Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

• Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
• Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

• Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
• Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
• Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
• Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.

Видео-составление графика отпусков

Видео, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

moyaidea.ru

Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7

Каждый работающий человек обладает правом на получение ежегодного отпуска с денежной компенсацией. Для обеспечения возможности выхода в отпуск при одновременном сохранении необходимого уровня производительности предприятия практикуется создание специального графика отпусков.

Содержание статьи

С какой целью применяется график отпусков?

По своей сути график отпусков представляет собой документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации. Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.

Был разработан определенный регламент для составления подобного графика. Он составляется единожды в году без возможности внесения каких-либо корректировок. Единственным исключением можно считать

Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации. Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск. Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.

Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре. Это связано с тем, что его важно сдать руководству

При трудоустройстве в течение года новых работников они не должны быть внесены в этот график. Выход в отпуск таких работников осуществляется при согласовании с руководителем организации.

Существующие правила составления формы Т-7

По своей сути график представляет собой локальный документ конкретной организации, согласно которому ее сотрудники выходят в ежегодный отпуск. Он составляется по определенной форме, имеющей название Т-7. Для каждого отдельного структурного подразделения компании составляется свой собственный график. Таким образом, поступают на большинстве предприятиях. Сперва руководство каждого подразделения формирует свой собственный график с последующей его передачей в отдел кадров. Далее, сотрудники отдела кадров вносят свои коррективы в эти акты, основываясь на кадровом потенциале предприятия

После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками, чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения, ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.

После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.

Документы для скачивания (бесплатно)

Определенные нюансы составления документа

Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно

• вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет. По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.

Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.

До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.

Это связано с тем, что действующий ТК РФ не предусматривает возможность отправки в отпуск человека пропорционально времени его пребывания на должности.

• получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года, к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
• очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.

Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график

В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник. В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ

Иначе говоря, новые сотрудники могут отправиться в отпуск лишь после написания соответствующего заявления на имя руководителя предприятия и при наличии его согласия.

Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ, где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников. Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры. Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.

Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7:

• в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
• в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
• в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
• в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.

Кто может проверить данный бланк?

Независимо от размера штата сотрудников предприятия такой график чрезвычайно важно составлять. Согласно Трудовому кодексу данный документ является необходимым условием для соблюдения прав и обязанностей как сотрудников организации, так и ее руководства. Кроме того, этот акт регламентирует очередность выхода в отпуск

Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией. Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.

При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.

В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.

znaybiz.ru

Как составить график отпусков в 2018 году

Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.

Как в 2018 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.

При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2018 году?

Общие аспекты

По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.

Для работодателя имеющийся график предотвращает претензии со стороны инспекции по труду. Работникам этот график позволяет быть в курсе очередности получения отпусков.

Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.

Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.

В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть штатного персонала.

В 2018 году Рострудом был опубликован единый перечень основных требований трудового права, которые подлежат поверке.

Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.

При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.

Что это такое

График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.

Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.

Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.

Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.

Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим приказом руководителя.

Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки.  При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.

В коллективном соглашении или ином локальном нормативе прописывается максимальное число работников, которые могут одновременно уйти в отпуск в одном подразделении.

Это требуется во избежание остановки рабочего процесса. График отпусков это акт, содержащий информацию об отпусках сотрудников всех наличествующих структурных подразделений.

Каждый отдел должен иметь собственный отпускной график для имеющегося штата.

Подобная схема признается оптимальной для любой организации – руководство отдела составляет график при учете производственных потребностей, исходя из определенного количества работников.

Кто составляет график отпусков по Трудовому кодексу? Составлением занимается работодатель в лице отдела кадров, а утверждается готовый график руководителем.

Составленный график согласовывается с сотрудниками и корректируется кадровой службой.

Далее график корректируется с учетом требований руководителей, которые оценивают график, исходя из необходимости присутствия работников на рабочем месте.

Когда график корректируется по пожеланию одного работника, приходится смещать отпуска и других сотрудников.

Откорректированный график должен быть согласован со всеми лицами, кого касается порядок отпусков. Только после этого издается приказ о графике отпусков, с каким знакомятся начальники подразделений.

Составление приказа

Типовая форма отпускного графика содержит специальную графу для утверждения руководителем. Потому многие организации не утруждаются составлением отдельного приказа об утверждении графика.

Такая ситуация нарушением не считается, но все же наличие отдельного приказа зафиксирует факт утверждения отпускного графика.

Для приказа об утверждении отпускного графика не обязательно применять унифицированную форму.

Организация вправе составить собственный бланк произвольной формы, учитывая основные правила оформления и необходимость указания необходимой информации.

В приказе руководитель также может сделать дополнительные указания должностным лицам касательно предоставления отпусков.

Что касается унифицированных форм, то для составления приказа об утверждении используются формы Т-6 и Т-6а.

