Выдача СЗВ-М работнику при увольнении: образец справки

Выписки из СЗВ-М в обязательном порядке следует предоставлять параллельно с подачей соответствующих отчетов в Пенсионный фонд (это происходит каждый месяц).

Помимо этого, выписка из СЗВ-М предоставляется в обязательном порядке:

1. Сотрудникам, которые собираются выйти на заслуженный отдых. Выписка является обязательной и подается совместно с остальным пакетом необходимых документов для получения в дальнейшем пенсионного обеспечения.
2. Всем сотрудникам, которые изъявили желание уволиться. Согласно статье 62 Трудового Кодекса РФ выписка в обязательном порядке включена в перечень документации, которая напрямую связана с работой. Сотрудникам документ должен быть предоставлен в последний рабочий день. Если трудовая деятельность велась по трудовому соглашению – в крайний день действия данного договора.

Важно помнить о том, что данный документ должен в действительность быть выпиской, которая включает в себя конкретную информацию о сотруднике. Вся информация об остальных наемных сотрудниках находиться исключительно в отчете СЗВ-М является персональной, поэтому защита гарантируется на государственном уровне.

Категорически запрещается выдавать наемным рабочим копии отчетов по форме СЗВ-М.

Итак, период выдачи выписки гражданам напрямую зависит от обстоятельств:

• каждый месяц параллельно с предоставлением отчетов в ПФР РФ;
• если граждане увольняются – срок получения последний рабочий день;
• при выходе на заслуженный отдых – в течении первых 10 календарных дней с момента написания сотрудником соответствующего заявления.

Содержание статьи

Необходимость

С мая прошлого года все без исключения работодатели, в том числе предприятия и индивидуальные предприниматели, в обязательном порядке должны предоставлять в территориальный отдел Пенсионного Фонда отчет СЗВ-М «Информация о застрахованных гражданах».

В нем должны упоминаться се лица, с которыми работодатель официально вступил в трудовые взаимоотношения.

Исходя из этого, все официально устроенные сотрудники, которые получают заработную плату либо же иное вознаграждение, подлежащие налогообложению должны быть указаны в данном отчете. По большому счету эта выписка способна подтвердить наличие страхового стажа граждан.

Согласно №27-ФЗ, документ по форме СЗВ-М каждый работодатель обязан выдавать данный документ по требованию своих наемных сотрудников с целью предоставления в соответствующие органы. После того как сотрудник получил документ, в обязательном порядке необходимо получить письменное подтверждение этого факта.

Заполнение

Для понимания того, что и как необходимо заполнять была разработана уникальная инструкция, благодаря которой можно без особых усилий справиться с этой проблемой. Как было сказано выше, СЗВ-М сдается также и предпринимателя, поэтому разница между ними и предприятиями заключается исключительно в статусе страхователя.

Итак, раздел 1 заполняется следующим образом:

1. Регистрационный номер в ПФР – указывается на основании имеющего свидетельства.
2. Наименование – имеющуюся правовую форму нужно в обязательном порядке указывать в сокращенном варианте.
3. ИНН – указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС;
4. КПП – здесь идентично: указывается на основании наличия необходимого пакета документов о государственной регистрации. Допускается возможность узнать даны сведения на официальном портале ФНС nalog.ru.

Что касается второго раздела «Отчетный период за календарный год», то его нужно заполнять всегда в обязательном порядке. Третий раздел «Разновидность формы» обязателен к заполнению.

В раздел нужно вписать один из предложенных вариантов:

• «исхд» – указывается при условии, что страхователь сдает отчет впервые;
• «доп» – указывается в случае дополнения уже принятого в Пенсионный Фонд отчета за предыдущий отчетный месяц;
• «отмн» – указывается в ситуации, когда есть необходимость в аннуляции уже поданного ранее отчета по сведениям сотрудника.

Четвертый раздел считается ключевым, поскольку в нем содержится информация о застрахованных гражданах. В нем должны содержаться сведения о сотрудниках, а также о действия трудовых соглашений.

Итак:

1. Инициалы застрахованного лица – необходимо указывать исключительно в именительном падеже.
2. Страховой номер персонального лицевого счета – его можно узнать в подписанном трудовом соглашении.
3. ИНН – его можно внести исключительно при наличии сведений о нем. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещается требовать от застрахованных граждан данные об ИНН.

В последнем разделе необходимо указать реквизиты:

• должность непосредственного руководителя и его инициалы – здесь стоит обращать внимание на безошибочное указание работодателя согласно уставу предприятия/фирмы. К примеру, генеральный директор и так далее;
• дата составления отчета – в обязательном порядке указывается только в форма ДД.ММ.ГГ;
• печать – может быть поставлена только в случае ее наличия.

