Содержание

В первом чтении Госдумой принят законопроект, позволяющий заключать трудовой договор с дистанционным работником в электронном виде.

Госдумой 16 октября 2012 г. в первом чтении был принят законопроект, который вносит изменения в Трудовой кодекс РФ и в Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и позволяет заключать трудовые договоры между работодателем и дистанционным работником в электронном виде.

Подробную информацию о ходе рассмотрения законопроекта и его текст можно посмотреть на сайте Госдумы.

Дистанционными работниками, в соответствии с данным законопроектом, считаются лица, заключившие трудовой договор о  выполнении определенной этим договором трудовой функции вне места расположения работодателя, в том числе в другой местности (за  исключением надомников), с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” и других видов связи.

Таким образом, если Закон будет принят, работодатель и сотрудник смогут в электронном виде заключать трудовой договор.

Также дистанционный работник сможет предоставлять необходимые для заключения трудового договора документы (ст. 65 Трудового кодекса РФ), работодатель сможет отправлять для ознакомления документы при приеме на работу (ст. 68 Трудового кодекса РФ). При этом используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Остаются нерешенными некоторые вопросы, например, при заключении трудового договора будущий работник может предоставить работодателю необходимые документы в электронном виде, но при этом не указан порядок подтверждения подлинности указанных документов.

Также законопроект предусматривает внесение изменений в ст. 1 Федерального закона от 6.04.2011 года № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Сейчас эта статья выглядит так: «Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий».

Данный законопроект предусматривает дополнение этого предложения словами, «а также в иных случаях, установленных федеральными законами”. Это означает, что область применения ФЗ № 63-ФЗ будет расширяться и давать возможность более широкого использования юридически значимого обмена электронными документами.

Так или иначе, принятие данного закона будет означать, что государство сделало очередной шаг навстречу электронному документообороту.

 

01.02.2013

Статья 65 [ТК РФ] – последняя редакция

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

Разрешение органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицами, не достигшими возраста 14 лет В избранное

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) органами местного самоуправления, должностными лицами, муниципальными служащими органов местного самоуправления, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
  • нарушение срока предоставления государственной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги;
  • отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги;
  • отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга;
  • требование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга;
  • отказ органа местного самоуправления, муниципального служащего органа местного самоуправления, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган местного самоуправления. Жалобы на решения, принятые должностным лицом органа местного самоуправления, подаются в Правительство Санкт‑Петербурга.

Жалоба может быть направлена по почте, через МФЦ, с использованием информационно‑телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта органа местного самоуправления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

  • наименование органа местного самоуправления, должностного лица органа местного самоуправления либо муниципального служащего органа местного самоуправления, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа местного самоуправления, должностного лица органа местного самоуправления либо муниципального служащего органа местного самоуправления;
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа местного самоуправления, должностного лица органа местного самоуправления, либо муниципального служащего органа местного самоуправления.
    Заявителем могут быть представлены документы (при наличии) либо их копии, подтверждающие доводы заявителя.

Жалоба, поступившая в органы местного самоуправления, подлежит рассмотрению в следующие сроки:

  • в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы;
  • в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы в случае обжалования отказа органа местного самоуправления, должностного лица органа местного самоуправления в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений;
  • в иные сроки в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

По результатам рассмотрения жалобы орган местного самоуправления принимает одно из следующих решений:

  • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом местного самоуправления опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах;
  • отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

При рассмотрении жалобы органом местного самоуправления гражданин имеет право:

  • знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
  • получать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
  • обжаловать принятое решение или действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;
  • обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы). Органы местного самоуправления, его должностные лица, муниципальные служащие органа местного самоуправления обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Исполнительные органы государственной власти Санкт‑Петербурга и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

В случае если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия органа местного самоуправления, предоставляющего государственную услугу, жалоба (претензия) может быть направлена в адрес Комитета по социальной политике Санкт‑Петербурга:

190000, г. Санкт‑Петербург, пер. Антоненко, д. 6;

телефон (812) 576‑24‑61, факс (812) 576‑24‑60;

e‑mail: [email protected]

Вице‑губернатор Санкт‑Петербурга, курирующий соответствующую отрасль:

191060, г. Санкт‑Петербург, Смольный;

телефон (812) 576‑44‑80, факс (812) 576‑7955.

В случае если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия сотрудника подразделения МФЦ, жалоба (претензия) направляется в адрес Администрации Губернатора Санкт‑Петербурга:

191060, Смольный, Администрация Губернатора Санкт‑Петербурга;

e‑mail: [email protected];

телефон (812) 576‑70‑42.

Ответы на запросы записей от нынешних и бывших сотрудников

Работодатели должны знать о требованиях и сжатых сроках, которые они предъявляют при ответе на запрос сотрудника о предоставлении различных документов о трудоустройстве в соответствии с законодательством Калифорнии. Эта пятничная пятерка посвящена пяти областям записей, которые обычно запрашиваются соискателями, нынешними или бывшими сотрудниками, а также некоторым общим срокам выполнения этих запросов.

