Содержание

Как уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения? новость от 01.09.2021

Ответ эксперта

Вопрос:

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Ответ:

Бухгалтерские документы уничтожают по истечении сроков хранения, установленных законодательством. Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяет комиссия. После этого документы уничтожают физически, о чём составляют акт.

Обоснование:

Рекомендуем при уничтожении бухгалтерских документов придерживаться следующего порядка. 

Шаг первый

Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов. Её персональный состав утвердите приказом руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения. В её состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов.

В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера.

Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (п. п. 4.7, 4.9 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

 На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности: 

  • выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
  • участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
  • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
  • участие в разработке документооборота организации;
  • организация хранения документов.

Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Шаг второй

Проведите экспертизу бухгалтерских документов. В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения. По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526):

  • составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
  • выделите документы с истекшими сроками хранения. 

Шаг третий

Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Укажите в акте перечень документов, выделенных к уничтожению. Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Вы можете использовать форму акта, приведённую в Правилах хранения документов, утверждённых Приказом № 526, или самостоятельно разработанную форму. Перечень документов, внесённых в акт, согласуйте на заседании экспертной комиссии.

После этого акт утвердите у руководителя организации (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Кстати, вы можете не составлять указанный акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.

Шаг четвёртый

Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом. Вы можете это сделать сами, например, силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации.

Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах. Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утверждённой формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. 

В акте укажите: 

  • перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов). Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.

После уничтожения бухгалтерских документов акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Узнать о том, как хранить бухгалтерские документы с учётом требований ФСБУ 27/2021 вы можете из готового решения.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Тематический выпуск: Договоры с иностранными организациями: налогообложение
(под ред. А.В. Брызгалина)
(“Налоги и финансовое право”, 2021, N 6)Описание ситуации: При продаже акций дочернего общества, резидента Республики Казахстан, налоговая база в РФ будет определена как разница между продажной стоимостью и первоначальной стоимостью финансовых вложений. При этом подтверждающими документами первоначальной стоимости финансовых вложений являются договор купли-продажи, копия регистрационных документов. Платежное поручение, подтверждающее оплату стоимости, за истечением сроков хранения бухгалтерских документов было уничтожено (у банка также было уничтожено).

Нормативные акты: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
“Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов))”
(утв. Росархивом)3.1.1.3. Документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, а также, как правило, первичные плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые документы, не включенные в Приложение N 2, независимо от того, истек ли срок их хранения, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

С течением времени в организации, в которой ведётся бухучёт, накапливаются бухгалтерские документы. В законодательстве, регламентирующем делопроизводство, зафиксированы сроки их хранения, по истечении которых бумаги подлежат уничтожению. Эта процедура должна выполняться по особым правилам, также закреплённым в правовых актах. Вам не придётся изучать их, если вы обратитесь в компанию «Седьмая печать». Мы выполним уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения в полном соответствии с нормативными требованиями и избавим ваших сотрудников от непрофильной работы.

Порядок действий

В первую очередь формируется экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации. На неё будет возложена обязанность выполнить экспертизу бухгалтерских документов. Экспертная комиссия выявляет бумаги с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению. Выполняются и другие мероприятия — в частности, выделение копий, которые должны быть уничтожены, и их отделение от оригиналов, нуждающихся в постоянном хранении. Результаты этой работы закрепляются протоколом комиссии.

Акт о выделении к уничтожению

Перед уничтожением бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения оформляется акт. В него включается информация о делах, делопроизводство по которым завершено. Акт на уничтожение документов подписывает руководитель организации. На следующем этапе производится физическое уничтожение бумаг тем или иным способом. Это мероприятие фиксируется документально — составляется ещё один акт. В него включается информация об объёме или количестве уничтоженных документов, а также сведения о технологии их обработки, которая была использована.

Технология уничтожения

Для уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения мы используем специализированное оборудование — шредер, нарезающий бумагу на полоски шириной не более 2 мм или фрагменты размерами не более 9,3х30 мм. Такой подход делает невозможным получение какой-либо информации из уничтоженных документов и обеспечивает высокий уровень секретности. Оборудование, которое мы используем, позволяет выполнять уничтожение бухгалтерских документов не только качественно, но и быстро. Даже при большом объёме бумаг, накопившихся в вашей компании, мы выполним ваш заказ в сжатые сроки.

Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения. Налоги & бухучет, № 68-69, Август, 2017

На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт). Его форма приведена в приложении 15 к Правилам № 1000.

Такой Акт составляют в 2 экземплярах, как правило, на дела всего предприятия. При этом, если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.

Акты об изъятии документов для уничтожения имеют сплошную нумерацию, начиная с № 1

Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные в 2016 году, могут включаться в Акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.

Одобренные ЭК предприятия акты подают на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения, ЭК архивного отдела горсовета, в зоне комплектования которого находится предприятие. При этом вместе с актами следует подать описи дел по кадровым вопросам (личному составу), а если в деятельности предприятия образуются документы НАФ, то еще и описи дел постоянного хранения.

Имейте в виду: в случае внесения в Акт первичной финансовой и бухгалтерской документации к нему необходимо приложить справку о проведении проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства (п. 5 гл. 3 разд. V Правил № 1000). Такую справку подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.

Учтите также:

запрещен отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел

Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Приведем пример составления Акта.

131098″>Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.

Дела, отобранные для уничтожения, передают организациям по заготовке вторсырья. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают в актах.

Если в Акт включены документы с грифом «Для служебного пользования» и другими грифами ограниченного доступа, применяемыми на предприятии, эти документы уничтожают путем измельчения до состояния, исключающего возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце Акта дополнительно делают запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов ЭК предприятия (п. 8 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

На этом мы заканчиваем рассмотрение основных требований к хранению документов на предприятиях и правил их передачи в архивные учреждения.

13149″>Если соблюдение описанных норм покажется вам слишком сложным, вы можете обратиться за помощью в архивные учреждения. За определенную плату вам могут предоставить услуги по систематизации документов и дел, проведению экспертизы ценности документов, составлению номенклатур дел, описей дел, актов об изъятии документов для уничтожения и т. п. Перечень платных услуг, которые могут предоставляться архивными учреждениями, содержащимися за счет бюджетных средств, утвержден постановлением КМУ от 07.05.98 г. № 639.

выводы

  • Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 578, могут быть уничтожены.
  • На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.
  • Дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором он составлен.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение распоряжений, приказов, бухгалтерских и иных документов предприятия выполняется согласно определенному регламенту, исключительно по истечении сроков хранения, предусмотренных для бумаг разного вида. Несоблюдение этих требований чревато последствиями, прописанными в законодательстве РФ.

Уничтожение документов предусматривает:

  • Проверку сроков хранения документов и выявление бумаг, более не имеющих практического смысла для деятельности организации.
  • Проведение экспертизы ценности документов. Руководителем назначаются члены ЭК и утверждается ее состав, что необходимо зафиксировать в протоколе.
  • Составление акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Он также утверждается руководителем организации.
  • Непосредственно уничтожение документов. Составление акта об этом.

Здесь есть ряд нюансов

Как видно, чтобы избавиться от бумажного «балласта», придется приложить определенные усилия. Например, если обнаружится, что наряду с ненужными документами в деле присутствуют бумаги постоянного хранения, потребуются пересмотр и расшивка всего комплекта, а затем – оформление новых дел. Еще одна распространенная сложность – выявление поврежденных документов. В данном случае следует определить возможность восстановления, и при ее наличии выполнить сканирование текста (изображения) для последующего хранения (при необходимости). Соответственно, если вы задумываетесь, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения максимально безболезненно, оптимальный способ – отдать эту услугу на аутсорсинг профессионалам.

Какие данные указывать в акте

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, следует разобрать их и составить опись. На основании полученной информации составляется акт, где прописываются: общее число дел и сроки завершения делопроизводства, а также итоговое число единиц хранения, период их действия. Отдельно проставляются отметка о согласовании с экспертной комиссией приведенных данных, дата и номер протокола. Имеет значение! В акт на уничтожение включаются лишь бумаги, срок хранения которых закончился на момент 1 января текущего года. Так, бумаги 2017 года, хранить которые надлежит 5 лет, могут быть уничтожены лишь в 2023 году.

Процедура уничтожения документов

В законодательстве пути уничтожения документов не конкретизированы. Допускается отправка бумаг на утилизацию, использование уничтожителей или сжигание. Каждая из этих процедур выполняется по определенному алгоритму. В соответствии с законодательством, указанные акты с описями следует поместить на постоянное хранение. При реорганизации компании, бумаги передаются преемнику, а в случае ликвидации – в городской архив. Перед уничтожением документов убедитесь, что содержащиеся в них данные больше не актуальны. Проконтролируйте отсутствие в прокуратуре или суде дел, для рассмотрения которых могут быть затребованы бумаги. Кроме того, до начала работ желательно, чтобы документы длительного хранения за тот или иной период были уже обработаны. Это облегчит задачу и избавит от путаницы во время упорядочивания массива документации.

Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

При уничтожении документов этом очень важно правильно провести экспертизу ценности документации, дабы не уничтожить важные документы, подлежащие временному или постоянному хранению. Наша компания предлагает услуги уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

Утилизацию документов должны выполнять профессионалы

Утилизация бухгалтерских документов выполняется в двух случаях:

  • Если документ вышел из документооборота предприятия, не представляет никакой ценности и не подлежит хранению.
  • Если вышел срок хранения документа ранее помещенного в архив.

Составление акта об уничтожении документов

В обоих случаях составляется акт об уничтожении документов. Он должен содержать все данные по уничтожаемым документам, включая номер дела по описи или индекс по номенклатуре, сроки хранения, крайние даты, номера описей и прочие. Наши специалисты знают все нюансы составления акта об уничтожении документов и могут составить его грамотно, что исключит вероятные ошибки. Нельзя доверять составление актов людям, не имеющим опыт в данном вопросе. Это чревато многими проблемами при проверке надзирающими органами в будущем. Доверяя этот процесс архивистам, вы избегаете серьезных проблем.

Включение документов в акт об уничтожении

Прежде чем будем выполнена утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, важно просмотреть каждый документ и убедиться в том, что срок его хранения вышел. Только после этого можно включать его в акт об уничтожении. Ошибочная утилизация бухгалтерских документов, подлежащих временному или постоянному хранению, может повлечь за собой административную или уголовную ответственность. Поэтому важно не допускать даже малейшей вероятности того, что будет допущена подобная ошибка.

