Основные этапы оформления приема на работу

Итак, работник подал заявление о приеме на работу, прошел медосмотр, если необходимо, а его документы проверены на подпись. Кстати, список обязательных документов и того, что вы требовать не вправе, лежит здесь>>>. Далее идет общая процедура.

► Шесть дел при приеме на работу, о которых забывает большинство кадровиков. А зря…

Шаг 1. Еще до того, как вы подписали с кандидатом трудовой договор при приеме на работу, необходимо ознакомить соискателя с локальными нормативными актами предприятия:

• Правила трудового распорядка
• Должностная инструкция
• Коллективный договор при наличии
• Инструкция по охране труда.
• График работы
• Положение об аттестации
• Иные нормативные акты, которые регламентируют трудовые отношения

Законодатель не установил, как именно подтвердить факт ознакомления, на практике допускается:

К акту, с которым вы знакомите человека, прикрепить специальный лист (ознакомительный) и попросить поставить личную подпись, подтверждающую, что информация должным образом донесена до кандидата. Завести специальный журнал, связанный с трудоустройством новых кандидатов, где они будут ставить подпись, что ознакомились с локальными актами предприятия.

Обратите внимание, что условия трудоустройства (в части ознакомление с локальными актами) допускается прописывать непосредственно в тексте трудового контракта. Формулировка: «работник до подписания соглашения был ознакомлен с локальными актами», перечисляем их все.

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных. В некоторых случаях этот шаг можно пропустить. Скачайте полезную шпаргалку по этому вопросу из статьи журнала “Справочник кадровика”. Напомним, в 2019 году за неверную обработку персональных данных работника появилось два новых крупных штрафа.

► Как организовать работу с персональными данными, чтобы было удобно вам и безопасно для компании

Шаг 3. Составляется и подписывается трудовой договор. Его проект изучают обе стороны, вносят поправки и только после этого заверяют. Помните, что законодатель требует внести в соглашение обязательную информацию и при желании дополнительную. Согласно ст. 67 ТК РФ порядок трудоустройства предполагает вручение одного экземпляра договора работнику, второй передается на хранение работодателю.

► Как допустить новичка к работе и не попасть в ловушку, если не успеваете подписать трудовой договор

Чтобы в будущем не возникло никаких вопросов при трудоустройстве (не ознакомлен с должностными обязанностями, не знал размер оклада и т.д.) нужно, чтобы сотрудник поставил визу на экземпляре соглашения работодателя. Формулировка: «Экземпляр договора получен».

Шаг 4.После подписания соглашения, работодатель обязан издать приказ об оформлении нового сотрудника. Содержание документа должно полностью соответствовать информации, которая изложена в договоре при трудоустройстве. Регистрируется приказ в специальном журнале с указанием даты и номера документа. Образец приказа о приеме на работу в 2017 г. должен содержать: личные данные, наименование должности, размер оклада, реквизиты работодателя и т.д.

Обратите внимание, что срок приема на работу не может превысить 3-х дней с момента издания приказа. То есть, человек уже фактически может работать, а вы в это время знакомите его с официальным распоряжением о принятии на должность.

Шаг 5.Проведите инструктаж по охране труда. Вам наверняка будет интересно узнать, чем грозят кадровику три грубые ошибки в охране труда офисных работников и в каких нарушениях охраны труда обвинят именно кадровика.

Шаг 6.Оформление приема на работу заканчивается внесением информации о работнике в трудовую книжку. Указывается должность, дата, проставляется подпись руководителя и мокрая печать. Документ регистрируется в специальном журнале с пометкой, что трудовая книжка сдана на хранение в кадровую службу (указывается дата и основание – «прием на работу»).

Шаг 7.Личная карточка сотрудника составляется на основе анкетных данных, паспорта и трудовой книжки. Хранится в отделе кадров, не выдается на руки работнику.

Номер в подарок

Дорогие читатели, ведущий российский журнал “Справочник кадровика” в этот праздник дарит вам ноябрьский выпуск 2018 года совершенно бесплтано

Читайте в номере

• Только полезная информация для специалистов по кадрам
• Комментарии Минтруда
• Готовые образцы документов

Обратите ,пожалуйста, внимание, что выпуск журнала доступен после простой регистрации – это необходимо для защиты авторского контента.

Скачать журнал

Шаг 8.Внесение нового сотрудника в табель учета рабочего времени. Обратите внимание, порядок устройства на работу некоторых сотрудников может включать дополнительные этапы – оформление личного дела, сообщение о приеме в военкомат или в другие государственные органы, в ФМС и т.д.

