А так же Вы можете оформить подписку (или перейти на тариф выше) сейчас или запросить Демо-доступ.

Политика конфиденциальности записей о сотрудниках

Философия компании заключается в защите личной информации о сотрудниках, находящейся в ее распоряжении, для обеспечения конфиденциальности информации. Кроме того, компания будет собирать только ту личную информацию, которая необходима для ведения ее хозяйственной деятельности и соблюдения требований государственной отчетности и раскрытия информации. Личная информация, собираемая компанией, включает имена сотрудников, адреса, номера телефонов, адреса электронной почты, контактную информацию для экстренных случаев, данные EEO, номера социального страхования, дату рождения, данные о праве на трудоустройство, информацию о регистрации в плане льгот, которая может включать зависимую личную информацию , а также данные об учебном заведении / колледже или сертификате.Вся справочная информация перед приемом на работу и записи проверки рекомендаций, проводимые в отношении сотрудников и файлов бывших сотрудников, хранятся в закрытых, изолированных областях и не используются компанией в ходе ее деловых операций.

Личная информация о сотрудниках будет считаться конфиденциальной и, как таковая, будет передаваться только по мере необходимости и тем, у кого есть потребность в доступе к такой информации. Все документы на бумажных носителях будут храниться в закрытых безопасных местах с доступом только для тех, кто в этом нуждается.Персональная информация о сотрудниках, используемая в приложениях бизнес-систем, будет защищена в соответствии с собственными политиками и системами безопасности компании в области электронной передачи и внутренней сети. Участники льготных планов компании должны знать, что личная информация будет передана поставщикам планов по мере необходимости для их обработки претензий или ведения документации.

Информация, присвоенная компанией, которая может включать в себя организационные схемы, названия отделов и графики персонала, названия должностей, бюджеты отделов, системы кодирования и записи компании, телефонные справочники, списки адресов электронной почты, информацию об объектах или местонахождении компании и адреса, рассматривается компания должна быть частной информацией компании, которая будет использоваться только для внутренних целей.Компания оставляет за собой право сообщать и распространять такую ​​информацию о компании, которую она сочтет необходимой для ведения деловых операций.

Если сотруднику становится известно о существенном нарушении конфиденциальности его или ее личной информации, сотрудник должен сообщить о происшествии представителю отдела кадров. Отдел кадров несет ответственность за расследование инцидента и принятие корректирующих мер. Имейте в виду, что в этих обстоятельствах будет применяться стандарт разумности.Примеры раскрытия личной информации о сотрудниках, которая не будет считаться нарушением, включают следующее:

• Разглашение частичных дат рождения сотрудников, т. Е. День и месяц, не считаются конфиденциальными и будут переданы руководителям отделов, которые решат признать сотрудников в такие даты.
• Персональные номера телефонов или адреса электронной почты могут быть переданы главе отдела, чтобы облегчить график работы компании или деловые операции.
• Идентификационная информация сотрудника, используемая при планировании заработной платы или бюджета, процессах проверки и для целей хронометража, будет передана руководителям отделов.
• Информация о годовщине компании или признании заслуг сотрудника будет периодически рассылаться руководителям соответствующих отделов.
• Информация о сотрудниках и иждивенцах может распространяться в соответствии с процессами открытой регистрации для периодических изменений плана вознаграждений или периодических обновлений отчета о вознаграждениях.

15 обязательных кадровых политик и форм

Распространение и хранение необходимой информации и документации о трудоустройстве может помочь продемонстрировать соблюдение федеральных, государственных и местных законов.Ниже приведены некоторые обязательные правила и формы.

Политики на рабочем месте:

Некоторые законы требуют, чтобы работодатели сообщали сотрудникам информацию о рабочем месте в письменной форме. При отсутствии конкретного требования работодатели также должны внедрять политики, которые сообщают об ожиданиях и преимуществах компании. Хотя содержание справочника вашей компании будет зависеть от ряда факторов, включая размер, отрасль и местоположение вашей компании, рассмотрите возможность включения следующих ключевых политик:

1. Работа по желанию. В этом заявлении повторяется, что вы или ваш сотрудник можете прекратить трудовые отношения в любое время и по любой причине, если причина является законной. Рекомендуется разместить это заявление на видном месте в начале своего справочника для сотрудников (кроме штата Монтана, где работа по желанию не признается). Подкрепите статус “по желанию” в форме подтверждения справочника.
2. Противодействие преследованию и недискриминации. Эти правила запрещают домогательства и дискриминацию на рабочем месте.Законы о недопущении дискриминации регулируются федеральными, государственными и местными положениями, поэтому изучите свое применимое законодательство и учтите все соответствующие меры защиты.
3. Классификаторы занятости. Рекомендуется четко определить классификации занятости, такие как полная, неполная занятость, освобожденная или не освобожденная от уплаты налогов, поскольку классификация сотрудника может определять право на получение льгот и сверхурочной оплаты.
4. Пособия по отпускам и отгулам. Эти политики регулируют правила и процедуры компании в отношении отпусков, отпусков, отпуска по болезни и других видов выходных пособий или отпусков, требуемых по закону (например, отпуск для голосования, семейный отпуск и отпуск для домашнего насилия) или политики компании.Ознакомьтесь с законодательством вашего штата и местным законодательством, чтобы убедиться, что все требования к отпуску включены в справочник вашего сотрудника.
5. Перерывы и обеды. Политика в отношении обедов и перерывов информирует сотрудников о частоте и продолжительности таких перерывов, а также о любых правилах или ограничениях, связанных с перерывами. Периоды отдыха, перерывы на кормление грудью и периоды приема пищи должны предоставляться в соответствии с федеральными, государственными и местными законами.
6. Хронометраж и расчет. Политика учета рабочего времени информирует сотрудников о методе учета отработанного времени и важности точного учета их времени.Политика в отношении дней выплаты жалованья позволяет сотрудникам знать частоту дней выплаты жалованья, доступные методы получения заработной платы и любые специальные процедуры на случай, когда день выплаты жалованья приходится на праздничный день или когда сотрудник отсутствует на работе.
7. Безопасность и здоровье. Политика безопасности описывает меры безопасности и действия в чрезвычайных ситуациях и требует от сотрудников немедленно сообщать о производственных травмах. Кроме того, некоторые нормативные акты Закона о безопасности и гигиене труда требуют, чтобы работодатели имели определенные политики и программы, если существуют определенные опасности на рабочем месте (например, программа информирования об опасности, если на рабочем месте присутствуют определенные химические вещества).
8. Поведение, посещаемость и пунктуальность сотрудников. Политика посещаемости четко разъясняет, что сотрудники должны быть готовы к работе в запланированное время начала каждый день, и предоставляет процедуры для информирования компании о внеплановом отсутствии или позднем прибытии. Также рекомендуется иметь политику в отношении стандартов поведения, злоупотребления наркотиками и алкоголем, дисциплинарных мер, конфиденциальности, конфликта интересов и насилия на рабочем месте.

Формы и документы:

Работодатели должны вести определенные записи в соответствии с федеральными, государственными и местными законами и для помощи в управлении политиками и практиками в области управления персоналом.В зависимости от характера формы эти документы должны храниться либо в личном деле сотрудника, либо в отдельном конфиденциальном файле. Вот некоторые ключевые формы, которые следует учитывать:

9. Формы приема на работу. Существует множество форм, которые могут помочь вам определить подходящих кандидатов в процессе предварительного приема на работу, например, заявление о приеме на работу и форма оценки кандидата. После того, как кандидат принят на работу, вы должны заполнить определенные документы о новом приеме на работу, включая Форму W-4 и Форму I-9.Кроме того, новым сотрудникам должны быть предоставлены определенные уведомления.
10. Получение имущества компании. Если вы предоставляете сотрудникам оборудование, инструменты или другое имущество компании, используйте эту форму, чтобы задокументировать то, что было предоставлено сотруднику. Это может помочь гарантировать, что все имущество будет возвращено и учтено во время разделения.
11. Справочник благодарностей. Когда сотрудник подписывает эту форму, он или она признает, что несет ответственность за чтение и соблюдение всех политик компании.Получите подписанные благодарности при первом выпуске справочника, при приеме на работу новых сотрудников и всякий раз, когда вы вносите в справочник изменения.
12. Отпуск. Попросите сотрудников подавать письменные запросы на отгул или другие виды отпуска. В некоторых случаях федеральное правительство или правительство вашего штата может предоставить образцы форм, например, те, которые используются для целей Закона о семейных и медицинских отпусках (FMLA).
13. Разумные запросы на размещение. Федеральные законы и законы некоторых штатов требуют, чтобы работодатели обеспечивали приемлемые приспособления для соискателей и сотрудников с ограниченными возможностями или искренне придерживались религиозных убеждений и обычаев.Хотя от сотрудников не требуется подавать в письменном виде запросы о разумном приспособлении, работодатели должны тщательно задокументировать запрос, все сообщения, касающиеся запроса, и итоговое приспособление.
14. Работоспособность и дисциплина. Задокументируйте все служебные и дисциплинарные мероприятия, как положительные, так и отрицательные. Сюда входят ежегодные обзоры производительности, полученные признания, продвижение по службе и дисциплинарные меры, такие как письменные и устные предупреждения и планы повышения производительности.
15. Деловые расходы. Если сотрудники едут по работе или несут другие связанные с бизнесом расходы, попросите их вести журнал расходов и подавать запросы на возмещение в письменной форме.

