Содержание

Кадровый портал – Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Хранение трудовых книжек | Современный предприниматель

Соблюдение правил хранения трудовых книжек является обязанностью работодателя и позволяет избежать утери или порчи данных документов. Нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек (сокращенно – ТК) может повлечь материальную, дисциплинарную, административную, а иногда даже уголовную ответственность. С 2020 года Правительство вводит электронный аналог трудовых, однако не отменяет бумажный вариант документа – по желанию работника ему оставят привычную «корочку». Поэтому порядок хранения трудовых книжек придется соблюдать и после наступления нового 2020 года.

Сколько нужно хранить трудовую книжку работника

По общему правилу трудовые книжки сотрудников хранятся у работодателя до момента их увольнения (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Когда гражданин работает в нескольких компаниях, его ТК находится по месту работы, которая является для него основной. Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, она выдается ему в течение 3-х рабочих дней после письменного обращения работника.

Если в день увольнения работник не явился или отказался получать ТК на руки, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки, в этот же день письменно уведомив бывшего сотрудника о необходимости забрать документ либо дать согласие на его отправление по почте.

В случае смерти сотрудника, книжка либо выдается родственникам под расписку, либо высылается им почтовым отправлением по требованию. В ней делается запись, что работник уволен в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ, то есть по обстоятельству, которое не зависит от воли сторон (смерть гражданина).

При ситуации, когда ни работник, ни его родственники не являются за трудовой, работодатель обязан хранить невостребованный подлинник документа в течение 75 лет. Столь длительный срок установлен Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 в ред. от 16.02.2016 (п.664).

Учет и хранение трудовых книжек: основные правила

Сохранность и учет ТК работников регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, установленными правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Хранению трудовых книжек посвящен VI раздел, где изложен его общий порядок. Он касается не только заполненных ТК работников, но и пустых бланков документа, а также вкладышей к ТК.

В частности, про хранение бланков трудовых книжек и вкладышей говорится в п.42 Правил. Работник, ответственный за сохранность и ведение ТК, ежемесячно представляет в бухгалтерию сведения об их наличности (после завершения месяца). Также он отчитывается за бланки ТК, выданные новым работникам, и денежные суммы, полученные с сотрудников за них. Испорченные бланки уничтожаются, что фиксируется в соответствующем акте. Кадровая служба ведет учет ТК в «Книге учета движения ТК и вкладышей к ним», а бухгалтерия вносит сведения в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых.

Хранение трудовых книжек потребовало дополнительного законодательного урегулирования по двум причинам:

В связи с этим на хранение трудовых распространяются требования следующих нормативных актов:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

  • Положения о документах и документообороте в бухучете от 29.07.1983 № 105.

Закон о персональных данных предписывает сохранять их конфиденциальность (ст.7 закона № 152-ФЗ), то есть, личные данные нельзя распространять без согласия субъекта, которого они касаются. Более детально о защите персональных данных работников говорится в Трудовом кодексе РФ, п. 7 ст. 86 которого гласит, что работодатель за свой счет обеспечивает их неприкосновенность, защищает от утраты и неправомерного использования. Лица, виновные в ненадлежащей работе с персональными данными сотрудников, несут различную ответственность, вплоть до уголовной (ст.90 Трудового кодекса РФ).

Трудовая книжка, ее хранение у работодателя, регулируется Положением о документах в бухучете, так как является бланком строгой отчетности (п.42 Правил ведения и хранения ТК). Согласно п. 6.2 данного Положения, трудовые книжки работников помещаются в сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Технические и прочие характеристики емкостей не уточняются, например, нужно ли приобретать для хранения ТК несгораемый сейф. Главное требование – должна быть обеспечена сохранность документов. Как именно, решает работодатель.

Трудовые книжки: хранение в 2020 году

В 2020 году начнется постепенный переход к электронным трудовым книжкам, уже приняты в первом чтении соответствующие ]]>изменения]]> в Трудовой кодекс. Для этого работодатели будут ежемесячно передавать информацию о работе и перемещениях своих сотрудников в систему персонального учета ПФР. До конца 2020 г. работникам нужно определиться, хотят ли они оставить бумажный вариант ТК, или готовы перейти к ее цифровому аналогу. По умолчанию с 2021 года работников переведут на электронный документ, вернув им на руки бумажную трудовую. Сотрудники, которые этого не желают, должны подать заявление о ведении трудовой книжки на обычном бланке.

С 2021 года хранение новых трудовых книжек граждан, впервые устраивающихся на работу, не понадобится, так как у них выбора не будет – работодатели начнут оформлять им только электронные ТК.

Читайте также: Согласие на хранение трудовой книжки

Где должны храниться трудовые книжки работников

Содержание статьи

Поскольку все рабочие бумаги принятого специалиста после трудоустройства передаются на сбережение работодателю, целесообразно  закрепить определенное место, где должны храниться трудовые книжки. Данный документ относится к категории документов строгой отчетности, в связи с чем, утвержден определенный порядок учета и хранения – Правила от 16 апреля 2003 г. № 225.

Организация работы

В соответствии с п. 40 Правил, учет оформленных книжек, бланков и вкладышей к ним, происходит с помощью:

  1. Приходно-расходной книги
  2. Книги учета движения

Обязательные формы указанных документов, утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Хранение

После передачи всех бумаг работодателю, последний несет полную ответственность за их сохранность. Кадровая служба предприятия должна вести учет, а руководитель предприятия обеспечить соответствующие условия сбережения, в том числе безопасности места, где хранятся трудовые книжки. С целью выполнения требований законодательства по обеспечению надлежащей организации безопасности на данном участке  работы, руководителю рекомендуется:

  1. Назначить лицо, которое будет отвечать за ведение кадровых бумаг и сохранность документов строгой отчетности;
  2. Обезопасить место, где хранятся трудовые книжки работников;
  3. Предусмотреть дисциплинарную ответственность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником, возложенных на него определенных должностных обязанностей;

Назначение ответственного лица


Обычно в крупных организациях функционирует отдел кадров, который занимается всеми вопросами, связанными с персоналом, а так же учетом и ведением соответствующей документации. Однако в соответствии с п. 45 Правил от 16 апреля 2003 г. № 225, приказом руководителя дополнительно должно быть оговорено лицо, которое будет нести персональную ответственность за соблюдение законодательства в данной сфере.

В случае кадровой перестановки и изменения ответственного лица, документы должны быть переданы новому сотруднику по акту приема-передачи. При этом в акте необходимо указать не только количество передаваемых бланков, но и перечислить фамилии их собственников.

Количество передаваемых экземпляров, может быть большим, чем реально работающих сотрудников, по различным причинам. Например, лишними могут оказаться:

  • Невостребованные трудовые книжки (сберегается до 50 лет на предприятии).
  • Документы женщин, которые пребывают в отпуске по уходу за ребенком.

Акт заверяется подписями передавшего и принявшего документы сотрудника.

Место, где хранится трудовая книжка

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. Однако на практике рекомендуется приобрести для этих целей специальный несгораемый сейф, ключи от которого будут переданы ответственному специалисту.

Целесообразно в распорядительном документе руководителя, одновременно определить и лицо, которое будет заниматься кадровой работой, и место, где должны будут находиться все печати и бумаги.

Ответственность

В соответствии со статьей 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено только по отношению к работнику организации. За нарушение правил ведения и хранения документов строгой отчетности, дисциплинарное взыскание может быть наложено только на того сотрудника, который по приказу  руководителя является ответственным за указанный участок работы. В случае применения дисциплинарного взыскания, должно иметь место неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Трудовая книжка хранится не в офисе: последствия для работодателя

В Апелляционном определении Свердловского областного суда от 14.08.2018 по делу № 33‑14260/2018 рассматривался иск работника к работодателю о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Из материалов дела

Место работы работника отличалось от места, где работодатель хранил его трудовую книжку. В связи с этим в день увольнения работодатель вместо выдачи трудовой книжки направил работнику уведомление с предложением явиться по месту хранения его трудовой книжки или дать согласие на ее направление по почте. В результате свою трудовую книжку работник получил только через месяц после увольнения.

Нормы трудового законодательства

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Анализ ситуации

Итак, трудовым законодательством предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте:

– если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с отсутствием работника на работе;

– если работник отказался от ее получения.

