Документы по личному составу организации хранятся – Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?
виды, состав, хранение :: BusinessMan.ru
В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.
Взаимоотношения с работниками
Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.
Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).
Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.
Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.
Виды документов по личному составу
Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:
- Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
- Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
- Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
- Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.
Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.
Первичные документы по личному составу подразделяются на два вида:
- По учету кадров.
- По учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда.
К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.
Хранение документов
В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.
Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.
Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.
Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.
Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.
К основным требованиям содержания бумаг относятся:
- Наличие отдельного помещения для текущего хранения.
- Ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ.
- К документам должен быть ограничен доступ.
- Для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.
Сроки хранения
Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:
- Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
- Списки работников.
- Карточки учета работников.
- Личные дела.
- Лицевые счета сотрудников.
- Наряды и табели.
- Трудовые договоры и соглашения.
- Протоколы заседаний.
- Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
- Книги учета приема и увольнения сотрудников.
Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:
- Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
- Тарификационная ведомость – 25 лет.
- Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.
В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.
Подготовка документов
Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания.
За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:
- Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
- Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
- Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
- Все листики дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц.
- В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи.
- На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.
Формирование личного дела
Личное дело вмещает в себя все те документы, в которых имеются сведения о работнике предприятия и его трудовой деятельности. В принципе, личные дела должны быть заведены на всех сотрудников организации. Но, как правило, в настоящее время кадровики оформляют их только для ведущих специалистов и руководителя. Организация имеет право самостоятельно принимать решение относительно того, какие именно бумаги заводить на работников. Поэтому состав документов личного дела может отличаться на разных предприятиях. Но в целом он должен включать в себя следующие бумаги:
- Опись документов дела.
- Резюме и автобиография.
- Анкета.
- Копии бумаг о наличии образования.
- Копии характеристики.
- Копии приказа об утверждении должности.
- Трудовой договор.
- Всевозможные справки.
- Копии приказов о назначении, увольнении и перемещении.
Во внутренней описи должна находится информация о порядковых номерах каждого документа в деле. Такой документ подписывается тем человеком, который его составлял.
Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.
Документы учета личного состава
Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.
При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.
Приказы по личному составу
Приказы документов по личному составу – это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле. Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке.
Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям.
Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения. Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет.
Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам – одна папка, приказы по командировкам – другая). Это значительно облегчит работу с документами. Кроме того, каждое отдельное дело заносится в номенклатуру организации. Если в приказе имеется приложение, то оно также подшивается. А вот, что касается оснований к приказам – докладные, заявления, акты, то их хранят отдельно.
Как показывает практика, приказы и основания к ним в текущем делопроизводстве держат вместе, а вот при подготовке к архивному хранению их начинают переформировывать, раскладывая по разным папкам. Заявления, например, хранятся до 75 лет, но они входят в состав личного дела.
Все остальные основания имеют сроки хранения до пяти лет, поэтому они формируются в отдельное дело.
Хранение приказов
Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется. На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году. Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).
Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг.
Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение.
Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.
Как уничтожить документы?
Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.
Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию. Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес. Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.
Государственный архив
В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий. Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу. Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.
Именно по этой причине перед архивами стоит задача сохранения всех бумаг. В настоящее время очень часто ликвидируются и закрываются не только частные, но и бюджетные организации. В этом случае они должны передать документы по личному составу на хранение в государственный архив. В нем должны находиться в течение 75 лет следующие бумаги: приказы, расчетные ведомости, документы о перемещении и увольнении, личные дела и т. д.
Стоит отметить, что дела должны быть подготовлены перед передачей по всем правилам. Муниципальные архивы оказывают свои услуги при условии предварительного согласования сдачи документов.
Подготовка бумаг для передачи включает в себя правильное оформление всех дел, проведение экспертной оценки бумаг, а также составление описей.
Нужно ли платить деньги за хранение? Государственные и бюджетные предприятия услуги архива не оплачивают. Ликвидируемые предприятия негосударственной формы собственности передают правильно оформленные дела только при наличии договора.
Дела передаются при условии утверждения и согласования с экспертно-проверочной комиссией архива. Прием-передача бумаг производится сотрудниками учреждения в присутствии ликвидируемой организации. Данный процесс достаточно длительный и кропотливый, поскольку проверяется состояние документов путем их визуального просмотра. В конце составляется соответствующий акт.
