Штатное расписание-2019: нюансы составления

Штатное расписание отражает потребность организации в специалистах. В статье рассказывается, как секретарю самостоятельно составить штатное расписание на 2019 год.

Из статьи вы узнаете:

Не смотря на то, что ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой компании, проверяющие органы часто его спрашивают. Смотрят, соответствует ли название должности в трудовом договоре штатному расписанию. Чтобы избежать проблем, секретарь должен знать, как составить штатное расписание.

Формы штатного расписания

Шаг 1. Выбираем форму штатного расписания

Существует две формы — унифицированная и разработанная самостоятельно.

Унифицированная форма уже содержит необходимые реквизиты и вызывает меньше вопросов у проверяющих органов. Для удобства используйте форму № Т-3.

Шаг 2. Подсчитываем количество штатных единиц

Секретарю следует заранее узнать об обязательных требованиях к численности работников. Иногда количество должностей регулируется специальными нормативами.

Пример

Если в компании больше 50 сотрудников, должна быть создана служба охраны труда и введена должность соответствующего специалиста (ч. 1 ст. 217 ТК РФ).

Рассчитайте, сколько сотрудников требуется для каждой должности. Это число зависит от особенностей и объема работы. Для получения итоговой численности работников суммируйте результаты предварительных расчетов. Полученное число укажите в грифе утверждения документа.

Шаг 3. Формируем отделы

За основу для формирования отделов возьмите структуру компании или штатную расстановку. Ниже приведен образец штатного расписания. Цифрами обозначены графы и ячейки, которые нужно заполнить.

Штатное расписание 2019. Образец

Скачать чистый бланк >>>

Порядок следования отделов может быть любым. Первым указывают подразделение, в которое входит руководство компании.

 На схеме подразделение — «Администрация». Остальные отделы располагаются далее в порядке подчиненности.

Каждому отделу присвойте коды и внесите их во вторую графу документа. Коды присваиваются таким образом, чтобы прослеживалась подчиненность подразделений.

Крупные отделы включают в себя несколько мелких. Для удобства код крупного отдела обозначают двумя цифрами (например, 02 — Финансовое управление), а коды входящих в него отделов — тремя (например, 02.1 — Бухгалтерия, 02.2 — Финансовый отдел).

Избежать ошибок при составлении документа и внесении изменений в штатное расписание вам поможет Спецподборка «Шесть типичных ошибок в штатном расписании».

Читайте по теме в электронном журнале

Как указать наименование должностей в штатном расписании

Шаг 4. Указываем наименование должностей в штатном расписании

В третьей графе документа пропишите должность или профессию (цифра 3 в образце). Рядом с названием должности укажите категорию, разряд или квалификацию. Уточните у руководства, как указать наименование должности, потому что единых стандартов здесь нет. Для руководителей, служащих и специалистов в расписании указывают должности, а для производственного персонала и рабочих — профессии.

Уделите внимание тем должностям, где есть льготы, выплата компенсаций или ограничения. Такие должности, специальности или профессии должны быть указаны в штатном расписании организации в соответствии с требованиями специальных квалификационных справочников или положениями профессиональных стандартов.

Образец заполнения штатного расписания на 2019 год скачайте по ссылке.

Министерство труда и социальной защиты РФ утверждает в текущем режиме наименования должностей. Чтобы выяснить, какие должности уже утверждены, пройдите по ссылке profstandart.rosmintrud.ru. Сравните название должности с текущим профессиональным стандартом.

Обратите внимание!

• Названия профессий, специальностей и должностей секретарь должен вносить без сокращений, на русском языке и в именительном падеже.

• Работа на некоторых должностях предполагает разный уровень ответственности, наделяет разными правами и обязанностями. Это влияет на наименование специальности.

Проследите, чтобы название должности в штатном расписании было аналогично тому, которое приведено в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Количество штатных единиц по должностям и профессиями в расписании внесите в четвертую графу (цифра 4 в образце). Итоговое количество единиц вносится в ячейку под цифрой 5.

Если штатная единица неполная, укажите ее в долях — 0,25, 0,5 и т.д.

Предусматривайте наличие в документе вакантных должностей. Тогда руководство сможет нанимать новых сотрудников и не вносить изменения в штатное расписание.

Читайте также:

Шаг 5. Вносим сведения об оплате труда

Графа № 5, цифра 6 в образце. Секретарь указывает в графе заработную плату за месяц по каждой должности. Зарплата может определяться тарифной ставкой, окладом или процентом от выручки.

Обратите внимание!

Для одинаковых должностей не может быть указана различная заработная плата. Это запрещено законом.

Иногда заполнить графу № 5 в рублях невозможно. В таких случаях тарифную ставку следует указывать в процентах, коэффициентах или других единицах измерения.

Обратите внимание!

Если сотрудник отработал положенную норму рабочего времени и выполнил нормы труда, его зарплата не должна быть ниже МРОТ.

В графе № 10 указываются случаи, когда фиксированный размер заработной платы не может быть определен.

Порядок и размер зарплаты определяются по норме выработке, которая прописывается в локальном нормативном акте. В штатном расписании должна быть сделана соответствующая ссылка.

Пример

Оклад сотрудника при сдельной оплате труда зависит от общих итогов работы. Указать итоги в штатном расписании нельзя. Вместо оклада ставится прочерк (цифра 7 в образце). В примечании указывается «сдельный характер оплаты труда» и дается соответствующая ссылка на документ, ее устанавливающий (цифра 8).

Информация о надбавках вносится в графы №6–8 (цифра 9). К надбавкам относятся стимулирующие или компенсационные выплаты (доплаты, премии, надбавки).

В графе № 9 (цифра 10) приводится информация о суммарной зарплате специалистов одноименной должности.

Как посчитать суммарную зарплату?

1. Определите заработную плату одного специалиста.
2. Добавьте к зарплате сумму всех надбавок.
3. Умножьте результат на общее количество специалистов данной должности.

Проследите, чтобы итоговый показатель графы № 9 был равен итоговому фонду зарплаты за месяц.

Подробную инструкцию по составлению штатного расписания читайте в статье

по ссылке.

Как утвердить штатное расписание

Шаг 6. Утверждаем штатное расписание

Секретарь предоставляет проект данного документа на подпись начальнику отдела кадров (цифра 11) и главному бухгалтеру (цифра 12). На основании соответствующей доверенности право подписи могут иметь другие лица. В таком случае укажите их ФИО.

Данный документ утверждается приказом о штатном расписании руководителя компании. Приказ составляется секретарем в произвольной форме.

В тексте приказа должна стоять дата ввода в действие данного расписания, которая может не совпадать с датой издания приказа.

В грифе утверждения расписания указываются реквизиты приказа. Введение штатного расписания задним числом запрещено законом.

Образец приказа об утверждении штатного расписания приведен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год образец

Штатное расписание утверждают приказом . Как составить приказ и ввести его в работу в 2019 году, читайте в статье. Далее в тексте смотрите требования к самому штатному расписанию, примеры и образцы, как приказа, так и самой штатки.

