Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(см. текст в предыдущей редакции)

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой — Российская газета

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии “трудовой”? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей “РГ – Неделя”.

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей “РГ” – в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, – электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое – минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе – исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье – удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое – снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании “личного кабинета” на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном – заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился. Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку. Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Инфографика “РГ”/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь “утекают” данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают – можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время – в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Фото: Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно. Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания “Ветеран труда”.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды – грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, – все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, – запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

О чем не пишут в книжках

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО “Русский пекарь”…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать – в любой момент. Фото: Никита Митюнин

Личный вопрос

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть “личный кабинет”, я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Трудовые книжки нового образца с 2023

Минтруд решил заменить трудовые книжки. Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» вступает в действие 1 сентября 2021 года.

Предыстория вопроса

На основании постановления Правительства от 19.06.2020 № 887 работодатели уведомляли сотрудников о возможности отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронного варианта. Обязанность уведомления продлилась до 31 октября 2020 года.

В свою очередь работники до конца 2020 года должны были подать в ответ заявление о согласии перейти на электронные трудовые книжки или о желании оставаться с бумажным документом. Если заявление сотрудник не подал, нужно продолжать вести бумажный вариант (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако, как оказалось, наши соотечественники не спешат расставаться с традиционной бумажной трудовой книжкой.

Отношении россиян к электронным трудовым книжкам

В пояснительной записке к проекту приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», которым Минтруд собирается обновить форму бумажных трудовых, дана статистика, предоставленная Пенсионным фондом на 29.12.2020 года. По данным ПФР всего застраховано 58 122 955 работающих, из них на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде согласились только 5 млн человек, сохранить бумажные трудовые книжки решили почти 35 млн. 

Таким образом трудовая книжка нового образца понадобится тем, кто не переходил на электронные, если бумажный документ закончился, потерялся или по каким-то причинам пришел в негодность.

Изъявили активное желание перейти на электронный формат в основном молодежь 18-24 лет и жители столиц: Москвы и Санкт-Петербурга — это 51 и 36%.

Представители старшего поколения и жители сел чаще отказываются от замены бумажного документа электронным, это 68% опрошенных.

6% респондентов сообщили, что уже перешли на электронную трудовую книжку, каждый десятый (10%) испытал затруднения при ответе на этот запрос.

Из тех, что продолжает трудовую деятельность, но еще не оформил электронную ТК, 30% согласны на замену, 63% сохраняют традиционную бумажную.

34% наших сограждан боятся утери данных из-за неисправностей или взлома систем хранения и обработки данных, 4% не умеют пользоваться техникой — ЭТК для них сложна в использовании.

Как изменятся бумажные трудовые книжки

Очевидно, что еще долгое время бумажный формат будет присутствовать в кадровой деятельности организаций. Именно это и сподвигло Минтруд обновить бланки бумажных трудовых книжек .

Какие правила устарели и отменены при заполнении новых трудовых книжек с сентября 2021:

• ведение приходно-расходных журналов по учету бланков ТК и вкладышей;
• книга учета движения ТК и вкладышей;
• опломбировка или скрепление сургучом вышеназванных учетных книг;
• ознакомление сотрудника с каждой записью под роспись в личной карточке;
• внесение в ТК записи об общем трудовом стаже, в том числе работникам после отбытия исправительных работ без лишения свободы, о том, что этот период в непрерывный трудовом стаже не учитывается;
• заверение подписью работника все записей, сделанных в ТК о периодах работы в данной организации, при увольнении;
• заполнение ТК в присутствии работника, который в первый раз принят на работу в организацию.

В приказе Минтруда о трудовых книжках актуализируются некоторые записи в соответствии с требованиями новых или с изменениями действующих ФЗ:

• в положениях с требованием проставления печати работодателя разрешается проставление печати отдела кадров. Уточняется, что печать ставится при ее наличии;
• запись о расторжении трудового договора предусматривает ссылки не только на пункты статей ТК, но и их части: ст. 77, 81, 83, 278, 336;
• утверждена норма о заполнении ТК при дистанционной работе, если есть соглашение между работником и нанимателем в письменном виде;
• сведения об образовании работника заполняются в соответствии с № 273-ФЗ от 29.12.2012 г.