Документы для скачивания (бесплатно)

Как видно, в заполнении СЗВ-М нет никаких сложностей, и с этим может справиться любой желающий. Главное, о  чем нужно помнить – категорически запрещается наличие каких-либо помарок либо опечаток. Все должно быть указано в соответствующих полях и без использования корректоров и других средств для исправления ошибок.

Как подтвердить выдачу формы работнику и ее получение

Чтобы в дальнейшем исключить возможные разногласия между работодателями и наемными сотрудниками, и, как следствие, с контролирующими органами, в обязательном порядке на предприятие/фирме должно быть в наличии подтверждения факта получения гражданами выписки из СЗВ-М.

Получить подтверждение можно несколькими способами:

• сформировать одновременно несколько экземпляров выписки и попросить сотрудника расписаться при получении на том, который останется на хранении у работодателя;
• создать журнал, в котором будет содержаться учет предоставления сотрудникам всех документов, в том числе и данной выписки. В журнале каждый сотрудник будет ставить роспись о получении;
• можно пойти другим путем: при выдаче документа просит у получателя написать расписку, которая и станет при необходимости подтверждением.

Наиболее популярным вариантом у работодателей является ведение журнала учета, где указывается дата выдачи и подпись получателя.

Ответственность за невыдачу

Согласно №27-ФЗ каждый работодатель в обязательном порядке должен предоставлять помимо самих сведений о застрахованных гражданах в Пенсионный Фонд еще и выписки сотрудникам.

Однако на практике это далеко не так. Некоторые предприниматели игнорируют данный закон и никому ничего не выдают.

Основными причинами такого поведения принято считать:

1. За пренебрежение данным законодательством отсутствуют какие-либо уголовные и административные наказания. Исключением считаются ситуации, когда работодатели обязаны выдавать выписку тем сотрудникам, которые изъявили желание уволиться либо же при их выходе на заслуженный отдых;
2. В получении выписки у сотрудников нет необходимости. К примеру, факт работы в прошлом месяце у определенного работодателя известно и так сотруднику. Говоря простыми словами, она необходима только при необходимости предъявить ее третьему лицу (нужно подтвердить факт работы).

Как уже было сказано выше, работодателям за невыдачу выписки из СЗВ-М не предусмотрено каких-либо наказаний. Однако если сотруднику без каких-либо на то причин отказывают в выдаче документа, он имеет все юридические основания обратиться в правоохранительные органы либо же в судебную инстанцию. Как показывает практика, после подачи заявления о правонарушении со стороны работодателя, последний в короткие сроки предоставляет все документы для разглаживания конфликтной ситуации.

На что нужно обратить внимание при формировании отчета СЗВ-М? Узнайте из данного видео.

znaybiz.ru

Как заполнять СЗВ-М при увольнении сотрудника 2018

Подробнее о документах, которые выдаются при увольнении.

Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник увольняется

Бланк заполняется, как правило, автоматически, с использованием программных средств, и представляет собой копию выписки из отчета, который работодатель ежемесячно направляет в ПФР. Но если под рукой не окажется нужной программы, то для начала необходимо взять форму отчета.

Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении

скачать

Шаг 1. Заполняем сведения о работодателе

Здесь просто указываем уставные реквизиты организации и переходим к заполнению оставшихся граф СЗВ-М на уволенных.

Шаг 2. Указываем период

Пишем месяц и год, в котором человек увольняется.

Шаг 3. Пишем тип формы

При увольнении ставим код “исход” – в смысле, документ исходящий.

Шаг 4. Заполняем сведения о работнике

Здесь пишем персональные данные увольняющегося человека.

Шаг 5. Подписываем и отдаем работнику

Так выглядит СЗВ-М, если работник уволился. Печать на документ ставится при её наличии. Если печати нет – значит, и ставить ничего не надо, это не является нарушением.

Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники

При выдаче копии увольняемому на руки

Данная форма персонифицирована, то есть при прекращении трудовых отношений документ выдается уходящему персонально. Включать других людей сюда не надо, потому что эти сведения относятся к персональным данным и охраняются законом.

Кроме того, в соответствии с законодательством работодатель должен не только выдать этот документ, но и получить документальное свидетельство, что СЗВ-М был выдан человеку.

При предоставлении отчета

Как показать уволенных в СЗВ-М при предоставлении отчетов, заботит многих. При сдаче отчета в ПФР за отчетный период в нем указываются все работники, в том числе и уволенные. В дальнейшем сведения об уволенных исключаются, но если человек уволился первого апреля, то при подаче отчета за апрель сведения о нем должны быть в форме СЗВ-М.

clubtk.ru

Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника

С 2016 года к обязательно заполняемой ежемесячно работодателем документации прибавился еще один бланк – СЗВ-М.