Всем ли компаниям нужно новое штатное расписание в 2019 году

Прямой нормы, которая обязывает иметь штатку, в Трудовом кодексе нет. Но и освобождение прямо тоже нигде не прописано.

Исходя из практических соображений, масса доводов в пользу составления штатки и соответственно приказа об утверждении штатного расписания. Другое дело – нужно ли составлять такой приказ на каждый новый год, в том числе наступающий – 2019-й. Или достаточно один раз зафиксировать нужную информацию и оформить приказ не на конкретный год, а открытый период. Возможны оба варианта. Делайте как вам удобно.

Составьте и распечатайте штатное расписание на 2019 год в программе “Упрощенка 24/7”. Пройдите по ссылке и следуйте инструкциям. Это совершенно бесплатно и не займет много времени. 

Можно делать новую штатку на каждый очередной год. Даже если в ней ничего не меняется.

Если нет желания каждый год утверждать одно и то же, а в компании никаких изменений в штате не было и не предвидится, можно оформить приказ с определенной даты без указания конкретного года, на который утверждается расписание. Для указания периодов предусмотрены строки в «шапке» документа, составляемого по типовой форме.

В ситуации, когда перестановок в должностях достаточно и в течение 2018 года штат постоянно расширялся / сокращался, оформление новой штатки на 2019 год – самый целесообразный вариант.

По какой форме составлять штатное расписание и приказ в 2019 году

Есть унифицированная форма штатки – бланк № Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Недостаток применения типового бланка – заполнять его нужно полностью, к допущенным пропускам могут придраться при проверках трудовые инспекторы. А в форме достаточно устаревших или просто ненужных в коммерческих фирмах граф. Поэтому практичнее взять за основу типовую форму и разработать бланк под себя. Так можно исключить лишние графы и, наоборот, добавить нужные (например, «Районный коэффициент»).

Разрабатывая собственный бланк, помните про цель штатного расписания: утвердить количество сотрудников (штатных единиц), исходя из чего далее уже планировать фонд оплаты труда. Так же определяется структура организации.

Изменения декабря 2018 года для бухгалтера по зарплате

И не забудьте, что оригинальная форма штатки должна быть сначала утверждена отдельным приказом по организации. Можно в одном документе утвердить и форму штатки, и саму штатку на год (образец такого двойного документа на 2019 год мы привели). В любом случае утвержденной формы ни одного приказа – нет. Составляйте таковые по общепринятым правилам.

Визирует штатные расписания по общему правилу главбух и руководитель кадровой службы / сотрудник, ответственный за кадры. Если расписание длинное – занимает несколько листов, подписи могут быть проставлены один раз только в конце документа.

Подписанные штатные расписания утверждает уже руководитель организации своим приказом. В этом документе подписи главбуха и кадрового работника (при наличии соответствующих должностей в организации) не обязательны. Но при желании / для удобства можно получить пометки «Согласовано».

Какой датой датировать приказ на 2019 год

Последний рабочий день в 2018 году по производственному календарю – 29 декабря. Достаточно удобно присваивать последним в году приказам именно последнюю рабочую дату года. Однако если приказ фактически составляется в другой день декабря, то датируйте его этой более ранней датой. Также поступайте, если компания уже в последний день не работает либо ответственные сотрудники, к примеру, ушли в отпуск.

Теоретически ничто не мешает оформить приказ на 2019 год и первым рабочим днем нового года. В этот раз это будет 9 января.

Можно ли вносить в штатное расписание изменения

В течение года структура штата может меняться. Вне зависимости от значимости таких изменений вы сами решаете – оформлять каждый раз новую штатку либо готовить приказ о внесении изменений в уже существующую. И только по концу года все правки собирать в один документ и утверждать новое ШР на новый год, с новым номером и новой датой.

Как правило, если компания недавно зарегистрирована, то в первые месяцы работы может быть трудно составить расписание сразу «раз и навсегда». Постепенно, с расширением бизнеса штат укомплектовывается и соответственно в штатку добавляются новые должности. Заметьте: не фамилии конкретных лиц, принятых на работу, а именно рабочие места, так как штатное расписание – это документ обезличенный. При этом для одной должности отводится только одна строка. Соответственно по одной должности может быть указан только один должностной оклад (тарифная ставка). Одинаковых должностей с разными ставками быть в штатке не может.

Возможно и закрытие каких-то отделов (позиций) в уже давно работающей фирме. Тогда штатка будет сокращаться.

Если вы составляете приказ «О внесении изменений в штатное расписание», можете составить новую редакцию штатки и приложить его к данному приказу. Либо не делать этого.

Образец приказа о внесении изменений в штатку мы привели. Формулировки в «шапке» / тексте документа, поясняющие необходимость внесения изменений, могут быть следующими:

• «В связи с началом работы компании»;
• «В связи с развитием бизнеса»;
• «В связи с увеличением объема работ и оптимизацией деятельности» и т.д.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в 2019 году, с приложением

Надо ли знакомить сотрудников с приказом об утверждении штатного расписания на 2019 год

Штатное расписание – локальный нормативный акт организации, который не регулирует трудовую деятельность работников. Поэтому знакомить сотрудников со штаткой, в том числе при приеме их на работу, кадровик не обязан. Исключение – редкие на практике ситуации, когда такая обязанность прямо закреплена во внутренних документах компании (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). Например, в коллективном договоре или персональных соглашениях.

При желании можно ознакомить с приказом всех сотрудников организации. Для этого в тексте бланка ставится пометка «С приказом ознакомлены». Ниже нужно собрать подписи всех работающих лиц с расшифровкой (указанием ФИО), а также датой ознакомления с документом.

www.zarplata-online.ru

образец заполнения на 2018-2019 годы, как правильно составить

Каждый субъект предпринимательской деятельности, использующий труд наемных работников, должен вести учет штатных единиц. Для этого оформляется соответствующий документ, который позволяет в любой момент получать информацию о перечне существующих в компании должностей, количестве занятых в рабочих процессах сотрудников и назначенной для каждого работника заработной плате.

Содержание статьи

Определение документа и нормативная база

Штатное расписание представляет собой внутренний документ субъекта предпринимательской деятельности. Он оформляется на основании изданного руководителем приказа и имеет либо унифицированную, либо свободную форму.

По внешнему виду штатное расписание напоминает таблицу, в графах которой отражены:

• все подразделения организации;
• действующие должности;
• количество оформленных сотрудников;
• установленная для каждого работника заработная плата, со всеми причитающимися надбавками.

Стоит отметить, что штатное расписание активно используется управленческим персоналом при планировании дальнейшей коммерческой деятельности. Также документ задействуется при определении свободных вакансий.

Несмотря на то, что Федеральное законодательство не обязывает всех субъектов предпринимательской деятельности оформлять этот документ, он в некоторых случаях выступает в качестве основания для проведения регулируемых государством мероприятий, например, сокращение штата.

В некоторых организациях необходимость в оформлении штатного расписания определяется коллективным договором, либо ссылкой, присутствующей в трудовом контракте, заключаемым с каждым физическим лицом.