Когда будут заменять старые трудовые книжки на новые

Никакой замены старых трудовых книжек на новые году не потребуется — трудовые книжки нового образца и старые будут действовать параллельно. Бланки трудовых книжек и прежние вкладыши в них также будут действительны, их можно использовать без ограничения срока.

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н

Что изменилось в форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек?

С сентября 2021 г. трудовые книжки нужно будет оформлять по новым правилам. При этом отдельные положения нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек лишены ясности, а некоторые – даже смысла

С 1 сентября 2021 г. трудовые книжки нужно оформлять по новым правилам. Минтруд России изменил их форму, порядок ведения и хранения¹. Расскажем, на что обратить внимание работникам и работодателям в первую очередь.

Предпосылки изменений

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников формируются в электронном виде². Однако в ряде случаев работодатели все еще должны вести бумажные трудовые книжки. Например, если работник подал письменное заявление об этом до конца 2020 г.³

Сейчас вопросы оформления трудовых книжек регламентированы двумя основными актами, утвержденными еще в 2003 г.⁴ К 2021 г. многие их положения стали избыточными и устарели, поэтому акты потребовалось упростить и привести в соответствие с актуальными положениями российского законодательства.

Обновление формы

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее существенно не изменились по сравнению с действующими. Их содержание по сути осталось прежним. Но на титульных листах уточнили, что печать работодателя нужно ставить при ее наличии⁵. Предусмотрели больше разворотов для сведений о работе и меньше – для информации о награждении. Например, в форме трудовой книжки для сведений о работе будет 14 разворотов, тогда как в настоящее время их 10.

Изменение порядка ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:

• работник проработал у него свыше 5 дней;
• работа у этого работодателя является для работника основной;
• ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Внесение сведений

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.

Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.

Выдача трудовых книжек

Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ошибки юридической техники

Новые правила оставляют двоякое впечатление.

С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.

С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.

К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.

Например, в п. 12 Порядка указано:

«В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.

¹ Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

² Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

³ Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

⁴ Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

⁵ Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.

Трудовые не на бумаге: что изменилось с 1 января

При наличии электронных трудовых книжек работодатель будет формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и предоставлять ее для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Не обязанность, а право

Работодатели по выбору работника теперь могут вести трудовые книжки в электронном виде. Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица.

Для тех, у кого уже есть трудовая, переход на электронную версию — возможность, а не обязанность.

Заявление

Если вы не подали заявление работодателю до 31 декабря 2020 года, трудовая останется в бумажном виде. Если у вас не было возможности уведомить работодателя, то книжка будет сохранена в бумажном виде до того момента, пока вы от нее не откажетесь.

Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Цифровизация

Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки оформляться не будут. Администрировать систему будет Пенсионный фонд России — фактически в ПФР будет создан дублер трудовой книжки.

При этом переход не будет резким — это очень важно.

Зачем они нужны?

В первую очередь электронные трудовые книжки избавят бизнес, отделы кадров компаний от излишних трудозатрат. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников. 

Также они сведут к минимуму риск потери работниками сведений о своем трудовом стаже, освободят их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о том, где и сколько они работали.

Ситуации, когда вследствие реорганизации или ликвидации организации работник не может подтвердить свой стаж, уйдут в прошлое. 

Работник может получить сведения о трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы — на бумажном носителе или в форме электронного документа;

• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе;

• в ПФР — на бумажном носителе или в форме электронного документа; 

• на Едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа.

Как перейти на электронные трудовые книжки — пошаговая инструкция 2021

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется по строгому алгоритму:

1. Работодатель письменно уведомляет работников.
2. Работники пишут заявление о согласии или сохранении бумажного формата.
3. Отдел кадров начинает сдавать новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.

В электронные трудовые включат полные сведения о стаже из бумажных

Государственная дума приняла в третьем, окончательном, чтении законопроект № 1052422-7, разработанный правительством РФ. Чиновники предлагают внести поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и разрешить перенос всех данных из бумажной трудовой книжки в электронную.

С 14.12.2020 Пенсионный фонд России начал вносить в СТД-ПФР информацию о работе за период до 31.12.2019 включительно. Основные сведения о стаже доступны с 2002 года, но только в том случае, если они есть в распоряжении ПФР. Теперь, после вступления поправок в силу, все граждане смогут обращаться в ПФР с заявлением о переносе недостающих сведений о работе из трудовой книжки на индивидуальный лицевой счет. ПФР внесет информацию за период до 2020 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у заявителя в отчете СТД-Р, поданном работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную трудовую книжку необязательно.

Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную трудовую на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.

Законодательные нормы

Отдельного ФЗ об электронных трудовых книжках (ЭТК) нет. Их внедрение закреплено в ТК РФ. Это ст. 66.1, она регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

Чем отличается от бумажной версии

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка 2020, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотреть данные можно в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя и распечатать сведения.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта, документ выдадут на руки в тот же день. Тем, кто устроится на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Что-то не получается?

Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.

Пошаговый алгоритм перехода

Работодатель или кадровая служба должны уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работнику надо определиться с видом учета и написать соответствующее заявление. Целесообразно выпустить приказ о переходе на электронные трудовые книжки, назначить ответственных, утвердить порядок перевода.

Шаг 1. Уведомление работников

Возможны индивидуальные разъяснения или единое информационное сообщение. Важно, чтобы уведомление о переходе на электронные трудовые книжки было письменным. Ознакомьте с ним всех сотрудников.

Шаг 2. Написание работниками заявлений

О том, как перейти на электронные трудовые книжки, работникам разрешено думать до конца 2020 года. Для удобства заранее подготовьте 2 варианта заявления и разошлите сотрудникам.

Подготовка и переход на электронные трудовые книжки в 1С уже ведется, внедрены формы заявлений и отчет.

Шаг 3. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения.

Шаг 4. Подготовка к сдаче новой отчетности

Впервые отчет отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2021 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД.

Идет постепенный переход на электронные трудовые книжки, последние новости содержат нерешенные вопросы: пока не ясно, сдавать ли отчет, если кадровых изменений не было.

Если работники написали заявления о переходе на ЭТК или произошли кадровые передвижки, отчет обязателен.

В 2021 году отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 5. Изменение внутренних кадровых документов

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек, в них нужно сделать запись — так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Шаг 6. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

До 31.12 2020 сотрудники выбрали формат учета своей деятельности: цифровой или бумажный. При сохранении бумажного варианта у него останется возможность перехода к ЭТК в будущем. Если выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

В книге учета движения ТК делается запись:

Как гражданин будет получать сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В напечатанном виде их можно запросить:

• в отделе кадров;
• обратившись в ПФР;
• в местном МФЦ.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

• невозможно потерять или испортить документ;
• легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
• нельзя вносить изменения «задним числом».

Правовые документы

6 книг, которые должен прочитать каждый сотрудник, чтобы способствовать росту компании

Большинство книг по бизнесу написано для основателей и руководителей компаний. Эти книги помогают руководителям применять основные стратегии для руководства другими и ускорения роста компании. Лишь небольшой сегмент научно-популярной книги по бизнесу написан для поддержки всей команды. Одна огромная проблема: писатели обычно пишут для читателей книг.

В 2016 году Pew Research сообщила, что менее одного из четырех американцев прочитали книгу в прошлом году.Лидеры часто ощущают давление с целью расширить свои знания и стимулировать рост своих компаний, вынуждая их читать несколько книг в год.

Но они далеко не единственная аудитория, жаждущая знаний – и самые умные помогут членам своей команды найти книги, которые посвящены их собственным проблемам и возможностям.

Создание культуры обучения

Представьте себе силу сотрудников, которым нравится учиться и повышать свою эффективность на работе. Это может не произойти естественным образом, учитывая, что жизнь тянет за собой.Однако многие компании добиваются успеха в организации книжных клубов и дискуссий. Мы все знаем, что должны расти как личности, чтобы оставаться актуальными завтра.

Эти книги должны были читать каждый сотрудник, а не только руководители. Каждый из них можно обсудить на рабочем месте и укоренить в работе вашей команды.

1.

Кэмерон Херольд написал Meetings Suck , потому что это очень распространенная фраза на сегодняшних рабочих местах.В большинстве случаев вы никогда не произносите слов – вы просто считаете, что зря потратили время, побывав на собрании. Герольд говорит: «Встречи – это не отстой; мы – отстой на текущих встречах».