Профессиональная утилизация бухгалтерских документов

Если вы не хотите рисковать, а желаете выполнить утилизацию бухгалтерских документов безопасно и с гарантией правильно отобранных дел, обращайтесь к нам за помощью. Непосредственно перед утилизацией бухгалтерских документов наши специалисты проведут тщательную экспертизу сроков хранения каждого документа. Это необходимо для того, чтобы удостовериться, что срок хранения действительно вышел, и документы можно утилизировать. Только после этого нами выполняются процедуры по уничтожению. Это может происходить любыми способами: пропускание через шредер, сдача в специальные организации в качестве макулатуры, сжигание.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или направьте свой вопрос на электронную почту: [email protected]

Уничтожение документов срок хранения которых истек — rusrecycling

Согласно законодательству, документы любого предприятия или учреждения должны храниться в течение определенного срока. Любой документ имеет определенные требования к хранению и утилизации, одни бумаги хранятся от 1 до 5 лет, другие до 10, третьи обязаны передаваться на хранение в государственные архивы. Те документы, которые не требуют последующего хранения, должны быть уничтожены.

Кадровые, бухгалтерские, архивные документы, утратившие свою актуальность в связи с истекшим сроком могут стать проблемой для любой организации, так как занимают много места. Кроме того, есть требования к хранению и уничтожению документов, в соответствии с которым нельзя просто выбросить на свалку ненужные бумаги. Наша компания готова помочь в процедуре уничтожения документов физическим и юридическим лицам.

Виды документов и способы уничтожения

Мы принимаем любые виды документов с истекшим сроком хранения, в том числе бухгалтерские, кадровые, налоговые и многие другие. Порядок и способ уничтожения может быть определен клиентом. Возможно два варианта утилизации документов:

Шредирование на промышленном оборудовании.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения путем шредирования — наиболее быстрый способ избавиться от бумажного архива. Промышленный шредер измельчает документацию на мелкие фрагменты, что делает невозможным восстановление информации. Затем бумажный мусор в качестве ценного вторсырья отправляется на целлюлозно-бумажные комбинаты, где обретает новую жизнь.

Кипование.
Ликвидация бумажных архивов с помощью пресса (кипование) — наиболее простой способ уничтожения бухгалтерских, кадровых, управленческих и других документов, срок обязательного хранения которых истек. Данный способ отлично подходит для уничтожения бумажных носителей с соблюдением конфиденциальности. На выходе после обработки прессом получаются плотные бумажные брикеты, восстановление информации не представляется возможным. Прессованные отходы переработки отправляются на целлюлозно-бумажные комбинаты в качестве вторичного сырья

Услуга по уничтожению включает в себя

  1. выезд на место в день обращения или на следующий день;
  2. погрузку архивов и доставку собственным транспортом компании;
  3. измельчение документации методом шредирования или прессования;
  4. возможность личного присутствия заказчика при процессе уничтожения;
  5. выдачу акта об уничтожении документов;
  6. соблюдение конфиденциальности процесса

Мы гарантируем соблюдение конфиденциальности, документы после процедуры утилизации не будут подлежать восстановлению, а информация из них не попадет в руки третьих лиц. Клиент может лично присутствовать при уничтожении документов. Если нет возможности личного присутствия мы можем предоставить заказчику фото или видео фиксацию процесса уничтожения

Документ хранения документов и уничтожение

Безопасное разрушение

9 002222

6

2

70003

2

6

2

6

6

70003

Участник участия участника

2

6

2

6

Документы Период удержания
Уставочные учреждения
Устанавливаются
IRS Форма 1023 и письмо Определение Indefinite
Bylaws, Устав, Минуты INDEFINITE Indefinite

6

Доска для заседания Доска и резолюции Indefinite
Юридическая и налоговая корреспондент Indefinite
авторских прав, патентов, регистрации товарных знаков Indefinite
поступки, ипотеки и сервиты в силу Indefinite
Меморандум о взаимопонимании InDefinite
Аудит / налог
IRS-форма 990 Indefinite INDEFINITE

налоговые декларации и рабочие документы Indefinite
Аудиторский отчет и финансовая отчетность Indefinite Indefinite
Ежемесячные операции Indefinite

6

IRS Форма 1099 (сборы, выплаченные профессионалам ) 7 лет Требуется
W-2 заявления, заработная плата налоговые декларации 7 лет 70007
финансовых отчетов
диаграмма счетов Indefinite
Бухгалтерская политика и процедуры Indefinite
indefinite indefinite

Для налогов, закупки капитала

Indefinite
ВАЖНЫЕ КОНТРАКТЫ INDEFINITE

9

Indefinite
Договора и соглашения

Indefinite
Контракты IDPAAFF Indefinite
Спонсорство и фокусные соглашения 7 лет
Срок действия договоров и соглашений 7 лет
Страховая полиция S НЕОПРЕДЕЛЕННО
СТРАХОВЫЕ ЗАПИСИ: НЕСЧАСТНЫЕ СЛУЧАИ, ПРЕТЕНЗИИ И Т. Д. Indefinite
пожертвования и доноров INDEFINITE

INSEFINITE
Счета задолженности Скатилью 7 лет
ВАУЧЕРЫ ДЛЯ ПЛАТЕЖЕЙ ПРОДАВЦАМ, СОТРУДНИКАМ И Т.П. 7 лет 7 лет
поставщика 7 лет
Покупка корреспонденции, Покупка заказов 7 лет

6

70004 70003 квитанции по кредитным картам 3 года
дебиторская дебиторская задолженность 7 лет
счетов и других продаж 7 лет
Деловые депозитные записи 7 лет
Депозитные прогоны / отмененные чеки 7 лет 7 лет
Проверки, кроме тех, которые описаны выше 7 лет 70007
Банк выступления 10 лет
Информация о персонале 9 0007

Undefinite

70016 Требуется
Заявки на работу и фон предварительной работы Проверки 3 года Требуется
кадровые файлы, расторженные 7 YRS после завершения 70007
Recorloll Records, расписание 7 лет требуется
отзывы сотрудников, документация 7 Требуется
Описание рабочих мест и заработная плата 70007 Требуется
Сотрудник Удержание налогов 7 лет Требуется
Сотрудника Пособие по инвалидности RDS 70000 Требуется
ЗарегистрироватьсяВойти 7 лет 70007
Компенсация работников

7 лет Требуется
Стратегические планы 7 лет
Общая корреспондент INC Email 2 года
Обработка 2 года
Технический комитет Записи

6

Договоры о членстве
Indefinite
Indefinite
Email Indefinite
Документы

INDEFINITE Утвержденные стандарты
Indefinite
Общественные комментарии НЕОПРЕДЕЛЕННО
ЗАЯВЛЕНИЯ И ЗАЯВЛЕНИЯ О ПИС НЕОПРЕДЕЛЕННО

Политика хранения и удаления документации | Политика хранения и уничтожения документации

И. Полис
Настоящая Политика касается хранения и уничтожения Документов Университета Фордхэм, как это определено в Разделе II ниже. Университет требует, чтобы Записи хранились в течение определенного периода времени с учетом юридических или других институциональных требований.

Сроки хранения, указанные в прилагаемом Графике хранения и уничтожения документации, являются минимальными сроками хранения, требуемыми Университетом. По истечении срока хранения Записи должны быть надлежащим образом утилизированы в соответствии с настоящей Политикой.Запросы на отклонение или изменение настоящей Политики или этих сроков хранения должны направляться и утверждаться Комитетом по хранению и уничтожению документации университета.

Настоящая Политика устанавливает процедуры управления хранением и уничтожением этих Записей и предназначена для обеспечения того, чтобы Университет:

  • соответствует правовым стандартам;
  • правильно управляет использованием электронного и физического пространства для хранения;
  • хранит историю Университета;
  • избавляется от устаревших записей.

Ни одно лицо или подразделение не может нести прямую ответственность за все документы университета. Таким образом, каждый офис или отдел, управляющий документами университета, несет ответственность за:

  • Внедрение методов управления записями в соответствии с настоящей Политикой.
  • Обучение персонала методам ведения документации.
  • Сохранение записей в соответствии с требованиями настоящей Политики.
  • Надлежащее удаление неактивных записей по истечении применимого периода хранения.
  • Защита записей от неправильного использования, неправильного размещения, повреждения, уничтожения или кражи.
  • Мониторинг соблюдения настоящей Политики.

Университетские документы являются собственностью Университета, а не должностных лиц, преподавателей или сотрудников, которые их создают или которым они доверены.

II. Типы университетских документов
Записи: Любой тип записей, созданных или полученных в ходе деятельности Университета, включая, помимо прочего, бумажные документы, электронную почту, любые типы электронных файлов или данных, неподвижные фотографии, движущиеся изображения, рисунки , планы/чертежи, аудио/видеозаписи и т. д.

  • Активная запись — это любая запись, которая в настоящее время активно используется офисом или подразделением Университета.
  • Архивная запись — это неактивная запись, которая имеет постоянную или историческую ценность и не требует хранения в офисе, в котором она была первоначально создана. Архивные записи хранятся в архивах университета.
  • Электронная запись — это Запись, хранящаяся в электронном формате, например текстовый документ, электронная таблица, база данных, отсканированный документ или документ с изображением, а также файл любого другого типа, хранящийся на компьютере, сервере или мейнфрейме. или носителе, или на любом внешнем или удаленном носителе данных, или с третьей стороной, выступающей в качестве агента Университета.Электронные записи имеют те же сроки хранения, что и бумажные и другие материальные записи.
  • Неактивная запись — это Запись, которая больше не является Активной записью, но по-прежнему должна вестись в соответствии с Графиком хранения записей, изложенным ниже. Неактивные записи обычно хранятся в хранилище за пределами площадки или в других местах на территории кампуса; однако неактивные записи, имеющие историческое значение, хранятся в университетских архивах.
  • Запись с личной информацией — это Запись, которая включает имя или личную отметку человека вместе с номером социального страхования этого человека; номер водительского удостоверения или номер другого государственного удостоверения личности; номер финансового счета, номер кредитной или дебетовой карты или любой номер или код, которые могут использоваться отдельно или в сочетании с другой частью информации, чтобы выдать себя за другое лицо, получить доступ к финансовым ресурсам или получить кредитную информацию.Личная информация является очень конфиденциальной и должна быть защищена и защищена в любое время.

III. Комитет по хранению и уничтожению документации
Университет должен созвать Комитет по хранению и уничтожению документации для руководства Университетом в реализации, мониторинге и периодическом пересмотре настоящей Политики и соблюдении Университетом этой Политики. В состав Комитета должен входить председатель, который будет назначен сотрудником Университета по хранению и уничтожению документов.В состав Комитета должны входить представители офисов всех затронутых школ, факультетов, программ и других областей, которые Комитет сочтет подходящими, каждый из которых должен быть назначен ответственным за учетную запись в своей соответствующей области.

