Сроки хранения графика сменности

Срок хранения графиков сменности

О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации , подробно изложено в настоящей статье. Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от Исходя из положений абз. По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками. К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании. В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения.

Срок хранения табелей увеличен с одного года до пяти лет

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения. Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения. В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании в случае отсутствия таковой или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии. Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении , который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации. Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год. Образование Поступление Стипендия Диплом Образование Поступление Стипендия Диплом Образование. Получить e-mail уведомление об ответе. Введите код с картинки: Скачать форму графика отпусков.

Парень красиво поет в армии

Властелин колец блюрей

Ульяновск карта города дома улицы

Путин рисует кошку вид

Ваше право оса

Лимфома ходжкина первые симптомы

Стихи о потери мужа

Пересдача прав после лишения казахстан

Как подключить мобильный интернет хайвей

Каталог автозапчастей паскер

Восстановление сидений своими руками

Gta san andreas коды карта

Карта троллейбусов ульяновск

Расписание автобусов автобусов юргамыш курган

Какая погода в перми сейчас

Как нарисовать спящего кота

Курс доллара к рублю 2015 график

Как работает тест на вич

Новые карты counter strike

Для f x y заданной таблицей истинности

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Интересные статьи

Бесплатный онлайн-калькулятор табеля

Бесплатный онлайн-калькулятор табеля | Time Clock Wizard

© 2021 Time Clock Wizard, Inc. Все права защищены.

Этот калькулятор предоставляется бесплатно и без каких-либо гарантий относительно его возможностей или эффективности для какой-либо конкретной цели. Все рекламные акции могут быть изменены без предварительного уведомления.

Вы ищете простой способ упростить свой бизнес?

Не занимает ли слишком много времени отслеживание нескольких удаленных сотрудников и их табелей учета рабочего времени?

Мастер времени здесь, чтобы помочь.Наше бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени включает в себя множество функций, которые упростят управление вашим бизнесом. Эти функции включают:

  • Калькулятор рабочего времени
  • Калькулятор рабочего времени
  • Составитель расписания сотрудников
  • И многое другое

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ КАЛЬКУЛЯТОР РАБОЧЕГО ЧАСА

После заполнения любого времени начала или окончания для ваших сотрудников вводятся вычеты за обед или перерыв. Калькулятор бесплатного рабочего времени создаст отчет о рабочем времени с итогами вашего дневного и еженедельного рабочего времени.

УПРАВЛЕНИЕ РАСПИСАНИЕМ

«Рассчитать» делает калькулятор суммой всех рабочих часов и записей посещаемости. Это позволит создать точный отчет о расписании, который поможет вам управлять вашим трудом.

«Сбросить все» очистит все рабочие часы и записи о вычетах перерывов.

«Распечатать» открывает диалоговое окно печати, в котором вы можете распечатать еженедельный отчет расписания.

Time Clock Wizard предлагает БЕСПЛАТНОЕ программное обеспечение для учета рабочего времени

ЭКСПОРТ ДАННЫХ КАЛЬКУЛЯТОРА РАБОЧЕГО ЧАСА

Распечатка отчета: Если все, что вам нужно, это печатная копия вашего отчета калькулятора бесплатного рабочего времени, просто используйте ‘Print This ‘, и вы готовы отправить его в бухгалтерию или сохранить как постоянную запись.

Скачать отчет в формате PDF: Однако, если вы хотите иметь копию своего расписания посещаемости сотрудников, это почти так же просто!

Загрузка PDF-файла для пользователей MAC: Пользователь просто выбирает «Сохранить как PDF» в диалоговом окне печати и сохраняет данные о отработанном времени в любом месте для отправки по электронной почте или хранения.

Загрузка PDF-файла для пользователей Windows: К сожалению, Windows по умолчанию не поддерживает функцию печати в PDF. Однако, если вы, как и многие другие менеджеры по персоналу, по-прежнему нуждаетесь в цифровой копии, есть простое решение.Просто скачайте DoPDF. После этого вы сможете взять табель рабочего времени своего сотрудника и распечатать его в формате PDF для любых нужд по управлению временем, которые могут у вас возникнуть!

Управление расписанием становится проблемой?

Если вы хотите, чтобы был лучший способ платить своим людям, то вам повезло. У нас есть бесплатный калькулятор для расчета заработной платы, который значительно упростит эту сложную задачу.

Мы позволяем сотрудникам приходить и уходить из любого места. Наш калькулятор табеля рабочего времени автоматически подсчитывает все рабочие часы и переводит их в доллары и центы.Калькулятор полностью электронный, избавляя ваш бизнес от громоздких и подверженных ошибкам бумажных табелей учета рабочего времени, еженедельных и ежемесячных отчетов, которые сгибаются, рвутся или теряются.