Герольд хотел, чтобы все сотрудники понимали силу хорошо организованных встреч, чтобы они могли внести свой вклад в их более эффективное проведение. Мне нравятся практические шаги в этой книге; Я лично видел выгоду от того, что компании проводят более узконаправленные встречи, принимая его принципы. В конце концов, благодаря лучшим встречам вы сможете сделать больше.

2.

Джей Баер написал Hug Your Haters , чтобы помочь каждому сотруднику понять «ненавистников» и ответить таким образом, чтобы повысить их шансы удержать клиентов. Баер сотрудничал с Edison Research, чтобы изучить более 2000 взаимодействий, чтобы изменить отношение людей к своим ненавистникам. Что мне нравится в этой книге, так это «Хатрикс», где подробно рассматриваются различия между двумя типами ненавистников.

Эта книга даст вашим сотрудникам основу для улучшения способов реагирования на жалобы клиентов.Он предоставляет пошаговый процесс для создания счастливого взаимодействия с клиентами.

3.

Грег Маккеун написал Эссенциализм , чтобы изменить наши представления о работе, времени и приоритетах. Эта книга – мощный ресурс для тех, кто хочет выполнять больше правильной работы. Маккеун поделился своим мощным принципом эссенциализма много лет назад в моем подкасте Leaders in the Trenches . Я воспринял идеи, изложенные в этой книге, и увидел глубокое влияние на выполняемую работу, а также на то, что я думал о своей работе.

Каждому сотруднику необходимо прочитать Essentialism , чтобы понять свои приоритеты. Систематическое устранение всего, что не способствует тому, что действительно имеет значение, – вот суть успеха в сегодняшнем постоянно отвлекающем мире.

4.

Дон Мигель Руис и Джанет Миллс написали Четыре соглашения , чтобы организовать четыре мощных принципа, которые каждый сотрудник может использовать для достижения своего максимального потенциала.Я считаю, что мудрость этой книги невозможно опровергнуть, если вы хотите относиться к другим с любовью. И да, на рабочем месте нужна правильная любовь.

Ваши сотрудники могут посмотреть, как их повседневное взаимодействие согласуется – или нет – с четырьмя соглашениями, давая им стандарт того, как они должны проявлять себя каждый день.

5.

Ким Скотт создал Radical Candor , чтобы направлять сотрудников и руководителей в вопросах обратной связи.Система обратной связи Скотта побуждает всех говорить прямо и ясно на благо компании. Я обнаружил, что организации, которые ведут более откровенный разговор, хотят быстрее расти вместе.

Каждый получит пользу от понимания структуры обратной связи, чтобы расширить свою способность вовлекать других, даже когда это сложно. Подытоживает главный принцип книги: «Заботься лично, бросай вызов напрямую».

6.

Патрик Ленсиони написал Пять дисфункций команды , чтобы подчеркнуть, что команды часто не работают вместе.Мне нравится, как эта история подчеркивает различия в том, как разные типы людей в каждой организации думают и общаются. Мы все можем относиться к персонажам этой книги.

Каждый сотрудник поймет пять проблем, с которыми сталкиваются команды, работая вместе над укреплением рабочих отношений. В книгу также включены рабочие листы для поддержки вашего следующего книжного клуба.

Книги могут открыть общий язык и новые принципы в командах, если вы им позволите. Ключ не в том, чтобы читать книги, а в том, чтобы увидеть работу через новый объектив – и вести себя таким же образом.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

8 лучших книг по работе на дому для удаленных сотрудников

Удаленная работа – это невероятно. Прощай, изнуряющие душу поездки на работу, неудобные “деловые” наряды и дорогие салаты на вынос.

Здравствуйте, неспешное утро, толстовки и тапочки и вкусные домашние блюда.

Но и удаленная работа – это непросто. Вы находитесь в сотнях, если не тысячах миль от своих коллег; вашему домашнему рабочему месту, вероятно, не хватает некоторых наворотов традиционного офиса; и ваши границы между работой и личной жизнью могут быстро исчезнуть.

Чтобы узнать, как преодолевать эти проблемы – а также многие из них, которые вы еще не открыли, – ознакомьтесь с этими книгами по удаленной работе.

1. Удаленная работа: секреты успеха для сотрудников распределенных команд

Тереза ​​Дуглас, Холли Гордон и Майк Уэббер

В отличие от многих книг по удаленной работе, предназначенных для руководителей и индивидуальных предпринимателей, Дуглас, Гордон и Уэббер сосредоточены на удаленных работниках, находящихся на переднем крае. Эта книга разделена на семь глав, каждая из которых посвящена основам успеха WFH.

