Содержание

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

 

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

 

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

 

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.

Ольга Полякова, юрист

определение, цели написания и правила оформления. Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику. Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр. Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Наиболее распространенным видом докладных записок являются отчетные, информирующие руководство о выполнении планов, ходе текущих работ и т.д. Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства. Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

  • «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
  • Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
  • Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале. Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия. В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

  • Документ составляется на фирменном бланке организации.
  • Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
  • Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
  • Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
  • Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

  1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
  2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

  1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
  2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
  3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
  4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

 

Объяснительная записка

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».

Кому пишется: руководителю.

Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.

Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства. Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Образец объяснительной записки

Различия служебной записки, докладной и объяснительной

Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.

Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.

Обратите внимание!

В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в . Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

  • раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
  • Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
  • П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
  • П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

С уважением,

Финансовый директор

Максимов Максим Максимович (подпись).

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Сидоровой М.П.

служебная записка

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

  1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
  2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Приложение.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение (как написать записку на имя директора?). Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

  • причину, по которой вы хотите его заменить;
  • тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
  • дата, подпись.

Составляем служебную записку грамотно — как оформить документ на повышение зарплаты или в должности, о командировке, на выдачу денежных средств или на ремонт автомобиля? Можно ли научиться правильно составлять данную бумагу на перерасчет, выплату или удержание з/п, на покупку товара, обучение сотрудников, о переводе на другую должность и на отгул?

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение – это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Источники

  • https://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/
  • https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/v-chem-raznica-slujebnye-dokladnye-i-obiasnitelnye-zapiski-5c78ebcba71ea800b38e6103
  • https://pravoved.ru/journal/sluzhebnaya-zapiska/
  • https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/chto-takoe-sz.html
  • https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/
  • https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-sluzhebnuyu-zapisku
  • https://www.syl.ru/article/147474/mod_chto-takoe-slujebnaya-zapiska-i-dlya-chego-ona-nujna

[свернуть]

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

что это такое, для чего нужна, кто пишет, правила составления, образец



Последнее обновление:

Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

  • о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
  • доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
  • сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
  • и так далее.

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

  • для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
  • предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
  • предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
  • информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
  • доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
  • выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2019

Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.

Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.

Инженер по охране труда

(подпись) И. И.Тимофеева

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

  • служебных записок;
  • обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия) 

Объяснительная записка 

«__»­_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).
Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия. 

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»
Леонову А.П.
от менеджера по продажам
Федонюк Натальи Валерьевны 

Служебная записка 

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

  • кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
  • кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
  • отчет о проделанной работе. 

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки ЦельКому адресуютСуть содержанияПримеры
ДокладнаяИнформируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы.
Обосновывают выводы, вносят предложения.
Вышестоящему должностному лицу. 1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания
2 часть – информирование, анализ ситуации
3 часть – выводы, предложения, просьбы.
Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
СлужебнаяОперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения. Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику. Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

Классификация докладных записок

В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:

  • внешними ­– когда информируют вышестоящие организации;
  • внутренними – поданными на имя руководителя организации.

Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:

  • информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
  • отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
  • инициативные, когда работники вносят свои предложения.

Образец докладной записки

 

Главному врачу
 Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
 Волков Н.И.

 Докладная записка 

Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:

  • по охране труда на рабочих местах;
  • соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
  • техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
  • организации и производства работ повышенной опасности.

По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:

  • «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
  • «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
  • «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну. 

19.04.2019 г. 

Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева

Кто может написать докладную и куда ее подавать?

Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.

На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.

В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.

В каких случаях пишется докладная?

Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.

Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.

Содержание и правила составления докладной записки

Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.

Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:

  • в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
  • текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
  • закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.

Оформление внутренней докладной

Образец, как можно написать докладную записку

Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.

Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.

Образец:

 Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Михалев А.И. 

Докладная записка 

По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:

  • не подключены к центральному водоснабжению;
  • не имеют полной комплектации.

Прошу принять меры для устранения неполадок. 

11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев

Оформления внешней докладной

Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.

Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:

  • полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
  • адреса регистрации и местонахождения;
  • номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.

Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.

В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.

Особенности написания докладной

Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:

  • кому направлен документ;
  • кто его заявитель;
  • суть проблем, требующих решения.

В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Образцы докладных записок

Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.

«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.

Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.

При некорректном поведении

«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.

Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.

Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности. 

Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»

При нарушении трудовой дисциплины

«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.

18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.

Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.

Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»

При невыполнении профессиональных обязанностей

Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование

Скачать образец докладной записки Заказать бесплатную консультацию юриста

служебная записка, письмо, докладная, объяснительная, рапорт, заявление

Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

Содержание статьи

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность  и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

  • указание того, кто составил документ;
  • отметка об адресате;
  • краткое изложение сути документа;
  • подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.   

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

  • на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
  • отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
  • инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

 Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

  • внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  • внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  • получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  • суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  • подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
  • нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
  • если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
  • предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
  • в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Вывод

Написание докладной записки с формулировкой «довожу до вашего сведения» проводится чаще всего на крупных предприятиях. В маленьких фирмах разногласия и существующие проблемы зачастую решаются один на один, без увеличения внутреннего документооборота.

Образец служебной записки | Делопроизводство

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 1555 комментариев

Формат служебной записки и пояснения

Формат служебной записки и пояснения

В этом раздаточном материале дается краткое описание одного из способов составления служебного меморандума. Формат и структура могут несколько отличаться от юридической фирмы к юридической конторе (а здесь, в юридической школе, от профессора к профессору). После того, как вы попрактикуетесь, вы сможете настроить формат в соответствии с требованиями вашего офиса.