Вопросы о правилах оформления штатных расписаний регулируется статьей 57 Трудового кодекса РФ. В этом законодательном акте указывается, что каждый субъект предпринимательской деятельности при заключении трудового контракта с физическим лицом должен указать в этом документе профессию, специальность и должность нового работника, которые соответствуют штатному расписанию организации.

В противном случае в трудовом соглашении должны быть четко прописаны обязанности и права нового сотрудника.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что документ является локальным, его могут затребовать при проведении проверок фискалы или сотрудники трудовой инспекции. Отсутствие штатного расписания будет рассматриваться в качестве нарушения Федерального законодательства об охране труда.

Разновидности расписания

Независимо от организационно-правовой формы, субъекты предпринимательской деятельности должны оформлять штатные расписания, если задействуют труд наемных работников. Формы данных документов могут отличаться в ООО, у ИП, бюджетных организаций.

Для ООО

ООО могут в своей работе задействовать унифицированные бланки, а также самостоятельно разработанные формы. Если руководство ООО принимает решение об использовании своего документа, то этот факт должен отражаться в учетной политике компании и закрепляться соответствующим локальными актами.

При разработке своей формы ООО рекомендуется руководствоваться Постановлением Госкомстата РФ №20 от 24.03.1999г. В документе должны присутствовать основные реквизиты, его обязаны подписать уполномоченные лица и утвердить руководитель.

Для бюджетной организации

Для бюджетных организаций наличие штатных расписаний является обязательным. Такой документ сразу требуют представители трудовой инспекции при проведении проверки. Его отсутствие рассматривается как нарушение регламента ФЗ №402 от 06.12.2011.

Ответственное за оформление бланка лицо будет привлечено к ответственности и оштрафовано на сумму до 5000 руб. Бюджетной организации придется заплатить штраф, размер которого может достигать 50000 руб.

Бюджетные организации оформляют унифицированную форму Т-3, которая была утверждена Госкомстатом. Далее их утверждают руководители, после чего они вводятся в действие соответствующими приказами.

Стоит отметить, что если у такого предприятия есть структурные подразделения, которые ведут различные виды экономической деятельности, то оформляется единое штатное расписание.

Для ИП

Статья 57 Трудового кодекса РФ определяет порядок оформления штатных расписаний для юридических лиц, и никак не затрагивает индивидуальных предпринимателей. Но, несмотря на это, к ИП сотрудники трудовой инспекции могут предъявить претензии относительно отсутствия такого документа.

В результате к индивидуальным предпринимателям будут применены финансовые санкции, предусмотренные статьей 5.27 КоАП РФ за грубое нарушение трудового законодательства.

Индивидуальным предпринимателям, использующим в работе труд физических лиц, необходимо оформлять данный документ в следующих случаях:

1. Заключены трудовые контракты более чем с тремя работниками.
2. Для оформленных сотрудников определены обязанности, которые в полной мере соответствуют функциям конкретных профессий и должностей.
3. Штат сотрудников нуждается в четком распределении обязанностей и строгом структурировании.

В соответствии с регламентом Федерального законодательства, ответственность за оформление и регистрацию штатных расписаний возлагается на работников отдела кадров. В небольших коммерческих организациях эти функции может выполнять лично руководитель, либо сотрудники бухгалтерии.

Управленческие задачи

Документ помогает руководителям коммерческих и бюджетных организаций, а также индивидуальным предпринимателям планировать затраты на оплату труда сотрудникам. Также с его помощью удается грамотно организовывать работу персонала, планировать новые рабочие места.

При необходимости форма используется организацией в качестве доказательной базы на судебных разбирательствах, если физическое лицо решило оспорить свое увольнение или сокращение, отказ в трудоустройстве.

Основные требования

При оформлении штатного расписания субъект предпринимательской деятельности должен учесть все требования Федерального законодательства:

1. В документе должны отображаться все важные сведения.
2. Форма бланка может быть унифицированной, а может разрабатываться компанией самостоятельно. При этом документ должен утверждаться приказом руководителя и регистрироваться в соответствующем учетном регистре.
3. Срок действия штатного расписания определяется руководителем организации. Оно может оформляться как на год, так и на более длительный временной промежуток.
4. Любые изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, изданного руководством.

Алгоритм действий

Утверждается штатное расписание в таком порядке:

1. Изначально разрабатывается форма документа.
2. Руководителем коммерческой организации или индивидуальным предпринимателем издается приказ.
3. Если в трудовых договорах указывается формулировка «установить оклад в соответствии со штатным расписанием», то каждый работник ознакамливается с документом на основании ст. 68 ТК РФ. Также документ предъявляется для изучения сотрудникам, если в коллективном договоре отмечена данная необходимость.

Структура документа на 2018 год

Руководитель коммерческой организации или индивидуальный предприниматель может самостоятельно разработать форму штатного расписания, так как действовавшие ранее унифицированные бланки с 2013 года являются необязательными. За основу можно брать форму Т-3, который содержит все необходимые данные.

В самостоятельно разработанной форме должна присутствовать такая информация:

1. Название субъекта предпринимательской деятельности.
2. Реквизиты.
3. Все существующие структурные подразделения (перечень).
4. Коды подразделений.
5. Классификации, специальности, должности.
6. Количество штатных сотрудников.
7. Должностные оклады, включая все положенные надбавки.
8. Общий фонд оплаты труда.
9. Порядковый номер документа.
10. Период его действия.
11. Дата составления.
12. Раздел для примечаний.
13. Номер и дата приказа, которым была утверждена форма.
14. Подписи главного бухгалтера и начальника отдела кадров.

Документы для скачивания (бесплатно)

Порядок утверждения

Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Он составляется в свободной форме, но на документе должны присутствовать все обязательные реквизиты. Именно поэтому субъекты предпринимательской деятельности задействуют для этих целей фирменные бланки.

Приказ должен содержать такие данные:

• номер;
• дату составления;
• город оформления.

Заполнение в специализированной программе

Многие коммерческие организации и индивидуальные предприниматели задействуют для ведения бухгалтерского и кадрового учета специальное программное обеспечение. В нем заложены все существующие на территории Российской Федерации бланки, в частности унифицированная форма штатного расписания.

При заполнении этого документа работнику компании не придется вводить вручную реквизиты, так как они автоматически отобразятся в соответствующих графах. Ему достаточно будет выбрать из списка ФИО сотрудников, указать их должности и оклады. После распечатки документ подписывается ответственным лицом и заверяется мокрой печатью.

Полная информация по штатному расписанию представлена в данном видео.

znaybiz.ru

Идеальное штатное расписание на 2018 год: оформляем по всем правилам

Штатное расписание оформить по всем правилам не так уж и просто. Мы разберем особенности оформления штатного расписания и порядок его формирования.

Читайте в нашей статье:

Когда утверждают штатное расписание

Регламентированных сроков, когда утверждают штатное расписание на следующий год, законодатели не предусмотрели. Так же как и периода, на который оно должно быть разработано. Период его действия прописывается в соответствующей ячейке над основной табличной частью.

