Содержание

Восстановление кадрового учета 2021: пошаговая инструкция

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

  1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
  2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
  3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

  • для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
  • какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
  • какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

  • трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
  • трудовая книжка;
  • личная карточка Т-2;
  • приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

  1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
    • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • Положение о защите персональных данных;
    • Положение о командировках.
      Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
  2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
  3. Восстановить обязательные кадровые документы:
    • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
    • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
    • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
    • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

  1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
  2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
  3. Согласие работников на обработку персональных данных.
  4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
  5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
  6. Приказы на изменение заработной платы.
  7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
  8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
  9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

    Обратите внимание!

    Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

  7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Возьмем подготовку, контроль качества и
ответственность за кадровые документы на себя

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.


Заказать услугу

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Восстановление кадрового делопроизводства | Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и Ко»

Правильное ведение кадрового учета предусматривает содержание кадровой документации в полном порядке. Но иногда возникают ситуации, когда обнаруживается, что не все документы по кадрам соответствуют требованиям трудового законодательства. Чаще всего встречаются многочисленные нарушения по оформлению трудовых договоров, локальные нормативные акты составляются с серьёзными отклонениями, имеются недочёты при заполнении и ведении личной кадровой документации. Именно в таких случаях требуется обязательное восстановление кадрового делопроизводства, в процессе которого все кадровые документы приводятся в соответствие с действующим российским законодательством и учредительными документами, а недостающая документация по кадрам составляется заново.

Восстановление кадрового делопроизводства – это востребованная услуга, благодаря которой можно:

  • Уменьшить финансовые и временные затраты на постановку и ведение кадрового учета.
  • Оформить все кадровые документы с учётом актуальных требований законодательства РФ.
  • Выполнить грамотную оптимизацию кадрового делопроизводства и снизить до приемлемой величины общее количество кадровой документации.

Перед восстановлением кадрового делопроизводства на предприятии проводится кадровая экспертиза, в процессе которой выполняется анализ локальной нормативной документации по кадрам на предмет установления соответствия этой документации действующим требованиям трудового законодательства. По результатам кадровой экспертизы даётся оценка фактического состояния кадрового учёта на предприятии и предлагаются мероприятия по корректному оформлению кадровой документации.

Восстановление кадровых документов

Наиболее частой причиной для принятия решения о восстановлении кадровых документов является утрата или неудовлетворительное состояние кадровой документации, отсутствие кадрового учета или существенные упущения при его ведении, невозможность сдачи отчетной документации в пенсионный фонд, отсутствие отдельных сведений по работникам, а также при существенных изменениях, произошедших в трудовом законодательстве.

Услуга по восстановлению кадрового учета включает следующие мероприятия:

  • Восстановление важнейших кадровых документов (трудовые договора, правила внутреннего распорядка, приказы по отделу кадров, карточки личного учёта (форма Т2), договоры по материальной ответственности).
  • Восстановление личной кадровой документации (личных дел работников и оформление записей в трудовых книжках).
  • Составление локальных нормативных актов (должностные инструкции, графики очередных отпусков, штатное расписание и др.).
  • Оформление журналов и книг учета документов по кадровому делопроизводству.

По выбору заказчика услуги по восстановлению кадровых документов выполняется полное восстановление кадровой документации или предоставляются подробные консультации и практические рекомендации по приведению кадрового документооборота в полный порядок.

Если Вашей компании необходимо профессиональное восстановление кадрового делопроизводства, аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» в короткие сроки проведёт комплекс мероприятий по восстановлению кадрового учета и кадровой документации в точном соответствии с актуальными требованиями трудового законодательства Российской Федерации.

Восстановление кадрового учета

Некоторые организации, небольшие по масштабам, попустительски относятся к ведению кадрового делопроизводства. Причина кроется в недостаточном количестве специалистов по учету персонала либо в их полном отсутствии.
Согласно Трудовому Кодексу РФ любая организация должна вести кадровое делопроизводство надлежащим образом. В противном случае она полностью лишается права заниматься своей деятельностью.
Восстановление кадрового учета необходимо в следующих ситуациях:
1. При потере всех или отдельных частей кадровых документов.
2. При возникновении спора между работодателем и работником по трудовому договору.
Заказ услуги по восстановлению обязателен, если организации необходимо:
1. Упорядочить все архивы кадровой документации за все существование.
2. Избежать штрафов, замечаний, проверок трудовых инспекций, т.е. сохранить и улучшить авторитет среди конкурентов и потребителей.
3. Увеличить шансы на победу в споре по трудовому договору с уволенными сотрудниками.
Как показывает практика, самостоятельное восстановление кадрового учета менее эффективно. Единственным плюсом является только экономия средств и времени на оплату услуг сторонних людей. В остальных аспектах, восстановление своими силами уступает деятельности внешних кадровых специалистов.
Заказ услуг в специальных организациях, которые занимаются этой деятельностью, как в Гранит-Консалтинг тут, выгоднее.
Основные преимущества кадровых организаций:
• Тщательное изучение, объективность экспертов при проверке документов.
• Гарантия успешного проведения работы.
• Экономия времени. Все формальные, юридические аспекты (знакомство с соответствующими положениями в трудовом праве, правилами оформления, заполнения и ведения) проводятся специалистами.
• Получение помощи, бесплатных консультаций от ведущих экспертов в дальнейших действиях по восстановлению кадрового учета (подача документов в трудовые инспекции и т.д.).
• Оптимальная стоимость за услугу. Для небольших организаций, где количество сотрудников меньше 40, обращение к специалистам наиболее выгодно из-за очень низких расходов.
Что входит в восстановление кадрового учета специалистами
Правка документов или их создание подразумевает создание целой системы со своей иерархией.
При восстановлении «кадровики» создают 2 уровня документов. Первый — локальные нормативные акты. В них хранятся: упорядоченные сведения о личных данных всех работников, коммерческая информация, внутренний распорядок, правила финансовой и нематериальной мотивации сотрудников и т.д.
Второй уровень – кадровая документация, которая включает в себя договоры найма; точное расписание; устоявшиеся правила, отражающие корпоративную культуру; карточки сотрудников; командировочные справки; больничные листы. Архивы бумаг упорядочиваются по признакам и восстанавливаются, если это необходимо.
Отдельно от документов специалисты в письменной форме разрабатывают дальнейшие рекомендации по ведению кадрового учета надлежащим образом, составляют нумерацию всех дел.

30.12.2018

Восстановление кадрового учета – это комплекс работ, направленных на приведение документации в состояние, которое соответствует требованиям законодательства России

Как показывает практика, восстановление кадровой документации и кадрового учета в целом может потребоваться не только тем работодателям, которые ранее не вели кадровое делопроизводство, но и тем предприятиям, которые пострадали от неопытных действий штатных кадровых инспекторов и специалистов по кадровому учету, работающих по договору подряда.

Порядок в кадровом делопроизводстве – это залог слаженной работы любой компании. Грамотно изложены и юридически правильно оформлены кадровые документы не приведут к расколу компании в трудовых отношениях между подчиненными и должностными лицами. При этом руководитель может не переживать по поводу предстоящих проверок, так как все будет в порядке. Но только профессионалы знают, насколько сложно поддерживать это спокойствие.

Когда может понадобиться восстановление кадровых документов?

