Содержание

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 6 УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора И.Н. Даниленко 20 г. СурГУ. Стандарт организации

Подробнее

ГУБЕРНАТОР ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ГУБЕРНАТОР ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.07.2015 238-р О внесении изменений в распоряжение Губернатора Томской области от 07.04.2009 100-р В целях приведения в соответствие с действующим законодательством

Подробнее

Инструкция по ведению делопроизводства

УТВЕРЖДЕНО Приказом МКДОУ «Детский сад комбинированного вида 3 «Светлячок» От 03.09.2013г. 231 Инструкция по ведению делопроизводства 1.Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕЧАТЯХ И ШТАМПАХ

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора КОГОБУ СПО «Слободской государственный колледж педагогики и социальных отношений» 316 от 26.08.2010. ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕЧАТЯХ И ШТАМПАХ 1. Общие положения: 1.1. Настоящее Положение

Подробнее

ГКИНП (ГНТА)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИИ ГЕОДЕЗИЧЕСКИЕ, КАРТОГРАФИЧЕСКИЕ ИНСТРУКЦИИ, НОРМЫ И ПРАВИЛА ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ В ПОЛЬЗОВАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДАННЫХ ФЕДЕРАЛЬНОГО

Подробнее

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

Дата текущей редакции: Стр. 1 из 14 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор 200_ г. Москва 200_ г. Дата текущей редакции: Стр. 2 из 14 Лист согласования Должность Подпись Дата ФИО Согласовано: Разработчики: Дата

Подробнее

СТО ОмГТУ

СТО ОмГТУ 42.03-2013 3 СТО ОмГТУ 42.03-2013 СОДЕРЖЕНИЕ 1. Область применения.6 2. Нормативные ссылки…6 3. Термины, определения и сокращения…7 4. Цели и задачи 9 5. Общие положения…9 6. Создание документов

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ. г. Краснодар. 2013г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДОКЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ УСТАНОВЛЕННОГО ОБРАЗЦА, О ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ И (ИЛИ) УРОВНЕ КВАЛИФИКАЦИИ, О ДОПОЛНИТЕЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ, ПРИОБРЕТЕНИИ, ЗАПОЛНЕНИИ И ХРАНЕНИИ СООТВЕТСТВУЮЩИХ

Подробнее

Перечень сокращений и обозначений

Содержание 1 Назначение и область применения процедуры… 3 2 Описание процедуры… 3 2.1 Документы системы качества и их кодификация…3 2.2 Стадии управления документами СК…5 2.3 Оформление и утверждение

Подробнее

СК-МИ Версия 1.0. Санкт-Петербург, 2005

«УТВЕРЖДАЮ» Руководитель образовательного учреждения Ф.И.О. 200_ г.. МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ СИСТЕМА КАЧЕСТВА Версия 1.0 «СОГЛАСОВАНО» Ответственный представитель руководства по качеству Ф.И.О. 200_ г.

Подробнее

Приказ 143/22-ОД от

стр.1 из 9 Рег. 21 Приказ 143/22-ОД от 19.11.15 Экз. _1_ ПОРЯДОК РЕЗЕРВИРОВАНИЯ И ВОССТАНОВЛЕНИЯ РАБОТОСПОСОБНОСТИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ И ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, БАЗ ДАННЫХ И СРЕДСТВ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

Подробнее

ПРИКАЗ 07 сентября 2016 N 50

ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА БОГДАНОВИЧ ПРИКАЗ 07 сентября 2016 N 50 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОТКРЫТИЯ И ВЕДЕНИЯ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ ДЛЯ УЧЕТА ОПЕРАЦИЙ НЕУЧАСТНИКОВ БЮДЖЕТНОГО ПРОЦЕССА

Подробнее

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕПАРТАМЕНТ НАУЧНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ И ОБРАЗОВАНИЯ ФГОУ ВПО «ВЕЛИКОЛУКСКАЯ ГСХА» ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству Великие Луки 2009 ФЕДЕРАЛЬНОЕ

Подробнее

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный аграрный

Подробнее

Глава. Шашарина Е.Б., 65880

Порядок ведения учета граждан, имеющих троих и более детей, желающих бесплатно однократно приобрести сформированные земельные участки, в том числе под индивидуальное жилищное строительство, из земель,

