Отправка трудовой книжки работнику экспресс-почтой

Работник в день увольнения отсутствовал на работе и просит выслать ему трудовую книжку конкретной экспресс-почтой (Pony Express). Может ли работодатель отказаться отправлять документ таким образом и отправить его Почтой России? Кто будет нести ответственность в случае утраты трудовой книжки?

В случае если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Трудовое законодательство, предоставляя работодателю возможность с согласия работника направить его трудовую книжку по почте, не предусматривают право работника требовать осуществить данное действие через конкретное юридическое лицо или индивидуального предпринимателя.

Может ли отдел кадров выслать трудовую книжку заказным письмом

• Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 110-86-37
• Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Что делать? Кто будет за это отвечать? Наталья Гущина Автор Добрый день. Обратитесь к работодателю с просьбой выслать трудовую книжку повторно. Также напишите жалобу на имя администрации почтового отделения.

Журнал учета трудовых книжек.

Постановлением Правительства от Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т. Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей консультации.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте

В день прекращения трудового договора, т. Постановлением Правительства от Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой.

Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т. Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей.

Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно. Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки.

Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации. Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью ч.

Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться ст. Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя.

С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки ч. Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте.

Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием. В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.

В сегодняшней статье речь пойдет о том, что делать в ситуации, когда возникают проблемы с трудовыми книжками? Одной из таких проблем является невозможность передать трудовую ее законному обладателю, то есть работнику. Но иногда случается так, что после увольнения работник спешит улаживать свои дела, получить расчет и совершенно забывает о том, что им оставлена трудовая книжка в архиве работодателя. Казалось бы, нет ничего проще, чем выбросить ненужный документ, но законодатель запрещает подобное действие.

Более того, в законодательстве в трудовой сфере предусмотрен целый ряд правил, которые рассказывают о том, как поступить в ситуации, если работник не забрал трудовую книжку. Нашей сегодняшней задачей является внимательное рассмотрение такой проблемы как возвращение работнику его трудовой книжки, по каким — то причинам оставленной у работодателя. Разберемся, каким образом происходит такое действие, а также по каким правилом оно выполняется.

Как вы знаете — трудовая книжка является невероятно важным документом , что-то сродни паспорту Российской Федерации. В соответствии с законодательством, в трудовой книжке отражается общий стаж работы гражданина, то есть его трудовой стаж.

Такая информация чрезвычайно важна и должна постоянно находиться при владельце трудовой, ведь именно трудовая может обеспечить гражданину достойную пенсию. Но как поступать работодателю, который обнаружил, что его работник не забрал свой документ? На этот вопрос отвечает вам как Трудовой кодекс, так и правила хранения и ведения трудовых книжек.

Для того чтобы правильно отправить трудовую по почте, необходимо выполнить ряд действий. Во — первых необходимо убедиться, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику , который за ней не является.

Не стоит, если книжка пролежала у вас всего несколько дней, тут же кидаться в почтовое отделение. Выполните ряд последовательных действий. Во — вторых, проверьте, возможно работник еще находится в городе или располагает временем для того, чтобы явиться за трудовой. Для этого вам необходимо позвонить работнику и попросить его явиться за документом.

Если же не удается связаться с работником, можно попробовать при возможности оповестить его родственников. Когда все действия выполнены, а результат все еще недостижим ввиду того, что вам не удалось связаться с работником — не отчаивайтесь. Первое и самое верное, что вы можете сделать — это явиться на почту и отправить трудовую.

Почему нельзя держать документ у себя длительное время? Дело в том, что вы из благих побуждений можете оставить книжку у себя, надеясь, что в ближайшие дни бывший работник опомнится и вернется. Также сам работник может просить вас придержать документ.

Но на самом деле это может оказаться подставным действием недобросовестных работников, которые стремятся навариться на вашем доверии. Они подадут в суд на вас за удержание своих документов, и вы будете вынуждены выплатить штраф и моральный ущерб работнику, а также, возможно, и упущенную выгоду.

Только после того как вы убедитесь, что работник не получил письмо, а значит, уведомление пришло обратно, вы можете оставлять трудовую у себя, но ни в коем случае не избавляться от нее. Ваша задача — дождаться, когда работник вспомнит о своем документе. Главной причиной пересылки трудовой по почте является невозможность получения работником трудовой лично, а также возможно, факт того, что работник забыл про свой документ.

Также работник может обратиться к работодателю с личной просьбой , в которой попросит об одолжении переслать трудовую. Остальные случаи не предусматривают почтовую пересылку трудовой. Если бы работник покинул город и только потом опомнился о том, что его трудовая книжка осталась у работодателя, не стоит отчаиваться. В этой ситуации есть целых два выхода, одним из которых вы можете воспользоваться.

Первый вариант — это возможность отправить работнику за место себя представителя с доверенностью, составленной у нотариуса. Конечно, это способ весьма затратный, ведь вам придется осуществлять оплату доверенности. Но также работник может попросить работодателя отправить ему трудовую, да и по правилам Трудового кодекса такое действие предусмотрено сразу же после того, как работник перестал выходить на связь. Если работник сам попросил работодателя переслать трудовую книжку почтой, то заранее должно быть написано соответствующее заявление , которое подается работником в отдел кадров.

Заявление составляется в произвольной форме. В своем тексте оно должно содержать название организации, а также контактную информацию об организации и о работодателе. Также стоит помнить о том, что в заявлении указывается информация о работнике. Это делается для того, чтобы в случае возникновения проблем с отправкой можно было бы незамедлительно связаться с работником. В заявлении работник формулирует просьбу, согласно которой в определенную дату работодатель должен оправить ему на указанный адрес трудовую книжку письмом.

Заявление должно быть четко сформулировано и написано, либо от руки аккуратным и понятным почерком, либо на компьютере стандартным шрифтом. Заявление должно быть написано в произвольной форме , но в случае, если в организации локально-нормативными актами предусмотрена возможность составления такого заявления по соответствующему образцу — необходимо обратиться в отдел кадров организации и выполнить все в соответствии с их требованиями.

Данное заявление принимается отделом кадров и в случае согласия с заявления снимается копия, а также ставится печать и подпись работодателя.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте образец. Согласие на отправление трудовой книжки по почте — это другая разновидность документа, который отвечает за передачу трудовой в руки работника. Так или иначе, но если нет необходимости составлять заявление, то можно воспользоваться простым согласием на такую отправку.

Согласие пишется в форме расписки , то есть ставятся паспортные данные работника и пишется фраза о том, что он согласен на пересылку трудовой. Также расписка заверяется печатью организации и подписью работодателя. Отправка письма с уведомлением трудовой книжки работника по почте — достаточно мудрый шаг ведь, так вы всегда будете знать, где находится отправленное вами сообщение, и в случае получения его работником будете первые оповещены об этом.

Вам необходимо выбрать отправку в виде письма с уведомлением, а также оценить ценность письма, чтобы его особо аккуратно отправляли на почте. Для этого вам понадобится оплатить стоимость ценного письма, и письма с уведомлением.

Как правило, если работник получит письмо на ваше имя, придет уведомление о том, что действие произведено. Даже если недобросовестный работник захочет подать на вас в суд и предъявить, что вы потеряли его трудовую, вы можете внести как доказательство уведомление. Если же письмо придет вам обратно, попросите в почте составить документ в котором будет обозначен путь письма со всеми датами, а также поставлена печать почтового отделения.

Образец уведомления заявления на возврат трудовой книжки по почте при увольнении. Предусмотренные правила добавлены в законодательство для того, чтобы соблюдались права работников. Ведь на самом деле, работодателю совсем не хочется бегать по почтовым отделением с просьбой отправки трудовой. Именно поэтому необходимо думать заранее о том, чтобы возвратить свой документ, ведь своей забывчивостью вы причиняете дискомфорт не только себе, но и работодателю, с которым вам бы хотелось расстаться в хороших взаимоотношениях.

Цените свое время и документы и тогда вам никогда не понадобиться думать о том, как отправить трудовую книжку если вы когда то забыли ее забрать. Трудовая книжка – главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан. Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней.

Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам. Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы дата денонсирования трудового договора его обязаны отдать лично владельцу.

Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась ст. За несвоевременную выдачу наниматель если это его вина обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки.

Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:.

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной бухгалтера М. На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:. Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение.

Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т.

Может ли отдел кадров выслать трудовую книжку заказным письмом

В скором будущем на смену всем привычной трудовой книжке могут прийти электронные сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующий законопроект подготовил Минтруд России. Но пока трудовые книжки являются неотъемлемой частью кадрового документооборота компаний. Поэтому вопросы по их ведению актуальны до сих пор. На сегодняшний день основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка.

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении осуществляется, если сотрудник не может посетить организацию лично. Какие действия необходимо предпринимать, чтобы отправить документы правильно и в чём заключаются ошибки работодателей при выдаче документа?. Когда необходимо выдать трудовую книжку сотруднику? Обязательно ли это при расторжении трудового договора? Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте.

Трудовая книжка: от приема на работу до увольнения

Если работник после увольнения прислал письменное заявление с просьбой отправить его трудовую книжку по почте, в течение какого срока мы должны это сделать? Согласно ч. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. Так как работник прислал свое заявление с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте, то, полагаем, днем обращения работника с данной просьбой будет являться день получения работодателем этого заявления. День получения работодателем письма и в данном случае день обращения работника с просьбой можно определить следующим образом:. От даты получения работодателем заявления работника с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте и следует исчислять срок, установленный в ч.

Трудовая книжка по почте. Направляем трудовую книжку уволенному сотруднику по почте

В день прекращения трудового договора, т. Постановлением Правительства от Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т. Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей.

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту: Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Екатеринбург, ул. Он задал вопрос, почему мной не отправляется письмо по почте с указанием адреса, на который они могут отправить мне трудовую книжку. О том, что мной отправлено заказное письмо в отдел персонала, я оповестила по Skype руководителя отдела персонала.

Работодатель и трудовая книжка в другом городе

.

Уведомление о направлении трудовой книжки по почте образец

.

Как отправить трудовую по почте

.

.

.

Заявление на отправку трудовой книжки по почте: образец

Согласно законодательству после принятия решения об увольнении, работник должен отработать положенный срок, а затем получить расчет и все свои документы.

На практике нередко бывает ситуация, когда сотрудник не появляется в последний рабочий день на месте по разным обстоятельствам. Это не повод оставаться без трудовой книжки, поэтому при невозможности явки лица в отдел кадров, документы отправляются по почте, для чего нужно написать заявление, образец которого можно скачать ниже.

Возможна ли отправка трудовой книжки по почте?

В законодательстве четко расписаны действия в тех обстоятельствах, когда человек сам не явился за трудовой книжкой. Стоит отметить, что получить ее нужно обязательно при увольнении. Для работника последствиями могут стать потеря стажа. Для работодателя это ответственность:

1. Предусмотрено наказание за несоблюдение оговоренных в законе сроков выдачи документа — ст. 234 ТК РФ.
2. Трудовая книжка должна быть отправлена лишь при наличии согласия владельца на эту операцию. В противном случае наступает ответственность по ст. 84 ТК РФ.

Именно для подтверждения своих намерений получить документы путем отправки по почте, работник должен составить письменное заявление. В противном случае ситуация может рассматриваться как задержка документов из-за халатности или в качестве принуждения работника к определенным действиям.

На практике есть несколько причин для написания заявление на отправку трудовой по почте. Они встречаются достаточно часто:

1. Место работы может быть в отдалении от центрального офиса, где находится отдел кадров, и хранятся все документы. Работник может не захотеть ехать в другой город.
2. На момент увольнения сотрудник находится в командировке, на практике или стажировке в другом населенном пункте, документы могут быть высланы по его желанию по почте на тот адрес.
3. Уход запланирован сразу по окончанию отпуска, нет рабочих дней, чтобы появиться в отделе кадров.
4. Увольнение произошло в результате приговора суда, после нарушений правил трудового договора подчиненный не может появляться на рабочем месте.
5. По желанию сотрудницы, которая находится в декрете. Увольнение возможно лишь на основании ее заявления, как и отправка трудовой книжки по указанному адресу.

Основание для отправки трудовой книжки по почте должно быть достаточно веским. Именно поэтому обязательно иметь письменное заявление от самого работника после его увольнения.

Отправление документов возможно лишь в том случае, когда отдел кадров убедился в местонахождении сотрудника и в том, что он будет иметь возможность забрать трудовую книжку с почты. Если же прошло уже достаточно времени, а работник не выходит на связь, допускается передать документы родственникам. Запрет на пересылку возникает тогда, когда установлена смерть. В подобной ситуации бумаги должны храниться в архиве в течение 75 лет.

Как написать заявление?

Необходимо понимать все особенности отправки по почте трудовой книжки. Это процесс в несколько этапов. Большинство из них выполняют сотрудники отдела кадров. Перед процедурой обязательно нужно отправить уведомление. Отдел кадров первоначально по почте отсылает документ, в нем должно быть указано:

1. паспортные данные работника;
2. место жительства;
3. реквизиты организации;
4. дата составления и исходящий регистрационный номер.

Основная задача этой бумаги в том, чтобы убедиться что по указанному адресу документы будут получены именно самим сотрудником. Нередко люди не живут по прописке или же находятся в длительном отъезде, необходимо исключить ошибку и передачу третьим лицам бумаг.

В уведомлении будет написано, что сотруднику рекомендуется немедленно явиться для получения своих документов. Затем он должен посетить офис или же дать свое согласие на отправку почтой.

Работник заинтересован в получении трудовой книжки, чтобы сохранить свой стаж, от которого в дальнейшем могут зависеть пенсионные выплаты и иные льготы, предусмотренные законом. В ответ на письмо он может составить заявление на отправление трудовой книжки по почте.

Бумага пишется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

1. ФИО сотрудника без ошибок, согласно документам.
2. Адрес проживания или регистрации в зависимости от того, куда следует направить документы.
3. Номер и дата составления трудового договора.
4. Дата увольнения, фактическая, а не подачи заявления.
5. Письменное утверждение, что работник согласен на пересылку трудовой книжки.
6. Подпись с расшифровкой, а также дата составления этой бумаги.

Затем пересылается письмо по обратному адресу, который будет указан в уведомлении или же на известный юридический адрес компании, но первый вариант будет значительно проще и быстрее.

После этого работнику придет сопроводительное письмо с описью и сами документы. В дальнейшем можно уже не появляться на прежнем рабочем месте. Это удобный способ для тех, кто по разным причинам не хочет посещать офис.

Скачать образец

Трудовая книжка: отправление почтой

Действия, освобождающие от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки

Нередко случается, что работник не может явиться в день увольнения за своей трудовой книжкой. Какие действия наниматель должен предпринять, чтобы избежать ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, читайте в статье.

На практике нередко возникают ситуации, когда работник не может явиться в день увольнения за трудовой книжкой или просит нанимателя переслать ее по месту его жительства, в т.ч. и в другой населенный пункт.

Рассмотрим порядок действий нанимателя по выдаче трудовой книжки, когда работник отсутствует на работе в день увольнения. В данном случае он будет зависеть от ситуации, а их может быть несколько.

В то же время независимо от ситуации можно выделить этап действий, который будет неизменен в каждой ситуации, – это направление работнику заказного письма с уведомлением на необходимость получения трудовой книжки. Данным действием наниматель снимает с себя ответственность за задержку ее выдачи.

Алгоритм действий при направлении работнику заказного письма с уведомлением

Трудовую книжку выдают работнику в день увольнения.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивают средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки. Алгоритм действий при этом будет следующим.

Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.

Шаг 1. Подготовьте уведомление работнику с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При отсутствии работника на работе в день увольнения независимо от причин (нахождение в трудовом отпуске, прогул и др.) нанимателю следует в этот же день направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, при этом сама трудовая книжка в этом случае работнику не пересылается.

Образец письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Образец текста письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки (вариант) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Шаг 2. Зарегистрируйте уведомление в журнале исходящей корреспонденции.

Факт отправки письма нужно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции (пп. 139, 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Шаг 3. Оформите опись вложения в почтовое отправление.