В рассматриваемой ситуации в день прекращения трудового договора работник находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался.

Мнение судей

В комментируемом определении суд признал действия работодателя нарушением прав работника. По мнению арбитров, работодатель должен был обеспечить своевременное получение работником трудовой книжки. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе у работника отсутствует.

В итоге суд взыскал с работодателя не полученный работником заработок за период задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ.

В случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ).

Арбитражная практика по аналогичному вопросу

Стоит отметить, что судебная практика по анализируемому вопросу содержит как аналогичные выводы судей (позиция 1), так и прямо противоположные (позиция 2).

В частности, приверженцы второй позиции полагают, что если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, то констатируется невозможность выдачи документа. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте. Ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в рассматриваемом случае работодатель не несет.

С таким подходом согласны и инспекторы по труду. В частности, в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за апрель 2018 года (информационный портал Роструда
онлайнинспекция.рф) они разъяснили: поскольку ситуация, когда трудовые книжки хранятся в головном офисе организации, а работник осуществляет трудовую деятельность в обособленном подразделении в другом городе (то есть когда в день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно), законодательно не урегулирована, целесообразно действовать по аналогии с порядком, определенным в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Описанные позиции судей представлены в ниженазванных судебных решениях.

Позиция 1Позиция 2
Определение Волгоградского областного суда от 02.02.2017 № 33‑2052/2017;

Определение Иркутского областного суда от 22.12.2016 № 33‑16737/2016;

Определение Ярославского областного суда от 31.10.2014 № 33‑6261/2014

Определение Челябинского областного суда от 08.08.2017 № 11‑10244/2017;

Определение Белгородского областного суда от 20.12.2016 № 33‑5709/2016;

Определение Томского областного суда от 26.02.2016 № 33‑696/2016

 

Таким образом, если работодатель в день увольнения не выдаст работнику трудовую книжку, последний может обратиться в суд за выплатой компенсации. К какому выводу придут судьи – предсказать сложно.

Полагаем, что работодателю целесообразно заблаговременно позаботиться о том, чтобы в день увольнения трудовая книжка находилась по месту осуществления работником трудовой деятельности. 

Где должна храниться трудовая книжка работника?

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт. Как нужно выдавать? Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается. В этот же день производится необходимый расчёт. Приходно-расходная книга Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками. Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

Где должны храниться трудовые книжки работников?

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

Инфо

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку. Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника. Нормативная база В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Внимание

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые. Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ. О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Трудовой кодекс РФ Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Возмещение расходов на покупку Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату. Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка. Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах. Документальное оформление и учет Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

  • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Также указывается увольнение и его причина.
  • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
  • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
  • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

Vi. учет и хранение трудовых книжек 

Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики. Что нужно знать о трудовой книжке?

  1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
  2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
  3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя.
  • Темы:
  • Трудовые книжки
  • Хранение документов

Вопрос Где должны храниться трудовые книжки работников? Ответ Ответ на вопрос: Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

Где должна храниться трудовая книжка работника

  • Место хранения трудовой книжки у работодателя
  • Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
  • Хранение трудовой книжки ответственным лицом
  • Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.
Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований.

Где хранятся трудовые книжки работников

Положения о ТК).Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки. Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017». Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст.

Где хранятся трудовые книжки работников совместителей

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Популярные вопросы При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши 19 октября руководителю отдела кадров Е.Э.


Громовой на основании заявкибыли выданы под отчет:

  • бланк трудовой книжки;
  • вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

Согласно ст. 56 ТК РФ работодатель — это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. То есть филиал в принципе не может являться работодателем, так как согласно п. 2 ст. 55 ГК РФ филиалы не являются юридическими лицами. Вместе с тем филиалы могут осуществлять отдельные функции юридического лица, если им делегировано такое право положением о филиале, на основании которого филиал создавался, и у руководителя филиала имеется соответствующая доверенность. Так, письмом ВАС РФ от 02.11.1994 N С1-7/ОП-742 разъяснено, что руководители обособленных подразделений юридических лиц, при наличии надлежаще оформленных юридическими лицами полномочий на заключение договоров, вправе от их имени и в пределах данных полномочий заключать соответствующие договоры.
Такие полномочия могут быть оформлены доверенностью юридического лица, предусмотрены в его уставе или в положении об обособленном подразделении.
Пока полномочия работодателя филиалу не переданы, они осуществляются головной организацией. Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено. Соответственно, работодатель может разрешить этот вопрос по собственному усмотрению, в том числе предусмотрев, что часть этих функций осуществляется по месту нахождения головной организации, а часть — по месту нахождения филиала.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил, смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). Вопрос о том, где именно следует хранить трудовые книжки сотрудников филиала — в головном офисе или по месту расположения филиала — трудовым законодательством не регулируется. Он должен решаться работодателем на уровне локальных нормативных актов, принятых в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ. При этом работодатель должен обеспечить сохранность трудовых книжек, правильность их ведения и хранения. Следует учитывать, что хранение трудовых книжек не по месту расположения филиала, где непосредственно осуществляется трудовая функция работников филиала, не является основанием для задержки их выдачи сотруднику при увольнении. Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки при увольнении в срок, установленный частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, то есть в день прекращения трудового договора.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Соблюдение данного правила является обязанностью работодателя и может обеспечиваться путем передачи (привоза) книжек и книги их учета в день увольнения в филиал — например, работником головной организации, ответственным за ведение трудовых книжек. Обязывать работника явиться за трудовой книжкой в день увольнения в другой город (и даже регион) по месту нахождения головной организации работодатель не вправе.
Если же филиалу будут переданы все полномочия работодателя в отношении работников филиала, то именно руководитель филиала должен будет вести кадровую документацию в отношении сотрудников, которые выполняют трудовые функции в филиале организации. Он будет иметь право на издание в отношении них приказов, будет обязан вести их личные карточки и трудовые книжки, для чего их надо будет передать на хранение в филиал. Следует учитывать, если трудовой договор подписывает руководитель филиала, он все равно действует от имени головной организации, поскольку договоры, заключаемые руководителем филиала на основании полномочий, указанных в положении о филиале и доверенности, считаются совершенными от имени юридического лица (п. 20 постановления Пленума ВАС РФ и ВС РФ от 01.07.1996 N 6/8 “О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации”). Следовательно, и трудовые соглашения, заключенные филиалом в лице его руководителя с работниками этих филиалов, будут считаться заключенными от имени юридического лица. То есть работники, выполняющие свои трудовые функции в филиале, юридически все равно будут являться работниками головной организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

9 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал. Lena1 23 марта 2018 в 20:03 #11 0 Nasty 23 марта 2018 в 20:08 #12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы?

Место, где должны храниться трудовые книжки

Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать Бух 23 марта 2018 в 22:05 #13 +1 Nasty: Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Сделайте себе копию.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

20 постановления

Инфо

Пленума ВАС РФ и ВС РФ от 01.07.1996 N 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»). Следовательно, и трудовые соглашения, заключенные филиалом в лице его руководителя с работниками этих филиалов, будут считаться заключенными от имени юридического лица.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Важно

Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки при увольнении в срок, установленный частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, то есть в день прекращения трудового договора. Соблюдение данного правила является обязанностью работодателя и может обеспечиваться путем передачи (привоза) книжек и книги их учета в день увольнения в филиал — например, работником головной организации, ответственным за ведение трудовых книжек.

Обязывать работника явиться за трудовой книжкой в день увольнения в другой город (и даже регион) по месту нахождения головной организации работодатель не вправе.Если же филиалу будут переданы все полномочия работодателя в отношении работников филиала, то именно руководитель филиала должен будет вести кадровую документацию в отношении сотрудников, которые выполняют трудовые функции в филиале организации.

Так, письмом ВАС РФ от 02.11.1994 N С1-7/ОП-742 разъяснено, что руководители обособленных подразделений юридических лиц, при наличии надлежаще оформленных юридическими лицами полномочий на заключение договоров, вправе от их имени и в пределах данных полномочий заключать соответствующие договоры.Такие полномочия могут быть оформлены доверенностью юридического лица, предусмотрены в его уставе или в положении об обособленном подразделении.Пока полномочия работодателя филиалу не переданы, они осуществляются головной организацией. Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено.