Лучше всего то, что TCW предоставляет профессиональные, легко читаемые отчеты по любой нужной вам задаче управления сотрудниками, со всеми данными, необходимыми для обеспечения прибыльности вашего бизнеса.

Зарегистрируйтесь прямо сейчас, чтобы опробовать лучшую систему управления персоналом и преобразовать свой бизнес с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени.

Авторское право 2021 г. | Все права защищены. Graphene Digital Media

Требования к табелю рабочего времени по закону | Малый бизнес

Федеральные законы о табеле рабочего времени требуют, чтобы застрахованные работодатели вели минимальный учет рабочего времени своих сотрудников.Компаниям, возможно, придется вести ежедневный учет, если они платят своим работникам почасовую оплату. Это необходимо для обеспечения соблюдения федеральных законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работе. Во многих штатах есть дополнительные требования к табелям рабочего времени для работодателей и могут потребоваться компании вести учет перерывов сотрудников.

Общие законы

Министерство труда США применяет Закон о справедливых трудовых стандартах, который устанавливает минимальную заработную плату и продолжительность рабочего времени для покрытых работодателей. Закон применяется к работодателям в государственных, местных и федеральных органах власти штата; работодатели государственных агентств; профсоюзные залы; работодатели в сфере здравоохранения; и школы.Это также относится к частным работодателям, которые ведут межгосударственный бизнес или производят валовой объем продаж не менее 500 000 долларов в год.

Охватываемые предприятия должны соблюдать требования закона о табеле рабочего времени и правила ведения документации. В штатах могут действовать дополнительные законы о заработной плате и часах для работодателей. В нескольких штатах, в том числе в Техасе и Калифорнии, есть особые правила табеля рабочего времени, которые применяются ко всем владельцам бизнеса, независимо от их размера.

Федеральные правила

В соответствии с федеральным законом предприятия могут вести табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени, в которых указывается фактическое количество часов, в течение которых работают их сотрудники.На практике они могут округлить время работы своих сотрудников с точностью до 15 минут. Тем не менее, Отдел заработной платы и часов Министерства труда США заявляет, что работодатели, которые округляют в меньшую сторону, также должны время от времени округлять в большую сторону, чтобы приносить пользу своим сотрудникам. Это гарантирует, что работодатели со временем будут надлежащим образом компенсировать своим сотрудникам.

Соображения

Для компаний, на которые распространяется действие страхового покрытия, незаконно поощрять своих сотрудников к работе “вне рабочего времени”. Хотя федеральный закон не требует, чтобы компании платили своим сотрудникам за неиспользованное время или предоставляли перерывы, они должны оплачивать им перерывы для отдыха продолжительностью менее 20 минут или перерывы на обед менее 30 минут.Сотрудники с почасовой оплатой, а также сотрудники, не являющиеся руководителями или административными сотрудниками, должны получать компенсацию за сверхурочную работу в размере 1,5 их почасовой оплаты за любое время, когда они работают сверх 40 часов в неделю.

Записи

В дополнение к соблюдению федеральных требований к хронометражу работодатели должны вести соответствующие записи о своих сотрудниках, включая имена, номера социального страхования, пол и адреса. Работодатели также обязаны вести учет заработной платы своих сотрудников.

В некоторых штатах, таких как Калифорния и Техас, работодатели должны хранить эти записи в течение минимального количества лет.Калифорния также требует, чтобы работодатели раскрывали учет рабочего времени сотрудника по запросу сотрудника или уполномоченного по вопросам труда штата. В некоторых штатах есть дополнительные требования к расписанию для несовершеннолетних, которые включают учет определенного количества часов, которые они работают.

Ссылки

Писатель биографии

Джилл Стимсон работала на различных должностях по управлению недвижимостью в Мэриленде и Делавэре. Стимсон работала в трех ведущих компаниях по управлению недвижимостью в коммерческой отрасли и сосредоточила свою карьеру на логистике строительства недвижимости и отношениях с арендаторами.Она имеет степень доктора юридических наук и степень бакалавра психологии.

Как долго работодатели должны хранить табели учета рабочего времени и заработную плату сотрудников

Владельцам бизнеса важно вести надлежащую документацию табелей учета рабочего времени сотрудников и ведомостей заработной платы. В мире, где сотрудники приходят и уходят или перемещаются внутри компании, учет отработанных часов сотрудников является обязательным условием для точного учета заработной платы. Фактически, федеральный закон требует, чтобы предприятия выполняли такие действия.

Из этой статьи вы узнаете, как долго вам следует хранить табели учета рабочего времени сотрудников и , почему вы должны отслеживать отработанное время .

Как долго работодатели должны хранить ведомость заработной платы

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), « Каждый работодатель должен хранить в течение не менее трех лет ведомости заработной платы, коллективные договоры, записи о продажах и закупках ».