IV. Хранение записей
В прилагаемом Графике хранения записей перечислены различные типы записей и продолжительность времени, в течение которого эти записи должны храниться. Поскольку ни один список документов не может охватить все ситуации, вопросы, касающиеся срока хранения конкретного документа или класса документов, не включенных в График хранения и уничтожения документации, следует направлять в Офис юрисконсульта.

Все записи, относящиеся к текущим или ожидаемым проверкам или судебным процессам (включая разумно ожидаемые судебные процессы), не должны быть уничтожены, повреждены или изменены, даже если срок хранения записей истек, до тех пор, пока вопрос не будет решен, и вы были специально уведомлены в письменное уведомление Комитета по хранению и уничтожению документации или офиса юрисконсульта о том, что такие записи могут быть уничтожены. Если у вас есть основания полагать, что запись, подлежащая уничтожению, может иметь отношение к любому из этих вопросов, не уничтожайте запись и обратитесь в офис юрисконсульта.

V. Удаление записей
Если срок хранения записи истек и запись не подходит для архива университета, запись должна быть переработана или уничтожена.

Большинство записей, которые ведет университет, не содержат личной информации, относящейся к отдельным лицам. Уничтожение Записей без Персональной информации может осуществляться любым подходящим способом, включая переработку бумажных Записей. Удаление электронных Записей, включая электронные письма, должно производиться совместно с ИТ-отделом.Форматы, содержащие электронные носители, могут быть перезаписаны или физически уничтожены, но не могут быть помещены в корзину.

Хранение или удаление Записей, содержащих личную информацию, требует особого внимания. Закон штата Нью-Йорк об уничтожении личных данных требует от Университета принятия надлежащих мер при уничтожении личных данных, таких как (а) уничтожение личных данных; (b) уничтожение личной идентифицирующей информации, содержащейся в Записи; (c) изменение Записи, чтобы сделать личную идентифицирующую информацию нечитаемой; или (d) принятие разумных мер в соответствии с общепринятой отраслевой практикой.

VI. Ресурсы утилизации и хранения документации университета
Ресурсы утилизации и хранения

  • Архивы
    Департамент архивов и специальных коллекций, расположенный в библиотеке Уолша, является хранилищем университетских записей с 1841 года по настоящее время и включает такие предметы, как программы поступления, ежегодники, каталоги колледжей, чертежи, фотографии, корреспонденцию и офисные файлы, имеющие отношение к истории. университет.
  • Электронные носители и оборудование
    Электронные записи имеют те же сроки хранения, что и материальные записи.Дальнейшие запросы следует направлять либо в офис юрисконсульта Фордхэмского университета, либо в отдел информационных технологий.
  • Переработка
    Университет Фордхэм соблюдает все существующие правила и положения, установленные Департаментом санитарии Нью-Йорка.
  • Измельчение
    Факультеты Университета Фордхэм используют внешних поставщиков для утилизации документов в назначенные даты, время и место получения.
  • Складские помещения, кампус и за пределами площадки
    Департаменты по своему усмотрению определяют, где хранить соответствующие записи.Записи обычно хранятся на месте, но другие могут храниться в других местах.

VII. Дополнительная информация
Настоящая Политика была разработана после анализа политики коллегиальных учреждений и рекомендаций Американской ассоциации коллегиальных регистраторов и сотрудников приемной комиссии (AACRAO) и Национальной ассоциации поверенных колледжей и университетов (NACUA).

Несмотря на то, что в Политике и графике хранения документов указаны многие документы Университета, они не охватывают все документы или ситуации и могут обновляться с учетом передовой практики или меняющихся требований законодательства.

Если вам нужны дополнительные указания относительно документов, не перечисленных здесь, рекомендуем вам обратиться в офис юрисконсульта.

График хранения и уничтожения документации

​Понимание того, какие записи следует вести

Поскольку операции кредитных союзов становятся все более сложными, может быть трудно определить, какие типы операционных записей или информации являются критическими, а какие нет.

NCUA признает, что кредитные союзы должны найти баланс между потребностью в пространстве и ресурсах и стремлением сохранить все записи, которые могут им понадобиться для успешного проведения операций.Хотя NCUA специально не регулирует политику и практику хранения документации, мы разработали следующие рекомендации, чтобы помочь кредитным союзам.

Какие записи следует всегда сохранять?

Официальные записи кредитного союза, которые должны храниться постоянно:

  • Устав, подзаконные акты и поправки; и
  • Сертификаты или лицензии на деятельность в рамках программ различных государственных органов, например, сертификат на право действовать в качестве агента по продаже U.С. сберегательные облигации.

Операционные записи, которые также должны храниться постоянно:

  • Протоколы собраний членов, совета директоров, кредитного комитета и наблюдательного комитета;
  • Одна копия каждого финансового отчета, отчета о вызовах NCUA и профиля кредитного союза
  • Один экземпляр всеобъемлющего ежегодного аудиторского отчета и приложений каждого наблюдательного комитета;
  • Записи Наблюдательного комитета о проверке счетов;
  • Заявки на заключение договоров о членстве и совместном паевом счете;
  • Журнал и кассовая документация;
  • Главная книга;
  • Полная запись учетной записи участника;
  • Банковские выверки; и
  • Списки уничтоженных записей.

Какой формат должны использовать кредитные союзы?

NCUA не рекомендует какой-либо конкретный формат хранения записей вместо другого. Независимо от того, хранятся ли они в электронном формате, таком как портативный формат документа, в печатной копии на месте или даже на микрофильме, сохраненные записи должны быть точными, воспроизводимыми и доступными для эксперта, в том числе быть доступными для просмотра экспертом в разумные сроки. Все кредитные союзы также должны гарантировать, что воспроизведение записи приемлемо для представления в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.

Каковы рекомендуемые минимальные сроки хранения?

NCUA не имеет специальной политики по этому поводу. Поскольку каждый штат может устанавливать свои собственные правила, для кредитного союза разумно рассмотреть возможность консультации с местным юристом при установлении минимальных сроков хранения документации.

Уничтожение документации может повлиять на юридический статус кредитного союза в отношении взыскания ссуд или защиты в суде. Запись, относящаяся к учетной записи члена, которая не считается важной записью, может быть уничтожена после ее проверки наблюдательным комитетом.Записи за определенный период не должны уничтожаться до тех пор, пока за этот период не будут проведены всесторонний ежегодный аудит наблюдательным комитетом и надзорная проверка со стороны NCUA.

Какие записи можно удалить?

Любая запись, не указанная в списке предметов, подлежащих постоянному хранению, может быть помечена для периодического уничтожения, за исключением случаев, когда ее хранение необходимо для соблюдения требований по защите прав потребителей. Предметы, которые можно периодически утилизировать, включают:

  • Заявления о погашении кредитов;
  • Оплаченные банкноты;
  • Различные формы раскрытия информации потребителям, если иное не требуется по закону;
  • Ваучеры, полученные наличными;
  • Журнальные ваучеры;
  • Аннулированные чеки;
  • Банковские выписки; и
  • Устаревшие руководства, аннулированные инструкции и корреспонденция о неуплате от NCUA и других государственных учреждений.

Каковы процедуры уничтожения записей?

Совет директоров кредитного союза должен одобрить удаление записей. Однако совет может утвердить график, разрешающий удаление определенных записей на регулярной основе после истечения срока их хранения.

Кроме того, кредитные союзы должны подготовить список всех уничтоженных записей и хранить этот список на постоянной основе. Уничтожение записей должно производиться не менее чем двумя лицами, которые должны сообщить и поручиться за уничтожение.Эти документы вместе с подписями сотрудников должны быть включены в реестр уничтоженных документов.

Где я могу найти дополнительную информацию?

Часть 749 правил NCUA содержит дополнительные сведения о хранении записей. Для получения дополнительной информации посетите http://go.usa.gov/xqZCB (открывается в новом окне).

Хранение записей ассоциации

Существует ряд шагов, которые необходимо предпринять ассоциации для создания политики хранения документов. Каждая ассоциация должна пройти эти этапы самостоятельно, поскольку не существует универсальной модели для хранения записей.Требования будут варьироваться в зависимости от ассоциации в зависимости от ее размера, требований законодательства штата, а также ее деловой практики. Наиболее важным элементом хорошей политики хранения записей является после создания политики , поскольку невыполнение политики, вероятно, хуже, чем отсутствие политики.

Ниже приведено краткое описание процесса, который должна выполнять каждая ассоциация при создании политики хранения записей. Далее следует список различных типов документов и некоторые рекомендуемые сроки, в течение которых ассоциация должна хранить эти записи.Это не претендует на то, чтобы быть исчерпывающим или даже авторитетным; скорее, он призван служить руководством для ассоциаций при разработке этих политик. Ассоциации должны проконсультироваться со своим адвокатом при разработке этих политик, потому что закон штата будет определять, как долго ассоциация должна хранить свои записи. Политика хранения записей, принятая и которой следует ассоциация, снизит затраты и бремя любых будущих судебных разбирательств.

A. Процесс создания политики хранения документов

1.Определите источники и виды информации.

Ассоциация должна собрать вместе сотрудников, знакомых с документами ассоциации и другой информацией. В зависимости от размера ассоциации количество лиц может варьироваться. На собрании должен присутствовать человек, знакомый с тем, как ассоциация ведет электронную информацию.

2. Определите и задокументируйте текущие политики хранения.

Ассоциация должна определить, какие политики (если таковые имеются) в настоящее время управляют ее политиками хранения документов, и свести их к письменной форме, включая свои политики хранения электронной информации.

3. Оценить существующие политики.

Теперь ассоциация должна решить, адекватна ли ее текущая политика. Если нет, ассоциация должна начать разработку новой политики.

4. Создать политику.

В политике должно быть не только указано, как долго должны храниться определенные документы, но и указано:

1. дата вступления политики в силу и дата последней проверки
2. лицо, ответственное за политику
3. цель политики
4. определения (при необходимости)
5.процесс сохранения записей в случае возникновения или вероятности судебного разбирательства

5. Юридическая экспертиза политики хранения документов.

После того, как ассоциация разработала политику, она должна запросить проверку этой политики своим юрисконсультом. Ассоциация может принять решение о привлечении адвоката на четвертом этапе разработки политики.

6. Распространите политику среди сотрудников и убедитесь, что политика соблюдается.

Это самый важный шаг, так как наличие политики, которой не соблюдают, на самом деле будет хуже, если возникнет судебный процесс, чем отсутствие политики.

7. Планируйте периодическую проверку политики, чтобы убедиться, что она по-прежнему актуальна.

Установите дату в будущем для оценки политики.