1. Действующие и бывшие сотрудники имеют право на ведение кадрового учета в соответствии с разделом 1198 Трудового кодекса.5.

В соответствии с разделом 1198.5 (a) Трудового кодекса Калифорнии каждый нынешний и бывший сотрудник или их представитель имеет право просматривать и получать копию своих кадровых документов. Что касается запросов в соответствии с 1198.5, запрос должен быть сделан в письменной форме двумя способами:

  • Написано и представлено нынешним или бывшим сотрудником или его или ее представителем.
  • Написано и отправлено нынешним или бывшим сотрудником или его или ее представителем путем заполнения формы, предоставленной работодателем.

Работодатели должны выполнить запрос не позднее 30 календарных дней с момента получения письменного запроса. Раздел 1198.5 (b) (1) Трудового кодекса.

2. Термины «кадровый учет» или «кадровое дело» в Трудовом кодексе не определены.

Поскольку в разделе 1198.5 Трудового кодекса упоминается термин «кадровая документация», но не дается определения этого термина, существует значительная двусмысленность в отношении того, какие документы должны храниться в личном деле сотрудника и какие документы должны быть доступны по запросу для проверки или копирования. кадровый учет.Хотя это не является юридически обязательным для работодателей, есть некоторые указания Отдела по соблюдению трудовых стандартов («DLSE»), выражающие следующее мнение:

Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми», – это те записи, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадровых записей» (этот список не исчерпывающий):
1. Заявление о приеме на работу
2. Форма разрешения на начисление заработной платы
3. Уведомления о поощрении, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении
4. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
5. Уведомления о повышении или сокращении заработной платы
6. Образование объявления и записи об обучении
7. Аттестация / проверка работы
8. Записи посещаемости

Тем не менее, в разделе 1198.5 (h) Трудового кодекса четко указано, что этот раздел не распространяется на: (1) записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, (2) рекомендательные письма, (3) рейтинги, отчеты или записи, которые были: получены до приема на работу сотрудника, подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или получены в связи с рекламным экзаменом.Кроме того, работодатели могут отредактировать имена «любого сотрудника, не осуществляющего надзор», содержащиеся в запрашиваемом личном деле. Раздел 1198. 5 (g) Трудового кодекса.

Раздел 1198.5 Трудового кодекса

предусматривает, что работодатели должны хранить копию кадрового учета работника в течение трех лет после того, как работник уволился из компании. Раздел 1198.5 (c) (1) Трудового кодекса.

3. Право на ознакомление с личным делом в соответствии с разделом 1198.5 прекращается после подачи иска.

Если нынешний или бывший сотрудник подает иск, который «касается кадрового дела против его или ее работодателя или бывшего работодателя», право на проверку кадровой документации в соответствии с разделом 1198 Трудового кодекса утрачивает силу.Разделы 1198 (n) и (o) Трудового кодекса.

4. Раздел 432 Трудового кодекса предоставляет заявителям и сотрудникам право на получение копии любого документа, который он или она подписали.

Сотрудник или заявитель имеет право получить любой документ, касающийся «получения или сохранения работы». Сотруднику или заявителю должен быть предоставлен документ «по запросу». Статья 432 Трудового кодекса.

5. У работодателей есть 21 день на то, чтобы предоставить информацию о заработной плате, требуемую в соответствии с разделом 226 Трудового кодекса.

Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам подробные отчеты о заработной плате или квитанции о заработной плате, в которых перечислены различные статьи. Я уже писал здесь о требованиях, которые должны содержаться в отчетах о заработной плате, а DLSE предоставляет примеры квитанций об оплате труда на своем веб-сайте для почасовых сотрудников здесь и для сотрудников, получающих сдельную оплату здесь.

В соответствии с разделом 226 (c) Трудового кодекса работодатели имеют 21 календарный день для ответа на письменные или устные запросы о проверке или копировании записей, указанных в этом разделе.В соответствии с этим разделом Трудового кодекса работодатели могут предпринять разумные шаги для обеспечения идентификации нынешнего или бывшего сотрудника, а фактические затраты на воспроизводство могут быть оплачены работодателем.

К запросу на ведение кадрового учета и ведомости заработной платы работодатели не могут относиться легкомысленно, а несоблюдение различных требований может повлечь за собой ответственность работодателей. Важно немедленно обратиться к юрисконсульту после того, как сотрудник или его представитель сделает устный или письменный запрос о предоставлении документов, связанных с трудоустройством, или обеспечит выполнение запроса.Это также ключевой период времени, чтобы оценить, может ли сотрудник подать иск, и предпринять шаги для решения любых потенциальных проблем до судебного разбирательства, если это вообще возможно.

Запрос трудовой книжки? Не верь; Проверять!