Примеры расчетных ведомостей

  • Имена сотрудников
  • Социальное страхование Кол-во сотрудников
  • Ставка заработной платы
  • Даты начала и окончания рабочей недели (дополнительную информацию о том, что такое рабочая неделя и как ее определяет Министерство труда, см. В нашей статье Что такое рабочая неделя .)
  • W2, W3, W4, W5, 941 и / или 944 формы
  • Общая заработная плата, выплачиваемая каждый год и учитываемая как заработная плата или почасовая оплата
  • Сверхурочные
  • ВОМ (оплачиваемый выходной)
  • Количество отработанных часов в день и неделю
  • Льготы (если применимо)

Надлежащее ведение документации поможет вашему бизнесу избежать юридических вопросов или любых споров, которые могут возникнуть у сотрудника против вас. К сожалению, не все компании принимают надлежащие меры для защиты своего бизнеса.Точное ведение учета заработной платы также улучшается и позволяет добиться единообразия, когда речь идет о налогах, балансах и другой бухгалтерской документации.

Как насчет хронометража и учета отработанного времени

В FLSA также говорится: « R записи, на которых основаны расчеты заработной платы, должны храниться в течение двух лет, то есть табели учета рабочего времени и сдельные рабочие билеты, таблицы ставок заработной платы, графики работы и расписания, а также записи о прибавках или вычетах. от заработной платы .”

Хронометраж может выполняться любым способом, если он является полным и точно отслеживает часы работы сотрудников. Сюда входят расписания, написанные от руки самими сотрудниками. По сути, вам нужен точный и эффективный метод отслеживания отработанных часов сотрудников, например, система учета рабочего времени сотрудников.

Хронометраж – очень важный аспект, когда дело касается бюджета заработной платы и обеспечения точной оплаты труда сотрудников. Часто сотрудникам переплачивают или недоплачивают из-за плохого учета отработанных часов.Согласно bambooHR , ошибки в начислении заработной платы могут стоить компании вдвое больше из-за финансовых штрафов, независимо от времени и денег, необходимых для их исправления.

Вот пример полного и точного учета рабочего времени сотрудника:

5 популярных систем учета рабочего времени

Существует множество сервисов учета рабочего времени и программное обеспечение для управления посещаемостью. предлагает выбор между инструментами, но убедитесь, что ваше решение является наилучшим.Прочтите отзывы, узнайте, кто предлагает бесплатную пробную версию, и поэкспериментируйте, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вашего малого бизнеса. Например, Capterra наградила OnTheClock значками Best Ease Of Use и Best Value за 2018 год.

Вот список из 5 систем часов, которые популярны среди малого бизнеса:

1. SINC

Приложение для учета рабочего времени сотрудников, в котором часы легко сортируются для использования программного обеспечения для определения местоположения и учета рабочего времени сотрудников и менеджеров.Эта система синхронизируется с платежной ведомостью Xero (только для США).

  • Бесплатно для 5 и менее пользователей
  • 14,99 $ в месяц до 7 пользователей
  • 24,99 $ в месяц до 30 пользователей
  • 99,99 $ до 100 пользователей

2. OnTheClock

Система учета рабочего времени сотрудников, которая отслеживает отработанные часы, а также отслеживает PTO (оплачиваемое свободное время), позволяя легко использовать табели учета рабочего времени для процесса расчета заработной платы. Он полностью основан на облаке и интегрируется с многочисленными поставщиками начисления заработной платы, включая QuickBooks, Xero, Thomson Reuters, ADP и другие.

  • 30-дневная бесплатная пробная версия
  • Бесплатно для 2 сотрудников и менее
  • Менеджеры и администраторы свободны
  • 2,50 доллара США на сотрудника в месяц для 3-10 сотрудников
  • 2,45 $ / сотрудника в месяц для 11-25 сотрудников
  • 2,40 долл. США / сотрудника в месяц для 26-50 сотрудников
  • 2,35 $ / сотрудника в месяц на 51-100 сотрудников
  • 2,30 долл. США / сотрудника в месяц для 101-200 сотрудников
  • 2,25 $ / сотрудника в месяц для 201-300 сотрудников
  • $ 2.20 / сотрудника в месяц на 301-400 сотрудников
  • 401+ Контакт OnTheClock

3. Т Листы

Сотрудники могут приходить и уходить одним щелчком мыши. Делайте перерыв, меняйте коды вакансий или мгновенно добавляйте данные расписания. Интеграция заработной платы включает QuickBooks, ADP, Xero, Sage и другие. Вот их цена на 13.11.2019

  • Бесплатно для 1 пользователя
  • 8 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 20 долларов США в месяц
  • 10 долларов США за пользователя в месяц + базовая плата 40 долларов США в месяц

4. Часы TimeClock Plus

Облачное отслеживание рабочего времени, чтобы вы могли просматривать и утверждать часы работы сотрудников в любое время из любого места и с любого устройства. Эти часы интегрируются с ADP, Central Square, Ellucian и Namely.

