Где правильно ставить печать на документах — в чем разница между печатью и штампом

Когда нужна печать на документах

У всех организаций должна быть печать. В частности, это предусмотрено Законами об ООО и АО <1>. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах подряд. О том, зачем печать нужна, на каких документах она должна присутствовать, когда без нее можно обойтись и нужна ли она предпринимателям, мы с вами и поговорим.

<1> Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”; п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”.

Если документ составляет организация

Итак, поскольку печать должны иметь все организации, то возникает только один вопрос: на каких документах она должна обязательно присутствовать? Целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах <2>. Какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати. Рассмотрим некоторые из них.

<2> Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Договор

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора. В этом случае отсутствие печати может повлечь:

• признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания <3>;
• признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре <4>.

Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.

1. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель: Продавец:
Генеральный директор ООО “Альфа” Генеральный директор ООО “Гамма”
Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.
———— ————— ———— —————
Печать ООО “Альфа” Печать ООО “Гамма”
М.П. М.П.

Совет

Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.

<3> Пункт 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ.
<4> Пункт 2 ст. 162 ГК РФ.

Доверенность

Печать является обязательным атрибутом доверенности, выданной от имени юридического лица <5>. Без нее доверенность является недействительной.

<5> Пункт 5 ст. 185 ГК РФ.

Первичка

Расходы, принимаемые для целей налогообложения, и вычет по НДС обязательно должны быть подтверждены первичными документами <6>. Все обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в Законе о бухучете. Оттиска печати среди них нет. Однако если для первичного документа утверждена унифицированная форма (например, для товарной накладной — унифицированная форма N ТОРГ-12 <7>), то применять нужно именно ее <8>. И если в ней такой реквизит, как оттиск печати, предусмотрен, а его там не будет, то такой документ налоговики могут счесть составленным с нарушениями, что, в свою очередь, может повлечь отказ в вычете НДС или признании расходов. Если не хватает оттиска своей печати, то организация может исправить это в любой момент, поставив его на документе. А вот если нет оттиска печати контрагента, то с проставлением его, особенно после исполнения сделки, могут быть проблемы. И тогда претензии налоговиков можно снять в суде. Ведь Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации являются лишь подзаконными актами. И отсутствие печати на документах, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), не свидетельствует о безвозмездном их приобретении.

Печать для документов когда применяется

Такие споры случаются редко. И есть суды, которые встают на сторону налогоплательщиков <9>.

Если же унифицированной формы документа нет и вы применяете самостоятельно разработанную форму первичного документа <8> — печать тем более можно не ставить <10>. Но тогда не включайте в эту форму реквизит “Место печати”.

Что касается унифицированных форм первички по учету труда и его оплаты, проставлять печать обязательно лишь на следующих документах <11>:

• командировочном удостоверении (форма N Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы <12>;
• акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.

<6> Пункт 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
<7> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
<8> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
<9> Постановления ФАС СКО от 20.03.2007 N Ф08-1197/2007-5080А; Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2007 по делу N А42-3793/2006.
<10> Постановление ФАС УО от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2.
<11> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

<12> Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2007 N 09АП-16734/2007-АК.

Счет-фактура

НК РФ не требует наличия печати на счете-фактуре <13>.

Но вот когда в счет-фактуру вносятся исправления, их нужно заверить подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения <14>.

25 3 февраля 2009 г.
СЧЕТ-ФАКТУРА N — от “-” ———————— (1)

Наименование товара (опи- сание выпол- ненных ра- бот, оказан- ных услуг), имуществен- ного права	Еди- ница изме- рения	Коли- чество	Цена (тариф) за еди- ницу изме- рения	Стоимость товаров (работ, услуг), имущест- венных прав, всего без налога	В том числе акциз	Нало- говая ставка	Сумма налога	Стоимость товаров (работ, услуг), имущест- венных прав, всего с учетом налога	Страна проис- хожде- ния	Номер тамо- женной деклара- ции
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Удобрение “Для цветов”	кг	50	-40- 45	-2000- 2250	—	18	-360- 405	-2360- 2655	Россия	—
Всего к оплате	-360- 405	-2360- 2655

Никитин (Никитин В.А.) Алексеева (Алексеева Т.П.)
Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)
Исправлено: в графе 4 — 40 на 45
в графе 5 — 2000 на 2250
в графе 8 — 360 на 405
в графе 9 — 2360 на 2655
19.02.2010
Руководитель организации Никитин Никитин В.А.