Seyfarth Сводка: Адвокаты истцов обычно используют положения Трудового кодекса для проведения досудебного расследования, запрашивая данные о занятости. Для работодателей, которые изо всех сил стараются выполнить эти зачастую обременительные требования, мы предлагаем несколько практических советов о том, как использовать меры защиты, предусмотренные законом для работодателей и (возможно) ничего не подозревающих сотрудников, от имени которых якобы сделан запрос.

Получили ли вы письмо юриста, содержащее, казалось бы, бесконечный список трудовых книжек, затребованных от имени нынешнего или бывшего сотрудника? Если так, считайте себя в большинстве. В настоящее время адвокаты истцов засыпают работодателей требованиями о занятости до того, как они возбудят судебный иск против компании. В письме также может быть перечислена длинная серия предполагаемых нарушений закона в поисках быстрого урегулирования и получения высокой зарплаты.

В этом блоге рассказывается о некоторых средствах защиты, которые есть у работодателей, и рассказывается о некоторых творческих способах реагирования в следующий раз, когда вы получите предсудебный запрос на документ.

Краткое изложение закона

Трудовой кодекс §§ 1198.5 и 226 – это два законодательных акта, которые чаще всего используются для поиска трудовых книжек. Раздел 1198.5 дает право сотруднику, бывшему сотруднику или ее представителю (обычно адвокату) проверять или получать копию кадровой документации, относящейся к работе сотрудника или любой претензии, касающейся сотрудника. Неисчерпывающий список примеров охватываемых документов DLSE включает в себя следующие элементы: заявления о приеме на работу, служебные аттестации, благодарности, предупреждения, дисциплинарные меры и жалобы на сотрудника.

Раздел 226 дает право работнику или его представителю запрашивать отчеты о заработной плате работника. Работодатели, отвечающие на запрос Раздела 226, могут предоставить «компьютерную запись» вместо фактических копий ведомостей заработной платы, при условии, что эта запись содержит все девять указанных элементов информации, таких как все почасовые ставки, отработанные часы, заработанная валовая заработная плата и т. Д. И с 1 января 2019 года работодатели должны предоставлять работнику копию ведомости заработной платы или компьютерную запись по запросу, а не просто предоставлять возможность для «проверки».”

Работодатель должен предоставить соответствующие документы в определенные сроки – кадровый учет в течение 30 дней и отчеты о заработной плате в течение 21 дня. Несвоевременный ответ на эти запросы может повлечь за собой штрафные санкции, гражданские иски и, в некоторых случаях, уголовную ответственность.

Ранее мы подробно анализировали эти положения и способы выполнения запросов на запись в соответствии с ними.

Могу ли я что-нибудь сделать перед выпуском пластинок?

Прежде чем слепо выполнять запросы и предоставлять все соответствующие документы, работодатели должны рассмотреть возможность проверки личности человека, ищущего записи, и того, действительно ли это лицо имеет право на их получение.Разделы 1198.5 и 226 прямо разрешают компании принимать «разумные меры» для проверки личности сотрудника или представителя, запрашивающего трудовые книжки. В соответствии с разделом 1198.5 (e) работодатель «может предпринять разумные шаги для проверки личности нынешнего или бывшего сотрудника или его или ее уполномоченного представителя». В соответствии с разделом 226 (b) работодатель «может предпринять разумные меры для установления личности нынешнего или бывшего сотрудника».

Почему мне следует обращаться за проверкой перед производством записей?

Есть несколько причин для внедрения процесса проверки:

  • Записи о занятости часто содержат конфиденциальную и частную информацию, такую ​​как номера социального страхования, финансовые данные и контактную информацию.Учитывая растущую угрозу кражи личных данных, работодатели должны помнить о том, чтобы предоставлять конфиденциальные записи о занятости незнакомцам, которые утверждают, что являются сотрудником или его представителем.
  • Запросы о трудоустройстве часто приводят к тому, что компаниям не хватает времени, чтобы собрать их и отреагировать. Обращаясь к проверке, компания создает основу для аргумента, что у нее должно быть больше времени для сбора запрошенной информации и завершения проверки соответствующих документов.
  • Процесс проверки помогает убедиться в наличии существующих отношений между адвокатом и нынешним или бывшим сотрудником и в том, что сотрудник уполномочил поверенного получать записи от ее имени.
  • Процесс проверки вынуждает поверенного потребовать повторного взаимодействия с клиентом. В некоторых случаях сотрудник может изменить свое мнение и больше не желает подавать в суд на компанию. Когда это происходит, поверенный, который утверждает, что представляет сотрудника, не может выполнить запрос проверки, и компания может больше никогда не получить ответ от поверенного (или сотрудника).

Итак, в следующий раз, когда вы получите письмо от юриста по трудоустройству, подумайте о том, как лучше всего ответить.Поскольку каждый запрос следует рассматривать и оценивать в индивидуальном порядке, убедитесь, что вы обращаетесь за надлежащей юридической консультацией к квалифицированному юристу по трудоустройству.