  1. Проверяющие органы затребовали кадровые документы (они могут сделать это за любой период в течение того срока, который они должны храниться, обычно, не меньше 5 лет).
  2. Кадровые документы хранятся достаточно долго, некоторые из них 75 лет.
  3. Даже если сотрудники были уволены, но за период их работы найдены нарушения, Вы будете нести за них ответственность.
  4. При неправильном оформлении кадровых документов сотрудники могут пожаловаться в трудовую инспекцию в случае возникновения каких-то конфликтных ситуаций.
  5. Прочие причины, отражающие нестабильность деятельности ИП или Вашей организации в результате нарушения трудового законодательства.
Восстановление кадрового учета организации позволяет:
  • устранить любые допущенные ошибки в кадровых документах и исключить вероятность их допущения в будущем;
  • обеспечить наличие полного пакета необходимых документов в соответствии с трудовым законодательством;
  • защитить интересы перед контролирующими органами;
  • исправить или исключить другие несоответствия требованиям трудового законодательства.

Специалисты нашей компании «АЖУР» обладают всеми необходимыми знаниями, навыками и опытом работы в сфере трудового права и кадрового делопроизводства, чтобы оказать профессиональные услуги.

 

Восстановление кадрового делопроизводства - ФИНАНС-СЕВЕРО-ЗАПАД

Восстановление кадрового делопроизводства (КДП) - процесс, состоящий из нескольких этапов. Правильное ведение кадрового делопроизводства – важный элемент хозяйственной деятельности предприятия, необходимый для осуществления эффективного ведения предпринимательской деятельности. Оформление происходит, согласно нормам и правилам действующего законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

Все кадровые документы должны отвечать существующим законодательным нормам о труде!

Чаще всего к восстановлению кадрового делопроизводства прибегают в тех случаях, когда:

  • В штате предприятия отсутствует специалист по ведению КДП;
  • Планируется проверка деятельности компании контролирующими органами;
  • Возникают трудовые споры с персоналом и риски возможных убытков в будущем.

Что необходимо для восстановления делопроизводства?

  1. Профессиональная экспертиза имеющихся кадровых документов.
  2. Проведение оценки текущего состояния действующих локально-нормативных актов на предприятии и их соответствие оформленным трудовым отношениям с сотрудниками.
  3. Анализ КДП на предмет соответствия действующим нормам и законодательным требованиям о труде.

Восстановление документации: что нужно знать?

Отсутствие обязательных кадровых документов влечет за собой применение разных форм ответственности: административной или уголовной.

Поэтапная инструкция поможет разобраться в тонкостях процесса. С чего начать и как провести процедуру восстановления КДП с минимальными затратами.

  • Нанимайте умного специалиста, обладающего профильным образованием и опытом восстановления КДП.

Существует ряд заблуждений:

  1. опытный бухгалтер-универсал способен решить поставленную задачу в области КДП. Практика показывает, что это не всегда так. Задача бухгалтера сводится к тому, чтобы организовать учет расчетов с сотрудниками, для формирования достоверной своевременной налоговой отчетности (страховые взносы, НДФЛ). Нормы трудового законодательства для бухгалтера становятся вторичными по отношению к налоговому законодательству, здесь и кроются риски для руководителя предприятия: привлечение к ответственности за нарушение трудового законодательства: например, отсутствие первичных кадровых документов, нарушение сроков выплаты заработной платы, отпускных, увольнений и др. риски.
  2. Привлечение для решения задачи по восстановлению КДП менеджера по подбору персонала. Этот путь также зачастую не приводит к желаемому результату. Основная функция менеджера по персоналу – обеспечить потребности предприятия в квалифицированных кадрах, оценка их профессиональных качеств, умение работать в команде, разработка системы мотивации и др. функции. Знание трудового законодательства и защита интересов работодателя – основные функции специалиста по ведению кадрового делопроизводства.
  • Провести комплексную проверку (аудит) имеющихся на предприятии кадровых документов и определить объем, подлежащий восстановлению.
  • Назначить круг лиц, ответственных за ознакомление сотрудников по подразделениям с необходимой кадровой документацией, которая включает в себя обязательные документы: штатное расписание, график отпусков, положение об оплате труда, трудовые договоры, приказы, карточки Т-2, должностные инструкции и др. документы.
  • Восстановить недостающие документы.

Профессиональные услуги по восстановлению делопроизводства включают:

  • Экспертный анализ;
  • Оценку состояния дел;
  • Внесение изменений в имеющиеся документы , составление недостающих официальных бумаг.

Необходимость восстановления кадрового делопроизводства диктуется следующими причинами:

  • Утрата документации по разным причинам;
  • Выявление ошибок в документации;
  • Испорченные официальные бумаги, которые требуются контролирующими инстанциями, но их состояние не позволяет предоставить их в контрольные органы;
  • Отсутствие официальных документов, которые являются обязательными.

Правильность ведения кадрового делопроизводства – важный фактор успешного развития фирмы, роста ее стоимости на рынке и минимизация убытков, связанных с прохождением проверок со стороны контролирующих органов.

Восстановление кадрового учета

Кадровый учет в организации должен быть организован на должном уровне, так как персонал – это один из важных составляющих любого предприятия. Делопроизводство в данной сфере относится к сложным областям. Оно узкоспециализировано. Далеко не все сотрудники обладают необходимыми знаниями и опытом, чтобы правильно вести учет. Именно поэтому есть смысл обратиться в специализированную компанию, которая обладает возможностями решить проблему.

Куда можно обратиться и что сделать

А именно:

  • Можно заказать услуги кадрового учета и аудита. Это позволит сторонней организации быстро проверить имеющиеся недочеты в компании;
  • Так как специалисты работают с постоянным мониторингом законодательства, то они подскажут те необходимые моменты, которые нужно исправить;
  • Обращение к услугам такой организации обойдется гораздо дешевле, чем стоимость штрафов, которые может получить организация от проверяющих органов.

Предприятия, особенно небольшие, как и ИП часто обходятся без такого подразделения, или оно работает с перерывами. Из-за этого происходит утрата сведений, которые необходимы для учета в трудовых книжках, выплате зарплаты.

Порой и люди, которые занимаются оформлением документации, могут совершать ошибки, оставлять пробелы в информации, а значит специализированная инспекция, например Роструд или прокуратура могут наложить на организацию штраф или завести административное дело. Поэтому собственник должен как можно скорее исправить все имеющиеся недочеты

Почему нужно обратиться к профессионалам

Восстанавливать кадровый учет должны сотрудники, которые имеют соответствующую компетенцию. Консалтинговая компания «Проф Аккаунт» предлагает опытных экспертов в этой области. Они позволят не только восстановить и наладить работу документооборота и делопроизводства, но и сформируют кадровое подразделение в соответствии с нормами Трудового Кодекса.

Когда необходимо восстановление учета

  1. Если на предприятии ненормированный трудовой день, реальный режим работы часто отличается от задокументированного, поэтому во время выплат жалования могут встречаться недочеты.
  2. Если нет специального подразделения кадровой работы, а используются типовые бланки для заполнения отработанного времени, то это усложнит работу по подсчету. Поэтому необходимо срочное восстановление кадрового учета и правильное ведение документации.
  3. Также из-за хаотичного приема на работу и увольнения сотрудников могут быть погрешности в начислении им зарплат и выходного пособия.
  4. Возможно, на предприятии были ликвидированы кадровые документы, срок хранения которых составляет 75 лет.
  5. Документация не соответствует требованиям Трудового кодекса или в ее ведении были значительные перерывы.

Эксперты из компании «Проф Аккаунт» помогут привести в нужный вид не только должностные инструкции, но и поможет разобраться с нумерацией документов, наладит порядок ухода сотрудников в отпуска и может провести внутреннюю проверку по запросу управляющих компании. Это позволит быстро и грамотно восстановить работу отдела кадров и поднять делопроизводство и ведение документации на нужный уровень.