Vi. учет и хранение трудовых книжек 

Внимание

НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть!!!Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Мума 25 августа 2010 в 08:53 #3 0 НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ!!! РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД.

КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ!!!ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… Сергей 25 августа 2010 в 09:57 #4 0 Елена: НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ!!! РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД….
еще КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ!!!ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… И спорить не стоит это так (инструкции надо читать) INNA-SH 16 марта 2018 в 13:36 #5 0 Что делать, если трудовая книжка будет утеряна работодателем? ТетяОля 16 марта 2018 в 13:44 #6 +2 INNA-SH, Будете восстанавливать.Ходить и вносить записи.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред.

Где должны храниться трудовые книжки работников

Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

(см. текст в предыдущей )

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

КонсультантПлюс: примечание.

Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Где хранить и кто заполняет трудовую книжку работника предпринимателя

Вопрос: Трудовые книжки хранятся у ФЛП (физическое лицо) или у самого работника? И кто должен вносить записи в трудовые книжки?

Ответ:    Трудовая книжка работника, трудящегося у предпринимателя, хранится у работника. Это четко установлено п. 2.21-1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58: трудовые книжки работников, которые трудятся на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няньки, водители и др.), хранятся непосредственно у работников.

Добавим, что Порядок регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, утвержденный приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.01 г. № 260, которым также утверждена форма трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд, остается действующим, но не применяется в части регистрации трудовых договоров в центре занятости. С 01.01.15 г. исключена ст. 24-1 КЗоТа, которая предписывала регистрировать в центре занятости трудовой договор между предпринимателем и наемным работником. Вместе с тем предприниматель, как и остальные работодатели, должен подавать в налоговый орган уведомление о заключении трудового договора.
Учитывая отмену ст. 24-1 КЗоТа, не применяют также и нормы ч. 2 п. 2.21-1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, по которой записи в трудовую книжку заверялись центром занятости. Таким образом, все записи в трудовую книжку наемного работника предприниматель вносит самостоятельно и заверяет своей подписью (и печатью — при наличии).

Ответ редакции подписчику газеты «Все о бухгалтерском учете».
В ответе учтены нормы законодательства по состоянию на дату публикации.

Хранение трудовых книжек: порядок и ответственность

На чтение24 мин. Просмотров1386 Обновлено

Содержание статьи (кликните, чтобы посмотреть)

До 2002 года трудовые книжки являлись единственными документами, которые могли бы подтвердить трудовой стаж работника. Сейчас ситуация изменилась и стаж для начисления пенсии можно подтвердить и альтернативными способами. В частности, эти сведения Пенсионный фонд получает из отчетности, которая сдается работодателями.

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством вкладышей. Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о карьерном пути сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства.

к содержанию ↑

Где и как хранить

Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе индивидуального предпринимателя. Трудовые книжки должны храниться с учетом требований к их хранению, установленных законодательством об архивном деле.

При этом можно заметить, что в п. 43 Правил №225 речь идет только о трудовых книжках тех сотрудников, с которыми работодатель расторг трудовые отношения. Если же сотрудник продолжает трудиться в организации, то правила их хранения никак законодательно не урегулированы.

Хотя указанные выше правила необязательно распространяются на хранение трудовых книжек и вкладышей (нет однозначных критериев для отнесения трудовых книжек к бланкам строгой отчетности), во избежание их утраты работодатель должен организовать хранение должным образом, чтобы обеспечить сохранность документов и избежать доступа к ним третьих лиц. Например, хранить их в обычном шкафу, который запирается на ключ, но лучше всего – в несгораемом сейфе.

Сохранность трудовых книжек работодатель обязан обеспечить на протяжении всего периода действия трудового договора с сотрудником. Трудовая книжка выдается ему только в день расторжения трудового договора или передается под расписку родственникам в случае смерти работника.

Если после увольнения документ остается невостребованным, то он передается в архив предприятия до востребования. Согласно ст.

22.1 закона «Об архивном деле» от 2004 года №125, трудовые книжки подлежат хранению в течение 50 лет для документов, которые поступили в архив после 2003 года, и 75 лет – для книжек, делопроизводство с которыми было завершено до 2003 года.

к содержанию ↑

Ответственные лица

Согласно п. 42 Правил №225, работодатель наделяет полномочиями по обеспечению должного хранения трудовых книжек ответственное лицо. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер.

О том, что данный сотрудник становится ответственным лицом в компании за сохранность трудовых книжек, издается специальный приказ руководителя.

В приказе отображается ФИО ответственного лица, виды его полномочий и сфера ответственности и дата передачи указанных функций.

Сотрудник, на которого возложили полномочия по ведению и хранению трудовых книжек, должен четко следовать нормам законодательства и хранить трудовые книжки в соответствующих условиях.

По окончании каждого месяца ответственный сотрудник предоставляет в бухгалтерию отчетность о наличии бланков трудовых книжек и суммах, которые были получены за оформленные трудовые (с приложением кассового ордера). Этот отчет имеет произвольную форму. Указанный порядок приведен в п. 42 Правил №225 от 2003 года.

Его разновидностями являются устное замечание, выговор с занесением в личное дело, увольнение с материальной компенсацией ущерба работодателю и пострадавшему работнику. При выборе меры дисциплинарного взыскания работодателю стоит учитывать степень вины должностного лица.

к содержанию ↑

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения

Мнение эксперта

Семенов Александр Владимирович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Трудовая инспекция регулярно проводит плановые и внеплановые проверки организаций на предмет следования ими трудового законодательства. В ходе такой проверки она может оценить хранение трудовых книжек.

За инцидент с утратой или порчей трудовых книжек работодателя даже могут привлечь к уголовной ответственности.

Согласно ст. 140 Уголовного кодекса, неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, которые затрагивают его права и свободы, предусматривается штраф в размере 200 тыс. р. или заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификация на 2-5 лет.

По ст. 292 УК ответственность за внесение заведомо недостоверных данных в документацию из корыстных побуждений предусматривает наказание в виде штрафа до 80 тыс. р. или заработка осужденного за полгода, исправительные или принудительные работы до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет.

По ч. 2 ст. 325 УК наказание за кражу личного имущества (документа) гражданина предусматривает штраф до 80 тыс. р., арест до 3 месяцев или исправительные работы.

к содержанию ↑

Выдача трудовой книжки

Трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки в его последний рабочий день. О факте получения трудовой книжки работник должен расписаться в специальном учетном журнале, в котором фиксируется движение трудовых книжек.

В данном уведомлении нужно указать на необходимость явиться к работодателю за получением трудовой книжки или предоставить ему письменное согласие на отправку документа почтой. Без предварительного согласия или заявления работника на передачу трудовой книжки по почте работодатель не вправе пересылать ее.

Уведомление в адрес сотрудника желательно направить заказным ценным письмом. О получении его сотрудником можно будет удостовериться с помощью системы отслеживания почтовых отправлений.

Когда трудовая книжка была утрачена в результате чрезвычайного происшествия, которое массово уничтожило все кадровые документы, то работодатель создает специальную комиссию. Она должны восстановить данные о трудовом стаже на основании подтверждающих документов и свидетельских показаний.

Независимо от причины утраты трудовой книжки за весь период действий по ее восстановлению и исправлению сотруднику выплачивается заработок вплоть до дня выдачи ему трудовой книжки. При этом последним рабочим днем станет день выдачи трудовой книжки на руки.

к содержанию ↑

Может ли трудовая книжка храниться на руках у работника

Трудовая книжка не может храниться у сотрудника. Порядок их учета и хранения утвержден в 6 разделе Правил Постановления Правительства от 2003 года №225. Поэтому работодатель должен строго следовать указанным правилам.

При трудоустройстве работодатель получает от сотрудника заполненную трудовую книжку или оформляет ее самостоятельно, если для работника это первое место работы. Это документ хранится у работодателя вплоть до последнего рабочего дня сотрудника.

Таким образом, трудовая книжка является важным документом в кадровом делопроизводстве. Она хранится у работодателя начиная с первого рабочего дня сотрудника и заканчивая днем расторжения с ним трудового договора.