Вместо послесловия
Документы по личному составу – это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время. Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним. Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах.
businessman.ru
Хранения документов по личному составу
Просмотр:
Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус. А с конституцией спорить опасно.
Нарушение в ведении кадрового документооборота
Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией, а крупными спорами и судебными разбирательствами.
Важность документов по личному составу
Дело в том, что документы по личному составу в первую очередь подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат, работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.
Источник исторических сведений
А еще хранение документов по личному составу- это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения.
Хранение документов
Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное.
Основные требования к хранению документов по личному составу:
- отдельное помещение для текущего хранения;
- шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
- ограничение доступа посторонних лиц;
- отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.
archives-garant.ru
Документы по личному составу
Любые правоотношения между работодателем и работником оформляются документально. И бумаг составляется немало. Это документы по личному составу. К ним предъявляются особые требования – к составлению, хранению, архивированию. А в вашей организации как обстоят дела с такими документами?
Из статьи вы узнаете:
Какие документы относятся к документам по личному составу
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дает такое определение: документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Из определения видно, что к документам по личному составу относятся достаточно разнообразные виды бумаг – касающиеся возникновения трудовых отношений, их развития и окончания.
Название этой группы могут быть различными – документация по кадрам, по персоналу, по кадровому делопроизводству, по личному составу. Все эти понятия идентичны, т.к. отражают одинаковую сущность данной группы бумаг.
Читайте по теме в электронном журнале
Документы по личному составу: классификация
К ним относятся:
1. оформление приема на работу:
- заявления о приеме на работу;
- приказы о приеме;
- личная карточка;
- трудовые договоры;
2. трудовые отношения:
- приказы об изменении должностных окладов;
- приказы о перемещениях, отпусках, поощрениях, взысканиях, об изменении личных (персональных) данных, командировках;
3. прекращение трудовых отношений:
- заявления об увольнении;
- соглашения о расторжении трудового договора;
- приказы об увольнении;
- связанные с увольнением по сокращению и по иным основаниям по инициативе работодателя.
Вся эта масса – документы по личному составу, классификация их может быть и иной, в законодательстве четкого разделения на группы не отражено. Они могут быть классифицированы по другим основаниям – по учету кадров и в которых учет не является основной функцией, по видам работников, по наличию для документов обязательных требований для оформления (унифицированной формы), по срокам хранения и др.
Читайте также:
Документы по личному составу: виды и особенности
Для всех кадровых бумаг существует одна очень важная особенность. Так как они содержат личную информацию работников – физических лиц – при работе с ними важно соблюдать требования федерального законодательства в сфере защиты персональных данных. Кроме того, данные из кадровой документации часто вносятся в специализированные программные средства по учету кадров. Тогда необходимо учитывать и защиту такой информации согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Данные особенности необходимо учитывать при работе со всеми видами кадровой документации.
Кроме того, архивные документы по личному составу (некоторые из них) должны оформляться по унифицированным формам. Хотя формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и не является обязательными (с января 2013 г), некоторые требования, основанные на иных законах и подзаконных актах, продолжают действовать, например, правила оформления трудовых книжек.
Еще одной особенностью кадрового документооборота является то, что юридическое лицо-работодатель вправе регламентировать данные вопросы локальными нормативными актами. В них можно предусмотреть перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения, формы для документов (если на законодательном уровне нет требований к соблюдению обязательных форм), порядок составления, за кем из сотрудников закрепляется обязанность по хранению, каких образом осуществляется хранение. При составлении таких локальных актов следует учитывать, что они не должны противоречить требованиям, установленным законодательно.
Сроки хранения документов по личному составу
Документы по личному составу относятся к группе архивных, с достаточно длительным сроком хранения.
Справка
С 2016 года сроки хранения документов по личному составу изменились – с вступлением в силу 13 марта 2016 года Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Теперь данный закон (ст. 22.1) устанавливает такие сроки для документов, которые созданы до 2003 года:
-
в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы – 75 лет со дня создания;
-
в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;
в иных организациях – 75 лет со дня создания (не менее).