  • Цена – свяжитесь с представителем, чтобы узнать цену

5. ClockShark

Простой способ отслеживать, планировать и управлять временем вашей команды. На их веб-сайте говорится, что он предназначен для местного строительства, выездного обслуживания и франчайзинга.Их платежная ведомость интегрируется с QuickBooks, ADP, Zapier, Xero и другими.

  • 5 долларов в месяц за пользователя + базовая плата 25 долларов в месяц
  • 8 долларов США в месяц за пользователя + базовая плата 45 долларов США в месяц (доступно больше функций)

Соблюдайте требования к заработной плате и табелям учета рабочего времени, чтобы избежать неприятностей

Соблюдая требования, правила и законы для надлежащего учета заработной платы и учета рабочего времени, вы защитите свою компанию и предотвратите любые проблемы, которые могут возникнуть с Законом о справедливых трудовых стандартах, Комиссией по равным возможностям трудоустройства и IRS, зная , кто находится в .

В случае аудита компании вы сможете предоставить необходимые записи, которые вас попросят представить в качестве доказательства для расследования. Это также может улучшить финансовую сторону вашего бизнеса наряду с подачей налогов. Надежная система учета рабочего времени сотрудников сохранит ваши табели учета рабочего времени в защищенной облачной учетной записи для легкого доступа. Подпишитесь на 30-дневную бесплатную пробную версию с помощью OnTheClock.

FLSA и требования к ведению учета рабочего времени сотрудников

uЗакон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) недавно попал в заголовки газет: на этой неделе 14 ресторанов в округе Лос-Анджелес были оштрафованы за нарушение закона FLSA.Министерство труда также обнаружило, что в этих ресторанах не ведется необходимая учетная запись рабочего времени сотрудников.

И, очевидно, компании также получили массу плохих отзывов в прессе – которые вы можете увидеть здесь, здесь, здесь и здесь – которые могут даже затмить штрафы. И это , всего за последние три дня с момента публикации этой статьи.

Homebase может помочь вам соблюдать Закон о справедливых трудовых стандартах, храня данные расписания сотрудников в течение четырех лет в наших планах Homebase Plus, Essentials и Enterprise.Это намного превышает требования Министерства труда к хранению в течение двух лет.

Если вы уже являетесь пользователем Homebase, вы можете войти в свою учетную запись и подтвердить, что используете правильный план, или обратиться за помощью в нашу службу поддержки. Как только вы выберете правильный план Homebase, вам больше ничего не нужно будет делать. Мы автоматически сохраняем записи, и вы можете получить к ним доступ в любое время.

Но даже если вы не используете Homebase, избегайте штрафов и плохой прессы – храните данные табеля рабочего времени ваших сотрудников!

В Homebase, мы даже сохраняем историю изменений тайм-карт. Это чрезвычайно ценно, если DOL проводит расследование в соответствии с FLSA. Это также полезно для вас и вашей команды. Вы можете увидеть, когда и кем был изменен табель.

Если вы не знакомы с FLSA, мы подготовили краткое руководство.

Что такое Закон о справедливых трудовых стандартах?

Согласно Министерству труда, Закон о справедливых трудовых стандартах «устанавливает минимальную заработную плату, сверхурочную работу, ведение учета и стандарты занятости молодежи, затрагивающие сотрудников в частном секторе, а также в федеральных, государственных и местных органах власти.”

Какие предприятия должны соблюдать FLSA?

Закон применяется к предприятиям, объем продаж которых превышает 500 000 долларов США (меньше для розничной торговли и некоторых других предприятий). Это касается и тех, кто занимается межгосударственной торговлей. Вы можете перепроверить, чтобы убедиться, что ваш бизнес соответствует закону на веб-сайте DOL, но практически каждый бизнес это делает.

Как долго мне нужно хранить табели учета рабочего времени сотрудников, чтобы соответствовать требованиям?

Согласно Министерству труда, предприятия должны вести учет рабочего времени сотрудников в течение двух лет. : «Записи, на которых основывается расчет заработной платы, должны храниться в течение двух лет.К ним относятся табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, графики работы и времени, а также записи о прибавках к заработной плате или удержаниях из нее ».

Вам нужно будет вести и другие записи, обычно связанные с расчетом заработной платы, и в течение более длительного периода времени. Вы можете найти полный список вместе с исключениями на веб-сайте DOL.

На веб-сайте DOL также есть удобный информационный бюллетень, в котором перечислены записи, которые необходимо вести для каждого сотрудника, а также некоторые образцы.