Пересылка трудовой книжки почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи).

Однако почтовые отправления в виде заказного письма или письма с уведомлением дают возможность подтвердить только отправку самого письма определенному адресату. Содержимое почтового отправления подтвердить ничем не удастся. В этой ситуации нередко приходится слышать от адресата фразу, что в конверте почтового отправления ничего не было и был выслан пустой конверт. При этом он не отрицает сам факт получения почтового отправления.

Удостоверить содержимое почтового отправления можно, используя опись вложения в почтовое отправление по форме 107, найти которую можно также и на сайте РУП «Белпочта» (http://www.belpost.by/info/postage/obrazcy-blankov-vnutr/).

В описи следует указать документацию, которую вы отправляете (т.е. уведомление о необходимости получения трудовой книжки). В этом случае работник оператора почтовой связи проверяет вложение, удостоверяет опись вложения своей подписью и штемпелем почтового отделения с указанием даты. Теперь в ваших руках будет официальный документ, который может стать весомым аргументом в случае трудового спора.

Шаг 4. Отправьте работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки заказным письмом с уведомлением.

Отправлять уведомление о необходимости получения трудовой книжки следует заказным письмом с уведомлением о вручении по форме 119.

Алгоритм кадровых действий по выдаче работнику трудовой книжки, если работник явился за ней самостоятельно

Если работник явился на работу за трудовой книжкой, процедура выдачи ее будет обычной, только дата ее выдачи будет отличаться от даты увольнения.

Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.

Шаг 1. Подготовьте проект уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, передайте его на подпись руководителю и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

При увольнении работника трудовая книжка ему выдается в день увольнения (в последний день работы) (ст. 50 Трудового кодекса РБ).

Поскольку работник отсутствует на работе в день увольнения, наниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки.

Шаг 2. Ознакомьте явившегося за трудовой книжкой работника с записью, внесенной в нее, в его личной карточке.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней), наниматель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке.

Шаг 3. Выдайте работнику его трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указав дату получения.

Алгоритм кадровых действий при высылке работнику трудовой книжки почтой

Если работник не явился за трудовой книжкой, но дал письменное согласие на ее пересылку почтой, процедура выдачи трудовой книжки будет следующая.

Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.

Шаг 1. Подготовьте проект уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, передайте его на подпись руководителю и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Данное действие обязательно для того, чтобы снять ответственность с нанимателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику.

Шаг 2. Получите письменное согласие работника на пересылку трудовой книжки почтой.

ЭТО ВАЖНО! Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

При отсутствии письменного согласия работника на пересылку трудовой книжки ее пересылка запрещена!
Образец оформления согласия бывшего работника на пересылку трудовой книжки почтой смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

Шаг 3. Отправьте работнику трудовую книжку почтой.

Трудовую книжку рекомендуем высылать так же, как и уведомление о необходимости получения трудовой книжки, письмом с описью вложения.

Шаг 4. Оформите запись о высылке работнику трудовой книжки почтой в его личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно (т.е. без явки на работу в день увольнения). Ведь на некоторых документах, в т.ч. в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, личной карточке, он должен поставить свою подпись.

На практике обычно делают соответствующую пометку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о том, что трудовая книжка выслана почтой (с указанием даты и номера почтового отправления).

Алгоритм кадровых действий с трудовой книжкой, если работник за ней не явился и письменного согласия на ее пересылку почтой не дает либо дал, но почта не смогла вручить ее адресату

Проанализируем порядок действий специалиста по кадрам в ситуации, когда работник за трудовой книжкой не явился и письменного согласия на пересылку ее почтой не дает либо дал, но почта не смогла вручить ее адресату.

Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.

Шаг 1. Подготовьте проект уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, передайте его на подпись руководителю и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Отметим, что, когда работник отказывается сам получать трудовую книжку, несмотря на заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выражает желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Шаг 2. Храните трудовую книжку, не полученную работником, в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек работающих работников.

Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату хранится в почтовом отделении в течение месяца (п. 132 Правил оказания услуг почтовой связи). Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата. Такие нормы установлены в п. 133 Правил оказания услуг почтовой связи.

По истечении установленного срока хранения почтовые отправления, не полученные адресатом, возвращаются отправителю (п. 135 Правил оказания услуг почтовой связи).

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица. При этом трудовые книжки (вкладыши, дубликаты), как документы строгой отчетности, должны находиться в специально оборудованном месте и отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих работников.

Шаг 3. По истечении 2-летнего срока передайте невостребованную трудовую книжку на хранение в архив организации, где она должна храниться в течение 50 лет.

По истечении 2-летнего срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет. Данный срок хранения предусмотрен п. 646 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Шаг 4. По истечении 50 лет уничтожьте невостребованную трудовую книжку в установленном порядке.
После истечения срока хранения трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке.

10.2. Правила выдачи трудовой книжки при увольнении: проблемные и спорные ситуации

Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку пересылка трудовой книжки почтой допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (ст. 84.1 ТК РФ).

На практике часто встречаются случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное).

Таким образом, для избежания подобных ситуаций и с целью обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде, рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в следующих случаях:

1) в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;

2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также ст. 234 ТК РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и так далее. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация (ст. 237 ТК РФ).

Также в случае задержки выдачи трудовой книжки работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Следует обратить внимание работодателя на то, что не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее.

Рассмотрим некоторые проблемные и спорные ситуации, вызывающие затруднения практических работников, связанные с выдачей трудовой книжки.

Законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы может выдать копию трудовой книжки для предъявления в различные органы. Но достаточно часто некоторые органы требуют предъявления подлинника документа. Например: Пенсионный фонд Российской Федерации для назначения пенсии; ОВИР при оформлении загранпаспорта и другие.

Необходимо заметить, что ответственность за сохранность трудовых книжек лежит на сотруднике, ответственном за ведение и хранение трудовых книжек. И при выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа, или его подделки. Как же поступать в такой ситуации?

Министерством труда в свое время давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. При этом рекомендуем взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки. Часто срок возврата указывается номинально, так как в реальности работник может вернуть трудовую книжку только после того, как получит ее у затребовавшего органа. Но тем не менее этот срок должен быть поставлен.

Нередко работники просят выдать трудовую книжку для снятия нотариально заверенной копии. С такой просьбой чаще всего обращаются юристы, главные бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций. Нотариально заверенная копия необходима для получения профессиональных сертификатов. В таком случае возможно несколько вариантов решения. Во-первых, можно воспользоваться уже предложенным вариантом и выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника на определенный срок. Второй вариант: работник отдела кадров самостоятельно обращается к нотариусу, чтобы заверить трудовую книжку своего сотрудника. И если исходить из указаний закона, то второй вариант более правильный.

При выдаче трудовой книжки могут возникнуть и другие спорные ситуации. Например, сотрудник при увольнении просит передать его трудовую книжку третьим лицам (родным, друзьям, коллегам), или переслать ее с курьером.

Обращаем внимание кадровиков. Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности. Без такой доверенности трудовая книжка выдается только в случае смерти работника. Тогда основанием для выдачи документа будут служить свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены отделом кадров и подшиты в личное дело работника. В книге движения трудовых книжек необходимо сделать запись – кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

В соответствии с п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник может направить письмо с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

На практике возможна следующая ситуация, когда работник отказывается получить трудовую книжку, каким-то образом мотивируя свое решение, например, считает что расчет, произведенный при увольнении, был неверен. Как должен поступить работодатель в этом случае, будет ли он обязан оплатить этому работнику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?

Ответим. В соответствии со ст. 233 ТК РФ выплата заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки производится в случае, если эта задержка произошла по вине работодателя. В описанной ситуации работник сам отказался от получения трудовой книжки, и вины работодателя здесь нет. Поэтому в этом случае работник не может рассчитывать на выплаты. Можно порекомендовать работникам кадровой службы документировать такой отказ работника в качестве доказательства и направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом место нахождения его неизвестно, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется обратиться в суд с иском о признании работника безвестно отсутствующим. На основании судебного решения можно прекратить с этим сотрудником трудовой договор. В трудовую книжку вносится запись: “Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим”. Основанием для внесения такой записи будет являться приказ об исключении работника из списочного состава, основанный на решении суда.

