Образец копии трудовой книжки заверенная работодателем 2019

Для чего нужна копия

Трудовая книжка подтверждает стаж работы и факт трудоустройства. Второе требуют подтвердить банки для выдачи кредита заявителю, службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий, а первый вариант могут запросить в ПФР. Возможно, потребуется заверенная копия для трудоустройства (образец, как заверить копию трудовой книжки 2019, покажем в статье).

Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.

Где прописан порядок заверения

Процедура заверения копии трудовой достаточно проста. Для начала снимаются копии с заполненных листов, затем вносится запись «верно», далее указываются данные лица, осуществившего запись, и дата. Ниже приведен образец заверения трудовой книжки, с 2019 года произошли небольшие изменения.

Расскажем о новых правилах удостоверения подлинности документа, подтверждающего стаж. Ниже можно посмотреть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем 2019.

Как заверять с 01.07.2018

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант.

Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:

  • «верно»;
  • данные специалиста;
  • дата.

Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Не забудьте проставить печать организации, которая заверяет подлинность подписи должностного лица (п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016).

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и заверять копии трудовой ею необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

  • заверять копии необходимо только печатью организации;
  • она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
  • не должна захватывать подпись удостоверяющего;
  • может заходить на наименование должности, если не хватает места;
  • должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта:

  • у работодателя;
  • у нотариуса.

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2019 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудовую книжку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем копия трудкнижки действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило (показан образец), как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время (2018).

При этом имейте в виду, что если в оригинал трудовой книжки внесли какие-то записи или изменения, то любая копия, в том числе и нотариальная, автоматически становится недействительной, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки при заверении

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно.

Также в копиях недопустимы ошибки, помарки или исправления.

Если документ оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, нужно заново отсканировать испорченные страницы и заверить их правильно (как заверить копию трудовой книжки в 2019 году, мы рассказали).

Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016

gosuchetnik.ru

для чего нужна, как заверить, срок действия, образец

Трудовая книжка представлена документом, отражающим опыт работы конкретного человека. В ней содержатся сведения о том, где гражданин был трудоустроен в своей жизни, по какой причине был уволен, а также указываются разные награды и другие важные сведения. Поэтому нередко необходимо получить копию трудовой книжки. Каждый работодатель должен знать, как правильно формируется данный документ, как он заверяется, а также какие сведения в него включаются.

Когда требуется?

Необходимость в таком документе может возникать по разным основаниям. Предоставлять ее следует в различные государственные органы, причем копия трудовой книжки считается действительно значимым документом. Если теряется оригинал, то это приводит к многочисленным негативным последствиям, так как восстановить ранее имеющиеся записи достаточно сложно, а особенно это актуально, если гражданин сменяет за короткий промежуток времени много мест трудоустройства.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Наиболее часто данный документ требуется в следующих ситуациях:

  • Оформление визы, необходимой для посещения других государств.
  • Передача информации в ПФ относительно места работы гражданина.
  • Предоставление документации в ПФ для расчета стажа работы при выходе на пенсию.
  • Оформление загранпаспорта.
  • Восстановление оригинала документа.
  • Составление резюме, которое далее передается потенциальному работодателю.
  • Получение кредита в банке или другом аналогичном учреждении.

Казалось бы, все и так понятно. Но во многих из вышеуказанных ситуаций люди интересуются, для чего нужна копия трудовой книжки. На основании этого документа работники разных государственных органов могут получить информацию о месте трудоустройстве и стаже работы гражданина.

Какие требования предъявляются?

Чтобы копия обладала юридической силой и принималась разными государственными инстанциями, руководство компании, где работает гражданин, должно разбираться в правилах оформления и заверения этого документа. Поэтому учитываются требования:

  • самостоятельно сделать ее не получится, так как оригинал находится в кадровой службе, поэтому именно работники данного отдела занимаются этим процессом;
  • для получения документа требуется грамотно написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, составляемое на имя руководителя фирмы, причем в нем непременно указывается причина для подготовки бумаги;
  • чтобы она была действительной, она должна визироваться руководителем предприятия.

Если будет просто сделана копия, то она не будет обладать юридической силой, поэтому будет получен отказ в приемке документации.