Для созданных после 2003 года предусматривается срок хранения в 50 лет. При этом по некоторым видам бумаг проводится экспертиза ценности в соответствии с Методическими рекомендациями «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». Документы по личному составу в отношении государственных служащих (за исключением государственной гражданской службы) хранится 75 лет, т.е. для этой категории установлена отдельная норма права – п. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 43-ФЗ.
Ранее сроки хранения документов по личному составу в организации составляли 75 лет. Теперь они разные в зависимости от того, созданы до 2003 года или после.
При определении сроков хранения следует также руководствоваться следующим действующим нормативным актом – Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно данному акту, например, сроки хранения документации, не входящей в состав личных дел (а это характеристики, переписка, резюме, рекомендации и т.д.) установлены в 5 лет.
На сегодняшний день сроки хранения документов по личному составу 2017 определяются в соответствии с вышеуказанными нормами.
Справка
Хранение документов по личному составу<
Поскольку для такого рода документации установлены длительные сроки хранения, разумеется, такое хранение необходимо обеспечить. Порядок хранения отличается в зависимости от формы собственности юридического лица. Для государственных и муниципальных организаций такой порядок более регламентирован, например, в отношении бумаг министерств, ведомств и других учреждений предусматривается отдельный порядок и сроки хранения. Документы по личному составу хранятся в нотариальных конторах также в соответствии со специальными актами.
В любом случае для начала бумаги сортируют и группируют по категориям. Руководствуются при этом зачастую номенклатурой дел, если составление ее предусматривается в юридическом лице. Порядок хранения отличается в зависимости от того, является ли оно текущим или архивным. Т.е. бумаги в отношении работников, у которых действует трудовой договор в настоящее время, хранятся непосредственно в организации. Старая документация полежит хранению в архиве (где устанавливаются свои порядки на основании отдельных нормативных актов).
Так как работодатель обязан обеспечить хранение документов по личному составу, то следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц к такого рода бумагам (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.).
Для чего их хранить? Так как именно кадровой документацией подтверждается стаж работы сотрудника у конкретного работодателя, а стаж влияет на пенсионное и иное социальное обеспечение (право на которое возникает спустя достаточно продолжительное время работы), то может возникнуть вероятность необходимости подтверждения данного стажа или иных вопросов, связанных с работой гражданина.
Таким образом, организация документов по личному составу – вопрос работодателя. Но соблюдение им обязательных требований по составлению, хранению, работе с ними и передаче в архивы обязательно.
Рекомендуем материалы по теме:
www.sekretariat.ru
Организация хранения и использования документов по личному составу в ведомственных архивах предприятий и организаций
Наиболее значимые документы по личному составу, образующиеся в деятельности организаций, со сроком хранения более 10 лет, подлежат передаче в ведомственный архив.
Дела документов по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, хранятся в отделах по работе с персоналом и по истечению указанного срока подлежат уничтожению.
В ведомственный архив организации дела передаются только по описи. Передача дел по личному составу в ведомственный архив проводится по установленному графику, составленному архивом и утвержденному руководителем организации. Чаще всего такая передача осуществляется в начале очередного календарного года.
Все дела по личному составу предварительно проверяются сотрудниками архива. При этом особое внимание уделяется правильности их формирования, соответствия заголовков дел номенклатуре, качеству их подготовки для передачи на длительное хранение. Недостатки в формировании дел и их обработке обязаны устранить работники кадровой службы.
Заголовки всех дел в присутствии работника отдела кадров сверяются с описью. При этом особо ценные дела подлежат полистному просмотру.
Далее принятые в ведомственный архив дела по личному составу вносятся в учетные документы архива (книгу поступлений, паспорт архива и др.).
Организация использования документов по личному составу в процессе их хранения в ведомственном архиве организации сводится в основном к выполнению запросов социально-правового или тематического характера, а также выдаче архивных справок.
Студентам необходимо обратить внимание на то, что социально-правовой запрос – это обращения граждан, связанные с социальной защитой и пенсионным обеспечением граждан. В поступившем запросе гражданин обязательно указывает фамилию, имя, отчество, год и дату рождения, должность и время работы в организации, а также свой домашний адрес и телефон, перечень запрашиваемых документов.