Каковы будут штрафы, если моя компания нарушит FLSA?

Если есть нарушения в оплате труда, вам, скорее всего, придется заплатить за них пострадавшим сотрудникам.Но часто существуют штрафы за то, что не ведется учет рабочего времени сотрудников в течение требуемых двух лет.

Согласно сайту DOL, «умышленные нарушители могут быть привлечены к уголовной ответственности и оштрафованы на сумму до 10 000 долларов. Повторное осуждение может повлечь за собой тюремное заключение ».

Абсолютно стоит защитить себя и свой бизнес от потенциальных нарушений ведения документации FLSA! Самый простой способ сделать это – использовать Homebase Plus, Essentials или Enterprise. Если вы уже являетесь пользователем Homebase, вы можете войти в свою учетную запись и подтвердить, что используете правильный план, или обратиться за помощью в нашу службу поддержки.

Помните, что это не официальная юридическая консультация. Если у вас есть какие-либо вопросы, лучше проконсультироваться с юристом по трудоустройству.

Как создать табель учета рабочего времени в Excel 2021

Пошаговое руководство по созданию распечатываемого или цифрового табеля.

Отслеживание рабочего времени сотрудников в электронной таблице Excel – не самый простой способ вести учет часов для расчета заработной платы. Для этого вы можете проверить автоматическое отслеживание рабочего времени, которое легко интегрируется с вашим решением для расчета заработной платы.Но если вы все еще занимаетесь поиском и задаетесь вопросом, подходят ли вам электронные таблицы, загрузите один из наших бесплатных шаблонов расписания или узнайте, как создать расписание в Excel. Далее следует пошаговое руководство по созданию расписания в Excel.

Как создать табель учета рабочего времени в Excel

У каждого бизнеса разные потребности. Они зависят от типа работы, которую вы выполняете, от количества людей, которых вы нанимаете, и примерно сотни других переменных. Вот почему первый шаг к созданию расписания в Excel – это определить категории, которые вам нужно будет создать для успешного ведения платежной ведомости – и вашего бизнеса.В этом расписании есть место, где сотрудники могут записывать следующее на каждую неделю.
  • Дата
  • Работа или смена
  • Время, в которое они приходят (до и после обеда)
  • Время, когда они уходят (до и после обеда)
  • Их общее количество часов
  • Общее количество сверхурочных часов
  • Их общее количество часов по болезни
  • Их общее количество часов отпуска
  • Их общее количество часов отпуска
Ваш табель может также включать столбцы для ответов на вопросы да или нет (например,г., Вы получили травмы на работе? Готов ли проект?) Или место для подписей клиентов.

Как только вы определите, какие столбцы или ярлыки вы хотите использовать в расписании, пора создать рабочий продукт. Вот как создать расписание, которое может использовать любой сотрудник.

Шаг 1. Отформатируйте электронную таблицу Чтобы создать электронную таблицу, удобную для чтения, сначала ее нужно отформатировать. Сделайте все ваши ячейки шире, сначала расширив ячейку A (наша установлена ​​на 14,83). Затем щелкните правой кнопкой мыши столбец A, выберите Копировать , выделите столбцы от B до L, снова щелкните правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка , затем Форматирование .
Шаг 2. Назовите свой табель учета рабочего времени Введите название своей компании в ячейку A1. Отцентрируйте текст по ширине и высоте и отформатируйте текст по шрифту, размеру (мы использовали размер 38) и цвету, затем выделите его полужирным шрифтом. Выделите ячейки с A1 по L1. Выберите Merge & Center на панели инструментов Home .

Шаг 3. Добавьте метки в табель учета рабочего времени Добавьте такие метки, как СОТРУДНИК и МЕНЕДЖЕР (со строками подписи и даты для каждого из них), ДАТА НАЧАЛА ЭТОЙ НЕДЕЛИ, СТАНДАРТНАЯ СТАВКА ОПЛАТЫ и СТАВКА ОПЛАТЫ ЗА СРОК.Мы использовали ячейки A2, A4, F2, F4, K2, K4, E6, H6 и K6.

Для ДАТЫ НАЧАЛА ЭТОЙ НЕДЕЛИ, СТАНДАРТНОЙ СТАВКИ ОПЛАТЫ и СТАВКИ ОПЛАТЫ СРОК ВЫПОЛНЕНИЯ выберите Перенос текста, , чтобы слова не занимали более одной ячейки.

В ячейках, следующих за каждой меткой, создайте линию для сотрудников и менеджеров, чтобы они могли писать или печатать, объединив ячейки и затем применив нижнюю границу (из инструмента границ, расположенного на панели инструментов Home ). Объедините ячейки с A7 по L7, чтобы создать небольшой барьер между следующим набором меток.