Переходить ли на электронную трудовую, и как это сделать

В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.

Наталия Богатырева

юрист

Теперь все сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ. Обычная трудовая книжка нужна будет только для того, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года.

Рассказываем, что нужно сделать работодателям из-за перехода на электронные трудовые и в какие сроки все успеть, чтобы не попасть на штрафы от Роструда.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще заводить не будут.

ФЗ 439-ФЗ от 16.12.2019 — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появились новые обязанности:

1. С января 2020 года — отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
2. До 31 октября 2020 года — уведомить сотрудников о том, что они могут отказаться от бумажных трудовых книжек или продолжить их вести.
3. До 31 декабря 2020 года — внести изменения в порядок работы с трудовыми книжками в организации и в коллективный договор, если он есть.

Если эти обязанности не выполнять, компанию, директора или ИП могут оштрафовать или предупредить о недопустимости нарушения закона.

Если забыть и вовремя не направить уведомления сотрудникам или не внести изменения во внутренние документы, Роструд может оштрафовать ИП или директора организации на 5000 Р, а саму организацию — на 50 000 Р. Это максимальные штрафы. Роструд может назначить штраф в меньшем размере или вообще обойтись предупреждением, но это решает инспектор. За повторное нарушение штрафы выше: для ИП или директора до 20 000 Р, а для организации — до 70 000 Р.

ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ

За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением. Эти штрафы вводят с 2021 года.

п. 8 ст. 1 Закона о внесении изменений в КоАП

Что менять в локальных актах

Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать. В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.

Изменения нужно внести в те локальные акты, в которых что-то говорится про порядок работы с трудовыми книжками. Обычно это правила внутреннего трудового распорядка. Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.

В трудовую книжку не внесли запись об увольнении, что делать?

Цель изменений — привести акты в соответствие с новыми правилами трудового кодекса.

Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и справку со сведениями о трудовой деятельности, если он уже отказался от бумажной трудовой. Ее можно получить у прошлого работодателя или в ПФР.
2. Сотрудник имеет право отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правила о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуальны.
3. Работодатели обязаны выдавать справки со сведениями о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти сотрудники отказались от бумажных трудовых книжек. Справки можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных справок нужна электронная квалифицированная подпись. Если у работодателя ее нет, заводить необязательно, просто нужно будет выдавать бумажные справки.

В локальные акты стоит добавить новые пункты или разделы о порядке работы с электронными трудовыми книжками или принять отдельное положение.

Также стоит проверить трудовые договоры сотрудников и коллективный договор, если его заключали. В небольших компаниях коллективного договора часто нет. Можно внести изменения по минимуму, главное, чтобы из локальных актов не следовало, что работодатель заставляет сотрудников пользоваться бумажными трудовыми книжками или, наоборот, принуждает от них отказаться.

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, обработку их заявлений, направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Так и руководство, и сотрудники будут понимать, кому выполнять ту или иную работу, к кому обращаться за разъяснениями и кто будет отвечать, если Роструд найдет нарушения.

Крайний срок, когда в локальные акты нужно внести изменения, — 31 декабря 2020 года. Однако есть смысл не тянуть до конца года, а внести все изменения заранее. Сотрудники уже в течение 2020 года могут начать отказываться от бумажных трудовых. Без документов, регулирующих порядок работы с электронными трудовыми, отделу кадров будет сложно решить, как высылать уведомления о переходе на электронные трудовые книжки и какую форму заявлений предлагать сотрудникам для заполнения, что делать, если сотрудник откажется от бумажной трудовой или, наоборот, захочет ее оставить.

последний день, когда компаниям и ИП нужно уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

В 2021 году все изменения в локальные акты уже должны быть внесены. Иначе Роструд может посчитать предусмотренный порядок работы с трудовыми книжками не соответствующим Трудовому кодексу РФ, выдать предписание внести изменения в акты или даже выписать штраф.

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР

С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Постановление Правления ПФР № 730п

Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.

Сведения о трудовой деятельности включают:

1. Данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
2. Информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки.
3. Сведения о самой работе.

п. 2.1 ст. 6 ФЗ № 27-ФЗ

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

1. О приеме на работу с указанием занимаемой должности.
2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием должности.
3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.

Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.

пп. 2.4—2.6 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

1. если приняли на работу или уволили, то не позднее следующего рабочего дня;
2. если перевели на другую работу или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 15 числа следующего месяца.

Сначала планировалось, что уведомлять о приеме на работу и увольнении сотрудников в сокращенные сроки нужно будет только с 2021 года. Из-за введения дистанционного формата оформления безработицы этот порядок ускорили. Новый порядок действует с 27 апреля 2020 года — если кого-то примете на работу или уволите, не забудьте сразу же сообщить об этом в ПФР.

Постановление правительства от 26.04.2020 № 590

Постановление правительства от 08.04.2020 № 460PDF, 361 КБ

Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

В ПФР сделали несколько образцов форм для разных ситуацийDOC, 509 КБ

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:

1. Работодатель не дублирует в отчет все записи из трудовой книжки, внесенные до 2020 года.
2. Если он принимает сотрудника на работу в 2020 году, первая запись в отчете будет о приеме на работу.
3. Если сотрудник уже работает в организации на 1 января 2020 года, в отчет дублируют последнюю запись из его трудовой на эту дату, подают эти сведения, когда нужно впервые сдать отчет.
4. Если за весь 2020 год никаких новых сведений о сотруднике не появится, первый отчет нужно будет сдать к 15 февраля 2021 года и внести в него последнюю запись на 1 января 2020 года.

Например, если в пятницу 17 июля 2020 года вы приняли на работу нового сотрудника, то в ПФР об этом нужно было сообщить не позднее понедельника 20 июля. 18 и 19 июля — выходные, их пропустили.

23 июля этот же сотрудник написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Сведения об этом нужно подать в отдельном отчете до 15 августа. Про прием на работу в нем можно уже не писать.

Как уведомлять сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Компании и ИП должны разослать всем своим сотрудникам уведомления об их праве перейти на электронные трудовые книжки. Вот какие требования нужно соблюсти:

Уведомление нужно отправить до 31 октября 2020 года. В ноябре подавать уведомление будет поздно. Сначала срок был другой: работодатели должны были сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня. Но из-за коронавируса сроки перенесли.

п. 2 Постановления правительства от 19.06.2020 № 887PDF, 208 КБ

Уведомление должно быть письменным. Это прямо установлено в законе — сотрудников нужно уведомить в письменной форме. Личной беседы со специалистом отдела кадров недостаточно.

п. 4 ч. 1 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ

Вот как это можно сделать:

1. напечатать текст уведомления и раздать его сотрудникам;
2. отправить уведомление по почте заказным письмом.

На время пандемии Роструд допускает, что по электронной почте можно отправить копии уведомлений, но потом их все равно придется вручить лично.

Уведомить нужно каждого сотрудника. Чтобы подтвердить это в случае проверки или трудового спора, попросите всех сотрудников расписаться на уведомлении и вернуть его в отдел кадров. Другой вариант — составить таблицу или журнал, где для каждого сотрудника будет отмечено, когда ему было направлено уведомление и какое решение он принял. Туда можно включить графу для росписей.

Уведомить нужно и тех, кто работает на дистанционном режиме, и тех, кто в декрете или на больничном, и даже внешних совместителей, хотя обычно они хранят трудовую по месту основной работы. В законе не сделали никаких исключений.

Что писать в уведомлении

В уведомлении сотрудникам нужно сообщить о том, что в 2020 году заработал новый федеральный закон № 439-ФЗ и теперь все сведения о трудовой деятельности будут вестись и храниться в электронном виде. Работодатель будет передавать все новые сведения в пенсионный фонд, поэтому бумажные трудовые книжки дальше вести необязательно.

Каждый сотрудник вправе выбрать, будет он дальше пользоваться бумажной трудовой или нет. Работнику нужно подать одно из двух заявлений до 31 декабря 2020 года:

1. о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. о переходе на электронную трудовую книжку.

