Чиновников начали активно штрафовать за поездки на служебных авто в личных целях

Чиновников начали активно штрафовать за использование служебных автомобилей в личных целях. Прокуратура в таком случае вменяет статью КоАП “Самоуправство”. Как рассказал заведующий Бюро адвокатов “Де-юре” Никита Филиппов, число таких дел растет, а выявлять частные поездки чиновников помогают камеры на дорогах.

Куда не имеет права чиновник ездить на своей служебной машине? Когда он не имеет права ей пользоваться?

Никита Филиппов: Проще ответить, куда и когда чиновник может ездить на служебной машине – исключительно в служебных целях и в служебное время.

По общему правилу при использовании автомобиля в служебных целях используется путевой лист, в котором отмечается время выезда из гаража и время возвращения, маршрут движения и километраж. Отсутствие данных о поездке, несовпадение с фактическим маршрутом движения в путевом листе практически на 100 процентов означает, что автомобиль используется не в служебных целях, а следовательно, в личных.

Так, в прошлом году оштрафовали главврача одной из больниц за то, что последняя неоднократно ездила в соседний город на концерты Вики Цыгановой, Лолиты и Кристины Орбакайте. Сотрудника полиции в г. Перми уволили за использование служебного автомобиля в период нахождения в ежегодном отпуске, при этом было также установлено, что он неоднократно передавал управление автомобилем своей супруге.

Вправе ли чиновник взять из гаража свою служебную машину без водителя, лично сесть за руль и поехать по личным делам? Или взять водителя и заплатить ему из своего кармана?

Никита Филиппов: Использование служащими служебного автомобиля в целях, не связанных со служебной деятельностью, прямо запрещено. Более того, в силу положений Закона о противодействии коррупции такие действия квалифицируются как злоупотребление служебным положением и считаются проявлением коррупции.

Законами о государственной гражданской службе, о муниципальной службе установлен прямой запрет на использование в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического, финансового и иного обеспечения, другое муниципальное имущество.

Как выявить использование служебной машины в личных целях?

Никита Филиппов: Как уже было указано выше, отсутствие у служащего оформленного путевого листа, командировочного удостоверения (при дальних поездках) свидетельствуют об использовании автомобиля в личных целях.

Кроме того, в судебной практике в качестве доказательства факта использования служебной машины в личных целях используются такие обстоятельства, как поездки за пределами рабочего времени, поездки в то время, как должностное лицо находилось на больничном или в отпуске, часто привлекаются свидетели, используются данные системы “Поток” и аналогичных комплексов. Многие чиновники попадаются на штрафах, которые фиксируются камерами фиксации нарушений ПДД.

Не так давно был случай, когда из Московского городского суда в адрес ГУ МВД России по Москве поступило письмо, из которого следовало, что участковый неоднократно не оплачивал парковочные места на платных городских парковках, но поскольку он имел специальное звание сотрудника полиции, суд отказался привлекать его к административной ответственности. По результатам проверки сотрудник был уволен из органов по отрицательным мотивам.

После того, как чиновника оштрафуют за использование служебной машины в личных целях, обязаны ли его уволить? Или он может продолжать службу?

Никита Филиппов: Увольнение как мера дисциплинарного взыскания безусловно применяется. Но также по результатам служебной проверки могут быть вынесены иные дисциплинарные взыскания, например, замечание или выговор. Это зависит от решения комиссии по результатам проверки, которая в свою очередь учитывает такие обстоятельства, как тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, соблюдение служащим иных ограничений, исполнение им своих должностных обязанностей.

В зависимости от объема допущенных злоупотреблений и квалификации пойманного нарушителя могут привлечь и к уголовной ответственности.

В среде криминалистов даже бытует фраза о том, “что руководителя крупного государственного предприятия проще всего посадить за поездки на дачу на служебном автомобиле”. В частности, правоохранительные органы вполне возбудить и уголовное дело в отношении любителя покататься в нерабочее время по ст. 160 УК РФ (присвоение), а также для руководителей организаций ст. 201 УК РФ (злоупотребление полномочиями), или для государственных и муниципальных служащих – ст. 285 УК РФ (злоупотребление должностными полномочиями) и ст. 286 УК РФ (превышение должностных полномочий).

Как часто вообще чиновники ездят на служебных авто в личных целях, можно ли провести чёткую грань, отделив частные поездки от служебных?

Никита Филиппов: В последнее время такие факты фиксируются всё чаще. Прежде всего это связано с развитием автоматических камер слежения. Например, сам факт фиксации нарушения ПДД уже может явиться основанием для проведения соответствующей проверки.

Статью о практике наказания чиновников за поездки на служебных авто в личных целях читайте в ближайшей полосе Право “Российской газеты”.

Оформление служебного автомобиля в личных целях

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление служебного автомобиля в личных целях (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Оформление служебного автомобиля в личных целях

Судебная практика: Оформление служебного автомобиля в личных целях Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.02.2020 N 88-3975/2020
Требование: О восстановлении на работе, взыскании денежного содержания.
Обстоятельства: Истец указал, что был незаконно уволен со службы в органах внутренних дел в связи с совершением проступка, порочащего честь сотрудника органов внутренних дел.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Разрешая спор, суд первой инстанции пришел к выводу о том, что поступков, вызывающих сомнение в объективности, справедливости и беспристрастности сотрудника, наносящих ущерб его репутации, авторитету федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, а также государственной власти Ш. Е.С. не совершал, в связи с чем, признал приказ об увольнении незаконным. При этом суд первой инстанции исходил из того, что отсутствие состава административного правонарушения, предусмотренного ст. 12.8 КоАП РФ в действиях Ш.Е.С. связано с результатами, недостаточными для определения у водителя состояния опьянения, следовательно, законодатель определил допустимую норму, не влияющую негативно на последствия при управлении гражданином транспортным средством. Суд учел, что виновником дорожно-транспортного происшествия Ш.Е.С. не являлся, сообщил о нем в дежурную часть, оказал помощь пассажиру, при этом не находился в служебном обмундировании и машине со спецсигналами. Суд указал, что само по себе совершение дорожно-транспортного происшествия не может нарушать профессионально-этические принципы, нравственные правила поведения сотрудника органа внутренних дел. Кроме того, суд исходил из того, что Ш.Е.С. с учетом специфики работы оперуполномоченного, выполнял поручение следователя, несмотря на свой выходной день, а установленные нарушения при оформлении путевого листа на служебный автомобиль не свидетельствуют об использовании служебного автомобиля в личных целях. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Решение Московского городского суда от 24.10.2018 по делу N 7-12051/2018
Требование: Об отмене актов о привлечении к административной ответственности по ст. 8.25 КоАП г. Москвы (размещение транспортных средств на территории, занятой зелеными насаждениями).
Решение: В удовлетворении требования отказано.Доводы жалобы о том, что на момент фиксации административного правонарушения данным автомобилем управляло другое лицо – водитель фирмы *** ов Р.М., который в момент совершения правонарушения действовал не по распоряжению работодателя и использовал транспортное средство в личных целях, фирма не располагала сведениями о нецелевом использовании автомобиля водителем до момента получения постановления МАДИ, путевой лист соответственно не оформлялся; вывод суда о том, что водитель является работником фирмы и по этой причине заинтересован в уклонении работодателя от административной ответственности, представляется сомнительным и не подтверждается материалами дела; *** ов в своей объяснительной на имя начальника отдела кадров пояснил, что в указанное в постановлении время он действительно использовал служебный автомобиль в личных целях – для посещения праздничной службы в мечети на ул. Большая Татарская, где и совершил заезд на газон, – не могут быть признаны состоятельными, не свидетельствуют о неправильности квалификации действий заявителя, о невиновности заявителя и отсутствии события правонарушения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Оформление служебного автомобиля в личных целях

Нормативные акты: Оформление служебного автомобиля в личных целях

«Налево» на служебном авто. Бухгалтер 911, № 50, Декабрь, 2018

Первое, что приходит на ум многим бухгалтерам в подобной ситуации, — вообще никак не оформлять и не отражать в учете «личную» поездку сотрудника на служебном авто. Но в этом случае предприятие рискует. Если во время такой поездки водитель попадет в ДТП, нести гражданско-правовую ответственность за это ДТП (т. е. возмещать ущерб, причиненный другим лицам) будет предприятие. Доказать тот факт, что работник в это время не исполнял свои трудовые обязанности, будет сложно.

Не лишен недостатков и вариант с «камуфлированием» поездки в личных целях под хоздеятельность, когда оформляют командировку, хозяйственность которой нужно подтвердить соответствующими документами (хотя бы протоколом о намерениях). Не все любят «лукавить», а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющих.

Поэтому рассмотрим способы узаконивания поездки в личных целях на служебном транспорте. Здесь мы видим три возможных варианта оформления отношений: соцпакет, аренда и ссуда.

Соцпакет

Безопасный вариант — оформить все как оплатно-трудовую соцпакетную «выплату»*. Возможность использовать служебное авто в нерабочее время в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре в разделе «Оплата труда». При этом, чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, в договоре лучше прописать следующее: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня».

Налог на прибыль. В этом случае мы, по сути, имеем дело с натуральной оплатой труда. Это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хоздеятельности предприятия. То есть амортизация такого авто, как производственного объекта основных средств (ОС), в налоговом учете начисляется в обычном порядке.

НДС. Минимальная «подпорка» (минбаза) по НДС-обязательствам в таком случае — обычная цена (п. 188.1 НКУ). Соответственно у предприятия возникнут НДС-обязательства исходя из обычной цены аренды аналогичного авто.

Нужно будет выписать две налоговых накладных (НН): первую — на фактическую стоимость предоставленной услуги (0 грн.); вторую — исходя из «минбазы» (размер «обычной» арендной платы).

НДФЛ, военсбор и ЕСВ. Обложение такого дохода НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, который предусматривает не только «натуральный» коэффициент (при ставке 18 % он равен 1,219512), но и обычные цены (опять-таки, исходя из стоимости аренды аналогичного авто).

Сумму натуральной зарплаты отражают в разделе I формы № 1ДФ с признаком дохода «101».

Военсбор (ВС), по мнению налоговиков, нужно удерживать из суммы неденежного дохода без применения «натурального» коэффициента (см. письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, категорию 103.25 ЗІР).