Документ содержит сведения о страховом стаже работающих в организации лиц, он упрощает некоторые расчеты. Выдача СЗВ-М работнику при увольнении пока не является обязательным условием.

 

Выписка из СЗВ-М

Документы, выдаваемые при увольнении

Процедура увольнения строго регламентирована нормами трудового законодательства. При расторжении трудового договора наниматель обязан руководствоваться статьями ТК РФ, которые прописывают, как и в какие сроки выдаются увольнительные документы.

При расторжении договора работодатель должен выполнить следующие действия:

1. Выплатить все причитающиеся увольняемому суммы. Сюда входит и расчет заработной платы, за отработанное, но не оплаченное ранее время, а также премии, поощрения, пособия, отпускные компенсации и т.д. Начисление должно быть организовано таким образом, чтобы стороны полностью рассчитались друг с другом и не остались ничего должны, ведь расчеты после расторжения будут возможны только в судебном порядке. В соответствии со статьей 140 ТК РФ окончательные расчеты с работником должны быть произведены в последний рабочий день.
2. Отдать хранящиеся у нанимателя личные документы сотрудника. Статья 84.1 ТК РФ предписывает, что работодатель должен обеспечить своевременную выдачу трудовой книжки, а именно в день прекращения сотрудничества.

Перечень документации к выдаче в ТК РФ заканчивается трудовой книжкой, но в пункте 4 оговорено, что по заявлению самого увольняющегося, организация также обязана выдавать ему и иные копии документов. Перечень таких бланков не приведен в ТК, но внесено пояснение, что речь идет о документации, связанной непосредственно с работой увольняющегося.

В зависимости от требований трудового законодательства этот перечень постоянно изменяется и на сегодня он состоит из множества пунктов, которые варьируются в зависимости от специфики профессии и желания самого работника.

В отделе кадров могут быть затребованы:

1. Медицинская книжка, если она была оформлена для работы.
2. Копии приказов о приеме, увольнении, переводах, поощрениях.
3. Копия трудового соглашения.
4. Удостоверения, сертификаты, свидетельства о получении квалификации или приобретении новых профессиональных навыков.

Кроме кадровых бумаг, увольняемому не обойтись и без бухгалтерских справок:

1. Бланк по форме 2-НДФЛ, понадобится тем, кто имеет право на налоговые вычеты.
2. Форма 2Н выдается в обязательном порядке, ведь без нее не получится в полном объеме насчитать компенсацию за дни нетрудоспособности, если на новом рабочем месте сотрудник уйдет на больничный.
3. Если расторжение договора производится из-за сокращения, или уволенный планирует стать на учет в центр занятости, то не обойтись без бумаги, которая указывает, какие доходы были у работника за последние три месяца.

Каждый случай индивидуален и требует особого подхода, поэтому законодательство оговаривает, что увольняемый имеет право требовать нужную ему документацию, а работодатель не имеет права ему в этом отказывать.

Форма — Сведения о застрахованных лицах

Обязательность выдачи СЗВ-М при увольнении сотрудника – довольно новое требование. Несмотря на то что оно изложено в Федеральном законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, данное правило было введено лишь в 2016 году. Форма СЗВ-М является обязательной для отчетности в Пенсионный фонд. Ежемесячно до 15 числа следующего за отчетным месяцем подготавливаются сведения обо всех работающих в организации сотрудниках, с указанием сумм перечисленных за них страховых взносах. Из бланка СЗВ-М рассчитывается общий стаж работающих граждан. Кроме того, этот документ позволяет подтвердить, что наниматель уплачивает страховые взносы за нанятого работника. В форму вносятся сведения обо всех работающих, вне зависимости от того, оформлены они по трудовым договорам или по гражданско-правовым соглашениям.

Форма бланка СЗВ-М утверждена Постановлением правления ПФР 01.02.2016 года под номером 83. Она может содержать как коллективные сведения, так и быть индивидуальной выпиской. Бланк ведется в электронном виде и заполняется автоматически при использовании 1С-бухгалтерии.

СЗВ-М заполняется нанимателем и передается в ПФР:

1. Ежемесячно до 15 числа следующего месяца.
2. Ежеквартально, в течение двадцати суток после окончания текущего квартала.
3. Ежегодно до 1 марта следующего за отчетным года.

Кроме того, при увольнении сотрудника она выдается и ему на руки с указанием персональных данных.

Перечень сведений, указываемых в СЗВ-М

Выдаваемый бланк СЗВ-М при увольнении работника состоит из четырех основных блоков. Сама форма довольно проста, поэтому к ней даже не существует утвержденных инструкций по заполнению. Но некоторые первичные сведения все же лучше получить до того как впервые вносить данные в нее.

