Содержание

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки / КонсультантПлюс

III. Внесение изменений и исправлений

в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Аттестация преподавателей

Уважаемые коллеги!

   В отдел аттестации до сих пор  поступают  звонки по вопросу: «Когда и где  можно увидеть результаты моей аттестации?».

 Напоминаем еще раз, что НОВЫЙ порядок аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утвержденный Приказом Министерством образования и науки Российской Федерации от 07 апреля 2014 года № 276 не предусматривает оформление АТТЕСТАЦИОННОГО ЛИСТА на педагогического работника.

            На основании решения главной  аттестационной комиссии (далее  ГАК) о результатах аттестации педагогических работников Министерством образования, науки и инновационной политики Новосибирской области  издается приказ об установлении педагогическим работникам первой или высшей квалификационной категории со дня вынесения решения ГАК, который размещается на официальном сайте министерства во вкладке «документы» – «нормативные правовые акты» – «аттестация педагогических работников».

            Приказ является основанием для внесения записи в трудовую книжку работника о присвоенной категории.

На основании приказа работодатель должен внести в трудовые книжки педагогических работников соответствующие записи об установленной квалификационной категории.

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках”, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69.

          Сведения об установлении квалификационной категории по результатам аттестации необходимо внести в трудовую книжку (раздел “Сведения о работе”):

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 – дата принятия решения аттестационной комиссии;

в графе 3 – делается запись «Установлена (первая, высшая)  квалификационная категория по должности “учитель”(«преподаватель»)  без указания преподаваемого предмета, “воспитатель”, “мастер производственного обучения” и т.д.;

в графе 4 – дата и номер приказа Министерства образования, науки и инновационной политики Новосибирской области,  на основании которого внесена запись.

     Запись в трудовой книжке будет единственным свидетельством того, что  педагогу была установлена  квалификационная категория.

    Прошу Вас проинформировать еще раз о порядке конечного результата об установленной квалификационной категории аттестуемых.

Начальник отдела аттестации

Заявление на аттестацию преподавателя

Персональный банк данных аттестуемого

График заседаний ГАК  2020

Порядок записи в трудовые книжки

Приказы Минобрнауки Новосибирской области «Об установлении квалификационной категории»

Новые правила ведения трудовых книжек новость от 03.08.2021

Консультация эксперта

С 1 сентября 2021 года вступают в силу новые правила ведения трудовых книжек. Кардинальных нововведений немного, но на них стоит обратить внимание. Подробнее об этом в статье нашего эксперта Татьяны Алмазовой.

***

В первую очередь стоит отметить тот факт, что трудовую книжку в изменённом виде смогут получить только те сотрудники, которые утратили прежнюю трудовую книжку. Такой вывод следует из положения, что на сотрудников, впервые принимаемых на работу, трудовая книжка заводится исключительно в электронной форме.

При разработке новой формы бумажной трудовой книжки законодатель изменил количество разворотов, предназначенных для внесения сведений о работе и сведений о награждениях. В частности, сведения о работе будут занимать 14 разворотов вместо прежних 10, а сведения о награждениях – 7 вместо прежних 10. Считаем, что такое изменение целесообразно, учитывая разную периодичность награждения и изменений в трудовой деятельности. Кроме того, теперь трудовая книжка приведена в соответствие с законодательными актами, регламентирующими наличие печатей у работодателя. Новая форма трудовой книжки предусматривает проставление печати при её наличии.

Как и прежде, трудовую книжку необходимо оформить на каждого работника, который проработал более пяти дней у данного работодателя. Отдельно отмечено, что по желанию дистанционного работника запись может быть внесена при предоставлении сотрудником соответствующих документов.

Записи допускается вносить световодостойкими чернилами, при этом слова должны быть написаны полностью, без сокращений. Стоит обратить внимание, что теперь законодательно предусмотрена возможность внесения записей при помощи штампов и с помощью принтера. Такой вывод сделан также и в Письме Минтруда России от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976. 

Кроме того, уточнено, что дата вносится арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырёхзначными.

Заполнение сведений о работнике

Трудовая книжка нового образца включает в себя новый раздел «Заполнение сведений о сотруднике». Фактически этот раздел регулирует ситуации изменений данных работника, а не порядок их внесения. В частности, предусмотрено, что неверные данные на титульном листе следует зачеркнуть одной чертой и внести изменённые данные. При этом новые данные должны быть подтверждены соответствующими документами (например, паспортом, свидетельством о смене фамилии и т. д.).

Данные подтверждающего документа необходимо отразить на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Если же сотрудник получил новую профессию, образование, специальность, то прежние данные не зачёркиваются, а новые подписываются рядом.

Заполнение сведений о работе

В первую очередь стоит сказать, что с 1 сентября 2021 года все записи в трудовую книжку необходимо внести не позднее 5 рабочих дней вместо ранее предусмотренного недельного срока. Как и прежде, нельзя зачёркивать записи в «Сведениях о работе» и «Сведениях о награждении».

Приём на работу

Запись о приёме на работу вносится в том же порядке, что и раньше. То есть в графу 3 в виде заголовка вносится наименование работодателя (полное и сокращённое наименование при наличии) без присвоения этой записи номера, в графу 1 – порядковый номер записи, в графу 2 – дата приёма, в графу 4 – реквизиты приказа или иного документа, на основании которого принят работник. Сведения о структурном подразделении вносятся только при наличии такого условия в трудовом договоре. Кроме того, обязательно в графе 3 необходимо указать должность, профессию, специальность сотрудника.

Признание временного перевода постоянным

Графа 1

Графа 2

Графа 3

Графа 4

№ записи

Дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом

 

Наименование структурного подразделения с должности, специальности, квалификации по временной должности

Реквизиты приказа, на основании которого работник был временно переведён и на основании которого работник переведён на постоянной основе

 

Внесение записи о работе по совместительству

Здесь произошли значительные изменения. Теперь прямо предусмотрено, что записи о работе по совместительству могут быть внесены не в хронологическом порядке, а блоками (приём-увольнение).

Кроме того, допускается внесения записи о совместительстве работодателем по совместительству при условии, если сотрудник нигде не работает, но ему необходимо внести такую запись.

Переименование работодателя

В этом случае в графу 3 вносится запись «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)», в графу 4 – наименование и реквизиты документа, основания переименования (приказа, распоряжения).

Увольнение

Порядок внесения записи об увольнении также остался прежним. Как и прежде, отмечается, что запись о причинах увольнения вносится в точном соответствии со статьёй Трудового кодекса. При внесении записи об увольнении все записи работодателя заверяются подписью лица, уполномоченного вести трудовые книжки, а также печатью работодателя при её наличии.

Увольнение в связи с переводом к другому работодателю

В графе 3 необходимо указать порядок перевода — по инициативе сотрудника или с его согласия. Также необходимо указать наименование нового работодателя.

При приёме на работу в порядке перевода вносится обычная запись о приёме, но при этом указывается, что сотрудник принят в порядке перевода.

Заполнение дубликата трудовой книжки

Указанный раздел фактически предусматривает положения о внесении записи в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления работником. В свою очередь сотрудник обязан немедленно сообщить работодателю об утрате. Кроме того, дубликат выдаётся в случае признания недействительной записи об увольнении или о переводе на другую работу. В этом случае дубликат оформляет работодатель, внёсший недействительную запись.

В дубликат вносятся сведения о работнике, то есть заполняется титульный лист. Данные вносят на основании соответствующих документов (подтверждающих личность, документов об образовании).

Что касается заполнения сведений о работе, то здесь есть некоторые особенности. Если сотрудник имел другие места работы, то в первую очередь вносится суммарный стаж — количество лет, месяцев, дней работы. Указываются просто цифры без уточнения работодателей.

После указания суммарного стажа вносятся записи о конкретных работодателях на основании документов, подтверждающих соответствующий период работы. В графе 2 – дата приёма, в графе 3 – должность и структурное подразделение, в графе 4 – реквизиты приказа о приёме на работу. Далее вносится запись об увольнении. Если известны не все данные, то в дубликат вносятся только те данные, которые можно подтвердить представленными работником документами.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж, после снятия копии возвращаются сотруднику.

Выдача трудовой книжки работнику

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работником. Трудовая книжка выдаётся в целях обязательного социального страхования.

Закончены споры относительно сроков выдачи трудовой книжки при выборе электронной формы. Законодатель чётко указал, что трудовая книжка должна быть выдана не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

При этом в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата выдачи трудовой книжки, в графе 3 — «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 – заявление работника с указанием номера и даты его регистрации.

Учёт и хранение трудовых книжек

Работодателю по-прежнему необходимо будет вести учёт трудовых книжек, вкладышей и бланков. Однако стоит обратить внимание, что работодатель должен сам разработать формы журналов. Действующие формы утратят силу с 01.09.2021.

Ранее мы писали о том, что работодателей хотят обязать индексировать зарплаты.

О трудовых книжках и других новшествах в кадровом делопроизводстве вы можете узнать на нашем семинаре 19 августа 2021 г.

Татьяна Алмазова, ведущий юрист-консультант «Что делать Консалт»

Все изменения кадрового делопроизводства вы можете отследить в справочно-правовой системе КонсультантПлюс

Электронная трудовая книжка | Министерство здравоохранения Республики Крым

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Изменения в законодательство внесены Федеральным законом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», Федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Кроме того, 1 апреля 2020 года Президентом Российской Федерации подписан закон, которым  вносятся изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливается административная ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Работодателям  в течение 2020 года необходимо принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР, уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие «электронную трудовую книжку», получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с «электронной книжкой» продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся работники, которые по состоянию                           на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Граждане, имеющие стаж работы по трудовому договору, могут получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

 

Вопросы-ответы, связанные с переходом на «электронные трудовые книжки» (по информации Федеральной службы по труду и занятости (https://www.rostrud.ru/press_center/novosti/884245/)).