Если вам нужна помощь или у вас есть вопросы о стратегиях ответа на запросы из трудовой книжки, пожалуйста, свяжитесь с авторами или вашим любимым адвокатом Зейфарта.

Калифорнийских кадровых дел, ведомостей заработной платы и квитанций о заработной плате – о, боже!

Джудит Дроз Киз, Davis Wright Tremaine LLP

Большинство специалистов по персоналу в Калифорнии знакомы с запросами сотрудников и бывших сотрудников, а также их юристов на получение копий кадровой документации. Закон Калифорнии с небольшими изменениями за последние годы дал сотрудникам право проверять и получать копии определенных записей.

Тем не менее, получение таких запросов может быть неприятным, особенно когда письмо с запросом документов искажает то, что требует закон, и заставляет думать, что если компания немедленно не подчинится, будут ужасные последствия.

Вот некоторые рекомендации, а также несколько практических советов по ответам на запросы о занятости. Мы сосредоточились на запросах копий документов, но те же предложения относятся и к проверке файлов на месте.

Личный учет

В соответствии с разделом 1198.5 Трудового кодекса в течение 30 календарных дней с момента получения письменного запроса работодатель должен предоставить копии «кадровых записей, которые ведет работодатель в отношении результатов работы работника или любых жалоб, касающихся работника». Расширяя расплывчатую формулировку устава, веб-сайт уполномоченного по труду дает более подробное объяснение:

Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми», – это те записи, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение.

Примеры, перечисленные уполномоченным по труду, включают заявления о приеме на работу, обзоры результатов работы, предупреждения и записи о посещаемости. (Для получения дополнительной информации щелкните здесь.)

Закон специально исключает записи, связанные с расследованием возможного преступления, рекомендательные письма и документы, полученные до приема на работу сотрудника. Кроме того, работодателям разрешается редактировать имя любого сотрудника, не осуществляющего надзор, кроме запрашивающего сотрудника. Сотрудники, охваченные профсоюзным контрактом, отвечающим определенным стандартам, исключаются из сферы действия закона, так же как и сотрудники, участвующие в ожидающем судебном разбирательстве судебном процессе, «относящемся к кадровому вопросу.”

Штраф за несоблюдение составляет 750 долларов. Закон о генеральном частном прокуроре (PAGA) может предусматривать дополнительное наказание. В иске о принуждении к соблюдению закона суд может издать судебный запрет и потребовать от работодателя оплатить гонорары и расходы работника адвокатам.

Документы, подписанные сотрудником

В соответствии с разделом 432 Трудового кодекса работодатели должны по запросу предоставить соискателям вакансий и сотрудникам (и, предположительно, бывшим сотрудникам) копию любого подписанного ими «документа», «касающегося получения или сохранения работы».«Запрос не должен быть написан, и нет определенного времени для выполнения и никаких предписанных штрафов. Также нет исключения для сотрудников, на которых распространяется профсоюзный договор или ожидающий судебный процесс.

Заработная плата

Статья 226 Трудового кодекса

– это многоцелевой закон. Во-первых, в подразделе (а) статут требует, чтобы определенная информация появлялась в квитанциях о заработной плате сотрудников или ведомостях заработной платы. (Будьте осторожны! Необходимо включить девять категорий информации, и закон неумолим, если что-то упущено.) Во-вторых, в подразделах (b) и (c) статут гласит:

Работодатель [который] получает письменный или устный запрос на проверку или получение копии записей [платежной ведомости], относящихся к текущему или бывшему сотруднику, должен выполнить запрос как можно скорее, но не позднее, чем через 21 календарный день с момента дата обращения.

Вы можете соблюдать требования, предоставив либо копии ведомостей заработной платы, либо «компьютерную запись, которая точно показывает всю необходимую информацию.Обратите внимание, что запрос может быть письменным или устным, и ответ требуется в течение 21 дня с даты запроса, а не даты его получения. Нет никаких исключений для профсоюзного договора или судебного разбирательства.

Штраф за несоблюдение требований составляет 750 долларов плюс потенциальный штраф PAGA. Суды могут издать судебный запрет и потребовать от работодателя оплатить гонорары и расходы работника адвокатам.

Следует подчеркнуть, что Раздел 226 не требует от работодателей предоставления копий учетных записей рабочего времени.В письмах-запросах часто запрашивают эти записи и предполагают, что компания обязана их предоставить, но это не так.

Однако Калифорнийские приказы о заработной плате требуют, чтобы работодатели вели такие записи и делали их доступными «для проверки [сотрудником] по разумному запросу». Но это не значит, что вы должны предоставлять копии.