Для составления уведомления можете использовать наш шаблон или образец Роструда. Если пользуетесь 1C или другими системами автоматизированного кадрового учета, там уже есть нужные формы уведомлений и заявлений. Можно взять стандартный шаблон или разработать свой.

Укажите в нем, на какой адрес высылать заявления, когда их желательно подать, что будет, если сотрудник откажется от трудовой книжки и сможет ли он сделать это после 31 декабря. Чем понятнее будет уведомление, тем меньше придется объяснять кадровым специалистам.

Отказываться от бумажной трудовой необязательно. Сотрудник имеет полное право сохранить привычный ему порядок учета его работы, например, если не доверяет электронным базам данных или государству. Нельзя принуждать его делать тот или иной выбор.

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, получив уведомление от работодателя. Выбор нужно сделать до конца 2020 года. Если сотрудник пропустит этот срок, то есть не подаст ни одно из заявлений, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую книжку. Отказаться от нее сотрудник сможет и в 2021 году, подав заявление.

Получается, сроки такие:

1. Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки сотрудник может подать до 31 декабря 2020 года, так написано в законе. Получится ли подать это заявление после 31 декабря, непонятно, закон это не регламентирует. Если не подавать заявление вообще, работодатель в 2021 году продолжит вести бумажную трудовую. На мой взгляд, если твердо решили ее сохранить, заявление лучше все-таки подать в этом году, чтобы было меньше неопределенности между работником, работодателем и ПФР.
2. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любой момент после того, как работодатель сообщит о такой возможности: и до 31 декабря 2020 года, и после. Это касается и тех сотрудников, которые в 2020 году находятся в декрете или на больничном.
3. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, смогут сделать выбор и подать любое из заявлений после 31 декабря, когда устроятся на работу.
4. Люди, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще подавать не будут. Работодатель по умолчанию заведет им электронную трудовую.

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную и в 2021 году, и позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.

Что делать с сотрудниками, которые откажутся от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

1. Вписать в трудовую книжку, что сотрудник отказался дальше ее вести.
2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Запись об отказе от бумажной трудовой книжки вносится сразу под последней записью в ней. Выглядеть это может вот так:

Какой-то утвержденной формулировки нет. Свои варианты предложили Минтруд и Роструд. Можете взять какую-то из них, использовать наш вариант или сформулировать свой собственный, но помните, что записи в трудовые книжки вносятся без сокращений.

Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех дней после того, как он подал заявление. Это рекомендация Минтруда: в одном из писем он предлагает руководствоваться ст. 62 ТК РФ, где такой срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.

Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то  куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. он вообще не подавал никаких заявлений.

Если сотрудник пришлет или принесет заявление до конца 2020 года, работодатель должен сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщит о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Трудовые книжки не нужно заводить при оформлении новых сотрудников в двух случаях:

1. наступил 2021 год, и человек впервые устраивается на работу;
2. работник уже отказался от бумажной трудовой на прошлой работе.

Во всех остальных случаях трудовую нужно заводить или вписывать в имеющуюся сведения о приеме на работу.

В 2020 году. Сотрудник может при устройстве на работу сказать, что не хочет вести никаких бумажных трудовых книжек, потому что слышал в новостях, что так можно. Если он еще не подавал заявления об отказе от бумажной трудовой на прошлой работе или устраивается на работу впервые, ее придется оформлять.

Новый сотрудник сразу может написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, но ему все равно придется сначала отдать ее в отдел кадров. Там в трудовую внесут две записи: о том, что сотрудник был принят на работу, и о том, что он подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В принципе все эти действия можно сделать одним днем, если порядок делопроизводства в компании такое позволяет.

Если человек уже успел подать заявление о переходе на электронную трудовую, при устройстве на работу он принесет выписку из сведений о трудовой деятельности, и там будет соответствующая отметка. Тогда трудовую можно не заводить.

В 2021 году. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Даже если сотрудник, сохранивший трудовую или не высказавший своего мнения в течение 2020 года, сразу же откажется от нее при устройстве на работу в 2021 году, в нее придется вносить и запись о приеме на работу, и запись об отказе от бумажной трудовой. Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что к следующему году этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности. В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР. Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Форма выписки утверждена приказом Минтруда в январе 2020 года. Пенсионный фонд выдает выписку по форме СТД-ПФР, а работодатель — по форме СТД-Р.

Скачать бланк справки СТД-РRTF, 114 КБ

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:

1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с печатью и подписью;
2. при увольнении.

В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

1. Дата приема на работу и занимаемая должность.
2. Когда и куда его перевели.
3. Когда его уволили и по какой причине.
4. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

Приказ Минтруда № 23н

В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.

ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в пенсионном фонде

С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам. Однако объем сведений в справке СТД-ПФР ограничен 2020 годом, более ранних сведений там не будет. Если никаких изменений по работе у сотрудника в 2020 году не было, выписка вообще может быть пустой. Когда он подаст заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель передаст сведения в ПФР: тогда данные в выписке обновятся.

Это не значит, что у ПФР нет сведений о трудовом стаже и взносах за работника или работодатель не передал какие-то сведения, просто формы отчетности, которые используют для формирования выписок, появились только в 2020 году. Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Минтруд разработал проект закона, который может расширить перечень сведений в выписке из ПФР: предполагается, что можно будет подать заявление и внести в нее вообще все сведения из своей трудовой. Пока что это только проект, будем за ним следить и расскажем, если что-то изменится.

Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

1. в электронном виде на сайте ПФР или через сайт госуслуг;
2. в бумажном виде в МФЦ или отделении ПФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.

Электронные трудовые: о чем стоит помнить работодателю

1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
2. Бумажные трудовые книжки перестанут оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроится на работу.
3. До 31 октября 2020 года каждому сотруднику нужно выслать уведомление о возможности выбрать формат трудовой книжки и собрать с них подписи, что уведомление получено.
4. Пока от сотрудника не придет заявление, что он отказывается от бумажной трудовой, ее нужно вести, как и раньше.
5. В ПФР нужно передавать сведения по форме СЗВ-ТД. Если сотрудника приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 15 числа следующего месяца.
6. Если в трудовой деятельности сотрудников никаких изменений не происходит, отчет можно не сдавать. Если ничего не произойдет за весь 2020 год, первый отчет отправляйте к 15 февраля 2021 года, отразив в нем последнюю запись в трудовой книжке на 1 января 2020 года.

Как отправить один лист Excel в виде приложения к электронной почте

Мы часто создаем и работаем с несколькими листами Excel. Это могут быть отдельные листы в одной книге (например, разные листы для разных лет, продуктов, отделов и т. Д.).

Иногда вам может потребоваться отправить часть рабочего листа или один рабочий лист Excel из книги вашему коллеге или начальнику. Хотя могут быть и другие способы сделать это, в этом руководстве я покажу вам самый быстрый и простой способ отправить по электронной почте отдельный лист Excel или его часть.

Но есть некоторые предварительные работы.

Вам нужно добавить значок на панель быстрого доступа Excel. Это позволит функции отправки одного листа Excel или его части в качестве вложения электронной почты.

Вот как это сделать:

Это добавит значок «Отправить получателю почты» на панель быстрого доступа.

Вот что вы можете сделать с помощью этой опции:

• Отправить часть рабочего листа в теле сообщения электронной почты.
• Отправьте один лист Excel как вложение электронной почты.
• Отправить всю книгу как вложение электронной почты.

Примечание: Я тестировал это только в Outlook. Я считаю, что он также должен работать с вашим почтовым клиентом по умолчанию.

Отправить часть рабочего листа как тело сообщения электронной почты

Вы можете отправить часть рабочего листа (диапазон ячеек) как тело сообщения электронной почты, используя опцию «Отправить получателю почты», которую мы добавили на панель быстрого доступа.

Вот как это сделать:

• Активируйте рабочий лист, из которого вы хотите отправить по электронной почте диапазон ячеек.
• Щелкните значок «Отправка получателя почты» на панели быстрого доступа.
• В открывшемся запросе электронной почты выберите «Отправить текущий лист в качестве тела сообщения» и нажмите «ОК».
  • Это сделает текущий рабочий лист телом исходящего электронного письма. Он автоматически откроет почтовый клиент по умолчанию в вашей системе, и рабочий лист будет частью тела сообщения электронной почты.
• Если вы выберете диапазон ячеек, он отправит выбор только как часть тела сообщения электронной почты. В противном случае он отправит весь рабочий лист.
• Нажмите «Отправить».

