• жилье;
• питание;
• проезд.

Кроме этого, могут возникнуть и другие расходы, которые будут связаны с осуществлением поставленных поручений. Их также необходимо включить в командировочные.

Проезд

Каждый работодатель должен оплатить дорогу своему сотруднику до места назначения и обратно. Сумма будет зависеть от выбранного транспорта, на котором поедет сотрудник, дальности дороги и других возможных условий. Не стоит забывать, что, например, дорога на поезде обойдется дешевле, чем на самолете. В большинстве случаев транспорт заранее обговаривается между сотрудником и работодателем. Компенсация на дорогу в командировке может быть увеличена в том случае, если рабочее место находится далеко от места проживания сотрудника и требует дополнительных затрат.

Питание

Во время командировки работник должен питаться, а работодатель обязан полностью или частично оплатить ему соответствующие расходы. Договориться о размере выплат необходимо заранее, а также они должны быть прописаны в трудовом соглашении.

Оплата может быть совершена либо авансом, либо по окончанию командировки с предоставлением документов, которые подтверждают платежи.

Жилье

В командировке сотрудник находится на дальнем расстоянии от дома, поэтому ему требуется жилье. Работодатель обязан выплатить компенсацию за проживание. Сумма зависит от многих факторов. Чаще всего работодатель просматривает заранее цены на проживание в регионе, в который отправляется сотрудник, и перечисляет ему денежные средства авансом. Сотруднику не стоит забывать, что все присылаемые деньги должны быть под отчетом. В случае, когда часть выданной суммы осталась неизрасходованной, работнику необходимо вернуть ее по приезду организации.

Прочие расходы

Зачастую, находясь в командировке, могут возникнуть дополнительные расходы. Например, чтобы выполнить поручение, сотруднику будет необходимо воспользоваться услугами какой-либо организации. Их также необходимо включать в командировочные расходы.

Важным моментом является то, что работодатель должен присылать деньги сотруднику в валюте страны, в которой он находится. Потому что в обязанности работника не входит обмен валюты.

В любом случае, перед отъездом, работник и начальник должны обсудить все моменты и нюансы, связанные с командировкой и прийти к соглашению.

Что входит в командировочные расходы ✈ 💳? Что оплачивается?

Для Вашего удобства статья написана в формате «Вопрос-Ответ».

Как производится оплата командировочных расходов

Порядок и размер оплаты командировочных в коммерческих (частных) компаниях устанавливается внутренними нормативными актами.

Оплата командировочных расходов осуществляется следующими способами:

• Авансовым платежом — сотруднику, отправляющемуся в командировку, выдается на руки или перечисляется на карту сумма, достаточная для покрытия всех расходов в рабочей поездке. В командировке сотрудник собирает все чеки квитанции и другие расходные документы и предоставляет их в бухгалтерию при возвращении. Если сумма расходов меньше выплаченного аванса, сотрудник возвращает разницу в бухгалтерию; если сумма расходов больше, сотруднику возмещается эта разница (если это предусмотрено внутренним положением о командировках).
• По факту предоставления отчетных документов – такой формат практикуется в тех случаях, когда сложно спрогнозировать расходы в командировке. То есть сотрудник, отправляющийся в командировку, оплачивает все (проезд, проживание, питание, прочие расходы) за свой счет и затем предоставляет в бухгалтерию отчетные документы, на основании которых ему возмещаются затраченные средства.

Что входит в командировочные расходы

Согласно Трудовому кодексу в командировочные расходы включаются расходы на проезд, проживание, «суточные». Кроме того, есть статья «иные расходы», которая может трактоваться очень широко и ее содержание может сильно отличаться в разных компаниях и даже в разных командировках в одной компании.

Под иными расходами может предполагаться широкий спектр услуг: мобильная связь, интернет, плата парковки, представительские расходы и пр.

При этом отдельного пункта расходов на питание в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено – предполагается, что питание включено в «суточные», но во внутренних нормативных актах компаний это может быть прописано отдельно.

Точный перечень командировочных расходов определяется внутренними правилами конкретной компании, и перед поездкой (особенно в том случае, если она первая) следует внимательно их изучить.

Косвенные и прямые расходы

С точки зрения бухгалтерского учета выгоднее оформить командировку как косвенные расходы, чтобы эти затраты не проходили как ОС. Это позволит уменьшить налоговую нагрузку.

Законодательство «рекомендует» относить расходы на командировки к прямым, но организации вправе решать это самостоятельно – и в большинстве случаев относить их к косвенным гораздо удобнее и выгоднее вне зависимости от размера командировочных.