Восстановление кадрового делопроизводства | ACSOUR

Ведение кадрового документооборота должны осуществляться всеми компаниями, которые стремятся грамотно построить свой бизнес, сознательно избегая возникающих проблем и материальных последствий. Нередки случаи, когда решение этого вопроса откладывается ходатайством руководства, и процесс заметно «проседает»: ведется бухгалтерский учет без соблюдения правил и стандартов, или ведение кадрового делопроизводства осуществляется сотрудниками, не имеющими специальных навыков. знания и навыки.

Но для каждой компании наступает момент взаимодействия с национальным надзорным органом. С точки зрения кадрового документооборота это в первую очередь инспекция труда. Визит работника Государственной инспекции труда может иметь две формы: плановые и внеплановые проверки. И если по первому варианту компания успеет подготовиться, то в случае ненадлежащего ведения учета вам вряд ли удастся избежать штрафных санкций при внеплановой проверке. При выявлении нарушений ведения кадровой документации могут быть наложены административные штрафы в размере от 1000 до 5000 рублей на руководителей, от 1000 до 5000 рублей - на индивидуальных предпринимателей, от 30 до 50 тысяч рублей - на юридическое лицо (ст.27 КоАП РФ). В случае выявления нарушений в отношении иностранных сотрудников или выявления факта недоплаты заработной платы и других выплат в каждом случае штрафные санкции индивидуальны.

Восстановление кадрового учета поможет предотвратить ответственность за ущерб и выстроить кадровую структуру компании в соответствии с необходимыми требованиями законодательства. Далее мы расскажем, какие этапы восстановления необходимо пройти.

Этап 1. Проведение кадрового аудита

Прежде всего, необходимо проанализировать документы, доступные в отдел кадров. Это касается как внутренних нормативных документов, так и обязательных документов, а также пакета документов для каждого сотрудника. Для большего удобства при восстановлении всю информацию о сотрудниках можно выровнять в единый реестр, который покажет соотношение имеющихся документов с теми, которые необходимо восстановить.

Этап 2. Восстановление обязательных кадровых документов

Имеется перечень кадровых документов, наличие которых в организации требуется законодательством. Парадоксально, но именно эта часть документации компании обычно оформляется наиболее формально и небрежно. Но это тщательно проверяется инспекторами труда.

К обязательным кадровым документам относятся:

Данный перечень документов используется при проверках и трудовых спорах, а также при обращении в суд.Пристальное внимание следует уделить восстановлению этого блока документов.

Уточним некоторые детали по вышеуказанным документам:

  • Наем сотрудников в компанию без заключения трудового договора - обычное явление в несистемном ведении делопроизводства. Трудовой договор должен быть составлен в соответствии с положениями трудового законодательства в двух подлинных экземплярах, один из которых должен быть у работника. Также необходимо оформить дополнительные соглашения об изменении персонала на период работы сотрудника.Урегулирование трудовых отношений следует начинать с составления письменного извещения работника об обязательном заключении трудового договора. После внесения изменений обязательно проверьте порядок приема на работу сотрудника - в нем должна быть информация из трудового договора.
  • Также часто существует несоответствие между заявлением об ответственности и фактическим списком функций, выполняемых сотрудником. Необходимо внимательно сравнить документ с реальностью и, в случае неточностей, внести коррективы.
  • Бланк личного дела сотрудника (Т-2) должен содержать всю необходимую информацию: личные данные, трудоустройство, отпуска, прохождение формальной аттестации, перевод и увольнение. Все формы личных дел сотрудников должны быть составлены в бумажной форме, и сотрудники должны быть уведомлены об этом.
  • Контроль наличия трудовой книжки на каждого сотрудника организации и записей в ней (прием на работу, перевод) является обязательной процедурой. Если проверка констатирует, что у текущего сотрудника нет трудовой книжки или она есть у сотрудника, это будет расценено как нарушение.Помимо самих трудовых книжек, в обязательном порядке повторяется процедура контроля с книгой учета движения трудовых книжек. И не забудьте издать приказ о возложении обязанностей на офицера, работающего с трудовыми книжками.
  • Положение об обучении и формальной аттестации сотрудников, а также положения об ответственности по каждой должности в соответствии с штатным расписанием, стандартные рабочие процедуры по профессиям не являются обязательными, если сведения из этих документов предусмотрены в трудовом договоре.

При восстановлении кадрового учета могут возникнуть сложности, связанные с уволенными сотрудниками. Как правило, такие документы хранятся в неизмененном виде. Оптимальный вариант - оформить акт о передаче дел или оформить приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Тем самым вы снимаете с себя ответственность за нарушения, совершенные вашими предшественниками.

Этап 3. Ознакомление сотрудников

После создания недостающих документов или изменения существующих необходимо уведомить сотрудников организации об обновлении в кадровой системе.Для полного ознакомления сотрудников компании с документами возможно оформление соответствующего приказа компании о проведении кадрового аудита.

Восстановление кадрового учета - трудоемкий процесс, требующий системного подхода и глубоких знаний в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства, что поможет найти решение для самых сложных случаев. Специалисты Acsour готовы взять на себя весь процесс восстановления или подключиться к определенному этапу.Наши специалисты, благодаря своему опыту и постоянному профессиональному развитию, не только построят всю кадровую систему вашей организации с нуля, в соответствии с правилами и стандартами, но и помогут разобраться в обновленных процессах для дальнейшего эффективного обслуживания документация.

Часто задаваемые вопросы - Записи гражданского персонала

  1. Как мне получить информацию из записей гражданского персонала? Подробнее ...
  2. Где я могу получить информацию о пенсионных пособиях для бывших федеральных гражданских служащих? Читать далее...
  3. Я хочу восстановиться в Федеральной службе. Какие формы мне нужны? Подробнее ...
  4. Куда я могу обратиться за помощью или немедленной помощью? Подробнее ...
  5. Какие записи были бы полезны для генеалогического исследования? Подробнее ...

1. Как я могу получить информацию из своих записей гражданского персонала?

Записи гражданского персонала обычно передаются в Национальный центр кадровой документации в течение 120 дней после увольнения сотрудника с федеральной службы.Если с момента увольнения прошло менее 120 дней, напишите в последний нанимающий офис. После этого отправьте свой запрос по адресу, указанному ниже.

Определенная базовая информация , необходимая для поиска записей гражданского персонала , включает:

  • полное имя, использованное при трудоустройстве на федеральном уровне,
  • дата рождения,
  • Номер социального страхования (если применимо),
  • наименование и место нахождения работодателя Федеральное агентство,
  • даты начала и окончания действия Федеральной службы

Контактная информация: щелкните по ссылкам выше, чтобы узнать адреса электронной почты и контактные телефоны.

Начало страницы

2. Где я могу получить информацию о пенсионных пособиях для бывших федеральных гражданских служащих?

Запрошенная информация отсутствует в Национальном центре кадровой документации. Вопросы, касающиеся выхода на пенсию и льгот, следует направлять по адресу:

Управление персонала США
Центр пенсионных операций
Почтовое отделение 45
Boyers, PA 16017

Начало страницы

3.Хочу восстановиться в Федеральной службе. Какие формы мне нужны?

Копии стандартной формы 50 (кадровые действия) с вашего предыдущего места работы на федеральном уровне обычно необходимы для восстановления на работе. Вы можете запросить копии этих документов, написав в Национальный центр кадрового учета. NPRC не имеет полномочий определять право на восстановление, это может определить только Офис управления персоналом (OPM) или агентство по найму.