Практические советы

Вот несколько советов, которые следует иметь в виду, если сотрудник запрашивает его трудовую книжку:

  1. Убедитесь, что личное дело не является исчерпывающим. Удалите все записи до найма, такие как рекомендации, записи интервью и справочную информацию. Если документ попал в файл по ошибке (например, черновик предупреждения, которое так и не было выпущено), удалите его. Если имена других сотрудников появляются в файле (например, в списке новых сотрудников), отредактируйте их. Несмотря на то, что они важны и будут доказательством в судебном процессе, не отправляйте документы, не входящие в личный учет, такие как файлы расследований или заметки руководителей.
  2. Убедитесь, что не пропущен ни один кадровый учет. Персонал записей можно найти не только в файлах персонала . Нередко записи о персонале хранятся не в файлах, а в других местах, особенно если файлы в электронном виде. Если ваша компания считает электронное письмо предупреждением, например, это электронное письмо является личным делом и должно быть включено. Если запись непреднамеренно пропущена, штраф не взимается, но существует риск, что компания не сможет использовать ее в качестве доказательства в дальнейшем.
  3. Проверить наличие других подписанных документов. Если вы получили запрос на ведение документации, подумайте о любых подписанных документах, которые у вас могут быть, но не кадрового учета. Ищите только документы, связанные с приемом на работу или продолжением работы сотрудника, которые могут включать его форму I-9 и разрешение на проверку биографических данных.
  4. Не вести учет времени. Сотрудники и их юристы обычно требуют копию табеля рабочего времени, предполагая, что производство необходимо. Это не так.
  5. Прочтите все перед отправкой. Хотя ваши записи таковы, каковы они есть, и вы не можете “исправить” их задним числом, было бы разумно знать, что вы отправляете, и замечать все проблемные моменты. Если вы обнаружите недостаток в существующей практике (например, вы используете неправильное название компании в отчетах о заработной плате), подумайте о том, чтобы исправить это в будущем, чтобы ограничить вашу подверженность риску. В таких ситуациях было бы разумно получить совет адвоката.
  6. Приложите сопроводительное письмо. В письме должно быть указано, что документы предоставляются в ответ на запрос, полученный в такой-то день в соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии, или словами об этом.Не упоминайте, что такое , а не , и сопротивляйтесь описанию того, что предоставляется как . Например, не говорите, что вы отправляете «личное дело» сотрудника, что, вероятно, неверно.
  7. Отправьте бумажную копию с подтверждением доставки. Заманчиво пересылать документы в формате PDF или Dropbox, особенно когда приближается крайний срок. Эти методы передачи не только вызывают проблемы с конфиденциальностью, но и вызывают споры о том, были ли, когда и какие документы были получены. Если информация доставляется в адвокатскую контору, требуется подпись.
  8. Сохраните копию. Даже несмотря на то, что у вас есть записи в их первоначальном виде (убедитесь, что вы сохранили их нетронутыми), разумно сохранить точную копию того, что вы отправили. Это устраняет сомнения и упрощает поиск и подтверждение того, что вы отправили.

Итог

Запрос записей не обязательно означает, что последует судебный процесс. Тем не менее, это предупреждение о том, что кто-то изучает историю работы и компенсаций сотрудника.Ваш ответ должен соответствовать закону и быть стратегическим. Предупрежден – значит вооружен.


Джудит Дроз Киз можно связаться с Davis Wright Tremaine LLP в Сан-Франциско.

Рыбалка для судебного процесса: советы и хитрости для кадровых файлов и запросов на предсудебные отчеты

Если вы когда-либо получали запрос на предсудебную документацию, то вы, возможно, уже знаете, что такой запрос, как правило, является предвестником судебного процесса на горизонте. Адвокаты истца регулярно используют положения Трудового кодекса для получения сведений о заработной плате и кадровых данных до подачи иска.Хотя сотрудники (или их представитель), несомненно, имеют право на получение этих записей, этот подход «попробуйте, прежде чем покупать» позволяет адвокатам истца оценить силу требований своих клиентов и, что менее очевидно, позволяет адвокатам истца просматривать записи работодателей в поисках дополнительных , нарушения в масштабах компании. Для работодателей, которые включают в личные дела своих сотрудников больше, чем они должны, это может оказаться дорогостоящей ошибкой, которую можно было бы легко избежать.

Трудовой кодекс ст. 1198.5, который регулирует производство предварительного судебного разбирательства личного дела сотрудника, не определяет, какие документы должны быть в личном деле. Следовательно, благонамеренные работодатели часто включают в себя больше предметов, чем необходимо. Эти элементы включают, помимо прочего, отчеты о расследованиях, медицинские документы и документы о компенсации работникам.

Однако наиболее распространенным и наиболее проблемным элементом, включенным в личное дело, является копия всего справочника работодателя для сотрудников. Проблема здесь в том, что, хотя сотрудник мог подписать подтверждение получения / просмотра справочника (который может быть включен в его / ее личное дело), ​​само справочник может содержать неправильные или устаревшие изложения закона.Эффект? Адвокаты сообразительного истца принимают эти неправильные или устаревшие правила и используют их в качестве основы для коллективного иска или представительского иска в соответствии с Законом о частных прокурорах (PAGA), основанном на бумажном неправильном применении закона во всей компании. (См. Brinker v. Superior Court (2012) 53 Cal. 4th 1004.) И точно так же работодатель сталкивается с коллективным иском, когда в досье сотрудника могло не указываться нарушения трудового кодекса, если бы в досье содержались только необходимые документы. .

