Аудит кадрового делопроизводства | A-Range Solutions

Что такое аудит кадрового делопроизводства?

Аудит кадрового учёта \ Правовой аудит трудовых отношений – это анализ документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании.

Аудит кадрового учёта поможет  Вам получить объективную информацию о возможных рисках, связанных с документационным обеспечением трудовых отношений на предприятии, позволит принять решение о корректировке кадровой документации, а также взвешенное управленческое решение относительно взаимодействия предприятия с персоналом.

Цель проведения аудита кадрового учёта – выявить нарушения ведения кадрового делопроизводства, которые могут повлечь штрафные санкции со стороны Налоговой инспекции, Инспекции по труду и других инспектирующих органов, а также повысить вероятность возникновения трудовых споров.

Когда необходим аудит кадрового делопроизводства?

• если Вы провели «конфликтное увольнение» сотрудника (ов) и Вам необходимо подготовиться к возможной проверке инспектирующими органами.
• если в действующие стати трудового законодательства были внесены изменения и требуется корректировка  документации, регулирующей правовые отношения на Вашем предприятии.
• если Вы практикуете регулярный аудит кадрового учёта, то и проверке подлежит только документация текущего (или прошедшего) года \ периода.
• если у Вас сменился «кадровик» или целая команда специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, и Вам нужно зафиксировать положение кадрового документооборота «до и после».
• если Вы получили от Инспекции по труду (или другой инспектирующей организации) предписание о плановой (или внеплановой) проверке и Вам требуется привести в соответствие с действующим законодательством кадровую документацию.
• если на Вашем предприятии сменился руководитель (и \или команда топ –менеджмента) и Вам необходимо подготовить для руководства отчёт о настоящем состоянии дел документационного обеспечения трудовых отношений на предприятии.

Какие виды аудита кадрового делопроизводства есть?

Сплошной аудит кадрового делопроизводства – выявление всех ошибок, допущенных при ведении кадровой документации. Именно такой аудит поможет привести кадровый документооборот Вашего предприятия в полное соответствие действующему законодательству.

Выборочный аудит кадрового делопроизводства – анализируются только те кадровые документы, которые позволят получить обзор типичных ошибок и помогут представить текущую ситуацию состояния кадровой документации.

 Экспертный аудит кадрового делопроизводства – анализу подвергают часть заявленного кадрового документооборота, для получения экспертной оценки по проверяемому участку.

Если Вы примите решение провести внутренний аудит кадрового учёта, т.е. «своими силами», то Вам необходимо создать рабочую группу, в которую войдут сотрудники, обладающие экспертными знаниями в сфере кадрового делопроизводства, они будут не только проводить проверку, но отвечать за результаты проведённой проверки.  Не забудьте определить цели и задачи, сроки предстоящего аудита, а также издать приказ по предприятию о предстоящем аудите кадрового учёта.

Если же объем и сложность предполагаемого аудита велики и Вы не уверены, что справитесь «своими силами», Вы можете провести внешний аудит кадрового учёта силами сторонней экспертной организации. Внешний аудит кадрового учёта выполняют и эксперты  компании A-Range Solutions, имеющие многолетний успешный практический опыт работы.

Что в результате аудита кадрового учета?

• понимание текущего состояния кадрового делопроизводства
• анализ наличия кадровых документов, требуемых по трудовому законодательству РФ
• анализ правового содержания локальных нормативных актов, необходимых по ТК РФ
• список выявленных нарушений с указанием нарушенного норматива
• описание возможных правовых рисков (возникновение трудовых споров, штрафных санкций со стороны инспектирующих органов) с ссылкой на нормативный правовой акт
• рекомендации по устранению нарушений
• приоритетность задач в последующей работе с кадровой документацией
• план работ по устранению выявленных нарушений

Традиционно, эксперты – консультанты компании A-Range Solutions представляют Вам отчёт по итогам проверки, содержащий не только описательную часть, но и сводные систематизированные, аналитические данные в виде таблиц.  Кроме того, у Вас будет понимание о направлении корректировки кадровой политики предприятия и уровня компетентности сотрудников кадровой службы.

