Содержание

3 лучшие книги о делопроизводстве на предприятии

Представляем вашему вниманию три лучшие на сегодняшний день книги по делопроизводству на предприятии.

1. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие

В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности. Изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом.

2. Делопроизводство: организация и ведение

Дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства – по обращениям граждан и кадровому. Подготовлено с учетом порядка осуществления в российских организациях государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Для работников служб делопроизводства, кадровых и юридических служб, руководителей организаций.

3. Кадровое делопроизводство. Учебник

В учебнике последовательно на базе новейшей законодательной правовой и нормативно-методической базы показаны все аспекты работы с документами в службе кадров с момента получения или создания документов до сдачи дел в архивы по личному составу. В приложении дан уточненный справочный материал о местонахождении документов в государственных и ведомственных архивах, подтверждающих стаж работы граждан. Книга может стать настольной книгой для специалистов, работающих в службе кадров и в подразделениях по управлению персоналом.

Делопроизводство | Актуальный список литературы за 2015-2019 гг.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Абрамова, Н. Юридическое делопроизводство: Учебное пособие для бакалавров / Н. Абрамова. – М.: Проспект, 2019. – 224 c.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2016. – 234 c.
3. Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. – М.: Academia, 2018. – 320 c.
4. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. – Рн/Д: Феникс, 2019. – 83 c.
5. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Л.М. Вялова. – М.: Инфра-М, 2018. – 83 c.

6. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – М.: Инфра-М, 2016. – 180 c.
7. Вялова, Л.М. Кадровое делопроизводство. Учебник / Л.М. Вялова. – М.: Academia, 2015. – 160 c.
8. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. – Рн/Д: Феникс, 2018. – 96 c.
9. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. – РнД: Феникс, 2017. – 296 c.
10. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К, 2016. – 520 c.
11. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 477 c.
12. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н.Н. Куняев. – М.: Логос, 2015. – 500 c.
13. Михеева, Е.В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии. Учебник / Е.В. Михеева. – М.: Academia, 2019. – 96 c.
14. Михеева, Е.В. Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии: Учебник / Е. В. Михеева. – М.: Academia, 2015. – 1344 c.
15. Новиков, Е.А. Делопроизводство в службе персонала. / Е.А. Новиков. – М.: Омега-Л, 2018. – 79 c.
16. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. – М.: Риор, 2016. – 32 c.
17. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету “Документы, корреспонденция и делопроизводство”: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. – М.: Academia, 2019. – 208 c.
18. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету “Документы, корреспонденция и делопроизводство”: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. – М.: Академия, 2017. – 224 c.
19. Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. – М.: Проспект, 2019. – 128 c.
20. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2017. – 64 c.
21. Татарников, М. Делопроизводство в медицинских организациях / М. Татарников. – М.: Гэотар-Медиа, 2019. – 240 c.

Расширенный список литературы: Делопроизводство

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков, М.И. Делопроизводство: Конспект лекций / М.И. Басаков. – Рн/Д: Феникс, 2010. – 192 c.
2. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования / М.И. Басаков. – М.: Дашков и К, 2012. – 348 c.

3. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. – Рн/Д: Феникс, 2013. – 350 c.
4. Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Рн/Д: Феникс, 2013. – 376 c.
5. Басовская, Е. Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева. – М.: Форум, 2012. – 256 c.
6. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская. – М.: Форум, 2012. – 256 c.
7. Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 304 c.
8. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под ред. Т.В. Кузнецова. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 364 c.
9. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 364 c.
10. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 364 c.
11. Гваева, И.В. Делопроизводство:учебный справочник / И.В. Гваева. – Минск: ТетраСистемс, 2011. – 224 c.
12. Гугуева, Т.А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т.А. Гугуева. – М. : Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2012. – 192 c.
13. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флинта, Наука, 2009. – 296 c.
14. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов. – М.: Флинта, 2009. – 296 c.
15. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. – М.: Флинта, 2009. – 296 c.
16. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2012. – 312 c.
17. Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов. – СПб.: Наука и техника, 2007. – 304 c.
18. Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина . – М.: ИНФРА-М, Контракт, 2012. – 239 c.
19. Кузнецов, Д. Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина . – М.: ИНФРА-М, Контракт, 2013. – 239 c.
20. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 477 c.
21. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К, 2013. – 520 c.
22. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К, 2016. – 520 c.
23. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2012. – 576 c.
24. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов.. – М.: Юрайт, ИД Юрайт, 2013. – 576 c.
25. Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник / Н. Н. Куняев. – М.: Логос, 2015. – 500 c.
26. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: Учебник для учащихся начальных профессиональных учебных заведений / Л.А. Ленкевич. – М.: ИЦ Академия, 2009. – 256 c.
27. Леонов, В. Кадровое делопроизводство на компьютере / В. Леонов. – М.: Эксмо, 2011. – 368 c.
28. Ловчева, М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.В. Ловчева. – М.: Проспект, 2013. – 80 c.
29. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2014. – 224 c.
30. Михайлов, Ю.М. Делопроизводство для негосударственных компаний / Ю.М. Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2008. – 288 c.
31. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. – М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 112 c.
32. Подобед, М.А. Делопроизводство в органах исполнительной власти / М.
А. Подобед. – М.: Приор, 2002. – 224 c.
33. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету “Документы, корреспонденция и делопроизводство”: Учебное пособие для нач. проф. образования / Н.М. Пожникова. – М.: ИЦ Академия, 2012. – 192 c.
34. Пустозерова, В.М. Делопроизводство в банках. Нормативные акты / В.М. Пустозерова. – М.: Приор, 2002. – 160 c.
35. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: Проспект, 2013. – 784 c.
36. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. – М.: Омега-Л, 2013. – 207 c.
37. Стенюков, М.В. ВПС: Делопроизводство. Конспект лекций (карманный формат) / М.В. Стенюков. – М.: Приор, 2004. – 128 c.
38. Стенюков, М.В. ВПС: Документоведение и делопроизводство. КЛ. / М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 176 c.
39. Стенюков, М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия. / М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 176 c.
40. Стенюков, М.В. Кадровое делопроизводство в 2008 году / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова. – М.: А-Приор, 2008. – 128 c.
41. Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. – СПб.: Питер, 2008. – 224 c.

