Как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику «работает по настоящее время»?

Нередко сотрудникам различных организаций требуется заверенная копия их трудовых книжек. В этом случае работодатель или ответственный сотрудник обязан выдать требуемое в трехдневный срок (ст. 62 ТК РФ). На данный момент существуют правила о том, как заверить трудовую книжку для загранпаспорта. Образцы заверения актуальны и в других случаях, когда может потребоваться заверение этого документа:

• Для получения кредита в банке.
• Для определения группы инвалидности.
• Для обследования касаемо утраты трудоспособности в результате неблагоприятного влияния рабочих условий на здоровье.
• Для поиска новой работы, дабы исключить потерю трудовой книжки.
• Для обращения в Пенсионный фонд.

Любая ошибка, допущенная при оформлении или заверении трудовой, может привести к тому, что оригинал или копия попросту будут считаться недействительными. Также стоит отличать дубликат и копию данного документа, т.к. между ними существуют различия:

• Дубликат визуально представляет собой аналог трудовой книжки, только на нем указывается, что документ является дубликатом. Он выдается в случае утери или порчи оригинала, а для заполнения используется форма, а не ксерокопия.
• Копия трудовой – это отксерокопированные страницы основного документа. Для создания может использоваться любое подходящее техническое устройство. Действительна только при наличии оригинала, в отличие от дубликата, который выдается как раз в случае его утраты.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь или трудовая находится на руках? Если то, что заверением трудовой для своего работника должен заниматься руководитель или сотрудник отдела кадров, вполне понятно, то здесь у граждан нередко возникают трудности, ведь они не знают, к кому обращаться. В данном случае есть всего один вариант – обратиться к нотариусу. Что для этого нужно:

• Самостоятельно сделать ксерокопии документа и отнести их в нотариальную контору, предоставив вместе с ними также оригинал трудовой и собственный паспорт.
• Когда нотариус ознакомится со всеми документами, он проставит на каждой странице копии книжки свою подпись и печать.
• На последней странице документа нотариус указывает, что копия верна, вписывает контактные данные нотариальной палаты.
• В заверение обратившийся в контору человек на последней странице указывает дату и расписывается после ознакомления с записями, сделанными нотариусом.

Имея на руках заверенную копию трудовой книжки, заверенную работодателем, повышается вероятность одобрения кредита в банке, потому как многие финансовые организации предпочитают требовать данный документ. Если же в кредитовании было отказано, они не обязаны объяснять причину. В большинстве случаев копия требуется для сторонних клиентов, т.к. платежеспособность граждан, получающих зарплату на карту определенного банка, его сотрудники могут проверить самостоятельно и без предоставления каких-либо документов.

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает по настоящее время»

Стоит отметить, что сама формулировка «работает в настоящее время» при заверении или выдаче дубликата не используется. Если человек трудоустроен, то для подтверждения достаточно последней записи трудовой книжки, после которой кадровик или руководитель просто указывают, что копия верна, а затем ставят подпись и печать организации.

Запись о том, что сотрудник работает в настоящее время, можно внести лишь на последнюю страницу трудовой, а также следует указать дату заверения.

Как заверить копию трудовой книжки: образец и порядок действий для работников

Чтобы получить заверенную копию своей трудовой книжки, сотрудники должны сделать следующее:

• Написать заявление с просьбой о выдаче копии документа. В нем должно быть указано обращение к работодателю: название организации, Ф.И.О. и должность руководителя полностью. Также вписывается должность и Ф.И.О. обращающегося сотрудника.
• После оформления «шапки» посередине листа с маленькой буквы пишется «заявление», а далее – сама просьба о выдаче копии трудовой. Работник не обязан указывать причину, по которой она ему понадобилась, а работодатель, в свою очередь, не имеет права ею интересоваться.
• Внизу заявления работник ставит дату написания и свою подпись, затем относит его руководителю и дожидается оформления им приказа о выдаче.

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Перед тем, как приступать к заверению, понадобится отснять копии со всех страниц трудовой. Сделать это можно при помощи любого копировального аппарата, но при условии, что ксерокопия не будет содержать нечеткий текст. Изготовление двухсторонних копий также недопустимо, т.к. информация должна содержаться только на одной стороне каждого листа.

