Содержание

Кадровый учет и ведение кадрового учета

Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же.

Из всего многообразия интерпретаций мы придерживаемся понятия кадровый учет, которое вошло в название нашего Департамента и по нашему мнению более точно отражает суть работы кадрового специалиста.

Кадровый учет — это?

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.

Как организовать ведение кадрового учета?

Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:

  1. создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
  2. передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;
  3. доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;
  4. передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.

Вы думаете, мы будем Вас уговаривать выбрать только четвертый вариант и обратиться в наш Департамент? Нет. Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.

Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.

Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.

Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?

Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.

Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.

Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.

Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.

Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.

Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.

Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.

Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.

Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.

Делайте свой выбор, а наши специалисты всегда будут рады Вашим обращениям по любым вопросам, связанным с кадровым учетом, и для заказа наших услуг!

kadri.center21vek.ru

Кадровый учет

Кадровый учет в организации – это документальное оформление передвижения персонала и организации труда сотрудников на предприятии. Кадровый учет – это обязательное условие существования любой организации.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Трудовой Кодекс обязывает работодателя оформлять с каждым сотрудником трудовой договор, издавать приказ о приеме на работу, выдавать справки при увольнении.

Кроме того, у работодателя имеется обязанность – заполнять трудовую книжку тем лицам, которые проработали у него свыше 5 дней. Невыполнение этих (да и не только) правил ведет к штрафам при проверках государственной трудовой инспекции. Получается, что правильное ведение кадрового учета на предприятии необходимо для того, чтобы не нарушать закон, избежать штрафов, не нарушать права работников. Не говоря уже о том, что управлять работниками намного проще, когда кадровый учет в порядке.

Кто отвечает за правильность и полноту ведения кадрового учета в организации?

Кто же должен отвечать за кадровый учет на предприятии? Ответ на этот вопрос весьма и весьма неоднозначен, поскольку зависит от того, сколько трудится человек в организации, какие вопросы решает бухгалтерия, юристы и так далее.

На самом деле, на любом более-менее крупном предприятии имеется специалист по кадрам или даже целый отдел. В менее крупных предприятиях кадровое делопроизводство ведет секретарь, бухгалтер, юрист (если таковой есть). Но чаще всего – бухгалтер. Уж бухгалтер всегда на предприятии имеется.

Вообще, в кадровом учете несколько участков работы. И вполне логично, если обязанности лиц, отвечающих за ведение кадрового делопроизводства, делятся по данным участкам.

Так, например, имеется лицо, ответственное за документальное оформление приема на работу. Этот человек оформляет приказы о приеме, составляет трудовой договор (обычно просто вносит данные вновь принятого, заполняя установленный шаблон), вносит запись в трудовую. Также имеется лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени. Отмечает явку, опоздания, собирает объяснительные и так далее.

Решать вопросы кадрового учета могут и специалисты по бухгалтерскому учету. Данные специалисты занимаются начислением и выплатой заработной платы работнику, предоставлением налоговых вычетов, сдачей отчетности в Пенсионный фонд, Фонд медицинского страхования, в Фонд социального страхования. Как правило, данные сотрудники выдают работнику справку при увольнении по форме 182н. Кроме того, эти специалисты рассчитывают декретные выплаты. Юристы могут составлять должностные инструкции для работников.

На предприятии может существовать должность рекрутера. Это специалист по найму персонала, первое звено в цепочке нахождения работников на вакансии.

Начальник отдела кадров – тот человек, который осуществляет общее руководство отделом кадров. Такой сотрудник может составлять рекомендательные письма для работников, а также, по запросу работника или правоохранительных органов, может предоставлять характеристику на работника.

Впрочем, характеристику и рекомендательное письмо может составлять и непосредственный руководитель предприятия.

Кроме того, следует отметить, что специалисты отдела кадров не принимают управленческих решений: они лишь документируют события в трудовой деятельности работника – прием, опоздание, больничный, прогул, увольнение.