Перечень сведений, указываемых в СЗВ-М, делится на:

1. Юридические данные организации-работодателя, являющегося страхователем. Здесь вставляются сведения о ИНН, КПП, номере в пенсионном фонде, название предприятия.
2. Установление отчетного периода. Указывается месяц сдачи отчета, а не месяц за который он предоставляется. Данные указываются двузначным кодом, который приводится тут же во избежание путаницы.
3. Тип формы. Этот раздел несет информацию о том, является ли данный бланк исходящим, дополняющим или отменяющим.
4. Последний блок несет в себя сведения о застрахованных сотрудниках. В таблице производится поименное перечисление всех работающих, во вторую графу вписывается страховой номер индивидуального лицевого счета, а затем записывается индивидуальный номер страхователя, если он есть у работника и известен страхователю.

Указанные блоки применимы как для общей формы отчетности, так и для индивидуальных выписок. При выдаче персональной справки указываются данные человека, который уволился.

Правила заполнения формы

Заполнение СЗВ-М регламентируется правилами, которые указаны тут же в бланках, как пояснения к каждому разделу. Но некоторые графы вызывают вопросы у бухгалтеров и требуют некоторых пояснений.

Хоть конкретных пояснений, нужно ли распечатывать уволившемуся весь бланк, с указанием иных фамилий и сведений или стоит делать персональную выборку, нет, но стоит помнить, что справка выдается для подтверждения стажа при увольнении конкретного наемного лица. К тому же разглашение персональных данных, коими являются номерной знак СНИЛС и ИНН, противозаконно. Исходя из этого, становится ясно, что в выписке следует указывать сведения исключительно об увольняемом.

При внесении сведений о типе формы вписывается:

1. «Исх» — если бланк первичный за указанный период времени.
2. «Доп» — если данные дополняют ранее поданный отчет. Вносятся ФИО, СНИЛС и ИНН только тех о ком не были предоставлены сведения.
3. «Отмн» — если документ отдельными строками полностью отменяет ранее сданный и заменяет их на новую интерпретацию. Подается в случае необходимости замены строк.

Столбец, в котором указывается ИНН, не является обязательным, то есть работодатель не должен заставлять наемных лиц получать индивидуальный номер страхователя, если у него таковой отсутствует.

Правила заполнения выписки о стаже при увольнении требуют лишь корректного внесения сведений об увольняемом, ориентируясь на пояснения в самом бланке. Форма СЗВ-М обязательно закрепляется подписями руководителя и печатью организации.

Порядок выдачи работнику при увольнении

Абзац 3 части 4 статьи 11 № 27-ФЗ описывает процедуру выдачи справки увольняемому. Она состоит из нескольких этапов:

1. Написание заявления на получение выписки о стаже.
2. Подготовка выписки, этим занимается бухгалтерия. На изготовление выписки отводится пять дней.
3. Подписание готового бланка руководителем.
4. Выдача формы увольняемому на руки.

Первые два пункта не требуют дополнительных разъяснений, а вот по поводу третьего в 27-ФЗ есть уточнения. Справка выдается под расписку и о получении документа ставится подпись в книге учета. Поэтому наниматель обязан завести специальный журнал учета выдачи выписок СЗВ-М. В нем в день увольнения проставляется дата, ФИО работника, номер справки и его роспись в получении.

Расписка о получении пишется в произвольном порядке. Бланк расписки может быть разработан в организации, как внутренний документ и распечатываться при надобности, заменяя лишь сведения о застрахованном.

Ходит много споров о том, зачем нужна эта справка, ведь ПФР итак имеет сведения о застрахованных наемных лицах. Но она нужна не для подтверждения стажа перед сторонними лицами, а скорее для того, чтобы сам увольняемый был уверен, что все отчисления за него производились исправно и отработанное время войдет в общий страховой стаж.

znatoktruda.ru

Составляем выписку из формы СЗВ-М – образец

Выписка из СЗВ-М по общему правилу должна выдаваться на руки каждому сотруднику в части относящихся к нему сведений в срок не позднее крайней даты подачи отчета СЗВ-М в ПФР (ст. 11 и 15 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Почему мало кто это выполняет и в каких случаях оформить выписку все-таки надо — расскажем в нашей статье.

 

Общий порядок формирования выписки из формы СЗВ-М

Порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотрудникам

Образец заполнения выписки

Почему не все выдают выписки ежемесячно

Итоги

 

Общий порядок формирования выписки из формы СЗВ-М

Как уже отмечалось выше, выдавать сотрудникам выписки из СЗВ-М в идеале нужно одновременно с подачей отчета в ПФР — ежемесячно. Кроме того, в определенных случаях выписку следует выдать обязательно:

• Работнику, уходящему на пенсию. Выписка из СЗВ-М входит в пакет документов, который работник должен предъявить в ПФ РФ для назначения пенсии.
• Увольняющемуся сотруднику. В данном случае выписка должна входить в комплект документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Наемному работнику выписка выдается в день увольнения, а работнику по договору ГПХ — в последний день действия договора.