Обратитесь в отдел кадров, в котором вы в настоящее время работаете или ищите работу, или:

U.S. Офис управления персоналом
Служба занятости
1900 E Street, NW
Вашингтон, округ Колумбия 20415

Начало страницы

4. Куда я могу обратиться за помощью или немедленной помощью?

Национальный центр кадрового учета:
Телефон: 618-935-3058
Факс: 618-935-3014 или 618-935-3019

Начало страницы

5. Какие записи были бы полезны для генеалогического исследования?

Для военнослужащих: записи о военной службе, отчеты о военных пенсиях и файлы заявок на выдачу земельного ордера - все это будет полезно.Пожалуйста, посетите раздел «Исследования генеалогии в военных записях» для получения дополнительной информации.

Для учета гражданского персонала: Если член вашей семьи работал на федеральное правительство, официальная папка персонала (OPF) была бы основным источником для исследования.

Контактную информацию см. В Таблице расположения записей.

Начало страницы

* См. Наше Заявление о конфиденциальности


Учетная запись гражданского персонала Главная страница

официальных папок персонала (OPF), федеральные (неархивные) резервы и доступ

Федеральные (неархивные) фонды:

Программа Федерального центра документации Национального центра кадровой документации (NPRC) ведет официальные кадровые папки (OPF) бывших федеральных гражданских служащих, чья работа закончилась после 1951 года.

Информацию о бывших федеральных гражданских служащих, чья работа закончилась до 1952 года, см. В OPF, Archival Holdings and Access.

Кто имеет доступ к федеральным (неархивным) ОБТК?

ОБТК для бывших федеральных гражданских служащих, уволенных после 1951 года, остаются на законном попечении Управления кадров (OPM). Доступ к таким записям ограничен Законом о конфиденциальности 1974 г. (P. L. 93-579), и только ограниченные типы информации из этих записей могут быть переданы неавторизованным пользователям в соответствии с Законом о свободе информации (FOIA).

Бывшие федеральные гражданские служащие ( зарегистрированное лицо ): могут получить копии большинства гражданских и кадровых медицинских записей, хранящихся в архиве NPRC, включая копии Стандартной формы 50 (Кадровые меры) по письменному запросу. Для архивных записей гражданского персонала применяются разные процедуры выпуска (см. ОБТК, Архивные фонды и доступ). Обратите внимание: ОБТК переводятся в центр в течение 120 дней после увольнения с работы на федеральном уровне. Если с момента увольнения прошло менее 120 дней, напишите в последнее работающее федеральное учреждение.

Уполномоченные сторонние лица, запрашивающие , например, юристы, врачи, историки и т. Д., Могут подавать запросы на получение информации из личных записей с подписью и датой разрешения лица, сделавшего запись. Они должны указать, кто они есть по отношению к человеку и цель запроса. Во всех разрешениях должно быть точно указано, что именно зарегистрированное лицо разрешает передать третьей стороне. Разрешения действительны в течение одного года с даты подписания. Образец авторизации включен для вашего просмотра.NPRC требует постановления суда, если субъект файла не может подписать. Дополнительные указания см. В разделе «Требования к судебному приказу».

General Public: Если тема файла - LIVING , и у вас НЕТ разрешения от лица, внесшего запись, могут быть получены только определенные данные. Информация доступна в соответствии с положениями Закона о свободе информации (FOIA). Закон о свободе информации (FOIA) и Закон о конфиденциальности обеспечивают баланс между правом общественности на получение информации из кадрового учета и правом бывшего федерального гражданского служащего на защиту своей частной жизни.Если предметом дела является DECEASED , копии некоторых документов и некоторая информация о покойном могут быть переданы вместе с доказательством смерти объекта. Доказательство смерти не требуется, если зарегистрированный субъект родился более 100 лет назад.

Как мне подать письменный запрос на копии записей?

Федеральный закон [5 USC 552a (b)] требует, чтобы все запросы на записи и информацию подавались в письменной форме. Каждый запрос должен быть подписан от руки (курсивом) и датирован (в течение последнего года).Укажите необходимые документы или информацию и объясните цель вашего запроса.

Некоторая базовая информация , необходимая для поиска записей гражданского персонала и ответа на запрос , включает:

  • полное имя, использованное при трудоустройстве на федеральном уровне,
  • дата рождения,
  • Номер социального страхования (если применимо),
  • наименование и место нахождения работника Федеральное агентство
  • даты начала и окончания действия Федеральной службы
  • полный обратный почтовый адрес и / или авторизованный номер обратного факса

Письменные запросы (, подписанные курсивом и датированные ) могут быть отправлены по почте или факсу:

Национальный центр кадровой документации, приложение
1411 Boulder Boulevard
Valmeyer, IL 62295

Факс: 618-935-3014 или 618-935-3019

Обратите внимание: NPRC не может отправлять документы по электронной почте из соображений конфиденциальности.Мы отправим копии имеющихся записей по почте или факсу с разрешения автора.

Затраты: Как правило, плата за основной персонал и медицинскую информацию, предоставляемую бывшим федеральным гражданским служащим и уполномоченным представителям из неархивных документов, не взимается. Если ваш запрос включает плату за обслуживание, вы получите уведомление, как только будет принято решение. См. «Архивные записи» для получения информации об архивных фондах и связанных с ними сборах за копирование: архивные OPF подпадают под действие графика сборов NARA, который уполномочивает Агентство собирать сборы с населения за копии архивных записей (44 USC 2116c и 44 USC 2307).

Другие источники информации о гражданском персонале:

  • Для получения информации о пенсионных услугах пишите:

    Управление персонала США
    Пенсионный операционный центр
    Почтовое отделение Box 45
    Boyers, PA 16017

  • Для получения информации о восстановлении на федеральной службе пишите по адресу:

    Управление персоналом
    Служба занятости
    1900 E Street, NW
    Вашингтон, округ Колумбия 20415

  • Для информации по U.S. Почтовые службы Медицинские папки пишите по адресу:

    Национальный медицинский директор, Управление безопасности и здоровья
    Департамент по связям с сотрудниками
    Штаб-квартира почтовой службы США
    475 L'Enfant Plaza, SW
    Вашингтон, округ Колумбия 20206-4261

Для получения информации о генеалогии посетите Ресурсы NARA для специалистов по генеалогии.

Кадровые файлы: что они должны включать

Содержимое кадрового файла сотрудника должно обеспечивать точную и полную историю его работы в вашей организации.Это деловые записи, которые могут быть вызваны юристами для подачи исков и жалоб Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC). Учитывая все потенциальные возможности использования этих записей и потенциальных зрителей, важно понимать, что принадлежит файлу, а что нет. Работодатели должны гарантировать, что учетная запись персонала представляет собой объективную фактическую документацию трудового стажа сотрудника. Следовательно, эти рекомендации могут помочь вам понять, что следует вести в кадровой документации вашей организации.

Информация должна быть фактической

Личное дело не является местом для слухов, мнений, непроведенных обвинений или любых других комментариев или заметок. Файлы должны содержать заявочные материалы, письма-предложения и трудовые договоры. Он также должен содержать страницы с подписями, на которых сотрудник расписался при получении вашего справочника и подтвердил получение ключевых политик. Форма I-9 может быть помещена в файл; тем не менее, может быть целесообразно разместить его отдельно, если ваша организация будет проходить аудит.