Работодатель не может передать трудовую книжку на хранение работнику, это противоречит закону. Организация обязана назначить через приказ ответственное лицо за учет, ведение и хранение трудовых книжек.

Главными требованиями к хранению трудовых книжек является обеспечение их сохранности и недопущение к ним доступа посторонних. За нарушение порядка хранения трудовых книжек работодателя могут привлечь к административной ответственности, а за утрату или незаконное удержание – даже к уголовной.

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется.

к содержанию ↑

Как правильно заполнять

Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается.

Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:

  • информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
  • сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
  • сведения о награждениях.

к содержанию ↑

Кто приобретает бланк трудовой книжки

Мнение эксперта

Семенов Александр Владимирович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003.

В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.

Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.

Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:

  • компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
  • вычитается из зарплаты сотрудника.
к содержанию ↑

Как правильно хранить трудовую книжку

Работодатели обязаны соблюдать требования к хранению трудовых книжек, установленные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этот документ устанавливает правила ведения и хранения как чистых бланков, так и текущих кадровых бумаг.

Для хранения заводят специальные книги учета:

Бланк Действующие документы
Наименование документа учета Приходно-расходная книга Книга учета движения
Где утверждена форма Приложение № 2 к постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69
Кто хранит Бухгалтерия Кадровая служба
Где хранить В условиях, позволяющих обеспечить сохранность бумаги: в сейфе, запирающемся шкафу или помещении
к содержанию ↑

Как назначить ответственного за хранение трудовых книжек

Пункт 45 правил говорит о том, что работодатель ответственен за сохранность бумаг работников и закрепляет обязанность возложить ответственность за хранение на конкретное должностное лицо. Ответственное лицо назначается приказом по организации.

Он не имеет законодательно установленной формы, составляется на бланке компании и содержит все возлагаемые на работника обязанности в связи с ведением и хранением кадровых бумаг, правила заполнения и хранения трудовых книжек оговаривают, что назначенное должностное лицо несет административную ответственность за несоблюдение правил обращения с бумагами сотрудников.

к содержанию ↑

Сколько хранить в организации

Кадровые документы выдаются в момент увольнения. Если документ не востребован после увольнения либо если сотрудник умер и его родственники не забрали документ, работодатель обязан хранить его у себя, срок хранения трудовых книжек установлен п.

449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 75 лет, если они закончены делопроизводством до 01.01.2003. И 50 лет — если после этой даты.

к содержанию ↑

Как правильно уничтожить трудовую книжку

В соответствии с п. 42 постановления № 225, бланки, испорченные при заполнении, подлежат утилизации.

Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, прежде чем непосредственно уничтожать, необходимо его правильно списать, а именно: составить акт, в котором перечислить номера всех уничтожаемых бланков, вклеив в него вырезанные номера. Акт не имеет жестко установленной формы.

Подписывает документ комиссия в составе сотрудников работодателя: кадровой службы и бухгалтерии.

После формального списания бумаги физически уничтожаются:

  • наняв для этого специализированную организацию;
  • либо самостоятельно в шредере или через сжигание.

к содержанию ↑

Хранение электронных трудовых книжек

С 2020 года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде. Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя.

Работник в любое время вправе посмотреть информацию о себе в личном кабинете застрахованного лица на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой.

В течение 2020 года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата.

Если работник целиком переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажный вариант и не несет более ответственность за хранение трудовых книжек, выданных на руки.

«Кадровый вопрос», 2013, N 6

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность

Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.

Организация учета и хранения трудовых книжек

и бланков трудовых книжек на предприятии

Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии — в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

Наименование должности руководителя предприятия

00.00.0000 И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)

о списании трудовых книжек

составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000

при оформлении оказалось испорчено

бланков трудовых книжек и

бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:

а) бланки трудовой книжки:

серия, номер — испорчен в результате;

б) бланки вкладыша в трудовую книжку:

Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия

Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия

подпись И. О. Фамилия

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению — в том числе в связи с несоответствием установленной форме — подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа — в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность работодателя и работника

за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

О назначении такого лица — как правило, сотрудника кадрового органа предприятия — работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ).

Так, в соответствии со ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Статья 292 «Служебный подлог» УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия), совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности — например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с «удобной» для него формулировкой увольнения.

Согласно ст. 293 «Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее.

Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н.

Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Наконец, в соответствии со ст. 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

» УК РФ работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т.

ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

В случае использования заведомо подложного документа — в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве) — работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.

Каждый человек, поступивший на службу или устроившийся на работу заводит специальный документ, в котором отражается история и последовательность должностей и мест работы – трудовая книжка. Это очень важный документ, который имеет юридическое значение, поэтому относиться к нему нужно с полной ответственностью, ведь восстанавливать его достаточно сложно.

Наверняка Вы задавались вопросом, где хранится трудовая книжка работника по закону, кто несет за нее ответственность, каким законом регулируется этот вопрос, об этом и многом другом Вы сможете узнать в данной статье.

к содержанию ↑

Что такое трудовая книжка

Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.

В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.

Мнение эксперта

Семенов Александр Владимирович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной. В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.

Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.

На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.

Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд. Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.

к содержанию ↑

Места и порядок хранения

В России действует целое Постановление Правительства, посвященное трудовым книжкам и порядку обращения с ними. В том числе, оно регулирует, где должны храниться трудовые книжки работников. Так, п. 42 регламентирует, что вкладыши из книжки относятся к бланкам строгой отчетности.

В связи с этим, местами хранения документа должны быть такие помещения или устройства, которые могут обеспечить безопасность, сохранность и целостность книжки, не допустить факты фальсификации, изъятия.

ВНИМАНИЕ! Сама оформленная книжка не является бланком строгой отчетности по закону. Но, она организация или предприниматель обязаны отвести сейф из металла, отдельный шкаф, специальное помещение, которые могли бы исключить возможность доступа третьих лиц к бумагам.

Работодатель самостоятельно может определить место хранения, но условие соблюдения безопасности является основным. В связи с этим, нет определенных требований к сейфу для хранения трудовых, если такое устройство и используется, то на общих принципах своего действия. В процессе хранения именно книжек никаких особенностей нет.

Процесс получения работодателем книжки начинается с момента трудоустройства гражданина, она должна быть взята сотрудниками отдела кадров. Затем происходит оформление и прием человека на работу, начинается трудовая деятельность с параллельным хранением трудовых книжек в организации.

По установленным правилами документ возвращается обладателю. Как хранить книжку на период трудоустройства? В большинстве случае сотрудники убирают ее в отведенное для этого место, либо установку. Достают только в случае необходимости внесения записи или выдачи документа.

Большую часть времени он должен оставаться изолированным, ни в коем случае нельзя допускать посторонних к книжкам и информации, содержащейся в них.

к содержанию ↑

Сроки

Сколько документ находится у работодателя? Ровно на протяжении всего периода трудовой деятельности человека. Есть некоторые краткосрочные исключения, когда книжка может быть отдана, но об этом речь пойдет далее.

Мнение эксперта

Семенов Александр Владимирович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

По окончании трудовых правоотношений, то есть при увольнении, документ выдается только на руки обладателю. В том случае, если наступила смерть работника, то под расписку документ могут забрать родственники.

В том случае, ели сотрудник был уволен, он должен как можно быстрее забрать документ с прежнего места работы. Сотрудники откладывают такую книжку в сторону от других и дают человеку 3 месяца на выполнение требования. Если книжку не забрали, то соблюдаются следующие действия:

  1. В самом документе делается отметка о том, что трудовой у работника нет, он ее не забрал в срок, предусмотренный законом.
  2. В карточке личного учета, которая была заведена на сотрудника ранее делается запись о том, что документ не на руках обладателя, та же запись оставляется в регистрационном журнале.
  3. В личное дело вкладываются документы, подтверждающие попытки работодателя вернуть трудовую сотруднику.

По происшествии 3 месяцев, трудовая книжка признается невостребованной и подлежит хранению вместе со всеми документами, только в отдельной пачке. Может ли сотрудник забрать ее? Разумеется, он должен ее забрать с предприятия.

Обратите внимание! Книжки, признанные невостребованными, хранятся на протяжении 2 лет в отделе кадров, затем передаются в архив на хранение не менее 50 лет.