В случае ведения судебного разбирательства необходимо письменное обращение суда. При этом запросы, исходящие от органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, федеральной службы безопасности, исполняются в первоочередном порядке. То же относится к запросам лиц, относящимся к льготным категориям граждан.
При исполнении запросов социально-правового характера архив, в котором хранятся документы по личному составу, готовит следующие виды информационных документов:
архивные справки, имеющие юридическую силу и подтверждающие имеющиеся в документах архива сведения с указанием поисковых данных;
архивные копии, которые воспроизводят весь текст документа и заверяются подписью исполнителя и печатью;
архивные выписки – дословное воспроизведение текста документа, относящееся к определенному вопросу и официально заверенное архивом с указанием поисковых данных.
Крупные ведомственные архивы в необходимых случаях могут готовить информационные письма, содержащие сведения об имеющихся архивных документах по личному составу.
Архивные справки, выписки и копии выполняются, как правило, на бланке организации. Изложение текста дается в хронологической последовательности с обязательной отсылкой на соответствующие виды документов, их номера и даты.
Особо следует обратить внимание на то, что в архивной справке не допускаются какие-либо комментарии и выводы.
При подготовке ответа на запросы, подтверждающие стаж работы работники ведомственного архива обязательно ссылаются на приказы по личному составу, лицевые счета или расчетно-платежные ведомости.
Один экземпляр справки отправляется заказчику, второй обязательно остается в архиве. Данные о выполнении социально-правовой справки заносятся в специальный журнал.
studfiles.net
Организация хранения и использования документов по личному составу в ведомственных архивах предприятий и организаций
Наиболее значимые документы по личному составу, образующиеся в деятельности организаций, со сроком хранения более 10 лет, подлежат передаче в ведомственный архив.
Дела документов по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, хранятся в отделах по работе с персоналом и по истечению указанного срока подлежат уничтожению.
В ведомственный архив организации дела передаются только по описи. Передача дел по личному составу в ведомственный архив проводится по установленному графику, составленному архивом и утвержденному руководителем организации. Чаще всего такая передача осуществляется в начале очередного календарного года.
Все дела по личному составу предварительно проверяются сотрудниками архива. При этом особое внимание уделяется правильности их формирования, соответствия заголовков дел номенклатуре, качеству их подготовки для передачи на длительное хранение. Недостатки в формировании дел и их обработке обязаны устранить работники кадровой службы.
Заголовки всех дел в присутствии работника отдела кадров сверяются с описью. При этом особо ценные дела подлежат полистному просмотру.
Далее принятые в ведомственный архив дела по личному составу вносятся в учетные документы архива (книгу поступлений, паспорт архива и др.).
Организация использования документов по личному составу в процессе их хранения в ведомственном архиве организации сводится в основном к выполнению запросов социально-правового или тематического характера, а также выдаче архивных справок.
Студентам необходимо обратить внимание на то, что социально-правовой запрос – это обращения граждан, связанные с социальной защитой и пенсионным обеспечением граждан. В поступившем запросе гражданин обязательно указывает фамилию, имя, отчество, год и дату рождения, должность и время работы в организации, а также свой домашний адрес и телефон, перечень запрашиваемых документов.
В случае ведения судебного разбирательства необходимо письменное обращение суда. При этом запросы, исходящие от органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, федеральной службы безопасности, исполняются в первоочередном порядке. То же относится к запросам лиц, относящимся к льготным категориям граждан.
При исполнении запросов социально-правового характера архив, в котором хранятся документы по личному составу, готовит следующие виды информационных документов:
архивные справки, имеющие юридическую силу и подтверждающие имеющиеся в документах архива сведения с указанием поисковых данных;
архивные копии, которые воспроизводят весь текст документа и заверяются подписью исполнителя и печатью;
архивные выписки – дословное воспроизведение текста документа, относящееся к определенному вопросу и официально заверенное архивом с указанием поисковых данных.
Крупные ведомственные архивы в необходимых случаях могут готовить информационные письма, содержащие сведения об имеющихся архивных документах по личному составу.
Архивные справки, выписки и копии выполняются, как правило, на бланке организации. Изложение текста дается в хронологической последовательности с обязательной отсылкой на соответствующие виды документов, их номера и даты.