Ну и, естественно, данная неденежная выплата, как входящая в состав фонда оплаты труда, подлежит обложению ЕСВ.

Пример 1. Работник с разрешения администрации использовал служебный автомобиль в выходные дни для поездок в личных целях. Возможность такого использования автомобиля входит в соцпакет как оплата труда, о чем сделаны оговорки в коллективном договоре.

Стоимость аренды аналогичного авто составляет 1350 грн. Соответственно сумма налоговых обязательств по НДС составит 270 грн. (1350 грн. х 20 %).

Стоимость использования автомобиля с учетом НДС, увеличенная на «натуральный» коэффициент, включена в налогооблагаемый доход работника: (1350 грн. + 270 грн.) х 1,219512 = 1975,61 грн. С нее удержан НДФЛ в сумме 355,61 грн. (1975,61 грн. х 18 %) и военсбор в сумме 24,30 грн. ((1350 грн. + 270 грн.) х 1,5 %).

Сумма начисленного ЕСВ составила 434,63 грн. (1975,61 грн. х 22 %).

Отразим эти операции в бухучете.

Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
	дебет	кредит
1. Начислены НДС-обязательства	949	641/НДС	270,00
2. Удержан НДФЛ за счет зарплаты работника	661	641/НДФЛ	355,61
3. Удержан военный сбор	661	642/ВС	24,30
4. Начислен ЕСВ	949	651	434,63

Аренда

Отношения оформляют в рамках гражданско-правового поля (ст. 798 — 805 ГКУ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией — отталкиваясь в ней, например, от суммы амортизации и накинув на нее минимальную прибыль).

Обратите внимание! Договор аренды авто при участии физлица подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 ГКУ).

В договоре аренды можно оговорить, что при передаче транспортного средства арендодатель предоставляет арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис и др.

По традиции передачу/возврат объекта аренды оформляют актом приема-передачи. А для отражения в учете арендных услуг составляют акт предоставленных услуг.

В части налогов здесь все стандартно. На сумму арендной платы, но не ниже обычных цен (п. 188.1 НКУ) начисляются НДС-обязательства.

Определенная в договоре сумма арендной платы (за вычетом НДС) попадет в доход предприятия и повлияет на финрезультат до налогообложения.

Что касается дохода работника, то НДФЛ и ВС тут возникать не должны. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ, согласно которому в доход включается, в частности, сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для физлица. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно.

Пример 2. По договору аренды предприятие передало служебный автомобиль работнику в личное пользование на 2 выходных дня. Сумма арендной платы согласно договору — 200 грн., НДС — 40 грн.

«Обычная» арендная плата — 960 грн. (в том числе НДС 160 грн.).

Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет		Сумма, грн.
	дебет	кредит
1. Отражена сумма дохода от предоставления автомобиля в аренду	361	713	240
2. Начислены налоговые обязательства по НДС (исходя из договорной арендной платы)	713	641/НДС	40
3. Отражены налоговые обязательства, начисленные на разницу между обычной ценой и договорной арендной платой (160 грн. – 40 грн.)	949	641/НДС	120
4. Работником внесена арендная плата в кассу предприятия*	301	361	240
* Доходы от предоставления движимого имущества в аренду, если эта деятельность не является основной для предприятия, относятся к прочим операционным доходам (п. 7 П(С)БУ 15 «Доход»). Налоговики в настоящий момент признают, что получение таких доходов в наличной форме может производиться через кассу предприятия с оформлением приходных кассовых ордеров, без применения РРО (см. категорию 109.03 ЗІР).

Ссуда

Договор ссуды предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Обратите внимание! В отличие от договора аренды, договор ссуды автомобиля с участием физлица нотариально удостоверять не обязательно (ч. 4 ст. 828 ГКУ).

Для наземных самоходных транспортных средств, к которым относятся и автомобили**, в ч. 4 ст. 828 ГКУ сделано исключение.

Принимая в расчет то, что к договору ссуды применяются положения «арендной» гл. 58 ГКУ, передачу автомобиля в ссуду оформляют актом приема-передачи. Форма этого акта не утверждена (составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов первичного документа). Можно использовать типовую форму № ОЗ-1.

При возврате авто из ссуды также составляют акт.

Теперь о налогах.

Налог на прибыль. Поскольку автомобиль будет передан в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о его переводе в непроизводственные основные средства. Из эксплуатации авто также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает. Следовательно, амортизацию автомобиля начисляют в общем порядке.

Даже если налоговики будут настаивать на необходимости перевода в непроизводственные основные средства на вечер пятницы, то с утра понедельника они опять станут производственными.

Доход у предприятия от передачи авто работнику в бесплатное пользование не возникает. Каких-то особых налоговых разниц, связанных с передачей автомобиля в ссуду физлицу, НКУ не содержит.

НДС. Предоставление автомобиля работнику в бесплатное пользование попадает под определение поставки услуг (п.п. «в» п.п. 14.1.185 НКУ). При этом минимальная база обложения НДС установлена на уровне обычных цен (п. 188.1 НКУ). Поэтому предприятию придется выписать две налоговые накладные: первую — на фактическую стоимость предоставленной услуги — 0 грн., вторую — исходя из минбазы обложения НДС согласно п. 188.1 НКУ (тут вполне подойдет размер платы за аренду аналогичного авто).

Что касается налогового кредита, то поскольку автомобиль не переводится в непроизводственные основные средства / используется в облагаемых операциях, оснований для начисления «компенсирующих» налоговых обязательств (п. 198.5 НКУ) исходя из остаточной стоимости (п. 189.1 НКУ) нет. Но даже если налоговики такие основания увидят, то часть вторая п. 198.5 НКУ позволяет откорректировать увеличенные НДС-обязательства с помощью расчета корректировки.

НДФЛ, ВС и ЕСВ. Не облагать НДФЛ стоимость бесплатного пользования автомобилем рискованно. Налоговики, очевидно, будут смотреть в сторону «допблагового» п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ (ср. 025069200). Он предписывает включать в налогооблагаемый доход физлица, в частности, стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг), которую рассчитывают исходя из обычных цен (например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто). «За компанию» будет и обложение военсбором.

Хотя можно попытаться пойти (получить ИНК) «по стопам» ситуации с бесплатным пользованием работником жильем, где налоговики признают остуствие у работника дохода (см. письмо ГФСУ от 24.05.2017 г. № 324/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Что касается ЕСВ, то поскольку отношения выходят за рамки трудовых, его начислять не нужно.

Бухучет. Автомобиль, переданный в ссуду, остается на балансе предприятия-ссудодателя. Поэтому передача авто в ссуду работнику в бухучете предприятия не отражается (разве что будет движение по субсчетам: Дт 105/ссуда — Кт 105/1).

Амортизацию на «ссуженный» автомобиль начисляют в обычном порядке с отражением по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» или субсчета 977 «Прочие расходы деятельности» (Дт 949, 977 — Кт 131). Все потому, что использование автомобиля, переданного в бесплатное пользование работнику, напрямую не связано с производством или реализацией основной продукции (товаров, услуг). Это по правилам. Но в случае единоразовой краткосрочной ссуды (например, на 2 выходных дня), на наш взгляд, эту двухдневную амортизацию можно отдельно и не выделять, поскольку ее сумма будет несущественной.

Доходы по бесплатной услуге в бухучете не отражаются.

НДС-обязательства, начисленные исходя из обычных цен, отражаем проводкой Дт 949 — Кт 641/НДС, а сумму удержанных с работника НДФЛ и ВС — проводкой Дт 661 — Кт 641/НДФЛ, 642/ВС.

В общем, если вы решите узаконить пользование автомобилем, определяйтесь сами, каким путем пойти. Идеальных вариантов нет — каждый имеет свои плюсы и минусы.

Учет использования легкового автомобиля на предприятии

Предприятием приобретен автомобиль. Им пользуется директор и в личных, и в хозяйственных целях. Какие налоговые последствия таких поездок и как правильно вести учет на предприятии, если пользуется он им и на выходных?

Стоит отметить, что на сегодняшний день служебный легковой автомобиль может быть не только способом облегчения трудового процесса (в зависимости от финансового состояния предприятия), но и показателем определенного карьерного статуса работника. С одной стороны, служебный автомобиль обязателен для ряда профессий, таких как водители, торговые агенты, аварийные комиссары и т. д., для которых выполнение трудовой функции без него просто невозможно. С другой стороны, для персонала определенного уровня, например исполнительного директора, служебный автомобиль может быть предоставлен как дополнительный бонус в соответствии с решением лиц, наделенных наивысшими полномочиями. При этом вполне логично, что не всегда служебный автомобиль используется исключительно в рабочих целях.

Целевое использование служебных автомобилей можно определить в приказе об учетной политике. Использование служебного автомобиля в рабочих целях означает, что работник эксплуатирует его с целью выполнения трудовых обязанностей. Как правило, функции персонала регулируются трудовыми договорами, должностными инструкциями, спецификой вида деятельности предприятия.

Что же касается использования служебного автомобиля в неслужебных целях, то подразумевается, что сотрудник ездит на служебном автомобиле по личным делам, которые не связаны с его трудовыми функциями. Очевидно, что использование автомобиля директором во время отпуска, в период временной нетрудоспособности, в выходные дни достаточно наглядно и может повлечь за собой налоговые последствия для предприятия. Что касается использования автомобиля до или после окончания рабочего дня, то возможен вариант, когда местом стоянки автомобиля может быть определен гараж (личный или арендованный), который находится вблизи места жительства директора.

На предприятии целесообразно оформлять путевые листы служебного легкового автомобиля. Несмотря на то что приказ Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74, которым была утверждена типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкция о порядке ее применения, утратил силу на основании приказа Государственной службы статистики Украины от 19.03.2013 г. № 95, предприятиям рекомендовано вести учет использованного на автомобиль топлива с применением самостоятельно изготовленных бланков путевых листов, которые должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм. Данное требование предусмотрено пунктом 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88 (письма Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. № 4492/25/10-13 и МФУ от 06.12.2013 г. № 31-08410-07-27/35654). В таком путевом листе можно четко разграничить работу автомобиля в рабочее и нерабочее время.