Как правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей «Российской газеты»  ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции.

 

– Если работник трудоустраивается в этом году, он имеет право сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?

Иван Шкловец: Прежде чем сделать выбор работнику, работодатель должен выполнить ряд действий. Так, нужно оформить с сотрудником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, не позднее недельного срока после издания приказа внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить его об изменениях, которые произошли в законодательстве, о его праве подать заявление о выборе.
Также вы должны внести изменения в свои локальные нормативные акты в компании, в которых наверняка прописано только бумажное ведение трудовых книжек, и только после этого нужно будет получать от работника заявление. Вы должны обязательно у себя зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать заявление в журнале приема заявлений, чтобы подтвердить выбор работника.

 

– Мы новых работников устно уведомляем о новом законе и праве выбора. И после подписания трудового договора и приказа о приеме на работу он пишет заявление о выборе. Так неправильно?

Иван Шкловец: Закон требует именно письменного уведомления работников. И после 30 июня инспекции труда будут проверять, выполнил ли работодатель это требование. Это обязательное условие. Поэтому поменяйте свое устное уведомление на письменное. Это несколько усложнит процедуру оформления, но это требование закона. Если вы это не сделаете, возникают риски претензий со стороны инспекции труда.

 

– Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса, в сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р) включается такая информация, как место работы, трудовая функция, переводы, увольнение. При этом по недавно принятому порядку заполнения формы СТД-Р мы включаем еще и дополнительные события, такие, как переименование организации работодателя, присвоение второй квалификации, и данные о том, что работнику запрещено занимать какую-то должность или заниматься некой деятельностью. То есть наблюдается противоречие между Трудовым кодексом и порядком заполнения. Чем все-таки руководствоваться и какие данные включать в эти формы?

Иван Шкловец: Никакого противоречия нет. В законе указаны только основные кадровые мероприятия, это прием, перевод и увольнение. Но в этом же законе указано, что форму сведений о передаче такой информации в ПФР и форму сведений, которые передаются работнику, утверждают соответствующие органы власти.

В первом случае это Пенсионный фонд, который в форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п установил шесть кадровых мероприятий, которые вы назвали. Своим приказом Минтруд России от 20 января 2020 года № 23н, утвердил сведения, которые должны предоставляться работникам. Так называемая форма СТД-Р. И там уже не шесть кадровых мероприятий, а пять.

Там отсутствует запрет занимать определенные должности. Поэтому при предоставлении сведений и в ПФР, и работнику на основании его заявления или при увольнении вы руководствуетесь теми формами, которые утверждены ПФР и Минтрудом. Ориентируйтесь на эти приказы и постановления.

 

– Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было. Как это отразить в электронной трудовой книжке?

Иван Шкловец: Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования должности – это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы «переименовали» должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р.

 

– При составлении отчета необходимо указать кадровое мероприятие – переименование. В отведенной графе умещается 150 символов. А в переименовании больше двухсот. Как быть?

Иван Шкловец: В отчете наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции). В случае переименования указывается как прежнее наименование организации, так и новое, что существенно увеличивает количество знаков. Если такая запись не помещается в графе, следует заранее связаться с ПФР и проконсультироваться. При этом такое кадровое мероприятие, как переименование, само по себе не является основанием для направления отчета, у вас есть время выяснить данный вопрос.

 

– Мы 28 февраля издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?

Иван Шкловец: Когда вы издаете приказ о приеме работника на работу, который является обязательным, в нем значатся две даты. Первая – дата издания приказа, вторая – дата начала работы. Поскольку у нас кадровое мероприятие называется «прием на работу», вы ориентируетесь на ту дату, которая связана с началом работы работника. Следовательно, важной будет дата именно 2 марта, когда работник принят на работу, и отчет об этом вы будете направлять в ПФР уже в апреле. Такая же процедура с увольнением. Увольнением является последний рабочий день работника, когда вы выдаете ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант.

 

– В нашей компании все работники получили уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Все написали заявления до 31.12.2019  о продолжении ведения трудовых книжек в бумажном виде. Если закон вступил в силу с 01.01.2020, то получается, что заявления работников недействительны?

Иван Шкловец: В законе указаны мероприятия, которые работодатели обязаны осуществить в 2020 году: внести изменения в локальные нормативные акты, письменно уведомить работников и принимать от них заявления. При этом должна соблюдаться последовательность.

Вы несколько поторопились, и это создает риски того, что требования закона не были выполнены. Для полной уверенности следует повторить процедуры.

 

– Если на работу устраивается сотрудник, который уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он приносит только сведения по форме СТД-Р. Но они содержат информацию только с последнего места работы. Новому работодателю нужно подсчитать общий трудовой стаж для установления надбавки к окладу для оплаты больничных. Раньше мы это делали по бумажной трудовой книжке. Как сейчас узнать всю подноготную работника?

Иван Шкловец: Во-первых, закон не запрещает работнику при трудоустройстве, даже если он выбрал электронную трудовую книжку, предъявлять новому работодателю бумажную, которая была выдана ему на руки. Бумажная трудовая книжка не перестает быть юридически значимым документом.

Во-вторых, работник при увольнении получает от работодателя справку о средней зарплате за последние два года – это требование закона. И вы в этой справке увидите стаж и зарплату работника для оплаты больничных листов.

 

– Если специалист работает на 0,5 ставки, в бумажном варианте трудовой книжки для медицинского персонала мы обязательно это указываем. А как эта информация отразится в отчете для ПФР? Можно это указывать в разделе «Трудовая функция»? Речь идет о внутреннем совместителе.

Иван Шкловец: Сведения в ПФР подаются как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним. Если какие-то кадровые мероприятия у вас случились в отношении совместителя, точно так же заполняете форму СЗВ-ТД, и в графе «Трудовая функция» указываете слово «совместитель». Если у вас основной работник, слово «совместитель» вы не ставите.

 

– Но здесь речь идет именно о 0,5 ставки. Мы же в трудовой книжке это не пишем, а вообще это подразумевается.

Иван Шкловец: По закону совместители не могут работать больше половины месячной нормы рабочего времени. Продолжительность рабочего времени вы отражаете в трудовом договоре с работником и в приказе. В трудовой книжке продолжительность рабочего времени не указывается. Соответственно, и в форму СЗВ-ТД вы продолжительность не вносите. Но форма СЗВ-ТД подается на всех работников, включая совместителей.

 

– Если работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и при этом подал заявление, чтобы мы выдали ему СТД-Р, мы обязаны ему выдавать? Или мы можем отказать, так как мы ведем бумажный документ?

Иван Шкловец: Нет, работник может подать только одно из двух заявлений. Если он подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, у него нет права на получение сведений в электронном виде. До тех пор, пока не откажется от бумажной.

Сведения в ПФР работодатели подают как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним.

 

– А если работник отказался от бумажной трудовой книжки, в СТД-Р мы должны учитывать сведения с момента приема на работу или с момента, как он написал заявление?

Иван Шкловец: Сведения по форме СТД-Р вы выдаете в той форме, в которой попросил работник в своем заявлении. Но в этих сведениях вы указываете всю трудовую деятельность работника в организации. Вы вносите первую запись о приеме на работу, все записи, которые касаются кадровых мероприятий, и завершающую запись – последнее кадровое мероприятие в отношении него.

 

– Если код выполняемой функции берется из профессионального стандарта, а в стандарте, допустим, определенной профессии или должности, нет, то графа остается незаполненной?

Иван Шкловец: Да. До 2021 года эта графа остается незаполненной. Если и в 2021 году профстандарта нет, вы также оставляете эту графу незаполненной. До тех пор, пока профстандарт не станет обязательным для применения в вашей организации.

 

– Если работник пришел с формой СТД-Р, мы ее должны где-то хранить? Или мы данные вносим и ему отдаем эту форму?

Иван Шкловец: Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р. Вы начинаете формировать сведения только за период работы работника в вашей компании. Обязанности хранить такие сведения новому работодателю законом не предусмотрены, но и запрета нет.

 

– В бумажной трудовой книжке в записи об увольнении мы пишем: «В связи с выходом на пенсию». Есть ли такая необходимость делать это в отчете СТД-Р?

Иван Шкловец: При расторжении трудового договора по инициативе работника в отдельных случаях запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием конкретных причин, в том числе при увольнении в связи с выходом на пенсию. Если работник в заявлении на увольнение такие причины указывает, они указываются также в приказе об увольнении и в трудовой книжке.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД такого требования не содержит. В обязательном порядке указывается пункт, часть и статья Трудового кодекса.

 

– Обязательно ли готовить уведомление о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки на каждого сотрудника? Или можно издать общее письмо для всех, а далее собрать листы ознакомления с указанием ФИО, должности?

Иван Шкловец: Уведомление вручается в письменном виде каждому работнику под роспись. Не допускается вывешивать какой-либо общий список.

– Нужно ли все эти заявления о выборе приобщать к личному делу? Если нет, то как хранить?