Подробнее

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное казённое учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (ГКУСО «ГАДЛССО») Организация

Подробнее

Локальный акт

Лист 2 Раздел 1 Общие положения 1.1 Настоящее положение регулирует порядок аттестации преподавателей, мастеров производственного обучения, (далее педагогических работников) бюджетного учреждения среднего

Подробнее

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Управление документацией. Правила составления, с. 1 из 15 СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ Система менеджмента качества УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Подробнее

docplayer.ru

Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке обращения с документированной

служебной информацией

ограниченного распространения

в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

2000

1.1. Настоящая Инструкция
определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными
носителями* информации (далее — документами), содержащими служебную
информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях,
предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с
иными материальными носителями служебной информации ограниченного
распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители
информации).

Инструкция не
распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения,
составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными
документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в
министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена
Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированной
служебной информации ограниченного распространения относится несекретная
информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение
которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения
документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется
исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в
соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо
относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем
организации).

Документированная служебная
информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и
распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не
подлежит разглашению.

1.3. К документированной
служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства,
устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций,
общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок
их реализации;

сведения о чрезвычайных
ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая,
гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,
санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения
безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а
также производственных объектов;

описание структуры органа
исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также
его адрес;

порядок рассмотрения и
разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и
обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в
открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для
реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных
подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об
отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного
распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого
решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а
также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения
и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная
информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации
или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение
документированной служебной информации ограниченного распространения, а также
нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию,
сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной
предусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлением
учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом
«Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие
подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами
документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций,
имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного
пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией,
устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного
распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям),
работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается
сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах
и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами
«Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной
инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и
разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их
оформления.

2.1. Прием и учет (регистрация)
документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же
структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной
документации.

2.2. Вся поступающая в
организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и
вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом
проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также
наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в
конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к
ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается
отправителю.

Ошибочно поступившие
документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы
и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации,
которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы
документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в
нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не
имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все
входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного
пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания
(книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП»
учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме
таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными
документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа
проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности
регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного
пользования».

Учет документов и изданий
«Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или
в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с
грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и
изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах
или на карточках.

2.5. На каждом
зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям
«Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются
наименование организации, регистрационный номер документа и дата его
поступления.

2.6. Тираж издания «Для
служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним
входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные
экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа
(издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в
учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится
от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом
службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий
отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом
«ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом
работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей
(дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с
документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на
лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого
экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и
номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата
печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации
специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему
их учет;

передаются специалистам
структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с
грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому,
осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения
организации;

пересылаются сторонним
организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными
почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по
незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а
также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные
документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами
передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и
варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения
записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата.
Подпись».

3.3. На исходящих документах (в
необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную
информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и
титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к
таким документам.

При необходимости
направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется
указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых
документов всем адресатам.

Указатель рассылки
подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения
организации, готовившего документ (предварительно согласованный с
соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и
изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с
письменного разрешения руководства организации и под контролем службы
документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов
осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для
служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть
размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования»
должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать
конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте)
указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных
документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010,
Москва, К10, Организация п/я У087,
378/ДСП, 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898,
г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать
фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования
структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для
служебного пользования».

4.1. Документы с грифом «Для
служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их
группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в
обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы
и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для
служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости
допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными
документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в
организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел
(приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и
без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в
дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами
«Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел                                Заголовки дел

11                                                Приказы по основной

деятельности

11/ДСП                                       То же.

При включении документа с
грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не
имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного
пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего
года.

В организациях, в
деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного
пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела,
которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого
дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел
проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании
делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования»
просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости,
принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы
постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое
получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру
дел.

Если в дело «Документы «Для
служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения,
оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по
максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в
графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным
сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для
служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока
хранения должны иметь внутренние описи.