Вывод:

Это обзор некоторых часто используемых политик и документов. Ваш размер, местоположение и отрасль могут диктовать необходимость предоставления сотрудникам дополнительной письменной информации. Принимая это решение, учитывайте свою деловую практику, а также все применимые федеральные, государственные и местные законы.

Re: Электронные детализированные отчеты о заработной плате

% PDF-1.4 % 1 0 объект / Производитель (Acrobat PDFWriter 5.0 для Windows NT) / Название (Re: Электронные детализированные отчеты о заработной плате) >> эндобдж 2 0 obj >>> эндобдж 3 0 obj > / Шрифт >>> / Поля [] >> эндобдж 4 0 obj > эндобдж 5 0 obj > эндобдж 6 0 obj > эндобдж 7 0 объект > эндобдж 8 0 объект > поток Acrobat PDFWriter 5.0 для Windows NT2007-03-23T15: 29: 46Z2020-09-09T16: 29: 36-07: 002020-09-09T16: 29: 36-07: 00 Письмо-мнение 2006 07 06v2.doc (только для чтения) – Microsoft Wordapplication / pdf

Как управлять недопустимыми заявлениями сотрудников в Интернете: Empower HR

Нам всегда говорили, когда мы росли, что если тебе нечего сказать приятного, то вообще ничего не говори.К сожалению, в обществе 2021 года этого правила часто может не быть. Вот почему необходимо учитывать политику сотрудника в отношении социальных сетей.

В эпоху повышенной чувствительности и политкорректности у каждого есть свое мнение. Многие люди без колебаний делятся своими неотфильтрованными мыслями через социальные сети, а иногда даже лично. Это демонстрируется увеличением количества видеороликов, демонстрирующих плохое поведение, от организаций до политических деятелей и грубых переживаний в вашей местной закусочной.#toomuchpress.

В это сложно поверить, но когда дело доходит до сотрудников и использования социальных сетей вне работы, то, как ваша команда действует и ведет себя в Интернете, может повлиять на общую репутацию вашей компании.

Вы, вероятно, будете застигнуты врасплох, если получите сообщение или уведомление о том, что сотрудник сделал в Интернете неприемлемое заявление. Вопросы, подобные приведенным ниже, могут сразу же прийти вам в голову:

• Что они написали / сказали?
• Называют ли они кого-нибудь из коллег по имени?
• Какую платформу они использовали?
• Есть видео?

Не нужно паниковать.Когда дело доходит до сотрудников и использования социальных сетей вне работы, вот что вы можете сделать, если (или когда) сотрудник сделает неприемлемое заявление в Интернете:

1. Привлекайте к участию нужные стороны

Не думаю, что вам нужно справляться с подобными инцидентами в одиночку. Станьте партнером своего менеджера по персоналу или представителя, чтобы получить поддержку. Они могут помочь с исследованием и установлением фактов, чтобы раскрыть такие вещи, как: если это первое или повторное правонарушение, и были ли вовлечены другие сотрудники компании.

Как и в случае с расследованием, вы не хотите вызывать тревогу, поэтому ограничьте количество участников, включив в них только сотрудника, руководство, команду HR и вашу группу по связям с общественностью.