Иван Шкловец: Закон не содержит требований ведения личных дел, за исключением государственных служащих. Поэтому, если вы приняли для себя решение, формировать и вести личные дела, можете это делать. Однако если вы ведете личные дела на работников, то обязаны соблюдать требования в отношении ведения личных дел и хранения в них документов. В этом случае заявления работников включаются в состав личных дел и хранятся в течение 75 лет.

Если вы личные дела не ведете, срок хранения таких заявлений может устанавливаться локальным нормативным актом. При этом следует иметь в виду, что работодатель в отдельных случаях должен будет доказать наличие такого заявления.

 

– Как отражать в отчетности такую ситуацию: человек принят по срочному трудовому договору на время, допустим, на место декретницы. Нам надо перевести его на другое место, тоже по срочному трудовому договору, но не оформлять это через прием и увольнение. Возможно закрепить этого работника постоянным договором? А в допсоглашении мы пропишем новые условия для него?

Иван Шкловец: Конечно, это возможно. Вы принимаете на работу работника по срочному трудовому договору. А потом начинаете его переводить с одной должности на другую. Но только речь может идти о постоянном переводе. При временном переводе в отчет эти сведения не попадают. Вот вы перевели постоянно, сформировали новый отчет, отправили в Пенсионный фонд. Еще раз перевели на другую должность, еще раз сформировали отчет, и так до тех пор, пока не истечет срок трудового договора. И в трудовой книжке работника все эти шаги должны быть отражены.

 

– В 2021 году нужно будет подавать отчет, не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или увольнении сотрудника. Приказ об увольнении издается заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать сотрудника. Но до даты наступления события может многое поменяться. К примеру, заявление может быть отозвано. Так же бывает и с приемом на работу. Приказ издается заранее. А к работе человек приступит на несколько дней позже. К примеру, моряк, судно которого находится в море, будет добираться до судна долго, на вертолете, катере. Будет ли как-то скорректирована норма, что делать в ситуациях, когда все меняется на ходу? Можно ли все-таки подавать не на следующий день, а позже?

Иван Шкловец: Форма не изменится в 2021 году. Изменятся только сроки ее представления. С 2021 года в случае приема на работу работника отчет в ПФР направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Таким образом, кадровую работу следует выстроить так, чтобы выполнять требование закона.
 

– Если в компании есть высококвалифицированные иностранные специалисты (ВКС), которые не должны иметь и не имеют СНИЛСа, ПФР будет принимать отчет СЗВ-ТД? Что работодатели должны написать в столбце, где указывается СНИЛС?

Иван Шкловец: С 1 апреля 2019 года получение СНИЛС заменено понятием регистрация в системе индивидуального персонифицированного учета. ВКС у нас СНИЛС не получали. Но они все равно регистрируются в системе индивидуального персонифицированного учета. И именно номера регистрации должны отражаться в отчете СЗВ-ТД. И на высококвалифицированных специалистов тоже надо формировать отчеты для ПФР.

 

– Иностранные работники тоже должны выбирать между бумажной трудовой книжкой и электронной? И если да, то все – и ВКС, и банальные дворники?

Иван Шкловец: На иностранцев, работающих в России, распространяются те же нормы трудового законодательства, что и на россиян. В отношении них ведутся трудовые книжки, их тоже нужно уведомить о выборе, ждать заявления.

 

– Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения об его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично?

Иван Шкловец: Это весьма критично, потому что, если работник напишет в заявлении, что хочет получить такие сведения в электронном виде, а вы ему откажете, вас может наказать инспекция труда.

Уже многие работодатели перешли на электронный кадровый документооборот. Они используют различные программы, базы данных. Сейчас, когда мы вводим сведения в электронном виде, все работодатели просто обязаны обзавестись программными продуктами. И подписывать эти сведения усиленной квалифицированной электронной подписью. Не забудьте оформить на ответственного сотрудника вашей компании такую подпись.

Вы можете использовать свои программные продукты, а можете воспользоваться программой, которую предлагает бесплатно ПФР – ее можно скачать на сайте фонда. Ваша программа должна быть интегрирована в систему и предоставлять вам возможность передавать сведения в ПФР.

Данные, которые запрашивает работник, можно будет направить ему, к примеру, на электронный адрес. Вы ему должны будете направить сведения о трудовой деятельности в том формате, в каком он сможет их прочитать. Предусмотрите в своем локальном нормативном акте формат предоставления сведений работнику в электронном виде и ознакомьте с ним всех работников.

 

– Сотрудника по личному заявлению переводят с полной ставки на неполный рабочий день. Должность остается прежняя. Надо ли заполнять изменение в трудовой книжке и, соответственно, вносить в отчет СЗВ-ТД?

Иван Шкловец: Нет, ни в трудовую книжку, ни в отчет эту информацию не вносят.

 

– Где можно найти формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку и уведомления сотрудников? На официальном сайте ПФР и Минтруда нет.

Иван Шкловец: Закон эту форму не утверждает. Сейчас эксперты уже рекомендуют правильные формы заявлений. Заявление простое: прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Второе заявление: прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66-1 Трудового кодекса.

 

– Как отразить в СЗВ-ТД временный перевод, который стал постоянным?

Иван Шкловец: Если вы временно перевели работника на другую должность, а через год она стала для него постоянной, или до истечения года вы приняли решение о постоянном характере, вы издаете два приказа. Сначала о временном переводе, а потом – о том, что данная должность уже стала постоянной. И в трудовой книжке в четвертой графе всегда делается ссылка на два приказа.

То же самое мы рекомендуем делать и в СЗВ-ТД – указывать два приказа. Если при подаче сведений система вам выдаст ошибку, нужно будет обратиться за консультацией в ПФР.

 

– Если вести трудовую книжку в электронном виде, мы можем подавать в ПФР сведения о работе человека именно в нашем учреждении? А если у него до этого был богатый стаж?

Иван Шкловец: В Пенсионный фонд не надо дублировать «старые» сведения работника. Они уже сформированы. В отчет СЗВ-ТД вы погружаете только кадровые мероприятия, которые произошли после 1 января 2020 года. Допустим, вы 16 марта 2020 года уволили работника. Вы подаете в ПФР форму, в которой первой записью вносите последнюю кадровую запись по состоянию на 1 января 2020 года. Допустим, вы его приняли на работу в 2016 году и с должности на должность не переводили. Вы первой строкой пишете: принят на работу тогда-то. Вторая запись: уволен 16 марта 2020 года. Все, в апреле предоставляете отчет.

Как создать форму ввода данных в Excel (Пошаговое руководство)

Посмотрите видео об использовании форм ввода данных в Excel

Ниже приведено подробное письменное руководство по форме ввода данных Excel в Если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео.

Excel имеет много полезных функций, когда дело доходит до ввода данных.

И одной из таких функций является форма для ввода данных .

В этом руководстве я покажу вам, что такое формы ввода данных и как их создавать и использовать в Excel.

Зачем нужно знать формы для ввода данных?

Может быть, нет!

Но если ввод данных является частью вашей повседневной работы, я рекомендую вам проверить эту функцию и посмотреть, как она может помочь вам сэкономить время (и повысить вашу эффективность).

Есть две распространенные проблемы, с которыми я столкнулся (и видел, как люди сталкиваются), когда дело доходит до ввода данных в Excel:

  1. Это занимает много времени . Вам нужно ввести данные в одну ячейку, затем перейти к следующей ячейке и ввести данные для нее.Иногда вам нужно прокрутить вверх и посмотреть, какой это столбец и какие данные нужно ввести. Или прокрутите вправо, а затем вернитесь к началу, если столбцов много.
  2. Очень подвержен ошибкам . Если у вас есть огромный набор данных, который требует 40 записей, есть вероятность, что вы в конечном итоге введете что-то, что не предназначалось для этой ячейки.

Форма ввода данных может помочь, сделав процесс быстрее и менее подверженным ошибкам.

Прежде чем я покажу вам, как создать форму ввода данных в Excel, позвольте мне быстро показать вам, что она делает.

Ниже представлен набор данных, который обычно поддерживается командой найма в организации.

Каждый раз, когда пользователю нужно добавить новую запись, ему / ей нужно будет выбрать ячейку в следующей пустой строке, а затем перейти от ячейки к ячейке, чтобы сделать запись для каждого столбца.

Хотя это прекрасный способ сделать это, более эффективным способом было бы использование формы ввода данных в Excel.

Ниже представлена ​​форма для ввода данных, которую можно использовать для внесения записей в этот набор данных.

Выделенные поля предназначены для ввода данных. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы сделать данные частью таблицы и перейти к следующей записи.

Ниже представлена ​​демонстрация того, как это работает:

Как видите, это проще, чем обычный ввод данных, поскольку все в одном диалоговом окне.

Форма ввода данных в Excel

Использование формы ввода данных в Excel требует небольшой предварительной работы.

Вы можете заметить, что нет возможности использовать форму ввода данных в Excel (ни на одной вкладке на ленте).

Чтобы использовать его, вам нужно сначала добавить его на панель быстрого доступа (или на ленту).

Добавление опции формы ввода данных на панель быстрого доступа

Ниже приведены шаги по добавлению опции формы ввода данных на панель быстрого доступа:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши любой из существующих значков на панели инструментов быстрого доступа.
  2. Щелкните «Настроить панель быстрого доступа».
  3. В открывшемся диалоговом окне «Параметры Excel» выберите в раскрывающемся списке вариант «Все команды».
  4. Прокрутите список команд и выберите «Форма».
  5. Нажмите кнопку «Добавить».
  6. Нажмите ОК.