к содержанию ↑

Можно ли получить документ на руки

В некоторых случаях-исключениях, допускается передавать документ на руки собственнику. Во всех иных ситуациях гражданин имеет право запросить заверенную копию документа, либо выписку из него. Органы государственной власти не уполномочены запрашивать оригиналы документа, поэтому если Вам он нужен, то копией вполне можно обойтись.

Работодатель может выдать документ, если:

  1. Работнику нужно обязательное социальное обеспечение, например назначении пенсии при условии, что трудовые отношения не прекращены. В таком случае сотрудник пишет заявление, забирать трудовую и обязывается вернуть ее в течение 3 дней. Этот срок исчисляется с момента получения книжки из органа социального обеспечения.
  2. При увольнении, о чем ранее было указано.

Как видите, вариантов не так уж много, это связано с важностью трудовой книжки, а так же с возможной ответственность работодателя за нарушение правил хранения.

Весь процесс передвижения трудовой книги фиксируется в книге (журнале) учета. В ней делается отметка о том, когда документ поступил в предприятие; кто, когда и зачем его забирал, реквизиты; когда был уволен человек.

к содержанию ↑

Ответственность за сохранность

Ввиду того, что все данные о местах и продолжительности работы человека сосредотачиваются в трудовой книжке, в случае ее утери возможность восстановления усложняется. В настоящее время нет общей базы, в которой бы хранилась вся информация о каждом работнике РФ, поэтому утрата книжки – достаточно проблемный вопрос, который желательно избежать.

Если человек является безработным и официально не трудоустроен, то он сам отвечает за целостность документа. На протяжении всего трудоустройства ответственным за сохранность становится работодатель.

В отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность, например при отказе работнику в выдаче документа, при несоблюдении установленных правил, которое повлекло утрату.

к содержанию ↑

Действия работодателя при утере

Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:

  1. Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат. В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.
  2. Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.

В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него. Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте.

Автор статьи

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Следующая

ДругоеХодатайство о снятии дисциплинарного взыскания: образец 2020 года

Отличная статья 0

Скопируйте макросы в личную книгу макросов

Чтобы создать личную книгу, сначала необходимо создать макрос и сохранить его в личной книге макросов. Прежде чем начать, убедитесь, что вкладка Developer доступна на ленте в Excel. См. Раздел Показать вкладку разработчика для получения дополнительной информации.

Создание и обновление личной книги макросов

  1. На вкладке Developer в группе Code щелкните Record Macro .

  2. В диалоговом окне Record Macro введите значащее имя макроса в поле Macro name . Убедитесь, что в названии нет пробелов.

  3. В поле Сохранить макрос в выберите Personal Macro Workbook .

  4. Щелкните ОК .

  5. Выполните действия, которые вы хотите записать.

  6. На вкладке Developer в группе Code щелкните Stop Recording .

  7. Закройте книгу.

    Появится сообщение с предложением сохранить изменения, внесенные в личную книгу макросов.

  8. Нажмите Сохранить , чтобы сохранить книгу.

Каждый раз, когда вы создаете новый макрос и сохраняете его в своей личной книге или обновляете любые содержащиеся в нем макросы, вам предлагается сохранить личную книгу так же, как при ее первом сохранении.

Совместное использование макросов

Если вы хотите скопировать макросы из личной книги в другую книгу или наоборот, вы можете сделать это в редакторе Visual Basic ( VBE ).Вы можете запустить редактор Visual Basic в Excel, нажав ALT + F11 . Дополнительные сведения о копировании макроса из одной книги в другую см. В разделе Копирование модуля макроса в другую книгу.

Если вы хотите поделиться своим файлом Personal.xlsb с другими, вы можете скопировать его в папку XLSTART на других компьютерах. В Windows 10, Windows 7 и Windows Vista эта книга сохраняется в папке C: \ Users \ user name \ AppData \ Local \ Microsoft \ Excel \ XLStart. В Microsoft Windows XP эта книга сохраняется в папке C: \ Documents and Settings \ user name \ Application Data \ Microsoft \ Excel \ XLStart.Книги в папке XLStart открываются автоматически при запуске Excel, и любой код, который вы сохранили в личной книге макросов, будет указан в диалоговом окне «Макрос»,

.

Если у вас есть один или несколько макросов, которыми вы хотите поделиться с другими, вы можете отправить им книгу, содержащую их, по электронной почте. Вы также можете сделать книгу доступной на общем сетевом диске или в библиотеке SharePoint Services.

Чтобы создать личную книгу, сначала необходимо создать макрос и сохранить его в личной книге макросов.Прежде чем начать, убедитесь, что вкладка Developer доступна на ленте в Excel. Для этого:

В меню Excel щелкните Настройки … > Лента и панель инструментов . В категории Customize the Ribbon в списке Main Tabs установите флажок Developer , а затем щелкните Save .

Создание и обновление личной книги макросов

Чтобы создать личную книгу, сначала необходимо создать макрос и сохранить его в личной книге макросов.

  1. На вкладке Developer щелкните Record Macro .

  2. В диалоговом окне Record Macro введите значащее имя макроса в поле Macro name . Убедитесь, что в названии нет пробелов.

  3. В поле Сохранить макрос в выберите Personal Macro Workbook .

  4. Щелкните ОК .

  5. Выполните действия, которые вы хотите записать.

  6. На вкладке Developer щелкните Stop Recording .

  7. Сохраните изменения, затем закройте книгу и, наконец, закройте Excel.

    Появится сообщение с предложением сохранить изменения, внесенные в личную книгу макросов.

  8. Нажмите Сохранить , чтобы сохранить книгу.

Каждый раз, когда вы создаете новый макрос и сохраняете его в личной книге, или обновляете уже существующие макросы, вам будет предложено сохранить личную книгу.

Совместное использование макросов

Если вы хотите скопировать макросы из вашей личной книги в другую книгу или наоборот, вы можете сделать это в редакторе Visual Basic ( VBE ). Вы можете запустить редактор Visual Basic в Excel, щелкнув Visual Basic на вкладке Developer . Дополнительные сведения о копировании макроса из одной книги в другую см. В разделе Копирование модуля макроса в другую книгу.

Если вы хотите поделиться своим файлом Personal.xlsb с другими, вы можете скопировать его в домашнюю папку Excel на других компьютерах. Эта папка для Mac находится в домашней папке ~ / Library / Containers / com.microsoft.Excel / Data / Library / Application Support / Microsoft / Roaming / Excel /.

Если у вас есть один или несколько макросов, которыми вы хотите поделиться с другими, вы можете отправить им книгу, содержащую их, по электронной почте. Вы также можете сделать книгу доступной на общем сетевом диске или в библиотеке SharePoint Services.

excel – запуск макросов в личной книге макросов на Mac

Ответ на нашу проблему заключался в том, что, поскольку мы закрыли все книги, включая личную книгу макросов (PMW), макросы в PMW больше не были доступны, когда мы открывали существующую книгу или создавали новую. Чтобы получить PMW, мы полностью закрыли Excel. Когда мы затем снова открыли Excel, PMW был автоматически открыт, и поэтому макросы снова стали доступны.(В качестве альтернативы мы могли бы открыть PMW из меню Excel File> Open Recent.)

Я думаю, что произошло то, что при импорте макросов путем копирования их откуда-то еще мы последовали онлайн-совету «показать» PMW. После того, как мы впоследствии закрыли электронную таблицу, над которой мы работали, PMW оставался видимым, поэтому мы закрыли его, не осознавая последствий. Нам следовало просто скрыть это.

Excel обычно ведет себя так, что PMW (если он существует) автоматически открывается при запуске Excel и остается скрытым, но открытым и доступным.

На Mac после закрытия всех открытых книг приложение Excel продолжает работать. Это означает, что если PMW был закрыт, а затем открыта книга из Finder или при запуске новой книги из Dock, макросы недоступны. Следовательно, чтобы гарантировать, что макросы будут доступны, необходимо убедиться, что PMW открыт. Если PMW был закрыт, его можно снова открыть, полностью выйдя из Excel (используя Cmd-Tab для переключения в Excel, затем Cmd-Q для выхода).Когда Excel впоследствии перезапустится, PMW должен автоматически открыться. [В качестве альтернативы, вместо выхода и перезапуска Excel можно повторно открыть PMW из меню «Файл»> «Открыть недавние», а затем использовать меню «Окно»> «Скрыть», чтобы скрыть его.]

