Содержание

Образец смены фамилии в трудовой книжке 2020 и 2021

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

На основании пп. "а" п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Материалы по теме

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.


Заявление о смене фамилии

Приказ о замене фамилии в документах

Правовые документы

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества

Корректное изменение фамилии в трудовой книжке после замужества требуется для грамотного отражения сведений о стаже физлица. Каким образом и на основании каких документов работодателю внести правки? Рассмотрим порядок смены фамилии в трудовой книжке – образец вы найдете в этой статье.

Как выполнить изменение фамилии в трудовой книжке после замужества

Согласно ст. 66 Кодекса основной персональный документ для отражения данных о занятости и стаже работника – это трудовая книжка (ТК) установленного образца. Бланк и порядок составления этого документа регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.03 г. (содержит правила ведения), а также Постановлением № 69 от 10.10.03 г. (утверждает инструкцию по заполнению).

В соответствие с подп. «а» п. 9 Правил в ТК вносятся данные о ФИО/дате рождения сотрудника на основании сведений из паспорта либо другого удостоверения личности. Таким образом, при смене ФИО в паспорте необходимо скорректировать сведения и в трудовой книжке. Основаниями для подобных действий могут также являться свидетельство о заключении или расторжении брака, документ об изменении фамилии, свидетельство о рождении, пр. (п. 26 Постановления № 225).

Обратите внимание! Делать запись в трудовой книжке об изменении фамилии со слов физлица запрещается (п. 2.3 Постановления № 69). Актуализация личных данных производится только при наличии оправдательных документов.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии – порядок действий для кадровика:

  • Чтобы замена фамилии в трудовой книжке была оформлена грамотно (см. образец), необходимо получить от сотрудника письменное заявление о внесении записи, с приложением копий оправдательных документов.
  • Затем на основании заявления издается приказ руководителя компании для кадровика.
  • После чего старая фамилия перечеркивается, рядом вписывается новая.
  • С внутренней стороны обложки делаются пояснения – на основании чего произведены изменения с указанием номера, серии, даты выдачи оправдательного документа.
  • Внесенные данные заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации-работодателя.

Обратите внимание! Все исправления осуществляются по последнему месту занятости физлица. Если же предыдущий работодатель не исправил вовремя сведения, разрешается устранить неточности по новому месту работы (п. 27 Постановления № 225).

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – образец

Рассмотрим подробно, как выполняется смена фамилии в трудовой книжке на примере. Предположим, сотрудница Иванова И.Б. вышла замуж и стала Петровой И.Б. Соответственно, фамилия Иванова перечеркивается, вписывается фамилия Петрова. На форзаце (внутренней стороне обложки) делается следующая запись:

«Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова на основании свидетельства о заключении брака серия 2-AI номер 578425 от 15.04.17 г., выданного отделом Загса Октябрьского района, и паспорта 40 01 684792, выданного 28.04.17 г. ОВД Ворошиловского района г. Ростова-на-Дону.».

Специалист по кадрам Горяйнова /Горяйнова Л.Н./. Печать проставляется при наличии.

Запись о смене фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии в трудовой книжке - образец записи об этом приведен в нашей статье. Кроме того, мы подробно расскажем о правилах изменения сведений о владельце в данном документе.

Фото: Фотобанк Лори

Изменение фамилии в трудовой книжке

Порядок внесения в трудовую книжку любых изменений регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция), о которой подробно можно прочитать в нашей статье Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Эти нормативные акты гласят, что сделать исправления в трудовой книжке в связи со сменой фамилии можно только на основании следующих документов:

  • свидетельства о заключении или расторжении брака;
  • свидетельства о рождении;
  • свидетельства о смене фамилии;
  • паспорта сотрудника.

Указанная информация должна быть отражена в трудовой книжке в течение 1 недели с даты издания приказа по личному составу. Параллельно с внесением данных в трудовую необходимо отразить изменения в личной карточке, а также всех документах, касающихся сотрудника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Помимо этого, администрация может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛС.

Внести информацию должны работники кадровой службы работодателя, в период работы у которого произошла смена фамилии. Если запись в указанный срок сделана не была, и работник уволился, изменения оформляются на следующем месте работы. 

Как внести в трудовую запись об изменении фамилии 

В соответствии с п. 2.3 Инструкции отметка об изменении фамилии делается следующим образом:

  1. Прежняя фамилия зачеркивается 1 чертой. За ней вписывается новая. Не допускается исправление сведений при помощи корректора или поправок.
  2. Слева на обложке трудовой книжки (точнее, на ее внутренней стороне) указываются реквизиты документа, служащего основанием для перемены фамилии. При этом нужно учесть, что в период трудовой деятельности такие сведения могут быть изменены несколько раз, поэтому при заполнении рекомендуется экономить место.
  3. Затем лицо, вносящее изменения, обязательно ставит свою подпись, фамилию, имя, инициалы, а также заверяет все печатью предприятия (при наличии). 

Необходимо помнить, что записи вносятся без сокращений, даты прописываются арабскими цифрами.

При оформлении трудовой книжки допускается использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер (в том числе шариковую), световодостойкие чернила (пасту, гель) синего, черного или фиолетового цвета.

Скачать образец записи о смене фамилии можно, перейдя по ссылке: Смена фамилии в трудовой книжке - образец.  

Обратите внимание! Запись об изменении фамилии в трудовой книжке делается работником кадровой службы в соответствии с представленными документами. Необходимо зачеркнуть 1 линией предыдущую фамилию и вписать действующую. Одновременно с этим на обложке трудовой надо указать реквизиты документа, на основании которого изменены данные. Под этой записью сотрудник, вносящий сведения, ставит свою подпись с расшифровкой и печать предприятия (при ее наличии).

***

Итак, смена фамилии в трудовой книжке производится сотрудниками кадровой службы на основании документа, согласно которому эта смена была произведена.

Трудовая книжка: запись о смене фамилии


Прошу совета: сотрудница 3ий раз меняет фамилию, а в обложке трудовой уже нет места, куда вписывать запись об изменении фамилии..? Нет четкого ответа, много мнений.. Может кто сталкивался и знает точный ответ?
Буду благодарна!

Комментарии


активная жизненная позиция сотрудников - головная боль кадровика)))) (хи-хи в кулачок)

По закону - на последней обложке. .. если она еще чистая)))

Staff


По какому закону?

Очень любопытно, по какому такому закону?

Ну а нигде этот момент и не прописывается, соответственно не запрещает. ...? Я не нашла ссылки.. Кто то вообще советует "подклеить листок" к трудовой.. не знаю как это должно выглядеть в реале)) смешно становится..

Прописывается в положениях о заполнении трудовых книжек. Можно в гаранте или консультанте посмотреть. Вклеивать в трудовую что либо - категорически запрещено. Разрешается писать на 1 и последнем форзаце и на задней обложке (так же на 1 и последнем форзацах и задней обложке вкладыша). Если не хватает места в трудовой - заведите вкладыш и пишите на нем.

Это снова не я


у вкладыша нет обложки. .

Это снова не я


пардон, есть..я просто забыла)))

меленько писать надо было два предыдущих раза)) гы.......... а у мну одна сотрудница дважды выходила замуж со сменой фамилии, а полде разводов меняла снова на девичью...когда собралась в ретий раз, будущий муж потребовал, чтобы она "завела" новую трудовую книжку, потому что он не хочет в ней видеть (!) фамилии предыдущих мужей... сказать, что я была в ступоре - это ничего не сказать)). . про отдельную песню смены страхового свдетельства ПФР молчу...

чтобы меленько писать два предыдущих раза надо обладать даром предвидения, а процесс изменения семейного статуса бывает не предсказуем.)