Документация по производительности

Документация по эффективности

- это аттестация, дисциплинарные записи и документация, увековечивающая официальные награды или признание. Обращаем ваше внимание, что материалы расследования, которые не привели к дисциплинарным взысканиям, не должны включаться. Официальные консультативные записки, письма с предупреждениями и другие дисциплинарные меры, принятые работодателем, должны быть занесены в файл. Фактическая документация о решениях о приеме на работу, таких как продвижение по службе, переход на дополнительную работу и повышение заработной платы, относится к личному делу.

Документация, которую не следует включать

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и Федеральный закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPPA) требуют, чтобы все медицинские документы были поданы отдельно от кадрового учета для работодателей с более чем 15 сотрудниками. Эта информация является конфиденциальной и может включать в себя документы Закона о компенсации работникам, семейных и медицинских отпусках (FMLA), документы ADA, медицинское страхование, а также генетическую информацию.

Сохранение особых документов

  • Формы I-9 - три года с даты приема на работу или один год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже (Закон об иммиграционной реформе и контроле).
  • Записи о трудоустройстве ADA - один год с даты создания записи или принятия действий, описанных в записи, в зависимости от того, что наступит позже.
  • Записи FMLA - не менее трех лет и должны включать запросы, взятые отпуска и уведомления, переданные или полученные от сотрудника.
  • Таблицы учета рабочего времени - Минимум четыре года и должны включать табели учета рабочего времени, графики и другие документы, используемые для определения заработной платы (Правила администрирования NH, Закон 803).
  • Сводный сводный закон о согласовании бюджета (COBRA) - шесть лет.

С 1983 года все сотрудники Нью-Гэмпшира имеют право на доступ и получение копий своих кадровых документов от своих работодателей. NH RSA 275: 56 также предоставляет сотруднику возможность оспорить содержание личного дела, отправив письменное опровержение, которое должно постоянно храниться в их записях.

Конфиденциальный характер кадровых записей требует, чтобы они были должным образом защищены и с определенным протоколом доступа. Файлы не должны быть взяты из безопасного места; Фактически, если руководитель желает просмотреть файл, он может сделать это, посетив отдел кадров.

Лиза Риччио - директор по персоналу Центра местного самоуправления Нью-Гэмпшира. С ней можно связаться по телефону 800.852.3358 доб. 3344 или по телефону [email protected] .

3.3 Кадровый учет | Политики

Отдел кадров отвечает за ведение записей истории работы каждого сотрудника в Массачусетском технологическом институте и за сохранение некоторой биографической информации, включая образование, домашний и рабочий адрес, а также информацию для уведомления о чрезвычайных ситуациях.

3.3.1 Обновление кадрового учета

Руководители или администраторы отделов обязаны уведомлять своего сотрудника по кадрам об изменениях в должностных обязанностях, графике работы или другой информации, связанной с должностями.(См. Раздел 5.2 «Внесение изменений в статус занятости».)

Сотрудники несут ответственность за поддержание актуальной домашней и рабочей контактной информации через Atlas. Уполномоченный администратор отдела может обновлять информацию от имени сотрудника без доступа к компьютеру через Atlas. Сотрудники также несут ответственность за отправку изменений в юридическое имя или номер социального страхования в центр обслуживания кадров / расчета заработной платы. Обновления любого из этих типов информации будут передаваться в электронном виде различным организациям, в зависимости от ситуации, включая: кадровые ресурсы, пособия, ведомость заработной платы, справочник персонала, информационные системы и технологии, медицинский отдел, а также носителей медицинских и пенсионных пособий.

3.3.2 Разглашение информации

При получении телефонного или письменного запроса отдел кадров предоставляет только следующую информацию об активных или уволенных сотрудниках:

  1. дат работы в MIT
  2. классификация должности или звание
  3. Отделение, в котором работает или работало физическое лицо
  4. Добавочный номер телефона MIT для активных сотрудников, если требуется
  5. адрес офиса (в большинстве случаев) для активных сотрудников
  6. Адрес электронной почты
  7. , для активных сотрудников

Письменные запросы на дополнительную информацию, касающуюся кредитной оценки, справок о приеме на работу, заявок на ипотеку и т. Д.будет предоставлен только в том случае, если бланк заявления будет подписан и возвращен в отдел кадров сотрудником.

Запросы информации о занятости от Департамента помощи по безработице в Массачусетсе и других штатах в связи с заявлением о пособии по безработице будут предоставляться, в соответствии с требованиями закона, без использования формы разрешения, поскольку этот запрос инициирован уволенным сотрудником, подал иск. (См. Раздел 6.5, Процедуры прекращения действия.)

Сотрудники обычно уведомляются, когда от Института требуется предоставить информацию о персонале посредством повестки в суд, ордера или другого постановления суда.См. Раздел 11.2 Политики и процедур, Конфиденциальность личной информации, и Раздел 13.2 Политики и процедур, Политика использования ресурсов информационных технологий.

3.3.3 Доступ к кадровым файлам для руководителей и административных сотрудников

Руководители и административные работники не имеют доступа к кадровым файлам, хранящимся в отделе кадров. Однако информация о трудовой книжке или истории занятости будет предоставлена ​​руководителям или административным сотрудникам сотрудником отдела кадров, помогающим отделу по служебной необходимости.Сотрудники отдела кадров могут предоставлять приложения или материалы, помещенные в файл руководителем.

3.3.4 Доступ сотрудников к кадровым файлам

По письменному запросу сотрудник может назначить встречу с сотрудником отдела кадров по месту работы, чтобы просмотреть свое личное дело. Сотрудник не имеет права требовать удаления материала из личного дела без взаимного согласия заинтересованных сторон. Если сотрудник считает, что ситуация была представлена ​​несправедливо, он или она может подать поясняющую записку сотруднику отдела кадров и потребовать, чтобы она стала постоянной частью файла.

Письменный запрос также требуется от бывших сотрудников при запросе доступа к их личным файлам.

Приложение 6: Восстановление записей

Общие

Как только вы восстановите доступ к зданию, очень важно начать восстановление ваших записей как можно скорее после аварии. Чем раньше вы доберетесь до них, тем больше шансов на выздоровление. Однако не заходите в офис и просто начинайте вытаскивать вещи со столов или из шкафов. Это может показаться самым простым способом, но, в конце концов, ваши записи будут разбросаны повсюду, и вы не будете знать, куда их нужно возвращать.Следующая информация поможет вам узнать, как упаковывать и удалять записи, а также о различных методах восстановления для каждого конкретного типа носителя.

НЕ НАЧИНАЙТЕ ВЫТЯГИВАТЬ ЗАПИСИ С ПОЛК И ШКАФОВ И РАЗБРАСЫВАТЬ ИХ СУХОЙ.

Важно задокументировать все шаги, предпринятые во время любого восстановления, независимо от размера или степени повреждения. Эта документация поможет позже переоценить ваш план жизненно важных записей или проверить, какие записи не подлежали восстановлению и были немедленно уничтожены.Повреждение записей водой начинается в течение первых 8 часов после стихийного бедствия. Через 24 часа записи начнут слипаться, а в течение 48 часов бумага начнет химически разрушаться, показывая начальные стадии роста грибков. В случае фотографических и магнитных / электронных носителей поломка начнется раньше и может быть более разрушительной.

Меры безопасности

Зоны бедствия содержат скрытые опасности, такие как затопленные предметы, а также оборванные или ослабленные электрические провода.Будьте осторожны в этих областях; убедитесь, что все электрическое оборудование заземлено. Стоячая вода, мокрые ковровые покрытия и мокрые записи делают использование электрического оборудования потенциально опасным.