В идеальном варианте, после того как Вы проведёте исправление всех ошибок \ нарушений, мы рекомендуем Вам провести повторную проверку – сверку. Будет ли сверка проводиться «внутренними силами» или Вы привлечёте внешних провайдеров – решение остаётся за Вами.

Как проходит аудит кадрового делопроизводства?

Ниже представлен список ключевых блоков работ по проведению аудита:

• установочная встреча с заказчиком правового аудита трудовых отношений
• предварительная оценка условий проведения аудита кадрового учёта: утверждение цели и задач аудита, сроков, трудоемкость выполнения аудита, а также бюджет и состав команды экспертов — консультантов. При определении стоимости аудита сумма проекта сопоставляется с ожидаемым эффектом от внедрения мероприятий по совершенствованию системы кадрового учёта;
• формирование и согласование программы и плана проведения аудита кадрового учёта;
• получение от заказчика аудита разрешение на сбор и обработку информации, проведение собеседований с персоналом предприятия;
• утверждение пакета документов кадрового делопроизводства, подлежащих аудиту;
• проведение аудита, сбор, систематизация информации. Данный пункт работ осуществляется после определения основных источников получения информации от заказчика аудита. При необходимости, по предварительному согласованию с заказчиком аудита, экспертами – консультантами компании A-Range Solutions разрабатываются анкеты, опросные листы и отчётные формы;
• анализ содержания документов на соответствие действующему законодательству. Для реализации данных работ важно, чтобы заказчик аудита предоставил проверенную, отражающую проблему исследования, достоверную информацию, обеспечив сопоставимость данных;
• разработка рекомендаций по результатам проведенной проверки. Обобщаются все аналитические результаты проверки, формируется предварительный проект отчёта для обсуждения и согласования с заказчиком;
• формирование итогового отчёта. Описывается весь ход работ по проведению правового аудита трудовых отношений,  полученные результаты, а также выводы и рекомендации;
• согласование с заказчиком целей, задач, сроков и условий повторного аудита — сверки.

Какие кадровые документы подлежат проверке?

Список документов, напрямую упомянутых в нормативных актах, а, следовательно, и истребуемый проверяющими инстанциями, достаточно широк.

Вот лишь некоторые

кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, которые должны быть на Вашем предприятии:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым Кодексом РФ порядок приёма \ увольнения работников, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, время труда и отдыха, меры поощрения и наказания, применяемые к работникам предприятия и другие вопросы трудовых отношений;
• Положение о защите персональных данных работников — локальный нормативный акт предприятия, регулирующий систему получения, обработки, защиты, передачи персональных данных работников. Персональные данные – это конфиденциальная информация, к которой нет свободного доступа и работодатель обязан получать подобную информацию непосредственно от самого работника;
• Трудовые договоры – документы, устанавливающие взаимные права и обязанности работника и работодателя;
• Инструкции по охране труда – документы, обеспечивающие систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе выполнения ими их трудовых обязанностей;
• Штатное расписание — нормативный документ, отражающий штатную структуру и штатную численность предприятия, отражающий уровень заработной платы на соответствующие должности;
• Приказы по основной деятельности (касающиеся работы кадровой службы) — регламентируют управленческие решения относительно основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.  Данные приказы издаются во исполнение распорядительных документов, законодательных, нормативных правовых актов;
• Приказы по личному составу – регламентируют управленческие решения \ действия работодателя с точки зрения действующего законодательства;
• Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, отражающий состояние о фактически отработанном времени работником. Именно на основании табеля учёта рабочего времени производится расчёт и начисление заработной платы работнику;
• Трудовые книжки – персональный документ работника, в котором фиксируются записи о трудоустройстве, заполняется работодателем при оформлении трудовых отношений.
• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним – книга, созданная по специальной унифицированной форме, в которой производится регистрация создания, получения, отправления трудовых книжек на предприятии;
• Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда – необходим для регистрации и учёта информации о лицах, прошедших инструктаж, сведения об ответственных лицах, проводивших инструктаж по охране труда;
• Журнал учёта мероприятий по контролю – предназначен для фиксации и учёта проверок предприятия должностными лицами инспектирующих \ контролирующих органов.  Журнал оформляется по установленной типовой форме.