Вы пишете это для другого юриста, который попросил вас ответить на конкретный вопрос и ожидает ответа на этот вопрос.Ваш читатель может быть знаком с законом, который вы обсуждаете, но может быть не знаком с конкретными случаями (или, если применимо, законодательными положениями), которые, по вашему мнению, имеют отношение к анализу. Поэтому, когда вы пишете, продолжайте спрашивать себя: сможет ли читатель проследить мой анализ? Организовал ли я свой анализ для отслеживания всех этапов парадигмы «CRRACC» (утверждение-правило-утверждение-правило объяснение-приложение-контраргумент-заключение)? Если план вашей организации пропускает какие-либо этапы вашего мыслительного процесса (например, если вы переходите непосредственно от простой формулировки правила к применению к вашим фактам, не обсуждая сначала более подробно случаи, из которых это правило выводится), ваша читатель не сможет следить за вашим анализом и, в конечном итоге, не сочтет вашу работу полезной.Не забывайте о потребностях и ожиданиях вашей аудитории (здесь – читателя, имеющего юридическое образование).

Последнее, но важное напоминание: служебный меморандум – это прогнозируемое утверждение закона. Вы пишете не для того, чтобы убедить суд, а для того, чтобы предсказать, как суд применит закон к фактам вашей ситуации. Поэтому вам нужно сохранять объективный тон и не забывать рассматривать любые контраргументы.

Стандартный служебный меморандум обычно содержит следующие разделы:

1.ЗАГОЛОВОК или ЗАГОЛОВОК
2. ПРЕДСТАВЛЕННЫЙ ВОПРОС
3. КРАТКИЙ ОТВЕТ
4. ФАКТЫ
5. ОБСУЖДЕНИЕ
6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЗАГОЛОВОК ИЛИ ЗАГОЛОВОК

Начните первую страницу следующим образом:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Имя лица, назначившего исследовательский проект
ОТ: Ваше имя
ДАТА: Дата обращения в меморандум
RE: Имя клиента и краткое описание предмета меморандума

Поместите заголовок каждого последующего раздела своей памятки в начало этого раздела заглавными буквами по центру.

ПРЕДСТАВЛЕННЫЙ ВОПРОС

Предметом меморандума является вопрос: как соответствующий закон применяется к ключевым фактам проблемы исследования? Таким образом, представленный вопрос аналогичен проблеме или вопросу, представленному в кратком описании случая. Поставленный вопрос должен быть достаточно узким и объективным. Обычно это одно предложение, которое часто начинается со слов «Будь…» или “Имеет ли…” Вопрос включает в себя юридически значимые факты, а также соответствующее правило. Хотя вопросы обычно сформулированы так, что на них можно ответить «да» или «нет» (или, вероятно, «да» или «нет»), иногда они не могут (например, «В соответствии с законодательством штата Нью-Йорк, розничный торговец сделал обязательное предложение, когда…?»).Всегда указывайте название соответствующей юрисдикции, например, Нью-Йорк, второй округ.

КРАТКИЙ ОТВЕТ

Краткий ответ должен четко и полно отвечать на поставленный вопрос. Начните с вывода: да, нет, наверное, да и т. Д., Если можно так ответить на вопрос. Затем дайте краткое (обычно не более четырех-пяти предложений) самостоятельное объяснение причин вашего заключения. Обобщите для вашего читателя, как соответствующий закон применяется к вашим важным фактам.Как правило, не включайте цитаты.

ФАКТЫ

Дайте формальное и объективное описание юридически значимых фактов вашей исследовательской проблемы. Юридически значимые факты – это факты, имеющие отношение к ответу на поставленный юридический вопрос. Например, в вопросе, касающемся того, может ли несовершеннолетний отказаться от контракта, юридически значимый факт будет включать характер предмета или услуги, на которую заключен контракт (была ли это одежда, еда, жилье, связанные с медицинским обслуживанием и т. Д.) и имел ли несовершеннолетний доступ к предмету в любом случае, не будучи обязанным по контракту платить за него. Описание должно быть точным и полным. Излагайте факты логически связным образом, что может повлечь за собой хронологический порядок. Включите юридически значимые факты – факты, на которых будет решаться представленный юридический вопрос, независимо от того, являются ли они благоприятными или неблагоприятными для клиента, для которого вы пишете, и включите общие факты, которые прояснят контекст проблемы.В этом разделе не комментируйте факты и не обсуждайте, как закон будет применяться к фактам. Вся фактическая информация, которая позже появляется в разделе обсуждения меморандума, должна быть описана в разделе фактов.

ОБСУЖДЕНИЕ

Это сердце памятки. Здесь вам необходимо познакомить читателя с применимыми правовыми принципами, проиллюстрировать, как эти принципы применимы к соответствующим фактам, и изучить любые возможные контраргументы к основной линии анализа, который вы представляете.

Многие юридические бюро ожидают, что вы начнете с короткого тезисного абзаца, в котором кратко описывается проблема и применимое правило (без уточнения), а также повторяется краткий ответ. Затем следует вводный раздел, который представляет собой схему или основу для обсуждения в целом. Вводный раздел должен суммировать и синтезировать правило, излагая все части правила и разъясняя, как они соотносятся друг с другом. Когда обобщенная норма выводится из прецедентного права, обсуждение дел должно быть сосредоточено на общих принципах, на критериях, которые суды используют для описания правила, а не на конкретных фактах и ​​обосновании дел.Во вводном разделе вы также можете упомянуть, если применимо, информацию о процедурной позиции дела, о бремени и стандартах доказывания, а также о правилах толкования, относящихся к закону, который вы применяете. Вы должны выявить все неоспоримые проблемы и объяснить, почему они не оспариваются. Затем укажите порядок, в котором будут обсуждаться оставшиеся вопросы или части проблемы. Полезное обсуждение вводного раздела см. На стр. 111–114 в Linda H.Эдвардс, Написание юридических документов и анализ (Аспен, 2003).

Вы должны использовать «CRRACC» в качестве руководства для построения раздела обсуждения. Используйте отдельный «CRRACC» для каждой проблемы или дополнительной проблемы.