Как заверяется?

Заверение документа должно выполняться по определенным правилам. Как заверить копию трудовой книжки? Для этого учитываются нюансы:

  • первоначально должны быть отсняты все страницы оригинала, для чего используется стандартное копировальное оборудование, но при этом не допускается наличие нечитаемого текста;
  • не разрешается делать копии на двух сторонах одного листа;
  • верность информации, содержащейся на каждой страницы, подтверждается с помощью печати и подписи руководителя или ответственного лица;
  • отсутствуют какие-либо требования к форме печати, поэтому может использоваться любой штамп компании или печать канцелярии;
  • выдается документ бесплатно, поэтому работодатель не имеет права требовать от сотрудника уплаты какого-либо вознаграждения;
  • создается документация исключительно на основании ранее полученного от работника письменного заявления.

Очень важно знать, как заверить копию трудовой книжки. Работодатель в таком случае сможет предоставить работнику по запросу правильный документ, обладающий юридической силой.

Как быстро делается?

Нередко необходим данный документ срочно. Оформление копии трудовой книжки не должно занимать больше трех дней с того момента, когда передается работодателю заявление на ее создание. При нарушении данного срока может руководитель компании привлекаться к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП.

Допускаются нарушения данного срока только при наличии веских причин. Запоздалая выдача копии трудовой книжки может быть обусловлена такими факторами:

  • работник отсутствует на рабочем месте в тот день, когда требуется передать ему документацию;
  • отказывается сам сотрудник принимать заверенную работодателем документацию.

Стандартно формируется документ в течение одного дня, поэтому не приходится ждать слишком долго.

Когда признается недействительной?

Существуют ситуации, при которых выданный на месте работы документ разными организациями признается недействительным. Копия трудовой книжки не будет приниматься при условиях:

  • в документе имеется недостоверная информация или ошибки в личных сведениях гражданина;
  • на титульном листе нет подписи руководителя или печати предприятия;
  • дата, когда был выпущен бланк, не совпадает с датой, когда он был заполнен.

Если на тот момент, когда требуется документ, человек не является официально трудоустроенным, то для заверения копии придется обращаться к нотариусу. Услуги данного специалиста являются платными, но в результате будет получена правильная копия трудовой книжки.

Срок действия документа

В законодательстве отсутствуют точные сведения о том, как долго может использоваться правильно заверенная документация. Срок действия копии трудовой книжки может быть разным, так как он зависит от того, какая политика ведется организацией, запросившей этот документ.

Стандартно требуют банки и разные государственные учреждения оформления данного документа в течение месяца. Нередко вовсе срок действия сокращается до 2 недель. Это обусловлено тем, что разные учреждения должны убедиться в платежеспособности гражданина, а также следует установить, где он работает в конкретный период времени.

Если передается копия трудовой книжки в суд, то отсутствуют ограничения в сроке ее действия.

Если по каким-либо причинам пропускается срок действия, то не придется выполнять процесс заверения заново, так как достаточно только обновить удостоверение, для чего повторно ставится печать и указывается дата совершения данного процесса.

Зачем заверяется последняя страница?

Важным этапом формирования правильной копии книжки выступает грамотное оформление последней страницы. Это обусловлено тем, что на ней содержится много важных сведений. К ним относится информация о том, где в настоящий момент работает гражданин. Указывается здесь Ф. И. О. человека, а также стоит дата заверения и печать компании.

Обязательно на этой странице должна иметься фраза «копия верна». Образец копии трудовой книжки можно посмотреть ниже.

От правильности заверения зависит, сможет ли документацией пользоваться гражданин для получения разных государственных услуг, оформления важных документов или получения кредита. При наличии нарушений может быть получен отказ в принятии.