B. Вопросы, которые следует учитывать при создании политики хранения документов

При создании политики хранения документов возникает ряд проблем. Некоторые из них перечислены ниже:

Формат: Одной из проблем ассоциаций является формат, используемый для ведения документов. Как правило, не существует требований к типу формата, который ассоциация должна использовать для ведения своих документов и другой информации.Преобразование бумажных документов в электронный формат сэкономит физическое пространство, но может вызвать проблемы с аутентификацией в суде. Следовательно, все электронные документы должны храниться в формате, доступном только для чтения, или в другом неизменном формате, чтобы продемонстрировать, что документы находятся в исходном состоянии.

Вопросы конфиденциальности и надлежащее уничтожение документов: Определенные типы записей, такие как трудовые книжки, регулируются законами штата или федеральными законами о конфиденциальности. Следовательно, ассоциация должна быть ознакомлена с этими законами, а также с любыми правилами или другими ограничениями, регулирующими уничтожение этих документов.

Прочие юридические соображения: Юридические требования для каждой компании будут различаться в зависимости от множества факторов. Например, некоторые законы о занятости требуют минимального количества сотрудников на рабочем месте, прежде чем они будут применяться к владельцу бизнеса. Аудиты IRS, как правило, начинаются в течение трех лет, но IRS может проверить декларацию через семь лет, если имела место небрежность, и на неопределенный срок в случаях налогового мошенничества. Таким образом, каждая компания должна знать законы, применимые к их ситуации.

C. Создание политики хранения документов

Ниже приведен список общих документов, которые ассоциации могут хранить в своих файлах. Рядом с каждой записью указаны некоторые предполагаемые юридические требования к времени, в течение которых ассоциация должна хранить эти документы. Эти временные требования являются консервативными оценками и не препятствуют тому, чтобы какая-либо организация продлевала эти временные периоды сверх этих минимумов. Эти требования различаются в зависимости от штата, поэтому вам необходимо проконсультироваться со своим адвокатом при создании политики, как указано выше.

Бухгалтерские записи

  • Кредиторская задолженность (семь лет)
  • Дебиторская задолженность (семь лет)
  • Годовая финансовая отчетность (постоянная)
  • Банковские выписки (за семь лет)
  • Выверка банковских счетов (семь лет)
  • Аннулированные чеки – рутинные дела (семь лет)
  • Аннулированные чеки – специальные (погашение кредита и т.п.) (постоянные)
  • Переписка: обычная (четыре года)
  • Акты и закрывающие документы (постоянные)
  • Депозитные квитанции (четыре года)
  • Электронные платежные записи (семь лет)
  • Отчеты о расходах сотрудников (семь лет)
  • Счета-фактуры на приобретение основных средств (после выбытия) (семь лет)
  • Транспортные накладные (семь лет)
  • Главные бухгалтерские книги (постоянные)
  • Декларации по подоходному налогу (постоянные)
  • Ведомости инвентаризации и калькуляции (семь лет)
  • Страховые полисы (по истечении срока действия) (четыре года)
  • Инвестиции (после выбытия) (семь лет)
  • Ипотека, займы и лизинг (выплаченные) (семь лет)
  • Журналы расчета заработной платы и бухгалтерские книги (постоянные)
  • Заказы на поставку (кроме копии счетов к оплате) (один год)
  • Счета-фактуры и заказы (семь лет)
  • Приемные листы (два года)
  • Отчеты комиссии по продажам (пять лет)
  • Записи о продажах (семь лет)
  • Налоговые декларации и льготы (пять лет)
  • Вспомогательные бухгалтерские книги (семь лет)
  • Налоговые декларации (федеральные и государственные) (если применимо) (постоянные)
  • Пробные балансы (постоянные)

Корпоративные записи ассоциации

  • Учредительный договор и изменения (постоянные)
  • Устав и поправки (постоянные)
  • Корпоративные документы (постоянные)
  • Корпоративная книга протоколов (постоянная)
  • Письмо об освобождении от налогов IRS (постоянное)

Информация, хранящаяся в электронном виде

Отдельные документы в электронных форматах будут обрабатываться в соответствии со сроками, указанными в других разделах политики. В политике должно быть указано, как долго ассоциация хранит информацию, хранящуюся на ее резервных лентах и ​​в других системах резервного копирования. В политике также должно быть указано, что целью резервного копирования является восстановление компьютерной сети ассоциации в случае сбоя.

Трудовые книжки

  • Документы, касающиеся найма на работу: объявления, приказы о приеме на работу, подаваемые в агентства по трудоустройству, собеседования, тестирование, прием на работу, обучение, понижение в должности, продвижение по службе, увольнение, увольнение и другие кадровые решения (один год)
  • Документы плана вознаграждений работникам (продолжительность плана)
  • Записи об отпусках по FMLA, включая: всю информацию и уведомления FMLA, направленные этим сотрудникам, а также записи о любых спорах по FMLA.
  • Награждение/распределение заработной платы (три года)
  • Иммиграционные формы I-9 (продолжительность работы плюс один год, минимум три года)
  • Медицинские записи, касающиеся воздействия на работника каких-либо токсичных или опасных веществ. (стаж работы плюс 30 лет).
  • Записи о заработной плате с указанием имени, адреса, даты рождения, рода занятий, ставки заработной платы и еженедельной компенсации (три года)
  • Кадровые записи (через десять лет после увольнения)
  • Запись обо всех производственных травмах, в том числе по закону штата о компенсации работникам и любым вознаграждениям ERISA (пять лет для ERISA; требования законодательства штата могут различаться)

Юридические документы

  • Контракты (через десять лет после истечения срока действия)
  • Заявки на получение лицензии (через год после истечения срока действия)
  • Лицензии (через год после истечения срока действия)
  • Товарные знаки, патенты и авторские права (постоянные)
  • Гарантии и гарантии (два года сверх гарантийного срока)
  • Переписка: юридическая (постоянная)

Документы MLS

  • Правила и положения (постоянные)
  • Политики MLS (постоянные)
  • Листинговые соглашения (до истечения срока действия листинга)
  • Информация о проданном имуществе (не менее десяти лет)
  • Ключевой договор/аренда сейфа (через год после прекращения действия договора)
  • Лицензионные соглашения на знак обслуживания MLS (постоянные)
  • Контракты (через десять лет после истечения срока действия)
  • Соглашения о подписке (через десять лет после истечения срока действия)
  • Соглашения об участии (через десять лет после истечения срока действия)
  • Подтверждения переходов по веб-сайту (десять лет)

NAR / Документы Ассоциации

  • Устав НАР (постоянный)
  • Территориальная юрисдикция (постоянная)
  • Соглашение REALTOR® (до замены)
  • Файл участника и заявления о членстве (через два года после прекращения членства, с удалением номера социального страхования и другой финансовой информации (если применимо)
  • Профессиональные стандарты: протоколы слушаний: этика (результаты слушаний – постоянные; остальные материалы слушаний – минимум 1 год после удовлетворения санкций (если таковые имеются) и нет угрозы судебного разбирательства)
  • Арбитраж/Посредничество (минимум 1 год после выплаты арбитражного решения (если таковое имеется) и отсутствие угрозы судебного разбирательства)

Записи о собственности

  • Правоустанавливающие документы (постоянные)
  • Аренда (два года после истечения срока)
  • Графики амортизации (постоянные)
  • Имущественный ущерб (семь лет)
  • Налог на имущество (постоянный)
  • Оценка (постоянная)
  • Чертежи/планы (постоянные)
  • Гарантии и гарантии (два года сверх гарантийного срока)

Пенсия и распределение прибыли

  • Раскрывающие документы ERISA (шесть лет с даты, когда должна была быть раскрыта информация)
  • Письмо(я) с определением IRS (постоянное)
  • Формы 5500 и плановые документы (постоянные)

Хранение/уничтожение книг и документации

Министерство финансов Онтарио стремится упростить понимание налоговых правил и требований. В соответствии с этой идеей было установлено общее согласие на уничтожение бухгалтерских книг и записей, хранящихся для целей налогообложения Онтарио.

Ведение записей

Как правило, министерство не указывает, какие записи необходимо вести; однако книги и записи должны: 90 590

  • указать налоги, подлежащие уплате, или как определяются налоги или другие суммы, подлежащие уплате
  • обосновать заявленный статус освобождения от налогов
  • разрешает проверку всех вычитаемых благотворительных, спортивных и политических пожертвований, и
  • должны быть подтверждены ваучерами или другими первичными документами, необходимыми для проверки информации в бухгалтерских книгах и записях.

Методы ведения книг и записей

Предприятия могут хранить свои записи в форме, созданной с помощью любого технологического процесса, воспроизводящего точную копию исходной записи.

Условия общего согласия

Общее согласие на уничтожение книг и записей считается данным, когда соблюдены все следующие восемь условий:

  1. Бухгалтерские книги и записи ведутся в соответствии со следующими законами или положениями, принятыми в соответствии со следующими законами:
    • Закон о корпоративном налоге
    • Закон о местных инвестиционных фондах для малого бизнеса
    • Закон об электроэнергетике (конкретные положения)
    • Закон о налоге на здоровье работодателя
    • Закон о налоге на управление имуществом, 1998 г.
    • Закон о налоге на топливо
    • Закон о налоге на бензин
    • Закон о подоходном налоге (Онтарио)
    • Закон о налоге на передачу земли
    • Закон о налоге на добычу полезных ископаемых
    • Закон о земельном налоге провинции
    • Закон о налогах на ипподромы
    • Закон о налоге с розничных продаж
    • Закон о налоге на табачные изделия.
  2. Как правило, книги и записи, подлежащие уничтожению, должны относиться к финансовому году предприятия, который закончился более чем за семь лет до начала финансового года, в котором вы планируете уничтожить книги и записи.