Если имели место случаи использования автомобиля в личных целях директора, стоимость таких расходов может быть удержана из заработной платы или возмещена предприятию путем внесения средств в кассу. В противном случае, такие расходы согласно пп. 164.2.17 НКУ признаются доходом директора, полученным как дополнительное благо (в 1ДФ отражаются с признаком “126”). Поскольку такой доход получен в неденежной форме, сумма НДФЛ рассчитывается с применением “натурального” коэффициента.

Также операция является объектом обложения военным сбором согласно пп. 1.2 п. 16

1 подразд. 10 разд. XX НКУ.

В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона Украины “О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование” от 08.07.2010 г. № 2464-VI в базу обложения ЕСВ включается сумма средств, полученная наемным работником как основная и дополнительная заработная плата, прочие поощрительные и компенсационные выплаты и вознаграждения, за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам. При этом к фонду оплаты труда относятся, в частности, прочие выплаты индивидуального характера (пп. 2.3.4 разд. 2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5). Поэтому расходы, связанные с использованием служебного автомобиля в личных целях, являются базой начисления ЕСВ по ставке 22 %.

Для целей определения базы обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ предприятию необходимо определиться с составом затрат, связанных с использованием автомобиля, а также определить долю таких затрат в части использования автомобиля в личных целях директора.

Необходимо также отметить, что согласно пп. 213.1.2 НКУ использование топлива для такого служебного автомобиля в части использования для личных нужд директора является объектом обложения акцизным налогом, в связи с чем предприятие должно зарегистрироваться плательщиком акцизного налога и по данной операции составлять и регистрировать акцизную накладную.

В соответствии с пп. 134.1.1.НКУ объектом налогообложения является прибыль, определяемая путем корректировки финансового результата до налогообложения на разницы согласно разд. III НКУ. Разницы, связанные с нехозяйственной деятельностью не предусмотрены.

Что касается НДС, то согласно п. 198.5 НКУ плательщик НДС обязан начислить условные обязательства исходя из базы налогообложения, определенной в соответствии с п. 189.1 НКУ, составить не позднее последнего дня отчетного периода и зарегистрировать в ЕРНН сводную налоговую накладную по товарам, работам, услугам, необоротным активам, если они начинают использоваться в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью плательщика налога.

Ольга Буркун, Аудитор АФ «Курсор-Аудит»

Усть-Каменогорский чиновник использовал служебный автомобиль в личных целях – Новости

Факты использования служебного автотранспорта в личных целях установлены во время рейда сотрудниками Департамента по делам государственной службы и противодействия коррупции, передает Zakon.kz со ссылкой на Kaзинфopм.

Воскресным днем, 11 ноября, около 16 часов был остановлен служебный автотранспорт под управлением чиновника среднего звена одного из областных управлений, у которого отсутствовал путевой лист легкового автомобиля, как того требует закон. Несмотря на его служебную необходимость выехать на объект, стражи порядка не стали делать исключение госслужащему и сначала составили административный протокол в отношении виновного лица, а после сопроводили машину в специальную “штрафную” стоянку.

В сообщении департамента отмечается, что в ряде случаев служебный автотранспорт используется самими водителями, при том после окончания рабочего времени, и, несмотря на то, что водитель госслужащим не является, но транспорт все-таки “казенный”, и поэтому по всем таким фактам принимаются меры с привлечением виновного лица к дисциплинарной ответственности.

Между тем, еще в 2017 году департаментом была запущена горячая линия в мессенджере WhatsАpp, которая пришлась по душе простому обывателю. Неравнодушные граждане и по сей день направляют свои фото и видео съемки на номер департамента, по которым в обязательном порядке проводятся проверочные мероприятия. А буквально на днях поступили фотоматериалы об использовании служебного транспорта в личных целях – подвозили детей в школу.

По результатам расследования виновное лицо было установлено и привлечено к дисциплинарной ответственности. Департамент, проанализировав ситуацию, в целях исключения негативной критики со стороны населения, октябре месяце провел свои профилактические рейды у дошкольных и общеобразовательных учреждений Усть-Каменогорск. В результате рейда установлено 5 случаев нерационального использования служебного автотранспорта. Выявлены около 30 фактов нецелевого использования служебного автотранспорта либо использования с нарушением требований законодательства.

“Использования служебного автотранспорта во внеслужебных целях находится на контроле департамента. Работа в данном направлении будет продолжена”, – сообщили в пресс-службе ведомства.

 

Использование служебного автомобиля в личных целях (PUCC)

Используют ли ваши сотрудники автомобили, принадлежащие компании или взятые в лизинг, в личных целях? В таком случае вам необходимо знать, как поступать с отчетами о личном использовании служебного автомобиля для целей заработной платы и налогов.

Прочтите, чтобы узнать:

• Что такое личное использование служебного автомобиля?
• Как рассчитать стоимость служебного автомобиля для личного пользования
• Как сообщить о личном использовании служебного автомобиля и уплатить налоги

Что такое личное использование служебного автомобиля?

Использование служебного автомобиля в личных целях (PUCC) – это когда сотрудник использует служебный автомобиль в личных целях.Вождение служебного автомобиля для личного пользования является облагаемой налогом дополнительной безналичной льготой (также известной как льгота, которую вы предоставляете в дополнение к заработной плате). В результате вы, как правило, должны включать стоимость использования транспортного средства в личных целях в доход сотрудника и удерживать налоги.

Если сотрудник использует служебный автомобиль исключительно в деловых целях, относитесь к использованию по-другому. Использование служебного автомобиля в служебных целях считается дополнительной льготой в рабочем состоянии. Дополнительное пособие по условиям работы означает, что стоимость использования транспортного средства не включается в доход работника и не облагается налогом, поскольку оно необходимо работнику для выполнения своей работы.

Итак, что считается личным использованием служебного автомобиля? PUCC включает:

• Поездки на работу и с работы
• Выполнение личных поручений
• Использование в отпуске или в выходные
• Использование супругом или иждивенцем

Если сотрудник действительно использует служебный автомобиль для одной из вышеперечисленных целей, определите его стоимость и включите это в качестве компенсации работнику в налоговых целях.

Исключения

В некоторых случаях использование сотрудником служебного автомобиля в личных целях не подлежит включению в заработную плату и налоги.

Исключения включают:

• Небольшие дополнительные льготы
• Транспортное средство, предназначенное для неличного использования
• Демонстрационные автомобили

Минимальные дополнительные льготы

De minimis означает слишком мало для рассмотрения. Если PUCC сотрудника настолько мал, что его было бы неразумно или невыполнимо с административной точки зрения (например, нечастые и короткие побочные поездки), вы можете исключить его.

Квалифицированный автомобиль не для личного пользования

Если служебный автомобиль имеет особую конструкцию, которая делает использование в личных целях маловероятным, исключите использование в личных целях из заработной платы сотрудников.

К автотранспортным средствам, разрешенным для использования без личного пользования, относятся:

• Маркированные автомобили полиции, пожарной охраны и службы общественной безопасности
• Автомобили без опознавательных знаков, используемые сотрудниками правоохранительных органов, если использование официально разрешено
• Машины скорой помощи
• Слуховые аппараты
• Грузовые автомобили для доставки только с сиденьем водителя или с водителем и складным сиденьем откидное сиденье
• Передвижные фургоны
• Школьные автобусы
• Пассажирские автобусы вместимостью не менее 20 человек
• Транспортные средства для животных
• Строительные или специально разработанные рабочие транспортные средства (например.г., самосвалы, бетономешалки, вилочные погрузчики, мусоровозы)
• Рефрижераторы
• Квалифицированные ремонтные машины
• Грузовики с полной массой более 14000 фунтов
• Тракторы и другая спецтехника

Можно получить дополнительная информация об исключении для транспортных средств, предназначенных для ненадлежащего использования, в Публикации 15-B.

Демонстрационные автомобили

Не включайте личное использование демонстрационного автомобиля, если сотрудник является постоянным продавцом автомобилей или менеджером по продажам в зоне продаж дилерского центра.

Чтобы подпадать под это исключение, вы должны существенно ограничить PUCC сотрудника:

• Никто другой не может использовать автомобиль
• Сотрудник не может ездить на нем в отпуск
• Нет места для хранения личных вещей

Личное использование ограничено максимальным из 75-мильного радиуса автосалона или фактическое расстояние до работы сотрудника.

Дополнительную информацию об освобождении от использования в личных целях для демонстрационных автомобилей можно найти в Публикации 15-B.

Как рассчитать стоимость служебного автомобиля для личного пользования

Итак, как именно рассчитать ценность личного использования сотрудником служебного автомобиля? Вы можете использовать один из следующих методов, чтобы определить значение PUCC:

• Общее правило оценки
• Правило центов за милю
• Правило коммутации
• Правило арендной стоимости

Общее правило оценки – это наиболее часто используемый метод для определения стоимости дополнительных льгот.Однако вы можете использовать одно из специальных правил оценки (центов за милю, стоимость проезда или отпуск) для определения значения PUCC.

Не забудьте не включать выгоду от условий работы в значение PUCC. Опять же, вознаграждение за условия работы – это использование транспортного средства, которое сотрудник использует в деловых целях.

Вы можете узнать больше о каждом из этих правил в Публикации IRS 15-B.

Общее правило оценки

Согласно общему правилу оценки, рассчитайте стоимость PUCC, используя справедливую рыночную стоимость (FMV).

Справедливая рыночная стоимость PUCC – это цена, которую работник заплатил бы третьей стороне за покупку или аренду льготы в том же географическом районе и на тех же или сопоставимых условиях.

Правило

центов за милю

Согласно правилу центов за милю для транспортного средства, определите использование сотрудником стоимости транспортного средства компании, используя стандартную ставку возмещения миль.

Чтобы найти значение PUCC сотрудника в соответствии с правилом центов за милю, умножьте количество пройденных ими личных миль на стандартную ставку миль IRS.

На 2021 год стандартный пробег составляет 56 центов за милю. В ставку включены расходы на обслуживание, страховку и топливо. Если вы не доставляете топливо своим сотрудникам, вы можете снизить тариф на 5,5 центов за милю.