2. Действуй быстро

Как можно быстрее решить проблему, можно предотвратить опасную эскалацию. Онлайн-комментарии могут распространяться как лесной пожар, с извлеченными фактами или добавленными преувеличениями. В самом начале убедитесь, что вы:

• Подтвердите, что заявление сделал один из ваших сотрудников
• Оцените серьезность сообщения
• Проанализировать подробности дела
• Подумайте, можно ли рассматривать это как нарушение политики преследования или дискриминации

Обсудите проблемы напрямую с сотрудником и опишите последствия его действий.Действуйте в соответствии с серьезностью ситуации, а не просто увольняйте кого-то за то, что потребует предупреждения и дополнительной подготовки.

3. Не забывайте закон

Защита занятости за законное поведение вне работы или за какую-либо политическую принадлежность присутствует в некоторых штатах, но это не означает, что виновный сотрудник неприкасаем. Вам просто нужно доказать, что их действия вне работы нарушают вашу политику. В случае дисциплинарного взыскания и увольнения нужно предъявить документы с указанием допустимых причин.

4. Замкнуть цикл на источнике

Сообщите человеку, который выразил обеспокоенность или сообщил о проблеме, о том, что вы справляетесь с ситуацией, чтобы предотвратить ее дальнейшее обострение. Кроме того, не забывайте сообщать только информацию, относящуюся к их конкретным претензиям. Это означает, что вы захотите сохранить в тайне все, что не относится к непосредственной ситуации (например, дисциплинарные меры).

5. Выпуск объявления или меморандума компании

Определенно неприятно, когда сотрудник плохо себя ведет в сети, когда в его профиле LinkedIn смело написано, что он работает в вашей компании.После инцидента, подобного этому, рекомендуется пересмотреть политику или требования вашей компании в отношении сотрудников и использования социальных сетей вне работы.

Это ваша возможность повторить, почему такое поведение недопустимо и что требуется, когда они указывают компанию в качестве своего работодателя. Четкое изложение и распространение этих рекомендаций гарантирует, что все будут знать, чего от них ждут.

6. Обновите политику своей компании в отношении социальных сетей для сотрудников

Это также отличное время, чтобы осветить любые политики в отношении социальных сетей и коммуникаций в своем справочнике для сотрудников.Если у вас его нет, самое время подумать о его создании.

Убедитесь, что политика обновлена, и попросите сотрудников подтвердить в письменной форме, что они прочитали ее и согласны с ней. Также рекомендуется ежегодно пересматривать эту политику, чтобы отражать любые критические обновления и необходимые поправки.

Даже с этой замечательной схемой управления ненадлежащим поведением в сети, все еще существует шкала субъективности. В то время как некоторые утверждения не требуют тщательного анализа, чтобы решить, правильно ли они звучат, другие легко могут быть искажены и имеют много значений.

Затем следует сложный случай: не сделать гору из мухи слона, но все же необходимо решить и эффективно решить любые общественные проблемы только потому, что одни люди были более чувствительными, чем другие.

Вот почему четко сформулированная политика в сочетании с обучением имеет основополагающее значение. Наличие здоровой организационной культуры, в которой поощряется уважение к различиям и мнениям, по крайней мере интуитивно даст сотрудникам хорошее представление о том, что и чего нельзя говорить в Интернете. В конце концов, все сводится к R-E-S-P-E-C-T; давайте все дадим немного.

Предупреждение о личной странице сотрудника

Предупреждение

Вы получаете доступ к информационной системе правительства США, которая включает (1) этот компьютер, (2) эту компьютерную сеть, (3) все компьютеры, подключенные к этой сети, и (4) все устройства и носители данных, подключенные к этой сети или к компьютер в этой сети. Эта информационная система предназначена только для использования с разрешения правительства США.

Несанкционированное или ненадлежащее использование этой системы может повлечь дисциплинарные взыскания, а также гражданские и уголовные санкции.