Аудит кадровых  документов может проводиться по таким основаниям как:

• отсутствие \ наличие документа;
• выявленные нарушения;
• информация, которая в соответствии с действующим законодательством, должна содержаться в документе, но отсутствует.

Все кадровые работники прекрасно понимают значимость корректного ведения кадрового учета предприятия. Когда есть порядок в кадровой документации, то можно не бояться проверок инспектирующими органами, более уверенно чувствовать себя в случае трудовых споров и — самое главное – уберечь руководство и предприятие в целом от штрафных санкций (которые могут быть весьма суровыми – вплоть до остановки деятельности предприятия).

a-range.ru

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства :: SYL.ru

Во многих фирмах возникают ситуации, когда необходимо убедиться в качестве работы кадровой службы и в том, что все их задачи выполняются правильно. Поможет в этом аудиторская проверка. Кадровый аудит — это то, без чего не обходится ни одна организация. Эта процедура помогает избежать многочисленных проблем и оптимизировать работу кадров на предприятии.

Понятие кадрового аудита

Кадровый аудит — это оценка организационной структуры компании и ее системы управления персоналом. Она является независимой и проводится комплексно, что имеет наибольший положительный эффект для фирмы.

Если рассматривать это понятие подробнее, то под ним подразумеваются проверка и анализ всей документации, связанной с кадрами и не только. Проверяется соответствие нормам законодательства РФ (трудовому, налоговому и другим кодексам и законам) и последним изменениям в нем. Также затрагивается и сама работа кадров, что проверяется путем анализа экономических показателей.

Невозможно не согласиться с масштабностью и пользой для всех сторон этого вида аудита.

Ситуации, когда проверка необходима

Проведение кадрового аудита нужно выполнять в следующих случаях.

1. При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.
2. При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу.
3. При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.
4. Перед различными проверками со стороны. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.
5. При желании проверить или улучшить работу кадровой службы. Выявленные проблемы говорят о слабых сторонах отдела кадров и показывают направление для его совершенствования.

Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие). Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.

Кем выполняется кадровый аудит в организации?

Кто уполномочен осуществлять данную процедуру? Эту миссию может выполнить кадровая служба компании или сторонние специалисты из фирм, предоставляющих подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для любых организаций. При проведении проверки собственными силами необходимо создать комиссию. В нее должны входить квалифицированные специалисты, которые имеют знания и опыт, касающиеся законодательства, делопроизводства и работы с документами. Это позволит выявить нестыковки, нарушения и несоответствия либо их отсутствие.

Приглашение аудиторов со стороны

Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.

Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты. Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу. Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов. Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.

Методы аудита

Какие есть способы осуществления данной процедуры? Аудит кадрового делопроизводства может проводиться с применением таких методов, как:

• Организационно-аналитические — проводится проверка отчетов, документов и трудовых показателей. Выявление и своевременное исправление ошибок в этом блоке позволяют избежать ответственности (от уплаты штрафов до уголовного наказания).
• Социально-психологические — разные виды опросов и беседы с персоналом. Их результатом является получение представлений о желании сотрудника работать в организации, о способах мотивации, об адаптации и отношениях в коллективе. Этот метод позволяет найти более простые и результативные пути увеличения работоспособности персонала.
• Экономические методы — сравнение различных показателей с общепринятыми и внутриотраслевыми нормативами. Помогают выявить, насколько результативен труд работников компании.

Перечисленные методы аудита эффективны как при комплексном использовании, так и при самостоятельном. Каждый из них несет большую пользу для фирмы, выявляя проблемные места и помогая определить методы решения трудностей. Вместе они охватывают все области, которые влияют на производительность труда и прибыль компании.

Проведение и результат

Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов). Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.

1. Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы.
2. Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.

Найденные несоответствия и нарушения обычно расписаны по пунктам. При этом дается описание того, как внести необходимые исправления, и сроки, в которые кадровая служба должна это сделать.

Отчетность по аудиту

Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.

Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно. Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.

Польза для фирмы

Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.

Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме.

Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

www.syl.ru

Аудит кадрового делопроизводства. Кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Важнейшие цели кадрового аудита

• Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
• Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).
• Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
• Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя.
• Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут сёрьезно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

• При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
• При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
• Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
• При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
• При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия обязательно включает:

• Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
• Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству.
• Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
• Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.
• Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
• Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

• Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
• Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
• Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года.