В Windows поведение другое. Когда все книги закрываются, Excel также закрывается. Нет необходимости делать что-либо еще, чтобы обеспечить открытие PMW при следующем использовании Excel и, следовательно, доступность всех его макросов.

Персональная книга макросов

Excel: как создавать, использовать и делиться

В этом руководстве показано, как создать и использовать Personal.xlsb, чтобы сделать макрос Excel доступным во всех книгах.

Обычно, когда вы пишете макрос в Excel, к нему можно получить доступ только из этой конкретной книги. Но что, если вы хотите использовать его и в других файлах? Воссоздание одного и того же макроса для каждой книги – не лучшая идея. Вместо этого храните свои популярные коды VBA в личной книге макросов. Это сделает макросы доступными каждый раз, когда вы открываете Excel в любой книге!

Что такое персональная книга макросов Excel?

Персональная книга макросов – это специальный файл с именем Personal.xlsb в Excel 2007-2019 или Personal.xls в более ранних версиях. Любые макросы, хранящиеся в этом файле, доступны вам всякий раз, когда вы запускаете Excel. В личной книге замечательно то, что она по умолчанию скрыта, поэтому вы никогда не заметите, как она открывается в серверной части. Никаких действий с вашей стороны не требуется. Microsoft Excel просто знает, где находится этот файл в вашей системе, и ищет его автоматически при каждом запуске.

Помимо макросов, личная книга макросов может хранить ваши пользовательские функции (определяемые пользователем функции), написанные на VBA.

Ложка дегтя в том, что Персональная книга макросов Excel по умолчанию не существует. Для его создания вам потребуется записать хотя бы один макрос. После создания файла Personal.xlsb вы можете добавить в него любые другие макросы с помощью редактора VB Editor.

Где находится личная книга макросов?

Файл Personal.xlsb хранится в папке XLSTART в следующих местах.

В Windows 10, Windows 7 и Windows Vista:

C: \ Users \ Имя пользователя \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLSTART

В Windows XP:

C: \ Documents and Settings \ Имя пользователя \ Application Data \ Microsoft \ Excel \ XLSTART \

Обратите внимание, что папка AppData по умолчанию скрыта.Итак, чтобы перейти в папку XLSTART в проводнике Windows, установите флажок Скрытые элементы на вкладке View .

Примечание. Если папка XLSTART не существует на вашем компьютере, это означает, что ваша личная книга макросов еще не создана. Чтобы создать его, выполните следующие действия.

Как создать личную книгу макросов в Excel

Чтобы создать свою личную книгу макросов, вам необходимо записать любой макрос, что выполняется на вкладке Developer .Итак, прежде чем мы начнем, убедитесь, что в вашем Excel активирована вкладка «Разработчик».

Чтобы создать личную книгу макросов Excel, выполните следующие действия:

  1. В любой книге перейдите на вкладку Developer > группу Code и щелкните Record Macro .
  2. Появится диалоговое окно Record Macro . В раскрывающемся списке Сохранить макрос в выберите Personal Macro Workbook и нажмите OK .При желании вы можете изменить имя по умолчанию, такое как Macro1 , на более значимое.
  3. Если вы хотите записать конкретный макрос, выполните нужные действия. Если ваша цель – просто создать личную книгу, перейдите к следующему шагу.
  4. На вкладке Developer или в строке состояния щелкните Остановить запись .
  5. Сохраните и закройте все открытые книги. При этом отображается сообщение с предложением сохранить изменения, внесенные в личную книгу макросов, и вы нажимаете Сохранить :

    Это сообщение будет появляться каждый раз, когда вы создаете новый макрос или обновляете существующий макрос в своей личной книге. .

Готово! Создается файл Personal.xlsb, который будет автоматически открываться в фоновом режиме при каждом запуске Excel.

Теперь, когда у вас есть личная книга макросов, как в нее помещать макросы? Это можно сделать четырьмя разными способами:

  • Запишите макрос и сохраните его в личной книге макросов, как показано выше.
  • Напишите макрос в редакторе VB.
  • Скопируйте код VBA из другой книги.
  • Импортировать макросы из файла.bas файл.

Как просматривать, создавать, копировать и редактировать макросы в личной книге макросов

После сохранения файла Personal.xlsb на вашем компьютере вы можете просматривать, создавать и редактировать макросы в редакторе Visual Basic. Кроме того, вы можете скопировать код, который хотите повторно использовать, из другой книги.

Чтобы создать или отредактировать макрос в личной книге, вам нужно сделать следующее:

  1. Откройте редактор VB. Для этого нажмите ALT + F11 или нажмите кнопку Visual Basic на вкладке Developer в группе Code .
  2. В окне Project Explorer найдите объект PERSONAL.XLSB , разверните его и дважды щелкните Module1 , чтобы открыть его окно кода.
  3. В окне кода введите, скопируйте / вставьте или отредактируйте код VBA.
  4. Закройте редактор VB.
  5. Закройте Excel и при появлении запроса сохраните изменения, внесенные в личную книгу макросов.

Как использовать макросы, хранящиеся в личной книге

Макросы, хранящиеся в вашей личной книге, можно использовать в любом файле Excel.Для этого просто откройте рабочий лист, на котором вы хотите запустить макрос, и сделайте следующее:

  1. На вкладке Developer в группе Code нажмите кнопку Macros или нажмите сочетание клавиш Alt + 8.
  2. В диалоговом окне Macro вы увидите список макросов, доступных для использования во всех открытых книгах, включая те, которые хранятся в файле Personal.xlsb. Выберите целевой макрос и нажмите Выполнить .

Вы также можете назначить макросу собственный ярлык или запустить его, нажав специальную кнопку макроса.

Как экспортировать личную книгу макросов

Как и любой другой код VBA, макросы, хранящиеся в Personal.xlsb, можно экспортировать в файл .bas.

Чтобы экспортировать свою личную книгу макросов в , вам нужно сделать следующее:

  1. Откройте редактор Visual Basic.
  2. В проводнике проекта щелкните правой кнопкой мыши Module1 в разделе PERSONAL.XLSB и выберите Export File .
  3. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить личную книгу макросов, дайте файлу любое имя и нажмите Сохранить .

Чтобы импортировать файл .bas, которым кто-то поделился с вами, щелкните правой кнопкой мыши модуль под PERSONAL.XLSB, в который вы хотите поместить макросы, и выберите Импортировать файл .

Как поделиться личной книгой макросов в Excel

Если вы хотите поделиться своей личной книгой с другими людьми, действуйте одним из следующих способов.

Поделитесь файлом Personal.xlsb

Самый простой способ поделиться личной книгой макросов с кем-либо – это отправить им копию своей личной.xlsb как вложение, либо сохраните его в облачном хранилище или в локальной сети. А затем другие люди могут поместить ваш файл Personal.xlsb в свою папку XLSTART. Посмотрите, где находится Personal.xlsb.

Этот простой подход, однако, может быть опасен, если другой человек уже имеет свои собственные макросы в файле Personal.xlsb. Поэтому я бы рекомендовал заменять этот файл только на своих устройствах, когда вы абсолютно уверены, что ничего не испортите.

Копировать макросы в другую книгу

Если вы хотите поделиться несколькими макросами из личного архива.xlsb, вы можете скопировать эти макросы в другую книгу и отправить эту книгу по электронной почте другим пользователям. Подробные инструкции см. В разделе Как скопировать макросы в другую книгу.

Экспорт макросов в файл .bas

Профессиональный способ – переместить все макросы, которыми вы хотите поделиться, в один модуль и экспортировать этот модуль как файл .bas. Отправьте файл .bas другим пользователям по электронной почте, и они смогут импортировать его как новый модуль в свой файл Personal.xls.

Примечание. Имейте в виду, что некоторые макросы из вашей личной книги могут не работать для других пользователей, например Код VBA, относящийся к конкретному листу.