ну тогда нафик рвем трудовую и нехай она как хочет.. либо замуж, либо книжка))

ага, трудовую-то сейчас рвем, а когда взвоет-таки от такого мужа-тирана и подаст на развод локти кусать?

Не хочет в ней видеть фамилии предыдущих мужей - пусть устроит ее на такую работу, с которой ее гарантированно не уволят - и трудовая всегда будет в отделе кадров. .. он ее и не увидит.

у нас была одна сотрудница.... Тетечка предпенсионного возраста... Так она когда принесла свою трудовую кадровик была в ауте... Тетенька десять раз меняла мужа и, соответственно, фамилию.

Это снова не я


маладца тетька)))

вот почему я против смены фамилии (или мужа - кому что нравится больше). .сейчас слишком много документов всяких развелось, чтоб часто их менять...
это раньше нужно было носить мужнину фамилию, чтоб женой признали..

Натаlie Питерская


+ я.

Натаlie Питерская


Я то не только присоседилась, а еще и на своей фамилии;-)

Я во второй раз решила, что мну крайне лень бегать по всем инстанциям и ваще моя фамилия мне нравится больше)))

Натаlie Питерская


Т. е. оставила фамилию первого замужества?

не-а... в первом и после него я была молодая, не ленивая и документов мало было, которые замене подлежали - так что я тогда себе свою родную вернула, с ней так и живу с тех пор)))

Натаlie Питерская


Оч правильно!!!!

Я тоже полностью согласна!но мой муж до свадьбы выдвинул ультиматум по этому поводу!!!теперь вот придется рысачить целыми днями по городу от одного бюрократа к другому (((

а вы выдвиньте мужу ультиматум в ответ - вы меняете фамилию на его - а он рысачит за вас по бюрократам (или как минимум - вместе с вами)

Блин-теперь уже поздно думаю))) подписалась. ..и за смену фамилии и за штамп в паспорте!и более того-придется ехать в родной город-который находится в 2000км. от того в котором живу-чтобы поменять паспорт в минимальные сроки!девочки-не идите на это! Свои нервы дороже!!!

Staff


Может с этим поиграть: "если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем"

То есть (идея сумасшедшая, знаю) - фактически поле "фамилия" заполнено (знаю, что это не раздел, но все-таки)

В общем, возможно, выход во вкладыше

Профессор кадровых наук


склоняюсь к тому же. ..

Натаlie Питерская


Запрета нет. Вносите запись на предпоследнюю страницу обложки.

Все предложенные варианты возможны, выбирайте сами. Сочувствуюююююю....

А ведь что самое страшное: сотрудница Ваша может выходить замуж вне зависимости от того, осталось ли место на обложке для подобных записей, либо нет. Уж сколько раз твердили миру, отмените трудовые книжки-головную боль кадровиков, отмените! Ан нет! Крепостное право форевер! Мало того, они их поменьше сделали. Как тут замуж в четвертый раз выйдешь, кадровика не расстроив?! Коль скоро книжки эти не отменить, предлагаю закон издать: первый кадровик, делающий запись в женской трудовой книжке о смене фамилии, должен делать такую запись как можно мельче, дабы других своих собратьев не озадачивать.

В трудовой нет печати и записи...

Лексик
Вот и у меня появился вопрос, про который я совсем забыла.....
Моя трудовая была заведена во время прохождении практики, на девичью фамилию.
Затем я вышла замуж и сменила фамилию.
В трудовой перечеркнули девичью фамилию и рядом вписали новую.
И с этой трудовой я устраивалась несколько раз на работу, никогда никаких вопросов не возникало.
Пока в 2009 году я не была принята на работу и началось. ..
Мне сказали, что моя трудовая в данный момент не действительна, т.к. на
обложке отсутствует запись о смене фамилия и печать.
На вопрос - Что же делать? Попросили принести свид-во о браке.
У меня его нет, я разведена, а есть свид-во о разводе.
На работу они меня приняли, видимо была нужна им.
Но сказали, что при оформлении пенсии у меня будут проблемы.

До пенсии ещё далече, но всё же, какого порядка проблемы меня могут ждать? И что можно сделать сейчас, заранее?



Комментарии


на обложку должна быть занесена запись об основании изменения вашей фамилии в трудовой книжке, т.е информация о свидетельстве о регистрации брака. Возможно вы можете пойти в загс и попросить копию или дубликат. ...

Лексик


спс. это я знала...не знала кто вносить её должен спустя.... адцать лет?)

Возьмите в ЗАГСе, где Вы регистрировались, дубликат свидетельства о браке (или архивную справку, я точно не помню, в каком виде после развода этот документ выдается). Вам эта справка все равно понадобится при сдаче документов на оформление пенсии, пусь будет уже в наличии загодя.

В той фирме, где внесли изменение фамилии, должна остаться копия вашего свидетельства о браке - в личном деле (если не совсем рога и копыта, то хранят в архиве). Можно к ним и пойти, что бы сделали пометку, на каком основании была произведена смена фамилии.

Лексик


это главмосстрой

контора эта есть... но думаю проще пойти в загс лучше.

Лексик


печати там точно другие уже явно и названия думаю изменились

они могут выдать Вам справку для Вашего нынешнего работодателя с текстом типа "Фамилия была изменена на. .. на основании св-ва о браке.... Справка выдана для внесения исправлений работодателем по текущему месту работы". А Ваш нынешний раб-ль делает запись на тыльной стороне обложки об изменении фамилии и указывает, что основание - справка Главмосстрой №... от..., ставит свою подпись и свою печать.

Или архивная справка из ЗАГСа, тоже вариант.

Лексик


еще напишу вам. извините.

У вас будет 2 записи на трудовой, 1. "замуж вышла - фамилия такая-то"..2. развелась -фамилия такая-то.. И все это на основании свидетельств.

Тут проблемы нет вообще никакой. Хоть сейчас можно сделать эти записи, потому как вносятся они по заявлению сотрудника.

Лексик


спс. при разводе фамилию оставила - мужа фамилию.

тогда 1 запись -при заключении брака

Лексик


да. одну только. спс.

Лексик


только вот кто будет писать её

уверена что главмосстрой сменил печати и людей.это было очень давно

Лексик


Спасибо всем за помощь!

Как в трудовой книжке изменить фамилию в 2020 и 2021 году

В каких случаях в трудовой книжке меняются личные данные работника?

ТК РФ позволяет указывать новые сведения при наличии такой необходимости.

Перед тем как поменять фамилию в трудовой книжке ответственный за заполнение документа сотрудник обязан проверить наличие веских оснований для этого. В соответствии с п. 2.3 утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 Инструкции по заполнению трудовых книжек, это возможно, если меняется:

  • фамилия;
  • имя;
  • отчество;
  • дата рождения.

Какие документы являются основанием для перемены данных?

Эти сведения в бланке указываются только на основании документов, подтверждающих перемену данных гражданина. Перечислим их:

  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о регистрации или расторжении брака;
  • справки, заверяющие изменение ФИО.

Во всех случаях обязательно ссылаться на номер и дату подтверждающих документов.

Заявление об изменении личных данных

Для того чтобы в документе о стаже появились новые сведения, первым делом необходимо написать заявление. Оно пишется работником на имя руководителя предприятия. В нем указываются ФИО заявителя и просьба об изменении личных данных в бланке. Заявление подписывается руководителем или начальником отдела кадров. После этого издается распоряжении о внесении новых личных данных в бланк сотрудника.

Порядок внесения новых записей

Самый частый случай, с которым приходится сталкиваться, — изменение личных данных в трудовой книжке после замужества. В этом случае основанием для внесения новых сведений является свидетельство о регистрации брака.