Следует иметь в виду, что это должна быть именно выписка, содержащая сведения, относящиеся к конкретному работнику. Сведения об остальных работниках, содержащиеся в самом отчете СЗВ-М, являются их персональными данными, защита которых обеспечена законом. Просто отдать сотруднику копии отчетов СЗВ-М нельзя!

Больше о защите персональных данных узнайте из статьи «Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотрудникам

Во избежание разногласий с проверяющими органами у предприятия должно остаться подтверждение факта, что работник получил в установленном порядке выписку из СЗВ-М.

Это можно организовать 3 путями:

• оформить выписку в 2 экземплярах и попросить работника расписаться на том, который останется в организации;
• вести журнал учета выдаваемых работникам документов, в том числе выписок из СЗВ-М, в котором работники будут расписываться в их получении;
• выдавать выписку из СЗВ-М под отдельную расписку.

Больше о порядке выдачи выписки читайте в статье «Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?».

Образец заполнения выписки

В большинстве случаев при подаче СЗВ-М в электронном виде в рабочих программах имеется функция создания выписки из СЗВ-М по конкретному работнику. То есть документ можно сформировать программными средствами. Однако тем, кто сдает отчеты СЗВ-М в бумажном виде или у кого по каким-то причинам нет возможности сформировать выписку в программе, при ее оформлении следует использовать образец.

Рабочий образец для заполнения выписки из СЗВ-М вручную можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец

Почему не все выдают выписки ежемесячно

Несмотря на установленное законом № 27-ФЗ требование представлять выписки из сведений, подаваемых в ПФР, одновременно с направлением этих сведений в фонд, на практике работодатели обычно этого не делают.

Причины следующие:

• За невыдачу таких выписок в текущем порядке пока не установлены какие-либо штрафные санкции для работодателей (за исключением случаев, когда представление сведений обязательно, например при увольнении или выходе на пенсию).
• Выписки не востребованы сотрудниками. Например, о том, что в течение прошлого месяца он работал в данной организации, сотрудник и так осведомлен. То есть выписка бывает нужна для подтверждения факта работы третьему лицу, а не самому сотруднику.

Итоги

Составить выписку из СЗВ-М понадобится в случаях, когда информация о работе сотрудника должна быть представлена третьим лицам (например, ПФР для назначения пенсии). У организации должно остаться подтверждение выдачи выписки. В случае если выписку требуется сформировать вручную, можно воспользоваться образцом заполнения на нашем сайте.

nalog-nalog.ru

Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника-112Бух

СЗВ-М при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему на руки в последний рабочий день. Это новшество прописано в п. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства.

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился?

С мая текущего года все работодатели (организации и ИП) сдают в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.

Таким образом, все, получающие вознаграждение либо заработную плату, либо другие суммы, подлежащие обложению страховыми взносами, будут указаны в этом отчете. Это своеобразный документ, подтверждающий страховой стаж работника.

По новым правилам, этот документ, помимо сдачи в ПФР, необходимо выдавать сотруднику на руки.

ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.

При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных?
В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.

В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 — информацию по работнику.

Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.

Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.

1. Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
2. Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
3. Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.

Что касается установленных сроков передачи документа на руки сотруднику, то они следующие:

1. Ежемесячно — вместе с представлением отчета в ПФР.
2. СЗВ-М при увольнении — в день увольнения сотрудника.
3. При оформлении документов на пенсию — в течение 10 дней с момента подачи работником письменного заявления.

Итоги

Выдача на руки копий СЗВ-М работникам при увольнении — это новшество, к которому еще предстоит привыкнуть сотрудникам бухгалтерии или отдела кадров. Но по истечении некоторого времени эта процедура станет привычной и не будет составлять особого труда.

112buh.com

Образец копии СЗВ-М (форма сведения о застрахованных входящих лицах сдаваемая ежемесячно)

Штатные сотрудники и лица, заключившие с работодателем гражданско-правовой договор, согласно положениям ст. 11, 15 ФЗ №27, получают на руки копии отчета СЗВ-М. Данная обязанность возникает при осуществлении организацией платежей в счет уплаты страховых взносов по сотруднику.

Документ можно получить в случае увольнения и во время осуществления трудовой деятельности ежемесячно, до 10 числа месяца после отчетного. Для подачи документов в Пенсионный фонд, необходимо проверить на корректность заполненной формы СЗВ -М и соблюдения принятого формата.