5.1. К работе с делами «Для
служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение
должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в
резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников,
допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по
научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и
т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться
сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых
выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и
телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках,
демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других
организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного
пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных
подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии
письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы
выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для
служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку
в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных,
машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий
«Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с
разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних
организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на
основании письменных запросов с разрешения руководителя организации
(структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и
временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически
просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при
передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе
хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного
срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии
грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном
порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы
документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа
(спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется
составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем
организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного
пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с
делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в
государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для
служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты
и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на
документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки
и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6.1. Проведение экспертизы
научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования»
рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с
требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные
правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных
подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом
дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись
(приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного
пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в
установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них
документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела
«Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие
практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий
акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в
графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП»
(приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой
на соответствующий акт.

7.1. Документы, дела и издания
«Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно
запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы
надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила
работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела
«Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного
обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для
служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного
обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для
выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения
правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и
изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только
через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел
или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела
в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица,
осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях
делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить
документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений
для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации
специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт
приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы
документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия
документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации,
проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом
руководителя организации. В состав комиссий включается специалист,
ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации
проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного
раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов,
изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения
информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность
соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и
назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации,
назначившему комиссию.

На утраченные документы,
издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на
основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

к п. 2.4.





















Контроль

Гриф

Корреспондент

Адресат

Дата поступления и входящий номер

Дата и исходящий номер документа

Вид документа

Краткое содержание

Количество экземпляров и их номера

Количество листов документа

Резолюция
или кому направлен документ

Отметка
об исполнении документа

Номер
дела (по номенклатуре)

(Лицевая сторона)












Расписка в
получении

Отметка
о возврате

Проверка
исполнения

Прочие
отметки

Фонд

Опись №

Дело №


(Оборотная сторона)

Формат А5 (148´210) или А6 (105´148)

к п. 2.4.



















Дата поступления и индекс документа

Дата и
исходящий номер документа

Откуда
поступил или куда направлен

Вид
документа и краткое содержание

Количество
листов

Количество
и номера экземпляров

документа

приложения

1

2

3

4

5

6

7

Окончание














Резолюция или кому направлен на исполнение

Отметка
о взятии на контроль и срок исполнения

Дата и
расписка

Индекс
(номер) дела, куда подшит документ

Отметка
об уничтожении

 

 

о
получении

о
возврате

 

 


* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие
документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

к п. 2.6.




























№№ пп.

Наименование
издания

Издано
или поступило

Распределение

Возврат

Уничтожение

откуда
поступило и где отпечатано

входящий
номер сопроводительного письма

количество
экземпляров и №№ экз.

куда и
кому направлено (или выдано)


исходящего документа (или расписка в получении) и дата

количество
экземпляров и №№ экз.

дата,
№№ экз.

дата, №
акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

к п. 5.4.



















Наименование дела или издания

№№ пп

Номер
дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов

Подразделение
и фамилия сотрудника

Расписка

Примечание

в
получении и дата

о
возврате и дата

1

2

3

4

5

6

к п. 6.2.



документальных материалов
___________________ хранения

(постоянного, временного)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(отдела, управления)

за
_________ год

























№№ п/п

Индексы
дел

Заголовки
единиц хранения (дел)

Крайние
даты

Кол-во
листов

Срок
хран. и № статьи перечня

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

Всего сдано
__________________ дел.

(цифрами и прописью)

Начальник отдела                                        подпись              расшифровка подписи

Сдал:
наименование должности лица,                                  расшифровка
подписи

составившего
опись                                    подпись

Принял: заведующий архивом                   подпись              расшифровка
подписи

Формат А4 (210´297 мм)

к п. 6.4.





Наименование
ведомства

Наименование
организации

УТВЕРЖДАЮ

____________________________________

(наименование должности руководителя организации,
его инициалы и фамилия)

Подпись

Дата

АКТ

Дата _________ Индекс __________

_____________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению
документов и дел

Основание: приказ от
____________ № ____________

дата

Составлен: экспертной
комиссией

Председатель комиссии:
___________________________________________________

(должность, инициалы,
фамилия)

Члены комиссии:
_________________________________________________________

(должность, инициалы,
фамилии)

Присутствовали:__________________________________________________________

(должность, инициалы,
фамилии)

Комиссия, руководствуясь
перечнем ________________________________________

(название перечня)

отобрала к уничтожению, как
не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение,
следующие дела и документы.