Личный учет – значение, виды и назначение

Записи персонала – это записи, относящиеся к сотрудникам организации. Эти записи представляют собой накопленную фактическую и исчерпывающую информацию, относящуюся к учетным записям и задержанным. Вся информация, касающаяся человеческих ресурсов в организации, хранится в систематическом порядке. Такие записи помогают менеджеру в различных сферах принятия решений.

Кадровый учет ведется для разработки и анализа кадровой политики и процедур.Полная информация обо всех сотрудниках сохраняется в кадровой документации, например, имя, дата рождения, семейное положение, академическая квалификация, профессиональная квалификация, данные о предыдущей работе и т. Д.

Виды кадрового учета

  1. Записи о трудоустройстве содержат прошлые записи соискателей, источники списков, прогресс сотрудников, медицинские отчеты и т. Д.
  2. Записи о заработной плате и окладах содержат записи о заработной плате, методы расчета заработной платы, записи об отпусках, записи об обороте и другие записи о льготах.
  3. «Обучение и развитие» содержит отчеты об аттестации, передаточные случаи, график обучения, методы обучения.
  4. Записи о здоровье и безопасности включают отчеты о болезни, правила техники безопасности, историю болезни, страховые отчеты и т. Д.
  5. Служебные записи – это важные записи, содержащие биологические данные, информацию о месте проживания и семье, академическую квалификацию, семейное положение, прошлый адрес и записи о занятости.

Цели кадрового учета

Критики кадрового учета называют эту систему пустой тратой времени и денег.Согласно кадровым документам, последователи этого: Дейл Йодер, экономист из Мичиганского университета, США, обосновал важность кадрового учета после проведения углубленного исследования.

  1. Помогает предоставить руководителям важную информацию о сотрудниках.
  2. Для обновления учета отпусков, локаутов, переводов, текучести и т. Д. Сотрудников.
  3. Помогает менеджерам в разработке различных программ обучения и развития на основе данного сценария.
  4. Помогает государственным организациям собирать данные о текучести кадров, количестве прогулов и других кадровых вопросах.
  5. Помогает менеджерам пересматривать заработную плату, надбавки и другие льготы, связанные с заработной платой.
  6. Это также помогает исследователям проводить углубленное изучение производственных отношений и деловой репутации фирмы на рынке.

Следовательно, кадровый учет жизненно важен для организации и не является расточительным занятием.




Авторство / Ссылки – Об авторе (ах)
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


Политика ведения кадрового учета • Институциональная политика • Lewis & Clark

Цель : Ведение полного и актуального кадрового учета всех действующих сотрудников.

Заявление о политике : Колледж ведет кадровый учет сотрудников и бывших сотрудников для документирования решений, связанных с приемом на работу, выбора льгот и соблюдения требований государственного учета.

Процедуры :

Конфиденциальность: для обеспечения конфиденциальности информации о персонале доступ к файлам сотрудника ограничен сотрудником, уполномоченным агентом, а также уполномоченными администраторами и руководителями. В соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями, медицинское дело сотрудника и его документы о пособиях ведутся отдельно от личного дела. Доступ к медицинской карте сотрудника и любой медицинской информации предоставляется только сотруднику и директору отдела кадров или его или ее назначенному лицу.Как правило, руководителям не может быть предоставлена ​​медицинская информация о сотрудниках. Руководитель имеет право знать любые необходимые ограничения в отношении обязанностей сотрудника и информацию, необходимую для принятия разумных мер.

Проверка файлов: каждый сотрудник имеет право по предварительной записи просматривать и копировать, но не удалять, содержание своего официального личного дела, за исключением ссылок. За копии, сделанные сотрудниками, взимается разумная плата, не превышающая фактических затрат.Все материалы в личном деле должны быть подписаны и датированы лицом, создавшим такие материалы. Сотрудник может ответить или ответить на любой документ в файле. Ответ помещается в него и прилагается к документу, к которому он относится. В разумных пределах Управление людских ресурсов будет помещать материалы, относящиеся к профессиональной карьере, работе и квалификации сотрудника, в личное дело. Анонимные материалы не подлежат размещению в служебных файлах.