Помимо регулярной сдачи документа в виде единой справки обо всех работниках, при увольнении каждого из них формируется дополнительная отдельная выписка с отражением конкретной персональной информации об уволившемся. Бланк содержит сведения личного характера, при разглашении которых работодателю может грозить административное наказание и несение уголовной ответственности.

Основные понятия

Расшифровка аббревиатуры

Название формы отчетности состоит из комбинации букв, значение которых трактуется следующим образом:

• буква «В» подразумевает «входящие данные», подаваемые в Пенсионный фонд;
• буква «М» предполагает установленную периодичность подачи, т.е. один раз в месяц;
• для кодировки исходящих документов в адрес ПФР может быть использована буква «И».

Тем не менее, данная аббревиатура не имеет точной, установленной по закону, расшифровки и представляет собой обычное условное обозначение определенного вида отчета, представленного сведениями о застрахованных лицах.

Фактически название «СЗВ-М» относится к утвержденному Пенсионным фондом коду документа.

Зачем он нужен

Отчет по форме СЗВ-М предполагает выдачу копии работнику, по которому работодателем осуществлялись отчисления страховых взносов. Основанием получения копии является факт расторжения трудовых отношений.

Назначением отчета является подтверждение факта работы сотрудника и уплаты на него установленных взносов вне зависимости от длительности рабочего периода. Даже если срок работы составил всего 1 рабочий день, организация обязана подготовить подобный отчет и передать справку любому из трудоустроенных лиц. Выписка оформляется сугубо на одного сотрудника с отражением конфиденциальной информации, недопустимой к распространению среди посторонних.

Так как не все юридические лица знают об обязанности выдачи СЗВ-М, работники могут не получить ее при увольнении. Несмотря на отсутствие каких-либо санкций со стороны государства по причине непредоставления документа, сотрудник вправе обратиться в суд или трудовую инспекцию с заявлением о компенсации морального ущерба в связи с невыполнением работодателя своих обязанностей.

Чтобы исключить данный риск, предприятие должно предпринять меры по подготовке выписки, так как эти сведения помогут работнику урегулировать вопросы назначения пенсии.

Таким образом, при увольнении, от работодателя работнику должны быть предоставлены следующим документы: трудовая книжка, НДФЛ-2 и выписка по форме СЗВ-М. Данный пакет является обязательным стандартным набором документации, передаваемой при увольнении.

Скачать образец формы 2-НДФЛ

В 2018 году крайний срок выдачи справки совпадает по времени с датой отчетных документов, сдаваемых ежемесячно в ПФР.

При увольнении работника действует иной порядок – документ подлежит выдаче на руки в день прекращения трудовых отношений т.е. в момент увольнения. Например, если увольнение состоялось в сентябре, справка должна быть предоставлена страхователем в последний день работы, т.е. также в сентябре.

Бланк формы СЗВ-М

Последние нововведения по закону

В 2018 году порядок подготовки и передачи отчета по форме СЗВ-М согласуется с положениями ст.11 (в частности с вступившими в силу с апреля 2018 года пунктами 2.2 и 4) закона №27-ФЗ. Вышеуказанный закон содержит информацию о порядке предоставления персонифицированных сведений о застрахованном лице и обязанностях работодателя.

Закон распространяет свое действие на обычных работников, заключивших трудовые договора в рамках утвержденного на предприятии штатного расписания, так и на работников, выполняющих свои обязанности согласно условий гражданско-правового договора.

ФЗ №27

Нормой закона установлена необходимость передачи информации обо всех застрахованных работниках организации, включая сведения по:

• страховому номеру индивидуального лицевого счета или СНИЛС;
• ФИО работника;
• ИНН.

Подача документа без указания номера СНИЛС не допускается. В отношении сведений о номере налогоплательщика, предприятие вправе его не указывать, если не располагается нужной информацией по данному параметру.

Бланк позволяет производить корректировку данных, указанных ранее в предыдущей отчетности. Если сведения подаются в рамках уточнения сведений, страхователь указывает в поле о типе формы (коде) соответствующую отметку «доп».

С помощью отметки «отмн» работодатель отменяет сведения предыдущего отчета. Подача документа в первый раз по установленному отчетному периоду требует отображения отметки «исхд».

Порядок составления образца копии СЗВ-М

Законом установлено требование выдачи справки из СЗВ-М сотруднику одновременно с ежемесячной передачей сведений в Пенсионный фонд.

Обязательность выдачи документа установлена для следующих ситуаций:

• при уходе на пенсию, получение выписки СЗВ-М производится в порядке передачи сотруднику общего пакета документов, необходимого к передаче в Пенсионный фонд при назначении пенсионных выплат;
• при расторжении трудовых отношений в рамках действующего договора выписку включают в комплект документов, получаемых при уходе сотрудника (согласно ст. 62 трудового законодательства).