Шаг 4. Добавьте метки расписания В строке 8 создайте метки для каждого столбца: ДЕНЬ, ДАТА, РАБОТА / СМЕНА, ВРЕМЯ ВХОДА, ВРЕМЯ ВЫХОДА, ВРЕМЯ ВХОДА, ВРЕМЯ ВЫХОДА, ВСЕГО (ЧАСЫ), СРОК (ЧАСЫ) , БОЛЬ (ЧАСЫ), ПРАЗДНИК (ЧАСЫ) и ОТПУСК (ЧАСЫ). TIME IN и TIME OUT указаны дважды, чтобы учесть перерывы на обед.

Залейте строку любым цветом по вашему выбору и с помощью инструмента «Границы» поместите рамки вокруг меток столбцов. Выровняйте текст по центру и выделите его жирным шрифтом. В этом недельном расписании мы пометили ячейки ниже ДЕНЬ днями недели, начиная с понедельника в ячейке A9 и заканчивая воскресеньем в ячейке A15.Расположите этикетки по центру вверх и вниз и из стороны в сторону. Затем расширьте строки с 8 по 19 для лучшей читаемости. Наши ряды имеют высоту около 46,00. Примените границы ко всем ячейкам под строкой меток. Затем добавьте Thick Box Borders , чтобы лучше разделить таблицу.

Шаг 5. Распечатайте табель учета рабочего времени Если вы планируете распечатать этот шаблон и попросить сотрудников сдать рукописные табели учета рабочего времени, вы почти закончили!

Последнее, что вам нужно сделать, это установить ярлыки для итогов.В ячейках G16, G17 и G18 напишите ЧАСЫ НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ, СТАВКА и ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ. В ячейке K19 напишите ИТОГО. Сделайте эти ячейки любого цвета, который вам нравится, затем отцентрируйте и выделите текст полужирным шрифтом. Используйте инструмент «Границы», чтобы выделить эти участки.

Завершите работу над документом, удалив все ненужные линии сетки. Выберите Просмотр и снимите флажок с надписью Gridlines . Теперь вы можете распечатать копии этого расписания Excel для использования сотрудниками.
  1. Выделите все, что хотите напечатать (от A1 до L1 и до 19 строки).
  2. Нажмите Файл > Печать > Показать подробности
  3. Выберите альбомную ориентацию
  4. В разделе Печать выберите Выбор
  5. В разделе Поля выберите Широкие поля
  6. Установите флажок, что говорит Масштабировать по и нажать Печать
Вот и все – готово! Не хотите печатать? Продолжай читать.

Как добавлять формулы для автоматических вычислений Здесь мы начинаем творить магию электронных таблиц.Предполагая, что вы не удаляли и не добавляли дни в свою таблицу, ЧАСЫ НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ должны быть в ячейке G16, а ИТОГО должно быть в ячейке K19.

Шаг 1: Подготовка к добавлению формул для цифрового использования

Следуйте инструкциям шага 5, затем выделите ячейки h26 над L16 и вниз до строки 18. Поверните их и ячейку L19 серым. Теперь коробки с вашими вычислениями будут выделяться среди остальных входов в табель рабочего времени.

Шаг 2: Щелкните ячейку h26 или любую ячейку, расположенную непосредственно рядом с полем с надписью ЧАСЫ НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ.В строке формул введите = СУММ (H9: h25) и нажмите Enter. В этом поле теперь будут добавляться любые числа, введенные в столбец ИТОГО (ЧАСЫ).

Шаг 3: Щелкните ячейку I16. В строке формул введите = СУММ (I9: I15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец с надписью OVERTIME (HOURS).

Шаг 4: Щелкните ячейку J16. В строке формул введите = СУММ (J9: J15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец с надписью SICK (HOURS).

Шаг 5: Щелкните ячейку K16. В строке формул введите = СУММ (K9: K15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец ПРАЗДНИК (ЧАСЫ).

Шаг 6: Щелкните ячейку L16. В строке формул введите = СУММ (L9: L15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец ОТПУСК (ЧАСЫ).

Шаг 7: В ячейке h27 (или любой другой ячейке, стоящей непосредственно рядом с СТАВКА) введите почасовую ставку сотрудника.В ячейке рядом с этим введите ставку сверхурочной работы сотрудника.

Если ваша компания предоставляет оплачиваемый отпуск по болезни, отпуску и праздникам, укажите в J17, K17 и L17 стандартную почасовую ставку сотрудника.