Отличие их в количестве человек, для которого они оформляются. Приказ по форме Т-6 предназначен для одного человека, а Т-6а – для группы сотрудников.

В приказе указывается следующая информация:

• фамилия, имя, отчество работника;
• наименование должности и подразделения;
• период, за какой предоставляется отпуск;
• название отпуска;
• количество отпускных дней и даты начала и завершения отпускного периода.

Существуют виды отпусков, для каких нужно учитывать период, за какой они предоставляются и есть виды, для каковых это не требуется.

Так учитывается период отпуска:

• ежегодного оплачиваемого;
• дополнительного с сохранением заработка;
• дополнительного отпуска не оплачиваемого.

Не принимается в расчет период отпуска:

После того как приказ на отпуск составлен и утвержден, сведения о нем заносятся в личную карточку каждого сотрудника, в соответствующий раздел.

Когда сотрудник идет в отпуск по графику, ему нет необходимости писать специальное заявление. Приказ на отпуск составляется на основании имеющегося графика.

Однако если имел место перенос отпуска либо работник желает поменять дату отпуска, то он подает на имя руководителя заявление, где указывает количество отпускных дней и желаемые даты.

Если отпуск предоставляется не по графику, то после утверждения приказа в графике указывается новая дата отпуска.

Законодательная база

Ст.123 ТК РФ определяет общие нормы по составлению отпускного графика. Так работодатель составляет и принимает график отпусков не позднее, чем за две недели до окончания текущего года.

Когда на предприятии наличествует профсоюзный орган, работодатель обязан учитывать его позицию (ст.372 ТК) в порядке, определенном для утверждения локальных нормативов (ст.8 ТК).

График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.

При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.

По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.

Но по ч.4 ст.123 ТК некоторым категориям работников ежегодный отпуск дается в подходящее для них время по их пожеланию, не перечащему правовым нормам.

Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.

По ст.115, ст.116 ТК отпуск бывает основным и дополнительным. Учебные и административные отпуска в графике не отображаются.

Если у работника имеются неиспользованные отпуска за предыдущие годы, то их можно предусмотреть в отпускном графике.

Но давать отпуск за еще не начавшийся год категорически запрещено. Отпускной график не является локальным нормативом, в нем отсутствуют правовые нормы.

И следственно на него не распространяется норма п.2 ст.22 ТК, предусматривающей ознакомление под роспись работников с принимаемыми локальными нормативами, касающихся трудовой деятельности.

В законе тоже отсутствует прямое указание на обязанность работодателя ознакомить работников с графиком, достаточно своевременно утвердить график и известить каждого сотрудника об очередности отпусков не позже чем за две недели до начала отпуска (ст.123 ТК).

Но позиция Роструда несколько отлична. В Письме Роструда №4414-6 от 31.10.2007 прямо сказано, что работодатель должен ознакомить всех работников с отпускным графиком под роспись.

Как грамотно составлять график отпусков в организации

Для того чтобы верно оформить график отпусков, надобно соблюсти основные правила:

Порядок заполнения формы Т-7

Обязанность по применению унифицированных форм документов с 2013 года отсутствует, если организация не относится к бюджетным.

Но разработанный организацией график должен заключать обязательные реквизиты, предопределенные ФЗ №402 от 6.12.2011 «О бухучете».

Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7.  При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.

В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях.  Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.

Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.

Графы с седьмой по девятую заполняются по мере применения работниками отпусков. Бланк графика отпусков можно скачать здесь.

Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?

Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом (определение № АПЛ13-606 от 6.02.2014).

При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.

Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.

До какого числа нужно сформировать

Когда должен быть составлен отпускной график? По ст.123 ТК утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.

Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2018 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.

С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.

Видео: находим ответ. Особенности составления графика отпусков

К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.

Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.

Если отпуск разделен на части

Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.

В этом случае допустимо делить отпуск на части (ч.1 ст.125 ТК). Закрепляется такая договоренность разными способами.

Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.

На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.

В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних совместителей.

Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.

Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК).

Образец документа

Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? Содержание будет примерно таким:

• список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
• число отпускных дней для каждого работника;
• предполагаемая дата начала отпускного периода;
• возможность деления отпуска на части.

В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:

Часто задаваемые вопросы

Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.

Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.

При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.

В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.

При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.

Возможности 1С

Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».

В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».

Процесс формирования будет таким:

Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».

При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.

В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.

Надо ли малым организациям

В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.

Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.

При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.

Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.

Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.

Как составить на 14 дней

Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.

Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.

Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.

При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.

Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.

Учитывая, что на процесс согласования и корректировки может потребоваться значительное время, необходимо начать составление графика заранее.

После завершения коррекции и окончательного утверждения графика, таковой передается в отдел кадров.

Здесь оформляется сводное расписание на все предприятие в целом. Делается это до подписания руководителем приказа об утверждении графика отпусков.

jurist-protect.ru