Алгоритм действий по шагам следующий:

Шаг 1. Ранее внесенные сведения на титульном листе зачеркиваются одной линией и вносятся актуальные;

Шаг 2. На внутренней стороне обложки делается сноска на документ, на основании которого вносятся изменения;

Шаг 3. Новые данные заверяются подписью кадровика и печатью предприятия.

Для кадровика процедура исправления фамилии означает внесение изменений в иные бумаги сотрудника:

  • трудовой договор;
  • личное дело;
  • иные кадровые и бухгалтерские документы.

Приведем примерный образец, как изменить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством:

Изменение фамилии в связи с расторжением брака:

Изменение фамилии в связи со сменой пола:

В том же порядке они вносятся в другие личные данные сотрудника.

Как исправить ошибку, допущенную при заполнении личных данных работника?

Также нередки случаи ошибок, допускаемых в именах, отчествах и фамилиях работников. В соответствии с п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.03 №69, «Перемена личных данных работника в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о заключении/расторжении брака, о перемене фамилии, имени, отчества. Обязательно указывается их номер и дата.»

Если ошибка обнаружена при создании новой ТК, то испорченный бланк уничтожается, о чем составляется акт, и заполняется новый бланк. Разумеется, за такой испорченный бланк деньги с работника снимать не стоит.

Но, если ошибка была обнаружена при оформлении ТК последующими работодателями, или самим работником, исправить эту неточность значительно сложнее. Самым правильным советом сотруднику, столкнувшемуся с такой проблемой, является обращение в суд для признания данной ТК принадлежащей ему.

Более простой вариант исправить фамилию в трудовой книжке — внесение новых данных описанным выше способом — чреват возможными проблемами при расчете стажа сотрудника, большинство специалистов предлагают использовать ТК, стараясь сделать такое исправление максимально аккуратно. Если же это сделать не удается, то имеет смысл сделать данному сотруднику новую ТК и обратиться в суд за подтверждением принадлежности ему старой ТК, содержащей ошибку на титульном листе. Это необходимо сделать для правильного подсчета пенсии, поэтому рекомендуем заняться решением данной проблемы незамедлительно.

«Кадровая азбука»: если работник поменял Ф. И. О.. Бухгалтер 911, № 32, Август, 2017

трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, 1ДФ, Отчет по ЕСВ

Мы приобретаем права и обязанности и осуществляем их под своим именем. В силу определенных обстоятельств это имя может быть изменено. Для этого просто необходимо подать соответствующее заявление в орган государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — РАГС) по месту жительства.

Имя гражданина Украины состоит из фамилии, собственного имени и отчества, если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому он принадлежит.

О факте государственной регистрации акта гражданского состояния РАГС выдаст соответствующее свидетельство.

Учтите, перемена фамилии, собственного имени и отчества (далее — Ф. И. О.) физлицом не влечет за собой прекращения или изменения его гражданских, трудовых прав и обязанностей, которые были приобретены им под прежним именем. Это было бы слишком просто .

Далее, прежде чем перейти непосредственно к действиям кадровой службы, остановимся на действиях самого работника.

Работник и документы

После выдачи физлицу РАГС соответствующего свидетельства, например, подтверждающего факт перемены имени или вступления в брак, на первой странице его украинского паспорта (если он не в виде пластиковой карточки) сделают отметку о том, что этот паспорт подлежит обмену в течение месяца (см. разд. ІІІ Правил государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине от 18.10.2000 г. № 52/5).

Процедура обмена проводится по месту постоянного проживания физлица через центры предоставления административных услуг (см. приложение к распоряжению КМУ от 16.05.2014 г. № 523-р).

Новенький паспорт на руках? Пора наведаться к налоговикам, чтобы уведомить их о перемене имени. Сделать это нужно в течение месяца со дня получения паспорта.

С собой следует взять оригиналы паспорта и выданного на старое имя идентификационного (регистрационного) номера учетной карточки плательщика налога (далее — налоговый номер).

Заметьте, перемена Ф. И. О. не влечет за собой изменения налогового номера. Он останется прежним.

Если же физлицо получило паспорт нового образца (в виде карточки), то налоговикам дополнительно нужно будет предоставить:

— справку о внесении информации в Единый государственный демографический реестр или выписку из этого Реестра;

— справку о регистрации места проживания, выданную органом регистрации, если после формирования выписки из Реестра изменились данные о месте жительства.

А если пропустить месячный срок информирования? В этом случае п. 119.1 НКУ грозит штрафом в размере 85 грн. (при повторном пропуске в течение года — 170 грн. ). Так что будьте бдительны.

Кроме паспорта, придется также поменять загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке, если, конечно, они у вас есть…. Но всем этим физлицо будет заниматься самостоятельно. Мы же далее поговорим о том, что делать работодателю с таким «переменчивым» работником.

Информируем работодателя

О перемене имени работник обязан уведомить своего работодателя. Процедура внесения изменений в документы, содержащие персональные данные работника, поменявшего свое имя, как правило, начинается с получения от него заявления. Примерный текст такого заявления приведен на рис. 1.

К заявлению работник прилагает копии документов, удостоверяющих перемену Ф. И. О. (например, свидетельства о браке либо о расторжении брака, свидетельства о перемене имени, паспорт).

Рис. 1. Фрагмент заявления о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Далее работник отдела кадров сверяет копии прилагаемых к заявлению документов с оригиналами, заверяет их надлежащим образом и передает весь пакет документов на рассмотрение руководителю предприятия. Последний, в свою очередь, проставляет на них соответствующую резолюцию.

Вместе с тем, многие работодатели не требуют от работника заявления, ограничиваясь лишь получением копий документов, подтверждающих перемену Ф. И. О. последним. В таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены дата их подачи/получения, а также подписи работника, предоставившего документы о перемене Ф. И. О., и работника кадровой службы, принявшего их.

А теперь пробежимся по кадровым документам.

Приказ (распоряжение)

Приказ (распоряжение) о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, относится к приказам по личному составу. Типовой формы такого приказа нет. Поэтому при его составлении следует руководствоваться общими правилами оформления документов, определенными ДСТУ 4163-2003 от 07.04.2003 г. № 55. Текст приказа может быть таким:

Рис. 2. Фрагмент приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Имейте в виду: датой внесения изменений в учетные и иные документы предприятия, содержащие персональные данные работника, поменявшего Ф. И. О., будет считаться дата издания приказа (распоряжения) о внесении таких изменений.

Учтите: с приказом о внесении изменений необходимо ознакомить работника, переменившего Ф. И. О., под подпись.

Трудовой договор (контракт)

Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор (контракт), заключенный с работником в письменной форме, в случае перемены им имени. На практике используются два способа:

1 способ. В тексте трудового договора (контракта) зачеркиваются прежние данные работника и вписываются новые со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения таких изменений. Проставляют дату внесения изменений и подписи лица, вносившего изменения, и работника;

2 способ. Оформляют изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.

Вместе с тем существует мнение, что в случае перемены работником имени изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих перемену имени.

Логика такая, что перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем.

Трудовая книжка

Здесь «рулит» Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.93 г. № 58 (ср. 025069200). В случае перемены имени работодатель по последнему месту работы работника обязан внести соответствующие изменения в его трудовую книжку (см. п. 2.13).

Делаем так. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежние данные работника зачеркивают одной чертой и вписывают новые данные. На внутренней стороне обложки проставляют ссылку на документ, послуживший основанием для внесения изменений (паспорт, свидетельство о браке или его расторжении, о перемене имени и др.), указывают его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Эту ссылку заверяет своей подписью руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо и проставляет печать предприятия или печать отдела кадров (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример внесения изменений в трудовую книжку работника, поменявшего фамилию

Заметьте: прежние данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя.

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем*, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша.

Порядок внесения изменений во вкладыш аналогичен приведенному выше.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (типовая форма № П-9, утверждена приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. № 277). Как быть?