Печать ООО “Василек”<13> Пункты 2, 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
<14> Пункт 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914; Письмо ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1924.

Документы, представляемые в налоговые органы

На отчетности, заявлениях, сопроводительных письмах, представляемых в ИФНС, оттиск печати обязательно должен быть, иначе налоговики просто не примут эти документы.

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у вас документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов <15>. Поскольку в ИФНС представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью <16>.

<15> Подпункт 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ.
<16> Пункт 2 ст. 93 НК РФ.

Трудовая книжка

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжки <17>. Проставлять ее необходимо <18>:

• при оформлении трудовой книжки — на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;
• при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника — на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения.

Причем в этих случаях может быть поставлена как печать самой организации, так и штамп кадровой службы.

Кроме того, при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в организации, заверяются печатью работодателя <19>.

Приведем образец заполнения внутренней стороны обложки трудовой книжки и титульного листа трудовой книжки.

Фамилия изменена на фамилию ¦ Трудовая книжка
Васильева на основании ¦
свидетельства о браке ii-КЮ ¦ Васильева
N 545324 от 15.01.2010, выданного ¦ -Иванова-
Академическим отделом ЗАГС ¦Фамилия ——————————-

г. Москвы ¦ Антонина
¦Имя ————————————
Инспектор Волкова ¦ Николаева
отдела кадров ——- В.Л. Волкова ¦Отчество ——————————
Печать ¦ 15 июня 1979 года
ООО “Булочка” ¦Дата рождения ————————-
¦ (число, месяц, год)
¦ высшее
¦Образование —————————
¦_______________________________________
¦ бухгалтер
¦Профессия, специальность —————
¦_______________________________________
¦ 01 августа 03
¦Дата заполнения “—” ———- 20— г.
¦ Иванова
¦Подпись владельца книжки —————
¦
¦М.П. Подпись лица, ответственного
¦ Печать за ведение трудовых книжек
¦ ООО Волкова
¦”Булочка” —————————-
¦ (разборчиво)

А вот так заверяются записи за время работы в организации.

Сведения о работе

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
Общество с ограниченной
ответственностью
“Булочка”
(ООО “Булочка”)
1	01	08	2003	Принята на должность	Приказ
бухгалтера	от 01.08.2003
N 57
2	18	09	2008	Переведена на должность	Приказ
заместителя главного	от 18.09.2008
бухгалтера	N 73
3	05	04	2010	Уволена по собственному	Приказ
желанию, пункт 3	от 05.04.2010
части 1 статьи 77	N 12
Трудового кодекса
Российской Федерации
Инспектор отдела кадров
Волкова В.Л. Волкова
Печать ООО “Булочка”
С записями в трудовой
книжке ознакомлена
Васильева Васильева

<17> Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
<18> Пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
<19> Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Если документ составляет предприниматель

В отличие от организаций, предприниматели иметь собственную печать не обязаны <20>. Ведь ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” не предъявляет такого требования к предпринимателям. Но законодательство и не запрещает предпринимателям завести собственную печать, если они захотят ее использовать. Суды также подтверждают, что иметь печать или нет — это личное дело каждого предпринимателя <21>. Например, часто бывает, что предпринимателю приходится заводить печать из-за того, что контрагенты хотят видеть ее на составляемых им документах. И ему проще и выгоднее выполнить такую просьбу, чем терять этих контрагентов и искать новых. Да и некоторые нормативно-правовые акты предусматривают обязательное наличие печати на определенных документах, составляемых предпринимателями. Однако то, что каким-либо нормативно-правовым актом, утвердившим форму документа, предусмотрен такой реквизит, как оттиск печати, не означает обязанности предпринимателя ее иметь.