Вышеупомянутые шаги добавят значок формы на панель быстрого доступа (как показано ниже).

После того, как вы добавите его в QAT, вы можете щелкнуть любую ячейку в вашем наборе данных (в которую вы хотите сделать запись) и щелкнуть значок формы.

Примечание. Для работы формы ввода данных ваши данные должны быть в таблице Excel. Если это еще не сделано, вам придется преобразовать его в таблицу Excel (сочетание клавиш – Control + T).

Части формы ввода данных

Форма ввода данных в Excel имеет много разных кнопок (как вы можете видеть ниже).

Вот краткое описание того, что означает каждая кнопка:

  • Новый : Это очистит все существующие данные в форме и позволит вам создать новую запись.
  • Удалить : Это позволит вам удалить существующую запись. Например, если я нажму клавишу «Удалить» в приведенном выше примере, он удалит запись для Майка Бейнса.
  • Восстановить : если вы редактируете существующую запись, вы можете восстановить предыдущие данные в форме (если вы не нажимали «Создать» или не нажимали Enter).
  • Найти предыдущий : поиск предыдущей записи.
  • Найти следующий : поиск следующей записи.
  • Критерий : позволяет находить определенные записи. Например, если я ищу все записи, в которых кандидат был нанят, мне нужно нажать кнопку «Критерии», ввести «Наемный» в поле «Статус» и затем использовать кнопки поиска.Пример этого будет рассмотрен позже в этом руководстве.
  • Close : Это закроет форму.
  • Полоса прокрутки : Вы можете использовать полосу прокрутки для просмотра записей.

Теперь давайте рассмотрим все, что вы можете делать с помощью формы ввода данных в Excel.

Обратите внимание, что вам нужно преобразовать данные в таблицу Excel и выбрать любую ячейку в таблице, чтобы иметь возможность открыть диалоговое окно формы ввода данных.

Если вы не выбрали ячейку в таблице Excel, отобразится подсказка, как показано ниже:

Создание новой записи

Ниже приведены шаги для создания новой записи с помощью формы ввода данных в Excel :

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Введите данные в поля формы.
  4. Нажмите клавишу Enter (или нажмите кнопку «Создать»), чтобы ввести запись в таблицу и получить пустую форму для следующей записи.

Навигация по существующим записям

Одним из преимуществ использования формы ввода данных является то, что вы можете легко перемещаться и редактировать записи, даже не выходя из диалогового окна.

Это может быть особенно полезно, если у вас есть набор данных с большим количеством столбцов.Это может сэкономить вам много времени на прокрутку и перемещение вперед и назад.

Ниже приведены шаги для навигации и редактирования записей с помощью формы ввода данных:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Чтобы перейти к следующей записи, нажмите кнопку «Найти далее», а для перехода к предыдущей записи нажмите кнопку «Найти предыдущую».
  4. Чтобы отредактировать запись, просто внесите изменения и нажмите Enter. Если вы хотите вернуться к исходной записи (если вы не нажимали клавишу ввода), нажмите кнопку «Восстановить».

Вы также можете использовать полосу прокрутки для последовательной навигации по записям.

Снимок экрана выше показывает базовую навигацию, в которой вы просматриваете все записи одну за другой.

Но вы также можете быстро перемещаться по всем записям на основе критериев.

Например, если вы хотите просмотреть все записи со статусом «Выполняется», вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  • Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  • Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  • В диалоговом окне «Форма ввода данных» нажмите кнопку «Критерии».
  • В поле «Статус» введите «В процессе». Обратите внимание, что это значение не чувствительно к регистру. Так что, даже если вы войдете в IN-PROGRESS, он все равно будет работать.
  • Используйте кнопки «Найти предыдущий» / «Найти следующий», чтобы перемещаться по записям, состояние которых имеет статус «Выполняется».

Критерии – очень полезная функция, когда у вас есть огромный набор данных и вы хотите быстро просмотреть те записи, которые соответствуют заданному набору критериев.

Обратите внимание, что вы можете использовать несколько полей критериев для навигации по данным.

Например, если вы хотите просмотреть все записи «Выполняется» после 07-08-2018, вы можете использовать «> 07-08-2018» в критериях для поля «Дата» и «Выполняется». ‘как значение в поле статуса. Теперь, когда вы перемещаетесь с помощью кнопок «Найти предыдущий» / «Найти следующий», он будет отображать только записи после 07-08-2018, когда статус находится в стадии «Выполняется».

В критериях также можно использовать подстановочные знаки.

Например, если вы непоследовательно вводили данные и использовали варианты слова (например, в процессе, в процессе, в процессе и в процессе), то для получения этих записей необходимо использовать подстановочные знаки.

Ниже приведены шаги для этого:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Щелкните кнопку Критерии.
  4. В поле «Состояние» введите * progress
  5. Используйте кнопки «Найти предыдущий» / «Найти следующий» для навигации по записям, состояние которых находится в состоянии «Выполняется».

Это работает как звездочка (*) – это подстановочный знак, который может представлять любое количество символов в Excel. Таким образом, если статус содержит «прогресс», он будет отмечен кнопками «Найти предыдущий» / «Найти следующий», независимо от того, что находится перед ним).

Удаление записи

Вы можете удалить записи из самой формы ввода данных.

Это может быть полезно, если вы хотите найти определенный тип записей и удалить их.

Ниже приведены шаги для удаления записи с помощью формы ввода данных:

  1. Выберите любую ячейку в таблице Excel.
  2. Щелкните значок формы на панели быстрого доступа.
  3. Перейдите к записи, которую вы хотите удалить.
  4. Нажмите кнопку «Удалить».

Хотя вам может показаться, что все это выглядит как большой объем работы, просто чтобы вводить и перемещаться по записям, это экономит много времени, если вы работаете с большим количеством данных и вам приходится вводить данные довольно часто.

Ограничение ввода данных на основе правил

Вы можете использовать проверку данных в ячейках, чтобы убедиться, что введенные данные соответствуют нескольким правилам.

Например, если вы хотите убедиться, что столбец даты принимает дату только во время ввода данных, вы можете создать правило проверки данных, разрешающее только даты.

Если пользователь вводит данные, которые не являются датой, это не будет разрешено, и пользователю будет показана ошибка.

Вот как создать эти правила при вводе данных:

  1. Выберите ячейки (или даже весь столбец), в которых вы хотите создать правило проверки данных. В этом примере я выбрал столбец A.
  2. Щелкните вкладку «Данные».
  3. Выберите параметр «Проверка данных».
  4. В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выберите «Дата» в раскрывающемся списке «Разрешить».
  5. Укажите дату начала и дату окончания. Записи в пределах этого диапазона дат будут действительны, а остальные будут отклонены.
  6. Нажмите ОК.

Теперь, если вы используете форму ввода данных для ввода данных в столбец «Дата», и если это не дата, то это будет запрещено.

Вы увидите сообщение, показанное ниже:

Аналогичным образом вы можете использовать проверку данных с формами ввода данных, чтобы убедиться, что пользователи не вводят неправильные данные.Вот несколько примеров, в которых вы можете использовать это: числа, длина текста, даты и т.д. ).

  • У вас должна быть таблица Excel, чтобы можно было использовать форму ввода данных. Кроме того, чтобы использовать форму, в ней должна быть выделена ячейка. Но есть одно исключение. Если у вас есть именованный диапазон с именем «База данных», тогда форма Excel также будет ссылаться на этот именованный диапазон, даже если у вас есть таблица Excel.
  • Ширина поля в форме ввода данных зависит от ширины столбца данных. Если ширина столбца слишком мала, то же самое будет отражено в форме.
  • Вы также можете вставить маркеры в форму ввода данных. Для этого используйте сочетание клавиш ALT + 7 или ALT + 9 на цифровой клавиатуре. Вот видео о маркированных пунктах.
  • Вам также могут понравиться следующие учебные пособия по Excel:

    10 советов по вводу данных в Excel, которые вы не можете себе позволить

    Excel – удивительный инструмент с захватывающими возможностями для анализа данных (будь то функции, диаграммы или информационные панели) ).Простота ввода и хранения данных в Excel делает его привлекательным выбором.

    В этом сообщении блога я перечислил 10 полезных советов по вводу данных в Excel, которые сделают вас более эффективными и сэкономят много времени.

    # 1 Использовать форму ввода данных Excel

    Форма ввода данных Excel позволяет добавлять записи в существующий набор данных. Это дает всплывающую форму, которую может заполнить пользователь. Это особенно удобно, когда в наборе данных много столбцов, и вам придется снова и снова прокручивать вправо и влево при вводе точек данных.

    Функция формы данных еще не доступна на ленте Excel. Сначала нам нужно сделать его доступным, добавив его на панель быстрого доступа.

    Добавление формы ввода данных Excel на панель быстрого доступа

    1. Перейдите на панель быстрого доступа, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Настроить панель быстрого доступа».
    2. В диалоговом окне параметров Excel выберите все команды и перейдите к форме. Выберите «Форма» и нажмите «Добавить». Это добавит значок формы данных на панель быстрого доступа.

    Использование формы ввода данных Excel

    1. Выберите любую ячейку в диапазоне данных и щелкните значок формы данных на панели быстрого доступа.
    2. В форме всплывающих данных все заголовки столбцов перечислены по вертикали. Заполните данные в соседнем текстовом поле для каждого заголовка.
    3. После ввода данных нажмите Enter.
    4. Щелкните New, чтобы добавить новую запись.