Обратите внимание, что при использовании вышеуказанного метода для отправки части рабочего листа в теле сообщения электронной почты он не сохраняет никаких функциональных возможностей рабочего листа Excel. Это может быть полезно, если вы хотите быстро отправить часть большого набора данных вместо отправки всего рабочего листа.

Отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

Вы можете отправить один лист Excel (из многих листов в книге) в качестве вложения электронной почты.Для этого вам нужно создать новую книгу с этим единственным листом, а затем отправить ее с помощью функции «Отправить получателю электронной почты».

Вот шаги:

Отправить всю книгу как вложение электронной почты

Вы можете легко отправить всю книгу, вложив ее как часть электронного письма.

Вот шаги, чтобы сделать это:

• Нажмите «Отправить получателю почты» на панели быстрого доступа.
• В диалоговом окне «Электронная почта» выберите вариант «Отправить всю книгу как вложение».
• Нажмите ОК. Откроется исходящее электронное письмо с прикрепленной к нему книгой.
• Нажмите «Отправить».

Несмотря на то, что вы можете выполнять все вышеупомянутые действия без использования параметра «Отправить на почту получателя», он действительно ускоряет процесс и делает его более эффективным.

Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel:

Отправка отдельных листов по электронной почте (Microsoft Excel)

Обратите внимание: Эта статья написана для пользователей следующих версий Microsoft Excel: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.Если вы используете более раннюю версию (Excel 2003 или более раннюю), , этот совет может не сработать для вас . Чтобы ознакомиться с версией этого совета, написанного специально для более ранних версий Excel, щелкните здесь: Отправка отдельных листов по электронной почте.

German спросил, есть ли способ отправить один рабочий лист в книге в виде вложения в электронное письмо без отправки всей книги.Короткий ответ: вы не можете – рабочий лист сам по себе не может существовать как «объект», который вы можете прикрепить к электронному письму. Вы можете отправлять файлы только как вложения к электронным письмам, а это значит, что у вас должен быть файл книги для отправки.

Конечно, из одного рабочего листа легко создать рабочую тетрадь. Если вам нужно делать это только время от времени, то самый простой способ – выполнить следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа, который хотите отправить по электронной почте.
2. В появившемся контекстном меню выберите «Переместить» или «Копировать».Excel отображает диалоговое окно «Перемещение или копирование». (См. Рисунок 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно «Перемещение или копирование».

3. В раскрывающемся списке «В книгу» выберите «Новая книга».
4. Убедитесь, что установлен флажок «Создать копию».
5. Нажмите ОК.

На этом этапе вы должны увидеть новую книгу с единственным листом в ней – копию листа, который вы хотите отправить. Сохраните эту книгу и отправьте ее по электронной почте, и вы сделали то, что хотели.После того, как он будет отправлен по электронной почте, вы можете удалить книгу из своей системы, так как ваш рабочий лист также все еще находится в исходной книге.

Если вам нужно регулярно отправлять текущий лист кому-то по электронной почте, вы можете создать макрос, который выполнит эту задачу за вас. Создаваемый вами макрос будет отличаться в зависимости от используемой программы электронной почты. По этой причине в этом совете невозможно дать исчерпывающий ответ на основе макросов. Однако может быть поучительно предоставить пример макроса, который может отправлять электронную почту листу, используя Outlook в качестве почтовой программы.

Sub EmailWithOutlook ()
    Dim oApp как объект
    Dim oMail как объект
    Dim WB As Workbook
    Уменьшить имя файла как строку
    Dim wSht As Worksheet
    Dim shtName As String

    Application.ScreenUpdating = False

    'Сделайте копию активного рабочего листа
    'и сохраните его во временный файл
    ActiveSheet.Copy
    Установите WB = ActiveWorkbook

    FileName = WB.Worksheets (1) .Name
    При ошибке Возобновить Далее
    Убейте "C: \" & FileName
    При ошибке GoTo 0
    ВБ.SaveAs FileName: = "C: \" & FileName

    'Создание и отображение почтового элемента Outlook
    Установите oApp = CreateObject ("Outlook.Application")
    Установите oMail = oApp.CreateItem (0)
    С oMail
        'Раскомментируйте строку ниже, чтобы жестко запрограммировать получателя
        '.To = "[email protected]"
        'Раскомментируйте строку ниже, чтобы жестко закодировать тему
        '.Subject = "Тема"
        'Раскомментируйте строки ниже, чтобы жестко закодировать тело
        '.body = "Дорогой Джон" & vbCrLf & vbCrLf & _
          '"Вот файл, который вы просили"
        .Attachments.Add WB.FullName
        .Отображать
    Конец с

    'Удалить временный файл
    WB.ChangeFileAccess Mode: = xlReadOnly
    Убить WB.FullName
    WB.Close SaveChanges: = False

    'Восстановить обновление экрана и выпустить Outlook
    Application.ScreenUpdating = True
    Установите oMail = Nothing
    Установите oApp = Nothing
Конец подписки
 

Обратите внимание, что макрос эффективно выполняет то, что было сделано на предыдущих этапах: он копирует рабочий лист в новую книгу, а затем отправляет эту книгу по электронной почте.Затем он удаляет книгу и возвращает вас к обычному использованию Excel.

Макрос сохраняет временную книгу (отправляемую по электронной почте) на диск C :. Если вы предпочитаете сохранить книгу в другом месте (или если системные ограничения не позволяют вам сохранять файлы в корневой каталог вашей системы), просто измените местоположение в двух строках кода, которые ссылаются на диск C :.

Есть один потенциальный недостаток использования подхода, описанного в этом совете: когда вы создаете копию рабочего листа в новую книгу, Excel может делать некоторые забавные вещи с некоторыми ссылками, которые могут быть на скопированном рабочем листе.Например, предположим, что вы хотите скопировать и отправить по электронной почте Sheet1 из исходной книги. Однако Sheet1 включает в себя некоторые ссылки в формулах на ячейки в Sheet2 и Sheet3. Когда вы делаете копию Sheet1 в новую книгу, Excel сохраняет эти ссылки обратно на листы в исходной книге. Хотя скопированный Sheet1 можно отправить по электронной почте кому-то другому, когда этот человек попытается открыть его, ссылки больше не будут работать должным образом, потому что у него или нее нет ссылки на исходную книгу.

Есть три возможных решения этой проблемы. Во-первых, очевидно, что вы не отправляете по электронной почте ни один лист в новой книге, а все листы, которые могут понадобиться получателю. Второе решение – использовать методы копирования и вставки для вставки значений в новую книгу. Наконец, вы можете скопировать исходный рабочий лист, а затем в копии найти все внешние ссылки и удалить их.

Если вы ищете более подробное обсуждение того, как отправить рабочий лист по электронной почте с помощью различных программ, то вам обязательно нужно посетить следующую веб-страницу:

http: // www.rondebruin.nl/win/section1.htm
 

ExcelTips – ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel. Этот совет (8508) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Excel здесь: Отправка отдельных листов по электронной почте .

Автор Биография

Аллен Вятт

Аллен Вятт – всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей.Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Фотографирование

Excel позволяет захватывать части вашего рабочего листа в виде изображения, которое затем можно использовать множеством других способов. …

Изменение ориентации в одной распечатке

Excel позволяет распечатывать информацию как в книжной, так и в альбомной ориентации, но что, если вам нужны оба типа…

Автоинкремент полей формы

– отличный способ создавать новые документы, потому что они действуют как замысловатые шаблоны по сравнению с этими новыми документами …

Шаблоны электронных листов

Шаблоны электронных писем

У учителя есть рабочая тетрадь с листом на каждого ученика с оценками и лист, куда он вводит информацию, предназначенную для всех его учеников.С шаблон листа в вашей книге, он позволяет легко отправлять, например, все вашим студентам личное письмо с учебным пособием или PDF-файл с их собственным листом с оценками (например) и листом с другой основной информацией, которую учитель хочет поделиться со своими учениками. Все это одним щелчком мыши по почте кнопку, которая находится на листе шаблона.