По нашему мнению, в рассматриваемом нами случае будет достаточным зачеркнуть прежнюю фамилию (имя, отчество) работника и вписать новую. А затем здесь же либо на поле Книги учета движения трудовых книжек напротив измененных данных работника (в случае отсутствия свободного места в графе с измененными данными) проставить дату внесения изменений, реквизиты документа, послужившего основанием для внесения изменений и завизировать эту информацию подписью лица, ответственного за ведение Книги.

Личная карточка работника

Обычно на практике изменения, связанные с переменой работником имени, в текст личной карточки вносят следующим образом: в п. 1 разд. I «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» личной карточки работника одной чертой зачеркиваются прежние данные работника, и рядом (либо выше) вписываются новые.

Типовая форма первичной учетной документации по статистике труда № П-2 «Личная карточка» утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25. 12.2009 г. № 495/656.

Далее на поле личной карточки рядом с внесенными изменениями, либо ниже в графе «Додаткові відомості» личной карточки работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.

Вместе с тем, некоторые кадровики в случае, если работник поменял Ф. И. О., заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными работника и прикрепляют ее к старой карточке. При этом и в старой, и в новой личной карточке делают запись о том, что личная карточка была заменена в связи с переменой имени.

Однако, на наш взгляд, этот вариант не очень удобен, поскольку предполагает хранение по одному работнику двух личных карточек (старой и новой).

Важно! В случае перемены имени военнообязанным работником или работником-призывником, лицо, ответственное за ведение персонального учета призывников и военнообязанных на предприятии, обязано направить в военный комиссариат уведомление о произошедших изменениях в учетных данных работника.

«Трудовая» отчетность

Форма № 1ДФ. В ней вы отражаете только налоговый номер работника. А он после перемены имени остается прежним. Поэтому работодатель, подавая ф. № 1ДФ, отдельно не уведомляет фискальный орган о перемене работником имени.

Это должен сделать работник самостоятельно (см. выше).

Отчет по ЕСВ по ф. № Д4. Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного отчета по ф. № Д4. Поэтому вы просто в таблице 6 ф. № Д4 за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, указываете работника с его новыми Ф. И. О. — и все !

Отображаются ли предыдущие официальные имена при проверке биографических данных?

Одна из самых больших проблем, связанных с проверкой биографических данных, - это то, как они рассматривают изменение имени. По некоторым оценкам, 50 000 человек ежегодно меняют свои официальные имена в Соединенных Штатах. Поскольку судимости обычно регистрируются на основании имени, работодатели обеспокоены тем, что стандартная проверка биографических данных не найдет информации, связанной с предыдущим именем кандидата. В то же время некоторые соискатели задаются вопросом, смогут ли они избежать красных флажков при проверке биографических данных (например, криминального прошлого), указав вымышленное имя в заявлении о приеме на работу.

Хорошая новость для работодателей заключается в том, что проверка псевдонима кандидата - простой, доступный и эффективный вариант.

Люди меняют имена по разным причинам. Брак и развод - самые частые причины изменения имени, но не единственные. Актеры, музыканты и другие исполнители часто используют «сценические псевдонимы» официально (юридически) или неофициально. Трансгендеры обычно принимают новые имена, соответствующие полу, с которым они себя идентифицируют. Некоторые люди просто меняют свои имена, потому что им не нравится то имя, которое им дали при рождении.

В ситуациях трудоустройства возникает вопрос, что происходит со всей историей, связанной со старым именем человека?

Некоторые элементы прошлого человека легче связать с его новым официальным именем, чем другие. Например, когда человек меняет свое имя и получает новые водительские права, DMV обновляет имя в истории вождения этого человека. Если работодатель проводит проверку данных этого человека в DMV, все его прошлые билеты, приостановление действия лицензии и другие нарушения - до и после того, как они изменили свое имя, - должны быть отражены в проверке биографических данных.

Другие типы справочной информации вряд ли будут связаны с новым именем. Например, если вы хотите проверить историю работы кандидата в качестве работодателя, у вас могут возникнуть проблемы с этим, если человек недавно изменил свое имя. Предыдущие менеджеры или отделы кадров знают вашего кандидата под другим именем и, вероятно, сохранят его трудовую книжку на это имя, а не то, которое вы знаете.

Эти ситуации могут вызвать некоторую путаницу, когда работодатели проверяют трудовой стаж или образование.Профессиональные лицензии в большинстве случаев обновляются в соответствии с новым именем кандидата.

Хотя некоторые люди предполагают, что все сведения о судимости связаны с номером социального страхования человека, это не так. Поскольку сведения о судимости являются общедоступными, они не могут содержать конфиденциальную информацию, что означает отсутствие номеров социального страхования. Основные сведения о человеке, которые будут связаны с его судимостью, - это имя, дата рождения и адрес. По этой причине большинство поисковых запросов по криминальному прошлому основаны на именах.Если человек изменил свое имя и работодатель выполняет проверку биографических данных с использованием его нового имени, проверка не найдет никакой информации, связанной со старым именем кандидата.

Есть решения для этой головоломки. Когда кандидат заполняет заявление о приеме на работу, его обычно просят предоставить широкий спектр информации, включая имя, текущий адрес, дату рождения, прошлые имена (включая девичьи имена), SSN и даже прошлые адреса. С помощью этой информации работодатели могут расширить объем своих проверок биографических данных, чтобы найти более точную информацию.Вместо того, чтобы искать сведения о судимости только в одном месте или под одним именем, работодатель может заказать проверку биографических данных в нескольких местах и ​​на несколько имен.

Получение этой информации напрямую от соискателей и доверие им предоставить ее - не единственный вариант. На сайте backgroundchecks.com мы всегда просим работодателей предоставить данные SSN для проверки биографических данных их кандидатов. Эта информация помогает нам связать настоящую личность человека с его криминальным прошлым.Это также позволяет нам запускать проверку истории адресов или проверку псевдонимов, которые могут помочь нам глубже изучить историю кандидата.

Хотя изменение имени может усложнить определенные части проверки биографических данных, оно не является постоянным препятствием. Работодатели должны использовать такие инструменты, как наша проверка биографических данных, чтобы избежать ложноотрицательных результатов при проверке своих кандидатов. Между тем, ищущие работу должны быть честны в отношении девичьих имен и других фамилий в прошлом. Не раскрытие этой информации заранее может вызвать задержки в процессе проверки биографических данных, расстроить менеджеров по найму и даже рассматриваться как способ уклонения от проверки биографических данных.

Из-за COVID-19 и вызванного им высокого уровня безработицы соискатели могут быть более отчаянными, чем обычно, в поисках работы. Такая ситуация может привести к усилению нечестности при приеме на работу, включая ложь об имени и личности, которая предназначена для сокрытия криминального прошлого или других элементов прошлого человека.

Свяжитесь с backgroundchecks.com за помощью в разработке процесса тщательной проверки биографических данных, который включает надежную защиту от лжи кандидата.

Источники: https://dmv.ny.gov/address-change/how-change-information-dmv-documents

https://www.chicagotribune.com/lifestyles/sc-fam-name-changes-0815-story.html

https://info.legalzoom.com/article/does-name-change-affect-employee-background-check

Сотрудник недавно изменил свое имя, когда мне следует обновить ее кадровые записи?

/// Гостевой пост автора Джерри Лемкуил, Федеральное страхование

Сотрудница недавно сменила имя. Когда мне следует обновить ее кадровую документацию?

Сегодня Федеральное страхование делится одним из наших «кадровых вопросов месяца», касающимся ответственности за трудовую деятельность.