Как включить личную книгу макросов в Excel

Если однажды вы откроете Excel и обнаружите, что ваших любимых макросов больше нет, не паникуйте! Скорее всего, файл Personal.xlsb был отключен Excel после сбоя, обновления или по любой другой причине.

Вот шаги, чтобы ваша личная книга снова заработала:

  1. В Excel щелкните Файл > Параметры .
  2. В диалоговом окне Excel Options выберите Add-ins с левой стороны.
  3. В раскрывающемся списке Manage выберите Disabled Items и щелкните Go .
  4. В диалоговом окне Disabled Items выберите Personal Macro Workbook и нажмите Enable .
  5. Перезагрузите Excel.

Как предотвратить открытие Personal.xlsb, но не отключать макросы

По умолчанию личная книга макросов не должна отображаться в Excel.Если файл Personal.xlsb продолжает открываться всякий раз, когда вы используете макросы, и это действительно вас беспокоит, вы можете скрыть его следующим образом:

  1. Перейдите к книге PERSONAL.XLSB.
  2. На вкладке View в группе Window щелкните Hide .

Вот и все! С этого момента личная книга будет скрыта от просмотра, но по-прежнему будет запускаться в фоновом режиме, чтобы вы могли получить доступ к сохраненным в ней макросам.

Как показать личную книгу в Excel

Чтобы сделать вашу личную книгу макросов видимой, вам нужно сделать следующее:

  1. На вкладке View в группе Window щелкните Unhide .
  2. В диалоговом окне Показать выберите PERSONAL.XLSB и нажмите ОК .

Как удалить файл Personal.xlsb

Если вы хотите полностью удалить личную книгу макросов со своего компьютера, удалите файл Personal.xlsb из папки XLSTART. Вот как:

  1. Закройте все книги Excel.
  2. Откройте проводник Windows.
  3. На вкладке Просмотр в группе Показать / скрыть установите флажок Скрытые элементы .
  4. Перейдите в папку XLSTART. В Windows 7-10 он находится здесь:

    C: \ Users \ Имя пользователя \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLSTART \

  5. Выберите PERSONAL.XLSB и нажмите клавишу Delete или щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Удалить из контекстного меню.

Примечание. Чтобы удалить Personal.xlsb, необходимо сначала закрыть приложение Excel. Если файл не удаляется, это означает, что он все еще работает в фоновом режиме.Чтобы исправить это, откройте диспетчер задач и завершите все запущенные процессы Excel.

Вот как сделать ваши любимые макросы Excel доступными во всех книгах. Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

руководств, формул и функций Excel для начинающих и опытных пользователей

Ultimate Suite

Более 60 профессиональных инструментов для Microsoft Excel

Этот исчерпывающий набор инструментов для экономии времени охватывает более 300 вариантов использования, чтобы помочь вам выполнить любую задачу безупречно, без ошибок и задержек.

Работает для: Windows

Узнать больше об Ultimate Suite Общие шаблоны электронной почты

Пользовательские шаблоны писем для команд и отдельных лиц

Не тратьте время на ввод одних и тех же ответов на повторяющиеся электронные письма. Составьте свой ответ только один раз, сохраните его как шаблон и используйте повторно, когда захотите.

  • Быстрый ответ на электронные письма с помощью шаблонов
  • Персонализируйте свои ответы с помощью макросов
  • Автоматически прикреплять файлы и изображения
  • Использовать черновики Outlook в качестве шаблонов
  • Создавайте красивые дизайны писем
  • Защитите свою конфиденциальность с помощью шифрования
  • Использование на устройствах с сенсорным экраном
  • Запуск на ПК, Mac, планшете с Windows

Работает для: Windows • macOS • Outlook Online

Узнать больше об общих шаблонах электронной почты Проверка ссылок для Microsoft Word

С легкостью управляйте ссылками в документе

Найдите все ссылки в вашем документе, проверьте их, исправьте недействительные и удалите ненужные записи одним щелчком мыши, чтобы документ оставался аккуратным и актуальным.

  • Искать все типы ссылок
  • Определить состояния связи
  • Одновременное редактирование нескольких гиперссылок
  • Сортировка и фильтрация ссылок по разным критериям

Работает для: Windows

Узнать больше о Link Checker Text Toolkit для Excel

35+ удобных опций для идеального оформления текстовых ячеек

Вместо того, чтобы строить формулы или выполнять сложные многоступенчатые операции, запустите надстройку и выполняйте любые манипуляции с текстом одним щелчком мыши.

  • Обрезать лишнее
  • Преобразование текста в числа
  • Подсчет символов и слов
  • Изменить регистр букв
  • Извлечь текст или числа
  • Удалить текст на его месте
  • Добавить тот же текст в выделенные ячейки
  • Разделить ячейки по символу, строке или маске
  • Заменить ненужные символы
  • Исключить ведущие нули
  • Чистые непечатаемые символы
  • Поменять местами текст в ячейках

Работает для: macOS • Excel Online

Узнать больше о Text Toolkit

Дополнения для Google Таблиц

макросов Excel – персональные.xlsb

Personal.xlsb

Эта книга не будет существовать, пока вы не запишите свой первый макрос, а не закроете и снова не откроете Excel.
Любые хранящиеся здесь макросы будут доступны для запуска из любой книги.


Ваша личная книга макросов

Этот файл будет создан автоматически, когда вы выберете «Персональная книга макросов» в диалоговом окне «Запись макроса».
Это скрытая книга, которую вы можете использовать для хранения любых общих служебных макросов, которые вы хотите использовать (и применить) к любой открытой книге.
Это можно рассматривать как место для хранения ваших так называемых «глобальных» макросов, то есть макросов, которые вы хотите использовать постоянно.
После создания этот скрытый файл всегда будет доступен, когда открыт Excel.


Файл уже существует?

Чтобы проверить, создан ли файл, откройте пустую книгу и выберите вкладку «Просмотр».
Если команда «Показать» отключена, значит, ваш файл Personal.xlsb не был создан.

Если команда «Показать» включена, нажмите ее и посмотрите, отображается ли файл Personal.xlsb в списке.
Если это имя файла присутствует в списке, значит, файл существует.


Где сохраняется файл?

Этот файл сохраняется в папке автозагрузки Excel при закрытии Excel.
Если у вас есть файл Personal.xlsb, он будет храниться в папке Personal xlStart :
Для получения дополнительных сведений о точном расположении этой папки перейдите на страницу Рабочие книги> Папки автозагрузки .
365 – C: \ Users \ “имя пользователя” \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLStart \
2019 – C: \ Users \ “имя пользователя” \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLStart \
2016 – C: \ Users \ “имя пользователя” \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLStart \
2013 – C: \ Users \ “имя пользователя” \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLStart \


Сохранение ваших макросов

Когда вы записываете свой первый макрос, он по умолчанию сохраняется в «этой книге».

Сохранение макросов в «этой книге» имеет смысл, когда вы манипулируете данными для конкретной книги.
Выбор «Новая книга» имеет смысл, когда вы экспериментируете с устройством записи макросов и не хотите, чтобы записанные макросы добавлялись в активную книгу.
Использование «Персональной книги макросов» имеет смысл, когда вы записываете служебный макрос, который можно использовать в нескольких различных книгах.
Личная книга макросов предоставляет вам способ сохранения общих служебных макросов, которые только вы можете использовать .
Если вы хотите, чтобы распространял ваши макросы среди других людей , вам необходимо Создать надстройку Excel .


Важно

Другой способ проверить, существует ли файл Personal.xlsb, – это выбрать вкладку «Разработчик», нажать «Макросы» и развернуть раскрывающийся список «Макросы в». Существует ли Personal.xlsb в этом списке.
Ваша книга Personal.xlsb – это обычная и легкая цель для макровирусов, поэтому, если вы внесли много изменений в среду Excel, стоит сохранить копию этого файла.


© 2021 Better Solutions Limited. Все права защищены. © 2021 Better Solutions Limited TopPrevNext

Где находится персональная книга макросов Excel? – пшеничный блог

[ Последнее обновление: 26 апреля 2019]

Иногда я веду блог в основном для того, чтобы запомнить их и на случай, если они могут быть полезны другим. Этот пост попадает в эту категорию. Если вы используете Microsoft Excel и у вас есть макрос, который должен быть доступен глобально – в любой открытой книге, – вы можете поместить его в свою личную книгу макросов, которая представляет собой просто книгу Excel (в двоичном формате, XLSB, для ускорения ), который находится в определенном месте, где Excel будет искать его при каждом запуске.Однако там, где он живет, является движущейся целью.