После изложения заключения и правила вы должны объяснить правило, подробно обсудив случаи, из которых это правило выводится. Ваше обсуждение случаев должно быть конкретным с точки зрения фактов и мотивов.

В разделе вашего заявления вы должны сравнить факты и обоснование дел с фактами ситуации вашего клиента.Вам необходимо провести аналогию и различить случаи – показать, почему они похожи на обстоятельства вашего клиента или отличаются от них. Обязательно рассмотрите все возможные контраргументы, но покажите, почему, по вашему мнению, они не возобладают.

В конечном итоге по каждому вопросу или подвопросу вы должны сделать вывод о том, как, по вашему мнению, суд, вероятно, вынесет решение по вашим фактам.

Базовая структура раздела обсуждения может выглядеть так:

Краткий тезис: = C

Кратко сформулируйте вопрос и свой ответ

Вводный абзац: = R

Предоставьте карту или структуру для обсуждения в целом, включая изложение синтезированного правила
Предоставьте предысторию общего правила
Объясните политические причины, лежащие в основе правила
Объясните любые исключения из правила
Объясните политические причины, лежащие в основе исключения (исключений)

Подробное объяснение правила = R

Покажите, как правило применялось в других случаях

Применение закона к фактам = A

Сопоставьте и выделите другие случаи с вашим случаем

Контраргумент = C

Обсудить и разрешить любые контраргументы в пользу вашей основной линии анализа

Заключение = C

Ответить на заданный вопрос

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Обобщите свой анализ и сделайте вывод по заданному вопросу.Определите уровень уверенности, с которой вы делаете вывод по каждой проблеме или подвопросу, но обязательно сделайте вывод даже для более подробных вопросов. Не приводите цитаты. Заключение должно быть ограничено одним абзацем, а в некоторых случаях, связанных с одним коротким вопросом, заключение может вообще не понадобиться.

Написание служебных записок – Правовые исследования и навыки письма

Предложения для внутреннего исследовательского меморандума ( Примечание: не существует единого «правильного» стиля.Внимательно ознакомьтесь с инструкциями по назначению.)

Дополнительные советы см. В нашем видеоролике «Изучение законодательства» в левой части страницы.

Открытие:

На практике вверху страницы будет номер дела (обычно в протоколе интервью или примечании к делу), так что все записи по этому делу хранятся вместе. Не все задания юридической школы требуют этого, однако это может быть включено.

Под номером файла вы можете указать:

Получатель: ______________________

Отправитель: ______________________

Дата: ______________________

Под этими данными вы можете написать «Re: ______________________» (Re – это сокращение от «В отношении», который будет означать клиент или организацию, заинтересованную в правовом вопросе).

Кузов:

Иногда основная часть служебной записки начинается с резюме.В нем излагаются основные вопросы, основные спорные области или те, которые требуют максимальной аналитической глубины и обсуждения, особенно если исследование показывает, что это спорная область права. Этого должно быть достаточно, чтобы предоставить читателю и достаточный контекст для ваших выводов / выводов / рекомендаций по этим вопросам.

Вы можете включить небольшой раздел с изложением основных фактов дела. Если вы решите сделать это в задании, постарайтесь не вдаваться в подробности, особенно в отношении соответствующих фактов, которые будут использоваться в основном обсуждении.

Для каждого выпуска напишите отдельный заголовок. Примените структуру ответов IRAC для каждого вопроса и сделайте небольшой вывод по каждому.

Закрытие / заключение :

Завершите меморандум своими общими выводами о ситуации клиента в отношении вопросов, которые вы обсуждали. При необходимости изложите свои рекомендации. Делайте выводы кратко и ясно. Будьте реалистичны с рекомендациями и выводами о ситуации клиента – избегайте излишне положительных или отрицательных.Вы можете подписать меморандум своим именем.

Формат памятки

Формат памятки

(Обновлено 08.01.2014 12:47)

Все письменные работы должны быть представлены в виде памятки. Все записки набрал. Многостраничные заметки должны быть скреплены скобами . Не обрезано. Не складывается в верхней части. Сшивание гарантирует, что страницы останутся вместе – плюс упрощает складывание отчетов.

Общим для всех меморандумов является “верхняя часть меморандума”, который включает:

Дата:

Тема:

Кому:

Из:

Все письменные работы должны включать начало меморандума с одинаковыми заголовками. к вышеизложенному.Для всех письменных работ, кроме заданий по делу, вы можете продолжайте использовать любой формат, который, по вашему мнению, будет наиболее эффективным для передачи вашего сообщение. Например, если вы отвечаете на пронумерованные вопросы, вы можно продолжить, предоставив пронумерованные ответы. Однако для случая на основе задания, вам нужно следовать более структурированному формату. Для случая Задания включают следующие три основных раздела: Введение, выводы, обсуждение. Это объясняется ниже.

Введение (или предыстория)

Несколько предложений, в которых говорится о проблеме, которую вы решаете, и о том, что вы планируете сделать это здесь. Не ставьте свои выводы или ключевые выводы здесь – эти вещи идут ниже.

Выводы

a.k.a. «Рекомендации», «Основные моменты», «Резюме», «Выводы» или что-то еще с подобным итоговым тоном.

До трех ключевых моментов, которые вы хотите оставить читателю.Каждый ключ point должен состоять из пары предложений. Все ваши выводы должны быть подтверждено вашими данными и анализом ниже. Если нет, то ваши выводы редакционная статья или мнение – то, чего вы хотите избежать при анализе на основе данных.

Ваш последний пункт должен быть ориентирован на действия – то, что вы предлагаете, организация делает дальше.

Раздел ваших выводов должен уместиться на первой странице. Если в нижней части первой страницы осталось место, используйте его, чтобы начать Раздел раздела обсуждения.