Вопрос : Сотрудница недавно завершила развод и предоставила протокол судебного заседания со своим новым именем. Могу ли я изменить ее имя в ее личном деле до того, как она предоставит обновленную карту социального страхования и другое удостоверение личности?

Ответ: На начальном этапе и с точки зрения трудового законодательства работодатель не обязан заставлять сотрудника переделывать документы о трудоустройстве при изменении фамилии сотрудника, но есть определенные изменения, которые работодатель может пожелать внести в качестве лучшая практика.Что касается заработной платы, нам не известны какие-либо законы о заработной плате или другом трудовом законодательстве, которые требовали бы от работодателя изменения имени сотрудника, если ей должным образом платят за все отработанные часы. Тем не менее, если сотрудник меняет свое имя в Управлении социального обеспечения, вероятность путаницы меньше, если работодатель изменяет имя сотрудника в платежных ведомостях так, чтобы имя сотрудника и номер социального страхования совпадали (в первую очередь для целей налогообложения).

Если сотрудник предоставил вам судебные документальные доказательства того, что ее имя было изменено на законных основаниях, и это просто вопрос ожидания поступления новой документации, то мы не видим причин не вносить изменения внутри компании, по крайней мере, в ее отношении. адрес электронной почты компании, табличка с именем и т. д.Если вам нужна обновленная карта социального обеспечения для смены W-4, то, конечно, вы должны дождаться этого (подробнее об этом см. Ниже).

Обратите внимание, что когда сотрудник меняет свое имя, работодатель не обязан заставлять сотрудника обновлять форму I-9. USCIS рассматривает этот вопрос на своей веб-странице следующим образом: «Когда сотрудник меняет свое имя (например, когда сотрудник выходит замуж), работодатель может, но обычно не обязан отмечать изменение имени в форме I-9. Однако, если работодатель заполняет Раздел 3 для повторной проверки или потому что сотрудник был повторно принят на работу в течение трех лет, то работодатель должен: отметить изменение имени в Разделе 3 формы I-9; указать причину изменения имени в форме, если сотрудник предлагает причину изменения и сохраняет любые доказательства изменения имени, которые сотрудник может добровольно предоставить вам вместе с формой.Не требуется, чтобы сотрудники предъявляли доказательства смены имени для формы I-9. При просмотре документов Списка A или Списка C в процессе повторной проверки работодатель должен убедиться, что любой документ, представленный с новым именем, разумно выглядит подлинным и относится к лицу, представляющему его ». См. Http://www.uscis.gov / i-9-central / complete-corre-form-i-9 / complete-section-3-update-and -reification / completing-section-3 -reification-and-rehires для получения дополнительной информации.

Таким образом, хотя обновление формы I-9 само по себе не является обязательным по закону (и не требует каких-либо конкретных временных рамок), Раздел 3 формы I-9 предоставляет место, где работодатель может обновлять и назначать сотрудника новое имя (в блоке A), и мы рекомендуем работодателю сделать это, если он узнает, что сотрудник изменил свое имя.Работодателю нужно только приложить примечание или копию официальной документации (например, свидетельство о браке или указ о разводе и т. Д.), Чтобы подтвердить новое имя, которое назначается. Для получения дополнительной информации, особенно в отношении надлежащей отчетности о доходах, удерживаемых налогах и других необходимых вычетах, вы можете проконсультироваться с местным налоговым специалистом относительно этой и любых других применимых налоговых форм (включая W-4 и любые налоговые документы штата) и / или обязательства по отчетности, которые могут возникнуть у вас в отношении сотрудника, чье имя изменилось по закону.

Кроме того, вы можете связаться с любыми поставщиками льготных планов для получения дополнительных обязательств по изменению имени сотрудника в соответствующих документах. Кадровое дело должно отражать прежнее и новое имя сотрудника, чтобы избежать путаницы в будущем (т. Е. Если в будущем произойдут управленческие изменения и т. Д., В файле должно быть четко указано, что прежнее и новое имя относятся к одному и тому же лицу) .

{Guest Post} Гостевой пост предоставлен Джерри Лемкуил, Федеративное страхование.Более века Федеративные страховые компании обеспечивают спокойствие владельцев бизнеса за счет надежной страховой защиты. Узнайте больше о федеративном страховании.

Мнения и советы авторов гостевых публикаций не обязательно принадлежат NATSO Inc. Эти сообщения не следует рассматривать как юридические рекомендации. Следует обращаться к квалифицированным специалистам по поводу совета и вопросов, относящихся к вашим обстоятельствам.

Эта статья предназначена только для предоставления общей информации и рекомендаций по предотвращению рисков.Нет гарантии, что эта информация приведет к уменьшению убытков, уменьшению страховых взносов или меньшим факторам изменения опыта. Представленное содержание актуально по состоянию на февраль 2015 года и может быть изменено. На эту информацию могут распространяться правила и ограничения в вашем штате, и ее не следует рассматривать как юридическую консультацию. По вопросам, связанным с вашими обстоятельствами и действующим законодательством штата, следует обращаться к квалифицированному консультанту. © 2015 Advisors Law Group, Все права защищены

Подписка на обновления

NATSO предоставляет обширную информацию, созданную для повышения способности туристических центров удовлетворять потребности путешественников в эпоху разрухи.Это включает наполненные знаниями сообщения в блогах, статьи и публикации. Если вы хотите получать дайджест сообщений в блоге и статей прямо в свой почтовый ящик, укажите свое имя, адрес электронной почты и частоту обновлений, которые вы хотите получать.

Руководство по кадрам и начислению заработной платы при смене имени

Что в имени? Когда дело доходит до HR и заработной платы, много. Следуйте этим полезным советам всякий раз, когда сотрудник официально меняет имя.

Шаг 1. Попросите сотрудника обновить SSA

HR не одинок в этом: чтобы начать процесс смены имени, нужны двое.Вам необходимо убедиться, что затронутый сотрудник сообщил об обновлении в Администрацию социального обеспечения (SSA). Это самый важный шаг - сообщить сотруднику, что с точки зрения федерального правительства его карта социального страхования считается источником правды по ряду пунктов, включая налоги на заработную плату.

Из-за правил SSA, физическое лицо должно будет явиться в местный офис, чтобы обработать изменение. Агентство предоставляет на своем веб-сайте простой в использовании указатель офисов, который вы можете отправить сотрудникам.Часы работы SSA ограничены, поэтому мы рекомендуем дать сотруднику время для посещения в рабочее время, если это необходимо. Поверьте, оно того стоит.

После получения сотрудником заявления на получение новой карты социального обеспечения агентство обычно отправляет ему или ей новую карту в течение 10 рабочих дней.

Шаг 2: Обновите форму W-4 и свою систему расчета заработной платы

Как только изменение имени сотрудника согласовано с Администрацией социального обеспечения, мяч возвращается на вашу площадку.Здесь в игру вступает другое федеральное агентство; Служба внутренних доходов (IRS) требует, чтобы имя, указанное в W-4 и W-2 сотрудника, в точности совпадало с именем, указанным в карточке социального обеспечения сотрудника.

Если вам нужно переподготовить, форма W-4 является обязательной частью процесса адаптации сотрудника. Форма определяет размер федерального подоходного налога, удерживаемого из зарплаты сотрудника. Людей просят заполнить «таблицу личных надбавок» в зависимости от семейного положения, работы супруга сотрудника и других личных факторов.Правильное понимание имеет значение, поскольку удержание слишком небольшого количества налогов может означать большой баланс, причитающийся, когда сотрудник подает годовые отчеты.

На фото: лист личных пособий по форме W-4

Рекомендуется, чтобы сотрудники проверяли свои документы W-4 при изменении их личного или финансового положения. Если речь идет о смене имени, это не просто разумно - это необходимо. Попросите сотрудников заполнить новую форму и загрузить любые изменения в вашу платежную ведомость и систему управления персоналом.