Сама процедура заверения копии регулируется Постановлением Госстандарта РФ №65-ст от 03.03.2003 и Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-х, согласно которым она должна осуществляться по определенным правилам:

• Верность каждого листа должна быть подтверждена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника. Например: «Верно. Инспектор отдела кадров Иванов А.О., дата и подпись».
• Заверять копию можно любой печатью, т.к. законодательством ее обязательная форма не установлена. Подходит как печать канцелярии, так и штамп самой организации.
• Руководитель не имеет права требовать со своего подчиненного, обратившегося за выдачей заверенной копии, деньги или иные ценности, т.к. эта процедура производится бесплатно.
• Перед тем, как сделать копию трудовой книжки, работодатель должен получить соответствующее заявление в письменном виде от сотрудника, т.к. оно является основанием для выдачи заверенного документа.

Теперь о том, кто может заверить копию трудовой книжки. Это зависит от конкретной ситуации:

• Если гражданин трудоустроен, то заверением занимается работодатель или уполномоченный работник отдела кадров.
• Если человек официально не работает, то ему необходимо обратиться к нотариусу, т.к. в этом случае решить проблему сможет только он.

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить копию трудовой книжки?

В целом, процедура заверения копии трудовой выглядит следующим образом:

• Работник пишет заявление с просьбой о выдаче заверенной копии книжки. Оно должно быть предоставлено только в письменном виде.
• Руководитель в трехдневный срок рассматривает заявление, затем оформляет приказ о выдаче и назначает сотрудника, который будет заниматься заверением. Как правило, ответственным выбирается работник отдела кадров.
• Уполномоченный работник изготавливает копии всех страниц. Для этого может использоваться любая техника: главное, чтобы на листах не было полос, поправок и подчисток, т.к. текст на них должен быть читаемым и не содержать исправлений.
• Каждый откопированный лист трудовой заверяется подписью сотрудника, которому поручено заниматься заверением, ставится печать.
• На последней странице копии трудовой делается пометка «работает по настоящее время». После нее указывается должность лица, занимающегося поверкой, а также число и подпись.
• Каждый откопированный лист нумеруется, затем все они скрепляются, и готовая копия трудовой передается сотруднику.

В целом, для заверения трудовой книжки не требуется особых навыков: для этого достаточно знать основные правила проведения процедуры.

Срок действия копии трудовой книжки

Немалое значение имеет не только сроки выдачи, но и действия копии трудовой книжки, т.к. в зависимости от конкретной ситуации они могут быть разными. Последнее законодательством не определено, но фактически организации, в которые требуется предоставлять данный документ, могут устанавливать их сами.

На практике самые короткие сроки действия заверенной копии устанавливают банки. Они могут быть сокращены до одной недели, однако обычно все финансовые учреждения принимают и документ, заверенный за месяц до даты обращения. Единственные учреждения, которые не ограничивают такие сроки – это суды. Во всех остальных случаях данную информацию следует уточнять при первом посещении.

Особенности заверения для банка

Некоторые считают, что процедура заверения копии трудовой для предоставления в банк отличается от других случаев, но на самом деле это не так: она осуществляется по общим правилам. Для чего нужна ксерокопия книжки финансовым организациям:

• Им необходимо официальное подтверждение того, что обратившийся к ним за кредитом гражданин трудоустроен и платежеспособен.
• Им нужна информация о стаже, должности и месте работы потенциального заемщика.

Вся вышеперечисленная информация содержится только в трудовой книжке. Если была предоставлена требуемая копия, но банк все равно отказал в кредитовании, оспаривать это бессмысленно, т.к. кредитные организации имеют право отклонять заявку на кредит без объяснения причин.

Если сроки действия ксерокопий закончились, их никак нельзя продлить: для этого придется снова повторять процедуру заверения, начиная от написания заявления на имя работодателя и заканчивая заполнением всех откопированных страниц трудовой.

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия трудовой книжки требуется в самых различных целях, и если для банка имеет наибольшее значение сам факт официального трудоустройства и платежеспособность заемщика, то для Пенсионного фонда и других государственных организаций может быть важен стаж работы и в целом весь цикл трудовой деятельности гражданина.