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Для наемного сотрудника дата выдачи документа соответствует последнему дню работу, а при расторжении гражданско-правового соглашения форму СЗВ-М передают в последний день действующего договора.

Особенностью выдачи документа сотруднику является сугубо индивидуальный порядок отраженных сведений, исключая любую другую информацию об остальных работниках компании. Защита конфиденциальной информации предопределена действующим законодательством.

Чтобы в дальнейшем не столкнуться с фактом выставления сотрудником претензий относительно неполучения данного вида отчета, работодатель должен озаботиться о ведении документальной фиксации сведений о выдаче справки на руки при условии соблюдения требований заполнения по образцу копии СЗВ-М.

Этот вопрос решается с помощью оформления выписки СЗВ-м в двух экземплярах, один из которых остается в организации с отметкой работника о получении и его подписью. Для контроля ситуации за выдачей справок, возможно ведение специального журнала регистрации с обязательной росписью сотрудника в соответствующей графе.

Скачать образец обращения о выдаче копии СЗВ-М

В некоторых организациях для подтверждения факта от увольняющегося сотрудника требуют написания отдельной расписки в получении документа. Любой из вариантов является допустимым и избирается работодателем по своему усмотрению.

Скачать образец формы СЗВ-М

Предусмотрена возможность формирования отчета с помощью компьютера в автоматическом режиме. А при отсутствии такой возможности, предприятие использует для оформления образец копии СЗВ-М на действующем бланке.

Прочие формальности

Как выдать сотрудникам

Так как в большинстве случаев работникам не требуется данная выписка, о своем праве на предоставление подобного отчета знают немногие. Если же работник обратился в бухгалтерию с просьбой о предоставлении данной выписки, отказать ему предприятие не вправе.

Правила выдачи документа включают следующие положения:

• с помощью учетной программы формируется отчет на конкретного сотрудника;
• сведения о работника следует распечатать в индивидуальном порядке;
• выдача возможна только отдельной выписки, без передачи остальных сведений о сотрудниках предприятия;
• документ получают с обязательным подтверждением факт передачи с помощью любого из установленных на предприятии способа.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Варианты подтверждения

Для исключения ситуаций обращения сотрудника в надзорные органы или судебные инстанции, бухгалтерии работодателя необходимо проследить, чтобы документ был своевременно подготовлен и передан при расторжении трудовых отношений.

В качестве меры контроля и подтверждения факта передачи, страхователь выдает копии СЗВ-М со следующими вариантами подтверждения:

• Работник получает документ в день своего увольнения с обязательным визированием подписью второго бланка. Первый экземпляр остается у работника, второй – хранится работодателем. В качестве визирования, может быть принята следующая надпись на втором экземпляре: «копию получил…» с датой и подписью.
• Более простой и упорядоченный вариант – ведение журнала выдачи. В нем заносят каждый случай обращения за формированием подобного отчета, а при передаче выписки на руки, сотрудник расписывается в получении в установленной графе журнала. Журнал может содержать несколько граф, отражающих сведения о ФИО сотрудника, его номер СНИЛС, ИНН и фактически отработанный срок.
• При написании расписки в получении документа, работник должен отразить все сведения о факте передачи справки, которые позволили бы идентифицировать событие: в тексте расписки должна быть подтверждена информация получения, указан вид полученного документа, отображено название организации-страхователя, форма собственности юрлица, его ИНН, КПП. На расписке ставится дата, подпись сотрудника с расшифровкой, виза бухгалтера и печать предприятия.

Выписка СЗВ-М формируется и передается работнику независимо от времени его работы, а также наличия в течение данного периода каких-либо страховых выплат. Основанием для подготовки формы служит факт наличия страховых отчислений работодателем.

В отдельных ситуациях формирование СЗВ-М не производится и не передается в ПФР:

• при увольнении сотрудника раньше, чем начнется следующий отчетный период, без выплаты выходного пособия;
• при наличии в штате всего одной единицы, директора, при условии, если он не относится к категории «работающих пенсионеров»;
• при отсутствии какой-либо хозяйственной деятельности в организации, без приобретения прибыли, с отнесением юрлица к категории «замороженных» организаций, допускается подача «нулевого» отчета;
• отсутствие прибыли и ведения активной деятельности не освобождает от подачи документа в ПФР.

Сроки выдачи

На уровне федерального законодательства (закон №27 ФЗ от 01.04.1996г.) установлен единый срок подачи сведений в Пенсионный фонд (местное подразделение фонда) и выдачи индивидуальной справки СЗВ-М застрахованному работнику. Согласно положениям статьи 11, страхователь должен выдать справку до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

Пунктом 4 статьи 11 установлено требование ежемесячного порядка выдачи подобных справок в индивидуальном порядке по каждому случаю обращения. Индивидуальная выписка будет содержать часть сведений, касающихся конкретного работника, указанных в сводном документе, переданном в ПФР.