___________________________________________________________________________

(наименование организации,
в деятельности которой отложились документы, не подлежащие дальнейшему
хранению)















№№ пп

Годы
документов

Заголовки
дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по
номенклатуре, описей

Пояснения

Количество
дел (томов)

Номера
статей по перечню

1

2

3

4

5

6

ВСЕГО дел
______________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель экспертной
комиссии _________________________________________

(инициалы, фамилии)

Подпись

Члены:                                                      Подписи:
______________________________

Документы измельчены
___________________________________________________

(дата)

Председатель экспертной
комиссии _________________________________________

(фамилия, инициалы)

Подпись

Дата

СОДЕРЖАНИЕ

 

snipov.net

3.9. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»). Бланки строгой отчетности [«Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде РФ» (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29.12.2010 N 17-П) (ред. от 17.04.2014)] — последняя редакция

3.9. Порядок работы с документами ограниченного
распространения (с пометкой «Для служебного пользования»).
Бланки строгой отчетности

3.9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

К документам ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») относятся поступившие в Суд, а также созданные в Суде несекретные документы, содержащие данную информацию (наряды и издания).

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее — «Для служебного пользования»), осуществляется в аппарате Суда в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.9.2. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения Суда или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

3.9.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специально назначенными работниками общего отдела.

Эти документы учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет вместе с несекретными документами. При этом к номеру документа добавляется пометка «ДСП».

3.9.4. Документы, издания и наряды с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.

Выдача этих служебных документов, нарядов и изданий производится под расписку в журнале передачи документов и только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение.

Выносить документы, издания и наряды с пометкой «Для служебного пользования» из зданий Суда запрещается.

3.9.5. Передача документов, изданий и нарядов с пометкой «Для служебного пользования» судьям и работникам аппарата Суда осуществляется под расписку на срок не более 10 дней.

3.9.6. Печатание проектов и копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются только с письменного разрешения начальника общего отдела или его заместителя. При этом черновики (файлы) и варианты этих документов уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.9.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в другие организации осуществляется общим отделом через подразделения фельдъегерской службы, спецсвязи через Первый отдел или нарочным. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения, подготовившего документ.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» по незащищенным каналам факсимильной и электронной связи запрещается.

3.9.8. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка «Для служебного пользования».

3.9.9. Уничтожение документов, изданий и нарядов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости комиссией Суда по акту. В журналах и книгах учета этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

3.9.10. Проверка наличия документов, изданий и нарядов с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом по Суду. В состав таких комиссий включаются лица, ответственные за учет и хранение этих нарядов, изданий и документов.

Результаты проверки оформляются актом.

3.9.11. В случае утраты документов, изданий и нарядов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения Суда информирует об этом Руководство Суда (Председателя Суда, первого заместителя Председателя Суда, заместителей Председателя Суда) и проводит служебную проверку, о результатах которой письменно докладывает Руководству Суда.

На утраченные документы, издания и наряды с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

3.9.12. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки «Для служебного пользования») на документах, изданиях и нарядах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается Руководством Суда при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Суда.

3.9.13. Передача работниками аппарата документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам других учреждений, а также распространение такой информации допускается только с разрешения Руководства Суда.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники аппарата Суда могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

3.9.14. К бланкам строгой отчетности относятся бланки исполнительных листов, удостоверений, трудовых книжек с вкладышами к ним, а также другие бланки, расходование которых учитывается по экземплярам и по номерам.

Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся по тем же правилам, что и документы с пометкой «Для служебного пользования».

Учет бланков строгой отчетности ведется по формам, установленным соответствующими актами (приложения 21, 22).

При издании бланков строгой отчетности предусматривается их тираж и нумерация.

Руководители соответствующих подразделений Суда несут персональную ответственность за обеспечение сохранности бланков строгой отчетности и правильность их использования.

bazanpa.ru

Какие документы можно отнести к грифу «Для служебного пользования»? | Вопросы подписчиков

Какие документы можно отнести к грифу «Для служебного пользования»?