Используя эту информационную систему, вы понимаете и соглашаетесь со следующим:

• У вас нет разумных ожиданий конфиденциальности в отношении любых сообщений или данных, передаваемых или хранящихся в этой информационной системе. В любое время правительство может для любых законных государственных целей отслеживать, перехватывать, искать и конфисковывать любые сообщения или данные, передаваемые или хранящиеся в этой информационной системе.
• Любые сообщения или данные, передаваемые или хранящиеся в этой информационной системе, могут быть раскрыты или использованы в любых законных государственных целях.
• Ваше согласие является окончательным и безотзывным. Вы не можете полагаться на какие-либо заявления или неофициальные политики, которые имеют целью предоставить вам какие-либо ожидания конфиденциальности в отношении сообщений в этой системе, будь то устные или письменные, вашим руководителем или любым другим должностным лицом, за исключением главного информационного директора USDA.

Условия использования:

Чтобы использовать этот сайт, вы должны соблюдать все требования для доступа. Несанкционированное использование этого сайта и / или наших систем, включая, помимо прочего, неправомерное использование любой информации, размещенной на сайте, или несанкционированный вход в любую из наших систем строго запрещено.Кроме того, вы не можете напрямую или с помощью какого-либо устройства, программного обеспечения, Интернет-сайта, веб-службы или других средств включать содержимое этого сайта в потоковую или ретрансляцию содержимого с помощью любого оборудования или программного обеспечения, или сделать его доступным через фреймы или встроенные ссылки.

Ответ Apple на COVID-19 – Apple

В наших офисах и магазинах

Во-первых, я хочу узнать семью Apple из Большого Китая.Хотя количество инфекций резко снизилось, мы знаем, что последствия COVID-19 все еще сильно ощущаются. Хочу выразить огромную благодарность нашей команде в Китае за их решимость и дух. На сегодняшний день все наши магазины в Большом Китае снова открылись. Я также хочу поблагодарить нашу операционную команду и партнеров за их замечательные усилия по восстановлению нашей цепочки поставок. То, что мы узнали вместе, помогло всем нам разработать передовые методы, которые в огромной степени помогают в наших глобальных ответных действиях.

Один из этих уроков заключается в том, что наиболее эффективный способ минимизировать риск передачи вируса – это уменьшить плотность населения и максимально увеличить социальную дистанцию. Поскольку количество новых случаев заражения продолжает расти в других местах, мы предпринимаем дополнительные меры для защиты членов нашей команды и клиентов.

Во всех наших офисах мы переходим на гибкий график работы по всему миру за пределами Большого Китая. Это означает, что члены команды должны работать удаленно, если их работа позволяет, а те, чья работа требует их присутствия на месте, должны следовать указаниям, чтобы максимально использовать межличностное пространство.На всех объектах будет продолжена тщательная и глубокая очистка. Во всех наших офисах мы проводим новые проверки состояния здоровья и температуры.

Все наши почасовые рабочие будут продолжать получать оплату в соответствии с обычными операциями. Мы расширили наши правила отпусков, чтобы учесть личные или семейные обстоятельства здоровья, вызванные COVID-19, включая восстановление после болезни, уход за больным близким человеком, обязательный карантин или проблемы с уходом за детьми из-за закрытия школ.

: Президент Байден объявит о новых действиях по вакцинации большего числа американцев и замедлению распространения варианта

За шесть месяцев работы администрации Байдена по вакцинации полностью вакцинированы 164 миллиона американцев, в том числе 80 процентов пожилых людей и более 60 процентов взрослых. Это значительный прогресс, и в результате страна и экономика находятся в более сильном положении, чем в январе 2021 года.

Сейчас мы столкнулись с гораздо более передаваемым штаммом этого вируса – вариантом Дельта.Хорошая новость в том, что мы к этому готовы. Мы знаем, как это остановить: сделайте прививки как можно большему числу людей.

Сегодня президент объявит о дополнительных усилиях, направленных на это – о введении требований по защите наших федеральных сотрудников и тех, кого они обслуживают, о дополнительных стимулах для вакцинации и о том, что людям, особенно молодежи, будет еще проще получить доступ к себе и своим служащим. близкие вакцинированы.

Сегодняшние действия включают:

Усиление протоколов безопасности для федеральных служащих и федеральных подрядчиков. Сегодня президент объявит, что для защиты рабочих и их сообществ каждому служащему федерального правительства и местному подрядчику будет предложено подтвердить свой статус вакцинации. Любой, кто не подтвердил, что прошел полную вакцинацию, должен будет носить маску на работе независимо от его географического местоположения, физического расстояния от всех других сотрудников и посетителей, соблюдать требование скринингового тестирования еженедельно или два раза в неделю и подпадать под ограничения. в служебных командировках.