Оплачивается ли бензин и ремонт личного транспорта?</4>

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, компания возмещает расходы на бензин – причем учитываются как расходы на дорогу непосредственно до пункта назначения, так и промежуточные (например, до дома, если работник возвращается в город поздно вечером, когда рабочий день офиса уже завершен).

Если в командировке произошла авария или поломка машины, не предусмотренная условиями страхования, возмещение расходов обсуждается в индивидуальном порядке.

Оплачивается ли аренда автомобиля?

В трудовом кодексе нет статьи, которая прямо указывает на возмещение расходов сотруднику за пользование услугами каршеринга, но эти затраты могут быть включены в «суточные» или иные расходы.

На данный момент в России каршеринг не очень широко распространен, поэтому оплата проезда в командировке на арендованной машине  определяется каждой компанией (частной) в конкретной командировке индивидуально. Если выполнение служебного задания требует аренды машины в командировке, стоит предусмотреть это заранее, чтобы договориться с работодателем о возмещении расходов или выдаче авансовых средств в нужном размере.

Чтобы возместить затраты на услуги аренды автомобиля в командировке, необходимо предоставить отчетные документы – их дают все компании по каршерингу.

Оплачивают ли авиабилеты?

Если добраться в пункт назначения можно только на самолете, авиабилеты оплачиваются в полном размере. Если командировка запланирована заранее, чаще всего покупкой билетов занимается секретарь или другое ответственное лицо. То есть на момент выезда все вопросы трансфера уже решены.

Если авиаперелет является инициативой сотрудника, тогда как компанией предусмотрен другой (более дешевый) вид транспорта, разницу в стоимости оплачивает сам сотрудник.

Оплачиваются ли расходы на такси?

Расходы такси в командировке невозможно прогнозировать, как и их необходимость, поэтому такой статьи расходов нет ни в Трудовом кодексе, ни в большинстве внутренних приказов организаций о командировках.

Если характер командировки предполагает, что будет много разъездов по служебному заданию, в том числе на такси, сотруднику следует заранее согласовать это с работодателем. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы службы такси предоставляли отчетные документы (квитанции), которые впоследствии будут предоставлены в бухгалтерию для возмещения расходов.

Оплачивают ли проезд на общественном транспорте?

Проезд на транспорте оплачивается компанией точно так же, как проезд на других видах транспорта: в бухгалтерию предоставляются купленные билеты, которые оплачиваются по факту предъявления или авансом (в зависимости от особенностей документооборота в конкретной организации).

Оплачивается ли питание?

Оплата питания не прописана в Трудовом кодексе, и этот пункт зачастую (но необязательно) отдельно учитывается при оформлении командировочных расходов.

То есть помимо «суточных» сотруднику оплачивается питание в размере заранее оговоренной суммы. Чтобы эти расходы были возмещены, нужно предоставить в бухгалтерию чеки, полученные в местах общепита.

Другой вариант – питание уже включено в суточные. В этом случае сотрудник сам выбирает, где и сколько денег он потратит на завтраки/обеды/ужины. В таком случае никакие чеки для отчета в бухгалтерии не потребуются.

likbiz.su

как рассчитываются, на что можно тратить, когда выдаются

Для исполнения служебных поручений организация вправе направлять оформленных сотрудников в командировки, в ходе которых за работниками сохранится место, зарплата. Также предусматривается компенсация расходов на командировку, в том числе выплачиваются суточные. Начисление суточных выполняется за каждый календарный день. Размер этих выплат не установлен законодателем, поэтому их объем может разниться в зависимости от организации.

Возмещение командировочных трат и их подтверждение

Суточными в командировке выступает материальная нагрузка на бюджет сотрудника, которая обуславливается его временным нахождением в ином городе. Работодатель обязан компенсировать их в оговоренном законом объеме. Также на время нахождения сотрудника в командировке его заработок сохраняется в стандартном размере. При этом зачастую суточные выплачиваются сотруднику только при его нахождении в ином городе более суток – когда есть необходимость подбирать место для ночевки.

Суточные и их разновидности

По возврату из командировки сотрудник обязан оформить отчет. В случае утери документации требуется также служебная записка. Документацию, которая подтверждает использование подотчетных сумм, требуется присоединить к этому отчету. К подобным подтверждениям трат могут относиться следующие бумаги.

1. Документация, подтверждающая факт аренды помещения. В этом качестве могут выступать квитанция либо счет из гостиницы, договор про аренду квартиры. В любом из этих документов должны быть внесены стоимость 1 дня и число дней аренды.
2. Документация, подтверждающая проезд к месту и возврат домой: билеты, квитанция на получение постельных принадлежностей, посадочные талоны и подобное.
3. Подтверждение использования услуг такси: квитанции, билеты, чеки и подобное. Также подходит оформленная служебная записка с вложенными чеками АЗС – в случае использования в поездке личного транспорта.
4. Документация, которая подтверждает иные расходы, как то квитанция из камеры хранения и подобное.

