Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения – Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2018
Порядок уничтожения документов
Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.
Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.
Скачать
Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.
Скачать
Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.
Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.
Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация также подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.
Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.
Скачать
Инструкция по уничтожению секретных документов
Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:
- Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
- Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
- Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.
Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.
gosuchetnik.ru
Образец акта об уничтожении документов
Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.
Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт.
Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие нового в конце 2010 года. Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).
Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (составление номенклатуры дел, актов на уничтожение документов и т.п.).
Это обещанный пример акта:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ УТВЕРЖДАЮ
ОБЩЕСТВО «КИКИМОРА» Генеральный директор
(ОАО «Кикимора») ___________ И.О. Фамилия
22.10.2010
АКТ
18.10.2010 № 2
г. Ярославль
| Отдел кадров | |||||||
| 12 | Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии | 2004 | — | 05-03 | 1 | ДМН ст. 6 а | |
| 13 | Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков | 2004 | — | 05-05 | 3 | 5 лет ст. 6 б | |
| 14 | Переписка о работе с кадрами | 2004 | — | 05-16 | 1 | 5 лет ЭПК ст. 264, 334 | |
| 15 | Переписка об оформлении командировок | 2004 | — | 05-17 | 1 | 5 лет ст. 352 | |
| 16 | Графики отпусков | 2000—2004 | — | 05-25 | 1 | 1 год | |
| Юридический отдел | |||||||
| 17 | Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии | 2004 | — | 06-03 | 1 | ДМН ст. 6 а | |
| 18 | Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства | 2004 | — | 06-15 | 2 | 5 лет ЭПК ст. 61 | |
| 19 | Переписка по правовым вопросам | 2004 | — | 06-18 | 1 | 3 года ст. 62 | |
| 20 | Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению | 2004 | — | 06-19 | 2 | 5 лет ст. 56 б | |
| … | … | ||||||
Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000—2004 годы.
Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
18.10.2010
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 20.10.2010 № 2
Заведующая канцелярией Л.А. Квочкина
28.10.2010
*Если организация не передает документы на государственное хранение, то согласования с ЭПК не требуется. Тогда замените фразу из примера на «Документы по личному составу упорядочены за 2000—2004 годы».
Скачать образец акта об уничтожении документов в формате doc.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 99 комментариев
delo-ved.ru
Акт об уничтожении документов с истекшим сроком годности
В последнем случае составляется накладная. В ней отражают дату передачи, число и вес документации. Наличие акта имеет большое значение для компании. Он может понадобиться при ревизии или в суде. При ликвидации бумаг нужно соблюдать определенные требования:
- не истреблять бумаги, связанные с идущим или предшествующим судебным процессом;
- не разглашать конфиденциальные данные, содержащиеся в утилизируемых документах и копиях;
- уничтожать все разрешенные к утилизации копии: страховые, личные, резервные.
Не следует выбрасывать неизмельченные бумаги. При этом персональные данные могут стать доступными. За нарушение требования конфиденциальности предусмотрена ответственность (ст. 90 ТК РФ). Статья 90.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом. Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
ВниманиеПодробнее о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения читайте в статьях: Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Скачайте документы по теме: Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации. Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия. Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно.
6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.
Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия: состав и функции ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.
Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ).
У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить
Изъятие бухгалтерских документов Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности.
Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п.
4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов
Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Правила по составлению акта об уничтожении документов Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)
Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
Резюме 1. Уничтожению подлежат документы: а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года; б) прошедшие оценку экспертной комиссии. 2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.
Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Порядок проведения процедуры Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Оформляем акты на уничтожение документов
Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов. Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке.
Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет. Внимание! Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение. Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить. Внимание! Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения. После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.
Акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.Соответствующий приказ может выглядеть так: ЗАО «Актив» Приказ 15 марта 2002 года N 43 О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранениякоторых истек, приказываю: 1.
Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожениядокументов, срок хранения которых истек.
Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И.
autostrahovka24.ru
Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения регистрируются
- Вначале документа указывается название организации.
- Отдельно вписывается состав комиссии.
- В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
- Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
- Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
- В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
У документов истек срок хранения. как их правильно уничтожить
Васильев/ Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт о выделении документов на уничтожение 21 марта 2002 года г.
Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И.
Петрова, составила настоящий акт о том, что в результате проведеннойэкспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранениякоторых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
3. Кассовая книга за 1996 год. 4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2папки).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996год (1 папка). 8.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
ВажноПоскольку уничтожать документы можно только после истечения срока хранения, в первом примере к этому можно приступить не раньше 1 января 2019 года, во втором – не раньше 1 января 2017-го. Таким образом, сейчас, в начале 2014 года, мы уничтожаем документы: 2010-го, при условии, что они имели трехлетний срок хранения, 2008-го, если был пятилетний срок хранения; 2003-го, если срок хранения составлял 10 лет и т.д.