Расположение и ведение кадровых файлов: Колледж ведет только одно официальное кадровое дело, которое хранится в Управлении людских ресурсов.Руководителям не рекомендуется хранить неофициальные личные дела сотрудников. Колледж Lewis & Clark, однако, признает, что руководителю может быть необходимо вести записи о производительности сотрудников, которые из-за постоянной потребности в доступе и обновлении не могут вестись только с оставшейся частью личного дела сотрудника.

Расположение и ведение кадровых дел профессорско-преподавательского состава: Деканат ведет личные дела профессорско-преподавательского состава. Кадровый файл факультета обычно содержит информацию, относящуюся к первоначальному назначению (например, биографические данные, письма о назначении, рекомендации и принятие), зарплату преподавателей и любую переписку между деканом и преподавателем, касающуюся назначения и работы последнего. Управление людских ресурсов должно вести досье преподавателей с информацией о заработной плате и пособиях.

Другие файлы: Управление людских ресурсов должно вести отдельную и конфиденциальную медицинскую карту и файл льгот для каждого сотрудника. Кадры будут вести файлы I-9 отдельно от кадровых файлов. Жалобы, поданные сотрудником или против него, будут храниться в отдельном файле, но будут считаться частью официального кадрового учета сотрудника. Отдел расчета заработной платы будет вести учет заработной платы.

Кадровое дело членов Союза: содержание файлов технического персонала и вспомогательного персонала должно поддерживаться и периодически проверяться таким образом, чтобы это не противоречило положениям соответствующего переговорного соглашения.

Предоставление информации: информация о личном деле является конфиденциальной и не будет передана потенциальным работодателям за пределами Lewis & Clark College, должностным лицам банка, кредиторам или любым другим сторонним источникам без письменного разрешения сотрудника.

Уведомление об изменениях. Сотрудники обязаны уведомить Управление кадров в письменной форме о следующих изменениях: имя, адрес, номер телефона, бенефициаров и контактное лицо в экстренных случаях.

Хранение записей: минимальный срок хранения записей о персонале и заработной плате зависит от типа записи. Когда будет определено, что период, необходимый для хранения файлов, истек, кадровые записи должны быть уничтожены.

Дата утверждения

Утверждено должностными лицами 31 мая 2002 г.

Процесс управления записями в организациях – Видео и стенограмма урока

Создание записи

В начале любого процесса управления записями является создание записи.Есть много способов создавать бизнес-записи. Отправка или получение электронного письма; создание электронной таблицы, базы данных или документа; или получение документа из-за пределов организации все создают записи. А контракты, бюджеты, банковские выписки, руководства по политике и протоколы заседаний – все это можно считать записями. Важно отметить, что каждый лист бумаги или электронное письмо не стоит хранить. Организация должна определять критерии для создания записи.

Давайте рассмотрим документ об изменении политики в качестве примера.Допустим, отдел кадров вносит изменения в политику отпусков. Они обновляют электронную копию справочника сотрудника и отправляют всем сотрудникам электронное письмо с указанием изменений. Отправленное электронное письмо может представлять собой создание новой записи.

Распространение записей

После создания записи организация должна определить метод ее распространения. Следует ли отправить запись по электронной почте или распечатать и распространить физически? Для записей, распространяемых извне, будут ли они отправлены по электронной почте, доставлены по почте или через службу доставки?

В примере обновления политики отпусков запись была отправлена ​​всем сотрудникам по электронной почте.Используя внутреннюю защищенную систему электронной почты, организация может использовать «уведомления о прочтении», чтобы гарантировать, что все сотрудники получили уведомление об изменении. В организации должны быть действующие политики, определяющие внутренние и внешние методы распространения.

Использование и обслуживание записи

После того, как запись создана или получена, процесс управления записями может помочь в определении того, как следует использовать запись. Будет ли запись использоваться для принятия решения, определения направления или каким-либо другим способом? У организации должен быть способ классификации записей.

Обновление справочника сотрудника может считаться операционным или кадровым документом, поскольку оно касается того, как сотрудники проводят отпуск. Электронное письмо, отправленное для сообщения об изменении, должно быть классифицировано как законное, поскольку «уведомление о прочтении» будет служить доказательством того, что организация уведомила всех сотрудников об изменении.

Помимо создания и распространения записей, организация должна определить, как вести записи. Как будут регистрироваться или храниться записи и как к ним можно будет получить доступ? Любую запись, будь то бумажную или цифровую, должно быть легко найти. Он должен находиться в безопасном и конфиденциальном месте.

Если это бумажный документ, его можно хранить в легкодоступном картотеке, который можно защитить и / или запереть. Если это цифровой документ, он должен находиться в доступном виртуальном пространстве. У многих организаций есть интранет, внутренний веб-сайт или файловый каталог, в котором можно хранить цифровые документы. Система интрасети или виртуальное облако может предоставить центральное место для хранения и извлечения цифровых записей.

В примере обновления политики времени отпуска справочник сотрудника может быть расположен в этом центральном месте, чтобы все сотрудники могли получить к нему доступ.Обновления будут легко доступны. Если у сотрудника возник вопрос о политике отпусков, он мог получить доступ к руководству для сотрудников через внутреннюю систему и найти самую последнюю и точную информацию. При ведении записи также важно указать, кто ведет запись, и определить, когда запись больше не нужна.