Определение объема суточных, которые требуется перечислить сотруднику, происходит на основании установленных законодательством лимитов.

Суточные в командировке по России и налогообложение

Расчет командировочных происходит на основании определенных лимитов, но окончательные объемы определяются организациями в индивидуальном порядке. Объем может быть закреплен в каком-то локальном документе: коллективном договоре, положении про командировки и подобном. Верхних границ, которые бы ограничивали допустимые суммы суточных, не имеется – это указывается в ст. 168 Трудового кодекса. Но объем суточных при командировках обязательно должен быть закреплен во внутренних локально-нормативных актах организации.

При обложении НДФЛ и начислении страховых взносов существует норматив, представленный 700 р. Эта сумма не облагается налогом и для облегчения работы бухгалтерии нередко именно она проставляется в локальных актах организации. Тем не менее размер может превышать указанное значение. В таком варианте расчет суточных при командировке по России будет иметь такой вид: объем суточных – 13 %. К примеру, при указанных 4000 р. суточных с изъятием НДФЛ сотрудник получит 3480 р.

Оплачиваемые дни при расчете компенсации

Суточные в командировке выплачиваются на основании количества суток, проведенных в поездке. Рассчитанный размер передается работнику наличными либо безналичными средствами в полном объеме, заранее, как аванс – за 1 сутки до начала командировки. Суточные в случае поездки по России выплачиваются в рублевом эквиваленте и за каждый день, включая праздники и выходные. Значения занятость сотрудника в этот день роли не играет. За каждые сутки, проведенные в пути, в том числе день отъезда и возврата, дни простоя не по собственной вине.

Когда работник в определенный день не исполнял рабочие задачи, то эти дни принимаются в качестве дней отдыха. Тем не менее законодатель обязывает выплачивать суточные и за них. Также за эти дни полагается компенсация расходов за гостиницу, еду и подобное.

Оплата за выходные дни происходит в двойном объеме, за исключением варианта, когда работник добровольно соглашается на стандартный объем и получает дополнительно еще 1 день отгула. Но локальные нормативные акты организации могут устанавливать иные варианты суточных в выходные дни, тем не менее суточные даже в таком случае не могут быть меньше, чем то установлено законодателем.

Когда сотрудник заболел во время командировки, организация должна засчитать ему суточные в полном объеме, даже если работник по причине заболевания не исполнил рабочие задачи. Больничные выплаты выполняются на основании листа нетрудоспособности. Его позволяется открыть в месте командировки, а закрыть после возврата домой. Но в таком варианте требуется прохождение дополнительного обследования, после чего врач оформляет новый больничный лист, продляющий прошлый. Также организация полностью обязана возместить траты на аренду помещения во время болезни, за исключением дней нахождения в стационаре.

Суточные при командировке на 1 день, их объем

На текущий момент не установлена минимальная длительность командировки, так что в этом качестве признается и поездка на 1 сутки. Согласно ТК, даже при командировке на 1 сутки, сотруднику полагаются суточные. Подобная командировка оформляется так же, как и при многодневном варианте, а в табеле учета рабочего времени проставляется «06» либо «К».

По возврату работник отчитывается за поездку. Руководитель возмещает траты. При мини-поездках по России в общем варианте суточные не выплачиваются, но их выплата может предусматриваться локальными нормативными актами организации. При поездках за границу суточные при однодневных командировках выплачиваются в 50 % объеме от установленного лимита. Налогообложению не подлежат компенсация подтвержденных трат.

При отсутствии подтверждения НДФЛ не изымается только в случае 700 р. при внутрироссийской командировке и 2500 р. при рабочей поездке за границу.

Суточные в случае разъездной работы

Разъездной тип работы обязан сопровождаться выплатой компенсаций при наличии дополнительных подтвержденных и обоснованных расходов сотрудника. Но руководитель должен принимать во внимание, что ему потребуется подтверждать разъездной тип работы собственного сотрудника документацией, к примеру – трудовым контрактом, в котором это условия обязательно должно быть включено. Также потребуется подтверждение в виде отчетов работника про служебные поездки и подобная документация. В этом случае нормативными актами определяется размер суточных, которые полагаются сотруднику. Лимит в 700 р. также обязан приниматься во внимание.

