Как оформлять командировки в 2019 году – Как оформить командировку сотруднику в 2019 году: пошаговая инструкция
Как оформить командировку сотруднику в 2019 году: пошаговая инструкция
Достаточно часто возникает необходимость улаживать профессиональные вопросы за пределами одного города, поэтому каждому работнику, а также работодателю следует в полной мере владеть информацией о том, как оформить командировку сотруднику в 2018 году. Существуют нормы законодательства, определяющие, как правильно оформить документацию для выезда, как проводить оплату труда в период командирования, а также компенсировать дополнительные расходы. К тому же не каждый служебный выезд можно считать командировкой.+
Читайте также: Как составить журнал прихода и ухода сотрудников с рабочего места
Особенности оформления командировка в 2018 году
Регламентация процесса командирования проходит на основе нормативно-правовых документов, утвержденных законодательными органами, а также налоговыми органами.
Особенностями такого вида трудовых отношений можно считать:
- Отсутствие надобности оформлять дополнительное командировочное удостоверение, которое подтверждает, что поездка проводится действительно в служебных целях и обязывает работодателя к выдаче служебных заданий сотрудникам, направляющимся в отъезд и требования отчета о выполнении.
- Размер суточных выплат работнику во время командировки ограничений не имеет, но регулируется налоговым кодексом государства, которое освобождает от налогообложения суточное содержание.
- Однодневные поездки за рубеж оплачиваются соответственно законодательству в размере пятидесяти процентов от указанной в Трудовом кодексе суммы. В случае если сотрудник вернулся из поездки по объективным причинам, связанным с режимом движения транспорта, то суточные оплачиваются в размере ста процентов.
- Возмещение во время командирования расходов работника на топливо, в случае выезда на личном транспорте, производится на основе предъявленных чеков на закупку топлива или же оформления докладной записки, описывающей все затраты.
Какие служебные выезды можно считать командировкой
Как говорилось ранее, не все поездки, даже по служебным вопросам, следует считать командировками. Так, например, нельзя назвать данным термином постоянные поездки в разные страны водителя-дальнобойщика, направления сотрудника для решения каких-либо вопросов в организацию, находящуюся в черте города или даже в соседнем квартале, а также для выполнения личных требований начальства.
Если внимательно изучить постановление правительства, где детально расписана процедура командирования и достаточно доступно объясняется, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, то несложно определить основные признаки командировочной поездки. К таким критериям можно отнести следующее:
- Человек, направляющийся в командировку, обязан состоять в официально оформленных трудовых отношениях с работодателем.
- Выезд осуществляется по распоряжению начальства и должен быть подкреплен приказом или письменным распоряжением, с которым сотруднику следует ознакомиться, но его личное мнение на ситуацию никаким образом не влияет.
- Основная цель данного выезда – это выполнение какого-либо служебного задания во благо деятельности организации, а не личных приоритетов.
- Командировкой считается поездка за пределы города или другого населенного пункта, где находится рабочее место сотрудника, не обязательно за границы страны.
Что касается последнего пункта, то тут часто возникают недоразумения, ведь иногда достаточно сложно определить, где находится место труда сотрудника. Слишком ограниченно было бы считать таким местом здание организации, в стенах которой трудится рабочий персонал. Чаще всего возникают трудности, когда сотрудник работает в филиале, а не в самой организации, или же он направляется из главной компании в ее же территориально отдаленный филиал, находящийся в другом населенном пункте, а также при возникновении надобности командирования дистанционных и надомных работников в главный офис организации. Все эти тонкости нужно заранее учитывать и прописывать во время оформления командировки, чтобы не потерять положенные выплаты.
Подготовка необходимых документов
Чтобы организовать и совершить такое важное мероприятие, как командировка, необходимо пройти несколько этапов подготовки, которые включают оформление обязательных командировочных документов.
Первым этапом в этом станет подготовка и планирование. Прежде всего, необходимо знать, что не каждого трудящегося можно отправить в командировку. Существуют ограничения, прописанные в законодательстве. Согласно нормам закона, нельзя отправить в служебную поездку:
- женщину, находящуюся во втором или третьем триместре беременности;
- сотрудника, не достигшего совершеннолетнего возраста;
- работника-практиканта или ученика, если задание поездки не способствует его обучению.
Также нельзя командировать без их личного согласия таких трудящихся, как:
- женщин, воспитывающих детей до трех лет;
- одиноких родителей (мать или отец), имеющих ребенка до пяти лет;
- сотрудника, имеющего на попечении ребенка с инвалидностью;
- работника, ухаживающего за больным родственником и имеющего об этом медицинскую справку;
- отца, который самостоятельно воспитывает ребенка без помощи матери;
- трудящихся, являющихся опекунами или воспитателями детей.
Итак, после выбора подходящей кандидатуры следует документально оформить направление и ознакомить с ним служащего под подпись. Конечно же, кандидат имеет право выразить свое несогласие с решением руководства, но это будет расцениваться как невыполнение распоряжения начальника, и ничего хорошего для подчиненного не сулит. Хотя, согласно законодательству, такое несогласие не может повлечь за собой каких-либо дисциплинарных взысканий, моральных или материальных.
Что касается длительности командировки, то каких-либо ограничений нет. Но поездка, конечно же, должна иметь определенную продолжительность, которая будет зависеть от степени сложности и объема выполняемого задания. Кстати, время, которое тратится в пути, также причисляется к общему времени длительности поездки. Чтобы работник имел возможность вернуться раньше, при условии выполнения поставленной задачи досрочно, необходимо правильное оформление командировочного с так называемым ежедневным возвращением. В таком случае служащий возместит все сопутствующие расходы на поездки, кроме суточных, за те дни, на которые был сокращен срок поездки.
Главным будет правильное оформление документов. Первоначально следует сделать два документа. Одним из них является докладная записка или заявка на имя руководителя, в которой указывается имя командируемого, направляющегося в командировку, пункт назначения, срок поездки и ее цель. Такую заявку может подготовить сам кандидат или начальник структурного подразделения. Другим документом является служебное задание для направляемого. Здесь прописываются все нюансы поездки: конкретное место, время, необходимые действия и прочее.
На основании этих двух документов, второй из которых необязателен, готовится приказ и командировочное удостоверение, подписанные руководителем и заверенные печатью организации. Командировочное удостоверение – это главный документ, свидетельствующий о выполнении всех заданий поездки, на основе которого сотрудник получит все полагающиеся выплаты. Эту бумагу работник привозит с собой по окончании поездки со всеми предусмотренными отметками о прибытии и убытии, а также в дополнение к нему сдает отчет о выполнении положенных на него задач, документы о проживании в гостинице, чеки, подтверждающие покупку топлива, если использовался личный транспорт, и другие.
Перед выездом служащий имеет право подать заявление о выдаче аванса на предполагаемые траты. В таком случае он обязан будет отчитаться за потраченные деньги.
Не менее важным есть процедура продления срока командировки, если такая требуется. По инициативе руководства или же самого работника возможно увеличение длительности выезда, так как ограничения по времени в принципе не существует. Такое возможно, если по каким-либо причинам работник не успевает выполнить все доверенные ему задания или же появились дополнительные поручения. Если трудящийся не относится к льготным категориям, то его согласие на продление срока поездки не нужно. Если же это сотрудник, согласие которого необходимо, перед продлением понадобится обязательно затребовать новое. Продление командировки также фиксируется путем издания нового приказа и добавлением новых строк о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.
Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение
2018
НомерЛюбой
Электронная версия
www.audar-press.ru
Документы для командировки в 2019 году, оформление
Статья рассказывает, как правильно составить документы для командировки в 2019 году, разъясняет, какие нюансы нужно учитывать.
Правовое регулирование
Изменился порядок оформления командировок. Теперь для оформления рабочей поездки требуется минимум документов.
2 основных акта, регулирующих оформление командировок:
- постановление Правительства № 749 датировано октябрем 2008 года;
- постановление Правительства № 1595 утверждено в декабре 2014 года. Кстати, этим правовым актом упразднено оформление удостоверений.
Важно! Теперь компания сама решает, заполнять или нет журнал командированных работников. Официально такая обязанность отменена Правительством. Постановление № 771 датировано июлем 2015 года.
Как правильно оформить рабочую поездку
Когда специалиста отправляют в поездку, можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. С образцами можно ознакомиться в постановлении № 1, датированном январем 2004 года. Нет желания использовать учетные формы, разработайте свои. Для оформления командировки можно поменять или скорректировать бланки. Когда назначается командировка на 2019 год документы можно утвердить локальным актом.
Таблица документации для оформления рабочей поездки
| Название акта | Особенности составления |
| Приказ | Используется форма № Т-9а. Пишется должность, имя, фамилия и отчество сотрудника. Указывается место командировки, срок пребывания. Бухгалтерии потребуется немного скорректировать образец, убрать из него упоминание о служебном задании. В приказе на сотрудника также указывается цель поездки и основание для поездки. Например, основанием является служебная записка либо договор, заключенный с контрагентом. |
| Табель учета рабочего времени | Табель заполняется, чтобы зафиксировать, сколько времени будет отсутствовать сотрудник. Командированным специалистам компенсируется средний заработок. Поэтому нужно точно знать, сколько времени сотрудника не будет на предприятии. Иначе не получится сделать начисления. Для командируемых работников используется отдельный код. Пишется код К. Символы РВ обозначает, что человек, находясь в поездке, трудился в рабочий день. Необходимо написать количество рабочих часов, если руководитель распорядился о работе на выходных. Труд по выходным дням оплачивается в двойном размере (статья 153 Трудового кодекса). |
| Авансовый отчет | Доклад оформляется после поездки. Нужно пояснить, сколько денег было потрачено, пока специалист отсутствовал на предприятии. Отчетность позволяет держать под контролем расходы. Каждую трату нужно подтвердить обязательным документом. Поэтому во время поездки собираются чеки, квитанции, билеты. Нужно использовать форму № АО-1. |
После того, как бухгалтер получит отчет, сотруднику компенсируются траты. Когда документы корректно оформлены, траты можно отражать в финансовой политике компании.
Как доказать затраты
Документами подтверждается, сколько времени провел человек в поездке. Не все едут на поезде или летят на самолете. Зачастую работники путешествуют на собственном автомобиле или мотоцикле. Перед поездкой пишется служебная записка, где пишется срок отсутствия. Составление записки допускается в произвольной форме. Вместе с оправдательными справками записка представляется руководителю фирмы. Записку нужно приложить к авансовому отчету.
В заграничной командировке также нужно собирать подтверждающие документы. Время пребывания за границей проверяется по отметкам, сделанным в паспорте. Для подтверждения рабочей поездки нужно отксерокопировать паспорт с отметками. Документы для командировки в 2019 году по странам СНГ – это проездные документы. По билетам проверяется дата пересечения границы.
Нюансы
Есть группа работников, обязанности которых носят разъездной характер. Например, курьеры. Отдельное документирование для поездок не требуется. Приказ оформляться не должен. Правило утверждено ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса.
Для оформления поездки организация может оформить удостоверение. Отсутствие удостоверения у сотрудника нарушением не является. Ранее были нужны удостоверения, чтобы показать дату отъезда к месту назначения и дату выезда.
От работников также не требуется составление отчета о поездке. Отсутствует необходимость писать задание для работников и проверять его выполнение.
Руководитель вправе утвердить собственный порядок по учету документов для поездок. Такая возможность предоставлена ч. 1 ст. 7 Трудового кодекса. Сотрудниками оформляются те документы, которые утвердил работодатель.
Основанием для заполнения дополнительной документации на командировку является акт, принимаемый на предприятии.
Итак, какие документы утвердил руководитель, такие и придется заполнять работникам. Если имеется локальный акт, то заполняется удостоверение и служебное задание.
Отчетность после поездки
Командировочные на работников платятся, только если представлены все оправдательные документы. Чтобы получить компенсацию, придется отчитаться за каждую трату. Нужны документы, подтверждающие проживание по отелям, гостиницам. Если документы составлены неправильно или отсутствуют, бухгалтерия откажется возмещать расходы по командировке.
Таблица отчетных документов после командировки
| Название документа | Особенности оформления |
| Договор о найме | Необязательно занимать гостиничный номер, можно снять комнату или квартиру. Договор составляется согласно требованиям главы 35 Гражданского кодекса. |
| Договор на оказание гостиничных услуг | Договор должен соответствовать требованиям, утвержденным постановлением Правительства № 1085 от 09.10.2015. Пишется наименование исполнителя, сведения о регистрации в ЕГРЮЛ. Указывается категория номера, перечень услуги и их стоимость. Уточняется время выезда и заезда. |
Документы о проживании должны быть составлены правильно. Если человек потеряет билеты, то период командировки будет уточняться по договорам о проживании.
Порядок оплаты
Перед отъездом сотрудник получает аванс. После проживания гостиница выдает приходный кассовый ордер или кассовый чек. Чек передается бухгалтерии для оплаты. Правила оформления оправдательных справок утверждены постановлением Правительства № 1085.
Аренда квартир также является распространенным способом проблемы с жильем на время путешествий. Расписка от наймодателя подтвердит оплату найма жилья.
Совпадение рабочей поездки с днями отдыха
Нередко поездка работника захватывает выходные дни. Возникают вопросы по оплате.
3 случая совмещения командировки с выходными:
- Рабочая поездка длится несколько дней, захватывает выходные.
- Заранее предполагается, что сотрудник будет исполнять должностные обязанности по выходным.
- Приказ не включает выходные дни, однако дата приезда или отъезда приходится на нерабочий день.
Для каждого случая имеются свои варианты оплаты.
3 нюанса оплаты нерабочих дней в рабочей поездке:
- Если специалист отдыхает в выходной, то никакие дополнительные выплаты или отгулы не полагаются.
- Когда человек трудится по выходным, эта информация должна обязательно отражаться приказом. При этом сотрудникам полагается отгул либо двойная оплата (ст. 153 ТК РФ).
- Выезд или возвращение из рабочей поездки в выходной день дает право на двойную оплату. Поскольку отсутствует детальное регулирование оплаты, имеет смысл урегулировать локальным актом финансовые вопросы.
Локальный акт нужен, чтобы решить все серьезные вопросы: как оплачивать отработанное время, алгоритм оплаты. Решить, что брать за основу: оклад или среднюю ставку. Так же можно обговорить иные важные вопросы.
Резюме
- Документальное оформление командировок значительно упростилось. Можно заполнить учетные формы или разработать свои образцы.
- Условно можно поделить документацию на две группы: распоряжения для направления в командировке и бухгалтерские или финансовые документы на командировку о выделении денежных средств.
- Важно правильно составить распоряжение, корректно учесть рабочее время в табеле.
- Если руководитель посчитает необходимым, то может утвердить дополнительную документацию. Для этого необходимо издать внутренний акт.
- Для получения оплаты важно сохранить документы о поездке и оплате проживания. Отсутствие документов или неправильное оформление является причиной для отказа в оплате.
kadrovyhdel.ru