    Используя форму ввода данных Excel, вы также можете перемещаться по существующим данным (строка за строкой) или находить данные, задавая критерии (попробуйте это, нажав кнопку критериев).

    # 2 Быстрый ввод чисел с фиксированными десятичными числами

    Если вы находитесь в ситуации, когда вам нужно вручную вводить данные в Excel, которые также имеют десятичную часть, этот трюк может быть очень полезным. Например, предположим, что вам нужно ввести оценки учащихся в процентах с точностью до 2 десятичных знаков. Вы можете включить функцию, в которой вы просто вводите числа, не беспокоясь о том, чтобы каждый раз нажимать клавишу с точкой. Чтобы включить это:

    1. Перейти к файлу -> Параметры.
    2. В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите «Дополнительно».
    3. В дополнительных параметрах установите флажок «Автоматически вставлять десятичную точку».
    4. Укажите необходимое количество десятичных знаков (например, в данном случае 2).

    Теперь, когда вы вводите любое число, Excel автоматически помещает последние 2 цифры после запятой. Таким образом, 1 становится 0,01, 10 становится 0,1, 100 становится 1, 2467 становится 24,67 и т.д.

    # 3 Автоматическое добавление порядковых номеров к числам

    Да, вы можете использовать комбинацию функций Excel (таких как ЗНАЧЕНИЕ, ВПРАВО, ЕСЛИ, ИЛИ) для добавления порядковых номеров («st» в 1-м, «nd» во 2-м и т. Д. на..).

    Вот формула:

     = A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), «th», IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = { 1,2,3}), ВЫБРАТЬ (ВПРАВО (A1), «st», «nd», «rd»), «th»)) 

    # 4 Заполнить с помощью Control + D

    Это отличный Excel Уловка с вводом данных. Если вам нужно скопировать указанную выше ячейку, просто нажмите Control + D.

    Копирует содержимое, а также форматирование. Если в ячейке выше есть формула, она копируется (с измененными ссылками).

    Это также работает более чем с одной ячейкой. Поэтому, если вы хотите скопировать всю строку выше, выберите текущую строку и нажмите Control + D.

    Если вы выберете более одной ячейки / ячеек, то выделенная выше ячейка копируется во все ячейки.

      См. Также : 200+ сочетаний клавиш Excel. 

    # 5 Быстрый ввод даты / времени в ячейки Excel

    Не помните текущую дату? Не волнуйтесь, просто нажмите Control +; (ключ с точкой с запятой), и в ячейку будет введена текущая дата.

    Точно так же вы можете ввести текущее время с помощью сочетания клавиш Control + Shift +: (двоеточие)

    Помните, что это абсолютные значения, и они не изменятся при изменении даты или времени. Если вы хотите иметь динамическое значение даты и времени, которое изменяется при открытии книги или при повторном вычислении, используйте функции СЕГОДНЯ и СЕЙЧАС.

    См. Также: Как автоматически вставлять дату и время в Excel.

    # 6 Control + Enter для заполнения всего выделения содержимым в активной ячейке

    Когда вы выбираете несколько ячеек в Excel, одна из ячеек со светлым оттенком (по сравнению с оставшимися выделенными ячейками) становится активной.Если вы введете что-то в активную ячейку при выборе и нажмете Control + Enter , значение будет вставлено во все выбранные ячейки.

    Это верно и для формул. Если вы введете формулу в активную ячейку и нажмете Control + Enter, все ячейки получат эту формулу (с настроенными ссылками).

    # 7 Alt + стрелка вниз, чтобы получить список всех уникальных значений в этом столбце

    Это может сэкономить время, которое в противном случае вы могли бы потратить на ввод.Предположим, вы вводите данные в столбец со статусом активности («Выполнено», «Завершено»). Вместо того, чтобы вводить статус снова и снова, вам просто нужно ввести его в пару ячеек, а затем вы можете использовать сочетание клавиш Alt + стрелка вниз. Он дает вам список всех уникальных записей, и вы можете быстро выбрать их из списка.

    Если вы хотите выбрать один из заранее заданных параметров, вы можете создать раскрывающийся список.

    # 8 Быстрый просмотр нескольких вкладок рабочего листа в книге

    Это экономит массу времени.Просто используйте сочетание клавиш Control + Page Up / Page Down для навигации по нескольким вкладкам рабочего листа в книге.

     См. Также: 200+ сочетаний клавиш в Excel. 

    # 9 Ввод длинного текста с использованием сокращений

    Если вам нужно снова и снова вводить длинные имена или ключевые слова на листе, этот трюк пригодится.

    Например, вы можете захотеть, чтобы всякий раз, когда вы вводите ABC, Excel автоматически заменял его на ABC Technology Corporation Limited.

    Пример, показанный ниже:

    Эту функцию можно включить с помощью параметров автозамены. Прочтите, как его включить.

    # 10 Ввод данных в несмежных диапазонах

    Предположим, у вас есть шаблон, показанный ниже, и вы должны ввести данные во все выделенные красным цветом ячейки в порядке, указанном стрелками.

    Вот быстрый способ сделать это:

    • Выберите все ячейки, в которые вам нужно ввести данные (нажмите Ctrl и затем выберите одну за другой).
      • Начните со второй ячейки в вашей последовательности ввода данных (начните с D3). Наконец, выберите первую ячейку B3 (где начинается ввод данных).
    • После выбора перейдите в поле «Имя» (слева от строки формул).
    • Введите любое имя без пробелов.
    • Вот и все !! Выберите именованный диапазон, щелкнув раскрывающееся поле «Имя». Теперь начните вводить свои данные и используйте Enter / Tab , чтобы перейти к следующей ячейке.

    Подробнее об этой уловке.

    Это мои десять лучших советов по вводу данных в Excel, которые могут значительно повысить вашу производительность и сэкономить время.

    Вам также могут понравиться следующие советы по Excel:

    Как создавать формы для ввода данных Excel

    Эти инструкции также применимы к Excel 365 и Excel 2019 для ПК. Эти шаги были созданы в другой версии Excel, поэтому интерфейс будет выглядеть по-другому, но шаги такие же.

    1. На выбранном листе выделите необходимое количество столбцов.
    2. Откройте вкладку Tables , нажмите New, нажмите Insert Table with Headers .
    3. Измените заголовки столбцов по умолчанию и при необходимости отрегулируйте ширину столбцов.
    4. Откройте меню Данные и щелкните Форма …
    5. Форма появится. Количество столбцов в таблице будет соответствовать количеству полей в форме. Заголовки столбцов в таблице будут заголовками полей в форме.Теперь вы готовы вводить записи данных в форму.

    Вставка записи

    Введите данные в первое поле, перейдите к следующему полю и повторите, пока все поля не будут заполнены. Нажмите Введите на клавиатуре, чтобы сохранить данные и перейти к следующей записи.

    В поисках записи

    После того, как вы ввели данные, вы можете захотеть найти запись. Для этого щелкните Criteria , введите поисковый запрос в соответствующее поле (e.грамм. «Чикаго» в городское поле). Щелкните Найти следующий . Первая совпадающая запись появится в форме (записи, отображаемые на листе, не будут отфильтрованы). Щелкните Найти следующий , чтобы просмотреть оставшиеся записи, или щелкните Найти предыдущий , чтобы прокрутить вверх. Вы можете использовать подстановочные знаки, такие как «*» и «?» при поиске записей.

    Редактирование записи

    Когда нужная запись отобразится в форме, выберите поле, которое вы хотите изменить, и отредактируйте текст.Нажмите Введите на клавиатуре, чтобы сохранить изменения.

    Удаление записи

    Когда нужная запись отобразится в форме, нажмите Удалить , затем нажмите ОК .

    Автоматический ввод времени ввода данных (Microsoft Excel)

    Донне необходимо вести журнал действий, которые произошли в течение дня в ее диспетчерском центре.Когда поступает звонок по радио, ей нужно задокументировать, кто, что, почему и т. Д. Ей также нужно задокументировать время (в 24-часовом формате), когда поступил звонок. Донна в настоящее время делает все это на бумаге. Она хотела бы создать рабочий лист, на котором она могла бы печатать, и чтобы метка времени автоматически заполнялась, как только она вводит текст в ячейку рядом с ней в этой строке. Когда ячейка рядом с ней пуста, она хочет, чтобы ее ячейка с отметкой времени была пустой. Таким образом, она может сэкономить время, не сверяясь с часами и записывая время.

    Подходя к этой проблеме, предположим, что вы хотите, чтобы отметка времени находилась в столбце A, и вы будете вводить «кто, что, почему» и другую информацию, начиная с столбца B. Самый простой способ сделать это – чтобы использовать встроенный ярлык Excel для ввода текущего времени: нажмите Shift + Ctrl +; (точка с запятой). Если ячейка отформатирована для отображения времени в 24-часовом формате, вы увидите текущее время, как хотите.

    Если вам нужен более автоматический подход, вы можете подумать, что можете использовать простую формулу в столбце A, например эту:

    = ЕСЛИ (B2 <> "", СЕЙЧАС (), "")
     

    Хотя это приведет к вводу времени в столбец A, если соответствующая ячейка в столбце B что-то содержит, это не даст удовлетворительных результатов из-за того, как работает функция NOW.Помните, что функция всегда возвращает текущее время. Таким образом, каждый раз, когда рабочий лист пересчитывается, содержимое ячейки B2 проверяется. Если там что-то есть, то вызывается функция СЕЙЧАС, возвращающая текущее время пересчета. Это означает, что время, указанное в столбце A, ячейка, содержащая эту формулу, всегда будет изменяться; это не будет точная отметка времени.