Вы узнаете, как бороться с изоляцией и одиночеством, хорошо работать со своими сверстниками и управлять своим почтовым ящиком. Наряду с конкретными советами авторы включают примеры и анекдоты, чтобы донести до них свои мысли (без каламбура).

2. Советы по работе на дому: более 500 простых способов организовать, оставаться продуктивным и поддерживать баланс между работой и личной жизнью при работе из дома!

Автор Aja Frost

20 марта я покинул офис HubSpot в Бостоне с монитором и клавиатурой.Я думал, что воспользуюсь ими несколько недель, максимум месяц – потом мы все вернемся в офис.

Конечно, восемь месяцев спустя большая часть нашей команды все еще работает из дома… и так будет на долгие годы. Может быть, навсегда!

В этой книге собраны все советы, которые я хотел бы получить, когда перешел на постоянную удаленную работу. Он охватывает общие сценарии, такие как поддержание границ между работой и остальной частью вашей жизни (когда ваш офис также является вашей спальней или кухней), борьба с одиночеством и изоляцией и преодоление эффекта «вне поля зрения, вне поля зрения».Кроме того, если вы родитель, фрилансер или менеджер, есть специальный совет только для вас.

К тому времени, как вы закончите, вы будете знать все, что вам нужно, чтобы добиться успеха. и счастливы в качестве удаленного работника.

3. Руководство Холлоуэя по удаленной работе

Хуан Пабло Буритика и Кэти Уомерсли, а также соавторы

Это руководство поможет руководителям справиться с типичными проблемами и решениями удаленной работы, включая прием на работу, адаптацию и компенсацию удаленных сотрудников; создание каналов связи и установление ожиданий; внедрение здоровой корпоративной культуры в разных часовых поясах; и больше.

Buriticá и Womersley опираются на свой опыт руководителей распределенных инженерных групп в Splice и Buffer соответственно. Также внесли свой вклад сотрудники Angel List, Doist, Remote.com и других удаленных организаций. В результате каждая рекомендация практична, реалистична и часто подкрепляется тематическими исследованиями, примерами и / или данными.

4. УДАЛЕННЫЙ: Офис не требуется

Джейсон Фрид и Дэвид Хайнемайер Ханссон, основатели Basecamp

Если вы ищете манифест о преимуществах удаленной работы, этот для вас.Фрид и Ханссон тратят большую часть времени REMOTE: Office Not Required, опровергая аргументы против разрешения людям работать откуда угодно, например:

• Для совместной работы не нужен офис
• Размер вашей компании и отрасль не имеют значения
• Ваш пул потенциальных сотрудников не сократится – он будет расти

Уже верите в удаленную работу? Ищете практические советы, как это сделать? Я бы порекомендовал другие книги, например «Хакеры для работы на дому» или «Руководство по Холлоуэю».

5. Тонкие акты исключения: как понять, идентифицировать и остановить микроагрессию

Тиффани Яна и Майкл Баран

микроагрессий – или тонких актов исключения (SAE), как их называют Яна и Баран, – происходят независимо от того, находитесь ли вы в одном месте или удаленно.

Но с SAE труднее справиться, когда вы не все в одной комнате: вы не можете зайти к чьему-либо столу, чтобы сообщить, что они сказали, что было обидно, или остановить разговор, попросив преступника уйти.

А если это вы совершили САЭ? Разрушение отношений труднее исправить без эффекта построения взаимопонимания, связанного с совместным использованием офиса.

Это делает книгу Яны и Баран незаменимой для чтения для распределенных команд. Узнайте, как выявлять, бороться и, что самое важное, предотвращать СНЯ, чтобы каждый чувствовал себя в безопасности и был вовлечен.

6. Действуй как лидер, думай как лидер

Автор Herminia Ibarra

Если вы похожи на меня – или на любого другого менеджера, с которым я разговаривал, – ваша профессиональная уверенность в себе может пострадать после того, как вы уйдете в удаленное управление.

Почему? Потому что вы теряете массу положительных отзывов. Вы больше не натыкаетесь на своих коллег в зале, не видите их улыбок и кивков, когда вы представляете, слышите их аплодисменты, когда вы выигрываете крупный счет, или получаете праздничные напитки после отличного квартала.