В качестве примера, если ваш сотрудник зарабатывает 10 долларов в час, нижняя часть вашей электронной таблицы будет выглядеть так: Шаг 8: Теперь подсчитаем промежуточные итоги. Щелкните ячейку h28 (или любую другую ячейку, которая находится рядом с ПРОМЕЖУТОЧНЫМ ИТОГОМ). В строке формул введите = СУММ (h26 * h27) и нажмите Enter.В этом поле теперь будет умножаться общее количество часов сотрудников на их стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег им причитается. *

Шаг 9: Щелкните ячейку I18. В строке формул введите = СУММ (I16 * I17) и нажмите Enter. В этом поле теперь будут умножаться сверхурочные часы сотрудника на их ставку оплаты сверхурочных, чтобы показать, сколько им причитается. *

Шаг 10: Щелкните ячейку J18. В строке формул введите = СУММ (J16 * J17) и нажмите Enter. В этом поле теперь будет умножаться оплачиваемое количество часов по болезни сотрудника на его стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег ему причитается.*

Шаг 11: Щелкните ячейку K18. В строке формул введите = СУММ (K16 * K17) и нажмите Enter. В этом поле теперь будут умножаться оплачиваемые праздничные часы сотрудника на стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег им причитается. *

Шаг 12: Щелкните ячейку L18. В строке формул введите = СУММ (L16 * L17) и нажмите Enter. В этом поле количество оплачиваемых часов отпуска сотрудника умножается на стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег ему причитается.*

Например, скажем, сотрудник проработал 42 часа на этой неделе. В ячейке h26 теперь должно быть указано 40, а в ячейке I16 – 2. Если ваши формулы верны. В h28 будет указано 400, а в I18 – 30.

* Это базовые расчеты, которые не включают такие вещи, как налоги, оплата труда рабочего или другие удержания из зарплаты.

Шаг 13: Наконец, мы можем рассчитать общую сумму задолженности. Выберите ячейку L19. В строке формул введите = СУММ (h28: L18) и нажмите Enter.В этом поле теперь будут добавлены пять промежуточных итогов, чтобы показать, сколько денег заработал ваш сотрудник (без учета премий, налогов или других отчислений). Думаете, это просто? Ознакомьтесь с нашим решением для электронных табелей учета рабочего времени с простой интеграцией с QuickBooks, ADP и другими поставщиками начисления заработной платы. И имейте в виду, что бумажные табели учета рабочего времени являются основной причиной ошибок в табелях учета рабочего времени. Автоматический инструмент учета рабочего времени, такой как QuickBooks Time, может сэкономить ваше рабочее время и деньги каждый раз, когда вы проводите расчет заработной платы, и подарить вам больше спокойствия.

Часто задаваемые вопросы о расписаниях Excel

Что включает в себя этот табель Excel?

В этом расписании Excel есть место, где работники могут записывать свои дневные часы прихода и ухода. В нем также есть место для записи часов отпуска, болезни или праздников. Если ваша компания не предоставляет оплачиваемый выходной, вы хотите, чтобы сотрудники все равно записывали, когда они в отпуске или заболели, чтобы ваши записи были полными.Однако в строке RATE вам нужно указать 0 в ячейках J17, K17 и L17, чтобы сотрудник не отображал заработок за эти часы.

Чего нет в этом расписании Excel?

Этот шаблон расписания Excel является основным шаблоном для расчета заработной платы сотрудника до вычетов, таких как налоги, социальное обеспечение или Medicare. На нем также нет места для какого-либо дополнительного дохода, такого как бонусы или комиссии.

Кроме того, если вы выставляете счета для клиентских проектов, вам понадобятся более надежные функции, чем в этом расписании, которые позволят вам отслеживать часы для конкретных проектов.

Другие решения для отслеживания времени могут предлагать более сложные функции, включая мобильные приложения, геозону, планирование и многое другое. Такие функции могут помочь работодателям сэкономить время и деньги на начислении заработной платы, сокращая распространенные проблемы, такие как кража времени, ошибки карты учета рабочего времени или ошибки соответствия.

Должны ли мои наемные сотрудники отслеживать время?

Да, наемные сотрудники должны отслеживать время.Это больше, чем вопрос хорошего учета. Работодатели должны иметь на каждого сотрудника табели учета рабочего времени на два года. В случае возникновения спора по поводу соблюдения требований или оплаты компания защищена от обращения в суд. Кроме того, наемные сотрудники могут использовать свои табели учета рабочего времени в своих интересах, будь то для обоснования повышения или подтверждения своей посещаемости.

Отслеживание рабочего времени требует от всех подотчетности, так что и работодатели, и работники дают и берут то, что от всех ожидает получить выгоду.

Как мне добавить моих сотрудников в QuickBooks Time из Excel?

В QuickBooks Time можно легко загрузить информацию о сотрудниках, если вы решите отслеживать время в цифровом виде. Если ваша электронная таблица представляет собой файл CSV, следуйте этим инструкциям, чтобы начать работу, а затем отправьте своим сотрудникам приглашение прямо на их мобильное устройство, чтобы начать отслеживать время.