Чтобы использовать это правило, вы должны соответствовать следующим условиям:

1. Вы ожидаете, что сотрудник будет регулярно использовать транспортное средство для бизнеса в течение года
   1. Не менее 50% общего пробега в год должно приходиться на бизнес
   2. Транспортное средство обычно используется каждый рабочий день для перевозки не менее трех сотрудников туда и обратно. работа в составе коммутирующего пула, спонсируемого работодателем
2. Сотрудники проходят тест на пробег
   1. Транспортным средством управляют сотрудники со скоростью не менее 10 000 миль в год (вместе взятые для деловых и личных поездок)
   2. Транспортное средство в основном используется сотрудниками

Вы не можете использовать правило центов за милю для транспортного средства, если его стоимость в первый день использования превышает сумму, установленную IRS.Эти значения меняются каждый год.

Если вы используете правило центов за милю для транспортного средства, вы должны использовать правило для всех последующих лет. Однако вы можете использовать правило проезда, если автомобиль соответствует требованиям. И если транспортное средство больше не соответствует правилу центов за милю, вы можете использовать другое правило.

Посмотрите на это в действии: Допустим, сотрудник проезжает 1500 миль на автомобиле компании по личным причинам. Умножьте личный пробег сотрудника (1500) на стандартную ставку миль (56 ¢), чтобы определить, сколько нужно включить в его заработную плату.Значение PUCC за год составляет 840 долларов (1500 X 0,56).

Правило проезда

Использует ли сотрудник служебный автомобиль для поездок на работу и с работы? Если это так, вы можете выбрать использование правила коммутирующей оценки.

Согласно правилу коммутации, значение PUCC составляет 1,50 доллара США за поездку в одну сторону на одного сотрудника. Вы можете использовать это правило, если вы:

• Предоставьте сотруднику автомобиль для использования в вашем бизнесе и потребуйте, чтобы он ездил на нем по некоммерческим деловым причинам
• Установите письменную политику, запрещающую сотруднику использовать автомобиль в других личных целях, кроме минимального личного использования
• Убедитесь, что сотрудник, использующий автомобиль для поездок на работу, не является сотрудником службы контроля.Контрольный сотрудник – это:
  • Корпоративный служащий, зарабатывающий не менее 115000 долларов в 2021 году
  • Директор
  • Работник, чья зарплата составляет 235000 долларов или более
  • Работник, владеющий 1% или более в капитале, капитале или доле в прибыли в вашем бизнесе
  • Высокооплачиваемый сотрудник (5% собственник в любое время в течение предыдущего года или получил более $ 130 000 в качестве заработной платы за предыдущий год)

Особое примечание: Существует также правило о небезопасных условиях поездки на работу, которое вы можете использовать использовать.Как и при обычном правиле поездок на работу, стоимость проезда в одну сторону составляет 1,50 доллара. Правило поездок на работу в небезопасных условиях применяется, если сотрудник обычно ходит пешком или пользуется общественным транспортом, а вы разрешаете сотруднику использовать транспортное средство только для поездок на работу. Для получения дополнительной информации см. Публикацию IRS 15-B.

Правило арендной стоимости

Согласно правилу арендной стоимости, определите сумму PUCC, определив годовую арендную стоимость транспортного средства. Исключите любую сумму, которую сотрудник использует в деловых целях.Таким образом, вы должны умножить годовую стоимость аренды на процент пройденных личных миль (от общего количества миль).

Чтобы использовать правило стоимости аренды, выполните следующие действия:

1. Определите стоимость автомобиля в первый день, когда вы предоставили его любому сотруднику для личного использования.
2. Найдите сумму годовой аренды в Таблице стоимости годовой аренды в Публикации 15-B. Ссылка на справедливую рыночную стоимость слева. Используйте соответствующий годовой договор аренды справа
3. Рассчитайте процент пройденных сотрудником личных миль, разделив количество пройденных личных миль сотрудника на общее количество пройденных миль
4. Рассчитайте FMV личного использования сотрудником, умножив стоимость годовой аренды (шаг 2) на процент пройденных личных миль (Шаг 3)

Если вы доставляете топливо сотруднику, добавьте 5.5 ¢ за милю личного пользования.

Посмотрите на это в действии: Допустим, у вас есть сотрудник, который проехал 30 000 миль, из которых 5 000 – личные. FMV автомобиля составляет 17 500 долларов. Используя таблицу годовой арендной платы, вы обнаружите, что ее арендная стоимость составляет 4850 долларов. Процент личных миль сотрудника составляет 17% (5 000/30 000). Таким образом, значение PUCC для сотрудника составляет 824,50 доллара (4850 долларов X 0,17).

Как обращаться с налогами и предоставлять отчетность

При удержании налогов и отчетности по налогам для личного использования служебного автомобиля соблюдайте правила удержания и отчетности по безналичным дополнительным льготам.

Совет для профессионалов: Попросите сотрудников вести подробные записи, такие как пробег, деловая цель, время и место поездки. Таким образом, у вас будут записи для резервного копирования отчетов о заработной плате и налогах.

Упростите выплаты сотрудникам и удержание налогов. Используйте программу Patriot онлайн для расчета заработной платы для малого бизнеса. Мы сделаем за вас расчеты, чтобы вы могли отказаться от своих калькуляторов.Начните бесплатную пробную версию сегодня!

«Выплата» пособия

Когда сотрудник использует служебный автомобиль в личных целях, он немедленно получает это преимущество. Но использование льготы и получение за нее оплаты – другое дело.

Вы можете рассматривать пособие как выплачиваемое в течение платежного периода, ежемесячно, ежеквартально, каждые полгода, ежегодно или на другой основе. Это когда вы включаете справедливую рыночную стоимость в заработную плату сотрудника. Вы должны платить работнику за пособие не реже одного раза в год.

Вы можете изменить период оплаты в любой момент. Справедливая рыночная стоимость всех льгот для личного пользования в календарном году должна быть отражена до 31 декабря этого года.

Имейте в виду, что необязательно использовать один и тот же график платежей для всех сотрудников. Вы можете использовать ежемесячную основу для одного сотрудника и ежеквартальную основу для другого.

Кроме того, вам не нужно сообщать сотрудникам или IRS о выбранной вами частоте включения размера пособия в заработную плату сотрудников.

Допустим, вы включаете размер пособия раз в полгода в заработную плату сотрудников. Сотрудник использует служебный автомобиль в личных целях в течение первой половины года. Но вы не включаете размер пособия в заработную плату сотрудника до самого конца первого полугодия. Это когда вы считаете вознаграждение «выплаченным» работнику.

Если вы хотите до конца года включить всю сумму вознаграждения в заработную плату работника, у работника может не хватить заработной платы для покрытия налогов.В этом случае вы несете ответственность за невыплаченные налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь в дополнение к вашей собственной доле.

Особое правило бухгалтерского учета

Существует специальное правило бухгалтерского учета, которое может помочь при выплате пособий и отчетности по ним.

Вы можете рассматривать пособия, предоставленные в ноябре и декабре (или в более короткий период в течение этих двух месяцев), как выплаты в течение следующего года. Это дает вам дополнительное время, чтобы оценить личное использование служебного автомобиля.

Есть некоторые ограничения:

• Это относится только к пособиям, предоставленным в ноябре и декабре, а не ко всем пособиям, которые вы считаете выплаченными в течение этих месяцев.Например, нельзя пролонгировать личное пользование транспортным средством, имевшее место в июле.
• Вы должны уведомить своих сотрудников о том, что вы используете это специальное правило учета. У вас есть время между последней зарплатой в календарном году и тем, когда сотрудники получат свои формы W-2, чтобы сообщить им об этом.
• Если вы используете специальное правило учета для личного использования транспортного средства одним сотрудником, вы должны использовать это правило для всех сотрудников. Но вам не нужно использовать правило для других дополнительных льгот.
• Вы должны использовать одну и ту же дату окончания в ноябре и декабре для всех сотрудников.Однако необязательно использовать одну и ту же дату окончания для всех дополнительных льгот.
• Если вы используете специальное правило учета, ваши сотрудники должны использовать специальное правило учета в своих налоговых декларациях.

Если вы выбрали использование специального правила учета, для выплат, перенесенных на следующий год, должны использоваться правила оценки для следующего года. Например, если ставка центов за милю увеличивается, вам необходимо использовать новую ставку центов за милю при расчете стоимости льгот.

Налоги у источника выплаты

Есть два метода удержания:

1. Вы можете добавить справедливую рыночную стоимость личного пользования сотрудника к его заработной плате.Рассчитайте удержания из общей заработной платы, как обычно.
2. Считать эту сумму дополнительной заработной платой. Удерживайте федеральный подоходный налог с суммы по применяемой дополнительной фиксированной ставке налога в размере 22%. Возможно, вам также придется заплатить государственную дополнительную плату. Удерживайте налог FICA (социальное обеспечение и медицинское обслуживание) в обычном порядке.

В любом методе вычтите сумму вознаграждения из заработной платы работника после расчета удержаний. Если вы не вычтете сумму пособия, вы, по сути, заплатите сотруднику дважды за использование автомобиля.Сотрудник получал бы размер пособия, когда он использовал автомобиль, и он снова получал бы значение в своей заработной плате. Важно вычесть сумму пособия, чтобы вы не оценили его дважды.

Вы можете отказаться от удержания федерального подоходного налога с личного использования сотрудником автомобиля, предоставленного работодателем. Вы также можете удержать федеральный подоходный налог для личного использования одним сотрудником, но не для других.

Если вы решите не удерживать федеральный подоходный налог, уведомите затронутых сотрудников в письменной форме до 31 января года, в котором вы принимаете решение, или в течение 30 дней после того, как сотрудник впервые получит автомобиль, в зависимости от того, что наступит позже.Если вы передумаете об удержании налогов, вы должны снова уведомить сотрудников в письменной форме.

Даже если вы не удерживаете федеральный подоходный налог, вы все равно должны удерживать налог FICA. Депозит налоги в соответствии с правилами депозита и вашей частотой.

Отчетность

Укажите стоимость личного использования служебного автомобиля в форме 941 и форме W-2 сотрудника.

PUCC по форме 941 (или 944)

Вы используете форму 941 (или форму 944), чтобы сообщать о заработной плате сотрудников, удержании федерального подоходного налога, а также удержаниях и отчислениях по налогам FICA.Форма 941 – это квартальная форма, а Форма 944 – годовая.

Укажите справедливую рыночную стоимость личного использования сотрудником в форме 941 в том квартале, который считается оплачиваемым. Вы должны сообщить о справедливой рыночной стоимости пособия за год не позднее четвертого квартала по форме 941 за этот год.