Правильное заполнение последней страницы трудовой – это важная часть процедуры заверения, т.к. она должна содержать следующую информацию:

• Формулировку «работает по настоящее время в должности…».
• Ф.И.О. заверяющего сотрудника, его подпись, печать и дату.
• Фразу «копия верна».

От правильного заверения ксерокопии трудовой зависит возможность реализации прав гражданина, являющегося ее владельцем, ведь если она оформлена неправильно, то предприятие, в которое она требуется, имеет право отказать в услуге. В случае, если до предоставления копии в какую-либо компанию человек, на имя которого она оформлена, увольняется с работы или меняет должность, то она считается недействительной.

Для правильного оформления документа следует воспользоваться образцом последней страницы трудовой книжки, заверенной работодателем.

Стоит учитывать, что руководитель или кадровик обязаны выдать копию трудовой в трехдневный срок, в противном случае они могут быть привлечены к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если сотрудник обратится с жалобой в трудовую инспекцию. Существует только несколько причин, по которым могут быть нарушены установленные сроки выдачи:

• Если работник (владелец трудовой) отсутствует на рабочем месте, т.е. выдавать ее копию попросту некому. Если по каким-либо причинам сотрудник не может явиться на работу для получения документа, работодатель может переслать его по почте по письменному запросу.
• Если сам сотрудник отказывается получать документ, несмотря на то, что ранее им было написано заявление с просьбой о выдаче.

Также стоит учитывать случаи, когда трудовая книжка или ее копия должны быть признаны недействительными:

• Если в них неправильно указано имя, фамилия или отчество владельца, даже когда проблема заключается в одной неверной букве.
• Если на титульном листе нет подписи сотрудника, занимающегося ее заполнением, или же печати организации.
• Если не совпадают даты заполнения и выпуска бланка документа.

Правильное оформление копии трудовой книжки – это залог быстрого получения услуги, для которой она изготавливается, поэтому к ее заполнению нужно относиться максимально ответственно. Чтобы избежать ошибок, стоит воспользоваться представленными образцами, т.к. в них содержится вся требуемая информация по данному вопросу.

vse-o-trude.ru

Копия трудовой книжки заверенная работодателем: образец

Довольно часто у нас случаются ситуации, когда вам или вашим работникам, может понадобиться трудовая книжка. Но что можно сделать, если отдавать работнику в руки трудовую книгу можно только после увольнения? Выход – получить светокопию трудовой книжки, которую заверил работодатель. Как заверить копию трудовой книжки? Образец трудовой, которую заверили, мы покажем ниже. А сейчас разберёмся, как это сделать правильно.

Правила заверения

Документ, который заверили, может потребоваться работнику в самых различных обстоятельствах – получение субсидий, загранпаспорта, кредита и тому подобных важных вещей. Неверно сделанный документ может стать основной причиной отказа в получении загранпаспорта. Ниже приведена копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец.

Если вам нужно предоставить в какую-либо организацию сведения о своём трудовом пути, просто сделать светокопию документа будет мало. Необходимо удостоверить соответствие оригиналу такого документа. Причём правильно это сделать непосредственно у кадровика той фирмы или предприятия, в котором вы работаете.

Но если фирма, где вы работаете не имеет отдела кадров, то правильно заверить копию трудовой книжки имеет право, как правило, бухгалтер, либо сам руководитель фирмы.

Первый этап. Нужно снять светокопии со всех страниц трудовой книжки, включая титульную. Те листы и страницы, которые не имеют записей можно не копировать. На этом этапе важно проследить, чтобы светокопии были хорошего качества, и текст можно было прочитать. Размер скопированных изображений должен быть равен размеру документа, то есть нельзя ни уменьшать, ни увеличивать масштаб.

Собственно второй этап – непосредственно заверка документа. Правила предусматривают внесение на конечной странице таких записей:

• «продолжает работать по настоящее время»;
• «копия верна»;
• подпись того, кто заверяет;
• должность заверителя;
• фамилия заверителя;
• дата.