Если после формирования копии человек меняет место работы или даже изменяется его должность, то она перестает обладать юридической силой, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Пошаговая инструкция оформления

Процесс создания и заверения копии данного документа реализуется в несколько последовательных этапов:

  • Первоначально сотрудником компании составляется заявление. Оно формируется на имя руководителя предприятия. В нем указывается наименование компании, Ф. И. О. и должность руководителя, Ф. И. О. и должность самого заявителя, а также приводится просьба сделать копию трудовой книжки. Дополнительно рекомендуется оставить ссылку на ст. 62 ТК, где прописано, что работодатель должен бесплатно по требованию сотрудника формировать этот документ. В конце указывается дата составления данного заявления.
  • Рассматривается заявление в течение трех дней. Нередко принимается решение сразу в день его подачи. На основании документа издается приказ о предоставлении копии. Дополнительно может назначаться ответственный сотрудник, который будет заниматься этим процессом, если сам работодатель не желает или не может выполнять процедуру.
  • Делаются копии всех страниц трудовой книжки, после чего все они заверяются печатью и подписью руководителя или ответственного лица.
  • На последней странице делается запись, в которой указывается, что гражданин работает в компании по настоящее время. Вносится информация о должности ответственного лица, занимающегося заверением копии. Проставляется дата ее формирования, а также ставится подпись.
  • Все листы нумеруются и скрепляются. Сделанная по всем правилам копия далее передается сотруднику компании.

Правильно заверенная работодателем копия трудовой книжки далее может использоваться для любых целей. Процесс ее создания не занимает много времени, поэтому нередко выдается документ в тот же день, когда составляется заявление работником предприятия.

Что не допускается делать?

В процессе формирования данного документа не допускается выполнять некоторые действия ответственными лицами. Они могут привести к тому, что такая копия не будет обладать юридической силой, поэтому не будет приниматься разными организациями. Копия будет признана недействительной, поэтому у самого работника могут возникнуть определенные сложности с обращением в государственные инстанции.

Не допускается при формировании копии выполнять действия:

  • нельзя сканировать документ;
  • в процессе создания копий страниц не разрешается изменять масштаб;
  • ответственное лицо, занимающееся данным процессом, не может вносить какие-либо пометки или исправления в документ или его копию;
  • должны соблюдаться определенные требования, предъявляемые к качеству имеющегося изображения, поэтому все данные должны быть читаемы, а также малейшие буквы или цифры обязаны быть хорошо различимы;
  • если требуется передавать копию в ПФ, то создавать ее надо сразу перед обращением в это учреждение, так как принимается только документ, созданный в течение последнего месяца;
  • если вносятся какие-либо корректировки в трудовую книжку или изменяется место работы гражданина, то имеющаяся у него правильно сформированная копия признается недействительной, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Работодатель должен либо самостоятельно заниматься процессом формирования такого документа, либо доверять этот процесс только ответственным и квалифицированным работникам, обладающим соответствующими знаниями и полномочиями. Если по вине руководства фирмы не сможет работник оформить разные документы, так как не будет приниматься копия, то он может потребовать компенсацию.

Нюансы для ПФ

Наиболее часто необходимость в копии трудовой книжки возникает при обращении в ПФ. Именно на основании данного документа гражданин сможет доказать свой стаж. В ст. 66 ТК указывается на возможность со стороны работников данного фонда потребовать от гражданина предоставления копии трудовой книжки.

Нередко вовсе требуют сотрудники ПФ оригинал, хотя в большинстве случаев работодатель отказывает в выдаче этого документа. Это обусловлено тем, что по требованиям НПД именно работодатель в процессе работы каждого гражданина в компании ответствен за хранение разных документов, к которым причисляется и трудовая книжка. Поэтому обычно формируется письменный отказ, передаваемый далее в ПФ.

Для оформления кредита

Некоторые банковские учреждения перед выдачей заемных средств гражданину требуют от него подготовки многочисленной документации, к которой причисляется и грамотно заверенная копия трудовой книжки.

Для формирования документа надо, чтобы на каждой странице была надпись «копия верна», а также проставляется дата составления копии. Обязательно должна иметься на каждой странице печать фирмы и подпись лица, занимающегося данным процессом. Печать надо ставить таким образом, чтобы ее оттиск покрывал подпись ответственного лица и написанный текст.

Если на каждой странице не ставится подпись и печать, то все листы надо сшить, а также нити фиксируются листом с указанием количества страниц. Дополнительно на этом листе ставится печать и подпись.