Обсуждение

В разделе обсуждения хранятся ваши данные и анализ. Должно включают следующие подразделы:

Метод. Начните с абзац, который подготавливает читателя к последующему анализу. Какие данные вы будете использовать и где вы это взяли? Какие методы вы будете использовать и почему они законны / полезны? Какие основные этапы вашего анализа следует? Сообщая вашему читателю об этих проблемах, они будут лучше знать, чего ожидать, когда они будут читать дальше…

Основной анализ. Теперь пришло время вашего анализа. Анализ – это использование данных (количественных или качественных) для получения результатов, улучшающих процесс принятия решений. Данные дают представление о объективность и поощрение «управления фактами».

Содержимое вашего анализа будет зависеть от специфики вашего проекта. При написании анализа в разделе «Обсуждение» рекомендуется используйте заголовки подразделов, например вводные слова, выделенные жирным шрифтом, начало абзацев здесь.Это поможет вам оставаться организованным. Это также помогает читателю понять, что вы делаете.

Избегайте больших блоков повествовательного текста. Большой абзацы трудно читать быстро. Лучше разбить твою мысли на куски меньшего размера.

Данные и анализ часто размещаются в таблицах или графики. Поместите таблицы и графики в свой анализ рядом с тем местом, где вы хотите обсудите их (не помещайте их в конце вашего анализа в качестве приложений).Таблицы и графики должны иметь заголовки и числовые ссылки (например, Таблица 2: Анализ прибыли альтернативных мощностей; Рисунок 3: Прогнозы продаж для азиатских рынков), и ваш анализ должен содержать конкретные ссылки на каждый таблицу или график, который вы включили в свой отчет (например, «см. Таблицу 2»).

Вы наберете больше очков среди читателей, если будете цитировать чужие работы и источники. Цитаты приносят внешние перспектива, которую могут использовать многие организации.Сноски предпочтительнее примечания или разделы библиографии, чтобы читателям было удобнее смотреть внизу страницы для цитирования, а не до конца бумага. Это экономит время читателя – то, что почти всегда выигрывает точки.

Рекомендации. Проведите параграф или два, обсуждая какие действия, по вашему мнению, мы должны предпринять, основываясь на результатах вашего исследования. Обычно вы не будете принимать решения – ваши читатели обычно являются лицами, принимающими решения.Однако вашим читателям будет любопытно о том, что, по вашему мнению, нам следует делать дальше. Думайте о консервативном следующем шаге (CNS). Ваши читатели обычно с большей вероятностью примут ваши рекомендации, если вы предполагают небольшие, незначительные изменения, а не большие радикальные изменения. Если вы думаете, что необходимы большие изменения, представьте, что разделите их на более мелкие этапы и вот предлагаю первый шаг.

Ограничения. Каковы ограничения вашего анализа а выводы? Например, данные, которые вы используете, могут быть неполными или подозреваю – вам может потребоваться отметить это вашему читателю.Действительно, «Ограничения» или подобный раздел может быть шансом наложить ваше превосходное понимание контекста что образует ваш проект. Ваш читатель это оценит.

Как написать юридический меморандум для чайников

Хотите знать, как написать юридический меморандум для чайников? Вам просто нужно выполнить несколько шагов и включить определенные разделы для создания этого контента. 3 мин чтения

Обновлено 11 августа 2020 г .:

О процессе написания юридического меморандума

Структура меморандума зависит от определенных факторов, в том числе:

  • Цель меморандума
  • Потребности читателя
  • Характер ситуации или проблемы
  • Правовые заключения
  • Предметная логика
  • Диапазон исследований
  • Стандартный подход

Написание меморандума требует тщательного исследования.Вы должны тщательно и внимательно изучить, прежде чем будете готовы написать меморандум. При оформлении формата юридического меморандума обратите внимание, что должны быть включены следующие разделы:

Следующим шагом в создании меморандума является определение логической схемы удобочитаемости. Это означает, что исследование должно быть написано таким образом, чтобы его можно было легко понять и усвоить. Меморандум должен быть четким, чтобы читатель понимал случай и законы, которые на него влияют.

Товарная позиция

Укажите в заголовке личность автора, получателя меморандума, дату, имя клиента и тему.Используйте последовательность нумерации в заголовке; скорее всего, к делу будет приложено несколько юридических меморандумов.

Включите краткое изложение. Начните с ответа «да» или «нет», а затем дайте четкое и краткое объяснение того, почему вы дали конкретный ответ. Включите любые факты для поддержки.

Содержание

Полезно составить оглавление для читателя. Разбивка подхода, структуры и анализа позволяет читателю быстро и легко найти определенные части меморандума.

Изложение фактов

В этом разделе заявления рассматривается объективное представление информации о клиенте. В разделе фактов приведены соответствующие факты, которые вы использовали при подготовке и исследовании меморандума. Перечисление информации о клиенте и фактов означает, что читатель получит доступ к той же информации, что и вы. Это предотвратит путаницу.

Если возможно, используйте диаграмму, диаграмму или таблицу, чтобы обобщить и обрисовать соответствующие факты.

Если возможно, укажите информацию в хронологическом порядке. В некоторых ситуациях другой порядок может работать лучше. Используйте любой порядок, чтобы информация была ясной и логичной. Если какие-либо использованные факты вызывают разногласия или намек на неуверенность, укажите это и объясните обеим сторонам. Размещая формат, вы можете разместить факты до или после раздела проблем.

Ответ

Ответьте на все вопросы полностью и прямо. Не говорите косвенно, неубедительно или нерешительно.Основывайте свои ответы на юридически обоснованной причине. Не используйте такие фразы, как «кажется, что» или «может показаться таковым». Это двусмысленный язык.