Период может варьироваться по желанию нанимателя (месяц, полугодие, год, …). Наиболее удобным периодом и чаще всего используемым на практике является 1 год. Период менее года может потребоваться для компаний с гибкой структурой, в которых часто происходит изменение в “штатке”.

Если в компании выбран период 1 год, то образец штатного расписания  на 2019 год логичнее всего составлять в конце года 2018. Таким образом, к началу календарного года на предприятии уже будет действующий, актуальных документ.

Читайте по теме в электронном журнале

В том случае, если предыдущее ШР было разработано на отличный период действия нежели год, то порядок действий несколько иной.

Читайте также:

Пример

Предыдущий документ был разработан на период действия июнь 2017 года. Поэтому следующий документ нужно будет принять на период с июля 2017 по декабрь 2017 г. Или укрупнить период до конца 2018 года. Таким образом, мы получим штатное расписание на 2018 год с включением второго полугодия 2017 г.

Итак, конкретной даты принятия ШР законом не установлено, единственное, что она должна быть ранее даты его утверждения.

Процедура оформления штатного расписания в 2018 году

Бланк штатного расписания 2018 (форма Т-3) оформляется в особом порядке. Последовательность действий и объем работы зависит прежде всего от размеров юридического лица и от того разрабатывается ШР впервые или просто обновляется на новый период.

Шаг 1. Разработка проекта штатного расписания

Каждая компания имеет свою структуру. Так как штатное расписание является перечнем всех должностей предусмотренных на предприятии, то и охватывать оно должно все структуры юридического лица, включая и обособленные подразделения.

Если компания впервые занялась составлением такого документа, в первую очередь необходимо составить иерархическую структуру отдельных отделов и подразделений. Внутри отделов уже следующим этапом будет описание всех должностей и количества сотрудников на конкретной должности с учетом квалификации.

Читайте также:

При составлении проекта ведется переписка с руководителями подразделений для уточнения текущей численности и требуемого числа специалистов. Такая переписка должна храниться не менее 3 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Тогда как сам разработанный проект хранится 5 лет.

Для ЮЛ, которые регулярно составляют “штатку” разработка проекта может заключаться только в его дополнении некоторыми позициями или наоборот сокращении. Или этот этап может быть опущен вовсе.

Обратите внимание!

Форма штатного расписания на 2018 год включает в себя не только занятые позиции, но и вакантные.

Шаг 2. Заполнение бланка штатного расписания на 2018 год

Заполняя бланк по всем правилам, важно не упустить детали. 

В первую очередь вносятся реквизиты документа:

• название ЮЛ;
• номер;
• дата составления;
• период действия.

Далее в иерархическом порядке вносятся структурные подразделения и должности. Использование других методов компоновки не запрещается, однако, они не такие удобные.

Читайте также:

Помимо названия должности и отдела в таблицу вносятся данные об окладах (тарифных ставках), количестве единиц по позиционно и установленные надбавки. По итогам столбцов приводится суммарный заработок по всем ставкам.

Заполненная новая форма штатного расписания на 2018 год подписывается руководителем бухгалтерии и отдела персонала.

Шаг 3. Утверждение штатного расписания на 2018 год

Бланк, заполненный службой персонала, подлежит утверждению руководителем компании. Это происходит путем издания распоряжения по компании. Оно составляется в произвольной форме на бланке предприятия. Обратите внимание, что “штатка” не утверждается путем подписания самого бланка, в нем нет такого реквизита.

На унифицированной форме проставляются данные утверждающего приказа (номер и дата).

Читайте также:

После этого ШР считается утвержденным и начинает свое действие с периода, указанного в нем.

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала “Справочник кадровика”. Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Образец заполнения штатного расписания на 2018 год

Форма Т-3, принятая на 2018 год, нисколько не отличается от действующих ранее. Вся “штатка” заполняется по алгоритму, рассмотренному выше.

Утверждение ШР на новый год тем легче, чем меньше планируемые изменения штатного расписания в будущем году. Компании, заполняющие данную форму регулярно, и с неизменной структурой чаще всего попросту меняют ее реквизиты, а табличная часть остается прежней. Необходимо единожды подойти обстоятельно к этому вопросу, чтобы облегчить работу на будущие периоды.

Читайте также:

При заполнении “штатки” важно учитывать не только изменяющуюся структуру, но и вносимые изменения в доходы сотрудников. ГИТ и другие проверяющие в первую очередь требуют предъявить новую форму 2018 года. Очень важно, чтобы она не только соответствовала текущему положению дел в организации, но и отвечала всем требованиям законодательства.

Основные требования

ТК РФ не устанавливает каких-либо жестких правил в отношении оформления штатного расписания, помимо того, что должность в нем должна соответствовать должности, указанной в трудовом договоре.

Тем не менее есть несколько практических рекомендаций:

Организация работы с персоналом

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Попробовать бесплатно

Штатное расписание для ООО и ИП

Многих кадровых специалистов интересует, необходима ли “штатка” для индивидуальных предпринимателей и ООО. Трудовой кодекс прямо указывает на необходимость ШР для любого бизнеса, работающего с трудовыми договорами. Профессия и зарплата должны соответствовать данным, указанным в расписании – это обязательное условие договора. 

Так что если ИП не привлекает наемных сотрудников, необходимости в ШР нет. Оформление по ГПД также не потребует создания “штатки”.  В то время как ООО и другие формы организации юрлица, у которых есть договор с руководителем компании, обязаны завести штатное расписание

www.pro-personal.ru

Штатное расписание | порядок разработки, как часто составлять, правила оформления

Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Порядок его разработки и частоту составления работодатель вправе регламентировать своими внутренними нормативными актами. При этом он должен знать как составить штатное расписание, чтобы он имел законную силу.

Из этой статьи вы узнаете:

Что представляет собой штатное расписание 2019

Штатное расписание представляет собой документ, отражающий структуру предприятия, в котором для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.

Кроме того, типовое штатное расписание обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках, а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.

Скачайте документы из статьи:

Обратите внимание, штатное расписание с фамилиями сотрудников не составляется – это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.

Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:

• наглядно представить организационную структуру компании;
• контролировать систему и фонд оплаты труда;
• устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
• вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
• устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.

Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие штатного расписания во всех организациях. Оно является внутренним нормативным актом, и работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление. 

Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Не усложняйте себе жизнь, не соглашайтесь на любые предложения руководителей. Эксперты журнала “Справочник кадровика” спросили у кадровиков, с какими предложениями по штатке в конце года они сталкиваются чаще всего. Семь самых опасных найдете в этой статье. Вам они усложнят работу, а для компании могут обернуться штрафом.

Как часто нужно составлять документ?

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления штатного расписания, как часто составлять его и в какой форме — все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.

Порядок и периодичность составления, правила оформления штатного расписания целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте имеет смысл установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.

Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать штатное расписание для каждого из них, поскольку филиалы являются подразделениями основного предприятия-работодателя.

► Измените инструкцию по кадровому делопроизводству. Ваша устарела

Порядок разработки штатного расписания

Решая вопрос о разработке штатного расписания, как правильно составить этот документ, лучше не «изобретать велосипед», а воспользоваться уже имеющимися практическими наработками.

При составлении удобно использовать унифицированную форму № Т-3, предложенную Госстатом.

Обязательное использование таких форм отменено уже несколько лет назад, но многие предприятия предпочитают заполнять штатное расписание 2018 в предусмотренном ими порядке и объемах. При необходимости, работодатель вправе дополнить или изменить форму Т-3 в соответствии с потребностями, особенностями своей производственной деятельности и организационной структуры.

Так, например, если предприятие использует труд сезонных работников, форма № Т-3 может быть дополнена графой «Период выполнения работ». В ней нужно будет указать количество должностей, предусмотренных штатом, и сроки, в границах которых которые они будут действительны.

► Как исправить ошибки в штатном расписании

Пошаговая инструкция составления документа

Чтобы получить представление о том, как выглядит штатное расписание, достаточно ознакомиться с бланком формы № Т-3, представленной ниже.

Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка формы № Т-3:

• шапки или заголовочной части;
• основной части;
• заключительной части.

Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разработает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:

• полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• коды по ОКПО и ОКУД;
• регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
• наименование документа.

Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: кто утверждает штатное расписание? Это делает руководитель организации.

Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2018 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:

Шаг 1.В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.

Шаг 2.В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.

Шаг 3.В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.

Шаг 4.В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.

Шаг 5.В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.

Шаг 6.Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.

Шаг 7.В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.

Шаг 8.Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.

При заполнении заключительной части необходимо предусмотреть место для размещения реквизитов тех должностных лиц, кто подписывает штатное расписание. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.

Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Форма № Т-3 не предусматривает такой реквизит, как «Место для печати».

► Штатное расписание: проведите аудит по методике ГИТ

На что обратить внимание при составлении штатного расписания 2019

Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях, а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.

Важно!

Наименование должности, указанной в штатном расписании 2019 и трудовом договоре с сотрудником,должно быть идентично.

При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей, работающих на часть ставки — в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один — на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».

Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется  бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения — проценты, коэффициенты и пр.

Утверждение документа

Говорить о юридической значимости этого документа можно только после утверждения штатного расписания, как правильно сделать это – знают специалисты-делопроизводители. Особых сложностей процедура не предполагает. 

Хранение штатного расписания

Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. Это же касается и штатного расписания в организации. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.

Сколько лет нужно хранить штатное расписание

В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
71	Штатные расписания организации, изменения к ним: а) по месту разработки или утверждения; б) в других организациях	Постоянно 3 года
72	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 лет ЭПК
73	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 года	После утверждения
74	Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)	75 лет

Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится штатное расписание в организации, зависит от того, где был разработан документ. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года. Уничтожение проектов расстановки штатов производится по окончании сроков хранения только по решению, принимаемому экспертной комиссией (ЭПК).

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Расстановка, по сути, это выписка из расписания, в которой даны сведения по какому-то одному из структурных подразделений. Если сравнивать информацию, которая содержится в штатной расстановке и штатном расписании, отличие между ними заключается еще и в указании фамилий конкретных сотрудников.

В расстановке отражен списочный состав подразделения, поэтому фамилии сотрудников могут быть указаны. Это делается для удобства работы кадровой службы, чтобы иметь объективное представление о поименном составе сотрудников, работающих в каждом из структурных подразделений.

Форма, по которой заполняется расстановка, может дублировать форму штатного расписания 2019. Но в нее нужно будет добавить еще одну графу для указания фамилии и инициалов работников, замещающих ту или иную должность. Поскольку это документ не обезличенный, количество строк в его основной части будет равно фактическому количеству сотрудников, числящихся в данном подразделении.

Читайте также

www.pro-personal.ru

Штатное расписание на 2018 год: образец

У каждого работодателя должно быть штатное расписание, без него не может обойтись ни кадровик, ни бухгалтер. Читайте, как заполнить штатное расписание на 2018 год. Смотрите образцы заполнения в простых и нестандартных ситуациях.

Из этой статьи вы узнаете

• Форма штатного расписания
• Как указать подразделение в штатном расписании
• Образец заполнения должности в штатном расписании
• Образец заполнения оплаты труда в штатном расписании
• Штатное расписание на 2018 год: нестандартные ситуации

Главные новости декабря для бухгалтера

Форма штатного расписания: образец

Для оформления штатного расписания работодатели могут использовать унифицированную форму или разработать свой собственный бланк.

Унифицированная форма

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1. Покажем пример заполнения штатного расписания на бланке Т-3.

В шапке документа заполняют наименование организации. Далее указывают номер и дату составления штатного расписания. Затем пишут период действия штатки и дату начала этого периода. В законодательстве не оговорено, с какой периодичностью можно менять штатное расписание. Поэтому период действия может быть любым: 1 год, полугодие, квартал, месяц или любое количество месяцев.

Например, многим компаниям пришлось внести изменения в штатное расписание в связи с увеличением МРОТ с 1 мая 2018 года. Трудовой кодекс (ст.134) требует проводить ежегодную обязательную индексацию зарплат. Если других изменений штата не предвидится, можно утвердить обновленное штатное расписание с 1 мая 2018 года на период 8 месяцев (с мая по декабрь). С 1 января 2019 году нужно будет проиндексировать зарплату и утвердить измененную штатку.

Также в шапке документа указывают реквизиты приказа об утверждении штатного расписания и общее количество штатных единиц. В штатном расписании могут быть неполные единицы, например, если принимаются совместители на 0,5 ставки. Тогда общее количество штатных единиц может получиться дробным числом, например, 11,5 или 21,25 единиц.

Порядок заполнения табличной части документа мы подробнее рассмотрим ниже. Штатное расписание подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Чистый бланк штатного расписания>>> 

Образец штатного расписания>>> 

Изменения декабря 2018 года для бухгалтера по зарплате

Неунифицированная форма

Использовать унифицированную форму Т-3 необязательно, работодатель может разработать свой бланк штатного расписания. В него нужно включить обязательные реквизиты:

• Название, дата и номер документа,
• Названия должностей,
• Количество штатных единиц,
• Тарифные ставки или оклады,
• Надбавки,
• Подписи ответственных лиц.

Можно пойти по более легкому пути: взять за основу унифицированную форму Т-3 и изменить ее под специфику своей организации. Например, убрать лишние реквизиты и добавить недостающие. В результате такой модификации вы получите бланк, который будет соответствовать требованиям законодательства, а значит, не вызовет претензий проверяющих. В то же время этот бланк будет отвечать потребностям именно вашей компании. Вот один из вариантов подобной модификации:

Как указать подразделение в штатном расписании: образец

Не в каждой организации выделены отдельные структурные подразделения. Особенно, если речь идет о малом предприятии. При заполнении первой и второй графы нужно придерживаться следующих правил:

• Если в составе компании выделены отдельные подразделения, их наименования укажите в штатном расписании. Названия вписывайте так, как они определены в документах о создании подразделения. Это могут быть отделы, цеха, участки, филиалы, представительства и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Трудового кодекса РФ»),
• Коды подразделениям организация присваивает самостоятельно. Код может состоять из цифр, букв и других символов, законодательством это никак не регламентируется,
• Если в составе организации нет подразделений, можно выбрать один из вариантов:
  • Проставить в соответствующих графах прочерки,
  • Разработать свою форму штатного расписания без графы «Подразделение».