* * *

Если возникают сомнения, нужна ли на документе печать, то лучше ее поставить. Ведь даже если законодательство не предусматривает проставления печати на документе, а вы это сделаете, то вы ничего не нарушите.

<20> Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239.
<21> Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390.

А.Л.Судакова

Экономист

Неудивительно, что в нашем бюрократическом мире без необходимого документа люди чувствуют себя так неуютно и неудобно. Для защиты информации и придания бумаге определённого статуса предусмотрены печати и штампы.

Совет 1: Как ставить печать

Они используются повсеместно: в юриспруденции, сфере здравоохранения, труда, выполняют определённые функции. Понимать разницу между данными предметами очень важно, чтобы избежать ошибок при составлении документов, а также для защиты своих прав и законных интересов.

Определение

Штамп – инструмент, предназначенный для перенесения оттиска с твёрдого носителя информации на бумагу, картон и другие поверхности. Он может иметь различную форму, в том числе неправильную, а также содержать определённый набор информации. В современном делопроизводстве штампом называют носитель данных, который применяется для оптимизации процессов документооборота. С его помощью можно ускорить отправку писем, заполнение бумаг. К примеру, угловой штамп содержит информацию об учреждении и проставляется на исходящие документы.

Печать – инструмент, предназначенный для удостоверения подлинности документов, заверения подписи, придания бумагам официального статуса. Они используются физическими и юридическими лицами для различных видов деятельности, в том числе коммерческой и некоммерческой. Печати проставляются на лицевой стороне документов, для переноса оттиска используется либо краска, либо высокое давление, которое продавливает бумагу.

Сравнение

Исторически данные понятия были схожими, печать входила в объём категории штамп, но в настоящий момент это уже неактуально. Теперь каждый инструмент входит в отдельную группу и выполняет различные функции. Основное отличие заключается в юридической силе данных инструментов. Печать удостоверяет подлинность документа, и её достаточно для закрепления соглашения. Штамп лишь стандартизует официальную бумагу, указывает на её принадлежность к определённому учреждению. В то же время, он не даёт ей достаточной юридической силы для совершения тех или иных действий.

В соответствии с законодательством, наличие собственной печати для юр

bookerlife.ru

Когда можно использовать дополнительные печати | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2011 г.

Содержание журнала № 16 за 2011 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Подробнее о том, когда нужна печать на документах, см.: 2010, № 9, с. 73

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008. Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати»п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

Мнение читателя

“Отправили водителя получать товар по доверенности с печатью «Для документов». Товар ему не отгрузили — сказали, что такая печать недействительна. Объясняли, что они не правы, ведь печать круглая и на ней указаны наименование и место регистрации организации, не помогло. Пришлось переделывать доверенность и ехать еще раз”.

Юлия,
бухгалтер, г. Москва

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010.

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

Совет

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

***

Советуем руководителю

Если печатей в компании несколько, то, чтобы не возникало путаницы, какую печать на какой документ нужно ставить, лучше издать приказ или утвердить положение, регламентирующие эти вопросы.

При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания — покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имеютПостановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007.

Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2018 г.

1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
2. Оформляем доверенность правильно, № 3
3. В новый год со «старым» директором, № 24
4. Как организовать работу с персональными данными сотрудников, № 23
5. Применяем УПД с середины года, № 2
6. Новшества «оформительского» ГОСТа, № 19
7. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
8. Заверение копий документов: новые правила, № 12
9. Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

2016 г.

1. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
2. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
3. Передаем учет аутсорсеру, № 3
4. Документооборот, № 24
5. Восстанавливаем утраченные документы, № 20Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
6. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
7. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
8. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

glavkniga.ru

Как правильно поставить печать на подпись. Как правильно поставить. Kak-PravilnoDelat

Как правильно ставить печать

Печать – это то что делает документ заверенным, то есть, подлинным, и, несмотря на то, что строгих регламентов на эту тему не существует, есть определенные правила и стандарты относительно того, как ставить печать, и где именно на документе должен располагаться оттиск печати.