Говоря о технологиях управления персоналом, обязательно дважды проверьте, обновлено ли имя сотрудника во всей системе.Когда придет время создавать W-2, вам нужно будет убедиться, что имена сотрудников указаны правильно и в этих формах.

Шаг 3. Повторная проверка формы I-9s

Законодательство не требует от работодателей обновлять записи о разрешении на работу после смены имени, но это рекомендуется. Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует менеджерам по персоналу регистрировать эти изменения в форме I-9.

В Разделе 3, предназначенном для перепроверки и повторного найма сотрудников, запишите новое имя и подпишите форму.Вам не нужно запрашивать подтверждающие документы, подтверждающие изменение.

На фото: Раздел 3 формы I-9.

Если вы используете E-Verify в дополнение к бумажной форме I-9, обязательно дважды проверьте, что сотрудник уже зарегистрировал изменение своего имени в SSA. Если имя отличается от их записей, это может остановить повторную проверку.

В некоторых редких случаях человек может обратиться с просьбой об изменении имени, не связанной с браком или разводом.Например, если сотрудник был принят на работу под вымышленным именем, но впоследствии получил юридический статус, он может потребовать упорядочить свою форму I-9.

В этих случаях USCIS рекомендует заполнить новую форму I-9, указать первоначальную дату приема на работу в Разделе 2 и приложить старую форму с письменным объяснением.

Шаг 4: Подведение итогов о льготах и ​​банковской информации

Вы обновили данные о заработной плате и разрешениях на работу, чтобы обеспечить соответствие вашего бизнеса требованиям.Это отличные новости, но есть еще несколько неясных моментов, которые вам нужно исправить.

Изменение имени часто происходит в результате жизненного события, такого как брак или развод. Эти «квалификационные жизненные события», как их называют в страховой отрасли, позволяют людям обновлять свои льготы в середине годового плана. Сотрудники могут захотеть либо отказаться от страхового покрытия, либо увеличить его, либо, возможно, добавить супруга или ребенка. У них будет только 60 дней после мероприятия, чтобы внести изменения, поэтому не забудьте напомнить им о временном влиянии решения.

Последнее напоминание о заработной плате: если сотрудник недавно женат, имейте в виду, что пары часто открывают совместные банковские счета. Убедитесь, что информация о прямом депозите и распределении заработной платы сотрудника актуальна. Если ваша система управления персоналом и начисления заработной платы является самообслуживанием, он или она может позаботиться об этом самостоятельно.

Возможно, вас не пригласили на свадьбу, но вы все равно можете преподнести молодоженам подарок в виде безупречного опыта работы с персоналом. Следуйте этим советам и сделайте процесс изменения имени легким.

Навигация при смене имени и проверке биографических данных

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, что происходит с записями человека после смены имени? Будь то изменение в связи с браком, религиозными причинами или другими личными обстоятельствами, юридические документы, связанные с прежним именем этого человека, часто остаются неизменными. Большинство судимостей индексируются по имени, которое лицо использовало во время ареста, и остаются таковыми, даже если это лицо позже изменит свое имя. «Мы обнаружили ситуации, когда преступник менял свое имя после освобождения из тюрьмы, предположительно для того, чтобы не быть отмеченным при проверке биографических данных», - говорит Тодд Хиги, один из корпоративных юрисконсультов Службы отбора при трудоустройстве (ESS).

Что делать работодателям в случае проверки биографических данных, если кандидат не раскрывает все использованные прежние имена или псевдонимы? Поиск кандидата по именам «также известных как» (AKA) - лучший способ составить полную картину. Используя специальные базы данных и сложные методы уголовного расследования, работодатели могут предпринять шаги, чтобы раскрыть эти дополнительные имена AKA.

«Отслеживание социального обеспечения - это поиск по широкому спектру коммерческих источников, который может возвращать текущие и прежние адреса, связанные с номером социального страхования конкретного человека.Он также может идентифицировать AKA, которые связаны с этим человеком. Это чрезвычайно полезный инструмент для выявления имен, которые кандидат мог ранее не раскрывать », - пояснила Марджи Симмонс, директор по соответствию ESS. «Важно провести поиск по всем именам, найденным во всех сферах занятости и проживания, чтобы провести тщательный уголовный розыск».

Заказ программы Social Security Trace может выявить прежние имена ваших кандидатов, такие как девичьи имена, псевдонимы и / или варианты официальных имен, которые они использовали.Эта история может также идентифицировать ранее неизвестные юрисдикции, где можно найти историю судимости. Использование системы Social Security Trace помогает работодателям определить, какие уголовные обыски следует проводить, где и под каким именем (именами). С подписанного согласия потребителя работодатель может затем заказать тщательный поиск любых судимостей, связанных с известным и обнаруженным псевдонимом (ами).

«Сроки также влияют на имя, связанное с протоколом судебного заседания», - сказал Симмонс.«Если лицо было обвинено в преступлении до изменения юридического имени, записи могли оставаться в индексе под его прежним именем. Юридическое имя человека на момент ареста может оставаться в протоколе, даже если смена имени произошла во время судебного разбирательства ". Например, кандидат указывает в заявлении о приеме на работу только фамилию по браку; но ее судимость за вождение в нетрезвом виде остается на ее первоначальной девичьей фамилии. Поскольку большинство судимостей индексируется по имени, а не по номеру социального страхования, поиск судимостей по фамилии, состоящей в браке, скорее всего, не даст DWI.

Знание AKA имеет решающее значение для проведения всесторонней проверки биографических данных. Предварительный запрос AKA или использование инструментов для обнаружения дополнительных, нераскрытых изменений имени - важный шаг во избежание ненужных рисков.

Уверены ли вы, что ваша текущая проверка криминального прошлого является максимально тщательной? Свяжитесь с одним из наших экспертов сегодня по адресу [email protected], чтобы разработать лучшую программу проверки для вашего уникального

.

Как включить изменение имени в свое резюме

Что делать с резюме, если имя изменилось? Люди меняют свои имена по разным причинам, от обыденных до нестандартных.

Независимо от того, почему вы изменили свое, смена имени в середине карьеры сопряжена с совершенно новым набором сложностей, помимо обновления водительских прав и кредитных карт. Например, вам нужно выяснить, что делать со своим резюме.

В наши дни это не редкость. Harvard Business Review сообщает, что только 8 процентов невест в 2011 году сохранили свои имена при рождении по сравнению с 23 процентами в 1990-х годах, а 6 процентов тех, кто изменил свои имена, либо поставили через дефис, либо создали новое имя со своим партнером.

Труднее найти статистику процента мужчин, которые берут фамилию своего партнера. Но в целом, смена имен в целом, похоже, приобрела популярность в последние годы по разным причинам, включая подражание любимым поп-звездам или просто отказ от прозвища, которое никогда не подходило.

Независимо от того, почему вы изменили свое имя, вам нужно выяснить, как с этим справиться в своем резюме.

Нужно ли включать оба имени в свое резюме?

Почему бы просто не указать свое новое имя в резюме и не начать весело проводить время? Ну, во-первых, личный брендинг важен в наши дни, и даже если вы решили изменить свой, изменив свое официальное имя, вы хотите, чтобы ваши достижения следовали за вами.

Помимо этого, важно, чтобы ваше резюме соответствовало вашей истории занятости, чтобы менеджеры по найму и люди, которые проводят вашу проверку биографических данных, могли легко отслеживать вас от точки A до точки B и знать, что вы такой, какой вы себя называете.

Итак, как вы должны указать изменение имени в своем резюме? Вот несколько вариантов, которые подходят для резюме, сопроводительных писем и заявлений о приеме на работу, а также пример резюме, включающего как текущее, так и прежнее имя.