Кроме того, на каждом листе светокопии должна находиться печать организации. Причём печать должна захватить часть подписи заверителя и часть текста. То есть печать не должна ставиться на месте, оставшемся свободным, так как это приведёт к признанию документа недействительным. Смотрите ниже образец заверения трудовой книжки работает по настоящее время.

Кроме вышеозначенного, на каждом листе должны стоять следующие надписи:

• «копия верна»;
• подпись заверителя;
• фамилия заверителя;
• должность заверителя;
• дата составления документа.

Существует вариант такого выполнения документа, при котором нет необходимости вносить записи на каждый лист документа. Для того чтобы это сделать, необходимо выполнить светокопии всех страниц, затем сшить их, предварительно пронумеровав. Затем нитка, которой сшили документ, приклеивается к конечной странице с помощью небольшого листочка, на котором указывают количество листов, фамилию и подпись заверителя. Кроме того, ставят печать, которая располагается половиной на приклеенном листке, а половиной непосредственно на листе с выполненными светокопиями. По печати расписывается заверитель.

При таком варианте можно набрать данные на компьютере, а потом распечатать. Что тоже будет верно, особенно в случае внесения записей непонятным почерком.

Заявление на предоставление

Если организация невелика, то вполне достаточно просто попросить бухгалтера или руководителя сделать вам заверенную копию. В случае же большого предприятия, на котором работает большое число сотрудников и есть отдельный отдел кадров, необходимо написать заявление.

Образец такого заявления можно попросить в том же отделе кадров, который будет заниматься выдачей заверенного документа.

В целом такое заявление составляется в довольно свободной форме на имя директора предприятия. В заявлении нужно указать, что вы просите выдать вам заверенную копию трудовой, можно указать, куда она вам требуется, а можно и не указывать. После получения заявления, директор издаёт приказ, которым обязывает отдел кадров выдать такой заверенный документ работнику.

Выписка из трудовой книжки

Иногда требуется не полная копия трудовой книжки, а всего лишь заверенная выписка. В этом случае нужно снять копию с титульной страницы, на которой находятся идентификационные данные сотрудника и те страницы, которые содержат необходимые данные.

В целом, правила заверки выписки, полностью идентичны тем правилам, по которым заверяются копии документов. Способы получения выписки, также аналогичны способам получения заверенных копий.

Срок действия заверенной копии

Копия, которую заверили на предприятии, будет действительна в течение календарного месяца. В случае же, если за этот период в оригинальный документ были внесены какие-либо изменения, копия утрачивает своё действие.

Если же светокопию удостоверяют не на предприятии или фирме, а у нотариуса, то такая копия, которую заверили, будет иметь срок действия, до того, момента, пока в оригинал не внесут какие-либо изменения.

Частные случаи

Бывает, что заверить трудовую книжку требуется тому, кто в данный момент безработный либо же уже вышел на заслуженную пенсию. В таких случаях человек должен обратиться к кадровику или к руководителю места работы, которое он посещал последним. В таких случаях копия трудовой книжки заверяется бывшим руководителем.

Нелишним будет упомянуть, сто на страницах заверенной копии должны стоять оригиналы, а не отсканированные копии, печати предприятия, которое заверяет. В противном случае копия не будет считаться заверенной.

Если у вас на руках имеется оригинал трудовой книжки, то можно заверить её копию у нотариуса. Конечно, это будет стоить некоторую сумму денег, поэтому дешевле сделать это через бывшего работодателя.

Правила изготовления заверенной копии нелишним будет знать не только работодателям, но и самим работникам. Образец заверенной трудовой книжки легко найти в интернете. Иногда, это помогает избежать лишней траты времени.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Как заверить копию трудовой книжки образец

Работник попросил копию трудовой. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки, образец оформления приведем.

Главные новости декабря для бухгалтера

Очень часто возникают ситуации, когда работнику нужна трудовая книжка. Например, для оформления кредита в банке или загранпаспорта. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права. Поэтому оформляется копия. Расскажем, как заверить копию трудовой книжки. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

Скачать образец заверенной копии трудовой книжки>>>

Как заверить копию трудовой книжки без ошибок

Прежде чем рассказать, как заверять трудовую книжку, образец которой представлен ниже, отметим следующее.

Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Выдана копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец которой вы найдете ниже, должна быть не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка (образец ниже) заверяется следующим образом.

Для начала нужно снять ксерокопии всех страниц трудовой книжки. Начать следует с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

Далее на каждой ее странице внизу пишется фраза «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии). При этом печать должна чуть заходить на саму копию трудовой книжки и чуть на подпись. Посмотрите, когда отсутствие печати в трудовой книжке не ошибка, в статье “Новая справка, без которой ФСС не подтвердит страховой страж”.

Некоторые учреждения дополнительно требуют наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время».

Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

К сведению: заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Изменения декабря 2018 года для бухгалтера по зарплате

Как заверить трудовую книжку «работает по настоящее время»: образец

Срок действия копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии.

Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца. Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной.

Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

www.zarplata-online.ru

Как заверить копию трудовой книжки Трудовое право

Главная Трудовое право

Свободные деньги в общем полезны. Прежде чем переделывать шаблон, естественно рекомендуем качественно исследовать написанные в нем части законодательства. Спустя время они вполне могли потерять свою силу. Правильный образец укрепит в преодолении неудобств при сочинении ответственного письма. Это поможет сберечь средства на услугах юриста.

В наше время трудовая книжка является показателем стабильного финансового положения человека. Именно поэтому кредитные организации требуют у своих клиентов ее копию. А вот для безработных данный документ является подтверждением неплатежеспособности, что позволяет им получить право на госпомощь или субсидию.

Как заверить копию трудовой книжки?

Поскольку у безработных данный документ на руках, то может заверить копию трудовой книжки любой нотариус.

Иначе дела обстоят с занятыми гражданами. В этом случае подобные услуги оказывает отдел кадров. Чтобы получить копию трудовой книжки, заверенную работодателем, необходимо подать непосредственно руководителю или кадровой службе письменное заявление.

Существует несколько вариантов, как заверить копию трудовой книжки. Поэтому некоторые учреждения, например, банки, дают клиентам образец. Его необходимо приложить к заявлению в качестве примера. В трехдневный срок кадровая служба предоставляет заявителю надлежаще заверенную копию документа.

При отсутствии в организации данной службы, заявление обрабатывает специалист, отвечающий за персонификацию (бухгалтер).

Копии трудовых книжек лиц, работающих у индивидуального предпринимателя, заверяются исключительно предпринимателем.

Как заверить копию трудовой?

Заверить документ можно двумя способами. Первый применяется в случае, если объем документа небольшой. Он заключается в следующем:

надо сделать на качественную фото-копию или ксерокопию (формат А4) каждой заполненной страницы трудовой, начиная с первой, которая содержит анкетные данные владельца трудовой;

на каждую копию ставится печать отдела кадров (в случае ее отсутствия печать организации), ниже указывается дата, подпись, ФИО, должность кадровика или иного, другого уполномоченного лица;

аналогичные данные указываются и на копии последней страницы, там же производится надпись следующего характера «Работает по настоящее время на должности…».

Другой способ актуален для документов, имеющих большой объем. Изначально необходимо сделать ксерокопии заполненных страниц трудовой. Все копии должны быть четкими, информация должна хорошо читаться. Затем все листы надо сложить по порядку, пронумеровать. Далее прошить, а на месте крепления концов нитки приклеить небольшой квадрат из бумаги, на котором указать «Прошито и пронумеровано __ листов». Затем ставится печать отдела кадров или организации, указывается ФИО, должность, подпись уполномоченного лица и дата.

Действие такой копии трудовой книжки составляет месяц. Если до конца этого срока в документ внесены изменения, то он автоматически становится недействительным.

Как заверить копию трудовой книжки

Содержание статьи:

Для того чтобы получить копию трудовой книжки требуется подать заявление на имя своего непосредственного руководителя. Она должна быть заверена согласно существующим правилам. В заявлении должна быть изложена причина, по которой требуется данный документ. Копию выдается в трехдневный срок.

В случае если на предприятии или организации отсутствует отдел кадров, то заверить трудовую книжку должен сотрудник, который исполняет обязанности кадровика.  Обычно они возложены на главного бухгалтера или руководителя.