Ответ на вопрос:

Как правило, соответствующий гриф проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Узнать подробности


Действующим законом не предусмотрена обязанность проставлять гриф «Для служебного пользования» для коммерческих организаций, а также случаи такого проставления. То есть, коммерческие организации сами определяют необходимость проставления соответствующего грифа и документы, на которые он будет распространяться.

Что касается бюджетных организаций, то для них соответствующий порядок устанавливается ведомственными актами. Например, для федеральных органах исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии и уполномоченного органа по космической деятельности предусмотрено, что пометка «Для служебного пользования» проставляется на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения (п. 1.4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 03 ноября 1994 г. № 1233).

Информация ограниченного доступа – это информация, доступ к которой ограничен федеральными законами (например, государственная тайна). Это определено п. 2 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.


Статья о документах по технике безопасности и охране труда поможет вам не допускать ошибок в работе.


Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (п. 2.1 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ от 03 ноября 1994 г. № 1233).

Положение, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 03 ноября 1994 г. № 1233, Вы сможете найти в приложении к ответу ниже.

Подробности в материалах Системы Кадры:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 03.11.1994 № 1233

Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии

* Наименование в редакции, введенной в действие с 7 августа 2012 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года № 740; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года № 214. — См. предыдущую редакцию.

Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности.

2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.Черномырдин

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 3 ноября 1994 года № 1233

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности

* Наименование в редакции, введенной в действие с 7 августа 2012 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года № 740; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года № 214. — См. предыдущую редакцию.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — организациях).

* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).


Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Популярные вопросы

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

www.kdelo.ru

Как передать документы под грифом «для служебного пользования»?

Здравствуйте Леля!

Вы пишите: 

Здравствуйте, как предать документы ( в соответствии с каким законом) под грифом » для служебного пользования»

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ 

О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ 

СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ 

ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 

В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.

Москва

2000

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел                                Заголовки дел

1-1                                                Приказы по основной

деятельности

1-1/ДСП                                       То же.

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»

5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Можете руководствоваться данным документом.

pravoved.ru

Для служебного пользования

www.grandov.ruстраница 1

Для служебного пользования

Экз. № 1

УТВЕРЖДЕНА

приказом директора __наименование учреждения___

от «___» _______________ 2009 г.

№________

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке работы в бюджетном учреждении здравоохранения Омской области _____________________________________________________________________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну

1. Общие положения


    1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок подготовки, учета, хранения и обращения с документами и другими материальными носителями1 информации (далее – документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения (при осуществлении взаимодействия с государственными структурами) или другую конфиденциальную информацию (при осуществлении взаимодействия с негосударственными структурами), в учреждении.

  1. Инструкция разработана в соответствии с требованиями Федерального Закона РФ №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Гражданского кодекса РФ, «Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утверждённого постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. №1233, «Специальных требований и рекомендаций по защите Для служебного пользованияй информации (СТР-К)», утвержденных приказом Гостехкомиссии России от 30 августа 2002 г.

    • № 282, других документов по защите конфиденциальной информации и Устава учреждения.

    1. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

    2. Под документом понимаются сведения, зафиксированные на бумажном носителе, с реквизитами установленными ГОСТ 6.30-2003 «Требования к оформлению документов», позволяющими их идентифицировать.

    3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, содержащая сведения, составляющие служебную тайну, касающиеся деятельности как самого учреждения, так и взаимодействующих с ней в процессе проведения совместных работ организаций, предприятий и учреждений.

    4. К конфиденциальной информации неслужебного характера относится несекретная информация, содержащая сведения, составляющие коммерческую, банковскую, профессиональную и т.п. тайну.

    5. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих конфиденциальную информацию – пометка «Для служебного пользования».

    6. Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к сведениям ограниченного распространения, возлагается на исполнителя документа и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.

    7. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.

    8. Должностные лица, ответственные за организацию работы с документами ограниченного распространения, их учет, хранение, распространение, несут персональную ответственность за сохранность сведений ограниченного распространения.

    2. Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

    2.1. Прием документов, обработка, регистрация и распределение документов


    1. Поступившая в учреждение корреспонденция с пометкой ограничения доступа принимается и вскрывается назначенным приказом сотрудником структурного подразделения, исключение составляет корреспонденция, поступившая в учреждение с пометкой «Лично».