Так что это за необходимые документы? Как уже упоминалось, в разделе 1198. 5 Трудового кодекса этот вопрос не рассматривается. Тем не менее, Департамент по обеспечению соблюдения трудовых норм (DLSE) предоставил некоторые рекомендации. Согласно DLSE, категории записей, которые обычно считаются «кадровыми записями», – это те, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадровой документации»:

  1. Заявление о приеме на работу
  2. Форма разрешения на расчет заработной платы
  3. Уведомления о признании, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении
  4. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
  5. Уведомления о наложении или удержании заработной платы
  6. Уведомления и записи об образовании и обучении
  7. Оценка эффективности / проверка
  8. Записи посещаемости

Этот список не является исчерпывающим, и работодателям рекомендуется запросить всестороннюю проверку досье сотрудника у адвоката по трудовому праву, прежде чем предоставить сотруднику или его / ее представителю в установленный законом или согласованный крайний срок [i].

Ключом к предотвращению судебных исков является своевременное применение передовых методов профилактики, которые, в данном случае, начинаются с момента найма сотрудника и создания его кадрового досье.

Если у вас возникнут вопросы, дополнительные рекомендации по передовым методам профилактики или помощь в вопросах трудоустройства, свяжитесь с автором этого блога или с вашим любимым адвокатом Джексона Льюиса.

[i] Записи, запрошенные в соответствии с разделами 226 Трудового кодекса (отчеты о заработной плате) и 1198.5 (личное дело), ​​должны быть предоставлены в течение 21 и 30 дней, соответственно, или по согласованию между работодателем / представителем работодателя и представителем работника / работника. .

Как запросить личное дело у бывшего работодателя

Запросить личное дело или дело сотрудника – это право, которым вы обладаете в соответствии с Трудовым кодексом Калифорнии. Однако работодатель не обязан передавать вам эти документы принудительно; запрос должен быть сделан. Выполнение простых шагов, описанных выше, гарантирует, что ваши документы будут отправлены надлежащим образом и в нужное время. Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, поговорите с адвокатом или ознакомьтесь с § 432 Трудового кодекса Калифорнии, и мы надеемся, что это может привести вас в правильном направлении.
Согласно законам Калифорнии, сотрудник имеет право на получение копии всего подписанного им документа, включая документ о трудоустройстве. Статья 432 Трудового кодекса. Однако работодатель не обязан предоставлять эти документы без запроса работника. Статья 432 Трудового кодекса. Если вы хотите получить или реализовать свое право на личное дело, необходимо предпринять несколько шагов, чтобы получить его.

Запрос записей

Как указано выше, для получения ваших записей необходимо сделать запрос.Это может быть сделано устно в соответствии с некоторыми законами, но письменная форма всегда является лучшим вариантом. Трудовой кодекс, статья 226, пп. (c). Письменный запрос также гарантирует, что у вас есть его копия. Более того, может быть в ваших интересах спросить своего работодателя, как он хотел бы, чтобы запрос был направлен. В случае сомнений официальное письмо – это способ убедиться в профессионализме и проявить уважение.

Как написать запрос

Проблема номер один, с которой может столкнуться сотрудник, – это то, как запросить свой документ.По законам Калифорнии это легко. Как указывалось ранее, запрос может быть таким же неформальным, как электронное письмо к официальному письму. При запросе документов важно отметить, что объяснять свою аргументацию не нужно. В соответствии с законодательством штата Калифорния у вас есть право всегда иметь доступ и копию ваших записей независимо от причины.

Что включать в ваш запрос

Запрашивая ваш запрос, укажите конкретно то, что вам нужно. Например, если вам нужны квитанции о заработной плате или подтверждение занятости, укажите это.Также убедитесь, что вы установили крайний срок, когда вам нужно получить документы. Трудовой кодекс, статья 1198.5. Хороший срок – 30 дней со дня отправки запроса. Трудовой кодекс, статья 1198.5. Однако важно отметить, что у работодателя есть только 21 день, чтобы ответить на запрос о выдаче квитанций или ведомостей заработной платы. Трудовой кодекс, статья 226, пп. (c).

Хотя в этом нет необходимости, ссылка на закон, в частности трудовой кодекс, обеспечит соблюдение ваших сроков и выполнение запроса. Это может быть неудобно для сотрудника, но это может привести к тому, что человек, читающий запрос, поймет и осведомлен о конкретных правилах, установленных для защиты сотрудников.Кроме того, запрос может быть получен кем-то, кто не знает закона и по своей сути не будет отвечать в надлежащее время. Однако это не обязательно, чтобы запросить ваш файл.