    Исключения

    • В случае Закона о налоге на добычу полезных ископаемых бухгалтерские книги и записи, подлежащие уничтожению, должны относиться к финансовому году, который закончился более чем за 10 лет до момента уничтожения.
    • Важно отметить, что для целей Закона о налоге на корпорации корпорация, использующая убытки за предыдущие или последующие годы, должна вести записи, необходимые для подтверждения этих убытков, а также доходов за соответствующий год.
  3. Книги и записи, подлежащие уничтожению, должны относиться к периоду, за который были поданы любые налоговые декларации, требуемые упомянутыми законами (или постановлениями, принятыми в соответствии с такими законами), и все налоги, начисленные за этот период, были уплачены.
  4. . У вас не должно быть серьезных разногласий с Министерством финансов Онтарио или любой другой налоговой юрисдикцией в отношении периода, охватываемого бухгалтерскими книгами и документами, которые вы хотите уничтожить.
  5. Срок подачи Уведомления о возражении или Уведомления об апелляции за период должен быть истек без подачи такого уведомления о возражении или апелляции. Если было подано Уведомление о возражении или Уведомление об апелляции, записи должны храниться за период возражения или апелляции до тех пор, пока спор не будет разрешен.
  6. Вы, должно быть, выполнили все требования министерства по предоставлению книг и документов, подлежащих уничтожению.
  7. Книги и записи, подлежащие уничтожению, не должны быть теми, которые министерство приказало вам сохранить в письменной форме.
  8. Книги и записи, подлежащие уничтожению, не должны относиться к следующему:
    • Финансовый год, за который корпорация подала отказ в соответствии с подпунктом 80(11)(a)(iv) Закона о налоге на прибыль или в форме, требуемой подразделом 152(4) Закона о подоходном налоге (Канада).
    • Финансовый год, за который оператор подал отказ в соответствии с подпунктом 9(1)(a)(iv) Закона о налоге на добычу полезных ископаемых.
    • Финансовый год, за который налогоплательщик подал заявление об отказе в соответствии с подпунктом 8(1)(a)(ii) Закона о налоге на здоровье работодателей, отказываясь от права на ограничение начисления взносов, предусмотренного пунктами 8(1)(b) и 8.1(3)(b) этого Закона. Книги и записи могут быть уничтожены, если все условия, указанные в разделах с первого по седьмой, были соблюдены, и Министерство финансов провело аудит или проверку права на возмещение / скидку, к которому относится отказ, и были выпущены любые соответствующие уведомления об оценке. .

Отказ от налогов может быть отменен путем подачи уведомления об отзыве отказа в соответствии с подразделом 80(12) Закона о налоге на корпорации или в соответствии с подразделом 9(2) Закона о налоге на добычу полезных ископаемых.Уведомление об отзыве вступает в силу через год после получения уведомления министерством.

После подачи уведомления об аннулировании книги и записи должны храниться до тех пор, пока аннулирование не вступит в силу. После отмены отказа книги и записи могут быть уничтожены, если соблюдены все условия, указанные в разделах с первого по восьмой настоящего бюллетеня.

Особые обстоятельства

Книги и записи могут быть уничтожены раньше, чем указано в Условиях общего согласия в параграфе 2 настоящего бюллетеня, если министр дает письменное разрешение на их уничтожение.Письменный запрос, подписанный доверенным лицом, направляется в соответствующий орган или филиалы Министерства финансов. Запрос должен содержать следующую информацию:

  • четкое указание, какие книги и записи или другие документы подлежат уничтожению
  • годы таксации, для которых применяется запрос, и
  • подробностей о любых особых обстоятельствах, оправдывающих их уничтожение в более раннее время.

Имейте в виду, что другие федеральные, провинциальные и муниципальные правительственные учреждения также могут быть заинтересованы в ваших бухгалтерских книгах и записях.Мы рекомендуем вам связаться с этими государственными учреждениями, прежде чем уничтожать какие-либо книги и записи.

Примечание Все основные законы о налогах в Онтарио содержат положения, в которых говорится, что уничтожение или иное уничтожение записей или бухгалтерских книг с целью уклонения от уплаты налогов является правонарушением.

По вопросам, связанным с налогами Онтарио, обращайтесь в Министерство финансов из любой точки Канады и США:

  • Бесплатный номер 1 866 ONT-TAXS (1 866 668-8297)
  • Телетайп (TTY) 1-800-263-7776
  • Сайт Онтарио.ca/финансы
  • Министерство финансов
    33 King Street West
    PO Box 627
    Oshawa ON L1H 8H5

C22.0 Политика управления записями | Политика университета

1.

Введение

Настоящая Политика направлена ​​на обеспечение того, чтобы записи RIT, особенно те, которые необходимы для соблюдения закона, сохранялись в течение достаточного периода времени. Кроме того, настоящая Политика направлена ​​на обеспечение сохранности записей RIT, которые документируют историю RIT.

Настоящую Политику следует читать вместе с другими политиками RIT. Политики RIT доступны в Интернете по адресу www.rit.edu/policies. Электронная версия настоящей Политики время от времени будет содержать «Часто задаваемые вопросы», которые интерпретируют и детализируют применимость Политики к различным практическим ситуациям.

2. Дата вступления в силу

Настоящая Политика вступает в силу 13 мая 2009 г. («Дата вступления в силу»). Он будет распространяться на все отделы, кафедры и академические подразделения РИТ.

3. Определения

Термины, не определенные здесь иначе, имеют значения, перечисленные ниже.

  1. Active Record  означает запись с текущим административным использованием для подразделения, отдела или академического подразделения, создавшего ее. Записи остаются активными в течение разного количества лет, в зависимости от цели, для которой они были созданы.

  2. Архивная запись  означает запись, которая является неактивной, не требует хранения в офисе, в котором она была создана или была получена, и имеет постоянную или историческую ценность.Архивные записи хранятся и хранятся в течение неопределенного времени в архивах университета.

  3. Уведомление об отсрочке  означает сообщение, выпущенное Управлением по правовым вопросам в результате текущего или ожидаемого государственного постановления, расследования, судебного разбирательства или другого дела, которое требует приостановки действия настоящей Политики.

  4. Запись  означает любой документ, сообщение или аналогичный элемент, созданный или полученный RIT, персоналом RIT или от имени RIT.

  5. Официальный репозиторий  означает подразделение, отдел или академическую единицу, на которую возложена ответственность за хранение, своевременное уничтожение определенных типов официальных документов Университета или пересылку в архив RIT. Такая ответственность возлагается на вице-президента, директора, декана или уполномоченного подразделения, отдела или академического подразделения.

  6. Архив RIT  означает отдел библиотеки Уоллеса RIT, который продвигает знания и понимание происхождения, целей, программ и задач Университета; и способствует эффективному управлению записями.

  7. Запись RIT  означает оригинал или копию любой записи, которая является либо Активной записью, Архивной записью, либо должна храниться для официальных деловых или нормативных целей в соответствии с Графиком хранения документации университета в Разделе VI настоящей Политики. Официальные репозитории для этих записей содержатся в настоящей Политике (см. ниже Список официальных репозиториев). Записи RIT не включают записи, созданные не в ходе официальной деятельности, не служащие законным или необходимым деловым целям или созданные только для личных целей.

  8. Персонал  означает всех сотрудников и преподавателей RIT, работающих полный или неполный рабочий день, включая студентов, работающих в рамках своей работы, внештатных консультантов, посетителей, адъюнктов и других лиц, использующих ресурсы университета.

  9. Сфера деятельности  означает всю деятельность, связанную с: (i) областью или дисциплиной назначения преподавателя, включая общие обязанности преподавателя преподавать, заниматься творчеством и проводить исследования; и (ii) к трудовым обязанностям внефакультетского персонала, за которые такой персонал получает компенсацию от RIT, где компенсацией является любое вознаграждение, денежное или иное, включая возможность использовать ресурсы RIT.

  10. Конфиденциальная запись  означает запись, которая содержит личную информацию, защищенную от разглашения в соответствии с законом или политикой RIT, включая, помимо прочего, Закон о правах семьи на образование и конфиденциальность («FERPA»), Закон Грэмма Лича Блайли, Переносимость медицинского страхования Закон об ответственности («HIPAA»), Закон штата Нью-Йорк об уничтожении записей, Закон штата Нью-Йорк о нарушении информационной безопасности и уведомлении и Политика конфиденциальности RIT.

  11. Электронная запись  означает запись, хранящуюся в сети RIT, на сервере электронной почты, на резервной ленте, компакт-диске, жестком диске или в месте хранения данных.

  12. Студент-сотрудник  означает студентов, которые также являются сотрудниками RIT, действующими в рамках работы.

  13. Общая корреспонденция  означает электронные письма, письма или заметки, полученные в ходе работы, которые непосредственно связаны с миссией определенного отдела, подразделения или академического подразделения. Непрямая или разговорная электронная почта, письма или заметки, получаемые ежедневно и не связанные с миссией конкретного отдела, отдела или академического подразделения, не должны считаться обычной корреспонденцией.

4. Общие положения

  1. Цель
    Целью настоящей Политики является требование последовательного обращения с Записями. Процедуры обслуживания, хранения и уничтожения Записей должны систематически соблюдаться Персоналом в назначенных Официальных хранилищах. Настоящая Политика предназначена для обеспечения соответствия RIT правовым стандартам, сохранения истории RIT и уничтожения устаревших и бесполезных записей.

  2. Область применения
    Весь персонал должен соблюдать настоящую Политику с периодическими изменениями.Настоящая Политика считается частью условий найма персонала RIT и должна быть включена в библиотеку политик управления университета.

  3. Ведение документации университета

    Подразделения, департаменты или академические подразделения, являющиеся официальными хранилищами записей RIT, несут ответственность за установление надлежащих методов управления хранением записей. Эти методы управления хранением записей предназначены для установления процедуры, с помощью которой записи RIT идентифицируются для архивирования, хранения или уничтожения. Вице-президент, директор, декан или представитель каждого подразделения, отдела или учебного подразделения должен:

    1. Внедрить методы управления документами отдела, отдела или академического подразделения;

    2. Назначить хранителя документации для подразделения, отдела или академического подразделения, ответственного за обеспечение того, чтобы эти методы управления документами соответствовали настоящей Политике;

    3. Обучить сотрудников подразделения, отдела или академического подразделения методам управления записями;

    4. Сохранить неактивные записи, имеющие историческую ценность, и передать эти записи в архив RIT;

    5. Убедитесь, что доступ к конфиденциальным файлам ограничен; и

    6. Уничтожать неактивные записи, не имеющие архивной ценности, по истечении применимого срока хранения, указанного в настоящей Политике, или в политике управления записями подразделения, отдела или академического подразделения, утвержденной Управлением по правовым вопросам (см. периоды)

    Вопросы, касающиеся этих обязанностей, следует направлять главному юрисконсульту Управления по правовым вопросам, который будет тесно сотрудничать с архивариусом RIT, отделами, отделами или академическими подразделениями, чтобы обеспечить понимание настоящей Политики, выполнение этих обязанностей и установление методов управления хранением документации, как указано в Разделе V.

  4. Приостановление действия полиса / Юридическое удержание . Действие настоящей Политики может быть приостановлено для любой Записи в связи с требованием приказа о согласии, частного или государственного контракта, незавершенным или ожидаемым судебным разбирательством, расследованием или требованием аудита. Такая приостановка заменяет собой требования, перечисленные в настоящей Политике или политике управления записями любого подразделения, отдела или академического подразделения, и должна производиться Управлением по правовым вопросам, которое имеет право приостанавливать и пересматривать любой график хранения, включая график, прилагаемый к настоящему документу. Политика.Управление по правовым вопросам осуществит такую ​​приостановку, отправив уведомление об удержании соответствующих записей в затронутые подразделения, департаменты или академические подразделения, а также к директору по информационным технологиям отдела служб информационных технологий (ITS). Это Уведомление об удержании действует до тех пор, пока оно не будет аннулировано Управлением по правовым вопросам, и должно контролировать сохранение, хранение и уничтожение специально перечисленных записей.