Использовать форму 944 вместо формы 941? Сообщите о справедливой рыночной стоимости PUCC сотрудника в форме 944.

PUCC на форме W-2

Укажите стоимость личного использования служебного автомобиля в форме W-2 сотрудника.Включите суммы в поля 1, 3 и 5. Также укажите суммы, удержанные вами, в графах 2, 4 и 6.

Если вы решите не удерживать федеральный подоходный налог, вы все равно должны включить справедливую рыночную стоимость льготы в поле 1.

Если вы относитесь к использованию транспортного средства сотрудником в личных целях, включите общую сумму вознаграждения в поля 1, 3 и 5. Кроме того, укажите сумму вознаграждения в графе 14 или отдельном отчете для сотрудника.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 29 декабря 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Имеете ли вы право в отношении использования корпоративных транспортных средств в личных целях?

Если вы по-прежнему предоставляете служебные автомобили, вы можете ограничить личное использование этих автомобилей. Имейте в виду, что для ваших сотрудников использование автомобиля в личных целях считается налогооблагаемой безналичной дополнительной льготой. Другими словами, существует налоговая льгота для сотрудника, если личное использование ограничивается случайным или минимальным личным использованием, например, остановкой во время поездки на работу.

Однако для многих сотрудников использование транспортного средства только для работы является проблемой. Многие люди могут не иметь места, чтобы припарковать второй автомобиль, например, для личного пользования.

Таким образом, более разумно иметь политику, которая допускает какое-то личное использование, если только транспортное средство не является помеченным транспортным средством для доставки, хранящимся на территории, или транспортным средством из автопарка, которое предоставляется, например, для кого-то, кому нужно приехать на конференцию. .

Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при настройке политики:

1. Распределяйте автомобили только тем людям, которые в них постоянно нуждаются.Водителям-доставщикам явно нужен автомобиль. Другим людям может понадобиться машина только изредка, и лучше предоставить им доступ к автопарку с предварительного разрешения.
2. Запрещается использовать сотовые телефоны и отправлять текстовые сообщения во время вождения.
3. Сотрудникам не должно быть разрешено позволять семейным водителям автомобилей компании, и многие рекомендуют из соображений ответственности не разрешать никому, кто не является сотрудником, быть пассажиром. Сотрудники должны нести ответственность, если член семьи забирает машину без разрешения, и должны быть предупреждены о том, чтобы всегда держать ключи в безопасности.
4. Если сотрудник управляет автомобилем в служебных целях, на него распространяется ваша политика ответственности. Однако использование в личных целях может быть недопустимым, и в зависимости от того, как написаны политики, может возникнуть ситуация, когда несчастный случай фактически вообще не покрывается. Сотрудники должны быть обязаны получить страховку, чтобы они были застрахованы при использовании транспортного средства в личных целях, как для защиты их от ответственности, так и для защиты вас от необходимости покрывать ущерб, нанесенный транспортному средству. Запрещение личного использования также может снизить ваши страховые взносы.
5. IRS не считает, что сотрудники, использующие автомобиль для поездок на работу, являются законным бизнесом.
6. Очень важно контролировать использование транспортных средств в личных целях, чтобы обеспечить соблюдение любых правил и гарантировать, что сотрудники платят, например, за бензин, который они используют, если они используют служебный автомобиль для выполнения поручений на выходных. Одного этого может быть достаточно, чтобы воспрепятствовать использованию фургонов и других транспортных средств коммерческого типа для личных целей, поскольку они обычно потребляют больше топлива и стоят дороже, чем собственная машина сотрудника.Отсутствие контроля за личным использованием также может увеличить риск проверки.
7. Разработайте правила, способствующие безопасному вождению. Это может включать предложение повышения квалификации, наличие очень твердой политики в отношении вождения с ограниченными физическими возможностями и выдачу сертификатов или небольших призов водителям, которые избегают аварий. Это касается любого времени использования транспортного средства.
8. Помните, что если кто-то попадет в аварию или пойдет на политический митинг на автомобиле с вашим логотипом, это может отразиться на вас.Ограничение личного использования – хороший способ избежать фотографирования вашего логотипа в месте, которое может вас смутить.

Как правило, запрещается бесконтрольное использование служебных автомобилей и других транспортных средств в личных целях. Если разрешить минимальное использование, сотрудники будут довольны, особенно если им придется припарковать автомобиль дома.

Однако и вы, и они должны знать о налоговых последствиях, и вам необходимо внимательно следить за личным использованием. Многие сотрудники обнаружат, что если их использование служебного автомобиля будет отслеживаться, они предпочтут использовать собственный автомобиль для личных дел, решая проблему.

Чтобы узнать больше о хорошей политике компании в отношении транспортных средств и о том, как мы можем помочь с управлением автопарком, свяжитесь с Wilmar, Inc. сегодня.

Использование в личных целях автомобилей, находящихся в собственности / аренде компании

Разрешение личного использования принадлежащих компании / арендованных транспортных средств значительно увеличивает подверженность компании убыткам. Многие организации разрешают такую ​​практику в качестве дополнительной выгоды для сотрудников или для удобства, и поэтому им необходимо иметь политику, помогающую минимизировать риск.

Использование в личных целях может включать в себя использование транспортного средства для поездок на работу и обратно, выполнение личных поручений между деловыми операциями или использование транспортного средства в нерабочее время (например,г., выходные, вечера и т. д.)

Политика эксплуатации транспортных средств, подробно описывающая разрешенное личное использование транспортных средств компании, разрешена, а также требования по соблюдению правил дорожного движения (включая ограничения для пассажиров), буксировку прицепов и т. Д. Должны быть в наличии и применяться в равной степени ко всем сотрудникам. Важные вопросы, которые следует затронуть в политике, включают:

Проблемы с водителем автомобиля

Организация должна «квалифицировать» сотрудника-водителя, прежде чем разрешать ему управлять транспортным средством компании.Этот процесс квалификации должен распространяться на любых других разрешенных операторов, если личное использование разрешено не только сотруднику.

Если будет разрешено вождение автомобиля не только сотруднику, минимальная политика должна ограничивать водительские права сотруднику и его супруге, а также детям или другим лицам, управляющим транспортным средством компании, за исключением экстренных случаев ».

Если супругу разрешено управлять транспортным средством компании, копия водительских прав супруга (-и) должна храниться в файле, а запись об автомобиле супруга (MVR) должна быть получена на постоянной основе и пересмотрена, чтобы гарантировать, что супруг соответствует требованиям критерии компании для «квалифицированного» водителя.

Водители, попавшие в аварию, должны незамедлительно сообщать о происшествии руководству. Подробности аварии должны быть зарегистрированы компанией на случай, если компания будет вовлечена в будущий судебный процесс.

Эксплуатация автомобиля

Копия политики компании в отношении эксплуатации транспортных средств должна быть предоставлена ​​всем дополнительным водителям. Подписанная квитанция о том, что водитель получил эти правила, должна быть включена в личное дело сотрудника / водителя.Требования к оценке и обучению водителей также следует распространить на дополнительного водителя.

Допустимый радиус действия или ограничение пробега

Если разрешено личное использование служебного транспортного средства, компания должна установить ограничения на использование транспортного средства за пределами определенного радиуса действия или установить ограничения на максимальное количество миль, разрешенное для личного использования.

Сотрудники должны регистрировать и сообщать о любом личном пробеге в транспортном средстве компании.Если сотрудник будет платить за милю за личное использование, это поможет ограничить использование.

Использование автомобильных удерживающих устройств

Политика компании должна требовать использования удерживающих устройств для пассажиров каждый раз, когда используется автомобиль компании. В политике должно быть четко указано, что все водители и пассажиры должны быть пристегнуты в транспортном средстве (например, дети должны быть пристегнуты утвержденными ремнями безопасности).

Сбои

Водители должны быть обязаны сообщать о любой аварии с участием транспортного средства компании руководителю работника или другому назначенному представителю компании как можно скорее после аварии.Копию информации о регистрации и страховке транспортного средства, а также форму предварительного отчета об аварии следует всегда иметь при себе в транспортном средстве.

---

Авторские права © 2020, ISO Services Properties, Inc.

Этот материал предназначен только для информационных целей и не обеспечивает покрытие или гарантию предотвращения убытков. Примеры в этом материале предоставлены как гипотетические и только в целях иллюстрации. Ганноверская страховая компания, а также ее филиалы и дочерние компании («Ганновер») прямо отказываются от каких-либо гарантий или заявлений о том, что принятие любых рекомендаций, содержащихся в настоящем документе, сделает любые помещения или операции безопасными или в соответствии с любым законом или постановлением.Предоставляя вам эту информацию. Hanover не берет на себя (и, в частности, отказывается от ответственности) перед вами никаких обязательств или ответственности. Решение о принятии или выполнении любых рекомендаций или советов, содержащихся в этом материале, должно приниматься вами.

LC APR 2019-61
171-0866 (3/19)

Использование сотрудниками личных или служебных транспортных средств: снижение риска

По данным Бюро переписи населения США, в США более 260 миллионов автомобилей.S. Скорее всего, ваши сотрудники используют автомобили компании в личных целях или они используют свои личные автомобили при ведении дел компании.

В любом случае необходимо, чтобы вы, как владелец или менеджер, разработали и реализовали программу использования транспортных средств, чтобы снизить ответственность вашей организации, которая может возникнуть в результате аварии, вызванной сотрудником, управляющим компанией или личным транспортным средством.

Вам следует разработать и внедрить заявление о политике, в котором конкретно указывается, на каких условиях разрешено личное использование автомобилей компании и кто имеет право управлять транспортными средствами.Транспортные средства компании выдаются сотрудникам, чтобы они забрали их домой по разным причинам. Однако в большинстве случаев использование служебных автомобилей сотрудниками не предназначено для неограниченного использования.

Использование служебного автомобиля в личных целях должно быть разрешено только сотруднику, закрепленному за ним, а лицам, не являющимся сотрудниками, например супругам или детям, не должно быть разрешено управлять транспортным средством. Кроме того, некоторые полисы автомобильного страхования ограничивают покрытие только разрешенным использованием транспортного средства. Всегда следует защищать интересы указанного застрахованного.