Как правильно заверить копию

Копию разрешено делать практически любым доступным в настоящее время способом. Для этого можно воспользоваться копировальным аппаратом, сканером и отпечатать дубликат на принтере. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то страницы трудовой книжки перепечатывают на печатной машинке.

Страницы копируются на листы формата А4 и нумеруются. Весь текст должен быть четко отпечатан и легко читаем. Скопированный документ следует проверить на отсутствие ошибок и неточностей. Заверяют его двумя способами.

При использовании первого варианта каждая страница нумеруется, делается надпись «копия верна», заверяется штампом организации и подписью лица, исполняющего обязанности кадровика. В качестве резолюции на последней странице должна быть подпись «работает по настоящее время» и указана должность. Документ подтверждается подписью того, кто выдал копию.

Кроме того, копия трудовой книжки может быть заверена целиком. Для этого все листы нумеруют и прошивают белыми нитками. На последней странице делают надпись «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов». Далее указывают, что «копия верна», исполнитель ставит свою подпись и скрепляет печатью все записи. Скачать образец бланков можно на странице сайта.

Как заверить копию трудовой?

Во многих инстанциях от работающих граждан требуют заверенную копию трудовой книжки. Это надо делать в банках при оформлении кредита и ипотеки для того, чтобы подтвердить вашу трудоустроенность в течение более 6 месяцев без перерыва. Это так же требуется при усыновлении ребенка, при оформлении субсидии на квартплату и во многих других ситуациях. Для этого надо обязательно знать, как заверить копию трудовой книжки.

Где это делать?

Как правило, копию трудовой книжки заверяют в отделе кадров того предприятия, где работает сотрудник. Если предприятие большое, то на стендах отдела кадров есть обязательно образец. Заверить копию трудовой книжки вам обязаны без письменного заявления, по устному требованию. Но, если предприятие очень большое, то, возможно, написать бумагу придется, такие требования возможны. На маленьких предприятиях и в ИП, ЧП нет специальных отделов по кадрам. Поэтому кадровыми вопросами занимается или бухгалтер, или сам предприниматель. Поэтому копию должен заверять именно он. Он должен знать, как заверить копию трудовой книжки, как и правила ее ведения, оформления трудовых приказов и многое другое.

Основные правила заверения копии трудовой

Копия трудовой книжки заверяется очень быстро, даже быстрее, чем вы будете делать саму копию на принтере. На каждой стороне копии инспектор отдела кадров или директор индивидуального предприятия ставит надпись “Копия верна”. Далее должность, подпись и число. То есть надпись выглядит довольно внушительно: “Копия верна. Инспектор ОК (подпись) Пупкина О.Н. 23.12.12 г.” придется постараться, пока на всех страницах копии не будет сделана такая надпись. На последней странице, где будет стоять только запись о приеме на работу, надо будет сделать другую надпись. “Работает по настоящее время. Инспектор ОК (или директор ИП) подпись, расшифровка подписи, число, месяц и год выдачи копии”.

Затем ставится печать предприятия на каждой странице около надписи “Копия верна”, чуть ниже, заходя на саму надпись. И на последней странице надо так же поставить печать. Такая копия трудовой, заверенная работодателем, считается правильной.

Особенные случаи

Такие копии, заверенные в отделе кадров, в основном устраивают проверяющие заведения. Но если тот орган, в который вы предоставляете такую копию, относится к вопросу очень придирчиво, то вам придется соблюсти все правила заверения документов. Вы делаете копию страниц трудовой или одну, или две на лис, это допускается в любом варианте. Но потом все получившиеся у вас страницы прошиваются белыми суконными нитками, на последней нити завязываются, ни них наклеивается квадратный небольшой листок бумаги, на котором пишется: “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то листов”. Затем все действительно пронумеровывается и на последней странице ставится печать. Такой вариант заверения не предусматривает последней надписи: “Работает по настоящее время”. В это случае можно обойтись и без нее. Если вы сомневаетесь, как правильно заверить копию трудовой книжки, то попросите ту организацию, которая требует копию, дать вам образец. И вы спокойно пойдете с ним к работодателю и возьмете правильно заверенную копию трудовой книжки.