Архив или удаление

Активные записи – это файлы, к которым осуществляется доступ и которые используются на регулярной основе. Файлы или документы, которые больше не служат цели, являются неактивными записями.В зависимости от типа системы управления записями, один или несколько человек могут принимать решения о статусе записи. Если запись больше не нужна, следует ее архивировать или уничтожать? Эффективная система управления записями будет включать в себя процесс архивирования исторических или неактивных файлов.

Когда организация определяет, что файл больше не представляет ценности, как он уничтожается? Бумажные файлы следует измельчить, чтобы конфиденциальная информация была недоступна для лиц, не входящих в организацию.Цифровые файлы следует удалить без возможности восстановления. Чрезвычайно важно, чтобы в организации были действующие политики и процедуры, определяющие, как записи архивируются или уничтожаются.

Резюме урока

Хорошо, давайте на минутку вспомним, что мы узнали. Управление записями Процесс является жизненно важной системой в любой организации, поскольку это система, используемая для управления записями организации от создания записи до ее архивирования или уничтожения. От создания записи (или любого документа, который содержит информацию о транзакции, деятельности или событии, относящемся к организации) до его архивирования или удаления, важно иметь систему для управления всеми записями. Успешные организации полагаются на самую свежую и точную информацию. Внедряя систему, которая включает создание, распространение, использование записей, обслуживание, а также архивирование или удаление, организация может гарантировать, что у нее будет доступ к самым актуальным и точным документам.

Управление записями кадров | Управляйте кадровыми записями с помощью бумажных альтернативных решений

Управление кадровыми записями | Управляйте кадровыми записями с помощью бумажных альтернативных решений

Для этого веб-сайта требуется JavaScript. Если вы не отключили JavaScript вручную, настройки безопасности вашего браузера или настройки брандмауэра могут блокировать JavaScript. Пожалуйста, повторно включите JavaScript и обновите эту страницу, чтобы продолжить.


Предприятие, принадлежащее женщине

Оптимизация человеческих ресурсов

Мы оптимизируем управление кадрами с помощью безбумажной системы, которая автоматизирует ваши кадровые процессы и гарантирует соблюдение федеральных и государственных нормативных требований и требований к отчетности.

Ваша организация не может функционировать без ваших сотрудников, но если вы застряли в кошмаре бумажных документов с резюме, налоговыми формами и записями сотрудников, мы можем помочь, обеспечив эффективное и безопасное управление вашими наиболее важными ресурсами.

Отдел кадров (HR) ведет учет наиболее ценной части сотрудников вашей компании. Бумажные записи подавляют это деление, насыщенное информацией. Управление корпоративным контентом (ECM) повышает эффективность ведения документации, повышает безопасность контроля соответствия и экономит ваши деньги.Мы вам поможем:

  • Управляйте документами в электронном виде для повышения эффективности и производительности.
  • Обеспечьте доступность информации, контролируя безопасность, конфиденциальность и соответствие требованиям.
  • Сократите расходы на управление документами, чтобы сэкономить деньги.

Paper Alternative имеет инструменты для оцифровки и отслеживания всех ваших кадровых документов, включая резюме, сопроводительные письма, запросы на отпуск, повышение заработной платы, отпуск по болезни, отзывы сотрудников, дисциплинарные меры и т. Д.А если проводится аудит или вам необходимо предоставить отчет EEOC, вы можете убедиться, что ваши политики соблюдаются, ваши записи находятся в порядке и доступны немедленно.

Передав управление кадровым делом на аутсорсинг, вы можете:

  • Оптимизируйте процессы управления персоналом, включая прием на работу, собеседование и анализ производительности
  • Мы настроим рабочие процессы, которые позволят вам направлять информацию и предложения всех сотрудников через процесс проверки и утверждения.
  • Храните и защищайте в электронном виде все записи сотрудников, W-9, табели учета рабочего времени, формы льгот и т. Д.
  • Автоматически направлять резюме соответствующим менеджерам для проверки и планирования собеседований, а затем направлять через процесс проверки и утверждения
  • Вести полный учет того, кто просматривал, изменял, одобрял и изменял информацию
  • Добавление примечаний к документам с изображениями
  • Отслеживание заявок на получение льгот и отпусков в одном месте
  • Полнотекстовый поиск для быстрого поиска и извлечения информации; легко заполнять отчеты
  • Управление всеми остальными документами бэк-офиса
  • Хранение и удобное извлечение отчетов
  • Обеспечьте конфиденциальность, безопасность и соответствие требованиям.
  • Сократите расходы на управление документами, чтобы сэкономить деньги.
Электронные записи повышают эффективность

Объем информации, поступающей в HR, постоянно увеличивается. С момента создания или открытия должности до тех пор, пока сотрудник больше не будет работать в компании, подробная информация должна быть задокументирована, заархивирована и доступна. Решения Paper Alternative позволяют быстро преобразовывать бумажные записи в электронные документы, повышая эффективность при управлении услугами для сотрудников.

  • Захват информации и преобразование бумажных документов в электронные файлы с беспрецедентным уровнем мощности, эффективности и простоты.
  • Управляйте всеми документами персонала в единой системе с возможностью поиска, которая улучшает возможности поиска информации.
  • Оптимизируйте внутренние процедуры за счет автоматизации маршрутизации и утверждения документов.
Включение доступности при сохранении контроля безопасности

Будь то бумажный или электронный, записи о персонале должны быть заархивированы и защищены.Федеральные законы и законы штата требуют хранения записей при сохранении конфиденциальности сотрудников. В то же время важно, чтобы информация была доступна быстро. Мы можем помочь вам поддерживать информационную безопасность без особых усилий, одновременно защищая информацию и обеспечивая безопасный доступ.