Если вы разрешаете сотруднику использовать служебный автомобиль в личных целях, вот несколько рекомендуемых шагов, которые вам следует предпринять:

1. Проверьте запись об автомобиле (MVR) сотрудника, чтобы убедиться в ее приемлемости.
2. Завершите задокументированное дорожное испытание водителя в транспортном средстве, чтобы убедиться, что он может безопасно управлять им.
3. Проведите и задокументируйте проверку безопасности транспортного средства до того, как сотрудник возьмет его.
4. Попросите сотрудника проверить, и подпишет копию правил безопасности транспортных средств вашей компании , которые включают, как минимум, следующее:

• Водитель не должен управлять служебным автомобилем, если у него есть:

• Употреблял алкогольные напитки.

• Принятие любого рецептурного, безрецептурного или запрещенного препарата или вещества, которое может ухудшить способность управлять автомобилем.

• Вы находитесь в состоянии алкогольного опьянения или находитесь под воздействием любого рецептурного, безрецептурного препарата или запрещенного препарата или вещества.

• Водителю запрещается разговаривать или писать текстовые сообщения по мобильному телефону, управлять компьютером или другим подобным оборудованием во время движения транспортного средства.

• Обо всех несчастных случаях будет немедленно сообщено в компанию.

5. Попросите сотрудника заполнить, подписать и поставить дату письменного запроса с указанием:

• Сотрудник будет единственным человеком, который будет управлять транспортным средством.

• Как и где будет использоваться транспортное средство.

• Количество миль, которое они ожидают, чтобы проехать на автомобиле.

• Даты, когда они планируют начать и закончить использование транспортного средства.

• Перевозимый груз и способ его крепления в транспортном средстве или на нем.

• Сколько пассажиров они ожидают и что все будут использовать удерживающие устройства автомобиля во время движения.

6. Прикрепите к запросу следующие :

• Копия водительских прав сотрудника.

• Копия карточки личного автострахования работника.Убедитесь, что покрытие не истекло.

7. ЗАПРЕЩАЕТСЯ разрешать сотруднику использовать транспортное средство, если он не может предоставить действующие водительские права для типа транспортного средства , которое они хотят взять напрокат.
8. НЕ позволяйте сотруднику пользоваться транспортным средством, если у него нет личной автомобильной страховки .

Существует множество ситуаций, когда сотрудник водит свой личный автомобиль для выполнения задачи или деятельности, связанной с компанией.Важно учитывать риск, который возникает в этих повседневных происшествиях.

Может показаться, что вождение личного автомобиля вместо автомобиля, принадлежащего компании, сводит к минимуму ответственность работодателя, но компании могут нести частичную ответственность за ущерб в случае аварии, и если страховщик обнаруживает, что человек управлял автомобилем по делам, это может подать иск против работодателя в целях суброгации.

Если сотрудник звонит по телефону по работе или принимает участие в какой-либо деятельности, связанной с компанией, работодатель будет нести ответственность.Когда сотрудники будут ездить на работе на собственных автомобилях, вы как работодатель можете предпринять несколько действий для снижения риска.

• Покупка наемного и не принадлежащего автомобилю страхового покрытия: Любая компания, которая разрешает или требует от сотрудников использовать свои личные автомобили для бизнеса, должна либо приобрести наемное и не принадлежащее ему автопокрытие, либо добавить его в существующую автомобильную политику. Страхование наемного автомобиля предназначено для ситуаций, когда автомобили не принадлежат компании или водителю, а страховое покрытие, не принадлежащее владельцу, защищает компанию от ответственности, когда автомобили, принадлежащие сотрудникам, используются от имени компании.В случае аварии эти правила дополняют личную политику водителя в отношении авто, которая обычно активируется первой. При минимальных ежегодных страховых взносах эта политика обычно защищает только компанию, а не автомобиль или водителя.

• Используйте политику компании для снижения риска : По оценкам Национального совета безопасности, более миллиона автомобильных аварий ежегодно связаны с использованием мобильного телефона во время вождения. Поскольку дорожно-транспортные происшествия, связанные с отвлечением внимания, могут иметь серьезные последствия для компаний, политика компании, которая подчеркивает важность осторожного вождения и ограничивает использование мобильных телефонов, имеет важное значение для предотвращения несчастных случаев с сотрудниками на всех транспортных средствах, как личных, так и принадлежащих компании.Кроме того, в политике должно быть четко указано, когда использование личного транспортного средства будет ожидаемым или разрешенным, и во всех должностных инструкциях сотрудников должно быть указано, когда управление личным транспортным средством является служебной функцией. В качестве условия приема на работу, а затем, по крайней мере, ежегодно, от сотрудников, управляющих личными транспортными средствами, следует требовать предоставления:

  • Свидетельство о водительских правах

  • Свидетельство о проверке безопасности автотранспортных средств

  • Копия страховых свидетельств, подтверждающих покрытие ответственности на уровне или выше установленного лимита компании, включая лимиты на получение травм и медицинские ограничения

  • Доказательство того, что работник заявил страховщику об использовании автомобиля в коммерческих целях

  • Исчерпывающие списки всех прописанных контролируемых лекарств

  • Кроме того, вы должны оставить за собой право проверять записи об автомобилях ежегодно или чаще.

Обеспечить соблюдение политики

После того, как политика вождения установлена, ее следует активно распространять и применять. Руководителям сотрудников, использующих личные автомобили, следует поручить следить за безопасностью и техническим обслуживанием этих транспортных средств. Сотрудники, уличенные в несоблюдении политики компании, должны быть переведены на другую работу или уволены. Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение безопасности своих сотрудников на работе, и те, кто пользуется личным транспортным средством в бизнесе, не являются исключением.

Заключение

Независимо от того, собирают ли сотрудники канцелярские товары по дороге на работу или едут на встречу за пределами офиса, соблюдение официальных правил использования личных транспортных средств может помочь минимизировать риск дорожно-транспортных происшествий и защитить вашу компанию. Как владелец или менеджер вашей организации, понимание рисков, которым подвержен ваш бизнес, позволяет вам провести образованное обсуждение со своим страховым агентом или брокером, который может предоставить вам самые конкурентоспособные ставки в вашем регионе.

Если вам понравился этот блог, не забудьте также ознакомиться с 5 причин, по которым вашему бизнесу требуется наемное и внешнее автопокрытие и Автобезопасность: контролируйте свои расходы на страхование с помощью правил безопасного вождения для ваших сотрудников

Чтобы узнать больше о покрытии наемных и чужих автомобилей, или чтобы начать процесс расценки,
свяжитесь с нами сегодня!

Изучите правила использования транспортных средств сотрудниками

Если у вас есть сотрудники, они могут использовать свой автомобиль в деловых целях, например, для совершения торговых звонков, доставки или получения расходных материалов или оборудования.Если это происходит достаточно часто, вы можете решить возместить расходы сотрудников за использование их автомобиля или предоставить им служебный автомобиль или грузовик. Эта статья поможет вам понять налоговые последствия любого выбора.

Если ваши сотрудники используют свои автомобили для бизнеса или если вы предоставляете им автомобиль, вам необходимо знать правила использования транспортных средств сотрудниками. Если вы предоставляете автомобиль, который также доступен для личного пользования сотруднику, вам необходимо будет учитывать это использование при определении компенсаций и удержаний.

Не забывайте, что если ваш бизнес зарегистрирован, вы, как правило, будете рассматриваться как сотрудник для целей налогообложения доходов, поэтому обсуждение «сотрудников» может относиться и к вам как к акционеру / сотруднику.

Если вы не возмещаете своим сотрудникам расходы на транспортное средство, они, как правило, смогут вычесть эти расходы в своих налоговых декларациях по отдельным статьям в качестве вычета по разным статьям. Учитывая ограничения на вычеты из служебных расходов сотрудников, ваши сотрудники, вероятно, будут возмущаться политикой невозмещения, если они регулярно используют свой автомобиль для вашего бизнеса.

Таким образом, вы, вероятно, в конечном итоге решите возместить расходы сотрудников или предоставить служебный автомобиль. Как это повлияет на ваш подоходный налог? Возможно, более важно, как вы можете организовать все так, чтобы ваш бизнес и ваши сотрудники получали максимальную налоговую выгоду?

Если вы возмещаете сотрудникам расходы на транспорт, режим налогообложения зависит от того, используете ли вы «план с подотчетностью» или «план без подотчетности». Компенсации, произведенные в рамках подотчетного плана, являются вычитаемыми для вас бизнес-расходами и исключаются из налогооблагаемого дохода ваших сотрудников.

Если вы предоставляете служебный автомобиль сотруднику, общая стоимость его предоставления обычно вычитается из вашего коммерческого вычета. Однако стоимость личного использования автомобиля (если таковая имеется) должна рассматриваться как налогооблагаемая дополнительная льгота для работника.

Самый важный шаг, который необходимо сделать для получения максимальной налоговой выгоды от использования сотрудниками транспортных средств, – это внедрить систему обоснования расходов сотрудников.

Необоснованные расходы не подлежат вычету

Любое коммерческое использование транспортного средства должно быть обосновано, чтобы вы могли вычесть коммерческие расходы, связанные с транспортным средством.Там, где задействованы сотрудники, каждый человек, который управляет транспортным средством в связи с вашим бизнесом, должен вести письменные записи о пробеге, в которых указывается продолжительность и цель их командировок. Определение того, была ли поездка на автомобиле вычетом из деловой поездки, производится в соответствии с теми же правилами, которые применяются к вашей деловой поездке.

Записи ваших сотрудников будет достаточно для обоснования вычета, если вы не знаете или не имеете оснований знать, что заявление, записи или другие доказательства неточны.Обязательно сохраните копию записей, которые ведут ваши сотрудники, или любые другие подтверждающие доказательства, которые доступны.

Правила обоснования коммерческого использования не применяются к квалифицированным транспортным средствам, не предназначенным для личного пользования. Это транспортные средства, которые по своей природе вряд ли будут использоваться для личного пользования за сумму, превышающую минимальную. Примеры включают грузовик для доставки, в котором сиденья только для водителя, или специализированный ремонтный грузовик.

Если ваши сотрудники не ведут учет своего пробега в автомобиле, который вы им предоставляете, вы также можете удовлетворить требования к обоснованию, если сообщаете своим сотрудникам стоимость наличия автомобиля в качестве налогооблагаемого дохода (и удерживаете из заработной платы налоги на этот доход, если требуется).