В моей установке Windows 10, работающей с Excel 2016, он находится здесь:

 C: \ Users \ пшеничный хлеб \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLSTART \ PERSONAL.XLSB 

В Windows 7 он находится здесь:

 C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLSTART \ PERSONAL.XLSB 

В Windows XP он находится здесь:

 C: \ Documents and Settings \ Application Data \ Microsoft \ Excel \ XLSTART \ PERSONAL.XLSB 

В любом случае, простой способ создать PERSONAL.XLSB – не возиться напрямую с файловой системой. Вместо этого просто запишите макрос в Excel и, когда вам будет предложено сохранить его, выберите Personal Macro Workbook из раскрывающегося меню Store Macro In в диалоговом окне Record Macro . Запишите, как вы набираете несколько чисел и добавляете к ним какое-то форматирование или что-то подобное. Впоследствии вы можете открыть личную книгу макросов с помощью кнопки Visual Basic на вкладке Developer позже и удалить все, что вы записываете.После создания ваша личная книга макросов будет указана в редакторе VBA как «VBAProject (PERSONAL.XLSB)».

В поисках пути

Лучший способ найти подсказку к комментатору Кевину Вудворду – это использовать редактор Visual Basic (VBE). В наши дни версии Excel для Mac и Windows поддерживают VBA и имеют в основном один и тот же VBE. Единственное отличие – это сочетания клавиш, которые вы используете для взаимодействия с ним.

В Windows:

  1. Нажмите alt + F11 , чтобы открыть VBE.
  2. Если непосредственное окно не отображается, нажмите ctrl + g , чтобы сделать его видимым.
  3. В ближайшем окне введите ? Application.StartupPath
  4. Нажмите ввод / возврат

На Mac:

  1. Нажмите fn + option + F11 , чтобы открыть VBE.
  2. Если непосредственное окно не отображается, нажмите ctrl + command + g , чтобы сделать его видимым.
  3. В ближайшем окне введите ? Application.StartupPath
  4. Нажмите ввод / возврат

Путь к папке XLSTART появится, даже если она скрыта в Windows.

Некоторые дополнительные сведения о Truly Nerdy

Расположение личной книги макросов немного сбивает с толку, потому что старые версии Excel хранили ее в папке XLSTART, скрытой внутри папки Program Files. Несмотря на то, что вы не можете записывать в него какие-либо файлы, Excel 2007 и Excel 2010 также имеют папки XLSTART внутри каталога Program Files. Вот пути:

Для Excel 2010:

 C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office14 \ XLSTART \ 

Для Excel 2007:

 C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office12 \ XLSTART \ 

«Офис 14» – это внутреннее имя Office 2010.На самом деле это 13-я версия Office, но Microsoft сочла целесообразным не назвать ее Office 13 из-за предрассудков. Итак, «Office 12» – это Office 2007, «Office 11» – это Office 2003 и так далее. Если вы застряли при запуске Excel 2003 на компьютере с Windows XP, вы найдете PERSONAL.XLSB по этому пути:

 C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office11 \ XLSTART \ 

.

Что такое расположение личной книги Excel?

Персональная книга макросов Excel – это рабочая книга, которая содержит все созданные вами макросы в одном месте.

Эта книга обычно открывается при запуске Excel, но поскольку она скрыта, вы не можете ее увидеть.

Точное расположение личной книги макросов, однако, может быть немного сложно найти, поскольку вы не найдете ее в папке Documents вместе с другими документами Excel.

В этом руководстве мы покажем вам, как найти расположение вашей личной книги макросов Excel .

Мы также покажем вам, как вы можете просматривать личную книгу, если вы хотите внести изменения в любой из ваших макросов.

Почему в Excel есть личная книга макросов?

Когда вы пишете или записываете макрос в Excel, вы можете получить к нему доступ только из той книги, в которой он был создан.

Но воссоздавать макросы каждый раз, когда вы открываете новую книгу, может быть бесполезным.

Таким образом, Excel позволяет хранить часто используемые макросы в одном месте (персональная книга макросов ), которая всегда открывается в фоновом режиме при запуске приложения Excel.

Таким образом, ваши макросы доступны всегда и в любой книге!

Как создать личную книгу макросов Excel?

Каждый раз, когда вы пишете или записываете макрос, Excel дает вам возможность сохранить его в личной книге макросов Excel.

Если у вас еще нет личной книги макросов Excel, вы можете легко ее создать, выполнив следующие действия:

  1. В меню Developer нажмите « Record Macro » в группе «Code» .
  1. Откроется окно макроса записи .
  2. Введите имя для макроса (если хотите) и в раскрывающемся меню под « Сохранить макрос в: » выберите « Personal Macro Workbook ».
  1. Нажмите ОК.
  2. Теперь начнется запись вашего макроса. Если у вас есть макрос, который вы хотите записать, запишите его, в противном случае просто переходите к следующему шагу.
  3. Нажмите « Остановить запись » на вкладке Developer .
  1. Вы закончили запись макроса.
  2. Закройте окно Excel, и вас спросят, хотите ли вы сохранить только что записанный макрос в личной книге макросов .
  3. Нажмите Сохранить .

Теперь ваша персональная книга макросов должна быть создана.

Расположение личной книги Excel

Личная книга макросов всегда хранится в специальном файле с именем «личный».xlsb ’в более новых версиях Excel (начиная с 2007 г.). В более ранних версиях он сохраняется как « personal.xls ».

Книга

Personal Macro всегда хранится в папке XLSTART.

Excel всегда просматривает эту папку при запуске. Таким образом, любой файл, хранящийся здесь, загружается при запуске Excel.

Проблема в том, что расположение этой папки нам может быть непросто.

Итак, вот простой прием, который вы можете использовать для быстрого определения местоположения папки XLStart.

  1. На вкладке Developer выберите Visual Basic.
  1. Откроется окно Visual basic Developer .
  2. Слева вы увидите окно Project , содержащее список всех ваших проектов VBA и связанных с ними модулей.
  1. Выберите « VBAProject (PERSONAL.XLSB) ».
  1. В окне Immediate (внизу окна Developer ) введите «? Thisworkbook.Путь ».
  1. Нажмите клавишу возврата
  2. Теперь вы должны увидеть путь к папке, содержащей файл « Personal.xlsb » на вашем компьютере.
  1. Скопируйте этот путь и вставьте его в строку расположения файлов в проводнике и нажмите клавишу возврата.

Теперь вы должны увидеть свою личную книгу макросов как ‘personal.xlsb ’ в папке XLSTART.

Как показать личную книгу макросов

Персональная книга макросов всегда доступна в любой открытой книге Excel.Причина, по которой мы его не видим, заключается в том, что он остается скрытым на заднем плане.

Возможно, вы захотите просмотреть эту книгу, возможно, для того, чтобы внести изменения в хранящиеся в ней макросы или для каких-либо других целей.

Чтобы просмотреть личную книгу макросов, вам нужно просто отобразить ее.

Вот как это сделать:

  1. В меню View нажмите кнопку «Показать» (в группе «Окно» ).
  1. Откроется диалоговое окно Показать , в котором вы можете выбрать скрытую книгу, которую хотите показать.
  2. Выберите «Личный» из списка книг, отображаемого в поле, и нажмите «ОК».
  1. Это покажет вашу личную книгу макросов и переместит ее на передний план.

Эта книга практически пуста и состоит только из сохраненных вами макросов. Однако, если есть определенная информация или данные, которые вы хотите сделать доступными во всех книгах, вы можете продолжить и добавить их в личную книгу макросов.

Чтобы снова скрыть книгу, просто нажмите View- > Hide .

В этом руководстве мы объяснили, что такое книга Excel Personal Macro , как она работает, а также как найти ее в файлах и папках вашего компьютера.

Мы также показали вам, как просматривать книгу, вносить в нее изменения, а затем как снова скрыть ее, чтобы она продолжала работать в фоновом режиме, не мешая.