Обратите внимание, порядок устройства на работу некоторых сотрудников может включать дополнительные этапы – оформление личного дела, сообщение о приеме в военкомат или в другие государственные органы, в ФМС и т.д. Подробнее читайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Читайте также

www.pro-personal.ru

Какие документы при приеме на работу в 2019 году: список

Устройство на работу, в независимости от того на временную или на постоянную, это всегда определенного рода экзамен человека на то, какими он знаниями обладает, как умеет преподнести себя людям, которые его видят в первый раз. И документы при приеме на работу выполняют в основном эту важную функцию.

Кроме умения правильно отвечать на вопросы будущего работодателя, немаловажную роль при первом интервью имеет состав и количество документов.

Они могут быть в каждом конкретном случае разные, но есть тот необходимый минимум,  без которого нельзя обойтись, ни при приеме на работу в частное предприятие, ни тем более в учреждения, связанные с государством.

В этой статье будет рассказано о тех документах, которые предъявляются при приеме на работу в большинстве стандартных случаев, о том какие требования к ним должны выполняться, а также о том, какие существуют  нюансы при их подготовке.

Какие документы требуются при приеме на работу по ТК (трудовому кодексу)

В РФ каждый работодатель в лице сотрудников отдела кадров или непосредственно сам владелец бизнеса, при приеме на работу новых сотрудников и наборе персонала руководствоваться должны не личными пожеланиями, а определенными законодательными нормами, которые кроме ТК РФ (трудовой кодекс) содержатся в различных правовых нормах. Поэтому, при первичном собеседовании или интервью, устраивающийся на работу человек, должен знать свои права и никто формально не может требовать от него сверх того, что указано в законах.

Применительно к  документам, которые предоставляются при найме, то такой регламентированный список имеет следующий вид:

1. Документ, удостоверяющий личность
2. Вторым по значимости при найме на работу документом после паспорта является трудовая книжка.
3. Документы, подтверждающие состояние здоровья
4. Документы о постановке на налоговый учет и страховые свидетельства.
5. Военные билеты и прочие документы, определяющие статус или отношение к воинской обязанности
6. Документы, подтверждающие квалификацию претендента на рабочую вакансию.

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ БЕСПЛАТНО
ЗАДАЙТЕ ВОПРОС ЮРИСТУ
Москва, обл 8 (499) 703-35-33 доб. 822

Санкт-Петербург, обл 8 (812) 309-06-71 доб. 475
Федеральный номер 8 (800) 555-67-55 доб. 454

1  Документ, удостоверяющий личность.

Обычно в первую очередь речь идет о паспорте (общегражданском). Однако в некоторых случаях для приема на работу может быть достаточно и других документов, удостоверяющих личность — это водительские права, и даже заграничный паспорт, если, например, человек устраивается работать в компанию, где предусмотрены частые командировки за границу.

Если же говорить об обычном паспорте, то на что нужно обратить особое внимание — это регистрация или прописка.

Как правило, если человек устраивается с целью иметь постоянное место работы, то работодатель может потребовать, чтобы у него было постоянное место жительства, т.е. регистрация.

Есть некоторые типы работ, где наличие регистрации в том или ином регионе России является обязательным – это, например, пограничные зоны ( например, ПЗ в Чукотском АО), где без местной прописки даже находиться следует только по специальному разрешению, закрытые или режимные территории как, например, города, имеющие статус ЗАТО (закрытые административные территориальные образования).

Также постоянную регистрацию могут потребовать при устройстве в государственные органы власти или службы. Кроме всего этого, постоянная регистрация может потребоваться, если будущая вакансия связана с некоторыми видами материально ответственности, обращения с конфиденциальной информацией и т.п.

Немаловажный нюанс состоит в том, насколько тот или иной предъявляемый в качестве паспорта документ, имеет действующий срок годности. Следует помнить, что, например, паспорт должен пройти замену в 25 и  40 лет и там должна быть новая фотография его владельца. Если это водительское удостоверение — то не следует забывать, что у него срок действия ограничен 10 годами.

2   Вторым по значимости при найме на работу документом после паспорта является трудовая книжка.

Будучи введенной в 30-х годах прошлого века, этот документ в некоторых случаях обязателен при приеме на работу, особенно в те учреждения, которые принято называть бюджетными или государственными. Что касается коммерческих предприятий, то в большинстве случаев этот документ не является для работодателя документом, который может окончательно прояснить, на что способен тот или иной работник, и какая у него реальная трудовая биография.

Также следует помнить и о таком нюансе, как, если человек принимается на работу по совместительству, то никто не вправе требовать он него оригинала этого документа.

Достаточно обойтись обычной копией, если уж так интересно узнать, где работал до этого соискатель вакансии. Здесь надо отметить, что в настоящее время многими работодателями используется вместо трудовой книжки (которую можно купить со всеми печатями на любой станции метро или заказать по интернету) другой формат получения сведений о том, как и где, трудился человек.