Мокрые пластинки тяжелы. Соблюдайте осторожность при их подъеме. Влажные записи могут расшириться внутри картотеки и деформировать его, что затруднит восстановление. Если конфиденциальные записи были повреждены, восстановление необходимо будет проводить в надлежащих условиях безопасности. Сотрудники офиса должны сопровождать удаление всех конфиденциальных записей.Тот же уровень безопасности, который требуется во время нормальной работы, следует поддерживать на протяжении всего процесса восстановления.

Удаление записей

При удалении записей из поврежденных областей обязательно ведите полную инвентаризацию всех перемещаемых записей. Укажите тип записи, обычное место в файловой системе и место восстановления. В конечном итоге все записи следует удалить из поврежденного участка. Даже если записи не мокрые, они находились в месте, где когда-то была или может сохраняться высокая влажность, которая может способствовать росту плесени.

Советы по удалению записей из сильно поврежденных участков:

  • Храните записи в том порядке, в котором они были обнаружены.
  • Не удаляйте записи из папок с файлами во время упаковки.
  • По возможности извлеките ящики для документов из шкафов или перевезите шкаф целиком. Они будут тяжелее, чем обычно. Будьте предельно осторожны.
  • Используйте тележки или человеческие цепи для удаления записей. Обслуживание лифта после чрезвычайной ситуации маловероятно.
  • Разделите записи по типам, e.грамм. бумага из пленки, фотографии с магнитной ленты. Каждый тип носителя имеет уникальные методы сушки.
Упаковочные документы

Wet Records
Тщательно упаковывайте мокрые записи в ПЛАСТИКОВЫЕ ЯЩИКИ ДЛЯ МОЛОКА. Не заполняйте ящики, упакуйте их не более чем на ¾. Эти типы ящиков обеспечивают адекватную циркуляцию воздуха, легко складываются и не разрушаются. Если ящики не могут быть обнаружены, используйте тяжелые коробки из гофрированного картона. Помните, что пластинки будут влажными, а вода ослабит картонную коробку.Всегда поднимайте его снизу.
Если фотографии или пленка мокрые, следите за тем, чтобы они оставались влажными при перемещении, не позволяйте им высыхать. Это можно сделать, накрыв емкость полиэтиленовым пакетом и добавив чистую прохладную воду. (См. Разделы в конце этого приложения, посвященные обработке фотографических и магнитных носителей перед перемещением.)

Dry Records
Упаковывайте сухие пластинки в картонные коробки. Негабумажные записи следует оставлять в их оригинальных картонных коробках во время упаковки и удаления.
Советы по упаковке записей:

  • Приоритет удаления - сначала удалите Vital Records, затем важные записи и, наконец, записи, определенные как важные.
  • Упакуйте записи небольшими сегментами, занимайте только несколько папок за раз, чтобы поддерживать порядок в процессе. Вместо того, чтобы упаковывать и снимать весь шкаф для документов, снимайте его по одному ящику за раз.
  • Используйте водонепроницаемые маркеры или цветную ленту для маркировки контейнеров. Этикетки могут указывать тип записей в ящиках и место в офисе, из которого они были удалены.
Рекомендации по восстановлению

Следующая информация охватывает все типы носителей, которые можно найти в офисах, а также советы по их восстановлению. Независимо от среды или типа повреждения, мы настоятельно рекомендуем немедленно связаться со Службой управления записями для получения помощи.

Экстренное восстановление
Если вы не можете выполнить процедуры восстановления или у вас нет персонала для этого, вам следует хотя бы предпринять некоторые начальные шаги для восстановления:

  • Стабилизация окружающей среды - это означает улучшение циркуляции воздуха в помещении путем открытия дверей и окон или использования вентилятора из системы HVAC.Мы не рекомендуем использовать отдельные отдельно стоящие вентиляторы.
  • Уменьшите влажность - Удалите пластиковые брезенты и листы с территории, поскольку они создают тепличную среду.
  • Удалите всю мокрую загрязненную мебель, ковры и мусор, если вы можете сделать это, не нанося вреда себе, записям или другому персоналу в этом районе.
  • Используйте осушитель воздуха только тогда, когда есть возможность опорожнить сборный контейнер, когда он заполнится.
  • Снижение температуры - Используйте систему HVAC, чтобы снизить температуру в помещении.Температура должна быть в среднем от 50 до 60 градусов.

Выполнение этих шагов поможет создать стабильную среду и замедлить порчу записей.

Бумага: повреждение водой
Наибольшее повреждение бумаги водой происходит в течение первых 8 часов. Вот почему важно начать восстановление сразу после оценки повреждений и стабилизации области.

Сушка на воздухе:
Сушка на воздухе идеально подходит для чрезвычайных ситуаций, связанных с небольшим количеством записей в среде с низкой температурой и относительной влажностью, чтобы не создавать среду, которая может повредить записи.Убедитесь, что место для сушки большое и чистое, с надлежащей безопасностью и с надлежащим контролем температуры и влажности.
Метод:
В безопасном месте установите столы и накройте их чистой неиспользованной газетной бумагой или другими промокательными материалами (например, промокательной бумагой, бумажными полотенцами, хлопчатобумажными тряпками, нецветной вощеной бумагой для цветоводов).

  • Удалите мокрые записи с поврежденного участка с помощью ящиков для молока.
  • Удалите папки из ящиков для молока.
  • Удалите записи из папок и выбросьте крепежные детали и папки с файлами.Папки плохо сохнут или деформируются. Лучше всего создавать новые папки. Обязательно запишите информацию из вкладки папки, прежде чем выбросить ее.
  • Храните записи в том порядке, в котором они находятся в папке.
  • Разместите отдельные записи на столе.
  • Используйте своего рода опознавательную метку между папками с файлами, чтобы записи возвращались в правильную папку после высыхания.
  • Регулярно меняйте промокательную бумагу.
  • Удалите записи, когда они полностью высохнут, обычно через 30-48 часов.
  • Вернуть все записи в их надлежащие файлы, гарантируя, что повторно используемые папки с файлами не будут повреждены.

СОВЕТ: Если мокрые листы трудно разделить, используйте лист полиэстера (майлара). Майлар считается полиэфирным листом, поскольку он создает электростатический заряд. Примером майлара, который можно найти в повседневном использовании, являются листы для диапроекторов. Листы майлара можно купить в любом магазине канцелярских товаров. Если у вас есть какие-либо вопросы, обратитесь в Службу управления записями для получения дополнительной информации.

Положите лист майлара на стопку влажной бумаги и осторожно приподнимите

.

Положите документ на стол и, когда он частично высохнет, удалите майлар. Вам понадобится несколько листов майлара.

Удалите майлар как можно скорее, чтобы воздух мог циркулировать по бумаге и быстрее высохнуть.

Советы / предложения: Для сушки бумаги можно использовать бельевую веревку или леску. Повесьте линию между двумя объектами и закрепите на ней документы. Это хороший способ сушить брошюры и брошюры.Используйте этот метод на бумаге только в том случае, если небольшой участок бумаги влажный.

Не вешайте очень влажные пластинки, так как они хрупкие и могут разорваться. Для вешания пластинок используйте пластиковые прищепки - деревянные прищепки задерживают воду.

Для сушки также можно использовать мелкие противни или решетки для выпечки. Накройте нижнюю часть лотка / экрана промокательной бумагой, чтобы записи не прилипали к противню и не принимали форму. Кастрюли можно складывать друг в друга, чтобы одновременно сушить большее количество пластинок.