    2. При приеме конвертов (пакетов) с пометкой ограничения доступа проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу, целостность упаковки, оттисков печатей и наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов, указанных на конвертах.

    3. Документы с ограничительной пометкой на небумажных носителях принимаются и передаются только в качестве приложений к сопроводительному письму, составленному на бумажной основе.

    4. Регистрация входящих (исходящих) документов с ограничительной пометкой осуществляется в Журнале регистрации входящих (исходящих) документов (приложения 1, 2).

    Допускается регистрация входящих и исходящих документов в электронном журнале регистрации с дублированием журнала регистрации на бумажном носителе для подтверждения факта получения или передачи документа личной подписью.


    1. Входящие документы с ограничительной пометкой передаются исполнителям под роспись в реестрах (журналах), которые подшиваются в отдельное дело (приложение 3).

    2. На входящем документе (сопроводительном письме) в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, в реквизиты которого входит: наименование учреждения, дата регистрации, порядковый номер по журналу регистрации (регистрационный номер), дата регистрации, ограничительная пометка.

    3. Порядковые номера проставляются по журналу регистрации в период календарного года. С начала нового календарного года порядковые номера в журнале регистрации необходимо вести с первого номера. В случае необходимости учета документов в разных подразделениях учреждения перед номером по журналу регистрации через дробь проставляется номер структурного подразделения, например:

    3/01ДСП

    где:

    3 – номер структурного подразделения учреждения

    01 – номер документа по журналу регистрации


    1. Конверты с пометкой «Лично» директору, заместителю директора доставляются адресату без вскрытия конверта (пакета), с последующей регистрацией документов с ограничительной пометкой по указанию директора учреждения, заместителя директора учреждения.

    2. Небумажные носители информации с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, проверяются исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов, доступность использования документа, и соответствие его содержания изложенному в сопроводительном письме к такому документу. При выявлении каких-либо расхождений в документе, механических повреждений носителя или компьютерных вирусов исполнитель возвращает носитель информации с сопроводительным письмом с указанием причин возврата.

    3. Листы журналов регистрации нумеруются, на последней странице журнала указывается количество содержащихся в нем листов, которое заверяется подписью ответственного за конфиденциальное производство и печатью учреждения.

    4. Регистрации и учету подлежат все входящие и исходящие документы содержащие сведения ограниченного распространения, поступившие в учреждение.

    5. При регистрации входящих или исходящих документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» к порядковому номеру по журналу добавляется литера «ДСП», например: 01ДСП

    1. Передача документов с ограничительной пометкой исполнителям осуществляется под роспись по реестру.

    2. При увольнении сотрудника, ответственного за учет документов, дел и изданий с пометкой («Для служебного пользования»), составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается директором.

    2.2. Подготовка, размножение и отправка документов


    1. Подготовка, размножение и отправка документов осуществляется сотрудником учреждения, назначенным приказом директора за ведение Для служебного пользованияго производства в структурном подразделении.

    1. Документы с пометкой «Для служебного пользования» разрабатываются, хранятся в электронном виде и печатаются средствах вычислительной техники, соответствующих требованиям ФСБ России и ФСТЭК России.

    2. На исходящих документах, содержащих сведения ограниченного распространения ограничительная пометка и номер экземпляра печатаются в правом верхнем углу первой страницы документа, сопроводительного письма к документу. Номер экземпляра печатается ниже ограничительной пометки, например:


    Для служебного пользования

    Экз. № 1

    на регистрационном номере исходящего письма дополнительно проставляется литера «ДСП», например:

    25.02.2009 №01ДСП

    На №______ от _________2009 г

    на оборотной стороне последнего листа исходящего письма проставляются: сколько экземпляров документа исполнено, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон какой экземпляр куда направлен, дата, например:

    Исп. 2 экз.

    Исп. Петров Иван Юрьевич, тел. (3812) 36-21-67

    Экз. № 1 –

    Экз. № 2 –

    25 февраля 2009 г.

    отметка о наличии приложений к сопроводительному письму оформляется после основного текста письма и перед росписью лица, подписывающего письмо, следующим образом:

    С Уважением!

    Приложение: 1. Программа проведения ежегодного контроля объекта вычислительной техники АС «РСП», №05ДСП от 25.02.2009, на 1 листе, в 2 экземплярах, для служебного пользования.