В этом случае считается, что использование транспортного средства в вашем бизнесе составляет 100 процентов, и вы, как правило, можете вычесть 100 процентов стоимости. Эта альтернатива недоступна для сотрудников, которым принадлежит 5 или более процентов вашего бизнеса, или если сотрудник связан с вами.

В этом обсуждении рассматриваются некоторые общие налоговые проблемы, связанные с использованием ваших транспортных средств сотрудниками. Примите во внимание, что с таким использованием также связано несколько неналоговых вопросов – особенно тот факт, что вы можете нести ответственность за несчастные случаи, в которых участвуют эти сотрудники.

С использованием метода годовой арендной стоимости

Если вы предоставляете сотруднику автомобиль на весь год для использования в служебных и личных целях, вы можете указать цену на эту дополнительную льготу для целей налогообложения, используя годовую арендную стоимость автомобиля.

Один из способов рассчитать стоимость дополнительных льгот для транспортных средств, предоставленных работодателем, – это использовать годовую арендную стоимость транспортного средства. Годовая арендная стоимость транспортного средства основана на справедливой рыночной стоимости транспортного средства, когда оно впервые становится доступным для личного пользования, и определяется в соответствии с таблицей годовой арендной стоимости, предоставленной IRS.

Стоимость использования сотрудником автомобиля в коммерческих целях (определяемая либо по стандартной ставке пробега, либо по методу фактических затрат) может быть вычтена из годовой арендной стоимости, чтобы определить чистую стоимость налогооблагаемого дополнительного вознаграждения сотрудника. Или вы можете включить всю стоимость аренды в качестве налогооблагаемой прибыли; затем работник будет требовать налогового вычета за использование в своей деятельности в своей индивидуальной налоговой декларации.

Расчет годовой арендной стоимости

Годовая таблица арендной стоимости, предоставленная IRS, основана на четырехлетнем сроке аренды.Следовательно, годовая арендная стоимость, взятая из таблицы, должна использоваться для каждого из последующих календарных лет, если транспортное средство по-прежнему остается доступным для работника.

В конце срока аренды годовая арендная стоимость может быть пересмотрена на основе справедливой рыночной стоимости транспортного средства на 1 января того же года. Пересчет также может быть произведен, если транспортное средство передается другому сотруднику, на основе его справедливой рыночной стоимости на 1 января года передачи (или на начало особого отчетного периода работодателя, если таковой имеется).

Для целей расчета годовой арендной стоимости транспортного средства, принадлежащего вам, работодателю, справедливая рыночная стоимость транспортного средства, как правило, представляет собой ваши затраты на покупку транспортного средства, при условии, что покупка совершается на коммерческой основе. Для целей расчета годовой арендной стоимости транспортного средства, которое арендуется вами или переоценивается после четырех лет использования вашим сотрудником, один из способов определения справедливой рыночной стоимости – это использование розничной стоимости транспортного средства. как указано в общенациональном источнике цен (публикации или электронные базы данных), которые регулярно сообщают о розничной стоимости новых или подержанных автомобилей.Значения, содержащиеся в публикации, должны быть разумными по отношению к оцениваемому транспортному средству.

Справедливая рыночная стоимость транспортного средства не включает справедливую рыночную стоимость любого телефона, факса или специального оборудования, добавляемого или перевозимого в транспортном средстве, если наличие такого оборудования обусловлено и связано с потребностями вашего бизнеса как работодателя. Однако сотрудник должен включать в доход стоимость такого оборудования, которое используется в личных целях или в бизнесе, отличном от вашего.

Краткосрочная аренда должна быть пропорционально распределена

Если автомобиль доступен сотруднику менее года, стоимость годовой аренды должна быть пропорционально распределена следующим образом:

• Не менее 30 дней. Если транспортное средство было доступно не менее 30 дней, пропорциональная стоимость определяется путем умножения годовой арендной стоимости на количество дней в течение года, в течение которого транспортное средство было доступно сотруднику, разделенное на 365 или 366.
• Менее 30 дней. Если автомобиль был доступен менее 30 дней, пропорциональная стоимость определяется с использованием дневной арендной стоимости.Стоимость дневной аренды рассчитывается путем умножения применимой годовой стоимости аренды на четырехкратное количество дней доступности и деления на 365 или 366.

Когда период доступности составляет один или несколько дней, но менее 30, стоимость выгоды может быть рассчитана на основе пропорциональной годовой арендной стоимости, как если бы транспортное средство было доступно в течение 30 дней, если этот метод приводит к более низкой оценке чем применение суточной арендной стоимости.

Работодатель Джима Бейкера предоставил ему автомобиль в личное пользование на июнь, июль и август 2013 года.Стоимость годовой аренды автомобиля составляла 2850 долларов. Поскольку машина была доступна Бейкеру в течение 92 дней, 718 долларов (2850 долларов x 92/365) должны быть включены в его валовой доход в 2013 году для личного использования автомобиля.

Работодатель Марты Смит предоставил ей автомобиль в личное пользование на семь дней, с субботы по пятницу, в марте 2013 года. Годовая арендная стоимость автомобиля составила 3 ​​850 долларов. Поскольку автомобиль был доступен Смиту менее 30 дней, 295 долларов (3850 долларов x 4 x 7/365) должны быть включены в ее валовой доход за 2013 год.

Если бы Смит использовал машину в течение дополнительных выходных, стоимость дневной аренды на девять дней составила бы 380 долларов (3 850 долларов x 4 x 9/365). Однако, поскольку пропорциональная годовая стоимость аренды на основе 30 дней меньше этой суммы, необходимо будет включить только меньшую сумму в размере 316 долларов (3 850 долларов x 30/365).

центов за милю можно использовать для оценки использования автомобиля сотрудником

Вы можете определить сумму, которую вам необходимо включить в доход сотрудника за его или ее личное использование служебного автомобиля, используя метод центов за милю.Этот метод можно использовать только для транспортных средств, на которые не распространяется ограничение на автомобили класса люкс (см. Обсуждение ниже). Предполагая, что автомобиль соответствует требованиям, вы можете использовать этот метод, если выполняется одно из следующих условий:

• вы разумно ожидаете, что автомобиль будет регулярно использоваться в вашем бизнесе в течение календарного года (или в течение более короткого периода, в течение которого автомобиль находится в собственности или аренде вашего автомобиля) или
• автомобиль управляется главным образом служащими, которые проезжают не менее 10 000 миль в течение календарного года. (Обратите внимание, что 10000 миль необязательно должен проезжать только один сотрудник.

Этот метод рассчитывает стоимость любого личного использования сотрудником вашего автомобиля путем умножения стандартной нормы пробега на количество миль, проеханных сотрудником в личных целях. Следовательно, чтобы использовать этот метод, вам понадобятся только две части информации:

• – стандартная норма пробега для коммерческого использования автомобиля на момент пробега и
• количество «личных» миль, пройденных сотрудником

В 2013 году стандартный пробег для деловых миль составлял 56.5 центов за милю.

На 2014 год стандартная ставка пробега для деловых миль составляет 56 центов за милю.

Определено для регулярного использования

Транспортное средство считается «регулярно используемым» в бизнесе работодателя, если не менее 50 процентов его общего годового пробега предназначено для бизнеса работодателя или обычно используется каждый рабочий день в автопарке, спонсируемом работодателем, для перевозки не менее трех сотрудников. на работу и обратно. Вы не можете использовать ставку центов за милю, если такое же или сопоставимое транспортное средство не может быть арендовано на основе центов за милю.После того, как для транспортного средства будет принята ставка центов за милю, вы должны продолжать использовать этот метод оценки до тех пор, пока транспортное средство не перестанет соответствовать требованиям.

Ограничение стоимости автомобиля

В 2013 году метод центов за милю можно использовать только для автомобилей, справедливая рыночная стоимость которых составляет 16 000 долларов или меньше на день, когда они впервые были предоставлены сотруднику. Максимальное значение для грузовика или фургона составляет 17 000 долларов на 2013 год. (По состоянию на 7 февраля 2014 года ограничения на 2014 год не разглашались)

Для автомобилей, стоимость которых превышает эту сумму, стоимость наличия автомобиля должна определяться в соответствии с общим правилом справедливой рыночной стоимости или методом годовой арендной стоимости.

Техническое обслуживание и страховка включены в стандартный пробег. Однако снижение ставки не допускается, если вы не оказываете эти услуги. В ставку также включена справедливая рыночная стоимость топлива, предоставленного работодателем для миль, проеханных в США, Канаде и Мексике. Если топливо не предоставляется вами как работодателем, ставка может быть снижена не более чем на 5,5 цента.

Варианты расчета стоимости поездок на работу

Стоимость предоставленного работодателем транспортного средства для поездок на работу составляет 1 доллар США.50 за поездку в одну сторону (то есть из дома на работу или с работы домой). Чтобы использовать метод фиксированной ставки, работодатель должен соответствовать всем следующим требованиям:

• вы владеете или арендуете транспортное средство, и вы предоставляете его одному или нескольким своим сотрудникам для использования в вашей торговле или бизнесе, и оно фактически используется в вашей торговле или бизнесе
• по добросовестным коммерческим причинам, не связанным с компенсацией, вы требуете, чтобы сотрудник добирался до работы или с работы в транспортном средстве
• вы устанавливаете письменную политику, согласно которой сотрудник не может использовать автомобиль в личных целях, кроме как для поездок на работу и минимального личного использования (например, для личных дел по пути между бизнес-доставкой и домом сотрудника).
• сотрудник не использует автомобиль (за исключением минимального личного использования) в каких-либо личных целях, кроме поездок на работу
• сотрудник, который должен использовать транспортное средство для поездок на работу, не является одним из ваших контролирующих сотрудников.

Если в транспортном средстве передвигается более одного сотрудника (например, автобазы, спонсируемые работодателем), сумма включается в доход каждый сотрудник составляет 1,50 доллара США за поездку в одну сторону.

Подобные правила применяются, когда работодатель предоставляет транспорт для сотрудников для поездок на работу в связи с к небезопасным условиям. Небезопасные условия могут существовать вокруг дома или на работе.