  • Управляйте доступом сотрудников с помощью сложных настроек безопасности.
  • Скрывать или редактировать конфиденциальную информацию в файлах персонала, добавляя контроль, но также сохраняя доступными не конфиденциальные части файла.
  • Отслеживайте, кто какую информацию, когда и почему получил, используя отчеты о раскрытии информации.
Снижение затрат и экономия денег за счет аутсорсинга

Хранение бумажных документов и управление информацией в нескольких системах может быть дорогостоящим и трудоемким. Экономьте деньги с ImageSilo ® , облачным ECM для ваших кадровых записей; он не требует каких-либо ресурсов информационных технологий (ИТ), что обеспечивает более низкую стоимость владения.

  • Внедрение комплексной системы ECM без дорогостоящих капитальных вложений.
  • Удалите бумажные системы хранения и сэкономьте как на складских площадях, так и на складских расходах.
  • Получите быструю окупаемость инвестиций с минимальным влиянием на услуги сотрудников.

официальных папок персонала (OPF), федеральные (неархивные) резервы и доступ

Федеральные (неархивные) холдинги:

Программа Федерального центра документации Национального центра кадровой документации (NPRC) ведет официальные кадровые папки (OPF) бывших федеральных гражданских служащих, чья работа закончилась после 1951 года.

Информацию о бывших федеральных гражданских служащих, чья работа закончилась до 1952 года, см. В OPF, Archival Holdings and Access.

Кто имеет доступ к федеральным (неархивным) ОБТК?

ОБТК для бывших федеральных гражданских служащих, уволенных после 1951 года, остаются на законном попечении Управления кадров (OPM). Доступ к таким записям ограничен Законом о конфиденциальности 1974 г. (P. L. 93-579), и только ограниченные типы информации из этих записей могут быть переданы неавторизованным пользователям в соответствии с Законом о свободе информации (FOIA).

Бывшие федеральные гражданские служащие ( зарегистрированное лицо ): могут получить копии большинства гражданских и кадровых медицинских записей, хранящихся в архиве Национальной комиссии по правам человека, в том числе копии Стандартной формы 50 (SF-50) (Действия с персоналом) в письменной форме. запрос. Для архивных записей гражданского персонала применяются разные процедуры выпуска (см. ОБТК, Архивные запасы и доступ). Обратите внимание: OPF переводятся в центр в течение 120 дней после увольнения с работы на федеральном уровне.Если с момента увольнения прошло менее 120 дней, напишите в последнее работающее федеральное учреждение.

Уполномоченные сторонние лица, запрашивающие , например, юристы, врачи, историки и т. Д., Могут подавать запросы на получение информации из личных записей с подписью и датой разрешения лица, сделавшего запись. Они должны указать, кто они есть по отношению к человеку и цель запроса. Во всех разрешениях должно быть точно указано, что именно зарегистрированное лицо разрешает передать третьей стороне.Разрешения действительны в течение одного года с даты подписания. Образец авторизации включен для вашего просмотра. NPRC требует постановления суда, если субъект файла не может подписать. Дополнительные указания см. В разделе «Требования к судебному приказу».

General Public: Если предметом файла является LIVING , и у вас НЕТ разрешения от лица, внесшего запись, могут быть получены только определенные данные. Информация доступна в соответствии с положениями Закона о свободе информации (FOIA).Закон о свободе информации (FOIA) и Закон о конфиденциальности обеспечивают баланс между правом общественности на получение информации из кадрового учета и правом бывшего федерального гражданского служащего на защиту своей частной жизни. Если предметом файла является DECEASED , копии некоторых документов и некоторая информация о покойном могут быть опубликованы с доказательством смерти объекта. Доказательство смерти не требуется, если зарегистрированный субъект родился более 100 лет назад.

Как мне подать письменный запрос на копии записей?

Федеральный закон [5 USC 552a (b)] требует, чтобы все запросы на записи и информацию подавались в письменной форме.Каждый запрос должен быть подписан от руки (курсивом) и датирован (в течение последнего года). Укажите необходимые документы или информацию и объясните цель вашего запроса.

Некоторая базовая информация , необходимая для поиска документов гражданского персонала и ответа на запрос , включает:

  • полное имя, использованное при трудоустройстве на федеральном уровне,
  • дата рождения,
  • Номер социального страхования (если применимо),
  • наименование и место нахождения работника Федеральное агентство
  • даты начала и окончания действия Федеральной службы
  • полный обратный почтовый адрес и / или авторизованный номер обратного факса

Письменные запросы ( рукописных подписей и датированные ) можно отправить по почте или факсу:

Национальный центр кадровой документации, приложение
1411 Boulder Boulevard
Valmeyer, IL 62295

Факс: 618-935-3014 или 618-935-3019

Обратите внимание: NPRC не может отправлять документы по электронной почте из соображений конфиденциальности. Мы отправим копии имеющихся записей по почте или факсу с разрешения автора.