Особо следует обратить внимание на то, что в архивной справке не допускаются какие-либо комментарии и выводы.
При подготовке ответа на запросы, подтверждающие стаж работы работники ведомственного архива обязательно ссылаются на приказы по личному составу, лицевые счета или расчетно-платежные ведомости.
Один экземпляр справки отправляется заказчику, второй обязательно остается в архиве. Данные о выполнении социально-правовой справки заносятся в специальный журнал.
studfiles.net
хранение документов по личному составу
Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус. А с конституцией спорить опасно.
Проблемы нарушение в ведении кадрового документооборота
Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией, а крупными спорами и судебными разбирательствами.
Дело в том, что документы по личному составу в первую очередь подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат, работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.
Кадровые документы имеют самые длительные сроки хранения
А еще это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения.
Сроки хранения основных кадровых документов:
- Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении – 5 лет.
- Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) – постоянно;
- Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников – 75 лет. Для руководящего состава – постоянно;
- Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;
- Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.
- Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.
Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное.
Основные требования к хранению:
- Отдельное помещение для текущего хранения;
- Шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
- Ограничение доступа посторонних лиц;
- Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.
Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или [email protected] мы поможем решить ваш вопрос
смотрите также:
Сложности архивной обработки документов
Что делать с архивом при реорганизации
Создание реестра документов
Аудит архива
Архивирование кадровых документов
archiv-s.ru
что это, как обеспечить хранение
Деятельность любой организации — это оформление многих бумаг, в том числе немаловажной является документация по личному составу работников. Как регулируются взаимоотношения между работником и администрацией, какие документы необходимо вести и как обеспечить их хранение, будет подробно рассказано в настоящей статье.
Как регулировать взаимоотношения между работником и администрацией
Документальное оформление отношений между сотрудником и работодателем
Организация делопроизводства, выполненная грамотно, — это не только залог успешной деятельности предприятия, но и облегчение проблем с поисками нужных бумаг. Информация, поступающая на бумажных носителях, требует трепетного и чуткого отношения, причем все должно быть организовано в соответствии с действующими нормативами.
Между сотрудниками организации и непосредственными работодателями существуют взаимоотношения, которые тоже регулируются документально, на эту тему разработаны нормативные и правовые акты. Документация по личному составу работников ведется в большом объеме, она периодически обновляется и актуализируется.
Именно в этих бумагах прописывается, как регулируются отношения между двумя сторонами. Оформление контролируется непосредственным руководством объекта. Порядок ведения устанавливается трудовым законодательством, нормативными актами Пенсионного фонда и иными документами.
Учитывать документацию, касающуюся личного состава работников, должен представитель кадровой службы. Оперативный учет осуществляется на основании первичных документов, в том числе наличия изменений и дополнений. К таковым документам относятся: личные карточки, штатное расписание, ведомости и многое другое.
После приема на работу сотруднику присваивается табельный номер, это необходимо для начисления заработной платы. Если даже работник переходит работать на иную должность, то табельный номер остается тем же самым.
Какие документы необходимо вести
Перечень документации, которую необходимо вести по личному составу, подразделяется на следующие группы:
- Документы по укомплектованию штата сотрудниками.
- Бумаги, содержащие информацию о передвижении сотрудников по карьерной лестнице.
- Нормативные акты, регулирующие выполнение регламента работы, в том числе как исполняется трудовая дисциплина.
- Документы, свидетельствующие о прерывании трудовых обязательств по соответствующим причинам.
В организациях по вопросам, касающимся личного состава, ведется множество бумаг, с их помощью несложно регулировать взаимоотношения между сотрудниками предприятия и работодателями.
Первичная документация подразделяется на две составляющие:
- Касающаяся кадрового учета.
- По учету фактически отработанного времени на производстве и иных данных, без которых невозможно выполнить расчет оплаты труда.
К документации такого плана относится: распорядительные документы, трудовые соглашения, дипломы сотрудников, аттестаты, личные дела и карточки, удостоверения и свидетельства об аттестации сотрудников и многое другое, касающиеся непосредственно работника.