Стоимость аудита кадров

В каждом случае стоимость кадрового аудита рассчитывается с учётом индивидуальных факторов и зависит от объема работ. Наша компания предлагает оптимальные цены, учитывающие трудоемкость проверки кадровой документации и сложность работ по проведению кадрового аудита. Для оценки полных затрат на выполнение аудита отдела кадров требуется предварительная информация по кадровому делопроизводству и состоянию кадровой документации, которая определяется после встреч с руководителями и ведущими специалистами предприятия или организации. Кадровый аудит предполагает тщательную экспертизу кадровой документации, поэтому его стоимость связана не только со штатной численностью персонала компании, но и с временным периодом, за который проводится проверка кадровых документов.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает провести выборочный или полный кадровый консалтинг и аудит кадров на Вашем предприятии или в организации. Опытные специалисты выполнят профессиональный аудит кадрового делопроизводства и кадровый аудит управления персоналом, а также помогут разрешить спорные и конфликтные ситуации с учетом интересов всех сторон. Наша компания всегда дорожит доверием клиентов и гарантирует абсолютную конфиденциальность данных по аудиту кадровой документации.

www.gorislavtsev.ru

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства. Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу всей кадровой документации.

В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Важнейшие цели кадрового аудита:

• Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.

• Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит).

• Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.

• Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя.

• Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут серьёзно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.

Проведение кадрового аудита. Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

• При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.

• При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.

• Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.

• При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.

• При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия обязательно включает:

• Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.

• Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству.

• Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.

• Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.

• Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.

• Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

• Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.

• Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.

• Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Исходя из сложившейся практики и в целях оптимального использования ресурсов, кадровый аудит компании рекомендуется проводить один раз в три года.

4. Программное обеспечение в работе кадровых служб

studfiles.net

Проведение внутреннего кадрового аудита

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

 

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

•  отдельные участки ведения КДП;
• или документы по отдельным работникам;
• или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

• направить работника кадровой службы на учебу;
• дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
• перевести на другую работу;
• расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;
• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
• критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

 

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

• непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
• несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР). Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.

            Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации.

            У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода. Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе. В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.

            ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

            Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014).

 

Приложение

 

---

[1] Суть ЛНА сформулирована в ч. 2 ст. 5 ТК РФ.

[2] Перечень таких документов приведен в Приложении.

[3] И приказ о назначении лица, ответственного за сбор, обработку, передачу и хранение персональных данных работников.

Гайсина А. В., специалист по кадровому учету

www.profiz.ru

Аудит кадрового делопроизводства

Определение понятий кадрового делопроизводства и аудита кадров

Одним из самых важных элементов хозяйственной деятельности предприятия является управление трудовыми отношениями и их правильное документальное оформление в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

Определение 1

Кадровое делопроизводство – это ряд мероприятий, включающих разработку локальных нормативных актов, документов в части управления персоналом и документов по охране труда, первичных форм учета кадров, расчетов с персоналом и рабочего времени, учетно-регистрационной документации.

Определение 2

Аудит кадрового делопроизводства – это процесс проведения анализа кадровой документации предприятия и проверка соответствия этой документации требованиям законодательства и внутренних нормативных актов, которые устанавливают порядок ведения кадрового делопроизводства.

Внешний аудит кадров предусматривает оказание профессиональных услуг по проведению проверки и анализа кадровой документации организации. В процессе аудита кадровых документов проводится сплошная проверка правильности оформления документации отдела кадров и проверка соответствия ее требованиям дейтсвующего российского законодательства и внутренних нормативных актов.

Замечание 1

Аудит кадровой работы – это способ получить объективные данные о состоянии кадрового делопроизводства в организации, а также способ выявить потенциальные риски в кадровой работе.

Важнейшие цели кадрового аудита и его проведение

Целями кадрового аудита являются:

• Определение стратегических и тактических задач кадровой политики предприятия.
• Оценка состояния кадровой документации (внутренний кадровый аудит).
• Определение эффективности отдельных мероприятий в сфере управления персоналом.
• Оценка эффективности работы менеджеров и линейных руководителей.
• Определение реальных возможностей и этапов реализации мероприятий по комплексному развитию и совершенствованию всей системы управления персоналом.