На большинстве бланков стандартной документации Вы наверняка замечали внизу, обычно с левой стороны две заглавные буквы – М.П . Это и есть место, где нужно ставить печать. Если же такая пометка не предусмотрена формой документа, либо Вам нужно заверить бумаги, составленные в свободной форме – то печать ставить нужно внизу, рядом с подписью лица, заверяющего эти бумаги. Ставится она таким образом, чтобы оттиск захватывал название должности сотрудника, либо с захватом самой подписи. А вот если печать полностью накрывает собой подпись – то это уже не очень хорошо, так как создается впечатление того, что подпись ненастоящая, а печать поставлена таким образом, чтобы этот факт скрыть.

В зависимости от того, что именно заверяют, печать может захватывать и другие элементы документов. Например, есть такой неформальный стандарт – на квитанции к ПКО (приходно-кассовому ордеру) нужно ставить печать, а на самом ордере – нет, но для того чтобы подстраховаться принято ставить ее так, чтобы она частично захватывала не только квитанцию, но и сам ордер.

Вообще, на платежных документах и на документах, подлежащих заверению у нотариуса, главное требование состоит в том, что печать не должна быть смазанной, слишком бледной или иметь пробелы в самом оттиске.

Часто внутренние локальные нормативно правовые акты в компании определяют ставят ли печать на тех или иных документах. Поэтому прежде чем принять решение о том, нужно ли ставить печать и какую поставить печать всегда лучше заглянуть в эти документы. Особенность внуренних локальных нормативно правовых документов заключается в том что их сотавляет и заверяет сам руководитель компании.

Возьмите себе за правило: никогда не ставить печать на незаполненных документах – это может привести к очень плохим последствиям, ведь получается фактически, что Вы заверяете пустой бланк, на котором может быть все, что угодно.

Будьте бдительны и ответственны, используя Вашу печать, и тогда все будет в порядке!

Как поставить печать на документ

Тем не менее, точных правил, регламентирующих постановку печатей до сих пор нет. Нет и указания на то, что все документы в обязательном порядке должны иметь оттиск печати. Все, что мы знаем, печать ставится в месте, помеченным буквами «М.П.». Зато есть общепринятые правила, которые касаются данного вопроса.

Итак, печать ставится в конце документа, который подписан должностным лицом, например, директором или заведующим отделом. При этом, желательно, чтобы печать касалась подписи. Таким образом, печать как бы заверяет подпись и подтверждает, что лицо, подписавшее документ на самом деле является должностным лицом данной организации, а также его право подписывать документы подобного рода.
По неофициальным данным, первыми подобную практику ввели нотариусы.
Кроме того, иногда требуют, чтобы оттиск печати частично закрывал наименование должности должностного лица, но не касаться его подписи.
В тоже время, некоторые ставят печать так, чтобы она не перекрывала подпись, мотивируя это облегчением проведения экспертизы (почерковедческой и печати). В настоящее время данное правило действует лишь для банковской сферы.

На каких документах должна ставиться печать? Трудовые договоры, трудовые книжки, внутренние акты организации, командировочные удостоверения, справки и характеристики, служебные удостоверения, представления и ходатайства с места работы, копии документов. грамоты и свидетельства, доверенности, штатные расписания, гарантийные письма, прошения, договоры, обращения должностных лиц.