Помимо данного ограничения, существуют следующие указания по срокам:

При увольнении	Работник получает документ в последний день работы.
При выходе на пенсию	В десятидневный срок с момента обращения будущего пенсионера за документом.
При выдаче копии	Закон не регламентирует, сведения о каком периоде должны передаваться, т.е. необходимо ли давать справку о перечислениях в последний месяц работы сотрудника или за предыдущие отчетные периоды.

Ввиду того, что справка о предшествовавших периодах должна быть у сотрудника, зачастую работодатель формирует выписки только по последнему месяцу работы на предприятии.

Суммируя информацию по срокам выдачи бланка, возможны 4 варианта ограничения, в зависимости от категории работников и обстоятельств получения документа:

• для работников по трудовым соглашениям срок ограничивается 10 числом месяца после отчетного;
• для будущих пенсионеров – в десятидневный срок с момента обращения;
• для увольняющихся – в последний день работы;
• работникам по договорам ГПХ – в день истечения действия договора.

График отпусков по форме Т-7 должен составляться с учетом требований всех сотрудников.

Как по закону оформить заявление подтверждение основного вида деятельности в ФСС — укажем далее.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств можно скачать здесь.

buhuchetpro.ru

Копия СЗВ-М сотрудникам

Копия СЗВ-М сотрудникам выдается в обязательном порядке. Это прямо предусмотрено Федеральным законом от 01.04.96 № 27-ФЗ (ст. 11 и 15).

В статье мы расскажем: кому должна выдаваться копия СЗВ-М, в какой срок и что будет, если компания проигнорирует это требование.

Изменения ноября 2018 года для бухгалтера по зарплате

Когда выдается копия СЗВ-М сотрудникам

Компания обязана выдавать копии СЗВ-М сотрудникам, работающим по трудовым договорам, и тем, кто трудится по гражданско-правовым договорам.

Кроме того, копии СЗВ-М надо выдавать увольняющемуся сотруднику и работнику, выходящему на пенсию. С помощью этой формы работник сможет подтвердить страховой стаж.

См. также:

Четыре вопроса про форму СЗВ-М

Как внести изменения в СЗВ-М

Срок выдачи копии СЗВ-М

Копия СЗМ-М сотрудникам должна выдаваться в те же сроки, в какие форма представляется в ПФР. То есть выдавать ее следует не позднее 15-го числа каждого месяца. Но есть исключения:

1. Сотрудникам, выходящим на пенсию, копия СЗВ-М должна быть выдана в течение 10 календарных дней с даты получения заявления о предоставлении документов для оформления пении.
2. Увольняющимся работникам – в день увольнения.
3. Сотрудникам, трудящимся по договорам ГПХ, – в последний день действия договора
4. Всем остальным – не позднее пяти дней со дня обращения.

---

В 2017 году в Пенсионный фонд надо будет сдавать два отчета. Это ежемесячный СЗВ-М и новый квартальный отчет о страховом стаже сотрудников. Все подробности читайте в материалах журнала “Зарплата”. Подпишитесь сегодня и получите в подарок сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь.

---

Порядок выдачи копий СЗВ-М

В форме копии СЗВ-М, которая выдается работнику, надо указать только данные по нему. Копию полного отчета со сведениями обо всех сотрудниках выдавать нельзя. Так как это персональные данные, которые являются тайной и не подлежат разглашению (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Образец копии СЗВ-М на руки сотруднику приведен ниже.

Копия СЗВ-М сотрудникам: образец

Выдав копию СЗВ-М на руки сотруднику, надо получить с работника письменное подтверждение того, что он ее получил. Советуем использовать один из следующих способов.

Первый – попросить работника написать расписку в свободной форме (образец представлен ниже).

Второй – сделать 2 копии СЗВ-М, на одной из которых попросить работника расписаться в получении.

Третий – завести журнал учета выданных документов. Получив копию СЗВ-М, работники будут в нем расписываться.

Письменное подтверждение от работника о передачи ему СЗВ-М: образец.

Штрафы, если копия СЗВ-М сотрудникам не выдана

Закон № 27-ФЗ не предусматривает штрафов за невыдачу сотрудникам копий СЗВ-М или выдачу их с опозданием. Однако если сотрудник сам попросит эти документы, а вы не выдадите, он может пожаловаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Это, конечно, маловероятно. Но такой риск существует. Поэтому во избежание лишних споров лучше выдать копию СЗВ-М, если работник попросил.

www.zarplata-online.ru