Аудит кадрового делопроизводства позволяет существенно минимизировать возможные негативные последствия нарушений сферы трудового законодательства.

Кадровый аудит персонала организации ставит перед собой цель выявить потенциальные риски, определить возможные нарушения в области трудового законодательства и разработать предложения по приведению кадровой документации в четкое соответствие с требованиями законодательства и положениями внутренних нормативных актов.

Случаи, требующие проведения аудита кадров

Аудит кадрового делопроизводства важно проводить в следующих случаях:

• В случае изменения состава руководства предприятия либо при смене его собственника.
• В случае увольнения сотрудника отдела кадров.
• При подготовке к проверке.
• При оформлении документов по кадрам к сдаче в архив.
• В случае значимых изменений в законодательной сфере по трудовым отношениям.

Обязательные элементы аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства предприятия обязательно должен включать следующие элементы:

• Проверка правильности оформления и фактического наличия кадровой документации.
• Контроль соответствия трудовых договоров российскому законодательству.
• Проверка соответствия нормативных локальных актов требованиям трудового законодательства.
• Контроль правильности заполнения личной кадровой документации и документов по перемещению и увольнению сотрудников.
• Проверка соблюдения установленных правил хранения и последующей архивации документации по кадрам.
• Внесение предложений по исправлению выявленных в процессе проверки ошибок и несоответствий.

spravochnick.ru

особенности проведения, делопроизводство и описание :: BusinessMan.ru

Понятие «аудит кадров» прочно вошло в разговорный запас отечественных фирм и предприятий. Но не все знают, что это такое. В общепринятом понимании аудит персонала проводится c целью оценки соответствия работников своим занимаемым должностям. Но на самом деле это понятие имеет намного более широкое значение.

Что такое аудит?

Аудит кадров осуществляется специально подготовленными работниками на предприятии. Это вызвано необходимостью проверить результаты управления сотрудниками, их взаимодействия и перспектив занимаемых ими должностей для производительности фирмы.

По своей природе кадровый аудит в организации можно отнести к рекомендационным операциям, а не к принудительным. Аудит помогает проанализировать ситуацию, сложившуюся на предприятии, и дает руководству возможность принять решение о наборе или замене сотрудников. Однако право принятия окончательного решения о смене кадров принадлежит исключительно начальству фирмы.

Задачи аудита

Перед аудитом поставлены следующие задания. Прежде всего задачей проверки персонала является вывод о соответствии специалистов целям предприятия. При этом стоит удостовериться: выполняют ли сотрудники предписания, составленные для них нормативной базой предприятия, действуют ли они в пределах своих полномочий, не выходят ли за рамки своих обязанностей, насколько быстро кадры могут реагировать на сложившуюся ситуацию и принимать правильные решения. Главной задачей аудита является своевременное устранение проблем и пробелов в кадровой политике предприятия.

Предметом аудита является весь кадровый персонал, поскольку именно он и есть главное средство результативности предприятия и получения им прибыли от своей деятельности.

Аудит кадров является разновидностью менеджемента, а точнее – способом наблюдения за трудовым коллективом и управления им.

Как и любой процесс, аудит осуществляют, основываясь на определенных руководящих положениях. К одним из основных принципов аудита можно отнести профессионализм его исполнения.

Подбор и проверка кадров осуществляются специально обученными профессионалами на предмет соответствия работников занимаемым ими должностям. Более того, эксперты по аудиту должны обладать должной независимостью и не предъявлять к проверяемым ими кадрам предвзятости или снисходительности.

Проведение кадрового аудита основывается на принципах честности и открытости, никто не вправе влиять на принятие аудиторами решений о соответствии кадров занимаемым ими должностям.

Критерии оценки кадров

При осуществлении своей деятельности аудиторы прежде всего обращают внимание на соответствие квалификации кадров требованиям их должностей или профессиональных характеристик. При этом аудиторы, как правило, ссылаются на разработанный единый квалификационный справочник профессий. Более того, проверяющие оценивают полноценность и взаимодополняемость персонала. Также необходимо выяснить, насколько взвешенно кадры используют свое рабочее время.