Допущения

Если соответствующие вопросы остаются без ответа, вы можете оказаться в ситуации, когда необходимо делать предположения. В этом случае можно создать отдельный раздел или включить вопросы в раздел изложения фактов. Если вы выберете второй вариант, переименуйте «Изложение фактов» в «Факты и предположения».«

Правовой вопрос

Этот раздел представляет собой краткое изложение, состоящее из одного предложения. Он должен определять юридический вопрос и включать несколько фактов. Сделайте его описательным и кратким для большего эффекта. Для нескольких вопросов перечислите их в порядке их обсуждения.

Самым важным вопросом должна быть вводная. Он должен быть написан просто, точно, кратко и четко. Перечислите все проблемы и связанные с ними подвопросы в логическом пронумерованном порядке.

Обсуждение

Есть два способа обсудить юридические вопросы.Общий формат – Проблема / Правило / Анализ / Заключение (I.R.A.C). Второй вариант – Заключение / Проблема / Правило / Анализ / Заключение (C.I.R.A.C). Второй вариант стал предпочтительным форматом, поскольку читателю легче ему следовать.

Раздел обсуждения жизненно важен, так как он описывает закон и его применение к делу. Этот раздел должен включать как минимум одну стратегию, а также плюсы и минусы использования этой стратегии.

Заключение

Вы можете включить заключение в раздел изложения фактов или сделать заключение в конце меморандума.Он также должен включать краткое описание юридического анализа.

Если вам нужна помощь в составлении юридического меморандума, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

деловых заметок – Информационная служба WAC

Меморандум, сокращение от слова «меморандум», происходит от латинского слова «меморандус», что означает «помнить».”Это компактное письменное сообщение, предназначенное для того, чтобы помочь кому-то что-то вспомнить. Например, список продуктов, которые нужно забрать по дороге домой с работы, представляет собой памятку, простой список вещей, которые нужно помнить позже.

После принятия мер , служебные записки часто выбрасывают. В отличие от писем, внешних сообщений компании, служебные записки являются внутренней формой общения, и их стандартная практика заключается в их сохранении. Их цель – доставить информацию или инструкции и писать их – серьезное дело, нос к точильному камню.Их объем должен быть ограничен одной темой, чтобы читатель быстро «понял сообщение» и, при необходимости, предпринял действия.

Привязанный к одной теме, каждый служебный, межведомственный и корпоративный меморандум становится частью институциональной памяти организации. Они записывают повседневную деятельность и устраняют необходимость в длительных встречах. Как исторические документы они часто упоминаются при написании отчетов или разрешении споров относительно прошлой деятельности. Короче говоря, они ускоряют повседневную работу по ведению бизнеса; они держат людей, которых нужно держать в курсе, в курсе.

Когда бизнес-организация разрабатывает официальный бланк, она часто также разрабатывает официальный памятный лист с логотипом компании, размещенным в верхней части страницы. Помимо профессионального внешнего вида, напечатанные памятные листы часто содержат специализированные информационные поля, в которых предусмотрены определенные процедуры для ускорения внутренней коммуникации.

Если готовый лист для заметок недоступен, его можно легко создать. Щелкните ссылки в строке меню руководств по написанию слева, чтобы просмотреть руководства по написанию информационных и учебных деловых заметок.Каждое руководство содержит инструкции, видео-комментарии и образцы.

Информационные заметки

Информационная записка – это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать в строке темы одну или несколько частей информации, которые относятся конкретно к теме. Помимо самой информации, содержание памятки должно указывать на то, почему информация, содержащаяся в ней, актуальна для читателя.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей.Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации. Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке.

Заполните заголовок памятки. Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель информационной заметки – раскрыть новую или обновить старую информацию таким образом, чтобы она приносила пользу читателю или обновляла его. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Чтобы информационная памятка была наиболее эффективной, представьте наиболее важные элементы в первых абзацах. Люди заняты; уважайте свое время. У ваших читателей может быть время только просмотреть основные моменты и заголовки вашей заметки, не говоря уже о том, чтобы дойти до конца, но они прочитают ваш первый абзац.

Определите свою цель. Под заголовком составьте подробный список предоставляемой вами информации. Обязательно подумайте, насколько это актуально для читателя. Ответьте на вопросы типа “W”.Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет частью вашего открытия.

По завершении ваша цель будет четко обозначена. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем информационного сообщения должен соответствовать теме заголовка, чтобы его цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната “игнорировать эту записку” находится прямо через эти двери “ну и что”.Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложения в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением информационной записки выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. В полях редактирования шагов 2 и 3 вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить цель и определить объем. Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте свои списки так, чтобы выстроить структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить информационную записку – быстро написать; вы должны работать по наброску.Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список – все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично. Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем.Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните составлять меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным.Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик, который можно будет сохранить и отредактировать.

Закройте свою заметку

Информационная записка должна закрываться так же четко, как открывается. Ваш последний абзац – это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон в порядке. По возможности предлагайте дальнейшую помощь.Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая иерархические слои в вашей компании. По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Просмотр и исправление меморандума

Просмотр и редактирование вашего черновика – последний шаг в написании информационной памятки.Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки. Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты.Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальный язык имеют тенденцию преуменьшать суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная информационная памятка. Вам следует сделать перерыв, а затем просмотреть ее еще раз.

Памятки с инструкциями

Инструктивная записка – это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать одну или несколько директив, которые относятся конкретно к теме, указанной в строке темы. Он будет требовать и ожидать, что будут предприняты действия. Объем служебной записки должен включать достаточно информации, чтобы читатель мог точно понять, что это за инструкции, кто их издал, а также когда, где и почему они должны быть выполнены.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей.Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации. Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке.В образце информационной памятки читатель идентифицируется как по его полному имени, так и по занимаемой должности.

Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель учебной памятки состоит в том, чтобы передать четкую директиву, в соответствии с которой ее читатель может затем действовать. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Для того, чтобы инструкция была наиболее эффективной, опирайтесь на формулировку вашей директивы. Включая свои инструкции в обсуждение, которое следует за вводным и итоговым разделами, вы показываете своим читателям, как директива вписывается в общую картину.

Определите свою цель. Под заголовком составьте список дел. Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет учебной частью вашего обсуждения. Таким образом, это наиболее логичное место для начала создания памятки.

По завершении ваша цель будет четко обозначена. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем учебной памятки должен строго соответствовать теме заголовка, чтобы ее цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната «игнорировать эту записку» находится прямо через эти «ну и что?» Двери. Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложения в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением инструктивной памятки выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. Вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить вашу цель и определить масштаб.Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте свои списки так, чтобы выстроить структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить учебную памятку – это быстро написать; вы должны работать по наброску. Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список – все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично.Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем. Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните составлять меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным. Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик.

Закройте свою заметку

Учебная памятка должна закрываться так же четко, как и открываться. Ваш последний абзац – это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон в порядке. По возможности предлагайте дальнейшую помощь. Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая при этом иерархические слои в вашей компании.По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Просмотр и исправление меморандума

Просмотр и редактирование вашего черновика – последний шаг в написании инструктивной памятки. Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки.Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты. Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальный язык имеют тенденцию преуменьшать суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная памятка с инструкциями. Вы должны дать себе передышку, а затем пересмотреть это еще раз.

Форматирование деловых заметок

Формат деловой памятки отличается от формата делового письма двумя существенными признаками: 1) она не включает внутренний адрес и 2) не включает приветствие или приветственное завершение. Те элементы, которые требуются в деловом письме, не требуются в деловой записке.

Есть только два решения о форматировании, каждое из которых является простым вопросом предпочтения. Заголовок может быть отформатирован по вертикали или горизонтали, а тело – в виде полного или измененного блочного стиля.

  • Стиль полного блока: выровненные по левому краю абзацы с одинарным интервалом, разделенные двойным пробелом.
  • Модифицированный стиль блока: абзацы с одинарным интервалом с отступом, не разделенные двойным пробелом.
  • Дополнительные страницы: все страницы, кроме первой, должны включать заголовок, содержащий имя получателя, номер страницы и дату.

Три элемента деловой заметки – это заголовок, заголовок и основной текст. Если требуются дополнительные обозначения, они должны быть выровнены по левому краю на два поля ниже основного текста.

Название памятки

Заголовок деловой заметки – это слово MEMO или MEMORANDUM, набранное соответствующим стилем шрифта по центру вверху первой страницы. Напечатанный жирным шрифтом в верхнем регистре, он информирует читателя о том, что документ является внутренним сообщением.

Не существует жестких правил, регулирующих размер букв, но размер шрифта, который вы выбираете, должен быть на один или два пункта больше, чем у текста, найденного в фактическом сообщении.Стандартный текст сообщения – 12, поэтому выберите 14 или 16 на панели инструментов. Примерьте каждую по размеру и выберите ту, которая вам нравится.

При написании деловых заметок в будущем придерживайтесь своего выбора, поскольку постоянный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего стола.

На предварительно напечатанном памятном листе слово MEMO будет отображаться под логотипом компании и над заголовком.

Заметка о товарной позиции

Заголовок деловой заметки состоит из четырех отдельных информационных полей и должен начинаться двумя пробелами под заголовком.

Каждое поле идентифицируется одним словом, за которым следует двоеточие, напечатанное жирным шрифтом в верхнем регистре. Хотя это не обязательно, общепринято, что их порядок появления следующий:

КУ:
  • Здесь идет имя получателя. Это общепринятая практика, что такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , не используются в этой области. Однако формальные ситуации требуют использования полных имен. Должность или должность, например Агент по закупкам , должны следовать, если необходимо.
  • Когда неформальные ситуации требуют использования имени или прозвища, во что бы то ни стало, продолжайте. Это суждение, которое вы должны сделать, основываясь на ваших отношениях с читателем.
  • Когда два или три человека должны получить одну и ту же памятку, все их имена могут быть помещены в одну строку. Они должны располагаться в алфавитном порядке или в порядке убывания, в зависимости от того, где они занимают место в организационной структуре компании.
  • Если количество людей, которым должна быть получена одна и та же памятка, слишком велико, поместите в строку только первое или самое важное имя.Остальные могут быть названы в нотации cc.
  • Во многих случаях уместно использовать общий термин, например Colorado, Wyoming and Montana Sales Associates вместо имени собственного.
ОТ:
  • Здесь ваше имя. Как и в случае с именем получателя, такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , обычно не используются в этом поле. Однако в формальных ситуациях вам следует использовать свое полное имя и название должности, например Менеджер по связям с общественностью , если это помогает идентифицировать вас для тех, с кем вы не знакомы.
  • Опять же, как и в случае с именем получателя, ваше решение об уровне формальности – это суждение, которое должно основываться на ваших отношениях с читателем. Если имя или псевдоним уместно, во что бы то ни стало, продолжайте.
  • Вы должны вручную написать свои инициалы в конце вашего напечатанного имени. Он персонализирует вашу деловую заметку, авторизуя ее содержимое.
ДАТА:
  • Во избежание недоразумений дату всегда следует указывать по буквам.Это культурная вещь.
  • В США числовое представление 7/4/04 означает 4 июля 2004 г .; в других странах – 7 апреля 2004 года.
  • В глобально взаимосвязанном деловом мире точность в этом вопросе важна.
ТЕМА:
  • Это важное поле должно быть точным и кратким. В нем должно быть точно указано, о чем идет речь. Читатель должен сразу понять, к чему относятся информация или инструкции, содержащиеся в теле.
  • Trade Show как тематика не режет; это слишком расплывчато. Торговая выставка / бюджет путешествия лучше, но Правила торговой выставки / счета за первый квартал намного полнее.
  • Сделайте все ключевые слова с большой буквы. Артикли, союзы и предлоги должны быть написаны с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или в конце вашей темы.