5. Внедрение методов управления записями

  1. Хранение записей .Раздел IV устанавливает рекомендуемый и требуемый период времени для записей, которые должны храниться. При установлении надлежащих методов управления записями вице-президент, директор, декан или уполномоченный каждого подразделения, отдела или академического подразделения будет нести ответственность за создание процесса идентификации записей RIT, созданных, полученных и доставленных из их офисного репозитория. Кроме того, в связи с созданием процедур управления записями следует учитывать и учитывать следующее:

    1. Архивные записи .Как правило, следует сохранять записи, документирующие историю управления, академических программ и социальной и культурной жизни RIT. Эти записи включают, помимо прочего, корреспонденцию, протоколы собраний, административные и годовые отчеты, а также публикации, информационные бюллетени, плакаты, буклеты, книги, журналы, каталоги, специальные бюллетени, справочники университетов и списки преподавателей/сотрудников. Чтобы решить, представляют ли записи RIT историческую ценность, проконсультируйтесь с архивариусом RIT, который имеет право определять, какие записи являются архивными записями.В тех случаях, когда определенные записи RIT должны быть отправлены архивариусу RIT, Официальный репозиторий должен хранить записи RIT до тех пор, пока официальный репозиторий имеет правомерное коммерческое использование записи RIT. Официальный репозиторий несет ответственность за доставку записей RIT Архивариусу RIT в соответствии с его/ее инструкциями. Ни один официальный репозиторий не должен удалять записи, не упомянутые конкретно в настоящей Политике, без консультации с архивариусом RIT.

    2. Электронные записи .Хранение и сохранность электронных записей осуществляется в соответствии с настоящей Политикой. Если электронная запись подпадает под одну из категорий записей графика хранения, то с записью следует обращаться так же, как с аналогичной записью в печатном виде.

    3. Электронная почта . При рассмотрении характера электронной почты для целей хранения электронная почта и ее вложения должны рассматриваться как единое целое. Если к электронному письму применяется один срок хранения, а к вложениям электронной почты применяется другой срок хранения, все электронное письмо с вложениями должно храниться в течение более длительного из двух периодов хранения.Если лицо просто скопировано в электронном письме (либо указано как «копия» или «скрытая копия»), он / она должен рассматривать документ как дубликат в соответствии с подразделом 5 ниже, т. е. он может быть удален, за исключением случаев, когда настоящая Политика , или политика управления записями отдела, отдела или академического подразделения требует его сохранения. Персонал может создавать отдельные папки и файлы в своих архивах электронной почты для хранения записей RIT в соответствии с настоящей Политикой.

    4. Аварийное восстановление .Электронные записи, поддерживаемые Службой информационных технологий (ITS) только для целей аварийного восстановления и резервного копирования, должны сохраняться и храниться ITS в соответствии с единым графиком ротации. Этот единый график ротации требует, чтобы никакая резервная копия электронных записей ИТС не сохранялась более тридцати (30) дней. Ни одно другое подразделение, департамент или академическое подразделение не должно вести электронные записи для аварийного восстановления или резервного копирования без специального письменного разрешения Управления по правовым вопросам и без соблюдения единого графика ротации ITS. Приостановка действия единого графика ротации осуществляется только с письменного разрешения Управления по правовым вопросам.

    5. Дубликаты . Как правило, сохраняется только одна копия каждой записи. Дубликат является точной копией оригинала и подлежит уничтожению, как только он не служит законным деловым целям, и до тех пор, пока на него не распространяется Уведомление об удержании, указывающее иное. Предыдущие черновики, исправления или оригинальные документы с дополнительными рукописными примечаниями не считаются дубликатами оригинала и должны соответствовать тем же требованиям, что и оригинальная запись.

  2. Уничтожение записей . Записи, которые не являются активными записями, архивными записями, записями RIT или предметом Уведомления об удержании, не должны поддерживаться. Кроме того, по истечении требуемого срока хранения записей RIT необходимо принять решение о том, следует ли сохранить запись в качестве архивной записи или уничтожить запись. Вице-президент, директор, декан или уполномоченный подразделения, отдела или академического подразделения должен принять это решение после консультации с архивариусом RIT и способствовать уничтожению записей RIT одним из следующих способов:

    1. Переработка неконфиденциальных бумажных документов;

    2. Уничтожение или иное создание нечитаемых конфиденциальных записей в соответствии с действующим законодательством штата и федеральным законодательством; или

    3. Удаление или уничтожение электронных записей в соответствии с действующим законодательством штата и федеральным законодательством.

      Процесс уничтожения документации должен быть задокументирован с использованием формы, разработанной в консультации с Управлением по правовым вопросам или его представителем. Вице-президент, директор, декан или назначенный сотрудник подразделения, департамента или академического подразделения должен ежегодно в письменной форме подтверждать в Управление по юридическим вопросам, что соблюдение этой политики было достигнуто в предыдущем учебном году.

  3. Использование расписания управления хранением . Записи перечислены в Графике управления хранением в соответствии с рекомендуемым или требуемым периодом хранения, а также их исторической/архивной ценностью.Список записей, указанных в Графике управления хранением, не претендует на то, чтобы быть исчерпывающим. Подразделения, департаменты или академические подразделения могут установить свою собственную политику управления записями с одобрения Управления по правовым вопросам, чтобы определить срок хранения Записей, созданных и/или хранящихся в их соответствующих областях.

    1. Если к записи применимы две или более категорий с разными сроками хранения, запись должна храниться в течение самого длительного применимого срока хранения.

    2. Записи, подлежащие уничтожению, не должны уничтожаться до истечения установленного срока хранения. Записи, которые необходимо уничтожить и на которые распространяются определенные сроки хранения, должны быть уничтожены в течение разумного периода времени после истечения срока хранения, как указано в графике. Записи, подлежащие уничтожению, не должны храниться дольше определенного периода хранения или периода хранения по умолчанию (включая разумный период времени для уничтожения), за исключением случаев, когда на них распространяется Уведомление об удержании или особые условия, требующие более длительного периода, без предварительного получения разрешения от Управление по правовым вопросам.

    3. Срок хранения по умолчанию для записей, срок хранения которых не был специально определен, составляет шесть (6) лет. Однако важно отметить, что если запись является архивной записью, она должна храниться постоянно и направляться архивариусу RIT в соответствии с его/ее инструкциями.

    4. Время для расчета применимого срока хранения должно начинаться в конце календарного года, в котором документ был создан или получен персоналом.Например, договор, заключенный в июне 2014 г., на который распространяется шестилетний период хранения, подлежит уничтожению после 31 декабря 2020 года.  

    Текущие графики хранения для подразделений RIT размещены на веб-сайте Управления по правовым вопросам

    .
  4. Исключения . Запросы на исключения из настоящей Политики должны предоставляться редко и только при наличии уважительной причины. Запросы на исключения из настоящей Политики следует направлять в Управление по правовым вопросам.После получения уведомления о том, что срок хранения любых записей RIT должен быть продлен, или об ином разрешении исключения, Официальный репозиторий, ответственный за такую ​​запись, должен немедленно распространить уведомление о том, что такая запись не должна быть уничтожена до дальнейшего уведомления.

  5. Обучение . Весь персонал, участвующий в деятельности по управлению записями или ответственный за нее, должен пройти обучение и быть в курсе всех аспектов своих обязанностей. Каждое подразделение, отдел или академическое подразделение, уполномоченное или хранитель документов, будет нести ответственность за информирование своего персонала о Политике и процедурах, установленных в соответствии с Программой управления документами, и за разработку соответствующего обучения для обеспечения надлежащего выполнения.

  6. Аудит . Для всех записей RIT, подпадающих под действие настоящей Политики, каждое назначенное подразделение, отдел или академическое подразделение должно проводить периодические проверки реализации настоящей Политики под надзором и руководством отдела аудита, соблюдения и консультирования Института, Управления по правовым вопросам или их назначенного лица.

  7. Порядок внесения изменений в График хранения документов . В случае каких-либо изменений в Графике удержания, Управление по юридическим вопросам уведомит вице-президента, директора, декана или уполномоченного каждого подразделения, департамента или учебного подразделения.

ГРАФИК УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ

Текущие графики хранения для подразделений RIT размещены на веб-сайте Управления по правовым вопросам.

I. ЗАПИСИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ОТПРАВКИ В АРХИВ RIT
Товар Срок хранения Официальный репозиторий

Отчеты об аккредитации и подтверждающие документы

Постоянный

Канцелярия проректора

Протоколы Консультативного совета, комитетов и рабочих групп, повестка дня и материалы, включая постоянные и специальные комитеты

Постоянный

Соответствующий комитет/Консультативный совет

Планы позитивных действий (включая документацию)

Постоянный

Управление по правовым вопросам

Попечительский совет Резолюции, материалы заседаний, протоколы и повестки дня (включая комитеты)

Постоянный

Канцелярия секретаря

Записи стратегического планирования колледжа

Постоянный

Соответствующие колледжи

Ежегодные отчеты о развитии и связях с выпускниками, материалы и отчеты о подарках

Постоянный

Развитие и отношения с выпускниками

Инструктаж и учебные материалы для сотрудников

Постоянный

Управление персоналом

Статистика зачисления

Постоянный

ЗАГС

Протоколы, повестка дня и материалы групп управления (включая студенческие группы)

Постоянный

Надлежащая группа управления

Вузовские издания (каталоги, справочники, программы и др. ))

Постоянный

ЗАГС

Отчеты Института об исследованиях и политических исследованиях (внутренние и внешние)

Постоянный

Институциональные исследования и политические исследования

Серия лекций (документация, реклама, лекции)

Постоянный

Соответствующий колледж/факультет

Новостной контент (внутренний и внешний)

Постоянный

Служба новостей университета

Оригинальные патенты, товарные знаки и соответствующие рабочие документы

Постоянный

Управление по управлению интеллектуальной собственностью

Периодические издания и информационные бюллетени (ведомственные, административные и студенческие группы)

Постоянный

Соответствующий колледж/факультет

Заявления о политике и миссии

Постоянный

Управление персоналом

Президентские отчеты

Постоянный

Канцелярия Президента

Документы на недвижимость

Постоянный

Офис ст. Вице-президент по финансам и администрации

Корпоративные документы RIT (включая Устав, Устав и лицензии)