    Однако вы можете немного усложнить формулу в столбце A следующим образом:

    = ЕСЛИ (B2 <> "", ЕСЛИ (A2 = "", СЕЙЧАС (), A2), "")
     

    В самый первый раз, когда вы введете это, скорее всего, вы получите ошибку, потому что формула круговая.Другими словами, формула ссылается на ячейку, в которую она помещена. (В этом случае формула переходит в ячейку A2, а также ссылается на ячейку A2.) Чтобы эта формула работала правильно, необходимо выполнить следующие действия:

    1. Отобразить диалоговое окно «Параметры Excel». (В Excel 2007 нажмите кнопку Office, а затем щелкните Параметры Excel. В Excel 2010 или более поздних версиях откройте вкладку Файл на ленте, а затем щелкните Параметры.)
    2. Щелкните Формулы в левой части экрана.(См. Рисунок 1.)
    3. Рисунок 1. Область формул диалогового окна параметров Excel.

    1. Убедитесь, что установлен флажок «Включить итеративное вычисление».
    2. Нажмите ОК.

    Теперь, когда вы помещаете что-либо в ячейку B2, время автоматически вводится в ячейку A2. Однако время указывается только в том случае, если ячейка A2 ранее была пустой. Если это не так (это означает, что он уже содержит время), то текущее содержимое ячейки A2 остается на месте.

    Если вы не хотите разрешать циклические ссылки (путем включения итеративных вычислений), то лучшим подходом будет использование макроса. Вы можете использовать событие Worksheet_Change для автоматического ввода времени в столбец A всякий раз, когда что-либо вводится в столбец B.

    Private Sub Worksheet_Change (значение ByVal как диапазон)
        Dim rInt As Range
        Диапазон Dim rCell As
        Dim tCell как диапазон
    
        Установите rInt = Intersect (Target, Range ("B: B"))
        Если не rInt - это ничто, тогда
            Для каждого rCell in rInt
                Установите tCell = rCell.Смещение (0, -1)
                Если IsEmpty (tCell), то
                    tCell = Сейчас
                    tCell.NumberFormat = "ммм д, гггг чч: мм"
                Конец, если
            Следующий
        Конец, если
    Конец подписки
     

    Чтобы настроить макрос, щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите «Просмотреть код». Затем вы можете поместить макрос в отображаемое окно кода. (Это помещает макрос в модуль ThisWorksheet, который является обязательным, поскольку это обработчик событий, который выполняется всякий раз, когда что-то изменяется на листе.)

    Макрос проверяет, действительно ли что-то вводится в столбец B. Если это так, тогда для переменной tCell устанавливается соответствующая ячейка в столбце A. Если в этой ячейке ничего уже нет, то помещаются текущая дата и время. там. Если вам просто нужно время, измените самую внутреннюю часть макроса на это:

                    tCell = Время
                    tCell.NumberFormat = "чч: мм"
     

    ExcelTips – ваш источник экономичного обучения Microsoft Excel.Этот совет (13233) применим к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Excel в Office 365.

    Автор Биография

    Аллен Вятт

    Аллен Вятт – всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги.Узнать больше о Allen …

    Определение способа маркировки изменений

    Если вы хотите настроить отображение изменений в документе в Word, возможно, вы не знаете, с чего начать. Этот совет …

    Узнайте больше

    Отключение параметров вставки

    Вставьте некоторую информацию в рабочий лист, и Excel поможет отобразить некоторые параметры, связанные с операцией вставки. Если ты …

    Узнайте больше

    Принудительное преобразование распечаток в черно-белое

    Если вы хотите заставить Word печатать некоторые из своих цветов в черно-белом режиме, вам может не повезти. Одно светлое пятно, как …

    Узнайте больше

    Entrybook | Лидерство и обучение

    ПОЗНАКОМЬТЕСЬ С НАШЕЙ КОМАНДОЙ

    Поддержка творчества и инноваций

    БАРРИ ЙЕНТЦ

    В течение 53 лет Барри консультировал профессиональные фирмы, образовательные организации и компании по вопросам развития лидерских качеств и создания команды, преподавал « Лидерство и коммуникация »в Гарвардской высшей школе образования и написал книги о своей работе.С Барри можно напрямую связаться по телефону 617-877-7877.

    ДЖОАН ВОФФАРД

    ПОЛ КЕЛЛЕХЕР

    Пол вырос и учился в государственных школах в Вустере, Массачусетс. Он получил степень бакалавра искусств. и степень магистра Гарварда и докторская степень педагогического колледжа Колумбии.

    За 35 лет работы в сфере государственного образования Пол в течение 20 лет работал учителем, директором средних и старших классов и суперинтендантом школ в Нью-Йорке и Коннектикуте.Выйдя на пенсию в 2001 году с должности суперинтенданта, Пол в течение 10 лет проработал заслуженным профессором Норин Р. Мерчисон и заведующим кафедрой образования Университета Тринити в Сан-Антонио. В настоящее время Пол является почетным профессором и занимается деятельностью по развитию лидерских качеств, в том числе планированием поступления на работу и другими семинарами, основанными на навыках, а также коучингом для руководителей. Пол написал об этой работе в нескольких книгах, главах книг и статьях, посвященных лидерству в образовании.

    PATRICIA HAYLING PRICE

    Патрисия Хейлинг Прайс – исполнительный коуч, стратег по лидерству и новатор DEI&B, помогающий клиентам достичь более высокого уровня эффективности и вознаграждения.За последние 35 лет она занимала руководящие должности на глобальном и национальном уровнях в секторах технологий и ESG. Ее вклад в программу

    Дизайн / поставка

    были высоко оценены лидерами корпоративной среды. С Патрисией можно связаться по телефону

    .

    [email protected]

    АНТОНИО СЕДИЕЛЬ

    Доктор Антонио Седиль обучает и обучает руководителей корпоративных, некоммерческих и образовательных организаций по всей стране. Со всеми своими клиентами намерение Антонио состоит в том, чтобы помочь лидерам изменить свое мышление, чтобы улучшить результаты.Это включает в себя помощь руководящим группам в повышении эффективности, помощь менеджерам в более эффективном общении в условиях конфликтов, разнообразия и изменений, а также, в мире образования, помощь в повышении строгости обучения студентов. С Антонио можно напрямую связаться по телефону 510.393.6540

    ЕГУДИ МЕЩАНИНОВ

    Уже более 10 лет Иегуди поддерживает отдельных людей, команды и организации, чтобы они были эффективными и счастливыми в быстро меняющемся мире. Он руководил личными и системными преобразованиями для широкого круга клиентов, включая школьные системы, стартапы и компании из списка Fortune 500.Иегуди имеет степень магистра клинической психологии Колумбийского университета, где в настоящее время получает докторскую степень. С ним можно связаться напрямую по телефону 347.585.7234

    BOB JOHNSON

    В течение последних 20 лет доктор Боб Джонсон консультировал организации по всему миру по вопросам эффективности команды, развития лидерства и организационной культуры. Психолог по образованию, доктор Джонсон проработал психологом в армии США в течение пяти лет, выполняя служебные обязанности в США, Германии, Кувейте и Ираке.С Бобом можно связаться напрямую по телефону 310.228.7866

    СВЯЗАТЬСЯ С НАМИ

    Базовый формат // Purdue Writing Lab

    Процитированная страница работ MLA: основной формат

    Резюме:

    Стиль

    MLA (Ассоциация современного языка) чаще всего используется для написания статей и цитирования источников в области гуманитарных и гуманитарных наук. Этот ресурс, обновленный для отражения Справочника MLA (9 th ed.), Предлагает примеры для общего формата исследовательских работ MLA, цитат в тексте, примечаний / сносок и страницы цитируемых работ.

    В соответствии со стилем MLA в конце исследовательской работы должна быть страница с цитированием работ. Все записи на странице “Процитированные работы” должны соответствовать работам, цитируемым в вашем основном тексте.