Все тонкие знаки, говорящие: Вы делаете отличную работу! ушли.

Эта книга поможет восстановить вашу уверенность. По словам Ибарры, лучший способ почувствовать лидером – это действовать как лидер.Другими словами: ваши мысли следуют за вашими действиями, а не наоборот.

Она дает вам действенные рекомендации для этого. Независимо от того, являетесь ли вы отдельным сотрудником, руководителем или кем-либо еще, вы узнаете, как активизировать работу – и повысить в процессе свою самооценку.

7. Карманный справочник удаленного фасилитатора

Кирстен Клэйси и Джей-Аллен Моррис

Проведение удаленных встреч – это одновременно наука и искусство.Как отмечают Клэйси и Моррис во введении, виртуальные встречи:

1. Более устрашающе, чем при личной встрече, так как участники чувствуют себя изолированными друг от друга и не могут читать по лицам
2. Сложнее сосредоточиться; восемь из десяти человек работают в многозадачном режиме
3. Больше зависит от настроения и стиля ведущего

Для решения этих проблем авторы собрали исследования, личные анекдоты и стратегии в короткую, но мощную книгу. Всего на 153 страницах вы получите степень доктора философии в области организации удаленных встреч.Один рецензент GoodReads сказал: «Эту книгу должен прочитать каждый, кто проводит онлайн-встречи».

8. Полное руководство по удаленной работе

Автор: Уэйд Фостер, материалы от Дэнни Шрайбера, Мэтью Гая, Мелани Пинола, Бетани Хиллз, Элисон Гроувс, Джереми ДюВаль и Белль Купер

Zapier является компанией, ориентированной на удаленное обслуживание, с момента ее основания в 2011 году. Можно с уверенностью сказать, что команда потратила много времени на размышления о типичных проблемах удаленной работы и на разработку масштабируемых решений.

Это руководство (доступное онлайн бесплатно) разбито на пятнадцать глав. Во-первых, вы узнаете, как нанимать удаленных сотрудников и управлять ими. Затем вы углубитесь в создание и поддержание сильной виртуальной культуры, а затем дадите советы по продуктивности, совместной работе в нескольких часовых поясах и предотвращению выгорания.

И, наконец, вы узнаете, как получить удаленную работу (вероятно, сейчас проще, чем когда была написана электронная книга) и работать умнее, а не усерднее с помощью набора инструментов для удаленной работы.

Надеюсь, этот список чтения для удаленной работы поможет вам избежать многих ловушек, связанных с работой из дома … и при этом максимально использовать ее преимущества.

6 книг, изменяющих жизнь для HR

Если вы являетесь специалистом по персоналу в современную эпоху, я готов поспорить на тысячу долларов, что ваша стратегия включает в себя сосредоточение внимания на вовлеченности сотрудников. (Но не заставляйте меня делать ставки, я не хочу разориться!)

И из-за этого вам, вероятно, нужно провести некоторое исследование вовлеченности сотрудников.Может быть, чтобы вы воодушевились своей стратегией, составили план действий или даже получили информацию, которую можно было бы использовать в качестве аргумента для вашего генерального директора о том, почему вам следует сосредоточиться на вовлеченности сотрудников.

Вот здесь и пригодится хорошая книга.

Но прежде чем мы начнем делиться нашими любимыми книгами о вовлеченности сотрудников, давайте немного поговорим о том, что такое вовлеченность сотрудников на самом деле.

Что такое вовлеченность сотрудников?

В то время как некоторые компании предпочитают уделять особое внимание другим областям человеческих ресурсов, таким как развитие лидерства, культура или даже производительность, другие организации создают более широкую стратегию управления персоналом, сосредоточенную на вовлечении сотрудников в целом.Это потому, что никакая другая область не включает в себя столько различных функций, как вовлечение сотрудников.

Стратегии взаимодействия с сотрудниками включают развитие лидерских качеств, культуру, производительность и множество различных областей человеческих ресурсов. Таким образом, сосредоточив внимание на вовлеченности сотрудников, вы фактически улучшите все эти более мелкие области кадровой головоломки.

Итак, теперь, когда мы все ясно понимаем, что на самом деле означает термин «вовлеченность сотрудников», давайте перейдем к нашим любимым книгам об этом.

1.