Какие виды печатей существуют?
1. Гербовая печать. Ее имеют право ставить только государственные органы или органы, которые наделены определенными государственными полномочиями. Примером являются нотариальные конторы. Печать круглая.
2. Печати, приравненные к гербовым. Данные печати могут ставить, например, коммерческие фирма. В центре печати обычно изображен логотип организации. Вокруг – номер свидетельства о государственной регистрации, ИНН. Печать круглая.
3. Штамп. Обычно содержит надписи. Например, «Разрешено», «Выдано», «Оплачено», «Отказано», «Копия» и т.д. Форма прямоугольная.
4. Датер. Внешний вид не регламентируется. Каждая организация сама решает, как он должен выглядеть и где стоять. Представляет автоматический штамповщик дат.
5. Простые печати структурных подразделений. В центре простой печати указывается полное наименование структурного подразделения, зафиксированное в Уставе. Например, «Отдел кадров».
6. Факсимиле. Представляет собой копию подписи должностного лица. Гражданский кодекс запрещает использование факсимиле на бухгалтерских и кадровых документах.

Как правильно поставить оттиск печати

Расположение оттиска на листе . Печать – это инструмент, благодаря которому документ получает законную силу. Несмотря на то, что строгой регламентации относительно того, как правильно ставить оттиск печати, по большому счету, не существует, необходимо учитывать ряд общепринятых несложных правил, позволяющих оформить документ должным образом.

Прежде всего, следует разобраться, где ставится оттиск печати. Обычно печать ставят рядом с пометкой М. П. (место печати). Такая пометка предусматривается в большинстве готовых печатных бланков и располагается внизу листа. Но, даже если ее на бланке нет, или если документ составляется на чистом листе бумаги, все равно печать в большинстве случаев следует ставить внизу, рядом с подписью должностного лица, заверяющего бумагу. Оттиск печати проставляют с захватом наименования должности заверителя. Печать может «захватывать» и другие элементы документа, в зависимости от того, для чего проставляется оттиск печати. Например, оттиск на приходно-кассовой квитанции должен частично остаться на той ее части, которая отдается организации. Если же нужно заверить на прошитом документе удостоверяющую надпись, следует ставить печать так, чтобы она отпечаталась на листке, к которому прикреплен документ заверителя, и на тексте самого документа.

Поверх поставленной личной подписи наносить оттиск печати нельзя. Но желательно оформлять документ так, чтобы печать и подпись соприкасались. В этих случаях не возникает вопросов по поводу того, является ли на самом деле владелец подписи указанным должностным лицом.

Дополнительные сведения.
Очень важно уметь правильно ставить оттиск печати на платежных документах и бумагах, которые нужно будет заверять у нотариуса. Он должен получаться достаточно четким и контрастным. Размытая и тусклая печать, особенно если она отпечаталась не полностью, ставит под сомнение подлинность документа. Недоверие может вызвать и бумага, на которой оттиск вышел нечитаемым.

Оттиск печати ни в коем случае нельзя ставить на незаполненных бланках и чистых листах. При помощи оттиска можно только заверять уже существующие документы. Нарушения этого правила ставят под угрозу безопасность предприятия, его руководителей или других сотрудников. Часто незаполненные бланки с оттиском провоцируют правонарушения и приводят к серьезным неприятностям.

+7 (495) 771 04 99

Источники: http://glav-pechat.ru/kak-paravilno-stavit-pechat, http://www.kakprosto.ru/kak-35917-kak-postavit-pechat-na-dokument, http://printsi.ru/ottisk/kak-postavit-ottisk-pechati.shtml

Комментариев пока нет!

kakdelat-pravilno.ru

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Автор: Елена Ширимова, юрист, ведущий эксперт журнала “Кадровое дело”

Кадровое дело

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

Кнам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. “Нужна ли печать на трудовом договоре?” – спрашивает предприниматель из Самары. “Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?” – интересуется московский менеджер по персоналу. “Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?” – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ “Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования” (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.

Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например “Оплачено”, “Выдан вкладыш”.
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка “М. П.” (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы “М. П.” присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
– при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
– при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
– при увольнении – после записи об увольнении в разделе “Сведения о работе”.
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами “Выдан вкладыш”.

Лариса САНКИНА ,

доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе “Сведения о работе” трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: “Печать открытого акционерного общества “Глория” поставлена ошибочно”. Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

hr-portal.ru