    Основные правила
    • Начните страницу с цитированием работ на отдельной странице в конце исследовательской работы. У него должны быть такие же поля в один дюйм, фамилия и заголовок с номером страницы, что и в остальной части вашего документа.
    • Обозначьте страницу «Процитированные работы» (не выделяйте курсивом слова «Процитированные работы» и не заключайте их в кавычки) и центрируйте слова «Процитированные работы» в верхней части страницы.
      • Только заголовок должен быть центрирован. Сами записи цитирования должны быть выровнены по левому краю.
    • Двойной интервал между цитатами, но не пропускайте пробелы между записями.
    • Сделайте отступ во второй и последующих строках цитат на 0,5 дюйма, чтобы образовался выступ.
    • При необходимости эффективно укажите номера страниц источников. Если вы ссылаетесь на статью журнала, которая появилась на страницах с 225 по 250, укажите номера страниц на вашей странице цитируемых работ как стр.225-50 (Примечание: стиль MLA требует опускать первые наборы повторяющихся цифр. В нашем примере цифра в разряде сотен повторяется между 2 25 и 2 50, поэтому вы опускаете 2 из 250 в цитировании: с. 225-50). Если отрывок занимает несколько страниц, используйте стр. Обратите внимание, что стиль MLA использует дефис в диапазоне страниц.
    • Если используется только одна страница источника печати, пометьте ее аббревиатурой «p». перед номером страницы (например, стр.157). Если используется диапазон страниц, пометьте его аббревиатурой «pp.»Перед номером страницы (например, стр. 157–68).
    • Если вы цитируете статью или публикацию, которая изначально была выпущена в печатной форме, но была извлечена из сетевой базы данных, вы должны ввести название онлайн-базы данных курсивом. Вам не нужно предоставлять информацию о подписке в дополнение к имени базы данных.
    • Для онлайн-источников вы должны указать местоположение, чтобы показать читателям, где вы нашли источник. Многие научные базы данных используют DOI (идентификатор цифрового объекта).По возможности используйте DOI в цитировании; в противном случае используйте URL-адрес. Удалите «http: //» из URL-адресов. DOI или URL-адрес обычно является последним элементом в цитировании и должен сопровождаться точкой.
    • Все цитируемые работы заканчиваются точкой.
    Дополнительные основные правила, новые в ОМС 2021

    Новое в ГНД 2021:

    • Приложения и базы данных следует цитировать только в том случае, если они являются контейнерами конкретных работ, которые вы цитируете, например, когда они являются платформами публикации работ в их полном объеме, а не посредником, перенаправляющим ваш доступ к источнику опубликовано где-то еще, например, на другой платформе.Например, приложение Philosophy Books следует указывать как контейнер при использовании одной из его многочисленных работ, поскольку приложение содержит их целиком. Однако статья в формате PDF, сохраненная в приложении Dropbox , публикуется где-то еще, поэтому приложение не следует указывать как контейнер.
    • Если важно, чтобы ваши читатели знали псевдоним автора / человека , сценический псевдоним или различные другие имена, , то вам, как правило, следует указать наиболее известную форму имени автора / человека.Например, поскольку автор «Приключения Алисы в стране чудес » более известен под своим псевдонимом, цитируйте Льюис Кэрролл , а не Чарльз Доджсон (настоящее имя).
    • Для аннотированной библиографии аннотации должны быть добавлены в конце источника / статьи с отступами в один дюйм от того места, где начинается запись. Аннотации могут быть написаны в виде кратких фраз или полных предложений, обычно не превышающих по длине один абзац.
    Использование заглавных букв и знаков препинания
    • Делайте каждое слово с заглавной буквы в заголовках статей, книг и т. Д., Но не используйте заглавные буквы в статьях (the, an), предлогах или союзах, если только одно из них не является первым словом заголовка или подзаголовка: Gone with the Wind, The Art войны нечего терять .
    • Используйте курсив (вместо подчеркивания) для названий крупных произведений (книг, журналов) и кавычки для названий более коротких произведений (стихов, статей)
    Имена авторов объявления

    Записи перечислены в алфавитном порядке по фамилии автора (или, для всех отредактированных сборников, по именам редакторов). Имена авторов записываются сначала по фамилии, затем по имени, а затем по отчеству или отчеству, если необходимо:

    Берк, Кеннет

    Леви, Дэвид М.

    Уоллес, Дэвид Фостер

    Не указывайте титулы (доктор, сэр, святой и т. Д.) Или степени (доктор философии, магистр медицины, доктор стоматологии и т. Д.) С именами. В книге с автором по имени «Джон Бигбрейн, доктор философии» написано просто «Бигбрейн, Джон». Однако обязательно включайте суффиксы, такие как “Jr.” или “II.” Если сложить все вместе, работа доктора Мартина Лютера Кинга-младшего будет процитирована как «Кинг, Мартин Лютер-младший». Здесь суффикс после имени или отчества и запятой.

    Более одной работы автора

    Если вы процитировали более одной работы определенного автора, расположите записи в алфавитном порядке по названию и используйте три дефиса вместо имени автора для каждой записи после первой:

    Берк, Кеннет. Грамматика мотивов . […]

    —. Риторика мотивов . […]

    Когда автор или редактор сборника выступает и как единственный автор текста, и как первый автор группы, сначала укажите записи соло-авторов:

    Heller, Стивен, изд. Образование электронного дизайнера .

    Хеллер, Стивен и Карен Помрой. Грамотность дизайна: понимание графического дизайна.

    Работа без известного автора

    Упорядочить произведения, автор которых неизвестен по названию; используйте сокращенную версию названия в скобках в вашей статье.В данном случае у Boring Postcards USA нет известного автора:

    .

    Бодрийяр, Жан. Симулякры и симуляции. […]

    Скучные открытки США […]

    Берк, Кеннет. Риторика мотивов . […]

    Работа автора под псевдонимом или сценическим псевдонимом

    Новое в 9-м издании MLA: теперь существуют шаги, которые необходимо предпринять для цитирования работ автора или авторов, использующих псевдоним, сценическое имя или другое имя.

    Если человек, которого вы хотите процитировать, хорошо известен, укажите наиболее известную форму имени автора.Например, поскольку Льюис Кэрролл – это не только псевдоним Чарльз Доджсон , но и более известная форма имени автора, цитируйте первое имя в противоположность второму.

    Если настоящее имя автора менее известно, чем его псевдоним, укажите псевдоним автора в квадратных скобках после цитирования его настоящего имени: «Кристи, Агата [Мэри Вестмакотт]».

    Авторы, опубликовавшие различные работы под разными именами, могут цитироваться под одной формой имени автора.Если форма имени, которое вы хотите процитировать, отличается от того, что указано в работе автора, включите последнее в квадратные скобки после выделенного курсивом , опубликованного как : «Irving, Washington [ Publish as Knickerbocker, Diedrich]».

    Другой приемлемый вариант, в случаях, когда имеется только две формы имени автора, – цитировать обе формы имени автора как отдельные записи вместе с перекрестными ссылками в квадратных скобках: «Элиот, Джордж [ см. Также Evans, Мэри Энн].».

    Как создать и использовать форму ввода данных в Excel

    В этом руководстве вы узнаете, как активировать встроенную форму ввода в Excel и как добавить на рабочий лист специальную кнопку, чтобы открыть форму.

    Когда дело доходит до ввода информации в электронные таблицы Excel, большинство людей делают это традиционным способом – ячейка за ячейкой, строка за строкой. Чтобы сделать процесс более удобным и менее трудоемким, вы можете использовать специальную форму для ввода данных. Это поможет вам сосредоточиться на отдельных записях, по одной, без необходимости горизонтальной прокрутки между столбцами.

    Форма ввода данных Excel

    Вы можете этого не знать, но в Excel есть специальная форма для ввода данных в электронную таблицу, которая делает процесс ввода более быстрым, удобным для пользователя и менее подверженным ошибкам, особенно на больших листах.

    Как пользователи обычно заполняют таблицы Excel? Путем ввода данных прямо в ячейки. Иногда вы прокручиваете вверх, чтобы увидеть заголовки столбцов, а иногда прокручиваете вправо, а затем возвращаетесь к началу таблицы. При больших наборах данных есть возможность что-то перепутать и ввести информацию не в ту ячейку.

    Чтобы упростить ввод, вы можете попросить Excel отобразить одну строку информации в удобном диалоговом окне. Здесь вы можете точно добавлять новые записи, а также обновлять и редактировать существующие. Вы также можете настроить проверку данных, чтобы гарантировать, что принимаются только записи, соответствующие определенным критериям.

    Формы ввода данных поддерживаются в Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 и Excel 2007, но недоступны в Excel Online (Excel в Интернете).

    Вот как работает форма ввода данных в Excel:

    Примечания:
    • Форма данных ограничена максимум 32 столбцами / полями.
    • Поскольку форма данных является модальным диалоговым окном, ее нельзя напечатать . Более того, вы не можете распечатать рабочий лист, пока не закроете форму данных.

    Хотя инструмент формы существует во всех версиях от Excel 2007 до Excel 365, по умолчанию он скрыт. Итак, сначала вам нужно сделать его видимым, добавив кнопку «От» на ленту или на панель быстрого доступа, или и то, и другое.

    Чтобы добавить инструмент формы на панель быстрого доступа (QAT), выполните следующие действия:

    1. Щелкните маленькую стрелку вниз в дальнем правом углу QAT, а затем выберите Дополнительные команды во всплывающем меню.

    2. В открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Выбрать команды из выберите Все команды или Команды не на ленте .
    3. Прокрутите список команд слева, пока не увидите Form… и щелкните по нему.
    4. Нажмите кнопку Добавить посередине, чтобы переместить форму Form в список команд QAT справа.
    5. Нажмите ОК , чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

    Значок Form немедленно появится на панели быстрого доступа и будет доступен во всех ваших книгах.

    Хотите верьте, хотите нет, но вы успешно справились с главной задачей. Когда инструмент «Форма» находится в вашем Excel, для создания формы ввода данных для любой таблицы (новой или существующей) требуется всего лишь одно нажатие кнопки.

    Как оформить форму ввода данных в Excel

    Форма ввода данных доступна только для полнофункциональной таблицы Excel.Чтобы получить форму, вам просто нужно поместить свои данные в таблицу и нажать кнопку Form . Подробные инструкции приведены ниже:

    1. На листе, как обычно, введите заголовки столбцов в самой верхней строке. Если вам нужна форма ввода для существующего набора данных, пропустите этот шаг.
    2. Выберите любую ячейку в наборе данных и одновременно нажмите клавиши Ctrl + T. Это выберет все данные и преобразует их в таблицу.
    3. Поместите курсор в любом месте таблицы и нажмите кнопку Form .Выполнено!