Следует учесть, что при оценке персонала аудиторы принимают во внимание, насколько правильно руководство обеспечивает кадровую политику и каковы показатели текучести персонала.

По результатам проверки аудиторы выносят решение о соответствии кадров занимаемым ими должностям и требованиям законодательства, а также дальнейшие шаги по усовершенствованию кадрового набора, устранению недостатка персонала, улучшению управления им, а также повышению уважения к начальству среди подчиненных.

Информация для аудита

Определенные условия выдвигаются и к данным, на основе которых проводится аудит кадров. Необходимо, чтобы информация, полученная в ходе проверки, относилась именно к тому отрезку времени, в который он проводится. Также нужно удостовериться, чтобы эти данные были получены в полном объеме, несмотря на то полностью они понадобятся или нет, и касались всех работников.

Получать необходимую информацию принято в трех видах. Первый из них – это получение сведений в виде графиков, диаграмм, таблиц, схем, как правило, в документарном или электронном варианте.

Также одним из способов восприятия информации о кадрах является наблюдение в реальном времени за тем, как взаимодействует между собой персонал или подчиненные с начальством.

Еще один способ – это общение с сотрудниками и получение непосредственно от них впечатлений о климате в коллективе, политике в компании и т. д.

Способы аудита

Аудит кадрового делопроизводства специалисты проводят в трех направлениях. Первый из них имеет организационный подход и рассчитан на проверку документов на их соответствие законодательству. Помимо проверки на законность, такие действия помогают выяснить, насколько эффективно осуществляется управление персоналом.

Второй подход – это оценка мотивации и психосоциальной обстановки в коллективе, отношения к результатам совей деятельности, нацеленности на общий успех компании.

Третье направление имеет экономический характер и состоит в проверке успешности предприятия.

Классификация аудита

Специалисты рекомендуют проводить аудит кадров и документации регулярно. Большинство экспертов сходятся во мнении, что оптимальный период проведения проверок – один раз в два-три года, в зависимости от величины компании, ее оборота и, соответственно, текучести кадров.

Исходя из периодичности аудита, можно провести следующую его классификацию.

Прежде всего аудит можно поделить на текущий, который проводится через определенные промежутки времени, а также оперативный, который осуществляется при резком возникновении такой необходимости.

В зависимости от полноты объема проверяемых данных аудит кадровой политики делится на полный, локальный и тематический.

По способам проведения проверка бывает выборочной и комплексной.

В связи с уровнем аудита может производиться контроль высшего руководства, руководителей отделов или непосредственно службы по набору кадров.

Проводить аудит кадрового потенциала могут, соответственно, привлеченные извне эксперты и собственные специалисты. Главное – чтобы они были компетентными в этом вопросе.

Алгоритм аудита

Любая проверка имеет свои особенности. Как правило, аудит кадровой организации проводится в несколько шагов.

Первый из них – это подготовка. На данном этапе перед экспертами стоит задача сформулировать задания проверки, подобрать необходимых специалистов для ее проведения и оформить документы.

Далее происходит непосредственная проверка информации, во время которой аудиторы проводят сбор необходимых документов, организовывают встречи и беседы с работниками, делают опросы и т. д.

На третьем этапе проводится проверка собранных данных и сравнение полученных результатов с нормативными актами. На последнем этапе аудиторы подготавливают результаты проверки и делают на их основе выводы, которые направляются руководству организации.

Проведение аудита занимает две-три недели, реже – месяц. Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете. Им посвящается отдельная глава.

После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме. Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.

Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты. В данном документе находится информация о состоянии кадровой политики на фирме, а также пути исправления пробелов и советы по улучшению ситуации на предприятии.

Как правило, отчет составляется на основе общепринятой схемы и содержит такие пункты:

• какие именно документы или отделы подвергались проверке;
• какие пробелы были обнаружены;
• экспертное мнение о способах исправления пробелов в документации;
• данные о выявленных несоответствиях действующему законодательству;
• насколько реальна угроза юридической ответственности при дальнейшем бездействии;
• информация о возможности восстановления утраченных данных или документов.

Все это поможет оптимизировать работу любого предприятия, а значит, и увеличить его прибыльность.

businessman.ru