Затраты: Как правило, плата за основной персонал и медицинскую информацию, предоставляемую бывшим федеральным гражданским служащим и уполномоченным представителям из неархивных документов, не взимается. Если ваш запрос включает плату за обслуживание, вы получите уведомление, как только будет принято решение. См. «Архивные записи» для получения информации об архивных фондах и связанных с ними сборах за копирование: архивные OPF подпадают под действие графика сборов NARA, который уполномочивает Агентство собирать сборы с населения за копии архивных записей (44 USC 2116c и 44 USC 2307).

Другие источники информации о гражданском персонале:

  • Для получения информации о пенсионных услугах пишите:

    U.S. Office of Personnel Management
    Retirement Operations Center
    Post Office Box 45
    Boyers, PA 16017

  • Для получения информации о восстановлении на федеральной службе пишите по адресу:

    Управление персоналом
    Служба занятости
    1900 E Street, NW
    Вашингтон, округ Колумбия 20415

  • Для информации по U. Медицинские папки для сотрудников почтовой службы S.

Для получения информации о генеалогии посетите Ресурсы NARA для специалистов по генеалогии.

Кадровая документация по персоналу – SMU (Южный методистский университет)

1.Заявление о политике

Политикой университета является ведение кадрового учета нынешних и бывших сотрудников с целью документирования вопросов, связанных с трудоустройством, и соблюдения требований государственного учета.

2. Назначение

Целью данной политики является поддержание полного и актуального учета персонала и льгот для всех действующих сотрудников.

3. Применимость

Эта политика распространяется на всех сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день.

4.Административные правила, процедуры и инструкции Департамента

Департамент человеческих ресурсов, находящийся в ведении вице-президента по бизнесу и финансам, осуществляет надзор и несет административную ответственность за эту политику и имеет полномочия обнародовать правила, процедуры и руководящие принципы в соответствии с этой политикой. Подробные сведения о праве на участие и административные правила, процедуры и руководства можно найти в Приложении А ниже и на веб-сайте отдела кадров.

5.Вопросы

Вопросы относительно этой политики следует направлять в Департамент человеческих ресурсов по адресу [email protected].

Приложение A: Хранитель кадровой документации и ограничения доступа

Хранитель кадровой документации

  1. Департамент человеческих ресурсов, находящийся в ведении вице-президента по бизнесу и финансам, является официальным хранителем кадровой документации Университета и несет исключительную ответственность за управление записями.
  2. В качестве хранителя Департамент кадров отвечает за ведение файла основных данных персонала и информационной системы управления. Отдельные преподаватели и сотрудники несут ответственность за своевременное уведомление Департамента человеческих ресурсов о происходящих изменениях. Файлы текущих сотрудников в настоящее время хранятся на неопределенный срок. Университет оставляет за собой право удалить файлы бывших сотрудников по прошествии семи лет.

Ограниченный доступ к кадровой документации

  1. Департамент человеческих ресурсов будет сообщать только даты трудоустройства, название должности, а также название и местонахождение отдела, когда лица, не входящие в университет, запрашивают подтверждение занятости.Сотрудник должен предоставить подписанную письменную форму разрешения в Департамент человеческих ресурсов для предоставления дополнительной информации лицам, не входящим в Университет.
  2. Сотруднику, руководителю сотрудника, персоналу отдела кадров и соответствующим должностным лицам Университета, у которых есть законная потребность в работе, будет предоставлен доступ к личным файлам сотрудников в соответствии с действующим законодательством.
  3. Никаким другим лицам не разрешается просматривать файлы сотрудников без письменного разрешения сотрудника, если только записи не требуются повесткой в ​​суд или постановлением суда.
  4. Любая медицинская информация сотрудников будет храниться в отдельных конфиденциальных медицинских картах, помимо обычных кадровых записей. Только уполномоченные сотрудники могут иметь доступ к таким медицинским картам. «Медицинская информация» – это любая информация, данные или документация, относящиеся к психическому или физическому состоянию сотрудника. Термин включает, помимо прочего, устную, письменную или цифровую информацию о психическом или физическом состоянии сотрудника; медицинские записи; стоматологические записи; записи об инвалидности; записи о компенсации работникам; записи о медицинских отпусках; генетическая информация; информация о страховании здоровья; и / или информацию, касающуюся посещений или оплаты любого медицинского работника, больницы, отделения неотложной помощи или другого типа краткосрочного или долгосрочного медицинского учреждения.

Сохранение трудовой и кадровой документации в электронном формате

  1. Когда подрядчик может передать исходные бумажные документы в систему электронного учета?
  2. Если подрядчик передает свои кадровые бумажные документы в систему электронного учета, какие записи должны быть предоставлены OFCCP по запросу?
  3. Когда подрядчик может избавиться от бумажной исходной записи, преобразованной в электронную?
  4. Применяются ли требования к хранению записей, применяемые к бумажным документам, также и к записям, которые ведутся в электронном виде?
  5. Какими характеристиками должна обладать система электронного учета, чтобы удовлетворять требованиям OFCCP к хранению записей?
  6. Какие примеры передовой практики управления записями?
  7. Применяются ли требования к ведению документации, применяемые к бумажным документам, также и к документам, которые ведутся в электронном виде?
  8. Если подрядчик передает свои кадровые бумажные документы в систему электронного учета, какие записи должны быть предоставлены OFCCP по запросу?
  9. Какие примеры передовых методов ведения электронного учета должны учитывать подрядчики?
  10. Когда подрядчик может избавиться от бумажной исходной записи, преобразованной в электронную?
  11. Какими характеристиками должна обладать система электронного учета, чтобы удовлетворять требованиям OFCCP к хранению записей?
  12. Может ли подрядчик предоставлять в OFCCP материалы в том же формате, который соискатели предоставляли подрядчику, если записи были предоставлены через Интернет-адрес, ссылку или URL?
  13. Если соискатель подает заявку или резюме, содержащее интернет-ссылку на материалы, демонстрирующие его или ее квалификацию (например,g. , статья или книга), необходимо ли подрядчику сохранять копии документов или достаточно сохранить URL-ссылку?