Информация

После установки одного из шаблонов вы можете:

Щелкните правой кнопкой мыши на любую вкладку рабочего листа в книге, которую вы хотите, и выберите Вставить .
Выберите « NameOfTheTemplate.xlt ». и нажмите ОК, чтобы вставить лист в книгу. Когда вы сохраняете рабочая книга теперь шаблон рабочего листа всегда будет частью вашей книги так что вы можете использовать его для создания писем, когда захотите

На листе, который вы вставляете, есть таблица с полями, которые необходимо для создания писем.
Вы будете использовать одну строку в таблице для каждого письмо, которое вы хотите создать. Когда вы выбираете ячейку в таблице, вы можете прочтите, что вы должны ввести в эту ячейку.Если вы хотите ввести более одного лист, адрес электронной почты или основная строка, вы должны отделить каждую запись с помощью Alt Enter так что это будет на новой строке в ячейке.

Что такое Alt-Enter?

Если вы хотите отправить, например, три рабочие листы, которые вы делаете

1: Выберите ячейку в столбце Таблицы
2: Если необходимо нажмите кнопку удаления, чтобы очистить ячейку сначала
3: Введите первую имя листа
4: нажмите Alt Enter
5: введите имя второго листа
6: Нажмите Alt, Enter
7: введите имя третьего листа
8: нажмите Enter

Примечание : поскольку это таблица, вы можете просто ввести «да» в столбце A на новой строке, чтобы расширить диапазон таблицы, вы увидите, что он будет автоматический формат и добавить проверку данных в новую строку.Прочтите данные полезные советы по проверке, когда вы выбираете ячейку на листе.

Примечание : Шаблоны листов для Outlook 2007-2016 также часть моей надстройки RDBMail для Outlook

Загрузки в Excel 2007-2016

Отправить как книгу Excel (Outlook)

Отправить как PDF (Outlook)

Отправить как книгу Excel (OE, Windows Mail и Windows Live Mail)

Примечание : После установки нужного вам шаблона листа можете удалить использованный установочный файл.

Загрузки в Excel 2000-2003

Лист Шаблон для OE, Windows Mail и Windows Live Mail

Шаблон листа для Outlook

Отправка книги для проверки

Excel позволяет легко отправлять книги, которые вы аннотировали, для проверки всем людям, которые должны комментировать и вносить изменения. До отправив книгу на проверку, необходимо включить совместный доступ к файлам.

Затем выполните следующие действия:

1. Выберите Файл → Отправить → Получатель почты (для просмотра).
   Excel открывает вашу программу электронной почты (например, Outlook или Outlook Express), запускает новое сообщение электронной почты и прикрепляет текущую книгу как вложение электронной почты. Программа также автоматически заполняет строку «Тема» сообщения, предлагая получателю просмотреть прикрепленный файл, и вставляет следующий текст в тело сообщения:
   Просмотрите прикрепленный документ.
2. Введите адрес электронной почты получателя в текстовое поле «Кому» вместе с адресами всех людей, которых вы хотите скопировать, в текстовое поле «Копия».
3. Нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить его получателям.

Ответ с изменениями

Когда получатели получают сообщение электронной почты и открывают вложенный файл книги в Excel, программа автоматически открывает панель инструментов «Просмотр». (если он еще не отображается в окне Excel) при открытии файла.

Рецензенты могут затем использовать кнопки «Следующий комментарий» и «Предыдущий комментарий» на этой панели инструментов для перехода от комментария к комментарию в книге. Они затем могут отвечать на ваши комментарии, внося изменения в помеченные ячейки или добавляя собственные комментарии.

Когда они будут готовы отправить вам свои изменения и ответы, они нажимают кнопку «Ответить с изменениями» на панели инструментов «Рецензирование». Excel затем открывает свои программы электронной почты с новым сообщением, к которому автоматически прикрепляется ваша измененная версия книги.Это новое сообщение также заполнено поле «Тема» и короткое сообщение в теле письма о том, что они просмотрели прикрепленную книгу. Все, что им нужно сделать, это заполнить свой адрес электронной почты (в качестве исходного отправителя) в поле «Кому», а затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить измененную книгу обратно вам.

3 способа БЫСТРО прикрепить файлы Excel к сообщениям электронной почты

Итог: Узнайте, как быстро и прикреплять файлы Excel к своим электронным письмам. Эти методы и сочетания клавиш могут работать с любым почтовым клиентом, включая Outlook, Mac Mail и Gmail.

Уровень квалификации: Начинающий

Если вы работаете с большим количеством файлов Excel, скорее всего, вы также отправляете много файлов Excel по электронной почте. Вероятно, существует миллион различных способов прикрепить файл, и некоторые из них могут быть мучительно медленными .

Вы можете потратить много времени на навигацию по папкам в поисках файлов, которые хотите прикрепить. Затем повторите этот процесс, если вы понимаете, что вам нужно внести изменения в файл, или если вы не уверены, сохранили ли вы его.

Если это звучит знакомо, то эта статья должна помочь ускорить этот процесс . 🙂

Метод № 1. Я не использую «Отправить как вложение»

Excel имеет встроенную функцию «Отправить как вложение», которая прикрепляет текущий файл к новому электронному письму. Это электронное письмо может быть создано в Outlook или в почтовом приложении по умолчанию.

Вы можете найти кнопку «Отправить как вложение» в меню «Файл» или добавить ее на панель быстрого доступа (QAT).

Это быстрый способ прикрепить файл к электронному письму, но я им не пользуюсь.

Почему?

Что ж, есть несколько причин, по которым я этого избегаю:

1. Вы не можете вносить изменения в файл после того, как прикрепили его. В некоторых версиях Office вы также не можете редактировать файл в Excel. Мне всегда нужно внести изменения в файл или сделать снимок экрана перед его отправкой.
2. Это не работает, если вы используете почтовое приложение в своем веб-браузере, например Gmail или Yahoo mail.
3. Работает только для прикрепления одного файла к электронному письму.
4. Работает только для новых писем. Часто я прикрепляю файл к ответу.

Исходя из этих ограничений, я никогда не использую функцию «Отправить как вложение». Это неплохой вариант, я просто считаю его слишком ограниченным для повседневного использования.

Итак, давайте посмотрим на более гибкие решения.

Метод № 2: Использование меню недавних элементов

Обычно вы прикрепляете файл, над которым в данный момент работаете. Как в Windows, так и в Mac есть способы просмотра последних элементов в окнах проводника Windows или Finder.

Первый шаг – нажать кнопку «Прикрепить» в вашей почтовой программе.

Вот сочетания клавиш для прикрепления файлов для некоторых распространенных почтовых клиентов.

• Прогноз: Alt, H, A, F
  • Или используйте ярлык панели быстрого доступа, который я объясню ниже.
• Gmail: В теле письма дважды нажмите Tab, чтобы выделить кнопку «Прикрепить», затем нажмите Enter.
  • Количество нажатий Tab может зависеть от других установленных вами расширений.

Следующим шагом является использование одного из следующих методов для быстрого поиска последнего файла.

Если вы используете Windows 10, вы можете просмотреть список недавних элементов, выбрав «Быстрый доступ» в области навигации, а затем прокрутите вниз до раздела «Последние файлы».

На Mac вы можете просмотреть все свои файлы и отсортировать столбец «Дата изменения», чтобы сначала отображались самые последние элементы.

Новая функция последних элементов в Outlook 2016

Outlook 2016 также имеет новую функцию «Последние элементы» в меню «Прикрепить файл».

Мне очень нравится эта новая функция, потому что она позволяет вам видеть и быстро прикреплять несколько файлов, над которыми вы работаете. Вы по-прежнему можете получить доступ к файлам в Excel и работать с ними.

Если вы все же внесете какие-либо изменения в файл, вам нужно будет удалить вложение и повторно прикрепить последнюю сохраненную версию.