    2. Договор №1832 от 25.02.2009 на 3 листах, в 2 экземплярах.

    Директор ________________

    В случае, если документ является приложением к исходящему письму на оборотной стороне последнего листа документа проставляются: учетный номер документа, сколько экземпляров документа исполнено, Ф.И.О. исполнителя, рабочий телефон какой экземпляр куда направлен, дата, например:

    № 02ДСП

    Исп. 2 экз.

    Исп. Петров Иван Юрьевич, тел. (3812) 36-21-67

    Экз. № 1 –

    Экз. № 2 –

    25 февраля 2009 г.

    Приложение к исх. № _____ от «___» ________ 2009 г.


    1. Носители информации с информацией ограниченного распространения должны быть зарегистрированы в специальном журнале учета (приложение 5). На каждом носителе, подготовленном для хранения информации ограниченного распространения должны быть нанесены: его регистрационный номер, дата, ограничительная пометка, структурное подразделение, где был поставлен на учет данный носитель информации, например:

    Образец оформления дискеты 3,5”, НDD Образец оформления носителя USB”

    Для служебного пользования

    БУЗОО ____________

    № 3/02ДСП от 25.02.2009

    На компакт-дисках ограничительная пометка наносится специальным маркером от руки.


    1. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет.

    2. Документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

    3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются сотрудникам под расписку.

    4. Передача документов и дел с пометкой («Для служебного пользования») от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения.

    5. Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. В правом верхнем углу пакета проставляется соответствующая ограничительная пометка.

    6. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

    7. Передача документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» по каналам связи осуществляется только с использованием средств криптографической защиты информации, имеющих необходимые сертификаты соответствия.

    8. Пересылка небумажных носителей осуществляется в опечатываемых контейнерах, обеспечивающих их сохранность.

    2.3. Формирование исполненных документов в дела. Хранение документов


    1. Документы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Хранилища (сейфы) подлежат обязательному учету в журнале учета хранилищ (сейфов) (приложение 4)

    2. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка или «Для служебного пользования».

    2.4. Уничтожение документов


    1. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

    2. Не допускается неполное уничтожение документов «Для служебного пользования», позволяющее восстановить их содержание.

    2.5. Проверки наличия документов


      1. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится комиссиями, назначаемыми приказом генерального директора. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

      2. Результаты проверки оформляются актом.

      3. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель учреждения и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

      4. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

      5. На утраченные документы, дела и издания с пометкой («Для служебного пользования») составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

    2.6. Обеспечение сохранности документов


    1. Работники учреждения должны исключить возможность ознакомления посторонних лиц с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, находящимся на рабочих столах в рабочее время.

    2. Выданные под роспись исполнителю документы «Для служебного пользования» могут храниться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, после чего возвращаются ответственному за учет, хранение и обращение с конфиденциальными документами в учреждении.

    3. В случае утраты документа «Для служебного пользования» генеральным директором назначается служебное расследование, которое проводит департамент защиты информации, совместно с кадровым сотрудником. На утраченные документы, дела, составляется акт, на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

    4. Запрещается передача документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» по общедоступным каналам связи без использования сертифицированных средств криптографической защиты информации.

    5. Запрещается обрабатывать, хранить в электронном виде документы с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» на средствах вычислительной техники не соответствующих требованиям ФСБ России и ФСТЭК России.

    Директор ____________

    Приложение №1

    к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну

    Журнал

    регистрации входящих документов

    «Для служебного пользования»


    Регистрационный № документа и дата регистрации

    Откуда документ

    поступил

    Исх. №

    и дата поступившего документа


    Вид документа

    и краткое содержание


    Количество

    листов

    Кол-во

    и номера экземпляров


    Кому направлен

    на исполнение

    (фамилия)


    Расписка в получении документа, дата

    Индекс (номер) дела, где хранится документ

    Отметка об уничтожении, дата и № акта

    или роспись об уничтожении


    Документа

    Приложения

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    Приложение №2

    к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну

    Журнал

    регистрации исходящих документов

    «Для служебного пользования»


    Регистрационный № документа и дата регистрации

    Куда направлен

    документ


    Вид документа

    и краткое содержание


    Количество листов

    Кол-во

    и номера экземпляров


    Фамилия

    исполнителя


    Расписка в получении документа, дата

    Индекс

    (номер) дела, где хранится документ


    Отметка об уничтожении, дата и

    № акта

    или роспись об уничтожении


    Документа

    Приложения

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    Приложение №3

    к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну

    Реестр (Список входящих документов)