Своеобразный «персонал» в соответствии с законами Калифорнии о проверке личных дел

Майкл Валандер

Seyfarth Сводка : В течение последних нескольких лет законодательный орган Калифорнии внес поправки в законы, касающиеся права сотрудника на проверку кадровой документации, с целью обеспечить доступ сотрудников к этим записям.С тех пор работодатели видели больше таких запросов, претензий к Уполномоченному по вопросам труда и даже судебных исков из-за подготовки кадровых досье. Мы предлагаем здесь несколько советов о том, как соблюдать требования.

Что это за письмо и что с ним делать?

Ваша компания получает письмо от бывшего сотрудника (или юриста) с просьбой проверить личное дело или «трудовую книжку». Что (если что) делать в ответ?

Как и когда работодатель в Калифорнии отвечает на эти запросы, может иметь юридические последствия.Это правильно – работодатели могут быть привлечены к ответственности (или даже привлечены к уголовной ответственности) за то, как они ответили или не ответили на запросы персонала.

Правильный ответ зависит, во-первых, от того, что сотрудник просит проверить. В Калифорнии требования сотрудников о проверке кадрового учета регулируются тремя основными законодательными актами – §§ 1198.5, 226 и 432 Трудового кодекса. Подробности см. Ниже.

Трудовой кодекс § 1198.5

Раздел 1198.5 гласит, что служащие (и бывшие служащие) имеют право проверять кадровую документацию, которая ведется работодателем, «относящаяся к работе служащего или к любым жалобам, касающимся служащего.«Работодатели должны разрешить проверку или копирование в течение тридцати (30) дней с момента запроса, который может быть сделан сотрудником или его представителем (часто адвокатом). Этот срок может быть продлен на 5 (пять) дней по взаимному согласию.

Охваченные документы : В соответствии с положениями устава, похоже, что такие документы, как служебные аттестации, благодарственные письма, дисциплинарные извещения («рецензии»), планы корректирующих действий и жалобы на сотрудника, скорее всего, будут охвачены.

В Разделе 1198.5 используется широкий язык; в нем используются термины «относящийся к» и «касающийся». В результате определение того, какие еще документы могут быть охвачены, может оказаться сложной задачей. Но Комиссар по вопросам труда опубликовал на своем веб-сайте некоторые инструкции о том, что может быть включено в «кадровое дело», включая, помимо вышеперечисленного, такие вещи, как заявление о приеме на работу, уведомления об отпусках или отпусках, уведомления об образовании и обучении, и записи посещаемости. К сожалению, нет апелляционного дела, интерпретирующего сферу применения действующей законодательной формулировки.Таким образом, общий объем закона все еще остается открытым вопросом.

Тем не менее, статут исключает некоторые файлы. Для большинства работодателей эти файлы представляют собой (1) записи об уголовном преступлении, (2) рекомендательные письма и (3) рейтинги, отчеты или записи, полученные до приема на работу сотрудника, подготовленные идентифицируемыми членами экзаменационной комиссии или полученные в связи с рекламный экзамен. Кроме того, работодатели могут редактировать имена любого сотрудника, не относящегося к надзорному органу, упомянутого в досье запрашивающего сотрудника.

Бывают ситуации, когда статут не применяется. Например, если сотрудник (или бывший сотрудник) подает иск против работодателя, «связанный с кадровым вопросом», то право проверять или копировать записи утрачивает силу во время рассмотрения иска. Включение этого положения убедительно свидетельствует о том, что Раздел 1198.5 не заменяет широкое гражданское открытие.

Что произойдет, если я забуду вовремя подготовить записи? Если работодатель не разрешает проверку или копирование этих записей вовремя, работник может подать иск о получении судебного постановления (судебного запрета), чтобы работодатель соблюдал закон.Сотрудники также имеют право на предусмотренный законом штраф в размере 750 долларов США И компенсацию гонораров адвокатам и расходов за подачу иска. А несоблюдение является уголовным правонарушением. Ой!

Трудовой кодекс § 226

Раздел 226 требует, чтобы работодатели Калифорнии предоставляли сотрудникам детализированные отчеты о заработной плате, которые показывают девять (9) конкретных категорий информации, таких как все почасовые ставки, отработанные часы, заработанная валовая заработная плата и т. Д. Работодатель должен предоставлять эти отчеты о заработной плате в то время, когда сотрудники оплачиваются или раз в полгода.Необходимую конкретную информацию и полный текст закона можно найти здесь.

Охваченные документы : Объем этого документа проще, чем Раздел 1198.5. В дополнение к требованию подробных отчетов о заработной плате, этот раздел также требует, чтобы работодатель предоставлял эти отчеты о заработной плате сотрудникам по запросу или компьютерный отчет, который показывает все девять (9) категорий требуемой информации. Работодатели должны предоставить сотруднику доступ к документации в течение двадцати одного (21) дня.