Варианты упоминания изменения имени в резюме

Если ваше имя изменилось из-за брака, развода или по другой причине, есть несколько вариантов включения изменения в ваше резюме.

Вы можете указать оба имени в своем резюме. Либо укажите свое прежнее имя в скобках, либо укажите оба имени, выделив предыдущее имя меньшим шрифтом:

Нэнси (Смит) Симмондс
Первая (Дева) Последняя

или же

Нэнси Симмондс
ранее Нэнси Смит

В приведенном ниже примере резюме соискатель заключил в скобки свою прежнюю фамилию.

Пример резюме с изменением имени

Это пример резюме с изменением имени.Загрузите шаблон резюме (совместимый с Google Docs и Word Online) или посмотрите другие примеры ниже.

Баланс

Пример резюме с изменением имени (текстовая версия)

Кэтрин (Смит) Заявитель
123 Main Street
White Plains, NY 12345
(123) 456-7890
[email protected]

МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ БУТИКА

Создание бутиков первоклассной одежды благодаря надежному менеджменту

Уважаемый менеджер по продажам с более чем 10-летним опытом в управлении персоналом, начислении заработной платы, составлении графиков, создании отчетов о продажах, надзоре за товарными запасами и ведении клиентской книги ищет позицию в ведущем бутике.

Ключевые навыки включают:

● Интеграция новых функций регистров

● Обучение и контроль торгового персонала

● Размещение заказов и пополнение запасов

● Designing Boutique Windows

● Мерчандайзинг дорогостоящих товаров

● Обработка получения еженедельных товаров

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

Panorama Specialty Boutique, White Plains, NY
ПОМОЩНИК МЕНЕДЖЕРА (февраль 2014 г. - настоящее время)
Управляйте расчетом заработной платы и составлением графиков, создавайте отчеты, обрабатывайте запасы и электронную почту, ведите учетные записи клиентов, размещайте заказы на пополнение запасов товаров и обрабатывайте получение продукты.

Примечательные достижения:

● Обширная работа с визуальными стандартами и продвижением дорогостоящих товаров.

● Разработал более 25 витрин бутиков, что помогло удвоить продажи за два года.

BLOOMINGDALE’S, White Plains, NY
АССОЦИАЦИЯ ПО ПРОДАЖАМ (июнь 2008 г. - февраль 2014 г.)
Устраивала основные показы и ежемесячно посещала клиники для новых поступающих линий моды.

Заметные достижения:

● Сотрудничал с портными и швеями, чтобы подобрать фурнитуру и обеспечить удовлетворенность клиентов.

● Наблюдал и давал отзывы о личных покупках новых партнеров по продажам.

ОБРАЗОВАНИЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

RAMPO COLLEGE , Арлингтон, Вирджиния
Бакалавр искусств на английском языке (Minor: Business; 3,75 GPA; Honor Roll Every Semester), 2008

Сертификаты

Сертифицированный партнер по продажам (CSA) • Член Национальной федерации розничных продаж (NRSF)

Технологические навыки

Microsoft Office Suite, включая Excel • Хороший опыт работы с программным обеспечением для кассовых аппаратов, включая Nextar

Расширять

Несколько слов предостережения

Последовательность является ключевым моментом при представлении любых материалов для заявления о приеме на работу, что является одной из причин, по которой так много экспертов по поиску работы рекомендуют защищать адрес электронной почты на свое имя.(Другой, конечно же, заключается в том, что «творческие» адреса электронной почты часто кажутся не совсем профессиональными.)

В настоящее время замужние женщины нередко носят разные имена в зависимости от ситуации и обстоятельств. Возьмем, к примеру, женатого писателя с подписью, официальным именем и именем при рождении.

Хотя она должна быть готова предоставить список всех трех вариантов своему потенциальному работодателю, чтобы помочь в проверке ее личности и происхождения, ее материалы заявки должны отражать одно согласованное имя - чтобы соответствовать единому последовательному сообщению, которое она надеется передать. как часть ее личной стратегии брендинга.

Цель состоит в том, чтобы выразить как можно меньше слов, кто вы и чего вы достигли, не заставляя менеджера по найму копаться в поисках информации. В противном случае вы рискуете выглядеть так, будто изменили свое имя, чтобы спрятаться от кредиторов или закона, вместо того, чтобы жениться или отказаться от ненавистной фамилии или даже просто принять выбранное имя, которое больше похоже на человека, которого вы чувствуете. быть.

Сообщите об этом работодателю

Не беспокойтесь о том, что у работодателя возникнут трудности с проверкой ваших рекомендаций или истории работы из-за объявления об изменении имени.Вы можете сообщить потенциальному работодателю, что на ваше прежнее имя есть записи о занятости.

Смена фамилии повлияла на мою карьеру так, как я никогда не ожидал - вот как

Выросший с фамилией, которая определенно набрала бы высокий балл в Scrabble, имело как свои преимущества, так и недостатки.

В начале своей карьеры меня всегда знали как женщину с непроизносимой фамилией, что вызывало много веселья и хихиканья на приемах в офисе, когда люди представляли меня как «Лис с именем, которое я не могу произнести.

С другой стороны, казалось, что все всегда меня помнят, и я был благодарен за то, что меня нельзя спутать с кем-то с таким же именем (даже несмотря на годы, когда мне приходилось постоянно произносить мое имя по буквам при каждом взаимодействии).

Когда я впервые женился, я решил не менять свое имя - основная причина заключалась в том, что я был так хорошо известен под своей девичьей фамилией в моей отрасли, что я был убежден, что это повлияет на мою профессиональную идентичность. Поэтому я решила придерживаться своей девичьей фамилии, несмотря на то, что моего мужа в то время не очень впечатлило мое решение.На самом деле, он поднимал эту тему много раз, и чем больше он настаивал, тем больше я упирался в пятки.

Переведите часы на много лет вперед, и, выйдя замуж во второй раз, я, не колеблясь, захотел измениться. Мое имя. Возможно, это было странно, но я чувствовал, что на тот момент моей карьеры мое имя не имело большого значения. Это больше не определяло мой карьерный успех или идентичность - взгляды, которые сильно отличались от того, во что я верил в предыдущие годы.

«Мое имя больше не определяет мой карьерный успех или профессиональную идентичность.»

Наша свадьба была полным секретом. Мы даже не сказали семье или друзьям и по сути вылетели в Нью-Йорк в один очень холодный зимний день, чтобы пожениться в Центральном парке. Вернувшись в Великобританию, я ничего не думал о том, чтобы изменить свое имя как в личном, так и в профессиональном плане. Мой замечательный муж часто говорил мне: «Я не жду, чтобы ты сменила имя; он тебя хорошо знает ». Но для меня это было то, чем я хотел заниматься.

В первый же день в офисе я уведомил ИТ-отдел своей компании.В считанные дни я увидел, что им удалось легко изменить мой адрес электронной почты, список каталогов и все связанные списки рассылки, к которым я был прикреплен.

Но через пару дней начало происходить очень странное.

Мои электронные письма коллегам и клиентам продолжались в обычном режиме; однако быстрые ответы, которые когда-то регулярно заполняли мой почтовый ящик, стали отсутствовать. Неужто люди не стали настолько заняты, чтобы никто не успел ответить? Я проконсультировался с ИТ-командой, чтобы убедиться, что с самой почтовой платформой нет проблем, и меня заверили, что все в порядке.Итак, я решил позвонить нескольким людям, чтобы проверить, доходят ли мои электронные письма.

«Какой адрес электронной почты? Я не получал ни одного от вас.

В большинстве случаев они категорично отвечали, что ничего не получали. Для меня это было действительно странно, поэтому я ответил: «Вы можете просто проверить, есть ли у вас что-нибудь от Лис Браун?» (В отличие от Лис Джуканович, от которых они привыкли получать электронные письма.)