Ответственность за ведение кадрового учета

В любом случае, кто бы не занимался ведением кадрового учета на предприятии, важно, чтобы этот человек (или несколько) вели этот учет правильно. Иначе у организации возникают правовые риски (принципиальный работник обратится в суд), финансовые риски (контролирующие органы при проверке выявят нарушения и произведут доначисление взносов вместе со штрафами или просто выпишут штраф).

Кроме того, любому предпринимателю необходимо осознавать социальную ответственность бизнеса. Это ответственность перед людьми, которым предоставлены рабочие места.

Например, статья 62 Трудового Кодекса Российской Федерации гарантирует работнику безвозмездное получение документов, связанных с работой, и их копий. Или, например, статья 94 Трудового Кодекса гарантирует разным категориям работников разную продолжительность работы (смены). Кроме того, статья 173 Трудового Кодекса предоставляет гарантии работникам, получающим высшее образование. Статья 114 Трудового Кодека гарантирует работнику предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска.  Данные права являются гарантированными и неотъемлемыми правами работников. Однако работодатель сможет соблюдать эти права только лишь при правильном ведении кадрового учета в организации. Без грамотно организованного кадрового учета на предприятии, соблюдение прав работников становится крайне затруднительным, что ведет не только к потенциальной возможности нарушения прав работников, но и возможным правовым рискам при проведении проверок контролирующими органами.

Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

Кадровый «минимализм»

Помимо бухгалтерского и налогового учета любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в том случае, если у него есть работники) обязаны вести кадровый учет. Однако практика показывает, что кадровый учет в небольших организациях либо отсутствует полностью, либо присутствует только та его часть, которая связана с выплатой зарплаты и начислением налогов. Поэтому в данной статье мы хотим рассказать о некотором минимуме кадровых документов, которые должны быть у каждой организации.

Что такое кадровый учет? Кто его должен вести?

Что же такое кадровый учет? Единственного определения не существует, но упрощенно можно сказать, что это учет документов, связанных с работниками. То есть все документы, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений (прием на работу, увольнение и т.д.) и с организацией труда работников (правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании и т.д.) являются кадровым учетом.

Кто должен им заниматься в организации? Часто это «больной» вопрос для небольших предприятий. Поскольку ведение кадрового учета в полном объеме и «не для галочки» это весьма непростое дело, заниматься им должен специально обученный человек – специалист отдела кадров (говоря иначе, кадровик). Но мотивировать директора организации на введение в штат специального человека для учета кадров бывает очень трудно. С другой стороны у небольшой компании и нет достаточного объема работы для отдельного специалиста. Поэтому этим обычно занимается главный бухгалтер компании и руководитель.

Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Основным законом, регулирующим отношения работника и работодателя, является Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Именно он устанавливает права и обязанности работодателя в сфере кадрового учета.

Минимальный набор документов

Разными статьями ТК РФ определено довольно много кадровых документов, которые должны быть в любой организации. Мы не будем касаться порядка оформления этих документов, а лишь приведем список тех документов, которые обязательно должны быть (должны храниться) на предприятии, с небольшими комментариями. Итак:

  1. Трудовой договор. С каждым работником (включая директора организации) должен заключаться трудовой договор, поскольку именно на основании трудового договора возникают трудовые отношения.
  2. Дополнительные соглашения к трудовому договору. Если условия трудового договора меняются, то все изменения должны быть оформлены в виде доп. соглашений к трудовому договору.
  3. Должностная инструкция. В ней описывается, что должен делать работник, на данной должности, его права и обязанности. Может быть включена в трудовой договор и тогда отдельного документа не требуется.
  4. Трудовая книжка. При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить. Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении.
  5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.
  6. Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.
  7. График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.
  8. Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник. Ведется на каждого сотрудника.
  9. Расчетный листок. Выдается каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. Утвержденной формы нет, но есть обязательные требования к содержанию расчетного листка.
  10. Личная карточка работника. В нее заносится полная информация о работнике. Существует утвержденная форма личной карточки. Ведется на каждого работника.
  11. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный документ, который как следует из названия, устанавливает внутренний трудовой распорядок. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
  12. Положение о защите персональных данных (ПЗПД). Обязательный документ, в котором работодатель регламентирует порядок обращения с персональными данными. ПЗПД может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
  13. Положение об оплате труда и премировании. Документ, в котором описываются возможные способы премирования и доплат. Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
  14. Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.
  15. Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу).