Определен контрольный сотрудник. Контрольный сотрудник – это сотрудник, который попадает как минимум в одну из следующих категорий:

• сотрудник, получающий годовой заработок в размере 205 000 долларов США в 2013 году (210 000 долларов США в 2014 году) или более;
• служащий, владеющий одним или более процентами капитала, прибыли или доли в капитале компании;
• директор, или
• – назначенное, утвержденное или избранное правлением или акционером должностное лицо компании, чья заработная плата составляет 100 000 долларов США в 2013 году (105 000 долларов США в 2013 году) или более.

Эти долларовые суммы ежегодно индексируются с учетом инфляции.

Вместо использования предыдущего определения вы можете определить контрольного сотрудника как высокооплачиваемого сотрудника. Высокооплачиваемый работник – это тот, кому либо

лет.

• 5% собственник в любое время в течение года или предыдущего года или
• получила зарплату на сумму более 115 000 долларов за предыдущий год.

Вы можете проигнорировать тест на заработную плату в размере 115 000 долларов, если сотрудник также не входил в 20 процентов лучших сотрудников при ранжировании по заработной плате за предыдущий год.

Водить служебный автомобиль? Новые налоговые правила, которые необходимо знать

Бесплатное использование служебного автомобиля – одно из лучших преимуществ, которые сотрудник может получить в рамках пакета компенсации. Но льгота для работника не является полностью «бесплатной» в соответствии с действующим налоговым законодательством. По сути, использование служебного автомобиля в личных целях рассматривается как дополнительная безналичная льгота, подлежащая налогообложению, с учетом обязательств по подоходному налогу.

IRS только что объявил ключевую сумму оценки на 2019 год.

Максимальная стоимость предоставленного работодателем транспортного средства (включая автомобили, фургоны и грузовики), впервые предоставленного сотрудникам для личного пользования в 2019 календарном году, для которого может применяться либо правило оценки стоимости транспортного средства в центах за милю, либо правило оценки среднего парка. используется составляет 50 400 долларов.(Уведомление IRS 2019-34)

Стоимость личного использования

Если работодатель предоставляет сотруднику автомобиль для личного пользования, стоимость личного использования обычно должна включаться в доход и заработную плату сотрудника. Использование в личных целях может быть оценено с использованием правил оценки центов за милю или средней стоимости автопарка на 2019 календарный год.

В связи с изменениями налогового законодательства в Законе о сокращении налогов и занятости, максимальные долларовые ограничения на амортизационные отчисления для легковых автомобилей значительно увеличились, и изменился способ расчета увеличения инфляции.В более раннем руководстве IRS (Уведомление 2019-8) говорилось, что IRS и Казначейство намереваются внести поправки в правила, чтобы включить более высокую базовую стоимость в 50 000 долларов США, подлежащую корректировке ежегодно. Согласно Уведомлению 2019-8, эта сумма действовала на 2018 год. (Максимальная сумма, предусмотренная в настоящее время постановлением, составляет 16 500 долларов США с ежегодной поправкой на инфляцию.)

ПОДРОБНЕЕ: налоговая реформа значительно расширяет налоговые льготы для коммерческих автомобилей

Новое уведомление IRS предусматривает, что на 2019 год максимальная справедливая рыночная стоимость транспортного средства (включая легковые автомобили, фургоны и грузовики) для использования с транспортным средством в центах за милю и правилами оценки среднего парка составляет 50 400 долларов.

Поскольку действующие правила еще не были обновлены, чтобы отразить изменения, внесенные в TCJA, IRS предоставляет налогоплательщикам льготы в виде временных указаний на 2019 год в уведомлении. IRS намеревается (вместе с Министерством финансов) пересмотреть правила.

IRS ожидает, что после внесения поправок в правила максимальная стоимость использования правил оценки центов за милю и среднего парка будет публиковаться ежегодно вместе со стандартными ставками миль для коммерческих, благотворительных, медицинских и транспортных расходов.

Пока не будут опубликованы пересмотренные окончательные правила, налогоплательщики могут полагаться на временное руководство, содержащееся в Уведомлении 2019-34. IRS запрашивает комментарии по новому руководству до 29 июля.

Удерживающий инструмент

Для некоторых работодателей автомобиль, предоставленный компанией, – это способ привлечь и удержать ключевых сотрудников. Но важно решить все сложности с налогом на заработную плату, связанные с личным использованием транспортного средства. С нашей помощью работодатели могут соблюдать принципы налогового законодательства и выполнять все требования к отчетности.Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.

© 2019

Использование сотрудниками транспортных средств компании в личных целях

Организации, которые владеют или арендуют транспортные средства для использования сотрудниками, должны указывать стоимость использования личного автомобиля сотрудником как доход в форме W-2 сотрудника. Вот что ваша организация должна знать о процессе отчетности.

Для личного пользования

Использование в личных целях транспортного средства, предоставленного работодателем, может включать следующее:

• Перемещение между личным местом жительства и работой (за исключением редких случаев использования de minimis, i.е. , один день в месяц)
• Местный транспорт, не связанный с торговлей или бизнесом организации (небольшие объездные пути во время работы не считаются личным использованием)
• Использование в отпуске или на выходных
• Использование физическими лицами, не являющимися сотрудниками компании

Использование сотрудниками «транспортных средств, не предназначенных для личного пользования» считается дополнительным пособием по условиям работы, а не использованием в личных целях. К квалифицированным транспортным средствам не личного пользования относятся:

• Машины полиции, пожарные и службы общественной безопасности, как с маркировкой, так и без опознавательных знаков
• Транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов с полной массой загруженного транспортного средства более 14 000 фунтов
• Школьные автобусы и автобусы вместимостью более 19 пассажиров
• Грузовые автомобили с сиденьем только для водителя
• Грузовики-платформы, квалифицированные автофургоны и квалифицированные специализированные ремонтные машины
• Некоторые специально модифицированные пикапы
• Некоторые прочие автомобили специального назначения

Стоимость и личное использование демонстрационных автомобилей лицами, отвечающими определению «продавец автомобилей на постоянной основе», могут быть исключены, если действуют определенные ограничения на личное использование.Кроме того, когда квалифицированным сотрудникам разрешается использовать транспортные средства компании для поездок на работу из-за небезопасных условий, стоимость проезда может быть рассчитана из расчета 1,50 доллара США за поездку (применяются дополнительные условия).

Учет и документация

Сотрудники должны вести подробные записи, подтверждающие использование в деловых и личных целях транспортных средств, используемых как в деловых, так и в личных целях. Записи должны включать пробег, дату, пункт назначения и цель каждой поездки.При отсутствии подробных записей, подтверждающих использование транспортного средства в коммерческих целях, стоимость всего использования автомобиля должна быть включена в компенсацию W-2 сотруднику. Если работодатель включает всю стоимость использования транспортного средства в компенсацию работника, работник может потребовать различные детализированные вычеты в отношении части стоимости, обоснованной как использование в коммерческих целях, плюс фактические расходы, понесенные при эксплуатации транспортного средства в деловых целях.

Правила обоснования Safe Harbor

Подробные записи об использовании транспортных средств сотрудниками не требуются, если выполняются все следующие условия:

• Транспортное средство принадлежит работодателю или арендовано им и предоставляется работнику для использования в бизнесе работодателя
• Работодатель установил письменную политику, запрещающую личное использование, кроме минимального использования (и поездок на работу, если транспортное средство используется только для личного пользования)
• Работодатель обоснованно полагает, что транспортное средство не используется в личных целях, за исключением использования в минимальных условиях (и поездок на работу, если транспортное средство используется только для личного пользования)
• Работодатель учитывает расходы на поездку на работу, включая стоимость проезда в заработную плату работника

Применяются дополнительные требования в зависимости от использования транспортного средства:

• Для автомобилей, не используемых в личных целях:
  • Когда автомобиль не используется, его оставляют на территории работодателя
  • Ни один сотрудник, использующий автомобиль, не живет на территории предприятия
• Для транспортных средств, не используемых в личных целях, кроме поездок на работу:
  • По добросовестным причинам, не связанным с компенсацией, работодатель требует, чтобы работник добирался до работы или с работы в транспортном средстве
  • Сотрудник не является сотрудником контрольного органа (в соответствии с правилами IRS)

Правила оценки автомобилей

Существует три метода расчета стоимости, полученной сотрудником за личное использование автомобиля, предоставленного работодателем.Выбор метода зависит от нескольких факторов, включая тип транспортного средства, его конкретное использование, пробег, а также политику и ожидания организации. В таблице ниже представлены более подробные сведения.

Вопросы налогообложения заработной платы

• Частота отчетности – согласно специальному правилу бухгалтерского учета, прибавки к заработной плате могут сообщаться так часто, как на основе каждого платежного периода, и с любой периодичностью, вплоть до года включительно, с учетом того, что частота определяет сроки уплаты налога на заработную плату. .
• Федеральный подоходный налог – Федеральный подоходный налог с надбавок к дополнительной заработной плате может быть рассчитан как комбинированная сумма с обычной заработной платой или удерживаться по фиксированной 25-процентной ставке. При добавлении личного использования автотранспортного средства, предоставленного работодателем, работодатель может решить не удерживать федеральный подоходный налог, если работник был уведомлен о том, что работодатель решил не удерживать федеральный подоходный налог, и его стоимость надлежащим образом указана в своевременно заполненной форме. W-2.
• Доля налога на социальное обеспечение и медицинское обслуживание наемного работника – Часть налога на социальное обеспечение и медицинское обслуживание на работника может уплачиваться работодателем или работником.В случае уплаты работодателем уплаченный налог должен включаться в доход работника.

План на будущее

Приведенные выше правила следует учитывать при ведении учета и отчетности об использовании сотрудниками транспортных средств, предоставленных работодателем. Дополнительно работодателям следует:

• Изучить список автомобилей, принадлежащих / арендованных компанией, и определить, используются ли автомобили сотрудниками в личных целях
• Обеспечить, чтобы использование служебных автомобилей в личных и организационных целях подтверждалось соответствующими записями
• Изучите методы оценки дополнительных льгот и выберите подходящий метод оценки
• Определить режим федерального налога у источника и ответственность за уплату налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание
• Определите частоту отчетности о льготах, запланируйте корректировку отчетов о заработной плате и проверьте правильность представления налоговых деклараций о заработной плате и документов W-2

Тщательно разработанная политика, ведение соответствующих записей и внимание к правилам отчетности о ценности личного использования сотрудниками транспортных средств, предоставленных работодателем, могут помочь избежать штрафов за несоблюдение.