Заголовок может размещаться как в вертикальном, так и в горизонтальном расположении. Выберите тот, который вам нравится, и придерживайтесь его; последовательный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего стола

Тело памятки

Тело деловой заметки, в зависимости от темы, может состоять из одного или двух предложений или до нескольких страниц.

Чем длиннее записка, тем важнее выбрать метод организации, который будет иметь логический смысл для вашего читателя.

Имейте в виду, что записка перестает быть запиской, если длится слишком долго. Если требуется более двух страниц, просмотрите содержимое. Вы захотите увидеть, не отклонились ли вы от темы и не увлеклись другими предметными областями.

Если у вас две темы, отправьте две записки. Если нет, а памятка все еще длинная, вы можете превратить ее в отчет или краткое изложение отчета и отправить его вместе с памяткой, в которой кратко описывается, о чем она.

Сложная записка будет включать следующие четыре элемента:

Открытие
  • Кто, что, где, когда, почему? В первом предложении деловой памятки должна быть указана цель или причина написания.
  • Цель – это ответ на некоторые или все вопросы с буквой “W”, которые человек может разумно задать после прочтения строки SUBJECT в служебной записке.
  • Если одного предложения недостаточно для передачи цели, еще одно или два предложения могут предоставить справочную информацию, необходимую читателю для понимания цели памятки.
Сводка
  • После открытия детализируйте детали; предоставлять, описывать и анализировать любую информацию или инструкции, относящиеся к рассматриваемой теме.
  • Главное – представить детали в простой форме. Читатель должен уметь быстро выделить, что ему или ей важно знать.
  • Это часто можно сделать с помощью маркированного списка, однако важно не переусердствовать.Списки по своей природе скудны по контексту. Они отлично подходят для простых сообщений, но, тем не менее, вы должны предоставить достаточно информации, чтобы список имел контекстный смысл.
  • Более сложные сообщения можно разбить на подразделы с описательными заголовками, выделенными жирным шрифтом, подчеркнутыми или выделенными курсивом.
Обсуждение
  • При необходимости после резюме добавьте раздел, завершающий детали деловой заметки. Включите контекстный материал, который конкретно поддерживает информацию или инструкции, которые вы предоставляете.
  • Помните, что памятка также является справочным инструментом и может быть вызвана в любое время, чтобы предоставить письменный снимок предыдущего события, действия или решения. Избегайте схематичности с деталями.
  • Включите имена людей, время встреч, ранее предпринятые действия, принятые решения и т. Д. Всякий раз, когда они имеют прямое отношение к теме вашего сообщения.
Закрытие
  • Заключительное слово – это возможность повторить свои наблюдения и анализ, сделать рекомендации и предложить решения.Вы написали это; теперь призываем к действию.
  • Если рассчитываете на сотрудничество, будьте внимательны. Как и в любой другой форме общения, уважительный тон имеет большое значение для достижения желаемых результатов.

Дополнительные обозначения

В ряде ситуаций деловая записка должна быть помечена дополнительными пометками. Они должны быть размещены на два поля ниже основного текста заметки.

Когда служебная записка ссылается на один или несколько документов, приложенных автором, вложение отмечается одним из следующих способов:

  • Корпус: пакет оптовых цен
  • Корпуса (5)
  • Прил.(или Encs.)

Когда служебная записка была продиктована помощнику, она должна быть подписана. И писатель, и помощник отмечаются своими инициалами. Инициалы писателя пишутся прописными буквами, а инициалы помощника – строчными буквами одним из следующих способов:

Когда копии служебной записки отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, эти получатели подтверждаются своим полным именем, как показано в следующем примере.

  • куб.см: Annie Getz
  • куб.см: Гленн Виджет, Ида Мэй Нотт

Цитирование

Питер Коннор. (1994-2021). Деловые заметки. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно по адресу https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта. Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Разница между деловой памяткой и деловым письмом | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 28 января 2019 г.

Деловые записки – это внутренние документы, отправляемые сотрудникам для передачи информации о компании, в то время как деловые письма – это внешние коммюнике, часто связанные с коммерческой деятельностью или потребностями клиентов, или с запросом к поставщику или государственное агентство. Форматирование каждого из них разное, и изучение того, как правильно создавать каждый, поможет вам более эффективно передавать свое сообщение.

Деловые записки для сотрудников

«Памятка» – это сокращение от «меморандум», которое относится к напоминанию или уведомлению о важном элементе. Записки часто рассылаются, чтобы уведомить сотрудников о встрече или новой политике, которая, по мнению компании, достаточно важна, чтобы гарантировать большее, чем распространение молвы. Заметки часто бывают неформальными, с меньшим вниманием к структуре, форматированию, грамматике и, в случае напечатанных заметок, качеству бумаги.

Деловые письма, отправленные за пределами компании

Письма – это более официальные документы, отправляемые людям за пределами вашей компании.Они могут включать запросы на информацию или разъяснения от государственного учреждения; ответы на жалобы или запросы клиентов; или презентации или предложения поставщикам, клиентам или средствам массовой информации. Письма обычно пишутся на высококачественной бумаге, а не на копировальной бумаге, и тщательно вычитываются, чтобы избежать даже малейшей ошибки.

Заголовки, используемые в записках и письмах

Заметка не обязательно должна быть на бланке компании или содержать название вашей компании, логотип, адрес или другие элементы, которые обычно встречаются на фирменных бланках.Памятка часто включает заголовок в верхней левой части бумаги, который включает четыре строки, обозначающие, кто отправляет записку, кто ее получает, тему, которую охватывает записка, и дату.