Образец заполнения должности в штатном расписании

Теперь расскажем, как правильно указать должности. Вопросов проверяющих не будет, если название должностей соответствуют одному из документов:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367),
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37),
• Профессиональный стандарт (разрабатываются для конкретных профессий).

Однако первые два документа устарели и не содержат наименований современных должностей. А профессиональные стандарты приняты не для всех профессий. Поэтому в перечнях вы не найдете, например, офис-менеджера, тьютора и т.д. А иногда в компанияхобычным должностям могут давать непривычные наименования. Например, «билетный менеджер» вместо привычного кондуктора. В магазинах кассира могут назвать хозяйкой кассы. А обычную уборщицу назвать совсем экзотично – мастер клининга.

Согласно ст.57 ТК РФ должности в трудовом договоре должны соответствовать штатному расписанию. Если должность в трудовом договоре не соответствует штатному расписанию, то приоритет остается за договором (ст.8 ТК РФ). И в этом случае компании грозит административный штраф по ст.5.27 КоАП РФ. Поэтому, если компания принимает на работу билетного менеджера, именно эта должность должна быть указана во всех документах:

• Штатное расписание,
• Приказ о приеме на работу,
• Трудовая книжка.

Работодатель не может называть должности по своему усмотрению в двух случаях:

1. С должностью связано предоставление льгот и компенсаций,
2. В законодательстве определены ограничения, связанные с приемом работника на определенную должность.

По требованию ст.57 ТК РФ для льготных категорий работников наименование должности должно быть указано в соответствии с классификационным справочником или профессиональным стандартом. Например, работа по определенной должности дает праводосрочного выхода на пенсию или на санаторное лечение. Если должность не соответствует классификатору или профессиональному стандарту, работник лишается права на льготу. Работодателю в этом случае грозит штраф по ст.5.27 КоАПР РФ.

Образец заполнения оплаты труда в штатном расписании

Оплата труда в штатном расписании состоит из двух частей:

• Тарифная ставка или оклад,
• Надбавки.

Размер тарифных ставок или окладов определяет работодатель. Если в организации принято выплачивать фиксированные оклады и надбавки, проблем с заполнением штатного расписания не возникает. Просто укажите размеры окладов в графе 5, а в графах 6-8 проставьте размеры надбавок.

Сдельная или смешанная оплата труда

Как заполнить сведения об оплате труда, если зарплата работника кроме оклада включает переменную часть, размер которой не зафиксирован? Например, менеджерам продаж часто платят небольшую окладную часть и процент от выручки или прибыли. А производственным рабочим могут начислять зарплату по сдельным расценкам совсем без окладной части. Как указать в штатке такую оплату труда?

Вариант 1. Принятая в организации система оплаты труда позволяет определить фиксированный ежемесячный рублевый размер оплаты труда или ее часть. В этом случае фиксированную часть указывают в графе 5 «Тарифная ставка (оклад)», а переменную часть – в графах 6-8 «Надбавки».

Вариант 2. Если в зарплате совсем нет фиксированной части, например, у менеджеров продаж зарплата может состоять только из процентов от продаж без окладной части. Или в организации принята сдельная система оплаты труда.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» ставят прочерк, а в примечании пишут «Сдельная оплата труда» и делают ссылку на локальный акт, в котором определен порядок расчета зарплаты, например, положение об оплате труда.

Надбавки

В унифицированной форме Т-3 для надбавок выделено три графы: 6, 7, 8. При необходимости графы можно добавлять. Если в вашей компании надбавок работники не получают, в графах 6-8 проставьте прочерки.

Надбавки можно указывать в фиксированных суммах или процентах, например, от оклада. Размер надбавки может зависеть от других нефиксированных показателей, например, выручки. Как оформить такие надбавки, мы показали выше.

Осторожность следует проявлять при заполнении премиальных выплат в штатном расписании:

• Если премия выплачивается ежемесячно в фиксированном размере и  независимо от каких-либо обстоятельств, укажите ее в штатном расписании,
• Если премия носит нерегулярный характер, ее размер определяется по результатам труда или в зависимости от других обстоятельств, то не указывайте ее в штатке.

Системой оплаты труда, принятой в компании, может быть предусмотрено установление индивидуальных надбавок. Тогда каждую единицу внесите в штатное расписание отдельной строкой с индивидуальными надбавками.

Должность одинаковая, зарплата разная

Надбавки помогают решить еще одну сложность составления штатного расписания. Как быть, если два работника на одинаковых должностях получают разную зарплату?

Согласно ст.22 ТК РФ работодатель обязан одинаково оплачивать труд равной ценности. Поэтому «вилки зарплат» в штатном расписании быть не может. Эту ситуацию легко решить с помощью индивидуальных надбавок, образец мы показали выше.

Районный коэффициент

Во многих регионах России законодательством установлены надбавки за особые условия труда. Это районные коэффициенты и северные надбавки. Как их отразить в штатном расписании?

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» укажите оклад без районного коэффициента. В одной из граф 6-8 «Надбавки» укажите название «Районный коэффициент» и его размер. Районный коэффициент и северные надбавки можно указать в процентах или в фиксированной сумме.

Образец штатного расписания с районным коэффициентом может выглядеть так:

Или так:

Штатное расписание на 2018 год: нестандартные ситуации

Покажем образцы заполнения штатного расписания в некоторых нестандартных случаях.

Сезонные рабочие

Потребность в сезонных работниках возникает у организации в определенные периоды, сезоны. Например, садовых работников нанимают на период с весны до осени. Или штат продавцов увеличивают в декабре, когда проводят предпраздничные распродажи. Как такие единицы отразить в штатном расписании?

Вариант 1. Можно вносить изменения в штатку перед началом сезона. А после его окончания снова менять штатное расписание, чтобы убрать сезонные должности. Недостатком этого варианта является необходимость постоянно вносить изменения.

Вариант 2. Заполнить должности в обычном порядке, а в графе «Примечание» указать, что должность является сезонной. У этого варианта другой недостаток: между сезонами должность будет считаться вакантной и о ней необходимо сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). В противном случае организацию ждет штраф по ст.19.7 КоАП РФ.

Совместители в ШР

Совместителей принимают на работу на неполную ставку. Не важно, о каких совместителях идет речь: внутренних или внешних, в штатке они отражаются одинаково. Напомним, что эти работники получают зарплату пропорционально отработанному времени, потому табличная часть заполняется в таком порядке:

Графа	Как заполнить
4 «Количество штатных единиц»	Доля ставки, например, 0,5 или 0,25
5 «Тарифная ставка (оклад)»	Полный оклад в расчете на полную ставку
6 – 8 «Надбавки»	В обычном порядке
9 «Всего»	Произведение граф 4 и 5 плюс сумма граф 6, 7, 8

Штатное расписание с совместителями может выглядеть так:

Или так:

Директор-единственный учредитель

Если руководитель организации является ее единственным учредителем, то трудовой договор заключать не требуется (письмо Минздравсоцразвития России от 18 августа 2009 г. № 22-2-3199). В этом случае не нужно начислять и выплачивать зарплату. Не требуется и указывать должность руководителя в штатке.

