Содержание

Образцы и бланки журналов учёта 2019 года

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

  • Факт составления бумаги.
  • Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

  • Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.
  • Анализ имеющихся бумаг.
  • Отчетная работа.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

  • Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
  • Это основание для начисления ЗП.
  • Поддержание дисциплины в организации.
  • Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

  • регистрации заявлений;
  • учета сотрудников, отправленных в командировки;
  • регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

  • Название документа.
  • Название компании.
  • Дата начала и завершения ведения.
  • Регистрационный номер.
  • Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

assistentus.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документа

Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству. На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память офис-менеджера.

Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию.

Плюсы регистрации документа:

- сотрудники исполняют документы в срок;

- документ легко найти;

- любой сотрудник может проследить за движением документа;

- организация имеет статистику документооборота.

Способы регистрации документа:

  • Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.
  • Регистрация документа в электронном виде. Здесь используются таблички в Word, Excel. Они выкладываются в общую сеть, и каждый сотрудник может найти нужный документ. Права доступа к документу лучше разграничить: службе делопроизводства и /или делопроизводителям отделов предоставить функцию регистрации, остальным — просмотр (поиск).
  • Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить кого-то и вручную листать страницы журнала. Можно сделать поиск по документу со своего рабочего места.

  • Регистрация в СЭД. Это наилучший выход для организаций с большим объёмом документооборота, а также имеющих филиалы в районах или регионах. С помощью СЭД обмен документами будет происходить за несколько минут. О преимуществах СЭД мы говорили в статье 10 причин внедрить электронный документооборот.

Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>

Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>

Главные принципы регистрации независимо от способа:

  1. Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого.
  2. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
  3. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Образец журнала регистрации входящих документов

НомерДатаОт кого полученИсходящий номерИсходящая датаКраткое содержаниеРоспись в получении
17217.03.2016ООО "Левый берег"03-01/1512.03.2016О предложении сотрудничества

Образец журнала регистрации исходящих документов

НомерДата Кому направлен Краткое содержаниеИсполнитель№ делаОтметка об исполнении
03-01/1212.04.2016ООО "Стеклярус"Об участии в выставкеМахова А.В.05-14Вручено представителю организации

Образец журнала регистрации приказов

НомерДата Ответственный отдел Краткое содержаниеКол-во листовКол-во листов приложений
01-01/1218.04.2016Отдел безопасностиОб обеспечении безопасности в период праздников224

Графы в журналах можно менять местами, добавлять новые по вашему усмотрению.

www.docdelo.ru

Журнал регистрации документов - образец и правила заполнения

Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам
В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы.

Журнал регистрации документов. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам.

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.
У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.

Журнал регистрации исходящих документов

содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель ,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.

Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении

Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т.п.).

Пожалуйста поделитесь с коллегами:

kdpconsulting.ru

➤ Журнал регистрации исходящих документов образец

В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно.

Скачайте полезные материалы: 

Для чего компания ведет журнал регистрации входящих и исходящих документов

Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Уникальные для каждого формата реквизиты устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и исходящих — есть несколько общих реквизитов. К их числу относится уникальный регистрационный номер

Шпаргалка от экспертов «Системы кадры». Обязательные реквизиты документов

Скачать шпаргалку полностью

Вы юридически подтверждаете, что получили документ или что создали и передали его адресату, когда проставляете на нем регистрационный номер. Деловая бумага, на которой его отметили, приобретает статус официального документа. Она становится объектом учета и контроля, который требует исполнения в зависимости от формата.

Компании важно контролировать, что документ получили или отправили, и что ему присвоили уникальный номер-идентификатор. Для этого ведут журнал входящих и исходящих документов. 

Когда лучше вести журнал регистрации исходящих документов отдельно от журнала учета входящей корреспонденции

Книга учета входящих и исходящих документов может быть общей. Для этого нужно, чтобы в ней была возможность автоматизировать сортировку и поиск по запросам. Например, когда в компании мало корреспонденции и вести журнал можно в электронных таблицах Excel. 

Подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря». Как составить электронный журнал регистрации документов в Excel

Использовать подсказки экспертов

На предприятии, которое ведет активную переписку, документы регистрируют, контролируют и обрабатывают через автоматизированные системы. При этом пользователь может использовать и общий, и раздельные журналы регистрации.

Ведите разные журналы для входящей и исходящей корреспонденции, если вы фиксируете информацию о корреспонденции в бумажном виде. Так с меньшей вероятностью допустите ошибку, когда присваиваете документам уникальные номера. Кроме того, так будет легче обрабатывать информацию. 

Узнайте 5 важных нюансов учета входящих документов 

Использовать отдельные журналы регистрации удобно во всех случаях. Вы будете быстрее находить нужные документы, организовывать оперативный учет и контроль, в режиме реального времени вести аналитическую и справочную обработку информации о документообороте. 

Кто ведет журнал регистрации исходящих документов

Выбор специалиста или отдела, который будет отвечать за журнал учета исходящих документов, зависит:

  • от организационной структуры компании;
  • численности персонала;
  • объема документооборота;
  • формы, в которой организован документооборот.

В крупных компаниях обычно есть отдельная служба по делопроизводству. Она и заполняет журнал регистрации входящих и исходящих документов. Если подразделение ведет активную переписку, по необходимости в нем так же назначают сотрудников, которые будут отвечать за документооборот и регистрацию входящих и исходящих документов.

В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем. Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей. 

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий

Скачать бланк допсоглашения

Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет. Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации 

Как оформить журнал регистрации исходящих документов

Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет. Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия. 

Книга учета должна содержать следующие сведения:

  • уникальный регистрационный номер, присвоенный документу;
  • дату регистрации;
  • формат документа — письмо, записка, информация;
  • данные адресата;
  • тему документа — краткое содержание;
  • количество экземпляров;
  • общее количество листов;
  • данные исполнителя. 