На этом минимальный список необходимых кадровых документов можно завершить. Существует еще множество документов, которые тоже должны быть на предприятии, например положение о командировках – если сотрудники отправляются в командировки, положение о ненормированном рабочем дне – если у работников он есть, а также документы по воинскому учету граждан и т.д. Но это уже более специфические документы.

Некоторые особенности кадрового учета

Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать.

Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя. Сроки на регистрацию следующие: 10 дней для регистрации в ФСС и 30 дней для регистрации в ПФР. Срок считается со дня приема на работу первого сотрудника. Иначе индивидуального предпринимателя ждут немаленькие штрафы.

Второе. Работодатель обязан ознакомить сотрудников со многими документами под роспись. Поэтому удобно завести соответствующую книгу (книги) где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомлены с документом. Кроме того, например расчетный листок работодатель обязан выдавать сотруднику. Поэтому разумно завезти книгу выдачи расчетных листков. В ней сотрудники будут расписываться в их получении. Зато в случае какого-либо конфликта, именно она подтвердит, что листки действительно выдавались.

Маленькие хитрости

Предположим, что вас ожидает плановая или внеплановая проверка кадрового учета со стороны контролирующих органов. Это конечно неприятно, но что поделать. Чтобы проверка прошла наиболее безболезненно желательно к ней подготовиться. И во время подготовки надо учитывать некоторые пункты законодательства с этим связанные (мы рекомендуем обратить на них пристальное внимание), а именно:

  1. О проведении плановой проверки контролирующие органы должны уведомить вас не позднее, чем за трое суток до ее начала (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). О внеплановой — не позднее, чем за 24 часа до ее начала (за некоторыми исключениями, ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
  2. Срок проведения проверки (документарной, выездной) не может быть больше 20 рабочих дней. Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия — не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).
  3. Выездная проверка не может проводиться в случае отсутствия руководителя, либо иного уполномоченного лица (ст. 15 Закона N 294-ФЗ).
  4. В случае грубых нарушений при проведении проверки ее результаты не могут являться доказательством нарушения законодательства организацией (ст. 20 Закона N 294-ФЗ). Список грубых нарушений не маленький (ст. 20 Закона N 294-ФЗ) и включает нарушение сроков проведения и уведомления.

В заключении

Кадровый учет является не только обязательным, но еще и весьма важным составляющим любого бизнеса. Многие вопросы, так или иначе возникающие во время деятельности организации, относятся именно к кадровому учету. Поэтому его правильное ведение не только позволит избежать многих проблем, но и даст организации более полное понимание своей внутренней структуры, рисков, возможностей.

andial-sib.ru

Кадровый учет. Кадровое делопроизводство. Организация Кадрового учета.

   Веду кадровый учет для организаций и ИП.Для организаций и предпринимателей, которые состоят на обслуживании по бухгалтерскому учету, кадровый учет входит в основную услугу. Так же выполняю разовую работу по организации кадрового учета, восстановлению запущенного или ведению учета в течение какого-то периода. При необходмости консультирую по вопросам кадрового учета и делопроизводства.

   Что входит в понятие кадрового учета для малых предприятий и ИП.

   Кадровый учет и делопроизводство — это комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом по трудовой деятельности сотрудников. Этот механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности.

   При приеме на работу нового сотрудника, согласно ТК РФ,  делаются копии следующих документов:

  • паспорт РФ с отметкой о прописке или регистрации
  • военный билет
  • пенсионное страховое свидетельство
  • ИНН
  • медицинский страховой полис
  • диплом или свидетельство об образовании

   Все копии остаются в отделе кадров, а подлинники работодатель имеет право потребовать в любое время для ознакомления с ними. Трудовую книжку заводят в отделе кадров или, если она уже имеется у сотрудника, то он обязан предоставить ее в отдел кадров. Трудовая книжка является основным документом о деятельности сотрудника и его трудовом стаже и оформляется работодателем в течение первых пяти рабочих дней, согласно статье 66 ТК РФ. Кроме трудовой книжки в отделе кадров с сотрудником организации заключают трудовой договор не позднее трех рабочих дней с момента допуска его к работе. В трудовом договоре должны быть указаны условия труда, размер заработной платы, возможные доплаты и надбавки.

   Обобщая существующую практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников, как правило, до 30-50 человек:

  • штатное расписание
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • должностные инструкции на каждого работника
  • приказы по личному составу
  • приказы о поощрениях, командировках, отпусках
  • приказы по основной деятельности предприятия
  • личная карточка на каждого работника
  • трудовой договор на каждого работника
  • график отпусков
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • коллективный договор между работодателем и работниками

   С отдельными сотрудниками могут быть заключены договоры о неразглашении коммерческой тайны или договоры о материальной ответственности.

   Кризисное время для многих предприятий диктует необходимость проведения мер, направленных на сокращение издержек:

  • сокращение численности персонала
  • ликвидация структурных подразделений
  • сокращение расходов на персонал
  • сокращение рабочего дня, рабочей недели сотрудников

   Все это требует точности и соответствия требованиям ТК РФ.

   В малых предприятиях зачастую вопросы кадрового делопроизводства ложатся на сотрудников, не имеющих опыта в данном деле. Типовые договора и стандартные шаблоны документов частично могут помочь в делопроизводстве, но они могут не отражать последние изменения законодательства. Если у Вас есть сложности, вопросы по кадровому учету, который ведется в Вашей организации, можно воспользоваться консультациями. Консультация может быть по телефону, по электронной почте, по скайпу или же лично.

   Стоимость ведения кадрового учета, а так же организация, восстановление делопроизводства можно посмотреть в разделе цены.

 

xn—-7sbe4atxhmsl2c.xn--p1ai

Кадровый учет на аутсорсе: предача, этапы, аудит

Совершенствование функций современной кадровой службы происходит неотрывно от развития условий экономики, в которых работает то или иное предприятие.

Кадровая работа крупных организаций осуществляется по двум направлениям: управление персоналом и работа с кадрами. В крупной организации эти направления четко выделены и идентифицированы.

В субъектах среднего и малого предпринимательства они также присутствуют, только разграничение практически незаметно.

Современная кадровая служба – это подразделение, выполняющее большой круг задач. Расширение функционала кадрового подразделения и все возрастающий объем его работы приводят к передаче ведения кадрового учета аутсорсинговой компании.

Привлечение внешней службы

Служба управления кадрами выполняет множество функций. К ним относятся не только подбор персонала, его оформление на работу и составление штатного расписания.

Кадровое управление занимается планированием персонала, внедрением новых эффективных методов подбора потенциальных кандидатов, вопросами обучения и аттестации работников, разработкой системы мотивации, формированием корпоративной культуры.

Не стоит упускать и работу с документами: оформление приема на работу, перевода, увольнения сотрудника, составление документов о поощрении или взыскании дисциплинарного характера, составление и внедрение внутренних нормативных актов, находящихся в ведении кадрового отдела.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера.

Программы для ведения бухучета ИП в большинстве своем не бесплатны, но их стоимость при этом невелика и вполне соизмерима с той пользой, которую они приносят.

Индивидуальный предприниматель должен определить, какие именно бухгалтерские услуги ему действительно будет выгодно заказывать у аутсорсинговой компании. Перечень услуг и советы по выбору компании читайте в этой статье.

Решение о привлечении сторонней организации для оказания услуг по ведению кадрового учета принимается на основе сравнения предполагаемых затрат. Руководитель компании должен сравнить две цифры: стоимость услуг кадрового аутсорсера и затраты на привлечение дополнительного квалифицированного сотрудника.

После выбора сторонней организации для кадрового делопроизводства с ней заключается договор, который обязательно должен включать в себя описание передаваемых на аутсорсинг задач, срок их передачи, стоимость услуг и ответственность сторон.

Предмет договора и срок являются существенными пунктами договора. Важно четко определить круг услуг кадрового учета, которыми будет заниматься сторонняя компания.

Цена услуг определяется обычно исходя из численности работников организации заказчика и прописывается в договоре. Рекомендуется также указывать в этом документе и ответственность аутсорсера за нарушения трудового законодательства в размере возможных штрафов, начисленных контролирующими органами.

Этапы передачи кадрового учета на аутсорс

Кадровый аутсорсинг привлекателен для клиентов прежде всего тем, что внешняя компания берет на себя ответственность за сложный раздел учета. Она оказывает услуги по ведению кадрового учета на профессиональном уровне при минимальных рисках.

Для крупных заказчиков такое положение дел наиболее выгодно, так как создается единый центр обслуживания, который занимается кадровым делопроизводством всех подразделений и филиалов компании. Затраты на кадровый учет при такой его организации гораздо меньше, а выгод значительно больше.

Имеются и некоторые сложности:

  • повышенная зависимость от сотрудников, оказывающих кадровые услуги;
  • ограниченные возможности оказания кадровых услуг в удаленных регионах;
  • возможные сложности при выделении полномочий и зоны ответственности аутсорсера;
  • низкая степень автоматизации оказываемых услуг;
  • достаточно высокая стоимость услуг аутсорсера.

Компания-аутсорсер не сразу приступает к оказанию услуг кадрового учета. До начала предстоящей работы проходит некоторое время, которое можно разделить на этапы.

Этап 1. Анализ ситуации

На этом этапе проводится анализ функций кадрового подразделения, которые организация собирается передать внешней компании.

Здесь же заказчик согласует перечень требований к квалификации и численности персонала аутсорсера, необходимость использования бизнес-приложений, меры по обеспечению безопасности и защите информации, юридические вопросы.

Первый этап предполагает согласование бюджета, анализ рисков и составление календарного плана работ.

Этап 2. Работа над проектом

Работа над проектом интеграции услуг по ведению кадрового учета с функционированием компании заказчика предполагает:

  • подбор аутсорсером команды исполнителей,
  • разработку карты бизнес-процессов,
  • инструкций по взаимодействию представителей аутсорсера с подразделениями заказчика,
  • планов по проведению работы с персоналом,
  • использованию программного обеспечения,
  • процедур контроля качества услуги и решение прочих организационных вопросов.

Этап 3. Внедрение

На этапе внедрения происходит непосредственное развертывание инфраструктуры аутсорсинговой организации, интеграция бизнес-приложений.

Третий этап предполагает отработку всех процедур взаимодействия и перевод работы аутсорсера в промышленную эксплуатацию.

Этап 4. Оптимизация

Этот этап позволяет оптимизировать оказываемые аутсорсером услуги. Здесь проводится анализ ключевых показателей, проверка их соответствия целевым точкам и разрабатываются планы по совершенствованию услуг внешней кадровой службы.

Важные моменты оказания услуг аутсорсером

Привлечение аутсорсера для кадрового учета требует внимательности со стороны руководства. На какие моменты следует обратить внимание?

Издание приказа о привлечении сторонней компании. Приказ издается в обязательном порядке после заключения договора;

Передача расчета заработной платы. Функция расчета заработной платы сотрудникам может и не передаваться аутсорсеру. Однако на практике расчет зарплаты передается вместе с кадровым учетом. Это позволяет избежать ошибок, поскольку все документы будут формироваться сразу в единой базе;

Передача части функций: кадровое делопроизводство компании может передаваться аутсорсеру целиком или частично с разграничением зоны ответственности;

Наличие согласия каждого работника на передачу их персональных данных: это обязательное условие допуска аутсорсера к кадровой документации;

Передача аутсорсеру ведения трудовых книжек возможна только при наличии правильно оформленных документов о защите персональных данных сотрудников и приказа об их передаче аутсорсеру.

Аудит и восстановление кадрового делопроизводства

Проведение аудита или восстановление кадрового делопроизводства – это те операции, которые компания может провести самостоятельно, а может делегировать компании-аутсорсеру. На практике привлечение квалифицированных специалистов аутсорсера более эффективно.

Кадровый аудит представляет собой весьма обширный процесс, в котором аудит кадрового делопроизводства является лишь одним из этапов.

Аудит кадрового делопроизводства заключается:

  • в составлении перечня необходимых к наличию локальных нормативных актов;
  • в проверке наличия этих актов в компании: что есть и что должно быть;
  • в проверке кадровых документов на актуальность, правильность, наличие ошибок;
  • в составлении отчета по проведенному аудиту и описание выявленных недостатков и мер по их устранению.

Восстановление кадрового учета может потребоваться в разных случаях. Например, такая услуга востребована тогда, когда кадровый учет ранее велся не должным образом или утрачен в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Компания-аутсорсер в данном случае проведет не только все подготовительные работы, но и непосредственное восстановление кадрового учета.

Специальная компьютерная программа для расчета заработной платы автоматически заполняет и журнал, в котором отражаются все хозяйственные операции по расчетам с работниками.

Если ведение отчетности при ИП осуществляется своевременно и достоверно, без искажения информации, то оно дает достоверную информацию о состоянии бизнеса, позволяет избежать штрафных санкций и делает бизнес легитимным. Подробности тут.

Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового учета к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность.

Это явление объясняется желанием получить профессиональную помощь на сложном участке учета, сократить затраты на его ведение и сформировать в компании систему эффективного управления персоналом, обеспечив себя хорошими кадрами.

Читайте так же:

  • Система управления персоналом Совокупность методов работы с работниками в организации называется системой управления персоналом. Она неотъемлемая часть качественного плана управления организацией в целом.
    Персонал […]
  • Ведение кадрового учета ИП Кадровый учет для индивидуального предпринимателя имеет не меньшее значение, чем для крупной компании. Почему? Ответ прост: ИП должен вести учет заработной платы своим сотрудникам и взносы […]

tvoi.biz

Организация и ведение кадрового учета на предприятии


Кадровый учет — это сбор и систематизация сведений о штатных и внештатных сотрудниках компании и ведение документооборота, связанного с движением кадров. Кадровый учет и документооборот нужен для любой организации независимо от ее численности и организационно-правовой формы.


Наша компания готова взять на себя организацию и ведение кадрового учета и документооборота вашего предприятия. Мы поможем вам решить следующие задачи:


  • Разработка трудовых договоров и должностных инструкций для сотрудников предприятия

  • Разработка унифицированных документов, обеспечивающих работы кадров (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате и охране труда, табель учета рабочего времени и др.)

  • Разработка внутренней нормативной и иной кадровой документации в соответствии с нормами законодательства

  • Внедрение специализированного программного обеспечения, автоматизирующего процессы кадрового делопроизводства


Кроме того, мы дадим любые консультации по кадровому учету и трудовому законодательству.


Перечень документов, необходимых для учета кадров компании:


  • Распорядительные документы (приказы о приеме сотрудника на работу, его переводе на другую работу; прекращении трудового договора, поощрении, предоставлении отпуска, направлении в командировку сотрудника)

  • Документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые книжки, договоры и соглашения)

  • Информационно-расчетные документы (личная карточка работника, табель учета рабочего времени, штатное расписание, график отпусков, расчетная и платежная ведомости, листки о временной нетрудоспособности, командировочные документы)

  • Внутренняя служебная переписка (внутренние нормативные акты по труду, журналы и книги учета и регистрации кадровых документов)


Стоимость ведения кадрового учета в нашей компании вы можете посмотреть в разделе цены.

fs-audit.ru

Кадровый учет работников для ИП и организации

ИП как работодатель

При активном и положительном развитии бизнеса индивидуального предпринимателя рано или поздно он может столкнуться с вопросом потребности в дополнительной рабочей силе. Для ИП более удобным является заключение договоров на оказание услуг, но, тем не менее, законодательством РФ предусмотрена и возможность предпринимателя нанимать работников в штат. При найме сотрудников отчётность и кадровые документы для ИП будут такими же, что и для других предприятий.