Сочетание клавиш для прикрепления самого последнего файла в Outlook 2016: Alt, H, A, F, введите

Alt, H, A, F откроет это новое меню в 2016 году.Нажмите Введите , чтобы прикрепить самый последний файл.

В более старых версиях он вызывает меню «Вставить файл» для выбора файла. Затем вы можете использовать список последних файлов или технику копирования / вставки (метод № 3 ниже), чтобы быстро прикрепить файл.

БЫСТРЕЕ: добавьте кнопку прикрепления на панель быстрого доступа

Самым быстрым сочетанием клавиш для прикрепления файла в Outlook является добавление кнопки «Прикрепить» на панель быстрого доступа (QAT), а затем нажатие Alt + номер места, чтобы открыть меню «Вставить файл».Вы можете добавить в QAT в 2016 году как новые, так и старые значки прикрепления.

Итак, с настройкой, показанной на скриншоте выше, следующее сочетание клавиш прикрепит мой последний файл к электронному письму:

Alt + 2, введите

Это, вероятно, самый быстрый способ прикрепить последнюю сохраненную версию файла, над которым вы работаете.

Вот статья о том, как использовать сочетания клавиш панели быстрого доступа.

Если у вас нет последней версии Office, следующий метод работает универсально для всех приложений и операционных систем.

Метод № 3: Скопируйте и вставьте путь к файлу

Я предпочитаю прикреплять файлы, копируя и вставляя путь к файлу. Этот метод работает с любым почтовым клиентом, а также с любым типом файлов, а не только с файлами Excel.

Процесс прост. Вам просто нужно скопировать путь (местоположение) к файлу в буфер обмена, а затем вставить его в поле имени файла окна проводника (Finder) в окне вложения электронной почты.

Позвольте мне разбить это на шаги.

Шаг №1: Скопируйте путь к файлу в буфер обмена

Путь к файлу – это полное расположение файла, включая букву диска, папки и полное имя файла. Это будет выглядеть примерно так.

C: \ Users \ jon \ Documents \ Excel Campus \ Book1.xlsx

Так как же скопировать его в буфер обмена? Фактически вы можете сделать это из меню «Файл»> «Информация» в Excel. В Excel 2013 и 2016 вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши по этому полю и выбрать Копировать ссылку в буфер обмена .В 2010 вы используете Ctrl + C, чтобы скопировать путь.

Сочетания клавиш для копирования ссылки в буфер обмена (копирование пути к файлу):

• Excel 2010: Alt, F, I, G, Ctrl + C
• Excel 2013, 2016: Alt, F, I, G, C

Вы также можете использовать макрос , чтобы скопировать путь в буфер обмена и добавить кнопку на панель быстрого доступа. Вот сообщение Дика Куслейки из Daily Dose of Excel о том, как скопировать путь к файлу в буфер обмена с помощью макроса.У меня есть эта настройка на моем QAT, и она позволяет мне копировать путь к файлу одним щелчком мыши или сочетанием клавиш. Оставьте комментарий ниже, если вы хотите, чтобы я более подробно рассказал об этой настройке.

Другой метод (представленный Сальваторе в комментариях ниже) – добавить команду «Местоположение документа» на панель быстрого доступа. Это добавит поле в QAT, которое будет содержать полный путь к файлу активной книги. Вы можете щелкнуть поле (или нажать сочетание клавиш Alt + номер), чтобы выделить весь текст, а затем нажать Ctrl + C, чтобы скопировать.

Щелкните здесь изображение ниже, чтобы просмотреть быстрый анимированный скринкаст о том, как добавить команду «Местоположение документа» в QAT.

Шаг № 2: Вставьте путь к файлу в окно вложения

Откройте письмо в своем почтовом клиенте (новое или ответное) и нажмите кнопку «Прикрепить».

Теперь, когда открыто окно «Вставить файл», вам просто нужно вставить (Ctrl + V) полный путь к файлу в поле «Имя файла» и нажать Enter.

Это может показаться большим количеством шагов, но на самом деле это довольно быстро, если вы попрактикуетесь в нем несколько раз.

Как прикрепить файлы к электронным письмам?

Что ж, я надеюсь, что один из этих методов поможет вам сэкономить немного времени на прикреплении писем. Как я уже сказал, существует миллион различных способов сделать это.

Другой популярный метод – перетащить файлы из Проводника или Finder в тело или в раздел вложения электронного письма. (Спасибо Чарли за предложение в разделе комментариев!)

Пожалуйста, оставьте комментарий ниже, используя предпочитаемый вами метод.Я хотел бы узнать несколько новых способов сделать это. Спасибо!

Macro Monday – Отправьте вашу активную книгу по почте как вложение с макросом Excel

Здравствуйте, мастера! Я собираюсь поделиться тем, что я считаю одним из моих любимых макросов на сегодняшний день. Он отправляет активную книгу по электронной почте в виде вложения из Outlook. Как часто вы отправляете одну и ту же обновленную книгу одним и тем же людям каждую неделю? Да, я тоже еженедельно отчитываюсь перед одними и теми же людьми. Сэкономьте время с помощью симпатичного маленького фрагмента кода. Если вы хотите больше советов по Excel и VBA, подпишитесь на мою ежемесячную информационную рассылку, в которой я делюсь 3 советами по Excel в первую среду месяца и получаю бесплатную электронную книгу, 30 советов по Excel.Если вы хотите увидеть все сообщения в блоге из серии Macro Monday, вы можете сделать это, щелкнув ссылку ниже.

Как Excel в Excel – Сообщения блога Macro Monday.

Что делает макрос?

Этот макрос отправит активную книгу указанным получателям электронной почты.

Как это работает?

Первое, что нам нужно сделать, когда этот код запускается из Excel, – это установить ссылку на Microsoft Outlook. Это достаточно просто.

• Инструменты – Справочные материалы – Выберите справочник Microsoft Outlook.

• Нажмите ОК, и все готово. Теперь мы можем начать писать этот код.

ПЕРВЫЙ. Откройте Visual Basic – нажав ALT + F11 или вкладку разработчика – щелкните правой кнопкой мыши имя проекта или книги – Вставить – Модуль

Шаг 2. Нам нужно объявить несколько переменных для этого макроса. Это гарантирует, что Excel создаст контейнер памяти для каждого из них.

Dim OLApp As Outlook.Application (ссылается на объект Outlook Application)
Dim OLMail As Object (это объектная переменная, которая содержит для нас почтовый элемент)

Шаг 3. Это активирует Outlook и запускает для нас новый сеанс. Это то же самое, что и при выборе «Новое сообщение» в почте Outlook.

Шаг 4. Это основа кода, в котором мы создаем нашу почту для отправки. Мы можем включать получателей, которые вводятся в кавычки и разделяются точкой с запятой. Мы также можем использовать CC и BCC, как указано. Мы прикрепляем книгу Excel с кодом .Attachment.Add ActiveWorkbook.Fullname и с помощью ActiveWorkbook.Fullname устанавливаем текущую книгу как вложение.Как только сообщение будет готово, мы можем отобразить его содержимое, чтобы просмотреть его.

Шаг 5. Этот последний фрагмент кода освобождает объекты, назначенные нашим переменным, и предотвращает оставление объектов в открытой памяти, устанавливая для переменной значение ничего.

Шаг 6. Проверьте свой код !!

Не забудьте ПОДПИСАТЬСЯ на информационный бюллетень How To Excel At Excel для получения дополнительных советов в первую среду месяца.

21.1. Отправить почту – Программирование Excel с помощью VBA и .NET [Книга]

В Таблице 21-1 перечислены различные способы отправки почты в Excel.

Таблица 21-1. Отправка почты из Excel

Я уже несколько раз использовал технику FollowHyperlink в этой книге.Если вы его пропустили, вот небольшой пример:

 Sub SendTextMail ()
        ThisWorkbook.FollowHyperlink "mailto: [email protected]" & _
          "? Subject = Тестовое сообщение. & Body = Сообщение отправляется сюда ..."
    End Sub 

Протокол mailto: запускает почтовый клиент пользователя по умолчанию и создает новое сообщение. Пользователь должен отправить сообщение, поэтому для этого подхода нет реальных препятствий для безопасности. Однако вы не можете прикреплять файлы, используя mailto: .