Редко банками требуется копия трудовой книжки, так как обычно разным учреждениям достаточно наличия справки с места работы.

Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения.

Особенности обращения к нотариусу

Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу. Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости.

Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств. Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.

Таким образом, может понадобиться копия трудовой книжки для загранпаспорта, визы, оформления пенсии или получения других государственных услуг. Поэтому важно разобраться, как правильная она оформляется, как заверяется, а также в течение какого времени обладает юридической силой. Руководство фирмы должно хорошо знать, как правильно заверяется документ. Если человек на момент оформления разных пособий или государственных услуг является безработным, то он может обратиться к нотариусу за заверением.

fb.ru

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия трудовой книжки или выписка из нее будет нужна в целом ряде случаев, так как положения Трудового кодекса говорят о том, что работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки до тех пор, пока не произойдет увольнения.

При этом четких нормативов как сделать копию правильно до сих пор нет, к тому же на небольших предприятиях зачастую отсутствует отдел кадров и возникает определенная путаница, когда требуется выдать копию книжки. Попробуем разобраться в этом вопросе и разъяснить как решить его правильно и быстро.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Следует понимать, что неправильно оформленная копия может лишь привести к затягиванию решения вопроса, для которого она и была взята.

Правовые основы

Потребность срочно взять дубликат трудовой книжки связана с многими обстоятельствами:

  • Копия нужна при оформлении пенсии, когда будет решаться вопрос с ее начислением.
  • При поездке за рубеж и оформлении заграничного паспорта она может быть тоже затребована.
  • Наиболее часто ее предоставляют для получения потребительского кредита.

Также дубликат может понадобиться при назначении инвалидности или обращении в суд, а также в ряде других случаев:

  • Согласно ГОСТу национального стандарта в копии этого документа должны быть проставлены все реквизиты.
  • В Трудовом кодексе и постановлении правительства за № 225 указывается на то, что копия обязательно выдается не позднее трех дней после подачи соответствующего заявления.
  • Вместо полной копии трудовой книжки иногда достаточно сделать выписку, касающуюся отдельных сроков. Поэтому будет нужна первая страница, а также та, которая относится к определенному трудовому периоду.
  • Разработаны нормативы, касающиеся заверения копии. Это затрагивает каждый лист, а также формат, подпись, печать.

К сожалению, на практике далеко не всегда те люди, которые должны выдавать этот документ, знакомы с правилами делопроизводства и поэтому ошибки встречаются не так редко.

Кто должен заверять копию

Крупные предприятия, организации и компании, как правило, имеют отделы кадров. Поэтому будет вполне достаточно написать заявление, в котором только следует указать, что требуется копия для определенной организации и поставить подпись, расшифровку и дату.

В небольших или индивидуальных предприятиях, занимающихся малым бизнесом, кадровые вопросы обычно берет на себя руководитель или бухгалтер. В данном случае заявление писать уже необязательно, потребуется устная просьба. Через три дня прошение должно быть удовлетворено.

Если же человек не имеет работы на данный период, то ему придется обратиться к нотариусу, который заверит копию.

Как заверить: пошаговая инструкция

Всю процедуру получения нужно разделить на несколько этапов. Она не занимает много времени, но требует определенной аккуратности и правильно оформленных страниц. Мелочей здесь нет, так как надо придерживаться определенных стандартов.

  • Все страницы, которые содержат записи, должны иметь ксерокопию хорошего качества и без изменения масштаба. Лучше всего использовать книжную ориентацию, лист белой бумаги формата А4.
  • Внизу каждой ксекорокопированной страницы ставится печать, а затем запись “Копия верна”. Обязательно должна стоять дата, а также должность, фамилия, имя и отчество человека, который заверил копию, вместе с его подписью.
  • На последней странице, кроме номера записи, ФИО уполномоченного, подписи, даты и печати обязательно прописывается примерно такой текст: “В настоящее время работает на должности…”.
  • Можно попробовать заверить все и другим способом. Для этого на каждую страницу ксерокопии внизу справа ставится номер. Потом все прошнуровывается и приклеивается бумажный квадрат на место крепления ниток. На нем делается соответствующая запись, где должно быть указано: “Прошито и пронумеровано, а также количество листов”. Сюда ставится печать, дата, должность, подпись, фамилия, имя и отчество лица, которое имеет на это полномочия.