Законы об учете рабочего времени и анализ соответствия требованиям персонала

Учет рабочего времени сотрудников не является необязательной задачей: Федеральный закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), и многие другие федеральные законы и законы штата требуют, чтобы работодатели вели учет рабочего времени работали, выплачивалась заработная плата и другие условия занятости.Вне закона невозможно вести успешный бизнес без учета рабочего времени сотрудников. FLSA требует, чтобы записи о времени отображали дату и время начала рабочей недели, количество отработанных часов каждый день и общее количество часов, отработанных в течение недели. По многим деловым причинам работодателям необходимо вести тщательный и точный учет всех отработанных часов, включая время начала и окончания работы каждого сотрудника.

В течение ограниченного времени получите БЕСПЛАТНЫЙ отчет HR о «Критическом ведении кадрового учета».Этот эксклюзивный специальный отчет охватывает записи о приеме на работу, трудовые отношения, записи о расторжении договора, вопросы судебных разбирательств, вопросы электронной информации, советы по улучшению ведения документации и список юридических требований. Загрузить сейчас

Закон не предписывает, как следует вести учет рабочего времени; у работодателей есть любое количество вариантов. Ниже приведены некоторые из них.

Многие работодатели требуют, чтобы работники вели письменный учет своего рабочего времени вручную на табелях учета рабочего времени или в табеле учета рабочего времени и периодически вносили их.Работники, имеющие доступ к компьютерам, могут входить в систему и выходить с работы в электронном виде.

Часы времени и веб-часы

Часы времени не требуются по закону, но часто используются работодателями. Там, где они используются, сотрудникам, которые добровольно приходят на работу до своего обычного времени начала работы или остаются после закрытия, не нужно платить за такие периоды, если они не работают. Тем не менее, личное время, проведенное на рабочем месте, возможно, придется компенсировать, если сотрудник в течение этого времени выполняет какую-либо должностную функцию, независимо от ее ограниченности.Сотрудники могут отреагировать негодованием и сопротивлением, когда работодатели впервые устанавливают часы. Поэтому важно вводить часы с максимальной тактичностью (например, на том основании, что они исключают …

Обращаться с осторожностью: передовые методы расписания сотрудников

Отслеживание рабочего времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точного расчета заработной платы, управления личным отпуском и ведения учета сотрудников. Вы можете задокументировать информацию о времени и посещаемости, создав расписание сотрудников.

Для соблюдения трудового законодательства вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составлять и ваши обязанности по ведению документации.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени – это физическая или цифровая запись, в которой указано количество часов, отработанных сотрудником в течение периода оплаты. Таблицы учета рабочего времени дают вам необходимую информацию для расчета заработной платы и дают сотрудникам правильную заработную плату.

Без табелей учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник.Это может привести к неправильной выплате заработной платы, несуществующей документации, проверкам и даже судебным искам.

Вы также можете разбить табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

Чтобы создать табели учета рабочего времени, вам необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты. Вы можете использовать их вместе с табелями учета рабочего времени сотрудников, такими как часы, отпечатки пальцев или цифровые часы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников.Однако расписания, которые вы используете, должны быть полными и точными.

Вы можете использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса для создания расписаний. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно сохраняйте табели учета рабочего времени в своих записях.

Информация включена в табели учета рабочего времени

Расписания должны быть структурированы. Большинство расписаний имеют формат диаграммы. Табель рабочего времени сотрудника должен включать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Расчетный период
  • Дата работы
  • Отработанный день
  • Наработка часов
  • Общее количество часов в рабочей неделе

Если вы предлагаете оплачиваемый выходной (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

Пример расписания

Лучшие практики рабочего времени и посещаемости

Поскольку ведение точных расписаний – это важная задача малого бизнеса, вот несколько полезных советов.

Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и отправке табелей рабочего времени в справочник сотрудника. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на сверхурочную работу или нет.

Используйте единый метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в одну неделю и в электронной таблице в следующую, – это верный путь к катастрофе.

Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как введены их данные. Просмотрите расписания, прежде чем утверждать их, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля рабочего времени с графиками работы, чтобы сотрудники не подделали табели учета рабочего времени.

Установите регулярное расписание.Во избежание путаницы требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день в каждый платежный период. Таким образом, вы сможете вовремя платить сотрудникам, особенно если вы платите прямым переводом.

Убедитесь, что информация, которую вы вводите в расписании, верна. Нельзя записывать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы загружаются автоматически.

Как долго вам нужно хранить табели учета рабочего времени?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и соответствующую информацию (например, табели учета рабочего времени) в своей ведомости заработной платы в течение двух лет.