Как заверить ксерокопию трудовой книжки: тонкости делопроизводства

Содержание статьи

Довольно часто в пакете документов, требующихся для оказания гражданину той или иной государственной услуги, требуется заверенный дубликат трудовой книжки. Он может потребоваться работником банка при оформлении ипотечного кредита, чтобы подтвердить трудовой стаж, указанный в документах. Также заверенная копия потребуется при оформлении любого вида субсидии. Поэтому следует точно знать, как заверить копию трудовой книжки .

Где заверяют копию документа

Специалист, занимающийся такими вопросами, обязан в течение трех дней предоставить вам копию документа, которая заверена личной подписью главы предприятия и официальной печатью фирмы. Без данных атрибутов копия трудовой не будет считаться действительной.

Небольшие фирмы, индивидуальные и частные предприниматели как таковые отдела кадров не имеют, поэтому заверить копию трудовой книжки может либо бухгалтер, либо непосредственно сам предприниматель.

Как заверяют копию трудовой книжки: основные моменты

Дубликат документа может быть изготовлен посредством сканера или на ксероксе. Возможен его набор на компьютере – это достаточно трудоемкий вариант, но оптимальный. Трудовая книжка может содержать записи, которые довольно сложно разобрать на отсканированном или распечатанном на принтере экземпляре. Такая, даже заверенная по всем правилам, копия может быть отклонена организацией, которая ее потребовала.

Как заверять копию трудовой книжки, должен знать каждый кадровик. В обязательном порядке делается дубликат каждого листа трудовой книжки, имеющего записи. Первая страница, содержащая сведения о личных данных работника (ФИО, дата заполнения), тоже дублируется. Каждая копия странички должна иметь фразу «Копия верна», подпись ответственного лица и его печать. Подпись в обязательном порядке должна быть расшифрована. На листе, имеющем последнюю запись, пишется фраза «Продолжает работать» и заверяется в том же порядке, как и все предыдущие странички.

Заверяем копию трудовой книжки: второй способ

Есть и другой способ, позволяющий заверить копию трудовой. Ее можно заверить единожды на самом последнем листе. Такой вариант заверения предусматривает, что все без исключения скопированные странички документа обязаны быть прошнурованными и пронумерованными. Шнур выводится на последний лист и проклеивается небольшим прямоугольником бумаги, на котором ставит свою печать и личную подпись ответственное лицо. Помимо этого, обязательно должна иметься надпись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов. В таком варианте заверения копии каждая страница оригинала дублируется на отдельный лист бумаги форматом А4.

Следует знать, что правильно заверенная копия трудовой книжки должна иметь заверяющую печать, располагающуюся непосредственно на самой ксерокопии. Копия не будет считаться верной, если печать стоит на поле под дублированной страницей.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, если человек не работает

Довольно часто засвидетельствованная копия документа требуется у уже неработающего по различным причинам человека, например, у пенсионера. Как же заверить документ в таком случае? Довольно просто. Делается дубликат каждой странички оригинала, а далее следует обратиться на место последней работы. Бухгалтер или специалист отдела кадров проведут всю процедуру заверения в соответствии с законом, но на последней странице будет указана причина, по которой человек уже не работает. Если нет возможности заверить копию по месту последней работы, то она может быть подтверждена нотариально.

1. Копия документа может быть как отсканирована или ксерокопирована, так и набрана на компьютере.
2. Дублируются все странички трудовой книжки, имеющие записи. Не является исключением и первая (титульная) страница.
3. Правильное заверение копии трудовой книжки заключается в соблюдении всех правил. Для этого каждая дублированная страничка должна содержать фразу «Копия верна», официальную печать предприятия, подпись специалиста отдела кадров или лица, выполняющего его обязанности, с обязательной расшифровкой.
4. Если не представляется возможным удостоверить копию документа по месту работы, то это можно сделать в нотариальной конторе.

Теперь вы точно знаете, как правильно заверить этот документ. И главное – всегда проверяйте правильность заверения, так как иногда встречаются неточности, которые потом обернутся потраченным впустую временем и все придется переделывать вновь.

Источники:
mosadvokat.org, biznes-prost.ru, elhow.ru, opersonale.ru

Следующие статьи:

bfmac.com