Постоянный

Канцелярия секретаря

Записи стратегического планирования

Постоянный

Канцелярия Президента

Файлы доверительного управляющего

Постоянный

Канцелярия секретаря

Библиотека политик управления

Постоянный

Канцелярия проректора

II.ЗАПИСЬ РЕКОМЕНДУЕТСЯ УНИЧТОЖИТЬ

Артикул

Срок хранения

Официальный репозиторий

Файлы академических рекомендаций

1 год после выпуска/последняя дата посещения

Соответствующие академические отделы

Спортивные рекорды (не указанные в других списках)

6 лет

Центр межвузовской легкой атлетики и отдыха

Студенческие дела колледжа/департамента

1 год после выпуска

Соответствующий колледж/факультет

Файлы контрактов (включая контракты с сотрудниками и консультантами)

Через 6 лет после окончания всех обязательств

Соответствующие отделы

Записи консультационного центра

6 лет с даты последнего посещения или увольнения

Консультационный центр

Записи консультаций по прямому кредиту (выход)

Через 3 года после погашения, аннулирования или передачи кредита Министерству образования

Финансовые услуги для студентов

Медицинская документация сотрудника

6 лет после увольнения

Управление персоналом

Записи о зачислении и зачислении (не указанные в других списках для незачисленных учащихся)

2 года после подачи заявки

Отдел управления зачислением

Файлы оборудования (включая записи о техническом обслуживании и аренде)

6 лет после выбытия

Соответствующий колледж/факультет

Файлы студентов факультета (включая оценки)

Через 1 год после окончания учебного семестра

Соответствующие академические отделы

Отчеты о федеральной помощи студентам

6 лет

Управление финансовой помощи и стипендий

Общая корреспонденция (включая электронную почту)

6 лет

Соответствующие отделы

Записи о пациентах службы медицинского центра

6 лет с даты последнего посещения или увольнения

Студенческий медицинский центр

Материалы для онлайн-обучения

2 года после последнего использования

Онлайн-обучение

Запись студенческих счетов

6 лет

Финансовые услуги для студентов

Набор материалов (для отдельных студентов)

До даты зачисления

Отдел управления зачислением

Записи регистратора о зачислении и зачислении (не указанные в других списках для зачисленных студентов)

10 лет после поступления

ЗАГС

Записи регистратора (не указанные в других списках)

Постоянный

ЗАГС

Дисциплинарные записи учащихся (не ответственное заключение)

5 лет

Студенческие дела

Дисциплинарные записи учащихся (ответственное заключение)

Постоянный

Студенческие дела

III.
ЗАПИСИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ УТИЛИЗАЦИИ

Артикул

Срок хранения

Официальный репозиторий

Документы аудитора

Постоянный

Офис контролера

Банковские записи

6 лет

Офис контролера

Ставки (принятые)

1 год

Услуги по закупкам

Заявки (отклоненные) <$100,000

1 год Услуги по закупкам
Заявки (отклоненные) > 100 000 долларов США 6 лет Услуги по закупкам

Платежные записи

6 лет

Офис контролера

Записи об облигациях

6 лет после срока действия облигации

Офис контролера

Записи о капитальном оборудовании

Срок службы актива

Офис контролера

Сертификаты и отчеты об инспекциях

6 лет

Охрана окружающей среды и безопасность

Материалы Акта Клери

Через 4 года после отчетной даты

Общественная безопасность

Проверка биографических данных сотрудников (включая результаты анализов на контролируемые вещества)

Через 6 лет после увольнения

Управление персоналом

Заявления о приеме на работу и резюме – лица, не являющиеся сотрудниками

3 года

Управление персоналом

Трудовые книжки

6 лет с даты прекращения трудовых отношений или смерти правомочного работника

Управление персоналом

Налоговые отчеты сотрудников (не указанные в других списках)

6 лет

Офис контролера

Финансовые отчеты

6 лет

Офис контролера

Счета

6 лет

Услуги по закупкам

Юридические документы

6 лет

Управление по правовым вопросам

Записи OSHA и паспорта безопасности материалов

40 лет

Охрана окружающей среды и безопасность

Заказы на поставку

6 лет

Услуги по закупкам

Записи поискового комитета

3 года

Управление персоналом

Личные дела студентов (включая заявления и резюме)

Через 6 лет после увольнения

Служба занятости студентов

Налоговые отчеты

Через 6 лет после подачи декларации

Офис контролера

Записи о тренировках

6 лет

Охрана окружающей среды и безопасность

Отчеты о страховании по безработице

6 лет

Управление персоналом

Записи о компенсации работникам

18 лет

Управление персоналом

Ответственный отдел:
Юридический отдел

Дата вступления в силу:
Утверждено 13 мая 2009 г.

История полиса:
Отредактировано в августе 2010 г.
Отредактировано в сентябре 2012 г. (конверсионное редактирование)
Отредактировано 22 сентября 2014 г. (ICEC) – разделы III.Г, Х .; IV.Б, С; В.А, С, Г, И; VI.A, C