Журнал регистрации исходящих документов: образец от экспертов «Системы кадры»

Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения скачайте по ссылке в начале статьи >> 

Как вести журнал регистрации исходящей корреспонденции

Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы. Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии. В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ. Датой документа считают день, когда он был подписан. 

Вопрос/ответ

Как правильно сформировать номер документа?

Чаще всего индекс дела по номенклатуре дел включают в состав регистрационного номера при регистрации входящих и исходящих документов. Регистрационный номер исходящего документа может включать…

Узнать ответ полностью

В остальных графах журнала учета исходящих документов указывают:

  • в графе «Адресат» — наименование юридического лица, которому отправляют документ и реквизиты получателя-физического лица: фамилию, инициалы, почтовый индекс;
  • в графе «Тема» или «Краткое содержание» — тему документа кратко;
  • в графе «Исполнитель» — фамилию и инициалы исполнителя, подразделение и контактный телефон.

В журнал учета можно включить и дополнительные графы. Однако это не получится сделать, если вы купили готовый журнал в магазине канцтоваров. Если разрабатываете собственную форму, можете добавить в книгу учета исходящей корреспонденции следующие графы:

  • «Примечание» — укажите любую дополнительную информацию о документе, которая поможет быстрее его идентифицировать и найти. В эту графу можно добавить, например, сведения о способе пересылки документа, количестве экземпляров или листов;
  • «Номер дела» — проставьте номер дела, в которое данный документ подошьют по окончании срока текущего хранения. 

Какие документы не вносят в книгу регистрации исходящих документов

К исходящему документу нужно приложить сопроводительное письмо, чтобы присвоить ему регистрационный номер и внести его в журнал учета. Не дают регистрационные номера и не учитывают в журнале следующую корреспонденцию:

  • почтовые отправления с пометкой «лично»;
  • информационные и рекламные буклеты, иные печатные издания;
  • поздравительные телеграммы, открытки;
  • договоры поставки, подрядных организаций, оферты;
  • первичные бухгалтерские и планово-финансовые документы;
  • коммерческие предложения.

Поэтому, если исполнители настаивают, чтобы эти документы зарегистрировали как исходящие, требуйте, чтобы они приложили к отправлениям сопроводительные письма. 

Итог

Журнал регистрации исходящих документов нужен, чтобы подтвердить, что вы создали и отправили корреспонденцию адресату. Разработайте форму журнала сами, чтобы вносить в него сведения, которые соответствуют инструкции и положению о делопроизводстве вашей компании. Не вносите в журнал печатные издания, коммерческие предложения и договоры подряда. Если исполнители настаивают, что это нужно сделать, требуйте сопроводительные письма.

www.sekretariat.ru

Журнал передачи документов

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ
Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал передачи документов - применяется для фиксации факта передачи документов между подразделениями организации.

Вид основного раздела журнала:

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.


Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

www.hr-ok.ru

Журнал регистрации входящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

--------T---------------T-------------T---------T---------T----------¬
¦Дата   ¦Регистрационный¦Корреспондент¦Дата     ¦Номер    ¦Краткое   ¦
¦поступ-¦номер документа¦(автор)      ¦документа¦документа¦содержание¦
¦ления  ¦               ¦             ¦         ¦         ¦документа ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦   1   ¦       2       ¦      3      ¦    4    ¦    5    ¦     6    ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦       ¦               ¦             ¦         ¦         ¦          ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦       ¦               ¦             ¦         ¦         ¦          ¦
L-------+---------------+-------------+---------+---------+-----------
------------------------------------------T--------T---------T-------¬
¦  Резолюция или кому направлен документ  ¦Дополни-¦Расписка ¦Отметка¦
+------T-------T------T-------T-----------+тельные ¦в получе-¦об     ¦
¦Испол-¦Задание¦Срок  ¦Автор  ¦Дата       ¦сведения¦нии      ¦испол- ¦
¦нители¦       ¦испол-¦резолю-¦простановки¦о доку- ¦         ¦нении  ¦
¦      ¦       ¦нения ¦ции    ¦резолюции  ¦менте   ¦         ¦       ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦  7   ¦   8   ¦  9   ¦  10   ¦     11    ¦   12   ¦   13    ¦  14   ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦      ¦       ¦      ¦       ¦           ¦        ¦         ¦       ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦      ¦       ¦      ¦       ¦           ¦        ¦         ¦       ¦
L------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+--------

dogovor-obrazets.ru

Журнал регистрации документов с грифом «кт»

Номер документа

Дата регист-рации док-та

Дата и номер док-та (для входящих)

Откуда поступил или куда направлен

Краткое содержание (заголовок)

Кол-во листов

Кол-во экземпля-ров

Исполнитель

Примечание

При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих документы, содержащие конфиденциальную информацию, нумеруются, прошиваются и опечатываются, в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему, в случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.

Заверительный лист дела №

00.00.99

В дело подшито и пронумеровано

листа(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы

пропущенные номера

+ листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

Должность составителя

заверительного листа И.О.Фамилия

Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом. ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Журнал учета выдачи документов с грифом «кт»

Индекс док-та

Дата выдачи

Краткое содержание (заголовок)

Кол-во листов

Кол-во экз.

Кому выдано (ФИО)

Подпись за полученный документ

Отметка о возврате (подпись и дата)

Приме-чание

При выдаче документа секретарем-референтом работник. получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № поулченного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу. проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия. имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок и «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. Подобный порядок работы распространяется на другие носители конфиденциальной информации – дискеты, диски и т.п.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица. ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

  • проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

  • отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

  • отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенном улицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

studfiles.net