Как обеспечить хранение документов
Порядок хранения документов на предприятии
Далеко не всегда, к сожалению, бумаги хранятся правильно и тенденция к грамотному ведению делопроизводства существенно снижается. На основании статистических данных лишь только пятая часть предприятий и иных организационных структур соблюдают основные правила делопроизводства, несмотря на то, что в обязанности каждого предприятия входит закрепление этих правил нормативной документацией.
Это необходимо для обеспечения взаимодействия с государственными структурами, например, с налоговой инспекцией, с ПФР или соцстрахом. Если документооборот не налажен, это грозит как минимум штрафом для предприятия, а если произойдут более существенные нарушения, то применимы и более серьезные меры наказания.
Документация по личному составу подтверждает трудовой стаж сотрудников, а также является подтверждением для оформления пенсий и иных выплат. Если у работодателя имеются ошибки либо он сознательно занижает доходность работника, то у сотрудника всегда имеется возможность обратиться в суд для решения этих задач.
Все документы у работодателя должны храниться и находится в порядке, это необходимо, чтобы создавалась логическая цепочка исторических сведений о трудовой деятельности работника. Определены довольно большие сроки хранения документации, и это делается не зря.
Терять документацию ни в коем случае нельзя, а содержать необходимо в соответствующих условиях. Руководство и начальник кадровой службы обязаны обеспечивать хранение важных бумаг.
Основополагающие требования по хранению:
- определение отдельной площади для обеспечения хранения;
- шкафы с бумагами либо ящики должны запираться на замок;
- ко всем документам необходимо ограничивать доступ;
- контроль за доступом к документации конфиденциальной важности.
Дела должны быть прошиты и пронумерованы, а также учтены в делопроизводстве.
Помимо всего прочего, правила сохранность документации, в том числе сроки хранения, прописываются в перечнях отдельных ведомств.
Документы, которые нужно хранить долго, стоит передавать в архив организации по акту, а документы, срок хранения которых небольшой, стоит своевременно уничтожить.
Какие сроки хранения существуют. Уничтожение
Сроки хранения и уничтожение документов
Для определения сроков хранения документов стоит воспользоваться перечнем, созданным по типовому образцу. Этот документ стоит пересматривать с заданной периодичностью и когда это необходимо.
Перечень, изданный в 2010 году, был и остается действующим. Согласно ему, все распорядительные документы хранятся на предприятии в течение 5 лет, но основная их часть хранится на протяжении 75 лет.
Безусловно, сроки хранения всей документации, касающейся личного состава, довольно долгие.
На предприятиях должно быть обеспечено длительное хранение следующих документов:
- Распорядительные документы, к таковым относятся приказы и распоряжения, а также постановления правительства.
- Списки сотрудников организационной структуры.
- Личные карточки, заведенные на каждого работника.
- Индивидуальные счета каждого сотрудника.
- Табельный учет.
- Наряды на выполненные работы.
- Трудовые договоры, обязательства и соглашения по видам деятельности.
- Протоколы аттестационных комиссий по повышению квалификации сотрудников или присвоению им второй профессии.
- Списки по льготным пенсиям и начислениям компенсационных выплат.
- Журналы по приему на работу и прекращению трудовых обязательств.
Эти бумаги необходимо хранить на протяжении 75 лет. Для чего это делается? Выполняется это для того, чтобы даже при выходе на заслуженный отдых была возможность урегулировать возникающие спорные ситуации.
Но имеются и такие документы, которые не требуют длительного хранения, к таковым относятся:
- акт по форме Н-1 (оформляется при несчастном случае) должен храниться на протяжении 45 лет;
- ведомость по перетарификации хранится 25 лет;
- протоколы, на основании которых установлены надбавки за выслугу лет, хранятся не менее 15 лет.
Время хранения должно быть четко соблюдено и обеспечивать сохранность необходимо в соответствии с требованиями закона.
По истечении сроков хранения многие документы должны быть уничтожены, это выполняется, чтобы не запутаться в сформированных делах. Уничтожать дела можно самим либо обратиться в иную организацию по решению данного вопроса, главное, чтобы не было секретной документации.
Документы предполагается сжигать или разрезать на мелкие части с использованием технического устройства. Но предварительно следует оформить акт по уничтожению, форма документа произвольная.