В федеральном правительстве работает более 4 миллионов американцев, в том числе более 2 миллионов федеральных гражданских служащих, по всей нашей стране и по всему миру.

Эти правила должны применяться не только к федеральным работникам и подрядчикам на объектах. Президент Байден дает указание своей команде предпринять шаги по применению аналогичных стандартов ко всем федеральным подрядчикам. Администрация будет поощрять работодателей в частном секторе следовать этой сильной модели.

Защита тех, кто служит нашей стране. Сегодня президент объявит, что поручает Министерству обороны выяснить, как и когда они добавят вакцинацию от COVID-19 в список обязательных прививок для военнослужащих. Это особенно важно, потому что наши войска несут службу по всему миру – во многих местах с низким уровнем вакцинации и распространением болезней.

Ранее на этой неделе, как и многие работодатели в сфере здравоохранения по всей стране, Департамент по делам ветеранов предпринял здравый и важный шаг, потребовав от своих поставщиков медицинских услуг и персонала пройти полную вакцинацию от COVID-19.Слишком много ветеранов уже погибли из-за этого вируса, и ветераны и их семьи заслуживают не меньше, чем мы, делая все возможное, чтобы защитить их здоровье. Общественное здравоохранение, здравоохранение и медицинское сообщество объединились в поддержку этих действий – в понедельник более 50 ведущих обществ и организаций здравоохранения призвали всех работодателей, работающих в сфере здравоохранения и долгосрочного ухода, потребовать от своих работников получения COVID-19. вакцина.

Расширение оплачиваемого отпуска для вакцинации семей и детей. Президент объявит, что теперь малым и средним предприятиям будет выплачиваться компенсация за предоставление своим сотрудникам оплачиваемого отпуска для вакцинации членов их семей, включая детей. В апреле президент объявил, что благодаря Американскому плану спасения (ARP) федеральное правительство полностью возмещает малому или среднему бизнесу, который предоставляет работникам оплачиваемое время для вакцинации. По данным Фонда семьи Кайзера, к концу июня половина всех рабочих в Америке имела доступ к оплачиваемому отпуску для вакцинации, а 75% рабочих, которым работодатель предложил оплачиваемый отпуск для вакцинации, сообщили, что прошли вакцинацию.Президент также обратится к работодателям, которые не предоставили оплачиваемый отпуск своим работникам для вакцинации, сделать это.

Призыв к правительствам штата и местным властям предложить 100 долларов за вакцинацию. Сегодня президент призовет правительства штатов, территорий и местных властей сделать больше для стимулирования вакцинации, в том числе предложить 100 долларов тем, кто будет вакцинирован. На протяжении всей работы Америки по вакцинации мы видели, что финансовые стимулы служат для некоторых людей мотивирующим фактором для вакцинации.Когда продуктовый магазин Kroger начал предлагать своим сотрудникам 100 долларов за вакцинацию, количество вакцинаций выросло с 50% до 75%. В таких штатах, как Нью-Мексико, Огайо и Колорадо, в пилотном режиме были внедрены программы стимулирования на сумму 100 долларов, которые также помогли изменить масштаб вакцинации. Согласно исследованию Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, примерно одна треть непривитых людей заявили, что оплата наличными повысит вероятность того, что им сделают прививку. Американский план спасения (ARP) предоставил ресурсы штатов, территорий и населенных пунктов, которые можно использовать для стимулирования повышения показателей вакцинации, и сегодня президент призовет каждый штат, территорию и местное правительство использовать это финансирование ARP для обеспечения 100 долларов каждому, кто будет вакцинирован.

Увеличение числа вакцинаций среди подростков, когда дети возвращаются в школу. Сегодня президент, стремясь вакцинировать больше детей от 12 лет и старше, призовет школьные округа по всей стране разместить по крайней мере одну клинику временной вакцинации в ближайшие недели. Кроме того, администрация дает указание аптекам в рамках федеральной аптечной программы уделять этому приоритетное внимание и работать со школьными округами по всей стране для размещения клиник вакцинации в школах и колледжах. В марте администрация Байдена сделала приоритетными вакцинацию преподавателей K-12, школьного персонала и работников детских учреждений.