Важно обратить внимание на то, как была проставлена печать. Оттиск не должен находиться в стороне и должен захватывать текст и подпись. Есть еще некоторые тонкости, на которые не помешает обратить внимание.

Особенности

Некоторые неопытные кадровики предпочитают сэкономить бумагу и на одном листе размещают сразу четыре страницы копии трудовой книжки. Однако не в каждой инстанции смогут принять такой, пусть даже правильно заверенный документ. Лучше, чтобы на разворот приходилось по две страницы.

  • Некоторые нормативные акты стали устаревать и сегодня принято ставить внизу надпись “Копия верна”, хотя еще недавно использовали лишь одно из этих слов. Но в коммерческих организациях могут этого не понять и возникнут ненужные споры между ними и кадровиками.
  • Отметку, подпись, ФИО и печать все же следует ставить в левом нижнем углу каждой странице, а не в правом верхнем, как это делается при оформлении дубликата трудовой книжки.
  • Подпись может поставить только руководитель или уполномоченное лицо. Это связано с тем, что обязательно каждый работодатель издает приказ, в котором указывается лицо, несущее ответственность за хранение, учет и выдачу всех трудовых книжек. Одним словом, должен быть человек, который официально занимается кадровыми вопросами. Им может быть и сам работодатель. Поэтому на копии указывается должность и личная подпись.
  • Сегодня количество печатей, которые стали использоваться в работе, резко возросло, но для заверения нужно поставить круглую печать организации или специальную печать кадровой службы. если таковая имеется.
  • Дата является обязательным атрибутом, так как срок действия копии ограничен и именно на нее будут обращать пристальное внимание. Ее ставят ниже подписи в цифровом или используя буквы и цифры.
  • Законодательство не запрещает применять некоторые штампы, которыми часто пользуются кадровые службы в крупных компаниях. Это может быть общий штамп со всеми реквизитами и останется лишь поставить подпись и дату. Применяют отдельные, в частности “Копия верна” или “Подпись”.
  • По инструкции надпись на последней странице, говорящую о том что человек работает по настоящее время, вообще-то делать необязательно. Но в последние годы сложилась такая практика, когда многие организации обращают на нее внимание и требуют, чтобы она там присутствовала. Поэтому кадровики и руководители вынуждены ее ставить.
  • Если придется заверять копию свой трудовой у нотариуса, то здесь, в принципе, соблюдается тот же порядок действий. Делается хорошая ксерокопия с соблюдением всех масштабов. Вместо работодателя документ удостоверит непосредственно сам нотариус и поставить печать, подпись, а также фамилию и свои инициалы. С таким документом можно вполне официально обращаться в различные организации, которые его затребуют. Правда в выдаче кредита могут и отказать. Финансисты предпочитают выдавать его тем, кто имеет работу на данный момент.

Правильное оформление копии требует особой тщательности и здесь малейшая ошибка приведет к тому, что все придется переделывать, а это связано с потерей времени, сил и денежных средств.

Срок действия

После того как копия трудовой книжки будет получена, она станет действительной в течение только одного месяца.

Следует учитывать один момент. Если за это время в трудовую будут внесены изменения, например, связанные с новым местом работы или увольнением, то копия будет считаться недействительной и использовать ее не представляется возможным.

Однако копия, которая была заверена у нотариуса, будет фактически иметь неограниченный срок действия. Но он сразу закончится, как только в книжку внесут первую запись.

Образец заверения

Здесь представлен образец того, как надо правильно заполнить копию трудовой, которая обычно входит в комплект с другими документами.

Стоит обратить внимание на то, что заверяющая надпись ставится слева внизу каждой страницы.

Печать должна захватывать как ксерокопию, так и подпись и другие данные.

Некоторые пробелы в законодательстве не позволяют на сегодняшний день иметь четко разработанный стандарт для заверения копии трудовой книжки. Пока что приходится исходить из сложившейся практики, хоть это и противоречит некоторым нормативам.

arenateam.ru