Когда подрядчик может передать исходные бумажные документы в систему электронного учета?

Правила и политика

OFCCP разрешают перенос исходных бумажных документов в систему электронного учета при условии:

  1. Используемый носитель точно воспроизводит бумажные оригинальные записи
  2. Электронные записи представляют собой дубликат или заменяющую копию оригинальных бумажных записей в соответствии с федеральным законом; и
  3. Электронные записи могут быть преобразованы обратно в разборчивые и читаемые бумажные копии и предоставлены OFCCP по запросу.

В начало

Если подрядчик передает свои кадровые бумажные документы в систему электронного учета, какие записи должны быть предоставлены OFCCP по запросу?

Правила

OFCCP требуют, чтобы подрядчики разрешали OFCCP доступ к своим записям во время оценки соответствия требованиям OFCCP или расследования жалоб. Эти требования применяются как к бумажным, так и к электронным записям. См. 41 CFR 60-1.43, 41 CFR 60-300.81 и 41 CFR 60-741.81. Таким образом, все электронные записи подрядчика должны быть доступны для ознакомления, должны быть удобочитаемыми и могут быть скопированы OFCCP.

В начало

Когда подрядчик может избавиться от бумажной исходной записи, преобразованной в электронную?

Как правило, исходная бумажная запись может быть удалена в любое время после того, как она была перенесена в систему электронного учета. Однако исходная бумажная запись не может быть утилизирована, если электронная копия не будет точно воспроизводить исходную запись.

В начало

Применяются ли требования к хранению документации, применяемые к бумажным документам, также и к записям, которые ведутся в электронном виде?

Да.Если записи ведутся в электронном виде, подрядчики должны позаботиться о том, чтобы электронные записи соответствовали правилам хранения записей и доступа. Правила OFCCP в 41 CFR 60-1.12, 41 CFR 60-300.80 и 41 CFR 60-741.80 требуют, чтобы подрядчики вели полные и точные кадровые записи. Правила 41 CFR 60-1.43, 41 CFR 60-300.81 и 41 CFR 60-741.81 также требуют, чтобы подрядчики разрешали OFCCP доступ к своим записям, включая компьютеризированные записи, для проверки и копирования.

В начало

Какими характеристиками должна обладать система электронного учета, чтобы удовлетворять требованиям OFCCP к хранению записей?

Чтобы удовлетворить требованиям OFCCP, подрядчики должны обеспечить, чтобы их система электронного учета:

  • Имеет разумные средства контроля для обеспечения целостности, точности, подлинности и надежности записей, хранящихся в электронном формате;
  • Может хранить, сохранять, восстанавливать и воспроизводить электронные записи;
  • Может легко преобразовывать бумажные оригиналы, хранящиеся в электронном формате, обратно в разборчивые и читаемые бумажные копии; и
  • Имеет надлежащие методы управления записями.

В начало

Какие примеры передовой практики управления записями?

  • Этикетка для записей, хранящихся в электронном виде
  • Обеспечение безопасного хранения электронных данных
  • Создание резервных электронных копий файлов
  • Наблюдение за обеспечением качества электронного учета посредством регулярных оценок системы
  • Хранение бумажных копий записей, которые нельзя точно или полностью передать в систему электронного учета

Вернуться к началу

Применяются ли требования к ведению документации, которые применяются к бумажным документам, также и к записям, которые ведутся в электронном виде?

Да.Если записи ведутся в электронном виде, подрядчики должны обеспечить ведение электронных записей в соответствии с правилами ведения документации, которые применяются ко всем записям. В частности, правила OFCCP в 41 CFR 60-1.12, 41 CFR 60-300.80 и 41 CFR 60-741.80 требуют, чтобы подрядчики вели полные и точные записи о персонале или занятости. Кроме того, правила 41 CFR 60-1.43, 41 CFR 60-300.81 и 41 CFR 60-741.81 требуют, чтобы подрядчики разрешали OFCCP доступ ко всем соответствующим записям для проверки и копирования.

В начало

Если подрядчик передает свои кадровые бумажные документы в систему электронного учета, какие записи должны быть предоставлены OFCCP по запросу?

Правила

OFCCP требуют, чтобы подрядчики разрешали OFCCP доступ к своим записям во время оценки соответствия требованиям OFCCP или расследования жалоб. Эти требования применяются как к бумажным, так и к электронным записям. См. 41 CFR 60-1.43, 41 CFR 60-300.81 и 41 CFR 60-741.81. Таким образом, все электронные записи подрядчика должны быть доступны для ознакомления, должны быть удобочитаемыми и могут быть скопированы OFCCP.