Вместе с тем, заключение трудового договора с директором – единственным учредителем законодательством не запрещено. И для подстраховки или избежания путаницы во многих компаниях заключают трудовой договор, начисляют и выплачивают зарплату. В этом случае должность руководителя указывайте в штатном расписании в обычном порядке.

Третий вариант – выплата зарплаты без заключения трудового договора. Отношения, которые возникают в результате избрания или назначения на должность, характеризуются как трудовые (ст.16-19 ТК РФ, п. 2 разъяснений, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 8 июня 2010 г. № 428н). Даже при отсутствии заключенного трудового договора руководитель вправе получать зарплату, больничные и другие выплаты в рамках трудовых отношений. В этом случае должность руководителя заполняйте в штатном расписании в обычном порядке.

www.zarplata-online.ru

Штатное расписание на 2018 год оформляем по всем правилам

Субъект бизнеса при ведении предпринимательской деятельности часто использует наемный труд физлиц. При этом в своем локальном документе, называемом штатное расписание, он фиксирует перечень профессий, где трудятся сотрудники. Это важный документ, существование которого предусмотрено ТК РФ. Поэтому штатное расписание на 2018 год оформляем по всем правилам согласно законодательству.

Что такое штатное расписание и для чего оно нужно

Штатное расписание – локально нормативный акт компании, где записываются все профессии, используемые в организации, численность работников, необходимых в компании по каждой из них, и еще размеры оплаты труда по каждой специальности.

Этот документ представлен, в основном, как таблица, содержащая информацию, объединенную по подразделениям. Поэтому в нем отражается информация о существующих в компании отделах.

В штатке фиксируются сведения по зарплате за временной промежуток в виде месяца, при этом они конкретизируются по всем входящим в ее состав элементам.

Используя эти данные, специалисты организации могут осуществлять планирование затрат фирмы на привлечение наемного персонала, а также осуществлять управление и принятие решений в отношении дальнейшей деятельности компании.

Внимание! Когда с физлицом, при поступлении его на работу в фирму, составляется трудовое соглашение, то сведения о профессии и соответствующем вознаграждении за исполнение работником обязанностей берутся из штатного расписания.

Кроме этого, именно этот документ используется для определения, существует ли в компании потребность в новых работниках или нет. Кадровик производит сравнение численности сотрудников, трудящихся в компании с потребностью в новых кадрах согласно штатного расписания.

Обязательный ли это локальный документ

Штатное расписание не включено в перечень обязательных актов, какие необходимо создавать в каждой организации. Однако, в некоторых ситуациях его существование является обязательным требованием закона. К упомянутого рода случаям относится в частности сокращение персонала.

ТК РФ требует, чтобы профессия сотрудника, и устанавливаемое ему вознаграждение соответствовали существующему в организации штатному расписанию.

Из этого требования следует, что штатку необходимо оформлять всем работодателям, как фирмам, так и предпринимателям. Но с другой стороны, если предприниматель работает самостоятельно, то ему не надо создать и применять в деятельности штатное расписание.

Любое предприятие должно иметь ряд определенных нормативных документов, действующих только внутри самой фирмы. Положения этих нормативных актов могут включать в себя обязанность фирмы создавать и применять штатное расписание. Ответственные лица обязательно должны учитывать эту особенность.

Важно! Этот бланк в обязательном порядке нужно составлять в организации, если в трудовых контрактах есть ссылка на него.

Законодательство устанавливает, что штатное расписание должны иметь в обязательном порядке предприятий бюджетной сферы.

При проверках контролирующие органы часто требуют предоставить данный документ, поэтому фирме, чтобы не было проблем, лучше разработать его. Многие проверяющие, приходящие с трудинспекции, даже могут привлечь компанию к ответственности в виде штрафа за то, что не произведено оформление штатного расписания.

Какие существуют требования к документу

Нормы права не включают определенных требований, которым должно соответствовать разработанное и используемое в организации штатное расписание.

Можно только выделить условие соответствия между штатным расписанием и оформляемыми с поступающими в компанию новичками трудовыми контрактами. Необходимо, чтобы были записаны одинаково профессия работника и зарплата. Если между документами будет допущено расхождение, это станет нарушением.

Также сложились следующие советы, к которым лучше прислушиваться, для избежания различных вопросов от органов контроля:

• При создании штатного расписания лучше применять стандартизированную форму, предлагаемую Росстатом.
• Чтобы придать штатному расписанию законную силу, нужно на его ввод издать приказ о наделении документа юридической силой.
• Если в штатное расписание входит более одной страницы, документ не надо прошнуровывать и пропечатывать. Достаточно просто соединить листы скрепкой.
• Проставляя в штатном расписании должности, в определенных условиях название профессии надо строго вносить согласно общепринятых справочников и классификаторов, а также фиксировать шифр должности. Это встречается если профессия предполагает условия работы являются для сотрудника вредными или опасными. В организациях бюджетной сферы обозначения должностей обязательно должны соответствовать справочникам.
• Проставлять на штатном расписании фирменную печать необязательно.
• Под роспись нужно познакомить с ним всех работающих на предприятии людей.
• Допускается осуществлять изменения в штатном расписании. Когда они не являются большими, можно оформить приказ, которым они будут учтены в деятельности, а прежнее расписание можно оставить. Однако, если требуется откорректировать большую часть расписания, то будет оптимальнее издать новый документ.

Скачать бланк унифицированной формы Т-2

Скачать бланк штатного расписания на 2018 год в формате Word.

Скачать бланк унифицированной формы штатного расписания по форме Т-2 в формате Excel.

Скачать пример заполнения формы Т-2 в формате PDF.

Образец заполнения штатного расписания

Субъекты бизнеса могут заполнять штатное расписание с использованием бланка Т-3 или же разрабатывать свои бланки.

Здесь можно увидеть штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам, установленным законодательством и действующей практикой.

Вверху этого акта указывается название субъекта бизнеса, а также отражается регистрационный код, который присвоен ему Росстатом.

Рядом с наименованием документа записывается его номер согласно очередности издания. Для штатного расписания лучше всего использовать отдельную нумерацию от всех иных внутренних бланков. Далее записывается дата издания нормативного акта.

Чуть ниже надо указать время, начиная с которого документ будет считаться действующим. Она может дублировать, или отличаться от даты создания расписания. Но не допускается, чтобы документ имел обратную силу, поэтому дата создания документа должна быть раньше или одинаковой с датой введения его в действие.

Справа нужно проставить гриф утверждения документа, в который нужно отметить реквизиты приказа, устанавливающего штатное расписание действительным, а также суммарное количество единиц, входящего в штат организации.

Штатное расписание выглядит как бланк, основную часть которого занимает таблица.

В поле «Структурное подразделение» отмечаются названия отделов, функционирующие в компании и имеющие место в организационной структуре. Если подразделения имеют цифровой и или буквенный шифр, вместе с наименованием надо отражать и его.