Ответы варьировались от «О, я не знал, кто это, поэтому проигнорировал это» до «Я предположил, что это спам, поэтому удалил его. ," и так далее.

Для меня изменение имени было легкой частью, поскольку я предполагал, что это скорее административная задача. Но я упустил из виду то влияние, которое это окажет на других. Я понял, что принимал как должное имя, под которым был известен все эти годы, и то, как оно позволяло мне работать и общаться без проблем, когда я строил свою карьеру.

В конечном итоге смена имени не повлияла на мою карьеру, но укрепила идею о том, что идентичность, по которой мы изначально известны, может измениться - но не без нескольких ударов по пути.Я предполагал, что мое новое - и недавно упрощенное - имя будет использоваться с огромной легкостью, и что мне больше никогда не придется произносить слова «позволь мне произнести это по буквам» снова. Но даже сейчас я часто спрашиваю: «Это коричневый с буквой« е »?» О, как я хихикаю про себя.

Если вы обдумываете изменение своего имени, вот несколько полезных советов, которым нужно следовать:

  • Для тех, у кого есть отдел кадров: поговорите с ними заранее, чтобы они посоветовали вам процесс, которому необходимо следовать - это будет требуется нечто большее, чем просто изменение адреса электронной почты, поверьте мне.
  • Обновите все места, где у вас есть присутствие в сети: это будет иметь решающее значение для обеспечения непрерывности всей истории работы или выполнения проверок ссылок.
  • Используйте блок подписи в сообщениях электронной почты, чтобы показать свое изменение имени: даже если вы не хотите, чтобы это было постоянно, его наличие на определенный период времени, безусловно, поможет облегчить переход.
  • Имейте в виду, что списки рассылки, содержащие вашу электронную почту, не обязательно могут изменяться автоматически: их нужно будет скорректировать, чтобы включить пересылку электронной почты, поэтому выделите для этого достаточно времени.
  • Не забудьте изменить сообщения голосовой почты. И ваши визитки тоже потребуют обновления!
  • Если вы чувствуете себя комфортно, сообщите своим основным контактам, что ваше имя меняется. Снова представьтесь под тем именем, которое вы будете использовать. Таким образом, они будут знать, что это все тот же ты (и ты не потеряешься в папке со спамом, как я!).
  • Наконец, помните, что выбор за вами. Важнее всего ваша мотивация и прерогатива. И если смена имени действительно имеет для вас значение, неудобства периода адаптации того стоит.

Сталкивались ли вы с подобными препятствиями в карьере после смены имени или подумываете о его смене, но не уверены? Перейдите к обсуждению этой темы в сообществе Fairygodboss, чтобы узнать о опыте других женщин!

Не пропустите подобные статьи. Зарегистрироваться!

-

Лис Браун (Lis Brown) - руководитель отдела кадров с более чем 25-летним опытом работы в сфере управленческого консультирования и технологий. Большую часть своей карьеры она проработала по всему миру и по-настоящему приняла участие в различных культурах и стилях работы, часто будучи единственной женщиной-руководителем в этой комнате.Лис является страстным сторонником всех аспектов разнообразия и, что более важно, в обеспечении инклюзивной и благоприятной среды для всех. Она известна своим сильным моральным компасом и не боится высказываться и поступать правильно.

Как изменить свое имя на работе после замужества

Мою девичью фамилию, Гавронски, людям никогда не было легко произносить или писать по буквам. Буква «W» в первом слоге сбивает людей с толку, и нельзя делать вид, что имя звучит красиво, даже если оно не испорчено.Это, как однажды сказал мой любимый учитель английского языка, какофонично, и я никогда не чувствовал к нему привязанности.

Я с нетерпением ждала, когда выйду замуж за своего мужа, чтобы отказаться от него в пользу более простого, красивого, двусложного Ластое. С юридической точки зрения я бы взял его фамилию, но в профессиональном плане я бы сохранил личность, привязанную к моей работе как писателя и профессионала. Это то, что делают женщины, которые не только начинали карьеру, верно?

Может быть, но это не означало, что я должен был последовать их примеру. Чем больше я думал об этом, тем больше мне не нравилась идея иметь две идентичности: одну личную, а другую профессиональную.Моя жизнь не разделена подобным образом, и я начинал чувствовать себя по-настоящему запутанным, когда я иногда был Гавронски, а иногда - Ласту. Моя голова уже кружилась каждый раз, когда от меня требовалась подпись. Была я миссис Ластое или мисс Гавронски? Кто я такой, черт возьми?

Попытка разобрать это оказалась больше, чем я хотел. Итак, однажды днем ​​пару месяцев назад, вскоре после того, как я связал себя узами брака, я решил попрощаться со своей девичьей фамилией и пойти ва-банк со своей женатой - лично, профессионально, в конечном итоге.

Я узнал кое-что, несколько самородков, которые могут вам пригодиться:

1. Решение твое

Всегда найдутся люди, которые (без приглашения) высказываются по поводу вашего выбора. Одна подруга писательница, которая не меняла своего имени, отметила, что ей больше нравится мое старое имя. Моя сестра поддержала то же самое и заявила, что хотела бы сохранить девичью фамилию, когда выйдет замуж.

Коллега, которого я плохо знаю, выразил удивление до такой степени, что я почувствовал себя обязанным защитить себя и свои причины своего решения.Позже я пожалел, что просто признал изменение и не чувствовал необходимости вдаваться в подробности. Этот выбор зависит только от вас.

Это часто употребляемая фраза, но здесь она вполне уместна: «Ты делаешь это». Не нравится ли вам звучание вашего нового имени или вы категорически против того, чтобы женщина взяла фамилию своего мужа, решать вам, что вы делаете. К черту, что думают, говорят или думают другие.

2. Это процесс, даже если вы организованы

Во-первых, вы должны сообщить HR, чтобы они могли помочь вам установить рекорд с вашей страховкой, 401K и везде, где ваше имя появляется в Компания.

Тогда вам нужно подумать о своем интернет-бренде. Как писатель, я провел ровно один мучительный день, обращаясь ко всем редакторам, с которыми когда-либо работал (по крайней мере, к тем, с кем я помню, как работал), прося их внести изменения в мои цифровые публикации.

К моему удивлению, все поправки можно было исправить, и я быстро ответил, что об этом позаботились. Я был поражен и обрадован, так как это была та часть, которая меня больше всего волновала, когда я решила перейти на 100% Стейси Ласту.Я чувствовал себя достаточно мотивированным, чтобы запустить и запустить новый личный сайт, чтобы профессионально закрепить мою новую фамилию.

К счастью для меня, ни в моем Twitter, ни в Instagram не было мое полное имя, так что мне не пришлось беспокоиться о том, чтобы с ними возиться. Но если это не ваш случай, подумайте о другом.

Если это помогает вам оставаться организованным, составьте специальный список дел и выполняйте его, как при большом проекте.

3. Необязательно делать все сразу

После планирования свадьбы и медового месяца я дал себе некоторую свободу действий, чтобы все уладить.Единственная проблема заключается в том, как быстро вы хотите, чтобы о нем позаботились , поэтому, опять же, постарайтесь не беспокоиться об этом.

В настоящее время в моем профиле LinkedIn в скобках указана моя девичья фамилия, и я думаю, что пройдет некоторое время, прежде чем я буду готов ее удалить. Я не хочу, чтобы кто-то запутался в том, кто я, даже если это, вероятно, глупое беспокойство. Моя подпись в электронной почте также изображена таким образом (с учетом сказанного, я сделал все, что мог, чтобы ускорить процесс, чтобы люди видели меня с моим женатым именем, изменив способ отображения в чьем-то почтовом ящике, когда я отправляю сообщение).