В начало

Какие примеры передовых методов ведения электронного учета должны учитывать подрядчики?

OFCCP будет оценивать ведение документации подрядчиками в электронном или ином виде на предмет соответствия правилам ведения документации OFCCP в индивидуальном порядке. Национальное управление архивов и документации (NARA) разработало для агентств руководство по самооценке, которое они могут использовать при определении адекватности своих систем управления документами, которое включает раздел об электронных записях (www.archives.gov/files/records-mgmt/publications/records-and-information-management-self-evaluation-guide.pdf). Подрядчики могут найти руководство NARA как полезный источник передовых методов ведения документации, которые включают следующее:

  • Записи, хранящиеся в электронных системах, должны легко идентифицироваться.
  • Системы электронного учета, которые хранят официальную копию текстовых документов на электронных носителях, должны обеспечивать возможности индексирования или текстового поиска.
  • Системы электронного учета должны требовать идентификационные коды или пароли для контроля доступа и обеспечения целостности документов.
  • Необходимо регулярно создавать резервные копии электронных записей, чтобы не допустить потери информации из-за неисправности оборудования или человеческой ошибки.
  • Следует избегать использования дискет исключительно для длительного хранения записей.
  • Необходимо поддерживать полную и актуальную техническую документацию по системам электронного учета.
  • Все программное и аппаратное обеспечение, необходимое для правильного чтения электронных записей, должно поддерживаться в рабочем состоянии в течение всего срока службы записей.

Вернуться к началу

Когда подрядчик может избавиться от бумажной исходной записи, преобразованной в электронную?

Как правило, исходная бумажная запись может быть удалена в любое время после того, как она была перенесена в систему электронного учета. Однако исходная бумажная запись не может быть утилизирована, если электронная копия не будет точно воспроизводить исходную запись.

В начало

Какими характеристиками должна обладать система электронного учета, чтобы удовлетворять требованиям OFCCP к хранению записей?

Чтобы удовлетворить требования OFCCP к хранению записей, подрядчики должны обеспечить, чтобы их система электронного учета:

  • Имеет разумные средства контроля для обеспечения целостности, точности, подлинности и надежности записей, хранящихся в электронном формате;
  • Может хранить, сохранять, восстанавливать и воспроизводить электронные записи;
  • Может легко преобразовывать бумажные оригиналы, хранящиеся в электронном формате, обратно в разборчивые и читаемые бумажные копии; и
  • Имеет надлежащие методы управления записями.

Вернуться к началу

Может ли подрядчик подавать в OFCCP материалы в том же формате, который соискатели предоставляли подрядчику, если записи были предоставлены через Интернет-адрес, ссылку или URL-адрес?

Подрядчик может предоставить материалы OFCCP, предоставленные соискателями работы, в формате, представленном соискателями. Тем не менее, подрядчики должны гарантировать, что любые интернет-ссылки, предоставленные OFCCP, являются точными, актуальными и работоспособными , и что связанные с ними материалы легко идентифицируются, доступны для просмотра и могут быть скопированы.Если OFCCP не может получить доступ, проверить или скопировать записи подрядчика по какой-либо причине, например, сервер, на котором хранятся записи, был отключен, ссылка была перемещена или изменена, или требуется специальное программное обеспечение для загрузки и просмотра записей с предоставлением интернет-ссылок не удовлетворяет требованиям подрядчика по доступу к записям, и OFCCP попросит подрядчика предоставить другие средства доступа к запрошенным записям. Подрядчик должен всегда предоставлять эффективный доступ к OFCCP для проверки и копирования запрошенных записей.Как указано в предыдущем ответе, для обеспечения соблюдения требований OFCCP рекомендует подрядчикам хранить резервную копию на бумаге или в электронном виде любой записи, хранящейся в Интернете. Кроме того, если записи подрядчика доступны в нескольких форматах, OFCCP оставляет за собой право потребовать, чтобы эти записи были подготовлены в одном или нескольких доступных форматах.

В начало

Если соискатель подает заявку или резюме, содержащее интернет-ссылку на материалы, демонстрирующие его или ее квалификацию (например,g., статья или книга), необходимо ли подрядчику сохранять копии документов или достаточно сохранить URL-ссылку?

Подрядчик может сохранить документы, представленные соискателем работы, чтобы продемонстрировать его или ее квалификацию в формате, предоставленном соискателем работы. Например, если заявитель предоставляет подрядчику интернет-ссылку на сторонний веб-сайт, содержащий документы, проверенные подрядчиком в электронном виде в процессе выбора, подрядчику достаточно сохранить заявку, содержащую интернет-ссылку на проверенные документы.Однако обязательство подрядчика обеспечить, чтобы записи, которые он хранит в электронном виде, были легко доступны для просмотра, были доступны для чтения и копирования в OFCCP, в равной степени применимы к этим записям в Интернете. Поэтому, чтобы обеспечить соблюдение требований, OFCCP рекомендует подрядчикам хранить резервную копию на бумаге или в электронном виде любой записи, хранящейся в Интернете.

В начало

Содержание этого документа не имеет силы закона и никоим образом не связывает общественность.Этот документ предназначен только для разъяснения общественности существующих требований в соответствии с законом или политиками агентства.

Последнее обновление 14 мая 2008 г.

.