Что произойдет, если я забуду вовремя подготовить записи? Раздел 226 предусматривает средства правовой защиты, аналогичные тем, которые доступны в разделе 1198.5. Раздел 226 также разрешает служащему подавать иск о судебном постановлении, требующем от работодателя предоставить информацию, а также штраф в размере 750 долларов, и сотрудники также могут взыскать гонорары адвокатов за подачу иска. Нарушение закона также является уголовным правонарушением. Но, в отличие от Раздела 1198.5, нет никаких исключений для незавершенного судебного разбирательства.Ой!

Трудовой кодекс § 432

Раздел 432 применяется к любому документу, который сотрудник (или соискатель) «подписывает», который связан с получением или сохранением работы. По запросу работодатель должен предоставить эти документы. К счастью, этот статут проще других. Нет графика производства и нет частного права на принятие мер по обеспечению соблюдения.

Но это не означает, что работодатели должны игнорировать запросы в соответствии с этим законом.На практике документы, охватываемые этим разделом, также могут подпадать под действие Раздела 1198.5 (т. Е. Подписанные обзоры производительности или подписанные дисциплинарные рецензии). Что еще более важно, невыполнение такого запроса – это проступок. И для незавершенных судебных разбирательств также нет исключения. Ух ты!

Охватываемые документы : Как уже упоминалось, Раздел 432 распространяется на любой подписанный сотрудником документ, связанный с «получением» или «удержанием» работы. Примеры включают заявления о приеме на работу, признания в справочнике, арбитражные соглашения, описания должностных обязанностей и любые подписанные подтверждения политики (борьба с домогательствами, репрессалиями, дискриминацией, трудоустройство по желанию, правила перерыва для приема пищи / отдыха и т. Д.).

Решения для рабочих мест

Работодатели часто задаются вопросом, должны ли они создавать «каждую» запись о сотруднике в ответ на эти запросы. Как указано в уставе, ответ – «нет» – необходимо предоставить только документы, подпадающие под запрошенные категории. Работодатели также должны помнить о защите других важных прав. В самом деле, кадровые вопросы часто связаны с конфиденциальностью адвоката и клиента, его работой, служебной информацией и проблемами конфиденциальности. В результате для ответа на запросы о работе с персоналом часто требуется индивидуальный подход.

Если вам нужна помощь в обеспечении соответствия вашей компании запросу о персонале или у вас есть какие-либо вопросы, поднятые в этом сообщении, не стесняйтесь обращаться к автору или любому другому члену группы по труду и занятости Сейфарта.

Отредактировал Коби М. Тернер.

Закон о детском труде – Министерство труда Делавэра

Разрешение на работу требуется для несовершеннолетних от 14 до 17 лет. Закон ограничивает часы работы и запрещает занятость на опасных работах.

Общие положения

Свяжитесь с агентством, чтобы получить копию Буклета Закона о детском труде Делавэра, который содержит дополнительную информацию.

  • Минимальный возраст для приема на работу составляет 14 лет.
  • Разрешение на работу требуется для всех работающих несовершеннолетних в возрасте до 18 лет.
  • Работодатели обязаны хранить разрешения на работу для каждого трудоустроенного несовершеннолетнего.
  • Новое разрешение на работу требуется при незначительной смене работодателя.
  • Существуют отдельные ограничения по часам и запрещенные требования к занятиям для подростков 14 и 15 лет и 16 и 17 лет.

Особые положения для лиц в возрасте от 14 до 15 лет

Не могут работать несовершеннолетние 14-15 лет:

  • До 7:00 утра или после 19:00 – за исключением периода с 1 июня до Дня труда, когда вечерний час должен быть продлен до 21:00,
  • Более четырех (4) часов в день в школьные дни,
  • Более восьми (8) часов в день в нешкольные дни,
  • Более восемнадцати (18) часов в любую неделю, когда школа работает в течение 5 дней,
  • Более шести (6) дней в любую неделю,
  • Более сорока (40) часов в неделю, когда в школе не проводятся занятия, или
  • Более пяти (5) часов непрерывно без перерыва в нерабочее время продолжительностью не менее 30 минут подряд.

Особые положения для лиц в возрасте 16 и 17 лет.

Несовершеннолетние 16-17 лет:

  • Не может работать более двенадцати (12) часов в день, совмещая учебу и работу.
  • Должен иметь не менее восьми (8) последовательных часов нерабочего, нешкольного времени в каждый 24-часовой период.
  • Не может работать непрерывно более пяти (5) часов без перерыва в работе продолжительностью не менее 30 минут подряд.

Запрещенные занятия

Свяжитесь с агентством для получения подробной информации

Закон штата Делавэр о детском труде запрещает несовершеннолетним работать на определенных опасных работах.Закон также включает посредством ссылки те опасные / запрещенные профессии, которые установлены Федеральным законом о справедливых трудовых стандартах.


Управление по обеспечению соблюдения законов о труде


Связанные темы: Закон о труде

.