Письмо обычно пишется на бланках для бизнеса, а дата указывается под бланком в левой части страницы. Пустая строка разделяет дату и адрес получателя, который включает имя, должность и адрес получателя. После еще одной пустой строки появляется приветствие, например: «Уважаемый мистер.Смит ».

Содержание, используемое в письмах и меморандумах

В меморандуме в первом предложении указывается цель коммюнике, за которым следует информация, вкратце указывающая на то, кто, что, где, почему, когда и как составило содержание. В записке, которая часто предшествует встрече или делается краткое объявление, можно найти мало поддержки или подробностей. Если компании нужно объявить подробные или сложные новости, она проведет конференцию или предоставит более подробный отчет. Получатели служебной записки могут связаться с отправителем служебной записки или руководителем, если им потребуется дополнительная информация.

Письмо начинается с причины написания, а затем указывается причина. Письмо обычно содержит больше подробностей, поддержки и обоснования, чем служебная записка, поскольку автору письма часто приходится продавать или отвечать на вопрос.

Завершение служебной записки или письма

Записка не суммирует и не резюмирует содержание, часто заканчиваясь призывом к действию, например, просьбой к читателю внести дату предстоящей встречи в свой календарь или выполнить рекомендованное действие в служебной записке.Письмо часто заканчивается заключением, выражением благодарности, просьбой к читателю связаться с автором и включает имя и титул отправителя. Многие письма содержат постскриптум или постскриптум, которые помогают выделить один факт или информацию.

Деловых заметок | webguru

Деловая записка – это стандартная форма письменного общения в академических кругах, правительстве и промышленности. Памятка – это формальный метод письменного общения с устоявшимся форматом и стилем. Ниже приводится введение в стандарты формата и стиля.

Формат памятки

Товарная позиция

Заметки обычно начинаются с раздела заголовка, который определяет цель переписки, кому была отправлена ​​записка, когда она была написана и кто ее написал. Заголовок обычно имеет следующий формат:

Кому: Имя и титул получателя От кого: Имя и титул автора записки Копия: Имена и должности любых других получателей записки Дата: Месяц, день недели и год Re: Краткое изложение (10 слов или меньше), резюмирующее тему записки

Основная часть служебной записки

Хорошо составленная памятка начинается с четкого и краткого изложения цели.Заявление о цели обычно начинается с таких слов, как «Я пишу, чтобы проинформировать вас…» или «Цель этого меморандума – подвести итог…». Обычно автор меморандума пишет не только для того, чтобы проинформировать, но и для того, чтобы сделать официальный запрос. какой-то. Следовательно, характер запроса также обычно указывается в начале служебной записки. Если целью меморандума является предоставление отчета о ходе выполнения проекта, автор, вероятно, запрашивает официальную обратную связь от руководителя относительно удовлетворенности или неудовлетворенности советника достигнутым прогрессом.Итак, типичная цель этой памятки может быть такой: «Я пишу, чтобы подвести итоги моего прогресса по проекту XYZ на сегодняшний день и запросить ваши отзывы относительно моей работы в этом проекте».

После того, как цель служебной записки установлена, оставшаяся часть записки должна представлять собой краткое изложение фактов, имеющих отношение к цели служебной записки. Хороший способ начать – предоставить читателю любую необходимую справочную информацию, включая даты, если они актуальны, резюмировать текущую работу или ситуацию и ее значение, резюмировать проблемы, если таковые имеются, и, наконец, изложить запрос (если уместно).Если ваша памятка входит в серию памяток, рекомендуется указать это и кратко резюмировать любую относящуюся к делу информацию, которую читателю может потребоваться вспомнить из этих более ранних памяток.

Если цель меморандума – подвести итоги выполнения проекта, то хорошей организационной стратегией было бы начать с обзора проекта, его целей и задач, подвести итоги проделанной на сегодняшний день работы, обсудить любые проблемы, которые могли возникнуть. а также любые решения или стратегии, которые вы намереваетесь изучить, а затем наметьте реалистичный график оставшейся работы над проектом.

Заключительный параграф

Заметки обычно пишутся как призыв к действию со стороны читателя. Как правило, памятка должна заканчиваться (повторным) изложением вашего конкретного запроса.

Если длина заметки превышает одну страницу:

Использовать заголовки. Если вы пишете длинную памятку (> 1 страницы), в которой резюмируется большой объем информации, то рекомендуется структурировать документ с помощью заголовков. Так читателю будет легче понять ваше обсуждение и следить за ним.
Используйте маркированные или нумерованные списки. Списки легче сканировать, чем абзацы. Используйте маркированные списки, если информация имеет аналогичную важность. Используйте нумерованные списки, когда одна точка важнее другой точки (относительная иерархия).
Используйте рисунки или таблицы. Тенденции легче всего визуализировать, когда данные представлены графически.

Стилистические элементы

Записки обычно рассматриваются как формальный способ общения. Здесь учитываются первые впечатления. Хорошо составленная памятка расскажет читателю не только о ваших технических навыках, но и многое о ваших организационных и коммуникативных способностях.

«Больше» не лучше в памятке – сделайте ее краткой и по существу. Одна страница – идеальная длина.

Краткая, ясная проза важна в деловой записке. Используйте короткие предложения. Делайте абзацы короткими.

Обязательно проверьте свою работу на предмет правильности грамматики, орфографии, опечаток и т. Д. Перед отправкой памятки.

Убедитесь, что вашу заметку можно прочитать. Как правило, рекомендуется использовать шрифт Helvetica, Arial или Times Roman и размер шрифта 10 или 12 пунктов.

Если вы пишете памятку, которая может вызвать у читателя сильные эмоции, будьте осторожны, не используйте ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ (читается так, как будто вы кричите) или чрезмерные знаки препинания !!!! поскольку оба эти действия могут повысить вероятность того, что ваш читатель негативно отреагирует на ваши утверждения.