Буквенный шифр может составляться из первых букв или аббревиатуры названия отдела. При территориальном разделении подразделений, можно указывать название или код населенного пункта, района, региона.

В поле «Должность» указываются обозначения всех тех должностей, какие требуются для функционирования организации. При создании штатного расписания его структуру необходимо строить по такому принципу, когда после записи наименования отдела в предыдущем поле, здесь перечислялись все те должности, какие включены в него.

При выборе обозначения должности лучше всего использовать принятый справочник ОКПДТР. Коммерческие организации это правило могут не соблюдать, и присваивать названия там, как будет удобно для их деятельности.

Бюджетные же, наоборот, обязаны руководствоваться только им, а также для каждой должности проставлять класс либо разряд служащего.

Нужно отметить, что проставлять разряд в штатке коммерческой организации тоже будет нужно, если в бланк включены должности с опасными либо вредными факторами труда. Это будет необходимо для начисления данным работникам льготного стажа раннего оформления трудовой пенсии.

В поле «Количество штатных единиц» записывается общее количество сотрудников, которых нужно принять на указанную должность. При этом сюда включаются как полные рабочие места, так и совместители. В последнем случае число необходимо записывать дробью, которая будет выражать размер назначаемой денежной ставки — например, 0,25.

В поле «Размер оклада» вносится денежная сумма, какая будет выплачиваться работнику по результатам выполнения своих обязанностей. Это число необходимо продублировать в заключенном трудовом контракте между сторонами.

• Если для рабочего на указанной должности назначается сдельная система оплаты, то в графу заносится размер зарплаты, рассчитанный при помощи умножения объема выпуска продукции за месяц и тарифной ставки.
• Если принята почасовая система оплаты, то для такой должности в графе отмечается сумма оплаты за 1 час. Однако дополнительно в поле «Примечание» сделать пометку, что это почасовая оплата, и внести реквизиты приказа либо распоряжения, на основании которого это было установлено.

Следующие несколько полей документа объединяются единым подзаголовком «Надбавки». В них проставляются суммы дополнительных выплат, установленных Положением по премированию, по оплате труда и т. д. Сумма доплаты может назначаться не только в фиксированном выражении, но еще в качестве процента, коэффициента и т. д.

В поле «Всего» вносится общая сумма оплаты труда по рассматриваемой должности. Она рассчитывается путем перемножения числа штатных единиц для этой должности на сумму зарплаты одной единицы.

Графа «Примечание» необходима для проставления прочих сопроводительных надписей. Например, здесь можно поставить отметку, если на дату создания штатного расписания на указанных профессиях имеются вакансии.

Итог в бланке подводится путем вычисления общего объема штатных единиц, рассмотренных в расписании, а также суммарного фонда на оплату труда.

Завершающим этапом оформленный документ должны завизировать главный бухгалтер и работник, какой занимался его подготовкой.

Как утверждается штатное расписание

Созданное штатное расписание становится действительным с помощью издания приказа. Последний подписывается руководителем компании. Для такого документа нет какой-либо стандартной утвержденной формы.

Его можно оформить на бланке организации в произвольном порядке. Очень важно, чтобы приказ об утверждении штатного расписания в тексте имел дату, с какой принятый документ начинает действовать. Причем она может быть одинаковой с датой составления распоряжения, а может отличаться от нее.

Внимание! Принимать штатное расписание более ранней датой запрещается — то есть невозможно в приказе записать число, какое на дату его оформления уже прошло.

Если в правилах документооборота компании указано, что все значимые документы с начала года начинают нумероваться сначала, то это можно применять и для штатки. Такой подход будет наиболее выгоден тогда, когда изменения штатного расписания внутри одного года носят неоднократный характер — это даст возможность уйти от многозначной нумерации документов в дальнейшем.

Когда приказ принимает новую штатку, взамен предыдущей, то в него не будет лишним добавить пункт о признании старого документа недействующим с момента принятия нового.

Как вносятся изменения

Штатное расписание должно включать достоверные данные на протяжении всего периода действия. В связи с тем, что она входит в пакет документов, которые часто при проверках просят предоставить контролирующие органы, нужно вовремя применять к нему все происходящие на предприятии изменения.

Процесс изменения штатного расписания ставится в прямую зависимость от того, какое число корректировок нужно учесть. Если их насчитывается существенное число, то будет лучше отменить действие старого бланка и оформить новый, который уже будет учитывать все корректировки.

Если же число исправлений не очень больше, то ответственный сотрудник оформляет приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Чаще всего в таких случаях возникает потребность произвести изменения в документе:

• Создаются новые подразделения либо отделы;
• Вводятся новые должности;
• У должностей, которые уже введены в штатку, изменяется название;
• У работников меняются размеры окладов или тарифные ставки;
• Решено ликвидировать должность, отдел и т. д.

В ситуации, если вносимые корректировки будут затрагивать действующие условия труда работника (к примеру, у него меняется должность), то перед проведением такого изменения нужно оформить письменное согласие на это действие. А уже когда в документ внесены необходимые сведения, с этим работником нужно подписать дополнительное соглашение, какое будет учитывать в себе данные изменения.

С принятым бланком также нужно ознакомить исполнителей, которые будут задействованы на подготовке всех необходимых документов. Также всех действующих работников, каких затронут произведенные изменения, также нужно будет добавить в лист ознакомления.

Когда в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении нужно будет списком указать их название, и какое число единиц добавляется. Обычно такие бланки принимаются сразу же, без дополнительных согласований. Однако, оно может потребоваться, когда введенные должности будут каким-либо образом затрагивать сотрудником на уже имеющихся.

Если администрация решает произвести сокращение штата, то в приказе перечисляются названия должностей, количество выводимых единиц и дата, с которой распоряжение будет считаться действующим.

Важно! При проведении сокращения нужно не забывать о том, что это очень длительный процесс с обязательной процедурой. В обязательном порядке необходимо будет уведомить как самих сокращаемых работников, так и госорганы.

Срок, за который нужно всех предупредить, колеблется от 2 до 3 месяцев, исходя из числа увольняемых работников. Также в нормативных актах указаны те сотрудники, кого нельзя будет сократить в любой ситуации.

Периодичность составления и срок хранения

Как правило, на предприятии штатное расписание составляется на ближайший год, и является действующим во время всего данного периода.

Если компания, в которой составлен документ, имеет небольшую численность работников, и изменение должностей и числа задействованных на них проходит редко, то в такой ситуации можно принять штатку сразу на несколько лет вперед.

Когда ответственный специалист производит внесение изменений в штатное расписание, старая редакция сразу же перестает действовать. Однако уничтожать такие документы сразу нельзя — необходимо хранить в архиве бланки, как минимум, за предыдущие 2-3 года, поскольку именно такой период запрашивают проверяющие органы.

Внимание! Закон устанавливает, что документ, который прекратил действовать, необходимо сохранять еще как минимум 3 года. Это же распространяется и на распоряжения, при помощи которых происходит ввод его в действие, либо утверждались изменения в штатном расписании.

biznessproffi.ru