График хранения записей | Kent State University

Файл общего доступа Форма Федеральная форма
Позитивное действие — файлы жалоб Запись жалоб сотрудников или студентов на основе правил равных возможностей и позитивных действий. Файлы расположены в алфавитном порядке. Актив + 6 лет
Позитивные действия — отчет EE-06 [EEOC] Ежегодный отчет, требуемый федеральным правительством, включая информацию о расе, поле, заработной плате, сроке пребывания в должности и т. д.для разных групп сотрудников. 6 лет
Положительные действия – Файлы плана Процедуры и правила, которым необходимо следовать, анализ рабочей силы, цели, графики, статистика. 6 лет
Положительные действия – Файлы кандидатов на должность Запись процедур позитивных действий, применяемых при открытии вакансий в университетах или колледжах. Файлы включают в себя формы запроса о приеме на работу и разрешения, должностные инструкции, запись о приеме на работу, подтверждение гражданства, хронологические данные поиска и корреспонденции.Файлы разделены на факультеты, контракты и засекреченные рубрики сотрудников. Секретная часть персонала состоит из статистических данных, отправленных в Управление позитивных действий отделом кадров. Под этими заголовками файлы расположены в алфавитном порядке по отделам или офисам. 6 лет
Секретный отчет персонала Ежемесячные и годовые отчеты с указанием информации о классифицированных сотрудниках, таких как продвижение по службе, обучение, классификация, новые сотрудники, диапазон/шаг оплаты, отстранение от должности, увольнение и т. д. 1 год
Секретный отчет персонала – Резюме по категориям Список государственных служащих с разбивкой по расе и полу. 6 лет
Секретный отчет персонала — опросы, заработная плата и дополнительные льготы Опросы, проводимые университетом или колледжем совместно с местными организациями с целью получения сравнительных данных о программах заработной платы и дополнительных льгот. 3 года
Секретный отчет персонала – файлы подвески Сведения об отстраненных сотрудниках университета или колледжа, включая имя, классификацию, отдел, причину отстранения и продолжительность отстранения, а также соответствующую подтверждающую документацию. 5 лет
Секретный отчет персонала – Список членов профсоюзных взносов Копия двухнедельного списка сотрудников университетов или колледжей, платящих взносы в профсоюзы, включая соответствующие личные данные, классификацию и отдел. 4 года
Коллективные договоры   Активный + 5
Файл помощи отдела – классифицированный персонал Корреспонденция, документирующая услуги отдела кадров отделам университетов или колледжей в отношении классифицированных должностей персонала. 1 год
Работа – Иммиграционные файлы требуется в соответствии с 20 CFR 655. 760(c) для подачи петиции I-129 для получения статуса H-1B. Активный +1
Занятость — классифицированный персонал — картотеки кандидатов Справочная карточка, в которой указаны имя, адрес, номер телефона, дата подачи заявления, классификация лиц, подавших заявки на классифицированные должности. 3 года
Занятость – Секретный персонал – Файлы приложений Включает форму заявки, резюме, результаты тестов, направление и данные собеседования. 3 года
Занятость – секретный персонал – аннулированный файл должности Бланки заявлений, отправленная и полученная корреспонденция по аннулированным вакансиям. 3 года
Занятость — классифицированный персонал — файлы сертификации Список сотрудников, прошедших сертификацию по своей классификации. Может включать бортовой журнал и распечатки. Актив + 3 года
Занятость — классифицированный персонал — кадровые требования Запрос отдела размещается всякий раз, когда должность в отделе становится вакантной. 3 года
Занятость — классифицированный персонал — форма критериев отбора, содержащая объяснение того, почему человек был или не был принят на работу в университет или колледж. 3 года
Трудоустройство – Преподавательский состав – Файлы заявлений – Ненаймы Содержит заявки, переписку, резюме и т.п. от соискателей на должности 3 года
Занятость – Факультет – Файлы отклонений Договора, рекомендации, письма людей, отказавшихся от должности. 3 года
Трудоустройство – Факультет – Поисковая комиссия Записи лиц, подавших заявки или прошедших собеседование на должности, для которых был сформирован комитет. Файлы содержат формы утверждения должностей, описания должностей, протоколы комитетов по подбору персонала, учетные данные кандидатов, корреспонденцию, формы разрешений на прием на работу. 3 года
Трудоустройство – Консультанты общежитий – Не выбрано Файлы на кандидатов, не выбранных в качестве консультантов по общежитиям 3 года
Трудоустройство – Консультанты общежития – Выбрано Файлы кандидатов, отобранных для работы в качестве консультантов по общежитиям Активный + 6
Занятость – Персонал – Файлы соискателей Резюме в файле. 3 года
Трудоустройство — персонал — набор/поиск Файлы поиска персонала. Может содержать формы авторизации должностей, должностные инструкции, протоколы, учетные данные кандидатов, хронологию поиска, формы разрешений на найм, корреспонденцию. 3 года
Работа – Студент – Летние контракты Листовки о возможностях трудоустройства в кампусе и за его пределами Активный
Занятость – 1099, используемая для сообщения окладов, заработной платы и чаевых временных сотрудников. 6 лет
Формы занятости – I-9 (студент) Федеральная проверка права на трудоустройство для студентов, работающих на кампусе Актив + 3 года
Формы занятости – разрешения на вычеты из заработной платы Все формы, используемые для разрешения отчислений благотворительным организациям, кредитным союзам, профсоюзных взносов, сберегательных облигаций США и т. д. Актив + 6 лет
Формы занятости – W-2 Федеральная форма, сообщающая о заработной плате, заработной плате и чаевых для каждого сотрудника в IRS. 6 лет
Формы занятости – W-4 Формы, заполненные сотрудником, в которых указаны льготы по удержанию федерального налога. Актив + 6 лет
Отчеты о занятости преподавателей — деятельность и услуги Записи за академические годы и каждый семестр с указанием учебных и консультативных заданий, исследований, административных обязанностей и государственной службы. Данные включены для преподавателей и аспирантов, работающих полный и неполный рабочий день.Отчеты печатаются в алфавитном порядке по имени преподавателя или по кафедре. Актив + 6 лет
Отчеты о занятости преподавателей – Индексная система Карточки или другие справочные списки для всех активных и неактивных преподавателей. Актив + 6 лет
Записи FMLA Записи запросов FMLA и вся подтверждающая документация. 3 года
Гарнирная документация — секретный персонал Содержит копии судебных постановлений, соответствующие данные о сотрудниках, расчетные данные, формы подтверждения сотрудников, уведомления IRS о сборах и корреспонденцию по делам о наложении ареста на сотрудников. Актив + 3 года
Гарнирная документация – Факультет Содержит копии судебных постановлений, соответствующие данные о сотрудниках, расчетные данные, формы подтверждения сотрудников, уведомления IRS о сборах и корреспонденцию по делам о наложении ареста на сотрудников. Актив + 3 года
Гарнирная документация – Персонал Содержит копии судебных постановлений, соответствующие данные о сотрудниках, расчетные данные, формы подтверждения сотрудников, уведомления IRS о сборах и корреспонденцию по делам о наложении ареста на сотрудников. Актив + 3 года
Опасные материалы – Документация по воздействию   Бессрочный
Опасные материалы. Документация по воздействию. Радиоактивные материалы Файлы ежемесячных отчетов лиц, подвергшихся воздействию радиоактивных материалов. Бессрочный
Опасные материалы – Документация по воздействию – Отчет об инциденте с радиоактивными материалами Отчет об инциденте с радиоактивными материалами Бессрочный
Опасные материалы – работники радиационной безопасности Включает в себя записи об обучении, записи о воздействии, приложения и разрешения, документы лаборатории авторизованных пользователей; Специальное обучение/интервью по RW; Формы экстренного уведомления и заявления о беременности. Бессрочный
Опасные материалы – радиоактивные материалы Уполномоченные пользователи Включает приложения для нечеловеческого использования RM; Заявление о предыдущем обучении и опыте; Разрешение на внутреннюю передачу материалов между AU; Обследования помещений; Приложение для клинического использования оперативной памяти; Аварийное уведомление; Приложение для исследовательского использования оперативной памяти человеком. Бессрочный
Документация об увольнении — секретный персонал Файл содержит распечатки, списки и корреспонденцию, документирующую увольнения в университетах или колледжах.Включены соответствующие данные о сотрудниках, дата найма, классификация, отдел и точки удержания (производительность). 5 лет
Увольнительная книжка — Секретный персонал Бланки для оформления больничных и отпусков. Включает в себя дату приема на работу, дату продолжительности жизни, количество начисленных больничных и отпусков. 5 лет
Увольнительная книжка – Факультет Заработанные и использованные отпуска и больничные. Активный + 6 лет
Запись об отпуске – персонал Бланки для оформления больничных и отпусков.Включает в себя дату приема на работу, дату продолжительности жизни, количество начисленных больничных и отпусков. 5 лет
Годовой отчет Попечительского совета штата Огайо Ежегодная распечатка, требуемая Попечительским советом штата Огайо, с документальным подтверждением штатного расписания, эквивалентного полной занятости. Резюме инвентаризации направляется в Попечительский совет штата Огайо. 1 год
Оценка эффективности — классифицированный персонал Файл содержит ежегодные распечатки и журналы учета с такой информацией, как имя, SSN, дата приема на работу, классификация, контрольные даты, даты середины и окончания испытательного срока, а также отдел, а также оценки эффективности работы сотрудников университета или колледжа 5 лет
Оценка эффективности – классифицированный персонал – файлы реклассификации Запись о реклассификации сотрудника университета или колледжа с сопроводительными обзорами аудита работы, апелляциями аудиторов, анкетами с описанием должностей, перепиской и документацией об окончательном решении 5 лет
Оценка производительности – Преподаватели – Файлы продвижения и пребывания в должности Рекомендации, оценки, материалы, представленные для продвижения или пребывания в должности. Рекомендации по срокам пребывания и продвижению по службе (утверждение или отказ) и соответствующая корреспонденция хранятся в файле постоянных должностей. 5 лет
Оценка эффективности — Преподаватели — Политика продвижения по службе и пребывания в должности Копия ведомственных руководств, политик, процедур, уведомление о директивах, административные записки, списки правомочных преподавателей 10 лет
Оценка успеваемости — факультет — оценка преподавания (опросы учащихся об обучении, SSI’s) Оценки учащимися работы учителя.Используется для повторного назначения, продвижения по службе и пребывания в должности. 5 лет на итоговые листы, 1 год на индивидуальные ответы учащихся, если составляется итоговый лист.
Оценка эффективности – персонал Файлы содержат ежегодные распечатки и журналы учета с такой информацией, как имя, SSN, дата приема на работу, классификация, контрольные даты, даты середины и окончания испытательного срока, а также отдел, а также оценки эффективности работы сотрудников университета или колледжа. 5 лет
Оценка эффективности – Персонал – Файлы реклассификации Запись о реклассификации служащего университета или колледжа с сопутствующими обзорами аудита работы, апелляциями аудиторов, анкетами с описанием должности, корреспонденцией и документацией об окончательном решении. 5 лет
Личные дела – Секретный персонал Трудовая книжка ведется для классифицированных сотрудников, занятых полный и неполный рабочий день. Файлы могут содержать заявления, копии водительских прав, карту социального страхования, свидетельство о рождении, платежную ведомость, запросы на отпуск или отсутствие, благодарственные письма и выговоры, запросы на перевод, формы отпусков, оценки, реклассификации, сертификаты, продвижения по службе, повышение ступени, долголетие, P.E.R.S. бланки, проверка работником бланка кадрового делопроизводства, кадровой карточки и т.д. Активный + 6 лет
Личные дела – Секретный персонал – Картотеки Файловая карточка, скоординированная с секретными личными делами. Включает имена, SSN, статус, классификацию, отдел, дату годовщины, зарплату, увольнение, дату, отпуск по болезни, производительность и т. д. Действует + 6 лет
Личные дела – Секретный персонал – Летняя работа Список сотрудников с альтернативными летними рабочими обязанностями, обычно в столовых, профсоюзах, медицинских центрах, общежитиях и местах содержания под стражей 5 лет
Личные дела – Факультет Оригиналы контрактов и дополнений к преподавательскому составу, документация о продвижении по службе и сроке пребывания в должности, оригинальные стенограммы, документация о найме, резюме, рекомендательные письма, переписка, графики преподавания, налоговые формы, информация о творческом отпуске, формы оценки руководителя / отдела, формы STRS, решения о продвижении по службе и сроке пребывания.Включает файлы неполного рабочего дня и дополнительных факультетов. Актив + 6 лет
Личные дела (активные и неактивные) – несекретный персонал Трудовая книжка, которая ведется для сотрудников университета или колледжа, работающих полный или неполный рабочий день. Файлы могут содержать описания должностей, заявления, письма о назначении или изменении, данные о персонале, уведомление о размере заработной платы, копии свидетельства о рождении, годовые контракты, оценки эффективности, P.E.R.S. бланки, бланки предыдущей госслужбы, карточка социального обеспечения, уведомления о переквалификации, благодарственные письма или выговоры, публикации, свидетельства о повышении квалификации, переводы, заявления об отпуске, бланки заработной платы, отчеты об отпусках и больничных, увольнения, уведомления об увольнении. Активный + 6 лет
Личные дела – Студент-сотрудник Активные и неактивные файлы. Формы авторизации учащихся, отчисления на уровне штата и федеральном уровне, PERS, ступенчатые повышения, уведомления об увольнении, формы реклассификации, освобождения Активный + 6 лет
Личные дела – Студент-сотрудник – Сводный отчет Список стипендий, обновленные отчеты SSN, отчет за 1040 часов, отчеты об увольнении, повторный прием на работу летом, награды за работу в колледже, изменения плана счетов, ступенчатые повышения, сводки отделов, отчет о доходах CWS, карты учета рабочего времени по порядковому номеру 1 год
Описание должностей — классифицированный персонал Основной файл секретных должностных инструкций. Сохранено для целей классификации диапазона оплаты. Активный
Описание должностей – Факультет Описание текущих позиций Активный
Описание должностей – общее   3 года
Описание должностей – Студенческие рабочие карты Должностные инструкции для вакансий в кампусе и за его пределами, которые были заполнены или больше не предлагаются. Активный
Объявление о вакансиях – классифицированный персонал Размещены должностные инструкции для каждой должности в университете или колледже. 3 года
Файлы системы пенсионного обеспечения государственных служащих — классифицированный персонал Включает копии заявлений о выходе на пенсию, документирующие соответствующие личные данные, данные о супругах и бенефициарах. Прилагаются рабочие документы и корреспонденция. Активный + 6 лет
Файл системы пенсионного обеспечения государственных служащих – Контрактный персонал Включает копии заявлений о выходе на пенсию, документирующие соответствующие личные данные, данные о супругах и бенефициарах. Прилагаются рабочие документы и корреспонденция. Активный + 6 лет
Файл системы пенсионного обеспечения государственных служащих – Формы независимых подрядчиков для PERS (PEDACKN) Запись формы, заполненная и полученная университетом в течение 30 дней с даты начала оказания услуг независимым подрядчиком, копия которой должна быть отправлена ​​в OPERS в момент получения. Бессрочно
Журнал пенсионной системы государственных служащих — классифицированный персонал Сведения о сотрудниках университетов или колледжей с указанием даты их выхода на пенсию и адреса. Активный + 6 лет
Журнал пенсионной системы государственных служащих — контрактный персонал Сведения о сотрудниках университета или колледжа, адрес и дата выхода на пенсию. Активный + 6 лет
Файл государственной классификации – секретный персонал Список классификации по диапазону заработной платы в соответствии с указаниями DAS штата До замены
Табель учета рабочего времени Учет отработанного времени сотрудниками. 5 лет
Табель учета рабочего времени — студенты-сотрудники Учет часов, отработанных студентами 5 лет
Учебная документация — Секретный персонал — Экзаменационные файлы государственной службы Старые экзамены, используемые для разработки новых программ тестирования. Также может включать информацию и материалы для тестирования государственной службы. Активный
Учебная документация — классифицированный персонал — протоколы обучения на рабочем месте Полные записи об обучении для лиц, ищущих секретные должности.Включает В.А. утверждение, отчет о проделанной работе, запись стажера-инструктора, дата начала, отработанные часы и т. д. Актив + 3 года
Учебная документация – учебные курсы Меморандумы, листовки, каталоги, регистрационные формы, списки и другие записи, относящиеся к учебным курсам, проводимым службой поддержки пользователей по обработке данных или группой поддержки автоматизации делопроизводства.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *