Содержание

Оформить сотрудника в отпуск. Как правильно?

Содержание страницы

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

  • Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
  • Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
  • Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

  • женщины, ожидающие рождения ребенка;
  • несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
  • усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
  • персонал вредных производств;
  • работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

    График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

    Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

    При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

    Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

    Извещение о предоставлении отпуска.
    Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

  • люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
  • пенсионеры по возрасту;
  • участники ВОВ;
  • сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
  • супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

assistentus.ru

Трудовой отпуск - продолжительность и оформление

[dropcap type=»3″]О[/dropcap]тпуск имеет важное значение для любого работника, поскольку нужно ведь не только работать, но и отдыхать, верно? Отпуск работника такое же неотъемлемое конституционное право, как и право на труд. Однако с таким понятием как «трудовой отпуск», как правило, у людей появляется множество проблем — то его просто не дают, то отпускают не вовремя, с отпуска могут в любое время вызвать, а некоторые работодатели вообще оплачивают его, как сами захотят… В общем, проблем масса, поэтому в данной статье мы предлагаем Вам изучить все вопросы отпуска: кто и когда имеет на него право, сколько отпуск должен продолжаться, как правильно оформить отпуск, как рассчитать отпускные и прочее.

Оплачиваемый отпуск

Сразу хотим сделать оговорку о том, что не всякий работник может рассчитывать на оплачиваемый отпуск. Например, если Вы трудитесь по договору подряда или оказания услуг, тогда Вы не можете рассчитывать на отпуск. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет лишь тот работник, который трудится согласно трудовому договору, поэтому совет №1 — оформляйте трудовые отношения с работодателем правильно!

Теперь о главном. Отпуск сотрудника для отдыха бывает 2-х видов:

  • ежегодный основной (или очередной)
  • дополнительный

По своей сути они едины и схожи: и тот, и другой отпуск предоставляется за работу и предназначен для отдыха. Разница заключается лишь в сроке, причинах и порядке предоставления.

Ежегодный отпуск — это сумма основного и дополнительных отпусков работника, определяемых статьей 114 Трудового кодекса РФ. Основной отпуск полагается всем без исключения работникам вне зависимости от характера работы, которую они выполняют. Вы имеете право на дополнительный отпуск, если:

  • вы работаете ненормированный рабочий день,
  • заняты на тяжелых работах или работах с вредными и (или) опасными условиями труда,
  • работаете в районах Крайнего Севера (24 дня) и в приравненных к Крайнему Северу районах (16 календарных дней),
  • спортсмен или тренер – от 4-х календарных дней.

Время отпуска

Согласно статье 115 ТК РФ основной ежегодный отпуск должен длиться минимум 28 календарных дней без учета праздничных нерабочих дней, которые приходятся на период отпуска, они увеличивают его продолжительность на свое количество. Важно, что такой отпуск полагается абсолютно всем работникам по закону, даже если они работают неполный рабочий день, на условиях совместительства или на испытательном сроке.

Есть некоторые категории работников, которым по закону полагается более продолжительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Это:

  • несовершеннолетние – 31 календарный день,
  • педагоги – 42 или 56 календарных дней (в зависимости от места работы и должности),
  • инвалиды – от 30-ти календарных дней,
  • гражданские и муниципальные служащие, спасатели, таможенники — от 30-ти календарных дней.

Время отпуска полностью зависит от составленного на предприятии графика отпусков. График отпусков является обязательным для исполнения как работником, так и работодателем. Шеф не может не отпустить Вас в отпуск, если по графику пришла Ваша очередь отдыхать. Это возможно только по согласованию сторон, причем предоставить отпуск работодатель должен в течение следующего рабочего, а не календарного года. Конечно, все в основном хотят в отпуск летом, об этом придется позаботиться заранее, написав соответствующее заявление в отделе кадров. Утвержденный график отпусков должен быть готов уже за 2 недели до конца предыдущего календарного года, т.е. посуетитесь о том, чтобы сходить в отпуск, когда Вам хочется, до 15 декабря текущего года, тогда проблем быть не должно.

Оплата отпуска

Оплата отпуска по закону производится не менее чем за 3 календарных дня до его начала. В противном случае она переносится по согласованию сторон. Оплачиваются все 28 календарных дней отпуска, включая выходные, приходящиеся на время отпуска. Оплате не подлежат только праздничные нерабочие дни.

Расчет отпуска производится согласно Постановлению Правительства РФ от 11.04.03 года № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».В расчете учитываются все виды доходов, начисленных работнику за выполнение трудовых обязанностей.

[quote_box_center]Средний дневной заработок для расчета отпускных = Сумма выплат за расчетный период * 29,6 / 3
Сумма отпускных = Средний дневной заработок * Количество календарных дней отпуска[/quote_box_center]

Конечно, как и любой доход, опускные облагаются налогами:

  • НДФЛ по ставке 13%,
  • единым социальным налогом (ЕСН),
  • платежами по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Все эти налоги и выплаты удерживаются с отпускных автоматически, работнику выплачивается уже чистая сумма отпускных.

Бесплатный отпуск

Случаются в жизни ситуации, когда личные проблемы требуют экстренного ухода в отпуск. Это могут быть как радостные, так и печальные события, общее у них одно — в течение какого-то времени Вы не можете присутствовать на рабочем месте. В таких случаях спасает бесплатный отпуск (он же отпуск за свой счет). Для того чтобы его оформить, необходимо предоставить работодателю письменное заявление с объяснением личных причин отсутствия, планируемого времени отсутствия, а также в некоторых случаях документов, подтверждающих, что Вы не можете присутствовать на своем рабочем месте в указанные дни. Безусловно, вопрос о предоставлении неоплачиваемого отпуска в основном лежит во власти работодателя: может отпустить, а может и отказать. Однако есть категории сотрудников, которые по закону имеют право на неоплачиваемый отпуск:

  • участники ВОВ,
  • пенсионеры,
  • сотрудники, работающие по совместительству,
  • супруги и родители военнослужащих,
  • инвалиды,
  • сотрудники в случае рождения ребенка или смерти близкого родственника,
  • работники, учащиеся в ВУЗах,
  • члены избирательных комиссий и множество других категорий.

Для того чтобы получить такой отпуск, работнику следует предоставить к заявлению копию документа о льготе.Пока сотрудник находится в бесплатном отпуске, его не могут уволить, за ним сохраняется его рабочее место. При этом период отдыха за свой счет входит в стаж, на основании которого предоставляется основной отпуск, но не более чем 14 дней. Еще дни бесплатного отпуска не учитываются при расчете отпускных, а также в страховом стаже для пенсии, и в испытательном сроке. Если работник, находясь в бесплатном отпуске, заболевает, больничный ему также не полагается.

bambinostory.com

Как оформить отпуск

При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить следующие виды отпусков:

Подробнее о том, что такое ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и учебный отпуск  мы рассматривали в отдельных консультациях.

Как оформить отпуск

Для того чтобы пойти в отпуск, работник подает работодателю соответствующее заявление. Без заявления работника можно обойтись, если работник будет отдыхать в соответствии с графиком отпусков. В этом случае наоборот, работодатель должен напомнить работнику за 2 недели до начала его отпуска о том, что ему пора отдохнуть (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует. Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий листок нетрудоспособности и заявление.

Учебный отпуск предоставляется также на основании заявления работника, которое должно быть подкреплено соответствующими документами, обосновывающими право на отпуск (справка-вызов из образовательной организации, решение диссертационного совета и др.).

Заявления на отпуск: образцы

Образцы заявлений на отпуск по всем перечисленным выше основаниям можно найти в нашем отдельном материале.

На основании заявлений и подтверждающих документов (в случае необходимости) для правильного оформления отпуска работнику работодатель издает приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

glavkniga.ru

какими бывают отпуска и кому положены, особенные случаи (видео)

05 февраля 2016

Просмотров: 1915

Как правильно должно производиться оформление отпуска работникам? Таким вопросом следует задаться каждому руководителю, т. к. по законодательству у каждого работающего человека есть право на ежегодный отпуск. Что такое отпуск по закону? Это определенный период (чаще всего месяц, но в зависимости от ситуации он может быть больше или меньше), когда работник свободен от своих обязанностей и может распоряжаться этим временем по своему разумению.

Какими бывают отпуска и кому положены?

Для начала нужно разобраться, какой вид «каникул» положен работнику. В первую очередь Трудовой кодекс предписывает, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику раз в год. Средняя его продолжительность — 28 дней. Есть ряд категорий, у которых отпуск работника длится большее количество времени.

Это следующие люди:

  1. Инвалиды любой группы. Такой человек имеет право на 30 дней.
  2. Те работники, которые заключили трудовой договор на 2 месяца или менее. Об этом говорит ст. 291 ТК РФ. К этой же группе можно причислить людей, занятых на работах сезонного характера (ст. 295 ТК РФ). Им должен быть предоставлен отдых, длительность которого равна 2 рабочим дням за каждый месяц такого труда.
  3. Пожилые работники, которые живут в учреждениях социального обслуживания и работают по трудовому договору. Им положено 30 дней.
  4. Несовершеннолетние люди, которые состоят в штате компании. Им положен 31 день.
  5. Педагоги. Им предоставляется очень большой период отдыха — от 42 до 56 дней.

Кроме основного оплачиваемого, о котором шла речь выше, люди, трудящиеся в организации, могут оформить и дополнительные оплачиваемые отпуска. Вот только имеют на них право не все работники, а только те, которые заняты на тяжелых работах. Это могут быть открытые и подземные горные работы, в зонах радиационного заражения и другие виды деятельности, опасные для здоровья человека. Сюда же относятся работы на Крайнем Севере и в других сложных местностях.

Сколько именно дней дополнительного отпуска им положено, решается индивидуально.

Есть еще отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, в случае совмещения работы и учебы, для усыновителей.

Правила предоставления свободных от работы дней

Что нужно помнить руководителю, чтобы правильно оформить очередной отпуск своему подчиненному? Обычно предоставление свободных дней работникам напрямую зависит от их графика в организации. Составлять данный график нужно заранее, за предстоящий год. Утверждается он с учетом мнения первичного выборного профсоюзного органа. И сделано это должно быть не позже чем за две недели до того, как начнется календарный год. Обычно подчиненный должен отработать хотя бы полгода, чтобы уйти на «каникулы» в первый раз.

Что должно приниматься во внимание, когда составляется данный график и оформляем дни отдыха на его основе? Что главное в предоставлении отпуска работнику? Нельзя забывать о следующем:

  • требования трудового законодательства;
  • пожелания самих сотрудников;
  • чем занимается компания и какова специфика ее деятельности.

Этот документ может быть составлен как на основе пожеланий сотрудников, так и в зависимости от пожеланий руководства (например, с учетом деятельности компании и требований наличия определенного количества людей на рабочем месте). Но даже в последнем случае пожелания людей должны напрямую учитываться. В предоставлении ежегодного отпуска это главное требование.

Когда оформляются эти «каникулы» для персонала, используются следующие виды документов, в частности, приказов:

  1. Приказ о том, что работнику предоставляется отпуск. Он оформляется по установленным формам, которые не помешает посмотреть еще раз, чтобы освежить память. В данном приказе обязательно должен быть отражен стаж работника. Его нужно рассчитать в соответствии со ст.121 ТК РФ.
  2. Если работник сам хочет, чтобы эти «каникулы» были заменены на определенную денежную компенсацию (и пишет соответствующее заявление на это), то издается приказ о зачислении ему такой компенсации.
  3. Издаются еще приказы о вызове сотрудника из отпуска, переносе этих «каникул» и другие документы.

То есть, когда возникает необходимость дать сотруднику очередной отпуск, это требует много бумажной работы от бухгалтера или руководителя. Но при этом это необходимо сделать, т. к. каждый имеет право на отпуск.

Особенные случаи

Как быть руководителям, если им нужно отправить работника в ежегодный отдых без его желания, в силу любых причин? Для этого оформляется уведомление об этом. Для его оформления нет общепринятой формы, но там обязательно должны быть название и реквизиты компании, ФИО работника, суть уведомления с указанием статей ТК, подпись руководителя.

Руководителям не следует также забывать, что некоторые категории подчиненных имеют право потребовать отпуск независимо от графика отпускных дней.

Например, беременные женщины. Отказать им в этом требовании директор не имеет права. Иначе можно доиграться до административной ответственности и прочих неприятных вещей. Этого никому не пожелаешь.

Похожие статьи

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Загрузка...

Похожие статьи

1popersonalu.ru

Как правильно оформить отпуск работнику в соответствии с законодательством?

Как предоставляется отпуск

Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, график отпусков — это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Данная обязанность не распространяется на работодателей — физических лиц. В силу ст. 305 ТК РФ вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;
  • при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Если у работника накопились неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за ним сохраняется право их использовать. Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как показывает судебная практика, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

Как составить и утвердить график отпусков?

График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

?

Важно! График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если в организации есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

pen

Обратите внимание на то, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), где сказано, что форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.

В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

В графе 3 указывается ФИО работника.

В графе 4 проставляется табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера.

В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1-6 формы № Т-7 должны быть заполнены.

В графе «Утверждаю» проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. График отпусков утверждается на год. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ не позднее чем за две недели до наступления календарного года, т. е. в середине декабря текущего года. Конкретную дату необходимо проставить в графе «Дата составления». Также должна быть заполнена графа «Мнение выборного профсоюзного органа», указаны дата (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) и номер такого документа. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Вносить ли сведения об отпусках внешних совместителей в график отпусков?

Законодательство не запрещает вносить в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя.

Чтобы определить даты такого отпуска, можно попросить работника представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска.

Однако следует учитывать возможные риски, которые заключаются в том, что работодатель по совместительству не успеет утвердить график отпусков вовремя из-за предоставления подтверждающих документов после окончания срока, предусмотренного ст. 123 ТК РФ. Это может произойти, если работодатель по основному месту работы утвердит свой график в последний день предусмотренного срока.

Даже если сведения об отпуске включены в график отпусков, работодатель по совместительству должен помнить, что независимо от дат, указанных в графике, отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Иными словами, если работник-совместитель перенесет свой отпуск по основному месту работы на другой срок и предоставит об этом документ, то работодатель по совместительству не сможет отказать в его предоставлении на том основании, что в графике указана иная дата.

Если по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск должен быть предоставлен авансом. Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника по совместительству меньше, чем продолжительность его отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).

Как внести изменения (дополнения) в график отпусков?

Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях.

  1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).  Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков (формы № Т-7).
  2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 — дату начала использования оставшейся части отпуска.
  3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.

Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.

Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение по унифицированной форме № Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Приложение рекомендуем утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).

При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска  и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Желательно принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков.

При подготовке публикации использовались материалы системы «КонсультантПлюс».

eduface.ru

Оформление отпуска, как правильно оформить, какие документы нужны

Правильное и своевременное оформление отпуска работнику – одна из обязанностей специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Если все сделано вовремя и без ошибок, человек пойдет отдыхать в запланированное время, получит для этого деньги, а его работу распределят на других сотрудников. При оформлении документов нужно помнить, что работник должен быть оповещен об уходе в отпуск не позднее, чем за две недели. И за три дня до отдыха он должен быть обеспечен отпускными деньгами. Это нужно учитывать при оформлении документов. Поэтому на многих предприятиях принято составлять графики документооборота, где устанавливать порядок подготовки документов и назначать ответственных за оформление отпусков. Опытные кадровики знают, как правильно оформить отпуск, и какие документы нужны в некоторых особенных случаях.

График отпусков

Документы, обязательные для отпуска, начинают оформлять задолго до его начала, и первым из них является график отпусков. Для его составления применяют бланк формы Т-7. Цель создания графика – равномерное распределение отпусков в течение всего года, чтобы у каждого человека была возможность отдохнуть, и не накапливались неиспользованные дни. При этом работа оставшихся сотрудников должна быть запланирована таким образом, чтобы производственный процесс не останавливался из-за одного отсутствующего специалиста. Кадровые службы обязаны оформить график за две недели до начала года и ознакомить с ним всех работников под роспись. В дате начала отпуска может быть указано точное число. Но допускается и проставление только месяца. От этого зависит оформление последующих документов.

Заявление на отпуск

Важно! Если в графике отпусков его начало записано с указанием числа, дополнительно заявление сотрудник может не писать. Считается, что дата его ухода была согласована еще в прошлом году, и повторное подтверждение уже не нужно.

Но до того как оформить отпуск, администрация должна напомнить о нем человеку. Это делается не позже, чем за две недели до окончания работы. Если в графике проставляли только месяц, сотруднику придется написать на имя руководителя заявление, с просьбой предоставить ему отпуск. В нем уже следует указывать точную дату начала. Часто на предприятиях, чтобы не оформлять никакие уведомления, просто собирают заявления со всех будущих отпускников. Это не будет нарушением, так как в итоге согласие и отпускника, и начальника получено, права работника не ущемлены, закон не нарушен. Но если кто-то из сотрудников откажется писать заявление, ссылаясь на то, что дата его отпуска уже проставлена в утвержденном графике, администрация должна будет с ним согласиться.

Человеку, желающему получить отпуск в первый год работы, заявление нужно писать обязательно. Естественно, никто не планировал заранее его отсутствие, не резервировались деньги на отпускные, и не рассматривалось его замещение. При приеме на место уволившегося сотрудника можно попроситься отгулять отпуск по его графику. Часто руководство идет навстречу, так как в этом случае и деньги на оплату отпускных, и кадровые перестановки уже намечены на конкретный месяц.

Издание приказа

Приказ составляют или на одного человека, или на группу сотрудников. В зависимости от этого применяют бланки формы Т-6 или Т-6а. В приказе, кроме данных о сотруднике, обязательно указывают время, на которое он освобождается от работы. Кроме этого, должно быть записано, за какой период работы предстоит отгуливать отпуск. В приказе, составленном для нескольких человек, информацию о каждом из них заносят построчно. После подписания документа руководителем, с ним нужно ознакомить самого будущего отпускника. Для этого на бланках отведено специальное поле. На основании приказа в личной карточке сотрудника (форма Т-2) нужно сделать отметку о том, сколько дней отпуска и за какой период отгуливает человек. Приказ передают в бухгалтерию для начисления отпускных.

Записка-расчет

Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных. Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок. Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.

Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог. Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных.  Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.

Табель учета рабочего времени

Документ предназначен для учета количества отработанных часов за каждый день. Поэтому может показаться, что если человек не работал, а отдыхал, табель на него заполнять не нужно. Однако, это неверно. Если с работником заключили трудовой договор, специалист, ответственный за ведение табеля, должен делать отметки каждый день, несмотря на то, находился сотрудник на рабочем месте или отдыхал дома. Для ведения учета применяются бланки формы Т-12 и Т-13. В них во время отпуска проставляются буквенные или цифровые обозначения, различающиеся причиной, по которой работнику предоставили возможность оставить работу. Предприятие имеет право разработать свои коды присутствия и неявки на работу и утвердить их локальными нормативными документами.

Особенности оформления некоторых видов отпуска

Если ежегодные оплачиваемые отпуска встречаются часто, то для оформления отпуска по другим причинам специалисту отдела кадров иногда бывает нужно почитать справочную информацию, чтобы уточнить, какие документы нужны дополнительно. Такие ситуации нужно рассматривать индивидуально. В одних случаях достаточно правильно написать текст заявления, в других необходимо приложить подтверждающие справки.

Отпуск по беременности и родам

Этот период отсутствия оформляется на основании больничного листа, выдаваемого медучреждением. Несмотря на то, что отпуск разделяется на время до рождения ребенка и после, документ сразу оформляют на все дни. Но, перед тем как оформить отпуск в приказе, следует взять заявление от будущей мамы. В нем должно быть написано, с какого дня она намерена оставить работу. Встречаются случаи, когда сотрудница не спешит покидать рабочее место и хочет отработать дополнительно несколько дней или недель, так как сумма заработка может быть меньше пособия по больничному листу. Если она хочет так поступить, это нужно написать в заявлении. Работодатель может пойти навстречу.

Учебный отпуск

Работники, обучающиеся без отрыва от производства, имеют право быть освобожденными от трудовых обязанностей на время вступительных экзаменов, очередной сессии. Для подтверждения сроков учебных мероприятий им присылают справку-вызов из образовательного заведения. Её предоставление обязательно вместе с написанным заявлением. В дальнейшем в приказе она будет указана в качестве основания.

Отпуск без сохранения заработной платы

Получить отпуск без сохранения заработной платы большинство работников могут при согласии на это руководителя. Исключение составляют некоторые граждане, которым такой отпуск положен по закону. Этим льготникам установлено количество дней отдыха, отказать в которых работодатель не имеет права. При написании заявления в такой ситуации нужно указать причину, по которой человеку нужно оставить на время работу. Если отпуск без содержания гарантирован государством, в заявлении будет уместна ссылка на статью закона.

Бланки документов

Для оформления отпуска работнику разработаны типовые формы документов, которые публикуются в печати, имеются в свободной продаже, доступны в интернете. Но некоторые предприятия на их основе разрабатывают бланки, в которых учитывают свою специфику. Законодательством такое не запрещено, если в формах соблюдаются все требования к оформлению первичных учетных документов. Кроме этого, применение своих форм документов должно быть закреплено внутренним нормативным актом.

kadrovyhdel.ru

Как оформить отпуск?

В данной статье мы осветим все вопросы, связанные с оформлением отпуска. Вы узнаете не только, как правильно оформить отпуск, но и познакомитесь с расчетами по общей продолжительности ежегодного отпуска, необходимыми документами для его оформления и правилами по разделению отпуска на части. Последнее, кстати, тоже регулируется Трудовым Кодексом. Разумеется, мы расскажем и о необходимых формах документов для оформления отпуска. Ну а начнем, конечно же, с наших прав.

Как оформить отпуск — общие положения

Все граждане, которые работают по трудовому договору в различных организациях, относящихся ко всем формам собственности, независимо от места исполнения трудовых обязанностей, степени занятости, выполняемой работы или занимаемой должности, а также формы оплаты труда и срока трудового договора, имеют безусловное право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Также это право имеют и сезонные, и временные работники, при этом наравне с любыми другими работниками. При этом временными признаются такие работники, которые заключают трудовой договор на срок не более двух месяцев. Этим работникам руководство предоставляет оплачиваемый отпуск или выплачивает компенсацию при увольнении, которая производится из расчета по 2 рабочих дня за 1 месяц работы. Сезонные работы — те, которые в силу каких-либо природных условий (климатических или иных) выполняются в течение какого-то определенного времени или сезона, не превышающего при этом шести месяцев. Тем работникам, которые заняты на сезонных работах, оплачиваемый отпуск также предоставляется из расчета по 2 календарных дня за 1 месяц работы. Кроме вышеуказанных категорий граждан, право на отпуск на общих основаниях имеют также и лица, которые работают по трудовому договору у отдельных граждан и надомные работники. При этом надомными работниками признаются те граждане, которые заключили трудовой договор с какой-то организацией по выполнению работ на дому с использованием

elhow.ru