Экспертиза ценности Наметив дела, срок хранения которых истек в прошлом году, следует провести экспертизу ценности этих документов. Проще говоря, определить, имеют ли документы еще какое-либо практическое значение или нет.
Это может сделать работник, ответственный за хранение, а если он сомневается – то кто-то из работников отдела, которое формировало дело. Лучше потратить на экспертизу больше времени, зато быть уверенным, что ничего нужного не уничтожили.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством. Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам.
Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано. ■ Шаг 3: проводим экспертизу.
Уничтожение документов
Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения. В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение.
Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации. Процесс уничтожения документов Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения.
Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео.
6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа. 1Не приводится. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее. Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации.
Документы с истекшим сроком хранения: процедура уничтожения
Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.Соответствующий приказ может выглядеть так: ЗАО «Актив» Приказ 15 марта 2002 года N 43 О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранениякоторых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожениядокументов, срок хранения которых истек. Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И.
Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее
К слову, Основные правила работы архивов организаций требуют полистного просмотра дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Если получилось так, что одна часть документов дела еще нужна, а остальные можно уничтожить, дело расшивается и переформировывается с назначением ему другого срока хранения.
Акт о выделении к уничтожению Новая статья об акте об уничтожении документов по правилам архивного дела от 2015 года — здесь. По результатам экспертизы ценности составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Форма акта приведена в Основных правилах работы архивов организаций (Приложение 4).
Скачать образец заполненного акта о выделении к уничтожению документов Несколько важных нюансов:
- В форме акта, которая приводится в Основных правилах…, есть предложение: «Описи дел постоянного хранения за годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК (протокол от № )».Эта фраза нужна только той организации, которая передает документы на государственное хранение! Все остальные смело могут обходиться без нее.
- Обратите внимание и на текст «Документы количестве ед. хр. весом кг сданы в на переработку по приемо-сдаточной накладной от № ». Если организация сама уничтожала свои документы, этот фрагмент в акте заменяется (см. образец). Если был привлечен подрядчик, то поля заполняются в соответствии с документом, который был по факту.
yurburo61.ru
Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению. Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.
Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа. Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.
Порядок утилизации бухгалтерских документов
Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.
- Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
- Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.
После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?
Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.
- Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.
Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:
- уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
- уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
- После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.
Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.
Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов представлен ниже:
spmag.ru
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения | Статьи
В конце календарного года необходимо провести экспертизу ценности хранящихся в организации и ее структурных подразделениях документов. Как соблюсти законные требования и уничтожить документы, срок хранения которых истек, расскажем в этой статье.
Из статьи вы узнаете:
- как выделить документы, срок хранения которых истек;
- как составить акт о передаче документов на уничтожение;
- образец акта о выделении дел к уничтожению.
Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводится в несколько этапов:
Этап 1. Экспертиза
Прежде всего, нужно провести экспертизу всех документов организации (на основании приказа руководителя о создании комиссии), и разделить их на три группы:
- Срок хранения не истек – документы остаются на хранении в подразделениях до истечения срока.
- Срок хранения свыше 10 лет (а также документы постоянного срока хранения и документы по личному составу) – в конце года документы должны быть переданы в архив организации. Для этого необходимо составить описи.
- Срок хранения истек – такие документы подлежат уничтожению.
Пример приказа о создании экспертной комиссии
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
– председатель комиссии – юрист А.А. Петров;
– члены комиссии – главный бухгалтер О.Е. Васильева;
секретарь Л.И. Иванова.
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.
Передача документов на хранение в архив организации
Этап 2. Составление актов
После того как документы, подлежащие уничтожению, были определены, ответственное лицо структурного подразделение должно составить акт. Специалист отдел производства (секретариата) затем сводит все поступившие акты в один акт.
Акт должен быть составлен по установленной форме:
В табличной части акта необходимо указывать соответствующие структурные подразделения, из которых поступают документы на уничтожение.
Обязательные графы – 1, 2, 3, 6, 7, а графы 4 и 5 заполняются в случае, когда уничтожаются документы, хранившиеся в архиве (свыше 10 лет, документы по личному составу).
Если для уничтожения переданы документы с одинаковыми заголовками (например, графики отпусков за несколько лет), в акте их можно объединить, указав количество дел в графе 6.
Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел
Этап 3. Согласование актов
Члены комиссии, которые проводили экспертизу документов (и перечисленные в приказе руководителя) должны согласовать подготовленные акты. Затем акты передаются руководителю организации на утверждение.
Внимание! Только после утверждения актов руководителем организации, документы можно передавать на уничтожение.
Этап 4. Уничтожение документов.
Документы возможно уничтожать любым способом. Но как правило организации передают их в компании, специализирующиеся на переработке вторсырья.
Факт уничтожения документов также фиксируется комиссией с помощью акта об уничтожении документов.
Оба акта и накладная, полученная из перерабатывающей компании должны храниться вместе.
Экспертиза ценности документов
www.sekretariat.ru