    Регистрационный №, дата

    Исх. №

    Отправитель

    Краткое содержание

    Фамилия, инициалы передающего

    Фамилия, инициалы принимающего

    Роспись в получении документа, дата

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    Приложение №4

    к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну

    Журнал учета хранилищ (сейфов)


    Учетный номер

    Наименование хранилища (сейф,

    металлический шкаф)


    Инвентарный номер

    Местонахождение (подразделение,

    номер комнаты)


    Что находится (документы, изделия)

    Фамилия

    ответственного

    за сейф (шкаф)


    Кол-во

    комплектов

    ключей и их номера


    Расписка

    ответственного за хранилище в получении

    ключа и дата


    Расписка в приеме ключа и дата

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    Приложение №5

    к инструкции о порядке работы в _______________ с документами ограниченного распространения, не содержащими государственную тайну

    Журнал учета МНИ


    № п.п.

    Дата, учетный (инвентарный) номер.

    Метка Для служебного пользованиясти.

    Тип МНИ

    Откуда поступил

    МНИ

    Расписка в получении МНИ

    (Ф.И.О., подпись, дата).


    Расписка ответственного за учет в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата).

    Место хранения МНИ (номер хранилища).

    Отметка об уничтожении МНИ, (подписи, дата).

    Отметка об уничтожении МНИ, стирании информации (номер и дата акта, подпись лица производившего стирание информации, уничтожение МНИ).

    Примечание

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    11

    Смотрите также:
    Районов, улусов и т п. на картах, выпускаемых предприятиями Федеральной службы геодезии и картографии России и предназначенных для открытого опубликования и с пометкой «для служебного пользования»

    101.31kb.

    1 стр.

    Для служебного пользования

    170.6kb.

    1 стр.

    46 Проездные билеты гуп «Мосгортранс» для проезда на наземном городском пассажирском транспорте общего пользования города Москвы

    70.78kb.

    1 стр.

    Лекция тема 12 Воинская вежливость как отражение служебного этикета о бсуждена и одобрена

    46.39kb.

    1 стр.

    О выделении дополнтельных полос радиочастот в диапазоне 27 мгц для радиостанций личного пользования

    93.33kb.

    1 стр.

    Правила регистрации, пользования и распределения доменного пространства казахстанского сегмента сети Интернет Общие положения

    143.99kb.

    1 стр.

    Общая протяженность автомобильных дорог общего пользования с твердым покрытием на территории Киржачского района составляет 130,8 км

    333.86kb.

    2 стр.

    Правила пользования Автопарковкой, расположенной по адресу

    108.42kb.

    1 стр.

    Правила пользования библиотекой Негосударственного образовательного учреждения «Российская экономическая школа»

    100.9kb.

    1 стр.

    Экологическое супружество

    2207.72kb.

    19 стр.

    Обзор обращений граждан, поступивших в Правительство Ульяновской области в марте 2010 года в Правительство Ульяновской области поступило 1317 обращений граждан, в том числе по информационным системам общего пользования – 346

    23.72kb.

    1 стр.

    Показатель Доля отремонтированных автомобильных дорог общего пользования местного значения с твердым покрытием, в отношении которых произведен капитальный ремонт

    968.13kb.

    7 стр.

www.grandov.ru

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.




Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

— печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

— учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

— передаются работникам подразделений под расписку;

— пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

— размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

— хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.



Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «ДСП».

Уничтожение дел, документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой «ДСП» от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «ДСП», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «ДСП».

Уничтожение дел, документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой «ДСП» от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «ДСП», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.




В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «ДСП», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки «ДСП» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Работники за утрату документа или разглашения сведений, содержащихся в документах со служебной информацией ограниченного распространения могут быть привлечены к дисциплинарной, административной ответственность (ст. 13.12. «Нарушение правил защиты информации», ст. 13.14. «Разглашение информации с ограниченным доступом» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ) и уголовной ответственности (ст. 275. «Государственная измена» Уголовного кодекса Российской Федерации от 27 мая 1996 г. № 63-ФЗ).

 











infopedia.su