Расчет и уплата суточных в командировке за границу

Нормы суточных при загранкомандировках устанавливаются организацией на собственное усмотрение. При принадлежности предприятия к бюджетной сфере требуется принимать во внимание Постановление Правительства № 812, которое регламентирует наибольшие объемы суточных для каждого государства в долларовом эквиваленте (доллары США). Прочие организации могут самостоятельно устанавливать размеры. Но требуется принимать во внимание, что НДФЛ не будет взиматься только с сумм, которые не превышают 2500 р.

При определении валюты, в которой требуется выдавать суточные, требуется руководствоваться днями пребывания сотрудника в пределах собственного государства и за его границами. Законодатель устанавливает, что выплаты за дни в пределах РФ производятся в рублях, а за дни нахождения в ином государстве – валютой того государства. Выплаты могут проводиться как сразу в иной валюте, так и в рублях в соотношении к требующейся валюте. Этот вопрос остается на усмотрение руководителя.

Если выплата была произведена в рублях, то сотруднику придется самостоятельно выполнять покупку требующейся валюты. При возникновении отрицательной валютной разницы сотруднику требуется внести ее в счет остальных командировочных расходов, при положительной разнице – в составе остальных доходов. Подтверждением расходов, связанных с отрицательной валютной разницей, является чек из обменного пункта. Компенсация за сопутствующие траты в командировке происходит по курсу ЦБ в рублях.

Особенности расчета при командировках в страны СНГ

В таких поездках штамп в паспорт не проставляется. По этой причине число пересечения границы определяется согласно проездным билетам: по дате и времени прибытия в государство назначения. Исходя из этого, сутки, в которые транспорт прибывает в место назначения в ином государстве, и принимается в качестве суток въезда.

При этом выплата суточных в случае рабочего посещения стран, входящих в СНГ, производится согласно нормам заграничной поездки. Сутки, когда транспортное средство прибывает обратно в Россию, принимаются в качестве даты возврата. И за них выплата суточных производится согласно лимитами внутрироссийских командировок.

Возврат из заграничной командировки после 24:00

В соответствии положению про командировки № 749, дни поездок за границу требуется подразделять на промежутки для верного расчета суточных. При этом число выезда из государства должно быть включено в период пребывания за границей, а число прибытия обратно должно приниматься в качестве периода пребывания в России.

Точная дата выявляется по штампу, который ставится на паспортном контроле.

При прибытии самолета до 24:00 и прохождении до этого времени паспортного контроля в качестве числа прибытия принимаются текущие сутки, и за них выплата суточных производится согласно тарифу по России. Когда самолет прибывает после 24:00, число прибытия в страну является днем пребывания на территории России и суточные выплачиваются согласно лимитам поездок внутри государства. Исключением являются рабочие поездки в страны СНГ. Дата выезда и возврата определяется согласно отметкам командировочного удостоверения и числам на проездных документах.

Расчет при возврате и следующем отъезде в 1 сутки

При отправлении сотрудника в командировку способна возникнуть ситуация, при которой работник возвращается утром из первой поездки, а вечером ему требуется отправиться в новую командировку. Законодатель не воспрещает подобный вариант командирования сотрудников, но и не регламентирует правила оформления подобной ситуации. Исходя из этого, могут приниматься: вариант сложения 2 командировок в одну либо обособленный учет этих рабочих поездок.

При двух разных рабочих поездках руководитель обязан оформлять полный перечень документации – приказ, удостоверение, служебное задание. В подобном варианте оформления руководителю требуется выплачивать суточные за каждый командировочный день, включая дни в пути. Сутки, в которые происходит пересечение командировок, подлежат оплате по двойному тарифу, так как это завершающий день прошлой поездки и день старта следующей. Но в таком варианте существует вероятность проблем с налоговой по причине сверхнормативных платежей.

При совмещении двух командировок в одну собирается единый пакет документов. В него должны быть внесены все сведения относительно цели, пунктов назначения и общей продолжительности рабочей поездки. При этом законодателем не даны ограничения на длительность командировки. Но суточные обязательно должны перечисляться сотруднику за весь период командировки.

Таким образом, поскольку норма расходов в командировке не установлена законодательством, у организаций имеется право утверждать суммы по собственному усмотрению. Оплачиваются все суточные до отправки работника в командировку, в ином варианте сотрудник имеет право не отправляться в поездку. Компенсация командировочных расходов сотрудника происходит по его возврату на основании подтверждающей траты документации.

Выплата не может быть меньше, чем минимальный объем суточных по России, то есть 100 р. Законодательство предусмотрело определенные лимиты, которые не облагаются НДФЛ: 700 р. – в пределах России и 2500 р. – для заграничных рабочих поездок.

znayzakon.com