Надевайте перчатки, чтобы грязь и масло с кожи не попали на пластинки.

Некоторые предметы, такие как чертежи, карты и т. Д., Требуют профессиональной работы из-за хрупкости бумаги, используемой для их печати, и из-за их размера.

Замораживание:
Иногда слишком много записей повреждается или погодные условия не подходят для воздушной сушки. В таком случае замораживание и хранение записей при низких температурах (-20 F) стабилизирует и высушит коллекции.
Метод:

  • Удалите записи (храните записи в их папках) из поврежденной области, используя ящики для молока, и отнесите их в зону восстановления.
  • Организовать через Службу управления записями транспортировку записей в морозильную камеру. Для сушки документов следует использовать коммерческую камеру сублимационной сушки. Хотя это лучший метод сушки, он также дорог и должен выполняться профессионально.
  • Не следует отправлять влажные коробки в термоусадочную пленку, отправляемые в морозильную камеру.

Подсказки / предложения: Небольшое количество записей можно заморозить с помощью домашнего морозильника. Однако убедитесь, что морозильная камера чистая.

Бумага: Fire Damage

Большинство повреждений от огня обычно сопровождаются повреждениями от воды. Записи, которые повреждены огнем и водой, должны быть высушены, а затем обработаны от повреждений в результате пожара. Записи, которые слегка обуглены или повреждены копотью и не намокли, не требуют немедленного внимания. Записи можно перемещать в ящиках для молока или ящиках из гофрированного картона.Со всеми записями следует обращаться с особой осторожностью. Необходимо надевать маски, чтобы рабочие не вдыхали сажу.
Метод:

  • Установите чистые рабочие столы и накройте их неиспользованной газетной бумагой.
  • Осторожно удалите записи с поврежденного участка, используя ящики для молока или картонные коробки.
  • Удалите из папок с файлами, обязательно скопировав всю информацию из вкладки. Храните элементы в том порядке, в котором они были в папке, и не смешивайте элементы из разных папок.
  • Обращайтесь осторожно, так как записи будут хрупкими и рвутся.
  • Осторожно очистите пластинки щеткой из верблюжьей шерсти или мягкой замшей. Медленные движения от центра бумаги к краю уменьшат пыль.
  • Не давите на бумагу.
  • Если записи сильно повреждены, как можно скорее сделайте их фотокопии или микрофильмы, а оригиналы выбросьте.
  • Вернуть записи в новые файловые папки после обработки.

Подсказки / предложения: Если сажа на записях «запеклась», оставьте ее и обратитесь в службу управления записями.Если пластинки покрыты только рыхлой пылью или копотью, их можно очистить с помощью слабого всасывающего вакуума. Оберните марлю поверх вакуумного сопла, чтобы не засосать в пакет незакрепленные осколки.

Чтобы сохранить неразборчивую информацию, содержащуюся в записях, записи можно фотографировать в ультрафиолетовом свете в полной темноте. Делайте это только в том случае, если информация жизненно важна и не может быть найдена где-либо еще, так как процесс может быть выполнен только профессионалом и является чрезвычайно дорогостоящим. После фотографирования поврежденные записи можно выбросить.

Книги: повреждение водой
С книгами следует обращаться так же, как с бумагой.
Метод:

  • Установите столы в зоне восстановления, накрыв их абсорбирующим материалом.
  • Удалите книги из поврежденного места, используя ящики для молока или плотные картонные коробки.
  • Поставьте книги вертикально на впитывающий материал. Или положите между страницами цветные бумажные полотенца или впитывающий материал.
  • Часто заменяйте впитывающие материалы, пока не будет удалена вся влага.
  • Если книги очень влажные, немедленно заморозьте их, используя тот же метод, что и для бумаги.

Советы / предложения. Сложите книги, когда они высохнут, и слегка надавите. Это может помочь предотвратить появление морщин и деформаций обложек.

Книги: ущерб от огня
С книгами следует обращаться так же, как с бумагой.
Метод:
Осторожно откройте книги, почистите щеткой и / или пропылесосьте края.

Фотоносители (включая микрофильмы / микрофиши, черно-белые и цветные негативы, черно-белые и цветные отпечатки и слайды): повреждение водой

  • Микрофильмы, негативы и влажные отпечатки следует сохранять влажными.Удаление эмульсии с основной пленки начнется сразу же, если материалам дать высохнуть. Это приведет к тому, что серебряные копии Микрофильма станут сплошной массой, почти как хоккейная шайба. Если принтам дать высохнуть, эмульсия будет прилипать ко всему, с чем она соприкасается.
  • Не прикасайтесь к поверхности всех отпечатков / негативов.
  • Не пытайтесь самостоятельно восстановить эти записи. Немедленно обратитесь в Службу управления записями.

Микрофильм / микрофиш Серебряная копия:

  • Хранить в чистой прохладной воде (желательно дистиллированной) в чистых пластиковых контейнерах.
  • Не раскатывать влажный микрофильм.
  • Зависание, если восстановление не может начаться в течение 60 часов после аварии.
  • Отправьте микрофильм / фишку профессионалам для восстановления.

Микрофильм / фишка Диазо Копия:

  • Восстановить этот тип микрофильмов / микрофиш в последнюю очередь. Некоторые старые виды, которые обычно обрабатывались до 1970 года, будут пузыриться, если станут влажными. Если пленка не покрылась пузырями, вымойте ее и ополосните в прохладной проточной воде и просушите марлей или другим безворсовым неабразивным полотенцем.Если есть пузыри, обратитесь в Службу управления записями.

Черно-белые и цветные негативы:

  • Наполните ванны прохладной дистиллированной водой и погрузите негативы.
  • Держите их во влажном состоянии и немедленно отправьте профессионалу для чистки и сушки.
  • Заморозить негативы, если восстановление не может начаться в течение 48 часов после аварии. Если вы заморозили негативы, не забудьте немедленно передать их профессиональному агенту по реставрации.Обратитесь в Службу управления записями за помощью в организации замораживания.

Черно-белые и цветные отпечатки / слайды:

  • Наполните ванны прохладной дистиллированной водой и держите отпечатки / слайды погруженными.
  • Застелите стол промокательной бумагой для фотографий.
  • Выньте отпечатки / слайды из воды и положите их на промокательную бумагу.
  • Положите слой промокательной бумаги поверх отпечатков / слайдов.
  • Поместите утяжелители (кирпичи, покрытые прозрачной или белой контактной бумагой, хорошо подойдут) поверх промокательной бумаги.
  • Меняйте промокательную бумагу каждые 2 дня, пока влажные записи не высохнут.
  • Сделайте копию пленки / негатива / печати / слайда как можно скорее и выбросьте поврежденные записи.

СОВЕТ. Промокательная бумага для фотографий - единственный впитывающий материал, который можно использовать для печати, негативов и т. Д. Он специально разработан, чтобы не удалять эмульсию при контакте с отпечатком / слайдом. Этот вид бумаги можно найти в любом магазине фототоваров.Свяжитесь со Службой управления записями для получения дополнительной информации об этом типе бумаги.

Советы / предложения: Воду в контейнерах можно поддерживать прохладной, периодически добавляя в воду лед.

Храните серебряный оригинал микрофильма за пределами офиса в надежном безопасном месте для хранения. Не используйте программу просмотра для проверки микрофильмов / микрофиш на наличие повреждений. Перемотайте микрофильм / фишку на профессиональном перемотчике. Проверьте вручную на предмет истирания, плавления и отделения эмульсии. Если было установлено, что фотографии относятся к категории Vital Records, обязательно храните негативы или копии фотографий за пределами объекта для защиты.