Это в первую очередь практика использования рекомендательных писем или предоставления отзывов с предыдущего места работы. Также для многих руководителей достаточно тех данных, которые работник указывает в своем  резюме (образцы резюме тут).

3  Документы, подтверждающие состояние здоровья.

Сюда в первую очередь относится такой документ, как Медицинская книжка. Она имеет единый стандарт оформления, утвержденный соответствующими правовыми актами Минздрава и Минтруда.

Этот документ обязательно должен быть оформлен при тех видах работ, где требуется обязательное прохождение медицинского осмотра.

Однако следует понимать, что не все типы вакансий предусматривают обязательное предъявление такого документа. Кроме медкнижки в некоторых случаях могут потребоваться другие типы документов, касающиеся состояния здоровья человека. Например, Сертификат о наличии прививок от желтой лихорадки может потребоваться тем, кто устраивается в компанию, где предусмотрены командировки в тропически страны, где имеются очаги подобных болезней.

4  Документы о постановке на налоговый учет и страховые свидетельства.

Сюда относят два документа — это Свидетельство о получении ИНН и свидетельство социального и пенсионного страхования (СНИЛС).

Отсутствие этих документов не может служить прямым основанием в отказе приема на работу, особенно если человеке никогда не получал таких сертификатов (он впервые устраивается). Работодатель обязан их оформить через свои кадровые подразделения. Если эти документы утеряны или не имеют действительности (например, при смене фамилии), то их можно достаточно быстро оформить через портал «Госуслуги» или через сеть офисов МФЦ, которые есть почти в каждом российском городе или районе.

5  Военные билеты и прочие документы, определяющие статус или отношение к воинской обязанности.

Этот документ не является общеобязательным при приеме на работу, хотя в некоторых учреждениях со своей спецификой именно военный билет может стать решающим аргументом в пользу приема на работу (или, наоборот — в отказе).

Проблему с воинским учетом и в отношениях с военкоматом, должен решать сам гражданин. Однако работодатель тоже должен знать — не заберут ли скоро его работника на службу в армию или на военные сборы. Поэтому в ряде случаев кадровые службы многих предприятий стараются перестраховаться от таких случайностей и требуют документы воинского учета (заявление на получение документа здесь).

6  Документы, подтверждающие квалификацию претендента на рабочую вакансию.

Это, исходя из существующей практики, реально необходимые документы, так как при приеме на работу компания и ее руководитель в первую очередь желают знать — что умеет делать работник и какую он имеет квалификацию, а уж потом занимаются вопросами его здоровья или воинского учета. Обычно кадровые консультанты рекомендуют при устройстве на работу брать с собой как можно больше всяких дипломов, сертификатов о том, где человек учился, какие навыки и знания приобретал На самом деле, работодателя интересует вполне определенный ответ на вопрос — умеет ли человек выполнять определенную работу или нет. Если претендент имеет низкий уровень квалификации сварщика, но имеет  диплом о высшем гуманитарном образовании, то у такого соискателя вакансии мало шансов получить место в строительной компании. Поэтому, нужно предъявлять те документы об образовании, которые относятся к конкретному типу рабочих функций, которые придется выполнять.

В дополнение ко всему сказанному, также стоит отметить, что несмотря на то, что приведенный список документов является обязательным и исчерпывающим при приеме на работу, каждый работодатель вправе сам устанавливать критерии приема на работу.

Внимание! В данной статье информация могла устареть! Для уточнения информации заполните заявку ниже и квалифицированный юрист поможет решить вашу задачу или позвоните по телефонам указанным на сайте. Консультация или звонок бесплатно!

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ БЕСПЛАТНО
ЗАДАЙТЕ ВОПРОС ЮРИСТУ
Москва, обл 8 (499) 703-35-33 доб. 822
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 309-06-71 доб. 475
Федеральный номер 8 (800) 555-67-55 доб. 454

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

irg77.ru

Какие документы нужны при приеме на работу

Для того, чтобы принять нового сотрудника на работу необходимо оформить ряд документов, некоторые из них заполняет кадровик, на основании предоставленных оригиналов сведений, а остальные – сам трудящийся. Рассмотрим необходимый список, а также требуемые формы документов. Ознакомиться с пошаговой инструкцией по приему нового сотрудника на работу можно в этой статье.

Оглавление статьи

Документы для приема на работу

Заявление о приеме на работу

Первым документом, как правило, является заявление от сотрудника о приеме на работу. Пишется собственноручно, без использования машинописных средств. Однако стоит заметить, что в настоящее время этот документ не является обязательным при приеме работу. И фактически он является внутренним документом в организации. Но на нем удобно проставлять служебные пометки, в том числе и визу ответственного за прием нового сотрудника и различные резолюции руководителя. Заявление можно подшить в личное дело сотрудника.