    Чтобы не усложнять задачу, давайте в качестве примера сделаем эту небольшую таблицу:

    При нажатии кнопки Form автоматически создается форма ввода данных для вашей таблицы с полями, соответствующими заголовкам столбцов:

    Как видите, в форме ввода Excel есть несколько различных кнопок. Вот краткое объяснение того, что делает каждая кнопка:

    Помимо кнопок, для навигации можно использовать следующие клавиши:

    • Tab – перейти к следующему полю.
    • Shift + Tab – перейти к предыдущему полю.
    • Enter – сохранить текущую запись и начать новую.

    Как добавить новую запись

    Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы ввода данных, выполните следующие действия:

    1. Выберите любую ячейку в таблице.
    2. Нажмите кнопку Form на панели быстрого доступа или на ленте.
    3. В форме ввода нажмите кнопку New .
    4. Введите информацию в соответствующие поля.
    5. Когда закончите, нажмите клавишу Enter или снова нажмите кнопку New . Это добавит запись в таблицу и получит пустую форму для следующей записи.

    Наконечник. Чтобы быстро ввести определенную информацию, вы можете использовать те же ярлыки, которые вы используете в своих таблицах. Например:
    • Нажмите Ctrl +; для вставки сегодняшней даты .
    • Нажмите Ctrl + Shift +; для ввода текущего времени .

    Как искать записи

    Чтобы просмотреть записи одну за другой, вы можете использовать кнопки Find Prev и Find Next или вертикальную полосу прокрутки.Чтобы найти записи, удовлетворяющие определенным условиям, используйте кнопку Criteria .

    Например, чтобы найти все проекты, назначенные отделу дизайна, введите Design в поле Department и нажмите Find Next :

    Подстановочные знаки могут помочь вам расширить поиск. Например, чтобы найти проекты, которые содержат слово «навык» в любом месте имени проекта, введите * skill * в поле Project .

    При работе с числами и датами пригодятся такие логические операторы, как больше (>), меньше (<), равно (=), не равно (<>) и другие. Например, чтобы просмотреть записи, в которых дата начала предшествует 1 марта 2021 г., используйте « <1 марта 2021 г. » или « <1 марта 2021 г. » в качестве критерия:

    .

    Примечание. Критерии в форме данных: без учета регистра .Скажем, при поиске Design dept. Также будут найдены «ДИЗАЙН» и «дизайн».

    Как обновить и восстановить записи

    Если какая-то запись устарела или содержит неверную информацию, вы можете использовать критерии или кнопки навигации, чтобы перейти к записи, обновить неправильное поле и нажать Enter, чтобы зафиксировать обновленные данные в таблице.

    Если вы внесли некоторые случайные изменения, но еще не нажали клавишу Enter, вы можете вернуться к исходной записи, нажав кнопку Восстановить .Если вы уже нажали Enter и изменения были переданы в таблицу, нажмите Ctrl + Z, чтобы отменить.

    Как использовать проверку данных с формой ввода данных

    Чтобы ограничить ввод данных пользователем определенным типом данных, вы можете настроить правило проверки данных для одного или нескольких столбцов в вашей таблице, и ваши правила будут автоматически перенесены в форму ввода данных.

    Например, чтобы ограничить бюджет числами в заданном диапазоне , мы создаем это правило:

    Если кто-то попытается ввести значение, не соответствующее установленному вами правилу, отобразится предупреждение об ошибке (стандартное или индивидуальное):

    Ограничение: выпадающие списки недоступны в форме

    Использование проверки данных с формами ввода имеет одно ограничение – раскрывающиеся списки не появляются в полях ввода данных.Но даже несмотря на то, что раскрывающийся список не отображается внутри формы, его ограничения по-прежнему действуют. Если вы введете значение, которого нет в списке, форма отклонит его, как обычно это делает проверка данных.

    Формулы в формах ввода данных

    Если один или несколько столбцов в вашей таблице вычисляются по формулам, вы не сможете изменить эти формулы с помощью формы, потому что результат формулы отображается как текст, а не как редактируемое поле. Хотя это может показаться еще одним ограничением, на самом деле это сделано не просто так.Когда вы изменяете формулу таблицы в одной ячейке, формулы во всех других ячейках того же столбца изменяются автоматически. Чтобы не испортить ваши данные, редактирование формул в форме ввода заблокировано.

    Например, вы можете использовать следующую формулу, чтобы узнать, находятся ли фактические затраты ниже, выше или в рамках бюджета на основе 5% -ного порога:

    = IF (ABS ([@ [Фактическая стоимость]] / [@Budget] - 1) <= 5%, «В пределах бюджета», IF ([@ [Фактическая стоимость]]] / [@Budget] - 1> 5 %, «Превышение бюджета», ЕСЛИ ([@ [Фактическая стоимость]] / [@Budget] - 1 <5%, «Недостаточно бюджета», «»)))

    Если вы используете подписку Microsoft 365 и подписались на бета-канал (программа предварительной оценки Office), вы можете заключить приведенную выше формулу в функцию LET, как показано ниже.Это сделает вашу формулу более компактной, простой для понимания и более быстрой для расчета:

    = LET (dif, E2 / D2-1, IF (ABS (dif) 5%, «Превышение бюджета», IF (dif

    В форме ввода данных вы увидите только нередактируемый расчетный результат , а не формулу:

    Как открыть форму ввода данных с помощью VBA

    Если вы настраиваете стол для кого-то еще, ваши пользователи могут не знать, где искать кнопку «Форма». Более того, они могут не знать, что такая штука вообще существует 🙂 Чтобы сфокусировать ее, вы можете открыть форму ввода с помощью макроса.И чтобы запустить этот макрос, поместите специальную кнопку прямо на рабочий лист.

    Предполагая, что текущий лист имеет таблицу, вам понадобится всего одна строка кода, чтобы открыть форму:

    Подложка OpenDataEntryForm ()
    ActiveSheet.ShowDataForm
    Конец подписки
     

    Однако есть важное предостережение - приведенный выше код работает, только если:

    • Ваша таблица начинается с A1 или
    • Имеется имя « База данных », относящееся к вашей таблице (определенное имя, а не имя таблицы!).

    Чтобы преодолеть эти ограничения, вы можете использовать расширенную версию кода, которая указывает ячейку, с которой начинается ваша таблица (в нашем случае B2), дает имя «база данных» для текущего региона, открывает форму, а затем удаляет название:

    Подложка OpenDataEntryForm ()
    Dim nName As Name
    
    Диапазон ("B2"). CurrentRegion.Name = "database"
    ActiveSheet.ShowDataForm
    
    Для каждого nName в ActiveWorkbook.Names
    Если «база данных» = nName.Name Тогда nName.Удалить
    Следующее имя
    Конец подписки
     

    Примечание. Если вы не удалите имя «база данных» в коде, вы не сможете открыть форму (даже вручную) для любой другой таблицы в этой конкретной книге.

    Чтобы открыть форму ввода данных для таблицы в на другом листе , активируйте целевой рабочий лист (Sheet1 в приведенном ниже примере) перед выполнением основного кода:

    Подложка OpenDataEntryForm ()
    Dim nName As Name
    
    Рабочие листы («Лист1»).Активировать
    
    Диапазон ("B2"). CurrentRegion.Name = "database"
    ActiveSheet.ShowDataForm
    
    Для каждого nName в ActiveWorkbook.Names
    Если «база данных» = nName.Name Then nName.Delete
    Следующее имя
    Конец подписки
     

    После вставки кода вы можете поместить элемент управления в форме кнопки на свой рабочий лист и назначить ему макрос. Или вы можете создать кнопку из фигуры или другого объекта. Подробные инструкции находятся здесь: Как создать кнопку макроса в Excel.

    И теперь вы, пользователи, можете удобно открыть форму ввода данных, нажав красочную яркую кнопку.Им даже не нужно беспокоиться о том, чтобы поместить курсор в таблицу - форма будет открываться независимо от того, какая ячейка активна в данный момент.

    Если у вас мало опыта работы с VBA, могут оказаться полезными несколько сквозных руководств:

    Форма ввода данных Excel не работает

    Если форма данных не запускается в Excel, следующие советы по устранению неполадок могут помочь определить причину.

    Слишком много полей в форме данных

    При попытке создать форму данных для таблицы, содержащей более 32 столбцов, вы получите следующее сообщение об ошибке:

    В этом случае вам придется либо уменьшить количество столбцов в исходной таблице, либо вставить один или несколько пустых столбцов, разбивая большую таблицу на несколько меньших.А затем вы можете создать отдельную форму данных для каждой меньшей таблицы.

    Невозможно расширить список или базу данных

    Если вы пытаетесь добавить новую строку данных, но Excel сообщает, что не может расширить список или базу данных, это означает, что под таблицей есть другие данные, и добавление новой записи приведет к перезаписи существующих данных.

    Чтобы устранить эту ошибку, удалите все данные под таблицей, чтобы они могли расширяться вниз. Если вы ничего не видите под последней строкой, проблема, скорее всего, в пробелах, пустых строках или непечатаемых символах.В этом случае используйте команду «Очистить все», чтобы очистить рабочую область.

    Курсор находится за пределами таблицы

    При нажатии кнопки «Форма» появляется сообщение об ошибке, указанное ниже, скорее всего, курсор находится за пределами таблицы. Просто щелкните любую ячейку в таблице и попробуйте снова открыть форму.

    Имеется именованный диапазон "База данных"

    Если в вашей книге есть диапазон с именем «база данных», форма всегда будет ссылаться на этот диапазон, даже если вы открываете его для таблицы.