В акте следует четко указать, какое количество дел подлежит уничтожению, а также дополнительно взвесить папки. В идеале необходимо, чтобы ответственный за делопроизводство в организации присутствовал при выполнении данной операции, чтобы все соответствовало требованиям конфиденциальности.
Как подготавливать документы
Подготовка и группировка документов
Итак, хранить всю документацию с информацией о личных данных работников необходимо в архиве с ограниченным доступом сотрудников. Сюда передаются все дела о личном составе. Необходимо правильно подготавливать документы на начальном этапе их создания.
За грамотность и своевременное оформление бумаг ответственность возлагается на кадровую службу. Компоновать документы необходимо следующим образом:
- Дела заводятся на каждую разновидность документов, то есть отдельно приказы, распоряжения, протоколы, личные карточки и иные.
- Каждому делу по отдельности присваивается свой номер учета и обязательно прикладывается опись.
- Непременно должно быть обеспечено хранение документации, то есть шкаф либо сейф должен запираться на ключ.
- Листки, находящиеся в деле, должны быть подшиты совместно и пронумерованы. Прошивка должна быть скреплена печатью, а также заверяться подписью лица, ответственного за обеспечение хранения.
- На папках сшитых бумаг должны быть указаны следующие сведения: даты, длительность хранения и их названия.
Как формировать дела
В личных делах находятся все бумаги, касающиеся трудовой деятельности работника. Такие дела должны быть на каждого работающего в данной организации. Но на практике встречаются случаи, когда работники отдела кадров заводят такие дела лишь на руководящий состав, а это является крайне неверным решением.
Каждая организационная структура обладает правом вести документооборот в нужном ей объеме. В связи с этим для каждого предприятия заводятся дела в различном составе. Хотя в основном необходимо включать документацию следующего характера:
- провести опись всей документации;
- обеспечить сохранность резюме и трудовой автобиографии;
- заполненная в соответствии с установленными нормами анкета;
- копии аттестатов и дипломов, свидетельствующих об образовании сотрудника;
- характеристики на сотрудников;
- приказы о назначении на должность;
- трудовые договоры, соглашения и обязательства;
- справочные материалы;
- приказы о приеме на работы, прекращении трудовых отношений и внутренних перемещениях сотрудника в процессе деятельности на данном объекте.
В данной описи необходима вся информация о порядке размещения документации в личных делах. Подписывается работником, который занимался составление дел.
Дополнительно в делах должна присутствовать анкета, содержащая личные сведения о сотруднике, это биография, семейные данные и образование работника. Для заполнения этой бумаги необходимо воспользоваться выписками из аттестатов, трудовой книжки и паспортными данными.
О распорядительных документах
Порядок хранения распорядительных документов
Распоряжения и приказы, касающиеся личного состав, относятся к наиболее важным документам. Формирование личных дел по каждому сотруднику производится с соблюдением последовательности наступивших событий, например: прием на работу, назначение на должность, перевод на иную должность, присвоение квалификации. Все формируется по отдельным делам-папкам, которые имеют свои порядковые номера.
Для издания многих приказов используется форма, то есть заполняются лишь свободные поля. Дополнительная документация составляется в произвольном формате, но все же стоит придерживаться некоторых рекомендаций.
Хранить документы, касающиеся личного состава работников, следует четко придерживаясь сроков хранения. Подшивать их рекомендуется в отдельные дела, имеющие одни и те же сроки хранения. К примеру, распоряжения на прием или увольнение хранятся 75 лет, а это значит, что их нужно отделить от приказов, обновляемых ежегодно, которые нужно хранить в течение 5 лет.
Если в организации трудится достаточно много работников, то и оборот документов тоже приличный. Соответственно, каждое наименование документа должно храниться по отдельности, то есть если это приказ на увольнение, то он хранится совместно с приказами этого характера.
Разумеется, так будет проще разобраться, где хранятся бумаги. При наличии в распорядительном документе приложения необходимо обеспечить и его сохранность.
На практике все приказы хранятся совместно, а когда становятся необходимы, раскладываются по разным местам. Заявления от сотрудников необходимо, к примеру, также хранить в течение 75 лет. Вся же остальная документация уничтожается после 5 лет хранения.
О правилах хранения и группировки документов смотрите это видео:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
naimtruda.com