Нанимая сотрудников, индивидуальный предприниматель становится ещё и работодателем. Трудовые отношения между работодателем и работником должны быть обязательно официально оформлены. В случае с индивидуальным предпринимательством это делается путём заключения двустороннего трудового договора, который должен быть составлен согласно действующему законодательству.

Налоговые справки

Одной из обязанностей ИП как работодателя является функция налогового агента для своих наемных сотрудников – доход и налог на доход, которые они получают, учитываются в регистре по учёту НДФЛ.

Справку о доходах физических лиц формы 2-НДФЛ запрашивают при оформлении кредита, в государственных ведомствах, при оформлении некоторых виз для выезда за границу и в ряде других случаев. Предоставить справку о доходе сотруднику – обязанность каждого работодателя, в том числе и индивидуального предпринимателя, которому следует разбираться в особенностях заполнения 2-НДФЛ.

Для выплаты необходимой суммы налога руководство фирм должно каждый год высчитывать среднесписочную численность сотрудников и подавать эту информацию в налоговую службу. Делается это еще и для ведения официальной статистики по предприятию.

Кадровая документация

Грамотный кадровый учёт сотрудников необходим в независимости от того, работает в фирме до десятка человек или несколько сотен.

Начиная с процесса приёма специалиста на работу, вся его деятельность, карьерный рост и прочие события вплоть до увольнения или выхода на пенсию должны быть документально отображены. Кадровый учет – это как раз комплекс действий по регламентированию и документированию таких отношений между работодателем и сотрудником. В крупных компаниях для выполнения этой задачи существуют специализированные отделы, в маленьких фирмах этим может заниматься один человек – как правило, это кадровый работник.

Личные дела

Законодательством обязательное ведение личных дел работников предусмотрено только для государственных учреждений. Частные фирмы любых форматов могут делать это по желанию. Однако стоит отметить, что создание личных дел на сотрудников значительно упрощает кадровый учёт организации в целом, упорядочивает и сортирует документацию, гарантируя, что информация о работнике надёжно сохраняется в одном месте и является доступной при необходимости.

Трудовые книжки

В первую очередь на предприятии должно быть налажено соответствующее правилам хранение трудовых книжек. Требуется бережно и ответственно подходить к сохранности и заполнению этого документа, так как трудовая книжка является свидетельством официального трудоустройства и стажа каждого работника. За утерю трудовых книжек на руководство предприятия возлагается административная ответственность.

Характеристики на сотрудников

В трудовой деятельности работодателя и подчинённого возникают ситуации, при которых необходимо составить характеристику. Порой они необходимы для отчётности, иногда для поощрения сотрудника, нередко составляются по запросу из внешней организации. Самым сложным в написании характеристик является объективный взгляд на деятельность и качества сотрудника; обычно этот документ составляется в свободной форме, но при этом требуется соблюдать и некоторые обязательные условия.

В рубрике — «Кадровый учет» 16 материалов.

Как, когда и куда нужно сдавать сведения о среднесписочной численности работников за 2017-2018 годы

Ежегодно до 20 января каждый индивидуальный предприниматель и каждый руководитель организации должны подавать в налоговую службу сведения о среднесписочной численности работников. Необходимость предоставления данной отчетности оговорена в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации.

Справка 2-НДФЛ в 2019 году

Для многих наиболее известным документом, подтверждающим доход, является справка 2-НДФЛ. Её требуют банки для получения кредита, необходима она для подтверждения дохода в некоторых государственных учреждениях. В заполнении этого документа существует масса особенностей, на которые стоит обратить внимание индивидуальному предпринимателю. 

Налоговая карточка по форме 1-НДФЛ и её заполнение в 2019 году

Индивидуальные предприниматели, которые принимают на работу сотрудников, несут дополнительные обязанности по уплате налогов и за них. Кроме того, как налоговый агент предприниматель должен осуществлять периодическую подготовку различной документации по удержанию подоходного налога. Одним из таких документов является форма 1-НДФЛ.

Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Индивидуальный предприниматель (ИП) и наемные работники

Наемный работник – это человек, который выполняет обязанности, предусмотренные условиями трудового договора. Разумеется, у индивидуального предпринимателя, чей бизнес активно развивается, рано или возникает вопрос: может ли ИП нанимать работников?

Особенности написания отрицательной и положительной характеристики на работника

Наверное, каждый руководитель хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью составления характеристики на работника предприятия. Но намного чаще задачу перекладывают на отдел кадров, вопреки тому, что по-настоящему объективную оценку сотруднику (ее и должна отражать характеристика) может дать только непосредственный руководитель. Ведь именно он, видя профессиональный рост, инициативность или пассивность подчиненного, знает, насколько хорошо или.

Как написать характеристику на работника для награждения

Практически каждый руководитель любого предприятия хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью составить характеристику на сотрудника: для прохождения аттестации, для ознакомления с его профессиональными качествами или для представления к награде. Характеристика на работника для награждения составляется в обязательном порядке.

Как грамотно написать характеристику на сотрудника

Характеристика на сотрудника – это официальный документ, который составляется на предприятии. Она должна отражать сведения о работнике, его профессиональных и личных качествах, а также о его трудовой карьере. Описание должно давать оценку работнику, чтобы руководство или сторонняя организация, по чьему запросу составлен документ, смогли сделать соответствующие выводы. Если вы затрудняетесь с составлением подобного описания, наша.

Что такое характеристика на работника, какая она бывает и зачем нужна

Руководители всех рангов и специалисты отдела кадров в своей трудовой деятельности рано или поздно сталкиваются с необходимостью написать отзыв о работе сотрудника предприятия. Образец характеристики на работника на сегодняшний день легко можно найти в интернете, но если вы сомневаетесь в народном творчестве или хотите точно знать все нюансы, давайте попробуем разобраться, что должен отражать такой.

Как формируется и ведется личное дело работника

Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем.

Что такое среднесписочная численность работников и зачем она нужна

С 2007 года, согласно действующим нормам законодательства, каждый руководитель предприятия (в том числе индивидуальный предприниматель) должен подавать в налоговую службу сведения о среднесписочной численности своих работников по специальной форме. Подавать эти сведения, как уже было сказано выше, должны абсолютно все юридические лица и предприниматели, находящиеся на любой форме налогообложения, даже ИП без работников. Рассмотрим процедуру.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Согласно ст. 80-й Налогового кодекса РФ, руководитель предприятия, будь то индивидуальный предприниматель (в случаях, если в течение года привлекались наемные работники) или глава общества с ограниченной ответственностью, должен подавать в налоговую службу по месту регистрации организации сведения о среднесписочной численности работников. В статье ниже мы постараемся подробно рассказать, как посчитать среднесписочную численность работников.

Налоговая карточка по форме 1-НДФЛ и налоговый регистр по учету НДФЛ

Форма 1-НДФЛ – это налоговая карточка, в которой учитывается доход и налог на доход физического лица. Данный документ был утвержден приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 и являлся первичным документом налогового учета, который обязаны были вести налоговые агенты по каждому физическому лицу. С 1 января 2011 года карточка 1-НДФЛ была заменена регистром налогового учета.

Заключение трудового договора ИП с работником

Каждый индивидуальный предприниматель при необходимости может нанять сотрудников. При этом работник имеет право заключить трудовой договор с ИП как подтверждение данных правоотношений между ним и работодателем.

Где взять или сделать справку 2-НДФЛ

Многие наши сограждане, в том числе и индивидуальные предприниматели, время от времени задаются вопросом, где взять справку 2-НДФЛ. Ответ на этот вопрос попробуем дать в этой статье.

Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ

Многие предприниматели, принимающие на работу сотрудников, рано или поздно сталкиваются с вопросом, как заполнить справку 2-НДФЛ. На самом деле ничего сложного в её заполнении нет, тем более что форма данной справки унифицирована и порядок её заполнения регламентирован законодательством. В данной статье рассмотрим все сложности, которые могут возникнуть в процессе оформления такого документа.

ipinform.ru