Заявление не является обязательным в связи с тем, что основанием для установления отношений есть трудовой договор (ТК РФ ст. 56), на основании него составляется кадровиком приказ о приеме на работу (ТК РФ ст. 68, ч.1).Просить написать заявление о приме на работу не противоречит трудовому кодексу. Установленного для него стандарта нет, составляется оно в свободной форме.

Заявление о приеме на работу скачать образец 

Какие документы сотрудник должен предоставить в кадровую службу

Написав заявление (если компания использует его в документообороте), сотруднику необходимо предоставить следующий перечень бумаг:

• Документ, удостоверяющий личность гражданина – паспорт РФ, в случае иностранных граждан – загранпаспорт.
• Если гражданин не устраивается в качестве совместителя или это его не первая работа – должен предоставить трудовую книжку. Если это первая работа, то в обязанности работодателя входит предоставление будущему сотруднику трудовой книжки
• СНИЛ (зеленая карточка) – страховое свидетельство полученного в государственном пенсионном фонде, также для тех, что ранее уже был трудоустроен
• Документы, подтверждающие образование – дипломы, свидетельства и так далее
• Документы подтверждающие постановку на воинский учет (исключение – иностранцы). Для призывников – удостоверение гражданина подлежащего призыву, а для пребывающих в запасе – удостоверение личности офицера или военный билет
• Если на работу или должность не могут быть допущены ранее судимые лица (к примеру, для педагогов), необходимо предоставить соответствующую справку об отсутствии уголовного преследования или судимости (ТК РФ ст.331)

Документы составляемые кадровой службой

Трудовой договор и приказ о приеме на работу

После того, как сотрудник принес все необходимые документы для его трудоустройства нужно заключить с ним трудовой договор, на основании которого издается приказ о приеме на работу по форме Т-1. После этого сотрудник должен быть ознакомлен с приказом в течении 3-х дней с того момента, когда он фактически приступил к исполнению своих трудовых обязанностей.

В случае заключение гражданско-правового договора, а не трудового, приказ о приеме на работу не составляется.

Личная карточка

После приема на работу сотрудника и оформления приказа необходимо на каждого работающего в организации завести личную карточку. Ее можно составить на бланке, который разработан самостоятельно под нужды предприятия или использовать унифицированный- по форме Т-2. Если карточка формируется самостоятельно, то лучше взять за основу унифицированный бланк.

Пенсионное страховое свидетельство – СНИЛС

Если сотрудник устраивается на работу, что работодатель должен самостоятельно оформить для него СНИЛС. Для этого сотруднику необходимо написать заявление (В соответствии с Федеральным законом №27-ФЗ от 1.04.1996, ст.9, п.3). Если сотрудник работает удаленно, то страховое свидетельство он получает самостоятельно (ТК РФ ст.312.2, ч.4).

Работодатель оформляет СНИЛС в следующих случаях (согласно закона №27-ФЗ, ст.7):

• Гражданин впервые устраивается на работу.
• При изменении личных данных работника, к примеру при смене фамилии. В этом случае выдается новое свидетельство.
• Если свидетельство потерялось или пришло в негодность – выпускается дубликат СНИЛСа.

Порядок оформления СНИЛС

Для того, чтобы получить зеленую карточку полиса СНИЛС в ПФР подаются соответствующие для этого документы. Подать сведения необходимо в течение двух недель начиная с момента заключения с сотрудником трудового договора.

Для оформления нового СНИЛС потребуются следующие документы:

• Анкета застрахованного лица по форме АДВ-1.
• Опись передаваемых в ПФР документов, по форме АДВ-6-1.

Для оформления дубликата СНИЛС взамен утерянного или пришедшего в негодность:

• Заявление о выдаче гражданину дубликата свидетельства, по форме АДВ-3.
• Прилагается опись передаваемых в ПФР документов, по форме АДВ-6-1.

В случае смены фамилии для получения страхового свидетельства потребуется:

• Заявление по форме АДВ-2 – заполняемое при обмене СНИЛС. Заявление может заполнить как работник, так и работодатель.
• Прилагается опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1.

При обмене свидетельства или получении дубликата сведения подаются в территориальное отделение пенсионного фонда в течение двух недель с момента написания сотрудником соответствующего заявления.

Полис медицинского страхования или ОМС

В настоящее время работодатель не оформляет в обязательном порядке полис медицинского страхования для своих сотрудников, как это было ранее (Согласно Федерального закона №326-ФЗ от 29.11.2010 ст.46). В отношении иностранных работников, как и для россиян, действует такой же порядок.

Полезные статьи

Учредитель и директор в одном лице, как в этом случае установить трудовые отношения и платить зарплату?

Порядок расчета и выплаты заработной платы.

Задержка зарплаты ответственность работодателя.

infportal.ru