Фотографические материалы (включая микрофильмы / микрофиши, черно-белые и цветные негативы, черно-белые и цветные отпечатки и слайды): повреждение от огня
Метод (только черно-белые и цветные отпечатки и диазо-микрофиши):

  • Удалите записи из зоны бедствия, используя ящики для молока или тяжелые картонные коробки.
  • Разложить записи по таблицам; если микрофильм, размотайте его по столешнице.
  • Фотографии, покрытые пылью, пеплом или сажей, можно очистить, аккуратно протерев их мягкой тканью.
  • Для микрофильмов: аккуратно очистите их мягкой тканью, слегка смоченной жидкостью для очистки микрофильмов.
  • Если отпечатки обгорели, попросите их профессионально скопировать и выбросьте обугленные записи.

Советы / предложения: Не используйте кисть, так как она может быть абразивной и вызвать царапины на поверхности фотографии или пленки.

МИКРОПЛЕНКА ГАЛИДА СЕРЕБРА ВСЕГДА ДОЛЖНА БЫТЬ ВОССТАНОВЛЕНА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМ ОБРАЗОМ.

Магнитная лента: повреждение водой
Метод:

  • Удалите ленту с места, поврежденного водой.
  • Осмотрите ленты на предмет видимых признаков влаги. Если есть какие-либо сомнения в том, что лента высохла, объявите ее влажной.
  • Сушите ленты отдельными партиями для сушки, чтобы максимально контролировать объем.
  • Отделите намачиваемую жидкость от тех, которые предположительно были влажными.
  • Создайте помещение для восстановления с температурой 70 F и уровнем относительной влажности 50%, где ленты, которые были погружены в воду или подверглись воздействию низких температур, можно было восстановить в течение 24 часов.
  • Дайте лентам нагреться до комнатной температуры.
  • Просушите все внешние поверхности вручную мягкой безворсовой тканью. Высушите ленты на воздухе, положив их на впитывающий материал (например, промокательную бумагу, бумажные полотенца).
  • Обязательно замените впитывающий материал, когда он намокнет.
  • Через 24 часа осмотрите ленты, развернув примерно 25 футов каждой ленты, и, осторожно обращаясь с ней, поищите различия в цвете ленты и мельчайшие капли влаги.

СОВЕТ. В крайнем случае при определении того, высохла ли лента, прокрутите ее в очистителе ленты без лезвия или чистящего раствора.Если появляется туман, значит, лента мокрая.

Использование ленточной машины с катушкой на катушку поможет лентам быстрее высохнуть.

Пропустите влажную ленту через устройство примерно пять раз.

Магнитная лента: урон от огня

Консультации службы управления записями. Ленты необходимо будет проверить на предмет деформации и коробления, которые могли быть вызваны экстремальными температурами, возникшими во время пожара.

Компьютерный носитель (не включая CD-ROM или оптический диск): повреждение водой
Большинство пропитанных водой дисков можно успешно восстановить, если они не были повреждены магнитом, не деформированы или подвергались воздействию температур выше 125 F или влажности более 80%.Однако нет никакой гарантии, что информация на дисках будет восстановлена.
Метод:

  • Удалите диски из зоны аварии в зону восстановления.
  • Если восстановление невозможно начать немедленно, смочите диски в прохладной дистиллированной воде.
  • Удалить всю видимую грязь.
  • Слейте жидкость с дисков и промокните насухо мягкой безворсовой тканью.
  • Дайте дискам высохнуть на впитывающем материале в течение 24 часов, периодически осушая и переворачивая.
  • Скопируйте информацию на новые диски.

Компьютерный носитель - компакт-диск или оптический диск: повреждение водой
Метод:

  • Немедленно вынуть из воды.
  • Выньте диски из контейнеров и держателей - не сгибайте и не царапайте.
  • Смойте грязь или грязь чистой дистиллированной водой - не замачивать.
  • Сушите диски каплями в сливе для посуды или решетке - вертикально, а не ровно.
  • Очищайте диски мягкой сухой тканью без ворса.Перемещайте ткань перпендикулярно канавке слева направо, а не вверх и вниз.
  • Поместите очищенные диски в чистые емкости.

Компьютерные носители - все типы: Повреждения от огня
Проконсультируйтесь со Службой управления записями. Диски необходимо будет проверить, не была ли информация на них повреждена из-за деформации. Скопируйте на новые диски.

Видео / аудиокассеты: повреждение водой
Метод:

  • Немедленно вынуть из воды.
  • Откройте коробку с лентой и, если присутствует конденсат или вода, дайте воде стечь.
  • Обратитесь в Службу управления записями для получения дополнительной помощи, чтобы убедиться, что лента не деформирована или не повреждена.

Видео / аудиокассеты: урон от огня

  • Консультации службы управления записями. Ленты необходимо будет проверить на предмет повреждений от коробления.

Запрос вашей кадровой документации в Массачусетсе

Заявления о заработной плате в Массачусетсе

Николас Ф.Ортис •

• Комментарии к запросу о вашем личном деле в Массачусетсе, штат Массачусетс, отключены

Закон штата Массачусетс о персональном учете, M.G.L. глава 149, § 52C, позволяет нынешнему или бывшему сотруднику получить копию своего личного дела.

Закон требует, чтобы работодатель предоставлял доступ к кадровой документации сотрудникам и бывшим сотрудникам по письменному запросу. Это касается всех работодателей. Однако для работодателей с 20 или более сотрудниками закон требует, чтобы они включали в файл конкретный список информации, который включает:

  • Имя, адрес, дата рождения, должность и описание
  • Ставка оплаты труда (т.е. заработная плата или почасовая ставка) и любые другие компенсации, выплачиваемые работнику
  • Дата начала приема на работу
  • Заявление сотрудника о приеме на работу, включая резюме или другие аналогичные документы, поданные в ответ на объявление работодателем о вакансии
  • Все оценки производительности
  • Свидетельство ненадлежащей работы на рабочем месте, включая письменные предупреждения
  • Списки испытательных сроков, отказов, подписанных сотрудником, копии датированных уведомлений об увольнении и любые другие документы, относящиеся к дисциплинарным мерам в отношении сотрудника

Независимо от размера компании работодатель должен ответить в течение пяти рабочих дней с момента подачи письменного запроса сотрудником.Он должен предоставить сотруднику бумажную копию ее кадровой документации И возможность просматривать ее записи по месту работы в рабочее время.

Даже если работник больше не работает, работодатель все равно должен вести кадровый учет. Кадровая документация штата Массачусетс не позволяет работодателям с более чем 20 сотрудниками выбрасывать или удалять информацию из кадрового файла в течение трех лет после даты увольнения сотрудника. Таким образом, бывший сотрудник также может запросить и получить свои кадровые записи в соответствии с этим законом.

Работодатель с 20 или более сотрудниками должен также поддерживать любую часть, имеющую отношение к рассматриваемому административному или судебному делу, даже если оно превышает три года. Это означает, что если работник предъявляет иск своему работодателю по делу, предусмотренному Законом о заработной плате, например, по невыплаченной заработной плате. например - работодатель должен иметь всю документацию из кадрового дела, относящуюся к соглашению о вознаграждении работника.

В запросе не должно быть ничего особенного. Вы можете просто написать своему нынешнему и бывшему работодателю, сказав: «Я пишу, чтобы запросить свои кадровые записи с моей работы в [ABC Company].